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Mail Merge:Correspondencia
Masiva
Taller para Personal Administrativo de
American Educational College (AMEDCO)
Dra. Claritza Castro Pagani
Dra. Ana D. Merced Torres
Training for you, Inc.
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OBJETIVOS
Describir los estilos de la carta comercial y sus partes.
Explicar las ventajas de la función de Word Mail Merge.
Definir términos relacionados a la función Mail Merge.
Preparar una correspondencia masiva (Maindocument y Data Source).
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LA CARTA COMERCIAL
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Estilos de la Carta
Comercial
• Bloque
• Bloque modificado
• Bloque modificado con párrafos sangrados
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Materiales Educativos, Prof.
Nancy Jiménez Pérez y Dra. Ana
404/27/2017
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Partes de la Carta Comercial
Fecha
Dirección de Destinatario
• Prestar atención al formato postal
Saludo apropiado
Cuerpo de la carta
Despedida apropiada
Firma mecanografiada
Iniciales de referencia
Anotaciones especiales que apliquen al principio: anotación postal, asunto, referencia, por conducto
Anotaciones que apliquen al final: antefirma, anejo, copia, visto bueno, posdata
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Carta
Estilo Bloque
• Todas las partes
de la carta estilo
bloque se
escriben pegadas
al margen
izquierdo.
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Carta Estilo
Bloque Modificado
• La fecha, despedida y
firma mecanografiada
se ubica del centro a
la derecha.
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ESTILOS DE PUNTUACIÓN
Puntuación mixta
• Se incluyen dos puntos después del saludo y coma después de la despedida
• Estilo de puntuación más utilizada
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ESTILOS DE PUNTUACIÓN
Puntuación abierta
• No se incluyen los dos puntos después del saludo, ni la coma después de la despedida
• Estilo de puntuación poco utilizada
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COMUNICACIÓN MASIVA
Función Merge
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Correspondencia Masiva
• La función de Word Mail Merge se utiliza
para correspondencia masiva.
• Consta de la combinación de archivos
para personalizar las cartas.
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Términos
• Main document
• Data source document
• Record
• Merge field name
• Office address list
• Merge Block
• Merge
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Paso 1
• Mecanografiar el documento
• Dejar pendientes los códigos de inserción
de la información variable
• Activar la división de palabras automática
• Grábar con un nombre lógico que sugiera
el tema y que incluya al final la palabra
MAIN o PRINCIPAL.
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Paso 2
• Crear o adjuntar la base de datos de
MS Access u Office Address List
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Paso 3
• Añadir los códigos con el Merge field
name
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Paso 4
• Revisar las cartas para ver cómo quedará
la unión (merge).
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Paso 5
• Finalizar el Merge:
– Por impresión
– En documento nuevo
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SESIÓN DE PREGUNTAS
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Nancy Jiménez Pérez y Dra. Ana
1804/27/2017
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REFERENCIAS
Castro, C. y Merced, A. (2017).
Word 2016 a tu alcance. San
Juan, PR: Editorial Gaviota.
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