LPM voor Nederlands Genootschap van Bedrijfsjuristen

Ha FinanHans Schuurman

Finance Planning & Control

Legal Project Management

Meetup Legal Counsel 2016

3 november 2016



•Interim Manager

•Winst- en efficiëntie verbetering

•Processen en Lean

•:) Advocatuur

•:) Ontwikkelingen

•Law4ce.com

•Twitter @H_Schuurman en @Law4ce

Hans Schuurman



Verwachtingen en accenten?

Startpunten



Maar kijk ernaar met een bedrijfskundige

bril



Er is geen dossier wat NIET wordt gemanaged



Niet alles gaat in rust en regelmaat



Vaak heeft de cliënt haast



Dus druk op het dossier• Dagvaarding komt binnen

• Opdracht: Maak een concept

• In de haast te weinig instructies

• Resultaat:

• dossier loopt uit de tijd

• partner/GC moet bijspringen (2x werk)

• afboekingen bij declareren

• tevreden cliënt/opdrachtgever?



- Waarom LPM(en Lean)?

- Intake - Uitvoering

- Afsluiting dossier - Discussie tussen de fasen



Uit de literatuur: Waarom gaan projecten mis?

• Vage projectdoelen en projectresultaten

• Slechte communicatie

• Aannames onvoldoende vastgelegd

• Stakeholders over het hoofd gezien

• Mensen niet verantwoordelijk gehouden

• Onvoldoende controle

• Lessons learned vergeten

• Onrealistische schattingen

• Te laat beginnen met een activiteit

• Onvoldoende bekwaamheid

• Te veel veranderingen in projectdefinitie / buitenwereld

• Geen focus : Te veel verschillende taken

• ‘Over designen’

• Hersteltijd bij fouten vergeten

• Reactiviteit i.p.v creativiteit en pro activiteit

• Iedere projectmedewerker gericht op eigen taak ↔ betrokkenheid project

ProjectdefinitieAannames niet expliciet

Afstemming

Tijd, kwaliteit, budget

Wie doet wat

Niet werken volgens scope

Niet leren van fouten



Wat willen opdrachtgevers?• Waarde

• Efficiëntie

• Voorspelbaarheid

• Communicatie

• Begrip van de business van de client

• Alignment tussen client- en kantoorbelang (opdrachtgever/afdeling Legal)




• Efficiëntie


• Communicatie


• Alignment tussen client- en kantoorbelang

Lean



Lean (of LPI)

CliëntProces Proces

Afstemmen

Overproductie

Herstelwerk

Onnodige controles

):

Fouten

Capaciteit niet

gebruiken

Wachttijd reistijd

onnodige beweging

Stoppen met wat de cliënt of opdrachtgever

NIET heeft gevraagd




• Efficiëntie


• Communicatie


• Alignment tussen client- en kantoorbelang

LPM



Realisatie • Uitvoering

• Bijsturing

• Oplevering

• Afronding

• Evaluatie

Intake • Scoping • Planning • Pricing • Opdrachtbevestiging • Acceptatie door cliënt

Hoofdlijnen LPM

• Niet: Veranderen van de inhoudelijke aanpak (tenzij anders afgesproken scope)

• Wel: Betere voorbereiding en besturing binnen afgesproken kaders

Waarom: Markt en kansen



20

30

40

50

60

70

80

90

100

110

120

1980

1985

1990

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015Q3

IndexcijferaantaladvocatenenomzetCBS(2010=100)

Combinatie Indexaantaladvocaten Indexcijfersomzet Hans Schuurman Finance Planning & Control

De rode lijn is de omzet van Juridische diensten Inclusief nieuwe

toetreders …

Binnen de bedrijven:

Budgetten onder druk Wens daling uitbesteding

Verhoogde druk op prijzen



Concurreren op uurtariefGevolgen

• Winst kantoor daalt

• Krijgt de cliënt de beste oplossing?

T

U

Keuze voor aanbieder met laagste uurtarief

en de klant ?



Alternatieve pricing

Uurtje factuurtje en de

kantooropslag

T

U

oa Vast

Capped

T

U



Alle typen BUDGETTEN

vragen om het managen van uren en inzet



Kansen in de vierkantenT

U

Van uurtarief T

U

Naar de meest

efficiënte oplossing

Tijd opdrachtgever



Kansen in de vierkanten

T

U

Naar de meest

efficiënte oplossing

Hoe dan?•Hergebruik/KM

•Legal Tech

•Doe het zelf

•De specialist

•LPM en Lean

Wie zijn de LPM-ers op dit moment?



Diversiteit aan de rondetafel



Vacature LPMer• The purpose of this role is to help increase revenue, improve profitability and provide exceptional client

service on our most complex international matters through more effective legal project management.

• This position will accelerate our ability to deliver tangible financial and non-financial benefits on selected key matters and/or transactions (in conjunction with the client team), and to develop, co-ordinate, and implement consistent best practice across our firm.

• A key objective is to support those international matters where scope is difficult to define, where management to the agreed commercial terms is critical and where there are a large number of practice areas, fee earners or jurisdictions involved. The Legal Project Management team will support client teams to better price, scope, manage and deliver complex transactions or multi-matter clients, resulting in capturing out of scope revenues, minimizing write-offs, improving overall matter efficiency and client satisfaction.

Functie

• The Legal Project Manager supports client facing projects:

• Preparation of project plans and Gantt charts; Setting up matters and task codes;Ongoing monitoring of costs and shadow fees; Ongoing client status reports;

• Chasing timely closing; and Preparing minutes of progress meetings.

• He or she supports the implementation of project management tools:

• Support Sharepoint and other IT systems; and Support development of various pilot tools and systems.

Eisen

• Graduate level (law or business degree preferred);Experience in one or more Project Management roles desirable;Experience working within law firms or other professional services firms (e.g. accounting, consulting, banking); Good knowledge in Excel;Fluent in English and Dutch;

• Knowledge of relevant IT packages is a plus.

Grote complexe projecten



Complexe projecten•Grote overname of vernieuwen

van 50.000 contracten

•Vraagt om gedegen planning en bewaking van de voortgang

•En dat is een vak apart

•DUS: Gespecialiseerde LPMer







Functie






Eisen



Tooling



Begeleiding en tooling• Modellen

• Opdrachtbevestiging / plan van aanpak

• Urenschatting, planning en pricing

• Stroomschema’s

• Rapportagens

• Planning en actielijsten

• Structureren en tech oplossingen

• Rapportages (tot bewaken marges)

• Coördinatie

• Klantcontact (wanneer praten met klant)







Functie






Eisen



“Legal Project management = Project management”

Wat is een project?



Kenmerken project• Leveren van waarde voor de cliënt op een zo

efficiënt mogelijke manier.

• Definitie van de opdracht waarbij impliciete veronderstellingen expliciet worden gemaakt

• Te verdelen in fasen

• Binnen de fasen: taken

• Met een klant en opdrachtnemer

• Met een duidelijk begin en een einde



Fase 1: 40u Fase 2: 120uFase 3:

60u

Fase 1: 60u en uitloop Fase 2: 100u, tijd ingehaald

Fase 3: 60u en uitloop

Fase 2: 20u meerwerk

(:

Uitvoering, bewaking en bijsturing

LPM in een plaatje

Inzicht vooraf

Fasen in een project



Fasen project

•Intake

•Uitvoering

•Afsluiting en evaluatie

Intake



Wat hebben jullie van elkaar nodig bij de

intake?



Belevingswerelden

Bedrijfsomgeving cliënt

Probleem cliënt

Juridisch deel v/h

probleem

Cliënt

Het dossier

Cliënt Kantoor



Verwachtingen: scoping



Scoping•Wat wel?

•Wat niet?

•Welke randvoorwaarden?

•Wat als buiten deze kaders?=> Meerwerk? Hoe afstemmen?



Wie leidt het dossier?

Wie doen het werk?

Klant of opdracht-

gever Advocaat of jurist



Wie hebben een rol in LPM?

De AdvocaatDe Partner

De AssistantSupport

IEDEREEN IN HET TEAM



Rolverdeling klant/kantoor



Bepaal de rollen vooraf

•Wie leidt?

•Kennis LPM

•Rollen over entiteiten heen



Voorbeeld van een planning



www.hansschuurman.nl

http://www.hansschuurman.nl



Stap verder: Work breakdown structure

Fase

Hoofdtaak

Hoofdtaak

Deeltaak

Deeltaak

Deeltaak

Deeltaak

Tijd en mensen



Planning en stappen te onzeker?

Detail-planning

eerste fasen (KT)

Grovere scenario-planning

(MLT)

Indicatie vervolgopties

(LT)

Verdere detaillering in de tijd



Pricing

Alternatieven



Opdrachtbevestiging of plan• Duidelijkheid over:

• Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-

inventarisatie)



Opdrachtbevestiging• Duidelijkheid over:

• Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-

inventarisatie)

Wat

Wie

HoeWanneer

Risico’s



Acceptatie door cliënt

… of direct aan het werk?

Leg uit en stel vast



Nu hebben we GRIP•Goal

•Role clarity

•Interactions (= communicatielijnen)

•Process • Processen helder • Standaarden • Richtlijnen en regels En in een

klein dossier?



5 vragen !•Wat moet de einduitkomst zijn?

•Wanneer moet het klaar zijn?

• Ik stel de volgende aanpak voor; OK?

• Ik schat er __ uur mee bezig te zijn tegen dit tarief; is dat akkoord?

•Hebben wij zo de opdracht?

=> Bevestigen!



Wat willen jullie elkaar meegeven over de

intake?

Uitvoering van een project



Wat hebben jullie van elkaar nodig tijdens de

uitvoering?



Uitvoering; Duivelse driehoek van PM

Prijs

Snelheid

Kwaliteit

Wat afgesproken

met de cliënt?



Dus managen van het werk



Duidelijke instructies

Begrepen?



Kwaliteit Bottlenecks Inefficiënte inzet

Rol- onduidelijkheid Voorkom rework

SCOPE !!!



Zet de cliënt of je baas niet in zijn hemd !!

Budget-verrassing: • Proces in de

hand? • Beheersing

leverancier?



StuurinformatieBudget vs besteed

Meerwerk % budget vs % klaar

Alle uren geschreven??



Geavanceerde tools

Voor omvangrijke of complexe dossiers



Het kan ook heel eenvoudig



Stakeholder analyse

Plan momenten in

Praat tijdig met cliënt over afwijkingen

Vervolgacties




uitvoering?

Afronding en evaluatie



Wat hebben jullie van elkaar nodig bij een

afsluiting?



Cliënt acceptatie:

Hoe klaar is klaar?

Vraag het de cliënt!



Afronding

Net als een duidelijke start vraagt een project een duidelijke afsluiting



Evaluatie



Leg ervaringen vast (bijv. in modellen)




afsluiting?

Samengevat

Aan het werk

Leren !!Beperkingen AfrondenAansturen

Waarom? Cliënt AcceptatieOmvang

Nog even terug naar die ene partner



Dus druk op het dossier• Dagvaarding komt binnen

• Opdracht: Maak een concept

• In de haast te weinig instructies

• Resultaat:

• dossier loopt uit de tijd

• partner/GC moet bijspringen (2x werk)

• afboekingen bij declareren

• tevreden cliënt/opdrachtgever?



Wat deed hij anders?Hij luisterde beter naar de intenties van de cliënt

Probleem op 1 A4 Visualiseer !!

Faseer !!

Met team to-do’s bepalen

Controleerde zijn visie bij de cliënt

Planbaar Behapbare stapjes Voorspelbaar



….maar maakte vooral vooraf expliciet wat hij

eerder impliciet liet

Hij maakte verwachtingen en te zetten stappen glashelder (voor de cliënt, hemzelf en

zijn team)



Hans Schuurman M 06-28545504

[email protected] www.hansschuurman.nl

mailto:[email protected]

http://www.hansschuurman.nl

LPM voor Nederlands Genootschap van Bedrijfsjuristen

Law

Transcript of LPM voor Nederlands Genootschap van Bedrijfsjuristen