Mag. Antonio Ezequiel Di Génova

►Editor de RedRRPP: El Portal de Relaciones Públicas

►Presidente de REDIRP: Red Iberoamericana de Relaciones Públicas

►CEO de E-PR: E-Public Relations Consultores.

Organización de Eventos Académicos

Issues Management

Las claves:

Finalidad Académica.

Organización de Eventos Académicos:

Actualidad y perspectiva.

Valor Académico.

Condiciones razonables.

Lugar Físico.

Comunicación 360º.

Identidad. Segmentación.

Proceso de Dirección y Organización del Evento.

A - Investigación y Diagnóstico.

A.1 - Brief

A.2 - Entrevistas

A.3 - Investigaciones de Mercado

A.4 - Objetivos

B - Planificación. B.1 - Realización de un Organigrama del Evento.

B.2 - Determinación de la acciones a implementar.

C - Logística.

D. Evaluación.

Datos que deben solicitarse para realizar un Brief:

Nombre de la empresa. Actividad. Organigrama actual de la institución.

Productos y/o servicios que comercializa.

Público al que apunta (target group).

Presupuesto con el que vamos a contar (parámetro crítico

financiero).

Aspiraciones del cliente (económicas y financieras).

Conocer el tipo de evento (saber su intención, su propósito, qué se

busca).

Determinar el grado de participación en el Evento por parte del cliente.

Fecha tentativa.

Oradores previstos (nacionales, internacionales).

Invitados especiales.

Base de datos.

Lugares alternativos de realización.

Financiación del Evento.

Probables sponsors o patrocinadores.

Auspicios nominativos.

Determinación de la cantidad de participantes matriculados e invitados

especiales.

Determinación de la acciones a implementar:

Nómina de autoridades honorarias y ejecutivas.

Contratación de lugar físico de realización.

Concertación y/o contratación de los disertantes.

Designación de colaboradores.

Desarrollo planning.

Fijación de las reuniones de trabajo.

Determinación y contratación de servicios varios (ver Checklist)

1- Sonido.

2- Iluminación.

3- Locución.

4- Regalos / obsequios.

5- Arreglos florales / ornamentación.

6- Artistas / Modelos / Shows.

7- Seguridad (personas, equipamientos).

8- Limpieza.

9- Programas preliminares (impresión).

10- Programas definitivos.

11- Papelería en general (impresión)

12- Publicidad (campañas). 13- Prensa.

14- Lunch – Cocktail de bienvenida y clausura.

15- Filmación.16- Promotoras.

17- Personas auxiliares. 18- Invitación.

19- Brochure de producto o servicios.

20- Telemarketing (e-mail marketing, correo directo).

21- Sondeos.

22- Transporte (aéreo, terrestre, vial, -antes, durante,

después).

23- Alojamiento de disertantes e invitados especiales.

24- Gastos de representación.

25- Viáticos (organización y disertantes).

26- Intérpretes / Traductores. 27- Musicalización.

28- Base de datos /listados. 29- Ceremonial, protocolo.

30- Comercialización -sponsors y participantes-

31- Diseño de papelería 32- Servicio de Fotocopiado.

33- Salón, lugar físico. 34- Equipo de trabajo. 35- Impuestos.

36- Servicios auxiliares 37- Coffee Break.

38- Disertantes. 39- Dispensers de agua / gaseosa / café, etc.

40- Telefonía celular.

41- Servicios de hospitalidad para disertantes e invitados

especiales.

42- Material teórico de apoyo p/ participantes.

43- Climatización.

44- Sistemas de cobranzas 45- Banderas / Estandartes

46- Carteles (entrada, hall, escenario).

47- Grabaciones, desgrabaciones.

48- Computación (sofware, hardware).

49- Turismo Social y actividades extra-programación.

50- Correo Privado.

51- Estructuras aerosostenidas y tensadas.

52- Escenarios.53- Fotografía.

54- Hoteles /convenios por alojamiento para asistentes, etc.

55- Láser / efectos especiales

56- Medallas, trofeos y plaquetas.

57- Merchandising. 58- Señalización.

59- Mesas, sillas / mobiliario.

60- Stand (diseño y condiciones)

61- Tarimas y alfombras 62- Seguros.

63- Eventos Subsidiarios. 64- Dirección artística.

65- Degustaciones / promociones.

66- Medios (difusión acuerdos). 67- Auspicios.

68- Designación de Comité Organizador.

69- Carpetas y maletines para participantes.70- Pins.

71- Mensajería (servicio de mensajería p/participantes).

72- Listados de invitados especiales.

73- Web-site del evento.

74- Fijación de reuniones de trabajo.

75- Desarrollo del “planning”. 76- Calendarización.

Las áreas que contemplan acciones que requieren

la intervención del área de logística son las siguientes:

Seguridad.

Mantenimiento.

Instalaciones Técnicas.

Viajes y Traslados.

Limpieza.

Supervisión del proceso de impresión del material gráfico y de

“merchandising”.

Expedición.

Transporte.

Reservas.

Retiro de mercaderías varias.

Coordinación con prestadores varios: arreglos florales, ambientación,

sonido, iluminación, etc.

Almacenamiento.

Distribución.

Sistema de acreditaciones.

Control del personal contratado.

Procesamiento de pedidos.

Flujo de Fondos:

Ingresos:

Participantes (200)*: $ xx

Sponsors (5 x 2500)**: $ xx

Videos / Merchandising / Otros: $ xx

Sub Total: u$s xxxx

Egresos:

Almuerzo y coffee: $ xx

Videos: $ xx

Alquiler salón, aulas, etc.: $ xx

Viáticos: $ XX

Porta Credenciales: $ xx

Presentes varios: $ xx

Comisión Ventas Stands: $ xx

Hojas e Impresión Diplomas: $ xx

Carteles Escenario y entrada: $ xx

Almuerzos VIP: $ xx

Folletos: $ xx

Carpetas: $ xx

Pasantes: $ xx

Imprevistos 10%: $ xx

Servicios de OPC: $ xx

Otros: $ xxx

Sub Total $ xx

Rentabilidad: $ xxxx

El Retorno de la Inversión de un Evento.

Costo total del Evento: us$ 150.000

Ventas y activos ponderados*: us$ 200.000

Us$ 200.000 - us$ 150.000 x 100 % = 33,3 %

us$ 150.000

La empresa recibió us$ 1,30 por cada dólar invertido.

Lealtad de cliente.

Lic. Antonio E. Di Génova@antoniodigenova

antoniodigenova@redrrpp.com.arwww.redrrpp.com.ar

www.redirp.orgwww.e-publicrelations.com.ar