Microsoft Access

Microsoft Access

Microsoft Access bir database programıdır. Access bilgi saklamanızı, bu bilgileri alıp kullanmanızı, analiz yapmanızı ve gerektiğinde çıktı almanızı sağlauyan bir programdır.

Şirketlern database’leri bir çok amaç için kullanırlar; müşteri dosyalarını saklamak, siparişleri ve faturaları tutmak ve pazarlama amaçlarıyla databaseleri kullanırlar.

Microsoft Access

Databaseler binlerce, milyonlarca parçalanmış bilgiye etkili ve doğru şekilde ulaşmamızı sağlar.

Tablolar databaselerin temelidir, çünkü tablolar bilgileri organize olmuş bir şekilde tutar ve bizim bilgilere ulaşmamızı sağlar.

Microsoft Access

Her tablo birbiriyle ilgili olan bilgileri tutar. Tablolar record’lardan oluşur. Recordlar bir

kişiyle, olayla, veya iş ile ilgili olan bilgileri tutar.

Recordlar satırlar halindedir. Recordların içerisindeki her kategori field olarak adlandırılır.

Field’ler sütunlar halindedir; field isimleri databasede, tabloların içerisinde sütun başlığı halindedir.

Microsoft Access

Microsoft Access’i başlatmak; Start programs Microsoft Access.

Microsoft Access’in uzantısı “.mdb” dir. Microsoft Access dosyasını açmak için

Dosyanın üzerine çift tıklayın ya da, Start programs Microsoft Access

File Open.

Microsoft Access

İsmini değiştirmek için Dosyanın üzerine sağ tıklayın

Rename ve yeni ismini yazın. Database penceresi databasedeki tüm

tabloları size gösterir.

Microsoft Access

Eğer Queries butonuna tıklarsanız; databsedeki tüm queryleri görürsünüz.

Query sıralama yapmak için, arama yapmak için, ve bilgiyi sınırlandırmak için kullanılır.

Yeni Database Oluşturmak

Tabloyu tasarlerken, tablonun hangi fieldleri içereceğine karar vermeniz gerek. Tabloda ne olacağına karar verebilmek için, hzırlayacağınız raporda hangi bilgilerin bulunması gerektiğini yada tek bir recorda baktığınızda görmek istediğiniz bilgileri belirlemeniz gerekiyor.

Tablo oluşturmak için 1960 da IBM deki Dr. Edgar F. Codd tarafından altı kural belirlendi, ve bu kural günümüzde halen kullanılmaktadır.

Eğer bu kuralları tablonuza uygularsanız tablonuzu NORMALIZE yapmış olursunuz.

Yeni Database Oluşturmak

Normalization

Kural 1: field ler küçük olmalıdır; yani her bilgi bölünebileceği en küçük parçaya bölünmelidir.

Örneğin, ”isim” olarak bir field yaratmaktansa, “isim” “soyisim” olarak iki field yaratmalısınız.

Normalization

Kural 2 ve 3: her recordun özel olan bir belirteci buunması gerekir. Ve bu belirteç recordaki tüm fieldlere ulaşmamızı sağlar.

Bu özel belirtecin adı Primary Key’dir. Eğer fieldin içerisindeki bilgi hiçbirşekilde farklı receodlarda aynı olmayacaksa tablodaki bir field’i primary key olarak seçebilirsiniz.

Örneğin kimlik kartı numarası primary key olabilir, çünkü hiçbişekilde iki insan aynı kimlik kartı numarasına sahip olamaz.

Eğer hiçbir field primary key olamaya uygun değil ise, Access tabloya bir counter ekler, ve bu counter her eklediğiniz recorda özel bir numara atar.

Normalizaion

Kural 4: primary key kısa, basit ve kalıcı olamlıdır.

Kural 5: recordaki öbür fieldler primary key ile belirlenebilecek, kişiyle yada olayla ilgili ek bilgiler sağlamalıdır.

Normalization

Kural 6: tablodaki bir bilgi birden fazla yerde kullanılamaz.

Database de birden çok tablo yaratıp bu tabloları birbirine bağlamanız gerekebilir. Tabloları birbirine bağlama işlemini Relational Database’in bir özelliğidir.

Yeni Database Yaratma

Microsoft Access’i başlatın; File New Database. Access yarattığınız database için default olarak

bir isim önerir, isterseniz bu ismi değiştirebilir ya da kabu edebilirsiniz.

Database’in ismini ilk seferde değiştirdikten sonra, ekrardan bu işlemi yapmanıza gerek yok. Yeni recordlar eklediğinizde ya da sildiğinizde Access databasei otomatşk olarak değiştirir.

Create butonuna tıklayınız.

Tablo Yaratma

Databaseinizi yarattıktan sonra, bilgilerinizi saklayabilmek için tablo yaratmanız gerekir.

Database bir yada daha fazla tablonun üzerine kurulmuştur. Her bir tablo farklı bilgiler içerir.

Tablolar bilginin yapısını belirler, hangi bilginin hangi sırayla belirleneceğini belirler.

Tablo Yaratma

Yeni bir tablo yaratırken, istediğiniz fieldleri ekleyebilirsiniz. (KURALLARA UYARAK) Field bilgileri oluşturan özel parçalardır bir araya gelerek recordu ouşturur. Örneğin adres.

Field ekleyebilmek için, field ismini yazın, data typeını seçin, ve kısa açıklamasını (description) yazın. Data type field’e gireceğiniz bilginin türünü belirler (sayı, metin...).

Tablo Yaratma

Create table in design view butonuna çift tıklayın.

Tabloya field eklemek için, önce field isimlerini girin, daha sonra data typeını seçin ve desciptionunu yazın. En çok 64 karaker uzunluğunda field ismi

yaratabilirsiniz.

Primary Key Yaratma ve Tabloyu Kaydetme

Databsase’i ilk yarattığınızda, database’e bir isim vermek zorundasınız.

Yeni oluşturduğunuz tabloları kaydederken, databasedeki her tablo için Primary Key yaratmanız gerekir.

Primary key tekrarlanamayan özel değerler içerir ve Primary Key’i kullanarak recorddaki tüm fieldlere ulaşabilirsiniz.

Hiçbirzaman birden fazla record aynı Primary Key değereni içeremez.

Primary Key Yaratma ve Tabloyu Kaydetme

Bu özelliği tablolar arasında bağlantı “relationship” kuracağınız zaman kullanmalısınız.

Relationship bir tablodaki field’i ikinci tablodaki field ile bğlar.

Primary Key Yaratma ve Tabloyu Kaydetme

Tablo desig’ını kaydetmek için File Save ve yeni ismi yazın.

Eğer PrimaryKey yaratmamışsanız Access karşınıza yeni bir hatırlatma penceresi çıkartır. “You are not required to use a primary key, but it is a good idea to include one.” Eğer bu penceredeki OK butonuna tıklarsanız Access sizin için bir primary key yaratır.

Primary key yaratmanın en kolay yolu: Access’in sizin için primary key yaratmasına izin vermektir. Access her record için farklı ve kendiliğinden artan sayısal bir primary key yaratır.

Primary Key Yaratma ve Tabloyu Kaydetme

Accessin karşınıza çıkardığı uyarı penceresinden OK butonunu tıklarsanız, Access tablonuzu kaydeder ve field ismi ID olan sayısal ve kendiliğinden artabilen Primary Key’i tablonuza ekler.

Eğer tablodaki başka bir field’i primary key yapmak istiyorsanız, fieldin önüne sağ tuş ile tıklayın ve açılan pencereden Primary Key’i seçin.

Field Ekleme

Tablonuzda daha fazla bilgi saklayabilmek için field ekleyebilirsiniz. Tablonuza fieldleri ekledikten sonra tablonuzu record eklemek için açarsanız bu fieldlerin boş olduğunu görürsünüz. Yeni eklediğiniz fieldlerin içerisine bilgi girene kadar bu fieldler boş kalır.

Fieldleri Değiştirme

Databaseinizi yarattıktan sonra, databaseinizin yapısını değiştirmek isteyebilirsiniz.

Field türlerini değiştirmeniz tablonuzun içerisindeki bilgileri de etkileyebilir. Fieldleri değiştirmek için, tablonuzu

DESIGN VIEW’de açmanız gerekir.

Fieldlerin Yerini Değiştirme ve Silme

Yer Değiştirme; Yerini değiştirmek istediğiniz fieldi seçiniz

ve sürükle bırak yöntemi ile yerini değiştirebilirsiniz.

Silme; Silmek istediğiniz field’i seçin ve

klavyeden del yada backspace tuşuna basarak fieldi silin.

Record Ekleme

Design görünümündeyken fieldlerde yapmak istediğiniz değişiklikleri yapabilirsiniz. (Örneğin, field ismini veya türünü değiştirme)

Tablonun içerisine bilgi (record) girmek için ise datasheet görünümüne geçmeniz gerekir.

Record Ekleme

Record eklemek için Database’inizi açın ve datasheet

görünümüne geçin ve bilgilerinizi eklemeye başlayın. Tablonuzu yaratırken eklediğiniz tüm field

isimleri pencerenin üzerinde görilecektir.

Record Ekleme

Recordlar arasında gezinmek Recordlar arasında farklı şekillerde

hareket edebilirsiniz. Eğer record ekranda görünüyor ise, üzerine

tıklayarak recordu seşebilirsiniz. Yada kaydırma çubuğu ile recordu

görüntüleyip seçebilğirsiniz. Veya sayfanın altındaki navigation butonlarını

kullanabilirsiniz.

Record Ekleme

Recordları Değiştirme İlk olarak değiştirmek istediğiniz recordu

seçmelisiniz ve daha sonra değiştirmek istediğiniz fieldi bulup üzerinde değişiklik yapabilirsiniz.

Record Ekleme

Record ekleme ve silme İstediğiniz her zaman tablonun en altına yeni bir

record ekleyebilirsiniz. Recordu kopyalamak için; ilk olarak tüm satırı

seçmeniz gerekir ve daha sonra copy butonuna tıklayın ve yapıştırmak istediğiniz yeri seçip paste butonua tıklayın.

Record’u silmek için; recordu seçin ve delete butonuna tıklayın.

Record Ekleme

Record’u Bulma Bir tabloda çokfazla field ve çoksayıda

record olabilir, aradığınız bilgiyi bulabilmek için bu recordların hepsine bakmak zaman kaybına yol açar.

Bunun yerine, aradığınız özel bilgiyi Find ile arama yaparak kolayca bulabilirsiniz.

Record Ekleme

Record’u bulmak için Arama yapacağınız field de herhangi

bir yere tıklayın Find butonuna tıklayın

Find penceresine aramak istediğiniz kelimeyi yazın ve nerede arama yapmak istediğinizi seçin.

Find next butonuna tıklayın.

Record Ekleme

Recordları sıralamak. Access fieldlerin içerisindeki bilgileri alfabetik ya da

sayısal olarak sıralayabilir. Sıralam yapmak istediğiniz field’e tıklayın Sort butonuna tıklayın, aynı zamanda Record, Sort

konutunuda kullanabilirsiniz. Birden fazla sort yapabilmek için, ilk sıralama

yapmak istediğiniz fieldi seçin ve sonra Shift tuşuna basılı tutarak ikinci fieldinizi seçin.

Sıralama işlemini tamamladıktan sonra tablonuzu eski haline geri döndürmek için, Records menüsünden Remove Filter / Sort’u seçin.

Query Yaratma

Database`e bilgi girmek için harcadığımız zaman, aradıklarımızı kolayca bulmak içindir. Örneğin bölümü BDEM olan öğrencileri

bulmak için sadece query yaratmamız yeterlidir.

Query Yaratma

Yeni Bir Query Yaratmak İçin Databaseinizi açın ve Objects kısmından

QUERİES`i seçin Sağ taraftaki menüden Create Query ın Design

View seçeneğini seçiniz. Kullanmak istediğiniz tabloyu seçip Add

butonuna tıklayıp Show table penceresini kapatınız.

Karşınıza gelen pencerede üst tarafta seçtiğiniz tabloyu alt tarafta ise arama yapmak için kullanacağınız seçenekler vardır.

Query Yaratma

Yeni Bir Query Yaratmak İçin Field kısmından Queryde kullanmak istediğiniz fieldleri

seçin Table kısmından tablonuz ismini seçin Sort: eğer recordları sıralamak istiyorsanız sort kısmından

ascending veya desending seçeneklerini seçin Show: eğer seçili ise Querynin çalıştığında sonuçlarda

fieldi gösterir, seçili değil ise göstermez. Criteria: Eğer field ile ilgili bir koşulunuz, sınırlamanız var

ise buraya yazarsınız. OR: Örneğin koşulunuz 3 veya 5 ise or seçeneğini

kullanmanız gerekir. Criteria kısmına 3 yazarsınız or kısmına da 5

Query Yaratma

Yeni Bir Query Yaratmak İçin Qurynizi hazırladıktan sonra, sonucu görmek için

Queryi çalıştırmanız gerekir. Queryi çalıştırmak için: Query Run veya araç

çubuklarının üzerinden Run butonunu tıklayabilirsiniz.

Yarattığınız tüm Queryleri kaydetmeniz gerekmektedir!!!!!

Yarattığınız query de değişiklik yapmak istiyorsanız, üzerine sağ tıklayıp Design View de açmanız gerekir.

Form Yaratma ve Kullanma

Databaseinizi açın ve Objects kısmından FORMS seçeneğini seçin. Araç çubuklarının üzerinden New butonuna tıklayın. AutoForm: Columnar seçeneğini seçin ve menünün alt

tarafından kullanmak istediğiniz tabloyu veya Queryi seçip OK butonuna tıklayınız.

Formunuz otomatik olarak oluşturulacaktır. Oluşturduğunuz formlarıda kaydetmeniz gerekmektedir.

Yarattığınız formları kullanarak databasin içerisine bilgi ekleyebilir, değiştirebilir veya silebilirsiniz.

Form Yaratma ve Kullanma

Eğer yarratığınız formlar sizin istediğiniz bilgilere veya görünüme sahip değilse kendi isteklernize göre formlar oluşturabilirsiniz.

Databaseinizi açın ve Objects kısmından FORMS seçeneğini seçin.

Araç çubuklarının üzerinden New butonuna tıklayın. Design View seçeneğini seçin ve alt kısımdan tablonuzun

ismini seçin. Karşınıza açılan listeden formunuza eklemek istediğiniz

fieldleri sürükleyerek form penceresinde olmasını istediğiniz yere taşıyın.

Aynı zamanda Toolbox menüsünü kullanarak formunuza farklı yazılar veya resimler ekleyebilirsiniz.

Eklediklernizin konumunu, rengini veya büyüklüklerini değiştirebilirsiniz.

Rapor Hazırlama

Databaseinizi açın ve Objects kısmından REPORTS seçeneğini seçin. Araç çubuklarının üzerinden New butonuna

tıklayın. Report Wizard seçeneğini seçin ve alt

kısımdan tablonuzun veya Querynizin ismini seçin.

Eklemek istediğiniz fieldleri seçerek add butonuna tıklayın ve next butonuna tıklayın.

Görünüm ile ilgili değişiklikler yapabilir, stil seçebilir veya sıralama yapabilirsiniz.