Maîtrise et réduction des coûts SI -...
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Maîtrise et réduction des coûts SI
Auralor - Performance et accompagnement opérationnel
© La transmission à un tiers du présent document, propriété d’Auralor, doit faire l’objet d’un accord écrit préalable. 2
Rémi JANELLEAuralor – Performance et accompagnement opérationnel
Associé, fondateur, Auralor(France, 1965)[email protected]
Rémi JANELLE a occupé des postes de Direction dans différentes industries et sociétés de service dans des secteurs d’activité parmi les plus exigeants dumarché (Automobile: Valeo, Industrie du verre : Arc International, Production de Radars : Thomson-CSF, Télécom : Alcatel/ NextiraOne, Electroménager :Brandt).Tout au long de sa carrière, Rémi a réalisé de nombreuses missions. Il s’est vu confier avec succès la prise en main, le développement et le retour auxbénéfices d’activités (PME, unités, filiales à l’international), de lignes de produits ou de projets en situation de forte dérive.
Rémi a part ailleurs dirigé de nombreux programmes de transformation au sein de directions système d’information, achats, logistique et financières.
Domaines de compétences :• Gestion et accompagnement opérationnel de la transformation• Mise en place de centres de services et pilotage de la relation fournisseur (IT)• Performance et optimisation financière et économique de l’entreprise• Coaching, accompagnement par objectifs et résultats• Formation et accompagnement de managers ou dirigeants, d'équipes• Conseil de direction• Pratiques opérationnelles : Réduction des coûts, Amélioration continue, Développement et plan de progrès fournisseurs, Marchés publics, Leanmanagement, Conception à coût objectif, Négociations stratégiques, Structure de coûts, Transformation et retour à l’équilibre d’activités déficitaires,Développement commercial.
Formation / Expérience / Profil• 7 ans de conseil et 17 ans de conduite et de accompagnement opérationnel• Responsabilité et positions de direction au sein de grands groupes : Membre de COMEX et de CODIR• Fonctions occupées : Système d’information, Direction générale, Achats et Logistique• Profil et expérience international• Ingénieur ISEP 1988 (Institut Supérieur d'Electronique de Paris)
Principales références• Accompagnement de projets stratégiques et de transformation : RFF, Arc International, NextiraOne• Mise en œuvre et Direction de programmes de réduction des coûts : RFF, Crédit Agricole, NextiraOne, Arc International, Meccano, Akinea,• Programme de transformation SI : RFF, NextiraOne• Conduite du changement et accompagnement à l'accélération des décisions stratégiques : RFF, Groupe SMF, Oxylane, MIG 28• Accompagnement retour aux bénéfices : Groupe Sauvaget, Groupe SMF, Filiales de Arc International : Chinoise Machines outils et USA, Cefemo (Micro-ondes)
• Prise en main et accompagnements de négociations Stratégiques : RFF, Groupe SMF• Formation Achats : RFF, NextiraOne, Hôtels Concorde
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Auralor en bref
Accompagnement des projets de transformationPerformance opérationnelle et pilotage des projetsOptimisation des coûts
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Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
Notre approche
Privilégie une vision du « terrain » et une proximité avec les équipes
Permet d’accélérer le changement et d’améliorer la communication
Optimise la dimension transverse des projets
Est centrée sur vos objectifs
Vise l’optimisation financière et le respect des objectifs budgétaires
Définir les trajectoires et stratégies opérationnelles pour une
performance accrue
Le triptyque de nos accompagnements « performance op érationnelle »
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Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
La réduction des coûts est l’objectif
On utilise fréquemment le mot « efficacité » lorsque de l’on parle deproduction, de accompagnement et de business.« Efficacité », dans le monde moderne de l’industrie et du business engénéral, veut dire réduction des coûts
Taiichi OhnoConcepteur du Toyota Production System
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Notre thème
La réduction des coûts SI : un exercice difficile ?
Quelles sont les notions utiles à propos de maîtris e et réduction des coûts SI ?
Quels sont les principaux leviers de la réduction d es coûts et comment les déployer?
Quels sont les facteurs clef de succès d’un projet de réduction des coûts?
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Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
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Notions utiles – La chaîne de valeur
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Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
L’axe maîtrise et réduction des coûts
La réduction des coûts n’est que l’un des axes de l ’optimisation de la chaîne de valeur
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Notions utiles – Démarches d’augmentation de la marge
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Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
Objectifs :
� Faire croître la marge ?
Maîtrise des coûts
Réduction des coûts
Revenu additionnel
Contraction des coûts
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Notions utiles – Que veut dire réduire les coûts ?Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
Attention à l’objectif et à la communication !!!Attention à l’objectif et à la communication !!!
Actionnaire• Augmenter la marge et le
résultat opérationnel
Actionnaire• Augmenter la marge et le
résultat opérationnel
Fournisseurs / Prestataires• Réduction de la marge • Réduction et perte de valeur
Fournisseurs / Prestataires• Réduction de la marge • Réduction et perte de valeur
Acheteur• Baisse des prix d'achats • Négociation
Acheteur• Baisse des prix d'achats • Négociation
Équipe technique• Opportunité de créer de la
valeur supplémentaire• Réduction de son budget
Équipe technique• Opportunité de créer de la
valeur supplémentaire• Réduction de son budget
Controle de gestion• Dilemme Controle de gestion• Dilemme
Direction générale• Source de financement du
développement
Direction générale• Source de financement du
développement
Collaborateurs• Restructuration et réduction
des effectifs
Collaborateurs• Restructuration et réduction
des effectifs
Une vision et des intérêts pouvant être divergents !
� Il va falloir fédérer !!!
Une vision et des intérêts pouvant être divergents !
� Il va falloir fédérer !!!
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Notions utiles – Gains structurels : une confusion us uelle Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
Définition : Part des coûts qui est supprimée par des actions spécifiques liées au projet de réduction des coûts SI sur une période donnée : 2014…2016
Par exemple : • l’implémentation de plans d’amélioration continue auprès des prestataires• la mise en place de nouvelles politiques affectant l’offre SI; exemples usuels :
téléphonie mobile, licences installées par type de fonction…
� Communication privilégiée des groupes : « Plan d’économie sur charge externe de x M€ sur la période 2014…2016 »
Schéma de fonctionnement
2014 2015 2016 ….
Mise en place du nouveau catalogue PC X MEurosOptimisation organisation de la TMA
Nouvelle tarification achats = –X MEuros Structurel
X% supprimés
Objectif
Part adressable
Part non adressable
1. Par définition ���� Il n’y a pas de réduction des coûts sans contractionbudgétaire
2. L’objectif de réduction des coûts (% et M€) doit être cadré sur une« baseline » claire et une part adressable bien cernée
Attention à l’objectif !!!Attention à l’objectif !!!
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Notions utiles – Budget de «Réduction des coûts»Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
Hébergement &Infrastructure &
Télécom
Hébergement &Infrastructure &
Télécom
TMA & Développements
TMA & Développements
EquipementEquipement
Licences & Maintenances
Licences & Maintenances
Support & InfogéranceSupport & Infogérance
Hébergement &Infrastructure &
Télécom
Hébergement &Infrastructure &
Télécom
TMA & Développements
TMA & Développements
EquipementEquipement
Licences & Maintenances
Licences & Maintenances
Support & InfogéranceSupport & Infogérance
Réduction des coûtsRéduction des coûts
Régularisations / RenouvellementsRégularisations / Renouvellements
Réduction des coûts / Activité
Réduction des coûts restituée
Hébergement &Infrastructure &
Télécom
Hébergement &Infrastructure &
Télécom
TMA & Développements
TMA & Développements
EquipementEquipement
Licences & Maintenances
Licences & Maintenances
Support & InfogéranceSupport & Infogérance
Valeur
Non valeur
Approches possibles :• ABC : Activity Based
Costing• Ou Coûts standards
Approche :• Valeur • Non valeur
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Notre thème
La réduction des coûts SI : un exercice difficile ?
Quelles sont les notions utiles à propos de maîtris e et réduction des coûts SI ?
Quels sont les principaux leviers de la réduction d es coûts et comment les déployer?
Quels sont les facteurs clef de succès d’un projet de réduction des coûts?
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Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
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Les axes et leviers de la réduction des coûts SI
La dépense externe SI représente souvent plus de 50 % du budget SILa dépense externe SI représente souvent plus de 50 % du budget SI
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Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
Leviers
Budget
TechniqueAchats
1. Levier budgétaire :Le budget est souvent le seul véritable référentiel decoûts de la DSI ���� Définir le cadre et les objectifs
2. Levier technique : il adresse la gestion et letraitement de la demande SI
Politiques d’attributionRègles de lancement et de financements des ProjetsLe pilotage des prestataires
3. Levier achats :Le levier achats n’a souvent aucun impact budgétaireIl sera :• Au mieux, contributif par rapport à l’effort à produire• Au pire, il conduira à une destruction de valeur, par
exemple au travers des référencements (en contradictionavec : innovation, réactivité, capacité à faire,…)
1. Levier budgétaire :Le budget est souvent le seul véritable référentiel decoûts de la DSI ���� Définir le cadre et les objectifs
2. Levier technique : il adresse la gestion et letraitement de la demande SI
Politiques d’attributionRègles de lancement et de financements des ProjetsLe pilotage des prestataires
3. Levier achats :Le levier achats n’a souvent aucun impact budgétaireIl sera :• Au mieux, contributif par rapport à l’effort à produire• Au pire, il conduira à une destruction de valeur, par
exemple au travers des référencements (en contradictionavec : innovation, réactivité, capacité à faire,…)
La direction du système d’information :Elle est directement impactée par la réduction des coûtsLa baisse des prix d’achats contribue à une moindre pression à l’effort de réduction des coûts
La direction du système d’information :Elle est directement impactée par la réduction des coûtsLa baisse des prix d’achats contribue à une moindre pression à l’effort de réduction des coûts
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Budget de renouvellement : 100 k€ pour des PC Prix d’achats d’un PC divisé par 2 ���� Gain achats : -50%
Ancien Prix 1000 € � Nouveau Prix 500 €
Leviers utilisés : changement de gamme (technique) accompagné d’une négociation (achats)
Budget de renouvellement : 100 k€ pour des PC Prix d’achats d’un PC divisé par 2 ���� Gain achats : -50%
Ancien Prix 1000 € � Nouveau Prix 500 €
Leviers utilisés : changement de gamme (technique) accompagné d’une négociation (achats)
Effet d’Aubaine ���� Réduction des coûts / Résultat opérationnelAuralor – Performance et accompagnement opérationnel
Illustration : Levier technique versus levier achat sIllustration : Levier technique versus levier achat s
Premier casAchats �100 PC
Coût : 50k€
Résultat budgétaire : + 50 k€(augmentation de la profitabilité)
Réduction des coûts
Premier casAchats �100 PC
Coût : 50k€
Résultat budgétaire : + 50 k€(augmentation de la profitabilité)
Réduction des coûts
Second casAchats �200 PC (Effet d’aubaine )Coût : 100k€
Résultat budgétaire : + 0 k€
Aucune réduction des coûts
Second casAchats �200 PC (Effet d’aubaine )Coût : 100k€
Résultat budgétaire : + 0 k€
Aucune réduction des coûts
On retiendra :
• Effet d’aubaine est le plus souvent la contrepartie de la réduction des prix d’achats• La création de richesse (asset, valeur créée, gains sur achats) est une vision très relative !!!
On retiendra :
• Effet d’aubaine est le plus souvent la contrepartie de la réduction des prix d’achats• La création de richesse (asset, valeur créée, gains sur achats) est une vision très relative !!!
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Gains achatsAuralor – Performance et accompagnement opérationnel
« Plus on cherche les gains achats … moins on les trouve ! »
Jean POTAGE Directeur achats Groupe Thales
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Exemples d’actions possibles par levierAuralor – Performance et accompagnement opérationnel
La contrainte budgétaire !• Budget base zéro• Budget à valoriser en montants mais également en quantités
� Objectif : Faire autant moins cher
Budget
Volumes / Demande / Moyens / Pilotage !• Choix techniques et politiques de déploiement ou suppression• Suppression des gâchis• Optimisation des ressources et pilotage des prestataires• Choix et gestion des projets ( � forts ROI ?)• Plan d'amélioration continue (Kaizen) et gestion des dérives
Techniques
Prix / Solutions !• Catalogue de produits (PC, Logiciels...)• Négociation et politiques de pricing• Sourcing• Plan de progrès (Kaikaku)
Achats
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Leviers de productivité sur dépenses externesAuralor – Performance et accompagnement opérationnel
Comment faire de la productivité sur les dépenses externes ?
Axe prix : Négociation et maîtrise des prix ���� Le levier achats
Axe coûts : Offre et volumétrie associée aux prix ���� Levier technique
On retiendra :
• Le levier achats est souvent peu contributif � Le travail a déjà été réalisé !• Toute action d’un projet de réduction des coûts doit être contributive
On retiendra :
• Le levier achats est souvent peu contributif � Le travail a déjà été réalisé !• Toute action d’un projet de réduction des coûts doit être contributive
La dépense externe SI représente souvent plus de 50 % du budget SILa dépense externe SI représente souvent plus de 50 % du budget SI
Cost killingCost killing
Réduction des coûts
Réduction des coûts
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La négociation : • Nécessité légale d’une contrepartie
L’outil contractuel :• L’indexation maîtrisée : référence contractuelle à un indice (souvent : indice syntec)
: acceptée, partiellement acceptée ou refusée
• Le plan de productivité : indice de productivité minimum et contractuel sur unedurée limitée (par exemple : contrat faisant référence à une baisse des prix obligatoire de 2% par an pendant les 2 premières années du contrat)
Leviers de productivité sur dépenses externesAuralor – Performance et accompagnement opérationnel
Axe prix ���� Levier achats
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Le plan de progrès (Démarche Kaikaku : Amélioration radical e) :
Le plan de progrès est déclenché au bon vouloir du donneur d’ordre qui adresse auprestataire une demande de rupture par rapport à l’existant. Le prestataire disposed’un délai de quelques semaines pour présenter une démarche de réduction descoûts ainsi que le planning associé. Le plan de progrès n’est pas généralementfinancé par le donneur d’ordre.
• Généralement limité à un seul axe QCD (Qualité, Coûts ou Délais)• Approche court terme : typiquement 1 à 3 mois• Les angles traditionnels d’attaque :
– Baisse de coûts sur volume croissant (répercussion de la courbe d'expérience)– Demande de baisse des coûts justifiée par un driver particulier (par exemple :
répercussion d’une baisse de compétitivité du donneur d’ordre vers son prestataire,projet de réduction des coûts de l’entité n’ayant pas produit les gains attendus, nouvellecontrainte budgétaire…)
– Insatisfaction du donneur d’ordre …
Leviers de productivité sur dépenses externes (suit e)Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
Axe coûts ���� Levier technique
On retiendra de la démarche : � Il y aura nécessairement une réadaptation du dispositif du prestataire !
On retiendra de la démarche : � Il y aura nécessairement une réadaptation du dispositif du prestataire !
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L’amélioration continue (Démarche Kaizen) :
Mise en place d’une démarche permanente d’amélioration basée sur despropositions du prestataire. Les projets sont généralement financés par le donneurd’ordre ( ! tous les projets d’amélioration continue ne présentent pasnécessairement des coûts de mise en œuvre)
• La démarche nécessite :– Un temps spécifique d’animation de la démarche– Un support spécifique (Pipeline des projets dévolus à cet axe,…)– Un effort soutenu et une continuité dans l’animation de l’approche et la
conduite du changement (approche moyen et long terme)
La productivité sur dépenses externes (suite)Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
Axe coûts ���� Levier technique
On retiendra de la démarche : � Il y aura nécessairement une réadaptation du dispositif du prestataire !
On retiendra de la démarche : � Il y aura nécessairement une réadaptation du dispositif du prestataire !
Fiche Projet 4
Fiche Projet 3
Fiche Projet 2
Fiche Projet 1
Pipeline Amélioration continue
Projet 1 Projet de … 100k€ -45 k€ Sept 14
Projet 2
Projet 3
Projet 4
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Cycle des opérations d’un projet de réduction des c oûts
Etude externe
Étude macro Validation Objectifs
Conduite du Projet
Identification des segments
Choix des leviers Collecte Traitement
des leviers Capitalisation
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Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
Cadrage du projet
Story boardOrganisation
dont communication
Toolbox Référentiel et baseline
Déploiement Construction du projet
Mise en collection des informations
Formation des entités
Implémentation locale Consolidation
Phase avale : Déploiement opérationnelPhase amont : Cadrage – Projet
1/3 2/3 t +
Vie et suivi Cycle d’amélioration
Challenge des
prestatairesSupport
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Illustration – Le cycle complet du projet et sa boît e à outilsAuralor – Performance et accompagnement opérationnel
Exemple : Projet de réduction des coûts dans le cad re d’’’’un Groupe européen
Phase de cadrage• Définir l'architecture complète du projet (gouvernance, les rapports,
les objectifs, animation ...) • Développer la boîte à outils complète du projet • Identifier et choisir les principales catégories ainsi que les leviers
associés (32 catégories au sein de 3 ans) Phase projet
• Initier catégorie feuille de route et des objectifs • Recruter les équipes, y compris toutes les fonctions du groupe • Coordonner et maintenir le flux de projet et dynamique • Accompagner les différentes équipes du projet • Pousser les décisions au sein du groupe • Maintenir et d'assurer la communication et la coordination du projet• Gérer les conflits
Résultat • Implémenter les résultats localement (4 dérogations acceptées) • Consolider les économies et les déduire du budget • Gérer des impacts métier
Choix des projets
Conduite par projet
Suivi et vue d’ensemble des projets
Synthèse par projet Implémentation locale pilotée
Résultats financiers
Structuration de l’approche
projetsCréation des
Outils
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Notre thème
La réduction des coûts SI : un exercice difficile ?
Quelles sont les notions utiles à propos de maîtris e et réduction des coûts SI ?
Quels sont les principaux leviers de la réduction d es coûts et comment les déployer?
Quels sont les facteurs clef de succès d’un projet de réduction des coûts?
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Auralor – Performance et accompagnement opérationnel
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Les écueils à éviter – La conduite du projet
Story board pas explicité ���� Remises en cause constantes, Adhésion faible des ac teurs
Une préparation insuffisante du projet ���� mode projet, gouvernance, équipe, communication …
Le positionnement des objectifs ���� une véritable rupture doit être visée
Se perdre dans les chiffres : � Avec une attention forte portée sur le reporting et la prévision� Un référentiel pas clair : de la baseline, des coûts, de la notion de gain, des mécanismes d’optimisation
budgétaire� Difficile de s’y retrouver avec des budgets SI non lissés
Une action souvent centrée sur le seul levier achat s
Une intégration insuffisante des résultats dans le budget (Pas de budget de réduction des coûts)
Une perte de temps dans les détails :� Un ratio Nb d’actions contributives / Nb d'actions � faible� Une collecte d’information trop lourde
Une perte d’intérêt et d’attention progressive ���� La réduction des coûts s’inscrit sur la durée
���� Au delà des quicks wins arrive la véritable réductio n des coûts
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Les écueils à éviter – Réduction des coûts / Prix
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Garder en tête : Economie Totale = Ecart Coût unitaire * Quantité * Temps
0%
50%
100%
1/1/14 2/1/14 3/1/14 4/1/14 5/1/14
Réduction
Coûts
Mais attention :
Réduction des coûts et prix bas sont souvent inconc iliables
La motivation du fournisseur est nécessaire ���� Marge
La vitesse de réduction des coûts impacte directeme nt la performance
�
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Votre interlocuteur Auralor :
Rémi JANELLE
Email :
Téléphone :
+ 33 6 76 93 88 40
Adresse postale :
14 Rue Athime RuéF-92380 Garches
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