LVM – Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint

LVM – Vertragsmanagement für Microsoft Office365 & SharePointAlle Unternehmensanforderungen an das VertragsmanagementUmfassendste Lösung für Microsoft Office365Vertragslebenszyklus von Entwurf bis ArchivLVM

Vertrags-Manageme

nt

http://www.locatech.com/

Vertrags-ManagementInhaltsverzeichnis

Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation Übersicht LVM

Vertragslebenszyklus Vertragsarten Vertragsakte

Sachbearbeiter Vertragsakte anlegen Vertragsdokumente & Schriftverkehr Vertragsakte pflegen/aktualisieren

Controlling Fristencontrolling / Benachrichtigungen Risikomanagement / Bewertung von Risiken

Anpassung an Ihre Organisation Individualisierte Formulare Vertragsarten Workflow: Vier-Augen-Prinzip Workflow: Genehmigungen

Recherche Strukturierte Suche Volltextsuche Auswertungen Persönliche Reports

Integration in IT-Landschaft

INHALT


Vertrags-ManagementNutzen für die Organisation



Strategisch Baustein zur Prozessoptimierung Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen Wachsender Nutzen mit zunehmender Anzahl Teilnehmer

Praktisch Fristenkontrolle, Verhandlungsspielräume Kürzere Verhandlungsdauer Schnellere Vertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten Vertragscontrolling Unmittelbarer Zugang und Verfügbarkeit Schutz vor unbefugten Zugriffen Größtmögliche Transparenz



Zentrale Verwaltung VertragsartenFristenmanagementRisikomanagementZentrale DokumentablageTransparenzSicherheit beim Zugriff / BerechtigungsrollenSchnittstellen, Systeme










INHALT


Prinzip VertragsakteDokumente FristenVertragspartnerVerantwortlicheAttribute EntwürfeOriginaleKostenNotizen/SchriftwechselHistorie…

Erstellen Prüfen Teilen/Freigeben

Vertrags-bibliothek

Suche / Recherche

Vertragsvorlagen,Gescannte & Online-

Dokumente

Reporting

Attribute/Metadaten

Kommunikation

Verwalten / Bearbeiten


Abdeckung Vertrags-lebenszyklus

Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung im Team

Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zu Verträgen

Abstimmung zwischen Vertragspartnern Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen Ablage rechtsgültiges Original Suchen und Wiederfinden von Verträgen Auswertung -> Fristenwahrung, Vertragsrisiken Wiedervorlagen und Erinnerungen Archivierung


Vertragsarten

Vorkonfiguriert: Mietvertrag Reinigungsvertrag Dienstleistungsvertrag Wartungsvertrag KFZ-Leasingvertrag Entsorgungsvertrag Versorgungsvertrag Leasingvertrag

Weitere Vertragsarten konfigurierbar










INHALT


Vertragsakte anlegenIntuitive FormulareIndividuell anpassbar Inkl. Regelmanagement


Vertrags-dokumenteDrag & DropVorlagenStammdaten

Gestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreife Version

Korrespondenz z.B. per E-Mail Änderungen durch

Vertragspartner Alle

Dokumentenmanagement-funktionen von SharePoint

http://www.locatech-it.com/tag/e-mail/


ScannenAltverträge & OriginaleAutomatische TexterkennungStapelerfassung


MetadatenVerwaltete Vertrags-informationen

Vertragsobjekte Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…) Vertragsarten Vertragsdokumente Laufzeiten und Kündigungsfristen Sonstige Vertragsfristen Vertragskosten Aufgaben Termine Benachrichtigungen Zugriffsrechte


Vertrags-objekte

Eigene Objektverwaltung Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen Beliebig viele Verträge zu einem Objekt


Vertrags-partner

Eigene Vertragspartnerverwaltung oder Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP


Einzelverträge/Rahmen-verträge


Laufzeiten und Kündigungs-fristen

Konfigurierbare Wiedervorlagelisten Erinnerungs-Emails zu Vertragsfristen










INHALT


Risiko-managementBeschreibung und Bewertung von Vertragsrisiken

Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser Festlegen von Risiko-Minimierungs-Strategien Plan B aufstellen


Risiko-managementÜbersicht der Vertragsrisiken


Controlling/ Vertragskosten

Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On) Basisdaten für neue Vertragsverhandlungen Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche


BenachrichtigungenWiedervorlageFristenToDos

• Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter• Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard• Zeit- und aktionsgesteuert







Anpassung an Ihre Organisation Berechtigungen und Rollen Workflow: Vier-Augen-Prinzip Workflow: Genehmigungen Individualisierte Formulare



INHALT


Organisation & ZugriffsrechteBerechtigungsrollenActive Directory-Integration

Welche Personen dürfen Verträge anlegen oder einsehen? Wer genehmigt Verträge? In welchen Versionen liegen Vertragsdokumente vor? Zugriffsrechte auf Verträge gemäß Organisationsstruktur Alle Vertragsstände in Form von nachvollziehbaren

Dokumentversionen


Vertrags-prozesse

Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen Genehmigungshistorie Aktionen bei Vertragskündigung Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse


FormulareAnpassbarFormular-Regeln










INHALT


Transparenz

- Ansichten - Suchfunktion

• Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar

• Anstehende Kündigungstermine• Zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen • Wiedervorlagen


RechercheVolltextMetadatenVorschauErweiterte Suche


Vertrags-reporting

Definition von Reportumfang und Intervall Grafische oder Listenauswertung Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel










INHALT


Vertrags-management als Organisations-prozess

LVM – Umfassendes Vertragsmanagement für Microsoft Office365 & SharePoint

• Eingebettet in Unternehmens-Prozesse

• Abteilungsübergreifend relevant

• Integriert in IT-Systeme

• Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder in der sicheren Microsoft-Cloud


Integration/ Schnittstellen

Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-

Konnektor

Vertrags-management


Integration/ SchnittstellenDatenübernahmeSynchronisierung

Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter


Archivierung

Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform

Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-

Auditierung


Zusammen-fassung

Zentrales Management-Informations-System aller Verträge

Alle Verträge des Unternehmens in einer Vertragsdatenbank Transparenz über alle Unternehmensverträge und Vertragskosten Vier-Augen-Prinzip durch Genehmigungsworkflow

Verwaltung von Verträgen in elektronischen Vertragsakten

Elektronische Wiedervorlage der Verträge / Benachrichtigungen Verwaltung von verschiedenen Vertragsarten z.B. Mietverträge,

Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden

Vertragsdokumente

Online-Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten

Online-Verfügbarkeit aller Verträge im Unternehmensnetzwerk Sicherstellung der Vertraulichkeit durch Berechtigungssystem


LVMVertragsmanagementSharePointOffice365

DurchdachtUmfassendClever

Vielen Dank!Dirk Löhn –

[email protected] Rudolf Vehring –

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LeistungenProzess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & KonzeptionWorkshops & Schulungen ProjektmanagementAnpassung – Erweiterung - SoftwareentwicklungEinführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation

ProduktlösungenLVM VertragsmanagementLTRS

TicketsystemAnforderungsmanagementServicedesk

LPM ProjektmanagementLQM QualitätsmanagementLRM Reklamationsmanagement

UnternehmenUnternehmensgruppe Locatech seit 1992Microsoft Partner seit 2000SharePoint-Expertise seit 2006Locatech IT Solutions seit 200815 Beratungsexperten + SharePoint-Entwickler

KompetenzenUnternehmens- und Prozesslösungen für UnternehmenVereinfachen / Automatisieren von Verwaltungsprozessen mit Microsoft SharePointStrategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und

Office 365


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Software

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