BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi dan komunikasi sudah menjadi bagian penting dari

penyelenggaraan kesehatan di Indonesia. Beberapa institusi kesehatan seperti

rumah sakit, klinik, laboratorium dan bahkan puskesmas dan dinas kesehatan

sudah banyak yang mengadopsi teknologi ini. Tidak hanya untuk meningkatkan

efektifitas pelayanan, aksesibilitas terhadap data kesehatan dan peningkatan

efisiensi, teknologi informasi juga akan sangat membantu untuk monitoring dan

evaluasi program kesehatan, surveilans penyakit dan tentunya penelitian.

Apotek sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada

laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan,

menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat

membantu apotek itu dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan

suatu keputusan secara efektif.

Pencatatan yang manual yang masih sangat menyulitkan tenaga manusia

untuk mendata aktifitas yang terjadi didalam sebuah apotek. Oleh sebab itu, maka

perlu dilakukan perbaikan dalam pengelolaan sebuah sistem pengolahan data dan

penyusunan laporan. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat sistem

pencatatan yang manual dengan menggunakan sistem yang berbasis komputer,

baik dari segi pendataan barang persediaan, pencatatan data transaksi, proses

pembuatan laporan dan proses yang lainnya yang berhubungan dengan aktivitas

pada apotek yang bersangkutan. Dengan adanya sebuah aplikasi sistem informasi

Pengolahan Data dan Penyusunan Laporan pada Apotek yang akan dibuat ini,

maka sistem informasi Apotek akan dapat dikelola dengan lebih baik lagi.

Untuk menanggulangi masalah-masalah tersebut, perlu dirancang sebuah

sistem informasi dan aplikasi database yang dapat menampung data dalam jumlah

banyak sehingga apabila dilakukan pengaksesan terhadap suatu data melalui

proses aplikasi yang dibangun akan lebih memudahkan pengguna untuk

memperoleh suatu informasi.

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memberikan penjelasan tentang

informatika farmasi serta memberikan gambaran tentang system informasi

management (SIM) di apotek sehingga :

1. Memudahkan mengetahui jumlah persediaan obat di apotik.

2. Memudahkan pencarian data-data obat.

3. Memudahkan dalam pengambilan keputusan dalam pemesanan obat

1.3 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Apakah yang dimaksud dengan informatika farmasi dan manfaat dari

informatika farmasi bagi pelayanan kefarmasian

2. Sistem informasi seperti apa yang dapat diterapkan di apotek untuk

menyelesaikan kendala-kendala seperti :

- Pencatatan data-data master (data supplier, konsumen, dokter, obat) dan

data transaksi yang masih menggunakan cara manual kurang efektif dan

rentan terhadap kesalahan penulisan dan perhitungan.

- Perbaikan data yang kurang efektif apabila terjadi kesalahan penulisan

pada sistem yang tidak terkomputerisasi.

- Tempat penyimpanan yang tidak terkomputerisasi.

- Penyusunan laporan data master dan data transaksi yang kurang efektif dan

efisien dengan menggunakan cara manual.

- Pencarian data-data menjadi tidak efektif karena data-data tidak

terkomputerisasi.

3. Bagaimana menerapkan system informasi pada pelayanan kesehatan

khususnya di apotek untuk mendukung pelayanan kefarmasian diapotek

BAB II

INFORMATIKA FARMASITinjauan Tentang Sistem Informasi Management (SIM) Apotek

2.1 Sistem Informasi

Sistem pada umumnya mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu

sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi

antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus

mempunyai tujuan yang akan dicapai. Sistem memiliki beberapa komponen yaitu:

a)  batas sistem (boundary)

b)  lingkungan luar sistem (environment)

c)  penghubung sistem (interface)

d)  masukan sistem (input)

e)  keluaran sistem (output)

f)  pengolah sistem (process)

g)  sasaran sistem.

Dalam mempelajari sistem kita harus mempelajari informasi, pasalnya

suatu sistem yang kurang mendapatkan suatu informasi akan menjadi ketinggalan

zaman/tidak bertahan lama. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun

dan sebagainya, dimana data adalah suatu kenyataan yang bermanfaat

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata.

Jadi, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.

2.2 Informatika Farmasi

2.2.1 Pengertian Informatika Farmasi

Informatika farmasi (Pharmacy informatics) adalah realisasi informatika

untuk farmasi dan kegiatannya agar efektif biaya dalam pemanfaatan sistem

informasi dan perangkat teknologi,. Informatika farmasi bertujuan menyediakan

informasi yang cepat dan handal tentang terapi obat yang mampu membantu

pasien dalam proses penyembuhannya.

Kunci Informatika Farmasi adalah memastikan bahwa komunikasi mudah

diakses bagi penyedia layanan kesehatan, apoteker, dan pasien sehingga mereka

semua dapat bekerja sama untuk kepentingan pasien. Dokter, perawat, pekerja

rumah sakit, dan profesional kesehatan lainnya harus mampu untuk mengakses

catatan yang relevan dan informasi pasien dengan mudah, sementara apoteker

perlu tahu persis apa obat yang sedang diresepkan untuk pelanggan dan apakah

ada bahaya bahwa resep baru akan menyebabkan interaksi dengan obat lain yang

buruk. Pasien, tentu saja, harus dapat menerima dengan mudah mengikuti

petunjuk tentang bagaimana mereka harus menangani pemulihan mereka dan apa

efek samping obat-obatan yang mereka mungkin alami.

2.2.2 Manfaat Informatika Farmasi

Teknologi ini akan membantu dalam mendukung, merampingkan,

meningkatkan alur kerja, dan meningkatkan keselamatan pasien. Dengan

menggunakan kemajuan teknologi informasi dan perangkat keras komputer dan

perangkat lunak, informatika farmasi mampu memberikan metode pembiayaan

yang efektif untuk apotek dan rumah sakit untuk berkomunikasi dengan mudah

dan menciptakan kerangka kerja yang maju dimana merekan dapat lebih

memenuhi kebutuhan masyarakat pada umumnya.

Pelaksanaan informatika farmasi dapat membantu praktisi farmasi dalam

beberapa cara. Baik desain sistem dan manajemen database dapat merampingkan

proses sehingga personil yang digunakan lebih efisien dan informasi yang tersedia

secara tepat waktu. Contoh proses tersebut meliputi:   

1. Entry order dan verifikasi

2. Catatan administrasi obat yang jelas, berguna, dan akurat

3. Laporan evaluasi penggunaan obat

4. Menempatkan pesanan pembelian

5. Pelacakan inventaris

6. Mengakses informasi klinis seperti laporan laboratorium dan rincian interaksi

obat

Selain itu masih ada sejumlah manfaat menggunakan informatika farmasi, yaitu:

1. Meningkatkan komunikasi antara apoteker, dokter dan tenaga kesehatan

lainnya, dan pasien.

2. Mampu meningkatkan kecepatan diagnosis dan memeriksa interaksi obat

mungkin atau alergi sebelum resep diisi,

3. Informatika farmasi memungkinkan pasien untuk memiliki pemahaman yang

lebih baik dari obat-obatan yang mereka diberikan dan memungkinkan

mereka menjadi aset penting dalam pengobatan penyakit mereka sendiri.

4. Apoteker juga mungkin dapat membantu dokter dan orang lain dalam

menemukan resep yang tepat untuk kondisi tertentu, yang dapat mengurangi

kebutuhan untuk beberapa kunjungan ke kantor dokter untuk menerima

diagnosa yang tepat dan pengobatan. Hal ini, dikombinasikan dengan biaya

rendah obat generik, dapat sangat mengurangi biaya bagi pasien.

2.3 Sistem Informasi Farmasi

Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang diorganisir untuk

pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi untuk

pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau

catatan farmasi. Formulir pelaporan dan laporan umpan balik atau laporan

analisisa Sistem informasi farmasi dapat merupakan alat yang berguna untuk

pengawasan, menyediakan data untuk memonitoring. Sistem informasi

manajemen farmasi yang baik, efektif digunakan untuk pengolahan data, yang

meliputi:

a. Pengolahan data dengan meringkas data.

b. Penyajian informasi dalam bentuk grafis, yang memudahkan pemahaman.

c. Pemahaman informasi untuk mengidentifikasi kecenderungan dan masalah-

masalah potensial.

d. Langkah dalam merespon hasil baik positif maupun negatif.

2.3 Penerapan Sistem Informasi Farmasi di Apotek

Salah satu contoh penerapan system informasi farmasi di apotek adalah

menggunakan Sistem Informasi Management (SIM) Apotek, dimana program

aplikasi yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan

SQL Server 2000.

Sistem Informasi Manajemen Apotek merupakan sistem informasi

pencatatan obat dan alat kesehatan di Apotek. Dengan menggunakan Sistem

Informasi Manajemen Apotek alur obat mulai dari penerimaan, pencatatan di

gudang obat dan penjualan ke pasien terekam dalam database sehingga stok

opname dapat dilakukan secara otomatis dan real time.

SIM apotek dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir dan

inventori dari suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk

menangani transaksi beli dan jual secara resep dan non resep. Juga untuk

menyajikan laporan laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat

sasaran. Sistem aplikasi ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan

keyboard dan mouse atau dengan barcode scanner sebagai alat memasukkan data.

Sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat.

Kelebihan  –   kelebihan   yang  diperoleh   apotek  dengan  menggunakan   SIM   ini 

adalah :

Apotek dengan SIM Apotek tanpa SIM

membutuhkan waktu yang lebih singkat

dalam melayani transaksi pembayaran,

karena SIM atau mesin kasir dapat

menghitung secara automatis

Membutuhkan waktu lebih lama

dalam melayani transaksi pembayaran,

karena harus dihitung secara manual

atau dengan kalkulator.

Pemantauan inventori / stok obat yang ada

dapat dilakukan secara cepat

Memerlukan waktu untuk memantau

inventori stok obat yang ada (stock

opname).

Pengambilan keputusan yang lebih tepat Memerlukan waktu dalam pembuatan

sasaran, misalnya pemilihan produk / obat

obat mana saja yang lebih diperbanyak

karena dengan menggunakan laporan

statistik, bisa diketahui produk / obat obat

mana saja yang paling diminati

masyarakat (paling laris).

laporan – laporan, karena karyawan

harus membuka kembali data-data

yang ada, sehingga pekerjaan menjadi

kurang efektif.

Kemungkinan adanya data – data yang

hilang karena tidak / lupa tercatat.

Apotek dengan SIM Apotek tanpa SIM

Gambar 1. Inventory stok Obat Gambar 2. Inventori stok obat tidak lebih terpantau terpantau

Laporan Standar SIM Apotek terdiri dari 25 macam laporan yaitu :

Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),

Penjualan / Kategori

Pembelian,

Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),

Keuntungan,

Hutang,

Piutang,

Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),

Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara

manual saat stok opname),

Produk Expired,

Data Instansi,

Data Dokter,

Komisi Per Dokter,

Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan

persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan

resep produk tersebut),

Pasien Per Dokter,

Data Pelanggan,

Data Supplier

Data Produk

Data Racikan

Data Obat Sejenis

Retur Penjualan

Retur Pembelian

Data Nilai Produk

Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep

Penjualan Resep Kredit (karyawan)Dengan Data Nomor Resep

Tools/ Fitur yang diterapkan dalam SIM apo

Merupakan fitur-fitur dari aplikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada

aplikasi atau untuk memaintenance aplikasi diantaranya adalah :

1. Sekuriti, untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa

menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat

laporan dll),

2. Options, yaitu menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya,

alamat apotik, persentase PPn dll,

3. Aktivitas Pengguna, yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam

pemakaian applikasi oleh setiap pengguna),

4. Histori Pembelian, baik secara transaksi (untuk melihat item item apa saja

yang dibeli) maupun per-item (kapan saja item tersebut dibeli),

5. Histori Penjualan baik secara transaksi maupun per-item,

6. Histori Arus Barang, yaitu informasi mendetail mengenai keluar masuk item

barang

7. Histori Penghapusan Transaksi

8. Histori Pemesanan, untuk melihat informasi pembuatan surat pemesanan ke

supplier.

9. Histori Perubahan Harga

10. Stok Opname, yaitu penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem

dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan),

11. Stok Reorder, yaitu informasi mengenai produk produk mana saja yang harus

di order ulang.

12. Posisi Stok , yaitu semacam kartu stok yang akan menginfokan jumlah saat

terjadi perubahan item baik pembelian, penjualan retur maupun stok opname.

13. Layar Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang akan kadaluarsa

dan harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok minimal

Beberapa Aplikasi yang diterapkan pada SIM apotek

1. Backoffice

Backoffice adalah salah satu bagian dari software Apotek yang berfungsi

untuk melakukan tugas-tugas backoffice seperti : maintenance master data,

pembelian, penjualan, kas/bank menajemen, laporan dan lain-lain.

Secara garis besar backoffice terdiri dari :

Master

Obat / Non-Obat Pasien Dokter Supplier/PBF Pabrik Kelas Terapi Bahan Aktif Satuan

Pembelian PO Faktur Pembelian Return Pembelian Debit/Kredit Pembelian Konsinyasi

Penjualan Faktur Penjualan Faktur Penjualan HNAP Resep Resep Sederhana Return Penjualan Debit/Kredit Penjualan

Kas/Bank Manajemen Kas/Bank Masuk Kas/Bank Keluar Sistem

Settings

Security BO Security Kasir Security Laporan

Pesan Otomatis (Exp. Date, Min Stock, Jatuh Tempo Hutang/Piutang)

2. Outlet

Outlet merupakan Aplikasi yang otoritas penggunanya hanya oleh Assiten

Apoteker yang masing - masing telah di beri password untuk log-in, aplikasi ini

digunakan untuk menunjang semua proses penginputan resep.

3. Elektronik resep ( E-Resep)

Merupakan sistem peresepan secara elektronik yang terhubung langsung

oleh internet jaringan lokal ke apotek yang bekerjasama dengan dokter yang

bersangkutan, aplikasi ini juga telah digunakan beberapa apotek yang menerapkan

SIM

4. Monitor waktu tunggu

Merupakan penerapan sistem informasi kepada pasien dalam hal estimasi

waktu pengerjaan resep, sehingga memudahkan pasien memantau lama waktu

dalam mengantri resep.

5. Website

Merupakan sarana untuk mempublikasikan profil apotek,

menginformasikan penggunaan obat, dan merupakan daya saing dalam membuka

pasar.

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan yang diperoleh dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang diorganisir untuk

pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi untuk

pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau

catatan farmasi

2. Salah satu sistem informasi yang dapat diterapkan di apotek untuk

mendukung pelayanan kefarmasian adalah Sistem Informasi Management

(SIM) Apotek, yang dapat dibuat dengan program aplikasi Visual Basic 6.0

dan SQL Server 2000.

3. Manfaat atau keuntungan penggunaan SIM apotek antara lain : pelayanan

pembayaran di kasir tidak membutuhkan waktu lama, pemantauan inventory

tidak membutuhkan waktu yang lama, serta memudahkan dalam pengambilan

keputusan yang tepat.

REFERENSI :

Andrian, R dan A. Pratama. 2010. Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi Pada Apotek Diana Farma Kabupaten Klaten. Skripsi.

Riswansyah. 2011. Informatika Farmasi; http://anitaningsih.blogspot.com/2011/12/informatika-farmasi.html

Sistem Informasi Management Apotek. 2012. http://gustiborneo.blogspot.com/2012/04/sistem-informasi-manajemen-sim-apotek.html

Widyatama, A, dkk. 2008. Deskripsi Analisa Penjualan pada Apotek Kimia Farma. Jurusan Manajemen Informatika Universitas Brawijaya.http://catatankecilqq.blogspot.com/2012/05/v-behaviorurldefaultvmlo.html

{"secret_password":"28nrfebo3ddo3koh32cn","document_id":99106632,"is_private":true,"filename_base":"Untitled","filename_extension":"txt","access_key":"key-9ji1zzqvlqwoeix