M-FilesUsersGuide

M-Files® 6

Contents

Copyright.........................................................................................................6Introduction à M-Files.....................................................................................7Installation et configuration du logiciel........................................................9

Configuration requise................................................................................................................9

Installation et déploiement automatiques du logiciel.................................................................9

Installer le logiciel....................................................................................................................10

Créer un nouveau coffre et compte utilisateur.........................................................................14

Nouveau coffre.................................................................................................................14

Nouveau compte de connexion........................................................................................15

Nouvel utilisateur..............................................................................................................16

Configuration du coffre de documents....................................................................................17

Connexions aux coffres....................................................................................................18

Explorer le coffre.....................................................................................................................20

Installer la mise à jour de M-Files............................................................................................21Utiliser M-Files au quotidien........................................................................24

Terminologie de M-Files..........................................................................................................29

Créer un document..................................................................................................................32

Enregistrer dans M-Files.........................................................................................................32

Publier un document................................................................................................................33

Supprimer un document..........................................................................................................33

Créer d'autres objets...............................................................................................................34

Utiliser les vues ......................................................................................................................34

Rechercher des documents et d'autres objets........................................................................34

Importer des fichiers existants vers M-Files............................................................................35

Historique des versions...........................................................................................................36

Web access.............................................................................................................................37

Fonctions Office et AutoCAD...................................................................................................38Description des Commandes de base........................................................40

Explorateur M-Files.................................................................................................................40

Purger une vue, Masquer une vue, Afficher une vue, Afficher les vues...........................42

Sauvegarder les paramètres d'affichage communs..........................................................44

Réinitialiser les paramètres d'affichage aux valeurs par défaut........................................44

Changer de mot de passe................................................................................................44

Menu Nouveau........................................................................................................................44

Nouveau document...........................................................................................................44

Nouvel objet......................................................................................................................51

Nouveau fichier.................................................................................................................51

Nouvelle collection de documents....................................................................................52

Nouvelle vue.....................................................................................................................54

Nouveau filtre hors-ligne...................................................................................................62

Nouveau dossier traditionnel............................................................................................63

Convertir en document.....................................................................................................63

M-Files® 6ii

Importer des Fichiers et Dossiers.....................................................................................63

Menu Opérations.....................................................................................................................65

Créer une Copie...............................................................................................................65

Verrouiller..........................................................................................................................65

Publier...............................................................................................................................65

Publier avec commentaires...............................................................................................66

Déverrouiller.....................................................................................................................66

Propriétés.........................................................................................................................66

Disponibilité hors-ligne .....................................................................................................66

Historique.........................................................................................................................67

Relations...........................................................................................................................69

Afficher les relations.........................................................................................................70

Membres de la collection..................................................................................................72

Sous-objets.......................................................................................................................72

Commentaires..................................................................................................................73

Flux de travail...................................................................................................................73

Affectations.......................................................................................................................74

Numérisation et reconnaissance de texte (OCR).............................................................76

Archivage..........................................................................................................................78

Annuler la suppression.....................................................................................................78

Convertir en document mono-fichier.................................................................................79

Convertir en document multi-fichier..................................................................................80

Remplacer avec le fichier.................................................................................................81

Créer un raccourci ou envoyer une copie.........................................................................82

Enregistrer sous ou Envoyer un PDF...............................................................................85

Mettre le coffre hors-ligne.................................................................................................86

Mettre le coffre en ligne....................................................................................................87

Se déconnecter................................................................................................................87

Menu Configuration.................................................................................................................88

Administrateur M-Files Serveur........................................................................................88

Configurer les notifications...............................................................................................88

Rafraîchir les objets externes...........................................................................................91

Supprimer le cache local..................................................................................................91

Utilisateurs suppléants......................................................................................................92

Changer la langue............................................................................................................93

Fonctions de recherche...........................................................................................................93

Recherche rapide.............................................................................................................94

Recherche avancée..........................................................................................................95

Conditions supplémentaires.............................................................................................97

Configuration de M-Files Client.............................................................................................104

Connexions aux coffres..................................................................................................105

Configuration..................................................................................................................106

Afficher l'état..........................................................................................................................113

Transfert de fichiers........................................................................................................113

Connexions aux coffres..................................................................................................114

Mises à jour automatiques....................................................................................................114

iii

Contents

Changer la langue.................................................................................................................115Commandes M-Files dans Microsoft Office et AutoCAD........................116

Commandes dans Word, Excel et PowerPoint .....................................................................116

Propriétés M-Files..........................................................................................................119

Insérer une propriété M-Files.........................................................................................119

Fonctions dans Outlook.........................................................................................................121

Commandes dans AutoCAD et AutoCAD LT ........................................................................123Administrateur M-Files Serveur.................................................................125

Serveurs M-Files...................................................................................................................128

Nouvelle connexion à M-Files Serveur...........................................................................128

Serveur..................................................................................................................................130

Déconnecter, Connecter ................................................................................................130

Gestion des licences......................................................................................................130

Notifications....................................................................................................................133

Configurer M-Files Web Access.....................................................................................135

Sauvegarder / Restaurer la base de données principale................................................139

Coffres...................................................................................................................................139

Nouveau coffre...............................................................................................................139

Attacher un coffre...........................................................................................................143

Restaurer un coffre.........................................................................................................144

Répliques de coffres..............................................................................................................144

Comptes de connexion..........................................................................................................147

Nouveau compte de connexion......................................................................................147

Import de comptes de connexion...................................................................................149

Tâches planifiées...................................................................................................................150

Nouvelle tâche planifiée de sauvegarde ........................................................................151

Coffre simple.........................................................................................................................152

Nouveau coffre, attacher un coffre, propriétés...............................................................152

Se déconnecter, se connecter........................................................................................153

Opérations / Sauvegarder...............................................................................................153

Opérations / Copier le coffre...........................................................................................153

Opérations / Archiver les documents..............................................................................154

Opérations / Archiver les anciennes versions.................................................................155

Opérations / Restaurer une archive................................................................................155

Opérations / Détacher.....................................................................................................156

Opérations / Détruire......................................................................................................156

Opérations / Mettre hors-ligne, en ligne .........................................................................156

Opérations / Mettre à jour ..............................................................................................156

Maintenance...................................................................................................................156

Langues et traductions...................................................................................................157

Gestionnaires d'événements..........................................................................................163

Utilisateurs......................................................................................................................170

Groupes d'utilisateurs.....................................................................................................173

Métadonnées..................................................................................................................176

Types d'objet...................................................................................................................176

Listes de valeurs.............................................................................................................182

M-Files® 6iv

Définitions de propriétés.................................................................................................187

Classes...........................................................................................................................198

Groupes de classes .......................................................................................................202

Flux de travail.................................................................................................................203

Listes de contrôle d'accès..............................................................................................212

Connexions aux sources externes / Fichiers..................................................................213

Connexions aux sources externes / Fichiers..................................................................221

Connexions aux sources externes / Messagerie............................................................222

Observateur d'événements.............................................................................................226Variables et leur utilisation.........................................................................227Instructions, questions et raccourcis ......................................................232

Questions fréquentes............................................................................................................232

Prérequis et recommandations matérielles....................................................................232

Recommandations de sauvegarde.................................................................................232

Quelles sont les nouveautés de cette version de M-Files ?...........................................233

Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?................................................233

Pourquoi ne puis-je pas accéder au coffre ?..................................................................233

Pourquoi ne puis-je pas modifier un document qui est verrouillé ?................................233

Comment puis-je retrouver les documents que j'ai créés moi-même ?..........................234

Comment puis-je créer un document visible par moi uniquement ?...............................234

Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à la classe Propriété ?.......................234

Pourquoi un fichier avec une icône grisée est-il apparu dans M-Files lorsque j'ai

sauvegardé mon document Word ?.........................................................................234

Comment puis-je ajouter un nouveau client à la liste de clients ?..................................234

Comment puis-je créer une nouvelle vue dans laquelle les documents sont créés

par client ?................................................................................................................235

Comment puis-je ajouter un nouvel utilisateur au coffre ?..............................................235

Où puis-je trouver la vue Verrouillés pour moi ?.............................................................235

Puis-je développer des programmes avec M-Files ?......................................................235

Comment puis-je modifier le nom d'un ordinateur client sans affecter le

fonctionnement de M-Files ?....................................................................................236

Où puis-je trouver davantage d'informations ?...............................................................236

Raccourcis.............................................................................................................................236

v

Contents

Copyright

Motive Systems

Téléphone : +358 3 3138 7500

Internet: http://www.motivesys.com

Copyright © Motive Systems. Tous droits réservés.

Tous les produits, noms d'entreprise et logos indiqués dans ce manuel sont des marquescommerciales ou déposées de leurs propriétaires respectifs.

6Copyright

Copyright

Introduction à M-Files

Nous vous remercions d'avoir choisi le logiciel de gestion de documents M-Files® !

M-Files® est un logiciel de gestion de documents développé par Motive Systems. Il vous aide àfranchir un pas décisif dans la gestion de vos documents et élimine toutes sortes de soucis et deperte de temps avec tous les types de documents.

Le premier stade de l'informatisation de la gestion des documents a consisté à permettrel'enregistrement de fichiers sur le poste de travail et sur toutes sortes de supports magnétiques. Lagénération suivante a introduit les réseaux locaux et les partages réseau. M-Files représente latroisième génération de la gestion des documents, utilisant un coffre centralisé avec une grandevariété de possibilités de recherche et de visualisation. Bien que M-Files soit un outil destiné auxorganisations, sa personnalisation pour les besoins individuels de gestion des documents desutilisateurs est tout à fait possible.

M-Files permet de gérer tous types d'informations concernant l'entreprise. Il est possible desauvegarder, à la même source, les documents, les clients, les projets et les contacts, et cesinformations sont facilement disponibles, par exemple à l'aide de la Recherche Rapide de M-Files.Vous pouvez également gérer les informations concernant les rapports entre les clients, les projetset les documents. M-Files est facile à utiliser pour représenter et gérer les informations de lamanière la plus utile pour l'entreprise.

Pourquoi la gestion de documents est-elle nécessaire ? Le nombre de documents manipulés parles organisations s'accroît continuellement. Le temps de travail disponible est mal exploité, parceque les documents ne sont pas réutilisés ou bien sont obsolètes, ou encore sont des copies inutiles.La traditionnelle arborescence hiérarchique des fichiers et des dossiers, avec les tracas qu'elleengendre, atteint la limite de ses possibilités. Qui n'a jamais perdu de temps à parcourir desarborescences de dossiers sur un périphérique de réseau sans trouver ce qu'il cherchait ? Lesutilisateurs veulent organiser les documents selon leur fonction et leurs préoccupations. C'estpourquoi M-Files inclut des fonctions telles que les vues dynamiques et personnalisables.

Une part importante du temps de travail est passée à modifier, rechercher et gérer des documents.Nous voulons accéder aux mêmes documents à domicile et au bureau, sans compromis sur lasécurité des données. M-Files vous aide à rester efficace même avec un nombre de documentssans cesse croissant.

Votre logiciel M-Files est constitué de quelques composants. Une brève description des composantsdu logiciel est donnée ci-après :

• Programme d'installation de M-Files : c'est le composant que vous utilisez pour installer M-Files.• Explorateur M-Files : c'est le composant utilisé le plus souvent par l'utilisateur courant. Il affiche

les documents dans différentes vues et est harmonieusement intégré aux tâches Windows.• Configuration de M-Files Client : utilisez ce composant pour permettre l'accès au coffre de votre

organisation à partir de votre propre ordinateur (si cela n'a pas encore été fait par l'administrateur

M-Files® 67

M-Files® 6

du serveur M-Files de votre entreprise). Vous pouvez également modifier d'autres paramètreslocaux. Par exemple, vous pouvez modifier la lettre du lecteur M-Files.

• M-Files Serveur : ce composant gère la sauvegarde centralisée et le partage des données et desdocuments.

• Administrateur M-Files Serveur : un outil utilisé par l'administrateur systèmes d'information devotre entreprise pour modifier les paramètres de M-Files Serveur, gérer le coffre et modifier sastructure.

• Afficher l'état : avec ce composant, vous pouvez contrôler l'état des transferts de fichiers. Si vousutilisez M-Files sur une connexion à faible bande passante, le transfert des fichiers peut prendreun certain temps, auquel cas Afficher l'état est particulièrement utile.

• Accès Web : outre l'interface Explorateur M-Files, vous pouvez accéder à M-Files à l'aide d'unnavigateur Web. Il affiche les documents au travers de différentes vues de la même manière quel'Explorateur M-Files.

• Mises à jour automatiques : les mises à jour automatiques vous aident à maintenir votre logicielà jour.

Une nouvelle interface de programmation d'application (M-Files API) est fournie avec M-Files.Cette interface permet, par exemple, de générer des rapports sur le coffre. La documentationtechnique de cette interface est fournie avec M-Files.

La première partie de ce manuel décrit l'installation et la configuration du logiciel. La deuxièmepartie présente l'utilisation du logiciel au quotidien, et la troisième partie traite de tous lescomposants du logiciel ainsi que des descriptions des différents menus et fonctions de M-Files.Ce manuel présente de nombreuses fonctions relatives aux documents, mais vous pouvez aussiutiliser M-Files pour gérer d'autres objets. Vous pouvez, par exemple, utiliser M-Files pour gérerles clients et les projets de l'entreprise.

8Introduction à M-Files

Introduction à M-Files

Installation et configuration du logiciel

Ce chapitre comprend les sections suivantes :

• Installation et déploiement automatiques du logiciel (plusieurs postes clients)

• Installer le logiciel avec le Programme d'installation M-Files (un poste client)

• Créer un coffre et un utilisateur avec l'Administrateur M-Files Serveur

• Configurer le coffre avec la Configuration de M-Files Client

• Explorer le coffre avec l'Explorateur M-Files

Si M-Files est déjà installé sur votre ordinateur, vous pouvez passer au chapitre Utiliser M-Filesau quotidien on page 24.

Configuration requise

M-Files est compatible avec les systèmes d'exploitation Microsoft Windows 32 bit et 64 bit. Lesversions 32 et 64 bits ont des programmes d'installation spécifiques.

Le logiciel M-Files peut être installé sur des ordinateurs équipés de l'un des systèmes d'exploitationsuivants :

• Windows Server 2008 R2• Windows Server 2008• Windows Server 2003• Windows 7• Windows Vista• Windows XP• Windows 2000

La version du système d'exploitation peut être Workstation ou Server. Assurez-vous que l'ordinateurcible dispose d'au moins 100 Mo d'espace libre pour l'installation de M-Files Client. Assurez-vousque l'ordinateur cible dispose aussi d'au moins 500 Mo d'espace libre pour l'installation de M-FilesServeur. L'espace requis par le coffre dépend du nombre et du volume des documents et objets àstocker.

Les utilisateurs de Mac et Linux peuvent accéder à M-Files via une interface navigateur.

Installation et déploiement automatiques du logiciel

M-Files peut être déployé et installé sur plusieurs ordinateurs à la fois. Ceci est particulièrementutile pour les grandes entreprises.

M-Files® 69

M-Files® 6

Pour davantage d'informations sur l'emploi des stratégies de groupe de Active Directory pourdéployer M-Files, contactez le support technique ([email protected]) et visitez nos pages Web(www.m-files.com). Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Où puis-jetrouver davantage d'informations ? on page 236

Installer le logiciel

Quittez toutes les applications en cours sur votre ordinateur avant de procéder à l'installation.Double-cliquez sur l'icône Programme d'installation de M-Files. L'assistant d'installation deM-Files apparaît. Cliquez sur Suivant.

Figure 1: L'assistant d'installation indique la progression de l'installation.

10Installation et configuration du logiciel


Figure 2: Lisez le contrat de licence du logiciel. Si vous acceptez les conditions du contrat de licence, vous pouvez continuer l'installationen cliquant sur Suivant. Pour retourner à l'étape précédente de l'installation, cliquez sur Précédent. Pour interrompre l'installation, cliquezsur Annuler.

Figure 3: Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez spécifier les composants du logiciel que vous souhaitez installer.

Vous devez préciser si vous souhaitez installer M-Files pour son évaluation ou bien procéder àune installation normale. Si vous êtes un utilisateur courant de M-Files, vous n'avez besoind'installer que M-Files Client sur votre ordinateur. Dans ce cas, M-Files Serveur a déjà été installésur le réseau local de votre organisation et l'ordinateur de l'administrateur de M-Files est équipédes outils M-Files Serveur (Administrateur M-Files Serveur).

L'installation d'évaluation inclut tous les composants du logiciel ainsi que le Coffre Démo, quevous pouvez découvrir avec la Visite Guidée qui s'ouvre immédiatement après l'installation. Vous

M-Files® 611

M-Files® 6

pouvez ouvrir la Visite Guidée dans Démarrer/Programmes/M-Files/Documentation pour poursuivrel'exploration du logiciel.

L'installation normale vous propose de sélectionner les composants que vous voulez installer. Unpoint important est de savoir si vous voulez installer le composant M-Files Client destiné auxutilisateurs courants, ou les composants nécessaires à l'administrateur système. L'installationnormale n'installe pas le Coffre Démo sur le poste (sauf s'il a été installé avec une précédenteinstallation d'évaluation), mais vous pouvez vous connecter au coffre hébergé sur votre serveuravec l'outil Configuration de M-Files Client. Continuez l'installation en cliquant sur Suivant.

Figure 4: Le dossier d'installation par défaut du logiciel est C:\Program Files\M-Files. Pour modifier ce dossier, cliquez sur Parcourir etspécifiez le nouveau dossier.



Figure 5: A ce stade de l'installation, vous pouvez encore faire marche arrière pour modifier les paramètres d'installation. Si vous cliquezencore sur Suivant, l'installation démarre effectivement.

Figure 6: Lorsque l'installation est terminée, cliquez sur Terminer. Le logiciel a été installé.

Le logiciel M-Files est maintenant installé sur votre ordinateur. Les sections suivantes de cechapitre décrivent les tâches qui suivent une installation normale. Si vous avez procédé à uneinstallation d'évaluation, vous pouvez continuer à vous familiariser avec le logiciel grâce à la VisiteGuidée qui est dans le menu Programmes.

M-Files® 613

M-Files® 6

Créer un nouveau coffre et compte utilisateur

Si vous êtes un utilisateur de M-Files Client, vous pouvez passer à Configuration du coffre dedocuments on page 17.

Ci-dessous figure une description générale de la création d'un coffre et de son compte utilisateuravec l'Administrateur M-Files Server. La création d'un coffre et d'un compte utilisateur est décriteplus en détails dans Administrateur M-Files Serveur on page 125. La description ci-dessous est denature générale.

Vous pouvez également importer des comptes de connexion de domaines dans M-Files. Pourdavantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Import de comptes de connexion onpage 149.

Figure 7: Tous les niveaux de l'administration du serveur se trouvent dans M-Files Serveur.

Nouveau coffre

Vous pouvez créer un nouveau coffre en sélectionnant Coffres puis la commande Nouveau coffredans le menu Action.



Figure 8: Propriétés du coffre. Si la structure du Coffre Démo est adaptée à votre utilisation, vous pouvez créer un nouveau coffre encopiant le coffre sans son contenu ; veuillez vous reporter à la section Opérations / Copier le coffre on page 153 .

Lorsque vous créez un nouveau coffre, vous devez lui attribuer un nom et sélectionner le dossierdes données du coffre sur le serveur. Toutes les données dans le coffre seront physiquementenregistrées dans le dossier des données du coffre. Sélectionnez également la langue à utiliserdans les recherches de texte plein. La sélection affecte, par exemple, la manière de traiter lesformes de mots infléchies dans les recherches. Si le coffre contient des documents de plusieurslangues, sélectionnez la langue la plus utilisée dans le coffre.

Dans l'arborescence Administrateur M-Files Serveur, le coffre se trouve dans le dossier Coffres.Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Coffres on page 139.

Nouveau compte de connexion

Vous pouvez créer un nouveau compte de connexion en sélectionnant Connexions puis la commandeNouveau compte de connexion dans le menu Action. Chaque coffre de documents contient uneliste d'utilisateurs déclarés, lesquels doivent être authentifiés par le serveur M-Files pour pouvoiraccéder au coffre. Avant de créer les utilisateurs, les comptes de connexion doivent être créés pourle coffre sur le serveur M-Files. Ces comptes de connexion sont ajoutés aux coffres commeutilisateurs. Différents utilisateurs peuvent être sélectionnés pour les coffres parmi les comptes deconnexion et le même compte de connexion au serveur peut être ajouté à plusieurs coffres.

M-Files® 615

M-Files® 6

Figure 9: Propriétés du compte de connexion

Attribuez un nom, un mode d'authentification et un mot de passe au compte de connexion. Spécifiezaussi le type de licence acquis pour ce compte. Si vous utilisez M-Files pour évaluation, vouspouvez sélectionner Pas de licence.

Pour davantage d'informations sur l'authentification et les droits d'administration, veuillez vousreporter à la section Comptes de connexion on page 147. La gestion des licences est décrite plusen détails dans Gestion des licences on page 130.

Vous pouvez également importer des comptes de connexion Windows dans M-Files. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Import de comptes de connexion on page 149.

Nouvel utilisateur

Vous pouvez créer un nouvel utilisateur en sélectionnant Utilisateurs puis la commande Nouvelutilisateur dans le menu Action.



Figure 10: Propriétés de l'utilisateur

Dans cette fenêtre, vous sélectionnez les utilisateurs pouvant accéder au coffre parmi les comptesde connexion et vous définissez les droits pour le coffre. Pour davantage d'informations, veuillezvous reporter à la section Utilisateurs on page 170.

Vous pouvez également importer des utilisateurs de domaines dans M-Files. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Importer des utilisateurs on page 173.

Configuration du coffre de documents

Avant de commencer à configurer le coffre de documents, consultez l'administrateur M-Files devotre organisation pour vérifier que M-Files Serveur et le coffre ont bien été installés sur votreréseau local. Ensuite, utilisez la Configuration de M-Files Client pour sélectionner le coffre auquelvous voulez vous connecter et accéder, par ex. via l'Explorateur M-Files. Souvent, les organisationsutilisent un seul coffre de documents, mais il est possible que plusieurs coffres soient nécessaires.Configuration de démarrage de M-Files Client.

M-Files® 617

M-Files® 6

Connexions aux coffres

Figure 11: Cette fenêtre de Configuration de M-Files Client montre deux connexions à des coffres de documents. Les connexions auxcoffres doivent toujours être visibles et actives afin que vous puissiez utiliser l'Explorateur M-Files. Les champs de cette fenêtre contiennentdes informations sur les connexions aux coffres.

Par défaut, l'onglet Connexions aux coffres s'affiche dans la fenêtre. Cliquez sur le bouton Ajouterpour spécifier les données de la connexion aux coffres.

Figure 12: Ajouter une connexion à un coffre.Vous pouvez accélérer l'utilisation quotidienne de M-Files en choisissant de vous connecterautomatiquement au démarrage de Windows.



Lorsque vous souhaitez établir une connexion réseau au coffre, vous devez d'abord déterminerquelques paramètres de connexion.

Nom

Commencez par attribuer un nom à la connexion au coffre. Le nom peut être choisi librement,mais il est préférable qu'il soit significatif. Le nom sera affiché sur le lecteur M:\ comme unrépertoire présentant le contenu du coffre.

Serveur / Nom

Saisissez le nom du réseau ou l'adresse IP du serveur sur lequel le serveur M-Files a été installéet qui contient le coffre.

Serveur / Numéro de port

Le serveur a été spécifié dans le champ précédent, et dans ce champ vous indiquez le port àconnecter au serveur. Saisissez le numéro du port du serveur auquel se connecter. M-Files utilisele port 2266 par défaut.

Serveur / Protocole

Définissez le protocole à utiliser pour la connexion réseau. Les protocoles disponibles sont TCP/IP,SPX et Local Procedure Call (LPC). TCP/IP est généralement utilisé pour se connecter à un coffresitué sur un autre ordinateur.

Serveur / Tester la connexion

Grâce à cette commande, vous pouvez tester la connexion au serveur.

Authentification

Spécifiez le mode d'authentification de l'utilisateur que le coffre doit utiliser. Les optionsd'authentification sont Utilisateur Windows courant, Utilisateur Windows spécifique et UtilisateurM-Files.

L'utilisateur est toujours authentifié sur le serveur M-Files, par exemple, lors de la connexion aucoffre. M-Files Server est capable de contrôler les comptes de connexion et les mots de passe detous les utilisateurs de M-Files. Il s'agit de la méthode d'authentification de M-Files. Lorsque lemode d'authentification Windows est utilisé, M-Files Serveur fait contrôler les mots de passe parle serveur de domaine.

Avec l'authentification Windows, les utilisateurs se connectent à la base de données avec les mêmesinformations que pour la connexion à l'ordinateur local ou au domaine de l'organisation. Sil'organisation utilise un domaine, l'utilisation des comptes de connexion et des mots de passe dedomaine est le mode d'authentification le plus rapide et le plus simple. Cela signifie que de nouveauxmots de passe et identifiants ne sont pas nécessaires, ce qui en fait une méthode plutôt conviviale.

M-Files® 619

M-Files® 6

Différences entre les divers modes d'authentification :

Lorsque vous vous êtes connecté à l'ordinateur local, vous pouvez utiliser les mêmes informationspour vous connecter au M-Files Server. Il s'agit du mode d'authentification Utilisateur Windowscourant.

Utilisateur Windowscourant

Un Utilisateur Windows spécifique sera toujours affiché pour saisir le nom, le mot de passe et ledomaine pour la connexion, ce qui signifie que l'utilisateur ne se connecte pas forcément à M-FilesServeur avec les mêmes paramètres que pour sa connexion à son ordinateur.

Utilisateur Windowsspécifique

Le mode d'authentification M-Files permet à l'utilisateur de se connecter à M-Files uniquement.Si l'organisation ne dispose pas de domaine Windows ou si l'utilisateur n'est pas censé y avoiraccès, il est préférable d'utiliser l'authentification M-Files pour le coffre.

Utilisateur M-Files

Coffre

Lorsqu'il y a plusieurs coffres sur le serveur, vous pouvez utiliser ce champ pour spécifier le coffreauquel se connecter.

Se connecter automatiquement au démarrage de Windows

Vous pouvez choisir d'établir la connexion au coffre à chaque démarrage de Windows. Cette optionest utile si vous utilisez quotidiennement le coffre. Pour davantage d'informations, veuillez vousreporter à la section Comptes de connexion on page 147.

Visible par tous les utilisateurs de cet ordinateur

Sous Windows, plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le même ordinateur, chacun avec sa propreconfiguration. Il est possible de définir des accès spécifiques aux coffres M-Files. Si vous souhaitezque tous les utilisateurs de cet ordinateur ayant été définis dans le système d'exploitation puissentvoir le coffre, cochez cette case.

Tester la Connexion au Coffre

Après avoir renseigné les paramètres ci-dessus, vous pouvez tester la connexion au coffre. Si laconnexion fonctionne, le serveur a répondu au test de connexion.

Explorer le coffre

A ce stade de la configuration, les étapes suivantes ont été accomplies :

• M-Files Serveur a été installé dans votre organisation.• L'administrateur M-Files de votre organisation a créé un coffre de documents, des comptes de

connexion et des utilisateurs.• Le coffre a été configuré sur votre ordinateur avec la Configuration de M-Files Client.



Vous pouvez désormais commencer à utiliser l'outil Explorateur M-Files, qui est l'outil principaldes utilisateurs courants de M-Files.

Figure 13: Vous pouvez commencer à explorer M-Files en cliquant sur l'icône qui est présente sur votre bureau, en utilisant le menuDémarrer de Windows, ou via le lecteur virtuel M:\.

Figure 14: Connectez-vous pour commencer à explorer M-Files.

Installer la mise à jour de M-Files

Si une version précédente de M-Files est installée sur votre ordinateur, ne la désinstallez pasavant d'installer la nouvelle version. Le programme d'installation de M-Files est conçu pouridentifier automatiquement la version de M-Files et propose de mettre à jour la version précédente.Le programme installe la nouvelle version et transfère les paramètres de M-Files et d'autres données

M-Files® 621

M-Files® 6

locales de la version précédente à la nouvelle version. Enfin, le programme désinstalle la versionprécédente.

Effectuez les tâches suivantes pour mettre à jour M-Files avec une version supérieure :

1. Démarrez le programme d'installation M-Files de la nouvelle version.2. Acceptez l'option "Mise à jour simple" proposée par le programme.

Lorsque vous utilisez l'option "Mise à jour simple", le programme choisit automatiquement lesmêmes composants pour l'installation que ceux qui ont été installés dans la version précédente deM-Files. Le programme installe la nouvelle version et transfère les paramètres de M-Files etd'autres données locales de la version précédente à la nouvelle version. Enfin, le programmedésinstalle la version précédente.

Ordre d'installation de la mise à jour recommandé

La mise à jour du système M-Files vers une version supérieure est recommandée dans l'ordresuivant :

1. Mettez à jour tous les postes de travail, c'est-à-dire les installations de M-Files Client.2. Mettez à jour le serveur et les éventuels serveurs miroirs.

Cet ordre d'installation doit être respecté car les versions supérieures de M-Files Client sontcompatibles avec les versions précédentes de M-Files Serveur. L'utilisation de M-Files peutgénéralement continuer après la mise à jour de M-Files Client avec une version supérieure, mêmesi M-Files Serveur est une version précédente. Après avoir mis à jour M-Files Serveur avec uneversion supérieure, les coffres ne peuvent plus être utilisés avec les versions précédentes de M-FilesClient. C'est pourquoi il est recommandé de d'abord mettre à jour toutes les installations de M-FilesClient puis M-Files Serveur.

De nombreuses nouvelles propriétés de la version supérieure de M-Files ne sont pas disponiblesjusqu'à ce que les installations de M-Files Client et M-Files Serveur aient été mises à jour avecune version supérieure.

Exemple : une organisation met à jour M-Files 5.0 avec M-Files 6.0. Les administrateurs s'assurentque M-Files Client est mis à jour sur tous les ordinateurs en l'espace d'une semaine. Au cours decette semaine, certains utilisateurs commencent à utiliser la nouvelle version avant d'autres, ainsiles versions anciennes et nouvelles sont utilisées simultanément au cours de la période de transition.Lorsque le logiciel M-Files Client a été mis à jour, l'administrateur installe la mise à jour surM-Files Serveur. Toutes les nouvelles propriétés de la version supérieure sont alors disponibles.

Se préparer pour les situations de panne

Avant d'installer la mise à jour sur M-Files Serveur, l'administrateur doit s'assurer que dessauvegardes récentes des coffres sont disponibles. Les sauvegardes peuvent être utiles en cas depanne inattendue au cours de la mise à jour du serveur.



En cas de panne, contactez immédiatement le service technique M-Files. N'essayez pas de rectifierla panne, car sa résolution est généralement bien plus facile si aucune action supplémentaire n'aété effectuée.

Publications de service

Les publications de service sont de plus petites mises à jour du logiciel M-Files partageant le mêmenuméro de version principal (par ex. 5.0) suivi de l'identifiant de version de la publication deservice. Par exemple, les versions 5.0.2091.7 et 5.0.2091.8 sont des publications de service deM-Files 5.0. Généralement, les publications de service ne contiennent pas de nouvelles propriétés.Les publications de service sont publiées si des défauts nécessitant une réparation sont détectésdans le logiciel ou si la compatibilité avec les versions supérieures ou d'autres logiciels requiertdes modifications de M-Files.

Les publications de service telles que 5.0.2091.5 et 5.0.2091.7 sont entièrement compatibles,l'ordre de leur installation n'a donc aucune importance, c'est-à-dire si la publication de service estinstallée en premier sur les postes de travail puis sur le serveur ou vice versa.

Néanmoins, lors de l'installation des vraies mises à jour de M-Files, par ex. de la version 5.0 à laversion 6.0, il est recommandé de suivre l'ordre d'installation décrit ci-dessus, c'est-à-dire : mettezd'abord à jour les postes de travail, puis le serveur.

M-Files® 623

M-Files® 6

Utiliser M-Files au quotidien

Ce chapitre présente succinctement l'usage de M-Files au quotidien dans l'environnement Windows.Nous vous invitons à essayer sur votre ordinateur les Commandes présentées dans cette section.Pour davantage d'informations sur les Commandes présentées, veuillez vous reporter au chapitreDescription des Commandes de base on page 40. Vous pouvez également utiliser M-Files avecun navigateur Web. En fin de chapitre, vous trouverez une brève introduction à M-Files WebAccess. L'utilisation de M-Files avec un navigateur Web est très similaire à l'utilisation del'Explorateur M-Files.

M-Files vous permet d'accomplir les tâches quotidiennes de différentes manières. Ce chapitre vousprésente l'utilisation quotidienne de M-Files via les commandes des menus M-Files. Certaines deces commandes sont également disponibles dans le menu des raccourcis (menu affiché par le clicdroit de la souris) à certains endroits.

Figure 15: Ceci est un exemple d'installation typique de M-Files dans une organisation. M-Files Server et les postes de travail del'organisation sont interconnectés. Par exemple, un utilisateur d'ordinateur portable peut utiliser M-Files en voyage d'affaires ou pourtout autre usage nomade. L'utilisateur a accès exactement aux mêmes documents que depuis le bureau.

Utiliser M-Files Client

Les différents composants de M-Files peuvent être affichés dans le menu Démarrer de Windowscomme pour tout autre logiciel. Vous pouvez également lancer l'Explorateur M-Files, qui est lecomposant que vous utiliserez le plus souvent au quotidien, depuis la zone de notification dans lecoin inférieur droit de l'écran.

24Utiliser M-Files au quotidien


Figure 16: Le logiciel M-Files se trouve dans le menu Démarrer de Windows comme tout autre logiciel.

La description ci-dessous de l'arborescence des dossiers est une bonne introduction à la manièredont le logiciel M-Files est installé sur votre ordinateur. Le lecteur M-Files, auquel a été attribuéela lettre M par défaut pendant l'installation est affiché dans le dossier Poste de travail comme tousles autres lecteurs. Voyez l'illustration suivante.

Figure 17: Utiliser M-Files est aussi simple qu'utiliser un disque dur classique. Double cliquez sur le lecteur M: pour continuer.

M-Files® 625

M-Files® 6

Figure 18: L'icône de la connexion au coffre spécifiée pour votre ordinateur ressemble à ceci. Si vous souhaitez vous connecter au coffre

du logiciel client en tant qu'utilisateur différent, sélectionnez la commande Se connecter en tant que... dans le menu des raccourcis du

coffre.

Figure 19: Lorsque vous double-cliquez sur le coffre, vous vous connectez à M-Files, à moins que vous ne vous y soyez automatiquement

connecté en ouvrant la session Windows.



Interface utilisateur Explorateur M-Files

Figure 20: Les vues dans le coffre ressemblent à ceci. Les menus M-Files et les nouvelles icônes en haut de la fenêtre s'affichent alors

que vous parcourez déjà le contenu du coffre.

M-Files® 627

M-Files® 6

Figure 21: Les dossiers virtuels dans les vues ressemblent à ceci. Les vues et les dossiers peuvent être affichés en parallèle et une vue

peut également être créée dans un dossier.



Figure 22: Dans les dossiers de propriétés, vous pouvez accéder au niveau final comprenant les documents individuels et d'autres objets.

C'est une vue générale de l'interface utilisateur M-Files quand l'objet est sélectionné et que l'aperçu est utilisé.

Terminologie de M-Files

Le tableau suivant décrit la terminologie courante de M-Files.

Le logiciel de gestion de documents M-Files comprend lescomposants suivants : Explorateur M-Files, Administrateur

Logiciel M-Files

M-Files Serveur, Configuration M-Files Client, Afficherl'état et M-Files Serveur. Vous pouvez également utiliserM-Files avec un navigateur Web.

Un exemple de fichier peut être un mémo créé avecMicrosoft Word et enregistré sur le lecteur C:\. Le fichier

Fichier et document (et leurs différences)

devient un document uniquement lorsque vous y avezassocié des métadonnées. Lorsque vous avez installé M-Fileset commencé à transférer des fichiers existants, vous pouvezajouter des métadonnées aux fichiers pour en faire desdocuments.

M-Files peut également stocker les données de clients et deprojets.

M-Files® 629

M-Files® 6

Un document peut être composé de zéro, un ou plusieursfichiers, qui font partie intégrante du document. Par

Document multi-fichier

exemple, un contrat numérisé à partir d'une copie papierpeut être un document multi-fichier comprenant des fichiersde documents, c'est-à-dire des pages individuelles.

Un document multi-fichier ne comprend qu'un ensemble demétadonnées (voir collection de documents).

Microsoft Word crée, par exemple, des fichiers temporairesen cours de travail. Ce sont des fichiers temporaires.

Fichier temporaire

Certains programmes ne peuvent pas supprimer ces fichierstemporaires et ils restent des fichiers temporaires dansM-Files. Comme les fichiers temporaires n'ont pas demétadonnées associées, ils ne sont pas enregistrés sur leserveur.

Les fichiers temporaires peuvent être convertis endocuments, consultez Convertir en document on page 63,et supprimés, consultez Supprimer le cache local on page91.

Les métadonnées contiennent des informations sur lespropriétés du document, comme les parties d'un contrat ou

Métadonnées

le destinataire d'une lettre. Les métadonnées sont, parexemple, utilisées pour rechercher et organiser desdocuments.

Chaque document peut se voir affecter des autorisationsspécifiant les droits d'accès d'un utilisateur ou d'un groupe

Autorisations des documents / des objets

d'utilisateurs. Les autorisations peuvent être accordées ourefusées de manière distincte. Un utilisateur peut voir sesautorisations accordées ou refusées de deux manières : lesautorisations ont été spécifiées pour cet utilisateur, ou ilappartient à un groupe d'utilisateurs pour lequel lesautorisations ont été spécifiées. Si aucune autorisation n'aété définie pour un utilisateur, il ne peut pas consulter ledocument ni travailler dessus. Si certaines autorisations ontété accordées, l'utilisateur peut alors effectuer les procéduresdéterminées par ces autorisations.

Un coffre est un emplacement de stockage centralisé pourdes documents et autres objets. Son emplacement physique

Coffre

se trouve sur le serveur exécutant M-Files Serveur. Quelque soit l'emplacement physique, tous les utilisateurs voientle coffre comme un répertoire sur le périphérique M-Filesde leur poste local. Cela signifie que l'utilisation d'un coffreest semblable à l'utilisation d'un disque dur local.

Les vues sont des emplacements dans lesquels les documentset autres objets sont répertoriés en fonction des métadonnéesqu'ils contiennent.

Vue



Les objets et documents dans les vues comprennent desdossiers virtuels (dossiers de propriété). Les dossiers virtuelspermettent de classer les documents de la vue en catégories.

Dossier virtuel

Vous pouvez également créer des dossier traditionnels dansM-Files. Ceux-ci n'ont pas les propriétés supplémentaires

Dossier traditionnel

fournies par les vues. Les dossiers traditionnels sont parexemple comparables aux dossiers C:/ et peuvent être utiliséspour importer des fichiers dans M-Files.

Un client est l'ordinateur de l'utilisateur courant de M-Fileset le logiciel est installé dessus. L'utilisateur courant effectue

Client

des opérations telles que créer des documents et explorer lecoffre.

En définissant les types d'objet, vous pouvez créer des typesd'objets différents. Document est l'un de ces types d'objets

Type d'objet

que chaque coffre contient. De plus, l'administrateur M-Filespeut créer d'autres types d'objets pour le coffre, tels queclient, contact et projet. Ainsi, vous pouvez, par exemple,utiliser M-Files pour stocker les bases de données client etprojet de l'entreprise.

Le terme objet se rapporte aux instances de divers typesd'objets, c'est-à-dire les objets individuels créés à l'aide des

Objet

types d'objets. Par exemple, un contact dans le coffre est unobjet.

La plupart des fonctions sont identiques pour les documentset les autres objets. Ce manuel représente souvent desopérations effectuées sur des documents, mais les mêmesopérations sont, par exemple, disponibles pour les ensemblesde documents et les autres objets. C'est pourquoi undocument individuel peut aussi être considéré comme unobjet.

Les collections de documents sont des ensembles dedocuments individuels dans le coffre. Chaque membre d'une

Collection de documents

collection possède ses propres métadonnées. En outre, desmétadonnées communes sont attachées aux collectionsindépendamment des membres (voir documentsmulti-fichiers).

On peut accéder aux documents d'une collectionindividuellement ou bien par l'intermédiaire de la collection.

Vous pouvez également définir les relations entre objets.Avec les relations, vous pouvez par exemple indiquer que

Relations

deux documents sont liés. Les relations permettent un suivifacile de tous les documents liés à un thème.

Vous pouvez utiliser un autre objet comme modèle pourcréer un nouvel objet. Lorsque vous sélectionnez un modèle

Modèle

dans la liste, la fiche du document s'adapte aux spécifications

M-Files® 631

M-Files® 6

de l'objet modèle. Vous pouvez modifier et ajouter desmétadonnées.

Spécifiez un objet comme modèle en configurant sapropriété Est un modèle sur Oui.

La commande Flux de travail M-Files permet de gérer lecycle de vie des objets en fonction des processus réels. Le

Flux de travail

flux de travail est regroupé en étapes correspondant auxtâches à effectuer relativement aux documents ou aux autresobjets. L'administrateur M-Files peut facilement définir desflux de travail pour répondre aux besoins de l'entreprise.Pour davantage d'informations sur les flux de travail,veuillez vous reporter à la section Flux de travail on page203.

M-Files Serveur est exécuté sur le serveur. Les clients seconnectent au serveur et y récupèrent les données de telle

Serveur

façon que le contenu des documents peut être consulté surles clients. Le serveur est l'emplacement physique du coffre.

Créer un document

Lorsque M-Files est installé, vous pouvez créer des documents comme avant avec divers logiciels.Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi créer un document à l'aide de la commande Nouveaudocument dans le menu M-Files.

Si vous créez un nouveau document via le menu M-Files, vous devez d'abord renseigner une fichede document. Lorsque vous créez un nouveau document, vous le verrouillez pour vous-même(Verrouiller) ; ainsi, les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier ce même document au mêmemoment, mais ils peuvent toutefois le consulter (Lecture seule). Lorsque vous créez un documentà partir d'un autre logiciel, vous renseignez la fiche du document uniquement si vous le sauvegardezdans le coffre à partir du lecteur M-Files.

Astuce : lorsque vous renseignez la fiche du document, vous pouvez spécifier les autorisationspour le document dans le champ Autorisations. Vous pouvez ainsi spécifier qui peut voir, ouvrirou modifier le document. Ctrl+N est le raccourci pour créer un nouveau document.

Enregistrer dans M-Files

Lorsque vous utilisez M-Files, vous n'enregistrez plus les documents dans un seul dossier maissur le périphérique M-Files qui se trouve sur votre ordinateur comme un disque dur. Vous n'avezpas besoin de spécifier un autre emplacement que le coffre, car M-Files trouve le document dansles vues appropriées sur la base des métadonnées que vous définissez dans la fiche du document.Vous pouvez enregistrer les documents directement dans M-Files à partir des applications quevous utilisez. Le nouvel emplacement d'enregistrement est le coffre.



Figure 23: Les documents sont enregistrés dans le coffre.

Astuce : un lien rapide vers M-Files se trouve à gauche de la boîte de dialogue Enregistrer.

Publier un document

Même lorsque vous avez enregistré et fermé un document, il reste verrouillé par vous jusqu'à ceque vous le publiiez. Sélectionnez le document que vous avez créé, mettez-le en surbrillance encliquant dessus et cochez le document en sélectionnant la commande Publier dans le menu M-Files.D'autres personnes peuvent désormais également modifier ce document.

Astuce : vous pouvez publier simultanément tous les documents que vous avez verrouillés dansla vue Verrouillés par moi. Ctrl+I est le raccourci pour publier des documents.

Supprimer un document

Si vous souhaitez supprimer un document, cliquez sur le document pour le sélectionner et utilisezla commande Supprimer dans le menu Fichier. Le document n'est pas définitivement perdu, maisil prend l'état supprimé et peut être retrouvé grâce à une recherche avancée en utilisant le critèrede recherche le document a été supprimé . Ceci n'est possible que si vous disposez des autorisationspour les documents supprimés. Si vous avez les droits d'administrateur système Contrôle total ducoffre ou Voir et lire tous les objets (y compris les objets supprimés), vous pouvez utiliser une vuequi affiche tous les documents supprimés. Veuillez vous reporter à la section Nouvelle vue on page54. Veuillez également vous reporter à la section Annuler la suppression on page 78.

M-Files® 633

M-Files® 6

Astuce : si vous souhaitez supprimer définitivement un document, utilisez la commande Détruirele document.

Créer d'autres objets

Outre les documents, vous pouvez aussi créer d'autres objets tels que clients et projets. Lesinformations relatives aux objets sont fournies comme pour une fiche de document. La suppression,l’édition et l’exécution de commandes se font comme pour les documents. Cela vous permetd'utiliser M-Files pour gérer, par exemple, la base de données clients en ajoutant et en éditant lesobjets client dans le coffre de documents.

Les types d'objet se définissent à l'aide de l'Administrateur M-Files Serveur. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Types d'objet on page 176.

Utiliser les vues

L'Explorateur M-Files est le composant principal pour un usage quotidien de M-Files. Il est utilisépour afficher les vues dans lesquelles les documents et autres objets sont classés selon les critèresdésirés, par exemple, par projet ou par client, sur la base des métadonnées attachées aux objets.

La définition d'une vue se fait en deux étapes. D'abord, vous spécifiez un filtre, lequel permet desélectionner les documents remplissant les conditions pour être affichés. La définition d'un filtreest similaire à la spécification d'une recherche. Ensuite, vous pouvez définir la structure du dossierdes résultats, c'est-à-dire le classement des documents et objets sélectionnés. Ceci est utile lorsquevous avez beaucoup d'objets et que souhaitez les regrouper dans différents niveaux en fonctionde propriétés spécifiques.

Par exemple, tous les documents pour lesquelles les métadonnées du Projet ont été spécifiéespeuvent être regroupés par projet. Les documents et autres objets associés au même projet sontalors affichés dans le répertoire virtuel du projet. Pour de plus amples informations sur laconfiguration des vues et les niveaux de regroupement, consultez Nouvelle vue on page 54 .

Rechercher des documents et d'autres objets

Les documents et autres objets peuvent être retrouvés sans avoir à explorer les vues, en utilisantles fonctions de recherche de M-Files. Ceci est utile lorsque vous ne connaissez qu'un détail dudocument ou objet, par exemple que la date de création ou l'utilisateur qui a créé le document.

Avec la recherche rapide (en haut du panneau de commandes M-Files), vous pouvez recherchercertains mots associés à l'objet. Avec la recherche avancée (vous pouvez développer les possibilitésde saisie des critères de recherche dans la barre supérieure), vous pouvez également spécifier descritères de recherche plus spécifiques liés à l'état et aux propriétés des objets. Par exemple, si vousvoulez voir les documents qu'un utilisateur particulier a verrouillés le mois dernier, il est plusfacile d'en obtenir la liste en effectuant une recherche avancée qu'en créant une nouvelle vue.



Astuce : plus vous utilisez de critères dans la recherche avancée, plus vous avez de chances detrouver le document ou l'objet exact recherché. Plus vous utilisez une chaîne de caractères spécifiquedans la recherche rapide, plus vous trouverez facilement le document ou l'objet exact recherché.

Importer des fichiers existants vers M-Files

Transférer des fichiers vers M-Files est très simple. Les fichiers peuvent être transférés parglisser-déposer ou bien en copiant des fichiers ou des dossiers vers le coffre. Si vous ne transférezqu'un seul document, M-Files vous demande de renseigner une fiche de données, ce qui donne aufichier le statut de document. Comme décrit auparavant dans ce guide, un document M-Filesconsiste en zéro fichier de document et métadonnées ou plus.

Lorsqu'on transfère, par exemple, un dossier et ses sous-dossiers ou plusieurs fichiers en mêmetemps, M-Files est capable de préserver l'ancienne structure de dossiers. Si vous souhaitez conserverl'ancienne structure de dossiers, le contenu transféré est organisé en dossiers traditionnels créésdans le coffre par M-Files. Vous pouvez renseigner la fiche de données des documents pendantle transfert ou ultérieurement. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la sectionImporter des Fichiers et Dossiers on page 63.

Vous pouvez également utiliser des fichiers existants directement à partir de leur emplacementd'origine. Ainsi, les propriétés supplémentaires apportées par M-Files (par exemple la gestion desversions) sont disponibles pour ces fichiers, tandis qu'ils continuent d'être accessibles en dehorsde M-Files. Vous pouvez ajouter des métadonnées aux documents ultérieurement si nécessaire.Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Connexions aux sources externes/ Fichiers on page 213.

Différentes bases de données peuvent également être utilisées et importées dans M-Files. Parexemple, les données de la base Clients peuvent être ajoutées à la structure de métadonnées d'uncoffre M-Files. Ainsi, il n'est nul besoin de copier les données d'un emplacement vers l'autre. Pourdavantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Types d'objet on page 176etListes devaleurs on page 182.

Lorsque vous ajoutez des métadonnées à des documents importés dans M-Files, ces documentssont visibles à la fois dans les dossiers traditionnels et dans les vues dynamiques.

Figure 24: Fichier et document. L'un des aspects les plus importants à appréhender pour l'utilisation de M-Files est la différence entreun fichier et un document.

Astuce : si vous transférez plusieurs fichiers ayant les mêmes métadonnées, par exemple le mêmeclient, assurez-vous que les métadonnées que vous spécifiez pour le premier fichier sont utilisées

M-Files® 635

M-Files® 6

par défaut pour les fichiers suivants. Vous pouvez le faire lorsque vous renseignez la fiche dudocument en cochant la case Utiliser ces valeurs par défaut pour le document suivant.

Figure 25: Voici à quoi ressemble la fenêtre Nouveau document lorsque vous transférez plusieurs fichiers à la fois vers M-Files. Avec lebouton Ignorer, vous pouvez annuler le transfert de certains fichiers en particulier. Ceci est utile si vous transférez un grand nombre defichiers et que vous ne voulez pas transférer l'un d'entre eux.

Historique des versions

A chaque fois que vous réservez un document ou un objet en le verrouillant, une nouvelle versionest créée. Même après avoir sauvegardé les modifications, fermé et publié l'objet, vous pouveztoujours revenir à la version précédente, qui reste inchangée. Vous pouvez voir l'historique desversions d'un objet en le sélectionnant et en utilisant la commande Historique.

L'historique des versions est sauvegardé pour chaque objet.

Astuce : vous pouvez restaurer une version antérieure d'un document en utilisant la commandeRéhabiliter cette version. Les versions peuvent être étiquetées facilement avec la commandeÉtiqueter cette version. Ctrl+H est le raccourci pour afficher l'historique.



Web access

Vous pouvez également utiliser M-Files avec un navigateur Web. Ceci signifie que vous n'avezpas à installer le composant M-Files Client sur l'ordinateur si vous prévoyez d'utiliser uniquementM-Files Web Access. Vous pouvez accéder à M-Files depuis n'importe quel ordinateur équipéd'un navigateur Web. Demandez à votre administrateur système l'adresse de M-Files Web Accessdans votre organisation.

Tout d'abord, connectez-vous à l'interface Web de M-Files. Pour cela, choisissez un moded'authentification et renseignez les informations d'identification. Si vous êtes déclaré en tantqu'utilisateur de plusieurs coffres, vous êtes invité à sélectionner le coffre que vous souhaitezconsulter.

Figure 26: Connectez-vous à l'interface Web de M-Files en saisissant les informations d'identification.

M-Files® 637

M-Files® 6

Figure 27: Utilisation de M-Files Web Access.

Fonctions Office et AutoCAD

Les documents stockés dans M-Files peuvent être modifiés à partir d'un logiciel externe, commen'importe quel document stocké sur votre poste de travail. M-Files met à votre disposition sescommandes dans les logiciels Microsoft Office et AutoCAD.

L'utilisation de M-Files avec Microsoft Office et AutoCAD est facile :

• Les documents peuvent être directement ouverts et enregistrés dans M-Files.• Le menu M-Files permet un accès simple et rapide.• Les métadonnées des documents peuvent être modifiées directement depuis Microsoft Office et

AutoCAD.• Les métadonnées des documents stockés dans M-Files peuvent être partiellement insérées dans

le contenu des documents.• Les messages e-mail et les pièces jointes peuvent être enregistrés directement dans M-Files dans

divers formats de fichier.



Pour davantage d'informations sur l'utilisation de ces fonctions de M-Files, veuillez vous reporterà la section Commandes M-Files dans Microsoft Office et AutoCAD on page 116.

M-Files® 639

M-Files® 6

Description des Commandes de base

Ce chapitre décrit toutes les commandes disponibles dans le menu M-Files dans l'ExplorateurM-Files. Toutes les Commandes de Configuration de M-Files Client et État sont égalementprésentées. Les commandes de M-Files sont également accessibles dans le panneau de commandeset dans le menu des raccourcis. Vous pouvez choisir la méthode qui vous convient le mieux. Lamise à jour automatique du logiciel est décrite à la fin du chapitre.

Explorateur M-Files

Vous pouvez trouver la plupart des commandes de M-Files dans les menus M-Files.

• Le menu Nouveau vous permet de créer de nouveaux objets dans le coffre.• Le menu Opérations propose les fonctions applicables aux objets sélectionnés.• Le menu Configuration permet de modifier les paramètres de M-Files.

Les autres menus de l'interface utilisateur sont les menus standards de Windows, et fonctionnentde manière classique.

Figure 28: Vue générale de l'interface utilisateur M-Files quand l'objet est sélectionné et que l'aperçu est utilisé.

40Description des Commandes de base


La partie supérieure de l'interface utilisateur contient les fonctions de recherche. La partie dumilieu contient une fenêtre avec une liste où vous pouvez parcourir les documents et autres objets.

Panneau de commandes

Le côté gauche de l'interface utilisateur (panneau de commandes) contient différents raccourcis :

Sous le titre Nouveau se trouvent des liens rapides pour créer de nouveaux objets par type d'objet.

Sous le titre Afficher et modifier, vous pouvez ajouter de nouveaux raccourcis avec la commandeCommandes. Vous pouvez afficher les Commandes avec le bouton droit de la souris.

Dans Afficher les relations se trouvent des liens rapides vers les documents et autres objets quicontiennent des références à l'objet sélectionné. Pour davantage d'informations, veuillez vousreporter à la section Afficher les relations on page 70.

Sous le titre Aller à, vous pouvez ajouter de nouveaux raccourcis. Pour ajouter un raccourci àl'objet, au dossier ou à la vue sélectionné, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'objet etsélectionnez (dans le menu des raccourcis) Ajouter un raccourci au panneau de commandes. Vouspouvez renommer, supprimer et organiser les raccourcis dans le panneau de commandes avec lebouton droit de la souris.

Vous pouvez également définir des paramètres communs du panneau de commandes, bien quececi vous demande au moins de gérer les vues communes et les règles de notification. Parallèlement,vous pouvez également supprimer les paramètres personnalisés du panneau de commandes del'utilisateur pour activer immédiatement les paramètres communs. Les paramètres communspeuvent également être activés en restaurant les paramètres communs par défaut. L'utilisateur peutaussi restaurer les paramètres par défaut du logiciel M-Files.

Panneau Propriétés

Les propriétés de l'objet sont affichées au bas de l'interface utilisateur (panneau propriétés). Cesinformations peuvent être facilement copiées dans le presse-papiers avec la commande Copier(bouton droit de la souris).

Dans le panneau Propriétés, vous pouvez également aller directement à l'objet associé à l'objetactuel. L'objet associé est affiché comme un lien dans le panneau Propriétés. En cliquant sur lelien, vous pouvez ouvrir l'objet dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez par exemple accéderrapidement aux informations d'un client associé au document.

Dans le champ Commentaire, le dernier commentaire est toujours affiché, qu'il soit lié à la dernièreversion ou non. Le raccourci Plus de commentaires ouvre l'historique des commentaires avec tousles commentaires.

Aperçu

Vous pouvez activer l'aperçu en sélectionnant Afficher le visualiseur dans le menu Vue.

M-Files® 641

M-Files® 6

En mode aperçu, vous pouvez facilement afficher et copier le contenu des documents. Vous pouvezpar exemple prévisualiser les fichiers Word, Excel, PowerPoint, PDF et AutoCAD. L'aperçu estpossible si le logiciel qui prend en charge le format de fichier est installé sur l'ordinateur. Parexemple l'aperçu des fichiers Office requiert Microsoft Office 2007 et l'aperçu des fichiers PDFrequiert Adobe Reader 8 ou une version ultérieure.

Purger une vue, Masquer une vue, Afficher une vue, Afficher les vues

Ces commandes sont disponibles dans le menu Vue. Purger une vue est une commande qu'unutilisateur connecté au coffre peut exécuter pour toute vue. Cette commande est utilisée poursupprimer les fichiers temporaires, dont la suppression doit être confirmée par l'utilisateur, et poursupprimer automatiquement tous les dossiers vides.

Certaines vues du Coffre Démo ne peuvent pas être supprimées mais elles peuvent être masquées.Un utilisateur courant ne peut pas supprimer des vues qui ont été créées via l'AdministrateurM-Files Serveur. Dans ce cas précis, vous pouvez utiliser la commande Masquer la vue. Si voussouhaitez afficher une vue masquée, utilisez la commande Afficher la vue. Pour afficher plusieursvues à la fois, utilisez la commande Afficher les vues.

Figure 29: Vous pouvez utiliser la commande Afficher les vues pour faire apparaître à nouveau une ou plusieurs vues masquées demanière simultanée.



Figure 30: Dans les paramètres Windows, vous pouvez spécifier si les fichiers et dossiers masqués doivent être affichés. SélectionnezAfficher les fichiers et dossiers masqués.

Astuce : avec le contrôle total du coffre, l'autorisation de voir tous les objets ou l'autorisation devoir les objets supprimés de l'administrateur système, vous pouvez créer une vue qui affiche lesdocuments supprimés. Vous pouvez créer cette vue comme n'importe quelle autre vue ; vous deveztout simplement sélectionner Oui pour Supprimé dans l'onglet État du document du document.

Figure 31: Pour créer une vue qui affiche les documents supprimés, sélectionnez Oui dans le champ Supprimé.

M-Files® 643

M-Files® 6

Sauvegarder les paramètres d'affichage communs

M-Files vous permet de sauvegarder les paramètres d'affichage ou une fonction comme paramètresd'affichage communs. Pour pouvoir exploiter cette possibilité, vous devez disposer des droitsd'administration dans le coffre concerné. Elle enregistre les paramètres d'affichage communs auxutilisateurs en fonction de la vue. Vous pouvez choisir d'appliquer la fonction à tous les utilisateursou à ceux qui n'ont pas encore modifié leurs propres paramètres d'affichage.

Avec cette fonction, vous pouvez, par exemple, définir les colonnes devant être affichées pourtous les utilisateurs.

Réinitialiser les paramètres d'affichage aux valeurs par défaut

Cette fonction permet de réinitialiser les paramètres d'affichage modifiés aux valeurs définies parl'administrateur. Vous pouvez également réinitialiser les paramètres aux valeurs par défaut dulogiciel M-Files.

Changer de mot de passe

Si vous utilisez l'authentification de M-Files, le menu M-Files propose la commande Changer demot de passe, que vous pouvez utiliser afin de modifier votre mot de passe sur le serveur.

Figure 32: Vous pouvez changer votre mot de passe M-Files via cette boîte de dialogue.

Menu Nouveau

Cette section donne une description succincte des fonctions proposées dans le menu Nouveau.

Nouveau document

La commande Nouveau document est l'une des méthodes possibles pour créer de nouveauxdocuments dans M-Files. Comme indiqué ci-dessus, le document M-Files est constitué de deuxcomposants : zéro fichiers ou plus et métadonnées. Un simple fichier Word n'est pas un documenten lui-même, mais dès lors que vous y associez des métadonnées, par exemple en spécifiant saclasse et ses propriétés, un document est créé. La sélection de la classe associe automatiquementau document les propriétés qui ont été définies pour la classe via l'Administrateur M-Files Serveur.



Figure 33: Dans la fiche de document, vous pouvez définir les propriétés et autorisations du document. L'extension de fichier indique leformat de fichier du document.

Classe

Le champ Classe est utilisé pour classer le document dans une catégorie prédéfinie de classe dedocument. Ceci affecte principalement les métadonnées qui seront associées au document ou àl'objet. Pour davantage d'informations sur les classes, veuillez vous reporter à la section Classeson page 198.

Utiliser le modèle

Vous pouvez créer un nouveau document sur la base d'un modèle prédéfini. Lorsque voussélectionnez un modèle dans la liste, les données de ce modèle sont recopiées dans la fiche dudocument. Vous pouvez modifier et ajouter des métadonnées. Le nouveau document incorporeles données du modèle.

Voici des exemples de modèles utiles : Modèle de proposition, Modèle de commande et Modèlede présentation PowerPoint.

Pour spécifier un document ou un autre objet comme modèle, ajoutez la propriété Est un modèleet spécifiez Oui. Les modèles sont spécifiques aux classes. Vous pouvez spécifier que le modèle

M-Files® 645

M-Files® 6

fait partie de plusieurs classes en indiquant plusieurs classes pour l'objet utilisé comme modèle,avec la fonction de propriété Classes supplémentaires.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Nouvelle Classe on page 201ainsi qu'à la section Valeurs automatiques on page 190 pour obtenir des informations concernantla configuration des modèles avec les valeurs automatiques.

Parcourir

Avec la fonction Parcourir, vous pouvez utiliser tout fichier ou document comme modèle pour unnouveau document, même si le fichier de base n'est pas défini comme étant un modèle.

Document pouvant contenir plusieurs fichiers, Document représentant un seulfichier

Lorsque vous créez un nouveau document, vous pouvez choisir s'il s'agit d'un document multi-fichierou d'un document mono-fichier. Un document multi-fichier contient habituellement plusieursfichiers, c'est-à-dire des fichiers qui, avec les métadonnées, constituent un unique documentmulti-fichier. Vous pouvez consulter le contenu d'un document multi-fichier en double-cliquantdessus.

Autrement dit, un document multi-fichier est une entité unique qui contient plusieurs fichiers. Parexemple, il est astucieux d'inclure une proposition commerciale et ses pièces jointes dans le mêmedocument multi-fichier.

Vous pouvez ensuite convertir un document mono-fichier en document multi-fichier et inversement.Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Convertir en documentmono-fichier on page 79.

Figure 34: Documents Word mono-fichier et document multi-fichier dans une vue.



Extension de fichier

Dans le champ Extension de fichier, vous pouvez aussi sélectionner l'application utilisée pourcréer le nouveau document en la sélectionnant dans le menu qui s'affiche en cliquant sur le boutonflèche, ou bien vous pouvez saisir l'extension de fichier dans le champ approprié. Le bouton flècheaffiche les applications installées sur l'ordinateur.

Propriétés

M-Files renseigne automatiquement les champs Créé le et Créé par sur la base de la connexion àl'ordinateur et de l'heure actuelle. M-Files peut également remplir d'autres champs en fonction del'emplacement de sauvegarde du document. Le champ Nom ou Titre doit être rempli, car le titreconstitue le nom affiché dans les diverses listes. Un astérisque (*) près d'un champ indique que lasaisie de celui-ci est obligatoire.

La flèche se trouvant à côté de certaines propriétés propose d'autres fonctions. Vous pouvez, parexemple, spécifier plusieurs valeurs dans une propriété à sélection multiple avec la commandeSpécifier plusieurs valeurs ou ajouter de nouvelles valeurs aux listes de valeurs (par exemple unnouveau client) dans la liste Clients. L'autorisation d'ajouter de nouvelles valeurs à une liste devaleurs est contrôlée dans l'Administrateur M-Files. Vous pouvez également utiliser les boutons+ et - pour ajouter ou supprimer des valeurs dans une propriété à sélection multiple. Les propriétésà sélection multiple sont utilisées, par exemple, pour lier des documents à deux projets différents.

M-Files® 647

M-Files® 6

Figure 35: Vous pouvez spécifier plusieurs valeurs dans une propriété à sélection multiple en utilisant la commande Spécifier plusieursvaleurs.

Appliquer le filtre, supprimer le filtre

La commande Appliquer le filtre vous permet de filtrer les valeurs de la liste. Par exemple, pourafficher uniquement les valeurs commençant par la lettre a, définissez le filtre a*. Pour désactiverle filtre, utilisez la commande Supprimer le filtre.

Vous pouvez facilement ajouter des champs de métadonnées à une fiche de document. En cliquantle bouton Autres propriétés, vous affichez les propriétés de document disponibles et qui peuventêtre ajoutées. Si vous voulez créer de nouveaux champs, veuillez vous reporter à la sectionAdministrateur M-Files Serveur, Définitions de propriétés on page 187.

Autorisations

Vous pouvez sélectionner rapidement les autorisations de documents dans le menu déroulant,affichant les listes de contrôle d'accès prédéfinies. Ces autorisations prédéfinies peuvent êtrespécifiées dans l'Administrateur M-Files Serveur ; veuillez vous reporter à la section Listes decontrôle d'accès on page 212. Une liste de contrôle d'accès est constituée de plusieurs groupesd'utilisateurs et des définitions de leurs autorisations.



Figure 36: Le menu déroulant dans le champ Autorisations de la fiche du document indique les noms des autorisations accordées. Cliquezsur le bouton à droite du menu déroulant pour afficher la boîte de dialogue Autorisations.

M-Files® 649

M-Files® 6

Figure 37: Dans la boîte de dialogue Autorisations, vous pouvez indiquer les paramètres de sécurité du document si vous en avezl'autorisation.

Lorsque vous souhaitez modifier les autorisations, décochez d'abord la case Utiliser la liste decontrôle d'accès. En cliquant sur le bouton Ajouter, vous affichez tous les utilisateurs et groupesd'utilisateurs déclarés dans M-Files et pouvez modifier les autorisations de chacun d'entre eux. Lebouton Supprimer vous permet d'enlever des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs de la listede contrôle d'accès. Si vous souhaitez modifier cette liste, consultez les sections AdministrateurM-Files Serveur, Utilisateurs on page 170 ou Groupes d'utilisateurs on page 173.

Après avoir sélectionné les utilisateurs et groupes d'utilisateurs dont vous voulez modifier lesautorisations d'accès à ce document, vous devez spécifier les autorisations que vous souhaitezattribuer. Les options disponibles sont Tout, Gérerles autorisations, Modifier et Lire. Vous pouvezattribuer une autorisation en cochant Autoriser et la refuser en cochant Refuser.

Un utilisateur avec l'autorisation de lire peut ouvrir les fichiers contenus dans le document et voirleurs propriétés. L'utilisateur ne peut pas verrouiller le document, ni lui apporter des modifications.Si l'utilisateur n'a pas l'autorisation de lire le document, ce dernier ne sera pas visible pourl'utilisateur dans les vues et les recherches.

Avec l'autorisation de modifier, l'utilisateur peut librement modifier le document. De plus,l'utilisateur peut supprimer le document, mais ne peut pas le détruire sans l'autorisation de détruire.Cette dernière inclut automatiquement les autorisations lire et modifier pour les fichiers dedocument.



Gérer les autorisations détermine si l'utilisateur peut modifier les autorisations pour le documenten question. Cette autorisation n'inclut aucune autre autorisation et peut être utiliséeindépendamment des autres autorisations. Remarque : un utilisateur ayant cette autorisation peuts'attribuer n'importe quelle autorisation.

Les autorisations refusées ont l'ascendant sur toutes les autres autorisations. Notez bien que lesautorisations refusées ont l'ascendant sur les autorisations attribuées. Cela signifie, par exemple,que : L'utilisateur A est un membre du groupe d'utilisateurs B.Le groupe d'utilisateurs B al'autorisation de modifier le document C. Par contre, l'utilisateur A n'a pas l'autorisation de modifierle document C. Bien que l'utilisateur A ait l'autorisation de modifier le document C à travers legroupe d'utilisateurs B, il ne peut pas utiliser cette autorisation car elle lui a été refusée séparément.

Ouvrir pour éditer

Si l'option Ouvrir pour éditer est activée, M-Files ouvre le document dans le logiciel appropriéaprès avoir contrôlé la fiche du document. Lorsque vous créez de nouveaux documents, cettefonction est activée par défaut.

Publier immédiatement

Si vous ne souhaitez pas publier le document après avoir renseigné sa fiche, cochez la case Publierimmédiatement. Par défaut, cette case est décochée, et M-Files verrouille le document pour vous.

Nouvel objet

Outre les documents, vous pouvez aussi créer d'autres objets définis par l'administrateur de M-FilesDans le menu Nouveau, cliquez sur un type d'objet (par exemple le client).

Un objet se crée de la même façon qu'un document. M-Files affiche une fiche de métadonnées(fiche de document). Renseignez-la puis publiez l'objet pour enregistrer les informations sur leserveur. Pour davantage d'informations sur la création d'un nouveau document, veuillez vousreporter à la section Nouveau document on page 44.

Nouveau fichier

La commande Nouveau fichier est utilisée pour créer de nouveaux fichiers pour un documentmulti-fichier. Utilisez cette commande lorsque vous souhaitez ajouter un nouveau fichier à uneentité. Notez qu'un document multi-fichier dans M-Files ne correspond pas à un dossier sousWindows. Un document multi-fichier est un simple document qui contient aucun, un ou plusieursfichiers. Un fichier est un composant d'un document multi-fichier. Par exemple, un contrat numériséà partir d'une copie papier peut être un document multi-fichier et ses pages constituent ses fichiers.

Verrouillez le document multi-fichier auquel vous voulez que le nouveau fichier appartienne, puissélectionnez une extension pour le nouveau fichier. Dans ce cas, les champs de la fiche de documentn'ont pas à être renseignés, puisque le fichier fait partie d'une entité.

M-Files® 651

M-Files® 6

Figure 38: La commande Nouveau fichier vous permet de sélectionner l'extension du fichier.

Nouvelle collection de documents

Une collection de documents est un rassemblement de documents associés. La différence entreune collection de documents et un document multi-fichier est que chaque membre d'une collectionest un document indépendant. Chaque document membre d'une collection possède ses propresmétadonnées. De plus, la collection de documents a un ensemble collectif de métadonnéesindépendamment des documents membres. Par contraste, dans un document multi-fichier, tousles fichiers partagent les propriétés du document.

Pour créer une collection de documents dans M-Files, utilisez la commande Nouvelle collectionde documents. Commencez par sélectionner une classe puis saisissez les métadonnées communesà tous les membres de la collection. Vous pouvez alors ajouter des membres à votre collection àl'aide de la commande Membres.

Exemple de collection de documents : une entreprise prépare une nouvelle campagne marketing.Une campagne marketing comprend typiquement les documents suivants : lettre d'accompagnement,description générale du produit, spécifications techniques du produit, déclaration des autoritéssanitaires et déclaration financière de l'entreprise. Comme l'entreprise souhaite utiliser les documentsde cette campagne dans d'autres collections de documents ainsi qu'individuellement, il est logiquede créer une collection de documents spécifiquement pour cette campagne.



Figure 39: Vous pouvez modifier les membres de la collection de documents dans la boîte de dialogue Membres.

Ajouter, modifier, supprimer

Utilisez les boutons au bas de la boîte de dialogue pour ajouter, modifier et supprimer des membresde la collection. Pour ajouter plusieurs objets en même temps, vous pouvez glisser et déposer desmembres de la liste.

Dernière version, version spécifique, description

Figure 40: Vous pouvez spécifier l'adhésion d'une version spécifique.

M-Files® 653

M-Files® 6

Lorsque vous ajoutez une relation, M-Files vous invite à spécifier la version applicable. Vouspouvez faire en sorte que ce soit toujours la dernière version, ou bien une version sélectionnéespécifique qui soit membre de la collection.

Nouvelle vue

Dans M-Files, les documents et autres objets peuvent être classés dans différentes vues selon leursmétadonnées. La création de vues se base en grande partie sur la spécification des métadonnéesutilisées, par exemple, pour la recherche de documents, et les classe dans divers types de vues.Les vues ont pour objectif d'enregistrer les recherches fréquentes et de définir des niveaux deregroupement pour classer les documents en groupes. Pour davantage d'informations sur la recherchede documents, veuillez vous reporter à la section Fonctions de recherche on page 93.

La définition d'une vue se fait en deux étapes. D'abord, vous spécifiez un filtre, lequel permet desélectionner les documents remplissant les conditions pour être affichés. La définition d'un filtreest similaire à la spécification d'une recherche. Ensuite, vous pouvez définir la structure du dossierdes résultats, c'est-à-dire le classement des documents et objets sélectionnés. Ceci est utile lorsqu'ily a beaucoup d'objets et que souhaitez les regrouper dans différents dossiers en fonction de leurspropriétés.

Figure 41: La zone Filtre dans la fenêtre Définir la vue affiche les conditions utilisés par M-Files pour créer la vue. Dans cet exemple, lavue regroupe les objets par pays et par client.

Dans l'exemple ci-dessus, les documents doivent être verrouillés par l'utilisateur AndyN, ils nedoivent pas avoir été supprimés et doivent être de la classe de document Dessin ou Modèle. Aucune



propriété n'a été ajoutée dans la zone Hiérarchie dans cet exemple, donc tous les documents quiremplissent les conditions seront affichés dans le même dossier.

Nom

Commencez par attribuer un nom à la vue. Il doit décrire le contenu de la vue dans la mesure dupossible afin que les utilisateurs puissent déduire du nom de la vue le type d'objets qu'elle contient.

Commune à tous les utilisateurs

Normalement, les vues sont crées pour un usage personnel uniquement. Si vous le souhaitez, vouspouvez spécifier qu'une vue est partagée avec d'autres utilisateurs. Afin de pouvoir définir desvues communes, vous devez avoir l'autorisation de gestion des vues communes du coffre.

Il est conseillé de déterminer avec soin les vues nécessaires pour tous les utilisateurs M-Files. Parexemple, la vue Documents par projet est souvent nécessaire. Les utilisateurs peuvent masquercertaines vues non indispensables sur leur poste de travail, et l'administrateur peut restreindrel'affichage des vues en définissant des autorisations appropriées. Les vues peuvent également êtrerassemblées par groupes (vues imbriquées) dans lesquels, par exemple, les vues utilisées par ledépartement des ventes sont faciles à trouver.

Définir le filtre

Lorsque vous définissez un filtre pour la vue, vous devez spécifier les conditions en fonction desobjets à afficher. Vous pouvez définir des critères pour la vue dans les onglets Etat, Propriétés,Fichiers et Autorisations.

Figure 42: Dans l'onglet Etat, vous pouvez, par exemple, spécifier si les objets à afficher doivent être verrouillés.

Etats, Propriétés, Fichiers, AutorisationsCes onglets permettent de définir les critères de recherche, sujet traité dans la section RechercheAvancée ; veuillez vous reporter à la section Définition du filtre on page 97.

M-Files® 655

M-Files® 6

Afficher des documents et d'autres objets

Par défaut, la vue affiche les documents et objets en fonction des paramètres de filtre et de lastructure du dossier. Cette option peut être décochée, par ex. si de nouvelles vues sont créées dansla vue actuelle. Remarque : Lors de la création d'une nouvelle vue dans la vue actuelle, les conditionsde la vue supérieure restent simultanément valides. En d'autres termes, les résultats de la sous-vueincluent uniquement les objets qui correspondent également aux conditions de la vue supérieure.

Prendre en compte toutes les versions

Si vous décochez l'option Prendre en compte toutes les versions, la vue n'affiche que les objetsdont la dernière version satisfait aux critères de recherche.

Si vous cochez cette option, le filtre de recherche est appliqué à toutes les versions de chaquedocument. Seule la version la plus récente satisfaisant aux critères sera affichée. Par exemple, siTinaS a modifié les versions 1 et 2 d'un document, et que AndyN a mis à jour le document à laversion 3, le critère de recherche Dernière modification par = TinaS renverra la version 2 dudocument.

Afficher la dernière version

Si l'option Afficher la dernière version est cochée, M-Files affiche la version la plus récente desobjets trouvés, et non pas l'ancienne version satisfaisant aux critères de recherche.

Afficher les paramètres avancés

Quand vous créez une nouvelle vue dans un dossier virtuel, vous pouvez déterminer si la vues'affiche également dans d'autres dossiers au même niveau. Remarque : Si le même niveau contientdes vues et des dossiers, les vues créées dans les dossiers ne seront pas créées dans les vues dumême niveau. La sélection s'applique uniquement aux dossiers du niveau.



Figure 43: Pour afficher cette vue dans d'autres dossiers du même niveau, sélectionnez l'option "Dans tous les dossiers de ce niveau".

M-Files® 657

M-Files® 6

Niveaux de regroupement

Figure 44: Utilisez la commande Ajouter pour ajouter un nouveau niveau de regroupement : Dans la fenêtre Définir le niveau deregroupement, vous pouvez sélectionner la propriété selon laquelle les objets sont regroupés dans la vue.

Propriété

Lorsque vous créez une nouvelle vue contenant des documents ou d'autres objets, vous pouvezutiliser des propriétés prédéfinies pour regrouper les documents. Par exemple, pour créer une vuequi affiche des dossiers pour tous les clients, vous pouvez sélectionner Elément dans la liste'Clients' du menu déroulant Propriété de cette vue. Vous pouvez modifier cette liste avecl'Administrateur M-Files Serveur. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la sectionDéfinitions de propriétés on page 187.

Options

Lorsque vous utilisez des propriétés basées sur des listes de valeurs, utilisez Options pour choisirsi le dossier d'une certaine valeur doit également afficher les documents pour lesquels l'un dessous-éléments ou éléments parents de la valeur est sélectionné. Pour davantage d'informations surles listes de valeurs hiérarchiques, consultez Listes de valeurs on page 182.

Commande

Vous pouvez utiliser Commande pour définir comment M-Files doit traiter les propriétés tellesque la date et les horodatages (par exemple, regroupement par mois ou par années). D'autres typesde données peuvent être regroupés par les initiales ou plages alphabétiques.

Définition du niveau



En décochant Afficher les dossiers vides, les dossiers qui n'ont pas de contenu ne seront pas affichésdans le niveau de regroupement.

Pour afficher les objets de valeur vide par rapport à cette propriété dans le niveau de regroupement,sélectionnez cette option. Vous pouvez ensuite indiquer si les objets sont affichés sous forme deliste dans ce niveau ou dans un dossier séparé.

Avancé

Filtre

Lorsque vous définissez un filtre pour le niveau, vous spécifiez les conditions d'inclusion desdossiers au niveau du groupe. Pour davantage d'informations sur la définition des conditions,consultez Définition du filtre on page 97.

Niveaux précédents regroupant les dossiers affichés à ce niveau

L'option par défaut pour définir les niveaux de regroupement est que les propriétés utilisées pourcréer la vue filtrée doivent être définies pour tous les objets affichés.

Néanmoins, des vues peuvent aussi être créées avec les relations de propriétés : l'objet lui-mêmene doit pas forcément inclure toutes les propriétés définies pour le niveau de regroupement afind'être inclus dans la vue filtrée. Ainsi, les propriétés peuvent être les propriétés d'autres objetsayant une relation avec l'objet en question (comme les propriétés Projet ou Client).

En réglant le paramètre sur Ce niveau regroupe les dossiers affichés au niveau suivant, vouspouvez créer des vues avec les relations de propriétés : Par exemple, afficher les documents parpays et client est possible sans que la propriété Pays soit définie dans les métadonnées du documentsi la propriété est définie pour un client associé au document. Ceci affiche ainsi les documentsauxquels manquent les définitions de propriétés et qui ne pourraient donc pas être affichésautrement. Ainsi, les mêmes propriétés ne doivent pas être spécifiées plusieurs fois pour différentsobjets, ce qui permet d'éviter la redondance d'informations.

Des paramètres de niveau de regroupement avancés sont utilisés pour choisir s'il faut créer ou nonune vue également à travers les relations. En pratique, même si les métadonnées du document nespécifient pas ce "niveau de regroupement" (propriété), elles sont tout de même filtrées dans lavue. Néanmoins, la propriété en question doit être définie par un autre objet dans une relation avecl'objet afin d'être filtrée dans la vue.

M-Files® 659

M-Files® 6

Figure 45: Cet exemple regroupe les objets à afficher par pays et par client.

Figure 46: Le paramètre par défaut du niveau de regroupement par pays ressemble à cela dans notre exemple. Dans cette vue par défaut,

les propriétés Client et Pays doivent être définies dans les métadonnées du document ou de l'autre objet.



Figure 47: Le paramètre par défaut du niveau de regroupement par pays a été modifié. Dans cette vue, le document ou l'autre objet a la

propriété Client définie, tout comme le client a la propriété Pays définie. Les métadonnées du document ou de l'autre objet n'ont alors

pas besoin d'inclure la propriété Pays pour s'afficher dans la vue.

Regrouper par et Ajouter un niveau de regroupement

Vous pouvez également ajouter des niveaux de regroupement avec les commandes Regrouper parou Ajouter un niveau de regroupement. Il est, par exemple, possible de regrouper les objets de lavue Tous les documents par les initiales ou de regrouper les projets par client. Vous pouvez ajouteret supprimer des niveaux en fonction de vos besoins. Pour afficher la commande Regrouper parou Ajouter un niveau de regroupement, cliquez sur Vue ou cliquez avec le bouton droit de la sourissur l'objet.

Autorisations

Spécifiez quels utilisateurs peuvent voir cette vue. Cet onglet est uniquement visible lorsque vousdéfinissez les vues communes.

Créer une vue dans un dossier

De nouvelles vues peuvent aussi être créées dans des dossiers virtuels. Ouvrez le dossier virtueldans lequel vous souhaitez créer une nouvelle vue. Sélectionnez Nouvelle vue et définissez lesparamètres. Par exemple, vous pouvez créer une vue Propositions expirant cette semaine dans ledossier Propositions. Remarque : Lorsque vous créez une nouvelle vue dans un dossier, lesconditions de la vue supérieure et du dossier sont valides en même temps, c'est-à-dire que lanouvelle vue accepte uniquement les objets respectant à la fois les conditions de la vue supérieureet du dossier.

M-Files® 661

M-Files® 6

Personnaliser un dossier comme une vue

Les dossiers peuvent aussi être personnalisés comme des vues. Après la personnalisation, vouspouvez modifier les paramètres d'affichage de la nouvelle vue et créer des niveaux de regroupementde la même manière que pour les autres vues. Ensuite par exemple, dans la vue Mémo, qui a étépersonnalisée à partir du dossier Mémo, vous pouvez regrouper les documents en fonction destypes de réunions.

Comme les vues peuvent être créées dans des dossiers et que les dossiers peuvent être personnaliséscomme des vues, les vues et les dossiers peuvent être disponibles en parallèle dans la zone de laliste. Les vues peuvent donc contenir des dossiers tout comme des vues, et les dossiers peuventcontenir des vues et des dossiers.

Un dossier qui a été personnalisé comme une vue peut être restauré comme un dossier avec lacommande Supprimer, accessible avec le bouton droit de la souris ou en sélectionnant Supprimerla personnalisation dans les propriétés d'affichage.

Figure 48: Sélectionnez l'onglet Personnaliser dans les propriétés du dossier virtuel et personnalisez le dossier comme une vue. Configurezles paramètres souhaités pour la vue.

Nouveau filtre hors-ligne

Dans la vue hors-ligne, vous pouvez définir des filtres afin de vous assurer que tous les documentsimportants pour vous restent accessibles même lorsque vous êtes déconnecté du réseau.

Exemple : vous pouvez définir tous les documents d'un projet particulier comme devant êtretoujours disponibles, y compris lorsque vous êtes déconnecté du réseau. Le filtre permet de mettreà disposition hors-ligne tous les nouveaux documents liés au projet.



Pour supprimer le filtre hors-ligne, sélectionnez Supprimer dans le menu des raccourcis.

Nouveau dossier traditionnel

Pour créer un nouveau dossier traditionnel, sélectionnez Nouveau dossier traditionnel dans lemenu Fichier. Vous pouvez créer le dossier au premier niveau du coffre, ou bien dans un dossiertraditionnel déjà existant. Pour davantage d'informations sur les dossiers traditionnels, veuillezvous reporter à la section Utiliser M-Files au quotidien.

Convertir en document

Si des documents sont importés dans M-Files d'une manière détournée ou inhabituelle, en utilisant,par exemple, une invite de commande, M-Files affiche les fichiers temporaires en grisé. Si voussouhaitez convertir un fichier temporaire en un fichier M-Files normal, pointez le fichier temporaireet utilisez la commande Convertir en document.

Importer des Fichiers et Dossiers

La commande Importer des fichiers et des dossiers vous permet de transférer facilement desfichiers vers M-Files, y compris des volumes importants. Cette commande affiche une fenêtrevous permettant de spécifier quels fichiers et quels dossiers doivent être importés et comment ilsdoivent être organisés.

Figure 49: L'import de fichiers dans M-Files est simple.

M-Files® 663

M-Files® 6

Source

Spécifiez la source depuis laquelle vous souhaitez importer des fichiers ou des dossiers dansM-Files.

Inclure les sous-dossiers

Si vous souhaitez également importer des sous-dossiers et leur contenu, cochez l'option Inclureles sous-dossiers.

Ne pas conserver l'ancienne structure de dossiers

Si vous souhaitez transférer les fichiers dans M-Files sans conserver la structure des dossiersexistants, sélectionnez Ne pas conserver l'ancienne structure de dossiers. Les documentsimportés apparaîtront, comme d'habitude, dans les vues M-Files classés en fonction de leursmétadonnées.

Conserver l'ancienne structure de dossiers

Lorsque vous sélectionnez Conserver l'ancienne structure de dossiers, vous pouvez égalementcontinuer à utiliser l'ancienne structure du dossier dans M-Files. Sélectionnez le dossier traditionneldans lequel vous souhaitez importer les fichiers ou les dossiers. Pour créer un nouveau dossiertraditionnel, cliquez sur Nouveau dossier. M-Files va conserver la structure de dossier des fichierset des dossiers qui sont transférés. Vous pouvez en explorer la structure en naviguant parmi lesdossiers traditionnels où vous avez transféré les objets. Les documents traditionnels apparaissentà la fois dans les dossiers traditionnels et dans les dossiers de vues M-Files classés en fonction deleurs métadonnées.

Afficher les propriétés de document

Si vous souhaitez spécifier les métadonnées des documents transférés, sélectionnez Afficher lespropriétés de document. Par exemple, si vous transférez des mémos vers M-Files, sélectionnezla classe de document Mémo dans la fiche de document, puis cliquez sur OK pour tous. Tous lesdocuments importés seront alors rangés dans la classe Mémos.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, tous les fichiers importés seront alors rangés dans laclasse Document non classé. Vous pouvez très bien renseigner les métadonnées ou modifier laclasse des documents ultérieurement.

Autorisations

Spécifiez les autorisations pour les fichiers et dossiers importés. Le champ Autorisations n'estvisible que si aucune autre propriété n'est définie pour les documents. Sinon, les autorisations sontdéfinies dans la fiche du document.



Menu Opérations

Cette section donne une brève description des fonctions proposées dans le menu Opérations.

Créer une Copie

Pour copier un objet présent dans le coffre, utilisez la commande Créer une copie. Cette commandese trouve dans le menu des raccourcis. Elle crée un objet entièrement nouveau basé sur les mêmesmétadonnées et contenu que l'objet d'origine. L'historique des versions n'est pas copié vers lenouvel objet.

Verrouiller

Verrouiller un objet pour modification est une commande de M-Files qui empêche la modificationsimultanée d'un objet. Même lorsqu'un utilisateur a verrouillé un objet, les autres utilisateurspeuvent le voir en même temps (lecture seule).

L'objet est verrouillé lorsque vous l'ouvrez. Le message suivant s'affiche :

Figure 50: Lorsque vous ouvrez un document, vous pouvez le verrouiller ou l'ouvrir en mode lecture seule, auquel cas vous ne le verrouillezpas.

Figure 51: Lorsque vous avez verrouillé un document, une petite coche apparaît dans l'icône du document pour indiquer que celui-ci aété verrouillé par vous. Une icône rouge et jaune indique que le document a été verrouillé par quelqu'un d'autre, auquel cas vous pouvezl'ouvrir mais uniquement en lecture seule.

Publier

Une fois que vous avez terminé de modifier et sauvegardé un document, vous devriez sauvegarderles modifications sur le serveur en utilisant la commande Publier. Ceci fait, les autres utilisateurspourront à leur tour verrouiller et modifier le document. Le moyen le plus simple de voir quelssont les documents que vous avez verrouillés est de consulter la vue Verrouillés par moi, qui setrouve dans chaque coffre.

M-Files® 665

M-Files® 6

Publier avec commentaires

Vous pouvez aisément ajouter des commentaires sur les modifications effectuées lorsque vouspubliez un objet. L'option Publier avec commentaires affiche une boîte de texte pour saisir unedescription libre des modifications effectuées. Les commentaires sont affichés dans l'ongletCommentaires des propriétés de l'objet.

Déverrouiller

La commande Déverrouiller annule le verrouillage d'un document sans sauvegarder lesmodifications sur le serveur. Dans ce cas, vous perdez toutes les modifications effectuées audocument lorsqu'il était verrouillé. Ceci est utile lorsque vous avez verrouillé, modifié et enregistréun document, mais que vous ne voulez pas que ces modifications prennent effet. Autrement dit,vous souhaitez restaurer le document dans le même état qu'avant son verrouillage.

Si le document n'a jamais été publié, il est supprimé lorsque la commande Déverrouiller est utilisée.

Propriétés

Cette fonction montre les propriétés de l'objet dans la fiche du document.

Disponibilité hors-ligne

Cette section décrit brièvement les fonctions associées au marquage de la disponibilité hors-lignedes objets. Ces fonctions vous permettent aussi de marquer les objets disponibles en modehors-ligne. Pour davantage d'informations, veuillez également vous reporter à la section Nouveaufiltre hors-ligne on page 62.

Préparer pour disponibilité hors-ligne

Utilisez la commande Préparer pour disponibilité hors-ligne pour spécifier quels documents etobjets doivent être accessibles en l'absence de connexion au réseau. Les documents sélectionnésseront affichés dans la vue Hors-ligne.

Vous pouvez sélectionner des objets individuellement, un groupe d'objets, des vues ou des dossiersvirtuels afin de les rendre disponibles en mode hors-ligne. Si vous sélectionnez une vue ou unrépertoire virtuel accessible hors-ligne, M-Files crée un nouveau filtre hors-ligne correspondant.Ainsi, tous les nouveaux objets correspondant aux conditions du filtre sont automatiquementpréparés pour disponibilité hors-ligne en fonction des paramètres du filtre. Vous pouvez égalementmodifier le filtre hors-ligne que vous avez créé. Pour davantage d'informations sur les filtreshors-ligne, veuillez vous reporter à la section Nouveau filtre hors-ligne on page 62.

Vous pouvez basculer entre les modes en ligne et hors-ligne grâce aux commandes Mettre enligne et Mettre hors-ligne. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la sectionMettre le coffre hors-ligne on page 86etMettre le coffre en ligne on page 87.



Supprimer la disponibilité hors-ligne

Pour modifier l'état d'un objet de manière à ce qu'il ne soit plus disponible hors ligne, utilisez lacommande Supprimer la disponibilité hors-ligne. Veuillez également vous reporter à la sectionPréparer pour disponibilité hors-ligne on page 66.

Historique

Figure 52: Dans la fenêtre Historique, vous pouvez arranger le tri des versions en cliquant sur les colonnes, par exemple la colonneVersion.

Un avantage majeur de M-Files est la conservation des versions antérieures des documents. Vouspouvez consulter l'historique d'un objet selon la date où il a été verrouillé puis publié. Par exemple,si vous créez un document et le publiez, la première version du document est sauvegardée sur leserveur. Plus tard, lorsque vous verrouillez le document, l'ouvrez et lui apportez des modifications,l'enregistrez puis le publiez, la deuxième version du document est sauvegardée sur le serveur. Parla suite, vous pouvez consulter n'importe laquelle de ces deux versions.

Etiqueter cette Version

Vous pouvez attribuer une étiquette de version au document. L'étiquette s'affiche dans la fenêtreEtiquette de version dans la fenêtre Historique. Pour attribuer une étiquette, cliquez sur Etiquetercette version, puis sélectionnez une étiquette de version dans le menu déroulant. Vous pouvezégalement ajouter une nouvelle étiquette de version à la liste en cliquant sur la petite flèche prèsdu champ, et en sélectionnant la commande Ajouter une Nouvelle Valeur à la Liste. Par défaut,aucune étiquette n'est attribuée à aucune version.

M-Files® 667

M-Files® 6

Figure 53: La boîte de dialogue Etiqueter cette version est utilisée pour attribuer une étiquette à une version.

Supprimer cette étiquette des autres versions de cet objet

Si vous voulez supprimer l'étiquette des autres versions du document aussi, cochez la case Supprimercette étiquette des autres versions de cet objet. Ceci est utile, par exemple, si vous voulez qu'uneseule version d'un contrat à étiqueter soit marquée comme approuvée.

Modifier les informations de version

La commande Modifier les informations de version vous permet d'attribuer une ou plusieursétiquettes de version ainsi qu'un commentaire libre aux versions d'un document qui sera affichédans la fenêtre Historique. Vous pouvez aussi visualiser ces commentaires dans l'ongletCommentaires de la boîte de dialogue Propriétés de l'objet et utiliser la commande Commentairesdans le menu M-Files.

Figure 54: Vous pouvez ajouter un commentaire libre à la version.



Réhabiliter cette version

Par défaut, les différentes versions d'un objet sont classées de la plus ancienne à la plus récentesur la base de leur date de création. Vous pouvez restaurer une ancienne version d'un documentavec la commande Réhabiliter cette version. Cette fonction crée une nouvelle version du documentsur la base d'une ancienne version. Ceci est utile lorsque vous avez apporté et enregistré desmodifications à un document, mais ne voulez pas que ces modifications prennent effet. Vous nepouvez utiliser la commande Réhabiliter cette version que lorsque le document est publié.

Figure 55: M-Files vous demande de confirmer la réhabilitation d'une ancienne version.

Relations

Figure 56: Vous pouvez définir les relations entre les objets dans le coffre.

Vous pouvez définir les relations entre les objets afin de lier les documents si, par exemple, ilstraitent du même sujet, comme une proposition contenant un document de proposition et une listede prix associée ainsi qu'une brochure de l'entreprise. Chaque objet peut être mis à jour séparémentet a des historiques de versions distincts. Les objets ne doivent pas être copiés inutilement.

M-Files® 669

M-Files® 6

Avec les relations, vous pouvez définir les connexions de métadonnées entre les objets, commedans la fiche du document. Vous pouvez, par exemple, ajouter un client à un objet avec les relations.Le client apparaît alors aussi dans la fiche de document de l'objet. Ainsi, les relations saisies viala fiche de document s'affichent dans la fenêtre Relations.

La fonction Relations vous permet de créer et modifier les relations entre les objets. La boîte dedialogue contient trois vues affichant les relations (relations de, relations vers, toutes les relations).

Ajouter une relation, Modifier une relation, Supprimer une relation

Utilisez les boutons au bas de la boîte de dialogue pour ajouter, modifier et supprimer des relations.Pour ajouter plusieurs objets en même temps, vous pouvez glisser et déposer des objets d'autresfenêtres.

Dernière version, version spécifique

Lorsque vous ajoutez une relation, M-Files vous invite à spécifier la version applicable. Vouspouvez faire en sorte que ce soit toujours la dernière version, ou bien une version sélectionnéespécifique qui soit membre de la collection.

Afficher les relations

Les objets ont souvent des relations avec d'autres objets. Par exemple, un document est souventlié à un projet ou un client. Les relations sont définies séparément pour chaque objet. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Relations on page 69.

Les objets liés à l'objet courant peuvent être visualisés à l'aide de la commande Afficher lesrelations. Cela vous permet de trouver rapidement les informations associées.

Les objets liés à l'objet courant par des relations peuvent être affichés par type d'objet. La commandeAfficher les relations permet de choisir le type des objets liés que vous souhaitez afficher. Lasélection du type d'objet affiche une liste de tous les objets du type choisi et qui sont en relationavec l'objet sélectionné. Par exemple, pour des objets du type Client, la commande Afficher lesrelations / Projets affiche tous les projets du client sélectionné.

La commande Afficher les relations est également accessible depuis le panneau de commandes.



Figure 57: La commande Afficher les relations est facilement accessible depuis le panneau de commandes.

M-Files® 671

M-Files® 6

Figure 58: Les documents en relation avec le client « ESTT Corporation » sélectionné dans l'image précédente ont été trouvés en utilisantla commande Afficher les Relations.

Les relations entre les types d'objet, c'est à dire les types d'objet inclus dans chaque type d'objet,sont définies depuis l'administrateur M-Files Serveur. Si un type d'objet n'a pas été défini commeun type d'objet affichable, la commande Afficher les relations ne l'affiche pas, même si les deuxobjets sélectionnés sont en relation. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à lasection Nouveau type d'objet on page 177.

Membres de la collection

La commande Membres de la collection ouvre une boîte de dialogue pour visualiser et modifierdes membres de la collection de documents. Pour davantage d'informations sur les collections dedocuments et leur modification, veuillez vous reporter à la section Nouvelle collection de documentson page 52.

Sous-objets

Les objets peuvent comporter des sous-objets. Par exemple, un objet client peut comporter uncontact comme sous-objet. L'administrateur de M-Files peut définir les types d'objets et les relationsentre eux via l'Administrateur M-Files Serveur.



Le raccourci Ctrl+J affiche les sous-objets de l'objet et vous permet de les modifier et de lessupprimer si nécessaire. Cette commande permet, par exemple, d'ajouter directement un nouveaucontact en trouvant le client souhaité dans le coffre et en utilisant la commande Sous-objets pourcréer un nouveau contact.

Commentaires

Vous pouvez joindre des commentaires libres aux objets dans le coffre. La commandeCommentaires, vous permet d'ajouter un texte libre pour décrire l'objet. Cette description est alorsenregistrée dans l'historique que vous pouvez consulter par la suite.

Veuillez également vous reporter à la section Publier avec commentaires on page 66.

Flux de travail

Chaque document a un cycle de vie pendant lequel il est traité et modifié. Durant ce cycle, différentscollaborateurs peuvent intervenir et prendre des décisions à certaines étapes. Il est important quechaque personne participant au flux de travail connaisse les étapes et les actions à accomplir.

La commande Flux de travail M-Files permet de gérer le cycle de vie des documents en fonctiondes processus réels. Le flux de travail est regroupé en étapes correspondant aux tâches à effectuerrelativement aux documents ou aux autres objets.

Exemple de flux de travail : traitement électronique des factures.

L'administrateur M-Files peut facilement définir des flux de travail pour répondre aux besoins del'entreprise. Pour davantage d'informations sur les flux de travail, veuillez vous reporter à la sectionFlux de travail on page 203.

Changer d'étape

Figure 59: Vous pouvez commenter la progression de la tâche lors du changement d'étape.

Le flux de travail et l'étape peuvent être modifiés à l'aide de la commande Changer d'étape. Si unflux de travail a été défini pour l'objet, vous pouvez également modifier son étape à l'aide des

M-Files® 673

M-Files® 6

commandes de nom d'étape dans le menu des raccourcis. Un symbole coche est affiché près del'étape en cours dans le flux de travail.

Flux de travail

Sélectionnez un flux de travail pour l'objet.

État

Sélectionnez la nouvelle étape de l'objet.

Commentaires

Vous pouvez ajouter des commentaires sur la progression de la tâche. Ces commentaires peuventêtre visualisés dans les propriétés d'objet ou à l'aide de la commande Commentaires.

Affectations

Les affectations transfèrent les informations et la responsabilité de la tâche à la bonne personne.La fonction Affectations peut par exemple être utilisée pour demander à un collègue d'examinerune proposition avant de l'envoyer au client.

Les affectations peuvent être incluses dans un flux de travail ou être indépendantes des flux detravail. Pour de plus amples informations sur les affectations automatiques incluses dans les fluxde travail, consultez Flux de travail on page 203.

Pour soumettre une nouvelle affectation, créez un nouvel objet Affectation. Comme les affectationssont des objets, vous pouvez définir la même affectation pour plusieurs objets. Vous pouvezégalement ajouter plusieurs objets différents à la même affectation. Par exemple, avec la mêmeaffectation, vous pouvez affecter plusieurs brouillons à un collègue pour qu'il les inspecte.

Comme les affectations sont des objets séparés, ils ont leur propre historique de versions et leursdroits, ainsi que tous les autres objets. C'est pourquoi le document et l'affectation qui y est liéepeuvent avoir des droits distincts. Ainsi, l'utilisateur doit avoir au minimum le droit de lecture dudocument pour marquer l'affectation comme terminée. L'utilisateur n'est pas obligé d'avoir le droitde modification pour le document. De plus, les utilisateurs ayant une licence en lecture seule pourM-Files peuvent marquer l'affectation comme terminée.

Dans un premier temps, vous pouvez créer une affectation et y ajouter des objets. Vous pouvezaussi sélectionner un objet, comme un document, puis lui ajouter une affectation en sélectionnantAffectations dans le menu Nouveau. Vous pouvez aussi créer une affectation sans y ajouter d'objet.Vous pouvez ensuite définir la tâche complète dans la description de l'affectation.



Figure 60: Vous pouvez définir des utilisateurs associés à l'affectation dans la fiche de métadonnées de l'affectation.Vous pouvez définird'autres métadonnées pour l'affectation de la même manière que pour les autres objets.

Affecté à

Sélectionnez les personnes auxquelles vous souhaitez affecter la tâche. Vous pouvez ajouterdavantage d'utilisateurs en cliquant sur le bouton plus (+). Vous pouvez également marquerl'affectation comme étant terminée en cochant la case à côté de la propriété Affectée à ou avec lacommande Marquer comme terminée.

Description de l'affectation

Ajoutez un commentaire libre décrivant la tâche à effectuer. La notification de l'affectation pare-mail affiche la description à la personne à laquelle est affectée la tâche.

Contrôlé par

Dans la zone Contrôlé par, vous pouvez définir les utilisateurs que vous souhaitez aviser à chaquefois qu'une tâche est modifiée ou marquée comme étant terminée. La personne créant l'affectationest automatiquement ajoutée à la liste des personnes assurant le contrôle des affectations. Vouspouvez modifier ou ajouter davantage de contrôles en cliquant sur le bouton plus (+).

Echéance

Eventuellement, vous pouvez sélectionner une échéance pour l'affectation. L'utilisateur reçoit unrappel automatique s'il n'a pas marqué l'affectation comme terminée quand la date d'échéance

M-Files® 675

M-Files® 6

approche. Le rappel est envoyé avec une règle de notification commune qui peut être suppriméepar l'administrateur le cas échéant. Pour davantage d'informations sur les vues, veuillez vousreporter à la section Nouvelle vue on page 54.

La date d'échéance est utile pour créer des vues. L'administrateur ou l'utilisateur peut créer unevue pour afficher les objets dont la date limite est proche.

Marquer comme terminée

La commande Marquer comme terminée signale que la tâche affectée est achevée. Les personnesdésignées comme assurant le contrôle de l'affectation reçoivent une notification d'achèvement dela tâche. Vous pouvez également marquer l'affectation comme étant terminée en cochant la caseà côté de la propriété Affectée à.

Numérisation et reconnaissance de texte (OCR)

Ajouter ou remplacer à partir du scanner

Des documents papier peuvent être numérisés et ajoutés à M-Files à l'aide de connexions externes(scanner de réseau) ou d'un scanner local. Pour davantage d'informations sur le scanner de réseau,veuillez vous reporter à la section Connexions aux sources externes / Fichiers on page 221.

Lorsque vous utilisez le scanner local, il doit être directement connecté à l'ordinateur qui serautilisé pour ajouter le fichier numérisé à M-Files. Les commandes de numérisation sont disponiblesdans le menu Opérations.

Remarque : les fonctions de numérisation fonctionnent dans Windows XP et les versions ultérieures.

Ajouter un document à partir du scanner

Vous pouvez ajouter davantage de documents à partir du scanner. M-Files crée alors un nouveaudocument à partir du fichier numérisé.

Ajouter un fichier à partir du scanner

Si vous souhaitez ajouter des fichiers à un document multi-fichier, sélectionnez Ajouter un fichierà partir du scanner. M-Files ajoute ensuite un nouveau fichier à partir du fichier numérisé audocument multi-fichier. Remarque : le document multi-fichier a un seul ensemble de métadonnées,c'est-à-dire que les fichiers appartenant au document multi-fichier n'ont pas de métadonnéesséparées.

Remplacer par un fichier du scanner

Vous pouvez remplacer un fichier individuel par un fichier du scanner. Cette commande peut êtreutilisée pour remplacer un fichier par un document mono-fichier ou multi-fichier.



Figure 61: Après la numérisation, M-Files demande si vous souhaitez terminer la tâche de numérisation, ajouter des pages supplémentaires

ou ajouter un autre document.

Remarque : limites d'intégration du scanner avec M-Files Client :

L'intégration du scanner avec M-Files Client est basée sur l'API d'acquisition d'images Windows(WIA). Ceci implique les limites suivantes lors de l'utilisation du scanner en local avec M-FilesClient :

• La connexion du scanner côté client est uniquement disponible sous Windows XP et les versionsultérieures.

• Seuls les scanners avec un pilote WIA sont pris en charge. Les appareils avec pilote TWAINuniquement ne sont pas visibles depuis M-Files Client.

• La version 1.0 de WIA est disponible sous Windows XP alors que la version 2.0 est disponiblesous Windows Vista et les versions ultérieures.

Les scanners non compatibles peuvent être connectés en utilisant des connexions aux sources defichiers externes sur M-Files Serveur.

Numérisation et reconnaissance de texte (OCR)

Si le module OCR M-Files a été activé, M-Files propose de convertir le fichier en PDF avecfonction de recherche par reconnaissance de texte lorsque la numérisation est terminée. Vouspouvez choisir la reconnaissance de texte ou l'ignorer. Vous pouvez aussi définir des paramètresavancés pour la reconnaissance de texte. M-Files propose aussi la reconnaissance de texte si vousglissez un fichier image vers M-Files avec votre souris et vous avez accès au module OCR M-Files.Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section PDF avec fonction de rechercheon page 220 .

Remarque : si la reconnaissance de texte est exécutée sur un fichier image qui n'a pas été enregistréet renvoyé à M-Files, le fichier est uniquement enregistré comme PDF. Sinon, le fichier imaged'origine se trouve dans l'historique des versions du document.

Remarque : Le module OCR M-Files est un produit optionnel et vendu en supplément à M-Files.Il peut être activé avec un code de licence.

M-Files® 677

M-Files® 6

Convertir en PDF avec fonction de recherche

Si vous avez accès au module OCR M-Files, vous pouvez convertir un fichier image en PDF avecoption de recherche. Dans ce cas, la reconnaissance de texte est exécutée sur le fichier afin depermettre une recherche plein texte. Après la conversion, vous pouvez par exemple trouver undocument de contrat en effectuant une recherche à l'aide des noms des parties contractantes outout autre texte inclus dans le contrat.

La reconnaissance de texte peut être exécutée sur les formats de fichier suivants : TIFF, JPEG,BMP, PNG et GIF. Remarque : Vous ne pouvez pas effectuer de reconnaissance de texte sur unfichier qui a déjà été enregistré au format PDF dans M-Files. Pour davantage d'informations,veuillez vous reporter à PDF avec fonction de recherche on page 220.

Remarque : si la reconnaissance de texte est exécutée sur un fichier image qui n'a pas été enregistréet stocké dans M-Files, le fichier est uniquement enregistré comme PDF.

Remarque : Le module OCR M-Files est un produit complémentaire M-Files disponible pour unsupplément. Il peut être activé avec un code de licence.

Archivage

Lorsque les documents ne sont plus activement requis dans le coffre, ils peuvent être archivés.L'administrateur système peut, par exemple, archiver tous les documents des utilisateurs marquéspour l'archivage dans un fichier d'archive distinct, à partir duquel ils peuvent être restaurés pourune utilisation active.

Préparer pour Archivage

Vous pouvez spécifier quels documents doivent être marqués pour être archivés par la suite grâceà la commande Préparer pour Archivage. L'archivage, qui est effectué depuis l'AdministrateurM-Files Serveur, déplace les documents marqués depuis le coffre vers un fichier d'archivage. Pourdavantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Opérations / Archiver les documentson page 154.

Supprimer la préparation pour archivage

Vous pouvez supprimer le marquage d'un document pour archivage en utilisant la commandeSupprimer la préparation pour archivage. Veuillez également vous reporter à la section Préparerpour Archivage on page 78.

Annuler la suppression

Cette commande peut être utilisée pour restaurer les objets supprimés. D'abord, retrouvez l'objetsupprimé, soit à partir de la vue affichant les objets supprimés, soit à partir de la recherche avancée,puis sélectionnez Annuler la suppression.



Vous pouvez voir les objets supprimés uniquement si vous avez le contrôle total du coffre, le droitde voir tous les objets ou l'autorisation de voir les objets supprimés.

Figure 62: Sélectionnez la commande Annuler la suppression depuis le menu des raccourcis de l'objet que vous souhaitez récupérer.

Convertir en document mono-fichier

Vous pouvez convertir un document multi-fichier en document mono-fichier standard s'il contientun document. Verrouillez d'abord le document multi-fichier que vous souhaitez convertir puissélectionnez Convertir en document mono-fichier.

M-Files® 679

M-Files® 6

Convertir en document multi-fichier

Vous pouvez convertir un document mono-fichier en document multi-fichier avec la commandeConvertir en document multi-fichier. Verrouillez d'abord le document à convertir puissélectionnez Convertir en document multi-fichier.

Figure 63: Structure d'un document multi-fichier.



Remplacer avec le fichier

Figure 64: La commande Remplacer avec le fichier.

Vous pouvez utiliser la commande Remplacer avec le fichier pour sélectionner un autre documentou fichier dont le contenu (données du fichier) doit remplacer le contenu sélectionné précédemment.La première version du document remplacé sera toutefois conservée, car M-Files a créé unenouvelle version du document lorsque celui-ci a été verrouillé. Les métadonnées restent inchangéeset la commande affecte seulement le contenu du fichier. Vous pouvez consulter les versions avecla commande Historique ; pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la sectionHistorique on page 67.

M-Files® 681

M-Files® 6

Créer un raccourci ou envoyer une copie

Parfois, il est important qu'un document puisse être accessible depuis d'autres environnements ouapplications. Les utilisateurs de M-Files peuvent accéder à des mêmes coffres dont le nom deconnexion est différent d'un poste client à l'autre, ou d'un utilisateur à l'autre. Les utilisateurspeuvent également avoir des vues différentes. M-Files propose une fonction permettant de créerun raccourci vers un document. Le raccourci est indépendant des facteurs mentionnés ci-dessus.Ces liens peuvent, par exemple, être utilisés dans les e-mails dans lesquels vous indiquez laréférence aux documents de l'entreprise.

Sélectionnez la commande Créer ou Obtenir un raccourci dans le menu des raccourcis dudocument.



Figure 65: Commande Créer ou Obtenir un raccourci

M-Files® 683

M-Files® 6

Figure 66: Dans la fenêtre Créer ou Obtenir un raccourci, vous pouvez spécifier le type du nouveau raccourci.

Créer ou envoyer un raccourci

Utilisez les commandes Créer un lien Windows et Créer un raccourci M-Files pour créer parexemple de nouveaux liens sur le bureau Windows.

La commande Envoyer le raccourci M-Files par e-mail crée et ouvre automatiquement un nouvele-mail avec un raccourci inclus dans le message. Le menu rapide comprend également l'élémentEnvoyer. La commande Envoyer le lien par e-mail crée également un nouveau message électroniqueavec des raccourcis de la même manière.

Avec la commande Copier l'URL M-Files dans le presse-papier, vous pouvez voir le chemin versle document sélectionné. Chaque document a son propre chemin de lien. En utilisant cette option,vous pouvez vous assurer que le lien reste utilisable même si le document est renommé. Cettefonction est disponible pour les e-mails au format HTML.

Vous pouvez également ouvrir le document directement dans M-Files en saisissant le chemin dansla commande Exécuter de Windows.

Avec les paramètres avancés, vous pouvez spécifier si vous souhaitez que le lien renvoie toujoursà la dernière version du document (Dernière version) ou à la version sélectionnée (Cette version).

Envoyer une copie

Vous pouvez ajouter ou tirer des documents de M-Files vers l'e-mail de la même manière que toutautre document. Vous pouvez également utiliser la commande Envoyer une copie par e-mail.Avec cette commande, M-Files crée un nouveau message électronique avec une copie du fichieren question en pièce jointe.

Liens Web

Il est également possible d'utiliser des liens Internet pour partager des documents contenus dansM-Files. M-Files peut être utilisé comme système de gestion de contenu afin de partager desdocuments avec les parties intéressées. Pour davantage d'informations sur l'accès au Web, veuillezvous reporter à la section Configurer M-Files Web Access on page 135.



Enregistrer sous ou Envoyer un PDF

Enregistrer au format PDF

Vous pouvez enregistrer un fichier directement au format PDF avec les commandes M-Files. Cecivous permet d'enregistrer le fichier dans M-Files avec la commande Enregistrer au format PDFsans devoir ouvrir le fichier. La commande Envoyer se trouve dans le menu contextuel.

Si vous enregistrez un document mono-fichier comme fichier PDF, M-Files crée un nouveaudocument au format PDF avec une fiche de métadonnées. Si vous sauvegardez un fichier dans undocument multi-fichier au format PDF, M-Files propose d'enregistrer le fichier dans le mêmedocument multi-fichier par défaut.

Envoyer comme PDF par e-mail

Vous pouvez envoyer le fichier par e-mail directement au format PDF, auquel cas le fichier seraconverti au format PDF avant d'être envoyé. Quand le fichier PDF est prêt, M-Files crée un nouveaumessage électronique avec le fichier PDF joint.

Remarque : PDFCreator doit être installé sur l'ordinateur pour pouvoir utiliser ces fonctions.PDFCreator est disponible gratuitement, par exemple à l'adressehttp://www.pdfforge.org/products/pdfcreator.

M-Files® 685

M-Files® 6

Figure 67: La commande Envoyer se trouve dans le menu contextuel des raccourcis.

Mettre le coffre hors-ligne

Vous pouvez également utiliser M-Files sans connexion au réseau. Vous pouvez commencer àutiliser M-Files sans connexion au réseau en utilisant la commande Mettre le coffre hors-ligne.Vous aurez alors accès à la vue Documents disponibles hors ligne, laquelle contient tous lesdocuments qui ont été auparavant préparés pour disponibilité hors ligne. En d'autres termes, lesdocuments et objets dans cette vue sont accessibles même lorsque la connexion au serveur M-Filesest indisponible. La commande Mettre le coffre hors-ligne prépare M-Files pour qu'il puisseégalement être utilisé hors-ligne. Les mêmes procédures de préparation sont effectuées au coursde la déconnexion normale et lorsque Windows est arrêté.



Exemple d'utilisation du mode hors-ligne : un représentant commercial quitte le bureau pour uneprésentation à un client. Il souhaite disposer de sa présentation PowerPoint lorsqu'il sera déconnectédu réseau. Il n'aura pas accès au réseau d'entreprise sur le site du client, mais M-Files offre l'accèsau document PowerPoint à travers la vue Hors-ligne.

Vous pouvez rendre les documents souhaités et les autres objets disponibles hors-ligne à l'aide dela commande Préparer pour disponibilité hors-ligne. Pour davantage d'informations, veuillezvous reporter à la section Préparer pour disponibilité hors-ligne on page 66. Les membres decollection, objets de relation et sous-objets sont aussi automatiquement disponibles hors-ligne s'ilssont associés à des objets marqués disponibles hors-ligne.

Lorsque vous êtes hors-ligne, vous pouvez créer de nouveaux objets et modifier les objetsdisponibles hors-ligne.

Mettre le coffre en ligne

Vous pouvez vous reconnecter à l'aide de la commande Mettre le coffre en ligne. En mode enligne, M-Files rétablit toutes les autres vues et vous pouvez continuer à naviguer dans le coffre demanière habituelle. Vous pouvez aussi, par exemple, publier les documents affichés dans la vueHors-ligne et enregistrer ainsi les modifications sur le serveur.

Lorsque vous mettez le coffre en ligne, M-Files vérifie si les modifications effectuées hors-lignepeuvent être publiées directement sur le serveur. Par exemple, quelqu'un peut avoir modifié undocument sur le serveur tandis que vous-même l'avez modifié en étant en mode hors-ligne. Si ladernière version publiée sur le serveur correspond à la version que vous avez modifiée en étanthors-ligne, M-Files accepte l'enregistrement de vos modifications. Dans ce cas, aucune modificationn'a été effectuée à l'objet en question pendant la modification hors-ligne. Néanmoins, si le serveurcontient de nouvelles versions créées hors-ligne, M-Files notifie l'utilisateur qui peut ensuite choisirl'une des procédures suivantes :

• Enregistrer la version modifiée hors-ligne en tant que nouveau document (le document sur leserveur reste intact).

• Rejeter les modifications effectuées (accepter la nouvelle version sur le serveur et rejeter lesmodifications effectuées hors-ligne).

• Annuler le basculement en mode en ligne.

Si vous verrouillez un document en étant en mode en ligne, sa modification ultérieure en modehors-ligne ne devrait normalement pas engendrer ce type de conflit. L'utilisateur peut modifier ledocument hors-ligne et les autres utilisateurs peuvent voir que le document est verrouillé parl'utilisateur en question. Une fois que le document est de nouveau en ligne, vous pouvez le publier.

Se déconnecter

Vous pouvez vous déconnecter du coffre avec la commande Se déconnecter.

M-Files® 687

M-Files® 6

Menu Configuration

Cette section décrit brièvement les fonctions proposées dans le menu Configuration.

Administrateur M-Files Serveur

Il vous permet de lancer l'application Administrateur M-Files Serveur. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Administrateur M-Files Serveur on page 125.

Configurer les notifications

Vous pouvez configurer M-Files pour qu'il vous informe par e-mail des modifications apportéesaux objets et autres événements. Ceci est utile, par exemple, si vous souhaitez conserver la tracedes modifications faites à certains documents. Pour pouvoir exploiter cette possibilité, l'observateurd'événements et la notification doivent être activés sur le serveur M-Files. Pour davantaged'informations sur la configuration du serveur, veuillez vous reporter à la section Notifications onpage 133.

Vous pouvez spécifier des règles de notification générales et des règles de notification spécifiquesaux objets. Vous pouvez configurer les notifications spécifiques aux objets sélectionnés via l'OngletNotifications on page 90 de la fenêtre Propriétés. Les notifications spécifiques aux objets nes'appliquent qu'aux objets sélectionnés, tandis que les règles de notification générales s'appliquentà tous les objets qui correspondent aux critères du filtre.

Figure 68: Vous pouvez configurer M-Files pour qu'il vous informe par e-mail des modifications apportées aux objets.



Règles de notification

Figure 69: Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle règle de notification.

Donnez un nom à la règle puis définissez un filtre. Le filtre détermine le groupe d'objets auxquelsles règles de notification s'appliquent. Pour davantage d'informations sur les filtres, veuillez vousreporter à la section Définir le filtre on page 55. Sélectionnez les événements dont vous voulezêtre notifié par e-mail.

Délivrance du message / Notifications désactivées

Sélectionnez cette option pour désactiver les messages de notification.

Délivrance du message / Un message pour chaque événement

Sélectionnez cette option si vous souhaitez recevoir un message individuel pour chaque événementrépondant à cette règle.

M-Files® 689

M-Files® 6

Délivrance du message / Un message résumé par jour

Sélectionnez cette option si vous souhaitez être informé des événements par un message récapitulatifune fois par jour seulement. L'heure à laquelle le message est envoyé est définie par l'administrateurvia l'outil Administrateur M-Files Serveur. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporterà la section Notifications on page 133.

Règle privée. S'applique uniquement à l'utilisateur actuel.

Si vous voulez que les notifications ne soient envoyées qu'à vous, sélectionnez Règle privée denotification.

Règle commune. S'applique uniquement aux destinataires spécifiés.

Si vous voulez que les notifications soient envoyées à des destinataires particuliers, sélectionnezRègle commune. L'Administrateur M-Files Serveur est utilisé pour spécifier les autorisations pourla création d'une règle commune. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la sectionNouvel utilisateur on page 16.

Destinataires

Spécifiez les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui reçoivent des notifications selon cette règle.

Exclure les notifications d'événements déclenchées par l'utilisateur actuel

Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas être informé des événements provoqués parvous-même, par exemple les modifications que vous apportez vous-même aux objets.

Onglet Notifications

Les notifications spécifiques aux objets peuvent être configurées depuis l'onglet Notifications dela fenêtre des propriétés de l'objet. Dans la liste, sélectionnez les événements dont vous souhaitezêtre informé et qui concernent les objets sélectionnés.



Figure 70: Vous pouvez configurer les notifications spécifiques aux objets sélectionnés via l'onglet Notifications de la fenêtre Propriétés

Rafraîchir les objets externes

M-Files peut aussi se connecter à des bases de données externes. Ainsi, il est possible de configurerune connexion bidirectionnelle entre M-Files et, par exemple, une base de données Clients. Il estpossible d'accéder aux données client via M-Files ainsi que par l'intermédiaire de l'interfaceutilisateur du système client. Vous pouvez rafraîchir les données automatiquement dans les deuxsens.

A l'aide de la commande Rafraîchir les objets externes, vous pouvez faire en sorte que M-Filescontienne les informations actuelles relatives aux objets externes.

Supprimer le cache local

Vous pouvez supprimer tous les fichiers temporaires d'un coffre avec la commande Supprimerle cache local. Toutes les données dans le cache local sont supprimées. Le cache est utilisé pourstocker les données telles que des listes de documents et des valeurs de propriétés. Veuillez vousreporter également à la section Convertir en document on page 63 et au tableau Terminologiecourante de M-Files on page 29. Achevez cette opération en cliquant sur Terminer.

M-Files® 691

M-Files® 6

Figure 71: La fenêtre Supprimer le cache local affiche les fichiers temporaires.

Utilisateurs suppléants

Vous pouvez par exemple définir des utilisateurs suppléants pour vos périodes de vacances. Lesutilisateurs suppléants que vous spécifiez ont le droit d'effectuer les tâches qui vous sont affectéesau cours de cette période.

Comme les autorisations d'affectation et de document peuvent être différentes, l'affectation peutégalement être effectuée par un utilisateur qui n'a qu'une autorisation de lecture pour le document.Pour davantage d'informations sur les affectations, veuillez vous reporter à la section Affectationson page 74.

Si l'affectation est créée après la définition de l'utilisateur suppléant, ce dernier reçoit égalementla notification d'affectation. Si l'utilisateur suppléant est spécifié après la création de l'affectation,il ne recevra pas de notification séparée de l'affectation. Avec le raccourci Affecté à moi dans lepanneau de commande, l'utilisateur suppléant peut afficher toutes les affectations non exécutées.

Figure 72: Vous pouvez spécifier des utilisateurs suppléants avec la commande Utilisateurs suppléants dans le menu Configuration.



Changer la langue

Vous pouvez changer à la fois la langue du logiciel et la langue du coffre. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à Sélectionner la langue du logiciel et du coffre on page 162.

Fonctions de recherche

M-Files permet d'effectuer des recherches rapides et des recherches avancées.

Fonction générale

Grâce aux éléments de menu dans la barre de recherche, vous pouvez choisir de chercher dans lespropriétés de document et d'objet (métadonnées), le contenu des fichiers ou les deux.

Vous pouvez rendre le résultat plus précis en cochant la case Rechercher dans ce dossier. Dansce cas, le dossier est analysé sur la base des critères de la recherche précédente. Ainsi, la recherchecouvre aussi, par exemple, les objets trouvés dans la recherche rapide précédente.

Les dernières recherches sont enregistrées dans la vue Dernières recherches. Celle-ci vous permetde retourner facilement aux résultats de la recherche précédente ultérieurement dans la journée.

Dans le coin supérieur droit se trouve un bouton permettant de supprimer tous les critères derecherche.

Figure 73: Le résultat de la recherche s'affiche dans son propre dossier de vue. M-Files classe les résultats en comptant le nombre

d'occurrences des mots recherchés dans chaque document. Le document ayant le plus grand nombre d'occurrences s'affiche en premier.

M-Files® 693

M-Files® 6

Regrouper par et Ajouter un niveau de regroupement

Les résultats de recherche peuvent être regroupés par la lettre initiale ou en spécifiant un autrecritère de regroupement. Utilisez la commande Regrouper par pour classer les résultats de recherchedans des dossiers virtuels des valeurs d'une propriété. En pratique, ceci signifie qu'un niveau deregroupement est défini pour la vue des Résultats de recherche. Pour afficher la commandeRegrouper par ou Ajouter un niveau de regroupement, cliquez sur Vue ou cliquez avec le boutondroit de la souris sur l'objet.

La recherche peut également être élargie en utilisant la commande Regrouper par pour créer unevue Résultat de recherche en fonction des relations. Ceci permet de récupérer plus d'objets que lapremière recherche.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Niveaux de regroupement onpage 58.

Recherche rapide

La Recherche rapide est un moyen utile de rechercher des documents et objets dans le coffre. LaRecherche rapide recherche les objets qui contiennent le mot-clé dans leur contenu ou parmi leursmétadonnées.

Dans le champ de recherche, saisissez des mots-clés en rapport avec les objets recherchés, parexemple le titre, le compte de connexion d'une personne qui l'a modifié ou un client en rapportavec cet objet, puis cliquez sur le bouton Recherche. Il n'est pas obligatoire que le mot-clé soitentier. Vous pouvez tronquer le mot-clé en utilisant un astérisque (exemple : prop*). Par exemple,quand vous recherchez des données dans le Coffre Démo à partir de la chaîne spécifique*, voustrouverez un document nommé Spécifications techniques car ce nom contient la chaîne recherchée.

Pour rechercher une forme de mot particulière, décochez l'option Prendre en compte différentesformes de mots infléchies dans la Recherche rapide on page 97 dans les options de rechercheavancée. Cette option est sélectionnée par défaut. Lorsque vous faites cela pour rechercher, parexemple, le mot 'industrie', les résultats de la recherche comprennent uniquement les objets avecle mot exact, et non industries, industriel, etc.

Les mots-clés et les expressions recherchés sont sauvegardés dans un menu déroulant, ce quifacilite les opérations de recherche suivantes.

Figure 74: Avec la recherche rapide, il suffit de saisir des mots-clés.



Recherche avancée

Avec la recherche avancée, vous pouvez spécifier des critères de recherche plus précis pour ledocument ou l'objet que vous recherchez. Plus vous utilisez de critères de recherche dans larecherche avancée, plus vous avez de chances de trouver l'objet exact que vous voulez. Vouspouvez ainsi éviter d'obtenir trop de résultats.

Recherche rapide avancée

Les recherches rapides peuvent être ciblées par type de recherche.

Types de recherche rapide avancée

Recherche les objets contenant tous les mots spécifiés.Tous les mots

Recherche les objets contenant au moins un des mots

spécifiés.

Au moins un mot

La recherche avancée vous permet d'utiliser des critères de

recherche plus évolués, ainsi que des opérateurs différents.

Booléen

Vous pouvez utiliser différentes expressions pour rechercher des documents et objets répondantà des critères précis. Le tableau ci-dessous présente quelques unes des nombreuses possibilités derecherche qu'offre M-Files.

Opérateurs

Placez un signe plus (+) devant le mot pour vous assurer

que tous les documents et autres objets trouvés contiennent

+ - (sauf booléenne)

le mot. Placez un signe moins (-) pour vous assurer qu'aucun

des documents et autres objets recherchés ne contient le

mot.

Exemple de recherche : +technique–construction

Encadrez les mots entre guillemets pour rechercher

l'expression exacte, par exemple une phrase ou un extrait

de phrase.

"phrase"

Exemple de recherche : "spécificationfonctionnelle"

L'opérateur ET combine deux critères de recherche. Les

documents recherchés contiennent les deux critères.

ET (recherche booléenne uniquement)

M-Files® 695

M-Files® 6

Exemple de recherche : fonctionnelle ETspécification

L'opérateur OU recherche tous les documents qui

contiennent au moins l'un des deux critères de recherche

saisis.

OU (recherche booléenne uniquement)

Exemple de recherche : agenda OU minutes

Les parenthèses sont utilisées pour regrouper les critères de

recherche.

( ) (recherche booléenne uniquement)

Exemple de recherche : (agenda OU minutes)ET marché*

Cet exemple recherche tous les objets qui contiennent le

mot "agenda" ou bien "minutes", et qui contiennent aussi

le mot ou les mots commençant par "marché".

Recherche avancée

Dans la recherche avancée, vous pouvez par exemple sélectionner une définition de projet dansla liste des propriétés. Chaque objet possède des valeurs de propriété qui lui sont attribuées dansla fiche du document. Ces valeurs de propriété peuvent être utilisées pour rechercher des documentsde manière précise. Une propriété de document peut être, par exemple, Projet et la valeur de ceprojet peut être "Expansion de l'hôpital (Genève)". Si vous effectuez une recherche avancée avecces valeurs, la recherche renvoie tous les documents pour lesquels "Expansion de l'hôpital (Genève)"a été défini comme valeur de la propriété Projet. Vous pouvez également restreindre la rechercheà un type d'objet spécifique, tel que clients ou contacts.

Figure 75: Commandes de la recherche avancée.

Si nécessaire, vous pouvez définir davantage de conditions avec la recherche avancée.



Conditions supplémentaires

Prendre en compte toutes les versions

Si vous cochez Prendre en compte toutes les versions, la recherche est effectuée sur toutes lesversions de chaque document et objet. Si cette option n'est pas cochée, la recherche est effectuéeuniquement sur les dernières versions. Il existe une fonction semblable pour les vues ; veuillezvous reporter à la section Prendre en compte toutes les versions on page 56.

Prendre en compte différentes formes de mots infléchies dans la Recherche rapide

Pour rechercher une forme de mot particulière, décochez l'option Prendre en compte différentesformes de mots infléchies dans la Recherche rapide dans les options de recherche avancée. Lorsquevous faites cela pour rechercher par exemple industrie, les résultats de la recherche comprennentuniquement les objets avec le mot exact, et non industries, industriel, etc.

Afficher la dernière version

Si vous cochez Prendre en compte toutes les versions, la recherche est effectuée sur toutes lesversions de chaque objet. Si l'option Afficher la dernière version est cochée, M-Files affiche laversion la plus récente des objets trouvés, et non pas l'ancienne version satisfaisant aux critèresde recherche.

Définition du filtreÉtat

Les critères de recherche associés à l'état de l'objet sont spécifiés dans cet onglet.

Type d'objet

Définissez le type d'objet des objets recherchés. Si le type d'objet n'est pas spécifié, la rechercheest effectuée sur tous les objets.

Identifiant de l'objet

Chaque objet a un identifiant unique que M-Files Serveur attribue automatiquement à chaquenouvel objet de manière incrémentale. Avec ce critère de recherche, vous pouvez trouver les objetsde manière efficace en fonction de leur identifiant. Vous pouvez préciser la recherche sur identifianten utilisant des opérateurs. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la sectionPropriétés on page 99.

Verrouillé

Si vous spécifiez comme critère de recherche que le document a été verrouillé et sélectionnez Ouidans le menu déroulant, la recherche affiche tous les documents qui ont été verrouillés. Ce critère

M-Files® 697

M-Files® 6

de recherche est utile, par exemple, si vous voulez voir tous les documents du coffre qui ont étéverrouillés par les utilisateurs.

Verrouillé par

Vous pouvez également rechercher les documents qui ont été verrouilléspar certains utilisateursdu coffre. Par exemple, si vous voulez trouver tous les documents du Coffre Démo qui ont étéverrouillés par l'utilisateur AndyN, choisissez = comme opérateur et sélectionnez AndyN dans laliste des utilisateurs. Vous pouvez aussi sélectionner l'opérateur !=, auquel cas vous verrez tousles documents qui ont été verrouillés par des utilisateurs autres que AndyN. Verrouillés par moiaffiche tous les documents qui ont été verrouillés par l'utilisateur connecté au coffre.

Verrouillé entre

Lorsque vous verrouillez un document (commande Verrouiller), il reste verrouillé jusqu'à ce quevous le publiiez (commande Publier). Vous pouvez donc aussi rechercher les documents qui ontété verrouillés plus tôt et qui n'ont pas encore été publiés. Par exemple, si vous voulez trouver tousles documents qui ont été verrouillés entre le 16 et le 17 février 2008, sélectionnez 16.02.2008comme date de début et 17.02.2008 comme date de fin.

Supprimé

Si vous spécifiez comme critère de recherche que le document a été supprimé, vous verrez tousles documents supprimés. Comme indiqué précédemment dans ce manuel, M-Files conserve mêmeles documents supprimés. Pour effectuer cette recherche, vous devez disposer de l'autorisation devoir les documents supprimés.



Propriétés

Figure 76: L'onglet Propriétés s'est ouvert pour définir les propriétés.

Propriété, opérateur, valeur, options

Chaque objet possède des valeurs de propriété qui lui sont attribuées dans la fiche du document.Ces valeurs de propriété peuvent être utilisées pour rechercher des documents de manière précise.Une propriété de document peut être, par exemple, Projet et la valeur de ce projet peut être"Expansion de l'hôpital (Genève)". Si vous effectuez une recherche avancée avec ces valeurs, larecherche renvoie tous les documents pour lesquels "Expansion de l'hôpital (Genève)" a été définicomme valeur de la propriété Projet.

Une propriété peut être une propriété d'objet ou un élément d'une sélection de liste.Les sélectionsd'élément de la liste affectent toutes les propriétés ayant été définies avec la liste de valeurssélectionnée. Par exemple, si vous avez installé la version d'évaluation de M-Files, les propriétésAcheteur et Fournisseur dans le coffre démo sont toutes les deux basées sur la liste de valeursClients. Si vous sélectionnez élément de la liste 'Clients' comme critère de recherche, la recherchetrouvera tous les documents dont la propriété Acheteur ou Fournisseur correspond à la valeurrecherchée. Par contre, si le critère de recherche est, par exemple, la propriété Acheteur uniquement,la recherche ne trouvera que les documents dont la propriété Acheteur correspond à la valeurrecherchée.

Dans le champ Opérateur, vous pouvez spécifier un autre critère que égal. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter au tableau ci-dessous.

Opérateurs de l'onglet Propriétés.

M-Files® 699

M-Files® 6

Égal à=

Non égal à (différent de)!=

Supérieur à>

Cet opérateur est utile lorsque la valeur à rechercher contient

des nombres. Vous pouvez facilement trouver toutes les

valeurs supérieures au nombre que vous avez spécifié. Par

exemple, si le coffre contient la propriété Quantité de type

nombre, le critère de recherche > 10 renvoie les documents

dont la valeur de Quantité est supérieure à 10.

Supérieur ou égal à>=

Inférieur à<

Inférieur ou égal à<=

Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs de propriété

pour la recherche, par exemple certains projets particuliers.

Parmi

Dans ce cas, la recherche renvoie les documents dont la

propriété Projet correspond à l'une des valeurs sélectionnées

avec l'opérateur Parmi. Par exemple, la propriété Projet du

document Dessin de fenêtre E12.dwg est "Expansion de

l'hôpital (Genève)".

Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.Pas parmi

Lorsque vous voulez rechercher des documents à l'aide d'une

chaîne de caractères, par exemple un mot, vous pouvez

Contient

utiliser l'opérateur Contient. Par exemple, si vous voulez

trouver tous les documents du Coffre Démo dont la propriété

Projet contient les lettres pan, le résultat de la recherche

inclut le document Dessin de fenêtre E12.dwg, dont la

propriété Projet est "Expansion de l'hôpital (Genève)". Le

mot Expansion contient les lettres pan qui ont servi de critère

de recherche.

Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.Ne contient pas

L'option Commence par fonctionne de manière similaire à

l'option Contient. Cependant, les mots doivent commencer

par la valeur spécifiée.

Commence par

Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.Ne commence pas par



Vous pouvez utiliser l'opérateur Correspond aux caractères

génériques avec les caractères ? et *. Le caractère ? peut

Correspond aux caractères génériques

remplacer n'importe quel caractère, et le caractère * peut

remplacer n'importe quelle suite de caractères. Par exemple,

si vous souhaitez retrouver les documents dont la valeur de

la propriété Champ de conception commence par 8

caractères quelconques suivis de la chaîne conception puis

d'un nombre quelconque de caractères, spécifiez

????????conception* comme critère de

recherche. La valeur de propriété Champ de conception des

documents renvoyés par cette recherche peuvent être, par

exemple, Travaux de conception ou Dessin de conception.

Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.Ne correspond pas aux caractères génériques

Dans certains cas, les propriétés d'un document n'ont pas

de valeur. C'est le cas lorsqu'aucune valeur n'est saisie pour

Est vide

la propriété lorsqu'on renseigne la fiche du document, par

exemple lorsqu'aucune valeur n'a été saisie pour la propriété

Projet. L'opérateur est vide utilise la valeur manquante dans

la recherche. Par exemple, vous pouvez facilement trouver

tous les documents dont la propriété Projet n'a pas de valeur.

Cet opérateur de recherche est l'inverse du précédent.N'est pas vide

Figure 77: Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs en cliquant avec la souris tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

M-Files® 6101

M-Files® 6

Figure 78: L'opérateur Correspond aux caractères génériques peut être utilisé dans de nombreux cas.

Lorsque vous effectuez une recherche sur Projets avec l'opérateur Correspond aux caractèresgénériques (???eau*), l'un des documents trouvés dans Coffre Démo est le documentSpécifications fonctionnelles.doc, dont la propriété Projet a pour valeur Nouveau site de Ocqueteauà Vannes. Le mot nouveau commence par quatre caractères, suivis de la chaîne eau puis d'uneautre suite de caractères.

Si une définition de propriété basée sur une liste de valeurs hiérarchique est sélectionnée commecritère de recherche, vous pouvez également choisir d'inclure des valeurs supérieures et inférieuresdans la hiérarchie de la recherche.

Si votre critère de recherche est une propriété basée sur la date, vous pouvez effectuer une rechercheplus spécifique grâce à la colonne Options. Par exemple, pour retrouver tous les documents créésrécemment, basez votre recherche sur le critère Créé le < 7 et sélectionnez l'optionJoursDepuis(). La recherche trouvera tous les documents créés depuis 7 jours.

Fichiers

Comme décrit auparavant dans ce guide, un document M-Files consiste en des métadonnéesassociées à aucun ou plusieurs fichiers. Dans l'outil de recherche avancée, cet onglet est utilisépour spécifier des critères de recherche concernant seulement les fichiers de document, c'est-à-dire,sans les métadonnées qui ont été spécifiées dans les onglets Propriétés et Etat.



Figure 79: L'onglet Fichiers vous permet de spécifier des critères de recherche liés aux fichiers.

Nom du fichier

Si vous connaissez le nom du fichier ou une partie du nom, Nom du fichier est un critère derecherche efficace. Si vous connaissez le nom exact, sélectionnez l'opérateur égal et entrez le nomdu fichier dans le champ suivant. Si vous ne connaissez pas le nom exact du fichier, vous pouvezutiliser d'autres opérateurs que le signe égal ; veuillez vous reporter à la section Propriétés onpage 99.

Taille du fichier (Ko)

Si vous souhaitez rechercher des fichiers d'une certaine taille, vous pouvez spécifier la tailleminimum et maximum des fichiers ici.

Fichier créé le, Fichier modifié le

La recherche peut aussi être effectuée suivant des critères de date, par exemple la date de créationou de modification des fichiers. L'utilisation de dates comme critères de recherche fonctionne dela même manière dans tous les types de recherche. Pour davantage d'informations à propos del'utilisation de date comme critère de recherche, veuillez vous reporter à la section État on page97.

Lié à une source externe

Vous pouvez également effectuer une recherche sur des fichiers liés à une source externe. Vouspouvez choisir d'effectuer la recherche sur les fichiers liés à une source externe spécifique, ou biensur tous les fichiers liés à des sources externes à M-Files. Pour davantage d'informations sur les

M-Files® 6103

M-Files® 6

fichiers liés, veuillez vous reporter à la section Connexions aux sources externes / Fichiers onpage 213.

Autorisations

Figure 80: Vous pouvez également rechercher des objets par autorisation spécifique.

Chaque objet possède des paramètres d'autorisation qui lui sont attribués dans l'onglet Autorisationsde la fiche du document. Il est également possible de rechercher des objets en fonction de leursparamètres d'autorisation. Vous pouvez, par exemple, créer une recherche de tous les objets visiblesuniquement par la direction de l'entreprise. Ainsi, vous pouvez également modifier les autorisationsdes objets spécifiques.

Exporter les conditions

La commande Exporter les conditions permet de sauvegarder les critères de recherche et de lesréutiliser ensuite, par exemple dans l'interface XML de M-Files. Cette fonction de recherche estdisponible dans le menu Fichier.

Pour davantage d'informations sur les possibilités de programmation de M-Files via l'interfaceXML, veuillez vous reporter à la section Interface XML de Web Access.

Configuration de M-Files Client

Configuration de M-Files Client est utilisé pour établir une connexion depuis le poste client versle coffre sur le serveur. Ceci permet au poste client d'utiliser le coffre M-Files. Ce composant sertaussi à configurer les autres paramètres M-Files du poste client.




Figure 81: Cet onglet affiche les connexions réseau du client aux coffres. Un client est généralement connecté à un seul coffre, mais ilpeut y avoir plusieurs connexions.

Ajouter

Figure 82: Lorsque vous souhaitez établir une connexion réseau au coffre, vous devez d'abord déterminer quelques paramètres deconnexion.

M-Files® 6105

M-Files® 6

Ce sujet a déjà été abordé en amont dans ce guide. Pour davantage d'informations concernant lesconnexions aux coffres, veuillez vous reporter à la section Connexions aux coffres on page 18.

Supprimer

Si vous voulez supprimer une connexion, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer.

Editer

En cliquant sur le bouton Editer, vous pouvez modifier les propriétés de connexion du coffre. Cebouton ouvre la même fenêtre Propriétés de connexion du coffre que le bouton Ajouter. Aprèsavoir effectué les modifications, il est prudent de vérifier si la connexion au coffre fonctionnetoujours. Le bouton Tester la connexion au coffre permet d'effectuer facilement cette vérification.

Configuration

Depuis cet onglet, vous pouvez configurer les paramètres de M-Files Client.

Figure 83: Dans l'onglet Paramètres, vous pouvez définir et exporter différents paramètres.



Paramètres spécifiques aux utilisateurs

Figure 84: Ces paramètres sont spécifiques aux utilisateurs Windows par poste de travail.

Boîtes de dialogue et invites

Vous pouvez définir les commentaires à demander à l'utilisateur à chaque publication. Si l'optionPublier immédiatement a été sélectionnée pour la fermeture du fichier, aucun commentaire n'estrequis.

Par défaut, un avertissement est toujours affiché lorsque l'utilisateur se déconnecte s'il a des objetsverrouillés. Les boîtes de dialogue se ferment également après un certain délai défini par défaut.Vous pouvez modifier ces paramètres par défaut.

Comportement d'ouverture du fichier en fonction de l'extension

Pour chaque type d'extension de fichier, vous pouvez définir si le format de fichier spécifique esttoujours ouvert en mode Verrouillé ou Ouvert en lecture seule. Vous pouvez également faire ensorte, pour chaque type d'extension, que le logiciel demande dans quel mode le fichier doit êtreouvert.

M-Files® 6107

M-Files® 6

Figure 85: Comportement d'ouverture du fichier en fonction de l'extension

Comportement de fermeture du fichier

Vous pouvez définir les actions effectuées sur le fichier lorsque vous le fermez. Le comportements'applique à tous les formats de fichiers. Par défaut, l'utilisateur doit choisir ce qu'il souhaite fairedu fichier à sa fermeture. Si l'utilisateur ne modifie pas la procédure par défaut (Ne pas publier),la boîte de dialogue se ferme automatiquement après un temps défini et le document reste verrouillé.

Lecteur spécifique de l'ordinateur et paramètres de cache

Figure 86: Dans l'onglet Paramètres des Paramètres de M-Files Client, vous pouvez par exemple modifier la lettre du lecteur virtuel.



Lecteur

Sélectionnez la lettre du lecteur M-Files. Le lecteur par défaut est M:\.

Cache local

Lorsque vous utilisez M-Files, les documents sont récupérés depuis le serveur vers le disque durlocal de l'ordinateur. Le cache local accélère significativement les performances de M-Files, enparticulier lors de l'utilisation d'une connexion à faible bande passante.

Taille maximale du cache en mémoire par coffre

Vous pouvez spécifier ici le montant maximum de mémoire du poste client que le cache dedocument peut utiliser.

Taille maximale du cache sur disque par coffre

Vous pouvez spécifier ici le montant maximum d'espace disque du poste client que le cache dedocument peut utiliser.

Détruire les données locales

Figure 87: Les combinaisons coffre-utilisateur sont affichées dans la fenêtre Destruction des données locales.

M-Files stocke les données localement dans le cache de l'ordinateur. Les données restent sur leserveur, mais le cache accélère considérablement les performances de M-Files. Les données localesoccupent de l'espace sur le disque dur de l'ordinateur. C'est pourquoi il est parfois utile de détruireles données locales. Cette fonction peut être utilisée pour détruire les données locales en cachesur les documents par utilisateur et par coffre.

M-Files® 6109

M-Files® 6

Autres paramètres spécifiques de l'ordinateur

Figure 88: L'onglet Divers contient différents paramètres spécifiques de l'ordinateur.

Boîtes de dialogue et invites

Les paramètres par défaut sont :

• Afficher un avertissement si M-Files Client est connecté à une ancienne version de M-Files surle serveur.

• Demander de regrouper les résultats de recherche en sous-dossiers.


Vous pouvez personnaliser des règles spécifiques aux applications pour modifier le comportementdes processus d'enregistrement des fichiers. Les règles spécifiques aux applications peuvent parexemple être utilisées pour exclure des fichiers temporaires et d'autres fichiers indésirables lorsde la sauvegarde dans le coffre. Les règles peuvent également être utilisées pour permettrel'utilisation avec des applications utilisant des méthodes spéciales pour enregistrer les fichiers.Les règles peuvent par exemple garantir que la fiche de métadonnées s'affiche si l'identificationautomatique ne fonctionne pas.



Figure 89: Ajouter et modifier un comportement d'enregistrement spécifique au processus d'enregistrement.

Enregistrer dans M-Files / Généralités

Des paramètres généraux peuvent être utilisés pour désactiver le paramètre par défaut Détecterles opérations d'enregistrement de fichiers dans les boîtes de dialogue de fichiers standard.

Vous pouvez également définir des formats de fichiers spécifiques aux processus qui sont toujoursacceptés ou jamais acceptés pour la sauvegarde dans M-Files. L'utilisation d'un astérisque (*)définit uniquement que le paramètre spécifique au processus est valide pour tous les formats defichiers.

Figure 90: Paramètres généraux spécifiques aux processus d'enregistrement.

M-Files® 6111

M-Files® 6

Enregistrer dans M-Files / Avancé

Dans Paramètres avancés, vous pouvez désactiver le paramètre par défaut Détecter la fermeturedes fichiers et appliquer un comportement de publication spécifique à un utilisateur.

Vous pouvez également définir des formats de fichier spécifiques aux processus qui serontimmédiatement publiés quand le nouveau fichier avec l'extension en question a été enregistré etque la fiche de métadonnées a été remplie.

Figure 91: Paramètres avancés spécifiques du processus

Mode hors-ligne

Par défaut, les documents sont prêts pour le mode hors-ligne. Si le poste de travail n'est jamaisutilisé hors-ligne, les documents n'ont pas besoin d'être prêts pour l'état hors-ligne. La sélectionpeut également être supprimée si le mode hors-ligne est rarement utilisé ou semble causer unecharge supplémentaire pour la machine.

Exporter les paramètres et les connexions du coffre

Les paramètres et connexions du coffre peuvent être exportés vers un fichier de registre Windows.

En partageant et en activant le fichier de registre exporté sur d'autres ordinateurs, vous pourrezdéployer les paramètres de configuration communes de M-Files sur d'autres ordinateurs.



Afficher l'état

Dans M-Files, les documents sont conservés sur le serveur M-Files et sont transférés vers lescaches des ordinateurs des utilisateurs M-Files pour accélérer, dans la mesure du possible,l'utilisation de M-Files. Vous pouvez surveiller le transfert des fichiers du serveur vers votreordinateur. Avec le composant État, vous pouvez savoir combien de temps il faut pour téléchargerun document. Cet outil est particulièrement utile si vous utilisez M-Files sur une connexion àfaible bande passante. Dans le cadre d'une utilisation normale sur un réseau local, les documentssont généralement transférés si rapidement qu'il n'y a pas lieu de vérifier l'information de l'état.

Transfert de fichiers

Figure 92: Le fichier image a été entièrement transféré vers le cache de l'ordinateur.

Le champ Etat indique si le fichier a été transféré ou est en cours de transfert. L'état est indiquésous forme de pourcentage. Vous pouvez arrêter le transfert du document en cliquant sur Arrêter.Ceci arrête également l'ouverture du fichier.

Configuration

Le bouton Configurer ouvre Configuration de M-Files Client. Pour davantage d'informations,veuillez vous reporter à la section Configuration de M-Files Client on page 104.

M-Files® 6113

M-Files® 6


Figure 93: Dans l'onglet Connexions aux coffres, vous pouvez voir les connexions aux coffres qui vous sont accessibles et si le coffreest en ligne.

Mettre en ligne, mettre hors-ligne

Ces Commandes vous permettent de basculer entre les modes Hors ligne et En ligne. La fonctiondu bouton change selon que le coffre est en ligne ou hors ligne. Pour davantage d'informations,veuillez vous reporter à la section Mettre le coffre hors-ligne on page 86et Mettre le coffre enligne on page 87.

Se déconnecter, se connecter

Si vous êtes connecté à un coffre, vous pouvez utiliser le bouton Se déconnecter pour vousdéconnecter. Cette commande ferme l'Explorateur M-Files. La fonction du bouton change selonque le coffre est en ligne ou hors ligne.

Mises à jour automatiques

Mises à jour automatiques est un composant qui maintient votre logiciel M-Files à jour. Si unenouvelle version de M-Files est disponible, elle est téléchargée sur votre ordinateur et vous en êtesinformé. Grâce à Mises à jour automatiques, votre installation de M-Files sera toujours à jour.

Vous pouvez désactiver Mises à jour automatiques en décochant la case Vérifier les mises à jourautomatiquement. Vous pouvez à tout moment vérifier manuellement la disponibilité de misesà jour en cliquant sur le bouton Vérifier dans l'onglet Installation.



Figure 94: M-Files est à jour.

Pour davantage d'informations sur l'installation de la mise à jour de M-Files, veuillez vous reporterà la section Installer la mise à jour de M-Files on page 21.

Changer la langue

Vous pouvez changer la langue de M-Files avec la commande Changer la langue. La modificationne concerne que la langue du logiciel. Pour changer la langue de tous les composants de M-Files(y compris la documentation), vous devez installer la langue souhaitée en exécutant le programmed'installation de M-Files. Tous les paramètres de configuration peuvent être conservés, même encas de réinstallation de M-Files. Pour cela, désinstallez le logiciel sans supprimer les donnéeslocales. Ensuite, réinstallez la même version de logiciel en sélectionnant la langue souhaitée.

Figure 95: Sélectionnez la langue dans la liste déroulante.

Vous pouvez également changer la langue du coffre si la structure des métadonnées du coffreutilisé a été traduite dans plusieurs langues. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporterà la section Sélectionner la langue du logiciel et du coffre on page 162.

M-Files® 6115

M-Files® 6

Commandes M-Files dans Microsoft Office etAutoCAD

Les documents stockés dans M-Files peuvent être modifiés à partir d'un logiciel externe, commen'importe quel document stocké sur votre poste de travail. M-Files met à votre disposition sescommandes dans les logiciels Microsoft Office et AutoCAD. Ce chapitre traite de ces commandesM-Files.

L'utilisation de M-Files avec Microsoft Office et AutoCAD est facile :

• Les documents peuvent être directement ouverts et enregistrés dans M-Files.• Le menu M-Files permet un accès simple et rapide.• Les métadonnées des documents peuvent être modifiées directement depuis Microsoft Office et

AutoCAD.• Les métadonnées des documents stockés dans M-Files peuvent être partiellement insérées dans

le contenu des documents.• Les messages e-mail et les pièces jointes peuvent être enregistrés directement dans M-Files dans

divers formats de fichier.

Commandes dans Word, Excel et PowerPoint

Les commandes de M-Files accessibles directement depuis Word, Excel et PowerPoint facilitentle travail de rédaction des documents. Vous pouvez accéder aux commandes depuis le menuFichier, le menu Office ou le menu M-Files. L'aspect des menus peut varier en fonction de laversion du logiciel utilisée.

116Commandes M-Files dans MicrosoftOffice et AutoCAD

Commandes M-Files dans MicrosoftOffice et AutoCAD

Figure 96: Les menus Fichier et Office donnent accès à des commandes permettant d'ouvrir des documents dans M-Files ou bien de lesenregistrer dans M-Files.

Figure 97: Toutes les commandes M-Files sont disponibles depuis le menu M-Files.

Les commandes M-Files présentées ci-dessous sont disponibles dans Microsoft Word et Excelversions 2002, 2003 et 2007. Les commandes M-Files correspondantes se trouvent dans PowerPointversions 2003 et 2007. Remarque : dans PowerPoint, la commande Insérer une propriété estuniquement disponible dans la version 2007.

Ouvrir depuis M-Files

Vous pouvez ouvrir un document pour lecture ou modification directement depuis un coffre. Sivous utilisez plusieurs coffres, utilisez la commande Ouvrir depuis M-Files pour sélectionner lecoffre souhaité. Cette commande est également disponible dans les menus Fichier et Office.


Enregistrer est la manière la plus pratique de sauvegarder un document nouveau ou modifié dansM-Files. Lorsque vous enregistrez un nouveau document directement dans M-Files, la fiche du

M-Files® 6117

M-Files® 6

document apparaît comme lorsqu'un nouveau document est créé depuis M-Files Client. Pourdavantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Nouveau document on page 44. Sivous utilisez plusieurs coffres, choisissez le coffre cible dans le sous-menu Enregistrer. Cettecommande est également disponible dans les menus Fichier et Office.

Explorateur M-Files

Vous pouvez ouvrir l'interface utilisateur M-Files en même temps. Si le fichier ouvert est dansM-Files, la commande Explorateur M-Files affiche le fichier dans M-Files, facilitant l'exécutiondes autres commandes M-Files sur le fichier (comme copier ou envoyer un lien par e-mail).

Verrouiller

La commande Verrouiller verrouille pour modification un document qui a été ouvert en modelecture seule. Cette commande change le statut du document du mode lecture seule vers le modede modification. Si un document est ouvert en mode lecture seule et est modifié avant que lacommande Verrouiller soit utilisée, les modifications seront alors perdues.

Déverrouiller

La commande Déverrouiller ferme le document courant et annule son verrouillage sans sauvegarderles modifications. Si la commande Déverrouiller est appliquée à un document qui a été modifié,toutes les modifications apportées au document après son verrouillage sont perdues. Remarque :la commande Déverrouiller ne peut pas être appliquée à un seul fichier d'un document multi-fichier.Dans ce cas, la commande n'est pas disponible dans le menu M-Files.

Comparer

La commande Comparer permet de comparer le contenu du document courant avec le contenud'une version antérieure du même document. La commande Comparer affiche l'historique desversions du document et permet de sélectionner la version antérieure pour la comparer à la versionactuelle. Les résultats de la comparaison s'affichent avec les changements visibles.

Insérer une propriété

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Insérer une propriété M-Fileson page 119.

Propriétés

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Propriétés M-Files on page 119.



Propriétés M-Files

Les propriétés du document définies dans M-Files peuvent aussi être insérées dans les documentsWord, Excel et PowerPoint au moyen de la commandePropriétés. Cette commande se trouvedans le Commandes dans Word, Excel et PowerPoint on page 116.

Les propriétés du document peuvent être modifiées et sauvegardées comme dans M-Files. Pourdavantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Propriétés on page 47.

Figure 98: La fiche de données du document affichée par la commande Propriétés est identique à celle affichée depuis M-Files.

Insérer une propriété M-Files

Les métadonnées des documents enregistrés dans M-Files peuvent être insérées dans le contenudes documents, grâce à la commande Insérer une Propriété.

Vous pouvez définir des champs de texte ou des cellules dans Word, Excel et PowerPoint renseignésautomatiquement à partir de la valeur des propriétés M-Files. Par exemple, vous pouvez sélectionnerun nom et une adresse de client depuis les propriétés de document et les insérer dans une propositionou un courrier. D'autres propriétés M-Files peuvent être ajoutées de la même manière. Par exemple,vous pourriez ajouter le nom du document de la proposition comme titre de la lettred'accompagnement, ou bien ajouter à la proposition des informations sur le produit.

M-Files® 6119

M-Files® 6

Les métadonnées des documents peuvent également être modifiées en utilisant la commandePropriétés lorsque le document est en cours de modification depuis Word, Excel ou PowerPoint.Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Propriétés M-Files on page 119.

Remarque : dans PowerPoint, la commande Insérer une propriété est uniquement disponible dansla version 2007.

Figure 99: Ajoutez une propriété M-Files dans un document avec la commande Insérer une propriété.

Figure 100: La commande Insérer une propriété insère automatiquement les propriétés sélectionnées dans le contenu du document.



Utiliser Insérer une propriété avec les modèles de document

La commande Insérer une propriété peut être utilisée pour créer facilement des modèles dedocument. Les champs de texte ou les cellules définis dans le modèle sont automatiquementrenseignés avec les propriétés sélectionnées lorsqu'un nouveau document est créé. Par exemple,un modèle de proposition peut être configuré de manière à inclure les champs correspondant auxpropriétés Client, Contact, Adresse et Pays. Lorsqu'une nouvelle proposition est créée à partir dumodèle, les données client dans les métadonnées sont automatiquement insérées dans les champs.Ceci signifie que l'adresse n'a plus à être saisie ou recopiée manuellement à partir des informationsde contact du client.

Un document existant peut être défini comme modèle dans M-Files en sélectionnant l'optionUtiliser le modèle on page 45. Les Autorisations on page 198 définies dans l'Administrateur M-FilesServeur sont utilisées pour permettre de définir un document comme un modèle.

Si une propriété n'a pas de valeur (valeur courante vide), les champs de texte ou les cellules dansles modèles peuvent également rester vides. Quand un utilisateur crée un nouveau document àpartir de ce modèle, ces champs de textes et cellules sont automatiquement renseignés avec lesvaleurs des propriétés actuelles.

Une propriété M-Files insérée dans un document Word s'affiche comme champ de texte, et devientgris par défaut lorsqu'on clique dessus. Dans les documents Excel, les propriétés de M-Filess'affichent comme des formules de cellules et dans des documents PowerPoint, comme des zonesde texte.

Notez néanmoins que l'insertion de métadonnées dans un document peut également être effectuéedans les documents qui ne sont pas des modèles.

Fonctions dans Outlook

Les messages électroniques et les pièces jointes peuvent facilement être sauvegardés directementdepuis Outlook dans M-Files. Les commandes de M-Files suivantes sont disponibles dans MicrosoftOutlook 2002, 2003 et 2007.

Outlook offre les options d'enregistrement suivantes pour Enregistrer dans M-Files :

Message Outlook (*.msg)

Le message électronique et toutes les pièces jointes sont enregistrés dans M-Files dans le formatMSG. Le fichier enregistré et ses pièces jointes s'ouvrent comme un message dans Outlook.

Message Outlook ; pièces jointes séparées (*.msg, *.*)

Le message électronique est enregistré comme document multi-fichier : le texte du message estenregistré dans le format MSG et les pièces jointes dans leur format original. Le fichier MSGenregistré s'ouvre comme message Outlook. Les pièces jointes s'ouvrent dans les applicationsassociées au format du fichier.

M-Files® 6121

M-Files® 6

Texte seul ; pas de pièces jointes (*.txt, *.*)

Le message électronique est enregistré comme fichier texte. Le fichier enregistré s'ouvre parexemple dans le Bloc-notes. Les pièces jointes ne sont pas sauvegardées.

Texte seul ; pièces jointes séparées (*.txt, *.*)

Le message électronique est enregistré comme document multi-fichier : le texte du message estenregistré comme texte et les pièces jointes dans leur format original. Les pièces jointes s'ouvrentdans les applications associées au format du fichier.

Enregistrer les pièces jointes dans M-Files

La commande Enregistrer les pièces jointes dans M-Files enregistre seulement les pièces jointesdes messages électroniques. Les pièces jointes sont enregistrées dans leur format original. Si unmessage électronique contient plusieurs pièces jointes, ces fichiers sont enregistrés comme documentmulti-fichier. Si le message contient une pièce jointe, le fichier est enregistré comme documentmono-fichier. Les pièces jointes s'ouvrent dans les applications associées au format du fichier.

Document MHTML ; pas de pièces jointes (*.mht)

Le message électronique est stocké dans M-Files au format MHT. Le fichier stocké est ouvertdans un programme qui prend en charge la lecture des fichiers MHT comme Internet Explorer.

Document MHTML ; pièces jointes séparées (*.mht ; *.*)

Le message électronique est enregistré comme document multi-fichier : le contenu du messageest enregistré dans le format MHT et les pièces jointes dans leur format original. Les pièces jointess'ouvrent dans les applications associées au format du fichier.



Figure 101: Les messages électroniques peuvent être sauvegardés dans M-Files dans différents formats.

Commandes dans AutoCAD et AutoCAD LT

Les commandes M-Files accessibles directement depuis AutoCAD et AutoCAD LT facilitent letravail avec les dessins et plans DAO et CAO. Vous pouvez accéder aux commandes depuis leMenu fichier ou le Menu M-Files. L'aspect des menus peut varier en fonction de la version deAutoCAD ou AutoCAD LT utilisée.

Les commandes M-Files suivantes sont disponibles dans Autodesk AutoCAD et AutoCAD LTversions 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009 et 2010. Ces commandes sont également disponiblesdans les produits spécialisés basés sur ces versions d'AutoCAD tels que AutoCAD Architecture,AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Map 3D et AutoCAD MEP.

Les commandes M-Files dans AutoCAD et AutoCAD LT sont :

Ouvrir depuis M-Files


Verrouiller

M-Files® 6123

M-Files® 6

Publier

Déverrouiller

Pour davantage d'informations sur ces commandes, veuillez vous reporter à la section Commandesdans Word, Excel et PowerPoint on page 116

Propriétés

Pour davantage d'informations sur cette commande, veuillez vous reporter à la section PropriétésM-Files on page 119

Insérer un champ

Avec la commande Insérer un champ, vous pouvez ajouter des métadonnées M-Files aux planset dessins avec les champs AutoCAD. Les champs de métadonnées M-Files sont situés dans lacatégorie de champ M-Files dans la fenêtre de sélection Champ dans AutoCAD.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Insérer une propriété M-Files on page119.




Ce chapitre présente l'Administrateur M-Files Server. Il décrit tous les niveaux en examinant lastructure de l'arborescence et le menu Action.

Cet outil est utilisé pour l'administration du serveur M-Files Files et de tous les aspects qui y sontliés. L'application peut être utilisée pour configurer les paramètres de plusieurs coffres, lesquelssont affichés dans une arborescence.

M-Files Serveur est le cœur de l'architecture du système M-Files. Il enregistre tous les objets (ex: documents, employés et clients), contrôle les droits d'accès, enregistre les modifications effectuéessur les objets (historique des versions) et permet à l'administrateur de configurer des connexionsavec des systèmes tiers (ex : base clients). En bref, l'application M-Files Serveur enregistre etcontrôle toutes les informations liées au système M-Files.

Techniquement, M-Files Serveur, tout comme M-Files Client, est un service. Cela signifie queM-Files Serveur démarre automatiquement lorsque l'ordinateur du serveur démarre. Le serveurM-Files est donc exécuté même si aucun utilisateur n'est connecté sur l'ordinateur exécutant leserveur M-Files.

Figure 102: Tous les niveaux de l'administration du serveur traités dans ce chapitre se trouvent dans Serveurs M-Files.

Terminologie de l'administrateur M-Files Serveur

Le coffre est géré par l'Administrateur M-Files Serveur.C'est ce composant qui vous permet d'ajouter des utilisateurs

Coffre

au coffre, de modifier la structure des métadonnées des

M-Files® 6125

M-Files® 6

objets et de configurer des vues pour tous les utilisateurs.Consultez aussi le tableau Terminologie courante de M-Fileson page 29.

Connexion à M-Files Serveur, utilisée pour se connecter àM-Files Serveur et sur la base de laquelle de nouveauxutilisateurs peuvent être déclarés pour accéder à un coffre.

Nom du compte de connexion

Utilisateur de M-Files qui, au niveau du serveur, peut êtresoit un utilisateur courant, soit un administrateur système.

Utilisateur

Les utilisateurs peuvent être ajoutés aux coffres souhaitéset leurs droits d'administration des coffres dépendent durôle qui leur est attribué au niveau de chaque coffre. Auniveau du coffre, les rôles déterminent principalement lesdroits d'administration des documents. Des droits standardpour les utilisateurs courants sont également attribués parl'intermédiaire de rôles.

Les utilisateurs peuvent être regroupés en utilisateursexternes et utilisateurs internes. Par exemple, vous pouvezdéfinir vos clients comme des utilisateurs externes. Lesutilisateurs externes ne peuvent que consulter et accéderaux documents et objets spécifiquement marqués commeaccessibles par eux. Par défaut, ils n'ont la permission dene voir aucun document.

Un administrateur système est un utilisateur à qui a étéattribué le rôle d'administrateur système. Un administrateur

Administrateur système

système a systématiquement toutes les autorisations pourtous les coffres, c'est-à-dire qu'il peut exécuter toutes lescommandes de M-Files. Un administrateur système peutattribuer le rôle d'administrateur système à tout autreutilisateur. Cependant, un administrateur système ne peutpas se connecter à un coffre s'il n'a pas été déclaré commeutilisateur de ce coffre.

Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs sur le serveurM-Files auquel des utilisateurs individuels peuvent être

Groupe d'utilisateurs

ajoutés. Chaque utilisateur appartient automatiquement augroupe Tous les utilisateurs internes et externes. En outre,chaque utilisateur interne appartient automatiquement augroupe Tous les utilisateurs internes. Les groupesd'utilisateurs sont définis au niveau du coffre. Ils peuventêtre utilisés pour définir les autorisations attribuées à unobjet, c'est-à-dire, pour spécifier quels utilisateurs peuventy accéder.

Les rôles sont utilisés pour attribuer aux utilisateurs desdroits qui concernent principalement l'administration de

Rôle

M-Files. Les autorisations obtenues par le biais de rôlesprennent toujours l'ascendant sur les autorisations attribuéesaux documents et objets. Si un utilisateur a tous les droitsd'administration d'un coffre, il peut accéder à tous lesdocuments, même si l'autorisation d'accès à des documentsparticuliers a été refusée spécifiquement à cet utilisateur.

126Administrateur M-Files Serveur


Une liste de valeurs est une liste contenant diverses valeurs,comme les noms de tous les clients. La même liste de valeurspeut être utilisée dans plusieurs propriétés différentes.

Liste de valeurs

Les définitions de propriétés sont utilisées pour déterminerles propriétés associées aux classes de documents. Une

Définition de propriétés

définition de propriété est utilisée pour définir le nom de lapropriété (qui doit être descriptif) et le type de données, quidétermine le type de données saisies (en rapport avec lapropriété).

Les flux de travail définissent la manière dont l'organisationgère un processus. Un exemple de flux de travail est le

Flux de travail

traitement des factures Le flux de travail a des états et desdéfinitions pour les acteurs exécutant les tâches, lesautorisations et les transitions d'étapes.

Parallèlement aux documents, vous pouvez gérer d'autresobjets tels que les clients et les projets. Ces définitions

Type d'objet

d'ensembles de données sont des types d'objets. Documentest un type d'objet.

Dans l'Administrateur M-Files Serveur, vous pouvezmodifier la structure des métadonnées (liste de valeurs,

Métadonnées

définitions de propriétés, classes de documents et groupesde classes de documents) et créer de nouvelles métadonnées.Lors de l'utilisation courante de M-Files, vous spécifiezseulement les valeurs de ces métadonnées. Voir le tableauTerminologie courante de M-Files on page 29.

M-Files propose une approche flexible pour présenter les données et les transférer depuis dessources externes. Par exemple, des bases de données sont requises pour prendre en charge lesconnexions OLE DB ou ODBC. La connexion à la base de données peut être en lecture seule oulecture-écriture. Avec une connexion en lecture seule, M-Files peut lire les informations d'unebase de données externe, comme une base de données client, mais ne pourra pas y ajouter denouvelles données. Avec une connexion en lecture-écriture, les modifications et les ajouts effectuésdans M-Files sont enregistrés dans la base de données externe.

Un bon exemple de connexion à une base de données externe est celui de la connexion entreM-Files et une base de données Clients externe. La plupart des organisation possèdent déjà unebase de données Clients importante, constituée de tableaux comprenant les informations des clients.Lorsqu'un utilisateur crée une nouvelle proposition dans M-Files, il est normal que les informationsexistantes relatives au client soient également renseignées. M-Files peut être configuré de manièreà ce que les informations sur les clients soient importées depuis une base de données externe. Ilest ensuite possible d'accéder directement aux informations, par exemple, depuis la fiche dedocument, lorsqu'un nouveau document est créé.

Vous pouvez aussi importer et lier des fichiers existants depuis des objets externes. Cette commandefacilite et accélère le déploiement de M-Files, car les fichiers existants sont accessibles depuisM-Files sans nécessiter de transfert fastidieux. Lorsque quelqu'un accède aux fichiers via M-Files,il est préférable d'y ajouter des métadonnées en même temps. De plus, un historique des versionsest notamment créé dans M-Files. Une modification simultanée est impossible et, grâce aux tâches

M-Files® 6127

M-Files® 6

programmées de M-Files, les sauvegardes sont faciles à gérer. Vous pouvez bien sûr égalementbénéficier des excellentes fonctions de recherche de M-Files.

M-Files permet de sauvegarder, gérer et partager des e-mail importants de manière contrôlée. Lesmessages peuvent être transférés directement du serveur de messagerie au coffre sans action dela part de l'utilisateur.

Par exemple, les messages et leurs pièces jointes envoyés à l'adresse commune de l'organisationpeuvent être transférés directement au coffre. Dans le coffre, les messages importés peuvent êtretraités de manière contrôlée, par exemple, grâce aux flux de travail. L'objet d'un tel flux de travailpourrait être, par exemple, la centralisation et le contrôle des commandes reçues ou l'enregistrementdes propositions envoyées. Ainsi, les informations importantes peuvent être gérées dans M-Filesafin que l'information ne disparaisse pas des boîtes de messagerie.

Pour davantage d'informations sur ces fonctions et sur encore bien d'autres possibilités, veuillezvous reporter à cette section.

Serveurs M-Files

Dans le menu Action, vous pouvez commencer à enregistrer un nouveau serveur.

Nouvelle connexion à M-Files Serveur

La commande Nouvelle connexion à M-Files Serveur établit la connexion à M-Files Serveuravec l'Administrateur M-Files Serveur. La connexion au serveur avec cette fonction est assezsemblable à l'établissement d'une connexion au coffre. Pour davantage d'informations, veuillezvous reporter à la section Connexions aux coffres on page 18.



Figure 103: Propriétés d'inscription au serveur.

Alias

Attribuez d'abord un nom à la connexion au serveur.

Connexion / Nom du serveur


Connexion / Numéro du port


Connexion / Protocole

Définissez le protocole à utiliser pour la connexion réseau. Les protocoles disponibles sont TCP/IP,SPX et Local Procedure Call (LPC).

Connexion / Tester connexion

Vous pouvez vérifier la connexion au serveur.

M-Files® 6129

M-Files® 6

Authentification

Spécifiez le mode d'authentification de l'utilisateur que le coffre doit utiliser. Les optionsd'authentification sont Utilisateur Windows courant, Utilisateur Windows spécifique et UtilisateurM-Files.

Serveur

Cette section décrit brièvement les serveurs M-Files.

Il est recommandé d'utiliser des chemins UNC avec des unités de réseaux, car les lettres attribuéesà ces unités ne sont pas forcément visibles sur le serveur M-Files. Dans Windows, les attributionsde lettres aux unités sont souvent spécifiques aux utilisateurs. Une unité de réseau peut, entreautres, contenir une base de données externe pour une liste de valeurs. Veuillez également vousreporter à la section Listes de valeurs on page 182.

Notez que, sur un réseau, le serveur M-Files utilise par défaut l'identité de l'ordinateur qui exécutele logiciel du serveur M-Files (DOMAIN\COMPUTER$). Par exemple, la sauvegarde sur uneunité de réseau est possible si l'utilisateur Windows DOMAIN\COMPUTER$, représentant leserveur, dispose d'un droit de modification de cette unité. Avec certaines commandes, il est possiblede saisir les informations de connexion que la commande doit utiliser au cours de la procédure.

Déconnecter, Connecter

Vous pouvez utiliser la commande Déconnecter pour interrompre la connexion réseau au serveur.Vous pouvez rétablir la connexion plus tard sans devoir spécifier de nouveau les propriétés deconnexion au serveur.

Gestion des licences

La configuration des licences est effectuée dans l'onglet Gestion des licences de la fenêtre Propriétésdu serveur. Pour davantage d'informations sur les licences et l'affectation des licences aux comptesde connexion, veuillez vous reporter à la section Type de licence on page 148.



Figure 104: M-Files pour évaluation, aucune licence n'est encore installée.

Situation des licences

La situation des licences est affichée ici. Vous recevrez une notification peu avant que les licencesexpirent.

Numéro de série

Ceci est votre numéro de série M-Files.

Licence attribuée à

Le nom du propriétaire des licences est indiqué ici. Ceci confirme que votre organisation estenregistrée comme utilisateur du logiciel.

Expiration de licence

Date d'expiration des licences. Normalement, les licences n'expirent jamais.

Expiration de la souscription

Date d'expiration de la souscription. Pendant la période de souscription, vous bénéficiez gratuitementde toutes les mises à jour de version de M-Files.

M-Files® 6131

M-Files® 6

Nombre de licences nominatives / en usage

Le nombre de licences installé est affiché pour chaque type de licence. En dessous, vous pouvezvoir le nombre de licences en cours d'utilisation. Les Licences nominatives sont affectées à descomptes de connexion individuels. Pour davantage d'informations sur les types de licences, veuillezvous reporter à la section Type de licence on page 148.

Nombre de licences utilisateurs simultanées / en usage

Le nombre de licences utilisateur simultanées utilisé est déterminé par le nombre de comptesactuellement connectés avec ce type de licence. Une licence est réservée lorsqu'un utilisateur quil'utilise se connecte à M-Files. Quand l'utilisateur se Se déconnecter on page 87 de M-Files, lalicence se libère. Pour davantage d'informations sur les types de licences, veuillez vous reporterà la section Type de licence on page 148.

Nombre de licences en lecture seule / en usage

Une licence en lecture seule permet à l'utilisateur de lire seulement les documents, mais pas d'encréer ou de les modifier dans le coffre. Pour davantage d'informations sur les types de licences,veuillez vous reporter à la section Type de licence on page 148.

Mise à jour

La commande Rafraîchir met à jour les informations sur les licences en usage.

Installer les licences

Lorsque la période d'évaluation expire, vous devez posséder une licence pour continuer à utiliserM-Files. Installez votre licence en cliquant sur Installer les licences. Spécifiez le numéro de sérieet le code licence qui vous a été remis puis cliquez sur OK.

Figure 105: On déclare les licences en spécifiant le numéro de série et le code licence.



Notifications

La configuration des notifications est effectuée au niveau des Propriétés du serveur. Lorsque lesnotifications sont activées, les utilisateurs de M-Files reçoivent les Notifications on page 133 pare-mail des modifications d'objets comme demandé.

Figure 106: Les notifications ont été activées sur ce serveur M-Files.

Activer les notifications

Cochez cette option pour activer les notifications. Vous pouvez ensuite configurer les notifications.

Serveur SMTP

Spécifiez le serveur SMTP utilisé pour émettre les messages de notification, par ex.mail.société.com. Demandez à l'administrateur de réseau le nom du serveur de courrierélectronique utilisé par votre entreprise.

Adresse e-mail de l'émetteur

Spécifiez l'adresse e-mail de l'émetteur des messages de notification, par exempleM-Files@société.com. Cette adresse peut être factice.

M-Files® 6133

M-Files® 6

Nom d'affichage de l'émetteur

Spécifiez le nom de l'émetteur des e-mails de notification. Spécifiez le nom à afficher dans lemessage de notification. Exemple : M-Files.

Port du serveur SMTP

Spécifiez le port du serveur SMTP. Habituellement, il n'y a pas besoin de modifier la valeur pardéfaut.

Heure du message résumé

Les utilisateurs M-Files peuvent choisir de recevoir leurs notifications comme messages individuels,ou bien sous forme d'un message quotidien unique et récapitulatif. Spécifiez l'heure à laquelle lemessage récapitulatif quotidien doit être émis. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporterà la section Configurer les notifications on page 88.

Il est aussi possible de personnaliser les modèles de message des notifications. Le fichiernotifications_template.txt dans le dossier d'installation M-Files contient différentsmodèles de notification. Les messages peuvent inclure des variables. Par exemple, pour inclurel'identifiant de l'objet dans le texte du message, spécifiez la variable %OBJID%.

Description des variables :

DescriptionVariable

L'heure à laquelle l'événement s'est produit.TIMESTAMP

Le nom du compte de l'utilisateur qui provoque l'événement.CAUSEDBY

Le type de l'objet.OBJTYPE

L'identifiant du document ou de l'autre objet.OBJID

Version de l'objet.OBJVER

Le nom ou le titre du document ou de l'autre objet.OBJTITLE

Le nom du fichier.FILENAME

Version réhabilitée de l'objet.ROLLEDBACKTOVERSION

Une URL M-Files indiquant la dernière version de l'objet

en question.

MFILESURL

Une URL M-Files indiquant la version spécifique de l'objet

en question.

MFILESURLTOVERSION

La valeur de la propriété spécifiée de l'objet. (Remplacez

<id> dans la variable par l'identifiant de la définition de

propriété.) .

PROPERTY_<id>



DescriptionVariable

L'ancienne valeur de la propriété spécifiée de l'objet.

(Remplacez <id> dans la variable par l'identifiant de la

définition de propriété.)

OLDPROPERTY_<id>

Les règles de notification ayant provoqué l'événement. (Ne

s'applique qu'aux notifications qui correspondent au filtre.)

NOTIFICATIONRULENAMES

Le nom du coffre.VAULTNAME

L'identifiant unique (GUID) du coffre.VAULTGUID

Messages de règles de notification

Vous pouvez également créer et modifier des messages de règles de notification. Ceci vous permetde définir le contenu des messages associés à chaque règle de notification.

1. Tout d'abord, ajoutez une nouvelle règle de notification à M-Files Client. En l'acceptant et enrouvrant la boîte de dialogue Configurer les notifications, vous pouvez trouver l'identifiantque M-Files a créé pour la nouvelle règle de notification.

2. Ensuite, créez un nouveau dossier dans le répertoire d'installation M-Files Serveur pour lenouveau message de règle de notification : vous pouvez trouver les dossiers de message créésprécédemment dans le répertoire Serveur\Données\Notifications. Si vous avez accès à plusieurscoffres, vous pouvez vérifier l'identifiant du coffre dans l'Administrateur M-Files Serveur enouvrant les propriétés du coffre. Créez un nouveau dossier dans le coffre sélectionné etnommez-le en fonction de l'identifiant de règle de notification ajouté.

3. Le chemin du répertoire peut être par exemple au format suivant : C:\ProgramFiles\M-Files\6.0.2236.0\Server\Data\Notifications\{967413FE-14F4-4B78-A236-AFED2A86FAD5}\103

4. Dans cet exemple, "967413FE-14F4-4B78-A236-AFED2A86FAD5" est l'identifiant du coffreen question. Le nom du dossier est "103" car c'est l'identifiant de la nouvelle règle denotification.

5. Ensuite, créez le notifications_template.txt défini dans ce dossier.

Configurer M-Files Web Access

Cette commande permet de configurer M-Files Web Access. Web Access fournit un moyen d'accèsaux coffres de documents par l'intermédiaire d'un navigateur Web. Il est ainsi possible d'utiliserM-Files à partir de n'importe quel poste client équipé d'un navigateur Web. M-Files Web Accessutilise Microsoft Internet Information Services et .NET framework version 2.0. Ces logicielsdoivent être installés sur l'ordinateur où est installé M-Files Serveur pour permettre à M-Files WebAccess de fonctionner.

Vous pouvez également utiliser M-Files Web Access pour publier des documents. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Diffuser des documents avec M-Files on page136.

M-Files® 6135

M-Files® 6

L'interface Web de M-Files est gérée par l'ordinateur sur lequel est exécuté le serveur M-Files.Dans une installation standard, M-Files Web Access est configuré de manière à utiliser le port 80TCP pour le protocole HTTP. Il existe également d'autres possibilités. Contactez le supporttechnique pour davantage d'informations.

M-Files Web Access exploite les technologies courantes telles que HTML, DHTML, JavaScriptet CSS. Ceci permet d'utiliser M-Files Web Access avec différents navigateurs Web tels queMicrosoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, et Safari.

Figure 107: Configurer M-Files Web Access

Modifier un site Web existant

Choisissez Modifier un site Web existant si vous souhaitez utiliser un site existant dans IIS commesite M-Files Web Access. Choisissez le site parmi les sites Web disponibles.

Créer un nouveau site Web

Choisissez Créer un nouveau site Web pour créer un nouveau site Web pour M-Files Web Accessdans IIS. Saisissez le nom et le port TCP du nouveau site.

Créer un nouveau répertoire virtuel

En sélectionnant Créer un nouveau répertoire virtuel, vous pouvez ajouter un nouveau répertoirevirtuel à un site Web existant dans le logiciel IIS. Avec cette sélection, M-Files Web Access estdéfini comme un répertoire virtuel séparé. Saisissez le nom du répertoire virtuel.

Diffuser des documents avec M-Files

Vous pouvez utiliser M-Files pour partager des documents avec des tiers via des liens Web. Cettefonction permet, par exemple, de fournir au site Web d'une entreprise un lien direct vers une liste



de prix dans M-Files. Le lien peut être créé de manière à toujours pointer vers la dernière versiondu document, et ainsi fournir en permanence une information à jour. Le lien fonctionne de la mêmemanière qu'un lien Web ordinaire (URL).

Activation

Normalement, l'usage de M-Files Web Access nécessite toujours un identifiant et un mot de passe.Cependant, lorsque le logiciel est utilisé pour diffuser des documents, il est souvent nécessaire depermettre aux utilisateurs d'y accéder sans qu'ils aient besoin de s'identifier. Pour ce faire, M-Filespeut être configuré pour utiliser un compte de connexion prédéterminé avec, par exemple,l'autorisation de lecture de certains documents.

Pour créer un compte de connexion et un utilisateur dans le coffre à des fins de diffusion :

1. créez une connexion, par ex. 'diffuser' sur le serveur.2. Sélectionnez l'authentification de type Authentification M-Files, spécifiez le mot de passe et

les autres informations.3. Attribuez l'utilisateur au coffre.4. Définissez l'utilisateur comme utilisateur externe du coffre.5. Attribuez à l'utilisateur les droits de lecture des documents diffusés.

Assurez-vous que M-Files Web Access est correctement configuré. Pour davantage d'informationssur l'accès au Web, veuillez vous reporter à la section Configurer M-Files Web Access on page135. Pour pouvoir consulter les documents diffusés sans avoir à s'identifier, M-Files doit êtreconfiguré pour se connecter automatiquement via Web Access. De cette manière, les documentsdiffusés peuvent être consultés sans avoir à saisir un identifiant et un mot de passe. Pour garantirdes droits suffisants, une licence en lecture seule illimitée est requise. Les instructions d'activationde la connexion automatique figurent ci-dessous.

Sur le serveur M-Files, créez la clé de registre suivante où <version> est la version de M-Files(par ex. 5.0.1234.0) et <web site ID> est un identifiant unique affecté au site M-Files Web Accesspar IIS. S'il n'y a qu'un seul site, l'identifiant du site est généralement 1. Si M-Files Web Accessa été configuré pour s'exécuter dans un répertoire virtuel du site Web, ajoutez deux points (:) etle nom du répertoire virtuel à l'identifiant du site Web. Par exemple, si l'application a été configuréepour s'exécuter dans un répertoire virtuel nommé MFWA à l'intérieur du seul site Web, l'identifiantcomplet du site Web est 1:MFWA. Le logiciel du serveur IIS dans Windows 2003 affichel'identifiant dans une colonne.

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFWA\Sites\<website ID>\

Exemple de clé de registre :

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\5.0.1234.0\Server\MFWA\Sites\1\

Spécifiez les valeurs de clé de registre à utiliser pour la connexion automatique. Le tableauci-dessous présente les valeurs disponibles.

Valeurs de clé de registre pour la connexion automatique

M-Files® 6137

M-Files® 6

DescriptionTypeValeur

Si le mode d'authentification est

Authentification Windows, utilisez

cette valeur pour spécifier le domaine.

REG_SZDomaine

Mot de passe de connexion.REG_SZMot de passe

Nom du compte de connexion. (par ex.

"diffusion").

REG_SZUserName

Identifiant du coffre. La valeur peut être

par ex.

REG_SZCoffre

{A8DCB561-913F-4318-A276-E7E171EAFBE6}.

Cette valeur est affichée dans la fenêtre

des Propriétés du coffre de

l'Administrateur M-Files Serveur.

Spécifie le mode d'authentification. 0

signifie Authentification M-Files, 1

signifie Authentification Windows.

REG_DWORDWindowsUser

Utilisation

Une fois la connexion automatique configurée, vous pouvez créer des liens Web directs entre, parexemple, le site Web de la société et les documents. La page d'ouverture, openfile.aspx, peutinclure les paramètres suivants.

Paramètres Web Access pour la page d'ouverture des documents

DescriptionParamètre

Identifiant du document contenant le fichier à ouvrir. Ce

paramètre est obligatoire.

docid

Version du document contenant le fichier à ouvrir. Ce

paramètre n'est pas obligatoire. Si ce paramètre n'est pas

docver

spécifié, le lien pointe toujours vers la dernière version du

document.

Identifiant du fichier à ouvrir. Ce paramètre n'est pas

obligatoire, sauf si le document contenant le fichier est un

document multi-fichier.

fileid

Version du fichier.filever

Ce paramètre spécifie si oui ou non le navigateur Web

affiche une boîte de dialogue pour l'ouverture des

showopendialog



DescriptionParamètre

documents. Si la valeur affectée à ce paramètre est 0, la

boîte de dialogue n'est pas affichée.

Comme décrit ci-avant, vous pouvez fournir à votre site Web un lien pointant directement versun document. Ci-dessous sont présentés quelques exemples de liens. <server> est l'adresse Webdu serveur.

http://<server>/openfile.aspx?docid=71

http://<server>/openfile.aspx?docid=71&docver=7

http://<server>/openfile.aspx?docid=71&docver=7&fileid=71

http://<server>/openfile.aspx?docid=71&showopendialog=0

Sauvegarder / Restaurer la base de données principale

La base de données principale M-Files contient les connexions au serveur et les tâches planifiéesde sauvegarde. Par exemple, en cas de défaillance matérielle, la base de données principale peutêtre restaurée à partir des sauvegardes. Ainsi, les connexions et les configurations spécifiques auserveur, telles que les tâches planifiées de sauvegarde, ne sont pas perdues.

Coffres

Cette section fournit une brève description des coffres sur le serveur M-Files.

Nouveau coffre

Figure 108: Lors de la création d'un nouveau coffre, vous devez affecter un nom au coffre. M-Files crée automatiquement un identifiantpour le coffre. L'identifiant peut être modifié ultérieurement avec la commande Changer.

M-Files® 6139

M-Files® 6

Sélection de la langue

Sélectionnez également la langue à utiliser dans les recherches de texte plein. La sélection affecte,par exemple, la manière de traiter les formes de mots infléchies dans les recherches. Si le coffrecontient des documents de plusieurs langues, sélectionnez la langue la plus utilisée dans le coffre.

Consultez également les remarques dans Serveur on page 130.

Avancé

Dans les paramètres avancés du coffre, vous devez définir si vous utilisez le gestionnaire de basede données Firebird ou Microsoft SQL Serveur pour enregistrer les informations dans le coffre.

Firebird est un moteur de base de données SQL intégré dans M-Files. Comme il fait partie desservices de M-Files Serveur, il ne requiert pas d'installation séparée et est donc très facile à utiliser.Choisissez Firebird comme moteur de base de données, sauf si vous avez une raison particulièrede choisir Microsoft SQL Serveur. Le passage de Firebird à Microsoft SQL Serveur peut êtrefacilement effectué ultérieurement si nécessaire. Néanmoins, le passage de Microsoft SQL Serveurà Firebird n'est pas possible.

Microsoft SQL Serveur est un moteur de base de données SQL qui nécessite un achat et uneinstallation séparés. Pour les coffres de grande volumétrie, Microsoft SQL Serveur est généralementplus efficace que Firebird. Néanmoins, l'utilisation du moteur de base de données Microsoft SQLServeur requiert que l'administrateur maîtrise correctement Microsoft SQL Serveur.

Remarque : ne modifiez jamais la structure du contenu de la base de données du coffre en utilisantdirectement des outils de gestion du système de base de données. Le contenu de la base de donnéespeut être modifié uniquement avec l'outil d'administration de M-Files. Des modifications quiseraient apportées par d'autres moyens menaceraient l'intégrité logique de la base de données, cequi risquerait de provoquer un mauvais fonctionnement du logiciel et une perte de données. Lastructure et le contenu du coffre peuvent uniquement être modifiés avec M-Files Client, l'outilAdministrateur M-Files Serveur et M-Files API.



Figure 109: Choisissez le moteur de base de données à utiliser pour stocker les données du coffre.

Utilisez Firebird

Firebird est un moteur de base de données SQL intégré dans M-Files. Choisissez Firebird commemoteur de base de données, sauf si vous avez une raison particulière de choisir Microsoft SQLServeur.

Vous pouvez définir le dossier du coffre sur le serveur dans lequel toutes les données du coffreseront physiquement stockées. Par défaut, les fichiers sont stockés dans le même dossier que lesmétadonnées. Avec l'option Emplacement séparé pour les données de fichier dans Avancé, vouspouvez choisir un emplacement pour les données de fichier différent de l'emplacement desmétadonnées. Ceci vous permet de stocker vos fichiers sur une installation de stockage ou sur unserveur de fichiers. Il est recommandé de stocker les métadonnées et les fichiers dans un mêmeemplacement.

Figure 110: Emplacement des métadonnées et des données de fichier lorsque vous utilisez Firebird.

M-Files® 6141

M-Files® 6

Utilisez Microsoft SQL Server

Parallèlement à Firebird, vous pouvez utiliser Microsoft SQL Serveur (2005 ou supérieur) commesystème de base de données, auquel cas les métadonnées et les fichiers sont stockés dans le systèmede base de données de SQL Serveur.

Utiliser SQL Serveur signifie que la mémoire du serveur de base de données peut être utilisé plusefficacement et que le stockage de sauvegarde des grands coffres est amélioré. En cas de problèmes,d'erreurs, etc., vous pouvez passer immédiatement au serveur de base de données répliqué.

Nous recommandons d'utiliser Microsoft SQL Serveur avec les grands coffres contenant plusieurscentaines de milliers de documents ou d'autres objets, voire plus. Pour les grands coffres, MicrosoftSQL Serveur est généralement plus efficace que Firebird. Néanmoins, l'utilisation du moteur debase de données Microsoft SQL Serveur requiert que l'administrateur maîtrise Microsoft SQLServeur.

Lorsque vous utilisez Microsoft SQL Serveur comme moteur de base de données du coffre, M-FilesServeur stocke toutes les données dans le coffre dans cette base de données. Certaines donnéessecondaires ne nécessitant pas de sauvegarde, comme les index de recherche qui accélèrent lesrecherches et certains fichiers temporaires, sont laissées en dehors de la base de données. La basede données SQL Serveur contient toutes les données essentielles du coffre : les métadonnées etles données de fichier.

L'administrateur est responsable de la sauvegarde des coffres et de leur consignation sur un espaceprévu à cet effet. La copie de sauvegarde est effectuée avec les propres outils de gestion de SQLServeur et des solutions de copie de sauvegarde proposées par des tiers. Lorsque l'administrateurrestaure une copie de sauvegarde, il récupère d'abord la base de données du coffre sur le serveurSQL, puis attache de nouveau le coffre à M-Files avec la commande Attacher un coffre.

Figure 111: M-Files propose le nom du coffre comme nom de la base de données

Remarque : les licences Microsoft SQL Server doivent être achetées séparément. Elles ne sontpas incluses dans les licences M-Files.



Microsoft SQL Server peut se trouver sur le même ordinateur que M-Files Serveur ou être installésur un autre serveur. Si SQL Server est installé sur un autre serveur, M-Files Serveur et SQL Serverdoivent être reliés par une connexion de réseau haut débit.

Les instructions pour garantir un fonctionnement efficace de SQL Server se trouvent dans ladocumentation Microsoft SQL Server. Tout d'abord, il est recommandé de s'assurer que l'ordinateursur lequel se trouve SQL Server ait suffisamment de mémoire. Le nombre de processeurs et lavitesse des processeurs et des disques durs ont également un impact important sur les performances.

Migrer vers Microsoft SQL Server

Vous pouvez facilement passer de Firebird vers Microsoft SQL Server comme moteur de base dedonnées du coffre. La commande Migrer vers Microsoft SQL Server se trouve dans le menuOpérations. Vous pouvez uniquement migrer le moteur de base de données du coffre depuisFirebird vers Microsoft SQL Server. La migration depuis Microsoft SQL Serveur vers Firebirdn'est pas prise en charge.

Attacher un coffre

Un coffre peut avoir été détaché (veuillez vous reporter à la section Coffre simple on page 152) deM-Files Serveur, auquel cas toutes les données contenues dans le coffre sont conservées dans undossier sur un lecteur, mais le coffre n'est pas enregistré sur le serveur. Si vous souhaitezrecommencer à utiliser le coffre, vous pouvez le réattacher à M-Files Serveur avec cette commande.Si, par exemple, un manque de place requiert de déplacer un coffre du lecteur C: vers le lecteurE:, ceci est possible avec les commandes Détacher et Attacher. Pour de plus amples informationssur l'identité d'origine du coffre, consultez Restaurer un coffre on page 144 .

Figure 112: Dans la plupart des cas, il est recommandé d'utiliser le paramètre par défaut Attacher avec l'identité d'origine.

M-Files® 6143

M-Files® 6

Restaurer un coffre

La sauvegarde complète ou la sauvegarde différentielle du coffre peut être restaurée avec lacommande Restaurer un coffre. D'abord, spécifiez la source (fichiers de sauvegarde sur le serveur)depuis laquelle la sauvegarde (et la sauvegarde différentielle, si besoin est) doit être restaurée.Vous pouvez également spécifier si le coffre doit être restauré comme nouveau coffre (auquel casM-Files créera une nouvelle identité pour le coffre) ou avec l'identité d'origine du coffre. L'identitéest utilisée pour l'établissement des connexions de coffre au serveur (le nom du coffre peut êtremodifié sur le serveur et la connexion au coffre peut porter n'importe quel nom sur le poste clientde l'utilisateur courant). Même si, par exemple, le coffre est détruit, vous pouvez le restaurer siune sauvegarde a été effectuée. Pour davantage d'informations sur les sauvegardes, veuillez vousreporter à la section Tâches planifiées on page 150.

Figure 113: Lorsque nécessaire, les sauvegardes peuvent être restaurées avec la commande Restaurer un coffre.

Répliques de coffres

Il est possible de répliquer des coffres depuis le serveur principal vers des serveurs miroirs,éventuellement géographiquement distants. L'ouverture d'objets depuis un serveur miroir permetgénéralement d'ouvrir plus rapidement les documents pour modification, car la connexion au



serveur principal peut être ralentie. Pour cette raison, le coffre répliqué accélère significativementl'accès aux documents depuis des postes clients dans des sites géographiquement distants.

Le coffre est répliqué depuis le serveur principal vers le serveur miroir. Le coffre situé sur leserveur miroir s'appelle un coffre répliqué.

Le serveur miroir peut être configuré par un Nouvel utilisateur on page 16 pour répliquer le coffreprincipal. Le logiciel M-Files Serveur doit être installé sur le serveur miroir et l'utilisateur doitdisposer de droits d'accès suffisants (Droits d'administration / Administrateur système on page149).

Dans la configuration de M-Files Client, la connexion au coffre répliqué s'effectue comme pourune connexion normale à un coffre. L'utilisateur de M-Files Client voit seulement le nom du coffrerépliqué et ne sait pas si le coffre est répliqué ou non.

Figure 114: Les propriétés du coffre répliqué comprennent les informations du coffre à répliquer.

Nom du serveur


Numéro de port


M-Files® 6145

M-Files® 6

Protocole

Définissez le protocole à utiliser pour la connexion réseau. Les protocoles proposés sont TCP/IPet SPX.

Tester la connexion au serveur

Après avoir renseigné les paramètres ci-dessus, vous pouvez tester la connexion au coffre. Si laconnexion fonctionne, le serveur a répondu au test de connexion.

Coffre source

Sélectionnez le coffre à répliquer.

Tester la Connexion au Coffre

Après avoir renseigné les paramètres ci-dessus, vous pouvez tester la connexion au coffre. Si letest est positif, la connexion est correctement établie.

Nom

Par défaut, le coffre répliqué a le même nom que le coffre source.

Mise à jour

La commande Mise à jour sert à mettre à jour le nom du coffre répliqué lorsque le nom du coffresource est modifié.

Identifiant unique

L'identifiant unique est l'identifiant du coffre répliqué. Le coffre répliqué a toujours le mêmeidentifiant unique que le coffre source. Le serveur M-Files utilise les identifiants pour différencierles coffres, ce qui empêche, par exemple, un même coffre d'être répliqué deux fois sur le mêmeserveur.

Chemin du cache sur le serveur

Indiquez le répertoire où le coffre répliqué doit être stocké sur le serveur.

Spécifier le compte

Sélectionnez le compte utilisé pour se connecter au cache du serveur. Le serveur M-Files utilisece compte pour stocker les données dans le cache du serveur ou pour ouvrir des fichiers. Le comptede connexion doit être spécifié lorsque le cache se trouve, par exemple, sur un serveur de fichiersnécessitant une authentification pour la connexion.



Emplacement des données de fichier en cache

L'emplacement des données de fichier en cache spécifie le chemin des fichiers répliqués dans lerépertoire du cache.

Comptes de connexion

Chaque coffre de documents contient une liste d'utilisateurs déclarés, lesquels doivent êtreauthentifiés par le serveur M-Files pour pouvoir accéder au coffre. Avant de déclarer des utilisateurs,des comptes de connexion doivent être créés sur M-Files Serveur. Ces comptes de connexion sontajoutés aux coffres comme utilisateurs. Différents utilisateurs peuvent être sélectionnés pour lescoffres parmi les comptes de connexion.

Nouveau compte de connexion

Figure 115: Dans cette fenêtre Propriétés du compte de connexion, l'utilisateur est JohnD, dont le compte de connexion est en coursd'utilisation. JohnD utilise l'authentification M-Files et ne dispose pas des droits d'administration du serveur.

Authentification Windows

L'authentification Windows peut être utilisée pour s'identifier sur M-Files, auquel cas l'utilisateurse connecte au coffre avec les mêmes informations d'identification que pour se connecter à Windowsou au domaine de l'organisation. L'usage de l'identification du domaine est le mode d'authentification

M-Files® 6147

M-Files® 6

le plus simple et le plus rapide. Cela signifie que de nouveaux mots de passe et identifiants ne sontpas nécessaires, ce qui en fait une méthode plutôt conviviale. Pour davantage d'informations,consultez le tableau Connexions aux coffres on page 18.

En utilisant le mode d'authentification Windows, vous pouvez utiliser la commande Mettre à jourles informations depuis le domaine pour mettre à jour les données du compte de connexion.

Authentification M-Files

Le mode d'authentification M-Files permet à l'utilisateur de se connecter uniquement à M-Files.Si l'organisation ne dispose pas de domaine Windows ou si l'utilisateur n'est pas censé y avoiraccès, il est préférable d'utiliser l'authentification M-Files pour le coffre.

Informations personnelles

Spécifiez une adresse e-mail et un nom complet pour le compte de connexion. Ces informationssont utilisées pour envoyer les notifications. Pour davantage d'informations sur les notifications,veuillez vous reporter à la section Notifications on page 133. Si le mode d'authentification utiliséest Windows, vous pouvez récupérer ces informations depuis le domaine en cliquant sur le boutonMettre à jour depuis le domaine.

Type de licence

Sélectionnez un type de licence pour le compte de connexion. Les différents types de licence sontprésentés ci-dessous. Pour davantage d'informations sur les licences, veuillez vous reporter à lasection Gestion des licences on page 130.

Licence nominative

Les licences nominatives sont affectées à des comptes de connexion individuels. Ce type de licencepermet au compte de connexion d'utiliser M-Files à tout moment, indépendamment des autresutilisateurs.

Licence utilisateur simultanée

Lorsqu'un compte de connexion utilisant une licence utilisateur simultanée se connecte, une licencede ce type est prise. Lorsque l'utilisateur se déconnecte, la licence se libère et peut être utilisée pard'autres comptes de connexion utilisant le même type de licence.

Licence lecture seule

Les licences lecture seule sont attribuées à des comptes de connexion individuels. Ce type delicence permet au compte de connexion d'utiliser M-Files à tout moment, indépendamment desautres utilisateurs. Cette licence est limitée dans le sens où toutes les fonctions M-Files ne sontpas disponibles : l'utilisateur peut uniquement lire les documents mais ne peut ni les créer, ni lesmodifier.



Le compte est désactivé

Cette commande est un moyen simple de spécifier si l'utilisateur est autorisé ou non à se connecterau serveur. Elle est utile si vous ne souhaitez pas supprimer les comptes de connexion définitivementet que vous voulez simplement les désactiver temporairement.

Droits d'administration / Administrateur système

Ce droit autorise l'utilisateur à effectuer toutes les modifications au niveau du serveur. Ceci inclutla modification de la connexion au serveur ainsi que la création et la suppression de coffres.Autrement dit, un administrateur disposant de ce droit peut effectuer n'importe quelle opérationsur un coffre.

Droits d'administration / Créateur de coffres

Un créateur de coffres peut créer de nouveaux coffres, modifier les données des coffres existantset supprimer des coffres. Il peut aussi restaurer des coffres depuis les sauvegardes.

Droits d'administration / Opérateur de sauvegarde

Un opérateur de sauvegarde peut effectuer la sauvegarde de tous les coffres sur le serveur.

Import de comptes de connexion

Importer des comptes de connexion vous permet d'importer des comptes dans M-Files.Sélectionnez les comptes de connexion à importer depuis un domaine, une unité d'organisation,ou un groupe d'utilisateurs. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la sectionImporter des groupes d'utilisateurs on page 174. Sélectionnez également un type de licence pourles nouveaux comptes de connexion. Pour davantage d'informations sur les licences, veuillez vousreporter à la section Type de licence on page 148.

M-Files® 6149

M-Files® 6

Figure 116: Import de comptes de connexion depuis un domaine et une unité d'organisation.

Tâches planifiées

Les sauvegardes peuvent être automatisées grâce aux Tâches planifiées. Les sauvegardes sontstockées sur le disque dur ou une unité de réseau d'où elles peuvent être transférées, par exemple,vers un lecteur de bande. Si nécessaire, les sauvegardes peuvent être restaurées depuisl'Administrateur M-Files Serveur. Veuillez vous reporter à la section Restaurer un coffre on page144.

Les tâches comprennent aussi d'autres tâches planifiées telles que l'optimisation des bases dedonnées. Cette dernière effectue, entre autres, la maintenance d'index de recherche de bases dedonnées afin de garantir un accès rapide aux coffres, quel que soit le nombre de modificationsapportées aux données.



Nouvelle tâche planifiée de sauvegarde

Figure 117: La planification fonctionne de la même manière que les tâches planifiées dans le Panneau de configuration Windows.

Figure 118: La fenêtre Propriétés de la tâche de sauvegarde planifiée est utilisée pour spécifier les détails des tâches de sauvegarde.

Deux types de sauvegarde de coffre peuvent être effectués : sauvegarde complète et sauvegardedifférentielle. Seule une sauvegarde complète de la base de données principale peut être effectuée.Les sauvegardes complètes doivent être planifiées de manière espacée et les sauvegardes

M-Files® 6151

M-Files® 6

différentielles de manière plus fréquente. Une planification raisonnable, par exemple, est deprocéder à une sauvegarde complète par semaine et à une sauvegarde différentielle tous les jours.Ceci permet d'économiser l'espace disque. Assurez-vous de bien distinguer la sauvegarde de coffreet celle de la base de données principale.

La sauvegarde complète est la plus parfaite copie qui puisse être faite avec M-Files. Elle contiententre autres l'historique de tous les documents. Vous ne pouvez pas effectuer une sauvegardedifférentielle si vous n'avez pas effectué auparavant une sauvegarde complète. La sauvegardedifférentielle contient toutes les données qui ont été modifiées depuis la dernière sauvegardecomplète. Lorsque vous restaurez une sauvegarde différentielle, vous devez disposer de la dernièresauvegarde complète et de la dernière sauvegarde différentielle.

Veuillez également vous reporter à la section Serveur on page 130.

Coffre simple

Figure 119: Options diverses dans le menu Action.

Nouveau coffre, attacher un coffre, propriétés

Veuillez vous reporter à la section Coffres on page 139.



Se déconnecter, se connecter

Vous pouvez utiliser cette commande pour vous déconnecter du coffre au niveau du serveur. Sivous vous êtes déconnecté du coffre, le nom de cette commande devient Se connecter et vouspouvez l'utiliser pour vous connecter au coffre au niveau du serveur.

Opérations / Sauvegarder

Cette commande peut être utilisée pour sauvegarder le coffre sans planification. Vous pouvezégalement utiliser cette commande pour ajouter une tâche de sauvegarde planifiée. Pour davantaged'informations sur les sauvegardes, veuillez vous reporter à la section Tâches planifiées on page150.

Opérations / Copier le coffre

Figure 120: Dans la fenêtre Copier le coffre, vous pouvez sélectionner les données à copier. Dans cet exemple, toutes les données serontcopiées.

Lorsque vous copiez un coffre, une copie du coffre original apparaît à la fois dans M-Files et surle disque dur de l'ordinateur, tout comme lorsque vous créez un nouveau coffre ; veuillez vousreporter à la section Coffres on page 139. Vous pouvez également copier partiellement le coffreen sélectionnant les éléments à copier dans la zone Données à copier. Par exemple, si la structured'un coffre existant vous paraît proche de celle du nouveau coffre que vous souhaitez créer, vouspouvez facilement copier sa structure dans les éléments qu'il contient en cliquant sur le bouton

M-Files® 6153

M-Files® 6

Structure uniquement. Ainsi, vous pouvez, par exemple, utiliser le Coffre Démo inclus lors del'installation de M-Files.

Opérations / Archiver les documents

Figure 121: Vous pouvez libérer de l'espace disque du serveur en effectuant l'archivage.

Avec la commande Archiver les documents, vous pouvez libérer de l'espace disque sur le serveuren déplaçant des documents du coffre vers un fichier d'archive. Le bouton Aperçu affiche le nombrede documents sélectionnés pour le transfert vers le fichier d'archive. Vous pouvez sélectionner lesdocuments à archiver en utilisant la commande Préparer pour archivage ; veuillez vous reporterà la section Préparer pour Archivage on page 78. Les documents archivés peuvent être restaurésvers le coffre avec la commande Restaurer une archive ; veuillez vous reporter à la sectionOpérations / Restaurer une archive on page 155.



Opérations / Archiver les anciennes versions

Figure 122: Vous pouvez aussi archiver les anciennes versions des documents.

Vous pouvez utiliser la commande Archiver les anciennes versions pour transférer les anciennesversions de documents vers un fichier d'archive. Les versions sélectionnées des documents sontalors transférées depuis le coffre vers le fichier d'archive.

Si la source sélectionnée est Documents préparés pour archivage, vous pouvez utiliser la commandePréparer pour archivage pour sélectionner les documents dont les versions doivent être archivées; veuillez vous reporter à la section Préparer pour Archivage on page 78. Dans ce cas, cettecommande affectera uniquement les versions spécifiées des documents préparés pour archivage.Ainsi, vous pouvez restreindre l'opération d'archivage aux versions de documents qui remplissentcertaines conditions.

Les documents archivés peuvent être restaurés vers le coffre avec la commande Restaurer unearchive ; veuillez vous reporter à la section Opérations / Restaurer une archive on page 155.

Opérations / Restaurer une archive

Vous pouvez restaurer des documents archivés vers le coffre avec la commande Restaurer unearchive. Sélectionnez le fichier d'archive, puis restaurez les documents vers le coffre.

M-Files® 6155

M-Files® 6

Opérations / Détacher

Vous pouvez détacher un coffre de la connexion au serveur, auquel cas les données ne sont pasdétruites, mais conservées sur le disque dur de l'ordinateur. Les commandes Détacher et Attacherun coffre ont l'effet inverse l'une de l'autre. Un coffre qui a été détaché peut être attaché à nouveauau serveur M-Files à partir du disque dur ; veuillez vous reporter à la section Attacher un coffreon page 143.

Opérations / Détruire

La commande Détruire peut être utilisée pour détruire définitivement toutes les données d'uncoffre. Naturellement, la commande Détruire n'affecte pas les sauvegardes situées sur le disquedur. Le coffre peut donc être restauré si des sauvegardes ont été effectuées.

Opérations / Mettre hors-ligne, en ligne

Lorsque vous mettez un coffre hors-ligne, M-Files ferme le coffre. Cette opération ferme égalementtoutes les sessions utilisateur ouvertes le cas échéant. Les utilisateurs ne peuvent pas se connecterà un coffre qui a été mis hors-ligne, jusqu'à ce que le coffre soit remis en ligne avec la commandeMettre en ligne, qui se trouve au même endroit.

Opérations / Mettre à jour

Figure 123: Vous devez confirmer la mise à jour d'un coffre avant la mise à jour.

Si la structure de la base de données interne d'un coffre évolue, ce qui est fréquent lors de la miseà jour d'un logiciel, le coffre doit être mis à jour. Le coffre doit être mis à jour manuellementlorsque vous avez choisi de ne pas le mettre à jour lors de l'installation de M-Files et que vousavez spécifié préférer le mettre à jour ultérieurement.

Maintenance

Le sous-menu Maintenance contient les commandes permettant de vérifier et d'optimiser l'intégritéde la structure de la base de données interne. Vous pouvez également y reconstruire l'index de larecherche plein texte. Lorsque vous réparez et optimisez l'intégrité de la structure de la base de



données interne, vous pouvez travailler avec un grand nombre de documents sans ralentir lesystème. Vous pouvez également reconstruire les vignettes des fichiers de documents.

Langues et traductions

Le logiciel M-Files peut être utilisé dans différentes langues. Le changement de langue est facileet la modification peut aussi être effectuée pendant l'utilisation. Les différentes langues se trouventdans l'option Changer la langue dans le menu Configuration. Le logiciel M-Files proposeautomatiquement ces langues. Si par exemple, le français est sélectionné comme langue du logiciel,les options suivantes s'affichent en français : "Verrouiller", "Publier" et "Flux de travail". Si parexemple, le finnois est choisi comme langue du logiciel, les mêmes options s'affichent en finnois: "Varaa muokattavaksi", "Palauta muokkauksesta" ja "Työnkulku".

Des versions de langues supplémentaires sont disponibles sur accord séparé avec Motive Systems.

La structure des métadonnées du coffre peut également être traduite en plusieurs langues.La structure des métadonnées du coffre se rapporte aux types d'objets, classes, définitions depropriétés, listes de valeurs et flux, etc. définis pour le coffre. Les titres de classe du documenttels que "Proposition", "Commande" et "Contrat" sont alors traduits dans les langues souhaitées.

L'entreprise peut traduire la structure des métadonnées elle-même ou la faire traduire par un tiers.La gestion des supports de traduction est facile : l'administrateur peut exporter ou importer lessupports de traduction dans le coffre au format de fichier XML. Les supports peuvent ensuite êtretraduits en interne ou par une agence de traduction professionnelle. Le processus de traductionlui-même ne dépend pas de l'Administrateur M-Files Serveur ni de ses autorisations.

La traduction de la structure des métadonnées peut être particulièrement avantageuse pour lesentreprises opérant dans plusieurs pays ou les entreprises ayant plusieurs langues en interne. Cecipermet à chaque utilisateur d'ajouter des documents et d'autres objets à l'aide de la structure desmétadonnées dans sa langue. De même, la structure des métadonnées multilingue est utile sil'entreprise utilise plusieurs langues pour des raisons non géographiques.

Parallèlement aux commandes M-Files, des métadonnées spécifiques des coffres peuvent êtresélectionnées et modifiées dans une langue spécifiée par l'utilisateur si la structure des métadonnéesa aussi été traduite. Si la structure des métadonnées n'a pas été traduite dans la ou les langue(s)requises, par exemple du finnois en français, il peut être difficile pour l'utilisateur de comprendrepourquoi certaines informations s'affichent en finnois et d'autres en français. Seuls les utilisateursavec des droits d'administration peuvent afficher et modifier le contenu de la structure desmétadonnées.

Par exemple, le type de classe "Proposition", le type d'objet "Client" et la définition de propriété"Date du document" appartiennent à la structure des métadonnées. Si l'utilisateur a sélectionné lefinnois comme langue du logiciel mais la structure des métadonnées n'a pas été traduite en finnois,l'utilisateur verra ces options en français uniquement car elles ont été ajoutées à la structure desmétadonnées et intitulées en français.

Ainsi par ex., lors de la création d'un nouveau document, certaines informations de fiche demétadonnées s'affichent en finnois ("Käytä pohjaa", "Suojausasetukset" et "Avaa muokattavaksi")

M-Files® 6157

M-Files® 6

et certaines en français ("Proposition", "Client" et "Projet"). Ceci est par exemple dû au fait quele texte "Suojausasetukset" fait partie du logiciel M-Files qui a été traduit en finnois mais le conceptde "Proposition" dans la structure des métadonnées n'a pas été traduit en finnois.

Figure 124: Une fiche de métadonnées peut contenir des concepts à la fois en finnois et en anglais si la structure des métadonnées n'a

pas été traduite dans la langue du logiciel sélectionnée par l'utilisateur. Dans cet exemple, la langue du logiciel est le finnois, mais la

structure des métadonnées est uniquement en anglais.

Configurer une structure de métadonnées à plusieurs langues

La structure des métadonnées est toujours spécifique au coffre et le coffre peut avoir une structurede métadonnées à plusieurs langues. Par exemple, les concepts suivants dans la structure desmétadonnées peuvent être traduits dans différentes langues :

• Noms de classes et groupes de classes• Noms des types d'objets• Noms et valeurs des listes de valeurs (par ex. types de réunions)• Noms des définitions de propriétés• Noms des groupes d'utilisateurs et listes de contrôle d'accès• Noms des flux de travail et leurs étapes• Noms des vues



Remarque : les noms des documents et des autres objets ne peuvent pas être traduits.

De même, le paramètre par défaut des listes de valeurs est que le contenu de la liste de valeursn'est pas traduit. Si vous souhaitez traduire le contenu de la liste de valeurs, c'est-à-dire les valeurs,activez Le contenu de cette liste de valeurs peut être traduit dans l'onglet Avancé des Propriétésde la liste de valeurs.

Langues et traductions

Langues et traductions se trouve dans l'Administrateur M-Files Serveur : activez le coffre dontvous souhaitez traduire la structure des métadonnées. Langues et traductions se trouve dans lemenu Action ou en cliquant sur le bouton droit de la souris.

La commande Ajouter peut être utilisée pour ajouter, modifier et supprimer les langues de traduction.Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un code pour la langue de traduction (le code de la languepeut aussi être laissé vide).

Vous pouvez traduire dans Excel, Word, ou un programme de traduction professionnel tel queSDL Trados ou SDL Passolo. Dans notre exemple, nous avons utilisé Excel en raison de sa facilitéd'utilisation et de la clarté lors de la traduction.

Figure 125: La langue par défaut est la langue utilisée par l'administrateur et dans laquelle la structure des métadonnées du coffre a été

créée à l'origine.

Ajouter des langues et exporter pour la traduction

La commande Exporter peut être utilisée pour spécifier la langue cible de la traduction et le formatdu support à traduire :

Langues

Sélectionnez la langue source et la langue cible. Notez que vous pouvez traduire la structure desmétadonnées dans une langue à la fois. Dans cet exemple, la traduction est effectuée dans Excel

M-Files® 6159

M-Files® 6

et à la fois la langue source et la langue cible sont exportées vers le fichier de traduction. Leschaînes de caractères de la langue source, c'est-à-dire les mots à traduire, sont dans leur colonnespécifique et les traductions dans la langue source sont ajoutées dans leur colonne spécifique.

Si vous le souhaitez, vous pouvez exporter uniquement la langue source. Si vous utilisez uneagence de traduction ou un logiciel de traduction séparé pour la traduction, vous devez déterminerle format requis pour le support de traduction.

Chaînes

Lorsque vous commencez le processus de traduction pour la première fois, sélectionnez toutes leschaînes à exporter. Une chaîne est un concept ou un attribut spécifique dans la structure desmétadonnées, c'est-à-dire un ou des mot(s) à traduire. Chaque langue a ses propres chaînes,c'est-à-dire un vocabulaire spécifique pour la structure des métadonnées.

Ensuite, vous pourrez traduire les chaînes nouvelles ou modifiées uniquement.

Format du fichier

Les formats de fichier disponibles sont XML simple et XLIFF. Sélectionnez XML simple si voussouhaitez traduire les chaînes dans Microsoft Word ou Excel. Sélectionnez XLIFF si vous souhaitezutiliser un outil de traduction professionnel comme SDL Trados ou SDL Passolo. Dans notreexemple, la traduction est effectuée dans Excel. Le format de fichier doit donc être XML simple.Enregistrez le fichier XML avec le nom souhaité et commencez à traduire dans Excel, ou bienenvoyez le fichier au destinataire.

Figure 126: Lorsque vous traduisez dans Excel, sélectionnez à la fois la langue source et la langue cible à exporter. Sélectionnez XML

simple comme format de fichier.



Traduire dans Excel

La traduction de la structure des métadonnées dans la langue cible dans Excel est simple. Ouvrezsimplement le fichier XML dans Excel : choisissez les paramètres par défaut En tant que tableauXML et Créer un schéma basé sur les données de la source XML, puis commencez à traduire.

Identifiant est l'identifiant du concept, c'est-à-dire le mot à traduire. Par exemple, un identifiantcommençant par PropertyDef indique qu'il s'agit d'un nom de définition de propriété. ObjectTypeest le nom du type d'objet et UserGroup est le nom du groupe d'utilisateurs. M-Files créeautomatiquement ces identifiants. Le traducteur n'a pas besoin de se préoccuper de ces identifiantsen tant que tels, bien qu'ils puissent être des pointeurs utiles lors du choix d'une traduction adaptée.

La colonne Source contient les concepts à traduire. La colonne Cible est vide. Le traducteur saisitles traductions dans cette colonne.

Figure 127: Dans cet exemple, une traduction de l'anglais au finnois a été commencée. La traduction finnoise de chaque chaîne en languesource a été ajoutée à la colonne Cible. La chaîne traduite a été marquée comme traduite en remplaçant 0 par 1.

Importer des traductions dans M-Files

Lorsque vous traduisez dans Excel, la chaîne peut être marquée comme traduite en modifiant lavaleur de la cellule à 1 dans la colonne Traduit. La valeur 0 indique que la chaîne n'a pas ététraduite ; la valeur 1 indique que la chaîne a été traduite.

Néanmoins, si l'option Importer toutes les chaînes est sélectionnée lors de la réimportation de latraduction dans M-Files, toutes les chaînes sont importées dans M-Files, que leur valeur soit 0 ou1.

Si vous souhaitez uniquement importer les chaînes marquées comme traduites, sélectionnezImporter uniquement les chaînes qui ont été marquées comme traduites. Seules les chaînes avec

M-Files® 6161

M-Files® 6

une valeur de 1 dans la colonne Traduit sont alors importées dans M-Files. Par exemple, si denouveaux ajouts sont effectués à la langue source ultérieurement, cette sélection peut être utiliséepour importer uniquement les traductions des nouveaux ajouts à M-Files.

Si la langue source est modifiée, ces données de version se trouvent dans la colonne version source: lorsque la chaîne de la langue source est modifiée, la valeur de la cellule de cette chaîne esttoujours augmentée de un. La traduction dans la langue cible doit alors être contrôlée et modifiéeen fonction des modifications de la langue source.

Ainsi, si les valeurs des chaînes traduites dans la colonne Traduit ont été précédemment mises àjour avec la valeur 1, elles sont réinitialisées à 0 si la langue source de ces chaînes est modifiée.C'est pourquoi il est recommandé de demander au traducteur de marquer les traductions traduiteset acceptées comme traduites, après quoi la valeur 1 indique que les traductions en langue ciblesont à jour.

Pour réimporter la traduction d'Excel vers M-Files, enregistrez le fichier XML traduit dans Excelau format Données XML. Vous pouvez ensuite importer le fichier vers M-Files avec la commandeImporter. Le fichier peut avoir des noms différents lors de l'importation et de l'exportation.

Figure 128: L'import de fichiers dans M-Files est simple. Remarque : sélectionnez la langue cible correcte si plusieurs langues sontdisponibles.

Après l'importation, M-Files vous demande si vous souhaitez reconstruire l'index de la rechercheplein texte pour les métadonnées. Les traductions modifiées ne peuvent pas être utilisées dans lesrecherches avant d'avoir reconstruit l'index de recherche. Ceci peut prendre plusieurs minutes oumême plusieurs heures en fonction du nombre de documents et d'objets dans le coffre.

Sélectionner la langue du logiciel et du coffre

Dans M-Files Client, l'utilisateur peut changer à la fois la langue du logiciel et la langue du coffre.M-Files peut être utilisé dans différentes langues. Le choix de la langue est proposé par le logiciel.Langue du coffre désigne la langue de la structure des métadonnées, puisque cette structure estspécifique au coffre. La langue peut être choisie parmi celles dans lesquelles le coffre a été traduit.



Figure 129: La commande de changement de la langue est accessible dans le menu Configuration.

L'administrateur peut définir la langue du coffre par défaut définie pour l'utilisateur, qui peut êtren'importe laquelle des langues du coffre. L'utilisateur n'a par conséquent pas besoin de changer lalangue du coffre dans le logiciel client. Sinon, les utilisateurs ont la langue source du coffre commelangue par défaut. La langue du coffre définie par l'utilisateur est définie dans Propriétés del'utilisateur.

Si la langue d'installation du logiciel, la langue du logiciel et la langue du coffre sont lesmêmes, toutes les commandes M-Files, la structure des métadonnées du coffre et toute ladocumentation du logiciel sont affichées dans cette langue.

Remarque : si l'utilisateur ajoute une nouvelle valeur à la liste de valeurs, la nouvelle valeur(concept) est ajoutée à la structure des métadonnées d'origine, c'est-à-dire le contenu dans la languesource, quelle que soit la langue du coffre de l'utilisateur. Par exemple, un utilisateur ayant lefinnois comme langue du coffre peut ajouter une nouvelle valeur "LVI-piirustus" à la liste devaleurs "Types de dessins/Piirustustyypit". Si la langue source était le français, la nouvelle valeurfinnoise "LVI-piirustus" est affichée avec les valeurs françaises : " Architecture, LVI-piirustus,Mécanique, Services " etc. Le nom de cette valeur peut être modifié en Propriétés de la liste devaleurs pour correspondre à la langue source, après quoi il peut de nouveau être traduit en finnois.Les vues communes peuvent être nommées de la même manière en fonction du texte ajouté parl'utilisateur, quelle que soit la langue source.

Remarque : si la structure des métadonnées est traduite dans plusieurs langues, le logiciel de lalangue du coffre sélectionnée par l'utilisateur n'affecte pas les résultats de la recherche. Par exemple,si l'utilisateur a sélectionné le finnois comme langue et a ajouté un document pour classer"Hinnasto", le document en question est inclus dans les résultats de la recherche lorsque vousutilisez le critère de recherche "Liste de prix". Néanmoins, les concepts "Liste de prix" et "Hinnasto"doivent être des traductions l'un de l'autre, c'est-à-dire différentes traduction du même concept.

Gestionnaires d'événements

Avec les Gestionnaires d'événements vous pouvez définir différentes opérations effectuées lorsde la modification d'objets. Les opérations sont spécifiées à l'aide de variables, de propriétéscommunes de VBScript et M-Files API.

Vous pouvez créer et modifier les gestionnaires d'événements dans l'Administrateur M-FilesServeur : Ouvrez le coffre pour lequel vous souhaitez définir des gestionnaires d'événements :vous pouvez alors trouver les gestionnaires d'événements dans le menu Action ou en cliquant avecle bouton droit de la souris. Vous pouvez ajouter plusieurs opérations différentes au mêmegestionnaire d'événements en les nommant séparément.

M-Files® 6163

M-Files® 6

Exemples de gestionnaires d'événements

• Les autorisations d'objet peuvent être configurées pour changer automatiquement quand lespropriétés de l'objet (métadonnées) sont modifiées.

• Avec les gestionnaires d'événements, vous pouvez ajouter automatiquement des documents debase pour que le nouveau projet soit conforme au projet modèle lorsque ce premier est créé.

• Vous pouvez également utiliser les gestionnaires d'événements pour toujours enregistrer certainsdocuments Word en PDF. Ainsi quand un fichier Word est publié, il est toujours enregistré auformat PDF aussi dans le serveur.

• Les données liées aux photos, comme la date et la taille de l'image, peuvent être ajoutéesautomatiquement aux métadonnées du document photo.

• Si l'utilisateur ajoute une nouvelle valeur à la liste de valeurs, le gestionnaire d'événements peutêtre utilisé pour vérifier que la valeur ajoutée est correctement saisie.

• La connexion à M-Files peut être empêchée en dehors des heures de travail, par exemple la nuitet le week-end.

• Il est possible de surveiller le téléchargement de certains fichiers, d'empêcher le téléchargementde quantités importantes de fichiers ou d'envoyer une alarme de téléchargements suspects àl'administrateur.

Remarque : la création de gestionnaires d'événements requiert un haut niveau de compétences deprogrammation et est uniquement conçue pour les administrateurs avancés. L'administrateur doitconnaître la langue de programmation VBScript. Les instructions d'écriture du code VBScript nesont pas incluses dans la documentation de M-Files ou de M-Files API.

La documentation M-Files API est installée dans le dossier Démarrer / Programmes / M-Files /Documentation / M-Files API. Pour de plus amples informations sur le code VBScript et M-FilesAPI, contactez [email protected]. Les instructions sur l'écriture du code VBScript et l'utilisationde M-Files API sont disponibles auprès du support technique M-Files pour un prix séparé.



Exemple 1

Figure 130: Tout d'abord, ajoutez un gestionnaire d'événements puis modifiez le code à traiter par le gestionnaire d'événements.

Lors de la création d'un nouvel objet, le gestionnaire d'événements peut être utilisé pour contrôlerpar exemple si le coffre contient déjà un objet avec le même titre. Si c'est le cas, l'utilisateur reçoitun message d'erreur. Le code VBScript suit alors le format suivant (remarque : l'exemple ci-dessousest en anglais uniquement) :

' L'identifiant de la propriété de titre.

Dim titleProperty

titleProperty = 0

' Obtenir les propriétés de l'objet.

Dim ObjVerAndProps

Set ObjVerAndProps =Vault.ObjectOperations.GetLatestObjectVersionAndProperties(ObjVer.ObjID,false, false)

' Obtenir le titre de l'objet.

Dim currentTitle

currentTitle = ObjVerAndProps.VersionData.Title

' Rechercher les objets sur la base du titre.

Dim titleSearch

Set titleSearch = CreateObject("MFilesAPI.SearchCondition")

M-Files® 6165

M-Files® 6

Dim titleExpression

Set titleExpression = CreateObject("MFilesAPI.Expression")

titleExpression.SetTypedValueExpression 1, -1, 0, Nothing

Dim titleTypedValue

Set titleTypedValue = CreateObject("MFilesAPI.TypedValue")

titleTypedValue.SetValue 1, currentTitle

titleSearch.Set titleExpression, 1, titleTypedValue

Dim SearchResults

Set SearchResults =Vault.ObjectSearchOperations.SearchForObjectsByCondition(titleSearch,false)

' Si un objet existant avec le même titre a été trouvé, émettreune erreur.

If SearchResults.Count > 1 Then

Err.Raise MFScriptCancel, "Le coffre contient déjà un objet avecle même titre."

End if

Gestionnaires d'événements disponibles

Ci-dessous se trouvent les gestionnaires d'événements disponibles avec leurs variables etexplications :

Gestionnaires d'événements du coffre

BeforeSetProperties / AfterSetProperties

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer etPropertyValues

Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés quand les valeurs de propriétés de l'objet stocké dansle coffre sont réinitialisées.

BeforeCreateNewObjectFinalize / AfterCreateNewObjectFinalize

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer etPropertyValues

Exécution :



les gestionnaires d'événements sont exécutés quand un nouvel objet est créé dans le coffre. Lorsde l'exécution du gestionnaire d'événements AfterCreateNewObjectFinalize, il est possible quel'objet ait déjà été publié. C'est pourquoi les métadonnées ou fichiers ne peuvent plus être modifiéspendant l'utilisation du gestionnaire d'événements.

BeforeCancelCreateObject / AfterCancelCreateObject

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID et ObjVer

Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés quand un objet qui n'a jamais été publié est supprimédu coffre. L'exécution a lieu par exemple quand l'utilisateur exécute la commande "Déverrouiller"sur l'objet ou supprime l'objet du coffre.

BeforeCheckInChanges / AfterCheckInChanges


Exécution :

Les gestionnaires d'événements sont exécutés quand l'utilisateur publie l'objet. Ils ne sont pasexécutés si l'objet n'a pas été modifié, auquel cas les gestionnaires d'événementsBeforeCancelCheckOut et AfterCancelCheckOut sont exécutés. Au cours de l'exécution desgestionnaires d'événements AfterCheckInChanges, l'objet ne peut plus être modifié car l'objet aété publié.

BeforeCheckOut / AfterCheckOut


Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés lorsqu'un objet du coffre est verrouillé. Au cours del'exécution du gestionnaire d'événements BeforeCheckOut, l'objet n'a pas été verrouillé, il ne peutdonc pas être modifié.

BeforeCancelCheckOut / AfterCancelCheckOut


Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés quand des modifications d'un objet verrouillé sontannulées, par exemple avec la fonction "Déverrouiller". Les gestionnaires d'événements sontégalement exécutés si l'objet est publié sans modifications. Au cours de l'exécution des gestionnairesd'événements AfterCancelCheckOut, l'objet ne peut pas être modifié car il n'est plus verrouillé.

BeforeDeleteObject / AfterDeleteObject


Exécution :

M-Files® 6167

M-Files® 6

les gestionnaires d'événements sont exécutés quand un objet est marqué comme supprimé.

BeforeDestroyObject / AfterDestroyObject


Exécution :

Les gestionnaires d'événements sont exécutés quand un objet est détruit dans le coffre.

BeforeDestroyObjectVersion / AfterDestroyObjectVersion


Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés quand une version individuelle de l'objet est détruitedans le coffre.

BeforeSetObjectPermissions / AfterSetObjectPermissions

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer etObjectAccessControlList

Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés quand les autorisations de l'objet sont modifiées.

BeforeFileUpload

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault et FileTransferSessionID

Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés quand l'utilisateur démarre le transfert de fichiersvers M-Files Serveur.

AfterFileUpload

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, FileTransferSessionIDet FileVer

Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés quand le transfert du fichier vers le serveur est terminé.

BeforeFileDownload / AfterFileDownload

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, FileTransferSessionIDet FileVer

Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés quand l'utilisateur charge le fichier de M-Files Serveurvers le cache local de l'ordinateur du client. Si nécessaire, ces gestionnaires d'événements peuventêtre utilisés pour empêcher le transfert de certains fichiers vers les ordinateurs des utilisateurs.



BeforeCreateNewValueListItem / AfterCreateNewValueListItem

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault et ValueListItem.

Exécution :

les gestionnaires d'événements sont exécutés lorsque de nouvelles valeurs sont ajoutées à unecertaine liste de valeurs du coffre. Ces gestionnaires d'événements peuvent par exemple être utiliséspour s'assurer que toutes les valeurs saisies dans la liste de valeurs ont une forme spécifiée souhaitée.

BeforeLoginToVault

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault et LoginAccount

Exécution :

le gestionnaire d'événements est exécuté immédiatement avant la connexion de l'utilisateur aucoffre. A ce stade, l'utilisateur a déjà été identifié dans M-Files Serveur, le gestionnaire d'événementsn'est donc pas exécuté, par exemple, si un utilisateur qui tente de se connecter n'a pas de comptede connexion sur le serveur.

AfterLoginToVault

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault et LoginAccount

Exécution :

le gestionnaire d'événements est exécuté quand l'utilisateur s'est connecté au coffre.

BeforeLogoutFromVault

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID et Vault

Exécution :

le gestionnaire d'événements est exécuté immédiatement avant la déconnexion de l'utilisateur ducoffre. La déconnexion ne peut pas être interrompue avec ce gestionnaire d'événements. Le logicielclient ne réagit pas aux messages d'erreur reçus depuis ce gestionnaire d'événements.

AfterLogoutFromVault

Variables : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault et LoggedOutUserID

Exécution :

le gestionnaire d'événements est exécuté quand l'utilisateur s'est déconnecté du coffre. Ladéconnexion ne peut pas être interrompue avec ce gestionnaire d'événements. Le logiciel clientne réagit pas aux messages d'erreur reçus depuis ce gestionnaire d'événements.

Gestionnaires d'événements du serveur

BeforeRunScheduledJob / AfterRunScheduledJob

Variables : MFScriptCancel, CurrentUserID, ScheduledJob et ScheduledJobOutputInfo

M-Files® 6169

M-Files® 6

Exécution :

le gestionnaire d'événements est exécuté quand l'une des tâches planifiées du serveur est effectuée.Ces gestionnaires d'événements peuvent être utilisés pour surveiller automatiquement l'exécutiondes tâches planifiées automatiques. En cas d'erreur, le gestionnaire d'événements peutautomatiquement envoyer une notification électronique à l'administrateur pour faciliter la résolutiondu problème.

Utilisateurs

Dans Utilisateurs, vous pouvez ajouter des utilisateurs au coffre, c'est-à-dire que vous attribuezun nom à l'utilisateur et spécifiez les autorisations de l'utilisateur pour le coffre. Avant cela, chaqueutilisateur doit posséder un compte de connexion au serveur ; pour davantage d'informations,veuillez vous reporter à la section Comptes de connexion on page 147. Lorsqu'un compte deconnexion a été créé, M-Files attribue un identifiant unique à l'utilisateur et le déclare commeutilisateur du coffre.

Nouvel utilisateur

Vous spécifiez ici les propriétés du nouvel utilisateur du coffre. Les propriétés déterminent lesautorisations de l'utilisateur pour le document et le coffre.

Figure 131: La fenêtre Propriétés de l'utilisateur peut être utilisée pour modifier les propriétés de l'utilisateur.



Nom du compte de connexion, Nom complet

Le nom du compte de connexion créé peut être sélectionné dans le menu déroulant et le nomcomplet de l'utilisateur peut être indiqué dans le champ Nom complet. Veuillez vous reporter à lasection Nouveau compte de connexion on page 147.

Le compte est désactivé

Lorsque le compte est désactivé, l'utilisateur ne peut pas accéder au coffre. La connexion estdésactivée, mais les informations relatives à l'utilisateur sont conservées. Le compte peut facilementêtre réactivé lorsque nécessaire. Par exemple, pour des raisons de sécurité, vous pourriez interdireà un utilisateur externe de se connecter au coffre pendant une période de congés.

Utilisateur externe

Les utilisateurs peuvent être regroupés en utilisateurs externes et utilisateurs internes. Un utilisateurpeut être défini comme utilisateur externe en cochant l'option Utilisateur externe. Les utilisateursexternes ne peuvent pas consulter ou accéder aux documents autres que ceux spécifiquementmarqués pour eux. Par défaut, ils n'ont la permission de ne voir aucun document. Par exemple,vous pouvez définir vos clients comme utilisateurs externes et leur donner accès aux documentsdu coffre spécifiquement pour les clients.

Comme indiqué précédemment, les utilisateurs externes n'ont, par défaut, aucun droit d'accès auxdocuments. Pour partager un document avec un utilisateur externe, les droits d'accès doivent êtreexplicitement définis au niveau des autorisations de ce document.

L'utilisateur ne peut pas créer de document ou d'objet

L'utilisateur ne peut pas créer de documents ou d'objets dans le coffre mais peut, par exemple, lesconsulter s'il en a l'autorisation.

L'utilisateur ne peut pas créer ou modifier de dossier traditionnel

L'utilisateur ne peut pas créer de dossier traditionnel ou modifier des dossiers traditionnels existantsdans le coffre.

Contrôle total du coffre

Cette option donne tous les droits d'administration du coffre, décrits ci-dessous.

Voir et lire tous les objets (y compris les objets supprimés)

Quelles que soient les autorisations accordées pour un document ou un objet, un utilisateur ayantces droits peut voir et lire tous les objets, y compris ceux qui ont été supprimés.

M-Files® 6171

M-Files® 6

Afficher et récupérer les objets supprimés

Autorisation de restaurer les documents et autres objets marqués comme supprimés.

Détruire les objets

Autorisation de détruire définitivement les objets.

Forcer le déverrouillage des documents (annuler les modifications)

Ce droit permet d'annuler le verrouillage effectué par un autre utilisateur. Par exemple, si unutilisateur a oublié de publier un document que d'autres doivent pouvoir modifier, tout utilisateurdisposant de ce droit peut publier le document. Dans ce cas, les modifications apportées au documentpendant le verrouillage ne seront pas enregistrées sur le serveur.

Modifier les autorisations pour tous les objets

Autorisation de modifier les autorisations de tout document ou objet. Vous pouvez modifier lesdroits pour un objet, c'est-à-dire supprimer l'autorisation d'écrire sur un document pour les autresutilisateurs. Un utilisateur ayant ce droit peut manipuler des documents et objets auxquels il nepourrait normalement pas accéder compte tenu des autorisations attribuées pour ces documentset objets.

Modifier la structure des métadonnées

Ce droit permet de modifier la structure des métadonnées du coffre. Par exemple, vous pouvezajouter de nouvelles classes ou de nouvelles listes de valeurs. Par exemple, si vous voulez modifierla classe de document Facture de manière à ce que la propriété Projet soit renseignée pour chaquefacture, vous pouvez effectuer la modification si vous y êtes autorisé. Même si l'utilisateur n'en apas l'autorisation, il peut ajouter de nouveaux champs de métadonnées aux objets à l'aide de lafiche de document dans Explorateur M-Files.

Gérer les comptes utilisateurs

Droit de gérer les comptes de connexion dans le coffre. Avec cette autorisation, vous pouvez parexemple ajouter ou supprimerdes utilisateurs du coffre.

Gérer les vues communes et les règles de notification

Ce droit permet de gérer les vues et les règles de notification du coffre. Avec cette autorisation,vous pouvez, par ex., créer une vue du coffre visible par tous les utilisateurs. Vous pouvez égalementdéfinir des règles de notification communes. Les vues et les règles de notification communes sontcréées depuis M-Files Client.

Autorisations

Spécifiez quels utilisateurs peuvent voir cet utilisateur.



Le droit de voir cet utilisateur peut être défini dans l'onglet Autorisations. L'utilisateur peut êtrerendu invisible à certains utilisateurs.

Remarque : l'administrateur système et tous les utilisateurs ayant le contrôle total du coffre voienttous les utilisateurs du coffre.

Importer des utilisateurs

Importer des utilisateurs vous permet d'importer des utilisateurs d'un domaine vers M-Files.Sélectionnez un groupe d'utilisateurs et les utilisateurs à importer. Sélectionnez également un typede licence pour les nouveaux comptes de connexion. Pour davantage d'informations, veuillez vousreporter à la section Import de comptes de connexion on page 149.

Pour davantage d'informations sur les licences, veuillez vous reporter à la section Type de licenceon page 148.

Groupes d'utilisateurs

Vous pouvez créer, modifier et supprimer des groupes d'utilisateurs. La création de groupesd'utilisateurs facilite la définition d'autorisations pour les documents. Vous pouvez associer desutilisateurs dans des groupes d'utilisateurs avec une certaine fonction commune, comme le postedans l'organisation (direction, recherche et développement, etc.).

Nouveau groupe d'utilisateurs

Figure 132: Attribuez un nom au groupe d'utilisateurs et ajoutez les utilisateurs à ce groupe.

M-Files® 6173

M-Files® 6

Autorisations

Spécifiez quels utilisateurs peuvent voir ce groupe d'utilisateurs.

Le droit de voir ce groupe d'utilisateurs peut être défini dans l'onglet Autorisations. Le grouped'utilisateurs peut être rendu invisible pour certains utilisateurs.

Remarque : l'administrateur système et tous les utilisateurs ayant le contrôle total du coffre voienttous les utilisateurs du coffre.

Importer des groupes d'utilisateurs

Importer des groupes d'utilisateurs vous permet d'importer des groupes d'utilisateurs dansM-Files. Les groupes d'utilisateurs peuvent être importés depuis un domaine ou une unitéd'organisation. Ceci facilite et accélère l'import de groupes d'utilisateurs dans M-Files M-Filespeut vérifier périodiquement les nouveaux membres ou les membres supprimés dans les groupes.

Import de groupes d'utilisateurs depuis un domaine et une unité d'organisation.

Sélectionnez le groupe d'utilisateurs depuis un domaine et une unité d'organisation.

Sélectionnez également un type de licence pour les nouveaux comptes de connexion. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Import de comptes de connexion on page 149.Pour davantage d'informations sur les licences, veuillez vous reporter à la section Type de licenceon page 148.

Vous pouvez également demander à M-Files de vérifier toutes les 15 minutes les nouveauxutilisateurs et les membres supprimés. Sinon, M-Files vérifie les changements avec l'actionRafraîchir maintenant.



Figure 133: Les groupes d'utilisateurs peuvent être importés depuis un domaine ou une unité d'organisation.

Import d'un groupe d'utilisateurs depuis un groupe d'utilisateurs du domaine modifié

L'import d'un groupe d'utilisateurs du domaine dans M-Files peut également être désactivé oumodifié pour utiliser un autre groupe d'utilisateurs du domaine.

Par exemple, si le groupe d'utilisateurs du domaine change (il est par exemple renommé ou legroupe est modifié), l'ancien groupe d'utilisateurs M-Files peut être fusionné avec le nouveaugroupe d'utilisateurs du domaine. Ceci préserve l'identité du groupe d'utilisateurs de M-Files quellesque soient les modifications du groupe d'utilisateurs du domaine et les autorisations associéespeuvent rester les mêmes.

Sélectionnez Les membres du groupe sont synchronisés à partir du domaine et Définir. Modifiezensuite les informations du groupe d'utilisateurs à importer.

M-Files® 6175

M-Files® 6

Figure 134: La commande Définir vous permet de modifier les informations du groupe d'utilisateurs à importer.

Métadonnées

Lorsque vous spécifiez les métadonnées d'un document ou d'un objet en renseignant sa fiche, vouspouvez, dans certains cas, choisir les données parmi des options prédéfinies. Vous pouvez modifierces options dans cette section de l'Administrateur M-Files Serveur. Les métadonnées comprennentune variété de types d'objets, de listes de valeurs, de définitions de propriétés et de classes. Lesdifférentes classes sont regroupés en groupes de classes. Les métadonnées des documents et objetssont utilisées presque partout dans M-Files, comme, par exemple, dans les vues et les fonctionsde recherche, c'est pourquoi la fonction des métadonnées doit être étudiée avec soin.

Vous pouvez aussi utiliser la vue hiérarchique pour accéder aux métadonnées du coffre.

Types d'objet

M-Files utilise des types d'objet pour définir les objets à stocker. Les types d'objets prédéfinis misà votre disposition comprennent les documents et les collections de documents. Selon les besoinsde votre organisation, vous pouvez aussi définir des types d'objet tels que les clients ou les contactsdans le coffre. Ils peuvent alors être gérés par M-Files, qui enregistre l'historique des modificationsde ces objets. Outre la gestion des versions, M-Files assure le classement au sein de vuesdynamiques, la protection contre les modifications simultanées, une gestion des droits simple etde riches possibilités de recherche des objets.



Pour les documents, M-Files affiche une fiche de document grâce à laquelle l'utilisateur peutrenseigner et éditer les propriétés. De même, les propriétés des objets sont fournies, par ex., lesobjets du type Client.

Les autres types d'objets, comme les clients, diffèrent des documents par le fait qu'ils n'ont pas defichiers associés.

Nouveau type d'objet

De nouveaux types d'objet peuvent être créés dans l'Administrateur M-Files Serveur. SélectionnezTypes d'objets puis Nouveau type d'objet dans le menu.

Figure 135: Vous pouvez créer de nouveaux types d'objets dans le coffre.

Nom (singulier)

Donnez un nom au type d'objet (par ex. Client).

M-Files® 6177

M-Files® 6

Nom (pluriel)

Donnez un nom à la liste de valeurs comprenant tous les objets de ce type d'objet. Le nom de laliste de valeurs est généralement la forme plurielle du nom du type d'objet (par ex. Clients).

Icône

Sélectionnez ou importez une icône pour le type d'objet.

Les utilisateurs peuvent créer des objets de ce type

Indiquez si les utilisateurs peuvent créer ou non de nouveaux objets de ce type via M-Files Client.

Les objets de ce type peuvent avoir des fichiers

Vous pouvez également définir comme caractéristique d'un type d'objet le fait que l'on puisseajouter des fichiers aux objets de ce type.

Types d'objets que les utilisateurs peuvent afficher pour les objets de ce type

Les objets ont souvent des relations avec d'autres objets. Par exemple, un document est souventlié à un projet ou un client. Les objets concernant l'objet courant peuvent être affichés grâce à lacommande Afficher les Relations de M-Files Client.

Avec la commande Types d'objets que les utilisateurs peuvent afficher pour les objets de ce type,l'affichage des objets en relation avec le type d'objet sélectionné peut être activé. Par exemple, sile type d'objet Projets est sélectionné pour être affiché avec le type d'objet Client, la sélection d'unclient dans M-Files et l'usage de la commandeAfficher les relations affichera une liste de tous lesprojets en relation avec le client concerné.

Avancé

Hiérarchie du type d'objet

Les types d'objets peuvent avoir des relations hiérarchiques. Par exemple, la relation entre uneentreprise cliente et le contact peut être définie de telle manière que le type d'objet Contact soitun sous-type du type d'objet Client. La liste de valeurs du type d'objet Client affiche aussi lescontacts filtrés par client. Vous pouvez aussi, par exemple, définir les propriétés Acheteur etContact Achats, auquel cas la sélection du contact est filtrée par Client (Acheteur) en fonction duclient sélectionné.

Utilisez les boutons Ajouter et Supprimer pour ajouter et supprimer des sous-types d'objet. Vouspouvez aussi configurer le type d'objet édité comme sous-type d'un autre type d'objet.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Contenu on page 184. Remarque: vous ne pouvez pas définir de hiérarchie interne pour un type d'objet.



Autorisations

Spécifiez les utilisateurs qui peuvent voir le nom de ce type d'objet et créer des objets de ce type.

Le droit de voir et créer des objets de ce type peut être défini depuis l'onglet Autorisations.

Si l'utilisateur n'a pas l'autorisation de voir le nom du type de l'objet, celui-ci n'est pas accessibledans M-Files Client pour l'utilisateur non autorisé (par exemple, lorsque vous créez un nouvelobjet ou bien effectuez une recherche). Même si le nom de type du type d'objet est invisible,l'utilisateur peut voir les objets eux-mêmes, par exemple dans les vues ou dans les résultats derecherche.

Si l'utilisateur ne peut pas voir le nom du type de l'objet, l'utilisateur n'a pas non plus l'autorisationde créer des objets de ce type. Cependant, l'utilisateur peut avoir l'autorisation de voir le nom dutype d'objet sans avoir l'autorisation de créer de nouveaux objets de ce type.

Connexion à une base de données externe

Figure 136: Utilisez l'onglet pour définir une connexion à une base de données externe.

M-Files® 6179

M-Files® 6

Utilisez une connexion à une base de données externe pour importer et modifier desobjets se trouvant dans cette base

Pour importer et modifier des objets dans une base de données externe, établissez une connexionavec cette base. M-Files peut, par exemple, être configuré de manière à être connecté à la base dedonnées clients de l'entreprise.

Chaîne de connexion OLE DB (depuis le serveur)

M-Files Serveur utilise la définition de connexion pour établir une connexion OLE DB à une basede données externe. La syntaxe de la définition de la connexion dépend du fournisseur OLE DButilisé pour établir la connexion à la base de données externe. Si ODBC est requis pour établir uneconnexion, il faut accéder au stock de données via OLE DB et ODBC. La définition de connexionspécifique dépend de la base de données.

Notez que pour des raisons techniques, l'Administrateur M-Files Serveur affiche les fournisseursOLE DB disponibles sur l'ordinateur exécutant l'Administrateur M-Files Serveur. Toutefois,M-Files Serveur peut résider sur un serveur différent. Assurez-vous que la connexion OLE DBsélectionnée fonctionne depuis le serveur M-Files.

Recommandations du fournisseur

FournisseurBase de données

Fournisseur Microsoft OLE DB pour SQL Server.MS SQL Server

Fournisseur Microsoft JET OLE DB.Access

Fournisseur Microsoft JET OLE DB. Définissez aussi les

Propriétés étendues à "Excel 8.0;".

Excel

Utilisez la commande Définir le nom pour définir la zone

de données dans Excel. Cette zone de données Excel

nommée correspond à un tableau de base de données. Les

valeurs dans la première ligne de la zone représentent les

titres de colonne d'un tableau.

Fournisseur Microsoft OLE DB pour ODBC (MySQL

Connector/ODBC).

MySQL

• Utilisez l'outil d'administration Source de données (ODBC)

pour configurer une nouvelle source de données du

système.

• Sélectionnez MySQL Connector/ODBC comme pilote

ODBC.

• Définissez la source de données.

• Sous Propriétés lecteur, cochez Disable Transactions.



FournisseurBase de données

Dans les paramètres de connexion, sélectionnez fournisseur

Microsoft OLE DB pour pilotes ODBC comme fournisseur

et la source de données que vous avez définie comme source

de données. La collection par défaut dans les paramètres

de connexion reste vide. Définissez ainsi uniquement la

base de données dans les paramètres du pilote.

Vous pouvez également utiliser le fournisseur

MySql.OLEDB avec MySQL.

Expression SELECT

Le serveur M-Files utilise l'expression SELECT pour récupérer les enregistrements d'une base dedonnées externe.

Exemples d'expressions SELECT :

SELECT CustomerNumber, CustomerName FROM Customer

SELECT ID, Name + ' ' + Department FROM Company

SELECT ID, Name, CustomerID FROM Contacts

SELECT * FROM Customer

Rafraîchir les champs

Récupère dans la zone Champs les données définies dans l'expression SELECT.

Champs

La zone Champs affiche les correspondances entre les champs récupérés d'une base de donnéesexterne et les définitions de propriété de coffre. Vous pouvez éditer ces correspondances entre leschamps sources et les propriétés cibles. Les types d'objets doivent toujours correspondre à unidentifiant et à un nom uniques. Les sous-types doivent aussi correspondre aux champs de l'objetparent. Si le champ de la base de données externe peut être mis à jour avec l'expression de la basede données UPDATE, vous pouvez définir le champ Mise à jour en conséquence. Le champAjouter est utilisé pour spécifier les champs pouvant être ajoutés à la base de données externe vial'expression INSERT INTO.

Expression UPDATE

Lorsqu'un utilisateur modifie un objet dans M-Files, le serveur M-Files modifie l'enregistrementcorrespondant dans la base de données externe à l'aide de l'expression UPDATE. Utilisez un pointd'interrogation (?) pour indiquer les champs à mettre à jour.

Exemples d'expressions UPDATE :

M-Files® 6181

M-Files® 6

UPDATE Customers SET CustomerName = ? WHERE CustomerID = ?

UPDATE Contact SET Name = ?, CustomerID = ? WHERE ContactID = ?

Expression INSERT INTO

Lorsqu'un utilisateur crée un nouvel objet dans M-Files, le serveur ajoute un enregistrementcorrespondant dans la base de données externe à l'aide de l'expression INSERT INTO. Utilisezun point d'interrogation (?) pour indiquer la valeur de chaque champ.

Exemples d'expressions INSERT INTO :

INSERT INTO Customers( CustomerName ) VALUES( ? )

INSERT INTO ContactPersons( Name, CustomerID ) VALUES( ?, ? )

L'expression INSERT INTO dans M-Files ne définit pas de valeur d'identifiant pour les champs.La base de données doit être configurée pour fournir automatiquement un identifiant aux nouveauxenregistrements. Par exemple : dans les bases de données du serveur SQL, définissez le type duchamp d'identification comme identifiant ; dans les bases de données Access, utilisez un champde type AutoNumber pour les identifiants. Etant donné qu'Excel ne peut créer d'identifiants uniques,l'expression INSERT INTO ne peut pas être utilisée avec Excel.

Expression DELETE

Lorsqu'un utilisateur supprime un objet dans M-Files, le serveur M-Files supprime l'enregistrementcorrespondant de la base de données externe à l'aide de l'expression DELETE. Utilisez un pointd'interrogation (?) pour l'identifiant de l'enregistrement à supprimer.

Exemples d'expressions DELETE :

DELETE FROM Customers WHERE CustomerID = ?

DELETE FROM Contacts WHERE ContactID = ?

Listes de valeurs

Une liste de valeurs contient différentes valeurs, par exemple, les nom de tous les champs deconception. La même liste de valeurs peut être utilisée dans plusieurs propriétés différentes.

L'exemple suivant illustre l'importance des listes de valeurs.

Connectez-vous au Coffre Démo. Créez un nouveau document appartenant à la classe Proposition.Lorsque vous renseignez la fiche du document, sélectionnez une valeur pour la propriété Fournisseurdans la liste de valeurs Clients. La même liste de valeurs peut être utilisée dans plusieurs propriétésdifférentes (par ex. Acheteur).

Une liste de valeurs est un type de données (les types de données sont décrits plus loin dans ceguide). La création et l'utilisation de listes de valeurs simplifie et accélère considérablement lasaisie des métadonnées pour un document. Dans de nombreux cas, sélectionner une valeur dans



une liste est plus judicieux que de la saisir à chaque fois. Par contre, toutes les valeurs ne se prêtentpas à une saisie via une liste de valeurs, par exemple le Titre du document.

Nouvelle liste de valeurs

Figure 137: Cette configuration permet aux utilisateurs courants d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste Clients.

Une liste de valeurs peut être interne ou externe. Le contenu d'une liste de valeurs interne eststocké dans la base de données du coffre. Cela signifie que la liste peut être utilisée uniquementen accédant au coffre. Par contre, une liste de valeurs externe peut être mise à jour depuis desbases de données externes. Dans ce cas, vous devez définir de quelle manière le serveur M-Filesrécupère le contenu de la liste de valeurs depuis les autres bases de données. Par exemple, unebase de données Employés hébergée sur un autre serveur peut être connectée aux listes de valeursde M-Files en spécifiant les paramètres de connexion. Veuillez également vous reporter à la sectionServeur on page 130.

Autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs

Cochez cette option pour permettre aux utilisateurs d'ajouter de nouvelles valeurs à cette listelorsqu'ils sont en train de renseigner une fiche de document. Ceci permet aux utilisateurs, parexemple, d'ajouter un client à la liste des clients, directement depuis la fiche du document.

Autorisations par défaut pour les nouvelles valeurs

Vous pouvez spécifier les utilisateurs qui, par défaut, peuvent voir ou non les nouvelles valeursde la liste de valeurs.

M-Files® 6183

M-Files® 6

Contenu

Vous pouvez créer de nouveaux éléments dans la liste de valeurs ainsi que de nouveauxsous-éléments pour les valeurs hiérarchiques internes. Vous pouvez aussi définir des relationshiérarchiques entre les éléments de la liste de valeurs. Pour davantage d'informations, veuillezvous reporter à la section Paramètres avancés. Vous pouvez également définir des autorisationsspécifiques ainsi que des autorisations par défaut pour les objets utilisant l'élément.

Figure 138: Contenu d'une liste de valeurs dans laquelle la liste de valeurs Contact est une sous-liste de la liste de valeurs Clients.



Figure 139: Contenu d'une liste de valeurs hiérarchique. Les sous-éléments peuvent être créés à l'aide de la commande Nouvellesous-valeur.

Autorisations

Avec les Autorisations, vous pouvez spécifier quels utilisateurs peuvent voir cet élément de laliste de valeurs. Ainsi, vous pouvez, par exemple, restreindre la visibilité d'une valeur d'une listede valeurs à un groupe d'utilisateurs spécifique.

Dans l'onglet Autorisations par défaut pour les objets, vous pouvez également définir lesautorisations par défaut pour tout objet qui inclut cet élément comme valeur. Ceci permet d'appliquerdes configurations de droit d'accès basées par exemple sur le type de projet sélectionné.

Avancé

Hiérarchie de liste de valeurs

Les listes de valeurs peuvent avoir deux types de relations hiérarchiques.

Liste de valeurs hiérarchique interne

M-Files® 6185

M-Files® 6

Une liste de valeurs peut être hiérarchique vis-à-vis d'elle-même, c'est-à-dire qu'elle peut contenirdes éléments et des sous-éléments internes à la liste. Un élément parent rassemble les sous-élémentsassociés. Vous pouvez ainsi créer, par exemple, une liste de valeurs contenant tous les types dedessins sous forme hiérarchique. L'objet parent peut être par exemple un plan d'implantation, avecdes plans d'implantation à différentes échelles comme sous-objets.

Il est important de s'assurer que les éléments d'une liste de valeurs hiérarchique représentent lemême concept, quel que soit leur niveau hiérarchique (par exemple, les plans d'implantation sontdes valeurs parentes, et les plans d'échelle 1/100 et 1/50 sont des sous-éléments). Si l'élémentparent et les sous-éléments représentent des concepts différents, comme les pays et leurs villes,créez une liste de valeurs distincte pour chacun et définissez une relation hiérarchique pour ceslistes de valeurs.

Une liste de valeurs hiérarchique peut être créée en définissant Cette liste de valeurs commesous-liste de la liste de valeurs suivante. Pour ce faire, sélectionnez Même liste (définit une listede valeurs avec hiérarchie interne). Vous pouvez à présent créer des sous-éléments pour leséléments de la liste de valeurs. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la sectionContenu on page 184.

Relation hiérarchique entre les listes de valeurs

Les clients et leurs contacts associés doivent être définis comme deux listes de valeurshiérarchiquement liées. Les éléments de la liste de valeurs Client (nom de la société) sont lespropriétaires des éléments de la liste de valeurs Contacts. La liste de valeurs Clients est alors laliste de niveau le plus haut, et la liste Contacts est sa sous-liste.

Vous devriez définir la relation hiérarchique entre les propriétés qui utilisent ces listes de valeurs(définition de la propriété à l'aide d'une liste de valeurs filtrée). Pour davantage d'informations,veuillez vous reporter à la section Définitions de propriétés on page 187.



Figure 140: Diverses relations hiérarchiques peuvent être définies dans les paramètres avancés.

Autorisations

Indiquez quels utilisateurs peuvent voir le nom de cette liste de valeurs et ajouter des éléments àla liste.

Le droit de voir cette liste de valeurs et d'ajouter de nouveaux éléments est défini dans l'ongletAutorisations.

Si l'utilisateur n'a pas l'autorisation de voir le nom de la liste de valeurs, celle-ci n'est pas accessibledans M-Files (par exemple, lorsque vous effectuez une nouvelle recherche).

Si l'utilisateur ne peut pas voir la liste de valeurs, l'utilisateur n'a pas non plus l'autorisation decréer des objets pour les ajouter. Cependant, l'utilisateur peut avoir l'autorisation de voir la listesans avoir l'autorisation de créer de nouveaux objets.

Connexion à une base de données externe

Définie comme les types d'objets externes. Veuillez vous reporter à la section Connexion à unebase de données externe on page 179.

Définitions de propriétés

Les définitions de propriétés sont utilisées pour déterminer les propriétés associées aux classesde documents. Une définition de propriété est utilisée pour définir le nom de la propriété (qui doit

M-Files® 6187

M-Files® 6

être descriptif) et le type de données, qui détermine le type de données saisies (en rapport avec lapropriété).

Figure 141: Un nom est attribué à la définition de propriété et un éventuel contenu peut être défini.

Différentes propriétés peuvent être associées pour créer des classes ; veuillez vous reporter à lasection Classes on page 198. Par exemple, Contrat d'embauche est une classe de document àlaquelle sont associées les propriétés Titre, Date du document, Employé, Mots-clés et Description.

Les définitions de propriétés sont utilisées pour spécifier les métadonnées qui doivent êtrerenseignées dans la fiche de document. Les propriétés associées à la classe de document s'affichentdans Propriétés dans la fiche de document.



Nouvelle définition de propriété

Figure 142: Lors de la création d'une nouvelle propriété, vous devez spécifier le type de donnée après avoir attribué le nom à la propriété.Par exemple, si vous créez une propriété avec le nom "Date du document", le type de donnée doit certainement être une Date.

Types de données de propriétés et exemples.

Texte libre, par ex., un intitulé.Texte

Texte libre pouvant comprendre plusieurs lignes.Texte (multi-ligne)

Vous pouvez sélectionner une valeur dans la liste de valeurs.Choisir dans la liste

Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs dans la liste devaleurs.

Choisir dans la liste (sélection multiple)

Vous pouvez sélectionner une date. Par défaut, M-Filespropose la date du jour.

Date

Vous pouvez spécifier l'heure.Heure

Vous pouvez saisir un nombre entier.Nombre (entier)

Vous pouvez saisir un nombre réel.Nombre (réel)

Vous pouvez spécifier la valeur logique oui ou non pour lavariable souhaitée.

Booléen (oui/non)

Le type de données indique le format de la propriété. Par exemple, si vous créez une nouvellepropriété nommée Confidentiel et spécifiez son type de données comme étant booléen (oui/non),vous devez sélectionner oui ou non lorsque vous renseignez le champ Confidentiel dans la fiche

M-Files® 6189

M-Files® 6

du document. Cela s'applique uniquement si la propriété Confidentiel a été associée à la classe dedocument (par ex., Contrat d'embauche) auquel le document créé appartient. Après avoir créécette propriété, vous pouvez définir une nouvelle vue qui affiche les documents sur la base de leurconfidentialité. Vous pouvez regrouper les documents dans les dossiers de propriété Oui et Nonà l'aide de la hiérarchie de la vue.

Les listes de valeurs peuvent être utilisées judicieusement pour la définition des propriétés. Parexemple, la liste de valeurs Clients est utilisée par plusieurs propriétés dans le Coffre Démo.Lorsque vous spécifiez, par exemple, l'Auteur (organisation), les options sont récupérées depuisla liste de valeurs Clients, à laquelle vous pouvez facilement ajouter de nouvelles valeurs, desclients. Ainsi, il n'est pas nécessaire de saisir à nouveau le nom de la société, car la liste existantepeut être utilisée. Les listes de valeurs réduisent considérablement les erreurs de saisie et améliorentla productivité personnelle.

Une propriété qui utilise une liste de valeurs filtrée par une autre liste de valeurs peut être configuréede manière à être filtrée par une autre propriété utilisant la liste de valeurs principale. Par exemple,imaginez que les propriétés Client (Acheteur) et Contact du client doivent être renseignées dansla fiche d'un document. Alors, le choix de Client (Acheteur) filtre également les valeurs disponiblesdans la liste de valeurs Contact du client de manière à ce qu'elle ne montre que les contacts duclient sélectionné. La propriété Client (Acheteur) peut utiliser la liste de valeurs Clients et lapropriété Contact du client peut utiliser la liste de valeurs Contacts. La liste de valeurs Contactsest filtrée par client. De plus, la propriété Client (Acheteur) est définie comme filtrée par la propriétéAcheteur. Pour davantage d'informations sur les relations hiérarchiques entre les listes de valeurset les types d'objets, veuillez vous reporter à la section Listes de valeurs on page 182 et Typesd'objet on page 176.

Vous pouvez également sélectionner un filtre automatique pour demander à M-Files de rechercherle meilleur filtre de fiche de document pour filtrer la propriété en question. Dans ce cas par exemple,le filtrage bilatéral des listes de valeurs entre les codes postaux et les villes fonctionne de manièreconviviale : dans la fiche du document, vous pouvez d'abord choisir un code postal, puis M-Fileschoisit automatiquement une ville correspondante dans la liste. Si vous choisissez d'abord la ville,M-Files filtre automatiquement les codes postaux disponibles pour cette ville.

Vous pouvez également limiter l'utilisation de cette fonction à un seul type d'objet.

Valeurs automatiques

Une valeur automatique peut être affectée à une propriété. Par exemple, les factures peuvent êtrenumérotées de manière séquentielle. Une valeur automatique peut également contenir du texte,par exemple dans le cas d'une concaténation de propriétés. Par exemple, les propriétésProposition/Mach20A/ESTT Corporation peuvent être utilisées pour générer automatiquementl'intitulé des propositions au format Classe/Produit/Client.

Les valeurs automatiques accroissent les possibilités de classement et de recherche des documentset de l'information. De plus, l'utilisation des valeurs automatiques permet un nommage plus cohérentdes documents et des objets, et évite ainsi toute saisie manuelle répétée.



Les valeurs automatiques sont particulièrement utiles pour nommer les objets (pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Nouvelle Classe on page 201) et pour insérerautomatiquement des métadonnées dans le contenu des documents (pour davantage d'informations,veuillez vous reporter à la section Insérer une propriété M-Files on page 119).

Numéros et valeurs automatiques

A une propriété peut être attribué un numéro ou une valeur automatique. Les numérosautomatiques sont calculés une seule fois et ne sont pas recalculés ensuite. La numérotationautomatique est utile, par exemple, pour les processus internes de l'entreprise et pour l'archivagedes données.

Une valeur automatique peut contenir d'autres propriétés. Typiquement la concaténation depropriétés sélectionnées. Par exemple, un nom de document (valeur automatique) peut être définicomme prenant la valeur de la concaténation de propriétés Classe (Client), par exemple Proposition(ESTT Oy).La valeur automatique change quand l'objet est modifié. Par exemple, si la valeurautomatique est créée en utilisant la classe et le nom de client (Proposition (Client A)), la valeurautomatique change quand un autre client est sélectionné (Proposition (Client B)).

Figure 143: Cette propriété a une numérotation séquentielle en incréments de numéros entiers simples (Incrément : 1). La dernière valeur

utilisée est 1000. Par conséquent, le prochain objet à utiliser cette propriété sera numéroté 1001. La valeur d'ordre de calcul est 10.

Numérotation automatique simple

Renvoie une valeur numérique d'incrémentation. L'incrément peut aussi être spécifié (Incrément).La valeur par défaut est un (1).

M-Files® 6191

M-Files® 6

Numérotation automatique personnalisée (VBScript)

Renvoie un numéro automatique pouvant contenir des lettres et/ou des chiffres. La règle degénération d'un numéro automatique personnalisé est spécifiée par l'usage de M-Files API et despropriétés communes de VBScript. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à lasection Édition du code VBScript on page 194.

Concaténage simple des propriétés

Concatène les propriétés sélectionnées (par ex. Proposition/Dispositif/Client). N'importe quelcaractère ou texte peut être inséré entre les propriétés sélectionnées. Par exemple : Proposition :Client (Projet) ou Proposition, Client, Projet.

Figure 144: Des variables peuvent être utilisées en les encadrant avec le caractère %. Ceci permet de définir une valeur automatique égale

à la concaténation de plusieurs propriétés.

DescriptionVariable

Identifiant du document ou de l'objet.OBJID

Version du document ou de l'objet.OBJVER

La valeur de la propriété spécifiée de l'objet. (Remplacez

<id> dans la variable par l'identifiant de la définition de

propriété.)

PROPERTY_<id>

Valeur calculée (VBScript)

La définition d'une valeur automatique peut être effectuée de manière plus détaillée en utilisantM-Files API et les propriétés communes de VBScript. Une valeur calculée est définie pour lapropriété. Pour davantage d'informations sur la définition des valeurs calculées, veuillez vousreporter à la section Édition du code VBScript on page 194.



Dernière valeur utilisée

Valeur de démarrage pour la numérotation séquentielle ou les valeurs. La valeur par défaut estzéro (0). La valeur peut être modifiée ; par exemple la numérotation séquentielle peut démarrer à3 000.

Ordre de calcul

L'ordre de calcul détermine l'ordre dans lequel les valeurs automatiques sont calculées (de la pluspetite à la plus grande). Ceci est particulièrement important lorsque plusieurs valeurs automatiquessont utilisées, et que leurs combinaisons génèrent de nouvelles valeurs automatiques.

Par exemple, l'ordre de calcul est essentiel si le nom d'un objet est une valeur de propriétéautomatique constituée de deux autres valeurs automatiques. Ces deux valeurs automatiques sontcalculées d'abord et leur valeur concaténée ensuite.

Les valeurs elles-mêmes ne changent rien, excepté le fait que l'ordre de calcul va du plus petit auplus grand. Les valeurs d'ordre de calcul de différentes propriétés peuvent être par ex. 10, 12, 17et 20. La propriété avec le numéro d'ordre de calcul 10 est donc calculée en premier, suivie de lapropriété ayant le numéro d'ordre de calcul 12, etc.

Recalculer

La commande Recalculer est disponible dans le panneau de commandes (ou avec le clic droit dela souris) quand une propriété avec valeur automatique est sélectionnée.

Recalculer les valeurs vides

Calcule la valeur des propriétés qui n'ont pas été encore calculées. C'est l'option par défaut pourles valeurs automatiques. Les modifications de configuration s'appliquent uniquement aux nouvellesvaleurs. Par exemple, si vous modifiez la Dernière valeur utilisée, seuls les nouveaux objetsappliqueront la nouvelle valeur. Les anciennes valeurs seront préservées ; une fois attribuée, unevaleur ne change pas.

Recalculer toutes les valeurs

Recalcule les valeurs automatiques de toutes les propriétés. Recalculer toutes les valeurs recalculeégalement les valeurs précédemment définies. Par exemple, si la numérotation séquentielle estutilisée et que la Dernière valeur utilisée est modifiée, cette commande renumérote tous les objetsexistants.

Nommer un modèle sans utiliser les valeurs automatiques

Les modèles de documents se comportent différemment en cas d'utilisation de valeurs automatiques.Les métadonnées des modèles n'appliquent pas le calcul automatique des valeurs. Les valeursd'une propriété automatique se comportent comme si elles n'étaient pas automatiques. Leurs valeurspeuvent être définies normalement et le serveur ne calcule pas de valeur automatique pour lapropriété.

M-Files® 6193

M-Files® 6

Par exemple, les objets dans la classe Proposition peuvent utiliser des valeurs automatiques dansleur intitulé (telles que <numéro> de proposition - <nom de client>). Cependant, il est recommandéde nommer les modèles de la classe Proposition de manière à les identifier facilement commemodèles ; l'usage de valeurs automatiques pour l'intitulé est pertinent pour les vraies propositions,pas pour les modèles. Le modèle peut ainsi s'appeler Modèle de proposition alors que les vraiespropositions sont créées en étant basées sur le modèle et auront un intitulé généré à partir de valeursautomatiques, par exemple Proposition 35 - ESTT.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Utiliser le modèle on page45etNouvelle Classe on page 201.

Édition du code VBScript

La création d'une valeur automatique personnalisée et de la valeur calculée peut être programméeen utilisant les propriétés communes de M-Files API et VBScript. Cette section fournit desinstructions supplémentaires sur l'utilisation de VBScript pour les valeurs automatiques.

Remarque : Des propriétés automatiques peuvent également être créées pour les objets de manièreà ce que les propriétés calculées comprennent non seulement les propriétés de l'objet, mais aussicelles d'un autre objet associé à l'objet actuel. Par exemple, si la propriété Client a été attachée auprojet mais pas au document, un nom automatique peut être attribué au document en fonction despropriétés du document et/ou du projet. Le nom automatique du document peut par exemple suivrele format "Plan de maison Star/ESTT".

Édition du code VBScript

Le code VBScript est édité dans la fenêtre Édition du code VBScript. Le code VBScript s'exécuteà chaque fois qu'une valeur de propriété est recalculée, c'est-à-dire lorsqu'une propriété est modifiée.VBScript crée la valeur et l'affecte à une variable appelée Output. Cette valeur est stockée commevaleur de la propriété dans les métadonnées de l'objet.

Le code VBScript le plus simple pour générer une valeur automatique ressemble à ceci :

Output = "Valeur automatique"

Habituellement, une valeur automatique utilise d'autres propriétés, par exemple en les concaténant.Le code VBScript peut utiliser les valeurs d'autres propriétés de l'objet et d'autres informations debase par l'intermédiaire des variables VBScript suivantes.

DisplayID

Nom de variable : DisplayID

Type de données de variable :TypedValue (voir M-Files API)

Utilisation de la variable :

La variable DisplayID contient l'identifiant unique de l'objet. Cet identifiant s'affiche aux utilisateursdans la zone des propriétés de M-Files Client lorsque l'objet est sélectionné dans la liste. DisplayIDpeut contenir à la fois des nombres et des lettres. Souvent, DisplayID est identique à l'identifiantinterne de l'objet dont la valeur peut être obtenue avec la variable ObjVer. L'identifiant interne



peut contenir uniquement des nombres. DisplayID et l'identifiant interne sont généralementdifférents lorsque l'objet a été importé d'une base de données externe.

ObjVer

Nom de variable : ObjVer

Type de données de variable : ObjVer (voir M-Files API)


La variable ObjVer contient l'identifiant unique complet de la version, se composant de l'identifiantdu type d'objet, de l'identifiant interne de l'objet et de la version de l'objet.

PropertyValues

Nom de variable : PropertyValues

Type de données de variable :PropertyValues (voir M-Files API)


La variable PropertyValues contient toutes les valeurs de la propriété courante de la version (tellesque le nom, le projet et le client). Chaque valeur de propriété est stockée dans PropertyValuescomme variable de type PropertyValue.

Une valeur de propriété peut être obtenue avec la méthode SearchForProperty. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la documentation de M-Files API.

PropertyDef

Nom de variable : PropertyDef

Type de données de variable : PropertyDef (voir M-Files API)


La variable PropertyDef contient les informations sur la valeur de propriété calculée, par exemplel'identifiant, le nom et le type de données de la définition de valeur de propriété.

LastUsed

Nom de variable : LastUsed

Type de données de variable : TypedValue (voir M-Files API)


La variable LastUsed n'est disponible que si un numéro personnalisé automatique est calculé. Lavaleur d'un numéro automatique dépend habituellement du calcul précédent ; par exemple, dansla numérotation séquentielle normale, la valeur automatique est incrémentée par un à chaque fois.Quand vous configurez une numérotation automatique personnalisée, le résultat du calcul précédentpeut être obtenu en utilisant la variable LastUsed.

M-Files® 6195

M-Files® 6

Par exemple, une numérotation automatique simple incrémentant par un peut être programméeavec le simple code VBScript suivant :

Output = LastUsed + 1

Output

Nom de variable : Output



Lorsque le code VBScript commence à être exécuté, la variable Output contient la valeur courantede la propriété calculée (sauf pour la numérotation automatique).

L'objectif principal du code VBScript est de générer une nouvelle valeur et de l'affecter à unevariable de sortie nommée Output, laquelle est alors enregistrée dans les métadonnées de l'objet.Si le code VBScript ne définit pas de valeur pour la variable Output, la valeur de la propriété dansles métadonnées reste inchangée.

Dans les cas simples, la valeur de la variable Output peut être définie avec une expression simple,par exemple :

Output = 123

Si le type de données de la valeur calculée est par exemple Choisir dans la liste, la méthodeSetValue est recommandée pour définir la valeur de la variable Output (voir M-Files API), parexemple comme ceci :

Output.SetValue MFDatatypeLookup, 101

L'exemple de code suivant génère une valeur automatique pour la propriété "Intitulé de proposition"en utilisant le numéro de proposition et les informations client dans les métadonnées de la versionde l'objet. L'identifiant de la propriété Numéro de proposition est 1156 et l'identifiant de la propriétéClient est 1288. Par exemple, si un document a le numéro de proposition 5577 et le client estESTT, le code ci-dessous génère la chaîne de caractères suivante pour l'intitulé de la proposition: "Proposition #5577 / ESTT".

Option Explicit

' Obtenir le numéro de proposition.

Dim szNumber

szNumber = PropertyValues.SearchForProperty( 1156).TypedValue.DisplayValue

' Obtenir le client.

Dim szCustomer

szCustomer = PropertyValues.SearchForProperty( 1288).TypedValue.DisplayValue



' Générer l'intitulé de la proposition.

Dim szName

szName = "Proposal #" & szNumber & " / " & szCustomer

' Résultat.

Output = szName

La documentation M-Files API est installée dans le dossier Démarrer / Programmes / M-Files /Documentation / M-Files API. Pour davantage d'informations sur la création de valeurs automatiquesavec VBScript, contactez [email protected]. Une assistance étendue pour l'utilisation deM-Files API et l'écriture de code VBScript peut être obtenue auprès de nos services techniques.Veuillez nous consulter au sujet de nos tarifs.

Validation

Dans l'onglet Validation, vous pouvez définir les critères que doivent respecter les valeurs depropriétés. Par exemple, vous pouvez valider que la valeur de propriété contient le nombre decaractères spécifié. Ainsi, vous pouvez vérifier que le numéro de téléphone du client ou le numérode facture est correctement ajouté à l'objet. Par exemple, vous pouvez aussi valider le fait que lavaleur puisse être acceptée en relation avec d'autres propriétés ou que la valeur n'est pas vide.

La validation est spécifiée à l'aide de variables, de propriétés communes de VBScript et M-FilesAPI. Les variables suivantes peuvent être utilisées dans ces conditions : VaultSharedVariables,MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyDef et PropertyValue. Pourdavantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporter à la section Variables et leurutilisation on page 227.

Remarque : l'administrateur doit déjà connaître la langue de programmation VBScript. Lesinstructions d'écriture du code VBScript ne sont pas incluses dans la documentation de M-Filesou de M-Files API. La documentation M-Files API est installée dans le dossier Démarrer /Programmes / M-Files / Documentation / M-Files API. Pour de plus amples informations sur lecode VBScript et M-Files API, contactez [email protected]. Les instructions sur l'écrituredu code VBScript et l'utilisation de M-Files API sont disponibles auprès du support techniqueM-Files pour un prix séparé.

M-Files® 6197

M-Files® 6

Figure 145: Vous pouvez configurer les valeurs de propriété de validation dans l'onglet Validation.

Autorisations

Spécifiez les utilisateurs qui peuvent voir cette propriété et en modifier les valeurs.

Le droit de voir et modifier la propriété dans les métadonnées de l'objet peut être défini depuisl'onglet Autorisations.

Si l'utilisateur n'a pas l'autorisation de voir la propriété, celle-ci n'est pas accessible dans M-Files(par exemple, lorsque vous effectuez une nouvelle recherche ou lorsque Autres propriétés estsélectionné).

Si l'utilisateur ne peut pas voir la propriété, il n'a pas non plus le droit de la modifier. Cependant,l'utilisateur peut avoir l'autorisation de voir la propriété sans avoir l'autorisation de la modifier.Dans ce cas, la modification se rapporte à la capacité de l'utilisateur de modifier la propriété dansles métadonnées de l'objet de toutes les manières possibles : modifier, ajouter ou supprimer lapropriété.

Classes

Une classe de document est un type d'objet qui combine plusieurs propriétés, décrites dansDéfinitions de propriétés on page 187.

Dans le Coffre Démo, la classe Contrat de travail possède les propriétés suivantes :

• Titre



• Date du document• Fonction• Employé• Mots-clés• Description du document

Figure 146: Dans la fenêtre Propriétés de la classe, vous pouvez sélectionner les propriétés à spécifier. Sélectionnez les propriétéssouhaitées dans la colonne Requis.

Dans Administrateur M-Files Serveur, vous pouvez créer de nouvelles classes et spécifier despropriétés pour chaque classe. L'utilisateur régulier de M-Files indique les propriétés avec lesvaleurs lors de la création d'un nouvel objet. Lorsque la classe est sélectionnée, les champs quel'administrateur système a spécifiés pour cette classe s'affichent dans la fiche du document àrenseigner.

M-Files® 6199

M-Files® 6

Figure 147: La classe est la première sélection à effectuer dans la fenêtre Nouveau document.



Nouvelle Classe

Figure 148: Dans la fenêtre Propriétés de la classe, vous pouvez sélectionner les propriétés à spécifier. Sélectionnez les propriétésobligatoires pour la classe dans la colonne Requis.

Dans l'exemple ci-dessus, une nouvelle classe est créée dans les métadonnées du coffre. La plupartdes propriétés de cette classe est basée sur des listes de valeurs, mais le type de données de Titre,Mots-Clés et Description est de format texte, c'est-à-dire que vous pouvez y saisir n'importe quellevaleur. Vous pouvez ajouter une nouvelle propriété pour la classe en cliquant sur le bouton Ajouter.

Définir comme nom

N'importe quelle propriété de classe peut être définie comme le nom de l'objet ; la propriété estalors sélectionnée comme propriété de nom pour les objets de cette classe. Ainsi, il n'est pasnécessaire de saisir séparément le nom de l'objet, puisqu'une propriété peut assumer le rôle deNom ou de Titre de l'objet. Ceci permet de gérer de manière plus cohérente le nommage des objetsd'une classe.

Cette propriété est très utile pour l'utilisation des valeurs automatiques (pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Valeurs automatiques on page 190). La valeurautomatique d'une propriété d'une proposition peut être en même temps le nom de la proposition("Proposition/ESTT"). Remarque : les modèles n'appliquent pas les valeurs automatiques.

La commande Mise à jour des noms peut être utilisée pour mettre à jour les noms de tous les objetsexistants de la classe afin d'être conformes à la nouvelle définition.

M-Files® 6201

M-Files® 6

Flux de travail par défaut pour les nouveaux objets

Vous pouvez définir un flux de travail par défaut pour de nouveaux objets de cette classe. Parexemple, toutes les factures peuvent être définies comme devant appliquer le flux de travailtraitement des factures.

Forcer ce flux de travail pour les nouveaux objets

Si un flux de travail spécifique est forcé pour les nouveaux objets de la classe, le flux de travailne peut être ni supprimé ni modifié. Par exemple, le flux de travail Approbation de la factured'achat peut être spécifié comme obligatoire pour un nouveau document créé dans la classe Factured'achat.

Modèles

Vous pouvez définir des modèles à utiliser lors de la création de nouveaux objets de cette classe.Pour spécifier un document ou un autre objet comme modèle, ajoutez la propriété Est un modèleet spécifiez Oui. Les modèles sont spécifiques aux classes. Vous pouvez spécifier que le modèlefait partie de plusieurs classes en indiquant plusieurs classes pour l'objet utilisé comme modèle,avec la fonction de propriété Classes supplémentaires.

Autorisations et autorisations par défaut

Autorisations

Dans l'onglet Autorisations, vous pouvez indiquer quels utilisateurs peuvent voir cette classe.

Autorisations par défaut pour les objets

Dans l'onglet Autorisations par défauts pour les objets, vous pouvez définir les autorisations àappliquer par défaut lorsqu'un nouvel objet de cette classe est créé.

Groupes de classes

Les classes peuvent être réparties en groupes de classes. Ceci facilite la sélection d'une classe lorsde la création d'un nouvel objet.

Nouveau groupe de classes

L'exemple ci-après montre le groupe de classes de document Réunions. Les classes de documentappartenant à ce groupe sont affichées dans la zone Membres.



Figure 149: La fenêtre Propriétés du Groupe de Classes affiche les classes qui appartiennent au groupe 4. Réunions. Dans cet exemple,

les classes de document sont présentées dans le menu par ordre numérique lorsque vous renseignez la fiche du document. Ainsi, vous

pouvez facilement modifier l'ordre de la liste en utilisant la numérotation.

Autorisations

Spécifiez quels utilisateurs peuvent voir ce groupe de classes.

Flux de travail

M-Files s'intègre facilement au processus administratifs et opérationnels de l'organisation. Il esten effet plus simple de définir et de contrôler les tâches là où se trouvent les documents qui y sontrelatifs. Grâce à la gestion des flux de travail, les tâches routinières de l'organisation peuvent êtreautomatisées et les actions à effectuer peuvent être affectées aux bonnes personnes au bon moment.Les utilisateurs reçoivent des notifications électroniques concernant les activités, et les responsablespeuvent contrôler l'avancement des opérations et donner leur approbation lorsque nécessaire.

Les flux de travail peuvent servir, par exemple, à traiter les factures d'achat. Les étapes de flux detravail sont les suivantes :

• En attente d'approbation• Autorisée• Refusée• Payée

Entre les étapes, vous pouvez définir qui est autorisé à transférer l'objet d'une étape à une autre etqui est responsable de la prochaine étape. Par exemple, l'autorisation de règlement des facturespeut nécessiter l'approbation d'un responsable. Lorsque la facture est Autorisée, le départementcomptabilité est automatiquement notifié qu'une nouvelle facture est en attente. Une fois la factureréglée, elle passe à l'étape Payée.

M-Files® 6203

M-Files® 6

Nouveau flux de travailFigure 150: La gestion des Flux de travail permet de faciliter la gestion des activités de l'entreprise.

Nom

Donnez un nom au flux de travail. Le nom est choisi dans l'Explorateur M-Files.

Description

Donnez une description du flux de travail.

Étapes

Utilisez les flèches sur le côté droit de la boîte de dialogue pour modifier l'ordre des étapes. Lesboutons Ajouter, Modifier et Supprimer vous permettent d'ajouter, de modifier et de supprimerdes étapes.

Permettre d'utiliser ce flux de travail avec la classe suivante

Vous pouvez permettre d'utiliser un flux de travail particulier avec toutes les classes ou avec uneseule classe. Par exemple, vous pouvez définir que le flux de travail Approbation de la factured'achat peut être sélectionné pour les documents de la classe Facture d'achat uniquement. Le fluxde travail ne peut pas être sélectionné pour les documents de toute autre classe.



Autorisations

Le droit de voir ce flux de travail peut être défini dans l'onglet Autorisations. Si l'utilisateur n'apas le droit de voir le flux de travail, les étapes du flux de travail seront également masquées.

Chaque étape et ses autorisations

Le flux de travail est constitué d'étapes spécifiant les acteurs exécutant les tâches, les autorisationset les transitions d'étapes.

Nom

Nom de l'étape. Les utilisateurs et administrateurs utilisent le nom pour identifier l'étape. Le noms'affiche dans l'Explorateur M-Files.

Description

Description de l'étape.

Autorisations

Dans l'onglet Autorisations, spécifiez quels sont les utilisateurs pouvant transférer des documentset autres éléments vers et depuis cette étape.

Figure 151: Définition des transitions d'étapes autorisées.

Utilisez le bouton Transitions d'étape pour définir les transitions d'étapes autorisées. Cochez lestransitions d'étapes autorisées et accordez les autorisations. Les autorisations spécifiques auxtransitions d'étape sont distinctes des autorisations spécifiques aux étapes. Si l'une de cesautorisations n'est pas accordée, l'action ne peut pas être exécutée. Par exemple, si les autorisationsd'étape refusent à tout le monde le droit de faire transiter un objet vers cette étape, personne nepourra le faire quelles que soient les autorisations de transition d'étape définies.

M-Files® 6205

M-Files® 6

Commandes de chaque étape

Figure 152: L'onglet Actions sert à définir les actions à exécuter lorsque l'objet transite vers cette étape.

Définir les autorisations, supprimer et préparer pour archivage

Vous pouvez définir une nouvelle autorisation, la suppression de l'objet ou son archivage à effectuerlorsque l'objet atteint cette étape. Plusieurs actions peuvent être sélectionnées à la fois dans l'ongletActions.

Créer une affectation

Les affectations constituent une partie importante des flux de travail. Elles transfèrentautomatiquement les informations et la responsabilité de la tâche à la bonne personne pendant unetransition d'étape.



Figure 153: Définissez la tâche dans la boîte de dialogue Affectations.

Ajouter, Supprimer

Utilisez les boutons Ajouter et Supprimer pour définir la personne responsable de la tâche.Sélectionnez la ou les personne(s) à laquelle vous souhaitez affecter la tâche.

Utilisateurs anonymes ayant changé d'étape auparavant

Vous pouvez également définir que lorsqu'un objet entre dans cette étape, une affectation ou unenotification est automatiquement envoyée à l'utilisateur qui a effectué auparavant les changementsd'étapes. Par exemple, l'utilisateur X a déplacé un document vers l'étape "En attente d'approbation".Après cela, un autre utilisateur ayant la tâche d'approuver ou de rejeter le document change l'étapeen "Rejeté". Une affectation automatique ou une notification peut ensuite être envoyée à l'utilisateurX qui a déplacé à l'origine le document à l'étape "En attente d'approbation", c'est-à-dire en pratiqueque le document est renvoyé à cet utilisateur. Avec l'option "L'utilisateur qui a déplacé l'objet àl'étape 'xyz'", vous pouvez vous assurer que l'affectation ou la notification est automatiquementenvoyée au bon utilisateur.

Figure 154: Sélectionnez Utilisateur anonyme si vous souhaitez envoyer une affectation ou une notification automatique à l'utilisateur

qui a effectué l'une des transitions d'étapes précédentes. Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs anonymes.

Contrôle

M-Files® 6207

M-Files® 6

Dans la zone de Contrôle, vous pouvez définir les utilisateurs que vous souhaitez aviser à chaquefois qu'une tâche est modifiée ou marquée comme étant terminée. La personne effectuantl'affectation est automatiquement ajoutée à la liste des personnes assurant le contrôle desaffectations.

Description de l'affectation

Ajoutez un commentaire libre décrivant la tâche à effectuer. La notification de l'affectation pare-mail affiche la description à la personne à laquelle est affectée la tâche. Des modèles denotification pris en charge par M-Files peuvent également être inclus dans la description. Pour deplus amples informations sur les modèles de notification et les variables, consultez Notificationson page 133.

Échéance

Éventuellement, vous pouvez spécifier une échéance pour l'affectation. L'utilisateur reçoit unrappel automatique s'il n'a pas marqué l'affectation comme terminée quand la date d'échéanceapproche. Le rappel est envoyé avec une règle de notification commune qui peut être suppriméepar l'administrateur le cas échéant.

La date d'échéance est utile pour créer des vues. L'administrateur ou l'utilisateur peut créer unevue pour afficher les affectations dont la date limite est proche. Pour davantage d'informations surles vues, veuillez vous reporter à la section Nouvelle vue on page 54.

Envoyer une notification

Pour envoyer une notification, définissez d'abord les utilisateurs et groupes d'utilisateursdestinataires. Ensuite, spécifiez le sujet et le message.

Définir les propriétés

Vous pouvez définir différentes propriétés d'objets et valeurs à appliquer quand l'étape d'un objetest modifiée. Par exemple, vous pouvez définir que l'étiquette de version "Diffusé" soit affectée àun dessin quand celui-ci passe à l'état "Approuvé".

Figure 155: En fonction du type de propriété, vous pouvez sélectionner la valeur dans la liste ou la saisir vous-même. Lorsque des

propriétés automatiques sont utilisées, la valeur est calculée automatiquement.



Exécuter le script

Les opérations peuvent être spécifiées plus en détails à l'aide de variables, de propriétés communesde VBScript et M-Files API. Par exemple, vous pouvez définir des nombres consécutifs pourdifférentes versions de publication ou ajouter la date d'envoi d'un document quand il passe à l'étape"Envoyé".

Les variables suivantes peuvent être utilisées dans ce script. VaultSharedVariables, MFScriptCancel,CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues et StateID. Pour davantaged'informations sur les variables, veuillez vous reporter à la section Variables et leur utilisation onpage 227.


Transition d'étape automatique

Vous pouvez configurer une transition d'étape automatique entre l'étape courante et la suivantelorsque certaines conditions sont remplies. Par exemple, vous pouvez faire évoluer les objets versune autre étape lorsque tous les utilisateurs sélectionnés ont marqué leur affectation commeterminée. Les transitions d'étape automatiques sont exécutées par le serveur et ignorent donc lesautorisations. Ceci permet par exemple d'utiliser les autorisations pour empêcher les utilisateursde lancer une transition, qui est néanmoins exécutée automatiquement lorsque tous les utilisateursont marqué leur tâche comme terminée.

M-Files® 6209

M-Files® 6

Figure 156: Les transitions d'étape automatiques permettent d'automatiser les phases de flux de travail.

Changez d'étape quand l'objet remplit les critères suivants

Une transition d'étape automatique peut être configurée pour se produire quand un objet remplitcertaines conditions. Vous pouvez par exemple configurer l'objet à déplacer à l'étape suivantequand il a une certaine propriété ou valeur de propriété. Par exemple, dans le flux de travail deprocessus de message, vous pouvez définir que lorsqu'une date est ajoutée dans le champ Envoyédu document, le document passe automatiquement à l'étape Envoyé.

Pour davantage d'informations sur la configuration du filtre, veuillez vous reporter à la sectionDéfinition du filtre on page 97.

Changer d'étape quand ceci est autorisé par le script suivant

La création d'une transition d'étape automatique peut être spécifiée plus en détails en utilisant desvariables, des fonctions génériques de VBScript et M-Files API. Par exemple, vous pouvez définirplusieurs transitions d'étape liées aux propriétés et aux valeurs de propriétés à la fois.

Les variables suivantes peuvent être utilisées dans ce script. VaultSharedVariables, MFScriptCancel,CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues, StateID, NextStateID etAllowStateTransition. Pour davantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporter à lasection Variables et leur utilisation on page 227 .

Remarque : l'administrateur doit déjà connaître la langue de programmation VBScript. Lesinstructions d'écriture du code VBScript ne sont pas incluses dans la documentation de M-Filesou de M-Files API. La documentation M-Files API est installée dans le dossier Démarrer /



Programmes / M-Files / Documentation / M-Files API. Pour de plus amples informations sur lecode VBScript et M-Files API, contactez [email protected]. Les instructions sur l'écrituredu code VBScript et l'utilisation de M-Files API sont disponibles auprès du support techniqueM-Files pour un prix séparé.

Conditions de transition d'étape

Dans l'onglet Conditions, vous pouvez spécifier différentes conditions préalables et postconditionspour les transitions d'étapes. Par exemple, vous pouvez définir des propriétés spécifiques ou lesvaleurs qu'un document doit avoir avant de pouvoir passer à cette étape. Les conditions peuventégalement spécifier par exemple que les documents de base liés au projet (document despécification, configuration et instructions d'agenda du projet, etc.) doivent être à un certain niveauavant de pouvoir passer au niveau suivant.

Les conditions peuvent être spécifiées plus en détails à l'aide de variables, de propriétés communesde VBScript et M-Files API. Les variables suivantes peuvent être utilisées dans des conditionsavancées : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer,PropertyValues et StateID. Pour davantage d'informations sur les variables, veuillez vous reporterà la section Variables et leur utilisation on page 227.


Conditions préalables

Les conditions d'étape préalables spécifient les propriétés d'objet requises pour que l'objet passeà cette étape.

Vous pouvez par exemple spécifier que l'information Approuvé par doit être saisie avant que ledocument puisse passer à l'étape Approuvé.

Postconditions

Les postconditions d'étape spécifient les propriétés d'objet requises pour que l'objet quitte cetteétape.

Vous pouvez par exemple spécifier que l'information Centre de coûts dans une facture d'achatdoit être saisie avant que le document puisse être supprimé de l'étape En attente de la définitiondu centre de coûts.

M-Files® 6211

M-Files® 6

Figure 157: Dans l'onglet Conditions, vous pouvez spécifier différentes conditions préalables et postconditions pour les transitions

d'étapes.

Listes de contrôle d'accès

Cette section présente succinctement les listes de contrôle d'accès. Les listes de contrôle d'accèssimplifient l'usage courant de M-Files.



Nouvelle liste de contrôle d'accès

Figure 158: Dans la fenêtre des Propriétés de la liste de contrôle d'accès, vous spécifiez les utilisateurs appartenant à la liste de contrôled'accès et leur attribuez des autorisations.

Lorsque vous renseignez la fiche d'un document, vous pouvez spécifier différentes autorisationspour différents utilisateurs de l'objet dans Autorisations ; pour davantage d'informations, veuillezvous reporter à la section Nouveau document on page 44. Dans l'Administrateur M-Files Serveur,vous pouvez créer les listes de contrôles d'accès proposées aux utilisateurs courants.

Autorisations

Spécifiez les utilisateurs pouvant voir cette liste de contrôle d'accès.

Le droit de voir la liste de contrôle d'accès sélectionnée peut être défini dans l'onglet Autorisations.La liste sélectionnée peut être rendue invisible à certains utilisateurs.

Remarque : l'administrateur système et tous les utilisateurs ayant le contrôle total du coffre voienttoujours tout.

Connexions aux sources externes / Fichiers

En exploitant les connexions aux sources externes, vous pouvez significativement accélérer lamise en route de M-Files. Vous pouvez, par exemple, créer un lien entre une unité existant sur leréseau et M-Files, ce qui rend possible la modification des fichiers à la fois dans M-Files et àl'extérieur de M-Files. Vous pouvez également importer des fichiers depuis une source externe.

M-Files® 6213

M-Files® 6

L'import de fichiers consiste en la copie des fichiers vers M-Files. Ceci signifie que la modificationdans M-Files des fichiers importés n'affecte pas les fichiers originaux.

Vous pouvez également utiliser cette commande pour créer un lien entre M-Files et un scanner,par exemple. Le serveur M-Files peut être configuré pour importer des nouveaux fichiers à partird'un dossier source où les documents numérisés sont enregistrés. Pour davantage d'informations,veuillez vous reporter à la section Connexions aux sources externes / Fichiers on page 221.

Nouvelle connexion à une source externe

Pour créer une nouvelle connexion à une source externe, sélectionnez Nouvelle connexion à unesource externe. La boîte de dialogue suivante apparaît.

Figure 159: Spécifiez les propriétés de la connexion.

Description

Donnez un nom à la connexion.

Source / Chemin depuis le serveur

Sélectionnez l'emplacement externe que vous souhaitez connecter à M-Files. Le chemin doit êtrespécifié du point de vue du serveur M-Files.



Source / Inclure les sous-dossiers

Cochez cette option pour que la connexion à M-Files concerne la structure entière du dossier.

Source / Spécifier le compte

Spécifiez un compte pour que M-Files puisse accéder aux fichiers de la source externe. Par défaut,M-Files utilise l'identité du serveur (compte système local).

Source / Filtres

Définissez les fichiers à traiter. Vous pouvez par exemple exclure tous les fichiers avec l'extensionTMP en saisissant *.tmp dans la liste de fichiers à exclure du filtre.

Action / Lier les fichiers

Si vous choisissez Lier les fichiers, M-Files exploite les fichiers originaux. Vous pouvez modifierles fichiers dans M-Files et en externe. Les modifications effectuées dans M-Files sont égalementvisibles par les utilisateurs externes et les modifications effectuées à l'extérieur de M-Files sontégalement visibles dans M-Files. M-Files conserve l'historique des versions des documents liésde sorte qu'au moins toutes les versions modifiées dans M-Files restent disponibles pour uneutilisation ultérieure. La liaison peut donc être très utile lors de la mise en service du système dansle cas, par exemple, où certains utilisateurs n'ont pas encore de licence M-Files.

Action / Importer les fichiers

Si vous sélectionnez Importer les fichiers, les fichiers seront copiés vers M-Files. La modificationdes documents dans M-Files n'affecte pas les fichiers originaux.

Supprimer le fichier original à la source après import

Si vous cochez cette option, le fichier source sera effacé après avoir été importé dans M-Files.Cette option est par exemple utile lors de l'import de fichiers numérisés dans M-Files.

Conserver la structure de dossier

Cette option permet de conserver l'organisation de dossiers des fichiers importés sous forme dedossiers traditionnels.

Dossier cible

Le dossier cible est un dossier cible M-Files où peuvent être consultés les fichiers liés ou importés.

M-Files® 6215

M-Files® 6

Contrôlez périodiquement les fichiers nouveaux et supprimés

Si vous activez cette option, M-Files vérifie le dossier source à des intervalles prédéfinis et se metà jour par lui même en fonction des fichiers et dossiers nouveaux et supprimés. Ainsi, toutemodification effectuée dans le dossier source devient également visible dans M-Files.

Rafraîchir

Cliquez sur Rafraîchir pour rafraîchir immédiatement le dossier source.

Métadonnées

Figure 160: Utilisez l'onglet métadonnées pour définir les propriétés des documents créés en externe.

Propriétés

Dans Propriétés, définissez les métadonnées à appliquer automatiquement aux nouveaux documents.Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des propriétés. Vous pouvez définir une valeur depropriété constante ou bien M-Files peut l'obtenir d'un fichier XML ou d'une source de valeurOCR, par exemple depuis un document numérisé à l'aide d'un scanner. Pour de plus amplesinformations sur la définition de la source de valeur OCR, consultez Utiliser une source de valeurOCR.



Figure 161: Définir que la valeur de propriété soit automatiquement ajoutée aux fichiers importés d'une source externe.

Autorisations

Définissez les autorisations pour un nouveau document. La signification de la valeur "utilisateurcourant" dépend de la valeur de la propriété "Créé par" du document. Vous pouvez définir la valeurdans Propriétés.

Fichier XML

M-Files peut lire les valeurs dans les fichiers XML. Le nom du fichier XML doit correspondre aunom du fichier à importer. Si vous souhaitez que M-Files lise les valeurs de propriété dans lesfichiers XML, sélectionnez l'option Lire les données depuis un fichier XML. M-Files peut aussisupprimer le fichier XML après utilisation.

Formats de fichier pris en charge :

• fichiers XML standards• Fichiers XML générés par le logiciel HP Digital Sending Software (HP-DSS)

Avec HP DSS, vous pouvez par exemple définir la valeur Client à importer depuis le scanner. Sivous souhaitez que M-Files exploite les informations saisies, configurez M-Files Files de manièreà ce qu'il lise la valeur de cette propriété dans le fichier XML généré par HP-DSS et nommez cettevaleur Client. Avec les fichiers XML standards, utilisez une expression XPath pour définirl'emplacement approprié. XPath est une syntaxe standard du groupe W3C permettant de définirl'emplacement des données dans les documents XML.

M-Files® 6217

M-Files® 6

Utiliser une source de valeur OCR

Pour les fichiers importés depuis une source externe, vous pouvez définir une propriété ajoutéeautomatiquement qui utilise la source de valeur OCR. La source de valeur OCR est une zonedéfinie sur la page. Avec l'OCR, la zone affecte une valeur à la propriété sélectionnée. Dans laboîte de dialogue Définir la propriété, vous pouvez sélectionner Utiliser une source de valeurOCR. Pour davantage d'informations sur la définition des différentes propriétés, veuillez vousreporter à la section Métadonnées on page 216.

L'utilisation de la source de valeur OCR est uniquement possible dans le cas de l'utilisation d'unesource externe. La source de valeur OCR ne peut pas être définie dans M-Files Client.

Remarque : Le module OCR M-Files est un module complémentaire à M-Files disponible pourun supplément de prix. Il peut être activé avec un code de licence. L'ancien code de licence doitêtre remplacé par le code de licence permettant l'utilisation du module OCR. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Gestion des licences on page 130. Les fonctionsassociées à OCR sont alors disponibles dans l'Administrateur M-Files Serveur et M-Files Client.M-Files utilise un moteur OCR fourni par I.R.I.S. Pour les questions relatives à l'achat du moduleOCR M-Files, contactez notre service commercial à l'adresse [email protected].

Aide à la reconnaissance de texte (OCR)

Bien que le moteur OCR reconnaisse automatiquement toutes les langues occidentales et lescaractères cyrilliques, le choix d'une langue améliore souvent la qualité des résultats de lareconnaissance de texte. Dans les cas ambigus, un problème de reconnaissance peut être résolupar un facteur spécifique de la langue, comme la reconnaissance de la lettre 'ä' en finnois. La listedes langues secondaires ne contient que les langues qui peuvent être utilisées avec la langueprincipale sélectionnée.

Position de la zone

Vous pouvez définir une zone dans laquelle certains caractères sont reconnus comme des valeursd'une propriété définie. Les caractères peuvent inclure de nombreuses lettres, chiffres ou caractèresde ponctuation. Par exemple, un numéro de facture affiché sur une page peut être ajouté commela valeur de la propriété Numéro de facture du document numérisé. Ceci vous permet par exempled'automatiser la numérisation et le stockage des documents spécifiés dans M-Files avec desmétadonnées toujours correctes.

Dans la plupart des cas, pour vous assurer que la zone définie est correctement placée, le documentà numériser doit être placé sur la vitre du scanner manuellement plutôt qu'avec un chargeurautomatique.

Dans certains cas, l'OCR peut donner un résultat de reconnaissance de texte incorrect : par exemple,en fonction du type ou de la taille de la police, le chiffre 1 peut être interprété comme la lettre l.Pour vous assurer que les caractères sont correctement ajoutés aux métadonnées du document,vous pouvez vérifier les valeurs de propriété avec des gestionnaires d'événements et VBScript.Vous pouvez ensuite utiliser VBScript pour vérifier par exemple que tous les caractères ajoutés



mailto:[email protected]

sont des nombres. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Gestionnairesd'événements on page 163 .

Remarque : Vous pouvez utiliser la source de valeur OCR sans sélectionner la commande Utiliserl'OCR pour activer la recherche de texte plein dans les documents numérisés dans l'onglet PDFavec fonction de recherche.

Figure 162: Définissez la zone dans laquelle les caractères doivent être reconnus comme des valeurs de la propriété définie.

M-Files® 6219

M-Files® 6

Figure 163: Calculez la position de la zone en commençant par le coin supérieur gauche. Dans cet exemple, les valeurs suivantes sont

utilisées : gauche 150 mm, droite 190 mm, haut 80 mm et bas 92 mm.

PDF avec fonction de recherche

Pour effectuer une reconnaissance de texte automatique dans M-Files des fichiers importés à partirdu scanner, sélectionnez l'option Utiliser OCR pour activer la recherche plein texte des documentsnumérisés. M-Files convertit ensuite les fichiers images importés en PDF indexé afin de permettreune recherche plein texte du document numérisé. Après la conversion, vous pouvez retrouver cedocument PDF en effectuant la recherche avec le texte contenu dans le document, par ex. dans lecas d'un accord en utilisant les noms des parties contractantes ou un autre texte inclus dans l'accord.

La reconnaissance de texte peut être exécutée sur les formats de fichier suivants : TIFF, JPEG,BMP, PNG et GIF.

Remarque : La conversion du fichier en PDF indexé n'affecte pas l'apparence extérieure dudocument lors de son affichage. Les utilisateurs voient l'image numérisée d'origine. M-Files stockeles résultats de reconnaissance de texte automatique dans le fichier sous forme de texte invisible,utilisable ensuite pour la recherche plein texte. Les éventuelles inexactitudes de la reconnaissancede texte n'affectent pas l'apparence du document numérisé lorsqu'il est affiché à l'écran ou imprimé.

La reconnaissance de texte peut aussi être effectuée dans M-Files Client. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la section Convertir en PDF avec fonction de rechercheon page 78. Si vous souhaitez utiliser la reconnaissance de texte avec des sources externes via



l'Administrateur M-Files Serveur uniquement, cette limitation peut être configurée en modifiantles paramètres du registre. Les paramètres de registre peuvent aussi être utilisés pour définir d'autreslimitations. Pour de plus amples informations sur les paramètres de registre, contactez l'assistancetechnique à l'adresse : [email protected].

Remarque : Le module OCR M-Files est un module complémentaire à M-Files disponible pourun supplément de prix. Il peut être activé avec un code de licence. Le code de licence existant doitêtre remplacé par le nouveau code de licence pour permettre l'utilisation de OCR M-Files. Pourdavantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Gestion des licences on page 130.Les fonctions associées à OCR sont alors disponibles dans l'Administrateur M-Files Serveur etM-Files Client.

M-Files utilise un moteur OCR fourni par I.R.I.S. Pour acheter le module OCR M-Files, contacteznotre équipe des ventes à l'adresse : [email protected].

Figure 164: Bien que l'OCR reconnaisse automatiquement toutes les langues occidentales, le choix d'une langue améliore souvent laqualité des résultats de la reconnaissance de texte. La liste des langues secondaires ne contient que les langues qui peuvent être utiliséesavec la langue principale sélectionnée.

Connexions aux sources externes / Fichiers

La connexion aux sources externes de fichiers vous permet d'enregistrer facilement dans un coffreM-Files des documents papier numérisés. Lors de l'utilisation de sources externes, M-Files necommunique pas directement avec les scanners mais utilise une connexion externe pour lire lefichier produit par le scanner, par exemple à partir de l'unité de réseau du scanner. La connexionest configurée dans l'Administrateur M-Files Serveur dans Connexions aux sources externes /Fichiers on page 213.

Ces connexions peuvent être mises à profit, par exemple, avec des appareils tels que la sérieHewlett-Packard MFP qui utilise le logiciel HP Digital Sending Software (DSS). Dans ce cas,l'appareil est connecté directement au réseau local et l'utilisateur numérise les documents papier.

M-Files® 6221

M-Files® 6

mailto: [email protected]


Il est aussi possible de saisir les métadonnées via l'écran tactile de ce type de scanner. Le fichiernumérisé et les métadonnées sont envoyés au logiciel DSS qui effectue une reconnaissance optiquedes caractères (OCR) sur le fichier. L'image numérisée et le texte reconnu sont combinés dans unfichier PDF. Le fichier PDF ainsi qu'un fichier de métadonnées XML sont enregistrés dans undossier contrôlé par M-Files via une configuration d'emplacement externe. Lors de la détectionde nouveaux fichiers, M-Files transfère les fichiers vers le coffre sous forme de documents avecdes métadonnées.

Ainsi, les Commandes de recherche M-Files peuvent également être appliquées aux documentspapier numérisés. Pour davantage d'informations sur la configuration de la connexion, veuillezvous reporter à la section Connexions aux sources externes / Fichiers on page 213.

Remarque : la reconnaissance de texte peut également être effectuée avec le module OCR M-Files.Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Connexions aux sources externes/ Fichiers on page 213.

Remarque : Vous pouvez aussi numériser avec un scanner directement connecté en local à votreordinateur. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à la section Numérisation etreconnaissance de texte (OCR) on page 76.

Connexions aux sources externes / Messagerie

M-Files permet de sauvegarder, gérer et partager des e-mail importants de manière contrôlée. Lesmessages peuvent être transférés directement du serveur de messagerie au coffre sans action dela part de l'utilisateur.

Par exemple, les messages et leurs pièces jointes envoyés à l'adresse commune de l'organisationpeuvent être transférés directement au coffre. Dans le coffre, les messages importés peuvent êtretraités de manière contrôlée, par exemple, grâce aux flux de travail. L'objet d'un tel flux de travailpourrait être, par exemple, la centralisation et le contrôle des commandes reçues ou l'enregistrementdes propositions envoyées. Ainsi, les informations importantes peuvent être gérées dans M-Filesafin que l'information ne disparaisse pas des boîtes de messagerie.

L'organisation souhaite peut-être également enregistrer les e-mails envoyés importants dansM-Files. Ces messages importants peuvent être, par exemple, des propositions et des confirmationsde commandes. L'organisation peut créer un nouveau compte de messagerie pour l'archivage,auquel M-Files est connecté. M-Files importe automatiquement tous les messages reçus dans laboîte-à-lettres de ce compte, les importe dans le coffre et les efface sur le serveur de messagerie.Les messages importants envoyés peuvent être conservés en archivage dans M-Files en mettantle compte d'archivage en copie (champs CC ou BCC). Afin d'éviter les e-mails indésirables, il estpossible de configurer le compte de messagerie afin qu'il ne reçoivent que des messages internes.

Figure 165: Paramètres de connexion du serveur de messagerie.



Description

Donnez un nom à la connexion.

Source / Type de serveur

Sélectionnez le mode de connexion au serveur de messagerie.

Source / Serveur

Saisissez l'adresse réseau du serveur de messagerie (adresse IP ou nom de réseau, par ex.mail01.entreprise.com).

Source / Dossier (connexions IMAP uniquement)

Spécifiez le dossier depuis lequel les messages sont récupérés.

Source / Numéro de port

Spécifiez le numéro du port auquel le serveur doit accéder.

M-Files® 6223

M-Files® 6

Source / Nom d'utilisateur

Indiquez les informations d'authentification de l'utilisateur. Les utilisateurs sont identifiés selonles informations fournies par le serveur de messagerie. L'identification d'un utilisateur est de laforme utilisateur@domaine (par ex., [email protected]).

Source / Mot de passe

Indiquez les informations d'authentification de l'utilisateur. Les utilisateurs sont identifiés selonles informations fournies par le serveur de messagerie.

Action / Inclure les pièces jointes

Si vous sélectionnez cette option, les pièces jointes seront incluses avec les messages importésdans le coffre M-Files.

Action / Importer uniquement les messages qui ont des pièces jointes

Si vous sélectionnez cette option, seuls les messages comportant une ou plusieurs pièces jointesseront importés dans le coffre M-Files. Les messages sans pièce jointe resteront sur le serveur demessagerie.

Action / Supprimer les messages du serveur de messagerie après import

Vous pouvez supprimer automatiquement les messages sur le serveur de messagerie une fois cesderniers récupérés et transférés vers le coffre M-Files. Ceci permet d'économiser de l'espace surle disque et de clarifier les rôles entre le serveur de messagerie et M-Files, et d'éviter les ambiguïtés.

Action / Supprimer les pièces jointes du serveur de messagerie après import (connexionsIMAP uniquement)

Les pièces jointes peuvent être supprimées sur le serveur de messagerie pour les connexions detype IMAP. Ainsi, vous pouvez transférer toutes les pièces jointes directement vers le coffre etéviter qu'elles ne saturent le serveur de messagerie.

Action / Enregistrer au format de message Outlook (*.msg)

Si cette option est sélectionnée, les messages sont enregistrés dans M-Files au format MSG deMicrosoft Outlook. Toutes les pièces jointes des messages sont stockées dans le fichier MSG, etle message est enregistré dans M-Files en tant que document mono-fichier.

Action / Pièces jointes séparées du message

Si cette option est sélectionnée, les pièces jointes du message sont enregistrées séparément ducorps du message. Le message sans ses pièces jointes est enregistré au format MSG, et toutes lespièces jointes sont enregistrées avec le fichier MSG dans leur format original. Si le message



contient des pièces jointes, le message et ses pièces jointes sont affichés dans M-Files en tant quedocument multi-fichier.

Vérifier périodiquement les messages nouveaux et supprimés

Si vous sélectionnez cette option, M-Files vérifie périodiquement les messages nouvellementdisponibles sur le serveur de messagerie.

Rafraîchir

Cliquez sur Rafraîchir pour rafraîchir immédiatement.

Figure 166: Utilisez l'onglet Métadonnées pour définir les valeurs de propriétés des messages importés.

Propriétés

Dans Propriétés, spécifiez les métadonnées à appliquer automatiquement aux nouveaux documentscréés à partir des e-mails. Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des propriétés. Vous pouvezdéfinir une valeur de propriété constante ou M-Files peut la lire, par exemple, à partir d'un champd'objet d'e-mail.

M-Files® 6225

M-Files® 6

Autorisations

Définissez les autorisations pour un nouveau document. La signification de la valeur utilisateurcourant dépend de la valeur de la propriété Créé par du document. Vous pouvez définir la valeurdans Propriétés.

Observateur d'événements

L'observateur d'événements conserve la trace (journal) des événements du coffre, tels que lescréations de nouveaux objets et les comptes de connexion d'utilisateur.

Sélectionnez Activer l'observateur d'événements dans le menu pour activer l'enregistrement.Les événements peuvent être affichés et organisés dans tout ordre souhaité. La commandeSupprimer tous les événements supprime l'historique des événements. L'observateur d'événementsdoit être activé pour pouvoir émettre des notifications. Pour davantage d'informations sur lesnotifications, veuillez vous reporter à la section Notifications on page 133.

Utilisez la commande Exporter pour sauvegarder l'historique des événements dans un fichier. Sile nombre d'événements dépasse 10 000, M-Files efface les événements les plus anciensautomatiquement. Cette limitation du nombre d'événements pouvant être sauvegardés peut êtremodifiée dans le registre (pour davantage d'informations, veuillez contacter le support techniqueM-Files).



Variables et leur utilisation

Le code VBScript est édité dans la fenêtre Édition du code VBScript. Les variables suivantespeuvent être utilisées dans le code VBScript :

AllowStateTransition

Nom de variable : AllowStateTransition

Type de données de variable : Booléen (voir M-Files API)


La variable AllowStateTransition peut être utilisée pour autoriser ou refuser une transition d'étapeautomatique lors de l'exécution du script de transition d'étape automatique. Si le résultat booléende la variable est "vrai" après la fin du script, l'objet passe à l'étape d'objet spécifiée par la variableNextStateID.

CurrentUserID

Nom de variable : CurrentUserID

Type de données de variable : Numéro (voir M-Files API)


La variable CurrentUserID contient l'identifiant de l'utilisateur qui a effectué l'opération ayantdéclenché le script.

DisplayID Nom de variable : DisplayID



La variable DisplayID contient l'identifiant unique de l'objet. Cet identifiant s'affiche aux utilisateursdans la zone des propriétés de M-Files Client lorsque l'objet est sélectionné dans la liste. DisplayIDpeut contenir à la fois des nombres et des lettres. Souvent, DisplayID est identique à l'identifiantinterne de l'objet dont la valeur peut être obtenue avec la variable ObjVer. L'identifiant internepeut contenir uniquement des nombres. DisplayID et l'identifiant interne sont généralementdifférents lorsque l'objet a été importé d'une base de données externe.

FileTransferSessionID

Nom de variable : FileTransferSessionID



La variable FileTransferSessionID contient l'identifiant du transfert de données spécifique del'utilisateur. L'identifiant du transfert de données est créé quand le transfert de données est démarré

M-Files® 6227

M-Files® 6

sur le serveur et, parallèlement, le même identifiant est donné aux gestionnaires d'événementsBeforeFileUpload et BeforeFileDownload. Lorsque le transfert des données est terminé, le mêmeidentifiant de transfert de données est attribué aux gestionnaires d'événements AfterFileUpload etAfterFileDownload. Ainsi, il est possible d'attacher les gestionnaires d'événements du type 'Avant'aux gestionnaires d'événements du type 'Après'.

FileVer

Nom de variable : FileVer

Type de données de variable : FileVer (voir M-Files API)


La variable FileVer contient l'identifiant unique complet du fichier cible, composé de l'identifiantdu fichier et de la version du fichier.

LoggedOutUserID

Nom de variable : LoggedOutUserID



La variable LoggedOutUserID contient l'identifiant d'utilisateur déconnecté après la déconnexion.

LoginAccount

Nom de variable : LoginAccount

Type de données de variable : LoginAccount (voir M-Files API)


La variable LoginAccount contient les données du compte utilisateur dans la connexion.

MFScriptCancel

Nom de variable : MFScriptCancel



La variable MFScriptCancel contient le code d'erreur utilisé par les scripts pour afficher lesmessages d'erreur aux utilisateurs. M-Files ajoute souvent des données détaillées aux messagesd'erreur ; vous pouvez éviter cela avec le code d'erreur de la variable MFScriptCancel.

Exemple : Err.Raise MFScriptCancel, "C'est le message d'erreur affichéà l'utilisateur."

NextStateID

Nom de variable : NextStateID

228Variables et leur utilisation




Au cours de la transition d'étape automatique, la variable NextStateID contient l'identifiant del'étape pour laquelle la transition d'étape automatique sera effectuée. En modifiant la valeur decette variable, vous pouvez définir l'étape suivante dans le script de transition d'étape automatique.Par défaut, l'étape cible est identique à celle définie dans l'option Étape suivante dans l'interfaceutilisateur.

ObjectAccessControlList

Nom de variable : ObjectAccessControlList

Type de données de variable : AccessControlList (voir M-Files API)


La variable ObjectAccessControlList contient les autorisations actuelles de l'objet affiché.

ObjVer

Nom de variable : ObjVer

Type de données de variable : ObjVer (voir M-Files API)


La variable ObjVer contient l'identifiant unique complet de la version, se composant de l'identifiantdu type d'objet, de l'identifiant interne de l'objet et de la version de l'objet.

PropertyDef

Nom de variable : PropertyDef

Type de données de variable : PropertyDef (voir M-Files API)


La variable PropertyDef contient les informations sur la valeur de propriété calculée, par exemplel'identifiant, le nom et le type de données de la définition de valeur de propriété.

PropertyValue

Nom de variable : PropertyValue

Type de données de variable : PropertyValue (voir M-Files API)


La variable PropertyValue contient la valeur de propriété affichée. Lors de la vérification del'exactitude de la valeur de propriété, la valeur de propriété incorrecte peut être notifiée à l'utilisateurcomme dans l'exemple suivant : Err.Raise MFScriptCancel, "La valeur saisieest invalide."

PropertyValues

M-Files® 6229

M-Files® 6

Nom de variable : PropertyValues

Type de données de variable : PropertyValues (voir M-Files API)


La variable PropertyValues contient toutes les valeurs de la propriété courante de la version (tellesque le nom, le projet et le client). Chaque valeur de propriété est stockée dans PropertyValuescomme variable de type PropertyValue.

Une valeur de propriété peut être obtenue avec la méthode SearchForProperty. Pour davantaged'informations, veuillez vous reporter à la documentation de M-Files API.

ScheduledJob

Nom de variable : ScheduledJob

Type de données de variable : ScheduledJob (voir M-Files API)


La variable ScheduledJob contient une description de la tâche planifiée en cours d'exécution.

ScheduledJobOutputInfo

Nom de variable : ScheduledJobOutputInfo

Type de données de variable : ScheduledJobOutputInfo (voir M-Files API)


La variable ScheduledJobOutputInfo contient les informations du résultat de la tâche planifiéelorsque la tâche est terminée.

StateID

Nom de variable : StateID



La variable StateID contient l'identifiant d'étape du flux de travail pouvant être utilisé pourreconnaître l'étape de processus dans les scripts liés aux flux de travail.

ValueListItem

Nom de variable : ValueListItem

Type de données de variable : ValueListItem (voir M-Files API)


La variable ValueListItem contient la valeur de la liste de valeurs en cours de traitement par legestionnaire d'événements.

Vault

230Variables et leur utilisation


Nom de variable : Vault

Type de données de variable : Coffre (voir M-Files API)


La variable Coffre représente le coffre utilisé pour exécuter le script. Avec l'identifiant, le scriptpeut traiter le contenu du coffre de la même manière qu'avec l'interface M-Files API. En casd'erreur, toutes les modifications apportées au coffre à travers l'entité Coffre seront annulées.

L'utilisation de l'entité Coffre avec des scripts comporte certaines limitations. Avec l'entité Coffre,les scripts ne peuvent pas modifier l'étape de l'objet dans lequel la chaîne est exécutée. Lechangement d'étape se rapporte au verrouillage de l'objet, à la publication de l'objet, audéverrouillage, à la suppression et à la destruction de l'objet. Ainsi, tous les autres objets verrouillésdans le script doivent être publiés lors de l'exécution du même script.

VaultSharedVariables

Nom de variable : VaultSharedVariables

Type de données de variable : NamedValues (voir M-Files API)


La variable VaultSharedVariables est une collection de valeurs nommées qui sont stockées dansla base de données du coffre. Avec la variable, les scripts peuvent stocker leurs propres valeursdans la base de données afin qu'elles soient également disponibles pour d'autres scripts. Les typesde données autorisés pour les valeurs nommées sont des variables entières, des booléens et desscripts.

Dans l'exemple suivant, la valeur 123 est stockée comme une valeur nommée et la valeur calculéeen chiffres est alors définie comme la valeur.

VaultSharedVariables( "Message" ) = 123

Output = VaultSharedVariables( "Message" )

Remarque : l'administrateur doit déjà connaître la langue de programmation VBScript. Lesinstructions d'écriture du code VBScript ne sont pas incluses dans la documentation de M-Filesou de M-Files API.

La documentation de M-Files API est installée dans le dossier Démarrage / Programmes / M-Files/ Documentation / M-Files API.

Pour de plus amples informations sur le code VBScript et M-Files API, [email protected]. Les instructions sur l'écriture du code VBScript et l'utilisation de M-FilesAPI sont disponibles auprès du support technique M-Files pour un prix séparé.

M-Files® 6231

M-Files® 6

Instructions, questions et raccourcis

Ce chapitre répond à quelques questions fréquentes sur l'utilisation de M-Files. Les raccourcisclavier rendent l'utilisation de M-Files plus rapide. Le menu des raccourcis (qui s'affiche avec unclic droit de la souris) affiche aussi les commandes fréquentes.

Questions fréquentes

Cette section répond à quelques questions fréquemment posées.

Prérequis et recommandations matérielles

Dans un environnement avec moins de 40 utilisateurs, M-Files Serveur peut être exécuté sur unordinateur permettant d'exécuter Windows dans de bonnes conditions de performances. Plus il ya d'utilisateurs en même temps, plus le matériel est sollicité. L'espace disque nécessaire dépendprincipalement du nombre de documents stockés. L'espace occupé par l'historique des versionsne croît pas proportionnellement au nombre de versions, car M-Files enregistre les différencesentre les versions.

En cas d'augmentation de charge, M-Files Serveur et son coffre peuvent facilement être transférésvers un serveur offrant d'avantage d'espace et de performances.

Recommandations de sauvegarde

Le serveur M-Files est utilisé pour sauvegarder des données importantes, c'est pourquoi il est trèsimportant de respecter les procédures de sauvegarde. Une sauvegarde régulière de chaque coffreet de le base de données principale doit être effectuée sur le serveur. Les sauvegardes sont facilesà créer via les tâches planifiées dans l'Administrateur M-Files Serveur. Nous vous recommandonsde configurer M-Files afin d'effectuer des sauvegardes toutes les nuits.

Chaque sauvegarde produit des fichiers devant être transférés dans un lieu sécurisé.

Exemple : votre entreprise dispose d'un serveur de disque distinct. Les sauvegardes de la base dedonnées principale et du coffre sont effectuées sur le serveur M-Files chaque nuit à l'aide destâches planifiées. Les tâches sont créées de manière à ce que chacune produise un seul et uniquefichier qui remplace l'ancien. Les fichiers de sauvegarde sont définis pour être transférés sur leserveur de disque puis sur un lecteur de bande. En cas de problème (défaillance matérielle), lessauvegardes permettent de remettre rapidement M-Files en état de marche.

Pour davantage d'informations sur les tâches planifiées, veuillez vous reporter à la section Tâchesplanifiées on page 150.

232Instructions, questions et raccourcis


Quelles sont les nouveautés de cette version de M-Files ?

Pour davantage d'informations sur les nouvelles fonctions de M-Files spécifiques de cette version,consultez le site Web de M-Files http://www.m-files.com/

Comment fonctionnent les mises à jour automatiques ?

M-Files comprend une commande lui permettant de vérifier les mises à jour. Lorsqu'une nouvelleversion de M-Files est publiée, l'installation de M-Files la remarque automatiquement via les misesà jour automatiques. Dans ce cas, la mise à niveau est téléchargée vers l'ordinateur de l'utilisateuret celui-ci peut l'installer lorsque cela lui convient.

Les mises à jour sont une manière utile de maintenir votre logiciel à jour. Néanmoins, de nombreuxadministrateurs de système choisissent de désactiver cette fonction, car dans les grandes entreprises,il est plus facile de gérer les mises à jour de manière centralisée. C'est pourquoi les mises à jourautomatiques peuvent être désactivées.

La commande obtient les dernières informations de mise à jour de la part du serveur de mise àjour avec le HTTP sur le port TCP 80. Cela signifie que vous ne devriez pas avoir besoin demodifier la configuration du pare-feu.

Pourquoi ne puis-je pas accéder au coffre ?

La cause du problème peut être liée soit à l'authentification, soit à la connexion réseau. S'il y a desproblèmes de connexion au réseau, un message indique normalement la cause du problème. Quantà l'authentification, quelques problèmes peuvent être résolus en effectuant les vérifications suivantes.D'abord, vérifiez que vous avez un compte de connexion actif dans l'Administrateur M-FilesServeur (consultez Comptes de connexion on page 147) et qu'un compte utilisateur (consultezUtilisateurs on page 170) a été créé pour ce compte de connexion dans le coffre. Assurez-vousensuite que le mot de passe est correct. Vérifiez que vous êtes bien en train d'utiliser le moded'authentification (Windows ou M-Files) spécifié pour votre compte de connexion. Vous pouvezconsulter votre mode d'authentification dans la colonne Authentification des comptes de connexion.Si le problème persiste, contactez votre administrateur système M-Files.

Pourquoi ne puis-je pas modifier un document qui est verrouillé ?

Vous ne pouvez pas modifier un document parce qu'il a été verrouillé par un autre utilisateur quin'a pas encore publié le document. Ceci permet d'empêcher la création de plusieurs copies différentesdans M-Files. Avec les droits d'administrateur système, le déverrouillage d'un document peut êtreforcé, auquel cas les modifications apportées au document depuis qu'il a été verrouillé sont perdues.

M-Files® 6233

M-Files® 6

Comment puis-je retrouver les documents que j'ai créés moi-même?

Dans l'onglet Propriétés de la recherche avancée, spécifiez document comme type d'objet, votrenom de compte de connexion comme utilisateur, sélectionnez = comme opérateur, puis lancez larecherche. Vous pouvez aussi créer une vue affichant uniquement les documents que vous avezcréés. Veuillez vous reporter à la section Propriétés on page 99 et Nouvelle vue on page 54.

Comment puis-je créer un document visible par moi uniquement ?

Lorsque vous renseignez la fiche du document, sélectionnez Uniquement pour moi dans le champAutorisations

Comment puis-je ajouter une nouvelle propriété à la classe Propriété?

Si vous êtes un utilisateur courant de M-Files, vous pouvez ajouter des propriétés pendant quevous renseignez la fiche du document. Vous pouvez utiliser le bouton Autres propriétés dans lafiche du document pour ajouter d'autres propriétés au document. Notez bien que cette propriétéest ajoutée uniquement à ce document de proposition et non pas à tous les documents de la classeProposition. Si vous voulez ajouter une propriété à tous les documents de la classe de documentsProposition, dans le niveau Classes de l'Administrateur M-Files Serveur, sélectionnez la classeProposition puis Propriétés dans le menu des raccourcis. La fenêtre Propriétés de la classe apparaît.Vous pouvez ajouter des propriétés pour la classe en cliquant sur le bouton Ajouter. Si vous netrouvez pas la propriété désirée dans la liste, vous pouvez la créer au niveau Définitions de propriété; veuillez vous reporter à la section Définitions de propriétés on page 187.

Pourquoi un fichier avec une icône grisée est-il apparu dans M-Fileslorsque j'ai sauvegardé mon document Word ?

Le fichier est devenu un fichier temporaire dans le coffre. Vous pouvez convertir le fichiertemporaire en document ; veuillez vous reporter à la section Convertir en document on page 63.

Comment puis-je ajouter un nouveau client à la liste de clients ?

Vous pouvez ajouter des valeurs à une liste de valeurs pendant que vous renseignez la fiche d'undocument La commande Ajouter une nouvelle valeur se trouve dans la fiche du document encliquant sur le bouton avec une flèche à droite de la propriété concernée. Cette commande estdisponible uniquement si l'option Autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs est activéepour cette liste de valeurs. Si vous êtes un administrateur système de M-Files, allez au niveau desListes de valeurs dans l'Administrateur M-Files Serveur, sélectionnez la liste de valeurs Clientspuis Propriétés dans le menu des raccourcis. La fenêtre Propriétés de la liste de valeurs apparaît.



Cliquez sur le bouton Voir/Editer le contenu et ajoutez un nouveau client à la liste. Si vous êtesun utilisateur courant de M-Files, vérifiez auprès de l'administrateur système que l'option Autoriserles utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs à cette liste est cochée dans la fenêtre Liste de valeursPropriétés.

Si la liste de valeurs est basée sur des types d'objet, la liste de valeurs peut être modifiée via letype d'objet. Dans ce cas, le nouveau type d'objet Client (par ex., un nouveau client dans la basede données Clients) est créé via l'interface Explorateur M-Files.

Comment puis-je créer une nouvelle vue dans laquelle les documentssont créés par client ?

Rendez vous au niveau des vues dans le coffre. Sélectionnez Nouvelle vue dans le menu desraccourcis. La fenêtre Définir la vue apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez Elémentdans la liste 'Client' dans le menu déroulant de Propriété, puis cliquez sur OK.

Comment puis-je ajouter un nouvel utilisateur au coffre ?

Rendez vous au niveau Utilisateurs dans l'Administrateur M-Files Serveur. Sélectionnez lacommande Nouvel utilisateur dans le menu contextuel. La fenêtre des Propriétés de l'utilisateurapparaît. Le menu déroulant Nom du compte de connexion affiche tous les comptes de connexionqui n'ont pas été ajoutés au coffre. Si vous voulez créer un nouveau compte de connexion, veuillezvous reporter à la section Comptes de connexion on page 147. Cliquez sur OK. Spécifiez les droitsd'administration du nouvel utilisateur, cliquez sur Appliquer puis sur OK.

Où puis-je trouver la vue Verrouillés pour moi ?

Chaque utilisateur possède une vue Verrouillé pour moi, qui ne peut pas être détruite. Cependant,cette vue peut être masquée. Pour afficher les vues masquées : dans la fenêtre des vues, sélectionnezla commande Afficher les vues dans le menu des raccourcis. Puis sélectionnez la vue masquéedans la liste et cliquez sur Afficher. Vous pouvez masquer les vues en les sélectionnant et enutilisant la commande Masquer la vue dans le menu Vue.

Puis-je développer des programmes avec M-Files ?

Vous pouvez développer des programmes spécifiques pour M-Files avec M-Files ApplicationProgramming Interface (M-Files API). Par exemple, vous pouvez générer des rapports, ou bienintégrer M-Files à vos applications. Une documentation sur M-Files API est fournie, et peut êtreconsultée dans le dossier d'installation de M-Files (Démarrer/Programmes/M-Files/Documentation).

La bibliothèque API de M-Files est un composant COM/ActiveX permettant de développer desinterfaces de programmation pour M-Files Serveur.

M-Files® 6235

M-Files® 6

Vous pouvez aussi développer des applications en utilisant l'interface XML de M-Files. Pourdavantage d'informations sur l'interface XML, veuillez vous reporter à la section Interface XMLde Web Access.

Comment puis-je modifier le nom d'un ordinateur client sans affecterle fonctionnement de M-Files ?

Si des documents sont verrouillés par le client en question lorsque son nom change, les informationsmodifiées peuvent facilement être perdues. Ceci est dû au fait que les verrouillages sont spécifiquesaux utilisateurs et aux ordinateurs. L'ordinateur est identifié par son nom. Lorsque le nom a étéchangé, M-Files considère que les verrouillages appartiennent à un autre ordinateur et ne permetpas à l'utilisateur d'accéder aux informations modifiées.

Publiez tous les documents et éléments de l'ordinateur avant de modifier son nom.

Où puis-je trouver davantage d'informations ?

Outre le présent manuel, vous pouvez obtenir une aide complémentaire dans la Visite guidée deM-Files ou auprès de l'administrateur système M-Files de votre organisation. D'autre part, le contratde maintenance logicielle inclut le support technique de M-Files. Adresse électronique du supporttechnique : [email protected] , tél. : +358 3 3138 7500. Le support technique ne fournit pasd'instructions sur l'utilisation du logiciel.

D'autres informations se trouvent sur http://www.m-files.com .

Raccourcis

Veuillez vous reporter à la sectionRecherche rapide on page 94.

Ctrl+FRecherche rapide

Veuillez vous reporter à la sectionNouveau document on page 44.

Ctrl+NNouveau document

Veuillez vous reporter à la sectionNouvel objet on page 51.

Ctrl+Shift+NNouvel objet

Veuillez vous reporter à la sectionVerrouiller on page 65.

Ctrl+OVerrouiller

Veuillez vous reporter à la sectionPublier on page 65.

Ctrl+IPublier

Veuillez vous reporter à la sectionPublier avec commentaires on page 66.

Ctrl+Shift+IPublier avec commentaires

Veuillez vous reporter à la sectionRelations on page 69.

Ctrl+LRelations

Veuillez vous reporter à la sectionMembres de la collection on page 72.

Ctrl+Shift+LMembres de la collection




http://www.m-files.fi

Veuillez vous reporter à la sectionCommentaires on page 73.

Ctrl+MCommentaires

Veuillez vous reporter à la sectionSous-objets on page 72.

Ctrl+JSous-objets

Veuillez vous reporter à la sectionHistorique on page 67.

Ctrl+HHistorique

M-Files® 6237

M-Files® 6

Index

A

administrateur système 54adresse IP 18, 128Affectations 74Aperçu 40astuce 32, 33, 34, 35, 36, 54authentification 14Authentification M-Files 18autorisation de lecture 44autorisation de modification 44autorisations 14, 97

B

Booléen 187

C

cache 106, 113cache de document 106caractère générique 99Chaîne de connexion OLE DB (depuis le serveur)182chaîne de recherche 93chemin du lien 82choix de la langue 162classes 198coffre 14, 24, 32, 139coffre démo 10Coffre répliqué 144compte de connexion 170connexion au coffre 18connexions aux sources externes 213critère de recherche 33

D

date 187définition de propriété 187définitions de propriétés héritées 198documents supprimés 33, 97domaine 18

droits d'administrateur 170droits d'administration 14

E

envoyer par e-mail 82Exporter des langues 159Expression INSERT INTO 182Expression SELECT 182extension de fichier 44

F

fiche de document 35fichier de document 35fichiers locaux 106fichiers temporaires 54Firebird 140fonction de numérisation 76, 78

G

Gestionnaires d'événements 163groupe d'utilisateurs 44

H

historique des objets 67historique des versions 36

I

identifiant individuelIdentifiant 97

importer des fichiers vers M-Files 35Importer des langues 161installation automatique 9invite de commande 63

L

langue du coffre 93, 162

M-Files® 6238

Index

langue du logiciel 93, 162Langues et traductions 157liste de contrôle d'accès 44, 212liste de valeurs externe 182

M

M-Files Serveur 20Menu M-Files 116Message résumé 88métadonnées 35, 102Microsoft SQL Server 140modification simultanée 65modifier les autorisations 44module OCR 218

N

Niveau de regroupement 58nom du réseau 18, 128nombre (entier) 187nombre (réel) 187notifications 88, 133nouveau fichier 44nouvelle version 36

O

opérateur 99

P

Panneau de commandes 40Panneau Propriétés 40Paramètres spécifiques aux utilisateurs 107Paramètres spécifiques de l'ordinateur 108

PDF avec fonction de recherche 76, 78, 220protocole 128publier 170

R

recherche avancée 95recherche rapide 34Reconnaissance de texte (OCR) 76, 78, 220Règle commune 88réseau local 18

S

sauvegarde 150sauvegarde complète 151source de valeur OCR 218Structure des métadonnées à plusieurs langues 157

T

type de donnée 99type de licence 148

U

URL M-Files 82usage de la mémoire principale 106utilisateur 14Utilisateurs suppléants 92

V

valeur automatique 190valeur de substitution 133voir la hiérarchie 187

239

Index

M-FilesUsersGuide

Documents

Transcript of M-FilesUsersGuide