Lyckas med projekt kick-offen

Lyckas med projektkick-offenSilvana [email protected]://se.linkedin.com/in/silvanabalcanovic/

Inledning• Projektuppstarten eller projektkick-offen är ett ypperligt sätt att få

upp förståelsen för projektet – varför, vad som ska levereras och hur (arbetssätt) – men även för att projektmedlemmarna ska lära känna varandra bättre

• En projektkick-off kan ta alltifrån några timmar till två dagar, beroende på projektets komplexitet, deltagarantalet, budget osv

• På följande sidor kommer min egen checklista för vad som kan vara bra att tänka på vid planerandet, genomförandet och uppföljningen av en kick-off

• Materialet baserat på egen erfarenhet av vad som funkar bra och mindre bra

2 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

Innehåll

1. Checklista1. Planera och förbered2. Genomför 3. Följ upp

2. Några råd kring… 3. Agenda – förslag på innehåll4. Team building – övningsförslag5. Team building – aktivitetsförslag

1.1 Planera och förbered • Planera projektet och beskriv det i presentation som minst innehåller

• Syfte och mål, Leverabler, Omfång, Tidplan, Milstolpar, Projektorganisation, Roller och ansvar, Förväntningar på projektmedlemmarna, Arbetssätt, Kommunikationsplan, Risker,

• Ta fram en agenda för dagen • Dela upp kick-offen i två delar; en mer seriös del och en del i syfte att bättre lära

känna varandra och bygga relationer • Identifiera mötesdeltagare

• bara projektmedlemmar eller även intressenter• Kan alla vara med hela eller delar av tiden?• ska eventuell inspiratör bjudas in för att tala?

• Skicka ut agendan i god tid, tillsammans med en möteskallelse så att den hamnar i deltagarnas kalendrar

• Fixa med logistiken i god tid i förväg; boka lokaler, fika, hotell, taxi osv• Slutför presentationsmaterial• Skriv ut agendor, presentationsmaterial m m och ta med till lokalen• Skicka eventuellt ut förberedelsematerial före• Utse någon som kan ta anteckningar under mötet


1.2 Genomför• Kom i god tid och säkerställ att all teknisk utrustning fungerar

• Säkerställ att det går att koppla upp datorn och visa presentationen • Öppna upp eventuell telefonkonferens- eller videokonferensbrygga

för deltagare som inte kan delta på plats• Arrangera lokalen så att du får den typen av möte som du

eftersträvar, t ex:• Presentation: bio-sittning• Diskussion; gruppvis sittning

• Genomför mötet• Hälsa välkomna• Presentera deltagare• Följ agendan men uppmuntra till diskussion

• Genomför team building aktivitet


1.3 Följ upp• Läs igenom mötesanteckningar och finalisera• Sammanställ dokumentation som du lovat skicka ut efter

mötet• Skicka ett tackmail till alla deltagare, gärna även med

mötesprotokoll, eventuellt uppdaterat material, bloggpost, länk till annat matnyttigt material, länk till verktygen som ska användas i projektet, bilder från eventet etc. Håll det kort och koncist med en positiv ton

• Arkivera allt material på gemensamma dokumentlagringsytan


2. Några råd kring…• Agenda

• Gör agendan tillräckligt luftig för att ni ändå ska kunna ha gott om tid för diskussioner och oförutsedda punkter

• Ha en agendapunkt som du kan stryka om diskussionerna blir för livliga

• Mötesregler• Var tydlig med vad som är ok och inte ok

• Telefon och dator på eller inte? Ska luckor för egentid läggas in i agendan?

• Diskussioner• Introducera parkeringstavla för punkter som ni annars kan fastna i

• Deltagarengagemang• Säkerställ att du har alla deltagarnas uppmärksamhet. Om inte hitta på olika sätt

att få dem engagerade; dra in dem i diskussioner genom att be om deras åsikter, ställ direkta frågor till dem osv

• Pauser• Använd inte pauserna till att själv kolla mail och telefon, utan socialisera med

deltagarna. Fånga om vad som funkar bra och mindre bra och korrigera om möjligt


3. Agenda – förslag på punkter• Syfte och mål med mötet• Presentation av mötesdeltagarna, liksom deras förväntningar på mötet• Bakgrund/Inledning – hur ser omvärlden ut? Vilken förändring behövs?

Detta får dig in på själva projektet• Projektets syfte och mål – varför genomför vi projektet och vilken nytta

ska projektet ge• Projektorganisationen• Roller och ansvar – vem gör vad? • Projektleverabler – genomgång av övergripande, inkl eventuell

detaljering, vad ingår och vad ingår inte? • Kommunikationsplan• Risker• Tidplan – genomgång av övergripande, inkl eventuell detaljering• Avstämning av mötesdeltagarnas förväntningar


4. Team-building – övningar Relationsbygge• Övning: Låt deltagarna presentera varandra. Lämpar sig både om

deltagarna redan känner varandra eller precis har träffats. I senare fallet kan det vara lämpligt att de får prata med varandra

Kommunikation• Övning: Sätt deltagarna rygg mot rygg. Dela ut bilder på t ex bilar, hus

och apelsiner till en av pardeltagarna, som får beskriva utan att visa för den andra. Den andra ska rita utan att ställa frågor. Byt och repetera. Gör om övningen men tillåt deltagarna få ställa frågor

• Debriefing: Hur gick det att rita när ni inte fick ställa frågor? Gick det bättre när ni fick kommunicera? Hur ska vi kommunicera i gruppen?

Internet erbjuder många fler exempel på övningar! 9 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

5. Team-building – aktiviteter• Att tänka på:

• Antalet deltagare? Några få ~5 eller många ~25?• Budget? • Signaler man vill sända? • Individuella ansträngningar gemensamt (yoga, dyka, matlagning

osv) eller gemensamma aktiviteter (problemlösningskaraktär)• Tävlingsinslag eller icke? • Din hobby eller något typiskt för företaget eller ”huvudkontors”-

landet om internationellt projekt? • Allergier?

• Bara fantasin sätter gränser! • Matlagning, Vinprovning, Idrotter, Musik/Karaoke,

Improvisationsteater, Utomhusaktiviteter, Båtfärd, Skattjakt, etc10 | Silvana Balcanovic | Lyckas med projektkick-offen

[email protected]

Om du vill komma i kontakt med mig; för kommentarer &

eller frågor!

Mer om mig på:http://se.linkedin.com/in/silvanabalcanovic/


Lyckas med projekt kick-offen

Business

Transcript of Lyckas med projekt kick-offen