Macros Con Excel 2007 1ed - Gail Perry

Gail Perry

Traducción:Eloy Pineda RojasTraductor profesional

Director editorial:Editor:Supervisor de producción:

MACROS CON EXCEL® 2007

A Subsidiary of The McGraw-Hill Companies, Inc.

ISBN: 978-607-15-0237-7

Excel 2007 Macros Made Easy

Printed in Mexico

Gail Perry es contadora pública, periodista financiera y autora de más

de 20 libros de software financiero, impuestos y finanzas personales.

Es editora de AccountingWEB, editora colaborador de la revista SMB

Finance, e instructora.

Capítulo 1 Grabación de macros 1

Capítulo 2 Edición de macros 15

Capítulo 3 Creación de macros en Visual Basic 27

Capítulo 4 Almacenamiento de macros 43

Capítulo 5 Comprensión de los comandos de las macros 59

Capítulo 6 Uso de subrutinas y creación de funciones de Visual Basic 73

Capítulo 7 Creación de macros interactivas 85

Capítulo 8 Uso de macros para formato de celdas 99

Capítulo 9 Uso de variables en macros 111

Capítulo 10 Creación de rutinas If/Then/Else 123

Capítulo 11 Exploración de bucles 133

Capítulo 12 Adición de controles a sus hojas de cálculo 145

Índice 155

Bienvenido a Macros con Excel 2007. Este libro fue escrito para quienes usan Excel todos los

días, como usted, que quieren liberarse de la pesadilla de repetir las mismas tareas una y

otra vez. En este libro aprenderá accesos directos poderosos y métodos que ahorran tiempo

para agilizar y recordar las tareas. A diferencia de otros libros de esta serie, se concentra en

enseñarle sólo las cosas que necesita saber para empezar a usar macros de hoja de cálculo

de manera rápida y fácil. No necesita tener un título de programador ni reservar horas y

horas para estudiar con el fin de comprender las lecciones de este pequeño libro y ponerlas

a trabajar para usted de inmediato. En realidad, debe tener la capacidad de crear su primera

macro en unos cuantos minutos.

En este libro descubrirá cómo enseñar a Excel a hacer tareas repetitivas que ocupan

tiempo y energía valiosos que podría dedicar a esfuerzos más productivos. Aprenderá a

proteger la integridad de sus datos al crear macros que eviten que se ingrese información

incorrecta en sus hojas de cálculo. Con el uso de macros de Excel, puede incluso interactuar

con otros usuarios y pedirles datos específicos de entrada. Así, ¡estará listo para dar el salto!

Es hora de hacer que las macros de Excel lo liberen de la pesadilla y hagan más suave y fácil

su vida en el trabajo.

Elementos usados en este libroLeer página tras página de un texto corrido, sobre todo si se trata de un libro práctico,

puede ser mortalmente aburrido. Traté de luchar contra eso al insertar gran cantidad de

ilustraciones que le ayuden a visualizar lo que necesita hacer en su computadora, además

de incorporar interés visual. También agregué varios elementos especiales en este libro

y otros de esta serie, que destacan la información importante adicional y le ayudan a

encontrar rápidamente lo que necesita cuando toma como referencia este libro. He aquí una

descripción de ellos:

Memo Notas marginales, consejos y recordatorios que aclaran un tema,

proporcionan consejos útiles o lo previenen sobre posibles peligros

La manera fácil Grupos prácticos de sugerencias que proporcionan listas de

métodos abreviados o de trucos que facilitan aún más la realización de tareas.

Vínculos Apuntadores a recursos externos útiles para descargas de software,

noticias e información, además de recursos técnicos.

La manera más fácil de crear una macro en

Excel es mediante la grabación de sus pasos

con la grabadora de macros de Excel. Luego, la

próxima ocasión que quiera dar estos pasos,

simplemente encienda la macro grabada

previamente y siéntese con una buena taza

de té mientras observa cómo la macro hace el

trabajo por usted.

Por ejemplo, si quisiera automatizar una tarea en Excel, debe grabarse a sí mismo

realizando la tarea al encender una pequeña grabadora de cinta virtual, que grabará cada

paso a medida que lo ingresa. Cuando haya terminado de ingresar sus pasos, apague la

grabadora y ¡listo! ¡Tiene una macro! Bueno, casi. Hay algunas tareas técnicas que deben

realizarse, como asignar nombre a la macro y decidir dónde almacenarla, pero para todos

los fines prácticos la grabación de macros es muy simple.

Macros con Excel 20072

He aquí los pasos básicos para grabar una macro:

Encienda la grabadora de macros.1.

Ingrese un nombre para la macro.2.

Indique una tecla de método abreviado para la macro (opcional).3.

Indique dónde quiere que se almacene la macro.4.

Ingrese una descripción para la macro (opcional).5.

Inicie la grabadora.6.

Ingrese sus pasos.7.

Detenga la grabadora.8.

Una vez que haya grabado una macro, puede ejecutarla de una de dos maneras:

Si asignó su macro a una combinación de teclas, puede oprimirla en cualquier

momento para ejecutar la macro.

Ya sea que haya asignado o no su macro a una combinación de teclas, puede acceder

a ésta desde la cinta de opciones. Despliegue una lista de macros, elija la macro que quiere ejecutar y luego elija Ejecutar.

Recorreremos cada uno de estos pasos de grabación y ejecución de macros y aprenderemos lo que significan, mientras grabamos algunas macros reales. Luego, más adelante en el capítulo, aprenderemos cómo probar sus macros, junto con métodos alternos para guardarlas y recuperarlas.

Despliegue de la cinta de opciones ProgramadorLa creación de macros es mucho más fácil con el uso de la cinta de opciones Programador, una barra de herramientas especialmente diseñada para ayudarle con la creación, ejecución y revisión de sus macros. Puede acceder a algunos de los comandos de la macro desde la barra de herramientas Ver, pero sus experiencias con macros serán mucho más fáciles si tiene la cinta de opciones Programador en la pantalla.

Siga estos pasos para agregar la cinta de opciones Programador a su pantalla de Excel:

Haga clic en el Botón de Office, en la esquina superior izquierda de la pantalla de 1. Excel. Aparece el menú Office.

3Capítulo 1 Grabación de macros

Haga clic en el botón Opciones de Excel, de la ventana de menús.2.

Asegúrese de que la opción Más frecuentes (véase la figura 1-1) está desplegada en 3. el lado izquierdo de la ventana Opciones de Excel.

Haga clic para marcar la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la 4. cinta de opciones.

Haga clic en Aceptar. La cinta de opciones Programador está disponible ahora al 5. hacer clic en la ficha Programador, en la parte superior de su pantalla de Excel.

Observe que la cinta de opciones Programador es ahora una parte permanente de sus opciones en la cinta. En caso de que decida ya no tener acceso a ella, puede regresar a la ventana Opciones de Excel y desmarcar la casilla de verificación correspondiente a la cinta de opciones Programador.

Creación de una macroLa primera macro que vamos a crear es una que reemplaza su nombre en una celda. Por lo general, cuando grabamos macros tratamos de grabar una tarea que esperamos usar una y

Figura 1-1 Despliegue de la cinta de opciones Programador

Casilla de verificación

de la ficha

Programador

Opciones más

frecuentes


otra vez. De modo que si colocar su nombre en una celda es algo que haría repetidamente, esta macro funcionará bien al ahorrarle escribir. Si utiliza con frecuencia un nombre de una empresa en sus hojas de cálculo, o algún otro texto, puede ingresarlo en la macro en lugar de su propio nombre.

He aquí una frase que escuchará una y otra vez en este libro: dé todos los pasos. Esto significa que cada paso es importante, de modo que cuando analicemos la creación y grabación de macros no vamos a omitir ningún paso. Aunque éstos parezcan obvios (como colocar un espacio entre su nombre y su apellido), vamos a mencionar cada uno de los pasos. De esa manera, nada se omitirá y sus macros serán perfectas.

Así, he aquí los pasos que habrán de seguirse (todos los pasos) para nuestra primera macro:

Con su hoja de cálculo de Excel abierta, coloque el puntero en la celda A1. De esta 1. manera, todos estaremos exactamente en el mismo lugar cuando empecemos a grabar la macro.

Haga clic en la ficha Programador para abrir la cinta de opciones correspondiente.2.

Haga clic en la opción Grabar macro de la cinta de opciones. De manera alterna, 3. podría hacer clic en el botón Macro que aparece en la parte inferior izquierda de su pantalla de Excel.

En el cuadro de diálogo Grabar macro, como se muestra en la figura 1-2, en el 4. campo Nombre de la macro, ingrese NOMBRE1 como nombre de la macro. No debe haber espacios en el nombre de una macro.

En el campo Método abreviado, mantenga oprimida la tecla 5. MAYÚS y escriba n para que CTRL+MAYÚS+N sea el método abreviado de teclado para esta macro. (Nota: No usé CTRL+N para mi macro, porque ese método abreviado ya existe en

Figura 1-2 Grabación de una macro

Descripción adicional

Nombre de la macro

Tecla de método abreviado

Ubicación de

almacenamiento


Figura 1-3 El botón Macro

Detenga o inicie la grabadora

de macros con este botón

Excel como el comando para cambiar un texto a negritas. Si oprime CTRL+N para el método abreviado de la macro, no recibirá una advertencia de que ya tiene otro uso; en cambio, el uso de la macro se superpondría al del comando original CTRL+N.)

En el campo Guardar macro en, elija “Libro de macros personal”. Se trata del libro 6. universal de macros que está accesible para todas las hojas de cálculo de Excel. Las otras opciones son “Libro nuevo” y “Este libro”. Si elige alguna de esas opciones, la macro se asocia sólo con uno de los libros y no está accesible para los demás.

Ingrese una descripción adicional para esta macro. Tiene la opción de ingresar 7. algún texto que describa lo que hace la macro o cuándo habrá de usarse.

Haga clic en Aceptar. Ahora la grabadora de macros se está ejecutando y grabará 8. todos sus tecleos.

De regreso en la hoja de cálculo, ingrese en la celda A1 su nombre como desea 9. grabarlo en esta macro, dejando un espacio entre cada palabra. Yo he ingresado “Gail Perry” en la celda A1.

Oprima 10. ENTER cuando haya terminado de ingresar su nombre. El puntero se mueve a la celda que se encuentra debajo de donde ingresó su nombre (en este caso, A2).

Haga clic en la opción Detener grabación, en la cinta de opciones Programador. De 11. manera alterna, puede hacer clic en el botón Macro, en la parte inferior izquierda de su pantalla de Excel, como se muestra en la figura 1-3. Ahora la macro está grabada.

Pruebe la macro NOMBRE1Después de grabar su macro, querrá darle una prueba de manejo para asegurarse de que su

macro hace lo previsto.

Siga estos pasos para probar su macro NOMBRE1:

Abra una nueva hoja de cálculo de Excel y coloque su puntero en la celda A1.1.

Oprima 2. CTRL+MAYÚS+N.

Ahora su nombre debe aparecer en la celda A1 y el puntero tiene que moverse a la 3. celda A2. ¡La macro es correcta!


¿Qué sucede si coloca su puntero en una celda diferente de A1 y oprime el método

abreviado de teclado para el comando de la macro? Intentémoslo. Haga clic en cualquier

otra celda (diferente de la celda A1) en la hoja de cálculo, y luego oprima CTRL+MAYÚS+N.

¿Qué sucede? Su nombre aparece en la celda donde residía el puntero, pero ahora éste

pasa a la celda A2. En realidad, no importa en qué celda empiece cuando ejecute la macro

NOMBRE1. Su nombre se ingresará en la celda donde inicie y su puntero regresará a la

celda A2.¿Por qué sucede esto? Si piensa de nuevo en la creación de la macro NOMBRE1,

recordará que grabó la introducción de su nombre en la celda A1, habiendo colocado ya el puntero en esa celda antes de empezar el proceso de grabación. Luego oprimió ENTER y el puntero se movió a la celda A2. Esta macro grabó sólo eso: el proceso de ingresar su nombre en la celda ocupada en ese momento, y luego el proceso de su puntero moviéndose a la celda A2. Así, no importa dónde reproduzca esa macro, su puntero regresará a la celda A2 después de ingresar su nombre.

Una perspectiva diferente de la macroAfinemos un poco la macro NOMBRE1. Esta vez, digamos que queremos asegurar que

su nombre se ingrese siempre en la celda A1 cuando ejecuta su macro. Sólo necesitamos

hacer un pequeño cambio en la macro para realizar esta tarea. En lugar de colocar el

puntero en la celda A1 antes de empezar la grabación, para nuestra segunda macro,

encenderemos la grabadora de macros antes de mover el puntero. De esa manera, el

movimiento del puntero a la celda A1 se volverá parte de la macro.

He aquí los pasos a seguir para crear una macro que siempre coloque su nombre en la

celda A1:

Haga clic en la opción Grabar macro de la cinta de opciones.1.

En el campo Nombre de la macro, ingrese 2. NOMBRE2 como nombre de esta macro.

Dejemos en blanco el campo Método abreviado para esta macro.3.

En el campo Guardar macro en, elija “Libro de macros personal”.4.

Si quiere, ingrese una descripción adicional para esta macro.5.

Haga clic en Aceptar. Ahora la grabadora de macros está registrando sus pasos.6.

Oprima 7. CTRL+INICIO para enviar su puntero a la celda A1.

Ingrese su nombre como desea grabarlo en esta macro.8.


Oprima 9. ENTER cuando haya terminado de ingresar su nombre. El puntero se mueve a la celda A2.

Haga clic en la opción Detener grabación en la cinta de opciones Programador.10.

Pruebe la macro NOMBRE2Abra una nueva hoja de cálculo. Probaremos esta nueva macro para ver si obtenemos los resultados deseados. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo (pruebe haciendo clic en una celda diferente de A1). Debido a que no asignamos un método abreviado de teclado para esta macro, necesitamos acceder a ésta de manera diferente.

Siga estos pasos para ejecutar la macro NOMBRE2:

Haga clic en el botón Macros de la cinta de opciones Programador. Aparece la 1. ventana Macro.

Haga clic en la macro NOMBRE2 (debe aparecer como PERSONAL.2. XLSB!NOMBRE2.

Haga clic en el botón Ejecutar. Ahora su nombre debe aparecer en la celda A1, y el 3. puntero descansa en la celda A2.

Una variación más de las macrosHemos creado dos macros de nombre y cada una hace algo un poco diferente. Pero cada macro usó lo que llamamos referencias absolutas. Con el uso de referencias absolutas, Excel graba la ubicación exacta a la que mueve el puntero. En cambio, si usamos referencias relativas, Excel graba el movimiento de su puntero en relación con el lugar que ocupa en la hoja de cálculo. Esta macro debe ilustrar la diferencia entre los dos tipos de referencias. Vamos a crear una macro final para ingresar su nombre. En ésta nos gustaría mostrar su capacidad para colocar su nombre en cualquier celda del libro, y haremos que el puntero descanse en la celda que se encuentra debajo de su nombre cuando la macro se complete. Llamaremos a esta macro NOMBRE3.

He aquí los pasos para crear la macro NOMBRE3:

Haga clic en la opción Usar referencias relativas en la cinta de opciones Programador.1.

Haga clic en la opción Grabar macro de la cinta de opciones.2.

En el cuadro de diálogo Grabar macro, en el campo Nombre de la macro, ingrese 3. NOMBRE3 como nombre de esta macro.

Deje en blanco el campo Método abreviado para esta macr4. o.

En 5. el campo Grabar macro en, elija “Libro de macros personal”.


Si lo prefiere, ingrese una descripción opcional para esta macro.6.

Haga clic en Aceptar. La grabadora de macros está grabando ahora sus pasos.7.

Sin mover su puntero a una nueva celda, escriba su nombre.8.

Oprima 9. ENTER cuando haya terminado de ingresar su nombre. El puntero se mueve a la celda debajo de su nombre.

Haga clic en la opción Detener grabación en la cinta de opciones Programador.10.

Pruebe la macro NOMBRE3Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo (no importa en cuál celda haga clic). Ahora probaremos NOMBRE3.

Haga clic en el botón Macros de la cinta de opciones Programador. Aparece la 1. ventana Macro.

Haga clic en la macro NOMBRE3 (debe aparecer como PERSONAL.2. XLSB!NOMBRE3.

Haga clic en el botón Ejecutar. Ahora su nombre debe aparecer en la celda donde 3. estaba el puntero, que descansa en la celda que se encuentra debajo de su nombre.

Experimente haciendo clic en diferentes celdas de la hoja de cálculo y ejecutando la 4. macro NOMBRE3. Su nombre debe aparecer cada vez donde lo quiera y el puntero descansa en la celda inferior.

Observe que cuando elige ejecutar una macro, no importa si la opción Usar referencias relativas está habilitada o no. Esta opción sólo afecta a la macro cuando se está grabando.

Preste atención a la importancia de decidir en qué celdas está su puntero antes y después de empezar a grabar la macro. Pequeñas decisiones como éstas son la esencia de la escritura correcta de macros. Necesita desarrollar una mentalidad para considerar cada contingencia como si tomara decisiones acerca de la manera en que creará sus macros.

Como puede ver, cada una de estas tres macros funciona de manera diferente:

NOMBRE1 coloca su nombre en cualquier celda, sin importar dónde esté localizado

su puntero y regresa éste a la celda A2 cuando ha terminado.

NOMBRE2 coloca su nombre en la celda A1, sin importar en qué celda ejecuta su

macro. Su puntero regresa a la celda A2 cuando termina la macro.

NOMBRE3 coloca su nombre en cualquier celda, sin importar dónde está localizado

el puntero y regresa éste a la celda que se encuentra debajo de su nombre.


Estas pequeñas macros son simples y sólo realizan una tarea. Las diferencias entre estas macros son sutiles, pero importantes. A medida que avancemos en este libro, aprendiendo más acerca de la manera como se graban y crean las macros, verá que los problemas atendidos en estas tres macros se considerarán con frecuencia.

Macro simple de fechaEmpleando los conocimientos que ya obtuvo en este capítulo, creemos una macro sencilla que sitúe la fecha de hoy en la celda de su elección. En primer lugar, decida la manera como desea que aparezca la fecha. Ya hay una fórmula integrada en Excel que coloca la fecha de hoy en una celda. Pero esa fecha no es estática (cambia cada vez que reabre la hoja de cálculo). Suponga que quiere la fecha de hoy en una celda, que la fecha se quede de manera permanente en la celda sin actualizar y que aparezca en un formato como éste:

2 de febrero de 2009

En primer lugar, decida cómo le gustaría ingresar la fecha si estuviera escribiéndola. Recuerde seguir todos los pasos. Pienso que lo primero es hacer clic en la celda donde quiero que aparezca la fecha. Luego usaré la fecha HOY para ingresar la fórmula de la fecha de hoy. Pero esa fórmula usa un formato 2/2/09, y quiero ver el formato que desplegué arriba. Así que ahora necesito cambiar el formato de la celda al estilo que prefiero. Pero aún tengo un problema: la celda se actualizará cada vez que abra la hoja de cálculo. Y quiero que la fecha permanezca estática. Así que a continuación vamos a copiar la fecha al portapapeles. Por último, usaré el comando Pegado especial para pegar el valor de la celda en la propia celda, reemplazando la fórmula. Al final, oprimiré ESC para vaciar el portapapeles. Esto requiere varios pasos. Por ello deseo que una macro haga esto por mí, de modo que no tenga que recorrer todos estos pasos en el futuro cuando quiera asignar una fecha estática a una celda. Aquí vamos.

Figura 1-4 Grabación de la macro de fecha

Haga clic en la celda donde quiere que aparezca 1. la fecha.

Haga clic en la cinta de opciones Programador.2.

Haga clic para deshabilitar la consulta Usar 3. referencias relativas, si está activada (no necesitamos esta característica para esta macro).

Haga clic en el botón Grabar macro.4.

En el cuadro de diálogo Grabar macro (véase la 5. figura 1-4), ingrese un nombre de macro (he usado FechaDeHoy; recuerde que no puede usar espacios).


A6. lmacene esta macro en el Libro de macros personal.

Ingrese una descripción opcional.7.

Haga clic en Aceptar.8.

Ahora es el momento de realizar los pasos descritos al principio de esta sección. En 9. primer lugar, haga clic en la cinta de opciones Fórmulas.

Haga clic en la opción Fecha y hora.10.

Haga clic en HOY.11.

En el cuadro Argumentos de función que aparece, haga clic en Aceptar.12.

Haga clic con el botón derecho en la fecha.13.

Elija Formato de celdas del menú emergente.14.

Haga clic en la categoría Fecha, en la ventana Formato de celdas.15.

Elija 14 de marzo de 2001 como Tipo. (Nota: Hay una lista de tipos de datos disponibles 16. en la cinta de opciones Inicio, pero este tipo en particular no aparece en esa lista.)

Haga clic en Aceptar. Ahora su fecha aparece correctamente. Pero esta fecha aún 17. incorpora la función HOY, lo que significa que cambiará si abre la hoja de cálculo mañana. Así que aún no hemos terminado.

Haga clic en la cinta de opciones Inicio.18.

Haga clic en la opción Copiar. (Nota: También podría hacer clic con el botón derecho 19. en la fecha y elegir Copiar del menú emergente.)

En la cinta de opciones Inicio, haga clic en la flecha que se encuentra bajo la opción 20. Pegar.

Elija Pegar valores. Observe que el valor en la barra de fórmulas cambia de HOY() a 21. la fecha real de hoy.

Oprima 22. ESC.

Haga clic en la cinta de opciones Programador.23.

Haga clic en Detener grabación.24.

¡Uff! Son 24 pasos para poner una fecha en una celda. ¿No está contento de que hayamos grabado esta tarea para uso futuro? Pruebe su macro al hacer clic en otra celda, eligiendo la opción Macros en la cinta de opciones Programador y haciendo clic en la macro FechaDeHoy y luego en el botón Ejecutar. Estupendo, ¿no?


Formato con macrosHe aquí otra tarea fácil pero repetitiva que puede automatizar con una macro. Supongamos que tiene una pequeña hoja de cálculo que prepara cada mes. Los títulos, el formato y las fórmulas en la hoja de cálculo permanecen sin cambio, mes tras mes. A menudo lo que hace cuando es hora de elaborar una nueva hoja de cálculo es abrir la hoja de cálculo del último mes, borrar los números, guardarla como una hoja de cálculo mensual y llenarla con los números de este mes. No me sorprendería si por lo menos alguna vez ha eliminado los números del último mes y guardado los nuevos para este mes usando el nombre de la hoja de cálculo del último mes. ¡Uy!

Al crear el esqueleto de su hoja de cálculo como una macro, con fórmulas, formato y títulos, es fácil abrir un nuevo archivo de hoja de cálculo, reproducir su macro para configurar la hoja y luego colocar los números de este mes de manera segura, sin tener que preocuparse por guardar sobre la información del último mes.

Probémoslo. En la figura 1-5 se muestra la muy simple hoja de cálculo que crearemos.

He aquí un resumen de los pasos necesarios para crear esta hoja de cálculo: en una hoja de cálculo vacía, ingrese Mes en la celda A1, luego ingrese los nombres

de las ciudades México, Bogotá y Cuzco en las celdas B2, C2 y D2. Ingrese Total en la celda E2. Ponga estos totales en negritas a medida que los ingresa. Ingrese los títulos Ventas, Gastos y Utilidades en las celdas A3, A4 y A5. Ponga estos títulos en negritas a medida que los ingresa. En la celda B5, ingrese una fórmula para restar los gastos a las ventas. Copie la fórmula a C5 y D5. Ingrese una fórmula SUMA para sumar de la celda B3 a la D3 e ingrese el resultado en la celda E3. Copie la fórmula a las celdas E4 y E5.

He aquí los pasos para grabar esto como una macro llamada InformeMensual. Observe que se evitó el uso del ratón para arrastrar sobre las celdas

con el fin de aplicar formato o crear fórmulas.

Figura 1-5 Hoja de cálculo simple

Podría pensar que una plantilla

es una buena herramienta opcional

para crear el esqueleto de una

hoja de cálculo, y tendría razón.

Sin embargo, la ventaja de usar

una macro para esta tarea es que

puede llamar al esqueleto de la

hoja de cálculo en cualquier lugar

usando la macro, incluso desde

una hoja de cálculo existente.

Con una hoja de cálculo abierta, haga clic en la 1. cinta de opciones Programador.

Habilite la característica Usar referencias 2. relativas.

Haga clic en Grabar macros.3.

Ingrese 4. InformeMensual como nombre de esta macro.


Guar5. de la macro en el Libro de macros personal.

Ingrese una descripción, si lo desea.6.


Ingrese 8. Mes en la celda A1.

Ingrese 9. México en la celda B2 y oprima CTRL+N para que el título se ponga en negritas.

Ingrese 10. Bogotá en la celda C2 y cámbiela a negritas; ingrese Cuzco en la celda D2 y póngala en negritas; ingrese Total en la celda E2 y aplíquele negritas.

Ingrese 11. Ventas en la celda A3 y cámbiela a negritas; ingrese Gastos en la celda A4 y póngala en negritas; e ingrese Utilidades en la celda A5 y aplíquele negritas.

Lleve el puntero a la celda B5.12.

Escriba un signo de igual (=) y luego coloque el puntero en B3, escriba un guión (-) 13. y llévelo a B4. Oprima ENTER para completar la fórmula.

Copie el contenido de la celda B5 (yo usé 14. CTRL+INSERT; usted también puede hacer clic con el botón derecho y elegir Copiar, o hacer clic en Copiar en la cinta de opciones Inicio).

Pegue en las celdas C5 y D5.15.

Coloque el puntero en la celda E3.16.

Ingrese la fórmula 17. =SUMA( y luego haga clic en la celda B3, mantenga oprimida la tecla MAYÚS y haga clic en la celda D3.

Oprima 18. ENTER.

Copie el contenido de la celda E3 en las celdas E4 y E5.19.

Haga clic en la cinta de opciones Programador y deshabilite la grabadora de macros, 20. o haga clic en el botón Macro en su barra de tareas para apagarla.

Pruebe primero su macro al ingresar datos en la hoja de cálculo para asegurarse de que sus fórmulas funcionan, y luego haga clic en cualquier lugar de su hoja de cálculo o en una nueva y ejecute la macro InformeMensual para desplegar el esqueleto de su informe.

Si no funciona alguna de sus

macros, no se preocupe por eso

en este momento. Analizaremos

la depuración de macros en el

siguiente capítulo.


Guardado de macrosCuando creó sus tres macros NOMBRE, se le dieron tres opciones para guardar las macros. Elegimos guardarlas en el Libro de macros personal. Este libro se carga automáticamente cuando abre Excel, y está disponible para todos los libros, de modo que estas tres macros están ahora disponibles para todos sus libros de Excel, incluidos los que pudo haber creado y guardado antes.

Guardado en el Libro de macros personalEncontrará que cuando trata de cerrar Excel, recibirá un mensaje que le pregunta si quiere guardar los cambios que hizo a su Libro de macros personal. Si hace clic en Sí, sus macros se guardarán y estarán disponibles para usted la próxima vez que abra EXCEL.

El Libro de macros personal es un libro oculto, que normalmente no está accesible como un libro visible. El nombre del archivo es Personal.xlsb. En páginas posteriores de este libro nos referiremos más al Libro de macros personal.

Guardado en Este libro (el actual)Otra opción consiste en guardar las macros en este libro. Algunas macros se relacionan con libros específicos y no son útiles en otros. Por ejemplo, si crea una macro que ofrece al usuario la opción de realizar ciertos cálculos sobre los datos de un libro existente, y los cálculos sólo se relacionan con ese libro, no hay necesidad de hacer que la macro quede disponible para todos en el Libro de macros personal. En cambio, guardaría una macro como ésta en el libro actual.

Figura 1-6 Guardado de una hoja de cálculo que contiene macros

Ubicación del libro

de trabajo

Nombre del libro

Activar macros


Cuando elige guardar una macro en su libro actual, también debe guardar el libro para conservar la macro. Cuando esté listo para guardar un libro que contiene una macro, debe elegir Libro de Excel habilitado para macros como tipo de libro. Cuando aparezca la ventana Guardar como, siga estos pasos:

Elija la carpeta donde desea guardar el libro en el campo Guardar en (véase la figura 1-6).1.

Ingrese el nombre del libro en el campo Nombre de archivo.2.

Elija Libro de Excel habilitado para macros en el campo Guardar como tipo.3.

Haga clic en Guardar.4.

Guardado en un nuevo libroLa tercera opción consiste en guardar una macro en un nuevo libro. Algunas personas quieren crear macros que estén disponibles para usarlas en otros libros, pero no desean que queden disponibles para todos en el Libro de macros personal. Al guardar las macros en un nuevo libro, elija cuando quiere que la macro esté disponible con sólo abrir ese libro.

En cuanto decida guardar su macro en un nuevo libro, Excel abrirá un nuevo libro en su pantalla. Excel le da al nuevo libro el nombre Libro seguido por un número. Si sólo ha

abierto un libro en esta sesión de Excel, se le llamará Libro2, hasta que lo guarde y le asigne un nuevo nombre. Si antes ha abierto dos libros, el nuevo se llamara Libro3 y así sucesivamente.

Cuando quiera usar la macro que ha guardado en un nuevo libro, debe abrir éste. Su macro quedará disponible para todos los libros de Excel que estén abiertos en su equipo, mientras el archivo esté abierto.

En el capítulo 2, “Edición de macros”, echaremos un vistazo al funcionamiento interno de las macros, y aprenderá a editar y corregir problemas en macros que ya ha creado.

¡Cuidado! ¡Parecerá que no

hay nada en el nuevo libro!

Sin embargo, cuando trate de

guardarlo, se le indicará que lo

guarde como un libro habilitado

para macros.

Preste atención que si decide no

guardar el nuevo libro, perderá su

nueva macro.

En este capítulo nos referiremos a la

aplicación de correcciones y cambios simples

a las macros que ha grabado. Utilizaremos

el Editor de Visual Basic para acceder a las

macros que ya ha creado en el capítulo 1.

Revisaremos esas macros, estudiaremos la

manera como se crearon y haremos algunas

ediciones fáciles. Más adelante, en este libro,

aprenderemos acerca del diseño de macros desde cero al usar el Editor de Visual Basic, y

eso será importante porque muchas macros no pueden grabarse y en cambio tienen que

escribirse, paso a paso. Cuando estemos listos para trabajar en la escritura de macros, se

sentirá cómodo con el Editor, y la idea de diseñar una macro escribiendo los comandos no

le parecerá aterradora.


Apertura del editor de Visual BasicLa apertura del editor de Visual Basic es tan fácil que lo puede hacer en un solo paso:

En el grupo Código de la cinta de 1. opciones Programador, como se muestra en la figura 2-1, haga clic en Visual Basic.

Es todo: ¡ya ha abierto el editor!

Examine el editor de Visual BasicHagamos un pequeño recorrido por el editor de VB, porque esta pantalla tiene un aspecto muy diferente de su hoja de cálculo normal de Excel. Revisaremos algunos de los elementos del editor con los que querrá familiarizarse.

Explorador de proyectosEl Explorador de proyectos aparece a la izquierda de la pantalla de Visual Basic, como se muestra en la figura 2-2. Si no lo ve, elija Ver | Explorador de proyectos, del menú, u oprima CTRL+R. El Explorador despliega una lista de todos los libros abiertos en Excel, incluido el Libro de macros personal

Haga clic en la opción Visual Basic

Figura 2-1 El grupo Código de la cinta de opciones

Programador

Botón Ver objeto

Objetos

Botón Alternar carpetas

Submenú Objeto

Botón Ver código

Títulos de libros

Módulos

Figura 2-2 El Explorador de proyectos

(PERSONAL.XLSB), que siempre está abierto, pero que es un libro oculto. Los objetos de Microsoft Excel aparecen como un submenú. Debajo de cada título de libro hay entradas para cada hoja del libro y una entrada para todo el libro. Al hacer clic en cualquiera de los nombres de una hoja o en la entrada This Workbook se le permite ver una lista de las propiedades asociadas con esa hoja o libro en la ventana Propiedades (que se explicará con más detalle en la sección “Ventana Propiedades”, en páginas posteriores de este capítulo). Si se han creado macros dentro del libro (y creamos varias en el capítulo 1 que se encuentran en el Libro de macros personal), verá un submenú para los módulos debajo del título del libro (Módulo1, Módulo2, etc.). Los módulos contienen procedimientos (macros) que Excel puede ejecutar.

17Capítulo 2 Edición de macros

Hay tres botones en la parte superior del Explorador de proyectos. Haga clic en el botón Ver código para desplegar una ventana de código a la derecha de su pantalla de VB. (Esta ventana Código se explicará con más detalle en la sección “Ventana Código”, en páginas posteriores de este capítulo.) Si la ventana de código ya está desplegada, al hacer clic en el botón no ocurre nada. Observe que debe

seleccionar primero un módulo para activar este botón. Haga clic en el botón Ver objeto con un objeto seleccionado (como una de las hojas o libros desplegados en la lista de proyectos) y aparecerá el código de ese objeto. Por ejemplo, puede desplegar rápidamente Hoja1 de Libro1 al hacer clic en ese nombre de hoja y luego en el botón Ver objeto. El botón Alternar carpetas oculta y muestra de manera alternada las carpetas de la ventana Proyecto.

MódulosLos módulos son los lugares en donde se almacenan las macros. Si ha creado macros que se guardaron en un libro determinado, ese libro tendrá un módulo asociado con él y aparecerá en el Explorador de proyectos cuando se abra ese libro. El Libro de macros personal contiene módulos, y el código de las macros que creó en el capítulo reside en éstos. Puede hacer clic una vez en un nombre de módulo y usar el botón Ver código para desplegar el código.

Ventana PropiedadesLa ventana Propiedades despliega los atributos que están asociados con los diversos libros y hojas de Excel que se encuentran desplegados en el Explorador de proyectos. Si la ventana Propiedades no está visible en su ventana, elija Ver | Ventana Propiedades, del

menú de VB, o sólo oprima F4. Hay dos fichas en la ventana Propiedades, Alfabética y Por categorías, como se muestra en la figura 2-3. Cada ficha presenta la misma información, sólo que en orden diferente. Haga clic en una hoja de cálculo o un libro en el Explorador de proyectos y verá las propiedades asociadas en la ventana Propiedades. Un módulo no tiene ninguna propiedad asociada (aparte de su nombre).

Al hacer doble clic en el nombre

de un módulo se abre una

ventana de código que despliega

a éste para todas las macros

que residen dentro de dicho

módulo.

Figura 2-3 Atributos del libro seleccionado


Ventana CódigoÉsta ventana despliega el código de Visual Basic asociado con el elemento que está seleccionado en el proyecto. Puede hacer doble clic en un elemento del Explorador de proyectos para ver el código asociado con él. Por ejemplo, en la figura 2-4 se muestra el código de las macros almacenadas en el módulo 1 del Libro de macros personal.

Figura 2-4 Código de macro en la ventana de código

Figura 2-5 La macro NOMBRE1

Inicio del procedimiento Sub

Texto informativo

Código de la macroFinal del procedimiento Sub

Aprendizaje de la lectura de macrosExaminemos las tres macros NOMBRE que creamos en el capítulo 1. Estas macros son muy similares entre sí, pero cada una nos proporciona la oportunidad de aprender algunos de los fundamentos acerca del funcionamiento del lenguaje de programación de macros. En la figura 2-5 se muestra el código de la macro NOMBRE1.

Macro NOMBRE1Como recordará, en la macro NOMBRE1 creada en el capítulo 1 primero colocaba su puntero en la celda A1 antes de grabar, y luego encendía la grabadora, escribía su nombre y oprimía ENTER. Al mirar el código de la macro de NOMBRE1, esto es lo que ve:


* Sub NOMBRE1()

A cada macro que realiza una tarea se le llama procedimiento Sub. La primera línea de un procedimiento Sub empieza con la palabra Sub seguida por el nombre de la macro. En este caso, el nombre de la macro es NOMBRE1. Si la macro se llamara “GrupoProductos”, la primera línea sería:

* Sub GrupoProductos()

Después del nombre de la macro hay un par de paréntesis. Si la macro requiere alguna información determinada para realizar su tarea, esa información, llamada argumentos, aparece dentro de los paréntesis.

Como se observa en la ventana de código, notará que algunas líneas empiezan con apóstrofos y otros no.

Líneas de comentarioVarias líneas que siguen a Sub Nombre empiezan con un apóstrofo. Éste distingue a las líneas como texto informativo que no afecta la operación de la macro y a menudo se le denomina comentarios. La información que podría ver en esta área de comentarios incluye el nombre de la macro, cualquier información de descripción opcional que ingresó cuando creó la macro y un método abreviado de teclado asociado con la macro. En el caso de la macro NOMBRE1, la información descriptiva incluye una línea que muestra el nombre de la macro y una que muestra el método abreviado de teclado CTRL+MAYÚS+N. Usted tiene permitido escribir información adicional aquí. Siempre y cuando empiece sus líneas con un apóstrofo, puede ingresar comentarios que no tendrán impacto en la operación de la macro.

Líneas de comandoLas líneas que siguen al texto informativo en la figura 2-5 son las de comando. Es la parte de la macro que contiene el lenguaje en código de Visual Basic que ejecuta la operación de la macro. Dependiendo de la complejidad de la macro y el número de comandos que debe aplicar, esta área podría ser muy corta (NOMBRE1 sólo incluye dos líneas de código) o muy larga. Miremos más de cerca las líneas de comando incluidas en la macro NOMBRE1.

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Gail A. Perry, CPA"

ActiveCell alude a la celda en que reside su cursor. FormulaR1C1 significa que, para esta macro, la celda activa está designada como fila 1 columna 1 (R1C1, Row 1, Column 1). Éste es el punto del que se lanza la macro, de modo que cualquier referencia al movimiento de la celda en la macro se hará en relación con esta celda, la que se encuentra en la primera

Además de macros, puede

grabar funciones definidas por

el usuario en el editor de Visual

Basic. Las funciones empiezan

con la palabra Function en lugar

de Sub. Las funciones se analizan

en el capítulo 3.


fila y la primera columna a partir de la que está empezando su puntero. No importa cuál celda designe como activa, cuando empiece a ejecutar esta macro, esa celda se considera R1C1 para los fines de esta macro. Consulte el análisis acerca de la macro NOMBRE3, en la sección “Macro NOMBRE3”, para conocer más información acerca de esta instrucción. En la macro NOMBRE1, esta información no se usa.

= "Gail A. Perry, CPA"

La información entre comillas, "Gail A. Perry, CPA", es la que la macro colocará en la celda.

Range("A2").Select

Range alude al rango de celdas que se seleccionará en esta macro.("A2") es el rango específico de celdas al que hace referencia esta línea de comando.

De modo que el rango de celdas “A2” alude a la celda única A2.Select es lo que se ha indicado a la macro que debe hacer con el rango de celdas

especificado. En este caso, la instrucción a la macro es seleccionar la celda A2.End Sub es siempre la última línea de la macro.Además de aprender los comandos básicos de las macros que hemos visto en nuestra

macro NOMBRE1, debe examinar el formato de la macro. La primera línea y la última aparecen en el margen izquierdo. Los apóstrofos a la izquierda del texto informativo también se encuentran en tal margen. Las líneas de comando de la macro se muestran con sangría.

Podrá ver los detalles que acompañan a los cambios más ligeros en los comandos de las macros NOMBRE2 y NOMBRE3.

Macro NOMBRE2La diferencia entre las macros NOMBRE1 y NOMBRE2 es que cuando grabamos la macro NOMBRE1, empezamos por colocar nuestro puntero en la celda A1 antes de grabar. La macro NOMBRE2 en el editor de Visual Basic (véase la figura 2-6) es casi igual que la macro NOMBRE1, excepto por estas diferencias:


Información descriptiva

Código para empezar la macro en la celda A1


No hay un método abreviado de teclado para NOMBRE2.

Hay un breve texto descriptivo para NOMBRE2 (“Nombre en la celda A1”).

Hay un comando adicional en NOMBRE 2:

Range("A1").Select

El código que aparece en la primera línea del código en NOMBRE2 es el que se grabó

cuando se movió el puntero a la celda A1 después de encender la grabadora de macros.

Macro NOMBRE3La diferencia entre la macro NOMBRE3 y las otras es que ésta funciona desde cualquier posición, en lugar de suponer que el usuario colocará el puntero en la celda A1 para forzarlo a ir a esa celda. Con NOMBRE3, el usuario empieza con el puntero en cualquier celda, ejecuta la macro y el puntero termina en la celda debajo de la celda inicial. El código que coloca el nombre en la celda (ActiveCell.FormulaR1C1 = "Gail Perry") sigue siendo el mismo en las tres macros. Observe la ligera diferencia en el código para la macro NOMBRE3 que se muestra en la figura 2-7.

La última línea contiene este código:

ActiveCell.Offset (1, 0).Range("A1").Select

El comando Offset indica el movimiento del cursor. El comando de la macro está indicando que la nueva celda activa es la que se encuentra una fila abajo y 0 columnas a la derecha (1, 0) de la celda anterior. La instrucción Range("A1").Select indica que, para los fines de esta macro, la nueva ubicación del puntero se denominará como la celda “A1”. La ubicación de la celda puede estar en cualquier lugar de la hoja de cálculo, dependiendo de dónde se encuentre su puntero cuando ejecute la macro NOMBRE3; sin embargo, en lo que respecta a la macro, la nueva ubicación de la celda es A1, y así es como se hará referencia a la celda si se agrega cualquier código adicional a esta macro.


El código Offset aparece


Edición de macrosEs fácil hacer cambios de edición en las macros que ve en el editor de Visual Basic. Puede escribir en las macros como lo haría en cualquier documento, teniendo en cuenta por supuesto, que cuando escribe código, debe usar comandos reales de Visual Basic. Pero puede cambiar el nombre de una macro, ingresar o cambiar la información explicativa en las áreas de comentarios de la macro y cambiar, agregar y eliminar código de macros.

He aquí un cambio fácil. Supongamos que quiere cambiar el nombre que usó en la macro NOMBRE3. Ingresé mi nombre, “Gail Perry”, pero tal vez quiero usar la inicial de mi nombre y mi título profesional: “Gail A. Perry, CPA”. (¡O tal vez escribió mal su nombre y quiere corregirlo!) Puedo editar el nombre como aparece en la primera línea del código de la macro para que se lea de la manera en que quiero:

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Gail A. Perry, CPA"

Si voy a una página de la hoja de cálculo y ejecuto la macro NOMBRE3, el cambio ya habrá aplicado y aparecerá el nombre revisado.

Guardado de una macro editadaAunque haga un cambio en su macro, y la pruebe y vea que el cambio se ha grabado, hay un paso necesario más para guardar una macro. Ese cambio que hizo será efectivo en cualquiera de sus hojas de cálculo, mientras que no cierre Excel. En cuanto trate de cerrarlo, se le preguntará si quiere guardar los cambios que hizo al Libro de macros personal. Debe responder Sí a esta pregunta, si quiere que los cambios se guarden de manera permanente.

En lugar de esperar a guardar sus macros cuando salga de Excel, puede guardarlo en cualquier momento en la pantalla de Visual Basic empleando cualquiera de estas técnicas:

Oprima CTRL+G.

Haga clic en el ícono Guardar, de la barra de herramientas de Visual Basic (véase la

figura 2-8).

Figura 2-8 Guarde los cambios hechos en Visual Basic

Haga clic aquí para guardar


Búsqueda de ayuda en Visual BasicCuando tenga interrogantes, encontrará que hay una amplia ayuda disponible para usted en el editor de Visual Basic.

Si quiere información adicional acerca de cualquier código que aparece en su macro,

haga clic con el botón derecho en una línea de código y elija Información rápida. Se considera que cada elemento de código es un objeto. Cuando pide Información rápida, aparece un recuadro con información acerca del tipo de objeto de que se trata.

Puede encontrar información más detallada acerca de objetos de Visual Basic en

el Examinador de objetos. Desde el interior del editor de Visual Basic, oprima F2, elija Ver | Examinador de objetos del menú o haga clic en el botón Examinador de

objetos en la barra de herramientas (véase la figura 2-9).

Figura 2-9 La barra de herramientas de Visual Basic

Botón Examinador de objetos

Ayuda

Figura 2-10 La ventana Examinador de objetos le lleva a obtener más ayuda

Ingrese aquí el comando o la instrucción

Haga clic para realizar la búsquedaHaga clic sobre los resultados

Aparece la ventana

Examinador de objetos,

como se muestra en la

figura 2-10. Ingrese el

comando o la instrucción

que desee explorar en el

campo Texto de búsqueda.

Haga clic en el botón con

los binoculares para realizar

esta búsqueda. Cuando

aparezca el resultado, haga

clic en la instrucción o

el comando en la lista de

resultados, y luego haga

clic en el botón Ayuda para

conocer más información.


Otra manera de ingresar en el sistema de ayuda de Visual Basic es elegir Ayuda |

Ayuda de Microsoft Visual Basic del menú. Ingrese el nombre del objeto acerca del que desee información adicional, y luego haga clic en Buscar. Como opción, puede ingresar la información que está buscando en el campo de Ayuda, en el extremo derecho de la barra de herramientas de VB, donde dice “Escriba una pregunta” (véase la figura 2-11) y luego oprima ENTER. Cuando examine la información de ayuda para un objeto de VB, verá una definición, algún texto narrativo sobre la manera en que puede usarse el objeto, un ejemplo de código de VB empleando el objeto y una descripción de los resultados que producirá.

Puede buscar el contenido del material referenciado del programador de Excel, y tal

vez le resulte mejor organizado y menos abrumador que buscar en todo el sistema de

ayuda. Elija Ayuda | Ayuda de Microsoft Visual Basic del menú, u oprima F1. Aparece

la opción Desarrollador de Excel 2007. Haga clic en Referencia del modelo de objetos

de Excel. Aquí verá una lista detallada de objetos de VB. Haga clic en un objeto y

desplácese hacia abajo para encontrar información adicional acerca de ese objeto.

Una de las mejores maneras de aprender a usar los objetos de VB consiste en

grabar macros como lo hicimos en el capítulo 1 y luego estudiar el código resultante

en el editor de VB. Al examinar el código asociado con una macro que realiza con

éxito los pasos que grabó, aborda su sesión de aprendizaje sabiendo ya lo que hace

el código. Luego sólo es cuestión de familiarizarse con las instrucciones de código

que realizan cada tarea.

La manera más fácil de obtener ayudaDigamos que queremos regresar a la macro NOMBRE3 y, además de ingresar nuestro

nombre en una celda, deseamos que la macro centre el nombre en esa celda. Necesitamos

determinar el comando de la macro para centrar el texto. Puede encontrar lo que está

buscando en la referencia Programador de Excel, pero primero sirve de algo saber que

la alineación de la celda a la izquierda, al centro y a la derecha, se considera alineación

horizontal. Al saber esto, puede abrirse paso en la referencia del desarrollador para

finalmente encontrar la pantalla que describe la

manera de asignar el valor de centrar a la alineación

horizontal. Pero hay una manera mucho más fácil:

¡grabar una macro!

Figura 2-11 Acceso rápido a la ayuda de Excel

Ingrese aquí su pregunta

No es necesario que ingrese su

consulta en forma de pregunta.


En cualquier momento, puede grabar una macro que realice una tarea. Luego examine la macro en el editor de VB, encuentre el código que necesite, y copie y pegue ese código en su macro existente. Después de eso, puede eliminar la macro de ejemplo que creó porque ya no la necesita.

Para el ejemplo del centrado del texto, siga estos pasos:

Regrese a su hoja de cálculo (haga clic en el botón Ver Microsoft Excel en el extremo 1. izquierdo de la barra de herramientas de VB).

Habilite la grabadora de macros (Grabar macros en la cinta de opciones Programador).2.

Asigne a esta macro el nombre Prueba1 y guárdela en 3. este libro. No hay necesidad de usar el Libro de macros personal para esta macro (no se requiere acceder a esta macro desde cualquier otra hoja de cálculo).

Con su puntero en cualquier celda, despliegue la cinta de opciones Inicio, y luego 4. haga clic en el botón Centrar el texto. No es necesario que haya algún texto en la celda para realizar esta tarea, y no importa cuál celda use. Todo lo que estamos haciendo aquí es cosechar código.

Despliegue la cinta de opciones Programador y haga clic en Detener grabación.5.

Haga clic en el botón Visual Basic para regresar al editor de VB.6.

Verá que se ha agregado un módulo para el libro actual a la ventana Proyecto. Haga 7. doble clic en ese módulo para desplegar la ventana de código. Aparece la macro Prueba1 (véase la figura 2-12).

Es más probable que su

ventana de VB aún esté abierta.

Al oprimir ALT+TAB puede ir

rápidamente a la ventana de VB.

Código para centrar el contenido de la celda

Figura 2-12 Código de macro para formar celdas


Observe que se han asignado varios atributos a la selección en la macro Prueba1. 8. Cada vez que aplique un cambio de formato, como el comando de centrado a una celda, el código de la macro asociado muestra un grupo de atributos. Para nuestra situación, sólo necesitamos el código para centrar texto. Éste sería:

With Selection

.HorizontalAligment = xlCenter

End With

El resto de las instrucciones de formato no son parte necesaria del comando para centrar texto en una celda.

Copie y pegue las tres líneas de código mostradas en el paso 8 en su macro 9. NOMBRE3, debajo de la línea que describe el contenido de la celda activa (ActiveCell) y antes de la línea que contiene el comando Offset. (Copié y pegué todo el bloque de código y luego borré las líneas que no necesitaba.) Su macro NOMBRE3 ahora tendrá este aspecto (con su nombre en lugar del mío):

Sub NOMBRE3()'' NOMBRE3 Macro

' Nombre en cualquier celda; el puntero va a la celda debajo del nombre.''

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Gail A. Perry, CPA"With Selection

.HorizontalAlignment = xlCenterEnd WithActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

End Sub

Regrese a su hoja de cálculo y pruebe la macro NOMBRE3 al hacer clic en cualquier 10. celda y luego en Macros de la cinta de opciones Programador. Elija NOMBRE3 y haga clic en Ejecutar. Verá que su nombre aparece en la celda actual y está centrado.

Recuerde que cuando cierre

Excel, se le preguntará si quiere

guardar los cambios en el Libro

de macros personal. Asegúrese

de responder Sí para guardar

los cambios que hizo a la macro

NOMBRE3.

Ya no necesita la macro Prueba1. Regrese al 11.

editor de VB y en la ventana Proyecto, haga

clic con el botón derecho en el módulo que

contiene esa macro y elija Quitar Módulo1. Se

le preguntará si desea exportar el módulo antes

de eliminarlo. Responda No. El módulo se habrá

ido, la macro Prueba1 se habrá ido también, y

habrá realizado algo de limpieza.

Vamos a entrar en el mundo de la

construcción de macros de la manera fácil

(empleando los principios que ya empezamos

a explorar en los capítulos 1 y 2). En este

capítulo crearemos varias macros útiles

mientras seguimos familiarizándonos con Visual Basic. Debido a que el objetivo de este

libro es aprender a construir macros a un ritmo cómodo y comprensible, en este capítulo

nos concentraremos en la grabación de macros y luego en el uso del código grabado para

hacer nuevas macros.

Como ya conoce la manera de realizar muchas tareas en Excel (estoy dando por hecho

que si está listo para construir macros, ya domina los fundamentos), aprovecharemos

el conocimiento que posee para crear macros que puedan hacer más fácil, eficiente y

gratificante su experiencia con Excel.


En primer lugar, crearemos macros que realizan algunas tareas repetitivas. Hay dos tipos de éstas:

Las tareas que realiza con frecuencia, en diferentes hojas de cálculo.

Las tareas que requieren repetición dentro de una sola hoja de cálculo.

Aquí nos ocuparemos principalmente del primer tipo de tareas repetitivas. Cuando lleguemos a los capítulos 10 y 11, aprenderemos acerca de macros que se repiten a sí mismas dentro de una sola hoja de cálculo.

Además, aprenderemos acerca de la aplicación de lo que conocemos acerca de macros para crear funciones personalizadas.

Despliegue de fórmulas como valoresHay ocasiones en que quiere que una hoja de cálculo esté disponible para alguien más que no necesita ver las fórmulas que usó para calcular los números de la hoja. Esta macro le permite eliminar rápidamente las fórmulas de celdas seleccionadas. Después de que aplique la macro, el valor que aparece en la barra de fórmulas es el mismo que en la celda; ninguna fórmula aparece en la hoja de cálculo.

Empiece por abrir una hoja de cálculo que contiene fórmulas. La hoja de cálculo de la figura 3-1 incluye fórmulas que calculan la comisión de varios vendedores; esas fórmulas son confidenciales, así que queremos ocultar el cálculo en la columna Bono.

El primer paso al crear una macro debe ser planear el proceso de cómo debe realizarse el procedimiento completo. ¡Recuerde realizar todos los pasos! Para cambiar la fórmula en una celda por un valor, he aquí los pasos que debo seguir:

Figura 3-1 Las fórmulas aparecen en la barra de fórmulas

Cambie esta fórmula por un valorFlecha hacia abajo del botón Pegar

29Capítulo 3 Creación de macros en Visual Basic

Hacer clic en la celda que contiene la fórmula.1.

Copiar la fórmula al portapapeles (hacer clic en el botón Copiar de la cinta de 2. opciones Inicio).

Abrir el menú Pegar (hacer clic en la flecha hacia debajo de Pegar, en la cinta de 3. opciones Inicio).

Elegir Pegar valores.4.

Eliminar el recuadro que indica que el contenido de la celda aún se encuentra en el 5. portapapeles (oprima ENTER o ESC).

Ahora que ha comprendido los pasos, es hora de grabar ese proceso en una macro. He aquí los pasos para volver automático este proceso y hacer que la macro quede disponible para otras hojas de cálculo.

Con la hoja de cálculo que contiene las fórmulas abiertas, haga clic en una celda que 1. contiene una fórmula que desee ocultar.

Haga clic en Grabar macro en la cinta de opciones Programador. No es necesario 2. usar referencias relativas para esta macro, porque queremos tener la posibilidad de aplicarla celda tras celda, no hacer que tenga relación con celdas específicas.

Asigne un nombre a la macro. Yo he usado FórmulaAValor.3.

Asegúrese de que la macro va al Libro de macros personal.4.

Estamos seleccionando la

celda antes de grabar la macro;

no queremos que la macro

seleccione una celda por

nosotros.

Si en una celda cambia una

fórmula por un valor, el proceso

es permanente. Una vez que se

ha eliminado la fórmula, no va a

desplegar la fórmula de nuevo.

Haga clic en Aceptar. No di a esta macro una 5. descripción; el nombre de la macro parece suficientemente descriptivo.

Haga clic en Copiar en la cinta de opciones 6. Inicio.

Haga clic en la flecha hacia abajo del botón Pegar 7. en la cinta de opciones Inicio.

Haga clic en Pegar valores. Observe que la 8. fórmula en la barra de fórmulas cambia de inmediato por un valor.

Oprima 9. ESC.

Apague la grabadora de macros.10.


Pruebe la macroHaga una ejecución de prueba con su macro. Haga clic en una celda que contenga

una fórmula y, luego, en el botón Macros de la cinta de opciones Programador. Elija

FórmulaAValor y haga clic en Ejecutar.

Ahora probemos la selección de un rango de celdas y la nueva ejecución de la macro.

Así como puede seleccionar un rango de celdas y realizar otras operaciones, puede usar

su macro de la misma manera. Resalte un rango de celdas que contiene fórmulas y luego

haga clic en Macros y elija FórmulaAValor. Ahora todas las celdas resaltadas sólo contienen

valores y la fórmula ya no aparece.

Visualización del código de la macroEs hora de echar un vistazo a esta macro en el editor de Visual Basic. Haga clic en el botón

Visual Basic, en la cinta de opciones Programador. El código de su macro estará localizado

en uno de los módulos del Libro de macros personal. Verá este libro en la ventana Proyecto.

Para ver el código de los módulos dentro de ese libro, haga doble clic en los nombres de

los módulos, en la ventana Proyecto. Como opción, puede elegir Herramientas | Macros,

en el editor de VB, seleccionar Proyecto VBA (PERSONAL.XLSB) en el campo Macros en,

y cuando aparezca la macro que desee ver en la lista Nombre de macro, haga clic en ella y

luego en el botón Modificar.

He aquí el código que aparece:

Sub FórmulaAValor()Selection.CopySelection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues,

Operation:=xlNone, SkipBlanks _:=False, Transpose:=False

Application.CutCopyMode = False

End Sub

Al examinar el código, vemos que la primera línea de código bajo el nombre de la

macro, Selection.Copy, copia la celda seleccionada al portapapeles. A continuación

se ejecuta el comando Pegado especial, pero revise todas las instrucciones que siguen a

Selection.PasteSpecial:

Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False,

Transpose:=False


Todas estas instrucciones representan los elementos que acompañan al uso del comando

Pegado especial en Visual Basic. El único comando que en realidad ejecuta un cambio en la

hoja de cálculo es Paste:=xlPasteValues. El resto de los comandos son superfluos e

innecesarios para la ejecución de la macro. Puede eliminarlos, si desea limpiar el código de

su macro, pero no pasa nada dejarlos allí.

La última línea del código, Application.CutCopyMode = False, es el comando

que se grabó cuando se oprimió la tecla ESC. Este comando elimina la información del

portapapeles y elimina el marco alrededor de las celdas seleccionadas.

Si quiere experimentar aún más, puede eliminar los elementos excesivos (las líneas

Operation, SkipBlanks y Transpose) de la macro y luego probarla de nuevo. Verá

que funciona bien y elimina las fórmulas de sus celdas, reemplazándolas con valores. El

código de la macro ya limpio se verá así:

Sub FórmulaAValor()' FórmulaAValor Macro

Selection.CopySelection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValuesApplication.CutCopyMode = False

End Sub

Elaboración de una macro a partir de pequeñas macrosAl revisar la nueva cinta de opciones en Excel, puede ver que Microsoft ha puesto a su disposición muchos comandos que puede aplicar con el rápido clic del ratón. Comandos que antes tenía que buscar entre menús ahora están disponibles en las cintas de opciones. Pero aunque los comandos están visibles, aún tiene que realizar algunos pasos para usarlos. En primer lugar, tiene que imaginar en cuál cinta de opciones se encuentra su comando y luego tiene que buscar su ícono o revisar en los menús desplegables que aparecen por aquí y por allá en las cintas de opciones. Algunos comandos se encuentran en el menú contextual (el menú de acceso directo que se despliega) o la minibarra de herramientas que aparece cuando hace clic con el botón derecho en la hoja de cálculo.

Si usa de manera rutinaria varios comandos cuando crea o edita hojas de cálculo, ahorre tiempo al colocar estos comandos en una macro. De esa manera, cada vez que abra una nueva hoja de cálculo, si necesita aplicar esos cambios puede hacer todos a la vez al ejecutar una macro. Haga la prueba de grabar una macro que use todos los comandos a la vez, pero tal vez sea más fácil grabar cada comando por separado y luego integrar todos los comandos en una macro en el editor de VB.


Para este ejercicio, grabaremos macros que realicen estas tareas:

Establecer las líneas guía para que se impriman.

Cambiar la orientación de la página de vertical a horizontal.

Expandir el ancho de la columna a 10.

Grabe macros pequeñasLa primera macro que vamos a grabar habilitará las líneas guía para la impresión de la hoja de cálculo. Por lo general, éstas sólo son para despliegue; no se imprimen a menos que lo indique. La habilitación de las líneas guía imprimibles requiere que marque la casilla de verificación Imprimir, del área Líneas de cuadrícula, en la cinta de opciones Diseño de página.


Llame a esta macro LíneasGuía.2.

Guarde la macro en 3. este libro. No vamos a necesitar esta pequeña macro (tomaremos el código que necesitamos y luego podemos eliminar la macro cuando cerremos el libro sin guardarla).


Haga clic en la cinta de opciones Diseño de página.5.

En el área Opciones de la hoja, marque la casilla de verificación Imprimir, debajo de 6. la característica Líneas de cuadrícula (véase la figura 3-2).

Apague la grabadora.7.

Figura 3-2 Cambio de las opciones de la hoja

Clic para revisar el cuadro Líneas de cuadrícula

A continuación grabaremos una macro para cambiar la orientación de la página de vertical a horizontal. Para realizar esta tarea en Excel, activamos la cinta de opciones Diseño de página, hacemos clic en la flecha de la opción Orientación y luego hacemos clic en Horizontal, como se muestra en la figura 3-3. Así que grabemos esto:


Podría preguntarse qué debe hacer

si, cuando despliegue la cinta de

opciones Diseño de página, la

casilla de verificación Imprimir ya

está marcada. La grabadora de

macros está ejecutándose pero

no puede realizar la tarea. Siga

adelante y haga clic en la casilla

Imprimir. Esto tendrá el efecto

de desmarcarla. No importa.

Corregiremos esto en el editor de

VB.


Nombre: 2. Orientación. Ubicación: Este libro.

Haga clic en la ficha Diseño de página.3.

Haga clic en la flecha hacia abajo del botón 4. Orientación.

Haga clic en Horizontal.5.

Apague la grabadora.6. Figura 3-3 Cambio de la orientación

Haga clic en la opción Horizontal

Como puede ver, este proceso de grabación de macros es muy fácil. Nos queda una macro por grabar, y luego será hora de poner todo nuestro proyecto en una macro que podamos usar de manera repetida. Para esta macro final queremos expandir el ancho de la columna para que despliegue 10 caracteres (en oposición a la opción predeterminada de 8.43 caracteres). Necesitamos decidir cuántas columnas tendrán esta designación. La manera más fácil de proceder consiste en cambiar el ancho de las columnas en toda la hoja de cálculo. De esa forma habremos cubierto cualquier número de columnas que podríamos necesitar. Por tanto, cuando se grabe

esta macro, seleccionaremos toda la hoja de cálculo y luego haremos el ajuste de columnas para que todas las columnas se vean afectadas. Por último, agregaremos un paso para hacer clic en la celda A1 para que la selección de todo el libro se deshabilite. He aquí los pasos:


Nombre: 2. AnchoColumna. Ubicación: Este libro.

Haga clic en el cuadro Seleccionar todo que aparece sobre la fila número 1, a la 3. izquierda de la columna A.

Haga clic con el botón derecho sobre una letra de columna y elija Ancho de 4. columna del menú contextual.

En el cuadro de diálogo Ancho de columna (véase la figura 3-4), ingrese 5. 10 como nuevo ancho.


Haga clic en la celda7. A1.

Apague la grabadora de macro8. s.


Pruebe las macrosAntes de seguir adelante, probemos nuestras macros para asegurarnos de que hacen lo que se supone que deben hacer. Abra un nuevo libro. En la cinta de opciones Programador, haga clic en Macros, seleccione la macro LíneasGuía y luego haga clic en Ejecutar. Repita estos

pasos con las macros Orientación y AnchoColumna. Si hay algún problema en la ejecución de cualquiera de las macros, se le redirigirá al editor de VB con un mensaje de error. En lugar de tratar de depurar estas pequeñas macros, lo más fácil es borrar el código de la macro en el editor de VB, regresar a su hoja de cálculo y volver a grabar la macro.

Recolección del código de la macroAhora que estamos listos para ensamblar una macro que realizará todo lo que hicimos en las tres pequeñas macros, necesitamos dejar los confines amigables de la pantalla del libro y abrir el editor de VB. En la cinta de opciones Programador, haga clic en el botón Visual Basic, u oprima ALT+F11, y aparecerá el editor de VB.

Como recordará, almacenamos las pequeñas macros en el libro actual. Ni siquiera hemos dado un nombre a ese libro, y eso está bien, porque, cuando hayamos finalizado, no será necesario guardarlo, ni

las macros asociadas con él. Verá su libro y cualquier

otro que tenga abierto, en la ventana Explorador de

¿Le sorprendió que tuviera

acceso a sus nuevas macros

cuando abrió el nuevo libro?

Recuerde que, mientras esté

abierto el libro que contenga las

macros, éstas se encontrarán

disponibles para todos los demás

libros abiertos. En cuanto cierre

el libro donde están almacenadas

sus macros, éstas ya no se

encontrarán disponibles para

todos los demás libros.

Figura 3-4 Establecimiento de un nuevo ancho de columna

Seleccionar todas las celdas

No es necesario que

despliegue la cinta de opciones

Programador cada vez que

quiera encender o apagar la

grabadora de macros. Puede

realizar cualquiera de estas

acciones al hacer clic en el

botón Macros que se encuentra

en la parte inferior de su hoja de

cálculo.


¡No cierre su libro! Sus macros

están almacenadas en él.

proyectos de su pantalla de VBA, como se muestra

en la figura 3-5. Si no aparece la ventana Explorador

de proyectos, elija Ver | Explorador de proyectos en el

editor de VB, u oprima CTRL+R.

Necesitamos encontrar las pequeñas macros

que creó. ¿Ve el libro que estábamos usando? Es un

VBAProject, que aparece en la ventana Explorador

de proyectos. Si le dio un nombre al libro, ese

nombre aparecerá entre paréntesis. Si no tiene

un nombre, verá (Libro1) o (Libro2) o cualquier

número de libro que esté usando. Las macros están

almacenadas en el módulo que acompaña al libro.

Verá el módulo en el menú que se encuentra debajo

del título del libro.

Haga doble clic en el módulo para abrir la ventana

de código del módulo. Recorra la ventana y verá que

todas sus pequeñas macros están allí. Estas macros

no se ven tan pequeñas, ¿verdad? Veremos que hay

una gran cantidad de material de código en esas

macros que no necesitamos. Para crear nuestra nueva

macro, vamos a copiar, o recolectar, sólo el código que

necesitamos.

Mientras recorre las macros, verá que cada una empieza y termina con una línea Sub.

También notará que una línea horizontal separa a cada macro (eso facilita la visualización

del final de una macro y el inicio de la otra).

Abra un nuevo móduloNecesitamos encontrar un lugar para colocar nuestra nueva macro. Dependiendo de

cuántas sesiones de creación de macros haya tenido y cuánto trabajo haya guardado, podría

haber varios módulos o sólo un par de ellos en el área VBAProject (PERSONAL.XLSB) del

Explorador de proyectos. Casi todos estos módulos ya tienen algún código almacenado.

Puede hacer adiciones a uno de esos módulos, pero para mantener las cosas limpias y

ordenadas abramos un nuevo módulo.

Haga clic en el título del Libro de macros personal (VBAProject (PERSONAL.XLSB)) y

luego elija Insertar | Módulo del menú. Aparece un nuevo módulo bajo el Libro de macros

personal, y se muestra una ventana de código nueva y vacía.

Figura 3-5 El Explorador de proyectos

Las macros están

almacenadas en los

módulos


Organice sus ventanas de móduloEs probable que la nueva ventana aparezca justo sobre la otra ventana de código del

módulo, la que contiene el código de sus pequeñas macros. Desplace las barras de título

alrededor de las ventanas del módulo y cambie el tamaño de éstas para que pueda ver la

ventana del módulo del Libro de macros personal y la del módulo del libro que contiene su

código de las pequeñas macros (véase la figura 3-6).

Construya su nueva macroEstamos listos para empezar a elaborar su macro en el editor de VB, empleando las piezas de código que recolectará de las tres pequeñas macros que grabamos. He aquí los pasos para construir su nueva macro:

Ingrese la palabra 1. Sub seguida por un nombre para su nueva macro, después incluya un juego de paréntesis de apertura y cierre. He decidido dar a mi nueva macro el nombre MiHojaConfiguración. Recuerde que no puede incluir espacios en el nombre de su macro.

Oprima 2. ENTER cuando la primera línea de su macro esté en su lugar. ¡Sorpresa! La última línea de su macro (End Sub) aparece automáticamente. Todo el código que ingrese se colocará entre estas dos líneas de texto.

Figura 3-6 La ventana Código


Puede ingresar todas las líneas

de comentarios que desee en

una macro; sólo asegúrese

de empezar cada una con un

apóstrofo. Puede ingresar líneas

en blanco si desea agregar algún

espacio entre los comentarios y

el código.

El primer comando With... End With contiene código que se relaciona con la impresión de las filas y columnas de título. No tiene nada que ver con la impresión de las líneas guía, y puede ignorar este segmento de código de la macro LíneasGuía.

La siguiente línea, ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "", es un comando que se relaciona con el área de impresión de la hoja de cálculo. Observe que no hay un comando entre las comillas. Esta línea de código no realiza ninguna operación y es innecesaria en el proceso de impresión de las líneas guía.

La tercera sección del código en la macro

LíneasGuía contiene otra instrucción With... End With. Ésta incluye muchas líneas de comando. Busque hacia abajo la línea que dice .PrintGridlines = True. Éste es el comando que buscamos, y es necesario que esté flanqueado por las instrucciones With... End With. El resto del código sólo explica las características predeterminadas de configuración de página, y como ninguna de estas características cambiará (aparte

Puede copiar y pegar la línea de

título de una macro existente en

la nueva ventana de módulo, y

luego sobrescribir el nombre de

la macro copiada con el de su

nueva macro.

La construcción With... End With es una característica común

de las macros VBA. Cada vez que

vea una instrucción que empiece

con With, recuerde que toda la

instrucción termina con la línea

End With, y así toda la colección

de información entre estas dos

líneas es parte del mismo código.

Ingrese algunas líneas de comentario debajo de la línea de título de la macro. 3. Empiece una línea de comentario con un apóstrofo. De esta manera el programa de la macro no tomará por error sus comentarios como código ni tratará de interpretar comandos de sus comentarios. En la línea de comentario puede describir su macro. Cuando oprima ENTER después de cada línea de comentario, verá que la línea cambia de color para distinguirla del código de programación.

Estamos listos para colocar algún código en esta macro. Empecemos con el código 4. de la macro LíneasGuía. Observe que hay tres secciones en el código de esta macro. La primera empieza con With ActiveSheet.PageSetup y termina con End With.


También tiene la opción de

simplemente escribir las

líneas de código en la nueva

macro, pero no lo recomiendo.

Aunque suena que es muy

fácil escribir, es aún más fácil

escribir mal parte del texto u

omitir signos de puntuación.

No se arriesgue con su código.

Al copiar y pegar, se asegurará

de que su código sea exacto y

correcto.

Figura 3-7 El código de la macro

después de agregar la primera

pequeña macro

del comando Gridlines), este comando no es necesario para la operación de esta macro. He aquí el código que es importante para nosotros:

With ActiveSheet.PageSetup.PrintGridlines = True

End With

Puede copiar estas líneas de código en 5. particular y pegarlas en la nueva macro. O puede copiar y pegar todo el bloque que empieza con la segunda línea de código With ActiveSheet.PageSetup y terminarla con el código End With, y luego borrar todas las líneas que no son necesarias para esta macro.

En la figura 3-7 se muestra la macro hasta el mome6. nto.

En este punto ha ingresado código suficiente en la nueva macro como para que 7. realice una prueba. Tiene la estructura de macro correcta, con las líneas Sub y End Sub, y hay un comando de macros completo. Puede esperar hasta que hayamos terminado de probar la macro, o puede ir a una nueva hoja de cálculo y hacer ahora una prueba de manejo. Si decide probar la nueva macro, abra una nueva hoja de cálculo, haga clic en Macros en la cinta de opciones Programador, elija MiHojaConfiguración y haga clic en Ejecutar. Luego haga clic en la ficha de la cinta de opciones Diseño de página y verá que se ha marcado la casilla de verificación Imprimir de la característica Líneas de cuadrícula.

Estamos listos para el siguiente fragmento de código en nuestra nueva macro, 8. de modo que regresemos al editor de VB si aún no está allí. Encuentre la macro Orientación. Esta vez estamos buscando el código que cambia la orientación


de vertical (la opción predeterminada) a horizontal. Una vez más, tenemos las

dos secciones With... End With de la macro y una línea de comandos

independiente relacionada con el área de impresión. En la segunda sección

With... End With se encuentra el código para la orientación:

.Orientation = xlLandscape

Observe que las instrucciones With... End With que flanquean a este código son

idénticas a las que aparecían en la macro LíneasGuía. ¿Adivine lo que significa? No

tiene que repetir estas instrucciones en su nueva macro. Puede repetir estas líneas de

comando si lo desea, y agregar el siguiente código a su nueva macro:

With ActiveSheet.PageSetup.Orientation = xlLandscape

End With

O puede ahorrarse algunas líneas y colocar el código de orientación dentro de la

instrucción With... End With existente, de la manera siguiente:

With ActiveSheet.PageSetup.PrintGridlines = True.Orientation = xlLandscape

End With

Tenemos que agregar una pieza más a nuestra macro: el comando para ampliar los 9. márgenes a 10 caracteres. Encuentre la macro AnchoColumna y busque el código

que aparece a continuación:

Cells.SelectSelection.ColumnWidth = 10Range("A1").Select

La primera línea de código es el comando para seleccionar todas las celdas de la hoja

de cálculo. La segunda línea ordena a Excel que tome la selección (todas las celdas)

y cambie el ancho de columna a 10. La línea final de código mueve el puntero a

la celda A1 y selecciona esa celda. Recuerde que hicimos esto para que no siga

seleccionada toda la hoja de cálculo cuando la macro deja de ejecutarse.

Es necesario agregar estas tres líneas de comando a su nueva macro. Seguirán a la

instrucción End With que ya aparece en su macro. Recuerde que puede copiar y

pegar estas líneas de comandos. La macro final tiene este aspecto:


Sub MiHojaConfiguración()'' Macro que contiene comandos básicos de' configuración, incluida la habilitación de' líneas guía, el cambio de orientación y el' aumento del ancho de columna a 10 caracteres.'

With ActiveSheet.PageSetup.PrintGridlines = True.Orientation = xlLandscape

End WithCells.SelectSelection.ColumnWidth = 10Range("A1").Select

End Sub

Es más bien sorprendente mirar todas esas líneas de código en las pequeñas macros que

grabamos y ver que sólo necesitamos una cantidad tan pequeña de líneas de código para

completar nuestras tareas.

Pruebe su nueva macroEs hora de hundir el acelerador y ver la manera en que corre la nueva macro. Regrese a su área del libro (ALT+F11 lo lleva allí rápidamente) y abra un nuevo libro. Haga clic en la ficha Programador y luego en Macros, y encuentre su nueva macro en la lista. Haga clic en la macro MiHojaConfiguración y haga clic en Ejecutar.

Ahora se aplican todos los cambios a su nuevo libro. Haga una nueva revisión al abrir la cinta de opciones Diseño de página y revisar la orientación y el comando Imprimir de la característica Líneas de cuadrícula. Luego haga clic con el botón derecho en cualquier letra de columna y seleccione Ancho de columna. Verá que ahora el ancho de la columna es 10. Todos sus cambios deben haberse aplicado. Si la macro no funcionó como se planeó, regrese al editor de VB y examine la información precisa que se encuentra en la macro. Debe coincidir con el ejemplo dado en la sección anterior. Haga cualquier cambio necesario.

Elimine macros antiguasNo es necesario que conserve todas las pequeñas macros que creó en el proceso para la elaboración de la nueva macro. En realidad, es aconsejable eliminar las macros si existe posibilidad de que haya cambiado algunos elementos (por ejemplo, cortar y pegar texto en lugar de copiar y pegar, lo que afinaría la creación de su nueva macro, pero que evitaría


que la pequeña macro hiciera el trabajo). El objetivo de crear las pequeñas macros fue simplemente proporcionar elementos de código para nuestra nueva macro. Ya se utilizaron con este fin y no son necesarias.

En el editor de VB puede simplemente eliminar el código de la macro antigua al resaltar el código y borrarlo.

He aquí otra manera de eliminar una macro. Regrese al libro que contiene las macros. En la ficha Programador, haga clic en el botón Macros. En el cuadro Nombre de la macro (véase la figura 3-8), haga clic en el nombre de la macro que ya no quiere, y luego haga clic

en el botón Eliminar. Se le preguntará si quiere eliminar la macro. Haga clic en Sí (véase la

figura 3-9), y la macro se eliminará.Por último, puede eliminar macros no deseadas con sólo eliminar el libro que contiene

las macros. Si cierra el libro sin guardarla, todo lo asociado con ese libro se eliminará, incluidas sus macros.

Eliminación de macros del Libro de macros personalMientras seguimos en el tema de eliminar macros, este es un buen momento para mencionar que el proceso de eliminar macros del Libro de macros personal es un poco complicado.

Puede abrir la lista de macros, como lo hicimos en el ejemplo anterior, y hacer clic en una macro que esté localizada en el Libro de macros personal, y luego hacer clic en Eliminar,

Figura 3-9 Haga clic en Sí para eliminar la macroFigura 3-8 Eliminación de macros no deseadas

Haga clic para eliminar la macro seleccionada

Seleccione una macro


pero eso no lo llevará muy lejos. Aparecerá un mensaje que le indica que está tratando de editar una macro en un libro oculto y que tiene que mostrar el libro.

Debido a que el Libro de macros personal está oculto, se ha agregado una capa adicional de protección y su macro es sólo un poco más segura de lo que sería si estuviera en un

libro regular. Puede mostrar el Libro de macros personal al seguir estos pasos:

Des1. pliegue la cinta de opciones Vista.

Haga clic en el botón Mostrar ventana.2.

Elija PERSONAL.3.

Haga cl4. ic en Aceptar.

Ahora el libro se muestra y puede eliminar macros desde la opción Macros de la cinta de

opciones Programador.

Cuando haya terminado de eliminar macros, asegúrese de volver a ocultar el Libro de

macros personal. Con éste como su ventana activa, haga clic en el botón Ocultar ventana de

la cinta de opciones Vista y el libro volverá a ocultarse.Otro método, tal vez más fácil, de eliminar macros en el Libro de macros personal es ir

al editor de VB y eliminar el código. No tiene que mostrar/ocultar la hoja de cálculo para hacer los cambios en el editor de VB.

Cuando trate de cerrar Excel, se le preguntará si quiere guardar los cambios que ha hecho al Libro de macros personal. ¡Por todos los medios, responda Sí! No sólo se guardará cualquier eliminación que haya hecho, sino también todas las macros que creó durante esta sesión. De otra manera, si cierra Excel y decide no guardar los cambios que ha hecho al Libro de macros personal, ¡es momento de regresar al principio de este capítulo y volver a empezar!

Antes de que sigamos más allá con el

desarrollo de las macros, debemos dominar

la manera de guardar y seguir los pasos de

nuestras macros. Antes de que se dé cuenta,

tendrá docenas de macros y deseará contar

con algunas maneras fáciles de encontrar y

usar las macros que haya creado.


Si está siguiendo este libro desde el principio, habrá creado un puñado de macros que

están almacenadas en el Libro de macros personal. Además, creó algunas macros que

pertenecían a un libro en particular, y luego esas macros desparecieron cuando decidimos

no guardar el libro. Cuenta con algunas opciones diferentes cuando decide dónde guardar

sus macros:

Guardar las macros en el Libro de macros personal. Estas macros están disponibles

para todos sus libros.

Guardar las macros en el libro activo que está usando cuando crea la macro. Estas

macros estarán disponibles para cualquier otro libro, siempre que esté abierto el

archivo del libro que contiene las macros y, por supuesto, esas macros siempre

estarán disponibles para cualquiera que use el libro en que se encuentran.

Guardar las macros en un libro dedicado a macros. La creación de libros de macros

le permite organizar sus macros de la manera que tenga más sentido para usted y

sus experiencias en Excel. Puede abrir un libro de macros cada vez que desee usar

las macros almacenadas en él.

Dónde almacenar macrosAhora que conoce sus opciones relacionadas con el lugar donde almacenará las macros,

puede empezar a pensar cómo desea organizarlas. ¿Quiere mantener las macros en

categorías, como macros usadas para formar hojas de cálculo, para organizar datos, para el

trabajo, para pasatiempos, y así sucesivamente? ¿O quiere tener ciertas macros disponibles

para todos sus proyectos de Excel? ¿Tiene macros que sólo usa cuando está trabajando en

una hoja de cálculo particular? La respuesta a estas preguntas le ayudará a decidir dónde

guardar sus macros.

La decisión del lugar en que se guardará una macro se toma cuando se empieza a

crearla. Si está grabando una, se elige una ubicación en el cuadro de diálogo Grabar macro.

Si está creando una macro en el editor de VB, debe abrir un módulo del libro donde desea

que se almacene la macro e ingresar el código en la ventana de código asociada con ese

módulo.

Guarde macros en el Libro de macros personalCasi todas las macros que hemos creado hasta ahora residen en el Libro de macros

personal. Estas macros están disponibles cada vez que abre Excel y en todas las hojas de

cálculo que esté usando. No tiene que buscarlas ni que abrir ningún archivo en especial

para encontrarlas.

45Capítulo 4 Almacenamiento de macros

Cuando hace cualquier cambio al Libro de macros personal, ya sea que grabe una nueva macro, edite una existente o cree una nueva en el editor de VB, o que elimine por completo una macro, necesitará guardar sus cambios. Puede guardarlos desde el interior del editor de VB. Asegúrese de que el puntero del ratón esté localizado en algún lugar dentro del Libro de macros personal, ya sea en una ventana de código, en uno de los elementos del Libro de macros personal en la ventana Proyecto o en la ventana Propiedades con un elemento del Libro de macros personal desplegado. Luego elija Archivo | Guardar Personal.XLSB del menú (véase la figura 4-1). Todos los cambios que haya hecho durante esta sesión

se guardarán. Si planea dedicar una gran cantidad de tiempo a realizar tareas en el editor de VB, tiene sentido guardar con frecuencia su libro de esta manera (no sólo el Libro de macros personal, sino cualquier libro en que esté haciendo cambios).

Como opción, puede cerrar el editor de VB sin guardar y no se perderá nada. Más adelante, cuando trate de cerrar Excel, verá un mensaje que le pregunta si quiere guardar los cambios que hizo al Libro de macros personal. Al hacer clic guardará todo su trabajo.

Use libros para macrosLas macros que se relacionan con tipos particulares de uso de Excel podrían almacenarse mejor en libros dedicados a ese uso. Por ejemplo, cada vez que necesite aplicar formato, puede abrir el libro que contiene las macros de formato. Luego, cuando sea necesario aplicar el formato a otras hojas de cálculo y tendrá acceso a todas las macros que necesite.

Una ventaja de almacenar macros en libros separados es que son portátiles. Puede copiar un archivo que contiene sus macros, darlo a alguien más, y sus macros estarán disponibles en la computadora de esa persona. Otra ventaja de almacenar macros en libros individuales es que puede organizar sus macros por tema y evitar poner muchas macros en el Libro de macros personal, lo que dificulta organizarlas todas.

Bajo las nuevas reglas de asignación de nombre a archivos para Excel 2007, los libros deben guardarse como archivos habilitados para macros con el fin de aprovechar las macros guardadas en ellos. Los archivos habilitados para macros tienen la extensión XLSM en lugar de la extensión XLSX que se aplica a los libros típicos de Excel. Trate de guardar un libro que contiene macros sin especificar que desea la extensión de archivo XLSM y recibirá un mensaje (véase la figura 4-2) explicando que, al guardar el libro sin habilitarlo para macros, lo guardará como si estuviera libre de macros. Todas las macros asociadas con ese libro se perderán.

Cuando guarde un libro habilitado para macros, elija Archivo | Guardar, y aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Ingrese el nombre de archivo que desee usar, y luego

Figura 4-1 Guardar el Libro de

macros personal


haga clic en la flecha hacia abajo del campo Guardar como tipo. Elija Libro de Excel habilitado para macros; se aplicará la extensión de archivo que necesita, y sus macros se guardarán y estarán disponibles para uso futuro.

Guarde macros en el libro actualLas macros de uso limitado pueden almacenarse en un libro particular. Por ejemplo, si crea una hoja de cálculo que analiza los datos de ventas ingresados por los vendedores y produce informes utilizando esos datos, tal vez quiera escribir una macro que le permita pedir a los vendedores que ingresen los datos necesarios para esos informes y luego generarlos. Esa macro tendría poco uso fuera de esa hoja de cálculo en particular, de modo que tiene sentido almacenar la macro dentro del libro.

Otro ejemplo es el que vimos en el capítulo 3. Creamos macros exclusivamente con el propósito de recolectar material codificado y no había necesidad de mantenerlas más allá de ese uso limitado, de modo que tenía sentido almacenarlas en la hoja de cálculo actual, y luego las macros que ya no eran necesarias se eliminaron cuando se cerró la hoja de cálculo sin guardarla.

Uso de módulos en VBADe manera muy sencilla, un módulo es el lugar donde reside el código de una macro. Puede considerar a los módulos como hojas de cálculo adicionales; sin embargo, no son visibles a menos que esté en el editor de Visual Basic, donde puede ver los contenidos de todos los módulos asociados con cualquier libro abierto, como también los módulos asociados con el Libro de macros personal.

Los nombres de los módulos pueden cambiarse en el editor de Visual Basic, de modo

que una vez que empieza a elaborar macros por su cuenta, puede organizarlas al colocarlas

en hojas de cálculo de módulo particulares y

asignarles nombres a las hojas con nombres que

tengan algún significado.

Para cambiar el nombre de un módulo, haga clic

una vez en él para seleccionarlo, haga doble clic en

el nombre del módulo en la ventana Propiedades

y luego ingrese un nuevo nombre. Por ejemplo, se

cambió el nombre del módulo que contiene todas las

Figura 4-2 Al hacer clic en Sí guardará el archivo sin macros

Si la ventana Propiedades no

aparece en el editor de VB, elija

Ver | Ventana Propiedades, del

menú, haga clic en el botón

Ventana Propiedades de la barra

de herramientas, u oprima F4.


Figura 4-3 Cambio de nombre

de los módulos

Aquí aparece el nuevo nombre

Cambie aquí el nombre del módulo

macros con nombre que se crearon en el capítulo 1 por MacrosNombre (véase la figura 4-3).

Éstas son algunas cosas que puede hacer con los módulos:

Ver el contenido de cualquier

módulo al hacer doble clic en el módulo, en la ventana Proyecto.

Insertar un nuevo módulo al

elegir Insertar | Módulo, del menú.

Copiar un módulo de un

libro a otro al arrastrar el módulo a otro libro en la ventana Proyecto. El módulo copiado tendrá el mismo nombre que el original.

Elaboración de macros que estén disponibles para los demásYa analizamos la opción de guardar macros dentro de un libro. En ese caso, puede dar éste a alguien más, y esa persona tendrá entonces acceso a las macros. Tome en cuenta que el usuario tendrá que estar de acuerdo con habilitar las macros para usar las que se encuentran en el libro.

Para copiar macros a otro libro, necesita tener abiertos en su computadora el libro de destino y el que contiene las macros. (Si las macros están en su Libro de macros personal, ese libro ya está abierto.) Siga esos pasos para copiar una macro a un nuevo libro.

Haga clic en la opción Seguridad de macros en la cinta de opciones Programador. Aparece la ventana Centro de confianza (véase la figura 4-4). Observe cuál configuración de macro está habilitada. Elija la opción Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y luego haga clic en Aceptar.

Haga clic en el botón Visual Basic u oprima 1. ALT+F11 para desplegar el editor de VB.

En la ventana Explorador de proyectos, encuentre el módulo o los módulos que 2. contienen la macro o las macros que desea copiar.


Arrastre el módulo o los módulos al libro de destino.3.

Oprima 4. ALT+F11 para regresar a las hojas de cálculo.

Abra de nuevo el Centro de confianza (véase el paso 1) y regrese a la configuración 5. de macro que se había usado antes; luego haga clic en Aceptar.

Guarde el libro en que copió las macros con una extensión de archivo XLSM.6.

Protección de sus macrosHay varias razones por las que tal vez quiera salvaguardar sus macros. He aquí las que yo he tenido; tal vez las suyas sean más:

Trabajó mucho para crear su macro: no quiere que nadie más la cambie o, peor aún,

juegue con el código para que no funcione nunca más.

La información de su macro es privada: no quiere que otros usuarios conozcan los

secretos de la manera como operan sus macros.

Tiene tres opciones para proteger sus macros:

Puede hacer que las macros de VBA sean completamente inaccesibles para todos, 1. excepto usted mismo.

Puede hacer visibles las macros, pero no permitir que alguien que conozca la 2. contraseña que las protege haga cambios.

Puede permitir que sólo las personas que conocen su contraseña tengan derecho de 3. cambiar su código de VBA.

La opción de protección se encuentra dentro del editor de VBA. He aquí los pasos a seguir:

Figura 4-4 Habilitación de macros

Cambie la configuración de las macros


Haga clic en el nombre del proyecto en la 1. ventana Proyecto.

Haga clic con el botón derecho y elija 2. Propiedades de VBAProject (este comando también está disponible en el menú Herramientas).

Haga clic en la ficha Protección de la 3. ventana Propiedades del proyecto que aparece, como se muestra en la figura 4-5.

Marque Bloquear proyecto para 4. visualización, si quiere aplicar un bloqueo completo de sus macros de VBA. Nadie podrá editar ni ver sus macros, a menos que posean la contraseña correcta. Ingrese la contraseña en los campos proporcionados y luego haga clic en Aceptar.

¡Cuidado! Ya existen muchos

métodos abreviados de teclado

en Excel. Si elige utilizar uno

existente para su macro (como

CTRL+N, que se utiliza para activar

la característica de Negritas),

Excel cambiará el método

abreviado predeterminado por el

de su macro. El método abreviado

ya no funcionará para el comando

predeterminado. Consulte la lista

de métodos abreviados de teclado

existentes en Excel en el cuadro al

final de este capítulo.

Figura 4-5 Protección de macros

Marque aquí para restringir la visualización y edición del código de VBA

Ingrese dos veces la contraseña

Como opción, deje la casilla de verificación sin marcar, pero ingrese una contraseña 5. en los campos proporcionados si quiere que sus macros de VBA estén disponibles sólo para quienes conocen la contraseña.

Haga clic en Aceptar para guardar sus opciones6. .

Asignación de teclas de método abreviado a macrosLas macros que sólo usa de manera ocasional tal

vez no necesiten alguna característica especial de

acceso directo. Ya es lo suficientemente fácil hacer

clic en el botón Macros de la barra de herramientas

Programador, ver las macros disponibles, hacer clic

en la que desee y luego en el botón Ejecutar para

ejecutarla. Son sólo tres clics, o cuatro si tiene que

hacer clic en la ficha Programador (¿necesita ahorrar

más tiempo?).


Bueno, al parecer la respuesta es sí, así que Excel

tiene una opción que le permite asignar macros a

métodos abreviados de teclado. Una vez que haya

asignado la combinación de teclas, puede oprimirla

en su teclado y la macro se ejecutará, omitiendo por

completo el menú Macros. Es muy simple, sobre

todo si prefiere usar más el teclado que el ratón,

pero por supuesto el truco está en que ¡tiene que

recordar el método abreviado que asignó a la macro!

Hay tres maneras de asignar una tecla de método

abreviado a una macro:

Grabación de macros Ingrese la combinación de teclas en el cuadro Grabar macros. Como se muestra en la figura 4-6, hay un campo Método abreviado, y la etiqueta del campo indica que, sin importar lo que ingrese, su método abreviado debe incluir la tecla CTRL. Puede ingresar una letra o un número en el cuadro Método abreviado. También tiene la opción de oprimir la tecla MAYÚS mientras ingresa su letra o número, y luego el método abreviado de la macro será CTRL+MAYÚS+cualquier tecla que ingrese. Sólo puede usar un número o letra para los métodos abreviados de su macro (o un carácter, si está usando la tecla MAYÚS con las teclas numéricas).

Edición de macros Cambie el método abreviado de teclado asociado con una macro al hacer clic, primero, en el botón Macros, de la cinta de opciones Programador. Encuentre la macro cuyo método abreviado quiere cambiar y

Figura 4-6 Asigne métodos abreviados de teclado

cuando elija un nombre para su macro

En el editor de VB hemos visto

que asignó un método abreviado

de teclado cuando grabó

una macro, que ese método

abreviado aparece en la sección

de comentarios, en la parte

superior de la macro, justo abajo

del nombre de éste. No puede

editar la información del método

abreviado de teclado que aparece

en el editor de VB y esperar que

el método abreviado cambie.

Esta información aparece como

comentario, no es un comando,

de modo que ningún cambio que

haga al comentario afectará al

comando del método abreviado.

¡Recuerde! Los métodos

abreviados de teclado siempre

empiezan con CTRL y sólo

contienen un carácter (una

minúscula o un número). Tiene

la opción de incluir la tecla MAYÚS

después de CTRL, si quiere usar

una letra mayúscula o un carácter

que sólo se accede con la opción

MAYÚS.


Figura 4-7 Ingrese, edite o elimine un

método abreviado de teclado

haga clic una vez en esa macro. Haga clic en el botón Opciones. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de macro (véase la figura 4-7), mostrando el nombre de la macro, la tecla de método abreviado (si la hay) asociada con esa macro y el campo Descripción. En este cuadro de diálogo, puede cambiar una tecla de método abreviado, borrar una existente o agregar una tecla donde no existía alguna. Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios.

Creación de nuevas macros de VBA Cuando crea una nueva macro de VBA empleando el editor de VB, no hay posibilidad de asignar un método abreviado de teclado a la macro. En cambio, debe regresar al punto anterior, donde se indica cómo usar la característica Opciones de macro para asignar un método abreviado a una nueva macro.

CTRL+MAYÚS+( Muestra las filas ocultas de la selección.

CTRL+MAYÚS+) Muestra las columnas ocultas de la selección.

CTRL+MAYÚS+& Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.

CTRL+MAYÚS_ Quita el contorno de las celdas seleccionadas.

CTRL+E Aplica el formato de número General.

CTRL+MAYÚS+$ Aplica el formato Moneda con dos posiciones decimales (los números

negativos aparecen entre paréntesis).

CTRL+MAYÚS+% Aplica el formato Porcentaje sin posiciones decimales.

CTRL+MAYÚS+^ Aplica el formato numérico Exponencial con dos posiciones

decimales.

CTRL+MAYÚS+# Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.

CTRL+MAYÚS+@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica AM o PM.

CTRL+MAYÚS+! Aplica el formato Número con dos posiciones decimales, separador

de miles y signo menos (–) para los valores negativos.

CTRL+MAYÚS+* Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos

delimitada por filas y columnas en blanco).

En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica.

CTRL+MAYÚS+: Inserta la hora actual.

CTRL+MAYÚS+" Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa, en la celda o en

la barra de fórmulas.

CTRL+MAYÚS+SIGNO MÁS( +) Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco.


CTRL+SIGNO MENOS (–) Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas

seleccionadas.

CTRL+; Inserta la fecha actual.

ALT+` Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar fórmulas de la hoja

de cálculo.

CTRL+' Copia una fórmula de la celda situada sobre la celda activa, en la

celda o en la barra de fórmulas.

CTRL+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

CTRL+2 Aplica o quita el formato de negritas.

CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado.

CTRL+6 Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o exhibir marcadores de los

objetos.

CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema.

CTRL+9 Oculta filas seleccionadas.

CTRL+0 Oculta columnas seleccionadas.

CTRL+E Selecciona toda la hoja de cálculo.

Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual.

Si oprime CTRL+E una segunda vez, se selecciona la región actual y sus

filas de resumen. Oprimiendo CTRL+E por tercera vez, se selecciona

toda la hoja de cálculo.

Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de

función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de

función.

CTRL+MAYÚS+A inserta los paréntesis y nombres de argumento cuando

el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en

una fórmula.

CTRL+N Aplica o quita el formato de negritas.

CTRL+C Copia las celdas seleccionadas.

CTRL+C seguido de otro CTRL+C muestra el portapapeles.

CTRL+J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el

formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las

celdas de abajo.

CTRL+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar

seleccionada.

MAYÚS+F5 también muestra esta ficha, mientras que MAYÚS+F4 repite la

última acción de buscar.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha

Fuente seleccionada.

CTRL+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.


F5 también muestra este cuadro de diálogo.

CTRL+L Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha

Reemplazar seleccionada.

CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+ALT+K Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos

nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo para

hipervínculos existentes seleccionados.

CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco.

CTRL+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo.

CTRL+MAYÚS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CTRL+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo formato de celdas con la ficha

fuente seleccionada.

CTRL+D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido

y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango

seleccionado a las celdas de la derecha.

CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el

formato de archivo actuales.

CTRL+F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.

CTRL+V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y

reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de

haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.

CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.

CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o

eliminar la última entrada que escribió.

CTRL+MAYÚS+Z utiliza los comandos deshacer o rehacer para invertir

o restaurar la última corrección automática cuando se muestran las

etiquetas inteligentes de autocorrección.

Asignación de macros a la barra de herramientasComo ya sabe, el antiguo concepto de personalizar las barras de herramientas en versiones anteriores de Excel ya no existe en 2007. Las barras de herramientas con sus botones modificables y los menús con sus comandos intercambiables son del pasado.


Bueno, casi. Hay un área de la central de comandos de Excel donde aún tiene cierta flexibilidad, y es la pequeña barra de herramientas Acceso rápido que se encuentra en la

parte superior de la pantalla de Excel (véase la figura 4-8). No tiene total flexibilidad con esta barra de herramientas, pero sí cuenta con más libertad que con las cintas de opciones.

Agregue comandos comunes a la barra de herramientasLa barra de herramientas Acceso rápido se personaliza al hacer clic en la flecha hacia abajo que se encuentra a la derecha de la barra de herramientas. Verá un menú corto de algunos de los comandos más familiares de Excel, incluidos Nuevo, Abrir, Guardar, Impresión rápida, así sucesivamente, como se muestra en la figura 4-9. Los comandos con una marca de verificación ya aparecen en su barra de herramientas. Haga clic en cualquiera de los comandos no marcados para agregarlos a la barra.

Figura 4-9 Personalización de la barra de herramientas Acceso rápido

Haga clic aquí para acceder a comandos adicionales

Marque los elementos para desplegarlos en el menú

Figura 4-8 Barra de herramientas Acceso rápido de Excel

Haga clic para mostrar el menú

Agregue comandos adicionales a la barra de herramientasTiene la opción de personalizar aún más al elegir la opción Más comandos, que aparece en el menú Personalizar. En la ventana Opciones de Excel que aparece (véase la figura 4-10), haga clic en cualquier comando que aparezca en la lista del lado izquierdo de la ventana y luego haga clic en Agregar para agregar el comando a la barra de herramientas. Uno de


los comandos de la lista es Ver macros. La adición de este comando a la barra de herramientas Acceso rápido le da la capacidad de desplegar la ventana Macros en cualquier momento. Una vez que haya agregado este comando a la barra de herramientas, se ahorra la molestia (si puede llamarle así a hacer un clic) de abrir la cinta de opciones Programador antes de que pueda desplegar la ventana Macros.

¡Pero espere! ¡Hay más! En la parte superior de la lista hay un menú desplegable llamado Comandos disponibles en (véase la figura 4-10). Haga clic en la flecha para desplegar el menú de comandos (véase la figura 4-11) y verá que no sólo tiene acceso a todos los comandos de Excel, cualquiera de ellos puede agregarse a la barra de herramientas Acceso rápido, sino que también puede hacer clic en la opción Macros, y todas las macros que residen en su Libro de macros personal se desplegarán en la lista de

Figura 4-10 Elección de botones para agregar a la barra de herramientas

Haga clic para guardar sus cambios

Haga clic aquí para desplegar los comandos de la barra de herramientas

La elección de Ver macros coloca el botón Macros en la barra de herramientas

Haga clic para agregar un botón a la barra de herramientas

Figura 4-11 Despliegue de sus macros

Elija Macros para desplegar todas las macros en la lista de comandos


comandos. Elija cualquier macro al hacer clic en ella, luego haga clic en Agregar y habrá agregado la macro a la lista de comandos del botón que quiere desplegar en su barra de herramientas.

Agregue macros a la barra de herramientas¡Pero espere! ¡Todavía hay más! (sueno como en un infomercial, ¿no? ¡Estoy a punto de

lanzar un juego de cuchillos sin costo adicional!). Si agrega más de una macro a su barra de herramientas Acceso rápido, verá muy pronto que todas las macros se parecen. Tienen el mismo diseño para sus botones. ¡Esto no sirve! ¡Usted quiere que se distingan entre sí! Por supuesto, puede dejar el aspecto del botón como está y hacer clic en Aceptar. Cuando los botones de macro aparezcan en su barra de herramientas serán iguales, pero puede colocar el cursor sobre el botón y ver el texto informativo que le indica el nombre de la macro.

Otra opción consiste en cambiar el aspecto de los botones. De regreso a la ventana Personalizar, haga clic una vez en cualquier comando de su lista, a la derecha de la ventana (en este caso, querrá hacer clic en una de las macros que ha agregado a la barra de herramientas). Luego haga clic en el botón Modificar, que se encuentra en la parte inferior de la lista. Aparece la ventana Modificar botón, como se muestra en la figura 4-12, mostrando casi 200 diseños de botón para que elija uno. Más aún, en el campo Nombre para mostrar, puede cambiar el

Figura 4-12 Personalización del botón de una macro específica

Ingrese un nombre descriptivo

Haga clic en una imagen para el botón de esta macro

Haga clic en una macro


Figura 4-13 La barra

de herramientas

personalizada

Barra de herramientas Acceso rápido personalizada

¡Ya ha visto esta ventana

Opciones de Excel! Cuando hace

clic en el botón Opciones de

Excel, en la parte superior de la

pantalla, aparece esta ventana.

Haga clic en Personalizar, en la

parte izquierda de la ventana,

para acceder a la información de

personalización de la barra de

herramientas.

nombre de algo aburrido como “PERSONAL.XLSB!FórmulaAValor” por “Cambiar fórmulas por valores”. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana después de hacer sus selecciones.

Personalice su barra de herramientas para un libro determinadoAlgo más, antes de que deje la ventana Opciones de Excel. Arriba de la lista, a la derecha, hay una lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Como opción predeterminada, cualquier cambio que haga en esta ventana afecta la barra de herramientas Acceso rápido de todo Excel; pero si lo prefiere, puede elegir la otra opción, Para Libro1, donde Libro1 es el nombre de su libro actual. En realidad cuenta con la opción

de crear una barra de herramientas Acceso rápido que pertenezca exclusivamente a un libro. Se trata de una herramienta poderosa para las ocasiones en que cree macros que pertenecen a un solo libro. Facilite el acceso a todas las macros desde la barra de herramientas Acceso rápido de ese solo libro.

Por último, haga clic en Aceptar para guardar sus cambios. Ahora puede echar un vistazo a su nueva barra de herramientas, completamente personalizada para hacer más fáciles sus experiencias en Excel (figura 4-13).

En este capítulo verá cómo escribir macros en

lugar de simplemente grabarlas. La grabación

es un excelente método, pero resulta más fácil

hacer algunas cosas a mano, o simplemente

no se pueden grabar. Por ejemplo, puede

desplegar mensajes para el usuario en la barra de estado de Excel, como se ilustrará en

un ejemplo del capítulo 7. Pero no hay manera de grabar esta acción. Debe programarse

manualmente al escribir el código.

Y recuerde que también hay un tercer método muy común para crear macros. Primero

graba y usa el editor para modificar lo que ha grabado.

Este capítulo concluye con una revisión general de los comandos de Visual Basic de uso

más común, además de las características básicas más importantes del editor de VB.


Escritura de su primera macroInicie Excel y luego oprima ALT+F11. Verá el editor de VB como se muestra en la figura 5-1.

Como opción predeterminada, se muestran tres ventanas principales en el editor de VB. En la esquina superior izquierda se encuentra el Explorador de proyectos, que despliega también el libro actual, además de las hojas de cálculo que contiene. Debajo se encuentra la ventana Propiedades, donde se muestran los diferentes atributos del objeto seleccionado (en este caso, Hoja1). También puede usar esta ventana para editar las propiedades desplegadas. Por ejemplo, podría hacer clic en la propiedad Nombre y cambiarlo de Hoja1 a Revisión o lo que desee. Cuando oprime ENTER, el nombre cambia en la ventana Propiedades y en el libro de Excel. Observe que no es el mismo que en la propiedad (Nombre) en la parte superior de la ventana Propiedades, que se usa internamente dentro del editor de VB. Lo más importante es que la ventana Propiedades le da una manera conveniente de editar las características de los objetos. Esta ventana es más útil cuando se crean ventanas personalizadas de interacción con el usuario llamadas UserForms (este tema se desarrolla en el capítulo 7).

Es en la ventana de código donde usted escribe sus macros. Puede hacer doble clic en cualquier hoja o en Este libro, en el Explorador de proyectos, para abrir una ventana de código de hoja o del libro actual. La ventana pasa de gris a blanco, lo que significa que ahora puede escribir comandos de programación en ella.

Figura 5-1 El editor de VB, mostrando el Explorador de proyectos, la ventana Propiedades y la ventana de código

Ventana Propiedades

Explorador de proyectos

Ventana de código

61Capítulo 5 Comprensión de los comandos de las macros

Figura 5-2 Grabación en el Libro de macros

personal en el Explorador de proyectos

Excel le permite almacenar macros en

cualquier hoja de cálculo, en el libro

actual (ThisWorkbook en el Explorador de

proyectos) o en módulos. (Los módulos son

contenedores convenientes donde puede

poner las macros que desee que estén

accesibles desde cualquier otra ubicación

en un proyecto.) Además, si escribe o graba

una macro realmente útil que quiere tener

disponible siempre, hay una manera de

almacenar macros para usarlas con cualquier

libro de Excel que abra, ahora o en el futuro.

Para que una macro quede disponible

en cualquier lugar y momento, grábela o

escríbala en el Libro de macros personal.

Cada vez que Excel inicia, carga este libro

especial (es el equivalente al archivo Normal.

dotm de Microsoft Office Word 2007).

Recuerde que cuando hace clic en el botón

Grabar macro en Excel, se abre un cuadro

de diálogo. En la figura 5-2 puede ver, en el

cuadro de lista Guardar macro en, que una

opción es almacenar esta macro grabada en

el Libro de macros personal. Al elegir esta

opción se agrega este libro y sus macros al

Explorador de proyectos. Así que la grabación

es una manera rápida de escribir también

macros en la Libro de macros personal.

Siga adelante y agregue un módulo ahora. Elija Insertar | Módulo. Ahora se agrega Módulo1 al Explorador de proyectos, y su ventana de código queda disponible para que programe. Ahora puede escribir una macro en la ventana de código, oprimir F5 para probarla y, si es necesario, hacer algunas modificaciones para que funcione de la manera que desea.

Imaginemos que para su primera macro hecha de manera manual, quiere crear una etiqueta vertical en lugar del típico encabezado de columna. Tiene un rango de números, como se muestra en

la figura 5-3, y quiere describirlos al desplegar una etiqueta a la izquierda. Puede ver un ejemplo en la figura 5-4.

En el Módulo1 del editor de VB, escriba esta macro:

Sub Girar() With Selection

.MergeCells = True .VerticalAlignment = xlCenter .Orientation = 90 .Font.Size = 20

End With

End Sub


Figura 5-3

Quiere crear una

macro que gire

estas etiquetas

para que sean

verticales

Ahora pruébela al arrastrar su puntero para seleccionar de la celda A10 a la A1. Observe que esto incluye, en la celda A1, el título Puntos de junio, como se muestra en la figura 5-3.

Con el rango seleccionado, regrese al editor: oprima ALT+F11, haga clic en cualquier lugar de su macro y luego oprima F5 para ejecutarla. Debe ver el resultado que se muestra en la figura 5-4.

Entendiendo el código En esta macro no tiene que seleccionar manualmente las celdas que desea girar (sobre todo en el código). En cambio, permite que el usuario seleccione el rango y luego use el comando With Selection. Este método es obviamente más flexible que un

rango rígido (pero, por supuesto, exige que el usuario dé pasos adicionales).La estructura With (entre los comandos With Selection y End With) es práctica

si quiere hacer varios cambios a la vez a un rango u otro objeto. No tiene que escribir varias veces el destino (Selection en este caso), como aquí:

La grabación de macros es una

estupenda manera de hacer que

VB cree código. Pero otro método

abreviado consiste en revisar

el sistema de ayuda del editor

de VB para encontrar ejemplos

de código. Tal vez no necesite

trabajar desde cero si logra

encontrar código de ejemplo que

haga lo que busca, o por lo menos

algo similar. Sólo copie el código

de la pantalla de ayuda, péguelo

en una ventana de código en el

editor y luego modifíquelo de

acuerdo con lo necesario.


Figura 5-4 Así es como desea que se vea la hoja después de ejecutar su macro

Selection.MergeCells = TrueSelection.VerticalAlignment = xlCenterSelection.Orientation = 90

Selection.Font.Size = 20

En lugar de esta redundancia, pone el conjunto completo de cambios en una estructura With. Las estructuras With también mejoran la legibilidad de su código, porque puede ver que todos los elementos de la lista de propiedades pertenecen al mismo objeto.

Además, observe que sólo he incluido las propiedades necesarias en este código: MergeCells, VerticalAlignment, Orientation y Font.Size. No es necesario especificar propiedades adicionales (como FontStyle o Underline) porque no estoy cambiando la fuente ni agregando subrayado a este texto.

Limpieza del códigoTenía la opción de grabar la macro del ejemplo anterior, en lugar de escribirla a mano. Probemos ese método para ver lo que sucede. Cuando se graba una macro, todas las

propiedades del objeto se graban, no sólo las que en realidad se necesitan para la modificación que se está realizando. Esto significa que aunque sólo esté cambiando la orientación, la propiedad pertinente y muchas otras también se incluyen en la macro grabada.


Veamos cómo funciona esto y cómo corregirlo. Siga estos pasos:

Selec1. cione una celda con algún texto en ella.

Haga clic en la ficha Programador de la cinta de opciones, y luego haga clic en el 2. ícono Grabar macro para iniciar el proceso de grabación.

Haga clic con el botón derecho en esa celda y elija Formato de celdas en el menú 3. contextual.

En el cuadro de diálogo Formato de celdas que se abre, haga clic en la ficha 4. Alineación.

Arrastre el indicador de Orientación hasta que marque 90 grados (o ajuste el valor 5. en el cuadro de texto Grados).

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.6.

Haga clic en el ícono Detener grabación, en la sección Código de la cinta de 7. opciones (la ficha Programador debe estar seleccionada).

Oprima 8. ALT+F11, y luego abra la macro grabada en el editor de VB. Debe ver un código como éste:

With Selection .HorizontalAlignment = xlGeneral .VerticalAlignment = xlBottom .WrapText = False .Orientation = 90 .AddIndent = False .IndentLevel = 0 .ShrinkToFit = False .ReadingOrder = xlContext .MergeCells = False

End With

Ninguna de estas propiedades, excepto una, cambian: la única propiedad que cambió mientras grababa es Orientation. No obstante, la grabadora tomó una instantánea de todas las propiedades posibles.

Muchos programadores editarán esta macro grabada. Eliminarán todo, excepto las propiedades importantes, como la que cambió en este ejemplo. Esta eliminación de las propiedades que no cambian facilita, más adelante, la visualización de lo que en realidad está haciendo la macro. Y la limpieza también evita que, por accidente, cambie importantes propiedades de la celda. El único cambio de propiedad necesario es la orientación, de modo que puede eliminar todas las demás líneas:


With Selection.Orientation = 90

End With

En nuestro ejemplo anterior (la demostración de cómo escribir una macro a mano) también incluimos algunas modificaciones de propiedades adicionales: la combinación de las celdas seleccionadas, el centrado del texto y el aumento del tamaño de la fuente. Pero recordará que la sangría, el cambio de línea del texto y otras propiedades se dejaron fuera. No eran necesarios, aunque la grabadora siempre las incluya.

Los elementos de Visual BasicBasic tiene décadas de existencia, y durante varias de ellas fue el lenguaje de programación más popular. Sigue siendo el de uso más fácil, aunque ahora los programadores académicos y profesionales lo han abandonado a favor de C y sus descendientes.

¿Por qué Basic es tan fácil? Porque su objetivo explícito es ser lo más parecido al inglés en su dicción y su sintaxis. En otras palabras, para terminar la ejecución de una macro de Basic, utiliza el comando End. Para concluir una estructura With, utiliza el comando End With, etc. Para comparar dos años de impuestos, usa una “frase” muy legible de Basic como esta:

If ImpuestosHoy = ImpuestosPasados Then Goto NoChange

Cuando es posible, Basic trata de usar palabras en inglés y frases similares a las del inglés. ¿Para alguien que habla ese idioma habría algo más comprensible?

Comandos de uso comúnEchemos un vistazo a algunos de los comandos de Basic más usados, incluidos ejemplos de código que ilustran cómo puede emplear estos comandos en su propia programación de Excel. Esta revisión general de ninguna manera pretende ser exhaustiva, pero le presentará algunos conceptos importantes de programación y le dará ideas de algunas cosas que puede hacer al codificar macros a mano.

Varios comandos importantes se cubren en otras partes de este libro: cuadros de mensajes en el capítulo 7, variables en el

Recuerde que si necesita realizar alguna

tarea no descrita aquí, su primer paso debe

ser oprimir F1 para abrir la característica de ayuda del editor

de VB. Por ejemplo, si quiere permitir que su usuario vea

el cuadro de diálogo para abrir archivos que está integrado

en Excel, busque en la ayuda de VBA algo como acceso a

archivos. Uno de los temas mostrados es Propiedad FileDialog,

y contiene un excelente ejemplo de código que puede pegar

en su macro. Si no encuentra algo en la ayuda integrada, elija

Ayuda | MSDN en Web y busque allí.


capítulo 9, código de toma de decisiones If...Then en el capítulo 10 y bucles For...Next en el capítulo

11. Sin embargo, lo que sigue en este capítulo es un repaso de varios comandos útiles adicionales de VBA que debe conocer, incluidos varios conjuntos de comandos agrupados en categorías como manipulación de texto, cálculos financieros y administración de fechas y horas.

Manipulación de textoCuando trabaja con texto en macros, es probable que el conjunto de comandos de manipulación de texto le resulte muy útil.

Por ejemplo, en ocasiones necesita buscar una parte de un texto. Digamos que le pide al usuario que escriba su dirección de correo electrónico en un cuadro de entrada (descritos en el capítulo 7). Una manera de asegurarse de que en realidad ingresa una dirección de correo electrónico apropiada consiste en buscar el símbolo @ en la cadena, que se incluye en todas las direcciones de correo electrónico.

Para buscar una subcadena en una cadena se utiliza el comando InStr, como se muestra a continuación:

Sub IngresarCorreo()cadDirCorreo = InputBox("Por favor escriba su direcciónde correo electrónico")prueba = InStr(cadDirCorreo, "@")

If prueba = 0 ThencadDirCorreo = InputBox("Por favor, pruebe de nuevo; no incluyó el simbolo@ en su dirección de correo electrónico")

End If

End Sub

Cuando ejecuta esta macro, el comando InStr pone un cero en la variable prueba si no se encuentra un símbolo @ en el texto que el usuario ingresa en el cuadro de entrada (este texto se almacena en la variable cadDirCorreo). De este modo podemos probar lo anterior mediante esta línea de código y responde con una segunda solicitud de la dirección si encontramos un cero:

If prueba = 0 Then

Tal vez pueda imaginar muchas situaciones en programación donde sería útil analizar una frase o un párrafo para ver si la palabra o frase determinada puede encontrarse dentro del bloque de texto.

Oprima F1 y luego busque en la ayuda de VBA

Manipulación de cadenas, resumen de palabras

clave.


VBA incluye un grupo grande de comandos de manipulación de texto, incluidos los siguientes:

El comando Mid es similar a InStr, excepto que Mid regresa una subcadena cuando proporciona la posición de inicio y la longitud de la subcadena que busca. Por ejemplo:MsgBox Mid("HolaTodos", 2, 3)

Da como resultado: ola.¿Lo comprendió?

El comando Replace también está relacionado con InStr, excepto que elimina una cadena de destino e inserta otra en su lugar, como esta:MsgBox Replace("HolaTodos", "Todos", "Mundo")

El resultado es: HolaMundo.

El comando Left extrae una subcadena (también hay un comando Right):MsgBox Left ("Señora López", 6)

Da como resultado: SeñoraLCase cambia todos los códigos a minúsculas (hay también un comando UCase para mayúsculas):MsgBox LCase("HolaTodos")

El resultado es: holatodos

El comando Format tiene muchas variaciones (argumentos), y le permite gran libertad sobre la manera de desplegar texto, fechas, resultados financieros, etc. Oprima F1 y busque ayuda en Manipulación de cadenas, resumen de palabras clave.Len le indica el número de caracteres (la longitud de una cadena):MsgBox Len("HolaTodos")

El resultado es: 9

Fecha y horaCuando necesita emplear información de hora o fecha en una macro, VBA le ofrece un conjunto de comandos útiles. He aquí algunos ejemplos:

Sub FechaHora()MsgBox NowMsgBox DateMsgBox TimeMsgBox Day(Now)MsgBox Month(Now)MsgBox Hour(Now)MsgBox Minute(Now)

End Sub


Si ejecuta esta macro, verá una serie de datos de fecha y hora desplegados.

VBA incluso tiene algunos comandos que realizan cálculos de hora, como el comando DateDiff, que le indica cuántos días hay entre hoy y una fecha futura, como esta:

Sub DiferenciaFechas()FechaFutura = "12/12/2012"MsgBox "Días a partir de hoy: " & DateDiff("d", Now, FechaFutura)

End Sub

MatemáticasTodas las operaciones comunes, y no tan comunes, están disponibles en VBA. Tiene + para sumas, – para restas y * para multiplicaciones. El símbolo de la división es la diagonal (/):

MsgBox 5 / 4

El resultado es: 1.25

Sin embargo, sólo por si acaso, hay otra forma de división que usa la diagonal invertida

(\), llamada división de enteros. Todo esto elimina cualquier posición decimal de la

respuesta:

MsgBox 5 \ 4

El resultado es: 1Si alguna vez ha encontrado un uso para eso, hágamelo saber. Observe que esto no

redondea el número; lo trunca. Por ejemplo, 5 \ 3 también da 1 como resultado, aunque redondeado sería 2. Si realmente quiere redondear use el comando Round, y especifique el número de posiciones decimales que quiere. Aquí queremos tres posiciones decimales:

MsgBox Round(5 / 3, 3)

El resultado es: 1.667Más allá de estos operadores, también encontrará algunas funciones matemáticas

(busque Ayuda para Funciones matemáticas).Y para todas las ocasiones en que tiene que calcular una secante hiperbólica inversa, no

se preocupe, está allí.

Para ver los diferentes comandos de fecha y

hora en VBA, oprima F1 y luego busque Fecha y

hora, resumen de palabras clave.


Cálculos financierosVBA incluye un conjunto de comandos que proporcionan algunas de las características de una calculadora financiera. Los contadores y otras personas relacionadas con las matemáticas empresariales pueden usar estos comandos para construir herramientas de cálculo financiero. Y debido a que las macros son muy flexibles, puede personalizar sus cálculos mucho más de lo que es posible aun con las calculadoras más costosas.

He aquí un ejemplo que muestra cómo encontrar el monto total de interés que pagará por una hipoteca durante la vida del préstamo. Usted proporciona

la siguiente información a la macro: tasai, rangodepago, periodostotales, valoractual, valorfuturo, vencido. Luego el comando IPmt le puede devolver el interés total que pagará durante la vida de ese préstamo.

He aquí cómo funciona: tasai es la tasa de interés de su préstamo y debe expresarse como la tasa mensual porque sus pagos serán mensuales. Debido a que probablemente conocerá el interés anual, debe dividirlo entre 12. Nuestra tasa es 6%, de modo que la cifra de la tasa debe ser .06 (la tasa de interés) / 12 (los meses del año). La tasa resultante es .005.

El rangodepago es la cantidad del tiempo total del préstamo del que quiere calcular el interés. Usaremos un bucle For...Next para este cálculo, de modo que la variable rangodepago cambie dinámicamente cuando estemos calculando, recorriendo la vida total del préstamo.

Los periodostotales son el número de veces que paga la hipoteca en la vida del préstamo. La nuestra es una hipoteca a 15 años, y pagamos mensualmente. De modo que periodostotales es 15 * 12 (lo que da como resultado 180).

El valorpresente representa el monto total de su préstamo. Nuestra casa cuesta $50 000 (es un valor máximo), pero debe expresar este número como negativo, de modo que es –50000. El valorfuturo es el saldo que quiere tener al final de la hipoteca. Para préstamos, el valorfuturo es cero.

El valor vencido es 1 ó 0. Vale 1 si los pagos están vencidos al principio de cada mes. Vale 0 si están vencidos al final del mes. Pagamos al final, de modo que vencido es 0.

Observe que el comando MsgBox no requiere el uso de paréntesis:

MsgBox Date

funciona igual que

MsgBox (Date)

Sin embargo, si está proporcionando una lista de argumentos a un comando (consulte el resumen del capítulo 7), debe usar paréntesis, como este argumento Now proporciona al comando Hour:

Hour (Now)

Al igual que con los comandos de fechas,

también encontrará un conjunto generoso

de comandos financieros en VBA. Oprima F1 y busque

Financieras, resumen de palabras clave. (En ocasiones, palabras

clave se utiliza como sinónimo de la palabra comando.)


Ahora que hemos respondido estas preguntas, podemos usar la siguiente macro para calcular el interés:

Private Sub Interés()tasai = 0.005periodostotales = 180valorpresente = -50000valorfuturo = 0vencido = 0For rangodepago = 1 To periodostotalesinterésTemp = IPmt(tasai, rangodepago, periodostotales, valorpresente, valorfuturo, vencido)interésTotal = interésTotal + interésTempNext rangodepagoMsgBox "El total que pagará por este préstamo es: " & Format(interésTotal + Abs(valorpresente), "###,###,##0.00")MsgBox "De esto, los intereses son: " & Format(interésTotal, "###,###,##0.00")

End Sub

Cuando ejecuta esta macro, le indica que el total que pagará por el préstamo es de $75 947.11. Y de eso, $25 947.11 corresponde a intereses.

No se alarme por el código. Es fácil comprender el comando Format, por ejemplo, cuando busca en la ayuda de VBA. Sólo haga clic en la palabra Format en su código de macro para poner el cursor de inserción parpadeante en él, luego oprima F1 y verá muchas docenas de ejemplos de su uso.

Para comprender la manera de emplear los diversos comandos financieros en VBA, también encontrará gran cantidad de ejemplos de código para ellos.

ErrorEn ocasiones querrá colocar un manejador de errores en sus macros. De esta forma, si algo sale mal, su macro no detendrá misteriosamente la ejecución, o atemorizará de otra manera al usuario. En cambio, puede desplegar un mensaje que explique lo que sucedió y lo que puede hacer el usuario al respecto.

He aquí una estructura típica de manejo de errores. En primer lugar, le debe indicar a VBA adónde ir: un lugar en la macro donde puso la etiqueta Mostrarlo, si ocurre un error:

On Error GoTo Mostrarlo

Puede usar el nombre que quiera en lugar de Mostrarlo; es sólo un destino en que la

macro empieza a ejecutar el código si ocurre un error.


A continuación tenemos una línea que induce un error falso (Error 70) para que podamos probar el manejador de errores. Esta línea se reemplazará por el código actual de su macro.

Generalmente, aparece el comando Exit Sub justo sobre cualquier manejador de código. Esto evita que el programa alcance al manejador, a menos que en realidad un error nos envíe a éste.

Luego la sección Mostrarlo imprime el mensaje de error, en este caso Permiso

denegado (porque indujimos el error 70). Por último, el comando VB Resume Next se usa para enviar VB de regreso a la línea que sigue a On Error GoTo:

Sub Errors ()On Error GoTo showitError 70

Exit SubShowit:

MsgBox Error (Err)Resume Next

End Sub

Este código despliega la descripción del error en un cuadro de mensaje para el usuario. Sin embargo, antes de que termine su macro y la dé a otros, tal vez quiera reemplazar el mensaje integrado por uno propio, más útil, más descriptivo, como:

MsgBox ("Consulte al administrador de la red. No tiene permiso de seguridad para hacer esto.")

Desarrollado durante décadas de

retroalimentación por parte del usuario,

grupos de enfoque y refinamiento, el editor

de VB es una gema pulida. No importa

cuántos años dedique, ni qué tan a fondo

vaya en la programación con VBA, dudo que

siquiera llegue a desear una característica en

particular. Posee todo lo que un programador

necesita.

Sin embargo, los principiantes pueden

tener un buen inicio al conocer de antemano

varias características importantes. No vale

la pena tropezarse con ellas. Sólo le daré lo

esencial en este resumen.

Los menús Archivo y EdiciónLos menús Archivo y Edición contienen casi todas las herramientas esenciales que encontraría en un procesador de palabras. Y cualquier editor para el programador es un procesador de palabras, aunque bastante especializado. El menú Edición incluye las usuales opciones de búsqueda, corte, copia, pegado y otras características de manipulación de texto, pero también engloba opciones específicas para la programación. Haga clic en un comando como MsgBox en el editor de código, para seleccionarlo, y luego pruebe a elegir Edición | Información rápida para ver la sintaxis de este comando.


El menú VerEn el menú Ver puede elegir que se muestren

las importantes ventanas Explorador de

proyectos o Propiedades, si las ha cerrado

antes. También puede desplegar la Caja

de herramientas, si está trabajando en un

UserForm (consulte el capítulo 7).

El menú FormatoEl menú Formato contiene diversas opciones,

casi todas útiles cuando está optimizando un

UserForm.

El menú DepuraciónEn el menú Depurar encontrará todo tipo de

características útiles que pueden ayudarle a

rastrear errores elusivos en su código.

El menú EjecutarEn el menú Ejecutar, la opción más útil

aquí para los principiantes es Ejecutar |

Restablecer. Haga clic en ella si alguna

vez ha visto el mensaje mostrado en la

ilustración.

Los principiantes se sienten abrumados

con este mensaje de error. Se despliega

cuando ejecuta una macro que tiene un error,

y el editor de VB ingresa automáticamente

en el “modo de interrupción”, una condición

especial donde se detiene la ejecución de la

macro. Sin embargo, también sucede algo

más: la ejecución adicional de esa macro

o cualquiera otra no es posible ahora en

este modo (los programadores usan varias

herramientas en el menú Depuración durante

el modo de interrupción). Pero con frecuencia

deseará salir de este modo y regresar al modo

normal. Para salir de este modo, elija Ejecutar

| Restablecer.

Eso es todo. No he cubierto cada opción

ni, por supuesto, cada menú. Algunos se

explican por sí solos, como la opción Ventana

| Cascada. Si no sabe lo que significa esto en

un procesador de palabras, pruébelo y vea.

Una subrutina es como una pequeña macro que opera dentro de una macro más grande. El

código de la subrutina reside dentro de la macro principal. Cuando una macro llama a una

subrutina, la ejecución se desvía al área de la subrutina de la macro.

Un uso común para las subrutinas consiste en dividir una macro compleja en partes

más pequeñas. Además, las subrutinas pueden ser útiles en macros que proporcionan una

opción al usuario. Si selecciona la opción A, la macro se desvía a la subrutina A. Seleccione

la opción B y entra en acción la subrutina B. Por ejemplo, digamos que ha definido dos

áreas de impresión en la pantalla. La macro pregunta al usuario que indique cuál área

se debe imprimir. La elección del área de impresión 1 hace que la macro se desvíe a la

subrutina Impresión1. La elección del área de impresión 2 hace que la macro se desvíe a la

subrutina Impresión2. En este escenario, cuando se ha completado o cancelado el trabajo

de impresión, termina la ejecución de la macro. La elección de una tercera opción, Cancelar,

hace que la macro siga sin imprimirse o, en este caso, llegue al final.


Como opción, si una función dentro de su macro produce un conjunto de resultados, se ejecuta una subrutina; otro conjunto de resultados hace que se ejecute una subrutina diferente. Por ejemplo, la macro examina una celda que contiene un número. Si éste es menor de 1 000, la celda se redondea a 1 000. Si el número es mayor, no hay cambio en el contenido de la celda.

Creación de una subrutinaDebido a que una subrutina se ejecuta dentro de una macro existente, es necesario que haya una manera de separar los comandos de la subrutina del resto de la macro. Esto se hace al asignar un nombre a la subrutina. La macro llama entonces a la subrutina por su nombre con el comando GoTo. La propia subrutina empieza con su nombre, como primera línea, seguido por las líneas de comandos asociadas con la subrutina, y ésta termina con un comando End. Como alternativa, puede llamar a la subrutina con el comando GoSub. Cuando use GoSub, la operación regresa al punto de partida en la macro cuando la subrutina termina.

He aquí un ejemplo. Digamos que ha designado dos áreas de su hoja de cálculo como áreas de impresión diferentes, y ha asignado nombres de rango a estas áreas, ÁreaImpresión1 y ÁreaImpresión2. Quiere crear una macro que le pregunte al usuario si quiere imprimir lo que conoce como Informe 1 (que es igual a ÁreaImpresión1) o Informe 2 (que es igual a ÁreaImpresión2). Su respuesta se almacena en la macro como 1 o 2. Si responde 1, la macro ejecuta una subrutina llamada Impresión1. Si responde 2, la macro ejecuta una subrutina llamada Impresión2. Si el usuario responde algo diferente de 1 o 2, la pregunta aparece de nuevo y tiene otra oportunidad de responder. También se trata a la pregunta como una subrutina, de modo que se le puede llamar, si es necesario.

Asignación de nombre a una subrutinaDesigne el nombre de una subrutina ingresando el que desee, seguido de dos puntos. Use sólo una palabra para el nombre de la subrutina. Para este ejemplo, se llamará de la siguiente manera a las tres subrutinas:

Respuesta:Impresión1:Impresión2:

A estos nombres se les denomina etiquetas.

Trate de evitar la asignación de

nombres a subrutinas que sean

iguales a un comando real de VBA.

Esto se facilitará más a medida

que se familiarice con VBA.

75Capítulo 6 Uso de subrutinas y creación de funciones de Visual Basic

Llamado a las subrutinasLa primera subrutina necesaria para esta macro realiza las tareas de plantear la pregunta al usuario. Este código es muy simple: utiliza el concepto de un cuadro de entrada con un campo disponible para que el usuario ingrese su respuesta. Los cuadros de entrada se analizan con más detalle en el capítulo 7. Por ahora sólo usaremos el código InputBox con una descripción mínima. El código empieza con una variable que se asigna al valor del InputBox. Así que cada vez que el usuario ingrese su respuesta (en este caso 1 o 2), ese

valor se asignará a la variable, que llamaremos Informe. He aquí la línea de código:

Informe = InputBox("Ingrese 1 para imprimir Informe 1; Ingrese 2 para

imprimir Informe 2")

La información que aparece entre comillas es el texto que se mostrará en el cuadro de entrada que el usuario verá. Su entrada de 1 o 2 se convierte en el valor de la variable, Informe.

Una vez que Informe tiene un valor, la macro puede seguir adelante al determinar cuál subrutina ejecutar, con base en el valor de Informe.

Su macro establecerá eso: si el valor de Informe es 1, entonces se ejecutará la subrutina Impresión1. Si el valor de Informe es 2, entonces se ejecutará la subrutina Impresión2. Si Informe tiene cualquier otro valor, vuelve a aparecer la pregunta. El código

es muy sencillo:

If Informe = 1 ThenGoTo Impresión1

ElseIf Informe = 2 ThenGoTo Impresión2

ElseGoTo Pregunta

End If

Con el uso del concepto de un comando If/Then/Else, la macro permite al usuario

tomar una elección inteligente. Aprenderemos más acerca de las rutinas If/Then/Else

en el capítulo 10, pero como puede ver, el concepto es muy fácil de comprender.

Escritura de subrutinasLas subrutinas de este ejemplo son comandos de impresión de VBA. Puede encender su

grabadora de macros y grabar la impresión de un área para recopilar el código. Antes de

grabar la macro, asigne al área de impresión el nombre ÁreaImpresión1 y ÁreaImpresión2

(seleccione el área, haga clic en el Cuadro de nombres, escriba el nombre y oprima

ENTER). Luego, con la grabadora de macros encendida, haga clic en la flecha hacia abajo


en el Cuadro de nombres (véase la figura 6-1), elija ÁreaImpresión1 para seleccionar el área, y luego elija Botón de Office | Imprimir | Selección | Aceptar. Apague la grabadora y encontrará este código en su editor de VB.

Application.Goto Reference:="ÁreaImpresión1"ExecuteExcel4Macro "PRINT(1,,,1,,,,,,,,1,,,TRUE,,FALSE)"

Este es todo el código que necesita para su subrutina, por lo que la subrutina Impresión1 tendrá este aspecto:

Impresión1:Application.Goto Reference:="ÁreaImpresión1"ExecuteExcel4Macro "PRINT(1,,,1,,,,,,,,1,,,TRUE,,FALSE)"End

La subrutina Impresión2 será idéntica a la subrutina Impresión1, con excepción de que se sustituye Impresión2 y ÁreaImpresión2. La última subrutina que necesitamos crear para que esto funcione es el área Pregunta de la macro, que utiliza el código ImputBox analizado antes, además de la instrucción If/Then/Else. En primer lugar, la macro le planteará al usuario la pregunta, y luego ejecutará los comandos de impresión apropiados:

Sub ImpresiónEspecial()Pregunta:Informe = InputBox("Ingrese 1 para imprimir Informe 1; Ingrese 2 para imprimir Informe 2")If Informe = 1 Then

GoTo Impresión1ElseIf Informe = 2 Then

GoTo Impresión2Else

GoTo PreguntaEnd IfImpresión1:

Application.Goto Reference:="ÁreaImpresión1"

Figura 6-1 Asignación de nombres de rango a áreas de impresión

Cuadro de nombre


ExecuteExcel4Macro "PRINT(1,,,1,,,,,,,,1,,,TRUE,,FALSE)"End


End Sub

En la figura 6-2 se muestra el aspecto que tendrá la operación de la macro para el usuario.

Si realmente quiere ser creativo y hacer que esta macro sea más accesible para el usuario, de modo que no tenga que buscarla en el menú Macros, puede colocar la orden para la macro en un botón y colocar dicho botón en la hoja de cálculo real. En el capítulo 12 se analiza cómo funciona este proceso.

Figura 6-2 Llamada a una subrutina

El usuario ingresa 1 o 2 aquí

Ejecución de macros como subrutinasHa visto cómo podemos insertar subrutinas en una macro y llamar esos fragmentos de código, según sea necesario. También puede hacer que una macro llame a otra como si fuera una subrutina, porque en realidad todas las macros son técnicamente subprocedimientos para el uso de los comandos Sub, End Sub al empezar y terminar cada macro. Una vez que se crea una macro, su nombre sirve como un comando. Por lo tanto, puede designarse a la macro ObténMiNombre para que llame a la macro NOMBRE1

creada en el capítulo 1.

Sub ObténMiNombre()NOMBRE1End Sub

Aunque este ejemplo en particular podría parecer inútil (la creación de una nueva macro con el propósito de llamar a una macro existente), puede visualizar la utilidad de este proceso si piensa crear muchas macros diferentes y llamarlas cuando las necesite


en el curso de una nueva macro. Por ejemplo, en el capítulo 1 creamos una macro que aplica varios cambios de formato a una hoja de cálculo. Es muy posible que la colocación de muchos comandos grabados en una sola macro podría agobiar al programador novato de macros, sobre todo si la persona que grabó los comandos cometió errores y luego los corrigió, o si eligió agregar diferentes características de formato. La macro puede crecer mucho y ser difícil de descifrar y depurar, en caso de que no se ejecute como está planeado.

En cambio, mediante el uso de la técnica de llamar a otras macros que se muestra aquí, podría crear varias pequeñas macros de formato, asegurarse de que cada una haga su tarea

de manera apropiada, y luego crear una macro que llame a las diversas piezas del proyecto

general de formato, de una en una.

Por ejemplo, tome una macro llamada ENCABEZADOS que cree y forme los

encabezados de una hoja de cálculo, una macro llamada COLUMNAS que asigne el ancho

de columna y numere códigos de formación, una macro llamada FILAS que forme los

títulos de la fila y una macro llamada TOTALES que coloque totales en la parte inferior

de cada columna de números. Las cuatro macros pueden combinarse en una macro

ConfiguraciónInformeMensual como ésta:

Sub ConfiguraciónInformeMensualENCABEZADOSCOLUMNASFILASTOTALESEnd Sub

Echaremos un vistazo a la formación de macros con mayor profundidad en el capítulo 8 y analizaremos este proceso de ejecución de macros como subrutinas en ese momento.

Con el uso de las habilidades que aprendimos en el capítulo 7, puede incluso personalizar el formato aún más, al preguntar al usuario, con la ayuda de un cuadro de entrada, cuáles características de formato le gustaría utilizar, y luego usar las subrutinas para llamar a las diversas macros de formato, según se necesiten.

Creación de una función personalizadaDe manera similar a la creación de macros, puede usar el editor de VB para crear sus

propias funciones personalizadas. Las funciones que cree se agregan a la lista de funciones

de Excel, de modo que puede llamarlas con la misma facilidad de la función PROMEDIO

o CUENTA. Esto ahorra mucho tiempo si necesita ejecutar cálculos complicados. No

sólo puede condensar sus cálculos en una función simple, sino que dicha función puede

quedar disponible para las demás hojas de cálculo de Excel. Otro uso para las funciones

personalizadas es proteger los detalles de un cálculo.


Use una función para facilitar un cálculo complicadoSuponga que necesita calcular de manera regular los impuestos sobre la renta de una corporación. Los impuestos corporativos se calculan en diferentes niveles, y la tasa impositiva cambia a medida que aumentan los ingresos de la corporación contribuyente. Así, por ejemplo, una corporación con ingresos

gravables de $100 000 paga una tasa de 15% sobre los primeros $50 000, 25% sobre los siguientes $25 000 y 34% sobre el resto. Los impuestos sobre la renta corporativas para 2008 se muestran en la tabla 6-1.

Es posible escribir una fórmula IF anidada que calcule estos impuestos, sin importar

el nivel de ingresos, pero no hay duda de que será una fórmula complicada y difícil de

reconstruir si tiene que usarla con frecuencia. En cambio, puede crear una función que haga

el cálculo por usted. Con esto no tendrá que preocuparse nunca más de crear una fórmula de

nuevo, pero puede compartir la función con alguien más que necesite calcular los impuestos

corporativos.

Para crear la nueva función, a la que llamaremos ImpCorp, abra el editor de VB.

Haremos que quede accesible para todas las hojas de cálculo, de modo que abra un nuevo

módulo en el Libro de macros personal (haga clic en VBAProject (PERSONAL.XLSB) y

luego elija Insertar | Módulo).

La primera línea de una función es diferente de un macro, aunque el proceso

de creación sea básicamente el mismo. En lugar de Sub nombremacro, ingresará

Function nombrefunción, o en este caso:

Function ImpCorp

Además, como recordará, los nombres de las macros van seguidas por un conjunto de paréntesis. Necesitamos eso también para el nombre de la función. En este caso, vamos a colocar una palabra dentro de los paréntesis: Ingresos. Ingresos será

Ingresos gravables

Mayores de Menores de Tasa impositiva

$ 0 $ 50 000 15%

50 000 75 000 25%

75 000 100 000 34%

100 000 335 000 39%

335 000 10 000 000 34%

10 000 000 15 000 000 35%

15 000 000 18 333 333 38%

18 333 333 .......... 35%

Tabla 6-1 Tasas impositivas de ingreso gravable empresarial de 2008

La palabra Function le indica

a Excel que ésta es una función.

Llamar a ésta una función en

lugar de un macro permite que

Excel agregue la función a la lista

maestra de funciones.


la variable que se necesita para esta función (la función realiza cálculos sobre la cantidad de ingresos). Al colocar Ingresos entre paréntesis hará que esta función nos pida que identifiquemos cuál celda contiene los ingresos para los objetivos de los cálculos de ImpCorp. Así que la primera línea completa de nuestra función será:

Function ImpCorp(Ingresos)

Ahora estamos listos para ingresar el código de esta función. Vamos a usar la instrucción de VBA Select Case, un procedimiento que es similar a la instrucción IF. La estructura Select Case le permite ordenar que una acción sólo se realice si se cumple cierta condición. En esta situación, estableceremos el Case igual a la cantidad especificada como Ingresos. Una vez que establecemos que estamos funcionando con la cantidad de Ingresos, podemos presentar la lista de criterios establecidos en la lista de impuestos de la tabla 6-1. He aquí su aspecto:

Function ImpCorp(Ingresos)Select Case IngresosCase Is > 18333333: ImpCorp = Ingresos * 0.35Case Is > 15000000: ImpCorp = 515000 + (Ingresos - 15000000) * 0.38Case Is > 10000000: ImpCorp = 3400000 + (Ingresos - 10000000) * 0.35Case Is > 335000: ImpCorp = 113900 + (Ingresos - 33500) * 0.34Case Is > 100000: ImpCorp = 22250 + (Ingresos - 100000) * 0.39Case Is > 75000: ImpCorp = 13750 + (Ingresos - 75000) * 0.34Case Is > 50000: ImpCorp = 7500 + (Ingresos - 1500) * 0.25Case Is > 0: ImpCorp = Ingresos * 0.15End SelectEnd Function

La manera en que este procedimiento de caso

funciona es que, en cuanto se cumplan los criterios

del caso, se realiza el cálculo, y la función se detiene.

Si los ingresos de la corporación son de $15 000 001,

se examinará el primer criterio de caso, y como los

ingresos no son > $18 333 333, esto será rechazado

y la función pasará al segundo criterio. Debido a

la aplicación de este criterio, el cálculo se realiza

en este punto de la función, y las opciones de caso

restantes se ignoran. Si los ingresos de la corporación

son de $10 000, la función pasará a cada uno de los

escenarios posibles, rechazando cada uno, hasta que

el escenario final Case Is > 0 se cumpla, y se

calculen los impuestos.

Si está confundido sobre la

manera en que decidimos

dónde van los paréntesis en las

fórmulas que aparecen en esta

función, consulte la sección

“Operadores aritméticos en

orden de preferencia”, en el

capítulo 9.

Guarde rápidamente sus

cambios en el editor de VB, al

oprimir CTRL+G.


Una vez que ingrese la función en el editor de VB, elija Archivo | Guardar PERSONAL.XLSB, y está listo para probar esta función.

De regreso a la hoja de cálculo, ingrese algunos números en una columna. Estos

números representan los ingresos gravables de algunas corporaciones. Siga estos pasos

para ejecutar su nueva función:

Figura 6-3 Ingresos gravables que necesitan cálculo de impuestos

Aquí aparecerá el cálculo de sus impuestos

Figura 6-4 Búsqueda de su nueva función

Elija Todas

Haga clic en su función

Haga clic en la celda donde 1. quiere que aparezca el primer cálculo de impuestos (véase la figura 6-3).

Haga clic en la ficha Fórmulas.2.

Haga clic 3. en el botón Insertar función, en la cinta de opciones.

En el cuadro de diálogo 4. Insertar función (véase la figura 6-4), seleccione la categoría Todas.

Recorra la lista alfabética 5. hasta que encuentre su función ImpCorp. Estará alfabetizada bajo la “I”, pero aparecerá como PERSONAL.XLSB!ImpCorp.


Haga clic en el cuadro identificador de celdas en la ventana Argumentos de función, 7. luego en la celda que contiene los ingresos gravables y, al final haga clic, en el botón rojo para regresar a la ventana Argumentos de función. Como opción, puede ingresar la referencia a celda para la celda de ingresos gravables en el campo Ingresos de la ventana Argumentos de función. Observe que el cálculo de impuestos aparece ahora en esta ventana. Véase la figura 6-5.

Haga clic en Aceptar para colocar el cálculo de 8. impuestos en su hoja de cálculo.

Recuerde que su nueva función

se llama en realidad PERSONAL.

XLSB!ImpCorp. Si trata de ingresar

ImpCorp como nombre de la

función en su hoja de cálculo,

obtendrá un mensaje de error.


Observe que ahora puede copiar esta fórmula a otras celdas de su hoja de cálculo sin 9. tener que abrir de nuevo la ventana Insertar función.

Use una función personalizada para ocultar datos confidencialesEn lugar de planear una fórmula en una hoja de cálculo donde todos pueden verla, puede crear una función que viva en el editor de VB, donde sólo ojos autorizados pueden ver el proceso de cálculo. Por ejemplo, digamos que es hora de calcular las bonificaciones para los empleados y que el cálculo de éstas es una fórmula secreta.

Empezaremos con una hoja de cálculo que presente una lista de los empleados y los ingresos trimestrales que generaron. En esta empresa ficticia, las ventas del segundo trimestre suelen ser más altas debido a la naturaleza estacional del negocio. Por lo anterior, los propietarios de la empresa desean recompensar a sus vendedores con una bonificación más elevada para las ventas que excedan la cuota en los trimestres 1, 3 y 4, y una menor

para el trimestre 2. He aquí la fórmula secreta:

Ventas T1 * .1%

Ventas T2 * 0.05%

Ventas T3 * 0.08%

Ventas T4 * 0.075%

He aquí la función que los propietarios de la empresa desean crear:

Function Bono (T1, T2, T3, T4)Bono = T1 * .001 + T2 * .0005 + T3 * .0008 + T4 * .00075End Function

Figura 6-5 Uso de la función ImpCorp

Aquí aparecen los cálculos

Ingrese aquí la referencia a celda

Haga clic aquí para usar su ratón para identificar la referencia a celda


Figura 6-6 Ingrese referencias a celda como argumentos de función

Ingrese aquí la referencia a celda

Figura 6-7 Ocultamiento de los detalles de cálculo en funciones

No aparece aquí información del cálculo

Cuando esta función se ingresa en un módulo del Libro de macros personal y se guarda, se une a las demás en la lista de funciones y está accesible para cualquier macro, pero sin revelar la fórmula de cálculo.

Aplique la función al hacer clic en la celda donde quiere que aparezca la bonificación, elegir Bono de la lista de Funciones (véase la figura 6-6) y luego ingresar las referencias a celda para los montos T1, T2, T3 y T4. Una vez ingresada una bonificación, la función puede copiarse a otras celdas.

Observará que en la barra de fórmulas sólo se muestra el nombre de la función y las referencias a celdas, pero no la información de cálculos. Véase la figura 6-7.

Como ha visto en capítulos anteriores, muchas

macros pueden ejecutarse por sí mismas, sin

necesidad de ninguna entrada por parte del

usuario. Por ejemplo, si crea una macro que

ingresa sus iniciales en la celda de la esquina

superior izquierda, tendría este aspecto:

Sub InsertarIniciales()Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "GP"

End Sub

Sin embargo, otras macros requieren que detenga la ejecución de la macro y pida al

usuario alguna entrada. ¿Tal vez quiera que el usuario escriba sus iniciales? Es correcto

codificar directamente los comandos de acceso de las iniciales si usted es la única persona

que usará la macro. Pero si quiere que la macro sea útil para otros, tiene que dejar que

ingresen sus iniciales. Esto significa aceptar la entrada del usuario mientras la macro se está

ejecutando. Una manera de aceptar la entrada del usuario mientras se ejecuta una macro

consiste en desplegar un cuadro de entrada para el usuario.


En programación, un argumento es algún dato

que usted proporciona para un comando

como InputBox. En VBA, estos datos se

encuentran entre paréntesis. He aquí la

sintaxis completa para el comando InputBox

en VBA:

InputBox(Mensaje, Título, Predeterminado, Izquierda, Arriba, ArchivoAyuda, IDAyudaContextual, Tipo)

Cada elemento dentro de los paréntesis

es un argumento. Pero casi todos los

argumentos son opcionales (puede omitirlos

y, con frecuencia, simplemente no los

necesita, que es la razón por la que, en primer

lugar, son opcionales). El único argumento

necesario para un cuadro de entrada es

Mensaje, que es una breve etiqueta que

aparece arriba del cuadro de texto en donde

el usuario escribe sus datos. Esta leyenda

le indica al usuario lo que debe escribir. De

modo que la programación que despliega

el tipo más simple de cuadro de entrada

sólo usa un argumento, Mensaje, como se

muestra en seguida:

x = InputBox("Por favor ingrese sus iniciales")

En la figura 7-1 se muestra este cuadro de

entrada. El usuario ve el mensaje descriptivo

y puede escribir lo que desee en el cuadro de

texto.

Si no proporciona el argumento Título,

la barra de título del cuadro de entrada

despliega Microsoft Excel. Sin embargo,

puede, si lo desea, proporcionar su propio

argumento para el título, de la siguiente

manera:

x = InputBox("Por favor ingrese sus iniciales","Ingrese sus iniciales")

En la figura 7-2 se ilustra el resultado de

agregar un título opcional.

El tercer argumento, Predeterminado, también es opcional, pero puede ser útil en algunas situaciones. Digamos que tiene una idea de la información que el usuario escribirá. Puede ahorrarle tiempo al usuario si despliega esa información como opción predeterminada en el cuadro de texto. De esa manera, el usuario no tendrá que escribir nada si su opción predeterminada es correcta. Simplemente debe oprimir ENTER, o hacer clic en el botón Aceptar. Sin embargo, el usuario también tiene la libertad de reemplazar su texto predeterminado con su propia entrada, si es necesario. He aquí cómo agregar un argumento predeterminado para el comando InputBox:

x = InputBox("Por favor ingrese sus iniciales", "Ingrese sus iniciales", "GP")

Observe, en la figura 7-3, que los datos de opción predeterminada GP se seleccionan automáticamente (aparecen resaltados) para que el usuario sólo tenga que escribir algunos datos nuevos, si es necesario. Si estos datos predeterminados no estuvieran seleccionados, el usuario tendría que seleccionarlos para reemplazarlos.

Como puede ver, cada argumento que agrega entre paréntesis está separado de los demás por comas. Y es necesario que tenga estos argumentos en el orden apropiado. En este caso, el orden es: Mensaje, Título, Predeterminado, etcétera. Este orden es la manera en que VBA sabe cuál argumento es cuál, y no confunde, por ejemplo, el título con el mensaje. Incluso los argumentos opcionales deben incluirse (o las comas que indican que se omiten), si se usan argumentos posteriores. Por ejemplo, si quiere incluir un texto predeterminado, pero omitir el título, debe usar el número adecuado de comas, como se muestra a continuación:

x = InputBox("Por favor ingrese sus iniciales", , "GP")

87Capítulo 7 Creación de macros interactivas

Un cuadro de entrada se despliega ante el usuario al emplear el comando InputBox. Pero antes de que pueda usar de manera efectiva comandos como éste, necesita comprender el concepto de argumentos en programación. InputBox, como muchos otros objetos, tiene una lista de argumentos.

Observe que los argumentos opcionales se incluyen entre corchetes; los argumentos obligatorios, como Prompt, en la figura 7-4, no llevan corchetes.

Cómo funciona el cuadro de entradaTal vez se haya preguntado acerca de la X en los ejemplos de código anteriores. Se trata de una variable, y exploraremos esta herramienta de programación esencial a profundidad en el capítulo 9. Por ahora, basta con comprender que cuando el usuario escribe algunos datos y hace clic en el botón Aceptar (u oprime ENTER) para cerrar el cuadro de entrada, la X contiene los datos que el usuario escribió. De modo que luego puede usar X en su macro para recuperar los datos.

En programación, el término

incluido en el código o conectado

en el código significa que algo se

incluyó en la macro que nunca

cambia. En el ejemplo anterior,

las iniciales GP se insertan en

la celda de la esquina superior

izquierda. Están conectadas en el

código porque son mis iniciales.

Sin embargo, a veces se requiere

un método más flexible. En lugar

de proporcionar los datos GP en

su macro, usted permite que el

usuario proporcione sus propias

iniciales. Usted obtiene estos

datos al usar un cuadro de entrada

o algún otro tipo de “control”,

como un cuadro de mensaje, o un

cuadro de lista, como verá más

adelante en este capítulo.

Figura 7-1 El tipo más simple de cuadro de entrada

El usuario ingresa las iniciales en el campo de entrada

Figura 7-2 Puede agregar un título adicional a su cuadro de entrada

Figura 7-3 Puede proporcionar información predeterminada que

el usuario tiene libertad de aceptar o reemplazar

Figura 7-4 La característica Información rápida muestra la lista de

argumentos de un vistazo


Escritura de la macro completaEn este ejemplo, quiere poner las iniciales del usuario en la celda de la esquina superior izquierda. He aquí la macro completa que despliega el cuadro de entrada y luego pone lo que escriba el usuario en la celda de la hoja de cálculo:

Sub ObtenerIniciales() x = InputBox("Por favor ingrese sus

iniciales", "Ingrese sus iniciales")

Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = x

End Sub

Este código despliega primero un cuadro de entrada para el usuario, y cuando éste cierra ese cuadro, cualquier cosa que haya escrito en el cuadro de texto del cuadro de entrada estará contenido ahora en la variable X.

Escritura y prueba del código del cuadro de entradaEs hora de que escriba el código que despliega un cuadro de entrada y luego pruebe ese código en el editor de VB. Siga estos pasos:

Puede ver los argumentos

de cualquier comando de

VBA con sólo hacer clic en su

código, para mover el cursor

parpadeante de inserción a

ese comando. Luego oprima

F1 y verá abierta la ventana

de ayuda con ese comando

incluido. Por supuesto, no todos

los comandos de VBA tienen

argumentos, pero muchos sí.

Al escribir un comando como

InputBox en la ventana de

código de VBA y luego oprimir la

barra espaciadora, desencadena

la característica Información

rápida del editor de Visual Basic,

que despliega toda la lista de

argumentos disponible para el

comando. En la figura 7-4 se

muestra la lista de argumentos

del comando InputBox.

Con Excel ejecutándose y una hoja de cálculo visible, oprima 1. ALT+F11.

Eso abre el editor de VB para que pueda escribir una macro.2.

En el editor de VB, elija Insertar | Módulo. 3. Se abre un nuevo contenedor de macros (un módulo que contiene varias macros). El

editor despliega una ventana en blanco a la derecha (la ventana de código) y resalta

el módulo recién creado en el Explorador de proyectos (si tiene visible el explorador),

como se muestra a la izquierda de la figura 7-5.

El nuevo módulo será llamado Módulo1 si es el primero que agrega al proyecto.

Al siguiente módulo se le asigna, como opción predeterminada, el nombre

Módulo2 y así sucesivamente. Sin embargo, siempre puede hacer clic en un nombre

del módulo en el Explorador de proyectos para seleccionarlo y luego cambiar su

propiedad Nombre en la ventana Propiedades (que se muestra en la parte inferior


Si el usuario no escribe

información en el cuadro de

texto, la variable X no contendrá

nada. En ocasiones es útil probar

si el usuario escribió algo, y

puede hacerlo al ver si X = ""

(una cadena vacía), con un

código como éste:

If x = "" Then Exit SubEste código causa que la

macro deje de ejecutarse

(para salir de la subrutina) si

el usuario no escribió nada en

el cuadro de entrada. En otras

palabras, cualquier código de

programación que se encuentre

debajo de esta línea será

ignorado por VBA si el usuario

deja el cuadro de texto en blanco.

Usamos una estructura If...Then (descrita con destalle en el

capítulo 10) para probar el valor

de la variable X.

izquierda, en la figura 7-5). A muchos programadores les gusta dar nombres

descriptivos a sus módulos, como MacrosImpuestos o MacrosInventarios.

Escriba el siguiente código en el módulo de código:4.

Sub ObtenerIniciales()Dim cadIniciales As String

cadIniciales = InputBox("Por favor ingrese sus iniciales", "Ingrese sus iniciales")

Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = cadIniciales

End Sub

Observe que he usado el comando Dim aquí para declarar formalmente una variable

(cadIniciales) que contendrá la entrada del usuario. Ésta se considera una buena

práctica de programación porque la declaración de variables puede evitar algunos

tipos de errores, y también hacer que el código sea un poco más fácil de comprender

y leer. También usé otra convención común, asignar a la variable el prefijo cad,

Figura 7-5 Escriba o modifique macros en la ventana de código, a

la derecha del editor de VB


identificándolo como un tipo de variable de cadena (de texto). Por último, el empleo de la palabra Iniciales en el nombre de la variable facilita ver el propósito de ésta.

Por último, pruebe su macro recién escrita oprimiendo 5. F5.

Esto le indica al editor que ejecute la macro, y también oculta el editor para que pueda ver lo que sucede en la hoja de cálculo actual. Observe que al oprimir F5 se ejecutará cualquier macro en que se encuentre el cursor de inserción parpadeante. Por lo anterior, asegúrese de hacer clic dentro del código de la macro para poner el cursor en él antes de oprimir F5.

Cuadros de mensajes: la comunicación más simple con el usuarioSi quiere desplegar un mensaje al usuario acerca de algo mientras se ejecuta una macro (pero no necesita ninguna entrada del usuario), utilice un cuadro de mensaje. Este control es similar a un cuadro de entrada, pero un cuadro de mensaje no tiene un cuadro de texto en que el usuario pueda escribir. Y, en su forma más simple, un cuadro de mensaje sólo tiene un botón, Aceptar, en que el usuario hace clic después de leer lo que diga el cuadro de mensaje. En el comando MsgBox, usted escribe el mensaje como el argumento Mensaje, y es el único argumento requerido. El comando para crear un cuadro de mensaje tiene la siguiente abreviatura: MsgBox.

MsgBox ("Se ha cambiado el formato de las celdas.")

Cuando el mensaje se despliega (véase la figura 7-6), los usuarios no pueden proporcionar ninguna entrada a su macro. Todo lo que pueden hacer es clic en Aceptar u oprimir ENTER para elegir el cuadro de mensaje.

Uso de los botones del cuadro de mensaje para retroalimentaciónSin embargo, puede usar un cuadro de mensaje para regresar información limitada del usuario a su macro. Para esto, puede desplegar varios conjuntos de botones integrados. He aquí la sintaxis formal para los argumentos que puede proporcionar a un cuadro de mensaje:

MsgBox(mensaje[, botones] [, título] [, archivoayuda, contexto]

Observe que Mensaje es el único argumento necesario. Sin embargo, el argumento Botones

Figura 7-6 Un cuadro de mensaje

simple sólo despliega información

para el usuario, pero no puede regresar

ninguna entrada del usuario a la macro


puede incluirse como opción para desplegar botones diferentes de Aceptar, que es el predeterminado. Los cinco conjuntos opcionales de botones para un cuadro de mensaje se muestran en la tabla 7-1.

Todo lo que tiene que hacer para desplegar un conjunto opcional de botones es proporcionar el número Valor como argumento de Botones. Digamos, por ejemplo, que quiere desplegar los botones comunes Sí, No y Cancelar. Usaría el valor 3 como argumento de Botones, como se ilustra en el siguiente código:

x = MsgBox("¿Desea seguir adelante?", 3)

Ejecute este código y verá el cuadro de mensaje desplegado en la figura 7-7.

Figura 7-7 El cuadro de

mensaje proporciona al usuario

la retroalimentación para su

macro, con base en el botón en

que se hace clic

Constante Valor Descripción

vbOK 1 Aceptar

vbCancel 2 Cancelar

vbAbort 3 Abortar

vbRetry 4 Reintentar

vbIgnore 5 Ignorar

vbYes 6 Sí

vb No 7 No

Constante Valor Descripción

vbOKCancel 1 Despliega los botones

Aceptar y Cancelar.

vbAbortRetryIgnore 2 Despliega los botones

Abortar, Reintentar

e Ignorar.

vbYesNoCancel 3 Despliega los botones

Sí, No y Cancelar.

vbYesNo 4 Despliega los botones

Sí y No.

vbRetryCancel 5 Despliega los botones

Reintentar y Cancelar.

Tabla 7-1 Botones opcionales que pueden desplegarse en un

cuadro de mensaje

Tabla 7-2 Valores devueltos por el clic en uno

de los botones del cuadro de mensaje

Observe que cuando utiliza el argumento Botones, debe proporcionar una variable que contendrá el resultado (el botón que haya elegido el usuario). En nuestro código de ejemplo usamos la variable X. Después de que el usuario hace clic en un botón, X contiene uno de los valores mostrados en la tabla 7-2.

He aquí una macro completa que ilustra la manera de usar botones en su código:

Sub Mensaje()x = MsgBox("¿Desea seguir adelante?", 3)If x = 7 Then Exit Sub


MsgBox ("Muy bien, seguirá ejecutándose esta macro.")

End Sub

Cuando se ejecuta esta macro, despliega un

cuadro de mensaje con botones Sí, No y Cancelar.

Obtenemos la respuesta del usuario en la variable X.

Esa respuesta puede ser 6, 7 o 2, si el usuario hizo

clic en el botón Sí, No o Cancelar, respectivamente.

En este caso, usamos una estructura If...Then

para probar el valor de X. Si es 7, el usuario respondió

al hacer clic en No cuando se le preguntó si quería

seguir adelante, de modo que se pasa a la subrutina

de salida (Exit Sub), y con ello se detiene la

ejecución de la macro. Pero si hizo clic en los botones

Sí o Cancelar, no se va a la subrutina de salida; se

ejecuta el resto de la macro y se despliega otro cuadro

de mensaje.

Uso de la barra de estado para retroalimentación más sutilLos cuadros de entrada y de mensaje son maneras

excelentes de comunicarse entre su macro y el

usuario. Pero tienen una posible desventaja: detienen

la macro en su ejecución igual que un vendedor que

pone su pie en la puerta.

No puede seguir ejecutando una macro hasta que el cuadro de entrada o de mensaje

esté cerrado. Se asienta allí y exige que se le note. A menudo esto es conveniente. Su macro

quiere que el usuario esté seguro de ver el mensaje, o que proporcione alguna información.

¿Pero qué pasa con situaciones en que quiere desplegar información que el usuario tiene la

opción de ignorar? Tome el ejemplo de páginas anteriores de este capítulo. Usó un cuadro

de mensaje para indicar al usuario que se ha cambiado el formato de las celdas. Por lo

general, el usuario sabe que se acaba de cambiar, de modo que no hay necesidad de detener

todo para desplegar un cuadro de mensaje que les indique esto. Sin embargo, en ocasiones

tal vez quiera revisar si se ha cambiado el formato de las celdas.

Una solución consiste en mostrar este tipo de información opcional en la barra de

estado de la ventana de Excel. La información será visible para el usuario, pero no detendrá

Algunos programadores

prefieren usar constantes

integradas en lugar de valores

cuando realizan tareas como la

especificación de argumentos

o la prueba de variables. En

ocasiones, cuando revisa

una lista de argumentos en

el sistema de ayuda de VBA,

verá tablas como las 7-1 o 7-2.

Cuando escribe su macro puede

usar cualquier valor (como 2)

o la constante (una palabra

descriptiva, como vbCancel).

He aquí la manera en que se

vería el código de ejemplo si

decide usar las constantes:

Sub Mensaje()

x = MsgBox("¿Desea seguir adelante?", vbYesNoCancel)

If x = vbNo Then Exit Sub

MsgBox ("Muy bien, seguirá ejecutándose esta macro")

End Sub


la ejecución como lo hace un cuadro de mensaje. He aquí un ejemplo que muestra cómo usar el objeto StatusBar en su código para desplegar un mensaje:

Sub MensajeBarraEstado()Application.StatusBar = "Se ha cambiado el formato de las celdas..."End Sub

Pruebe esta pequeña macro y vea cómo funciona. Para borrar el contenido de la barra de estado, use este código:

Application.StatusBar = ""

Creación de cuadros de diálogo personalizadosAhora sabe cómo usar varios conjuntos de botones para proporcionar al usuario

una manera de comunicar información simple a su macro (como cancelar, ignorar o

reintentar). Pero en ocasiones quiere permitir que el usuario seleccione de un grupo

más grande o variado de opciones. Por ejemplo, en lugar de forzar al usuario a escribir el

nombre de un estado, puede proporcionar una lista de todos los estados desde Alabama

hasta Wyoming.

O tal vez necesite obtener información amplia y compleja del usuario. Probablemente

requiera desplegar un formulario para que lo llenen. Para esto puede crear su propio

cuadro de diálogo personalizado. No es un cuadro de entrada ni de mensaje, pero en

cambio algo que cree para agregar requisitos especiales de interacción con el usuario. El

editor de VB tiene herramientas sofisticadas que le permiten diseñar muchos tipos de

formularios que el usuario puede llenar. Se les llama UserForms. Pueden ser pequeños,

como cuadros de entrada, o abarcar toda la pantalla. Los UserForms permiten gran libertad

al diseñarlos y decidir cuáles controles colocar en ellos.

Ofrecimiento al usuario de una lista de opcionesPara ver cómo funcionan los UserForms, diseñemos uno ahora. Agregará un ListBox a

un formulario, y también añadirá botones Cancelar y Aceptar para que el usuario pueda

cerrar su cuadro de diálogo (a un UserForm, cuando se despliega ante el usuario, suele

llamársele cuadro de diálogo).

En este ejemplo, querrá desplegar una lista de opciones para el usuario. Supongamos

que, de manera regular, necesita cambiar el tamaño de fuente en varias celdas a pequeño,


mediano y grande. Quiere desplegar un cuadro de diálogo en que el usuario puede hacer

clic para seleccionar estas opciones.

Para agregar un UserForm a su proyecto, siga estos pasos:

Inicie la ejecución de Excel y oprima 1. ALT+F11 para abrir el editor de VB.

Elija Insertar | UserForm.2.

Ahora ve que el editor tiene el aspecto de la figura 7-8, con un nuevo formulario en

blanco en la ventana de la derecha (a ésta se le llama ventana de diseño cuando está

construyendo un formulario). También ve el Cuadro de herramientas a la izquierda,

que contiene los diversos controles que puede agregar al formulario. Si no la ve,

elija Ver | Cuadro de herramientas.

Mueva el puntero del ratón por el Cuadro de herramientas. Cada vez que detenga el 3. ratón sobre un ícono, aparecerá una descripción de ese ícono.

Localice el control Botón de comando, en el Cuadro de herramientas, y luego 4. arrástrelo y colóquelo en su formulario.

Cuando coloca un control, quedará seleccionado automáticamente (tiene un marco 5. gris alrededor con varios controladores para arrastrar que puede usar para cambiar el tamaño).

Figura 7-8 He aquí su

nuevo UserForm, listo para

que le agregue controles


Arrastre estos manejadores hasta que tenga un 6. botón más o menos cuadrado (véase la figura 7-9 para referencia).

Repita los pasos 4 al 6 para agregar un segundo 7. botón.

Ahora haga clic en el botón de la izquierda 8. para seleccionarlo. Luego localice su propiedad Caption en la ventana Propiedades. Observe que, como opción predeterminada, tiene la leyenda CommandButton1, CommandButton2, o cualquier número que represente el orden en que los agregó al formulario. En cualquier caso, quiere que el botón de la izquierda tenga la leyenda Aceptar. Así que Haga doble clic en la leyenda actual (como CommandButton1) en la columna de la derecha en la ventana Propiedades. Esto selecciona el nombre existente. Escriba Aceptar y oprima ENTER. Observe que la leyenda en el propio botón cambia de inmediato.

Repita el paso 8 para cambiar la leyenda del botón 9. de la derecha por Cancelar. Ahora tiene el conjunto de botones típico Aceptar y Cancelar de casi todos los cuadros de diálogo, como se ve en la figura 7-9.

Ahora agregue un control 10. ListBox a este formulario.

Si quiere cambiar rápidamente

entre vista de código y de diseño,

haga clic en los íconos Ver código

o Ver objeto, en la barra de título

del Explorador de proyectos,

como se muestra en la figura

7-10.

Figura 7-9 Ahora tiene los botones

Aceptar y Cancelar familiares en su

UserForm

Ver código

Ver objeto

Figura 7-10 Haga clic en los íconos para

cambiar entre Vista de código y Vista de

diseño

Adición de elementos a un cuadro de listaAhora que tiene la superficie visible de su formulario, necesita escribir algún código que llene el ListBox con las opciones que desea desplegar ante el usuario. Para obtener la ventana de código,

puede hacer doble clic en cualquier lugar del UserForm. Pero para este ejemplo, haga doble clic en el botón que ha llamado Cancelar.

Ahora se abre la ventana, con algunos subs ya creados. El editor ha proporcionado lugares donde puede escribir el código que responda cuando el usuario hace clic en


cualquier lugar de los botones, o el propio UserForm. (A estos subs que reaccionan a los clics del usuario se les denomina manejadores de eventos; un clic es un evento que sucede, y necesita manejarlos con algún código.)

Usted simplemente quiere cerrar este cuadro de diálogo y terminar la ejecución de este pequeño programa si el usuario hace clic en el botón Cancelar. Así que agregue este simple código a cualquier botón de comando al que haya denominado Cancelar:

Private Sub_CommandButton1_Click()EndEnd Sub

Ahora pruebe esto. Oprima F5. Se despliega el UserForm. Haga clic en el botón Cancelar. Ahora desaparece el UserForm. Exactamente lo que quería.

Ahora necesita agregar las opciones al ListBox. Para esto utilice el comando AddItem. De regreso al editor de VB, observe en la parte superior de la ventana de código que hay dos listas desplegables. Abra la de la izquierda y seleccione UserForm. La lista de la derecha contiene todos los eventos que puede manejar para el propio UserForm. En la lista de la derecha, haga clic en el evento Activate. El editor inserta el sub correcto para manejar este evento.

La activación ocurre cuando se creó el UserForm, aún antes de que el usuario la vea desplegada. Así que éste es un buen lugar para poner código de limpieza, cualquier cosa que necesite hacérsele al formulario antes que el usuario interactúe con él.

Desea desplegar tres opciones de tamaño de fuente al usuario: Pequeño, Mediano y Grande. Usted está diseñando este formulario, de modo que puede asignar el nombre que desee a estas opciones: pequeño, chiquito, lo que sea. He aquí el código que ahora debe escribir en el evento Activate:

Private Sub UserForm_Activate()ListBox1.AddItem ("Pequeño")ListBox1.AddItem ("Mediano")ListBox1.AddItem ("Grande")End Sub

Pruebe esto al oprimir F5 y observar cómo estas opciones se despliegan para el usuario. Haga clic en el botón Cancelar para cerrar el UserForm. Tal vez quiera cambiar el tamaño del cuadro de lista en este momento, para que quepa adecuadamente en las opciones desplegadas (que no haya demasiado espacio en blanco, pero que tampoco se tape alguna opción). Si hace el cuadro demasiado pequeño, el editor agregará automáticamente barras de desplazamiento.

Respuesta a la selección del usuarioNuestro trabajo final consiste en escribir el código que reacciona cuando el usuario selecciona una opción en el ListBox y hace clic en el botón Aceptar. Este código debe


hacer que la fuente de la celda actual sea pequeña, mediana o grande (de acuerdo con el elemento del ListBox que elija el usuario).

Este código debe ir en el evento Clic del botón Aceptar. Debe revisar en cuál opción se ha hecho clic, en el ListBox, y luego hacer los cambios adecuados en el tamaño de la fuente.

Para saber en cuál elemento se hizo clic en el ListBox, debe usar la propiedad ListItem. He aquí cómo funciona: un valor de –1 significa que no se seleccionó nada (de modo que sólo responderá cerrando el cuadro de diálogo sin hacer nada). Un valor de 0 significa que se hizo clic en el primer elemento (pequeño en este ejemplo). Un valor de 1 significa que se seleccionó el segundo elemento, y

uno de 2 significa que el usuario eligió el tercer elemento, Grande. He aquí el código que debe escribir en el evento Click del botón Aceptar:

Private Sub CommandButton2_Click()

If ListBox1.ListIndex = 0 Then Selection.Font.Size = 8If ListBox1.ListIndex = 1 Then Selection.Font.Size = 12If ListBox1.ListIndex = 2 Then Selection.Font.Size = 18

EndEnd Sub

No es necesario probar –1 (sin selección), porque este código sólo cambia el tamaño si ListIndex es 0, 1 o 2. Si el número del índice de la lista es –1, no sucede nada, que es el resultado que queremos.

Siga adelante y oprima F5 para ver el efecto de sus esfuerzos. Por supuesto, puede modificar este formulario para que se amolde a sus necesidades: agregue todos los elementos que desee a la lista.

Asimismo, puede hacer mucho más con UserForms. Puede agregar controles del Cuadro de herramientas para desplegar imágenes, agregar etiquetas o cuadros de texto, crear conjuntos de botones o casillas de verificación para que el usuario haga clic, además de otros tipos de interfaces.

Tal vez se esté preguntando

por qué 0 representa el primer

elemento de un ListBox, 1

representa el segundo, etcétera.

Esto es debido a un error

cometido hace décadas cuando la

programación apenas empezaba.

Algún comité ya olvidado

decidió: ¿por qué desperdiciar

el 0? ¡Usemos el cero como

valor inicial para listas! No

fue una buena idea, pero es

demasiado tarde para corregir

esta rareza en la programación

de computadoras.

Puede encontrar gran cantidad de código

de ejemplo en línea. Un buen lugar para

empezar es elegir Ayuda | MSDN en la Web. Esto lo lleva al

portal de una rica colección de ejemplos de programación.

O puede usar Google para buscar ejemplos de código

específicos, como Excel ListBox.

Como sabe, hay gran cantidad de

posibilidades de formato disponibles en

las cintas de opciones de Excel. Pero en

ocasiones la selección de formato no es

exactamente lo que está buscando, o hay

tantos cambios de formato que los pasos para alcanzar el aspecto deseado de su hoja de

cálculo parecen interminables. Puede personalizar las herramientas de formato para que

cubran sus necesidades con la ayuda de macros, y también puede automatizar una revisión

completa del formato en macros que pueden llevarse al uso rápidamente.


Uso de macros para cambiar formatos existentesExcel proporciona una selección de formatos de fecha que, a primera vista, parece cubrir toda presentación posible de fechas. Pero para algunos la selección no es lo suficientemente completa. Puede publicar una fecha empleando su propio estilo único al asignar el comando de fecha y el estilo deseado a una macro.

Al observar las opciones de formato de fecha americano (haga clic en una celda y elija Formato de celdas, luego haga clic en la categoría Fecha), veo que no hay una opción para 14/03/2001, una fecha que usa diagonales, despliega el día y el mes con el número de dígitos necesarios (sin ceros) y el año de cuatro dígitos.

Por lo general, cuando crea un formato personalizado, el nuevo formato reside dentro del libro donde fue creado. Podemos crear un formato de fecha personalizada y hacer que quede disponible para otros libros al guardar el proceso en una macro.

Podemos grabar este proceso de personalización de fechas, de modo que primero hagamos a un lado el cuadro de formato de nuestra hoja de cálculo. No queremos que la

grabadora de macros grabe el movimiento del cursor, de modo que coloque el puntero en cualquier celda donde le gustaría ver que aparezca una fecha antes de que empiece a grabar.

Para grabar la nueva macro de formato de fecha, siga estos pasos:

No se desespere cuando vea

14 de marzo como fecha en

la lista de formatos de fecha.

Excel usa 14/3/01 como fecha

predeterminada sólo para fines

de despliegue de los diferentes

estilos. La fecha real que ingrese

en una celda aparecerá una vez

que haya elegido un estilo.

Figura 8-1 Grabación de nuestro estilo de

fecha personalizado

En la cinta de opciones Programador, haga 1. clic en Grabar macro.

Ingrese 2. MiFormatoFecha como nombre de la macro.

Asigne esta macro al método abreviado 3. CTRL+MAYÚS+D si planea usarla con frecuencia.

Almacene la macro en el Libro de macros 4. personal, para que esté disponible para todos sus libros.

Ingrese una descripción, 5. Formato de fecha 14/03/2001 como recordatorio (véase la figura 8-1).


101Capítulo 8 Uso de macros para formato de celdas

Diseñe aquí su formato de fecha personalizado

Figura 8-2 Personalización de un formato

Figura 8-3 Macro MiFormatoFecha personalizada

Haga clic con el botón derecho en su celda activa y elija Formato de celdas.7.

Elija la categoría Personalizada.8.

Desplácese hasta encontrar las opciones de fecha y haga clic una vez en dd/mm/9. aaaa, el formato más parecido al que queremos usar.

En el campo Tipo (véase la figura 8-2), personalice su formato de fecha para que se 10. muestre d/m/aaaa.


Apague la grabadora de macros al hacer clic en la opción Detener grabación.12.

Pruebe su macro al ingresar una fecha en la celda que acaba de formatear. Yo ingresé 12/03/01 y mi nuevo formato presentó la fecha 12/3/2001, ¡tal como lo quería ver! Ahora pruebe más su macro al cerrar el libro, abrir uno nuevo e ingresar una fecha en la celda. Luego oprima CTRL+MAYÚS+D mientras su puntero está en la celda para asignar el formato deseado a la celda.

Si examina el código en el editor de VB, verá que todos los pasos anteriores dieron como resultado una línea de código VBA muy sencilla, mostrado en la figura 8-3.

Cambio del aspecto de una hoja de cálculoPuede crear macros simples para formatear las diferentes áreas de su hoja de cálculo. Luego, en lugar de recorrer las cintas de opciones o tratar de


recordar métodos abreviados de teclado o comandos de menú contextual, puede resaltar un área de su hoja de cálculo, mostrar su lista de macros y aplicar rápidamente el tipo de formato que le gustaría usar.

Una macro para formar encabezados de columnaEsta macro aplica su estilo de encabezado de columna favorito: fuente Arial en negritas, centrada y 12 puntos. Debido a que las características de formato están disponibles en pantalla, en la cinta de opciones,

puede grabar esta macro. Seleccione algunas celdas a las que desea aplicar el formato, o con sólo una celda seleccionada, siga estos pasos:

Inicie la grabadora de macros y asigne un nombre a la macro. Por lo general, no 1. asigno métodos abreviados de teclado a menos que los use con frecuencia. Debido a que voy a crear varias macros de formato diferentes, sólo voy a asignar nombres y no métodos abreviados, para que no confunda los métodos abreviados que van con las macros. (En la figura 8-4 se muestra que estoy asignando a la macro el nombre EncabezadosColumna.) Luego haga clic en Aceptar para iniciar la grabadora.

Con la celda o celdas ya seleccionadas, haga clic en la cinta de opciones Inicio y 2. aplique sus opciones de formato: negritas, centrada y fuente Arial en 12 puntos.

Haga clic en el botón Detener grabación en la parte inferior de la hoja de cálculo.3.

Si echa un vistazo al código VBA que se obtiene de esa macro, en la figura 8-5, puede ver en primer lugar que la macro empieza por aplicar la característica Negritas a las celdas seleccionadas. A continuación, hay una serie de instrucciones With Selection, aplicando las otras opciones que hemos hecho a las celdas seleccionadas. También puede ver que hay gran cantidad de código desperdiciado.

Puede decidir que se deje intacto todo el código, pero recomiendo que se limpie la macro para que

sólo se usen las líneas de código necesarias. Esto es

así para que, dentro de meses o años, cuando revise

de nuevo esta macro, no tenga que recorrer las líneas

de código tratando de recordar lo que se ha realizado. Figura 8-4 Creación de una macro de

aplicación de formato

El ingreso de una descripción le ayudará a recordar cuáles características de formato aplicará esta macro

La selección de las celdas antes

de encender la grabadora de

macros se debe a que no querrá

que el proceso de grabación

incluya la selección de las celdas.

Ese proceso se vuelve parte de

la macro grabada y, por tanto,

interfiere con la aplicación de la

macro a diferentes áreas de las

celdas seleccionadas en el futuro.


Además, si alguien más examina esta macro, el código necesario será obvio y las líneas adicionales de código se habrán ido. Será mucho más fácil comprender la macro.

Tras una revisión, veo que el primer bloque With Selection produce una alineación al centro. El comando para esto aparece en la primera línea del código debajo del comando With Selection; ninguna de las demás instrucciones de la sección son necesarias para centrar y pueden eliminarse, dejándonos con la siguiente

instrucción.

With Selection.HorizontalAlignment =

xlCenterEnd With

El segundo segmento o With Selection del código VBA de esta macro se aplica a la siguiente selección de fuente, Arial. El resto de ese segmento es innecesario, pero ¡espere! Eche un vistazo a la segunda línea del código de la selección:

With Selection.Font

.Name = "Arial"

.Size = 11

End With

Cuando grabé la imposición de la fuente Arial en mis celdas seleccionadas, el comando de fuente Arial se colocó en la macro, y también se aplicó el tamaño de fuente predeterminado de 11, junto con otras opciones predeterminadas (como no subrayado, no índices, etcétera). En el siguiente segmento With Selection de mi código, se ordenó el cambio al tamaño de fuente de 12, pero no hay razón para no consolidar un poco más e incorporar el tamaño de fuente revisado en la misma área del código que en la selección de fuente. Por tanto, mostramos las dos líneas de código necesarias, después del resto de las

líneas de código en la sección que se ha eliminado:

With Selection.Font.Name = "Arial".Size = 11

End With

Figura 8-5 Examen del código de la macro grabada


Al hacer este cambio en el código, podemos eliminar ahora la última área de With Selection del código VBA. De modo que ahora la macro final tiene este aspecto:

Sub EncabezadosColumna()' EncabezadosColumna Macro' Encabezados de columa en negritas, centrados, Arial 12 puntos

Selection.Font.Bold = TrueWith Selection

.HorizontalAlignment = xlCenterEnd WithWith Selection.Font

.Name = "Arial"

.Size = 12End With

End Sub

Una macro para formatear el aspecto de los númerosCon frecuencia creará una hoja de cálculo llena de números, y descubrirá que el formato de número predeterminado aplicado por Excel no es el que quiere. No se usa el mismo formato siempre, pero hay algunos formatos estándar usados con tanta frecuencia que sería bueno poder seleccionarlas rápidamente, con la menor cantidad posible de clics. Mi estilo de formato de números favorito es Coma, sin posiciones decimales, y prefiero que los números negativos se desplieguen en rojo y con un signo de menos.

Una vez más, voy a seleccionar celdas (o incluso una sola celda) antes de encender la grabadora de macros (este proceso evita que la grabadora trate de grabar mis movimientos de celda o la selección del ratón). De esa manera puedo aplicar fácilmente el formato a cualquier celda con sólo seleccionar las celdas y luego ejecutar la macro.

He aquí los pasos para crear una macro que aplicará mi estilo favorito de formato de número.

Figura 8-6 Grabación de la macro

FormatoNúmero

Encienda la grabadora de macros. Asigne un 1. nombre a esta macro, guárdela en el Libro de macros personal y proporcione una breve descripción, similar al ejemplo de la figura 8-6. Luego haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

Aplique los formatos de número que le gusten a 2. la celda o las celdas seleccionadas. Puede hacer clic en la cinta de opciones Inicio para encontrar algunas de las herramientas de formato de número, o puede hacer clic con el botón derecho


en la celda o las celdas seleccionadas, elija Formato de celdas y luego Número,

después haga sus selecciones de formato (véase la figura 8-7). Haga clic en Aceptar

para aplicar sus elecciones.

Si hay formatos de fuente que desea aplicar a sus números, como una selección de 3.

fuente, una alineación o una característica de subrayado, también puede hacer esas

selecciones en este momento.

Cuando se hayan hecho todas las selecciones de formato, apague la grabadora de 4.

macros.

Pruebe su macro al ingresar algunos números en una nueva área de su libro, y luego elija

su macro FormatoNúmero de la lista Macros.

Una vez más, tiene sentido examinar el código de su macro en busca de líneas

innecesarias de código. Si sólo aplicó un formato de número, el código es simple y no

necesita mucha refinación. Si también aplicó selecciones de fuente, habrá líneas de código

que pueden eliminarse al limpiar el código y hacerlo más comprensible. He aquí el código

de mi macro FormatoNúmero:

Sub FormatoNúmero()' FormatoNúmero Macro' Coma, sin centavos, negativos en rojo

Selection.NumberFormat = "#,##0_ ;[Red]-#,##0"End Sub

Cambie el aspecto de una hoja de cálculoA veces querrá cambiar no sólo el aspecto de los números o encabezados,

sino el de la hoja de cálculo como un todo. Tal vez quiera desplegar la hoja de cálculo sin líneas guía, o ajustar el ancho de las columnas. Quizás prefiera un estilo y un tamaño específicos de fuente. Podemos crear una macro que aplica estas especificaciones a una hoja de cálculo.

Dependiendo de los tipos de cambios que quiera aplicar, puede seleccionar previamente

toda la hoja de cálculo (al hacer clic en el cuadro que se encuentra a la izquierda de la letra

Figura 8-7 Elección de un formato de número

Haga clic en la ficha Número para desplegar las opciones de formato

Seleccione opciones de posiciones decimales. Uso de coma y presentación de números negativos


de la columna A), o puede seleccionar algunas columnas o filas. Como preparación para

grabar esta macro, piense en lo que afectará. Si va a ajustar anchos de columna, necesitará

seleccionar algunas columnas. De igual manera, necesitará seleccionar algunas filas si

quiere ajustar la altura de las filas.

Para este ejemplo de una macro que cambie el aspecto de una hoja de cálculo, voy a

seleccionar toda la hoja después de que empiece a grabar. Mi macro, a la que llamaré

MiConfiguraciónHoja, eliminará líneas guía, ajustará el ancho de la columna a nueve

caracteres y establecerá Arial como fuente de toda la hoja de cálculo.

Encienda la grabadora de macros. Asigne un nombre a la macro, almacénela en 1. el Libro de macros personal y proporcione una breve descripción, similar a la

figura 8-8.

Haga clic en el botón Seleccionar todo, en la esquina superior izquierda de la hoja 2. de cálculo.

Figura 8-8 Formateo de una hoja de cálculo

Haga clic en la cinta de opciones Diseño 3. de página, y luego desmarque la casilla Ver debajo del encabezado Líneas de cuadrícula.

Desplace una de las barras de columna entre 4. los encabezados de letra de columna para que el nuevo ancho de las columnas seleccionadas sea de nueve caracteres.

Cambie la fuente a Arial en la cinta de 5. opciones Inicio.

Apague la grabadora de macros.6.

Pruebe la macro al abrir un nuevo libro y ejecutar la macro. Al examinar el código VBA, verá que el único cambio que tal vez quiera hacer sea eliminar el código excedente en el área With Selection.Font, donde el único código que necesito es éste:

With Selection.Font.Name = "Arial"

End With

La macro completa se puede ver en la figura 8-9.


Cambio del esquema de color de una hoja de cálculoHe aquí una pequeña macro que puede usar para aplicar un cambio de formato al color de fondo de su hoja de cálculo. Con esta macro puede cambiar el

aspecto de las filas de su hoja de cálculo para que cada tercera fila sea verde, como las viejas impresiones de computadora de las décadas de 1970 y 1980.

Esta macro usa algunas características que se analizarán con mayor profundidad en otro apartado de este libro, pero como la macro trata principalmente con formato, es apropiado incluirla aquí. Hay un bucle For/Next en esta macro; aprenderá a crear sus propios bucles For/Next en el capítulo 11. También creará una variable en esta macro. Esto le ofrece un buen anticipo para el siguiente capítulo, el 9, que está dedicado por completo a las variables.

Para usar esta macro, se selecciona un área de su hoja de cálculo. Dentro de esta macro, a la que he llamado ColorAlterno, se crea una variable para indicar el número de filas que seleccionó. Luego la macro cuenta de 2 en 2 y aplica un sombreado de color a filas alternas. Ésta no es una macro que pueda grabar, de modo que tiene que crearla en el editor de VB.

Sub ColorAlternoDim i as LongFor i = 1 to Selection.Rows.Count Step 2

Selection.Rows(i).Interior.ColorIndex = 35NextEnd Sub

La línea "Dim i as Long" usa la instrucción Dim o Dimension de VBA para asignar una variable, en este caso llamada “i”. La frase ‘Dim variable as long’ define la variable como un entero.

El bucle For/Next, que se analiza con más detalle en el capítulo 11, simplemente establece que se toman las filas del área seleccionada, empezando con la 1 y continuando hasta el final de la selección, de 2 en 2, lo que significa que a cada tercera línea se aplica un color interior, o un sombreado. En este caso, he seleccionado 35 del Índice de colores de Excel (revise el siguiente Vínculo). Para usar un color diferente para su sombreado, simplemente cambie el 35 por otro número en el índice de color.

Figura 8-9 Código de macro para cambiar formato de hoja de

cálculo


Uso y combinación de macros de formatoAhora que hemos completado varias macros que proporcionan cambios de formato para nuestras hojas de cálculo, es hora de considerar las maneras en que pueden usarse.

Cuando se construye una hoja de cálculo, de la misma manera en que seleccionaría un área y aplicaría cambios de formato, puede seleccionar un área y hacer clic en la lista Macros para desplegar las macros de formato que están disponibles. Cada macro que hemos creado combina varias herramientas de formato, y puede aplicar esas herramientas con una opción de macro, en lugar de tener que realizar cada tarea por separado.

Cuando despliega una lista de macros, aparecen todas las macros de su Libro de macros personal, junto con cualquier macro que haya guardado en su libro actual, y cualquiera que haya guardado en otros libros abiertos. Elija una de sus macros de formato, haga clic en el botón Ejecutar y todas las tareas formateadas que cargó en la macro elegida se aplicarán al área de la hoja de cálculo que seleccionó. O si creó una macro como MiConfiguraciónHoja,

que fue diseñada para formatear toda la hoja de cálculo, no necesitará seleccionar ninguna celda antes de ejecutarla.

Combinación de macrosPuede tomar piezas de las macros que creó y hacer nuevas megamacros, combinando los fragmentos que le parezcan útiles. Por ejemplo, antes creamos la macro MiConfiguraciónHoja que formateó el aspecto de toda la hoja de cálculo. También creamos una macro FormatoNúmero, que cambia el formato de las celdas con números en un área seleccionada.

La macro MiConfiguraciónHoja realiza la tarea de seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo. ¿Por qué no tomar el formato de número personalizado y aplicarlo también a todas las celdas? Podemos tomar el código de la macro FormatoNúmero, colocar ese código en la macro MiConfiguraciónHoja, y ahora toda la hoja de cálculo también tendrá formato de número personalizado, y sólo se ejecutó una macro. He aquí cómo funciona:

Abra el editor de VB.1.

Encuentre la macro FormatoNúmero.2.

Copie la línea de código que aplica su formato de número personalizado a la 3. selección: Selection.NumberFormat = "#,##0_ ;[Red]-#,##0"

Puede ver la paleta de Excel con sus números

correspondientes en http://www.mvps.org/

dmcritchie/excel/colors.htm.

http://www.mvps.org/


Asegúrese de copiar y no cortar

el código de la macro de formato

de número. Aún queremos

conservar la macro intacta, de

modo que no elimine ninguna

línea de código; sólo copie el

código al portapapeles.

Encuentre el código de la macro 4. MiConfiguraciónHoja.

Inserte la línea de código que copió de la macro 5. FormatoNúmero. El código puede colocarse en cualquier lugar después de la línea Cells.Select y antes del segmento With/End With.

Guarde sus cambios (6. CTRL+G).

He aquí la macro MiConfiguraciónHoja revisada:

Sub MiConfiguraciónHoja()

' MiConfiguraciónHoja Macro

' Toda la hoja, sin líneas guía, columna de 9 caracteres, fuente Arial

Cells.Select

ActiveWindow.DisplayGridlines = False

Selection.ColumnWidth = 9

Selection.NumberFormat = "#,##0_ ;[Red]-#,##0"

With Selection.Font

.Name = "Arial"

End With

End Sub

Pruebe esta macro en un nuevo libro, y encontrará que, además de los otros cambios de

formato que colocamos en la macro MiConfiguraciónHoja, ahora se ha aplicado también el

formateo de números.

Uso de comandos de VBA para seleccionar áreas de hoja de cálculoHasta ahora hemos seleccionado un área de la hoja de cálculo antes de grabar una macro,

de modo que cuando ejecutemos la macro seleccionaremos las celdas aplicables y luego

ejecutaremos la macro, o también hemos seleccionado toda la hoja de cálculo dentro de

la macro y luego hemos aplicado los comandos de las macro de formato a toda la hoja de

cálculo.

También puede organizar un área para que sea seleccionada dentro de la macro. He

aquí algunos comandos de macro comunes que seleccionan áreas específicas de su hoja de

cálculo.

Acti veCell.CurrentRegion.Select Selecciona el rango especificado que

empieza con la celda actual.


Cells(numerofilas, númerocolumnas) Selecciona la ubicación de una

celda determinada.

Range(“nombrerango”) Selecciona un rango con nombre (el nombre del

rango aparece entre comillas).

Range(Cells(celdainicial),Cells(celdafinal)) Selecciona un

rango al dar las coordenadas de inicio y final. Las referencias a celdas se dan en

términos numéricos (la celda B5 se muestra como Cells(2.5).

Selection.EntireColumn Selecciona la columna actual.

Selection.EntireRow Selecciona la fila actual.

Pruebe la creación de una macro al ingresar comandos en el editor de VB que incluya un comando de selección. He aquí un ejemplo de una macro que cambiará el aspecto de la región especificada, empezando con la celda actual, para que las celdas de la región se pongan en negritas y las columnas se redimensionen para que se ajusten mejor.

Sub FormatoNegritas()ActiveCell.CurrentRegion.Select

Selection.Font.Bold = TrueSelection.EntireColumn.AutoFit

ActiveCell.SelectEnd Sub

Para probar esta macro, abra un libro e ingrese alguna información en las celdas adyacentes. El comando CurrentRegion busca una región específica de celdas, de modo que en este caso las celdas adyacentes que están llenas reciban el beneficio de este formato de macro. En la figura 8-10 se muestra un rango de celdas antes de aplicar la macro FormatoNegritas, y la figura 8-11 muestra el mismo rango después de aplicar la macro FormatoNegritas.

Figura 8-10 Antes de que se aplique la

macro FormatoNegritas

Figura 8-11 Después de que se ha

aplicado la macro FormatoNegritas

Las variables son una característica

importante de cualquier tipo de

programación, entre las que se encuentran

las macros. En realidad, las variables son

comunes en muchas situaciones normales

en la vida. Por ejemplo, el clima de su ciudad, su deuda mensual en tarjetas de crédito y

su apetito son variables. En su sentido más general, una variable es simplemente algo que

cambia. En este capítulo se exploran las variables y temas relacionados como expresiones,

operadores y matrices.


¿Por qué usar variables?Las variables se crean en una macro por la misma razón que podría tener un sobre color Manila en su escritorio con el texto Tarjeta de crédito. Cada mes pone dentro sus estados de cuenta más recientes. Cada vez que obtiene uno nuevo, lo reemplaza por el del último mes. De modo que el concepto general de una variable es: un contenedor etiquetado que contiene una parte de información.

Ahora, no es necesario que cambie el dato de una variable cuando se ejecuta un programa. (Digo dato porque cada variable contiene un valor único, un número o una cadena de texto). Por ejemplo, tal vez no use su tarjeta de crédito por varios meses, de modo que el valor de la deuda sigue siendo el mismo. O podría vivir en San Diego y el clima es idéntico por meses. Pero una variable tiene la capacidad de cambiar, y esto le da poder a un programa.

El valor de una variable (sus datos) puede cambiar con base en la entrada de usuario o en acciones que toman lugar dentro de la macro mientras se ejecuta. Por ejemplo, si escribe una macro que administra sus finanzas personales, podría usar un cuadro de entrada para que le permita al usuario ingresar a la deuda de la tarjeta de crédito de este mes. De modo que esa variable cambia de acuerdo con la entrada del usuario. Pero una variable que contiene su valor neto actual cambiará con base en cálculos que la macro realiza, como restar los gastos de comida, sumar las ganancias por intereses, etc.

En una macro puede usar el nombre de la variable en lugar de su dato (el número o la cadena de texto que contiene). Si coloca su cuenta de tarjeta de crédito actual cada mes en su sobre, siempre puede buscar en este sobre etiquetado Tarjeta de crédito para saber cuánto debe hasta el momento. De manera similar, una vez que se crea una variable en una macro en ejecución, un lugar en la memoria de la computadora contiene ese nombre de variable junto con sus “contenidos”, la información que esta variable “contiene” hasta que lo cambie el programa en ejecución, en caso de que cambie.

Ya ha usado variables varias veces en los ejemplos de código de este libro. Sería difícil escribir macros sin el uso de variables. Usemos un ejemplo del capítulo 7:

Sub ObtenerIniciales() x = InputBox("Por favor ingrese sus iniciales", "Ingrese sus

iniciales")Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = x

End Sub

En esta macro, le pide al usuario que escriba sus iniciales, y luego despliega éstas en una celda. La variable de esta macro es X. Lo más probable es que cada persona que ejecute esta macro escriba diferentes iniciales, de modo que el valor de X varía. Mientras se ejecuta la macro, este dato se retiene. Pero cuando la macro deja de ejecutarse, el dato se pierde y

113Capítulo 9 Uso de variables en macros

debe volver a escribirse cada vez que la macro se ejecuta. Sin embargo, antes de que esta macro termine de ejecutarse, utiliza X por segunda vez para ingresar el dato en una celda.

Asignación de nombres a variablesEn el ejemplo anterior, usé el nombre simple X para mi variable. Pero usted puede usar

cualquier nombre que desee, siempre y cuando siga algunas sencillas reglas. Una variable

debe:

Empezar con una letra, de modo que no se permite 12Meses, pero sí Meses12.

No debe incluir ninguna de las palabras usadas por el propio VBA, como If, Sub o

End.

No debe ser mayor de 255 caracteres.

No debe incluir caracteres especiales como signos de puntuación, corchetes, el

símbolo de porcentaje (o ninguno de esos símbolos que se encuentran arriba

de los números en el teclado). De modo que no está permitido Mi%, pero sí

MiPorcentaje.

Por fortuna, no importa la manera en que use

las mayúsculas y minúsculas. MiPorcentaje se

ve como la misma variable que miporcentaje

o MIPORCENTAJE. Así, puede combinar las

mayúsculas y minúsculas como lo desee y VBA

tratará estas variaciones como si fueran la misma

variable. Por supuesto, si escribe mal el nombre,

puede causar errores. Para VBA, MiPorcentaje

y MiiPorcentaje son dos variables diferentes.

(Este error en particular puede evitarse al declarar

de manera explícita todas las variables. Consulte el

resumen en páginas posteriores de este capítulo.)

Creación de una variablePuede crear una variable con sólo usarla. Puede hacer esto con un objeto como un cuadro de entrada (igual que en el ejemplo de código anterior del capítulo 7). Otra manera común de usar (y, por tanto, de crear) una variable es tan sólo asignar algún valor a la variable, como en este ejemplo:

Burros = 15

Estas mismas restricciones

de asignación de nombres se

aplican a otras cosas a las que

asigna nombre en VBA, como

módulos, subs, etcétera. VBA

le indicará si utiliza un nombre

inapropiado al desplegar un

mensaje de error de sintaxis

(cuando asigna nombres a

variables), o si trata de asignar un

nombre incorrecto a un módulo,

verá un mensaje de error No se

trata de un nombre legal.


Declaración formal de la variable: algunas

personas las aman y otras las odian. ¿Quién

tiene razón? En realidad, declarar variables se

considera esencial para programas grandes,

pero no tanto con las macros.

Las macros suelen ser pequeñas y

autosuficientes, de modo que, por lo general,

puede ignorar con toda seguridad un par

de características relacionadas con las

variables: declararlas y especificar su tipo. Sí,

hay varios tipos de variables: string (texto),

integer (número sin punto decimal), floating

(números con punto decimal, de manera que

pueden expresar fracciones), etc.

Pero en programación más avanzada

y compleja, se considera una buena idea

declarar de manera formal y explícita cada

variable. He aquí cómo se hace:

Sub ObtenerIniciales()Dim x As Stringx = InputBox("Por favor

ingrese sus iniciales", "Ingrese sus iniciales")

Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = x

End Sub

El comando Dim declara una variable. Dim

le indica a VBA que ahora estamos creando

una nueva variable. En el ejemplo anterior,

declaramos que el nombre de esta nueva

variable es X y que es un tipo de variable

string.

Recuerde que si no incluye esta línea

de código Dim en su macro, VBA creará

automáticamente esta variable x por

usted (a esto se le denomina declaración

implícita). Entonces, ¿por qué son valiosas las

declaraciones explícitas?

La declaración formal de una variable

ayuda a evitar un par de errores (escribir

mal el nombre de una variable en otro lugar

del código, o causar que VBA interprete de

manera incorrecta el tipo de una variable

y, por tanto, produzca una respuesta

incorrecta).

Sin embargo, se dice que para los novatos

en la escritura de macros resulta abrumador

preocuparse por las declaraciones explícitas.

Pero siga adelante y declare todas sus

variables si lo desea.

Algo más: si deja fuera las declaraciones

explícitas, ¿qué tipo de variable usa VBA

cuando crea variables implícitas? Utiliza un

tipo especial para todo propósito llamado

variante, que permite que VBA administre

automáticamente todo el problema de escribir

variables.

Este acto, al mismo tiempo, crea el nombre de la variable y le asigna un valor. En este ejemplo, ha proporcionado una etiqueta (un nombre de variable) Burros, y se ha indicado que hay 15 burros. El usuario nunca ve esta etiqueta, Burros. Se usa por motivos de programación, y puede darle un nombre que tenga algún significado para usted.

La mayoría de los programadores asignan nombres a las variables que los ayudan a comprender el significado o el propósito de la variable. Una variable llamada X es menos útil que una llamada Burros. Los nombres descriptivos de variable pueden facilitar aún más la lectura de su código, así como la prueba y modificación de su macro. Sin embargo, cuando el propósito de una variable es obvio (como un cuadro de entrada que solicita las iniciales del usuario), tiene la libertad de usar etiquetas breves como X, S, o cualquiera otra.


Combinación de variables en expresionesLas variables pueden interactuar entre sí. He aquí un ejemplo que muestra cómo pueden

interactuar matemáticamente, agregando una variable a otra para producir una tercera:

Burros = 15Monos = 3TotalAnimales = Burros + Monos

Como lo ilustra la tercera línea, puede usar nombres de variables como si fueran el propio contenido de éstas. Si dice Monos = 3, entonces ha asignado el valor 3 a la palabra Monos. Después de eso, puede usar Monos como lo haría con el número 3.

TotalAnimales = Burros + Monos

La línea anterior es lo mismo que lo siguiente:

TotalAnimales = Burros + 3

Al propio número (3 en el ejemplo) se le denomina literal porque es literalmente tres, literalmente un valor. Las literales de cadena se encierran entre comillas: “Tomás” es una literal de cadena. Cuando combina variables con variables (como en Burros + Monos) o variables con literales (como en Burros + 3), crea una expresión.

¿Qué es exactamente una expresión? Si alguien le dice que tiene un cupón de $1 de descuento por un CD que cuesta $15 de Amy Winehouse, de inmediato piensa en $14. De la misma manera, VB reduce a su forma más simple los diversos elementos vinculados en una expresión. A esta acción, reducir algo a su forma más simple, se le llama evaluación.

En español simple: si escribe 15 – 1 en uno de sus programas, Visual Basic reduce ese grupo de símbolos, esa expresión, a un solo número: 14. Visual Basic simplemente evalúa lo que ha dicho y lo usa en el programa como la esencia de lo que está tratando de decir.

Una expresión está integrada por dos o más variables (o literales) conectadas por uno o más operadores. Llegaremos en breve a los operadores. El signo más en 2 + 2 es un operador. En total, hay 23 operadores que puede usar cuando programa macros.

Ciertos operadores, como > (mayor que), hacen que las expresiones se evalúen como verdaderas o falsas (cero representa falso, cualquier otro número representa verdadero). Veamos cómo funcionan:

En programación, el término

expresión suele usarse para

describir cualquier cosa que

regresa un resultado mientras

se ejecuta el programa. Algunas

personas incluso consideran una

sola variable como una expresión

(o una referencia a un objeto).

Sin embargo, estoy usando el

significado más tradicional y

descriptivo de expresión en este

libro.


EdadJuan = 33EdadBeatriz = 27If EdadJuan > EdadBeatiz Then MsgBox "Él es mayor"

EdadJuan > EdadBeatiz es una expresión. Esta expresión asegura que EdadJuan es mayor que EdadBeatriz. El símbolo mayor que (>) es uno entre varios operadores de comparación. Visual Basic revisa las variables EdadJuan y EdadBeatriz y el operador de

relación que los combina en la expresión. Luego VB determina si la expresión es verdadera. La estructura If...Then basa sus acciones en la veracidad o falsedad de la expresión.

En este caso, el cuadro de mensaje se despliega porque la expresión es verdadera. Sin embargo, si cambia EdadBeatriz a 33 o algo mayor, entonces el cuadro de mensaje no se desplegará. La expresión se evaluará como Falsa.

Los operadoresEl operador > (mayor que) es sólo uno de muchos operadores. En la siguiente sección se describen todos ellos.

Operadores de comparaciónLos operadores de comparación siempre devuelven simplemente una respuesta de verdadero o falso.

< Menor que

<= Menor que o igual a

> Mayor que

>= Mayor que o igual a

<>

=

No es igual a

Igual

Is ¿Dos variables de objeto hacen

referencia al mismo objeto?

Like Coincidencia de un patrón

También puede usar operadores

de comparación con texto.

Cuando se usa con operadores

de texto, la comparación se basa

en las cualidades alfabéticas del

texto, y se dice que Andrés es menor que Antonio.

Nota especial sobre Mod: el

operador Módulo (Mod) le da

cualquier cantidad sobrante

en una división, pero no el

resultado de la propia división.

Esta operación es útil cuando

quiere saber si algún número

se divide equitativamente entre

otro número. De esa manera,

podría escribir una macro que

tome acciones a intervalos. Por

ejemplo, si quiere imprimir el

número de página en negritas

cada cinco páginas, podría

ingresar lo siguiente:

If NúmeroPágina Mod 5 = 0 ThenFontBold = TrueElseFontBold = 0End If

15 Mod 5 da como resultado 0.



Pero 20 Mod 5 da como

resultado 0 una vez más.


Operadores aritméticos^ Exponenciación (el número multiplicado por sí mismo; 5 ^ 2 es 25 y 5

^ 3 es 125)

– Negación (números negativos, como –25)

* Multiplicación

/ División

\ División entera. (Este tipo de división no proporciona sobrantes, ni

fracciones, ni punto flotante de decimal: 8 \ 6 da como resultado 1. La

división entera es más fácil, y el equipo la realiza más rápido que una

división común.)

Mod Módulo aritmético. (Consulte el Memo de la página 116 como

referencia.)

+ Suma

– Resta

& Unión de cadenas

Operadores lógicosNot Negación lógica

And Y

Or O inclusivo

XOR (Uno, pero no ambos.)

Eqv (Equivalente)

Imp (Implicación: primer elemento falso, segundo verdadero.)

En la práctica, probablemente necesitará usar sólo And, Not y Or entre los operadores lógicos. Estos operadores trabajan, en esencia, de manera muy parecida a como lo hacen en una expresión normal. He aquí un ejemplo que nos muestra cómo usar Or:

If 5 + 2 = 4 Or 6 + 6 = 12 Then MsgBox "Uno de los dos es verdadero."

En realidad, una de estas dos expresiones es verdadera. Seis más seis es igual a 12. De modo que se desplegará el mensaje. Sólo es necesario que una o la otra expresión sea verdadera en este caso.

Sin embargo, si usa el operador AND, entonces ambas expresiones deben ser verdaderas para que el mensaje se despliegue:

If 5 + 2 = 4 And 6 + 6 = 12 Then MsgBox "Ambos son verdaderos."


Esto evalúa como Falso, de modo que no se despliega el mensaje.

El operador de cadenaEl operador & añade (une) piezas de texto:

N = "Luisa"N1 = "Lane"J = N & " " & N1MsgBox J

El resultado es Luisa Lane.

Precedencia de operadoresEs necesario abordar uno de los problemas relacionados con las expresiones: la precedencia.

Cuando usa más de un operador en una expresión, ¿cuál operador debe evaluarse primero? ¿Cuál operador toma precedencia sobre el otro?

Qué se evalúa primeroHe aquí un ejemplo que usa los operadores de multiplicación y suma:

MsgBox 3 * 10 + 5

¿Esta expresión significa que se multiplique primero 3 por 10, obteniendo 30? ¿Y que

luego se sume 5 al resultado? ¿Debe desplegar VBA 35 en el cuadro de mensaje?

¿O significa que se sumen 10 y 5, y que luego se multiplique el resultado por 3? Esto

daría 45. Como puede ver, hay ambigüedad aquí. Esta expresión puede evaluarse de dos

maneras distintas, dando dos resultados distintos. No podemos tener eso.

Para asegurarse de que obtiene el resultado que pretende cuando usa más de un

operador, use paréntesis para encerrar los elementos que desea que se evalúen primero. Si

pretende que primero se ejecute 3 * 10 y luego se sume 5, escriba esto en su macro:

MsgBox (3 * 10) + 5

Al encerrar ese 3 * 10 entre paréntesis, le indica a VBA que quiere que los elementos encerrados se consideren como un solo valor y que se evalúen antes de que ocurra otra cosa.

Pero si trata de decir que primero se sume 10 + 5 y luego se multiplique el resultado por 3, escriba esto:

MsgBox 3 * (10 + 5)


En expresiones complicadas, incluso puede anidar paréntesis para dejar en claro cuáles elementos deben calcularse en un orden determinado. Aquí he usado dos conjuntos de paréntesis:

MsgBox 3 * ((9+1) + 5)

Sin embargo, VBA tiene un orden integrado de precedencia. Por tanto, si lo desea, puede dejar los paréntesis fuera. Si trabaja mucho con números, tal vez prefiera memorizar la siguiente lista, que ilustra el orden de precedencia, donde la exponenciación se realiza primero, la negación después, y así sucesivamente.

Aunque la mayoría sólo usan paréntesis y se olvidan del problema por completo, he aquí el orden en que VBA evaluará una expresión de la primera evaluada a la última:

Operadores aritméticos en orden de precedencia^ Exponentes (6 ^ 2 es 36. El número multiplicado por sí mismo X

número de veces.)

– Negación (números negativos como –33)

*/ Multiplicación y división

\ División entera

Mod Módulo aritmético (cualquier valor que sobra en una división)

+ – Suma y resta

Los operadores

relacionales

Los operadores

lógicos

Matrices: variables agrupadasLas matrices son variables que se han agrupado. Dentro de la estructura de una matriz, las variables comparten el mismo nombre de texto, pero cada una tiene su número de índice único. Como los números pueden manipularse matemáticamente (y los nombres de texto no), poner un grupo de variables en una matriz le permite trabajar de manera fácil y eficiente con ellas como grupo. Puede manipular los elementos (individuales) en la matriz al usar bucles como For...Next descritos en el capítulo 11.

Las matrices se usan en programación de computadoras por la misma razón que los códigos postales se usan en correos. Imagine cientos de apartados postales con etiquetas de texto. Imagine la pesadilla de ordenar miles de cartas cada día en cajas que no están indexadas de alguna manera ni ordenadas numéricamente.


Comparación entre números y nombresLas matrices pueden ser demasiado útiles, sobre todo en programas más largos y

complejos. Por ejemplo, si quiere administrar datos acerca de un grupo de personas que

vienen a cenar este fin de semana, puede crear una matriz con sus nombres, como ésta:

Dim Invitado (1 To 5) As String

Esto crea cinco “cajas vacías” en la memoria de la computadora y cada caja puede contener una sola parte de texto. Sin embargo, en lugar de cinco etiquetas individuales únicas para las cinco variables, éstas comparten el nombre Invitado, y cada caja se identifica con el número de índice único de 1 a 5.

Para llenar esta matriz con los nombres de los invitados, puede asignar los nombres sólo como los asignaría a variables normales, pero debe usar el nombre de la matriz más el número de índice, de la siguiente manera:

Invitado(1) = "Luisa"Invitado(2) = "Sandra Pontevedra del trabajo"Invitado(3) = "Ricardo"Invitado(4) = "Juan"Invitado(5) = "Mamá"

Puede distinguir a una matriz de una variable regular porque las matrices siempre

tienen paréntesis después del nombre. El número de índice va entre estos paréntesis.

Ahora que ha llenado la matriz, puede manipularla de maneras que son mucho más

eficientes que usar variables ordinarias. Por ejemplo, buscando. ¿Qué pasa si queremos

saber si existe un nombre determinado en una matriz? Puede usar un bucle For...Next

para examinar la matriz:

For I = 1 To 5Imagen Invitado(I) = "Ricardo" Then Print "Se ha invitado a Ricardo."

Next I

La clave para la utilidad de las matrices es que puede buscarlas, ordenarlas, eliminarlas o agregarles elementos empleando sus números de índice para identificar cada elemento. Es mucho más fácil acceder y manipular a números de índice que a nombres de variable.

Suponga que necesita saber cuánto pagó de consumo de energía eléctrica en promedio durante el año. Podría recorrer la complicada ruta de usar un nombre de variable individual para cada mes, de la siguiente manera:

EneElect = 90FebElect = 122


MarElect = 125

AbrElect = 78

MayElect = 144

JunElect = 89

JulElect = 90

AgoElect = 140

SepElect = 167

OctElect = 123

NovElect = 133

DicElect = 125

PagoElectAnual =

EneElect + FebElect + MarElect + AbrElect + MayElect + JunElect + JulElect + AgoElect

+ SepElect + OctElect + NovElect + DicElect

O sólo podría usar una matriz para simplificar el proceso:

Dim PagoElectAnual(1 To 12)PagoElectAnual(1) = 90PagoElectAnual(2) = 122PagoElectAnual(3) = 125PagoElectAnual(4) = 78PagoElectAnual(5) = 144PagoElectAnual(6) = 89PagoElectAnual(7) = 90PagoElectAnual(8) = 140PagoElectAnual(9) = 167PagoElectAnual(10) = 123PagoElectAnual(11) = 133PagoElectAnual(12) = 125

For I = 1 To 12Total = Total + PagoElectAnual(I)Next I

Al agrupar todas las variables bajo el mismo nombre de matriz, puede manipularlas por número de índice individual. Esto parece un pequeño ahorro de esfuerzo, pero recuerde que los programas de cálculo numérico pueden manipular grandes cantidades de datos, o tal vez necesiten reutilizar los mismos datos en varias partes diferentes del programa.

Así que la moraleja es que si sólo está tratando con una pequeña cantidad de datos (como el nombre y la dirección del usuario), por lo general las variables son adecuadas. Pero si está trabajando con cantidades más grandes de datos (sobre todo datos que se relacionan entre sí de la misma manera, como el monto mensual pagado por consumo de energía eléctrica), las matrices son un método más eficiente.


Creación de una matrizLa manera más simple de declarar una matriz consiste en usar el comando Dim:

Dim NombreMatriz(1 To 12)

Se dice que el comando Dim asigna una dimensión (hace un espacio para) la nueva matriz. Se le indica a la computadora cuánto espacio apartar para la nueva matriz.

Para crear espacio para 51 variables de texto que comparten el nombre Empleados y que se

identifican de manera única por números de índice que van de 1 a 100, escriba lo siguiente en un módulo:

Dim Empleados(1 To 100)

Puede visualizar esta matriz como si fuera similar a la primera columna de una hoja de cálculo de Excel: A1:A100. Cada celda puede contener un solo número o un texto, y se hace referencia a cada una de ellas con el mismo nombre (A en este caso) y también con el número de celda, que va de 1 a 100.

Reglas aplicables a las matricesHe aquí unas cuantas reglas que deben seguirse para trabajar con matrices.

Debe tratar de anticipar el número de elementos que necesitará en una matriz, pero sea generoso y agregue un poco más. Por ejemplo, si tiene 40 empleados, podría proporcionar espacio para 100, sólo en caso de que la empresa crezca. De modo que use 1 To 100 en lugar de 1 To 40 cuando declare esa matriz.

Puede asignar nombres a las matrices de la misma manera que lo haría con variables: los nombres no son sensibles a mayúsculas y minúsculas, pero debe seguir las reglas explicadas en páginas anteriores de este capítulo en la sección “Asignación de nombres a variables”.

A diferencia de las variables, las matrices no pueden declararse de manera implícita con sólo usarlas. Debe declarar formalmente cada matriz con el comando Dim (o comandos relacionados).

Hay varios tipos de matrices,

pero nos ceñiremos al más

simple en este libro. También

puede crear matrices con más de

una “dimensión”. Son similares

a una hoja de cálculo con varias

columnas o, por cierto, a un

conjunto de datos que cubren

varias hojas de cálculo. Pero

este tipo de matriz no suele

encontrarse en macros.

Puede usar rutinas If/Then/Else para

dar lógica a sus macros. El proceso de la

macro avanza en diferentes direcciones,

dependiendo de los resultados de un

comando If. Al igual que la función IF en

Excel, el comando If/Then/Else depende de una instrucción lógica con un escenario

verdadero y uno falso.

Vimos un comando If/Then/Else en el capítulo 6, donde creamos una macro

que preguntaba al usuario cuál área quería imprimir (consulte el siguiente recuadro).

He aquí una descripción en lenguaje simple de la manera como funciona la macro. Ésta

analiza la respuesta del usuario al determinar que, si ingresó 1, entonces debe imprimir

ÁreaImpresión1 y luego terminar la macro. Sin embargo, la lógica de la macro continúa con

el comando ElseIf que permite que el usuario ingrese algo diferente de 1. Si lo hace así,

la macro no termina y, en cambio, avanza al siguiente paso, que determina que si el usuario

ingresa 2, entonces debe imprimir ÁreaImpresión2 y luego terminar la macro. Por último,

si ingresa una respuesta incorrecta, es decir, algo diferente de 1 o 2, la macro contiene una

provisión para regresar a la pregunta original y dar otra oportunidad al usuario. (Observe

que el usuario también tiene derecho de cancelar la operación de la macro en cualquier

momento, al hacer clic en un botón Cancelar).


El éxito de cualquier rutina If/Then/Else proviene de la anticipación de todas las respuestas posibles y de proporcionar comandos para tratar con cada condición posible.

La rutina If/Then/ElseCuando ingresa una instrucción If en su macro, el If precede a una instrucción lógica. Depende de Visual Basic determinar si esta instrucción es verdadera o falsa. A la instrucción que sigue al If se le llama expresión condicional. La condición de esta instrucción puede ser verdadera o falsa. Si la instrucción es verdadera, la macro hace lo que

se le indica en la instrucción Then.Si sólo quiere que ocurra una acción cuando

la instrucción es verdadera, entonces su macro se termina cuando tiene una instrucción If y una Then.

Cree una macro If/Then simplePor ejemplo, digamos que tiene una hoja de cálculo que contiene números que representan las cifras de ventas anuales. Si exceden 100 000, entonces querrá

La instrucción Else en la rutina

If/Then/Else no es un

comando obligatorio en esta

estructura If/Then. Puede

crear rutinas If/Then que no

incluyan una dirección alterna

proporcionada por la instrucción

Else.

Sub ImpresiónEspecial()Pregunta:Informe = InputBox("Ingrese 1 para imprimir Informe 1; ingrese 2 para imprimir Informe 2")If Informe = 1 Then

GoTo Impresión1ElseIf Informe = 2 Then

GoTo Impresión2Else

GoTo PreguntaEnd IfImpresión1:

Application.Goto Reference:="ÁreaImpresión1"ExecuteExcel4Macro "PRINT(1,,,1,,,,,,,,1,,,TRUE,,FALSE)"End


End Sub

125Capítulo 10 Creación de rutinas If/Then/Else

que la macro calcule una bonificación al colocar una cifra en la celda de la derecha que sea igual a la cifra original multiplicada por 2%.

Antes de que pase a la programación en esta pequeña macro, piense en todos los pasos del proceso. He aquí todo lo que la macro necesita hacer:

Examinar el número en la celda actual y determinar si es mayor de 100 000.

Si el número es mayor de 100 000, mover el puntero una celda a la derecha.

Ingresar un cálculo en la nueva celda que multiplique el número en la celda original

por 2%.

Parte de esta macro puede grabarse para que pueda recolectar el código. Puede grabarse a sí mismo moviendo el puntero una celda a la derecha y grabar la creación de la fórmula. Lo único que no puede grabar es la instrucción If/Then.

La grabación del movimiento del puntero y la fórmula agrega este código de macro:

ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[-1]*0.02"ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select

La primera línea de código refleja el movimiento del puntero sobre la celda original a la

celda de la derecha: Offset(0,1) muestra el movimiento de 0 filas y 1 columna adelante

(o la derecha).

La segunda línea de código proporciona la

fórmula: no hay movimiento de fila, pero se regresa

una columna y se multiplica por 0.02.

La tercera línea del código mueve al puntero una

celda hacia abajo, circunstancia que ocurre de manera

natural cuando oprime ENTER. Offset(1,0) alude

a un avance de 1 fila y 0 columnas. Si, en cambio,

quiere que el puntero se mueva a la siguiente celda

de la columna de números existentes (en anticipación

de aplicar esta macro al número siguiente), entonces

debe cambiar el desplazamiento a (1,–1).

Ahora todo lo que necesita para que esta macro

tome la decisión lógica es la instrucción If que

pregunta si la celda original contiene un número

mayor de 100000.

If ActiveCell.Value > 100000 Then

Debido a que queremos usar

esta macro en varias celdas

diferentes, asegúrese de habilitar

la característica Usar referencias

relativas antes de habilitar la

grabadora de macros.

Las referencias a celda en

macros se retratan siempre en

este orden: fila y columna. Por

tanto, un desplazamiento de (1,

–1) alude a una fila adelante o

abajo y una columna atrás, o a la

izquierda.


La línea de código anterior pregunta si el valor de la celda activa es mayor que 100 000. Si la respuesta es verdadera, entonces se ejecuta la siguiente línea del código VBA. Si la respuesta es falsa, no sucede nada.

Observe un tema final: en cualquier momento en que use la instrucción If/Then, debe concluir la sección con una instrucción End If.

Por tanto, este código de macro final tiene este aspecto:

Sub Bono()'' Macro para calcular bonificaciones.'

If ActiveCell.Value > 100000 ThenActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[-1]*0.02"ActiveCell.Offset(1, -1).Range("A1").SelectEnd If

End Sub

Para ejecutar esta macro, coloque su puntero en una celda que contenga un número que desea analizar. Haga clic en el botón Macros para encontrar su macro en la lista, haga clic en la macro y luego en Ejecutar. Si el número que elige es mayor que 100 000, su secuencia Then se activa y el cálculo aparece en la celda a la derecha del número original. El puntero regresa a la celda debajo del número original (véase la figura 10-1).

Agregue una operación Else para una respuesta falsaHasta ahora hemos creado una macro que analiza una situación, y si ésta es verdadera, se

ejecuta un comando. Si la situación no es verdadera, la macro termina. Pero no tenemos

que detenernos aquí. Podemos llamar a la macro para que realice algunas otras tareas si

la respuesta a la pregunta inicial es falsa. En la macro Bono que ya creamos, la macro no

hace nada si la cifra es menor de 100 000. En cambio, podemos hacer que la macro siga a la

columna de la bonificación e ingrese un 0.Puede grabarse realizando esta tarea, si gusta, pero si revisa el código de macro que

ya existe, debe ser un paso muy simple agregar la cláusula Else sin grabar la macro. Queremos que nuestra cláusula Else haga la operación de mover una celda a la derecha (ya tenemos ese código en el lugar) y luego ingrese cero. Este código debe hacer el truco:

Figura 10-1 La hoja de cálculo después

de que la macro se ha ejecutado


ActiveCell.FormulaR1C1 = "0"

Entonces también necesita otra línea de código que proporcione las instrucciones para indicar dónde debe terminar el puntero, al igual que en la parte Then de la macro:

ActiveCell.Offset(1, -1).Range("A1").Select

Y así, la macro completa, con instrucciones sobre cómo comportarse si la instrucción es verdadera y si es falsa, tiene este aspecto:

Sub Bono()' Macro para calcular bonificaciones.

If ActiveCell.Value > 100000 ThenActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[-1]*0.02"ActiveCell.Offset(1, -1).Range("A1").Select

ElseActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "0"ActiveCell.Offset(1, -1).Range("A1").Select

End IfEnd Sub

Agregue una operación ElseIfAsí que hemos visto cómo crear una macro que contenga una instrucción If/Then/Else, y que maneje la situación cuando sólo hay una respuesta correcta y una incorrecta. Ahora ahondaremos en un nivel, y agregaremos una segunda instrucción If, conocida como ElseIf, de modo que si la macro devuelve una respuesta falsa a la primera instrucción If, hay otra oportunidad de que ocurra una instrucción verdadera.

Esta vez agregaremos un nivel a la macro que se utiliza después de que se ejecuta la primera instrucción If y produce una respuesta falsa. En lugar de suponer de inmediato que no hay una bonificación para calcular, y colocar un cero en la celda de la bonificación, aplicaremos un segundo criterio: la capacidad de calcular una bonificación si la cifra de ventas excede 75 000. Esta vez el cálculo será de 1% en lugar de 2%. Así que el cálculo completo de la bonificación es de 2% si las ventas exceden 100 000 y 1% si las ventas están en el rango de 75 000 a 100 000.

Es probable que pueda entender esta nueva parte del código sin grabar ningún paso. Como recordatorio, he aquí el código que calcula la primera bonificación:

If ActiveCell.Value > 100000 ThenActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[-1]*0.02"ActiveCell.Offset(1, -1).Range("A1").Select


Ahora, he aquí todo lo que tiene que hacer para agregar una capa ElseIf que pregunta si ActiveCell.Value excede 75 000 y aplica una bonificación de 1%:

ElseIf ActiveCell.Value > 75000 ThenActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").SelectActiveCell.FormulaR1C1 = "=RC[-1]*0.01"ActiveCell.Offset(1, -1).Range("A1").Select

El formato ElseIf funciona de la misma manera que el código If: debe acompañar la instrucción ElseIf con una Then. Esta parte de nuevo código debe insertarse en la macro. El producto terminado aparece en la figura 10-2. Los resultados aparecen en la figura 10-3.

Cree una macro If/Then/Else de varios nivelesDe regreso al capítulo 6, aprendió a crear una macro empleando el comando Case para ofrecer al usuario una selección de varios criterios diferentes. Creamos una macro que calculó los impuestos de una empresa de Estados Unidos. Podemos realizar una operación similar, empleando el formato If/Then/Else. Debido a que soy una contadora fiscal, quiero volver a los ejemplos fiscales para mis macros. Esta vez crearemos una macro llamada ImpuestoPersonal que calcula el impuesto sobre la renta de individuos estadounidenses, empleando el estilo de la macro If/Then/Else. De esta manera verá cómo anidar varias capas de condiciones If dentro de una sola macro.

He aquí una gráfica que muestra las tasas de impuesto sobre la renta de Estados Unidos para un solo individuo.

Figura 10-2 La macro If/Then/Else terminada

Figura 10-3 Los resultados de la

bonificación basada en los cálculos de la

macro Bono


10% sobre los ingresos entre $0 y $8 025

15% sobre los ingresos entre $8 025 y $32 550, más $802.50

25% sobre los ingresos entre $32 550 y $78 850, más $4 481.25



35% sobre los ingresos entre $357 700, más $103 791.75

Una macro debe examinar un monto de ingresos, establecer el rango en que cae el monto de ingresos, y luego calcula la tasa impositiva apropiada y coloca esa cantidad en una celda.

Es más fácil empezar este cálculo en la parte superior, la tasa fiscal de 35%, porque entonces puede preguntar si el ingreso se encuentra sobre cierta cantidad, mientras que si quiere empezar en la parte inferior tiene que determinar si los ingresos se encuentran dentro de cierto rango. Puede estructurar

la macro de cualquier manera, pero empezar en la parte superior da como resultado menos teclazos.

Podemos seguir el ejemplo establecido en la macro anterior y hacer que la macro examine el contenido de una celda. En cambio, usaremos las técnicas aprendidas en el capítulo 7 y utilizaremos un InputBox. De esta manera, preguntaremos al usuario de la hoja de cálculo que escriba los ingresos que habrán de analizarse, y luego realizar la tarea sobre el monto ingresado en el cuadro.

La primera parte del código establece el cuadro de entrada:

IngresosGravables = InputBox("Ingrese sus impuestos gravables")If IngresosGravables > 357700 Then

ActiveCell.Value = 103791.75 + (IngresosGravables - 357700) * 0.35ElseIf IngresosGravables > 164550 Then





ActiveCell.Value = IngresosGravables * 0.10End If

En el capítulo 11 aprenderá

acerca de la creación de bucles

For/Next y podrá aplicar esa

habilidad a macros como ésta

If/Then/Else para que no

tenga que llamar a la macro

en cada celda (la macro puede

recorrer toda la lista de cifras de

ventas con un comando).


Esta macro se colocó entre las líneas Sub ImpuestosPersonales() y End Sub, y obtiene una macro completa. Pruebe la macro al abrir una hoja de cálculo y ejecutar la macro ImpuestosPersonales. Aparece un cuadro de diálogo como el de la figura 10-4, pidiéndole que escriba sus ingresos gravables.

Cuando ingrese la cantidad de ingresos y haga clic en Aceptar, el cálculo correcto de la tasa del impuesto aparece en la celda activa.

Cree una macro anidada If/ThenEn ocasiones una pregunta no es información suficiente para obtener los resultados que necesite. Puede crear una macro que le plantee más de una pregunta If, y produce diferentes capas de acciones con base en las respuestas.

Por ejemplo, digamos que queremos confirmar que los ingresos gravables usados en la macro anterior son realmente de 2008, para que se apliquen las tasas correctas. En lugar de proporcionar sólo un cuadro de entrada que le pregunte sus ingresos, podemos primero preguntar los ingresos y luego pedir confirmación de que se trata de los ingresos de 2008. Si la respuesta es Sí, la operación de la macro continúa y los impuestos se calculan. Si la respuesta es No, la ejecución de la macro se detiene y aparece un mensaje indicando al usuario que no están disponibles las tasas de impuestos para años distintos.

La primera línea de la macro permanece intacta (el comando InputBox le pregunta al usuario los ingresos gravables de 2008).

A continuación necesitamos una nueva instrucción If, preguntando si se trata realmente de los ingresos gravables de 2008. El siguiente código da como resultado el mensaje mostrado en la figura 10-5:

x = MsgBox("¿Se trata de ingresos gravables de 2008?", 3)If x = 6 Then

A continuación debe insertar todo el código de la macro ImpuestosPersonales. Es adecuado añadir sangría a este código para que pueda llevar registro de sus instrucciones If y la instrucción End If relacionada. Por último, necesita proporcionar

la posibilidad de que el usuario no ingrese

Figura 10-4 La macro

ImpuestosPersonales usa un cuadro

de entrada para solicitar un monto de

ingresos gravables

Los códigos de cuadro de mensaje

(3 para un cuadro Sí/No, y 6

para la respuesta Sí) pueden

encontrarse en el capítulo 7.

Figura 10-5 La macro revisada le pide al

usuario que confirme que introdujo los

ingresos gravables de 2008


una respuesta Sí en el cuadro de mensaje. Nos

ocuparemos de esta contingencia al proporcionar

un cuadro de mensaje adicional que advierta al

usuario que el impuesto no puede calcularse, como se muestra en la figura 10-6. Si el usuario hace clic en Aceptar (la única opción), el cuadro desaparece y termina la operación de la macro.

ElseMsgBox ("No se pueden calcular sus impuestos sobre la renta")End If

La macro completa (llamada ImpuestosPersonales2 para distinguirla de su predecesora) se muestra en la figura 10-7.

Figura 10-6 Este mensaje aparece si el

usuario indica que no se introdujeron los

ingresos de 2008

Figura 10-7 Código completo de la macro ImpuestosPersonales2

Cuando tiene gran cantidad de datos que

necesita procesar, a menudo le indica al

equipo que haga algo una y otra vez. En

programación, a este funcionamiento

repetitivo se le llama bucle. En la vida real se le

llama trabajo.

Los bucles son útiles en muchas

situaciones diferentes. Buscar entre 5 082

facturas las que están vencidas requiere bucles. Poner dirección a 400 sobres también. En

realidad, a los equipos suelen llamársele procesadores de datos, y los bucles son una parte

importante del procesamiento.

Uno de los comandos más útiles en VBA es For. Indica el inicio de una estructura

de bucle de uso común. VBA realiza de manera repetida la instrucción entre el For y el

comando que la acompaña, Next.

El número de veces que el equipo recorrerá el bucle se especifica con dos números que

se encuentran después de For. He aquí un ejemplo. Vea si puede adivinar el valor de la

variable X después de que termina la ejecución de este bucle:

Sub ExplorarBucleFor I = 1 To 12

X = X + 2Next IMsgBox X

End Sub


Un bucle tiene una variable contadora de bucles, y en un bucle For...Next esta variable suele llamarse I. Nadie está muy seguro si la I es de iteración o de incremento. Pero la idea es que cada vez que se ejecuta el bucle, el valor de I aumenta automáticamente. De igual manera, también es atractiva la idea de que un bucle itera (se repite).

En cualquier caso, la primera línea de este bucle se traduce así: cada vez que se ejecuta este bucle, se eleva el valor de la variable I en 1. Cuando I finalmente llega a 12, el bucle está completo y se detiene (la ejecución continúa con el código después de Next I). En este ejemplo, la ejecución continúa desplegando el cuadro de mensaje.

En otras palabras, el bucle se recorre 12 veces; luego se detiene y se despliega el cuadro de mensaje.

Así, cuando se ejecuta este código, recorre 12 veces el código dentro del bucle. En realidad, se suma 2 al contenido de X cada vez que el bucle se ejecuta. X inicia con 0, pero la primera vez que se recorre el bucle X contiene 2, y la siguiente vez contiene 4, luego 6, etc.

La variable X aumenta 12 veces (1 To 12), y cada vez se suma 2. De modo que cuando se ejecuta esta pequeña macro, el cuadro de mensaje despliega 24 como valor final de X.

Cuando ejecuta la macro con el cuadro de mensaje dentro del bucle, tiene que hacer clic en el botón Aceptar 12 veces. Sin embargo, hay una manera de salir antes de un bucle: oprima CTRL+INTERRUMPIR. Esto lo pone en el modo de interrupción. Se despliega un cuadro de mensaje especial, dándole tres opciones:

Continuar Reanuda la ejecución.

Terminar Sale de la macro.

Depurar Permanece en el modo de interrupción, donde puede usar herramientas de depuración como paso a paso a través del código, o la ventana Inmediato para revisar el valor de las variables. Por ejemplo, haga clic en el botón Depurar, en el cuadro de mensaje del modo de interrupción. Ahora oprima CTRL+G para desplegar la ventana Inmediato. Escriba ?X en la ventana Inmediato y oprima ENTER. Esta macro despliega el valor actual de la variable X. El valor se despliega en

la ventana Inmediato. Elija Ejecutar | Restablecer para detener la ejecución (dejando el modo de interrupción y regresando al modo de escritura de código normal en el editor).

En cuanto a la ventana Inmediato, tiene otro uso especial cuando está escribiendo código que incluye bucles u otros funcionamientos repetitivos: el despliegue de resultados. En todo este libro, incluido este capítulo, ha visto cómo usar el comando MsgBox para ayudar a probar código de macros al mostrarle resultados. Pero como se ilustró en el segundo ejemplo de código, puede ser tedioso tener que hacer clic de manera repetitiva en el botón Aceptar para que el código avance cada vez que se despliega un cuadro de mensaje dentro de un bucle. La solución es imprimir resultados repetitivos en la ventana Inmediato en lugar de hacerlo en un cuadro de mensaje. Pruebe la ejecución de esta macro y vea los resultados en la ventana Inmediato:

135Capítulo 11 Exploración de bucles

Sub ExplorarBucle()

For I = 1 To 12X = X + 2MsgBox X

Next I End Sub

Tres tipos de bucles For...NextPuede especificar el número preciso de bucles que se hará antes de pasar la estructura For...Next (como hicimos en los ejemplos de código anteriores de este capítulo):

For I = 1 to 20

El segundo tipo de bucle For...Next emplea una variable (o expresión) para especificar el número de bucles. Tal vez quiera permitir que el usuario decida cuántas copias de un documento deben imprimirse. Se despliega un cuadro de entrada con el

indicador “¿Cuántas copias?” y después el usuario escribe el número, y se recorre el bucle el número de veces que especifica la variable:

Sub ExplorarBucle1()NúmeroDeCopias = InputBox("¿Cuántas copias?")

For I = 1 To NúmeroDeCopiasDebug.Print I;

Next I

End Sub

Sub ExplorarBucle()

For I = 1 To 12X = X + 2Debug.Print X

Next IEnd Sub

Si lo desea, puede dejar la ventana Inmediato abierta todo el tiempo mientras se prueba el código. La ventana Inmediato se comporta de manera muy parecida al Bloc de notas. Por ejemplo, para limpiar la ventana Inmediato, sólo oprima CTRL+A para seleccionar todo el contenido y luego oprima SUPR para eliminarlo.

Observe que si agrega un

punto y coma al final de la línea

Debug.Print, los resultados

se imprimen horizontalmente

dentro de la ventana Inmediato,

en lugar de usar una línea

separada para cada resultado.

Además, si tiene dudas acerca

del comando Debug.Print en

general, consulte el resumen

en páginas anteriores de este

capítulo.


Salto de pasos en un bucleLa tercera variación del bucle For...Next incluye la omisión de pasos. Hay un comando opcional que funciona con For...Next llamado Step. Step puede adjuntarse al final de la línea For para que VBA salte iteraciones de bucle, para omitir algún paso. Step altera la manera en que cuenta el bucle.

Como ha visto, un bucle suele contar de uno en uno:

For I = 1 to 12Debug.Print I;

Next I

El resultado es 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12Sin embargo, cuando usa el comando Step, puede especificar que el bucle cuente cada

cierto número (empleando, por ejemplo, Step 2):

For I = 1 to 12 Step 2Debug.Print I;

Next I

El resultado es 1 3 5 7 9 11O podría recorrerlo cada 15 veces (Step 15):

For I = 15 to 90 Step 15Debug.Print I;

Next I

El resultado sería 15 30 45 60 75 90

Anidamiento de buclesLos bucles For...Next también pueden anidarse,

uno dentro de otro. Al principio esta estructura

parece confusa, y con frecuencia lo es. Pero sólo

haga lo que la mayoría de los programadores hacen

cuando están perplejos: hackear. El término hackeo

tiene varios significados en computación, y uno es

probar varios métodos para ver cuál funciona. Con bucles anidados, puede probar varios

números para las variables de conteo, y mover comandos “dentro” y “fuera” del bucle para

al final comprender cómo llegar a los resultados que desea.

Los bucles anidados pueden resultar confusos porque agregan una nueva dimensión

cuando usa un bucle interior. Éste interactúa con el bucle exterior de una manera que

sólo queda inmediatamente clara para el matemático experimentado. En esencia, el

Variaciones adicionales con el uso

del comando Step incluyen el

conteo hacia atrás empleando un

paso negativo (For I = 10 To 1 Step -1), o incluso el conteo

con fracciones (Step .25).


bucle interno se repite el número de veces especificado por su propia variable de conteo, multiplicado por la variable de conteo del bucle externo.

En esta situación, simplemente siga hackeando hasta que todo funcione de manera adecuada. Hackeo para un programador significa precisamente lo mismo que modelar para un escultor: ir quitando partes hasta que surge la forma deseada. Observe que en el siguiente ejemplo usamos un comando Debug.Print simple (sin variable) en el bucle externo. Esto tiene el efecto de avanzar una línea hacia abajo en la ventana Inmediato. Así se facilita la visualización de la actividad en los dos bucles:

For I = 1 To 5For J = 1 To 10

Debug.Print I;Next J

Debug.PrintNext I

Da como resultado:

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

Observe que puede iniciar la variable de cuenta del bucle en cualquier lugar; no es necesario que inicie el contador con 1. Y el tamaño de Step puede ser lo que desee, incluidos números negativos si desea contar hacia abajo en lugar de hacerlo hacia arriba.

For I = 10 To 1 Step - 2Debug.Print I;

Next I

Da como resultado: 10 8 6 4 2

Puede usarse cualquier expresión numérica con For...Next. (Consulte el capítulo 9 para conocer una definición de expresión.) Sin embargo, debe ser posible el rango que está contando. El siguiente rango no es posible:

For I = -10 To -20 Step 2Debug.Print "bucle"; I

Next

Observe que puede agregar

palabras al comando Debug.Print. Esto puede ser útil como

una manera de identificar la

variable que está imprimiendo,

como esta:

Debug.Print “i = "; i


Este bucle no hace nada cuando lo ejecuta. No puede. Está pidiendo que cuente hacia abajo, pero su comando Step es positivo. Como cualquier entidad inteligente haría cuando se confronta con una solicitud sin sentido, VBA no hace nada con las instrucciones. Lo ignora. Para que éste sea un verdadero bucle, tiene que hacer negativo Step con –2:

For I = -10 To -20 Step -2Debug.Print "bucle"; I

Next

Cómo evitar el temible bucle sin finHe aquí algunas notas adicionales acerca de los bucles.

Las estructuras de bucle For...Next pueden ser tan grandes como lo desee: pueden contener todas las líneas de código entre el For y el Next que desee. Por otra parte, puede poner toda una pequeña estructura For...Next en una sola línea, si lo desea, al separar las “líneas de código” usando dos puntos:

For J = 1 To 5: Debug.Print J: Next J

Y esa J final es opcional, pero si la omite hará que su programa sea ligeramente menos fácil de comprender. Con el siguiente ejemplo se ilustra cómo puede quitar el nombre de la variable. Esta práctica no está respaldada por algunos maestros de programación (aunque se encuentra con frecuencia en programación real):

For J = 1 To 5: Debug.Print J: Next

Ahora llegamos al famoso bucle sin fin. También conocido como bucle interminable, no hay manera de detener esta estructura. No ha proporcionado salida, ni condición que permita que el bucle termine. He aquí un ejemplo:

Sub BucleSinFin()For J = 1 To 5J = 3Next JEnd Sub

Cuando ejecute esto, la única manera de detenerlo consiste en oprimir CTRL+INTERRUMPIR si lo está ejecutando en el editor de VB, u oprimir INTERRUMPIR, si lo está lanzando desde el interior de Excel como un macro.

Tal vez vea el problema aquí. La computadora está tratando de terminar un trabajo interminable.

Es una práctica común indentar

(añadir sangrías) a los comandos

entre For...Next, If...Then

y otras estructuras (Do...Loop, With, Select Case, etcétera).

Esta sangría hace que el código

sea más fácil de leer al indicar

que los elementos con sangría

son subordinados, que están

controlados por una estructura

que los rodea de alguna manera.


Cada vez que recorre el bucle, restablece la variable de cuenta J a 3, de modo que J

nunca llega a 5 y, por tanto, sigue ejecutando el código debajo de la estructura (en este

caso, el End Sub).

Si usa Step 0, también creará un bucle que nunca termina. En efecto, un bucle sin fin

causa que la computadora vaya a un estado de suspensión animada.

Hay varias situaciones en que sí quiere un bucle interminable, como los que repiten de

manera continua las demostraciones de producto que ve en tiendas. Pero estas situaciones

son raras. Los bucles sin fin suelen ser un error que necesita corregir. Los bucles sin fin

son aún más comunes en otras estructuras de bucle, como Do...Loop, que exploraremos

a continuación.

Do...Loop: repita hasta que se cumpla una condiciónUna opción a For...Next es Do...Loop. Este tipo de bucle no usa un contador

específico. En cambio, contiene una condición que especifica cuándo se supone que

debe terminar el bucle. Aunque For...Next es la estructura de bucle más común en

programación, Do...Loop es la estructura más flexible.

La razón para que For...Next se use con tanta frecuencia es que cuando está

escribiendo su programa, con frecuencia sabrá cuántas veces quiere que se haga algo. Así

que puede proporcionar la variable de cuenta con su condición de salida.

Como generalización, cuando quiera que algo se haga de manera repetida pero no sabe

el número de veces que se repetirá, use un bucle Do...Loop en lugar de For...Next.

For...Next es adecuado cuando sabe el número de veces que algo debe hacerse.

Do...Loop es adecuado cuando conoce una condición que debe satisfacerse en lugar del

número preciso de veces que debe realizarse una tarea.He aquí un ejemplo:

For...Next significa “Cepilla tu cabeza 150 veces”.

Do...Loop significa “Cepilla tu cabeza hasta que brille”.

La flexibilidad de las estructuras Do...Loop proviene de las diversas maneras que puede configurar pruebas internas que llevan a la salida del bucle. He aquí un ejemplo simple:

Do While x < 14x = x +2Debug.Print x

Loop


El resultado es: 2 4 6 8 10 12 14

Es muy fácil leer este código. Significa que recorra este bucle siempre y cuando el valor de la variable X sea menor de 14. Una vez que se cumple la condición, se sale del bucle y se continúa con cualquier código que se encuentre después del bucle.

Las cuatro variedades de Do...LoopDo...Loop viene en cuatro variedades. La primera se ilustra con el siguiente ejemplo de código:

Do While x < 66Loop

La segunda usa un comando Until como este:

Do Until x < 66Loop

La diferencia entre las versiones de Until y de While es que la primera sólo se recorre mientras la condición sea falsa. En otras palabras, recorre el bucle hasta que x sea menor que 66. (En oposición a que lo haga hasta que la condición siga siendo verdadera: se recorre el bucle mientras x sea menor que 66.)

En realidad, estas dos variaciones son casi intercambiables. Es sólo cosa de saber cómo expresar las cosas, como la diferencia entre “Barre hasta que el patio esté limpio” en comparación con “Barre mientras el patio esté sucio”. La computadora no se preocupa mucho acerca de esas cosas. Sin embargo, expresar la condición de una manera determinada en ocasiones puede hacer que su significado sea más claro para usted y otros seres humanos que leen su programa.

Desplazamiento de la condición de salida al final de la estructura del bucleLa tercera y cuarta variaciones de Do...Loop prueban la condición al final en lugar del principio del bucle. Esto asegura que el bucle siempre se ejecute por lo menos una vez.

Si coloca la condición de prueba al principio del bucle y la prueba falla, el bucle nunca se ejecutará aunque sea una sola vez. VBA omitirá por completo los comandos dentro del bucle.

Por tanto, si quiere que un bucle siempre se ejecute por lo menos una vez, coloque la prueba de la condición al final del bucle, como se muestra en seguida:

DoY = Y + 1Debug.Print Y

Loop Until Y >= 0


Da como resultado: 1

Pero regrese la prueba Y >= 0 a la parte superior del bucle y no se imprimirá nada. No sucede nada porque este bucle ni siquiera se ejecuta una vez. Y no es mayor o igual que cero al principio de esta estructura de bucle. Así que el bucle de inmediato sale de sí mismo sin realizar ninguna de las instrucciones dentro del bucle, incluida Debug.Print:

Do Until Y >= 0Y = Y + 1Debug.Print Y

Loop

El resultado es nulo.

While...Wend, un Do...Loop menos poderosoOtra variación en la estructuras de bucle es While...Wend. Esta estructura simplemente

sigue recorriendo el bucle mientras una condición siga siendo verdadera. Para que se

ejecute siempre y cuando X sea menor que 24, escribiría:

While X < 24: X = X +1: Debug.Print X: Wend

While...Wend no tiene comando de salida. Puede pasar estructuras For...Next

o Do...Loop empleando comandos Exit For o Exit Do. Pero While...Wend no

tiene esos comandos de salida forzada.

Además, While...Wend está limitado a probar la condición al principio de la

estructura del bucle.

Administración de colecciones de objetos con bucles For Each...NextEl propio VBA administra la condición de salida en un tipo especial de estructura de bucle llamada For Each...Next. Puede usar For Each...Next con una matriz, porque VBA sabe el tamaño de la matriz, de modo que sabe cuándo salir del bucle.

En otras palabras, con la estructura For Each...Next no usa una variable de cuenta, o una condición específica de salida, como lo hace con las estructuras For...Next y Do...Loop.

He aquí un ejemplo:

Sub PruebaForEach()Dim MisNombres(1 To 6)


For I = 1 To 6MisNombres(I) = "Nombre" & I

Next I

For Each Cosa In MisNombresDebug.Print Cosa

Next

End Sub

El resultado es Nombre1 Nombre2 Nombre3 Nombre4 Nombre5 Nombre6

En este código, primero declara una matriz llamada MisNombres. Especifica que esta matriz contiene seis elementos. Luego usa un bucle tradicional For...Next para almacenar seis cadenas (Nombre1, Nombre2, etcétera) en esta matriz.

Pero cuando pasa a imprimir el contenido de esta matriz, usa la estructura For...Next para iterar en ella. Cuando VBA alcanza el límite superior de la matriz (índice del elemento 6), automáticamente sale del bucle For...Each. Observe que usé una variable llamada Cosa, pero puede usar cualquier nombre que quiera en el bucle For...Each. Sin embargo, la variable debe ser del tipo de variante u objeto (si no especifica un tipo de variable, VBA lo hace automáticamente variante, como en el ejemplo anterior).For...Each suele usarse con colecciones (un conjunto de objetos). Puede crear sus

propias colecciones, como ésta:

Sub HacerColección()

Dim MisNombres As New CollectionFor I = 1 To 20

MisNombres.Add "Nombre" & INext I

For Each Cosa In MisNombresDebug.Print Cosa

NextEnd Sub

Puede usar el método Add para llenar una colección con datos, y luego usar For...Each para iterar en la colección. Hay colecciones integradas, como Sheets que contiene todas las hojas de cálculo (y gráficas) del libro activo (o seleccionado). He aquí un ejemplo que emplea el método UsedRange para desplegar todos los datos en una hoja de cálculo:

Sub VerColección()Dim r As RangeFor Each r In ActiveSheet.UsedRange

Debug.Print r.ValueNext

End Sub


Aquí crea una variable del tipo Range y luego la usa para acceder a cada celda del “rango

usado” en la hoja activa (las celdas contenidas dentro del rectángulo imaginario dibujado

alrededor de las celdas que contienen datos reales). Pruebe este código. Verá cómo esta

técnica puede ser una manera muy rápida de buscar en una hoja de cálculo (para modificar

celdas que cumplen un criterio determinado, o encontrar, por ejemplo, cualquier celda que

contenga 33):

For Each r In ActiveSheet.UsedRangeIf r = 33 Then

Debug.Print r.ValueEnd If

Next

En el siguiente ejemplo se ilustra cómo usar la propiedad de dirección del objeto de rango para identificar cuáles celdas contienen el valor 33.

Sub VerColección()Dim r As RangeFor Each r In ActiveSheet.UsedRange

If r = 33 Then Debug.Print r.Address & ": ";Debug.Print r.ValueDebug.Print 'mover una línea hacia abajo en la ventana Inmediato

End IfNext

End Sub

Excel, como otras aplicaciones de Office, contiene muchas colecciones integradas que puede emplear en su programación. Para ver los diversos objetos y colecciones de Excel, siga estos pasos:

1. De la ventana principal de Excel, oprima ALT+F11 para ir al editor de VB.

2. En el editor, elija Ayuda | Ayuda de Microsoft Visual Basic | MSDN en la Web.

Verá una página Web con un campo de Live Search.

3. Escriba Mapa del modelo de objetos de Excel 2007 en el campo de búsqueda.

Aparece una lista de vínculos.

4. En la lista de vínculos, haga clic en Referencia del modelo de objetos de Excel (o mapa del modelo de objetos de Excel 2007).

5. Tal vez sea necesario hacer clic en un vínculo adicional: Mapa del modelo de objetos de Excel.

En cualquier caso, lo que está buscando puede encontrarse al pegar esta dirección en su explorador de Internet:

http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/bb332345.aspx


Ahora podrá examinar el modelo de objetos, como se muestra en la figura 11-1. Los objetos se muestran en azul, las colecciones en amarillo.

Puede hacer clic en cualquiera de los objetos o colecciones desplegados en el mapa del modelo de objetos para abrir una

pantalla de Ayuda que describe la manera de usar ese objeto o colección. En realidad, con frecuencia encontrará buenos ejemplos de código que puede copiar y pegar en su editor de VB para explorar o modificar y usarlas en sus propias macros.

Figura 11-1 Excel tiene docenas de colecciones integradas que pueden manipularse, como se muestra en este

mapa del modelo de objetos

Puede ejecutar macros de varias maneras:

Crear un método abreviado de teclado como ALT+F.

Agregar un botón a la barra de herramientas Acceso rápido.

Oprimir ALT+F8 para desplegar el cuadro de diálogo Macros.

Oprimir F5 mientras se encuentra en el editor de VB (después de hacer clic dentro de la

macro para colocar el cursor de inserción parpadeante en la macro).

Colocar un control, como un botón, en una hoja de cálculo con el que pueda interactuar

un usuario.

Es este último método el que exploraremos en este capítulo. Verá cómo agregar controles

a su hoja de cálculo para facilitar a las personas la ejecución de sus macros. Hacer clic en

un botón u otro control que esté allí, sobre la hoja de cálculo, tiene que ser la manera más

rápida e intuitiva de ejecutar código.

Recordará, de la sección “Creación de cuadros de diálogo personalizados”, en el capítulo

7, que puede crear un cuadro de diálogo personalizado al agregar controles del Cuadro de

herramientas en el editor de VB. Luego puede escribir algún código en un manejador de

eventos, como Click. Este método es muy similar a escribir una macro, excepto que el

código del manejador de eventos se ejecuta cuando el usuario hace clic en el control.


Puede poner controles en hojas de cálculo, y escribir código para que las cosas pasen cuando el usuario hace clic (o interactúa de otra manera) con los controles. Veamos cómo se hace.

Uso de botones para ejecutar códigoEn este ejemplo, supondremos que con frecuencia hace acercamientos para ver celdas seleccionadas, y luego regresa a la vista normal. De modo que, en lugar de hacer zoom usando las fichas, la barra deslizable de acercamiento en la parte inferior de la

ventana de la hoja de cálculo, o hace clic en íconos, trata de poner un par de botones en su hoja de cálculo. Hace clic en uno para realizar el acercamiento; hace clic en el otro para regresar a la vista normal.

Adición de botones a una hoja de cálculoPara agregar un botón a una hoja de cálculo, siga estos pasos:

Haga clic en la ficha Programador de la cinta de opciones.1.

Haga clic en el ícono Insertar para desplegar los controles disponibles, como se 2. muestra en las figuras 12-1 y 12-2.

Haga clic en el ícono Botón de comando (control ActiveX), como se muestra en la 3. figura 12-2.

Si lo prefiere, puede hacer clic

para colocar el botón, pero

arrastrar le da control sobre

el tamaño y la forma. Siempre

puede volver a cambiar la

posición y la forma de un

control al hacer clic en él para

seleccionarlo, y luego arrastrarlo

como un todo para moverlo,

o arrastrar uno de los ocho

pequeños “manejadores” en los

lados del control para cambiar su

tamaño.

Suceden dos cosas cuando hace clic en el ícono de botón: se habilita el ícono Modo Diseño (se vuelve dorado) y su puntero toma la forma de una cruz. El ícono Modo Diseño de la cinta de opciones significa que no puede interactuar normalmente con la hoja de cálculo (en cambio, puede colocar y cambiar el tamaño de los controles, y además, como verá, escribir código para esos controles). Para regresar a la interacción con la hoja de cálculo normal en cualquier momento, sólo haga clic en el ícono Modo Diseño. Se deshabilitará.

Si quiere clonar un control

(para que esté seguro de que

uno nuevo tendrá el mismo

tamaño y la misma forma que

el original), sólo haga clic para

seleccionarlo, oprima CTRL+C

para copiarlo y luego CTRL+V para

hacer una o varias copias.

147Capítulo 12 Adición de controles a sus hojas de cálculo

Con su ratón, arrastre a algún lugar de la hoja de cálculo 4. para crear un botón, como se muestra en la figura 12-1.

Haga clic en el botón para seleccionarlo, y luego oprima 5. CTRL+C para copiarlo.

Oprima 6. CTRL+V para pegar un botón nuevo, clonado. Arrastre el clon para que quede junto al original.

Ahora quiere cambiar la leyenda predeterminada 7. (CommandButton1) por algo que signifique algo para el usuario. Haga clic con el botón derecho en el primer botón y elija Objeto Botón de comando | Modificar del menú contextual.

Ahora el control del botón está enmarcado con líneas 8. diagonales. En este momento puede escribir una nueva

leyenda.

Escriba 9. Acercar como leyenda para el botón de la izquierda,

y repita los pasos 7 y 8 para cambiar la leyenda del botón de

la derecha por Alejar (véase la figura 12-3).

Figura 12-1 Use el ícono Insertar para agregar controles a una hoja de cálculo

Nuevo botón

Figura 12-2 Haga clic en el

primer botón de los controles

ActiveX, Botón de comando

Figura 12-3 Cuando elige

la opción Modificar, puede

escribir directamente una

leyenda para el botón


Ajuste de las propiedades del controlAhora tal vez quiera cambiar el aspecto o modificar de otra manera alguna de las propiedades de sus nuevos controles de botón.

Haga clic en uno de los botones para seleccionarlo solo. (Si los botones están agrupados, entonces desagrúpelos usando la opción Agrupar del menú contextual. Si ambos botones están seleccionados, deselecciónelos al hacer clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Sólo debe estar seleccionado un botón porque es la única manera de traer al frente la

ventana Propiedades.)Haga clic con el botón derecho en uno de sus

botones para desplegar su menú contextual, y luego elija Propiedades (o haga clic en el elemento Propiedades de la sección Controles de la cinta de opciones). Aparece la ventana Propiedades, como se muestra en la figura 12-4.

Haga doble clic en la propiedad Font de la ventana mostrada en la figura 12-4, para desplegar el cuadro de diálogo Fuente, que se muestra a la derecha. Cambie la propiedad Name, en la ventana Propiedades, por Acercar (para el botón con la misma leyenda). Esta propiedad Name se volverá automáticamente el nombre de la sub (el manejador

Si quiere reubicar dos o más

controles como una unidad,

mantenga oprimida la tecla CTRL

mientras hace clic en cada control.

Esto crea un grupo de controles

que ahora puede arrastrar por la

hoja de cálculo y colocar en un

nuevo lugar (como un grupo).

En este modo, también puede

hacer clic con el botón derecho en

uno de los controles agrupado,

elija Formato de control del

menú contextual y ajuste varias

propiedades, incluido el tamaño.

Figura 12-4 Puede cambiar muchas de las cualidades de un control en su ventana Propiedades


de evento donde escribe su código para que las cosas sucedan cuando se hace clic en este botón). También cambie el tamaño por algo que le parezca adecuado.

Ahora haga clic en el otro botón para seleccionarlo. Observe cómo la ventana Propiedades cambia para desplegar las propiedades de este control recién seleccionado. Repita los pasos anteriores para cambiar la propiedad Name del segundo botón por Alejar y el tamaño de fuente para que coincida con el otro botón.

Si lo desea, juegue un poco con los colores, etcétera. Estas cosas son de gusto personal, o la falta de éste. Incluso puede agregar una imagen usando la propiedad Picture, lo que puede ser agradable.

Ahora cierre la ventana Propiedades. Está listo para agregar código.

Escritura de código para botones y otros controlesMuy bien. Ya tiene algunos botones en su hoja de cálculo, pero ¿dónde está la belleza sin la posibilidad de que realicen algún trabajo? Bueno, en algunos casos la belleza es su propia justificación. Pero queremos que estos botones hagan algún trabajo.

Haga doble clic en el botón con la leyenda Acercar. Se abre el editor de VB, desplegando el manejador de eventos Click para el botón llamado Acercar. (Si no se abre el editor, ha dejado de seleccionar el ícono Modo Diseño en la ficha Programador de la cinta de opciones. Selecciónelo e intente de nuevo.)

Estoy seguro de que debió notar el extraño

conjunto de controles con sombra (casi

duplicados del conjunto de ActiveX) que

se muestra en la figura 12-2. Se trata de los

Controles de formulario, y hemos evitado

tratar con ellos en este capítulo. ¿Por qué?

Porque son menos flexibles y útiles que sus

contrapartes de ActiveX. Son compatibles

con versiones anteriores de Excel, pero es

más difícil trabajar con ellos, tienen pocas

propiedades, no pueden desencadenar

eventos y, por lo general, permiten menos

libertad. Por tanto, mi sugerencia es que los

evite a favor del conjunto de controles ActiveX.

Sin embargo, hay unas cuantas situaciones

donde tal vez quiera usar un control de

formulario. Los controles ActiveX necesitan

que cree un manejador de eventos (como

Button_Click), pero los controles

de formularios más antiguos pueden

desencadenar directamente los macros. En

realidad no es una gran diferencia (sólo copie

el código de una macro existente y péguela

en un manejador de eventos). Pero si quiere

hacer algo realmente rápido y sencillo, como

agregar un botón que sólo ejecute una macro

existente, siga adelante y use botones de

control de formulario, si lo desea.

No puede seleccionar controles de

formulario al hacer clic en el botón Modo

Diseño. No tiene efecto en ellos. En cambio,

haga clic con el botón derecho en él para

seleccionarlo. Y para asignar una macro haga

clic con el botón derecho y luego elija Asignar

macro del menú contextual. Aparece una lista

de macros.


El Acercar_Click que ve en la figura 12-5

maneja el evento Click (responde cuando el

usuario hace clic) para este botón llamado Acercar.

En otras palabras, es como una macro, pero en lugar

de ejecutarse mediante una combinación de teclas

de acceso directo o algún otro desencadenador, este

código se ejecuta cuando el usuario hace clic en este

botón en particular.

Además, observe en la figura 12-5 que este

manejador de eventos Button_Click está almacenado dentro (y por tanto sólo está

disponible para) esta hoja de cálculo en particular. Esta disponibilidad restringida y local

tiene sentido porque este botón sólo está localizado en esta hoja de cálculo. El código no

está en el proyecto Personal (así estaría disponible para todas las hojas de cálculo actuales y

futuras).

Queremos hacer que el botón Acercar amplifique cualquier área seleccionada en la hoja

de cálculo. Si nada está seleccionado, agranda todo.

Escriba la siguiente línea en

el evento Click:

Private Sub Acercar_

Click()

ActiveWindow.Zoom =True

End Sub

Ahora regresemos a la

hoja de cálculo, haga clic en

la ficha Programador y deje

de seleccionar el ícono Modo

Diseño. De esta manera

puede probar su nuevo botón.

Haga clic en el botón Acercar.

Pruébelo con algunas celdas

seleccionadas. Para regresar a

la vista normal, haga clic en el

ícono 100% de la ficha Vista de

la cinta de opciones.

Para programar su botón

Alejar, seleccione el ícono Figura 12-5 Utilice el editor de VB para escribir código para

manejadores de evento como el evento Click de este botón

Como aprendió en páginas

anteriores de este libro, para

encontrar el código que necesita

insertar en este manejador

de eventos sólo es necesario

grabar una macro que realice

las acciones que quiere que el

manejador de eventos realice.


Modo Diseño, luego haga doble clic en el botón Alejar

para abrir el manejador de evento Click. Escriba la

siguiente línea en el evento Alejar_Click():

Private Sub Alejar_Click()ActiveWindow.Zoom = 100

End Sub

Ahora puede hacer un acercamiento y restaurar la vista normal, mediante los dos botones.

Exploración de otros controlesEncontrará otros controles disponibles cuando haga

clic en el ícono Insertar, de la ficha Programador

de la cinta de opciones. Revisemos varios de estos

controles y veamos lo que hacen y cuándo son

apropiados.

Los controles del botón de alternar son útiles

para situaciones similares al funcionamiento de

un encendedor de luz: dos estados, las luces están

encendidas o apagadas. Es similar a lo que ha estado

haciendo con la característica de acercar que agregó a su hoja de cálculo en este capítulo.

Podría ser más eficiente reemplazar los dos botones de acercamiento con un solo botón de

alternar. Cuando hace clic, se acerca. Cuando hace clic por segunda vez, se aleja.

Adición de un botón de alternarPasemos a la prueba. Haga clic en el ícono Modo Diseño para habilitar ese modo, y luego

en su botón Acercar personalizado para seleccionarlo. Oprima SUPR para deshacerse del

botón. De igual manera, seleccione y elimine su botón Alejar. Al eliminar estos controles

no destruye el código de manejador de evento en el editor de VB, que reutilizaremos para

nuestro nuevo botón de alternar.

Ahora agregue el botón de alternar ActiveX al hacer clic en el ícono Insertar, junto al

ícono Modo Diseño, y luego seleccione el botón de alternar y arrástrelo, o sólo haga clic

para colocarlo en la hoja de cálculo.

Haga doble clic en el nuevo botón de alternar para abrir el editor de VB, y luego escriba

esto en el evento Click del botón:

Un clic es un evento, pero casi

todos los controles tienen eventos

adicionales. Puede ver una lista

de estos eventos al desplegar el

cuadro de lista en el lado superior

derecho del editor de VB cuando

esté escribiendo código para un

manejador de evento.

Manejadores de eventos como

estos dos eventos Botón_Click

quedarán destruidos, perdidos

para siempre, si elimina la hoja

de cálculo dentro de la cual se

crearon o incluyeron. De modo

que si tiene algún código que

desea preservar, cópielo y luego

péguelo en un archivo del Bloc

de notas o alguna otra área de

almacenamiento segura para

posible uso futuro.


Private Sub ToggleButton1_Click()Static Oprimido As BooleanOprimido = Not Oprimido

If Oprimido ThenActiveWindow.Zoom = True

ElseActiveWindow.Zoom = 100

End If

End Sub

Este código merece explicación. El comando Static es muy útil en situaciones como

ésta, de modo que debe tenerlo en su bolsa de trucos del programador. Static preserva

variables. Cuando una variable se declara como Static (en oposición al comando Dim

descrito en el resumen del capítulo 9), esa variable y el valor que contiene se retienen. Una

variable ordinaria, no estática, se destruye junto con su contenido cada vez que una macro o

un manejador de eventos finalizan su ejecución. Pero queremos preservar el valor en nuestra

variable llamada Oprimido, porque eso nos indica el estado actual del botón de alternar.

He aquí lo que sucede, paso a paso, en este código.

Declaramos una variable estática (no volátil) llamada 1. Oprimido. Y especificamos

que éste es un tipo de variable booleano.

Al escribir 2. Oprimido = Not Oprimido, cambiamos el valor de Oprimido a su

opuesto. En otras palabras, si contenía False, ahora contiene True. Una variable

booleana sólo puede contener dos valores, False o True. Esto lo hace ideal para

una situación de alternar. Cada vez que se ejecuta la línea de código Oprimido

= Not Oprimido, cambia de False a True, o de True a False. En otras

palabras, esta variable booleana funciona como un encendedor de luz o, para el

caso, como un control de botón de alternar. Incluso, esta variable es Static, de

modo que recuerda su contenido aunque el código del manejador de eventos haya

terminado su ejecución.

El resto del código se comprende fácilmente, una vez que ve cómo cambia una 3. variable booleana estática entre dos estados cuando utiliza el comando Not. If

Oprimido significa “si la variable llamada Oprimido contiene el valor True”. Por

ello, si contiene el valor True, el usuario ha hecho clic en ese botón (el botón tiene el

aspecto de que está hundido en la hoja de cálculo, indicando que está “encendido” o

“activo”). Por tanto, queremos hacer un acercamiento como respuesta a este clic:

ActiveWindow.Zoom = True


Pero si ésta es la segunda vez que el usuario hace clic en este botón, se deshabilita el acercamiento. De modo que se desencadena la sección Else de la estructura If...Then, y este código se ejecuta para restaurar la vista normal:

ActiveWindow.Zoom = 100

Uso de un botón de control de númeroEl control de número tiene una flecha hacia arriba y una hacia abajo. En realidad, son dos

botones en uno. Por lo general, los botones de control de número se usan para aumentar o

reducir algo. Lo usaremos para aumentar o reducir el nivel de acercamiento cada vez que

el usuario hace clic en él. Haga clic en la flecha hacia arriba y el acercamiento aumenta. La

flecha hacia abajo lo reduce.

Veamos cómo puede usar un botón de control de número para permitir que el usuario

ajuste el porcentaje de acercamiento. Agregue un botón de control de número a su hoja de

cálculo y también agregue un control de etiqueta.

Podría pensar que tenemos que usar una variable Static en este código para recordar

el valor de acercamiento actual, pero está equivocado. Puede acceder a muchas propiedades

de controles durante la ejecución del código de VBA. Y este botón de control de número

tiene una propiedad value que aumenta 1 cada vez que hace clic en la flecha hacia arriba

y disminuye 1 cada vez que hace clic en la flecha hacia abajo. Y este value se retiene hasta

que cierra la hoja de cálculo en que reside.

La propiedad value del botón de control de número empieza en cero. Pero sabemos

que el factor de acercamiento mínimo para una hoja de cálculo es 100 (lo que significa

100%). Y el acercamiento máximo es 400. Así que no queremos permitir que el usuario

haga clic fuera de esos valores. Vamos a usar la propiedad de valor y a multiplicarlo

por 100 para establecer el acercamiento. Así que desearemos un valor de 1, 2, 3 o 4. No

permitiremos que el usuario vaya debajo de 1 o arriba de 4 al hacer clic (lo que causaría un

error y detendría la ejecución del código).

Podría escribir código que revise estos límites (>0 y <5) e imponerlos en su manejador

de eventos. Pero eso es complicado y, en este caso, simplemente no es necesario revisar

lo que los programadores llaman condiciones de límite. Para nuestra fortuna, el botón de

control de número tiene un par de propiedades integradas que limitarán su rango. Así,

haga clic con el botón derecho en el botón de control de número y elija Propiedades del

menú contextual para abrir su ventana Propiedades. Establezca la propiedad Min en 1 y la

propiedad Max en 4.

Haga clic con el botón derecho en la etiqueta y elija Propiedades del menú contextual

(si la ventana Propiedades aún está visible, puede hacer clic en el control de la etiqueta

para seleccionarla y la ventana Propiedades cambiará automáticamente para desplegar las


propiedades de la etiqueta). Cambie la propiedad de leyenda de la etiqueta por: Haga clic para acercar.

Ahora haga doble clic en el botón de control de número para abrir su ventana de código.

Private Sub SpinButton1_Change()

v = SpinButton1.ValueActiveWindow.Zoom = 100 * vEnd Sub

En este código, accede a una propiedad del botón control de número tres veces. Primero lea (obtenga) el valor que se encuentra en la propiedad SpinButton1. Observe cómo debe especificar el nombre del control, separado por un punto (.) de la propiedad cuyos datos desea ver.

Así, después de que se ejecuta la primera línea de código, la variable v contiene cualquier cosa que se encuentre en la propiedad de valor de este botón de control de número en particular. Recuerde que las propiedades Max y Min del botón evitan que los valores vayan debajo de 1 o arriba de 4. Luego todo lo que tiene que hacer es establecer la propiedad de acercamiento a 100 por el valor actual del botón de control de número. Esto da como resultado cuatro valores posibles de acercamiento: 100, 200, 300 y 400.

Nota: Los números de página que hace referencia a figuras aparecen seguidos por una “f ”.

2008, tasas de impuesto

sobre la renta de Estados

Unidos, 79f, 128–129

AAcceso rápido, barra de

herramientas, 53–57

Aceptar, botones, 95

acercamiento, botones

adición a hojas de

cálculo, 146

controles del botón de

alternar, 151–152

escritura de código para,

150–152

Acercar_Click, manejador de

eventos, 149–150

Activate, eventos, 96

ActiveCell, comando, 19

ActiveCell.CurrentRegion.

Select, comando, 109

ActiveX, botones de alternar,

151

ActiveX, controles, 147f, 149

ActiveX CommandButton,

ícono, 146, 147f

Add, método, 142

Alfabética, ficha, 17

alineación horizontal, 24

almacenamiento

asignación de macros a

la barra de herramientas,

53–57

asignación de métodos

abreviados de teclado a

macros, 49

en el libro actual, 46

en el libro de macros

personal, 44

en libros, 45

hacer que las macros estén

disponibles, 47

módulos VBA, 46

protección de macros, 48

Alternar carpetas, botón, 17

Ancho de columna, cuadro de

diálogo, 33–34

anidadas, macros If/Then,

130

anidamiento de bucles, 137

apóstrofos, 19, 36–37

Archivo, menú, 71–72

archivos habilitados para

macros, 45–46

argumentos de función, 83f

Argumentos de función,

ventana, 81

argumentos, 18–19, 86–87

opcionales, 87

Ayuda, campo, 23

Bbarra de fórmulas, 28–29

barras de herramientas

Acceso rápido, 54–57

cinta de opciones

Programador, 2–3, 16

Vista, 2

Visual Basic, 23f

Bloquear proyecto para

visualización, casilla de

verificación, 74–75

Bono, función, 82–83

booleanas, variables, 152–153

Borrar, botón, 40–41

botones, argumento, 90–91

botones

adición a hojas de cálculo,

146–148

agrupados, 147–148

barra de herramientas, 54,

56

de alternar, 151–152


149–151


bucles

Do...Loop

desplazamiento de

condición de salida

al final del, 140–141

estructura While...

Wend, 141

revisión general, 139–140

For Each...Next, 141–144

For... Next

anidamiento, 136–138

comando Step, 136

sin fin, 138

prueba de macros,

134–135


sin fin, 138

Button_Click, manejador de

eventos, 150–151

Ccadena, operador, 117–118

cálculos

de impuestos fiscales

corporativos, 78–82,

128–130

de tasa de interés, 69–70

financieros, comandos,

69–70

cambio de nombre de

módulos, 46–47

Cancelar, botones, 95

celdas, formato. Véase

formato de celdas

Cells, comando, 109

centrada, alineación, 24–26,

102–103

centrado de texto, 24–25

Centro de confianza, ventana,

47–48

Click, manejador de eventos,

149–151

Código, grupo, 16

código

copia y pegado, 38

ejemplos, 61–62

escritura

para botones y

controles, 149–151

para cuadros de

entrada, 87–90

para macros, 63–64

familiarización con, 23–24

limpieza, 63–65

para formato de celdas,

24–26

recolección

construcción de

macros, 35–39

eliminación de macros

antiguas, 39–40

módulos, 35–36

prueba de macros,

39–40


ventana, 17–18, 60–61,

88–89

visualización, 29–31

colecciones, 142–144

color, paleta, 107–108

columnas, 33, 39, 106

Coma, estilo, 104

Comandos disponibles en,

menú desplegable, 54–56

comandos

búsqueda de argumentos,

87–88

cálculos financieros, 69–71

comprensión, 65–66

editor de VB, 71–72

error, 70–72

escritura

comprensión del

código, 63–64

limpieza de código,

63–65


fecha y hora, 67–68

manipulación de texto,

65–68

matemáticos, 68–69

por nombre

ActiveCell, 19–20

ActiveCell.

CurrentRegion.Select, 109

Cells, 109

CurrentRegion, 110

DateDiff, 68–69

Debug.Print, 136–138

Dim, 89–90, 113–114,

121–122, 152

Dimension, 107–108

End Sub, 20, 36

Exit Sub, 70–71

Format, 67–68, 70–71

FormulaRlCl, 19–20

GoSub, 74

If...Then, 88–89

InputBox, 86–88, 129

InStr, 66–67

LCase, 67–68

Left, 67–68

Mid, 66–67

157Índice

MsgBox, 68–69, 90

Offset, 21

Paste Special, 30–31

Range, 20, 109–110

Replace, 67–68

Round, 68–69

Select, 20–21

Selection, 110

Static, 152–153

Step, 136–138

Until, 140

Ver Macros, 54

While, 140

With...End With, 37–39

With Selection, 63–64,

102–103

comas, 86

CommandButton, control,

94–95

conexión con el código, 87

constantes integradas, 92

conteo hacia atrás, 136

contraseñas, 74–75

control de números, botón,

152–154

controles

ajuste de propiedades,

148–150


149–151

copia

código, 108

controles, 146

macros, 36, 47–48

cuadro de entrada

escritura de macros

completas, 87–88

escritura y prueba de

código, 87–90

Cuadro de herramientas, 94

cuadros de mensaje, 90–92,

130–131

CurrentRegion, comando, 110

DDateDiff, comando, 68–69

Debug.Print, comando,

136–138

declaración

formal de variables,

113–114

implícita, 113–114

Depuración, menú, 72

Descripción, campo, 4–5

desplazamientos, 125–126

Dim, comando, 89–90,

113–114, 121–122, 152

Dimension, comando,

107–108

dimensiones de una matriz,

121–122

Diseño de página, cinta de

opciones, 32

división entera, 68–69

Do...Loop

desplazamiento de la

condición de salida al

final, 140–141

estructura While...Wend,

141


dos puntos, 74

EEdición, menú, 71–72

edición de macros

en el editor de VB

Explorador de

proyectos, 16–17

módulos, 16–17

ventana de código, 17–18

ventana Propiedades,

16–17

guardado de macros

editadas, 22–23

editor de VB. Véase Visual

Basic, editor

Ejecutar, menú, 72

Else, operación, 124, 126–127

Elself, operación, 127–128

End Sub, comando, 20, 36

Error de sintaxis, mensaje, 113

escritura

código

para botones y controles,

149–151

para cuadros de entrada,

87–90

para macros, 63–64

comandos

comprensión del

código, 63

limpieza de código,

63–65


subrutinas, 75–77

etiquetas, 74–75

verticales, 61–64

Exit Sub, comando, 70–71

Explorador de objetos, 21–23

Explorador de proyectos,

16–17


ventana, 34–35, 60, 95–96


expresiones, 114–115, 136–137

condicionales, 124–125

extensiones de archivo, 45–46

Ffecha, macros, 8–11

fecha, opciones, 100–101

fecha y hora, comandos, 67–68

fechas estáticas, 9–10

For Each...Next, bucles,

141–144

For...Next, bucles

anidados, 136–138

comando Step, 135–136

interminables, 137–139

formación

celdas

apariencia de los

números, 104–105

cambio de formatos

existentes, 100–101

comandos de VBA,

109–110

encabezados de

columna, 101–104

esquema de color,

152–153

formación de macros,

107–110

revisión general, 10–12,

105–107

macros, 44–46, 77–79,

107–110

Formato, comando, 67, 70–71

Formato, menú, 72

formulario, controles,

148–149

FormulaRlCl, comando,

19–20

fórmulas, despliegue como

valores

prueba de macros, 29–30


visualización del código de

macros, 29–31

fracciones, 135–136

funciones personalizadas

ocultamiento de datos

confidenciales, 82–83

simplificación de cálculos

complicados, 78–82

GGoSub, comando, 74

grabación de macros

cinta de opciones

Programador, 2–4

formación con macros,

10–12

guardado de macros

en el libro actual, 13–14

en el Libro de macros

personal, 13, 44–45,

60–61

en un nuevo libro, 13–14

lectura de macros

NOMBRE1, 3–7

NOMBRE2, 6–7

NOMBRE3, 7–9

macros simples de datos,

8–11


Grabadora de macros, 12,

33–34, 101

Grabar macro, cuadro de

diálogo

campo Método abreviado,

49–51

grabación de macros de fecha en, 9–10

Guardar macro en, cuadro de lista, 60–61

revisión general, 4–5 guardado cambios, 26, 42 libros, 44–45 macros edición, 22–23 en el libro actual, 13–14 en el Libro de macros

personal, 13, 44–45, 60–61

en un nuevo libro, 13–14Guardar como, ventana, 13–14

Guardar macro en, campo, 4–5

Hhabilitación de macros, 47–48 hackeo, 136–137hojas de cálculo adición de botones,

146–148 adición de botones de

alternar, 151–153 botón de control de

números, 152–154 cambio de la apariencia aspecto de números,

104–105 encabezados de

columna, 101–104 esquema de color,

107–108 revisión general,

105–107 informe mensual, 10–11 propiedades de control de

ajuste, 147–150

159Índice


Horizontal, opción, 32–33,

38–39

HOY, fórmula, 8–11

II, variable, 134

If...Then, comando, 88–89

If/Then/Else, macros

de varios niveles, 128–130

llamadas a subrutinas,

75–76

macros If/Then

anidadas, 130–131

simples, 124–126

operación Else, 126–127

operación Elself, 127–129


ImpCorp, función, 79–82

Imprimir, característica

Líneas de cuadrícula,

32–33

inclusión en el código, 875

incrementos, 134

índice, números, 121–122

infinitos, bucles, 138–139

Información rápida,

característica, 87f, 88

Información rápida, opción, 22

informes mensuales, 10–11

Inmediato, ventana, 134–135

InputBox, comando, 75–77,

86–90, 129

Insertar función, cuadro de

diálogo, 80–81

Insertar, ícono, 164, 147f

InStr, comando, 66–67

interactivas, macros

argumentos, 86–87

cuadros de diálogo

personalizados

adición de elementos

a cuadro de lista,

95–97

ofrecimiento al usuario

de listas de opciones,

93–95

respuesta la selección

del usuario, 96–97

cuadros de entrada

escritura de macros

completas, 88

escritura y prueba de

código para, 88–90

cuadros de mensajes,

90–93

interrupción, modo, 72, 134

iteración, 134

LLCase, comando, 67

lectura de macros

NOMBRE1

líneas de comando,

19–21

líneas de comentario,

19–20


NOMBRE2, 20–21

NOMBRE3, 20–22

Left, comando, 67

libro actual, 13–14, 45–47

Libro de macros personal,

eliminación de macros,

41–42

guardado de macros, 13,

44–45, 60–61

libros

cierre, 33–35

guardado, 44–46

guardado en nuevos, 13–14

habilitados para macros,

13–14

ocultos, 41–42

límite, condiciones, 153–154

limpieza de código, 62–64

líneas de comentario, 36–38

líneas guía, 32, 106

listas de argumentos, 68

Listltem, propiedad, 96–97

literales, 114–115

MMacro, botón, 5–6, 33–34

macro, código. Véase código

macro, comandos. Véase

comandos

macro If/Then/Else de varios

niveles, 128–130

manejador de eventos, 96,

149–151

manejadores de error, 70–71

manipulación de texto,

comandos, 65–67

mapa del modelo de objetos,

143–144, 144f

matrices

comparación entre números

y nombres, 120–122

reglas, 121–122


mayúsculas, cambio a,

112–113

Mensaje, argumento, 86–87

mensajes de error, 112–113


Mid, comando, 66–67

Mod, operador, 116–117

Modificar, opción, 147–148

Modificar botón, ventana,

56–57

Modo Diseño, ícono, 146

módulos, 16–17, 35–36

MsgBox, comando, 68, 90–91

NNombre de macro, campo,

4–5, 41

NOMBRE1, macro

líneas de comando, 19–21

líneas de comentario,

19–20

prueba, 5–7


NOMBRE2, macro, 7, 20–21

NOMBRE3, macro, 8–9,

20–22

nombres

de funciones, 79–80

de macros, 22

de módulos, 46–47

de subrutinas, 74–75

de variables, 112–113

en comparación con

números, 120–122

números

de elementos, 97

en comparación con

nombres, 120–122

expresiones numéricas,

136–137

Oobjetos, 22, 24, 143–144

Offset, comando, 20–21

Opciones de Excel, ventana,

2–4, 54–57

Opciones de hoja, área, 32

Opciones de macro, cuadro

de diálogo, 49–51

operaciones

operadores

aritméticos, 116–117

de cadenas, 117–118

de comparación, 115–117

de texto, 115–116

lógicos, 117–118

matemáticas, 68–69


orientación de la página,

32–33, 38–39

Ppágina, orientación, 32–33,

38–39

paréntesis, 18–19, 79–81, 86,

118–119

Pegado especial, comando,

30–31

personalización

barra de herramientas,

53–57, 57f

cuadro de diálogo

adición de elementos a

cuadro de lista, 95–97

ofrecimiento de lista de

opciones, 93–95

respuesta a selección de

usuario, 96–97

fecha, 100–101

función

ocultamiento de datos


simplificación de

cálculos complicados,

78–82

Personalizar barra de

herramientas de acceso

rápido, lista desplegable,

56–57

Por categorías, ficha, 17–18

precedencia de operadores,

118–119

predeterminadas, fechas, 100

Predeterminado, argumento,

86–87

procesadores de datos, 133

proceso de selección, 101–102

Programas, cinta de opciones,

16

Propiedades, ventana

ajuste de propiedades de

control, 147–150

apertura, 46–47

cambio de nombres de

módulos en, 89–90


60–61

Propiedades del proyecto,

ventana, 48–49

protección de macros, 48–49

Protección, ficha, 48–49

punto y coma, 135–136

RRange, comando, 20–21,

109–110

recolección de código

construcción de nuevas

macros, 35–40


161Índice

antiguas, 40–41

módulos, 35–36

prueba de macros, 40


Reemplazar, comando, 67

Referencia del programador

de Excel, 24

referencias, 7, 124–125

referencias absolutas, 7

Referencias relativas,

característica, 7, 124–125

Round, comando, 68–69

S

selección de fuente, 103, 106

Select, comando, 20–21

Select Case, instrucción,

79–80

Selection, comandos, 110

sensibilidad a mayúsculas y

minúsculas, 112–113

Sheets, colección, 142–143

sistema de ayuda, 22–26,

61–62, 65–66

Static, comando, 151–153

Step, comando, 135–136,

137–138

Sub, líneas, 18–19, 34–36

subrutinas

asignación de nombres a,

74–75

ejecución de macros como,

76–79

escritura, 75–77

llamado a, 75–76

T

tasas de impuesto sobre la

renta de corporaciones

estadounidenses 2008,

79f, 128–129

teclas de método abreviado,

48–53

Título, argumento, 86–87

UUntil, comando, 140

UsedRange, método, 142–143

UserForms

adición a cuadro de lista,

95–97

ofrecimiento de listas de

opciones, 93–95

respuesta a la selección de

usuario, 96–97

Vvalor de variable, 112–113

valores, despliegue de

fórmulas como prueba

de macros, 29–30


visualización del código de

la macro, 29–31

valores devueltos, 91f

value, propiedad, 152–153

variables

asignación de nombres,

112–113

combinación en

expresiones, 114–116

creación, 113–115

de conteo en bucles, 134

matrices

comparación entre

números y nombres,

120–122

reglas, 121–122


operadores

aritméticos, 116–117

de cadena, 117–118

de comparación,

116–117

lógicos, 117–118

precedencia de, 118–119


112–115

variantes, 113–114

VBA, comandos, 109–110

Ver, menú, 71

Ver código, botón, 16–17, 96

Ver macros, comando, 55

Ver objeto, botón, 16–17, 96

Vista, barra de herramientas, 2

Visual Basic

comandos de macros,

64–65

despliegue de fórmulas

como valores

prueba de macros, 29–30


visualización del código

de la macro, 29–31

funciones personalizadas

de ocultamiento de datos



simplificación de

cálculos complicados,

78–82

grabación de macros, 31–34

recolección del código de

la macro

apertura de nuevos

módulos, 35–36

construcción de macros,

35–40


antiguas, 40–41

organización de ventanas

del módulo, 35–36


prueba de macros, 40

subrutinas

asignación de nombres,

74–75

ejecución de macros

como, 76–79

escritura, 75–77

llamado a, 75–76

Visual Basic (VB), editor

Cuadro de herramientas, 94


16–17

módulos, 16–17, 46–47


ventana de código, 17–18

ventana Propiedades, 16–18,

147–150, 153–154

ventanas en, 60–61

visualización del código de la

macro, 29–31

W

While, comando, 140

While...Wend, estructura, 141

With Selection, comando,

62–63, 102–104

With, estructuras, 62–63

With...End With, comando,

37–39

X

XLSM, extensiones de

archivo, 45–46

Macros Con Excel 2007 1ed - Gail Perry

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