Malex City Copy Service:Od dobrog ka sjajnom

Studija slucaja

Malex City Copy Service

www.therefore.net

Malex City Copy Service je Canon Advanced Office Solutions Partner sa sedištem u Beogradu, Srbija. Od 1990. godine, Malex City Copy Service se uspešno bavi uvozom, prodajom i servisiranjem Canon, Lexmark i HP fotokopir aparata, fax aparata, štampa?a, skenera i multifunkcijskih ure?aja, kao i prodajom potrošnog materijala, prate?e opreme i rezervnih delova. Pored toga, Malex outsource-uje usluge i rešenja koja integrišu Canon opremu u korisni?ke sisteme. Malex pokriva celu teritoriju Srbije.

Zbog velikog broja usluga koje nudi, tim koji radi u Malex City Copy Service-u se susre?e sa velikim brojem dokumenata na dnevnoj bazi. Da bi optimizovali svoje procese i olakšali upravljanje ovim dokumentima, Malex je u 2011. godini odlu?io da implementira Therefore™.

Kaizen, kako bi se obezbedilo bezbedno ?uvanje informacija i kasnije lako pronalaženje istih.

Aleksandar Marinkovi?, generalni direktor, napominje

"Tragali smo za multi-funkcionalnim proizvodom koji bi mogao da uradi sve što nam je potrebno i to smo pronašli u Therefore™-u."

Zahtevi:Na osnovu prethodno opisanih problema, Malex je imao slede?e zahteve koje je sistem za upravljanje informacijama morao da ispuni:

• Jedno centralno skladište za sve tipove dokumenata

• Višekorisni?ki pristup dokumentima

• Smanjenje vremena koje se provodi u potrazi za informacijama

• Smanjenje nepotrebnog dupliranja informacija

• Eliminisanje gubitka ili ošte?enja klijentskih ugovora

• Integraciju sa aplikacijama klju?nim za delatnost firme

• Intuitivan korisni?ki interfejs

• Mogu?nost skeniranja veoma

Izazov: Pružaju?i brojne usluge velikom broju klijenata, kompanija se suo?ila sa izazovom kako da održi kontrolu nad brojnom dokumentacijom koja ulazi i izlazi iz kompanije. Pored toga, saradnja izme?u zaposlenih je bila manja od optimalne, jer je svako odeljenje radilo nezavisno od drugih. Ranije, je bilo "mnogo telefonskih poziva izme?u odeljenja gde bi se postavljala pitanja o klijentima..." i "zaposleni su fizi?ki morali da prošetaju do ormara sa registratorima, prona?u dokument, a zatim ga ponovo vrate", objašnjava Marko Ivkovi?, zamenik direktora. Razumljivo, to je dovelo do kašnjenja u obradi korisni?kih zahteva.

Štaviše, ovaj siromašni protok informacija je uticao na radne navike u okviru kompanije; informacije su se ?esto nepotrebno duplirale i bilo ih je teško prona?i. Kao rezultat toga, gubilo se vreme na pretragu i preuzimanje informacija. Prema tome, zaposleni su imali manje vremena za klju?ne aktivnosti koje obavljaju, što je doprinelo smanjenju prometa.

Pored toga, kompanija je želela jednostavnu integraciju sa internim ERP sistemom, Blue Soft, i softverom za upravljanje logistikom

heterogenih dokumenata

• Jednostavno skladištenje, preuzimanje i distribucija skeniranih dokumenata

• Mogu?nost kreiranja brojnih procedura za optimizaciju poslovnih procesa

Aleksandar Marinkovi? kaže,

"Izabrali smo Therefore™ jer je ispunio svaki zahtev koji smo imali. Bio je izuzetno fleksibilan i mogao se prilagoditi svakoj situaciji. Nisam mogao da verujem da je uradio sve što nam je bilo potrebno i to po tako razumnoj ceni."

Prednosti Koriste?i Therefore™ API, Therefore™ Business Edition (Poslovno izdanje) je integrisan sa ERP sistemom Blue Soft i softverom za upravljanje logistikom Kaizen. Sva ulazna papirna dokumenta se sada skeniraju u sistem i centralno

skladište koriste?i automatsko indeksiranje uz pomo? barkod prepoznavanja. Na ovaj na?in, svaki zaposleni u Malex City Copy Service-u ima trenutan pristup potrebnim dokumentima.Osim toga, koriste?i Workflow, dokumenti se automatski preusmeravaju pravoj osobi, pružaju?i mogu?nosti radnicima koji su uklju?eni u proces da rade brže i efikasnije. Pored toga, zahvaljuju?i prilagodljivoj integraciji koriš?enjem Therefore™ API-ja, korisnici mogu direktno da urade slede?e iz svog sistema za upravljanje logistikom Kaizen:

• Otvore Therefore™ dialog za pretragu i vrše pretragu direktno u vezanoj Therefore™ kategoriji

• Izvrše pregled dokumenata u Therefore™-u

• Sa?uvaju ulazne i izlazne dokumente u Therefore™-u

While care has been taken to produce this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document. All products or trademarks mentioned are property of their respective owners..

Sada, se sa Therefore™-om svi dokumenti kao što su radni nalozi, otpremnice, prijave kvarova, ugovori, ulazne i izlazne fakture, prodajne porudžbenice, nabavne porudžbenice, ponude i tenderska dokumentacija ?uvaju na centralnoj lokaciji. Poboljšana je bezbednost dokumenata; dozvole obezbe?uju da se dokumenti mogu videti samo od strane za to ovlaš?enih lica, a u cilju obezbe?ivanja sigurnog skladištenja koriste se jedinstvene politike skladištenja za razli?ite tipove dokumenata. Politike ?uvanja obezbe?uju

Malex-u usaglašenost sa zakonskim regulativama: na primer, HR dokumenti od bivših radnika se brišu nakon 6 meseci, a fakture se automatski brišu posle 5 godina, u skladu sa srpskim zakonom.

Elektronskom obradom i ?uvanjem velikog broja dokumenata, kompanija je

uspela da smanji troškove njihovog skladištenja, kao i

troškove papira i fotokopija. Zahvaljuju?i intuitivnom i za u?enje lakom korisni?kom interfejsu, tim u Malex City Copy Service-u je odmah bio u stanju da radi efikasnije. Sada, zaposleni mogu da obrade, arhiviraju i distribuiraju dokumenta brzo i lako. Kao rezultat toga, poboljšano je pružanje usluga klijentima, a samim tim je poraslo i zadovoljstvo zaposlenih! "Mi svakog dana dobijamo neverovatne koristi od Therefore™-a ", kaže Gordana Puri?, menadžer kvaliteta. "Naši ljudi sti?u poverenje da su dokumenti koji su im potrebni zapravo u sistemu i da su im uvek dostupni." Malex City Copy Servicewww.Malex.rs