Makalah sistem informasi akuntansi (sistem manajemen database perpustakaan universitas tadulako)...

DATA BASE MANAJEMEN SISTEM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TADULAKO

BAB I

PENDAHULAN

1.1 LATAR BELAKANG

Penerapan teknologi informasi telah menyebar hampir di semua bidang, tidak

terkecualidi bidang perpustakaan. Dengan demikian, ukuran perkembangan

perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan

bukan dari skala ukuran lain seperti besarnya gedung perpustakaan yang dimiliki,

jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan

teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan

dalam penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan.

Dengan aplikasi ini, akan mempermudah pelayanan dan akses informasi serta

pengelolaandata perpustakaan, seperti mempermudah pencarian buku/katalog, sistem

keanggotaan, in-formasi jurnal, materi kuliah, peminjaman dan pengembalian buku

serta pelaporan secara berkala. Sehingga, akan diperoleh efsiensi pekerjaan staf

perpustakaan dalam pengelolaan buku perpustakaan, penyajian informasi yang lebih

mudah dan interaktif, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna layanan

perpustakaan.

Perpustakaan perguruan tinggi bagian dari fasilitas yang sifatnya terbuka bagi

aktivitas akademik.Orientasi layanan bersifat kepada kepuasaan pengguna, layanan

prima membuat perpustakaan berusaha optimal untuk memberikan layanan dan

kebutuhan informasi yang diharapkan, hal tersebut dapat dilakukan dengan

kemudahan interaksi.Kemudahaan untuk akses dan interaksi tersebut memberikan

suatu kesan yang baik, bahwa menganggap perpustakaan pun akan terbuka untuk

kebutuhan yang lain, seperti observasi, kerja praktek, penelitian dan permintaan

database.


Perpustakaan adalah sebuah unit pelaksana, divisi bahkan bisa menjadi sebuah

lembaga, yang tentu memiliki manajemen yang membuat sisstem dan tata laksana

dalam menjalankan inventaris koleksi sampai dengan berbagai jenis layanan.Namun

sering kali perpustakaan mendapatkan permintaan kebutuhan database hanya untuk

sebuah tugas kelompok atau tugas kuliah. Tentu saja, hal tersebut akan dirujuk

dengan referensi-referensi membuat database, buku teknologi dan informasi

perpustakaan lainnya yang saat-saat ini telah banyak diterbitkan.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang diatas maka dapat diambil suatu rumusan permasalahaan

yaitu bagaimana data base manajemen sistem pada perpustakaan universitas tadulako

guna mempercepat proses pencarian dan mendapatkan data yang akurat dan

mempermudah dalammengelola perpustakaan.

1.3 TUJUAN PENULISAN

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah :

1. Secara umum, untuk mengetahui konsep dan teori tentang data base

manajemen sistem.

2. Secara khusus, untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi

Akuntansi mengenai Sistem Manajemen Basis Data dan mengetahui

bagaimana sebenarnya sistem manajemen basis data (DBMS) pada

perpustakaan universitas tadulako.

1.4 MANFAAT PENULISAN

Manfaat penulisan makalah ini secara akademis diharapkan dapat menambah

wawasan dan pengetahuan mengenaisistem manajemen data base pada perpustakaan

universitas tadulako.


BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Teori Sistem Manajemen Basis Data

Sistem manajemen basis data(database management system / DBMS adalah

suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data

dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna.

Basis data adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan

dikordinasi secara terpusat. Pendekatan data base memberlakukan data sebagai

sumber daya organisasi yang dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian dari

organisasi.

Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah

kumpulaninformasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga

dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi

dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan

memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database

management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer.Meskipun kemudian artinya

semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai

basis data komputer.Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada

sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data

yang berhubungan dengan bisnis.Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari

catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki

penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini

disebut skema.Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan

hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untukmengorganisasi skema,

atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basisdata atau model

http://id.wikipedia.org/wiki/Data

http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data

http://id.wikipedia.org/wiki/Perangkat_lunak

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem


data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut

istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling

berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (de_nisi yang

sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar

tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain

seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit

untuk mewakili hubungan antar tabel.

Hirarki data dalam MySQLdikelompokkan menjadi 3 (tiga) buah yaitu file,

record dan elemen data, untuk lebih jelaskan dapat dilihat pada gambar 1.2. berikut

ini.

Gambar 1.2. Hirarki Data

1) Elemen Data / Field / Atribut

adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain

yang bermakna. Pada data Mahasiswa, field / atribut datanya dapat berupa :

nim, nama, temapt lahir, tanggal lahir, alamat dan dan atribut lainnya yang

menyangkut mahasiswa tersebut. Istilah lain elemen data adalah medan /

field, kolom, item, dan atribut. Istilah yang umum dipakai adalah field, atribut

atau kolom.


2) Rekaman / Record / Baris

adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Contohnya

adalah nim, nama_m, tpt_lhr_m, tgl_lhr_m, alm_m an atribut lainnya dari

seorang Mahasiswa dapat dihimpun dalam sebuah record / baris.

3) Berkas / File / Table

adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut/ field sama,

namun berbeda isi datanya.

Pendekatan basis data tidak diwakili oleh asiketur tunggal modal basis data

awal. Berbeda dengan model basis data modern karena basis data awal dari file data

tradisional. Pendekatan basis data yang paling umum digunakan oleh sistem

informasi bisnis adalah (1) model hierarkis, (2) model jaringan, dan (3) model

relasional. Model basis data hierarkis dan jaringan disebut model navigasional

(terstuktur) , karena adanya kemiripan dari dua model tersebut. Dimana cara data

diatur dalam sistem basis data awal yang mendorong para pengguna untuk

menjelajahi diantar elemn-elemen data dengan menggunakan jalur-jalur yang sudah

terstruktur. Model relasional jauh lebih fleksibel karena memungkinkan para

penggunanya menciptakan jalur yang baru dan unik melalui basis data untuk

memecahkan masalah-masalah bisnis yang lebih luas cakupannya.

Pengguna (user) mengakses basis data dalam dua cara yaitu, :

1) akses basis data dapat dicapai melalui program-program pengguna yang

disiapkan oleh professional sisytem

2) Akses basis data melalui permintaan langsung yang tidak memerlukan

program –program formal dari pengguna

Setiap model DBMS mencapai tujuan dengan cara yang berbeda, tetapi ada

beberapa ciri yang umum, diantaranya :


1. Pengembangan Program. DBMS berisi peranti lunak pengembangan aplikasi

bail pemrogram ataupun pengguna akhir dapat menggunakan fitur ini guna

menciptakan aplikasi untuk mengakses basis data.

2. Cadangan dan pemulihan. DBMS secara berkala membuat file-file cadangan

untuk basis data fisik. Jika terjadi kerusakan (kegagalan disket, kesalahan

program) yang menyebabkan basis data tidak dapat digunakan, DBMS dapat

pulih kembali ke versi sebelumnya yang dianggap benar.

3. Penggunaan basis data untuk pelaporan. Fitur ini mencatat data statistic

tentang data yang sedang digunakan dan siapa yang menggunakan.

4. Akses basis data. Fitur yang paling penting dari DBMS adalah

memungkinkan pengguna yang memiliki otorisasi untuk mengakses basis

data.

Berikut Ini Table Tentang Perencanaan Basis Data

Perencanaan Basis Data Implementasi

Mengembangkan strategi basis

data organisasi

Mendefinisikan lingkungan basis

data

Mengembangkan kamus data

Menentukan kebijakan akses

Mengimplementasikan

pengambil keamanan

Menentukan prosedur

pengujian

Menetapkan standar

pemrograman

Desain :

Basis data logis ( skema )

Tampilan pengguna eksternal

Pengendali basis data

Operasi dan Pemeliharaan :

Mengevaluasi kinerja basis

data

Menyusun ulang basis data

sesuai dengan kebutuhan

pengguna


Meninjau kembali standar

prosedur

Perubahan dan Pertumbuhan :

Perubahan dan pertumbuhan

Merencanakan perubahan dan

pertumbuhan

Mengevaluasi teknolgi baru

2.2 Teori Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan

urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer

untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong

dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.Flowchart biasanya

mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari

dan dievaluasi lebih lanjut.

Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atauapa

yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan

dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini

merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi

yang membentuk suatusistem.

Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses

yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat

digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline

(tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register atau

kalkulator).

DAFTAR SIMBOL


SIMBOL KETERANGAN

ARAH ALIR DOKUMEN

Menunjukan arah alir dokumen antar bagian

yang terkait pada suatu sistem. Dapat dari

sistem ke sistem, dari sistem ke luar, dari luar

ke dalam sistem atau antar bagian luar sistem.

DOKUMEN

Menunjukan dokumen yang berupa dokumen

input, output pada proses manual dan proses

komputer.

PROSES MANUAL

Menunjukan proses yang dilakukan secara

manual dan sistem yang berbasis komputer.

PROSES KOMPUTER

Menunjukan proses yang dilakukan secara

komputerisasi pada sistem yang berbasis

computer.

PENGINPUTAN DATA

Menunjukan proses penginputan data /

informasi dari dokumen pada proses manual.


PENGHUBUNG

Menunjukan penghubung aliran dokumen

pada halaman yang sama.

PENGHUBUNG

Menunjukan penghubung aliran dokumen

pada halaman yang berbeda.

PENGARSIPAN

Menunjukan media penyimpanan dari data /

informasi file. Dokumen dapat disimpan pada

lemari arsip, map file, dll.

JURNAL / BUKU BESAR

Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam

bagan alir dokumen.

DOKUMEN RANGKAP

Digambarkan dengan menumpuk simbol

dokumen dan pencetakan nomor dokumen

pada bagian kiri atas.

KEPUTUSAN

Sebuah tahap pembuatan keputusan ;

digunakan dalam bagan alir program komputer

untuk menunjukan cabang bagi alternatif cara.


TAMPILAN

Informasi ditampilkan oleh alat output on-line

seperti terminal CRT atau monitor computer

PC.

TERMINAL

Dilakukan untuk memulai, mengakhiri atau

titik henti dalam sebuah proses atau program.

Juga digunakan untuk menunjukan pihak

eksternal.


BAB III

METODE PENULISAN

3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini bertempat di perpustakaan Universitas Tadulako.Adapun waktu

Pengumpulan data dilakukan hari rabu (16 november 2011) dan senin (21 november

2011)

3.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Data yang dikumpulkan mencakup data primer dan data sekunder,

baikkualitatif maupun kuantitatif.Metode pengumpulan data primer dilakukan melalui

wawancara langsung ke salah satu staf pengurus perpustakaan yaitu bapak

Rusdin.Data sekunder didapatkan dari jurnal dan artikel maupun skripsi melalui

media internet terkait data base perpustakaan sebagai acuan penulisan makalah ini.


BAB IV

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TADULAKO

4.1 GAMBARAN UMUM

Nama : Universitas Tadulako Palu

Alamat Usaha : Kampus Bumi Tadulako Tondo

Telpon : (0451) 422-611

No. Fax : (0451) 422-844

4.2 Sejarah Perpustakaan Universitas Tadulako

Berbicara mengenai sejarah UPT Perpustakaan universitas tadulako, tentunya

tidak terlepas dari sejarah universitas tadulako sebagai lembaga induknya. Dengan

kata lain, embrio universitas tadulako merupakan hasil penggabungan antara

Universitas Tadulako filial Universitas Hasanudin atau UNHAS dengan institut

perguruan dengan ilmu pendidikan (IKIP) Cabang palu sebagai kelas jauh dari IKIP

ujung pandang.

Universitas Tadulako sebagai Filial dari UNHAS telah memiliki perpustakaan

sendiri. Demikian pula IKIP cabang palu sebagai kelas jauh dari IKIP ujung pandang.

Keberadaan perpustakaan kala itu masih sangat terbatas, baik dari segi koleksi,

pengelolahan, dan pelayanan, maupun ketersediaan sumber daya manisia sebagai

pengelolahnya.

Berdasarkan KEPRES RI No. 36 tahun 1981 tanggal 14 agustus 1981,

dibentuklah Universitas negeri di sulawesi tengah yang diberi nama Universitas

Tadulako dan Prof. Dr. H. A. Mattulada sebagai rektor pertama.

Pada awal berdirinya di tahun 1981, UNTAD telah memiliki 5 (lima) Fakultas

yakni: fakultas keguruan dan ilmu pendidikan (FKIP), fakultas pertanian, fakultas

hukum, fakultas ilmu sosial dan ilmu politik dan fakultas ekonomi. Selain kelima


fakultas tersebut, UNTAD juga memiliki dua buah balai (yang kini berubah status

menjadi lembaga) yaitu: (1) Balai penelitian dan (2) Balai pengabdian kepada

masyarakat dan unit-unit pelaksana teknis (UPT) yang salah satunya adalah UPT

perpustakaan.

Dengan demikian Upt perpustakaan UNTAD secara resmi berdiri pada tanggal 14

Agustus 1981 bersamaan dengan berdirinya Universitas Tadulako sebagai universitas

negeri di sulawesi tengah berdasarkan KEPRES RI No. 36 tahun 1981 tanggal 14

agustus 1981, dan ibu Dra. Nintje Borman diangkat sebagai kepala Upt perpustakaan

UNTAD yang pertama yang menduduki masa jabatan dari tahun 1983 sampai 1990.

Kepala Upt perpustakaan selanjutnya secara berturut-turut adalah Drs. H. Moh. Asri

Hente, MS (1990-1994), Hj. Ucu Windariati, SH (1994-1997), Dra. Hj. Indokote

Tandjokara , Msi (1997-1999), Mas Ida Ains, SS, MILIS (1999-2002), dan Drs.

Mohtar Ladjidji (2002-2010) dan Dr. I Gede Surata, Msi (2010-sekarang).

4.3 Visi Dan Misi Perpustakaan Universitas Tadulako

Visi Upt perpustakaan Upt Universitas Tadulako adalah “ Menjadikan Perpustakaan

sebagai pusat akses informasi ilmu pengetahuan, tekhnologi dan seni (IPTEKS) di

Universitas Tadulako”.

Misi Upt perpustakaan Universitas Tadulako adalah “ Mendukung Universitas

Tadulako dalam mengemban pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada

masyarakat melalui penyediaan akses terhadap informasi IPTEK secara efektif dan

efisien melalui kegiatan pengadaan, pengorganisasian, pelestarian, dan pelayanan

informasi kepada segenap aktivitas akadamik”.

4.4 Kebijakan Strategis Upt Perpustakaan Universitas Tadulako

a. Meningkatkan kemampuan manajemen Upt perpustakaan Universitas

Tadulako agar mampu memecahkan segala permasalahan dan dapat


menjawab tantangan yang menjadikan harapan pemakai perpustakaan

untuk menumbuhkan profesionalisme dan budaya ilmiah mereka.

b. Meningkatkan mutu layanan informasi sesuai dengan perkembangan dan

tuntutan para staf pengajar dan mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan

pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

c. Berpartisipasi dalam mengembangkan arah baru kebijakan Universitas

Tadulako dengan mengadaptasi pendekatan pola pikir akademik sehingga

mampu memenuhi kebutuhan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat dan mengolahnya ke dalam bentuk isis

koleksi pustaka dan informasi ilmiah menjadi tuntutan pemakai.

d. Menyempurnakan pengembangan dan pemanfaatan fasilitas peralatan dan

tekhnologi informasi dan komunikasi sebagai sarana temu-balik dan

penelusuran informasi yang baik terhadap informasi yang terdapat di Upt

perpustakaan UNTAD maupun yang terdapat di penyedia Internasional.s

4.5 Manajemen/ Struktur Perpustakaan Universitas Tadulako

Struktur organisasi

Wewenang/Tugas Dan Tanggung Jawab Pejabat Dan Staf Perpustakaan

REKTOR:

Mengawasi dan mengontrol jalannya aktivitas dalam Perpustakaan


KEPALA PERPUSTAKAAN:

memimpin Perpustakaan sesuai dengan tugas dan fungsi Perpustakaan dan

membina aparatur Perpustakaan agar berdaya guna dan berhasil guna;

menentukan kebijaksanaan teknis perpustakaan.

KEPALA SUBAG TATA USAHA:

Mengkoordinasi dan membina pustakawan di lingkungan perpustakaan

Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan kepala bidang

pelayanan

Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan kepala bidang jaringan

dan database

Menyusun kegiatan rencana dan anggaran tahunan perpustakaan

Merencanakan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan pelayanan

perpustakaan

Membuat laporan berkala kepada Pimpinan Perpustakaan Universitas

Tadulako

Atas perintah pimpinan menjalankan tugas-tugas/kegiatan lain yang dapat

mendukung keberhasilan perpustakaan.

KOORDINATOR PENGADAAN:

Menyediakan buku berdasarkan seleksi dan evaluasi yang berorientasi pada

kebutuhan akademik

Buku yang dibutuhkan harus ada kerja sama dengan semua fakultas atau

jurusan.

KOORDINATOR PENGOLAHAN :


Mengkoordinasi sumber daya manusia bidang teknologi informasi

perpustakaan untuk mengelola sistem dan objek-objek informasi dalam

format digital

Melakukan standarisasi format database yang digunakan di tiap-tiap

perpustakaan di lingkungan Universitas Tadulako

Meningkatkan dan mengelola informasi dalam jaringan dan database

Merencanakan software sistem informasi perpustakaan terpadu untuk semua

perpustakaan di lingkungan Universitas Tadulako

Membuat laporan berkala ke Pimpinan Perpustakaan.

KOORDINATOR PELAYANAN

Mengkoordinasi jalannya pelayanan di perpustakaan pusat, perpustakaan

fakultas, perpustakaan lembaga, dan perpustakaan pusat studi di lingkungan

Universitas Tadulako

Membina, membimbing serta mengarahkan sumber daya manusia

perpustakaan di bidang pelayanan perpustakaan

Merancang inovasi pelayanan untuk keperluan kepuasan kepada mahasiswa

serta meningkatkan citra Perpustakaan Universitas Tadulako

Membuat usulan pengadaan prasarana untuk keperluan pelayanan

perpustakaan

Mengkoordinasi jalannya pengelolaan dan peningkatan bahan pustaka

Membuat laporan berkala kepada Pimpinan Perpustakaan.


BAB V

PEMBAHASAN

5.1 DATA BASE MANAJEMEN SISTEM PERPUSTAKAAN UNTAD

A. Flowchart Pengadaan Buku perpustakaan UNTAD

Flowchart pengadaan buku adalah bagaimana alur atau jalan untuk pihak-

pihak perpustakaan dalam menyediakan atau menambah pengadaan buku untuk

perpustakaan dan menambah koleksi buku di perpustakaan. Di mulai dari pihak

fakultas yang melakukan pengecekan daftar buku apa saja yang dibutuhkan kemudian

melakukan pencarian daftar buku yang dibutuhkan masing-masing fakultas dan

dimasukan ke dalam daftar buku yang di butuhkan/ katalog dalam bentuk dokumen.

Setelah daftar buku / katalog yang dibutuhkan berada di pihak pegadaan, kemudian

pihak pengadaan, melakukan penyeleksian terhadap buku-buku yang dibutuhkan

tersebut. Setelah itu, pihak pengadaan mengmbil keputusan untuk pembelian, pihak

pengadaan harus mengetahui tentang buku-buku apa saja yang dibutuhkan sesuai

dengan daftar buku/ katalog, dan buku dibeli sesuai dengan dana yang tersedia.

Setelah pihak pengadaan mengambil keputusan pembelian buku. Maka pihak

pengadaan melakukan permintaan pembelian buku disertai dengan daftar buku yang

dibutuhkan kepada Badan keuangan universitas. Intinya pihak pengadaan

menyediakan buku berdasarkan seleksi dan evaluasi yang berorientas pada kebutuhan

akademik. Dalam hal ini pihak pengadaan bekerja sama dengan semua fakultas dan

jurusan yang ada di universitas Tadulako. Setelah badan keuangan universitas

menerima untuk pembelian buku maka buku -buku tersebut dibeli sesuai dengan

kebutuhan yang diperlukan.

Buku-buku yang telah dibeli oleh badan keuangan universitas, kemudian

diserahkan ke pihak pengadaan untuk dilakukan pengecekan dan untuk

menginventaris buku-buku yang telah datang. Setelah dilakukan pengecekan maka


dilakukan pelngambilan keputusan apakah buku-buku yang datang tersebut sesuai

dengan daftar perimtaan buku yang dibutuhkan, Jika sesuai maka pihak pengadaan

mengotorisasi atau memberi tanda cap kepemilikan terhadap buku-buku yang telah

datang. Setelah buku diberi tanda cap kepemilikan, atau setelah peroses pengelolahan

selesai, maka buku siap diserahkan ke layanan sirkulasi atau buku diserahkan kepada

pihak pengelolah perpustakaan untuk dikelolah dalam database perpustakaan melalui

proses komputerisasi. Melalui proses komputerisasi perpustaan juga menyediakan

tampilan OPAC (Oline Public Acces Catalogue) yang langsung berada di pihak

pelayanan perpustakaan (tampilan OPAC terlampir). Selain itu pihak pengelolah juga

membuat kelengkapan buku seperti No klasifikasi, tempat kartu dll. Pemberian

nomor klasifikasi berdasarkan pada DDC (Dewey Deoimal classification) sistem ini

membagi sepuluh bagian subjek ilmu pengetahuan. Misalnya 001 : karya umum,

100 : Filsafat, 200: Agama, 300: ilmu social, 400: Bahasa, dsb.

Membuat database perpustakaan dengan contoh database koleksi buku

tercetak adalah sebagai salah satu gambaran yang sederhana yang dapat dibuat

sendiri, bila tidak memungkinkan untuk mendapatkan data otentik dari perpustakaan.

Membuat database ini akan lebih mudah bila menguasai teknik membuat database,

mengetahui informasi system manajemen perpustakaan terutama katalogisasi yang

dapat diperoleh dari buku tercetak ataupun elektronik. Untuk gambaran flowchart

terlampir.

B. Flowchart pembuatan kartu anggota perpustakaan UNTAD

Flowchart pembuatan kartu perpustakaan dibagi menjadi tiga tahap yaitu :

1. Calon Anggota mengisi formulir secara manual, dan disimpan dalam bentuk

dokumen formulir dan diserahkan kepada bagian administrasi.

2. Setelah dokumen administrasi menerima formulir dari calon anggota, maka

bagian administrasi memasukan data calon anggota ke dalam computer.

Setelah data lengkap maka dilakukan pembuatan kartu perpustakaan


berdasarkan dokumen formulir yang telah diserahkan calon anggota

sebelumnya.

3. Setelah kartu perpustakaan dibuat oleh pihak administrasi, maka kartu

perpustakaan diserahkan kepada kepala perpustakaan untuk menandatangani

kartu dan untuk memvalidasi data. Setelah kartu perpustakaan jadi, kemudian

kartu tersebut diserahkan kepada pihak administrasi dan kemudian diserahkan

kembali ke anggota.

Adapun gambaran flowchart terlampir

C. Flowchart peminjaman buku perpustakaan UNTAD

Jalur Peminjaan buku perpustakaan UNTAD dimulai dari anggota

menyerahkan kartu anggota ke bagian administrasi, dan bagian adinistrasi mencatat

peminjaman buku ke dokumen pinjaman buku. Kemudian bagian administrasi

membuat laporan peminjaman buku dan laporan tersebut dalam betuk dokumen.

(adapun gambaran flowchart terlampir).

Pada saat pengembalian buku , bagian administrasi menyerahkan kartu

anggota dan kemudian mencatat pengembalian buku dalam bentuk dokumen. Setelah

itu bagian administrasi membuat laporan. Laporan yang dibuat pihak administrasi

dibagi menjadi dua, yaitu laporan denda buku (jika ada), dan laporan pengembalian

buku.

Sistem peminjaman buku di perpustakaan universitas tadulako yaitu untuk

peminjaman dua buku berlaku sampai dengan dua minggu, dan untuk peminjaman

tiga buku berlaku selama satu bulan. Sistem ini disebut dengan sistem DIDO.

Sedangkan untuk perpanjangan peminjaman buku, maka sebagai anggota dapat

melapor ke bagian administrasi untuk melakukan perpanjangan peminjaman buku.

Jika pengembalian buku terlambat akan dikenkan denda sebesar Rp 250,-

/hari/ buku. Jika peminjam menghilangkan buku, maka peminjam harus mengganti

dengan buku yang sama ditambah bayar denda jika terlambat mengembalikannya.


5.2 Kelebihan Dan Kekurangan Perpustakaan Universitas Tadulako

1. Kelebihan Perpustakaan Universitas Tadulako

Perpustakaan universitas tadulako pada umumnya memiliki

kelebihan yang spesifik yaitu antara lain sebagai berikut:

a. Perpustakaan Universitas Tadulako memiliki database,

diantaranya:

1. Database koleksi buku

2. Database anggota perpustakaan

3. Database pengunjung perpustakan

4. Database peminjaman dan pengembanlian buku atau disebut

sirkulasi.

b. Mahasiswa bisa langsung memilih buku

c. Perpustakaan Universitas Tadulako memiliki layanan terbuka,

artinya setiap mahasiswa bebas masuk.

d. Perpustakaan universitas tadulako memiliki layanan sistem OPAC

(Online Publick Acces Catalague). Layanan ini mempermudah

mahasiswa dalam pencarian buku-buku yang dibutuhkan. Dalam

sistem layanan OPAC terdapat katagori pencarian buku yang

terdiri dari:

1. Penelusuran dengan istilah anda

2. Penelusuran dengan kamus istilah

3. Pencarian subjek

4. Pencarian judul

5. Pencarian pegarang

e. Koleksi Buku-buku dalam perpustakaan Universitas Tadulako

dinilai cukup lengkap, dan banyak dibutuhkan dalam mahasiswa

Universitas tadulako.


2. Kekuranangan perpustakaan Universitas Tadulako

Adapun kekurangan dari Perpustakaan Universitas Tadulako adalah

sebagai beriku:

a. Resiko kehilangan dan kerusakan buku sangat besar. Hal ini

biasanya disebabkan oleh para peminjam yang tidak bertanggung

jawab atas peminjaman buku.

b. Buku-bukunya tidak tersusun dengan rapi, dan biasanya tidak

sesuai dengan letak rak yang sebenarnya.

c. Buku-buku yang dicari berdasarkankan Layanan sistem OPAC

(Online Public Acess Catalogue) yang tersedia di Perpustakaan

Universitas Tadulako terkadang tidak sesuai dengan yang

sebenarnya. Ketidaksesuaian antara layanan OPAC dengan buku di

rak mengakibatkan para peminjam jarang menggunakan layanan

tersebut untuk pencarian daftar buku yang dibutuhkan.

d. Di perpustakaan Universitas Tadulako belum memiliki layanan

Internalnet Working yaitu layanan secara online melalui website.

e. Di perpustakaan Universitas Tadulako belum memiliki program

yang dapat merubah dukumen dari bentuk PDF menjadi buku

Digital.


5.3 Solusi Pengembangan Sistem Manajemen Data Base Perpustakaan

Universitas Tadulako

Melihat kelemahan perpustakaan Universitas Tadulako mengenai adanya

keterbatasan akses yang masih bersifat tertutup artinya hanya dapat diakses

oleh pihak internal sehingga perlu adanya pengembangan sistem on-line

dengan memiliki website. Maka solusi yang bisa ditawarkan ialah bagaimana

membut sistem yang on-line. Untuk itu terdapat beberapa hal yang perlu

diperhatikan, yaitu sebagai berikut :

1. Data Requirement

Perpustakaan ingin membuat webdatabse dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Seorang member memiliki nama, alamat (termasuk kota dan kode pos),

no hp, email,tempat tanggal lahir dan member ID. Setiap member secara

unik diidenti_kasi oleh ID member nya.

b. Setiap buku memiliki ID buku yang akan mengidentifikasikan buku

tersebut secara unik. Kemudian kita ingin mengetahui judul buku,

penerbit, tahun, edisi, kode katalog, kategori id, id penulis dan di rak

mana buku tersebut disimpan.

c. Setiap buku tersimpan pada suatu rak. Pada rak tersebut ingin kita

tampilkan no rak dan lokasi dari buku tersebut disimpan.

d. Untuk setiap buku memiliki kategori, kita ingin mencatat deskripsi dan

kategori ID dari setiap buku. Kategori secara unik diidentifkasi oleh

kategori ID nya.

e. Setiap buku ditulis oleh penulis. Penulis memiliki id penulis, nama,

kota, email dan tanggal lahir. Untuk setiap id penulis bersifat unik.

f. Seorang member dapat meminjam beberapa buku dalam perpustakaan

yang tidak dibatasi jumlahnya.


g. Jika ingin meminjam buku maka seseorang harus memiliki member ID,

jika tidak maka orang tersebut tidak dapat meminjam buku.

h. Pada setiap peminjaman, member dapat meminjam banyak buku, namun

satu buku hanya dapat dipinjam oleh satu member (hal ini dibedakan

melalui id buku yang unik). Dan setiap peminjaman buku selalu di aac

oleh sta_ yang bertugas.

2. Rancangan Relational Database

Dalam membangun sebuah sisitem informasi yang berbasis web, perlu

dilakukan perancangan struktur relasi antar entitas dalam RDBMS. Saat ini,

hampir seluruh RDBMS yang ada menerapkan SQL sebagai bahasa query

namun juga menyediakan dan mengimplementasi beberapa alternatif l

ainnya. Begitu pula dengan softwarenya. Sekarang sudah banyak juga soft-

ware yang digunakan untuk membuat database dengan menggunakan

bahasa MySql.

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data

SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang

multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia.

MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis

dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga

menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya

tidak cocok dengan penggunaan GPL.Salah satunya yaitu XAMPP. Untuk

sistem informasi perpustakaan, banyak table-tabel yang akan dibuat dan

direalasikan. Dengan menggunakan XAMPP, dalam tahap merelasikan antar

tabel bisa jadi lebih mudah karena bias dilihat langsung secara visual dalam

merelasikan antar table-tabel. Berikut adalah tabel- tabel yang terdapat pada

webdatabase perpustakaan:


1. Member

member_id (varchar(5), primary key, not null)

nama (text, not null)

hp (varchar(12), not null)

kota (text, not null)

kode pos (int(5) , not null)

email (text, not null)

tempat lahir (text, not null)

tanggal lahir (date, not null)

2. Buku

id.buku (varchar(5), primary key, not null)

judul (text, not null)

kat.id (smallint(2), not null)

id_penulis (varchar(3), not null)

penulis (varchar(23), not null)

penerbit (text, not null)

tahun (year(4), not null)

no_rak (tinyint(2), not null)

edisi (tinyint(2), not null)

3. Penulis

id_penulis (varchar(3), primary key, not null)

nama (varchar(20), not null)

kota (varchar(10), not null)

email (text, not null)

tahun lahir (year(4), not null)

4. Kategori

kat.id (int(2), primary key, not null)

deskripsi (text, not null)

5. Rak


no_rak (tinyint(2), primary key, not null)

lokasi (varchar(10), not null)

6. Peminjaman

member_id (varchar(5), not null)

book_id (varchar(5), not null)

tanggal_pinjam (date, not null)

tanggal_pengembalian (date, not null)

staff_name (varchar(25), not null)

Rancangan relational database ini akan menjelaskan kepada pemakai

tentang hubungan login antar data dalam basis data perpustakaan dengan cara

memvisualisasikannya ke dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri dari

sejumlah baris dan kolom yang menunjukkan atribut-atribut. Keuntungan

Relational Database, yaitu :

Bentuknya sederhana

Mudah melakukan berbagai operasi

Karakteristik-karakteristik dalam relasi:

Semua entry/elemen pada suatu baris dan kolom tertentu harus

mempunyai nilai tung-gal (single value), bukan suatu larik atau grup

perulangan.

Semua entry/elemen data pada suatu kolom tertentu dalam relasi yang

sama mem-punyai jenis yang sama.

Masing-masing kolom dalam suatu relasi mempunyai suatu nama yang

unik.

Pada suatu relasi/tabel yang sama tidak ada dua baris yang identik.

Pada suatu database terdapat beberapa istilah yang harus diketahui,

yaitu:

Record/Tuple : Sebuah baris dalam satu relasi


Cardinality : Banyak tuple atau record

Attribute : Suatu kolom dalam sebuah relasi (ex: pada tabel member

(member_id, nama, hp, alamat, kota, kode pos, email, tempat lahir dan

tanggal lahir)

Domain : Batasan-batasan nilai dalam atribut dan tipe datanya (ex: int,

varchar, text dan tinyint)

Derajat : Banyaknya atribut/kolom (ex: tabel member berderajat 9)

3. Relational Key

Super Key

Satu atribut/kumpulan atribut yang secara unik mengidentifikasikan

sebuah tupel di dalam relasi.

Candidate Key

Atribut di dalam relasi yang biasanya mempunyai nilai unik.

Primary Key

Candidate key yang dipilih untuk mengidenti_kasikan tupel secara

unik dalam relasi. 7 (ex: member_id, id_buku, id_penulis, no_rak, )

Alternate Key

Candidate key yang tidak dipilih sebagai primary key.

Foreign Key

Atribut dengan domain yang sama yang menjadi kunci utama pada

sebuah relasi tetapi pada relasi lain atribut tersebut hanya sebagai

atribut biasa Dalam pembuatan database perpusatakaan, telah

ditentukan beberapa primary key. Primary key tersebut haruslah unik,

artinya tidak mungkin ada nilai rinci data yang sama pada semua

record dalam basis data perpustakaan.

Integritas Entity

Pada basis data ini nilai atribut yang dipilih sebagai primary key tidak

boleh null (kosong) untuk setiap record yang ada dalam relasi.


Integritas Referensi

Berhubungan dengan dua atau lebih tabel/relasi dalam suatu sistem

basis data yang menggunakan primary key yang sama.

4. Bahasa pada Relational Database

Menggunakan bahasa query pernyataan yang diajukan untuk mengambil

informasi.

1. Bahasa Formal

Bahasa query yang diterjemahkan dengan menggunakan symbol-simbol

matematis dan symbol-simbol logika.<, >, <=, >=, =, !=, AND, OR, NOT

2. Bahasa Komersial

Dalam database ini pengguna menggunakan Bahasa Komersial untuk

memudahkan pengguna dalam penggunaannya (user friendly).

5. Entity Relationship Diagram


6. Relationship antar entity

BAB VI

PENUTUP


6.1 Kesimpulan

Data base manajemen sistem sangat penting, termasuk dalam Perpustakaan

Universitas Tadulako. Karena dengan menggunakan database yang berbasis web,

proses pengolahan data akan lebih efektif dari segi penggunaan maupun waktu.

Database yang berbasis web dapat diakses dengan cepat karena dengan sangat mudah

dapat diakses melalui web browser apa saja. Selain itu dengan menggunakan database

berbasis web keakuratan dalam mencari data lebih baik.

6.2 Saran

Adapun saran untuk pengembangan sistem manajemen data base

perpustakaan yaitu para pihak-pihak dalam pengelolahan, pengadaan, maupun

pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam perpustakaan Universitas

Tadulako harus:

a. Meningkatkan kerja sama atau menigkatkan komunikasi antara fakultas

dan jurusan dalam hal penyediaan buku-buku perpustakaan, dengan cara

memberikan daftar dan ditindaklanjuti dengan pembelian-pembelian buku

yang disesuaikan dengan dana yang tersedia. Dalam hal ini dibutuhkan

kerja sama yang kuat dan komunikasi yang baik antar sesame pihak.

b. Memperbaiki ketidaksesuaian antara daftar buku online atau yang sering

disebut dengan sistem OPAC ( Online Public Access Catague) dengan

daftar buku di rak. Daftar buku di rak dan daftar buku online (OPAC)

harus sesuai dengan spesifikasi rak yang jelas, agar para peminjam mudah

untuk mencari buku yang dibutuhkan dan par peminjam juga dapat

mengetahui persediaan buku yag belum dipinjam melalui layanan sistem

OPAC tersebut.. Misalnya buku-buku yang dicari melalui sistem OPAC


berbeda dengan yang di sediakan di rak, maka percuma layanan online

(OPAC) disediakan. Layanan OPEC ini pada awalnya dibuat untuk

memudahkan pencarian buku yang tersedia di Rak perpustakaan

Universitas Tadulako. Tampilan OPAC terlampir.

c. Mengembangkan sistem manajemen data base perpustaan Universitas

tadulako melalui pembuatan layanan Internalnet working dengan cara

membuat website tersendiri untuk layanan perpustakaan Universitas

Tadulako secara online. Layanan ini digunakan oleh para peminjam

(Anggota) untuk mencari daftar buku di perpustakaan melalui Internalnet

working, para peminjam tidak harus ke perpustakaan untuk mencari daftar

buku yang dibutuhkan, tetapi bisa secara online melalui website.

d. Perpustakaan Universitas Tadulako disarankan untuk membuat program

yang dapat mengubah dari bentuk PDF menjadi buku digital. Hal ini

mungkin dibuat untuk membantu penambahan koleksi buku atau

pengetahuan, dan dapat membantu peminjam dalam memperoleh ilmu

pengetahuan secara mudah

e. Diharapkan kepada pengembang database dapat membuat kelengkapan

yang dibutukan untuk membantu pengembangan manajemen yang

berhubungan dengan hal pengolahan data.


DAFTAR PUSTAKA

Sumber Penelitian:

Bapak Rusdin (sebagai narasumber. jabatan: Kordinaror SUB- LAYANAN

SIRKULASI).

Sumber Lainnya:

www.google.com/ database perpustakaan.

www.pdffactory.com/ database perpustakaan.

www.woordpress.com/ database perpustakaan.

Pertanyaan

1. Muli :

a. sistem database yang masih digunakan perpus , sistem komputerisasi

atau manual?? Ruang lingkup dalam data base seperti apa

b. Dalam perpustakaan, kehilangan buku bagaimana cara mengatasinya

2. Fadlia : Flowchrd dalam pengadaan buku.

3.

Jawab:

1.Sistem perencanaan bersifat dari sistem manual menuju sistem komputerisashi.

Ruang lingkup dari database perpustakaan tersiri dari:

a. Database koleksi buku

b. Database anggota perpustakaan

c. Database pengunjung perpustakan

d. Database peminjaman dan pengembanlian buku atau disebut sirkulasi.

2. Flowchard akan dibahas di papan tulis.

3.

http://www.woordpress.com/

http://www.pdffactory.com/

http://www.google.com/

Makalah sistem informasi akuntansi (sistem manajemen database perpustakaan universitas tadulako)...

Education

Transcript of Makalah sistem informasi akuntansi (sistem manajemen database perpustakaan universitas tadulako)...