Lý thuyết & Thiết kế tổ chứcLý thuyết & Thiết kế tổ chức

MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨCMÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC

Khái niệm & Phạm viKhái niệm & Phạm vi

Môi trường tổ chức: Là tập

hợp tất cả các yếu tố tồn tại

bên ngoài ranh giới tổ chức và

có khả năng tác động đến một

phần hoặc toàn bộ tổ chức.

Phạm vi môi trường tổ

chức: Là những lĩnh vực môi

trường mà trong đó có sự hoạt

động của tổ chức

Cấu trúc môi trườngCấu trúc môi trường Môi trường tác nghiệp: Gồm các yếu

tố tác động trực tiếp đến tổ chức và tiềm lực hoạt động của tổ chức = Ngành sản xuất (quy mô; đối thủ cạnh tranh; các ngành sản xuất liên quan…); các đầu vào (cung ứng NVL, lao động, vốn…); thị trường tiêu thụ (trong nước, quốc tế…)

Môi trường tổng quát (chung): Không tác động trực tiếp, có gây ảnh hưởng gián tiếp = Chính trị; Pháp luật; Kinh tế; Văn hóa - Xã hội; Công nghệ; Tài chính

Môi trường quốc tế: Trong những năm gần đây, yếu tố này tác động trực tiếp đến nhiều tổ chức.

Tác động của môi trường đến tổ Tác động của môi trường đến tổ chứcchức

Nhu cầu thông tin của tổ chức: Môi trường phức tạp; thay đổi

=> cần nhiều thông tin hơn và ngược lại

Nhu cầu về nguồn lực: Đặc biệt là các nguồn lực khan hiếm &

nguồn tài chính

Tính không chắc chắnTính không chắc chắn Người quyết định không có đủ lượng

thông tin về các yếu tố của môi trường

và họ gặp nhiều khó khăn trong việc

phán đoán những thay đổi từ bên

ngoài.

Tính không chắc chắn = Phức tạp +

Biến động

Phức tạp: Biến số này đi từ Đơn

giản -> Phức tạp

Biến động: Biến số này đi từ Ổn

định -> Biến đổi

Các cấp độ không chắc chắnCác cấp độ không chắc chắn

Kh

ôn

g ổ

n đ

ịnh

Đơn giản + Không ổn định =

Tính không chức chắn trung

bình -> cao

Phức tạp + Không ổn định =

Mức độ không chắc chắn cao

Ổn

địn

h

Đơn giản + Ổn định = Mức độ

không chắc chắn thấp

Đơn giản + Không ổn định =

Mức độ không chắc chắn thấp -

> trung bình

Đơn giản Phức tạp

Làm gì?Làm gì?

Kh

ôn

g ổ

n đ

ịnh

Cấu trúc hữu cơ, xây dựng nhóm, khuyên khích sự tham gia, tăng cường phân quyền

Ít phòng ban; nhiều giới hạn phận sự

Ít phối hợp nhân viên Nhanh chóng mô phỏng Định hướng hoạt động

Cấu trúc hữu cơ, hình thành các nhóm làm việc phân quyền

Nhiều phòng ban tách biệt, mở rộng giới hạn phận sự

Tăng cường phối hợp nhân viên Mở rộng mô phỏng Mở rộng hoạch định và dự báo

Ổn

địn

h

Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập trung hóa

Ít phòng ban Không có người hợp nhất Ít mô phỏng Định hướng hoạt động hiện tại

Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập trung Nhiều phòng ban, một vài giới hạn phận

sự Nhiều nhân viên hợp nhất Có một vài mô phỏng Một vài hoạch định

Đơn giản Phức tạp

Công cụ đối phóCông cụ đối phóNâng cao vị trí các phòng ban chức năng

Củng cố các trung gian: Xây dựng

các phòng ban trung gian làm “vùng

đệm”. Hiện nay có xu hướng bỏ trung

gian để kết nối trực tiếp với khách

hàng & nhà cung ứng.

Xác lập rõ ranh giới nhiệm vụ: Giao

phó nhiệm vụ rõ ràng cho các bộ phận

liên quan đến cập nhật thông tin bên

ngoài & phản hồi thông tin

Công cụ đối phóCông cụ đối phóPhân chia & Hợp nhất trong tổ chức Phân chia trong tổ chức: Lựa

chọn giữa chuyên môn hóa cao hoặc thấp tùy thuộc vào trạng thái môi trường. Môi trường càng phức tạp & thay đổi nhanh => CMH tăng.

Sự liên kết giữa các phòng ban: CMH càng cao => Cần phải có sự hợp nhất hiệu quả => Cần có nhiều người làm công việc hợp nhất này (các hội đồng, cơ cấu điều phối, liên lạc…)

Công cụ đối phóCông cụ đối phóCơ giới Hữu cơ

1. Công việc được phân chia, chuyên môn hóa thành các phần việc riêng biệt

1. Các nhân viên cùng nhau đóng góp vào công việc chung của phòng ban

2. Công việc được bố trí cố định, được tiêu chuẩn hóa cao, thực hiện theo từng cá nhân

2. Công việc linh hoạt, không xác định trước, thực hiện thông qua các nhóm, đội lao động

3. Quyền hành theo cấp bậc cứng nhắc và có nhiều luật lệ

3. Có ít quyền hành theo cấp bậc, ít kiểm soát và ít luật lệ

4. Kiến thức và kiểm soát công việc tập trung vào cấp cao trong tổ chức

4. Kiến thức và kiếm soát công việc bất kỳ chỗ nào trong tổ chức

5. Giao tiếp theo chiều dọc 5. Giao tiếp theo chiều ngang

Công cụ đối phóCông cụ đối phó Mô phỏng thể chế tổ

chức: Lựa chọn cách làm

của các tổ chức khác tương

tự để giảm rủi ro…

Hoạch định và dự báo: Để

giảm rủi ro, cần gia tăng

hoạch định và dự báo nhằm

lường trước các bất ổn,

chuẩn bị trước các nguồn

lực đối phó

Môi trường & Nguồn lựcMôi trường & Nguồn lực

Các tổ chức phải phụ

thuộc vào các nguồn lực

quan trọng từ môi trường

nhưng cần phấn đấu để

giảm thiểu sự phụ thuộc

đó.

Vậy, làm gì để giảm phụ

thuộc ?!!

Hành độngHành động

Đẩy mạnh hợp tác

giữa các tổ chức

Tăng cường quyền lực

chi phối với đối tác

Kiểm soát nguồn lực

từ môi trường…

Kiểm soát nguồn lựcKiểm soát nguồn lực Hình thành các liên kết: Liên

minh chính thức; mở rộng thành

phần ban giám đốc; tuyển mộ

giám đốc mới có quan hệ rộng;

quảng cáo…

Kiểm soát phạm vi môi

trường: Thay đổi phạm vi; tác

động vào hệ thống chính trị và

luật pháp; hình thành hiệp hội

nghề nghiệp; hoạt động

“đen”…

Môi trường & Hình thức tổ chứcMôi trường & Hình thức tổ chức

Hình thức tổ chức =

mục tiêu + cấu trúc +

sản phẩm + công nghệ

+ nhân lực…

Hình thức tổ chức phải

thích ứng với môi

trường => xác định vị

trí của nó trong môi

trường (phạm vi nguồn

lực; nhu cầu…)

Quy luật phát triểnQuy luật phát triển

Thuyết “Chọn lọc tự nhiên”…

Tiến trình biến đổi: Hình

thành -> Chọn lọc -> Duy trì

& Phát triển

Chiến lược để tồn tại…!

Môi trường Tổ chứcMôi trường Tổ chức

The EndThe End