Makalah sistem perkantoran

SISTEM PERKANTORAN

(diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Business Administration 2)

disusun oleh:

1. Ajeng Maulani NIM. 115254006

2. Faujiana Fatah NIM. 115254013

3. Muthia Ulfah NIM. 115254027

4. Yudha Dewangga NIM. 115254032

Kelas 4

PROGRAM STUDI DIV ADMINISTRASI BISNIS

DEPARTEMEN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

2014

A. SISTEM DAN PROSEDUR KONSEP

Gambar 1 Komponen Sistem Fungsional dan Subsistem

Sumber : Administrative Office Management Eighth edition, 2005:360

Yang ditunjukkan pada Gambar 1, beberapa komponen termasuk karyawan,

peralatan, dan bentuk atau bahan yang dimasukkan ke dalam sistem fungsional dan

subsistem. melalui analisis sistem, keterkaitan komponen yang dipelajari dalam

upaya untuk menyederhanakan proses kerja dan untuk memberikan dasar yang kuat

untuk pengambilan keputusan manajerial.

Di banyak organisasi, konsep sistem meliputi berbagai kegiatan. misalnya, dalam

organisasi besar itu adalah umum untuk menemukan kegiatan-kegiatan berikut baik

secara langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan sistem:

a. audit administrasi

b. penganggaran

c. manajemen bentuk

d. perencanaan sumber daya manusia

e. standar pekerjaan

f. tata letak kantor dan desain

g. riset operasi

h. analisis prosedur

i. promosi dan pelatihan

j. kontrol kualitas

k. catatan manajemen

l. standarisasi proses operasi

m. desain sistem

n. telekomunikasi

o. studi waktu dan gerak

p. pengukuran kerja

1. Definisi

Menurut Quible (2005:361) sistem adalah serangkaian subsistem terdiri dari

prosedur yang saling terkait yang membantu mencapai tujuan didefinisikan dengan

baik. Sedangkan prosedur terdiri dari metode terkait yang diperlukan untuk

menyelesaikan berbagai proses kerja, metode terdiri dari operasi klerikal atau

mekanis tertentu atau kegiatan.

Gambar 2 Designing of Systems


Sistem

Serangkaian subsistem yang ditemukan dalam sebuah organisasi.

Subsistem

Prosedur yang saling terkait yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi

operasional dari sebuah organisasi.

Prosedur

Metode yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai proses kerja.

Metode

Khusus operasi atau kegiatan administrasi atau mekanis.

Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-

langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu

orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam

menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi

Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi

langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha

biasanya oleh lebih daripada satu petugas.

Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka

metode berisi tentangaktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan,

dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem)

merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

2. Tujuan

Menurut Quible (2005:361)), ini merupakan tujuan untuk mengembangkan dan

menggunakan sistem bervariasi dari satu organisasi ke organisasi. berikut,

bagaimanapun, mengidentifikasi tujuan utama menggunakan konsep sistem:

a. Untuk memaksimalkan pemanfaatan efisien dari sumber daya organisasi

b. Untuk mengendalikan biaya operasi

c. Untuk meningkatkan efisiensi operasi

d. Untuk membantu mencapai tujuan organisasi

e. Untuk membantu melaksanakan berbagai fungsi organisasi

Sedangkan tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam …………….

yaitu:

a. Membantu perusahaan memelihara persaingan.

b. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

http://game.my.id/category/perusahaan

c. Membuat catatan dengan biaya minimal

d. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan

serta di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

e. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

3. Keuntungan dan kerugian

Menurut Quible (2005:361) beberapa keuntungan hasil dari menggunakan konsep

sistem diantaranya:

a. Berbagai fungsi organisasi yang terkoordinasi lebih baik.

b. Kegiatan boros, tidak produktif, dan tidak ekonomis dihilangkan

c. Efisiensi operasi organisasi ditingkatkan

d. Kontrol yang lebih efektif dapat diberikan atas berbagai kegiatan dan fungsi

Berikut adalah kelemahan potensi penggunaan sistem menurut Quible (2005:361):

a. Sejumlah fleksibilitas operasi dapat dihancurkan, paling sering pada tingkat unit

ketika itu harus sesuai dengan parameter sistem.

b. Setiap inefisiensi yang dibangun ke dalam sistem proporsional cenderung akan

meningkat sebagai pekerjaan mengalir melalui sistem.

c. Sebuah sistem yang terintegrasi total mungkin akan terpengaruh sedikit jika ada

perubahan dalam salah satu sub sistemnya.

4. Karakteristik sistem

Sistem dirancang dengan baik memiliki lanjutan sejumlah karakteristik, termasuk

yang berikut:

a. Fleksibel

Meskipun sistem yang efektif dalam terstruktur, harus cukup fleksibel untuk

mengakomodasi keadaan khusus atau tidak biasa, namun sebaiknya cukup

fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.

b. Adaptable

Jika sistem dirancang dengan baik, perubahan dalam sistem dapat dibuat tanpa

http://game.my.id/category/perusahaan

merusak atau menghambat fungsinya. System yang baik juga harus cepat dan

mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah system yang lama

maupun mengganggu fungsi utamanya

c. Systematic

Sebuah sistem yang efektif adalah sistematis dan logis. Agar berfungsi secara

efektif, hendaknya system yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu system

yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada.

d. Fungsional

Sebagai sistem untuk menjadi efektif, harus melayani tujuan yang dimaksudkan.

System yang efektif pula harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah

ditentukan

e. Sederhana

Sebuah system seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan

dilaksanakan

f. Resourceful

Sebuah sistem yang dirancang dengan baik membuat penggunaan yang tepat dari

sumber daya organisasi.

g. Responsif

Sebuah sistem yang efektif dirancang untuk merespon dengan cepat perubahan

kebutuhan.

5. Unsur sistem

Gambar 3 Unsur-unsur Sistem


a. Input

Aliran kerja melalui sistem dimulai dengan masukan dari beberapa jenis sumber

daya. di wilayah kantor, jenis umum dari input data, informasi, dan bahan.

Termasuk sebagai bagian dari masukan adalah diperlukan keterampilan dan

pengetahuan karyawan, serta karyawan tetap perlu melaksanakan berbagai

metode dan prosedur yang terdiri dari sistem. Dalam banyak kasus, output dari

satu sistem menjadi input untuk sistem lain.

b. Pengolahan

Transformasi input menjadi output yang diinginkan berlangsung selama elemen

pengolahan, yang melibatkan metode dan prosedur yang terdiri dari sistem.

Kegiatan pengolahan umum melibatkan penghitungan, komputasi, pemilahan,

klasifikasi, dan mengambil data / informasi.

c. Output

Interaksi antara unsur-unsur input dan pengolahan menghasilkan output, biasanya

dalam bentuk baik dokumen kertas atau informasi yang disimpan secara

elektronik. Output sering data / informasi yang karyawan menggunakan dalam

melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka. kualitas output cenderung

memiliki dampak yang signifikan pada efisiensi keseluruhan dan profitabilitas

organisasi. output ini sering masukan dari sistem lain (atau subsistem dalam

beberapa organisasi).

d. Tanggapan

Selama waktu itu data dan / atau informasi sedang diproses melalui sistem,

umpan balik memungkinkan sistem untuk menentukan apakah hasil dan harapan

yang konsisten satu sama lain. misalnya, jika biaya per unit melebihi standar yang

dapat diterima, kontrol tambahan mungkin harus dipanggil, yang merupakan

elemen lain dari pprocess tersebut. Umpan balik memungkinkan sistem untuk

mengevaluasi efektifitas dengan yang masukan sedang diproses sebelum

menyiapkan output. jumlah yang dibutuhkan umpan balik bervariasi dari sistem

ke sistem. yang lebih penting sistem ini adalah untuk kelangsungan hidup

organisasi, umpan balik yang menjadi lebih penting.

e. Kontrol

Elemen penting lain dari beberapa sistem, kontrol memiliki dimensi internal dan

eksternal adalah kebijakan dan prosedur yang sistem harus mematuhi organisasi.

Dimensi eksternal, di sisi lain, melibatkan, negara, dan aturan lokal federal dan

peraturan yang berdampak pada sistem, serta pertimbangan etis dan moral.

Sebagai aturan, semakin keras usaha yang masuk ke dalam desain sistem, umpan

balik kurang penting dan elemen pengendali adalah karena mereka telah

direncanakan untuk selama pengembangan sistem.

Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut diatas sangatlah

penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam menjalankan

system. Dan yang paling utama adalah bahwa output dari sebuah system (departemen

atau bagian) tertentu mempunyai hubungan yang erat dengan system (departemen

atau bagian) yang lain. Berikut adalah skema system dalam organisasi:

Gambar 4 Fungsi Sistem dalam Organisasi

Sumber : Sukoco (2006)

B. PERKEMBANGAN BARU DALAM SISTEM DAN PROSEDUR DESAIN.

Jumlah peningkatan integrasi teknologi yang digunakan dalam merancang sistem

operasi dan prosedur bertanggung jawab untuk evaluasi apa yang dikenal hari ini

sebagai manajemen pengetahuan. Sebagai konsep berkembang, manajemen

pengetahuan yang muncul dari apa yang dulu dikenal sebagai manajemen dokumen,

dan ini melibatkan menangkap dan mengkomunikasikan informasi kepada orang-

orang yang mencari atau yang membutuhkannya, kemungkinan besar melalui sistem

perusahaan yang luas. Pada dasarnya, manajemen pengetahuan melibatkan

memberikan informasi kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam

format yang diinginkan.

Semakin, manajemen pengetahuan akan menggunakan alur kerja berbasis web.

Bahkan, sebagian besar prosedur organisasi yang melibatkan pemrosesan dokumen

akan menjadi web Berbasis. Memasukkan "push-teknologi," informasi tertentu akan

tersedia atau dikirim ke pengguna tanpa mereka meminta itu. Kapan dan di mana

diperlukan, prosedur akan mengakomodasi kolaborasi berbasis teknologi, dengan

menggunakan email, penjadwalan, dan perangkat lunak kolaboratif.

Perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung penggunaan teknologi pada

prosedur harus mempunyai karakteristik (Quible : 2001) sebagai berikut :

1. Work-assignment delivery.

System harus mendukung kekuatan penyampaian pesan, memberikan peluang

penyampaian tugas kerja dari satu orang kepada yang lain dalam suatu organisasi.

2. Interconnectivity of departments and/or work unit.

System hendaknya mendukung penyampaian pesan secara cepat dan tepat, baik

untuk jumlah pesan yang relative sedikit maupun yang bersifat missal dan baik

pesan yang disampaikan secara vertical maupun horizontal.

3. Accommodation of existing data.

System harus dapat mengakomodasikan dan memfasilitasi data yang ada karena

sumber daya yang dimiliki suatu organisasi tersedia pada data tersebut.

4. Cost effective.

Suatu system harus efektif dan efisien dalam segi biaya.

Tahapan Dalam Pengembangan Sistem

Pengembangan dari satu system baru atau memodifikasi system yang telah

ada merupakan upaya untuk mengembangkan sistem yang lebih baik dan mampu

beradaptasi dengan lingkungan secara cepat. Meskipun pada awalnya system

dibangun hanya menggunakan langkah 1,4, dan 5, namun langkah 1 hingga 5 dapat

digunakan jika organisasi hendak memodifikasi sistem yang telah ada. Berikut ini

adalah tahapan pengembangan sistem yang diajukan oleh Quible (2001):

1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.

Langkah ini akan memberikan gambaran yang jelas dan hasil yang diharapkan

serta analisis yang diperlukan guna mempertajam analisis yang dilakukan;

2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan.

Sebelum system dimodifikasi, proses yang ada harus digambarkan atau dibuat

perencanaan. Proses tersebut dapat digambarkan secara naratif dengan

menggunakan form/chart. Rencanakan setiap proses yang berjalan dari masing-

masing langkah. Lengkapi dengan langkah-langkah yang dapat meyakinkan, yaitu

dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan berikut: siapa, apa, kapan, dimana,

mengapa, dan bagaimana;

3. Analisis proses yang sedang berjalan.

Langkah berikutnya adalah analisis proses. Adanya pertanyaan dapat membantu

mengidentifikasi proses dengan sederhana, aktivitas kantor apa yang perlu

dieliminasi atau dapat dikombinasi dengan yang lain. Ketika proses pekerjaan

dilakukan, penyederhanaan menjadi focus utama, dan terkadang ketika satu

langkah di eliminasi, langkah yang lain juga tereliminasi;

4. Rencanakan proses yang dikembangkan.

Pada saat proses yang berjalan telah dianalisis, maka proses yang dikembangkan

telah direncanakan dengan jelas. Pada beberapa kasus dapat dicoba dengan

menggunakan uji coba dan segera melakukan pembenahan sebelum system

seluruhnya diimplementasikan;

5. Buat proses baru.

Setelah keputusan dibuat untuk diimplementasikan pada proses yang baru, maka

pembuatan proses baru dapat dimulai. Beberapa karyawan perlu diyakinkan

bahwa proses yang baru sebenarnya merupakan pengembangan dari proses yang

lama.

Pendekatan sistem dalam organisasi selama ini telah terbukti dapat menyelesaikan

permasalahan yang dihadapi organisasi, dengan mengembangkan system baru atau

memodifikasi sistem yang telah ada.

C. SISTEM DAN PROSEDUR STAF

Beberapa alternatif yang tersedia untuk mendapatkan petugas sistem dan prosedur

fungsi dalam sebuah organisasi. Untuk sebagian besar, alternatif staf yang paling

tepat diatur oleh:

1. ukuran organisasi

2. Jenis (manufaktur, jasa, dll) dari organisasi

3. Komitmen organisasi terhadap pendekatan sistem keseluruhan atau terintegrasi

4. Filosofi dari manajemen puncak terhadap sistem dan prosedur fungsi.

5. Jenis dan tingkat teknologi dimasukkan ke dalam sistem atau sistem.

Kepegawaian sistem dan prosedur fungsi meliputi tiga alternatif yang diidentifikasi

dalam gambar ini:

Gambar 5 Alternatif Untuk Kepegawaian Sistem Dan Prosedur Fungsi


Konsultan luar sering disewa secara retainer dalam banyak cara yang sama bahwa

pengacara organisasi mungkin dipertahankan. Konsultan umumnya memberikan

rekomendasi tetapi meninggalkan keputusan akhir tentang konfigurasi sistem untuk

manajemen.

Penggunaan konsultan luar menghasilkan beberapa keuntungan. Paling signifikan

adalah konsultan keahlian mampu menyediakan. Karena konsultan luar, mereka bisa

objektif dalam membuat rekomendasi. Dan ketika ditahan selama periiod tahun,

konsultan luar dapat menjaga sistem klien mereka up to date. Kerugian yang paling

signifikan menggunakan konsultan luar adalah tingginya biaya layanan mereka.

Kerugian lain mungkin akibat dari tidak tersedianya mereka pada waktu diperlukan.

Gunakan purna waktu staf memungkinkan organisasi untuk mengembangkan dan

meningkatkan secara terus menerus semua sistem dan proses kerja bukan hanya yang

paling penting. Seorang staf purna waktu juga menguntungkan ketika masalah timbul

dan bantuan segera diperlukan. Tapi untuk beberapa organisasi, biaya

mempekerjakan staf penuh waktu tidak layak secara ekonomis. Konflik yang

mungkin timbul antara manajer lini dan staf sistem lain adalah kerugian berpotensi

signifikan.

Individu yang termasuk staf penuh waktu dikenal sebagai sistem analis. Mereka harus

memiliki beberapa kualifikasi sebagai berikut:

1. Pemahaman data / pengolahan informasi dan alur kerja.

2. Keakraban dengan analisis, desain, dan pemasangan sistem

3. Pengetahuan tentang fungsi departemen dan proses operasi

4. Kemampuan untuk melakukan penelitian.

Ketika sebuah organisasi terlalu kecil untuk menjamin penggunaan konsultan luar

atau staf penuh waktu, fungsi sistem sering ditugaskan untuk individu yang berfungsi

dalam beberapa kapasitas lain. Kemungkinan besar, orang ini adalah manajer kantor

administrasi. Keuntungan utama dari alternatif ekonomi ini kadang-kadang dibayangi

oleh ketidakmampuan individu untuk melaksanakan tugas secara efektif karena waktu

tidak cukup atau keahlian.

D. MENDESAIN ATAU MEMODIFIKASI SISTEM

Pengembangan sistem baru atau modifikasi sistem yang ada ditingkatkan dengan

mengikuti serangkaian desain yang baik, langkah-langkah berurutan. Sedangkan

pengembangan sistem baru hanya menggunakan langkah 1, 4, dan 5, langkah 1

sampai 5 sesuai untuk modifikasi sistem yang ada.

1. Tentukan dengan jelas prosesyang akan diteliti.

Sebuah definisi yang jelas dan deliniasi hasil proses analisis sesuai untuk situasi

yang sedang dipelajari. Studi sering dilakukan karena satu atau lebih dari situasi

masalah berikut: hambatan dalam alur kerja, kemunduran alur kerja, alur kerja

tidak efisien, tidak efisiennya penggunaan sumber daya organisasi (manusia dan

bukan manusia), dan duplikasi usaha. Dalam beberapa kasus, studi tentang proses

kerja telah dibatasi untuk berulang, volume tugas yang tinggi.

2. Garis rincian proses ini. Sebelum sistem dapat dimodifikasi, proses ini harus

jelas diuraikan. Proses ini dapat diuraikan dalam bentuk narasi atau dengan

menggunakan salah satu grafik yang dijelaskan di bagian selanjutnya dari bab

ini. Menguraikan proses hadir pada formulir yang tepat mensyaratkan bahwa

setiap langkah diidentifikasi dan dipecah menjadi bagian-bagian menit tersebut.

Kelengkapan langkah dapat dipastikan ketika pertanyaan berikut jawab: siapa,

apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.

3. Menganalisis proses ini. Langkah selanjutnya adalah menganalisis proses.

Mempertanyakan perlunya setiap langkah membantu mengidentifikasi orang-

orang yang dapat disederhanakan, dihilangkan, atau dikombinasikan dengan

orang lain. Ketika proses kerja terdiri dari langkah-langkah yang kompleks,

penyederhanaan menjadi fokus utama. Dan kadang-kadang ketika satu langkah

dapat dihilangkan, langkah selanjutnya bisa juga kadang-kadang dihilangkan.

4. Garis besar proses perbaikan. Setelah proses ini telah dianalisis, maka proses

perbaikan secara jelas diuraikan, umumnya pada jenis yang sama dari bentuk

atau grafik digunakan untuk garis asli. Sebisa mungkin, perawatan harus

dilakukan untuk menyederhanakan desain proses perbaikan. Dalam banyak

kasus, perbaikan dapat dibuat, dan menentukan sejauh mana proses yang

diusulkan merupakan perbaikan atas proses ini adalah mungkin.

5. Pasang proses baru. Setelah keputusan telah dibuat untuk menerapkan proses

baru, siap untuk instalasi. Beberapa karyawan mungkin perlu diyakinkan bahwa

proses baru sebenarnya merupakan perbaikan atas proses lama, yang biasanya

menjadi tanggung jawab pengawas. Proses baru harus dikenakan periodik tindak

lanjut dan ulasan. Melakukan hal ini akan memudahkan membuat modifikasi

yang diperlukan dalam berbagai elemen dari proses.

Dalam beberapa kasus, pemecahan masalah digunakan untuk merancang atau

memodifikasi sistem. Langkah-langkah pemecahan masalah telah diuraikan dalam

bab 16 tepat untuk digunakan.

Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain

digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana

system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines,

material, money dan methods.

2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama

fase analisis sistem.

3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektro mechanical, puched card, atau

computer base.

5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange,

summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain:

1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan

informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik

keseluruhan kebutuhan informasi sistem.

2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa

gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional

sebagai unit sistem.

3. Menerapkan kendala-kendala organisasi (applying organizational contraints).

Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling

optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang

harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule,

maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem

optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan

sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-

fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot

tersebut.

4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk

menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sebagai berikut:

a. Mengidentifikasikan output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan

sistem (system’s goal)

b. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output

tersebut

c. Mengidentifikasi input data spesifik yang diperlukan untuk membangun field

informasi yang diperlukan.

d. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah

input menjadi output yang diperlukan.

e. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang

disimpan selama pemrosesan input menjadi output.

f. Ulangi langkah a-e terus menerus sampai semua output yang dibutuhkan

diperoleh.

g. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi

kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.

h. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung,

estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang

ekstrim

i. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data

yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.

j. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen

apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu

disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:

a. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk

tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan

desain sistem.

b. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan

diajukan.

c. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan

dan merawat sistem.

d. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang

mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Sedangkan format dari proposal desain ini sangat berfariasi akan tetapi

mengandung hal-hal di atas.

Prinsip Dasar Desain

Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:

1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang

bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.

2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki

idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah

sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah

sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data

collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information

report dan data processing controls.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:

1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem

informasi.

2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record,

collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin

akurat.

3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan

lagi ke sistem.

4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari

pewaktuan informasi tersebut diperlukan.

5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal

6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan

informasi.

7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di

kumpulkan.

8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.

9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas

prosesing yang besar dilakukan.

10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada

kendala sistem.

11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.

12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.

13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.

14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.

15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.

Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

E. SISTEM DAN PROSEDUR PERALATAN

Sejumlah alat yang tersedia untuk digunakan dalam memodifikasi sistem yang

sudah ada atau untuk mengembangkan sistem baru. Ketika memilih alat untuk tujuan

baik, perawatan harus dilakukan untuk memastikan penggunaan yang sesuai.

1. Workload Chart

Juga disebut sebagai bagan pembagian kerja, grafik beban kerja adalah alat yang

berguna untuk mengembangkan sistem yang efisien dan untuk menyederhanakan

proses kerja. Sebuah grafik beban kerja akan mengidentifikasi informasi yang

ditampilkan dalam gambar ini

Gambar 6 Informasi Diidentifikasi oleh Bagan Beban Kerja


Grafik beban kerja membantu mengidentifikasi daerah-daerah inefisiensi yang

harus diperbaiki sebelum mengembangkan sistem. Sebuah tujuan dasar untuk

menggunakan konsep sistem dilanggar jika prosedur tidak efisien atau metode yang

diizinkan untuk dibangun ke dalam sistem baru.

Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan proses kerja. Bagan

ini dapat dianalisi dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut.

a. Apakah tugas yang diberikan kepada pegawai menggambarkan kondisi pekerjaan

yang sesungguhnya?

b. Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan sepenuhnya?

c. Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat sesuai dengan

jumalah waktu kerja yang dialokasikan?

d. Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada para pegawai?

e. Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien?

Pertanyaan tersebut akan membantu pengidentifikasian area yang dapat dikoreksi

untuk memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan konsep dasar pendekatan sistem

dengan mengeliminir prosedur atau aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan

metode baru dengan memodifikasi sistem kerja yang lama. Berikut ini adalah ilustrasi

bagan :

Gambar 7 Example of Daily log and Summary log


Informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan grafik beban kerja harus

dikumpulkan selama periode kerja yang khas, mungkin satu sampai dua minggu.

Mencatat setiap Karyawan pada lembar log harian. Dam pada akhir periode

mengumpulkan informasi, log ringkasan dibuat.

Gambar 8 Workload Chart


2. Flow Process Chart

Bagan ini bertujuan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan

(mengidentifikasi tiap langlah dalam proses kerja yang spesifik). Bagan aliran kerja

(work flow chart) sering digunakan untuk menganalisis dan menyederhanakan

pekerjaan, yaitu alat yang membantu terutama untuk mengidentifikasi tiap langkah

dalam proses kerja yang spesifik. Berbagai macam langkah dalam proses

dikategorikan dan diidentifikasi dengan salah satu dari simbol dibawah ini.

Operasi

Mengubah karakterisitk fisik sebuah objek. Misalnya mengetik, menghapus,

menyatukan halaman, menggaris bawahi, dan melingkari kata kata

Transportasi

Perpindahan suatu objek dari satu tempat ke tempat lain. Misalnya memberikan

draft surat persetujuan untuk ditandatangani oleh pimpinan

Inspeksi

Mengoreksi data atau mengecek suatu objek. Contohnya adalah proofreading

(mengecek kebenaran isi atau ejaan sebuah surat)

Penundaan

Situasi yang menyebabkan proses lanjutan menjadi tertunda. Surat yang

menunggu untuk ditanda tangani adalah salah satu contohnya.

Penyimpanan

Menyimpan dan melindungi suatu objek. Filing adalah satu contohnya.

Tiap langkah operasi dalam proses kerja yang terkait dapat juga diklasifikasikan

sebagai langkah sudah siap, kerjakan, atau tidak usah dilanjutkan. Dengan

memberikan perhatian khusus.

Pada kerjakan, maka langkah sudah siap maupun tidak usah dilanjutkan dapat

dikurangi. Penjelasan untuk sebuah langkah dapat diberikan dengan mengubahnya ke

dalam bentuk apa, siapa, bagaimana, kapan dan dimana sebuah aktivitas dikerjakan.

Jika aktivitas tersebut tidak dijelaskan, maka aktivitas tersebut perlu dihilangkan atau

digabungkan dengan langkah lain.

Bagan aliran proses menjelaskan secara singkat sifat tiap aktivitas dalam proses,

mengidentifikasiakan jarak suatu objek dipindahkan, dan menampilkan jumlah waktu

yang terbuang dari tiap langkah yang tertunda. Untuk mendukung analisis, simbol

yang mewakili tiap langkah dihubungkan dengan garis, dan simbol yang

menggambarkan kerjakan digelapkan .

Gambar 9 Flow Process Chart


3. Office Layout Chart

Bagian ini bertujuan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan dikantor.

Bagan layout kerja umum sering digunakan bersamaan dengan workload chart yang

digunakan untuk menggambarakan aliran kerja yang dilakukan di kantor. Bagan ini

secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cenderung berulang

ulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan pada satu

bagian namun harus melewati bagian atau departemen lain yang seharusnya tidak

diperlukan (criss crossing), sehingga inefisiensi yang ditimbulkan oleh aliran kerja

dapat diminimalisir.

Bagan ini menggambarkan skala kecil sebuah layout kerja dari masing masing

aktivitas pekerjaan yang ada di kantor, dimana alur aktivitas digambarkan dengan

menggunakan garis yang menghubungkan beberapa unit kerja yang harus dilalui.

Ketika bagan beban kerja (work load chart) dan bagan aliran kerja (work flow chart)

digabungkan, hendaknya bagan ini disiapkan untuk menjelaskan alur kerja yang

paling optimal.

Gambar di bawah ini mengilustrasikan layout alur keja yang kurang optimal, dan

setelah dimodifikasi, gambar di bawah ini menggambarkan layout yang paling

optimal dari aktivitas pengecekan dokumen aplikasi pada sebuah kantor asuransi jiwa

di Surabaya

Gambar 10 Office Layout Chart


4. Right and Left Hand Chart

Grafik tangan kanan dan kiri digunakan untuk mengidentifikasi gerakan tangan

dalam proses kerja tertentu. Serupa dengan bagan aliran proses, gerakan tangan

diklasifikasikan ke dalam berbagai kategori:

a. Operasi

Gerakan tangan di satu lokasi, seperti menggenggam objek, stapel, menulis,

keyboard, atau menggunakan kalkulator.

b. Transportasi

Gerakan tangan saat mengangkut objek dari satu lokasi ke lokasi lain. Contohnya

termasuk memasukkan dokumen yang akan dikirim melalui faks ke mesin faks

hopper dan menempatkan obyek di luar keranjang.

c. Tahan

Memegang obyek sementara tangan lainnya melakukan sesuatu untuk objek.

Contoh memegang beberapa lembar kertas dengan satu tangan saat menggunakan

sisi lain untuk mengoperasikan stapler.

d. Penundaan

Situasi tangan menganggur sedangkan sisi lain adalah bergerak. Sebuah contoh

akan menjadi tangan bergerak sementara tangan lainnya memegang surat yang

mengoreksi.

Sebelah kanan dan grafik tangan kiri terdiri dari empat bagian yang berbeda. Sudut

kiri atas adalah bagian tata letak, yang digunakan untuk menggambarkan susunan

bahan yang terlibat dalam proses kerja.

Sebelah kanan dan grafik tangan kiri terdiri dari empat bagian yang berbeda. Sudut

kiri atas adalah bagian tata letak, yang digunakan untuk menggambarkan susunan

bahan yang terlibat dalam proses kerja. Misalnya, pada gambar 11, yang

menggambarkan pemeriksaan manual lima lembar kertas, lima lembar diidentifikasi

sebagai 1, 2, 3, 4, dan 5.

Sudut kanan atas grafik memberikan ruang untuk mengidentifikasi sifat dari

pekerjaan yang sedang dianalisis. Bagian ringkasan muncul di bawah tata letak dan

identifikasi bagian. Ruang ini disediakan untuk meringkas proses ini, proses yang

diusulkan, dan perbedaan antara dua proses.

Semakin rendah dua pertiga dari formulir tersebut digunakan untuk meringkas

gerakan tangan kanan dan kiri dalam hubungan satu sama lain. Tersedia ruangan

untuk penjelasan singkat dari masing-masing gerakan, dan simbol-simbol yang

mewakili berbagai gerakan yang terhubung dengan garis-garis.

Setelah menguraikan cermat proses kerja ini, kebutuhan dan efisiensi setiap langkah

dalam proses dianggap. Setelah proses tersebut telah menganalisis dan berbagai

gerakan telah tepat dieliminasi, dikombinasikan atau disederhanakan, proses yang

diusulkan diuraikan di hak kedua dan grafik tangan kiri. Berbagai gerakan yang

kemudian dirangkum di daerah yang diusulkan bagian ringkasan. Perbedaan antara

metode ini dan yang diusulkan juga telah dijelaskan pada bagian ringkasan.

Gambar 11 Right-and Left-hand chart


e. Operator Machine Process Chart

Operator proses pemesinan grafik digunakan untuk mempelajari hubungan antara

operator dan mesin dia menggunakan. Penggunaannya terutama terbatas pada analisis

volume tinggi, proses kerja berulang-ulang.

Seperti halnya dengan grafik proses lain yang dibahas dalam bab ini, alasan utama

untuk menggunakan tabel ini adalah untuk menganalisis proses kerja, dengan fokus

pada peluang untuk menghilangkan, menyederhanakan, dan menggabungkan banyak

langkah mungkin. Dengan mengurangi waktu menganggur, tingkat produktivitas

yang lebih tinggi dapat terwujud.

Gambar 12 Operator Machine Process Chart


f. Horizontal Flow Process Chart

The horizontal flow process berguna untuk menggambarkan proses kerja yang

melibatkan bentuk salinan banyak(seperti pesanan pembelian, faktur, dan aplikasi

kredit). Grafik ini mengikuti pergerakan setiap salinan formulir, dimulai dengan titik

asal, bergerak melalui berbagai langkah dalam aliran kerja, dan berakhir dengan

disposisi setiap salinan formulir.

Bagian Proses Kerja

Keempat bagan yang dipaparkan tersebut membutuhkan symbol yang terstandardisasi

dalam perancangan sebuah sistem, sehingga manajer maupun konsultan perkantoran

harus menggunakan simbol-simbol yang umum apabila pendekatan sistem

digunakan, seperti terlihat tabel berikut ini:

Table 1 Flow Charting Symbols

Pekerjaan administrasi. yang

tidak membutuhkan bantuan

Memproses.

Fungsi proses utama

Magnetic Tape.

Hanya jika magnetic tape

digunakan

Perforated Tape.

Kertas atau tape

Dokumen.

Dokumen kertas dan

variasinya

Online Keyboard.

Informasi yang disuplai

melalui online computer

Display.

Informasi yang ditampilkan

melalui video

Sorting/Collating.

Operasi mensortir peralatan

Transmittal Tape.

Bukti penambahan kontrol

informasi

Input/Output.

Semua media I/O

Auxiliary Operation.

Mesin operasi yang

ditambahkan pada fungsi

proses utama

Offline Storage.

Terdiri dari kertas, kartu,

magnetic

Communication Link.

Transmisi otomatis informasi

dari saru lokasi ke lokasi lain

Flow Direction.

Penunjuk jalannya data

Processing.

Kelompok program yang

memproses fungsi

Predefined Process.

Kelompok operasi yang tidak

dijelaskan secara detail

Input/Output.

Fungsi yang membuat

informasi tersedia

Terminal.

Permulaan dan akhir dari

program

Decision.

Fungsi keputusan yg

memungkinkan beroperasi

pada setiap kondisi

Connector. Entry dari atau

keluar dari satu bagian ke

bagian yang lain

Punched Card.

Fungsi I/O yang menunjukkan

punched card

Offpage Connector.

Penghubung untuk masuk

atua keluar halaman

Program Modification.

Instruksi untuk mengubah

program

Flow Direction.

Petunjuk pemrosesan data

Gambar 13 Horizontal Flow Process Chart


g. EDP Block Diagram

Sebagian besar sistem yang dirancang oleh organisasi dewasa ini, baik itu sistem

informasi manajemen, sistem informasi akuntansi maupun sistem perkantoran

dikembangkan agar dapat diintegrasikan dengan komputer.

Pengembangan sistem yang baik akan mendukung keteraturan pemrosesan data

dan informasi yang dilakukan sebuah organisasi. Penggambaran sebuah sistem yang

akan diintegrasikan dengan komputer umumnya menggunakan sebuah diagram balok

EDP, yang disiapkan secara berkala untuk memudahkan programmer dalaam

memecahkan masalah bisnis yang terdapat dalam sistem organisasi secara efisisen

dan teratur. Diagram ini bermanfaat ketika sistem atau aplikasi yang dijalankan tidak

berjalan sebagaimana yang diharapkan atau membutuhkan modifikasi agar berfungsi

lebih baik lagi. Symbol yang digunakan juga sama, dan terlebih dahulu seorang analis

sistem kantor harus mendeskripsikan proses kerja yang dilakukan.

Gambar 14 EDP Block Diagram


F. Implications For The Administrative Office Manager

Tingkat tanggung jawab manajer kantor administrasi miliki untuk analisis sistem

bervariasi dari organisasi. Umumnya, alternatif yang digunakan oleh organisasi untuk

kepegawaian yang fungsi analisis sistem menentukan manajer kantor tingkat

administrasi tanggung jawab untuk daerah ini. Jumlah terbesar dari keterlibatan

cenderung dalam organisasi yang menggunakan staf paruh waktu dipimpin oleh

manajer kantor administrasi.

Keakraban dengan unit operasi organisasi sangat penting bagi mereka yang

terlibat dengan analisis sistem dan desain. Hal ini terutama berlaku saat ini karena

kecenderungan mengembangkan dan menerapkan sistem yang terintegrasi. Mereka

yang terlibat dalam pengembangan sistem juga harus akrab dengan alur kerja,

pengolahan data, dan dasar-dasar analisis dan desain.

Analisis sistem memberikan kesempatan untuk mengambil spesialisasi bagi

mereka yang ingin melakukannya, seperti yang dilakukan beberapa daerah lain yang

manajer kantor administrasi bertanggung jawab. Beberapa memilih sifat yang lebih

genral dari manajemen kantor administrasi.

DAFTAR PUSTAKA

Chrisyanti, Irra Dewi. 2011. Ma/najemen Perkantoran. Prestasi Pustakarya:Jakarta

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf.

Transmedia Pustaka:Jakarta

M, Badri Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga :

Jakarta

Quible, Zane K. 2005. Administrative Office Management an Introduction 8th edition.

Practice Hall, Pearson Educational International.

Makalah sistem perkantoran

Business

Transcript of Makalah sistem perkantoran