LOS PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS. Fundamentos de Gerencia de Proyectos Los Fundamentos de la...
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LOS PROCESOS DE LAGERENCIA DE PROYECTOS
Fundamentos de Gerencia de Proyectos
Los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos que se describen en la Guía del PMBoK se componen de:
1. Definición del ciclo de vida del proyecto.
2. Cinco Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos
3. Nueve Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos.
LA GERENCIA DE PROYECTOS SE LOGRA…
mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de gerencia de proyectos que reciben entradas y generan salidas.
PROCESO
“Conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos , bienes o servicios: PBS”
Técnicas yHerramientas
Entradas Salidas
Entradas, documentos o productos documentados sobre los cuales se efectuarán acciones.
• Técnicas y herramientas mecanismos aplicados a las entradas para transformarlas en salidas.
• Salidas documentos o productos documentados que resultan del proceso.
Dentro de cada grupo de procesos, los procesos individuales están conectados por sus entradas o salidas.
CARACTERIZAR UN PROCESO ES IDENTIFICAR....
Objetivos de calidadMetaIndicador
3 Salidas4 Entradas
6 Recursos
7 Controles
5 Actividades
1. Nombre del proceso2. Responsable y objetivo (alcance)
CICLO DEMING COMO HERRAMIENTA EMPRESARIAL
A P
V H
APLICACIÓN DEL CICLO DE DEMING EN LA ADMINISTRACION DE LA ORGANIZACION
GRUPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
1. INICIACIÓN. Define y autoriza el proyecto o una fase.
2. PLANEACIÓN. Define y precisa los objetivos, y planea el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.
3. EJECUCIÓN. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto.
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto.
5. CIERRE. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.
Procesos deplaneación
Procesos deejecución
Procesos deSeguimiento y Control
Procesosde iniciación
Procesosde cierre
INTERRELACIÓN DE LOS GRUPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
Procesos deplaneación
Procesos deejecución
Procesos deSeguimiento y Control
Procesosde iniciación
Procesosde cierre
Límitesdel proyecto
Entradasdel proyecto
Iniciador/PatrocinadorDel Proyecto
Productoentregablesdel Proyecto
Registrosdel proyecto
Usuariosfinales
archivos delos proyectos
Límites del proyecto
Factores Ambientalesde la Empresa
Grupo de Procesos de
Iniciación
Cultura de la organizaciónSistema de informaciónde la gestión de proyectosReserva de recursos humanos
Activos de los Procesosde la Organización
Políticas, procedimientos,normas, guíasProcesos definidos,Información históricaLecciones aprendidas
Grupo de Procesos dePlanificación
Acta de Constitución del ProyectoEnunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
Grupo deProcesos de
Ejecución
Plan de Gestión del Proyecto
Grupo de Procesos deSeguimiento y Control
Productos entregablesCambios solicitadosSolicitudes de cambio implementadasAcciones preventivas implementadasReparación de defectos implementadaInformación sobre el rendimiento del trabajo
Grupo de Procesos de Cierre
Solicitudes de cambio aprobadasSolicitudes de cambio rechazadasAcciones correctivas aprobadasReparación de defectos aprobadaPlan de gestión del proyecto (actualizaciones)Enunciado del Alcance del proyecto (actualizaciones)Acciones correctivas recomendadasAcciones preventivas recomendadasInformes de rendimientoReparación de defectos recomendadaProyeccionesReparación de defectos validadaProductos entregables aprobados
Procedimiento de cierre administrativoProcedimiento de cierre del contrato
Iniciador o Patrocinadordel Proyecto
Enunciado del trabajo
Activos de los Procesos de la Organización (actualizaciones)
Cierre
Producto, servicioo resultado final
Procesos de Gerencia de Proyectos para un Proyecto
Contrato
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project
Charter)
Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto Preliminar
DEFINICIÓN DE REQUISITOS
Grupo de Procesos de Planeación
Grupo de Procesos de Ejecución
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Grupo de Procesos de Iniciación
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOPROJECT CHARTER
1. Requisitos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del cliente, el patrocinador y demás interesados.
2. Necesidades de negocio, descripción a alto nivel del proyecto o requisitos del producto que el proyecto debe abordar
3. Finalidad o justificación del proyecto.4. Gerente del proyecto nombrado y nivel de
autoridad
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOPROJECT CHARTER (continuación)
5. Resumen del cronograma de hitos6. Influencias de los interesados7. Organizaciones funcionales y su participación8. Asunciones de la organización ambientales y
externas9. Restricciones de la organización, ambientales y
externas.10. Oportunidades de negocio que justifiquen el
proyecto, incluido el retorno sobre la inversión.11. Presupuesto resumido
DECLARACIÓN DEL ALCANCE PRELIMINARPROJECT SCOPE STATEMENT
TÍTULO DEL PROYECTO:
PREPARADO POR:
FECHA:
GERENTE DE PROYECTO:
Resumen EjecutivoEstimaciones iniciales, números de revisión, puntos de contacto.
Objetivos del Proyecto y ProductoObjetivos del ProyectoObjetivos del Producto o Servicio
Requisitos y Características del Producto o ServicioDescripción del ProductoDescripción del Servicio
Criterios de Aceptación del ProyectoCriterio para aceptar los Productos terminados
Límites del ProyectoEl Alcance IncluyeEl Alcance no incluye
Requisitos y Productos Entregables del ProyectoProductos o Servicios Entregables
Restricciones del Proyecto
Supuestos del Proyecto
Riesgos iniciales definidos
Organización Inicial del Proyecto
Requerimientos de Recursos
Equipo de apoyo – personal y cantidad
Rol del Recurso Cantidad
Hitos del Cronograma
Hitos Fecha estimada
WBS inicial
Estimación de CostosCostos DirectosEmpleadosContratación externaHardwareSoftwareOtros
Costos IndirectosFacilidades Servicios PúblicosImpuestos
ReservaContingencias Cambios de Ley
Requisitos de Gestión de la Configuración
Reuniones de los Comités Ejecutivo y TécnicoInforme de Avance MensualManejo y Control de RiesgosManejo de Problemas no previstosManejo de las Comunicaciones
AprobaciónRol Nombre Firma
Gerente del Proyecto
Propietario del Proyecto
Patrocinador del Proyecto
Stakeholders participantes
PRAXIS 2
• PREPARE EL BOSQUEJO INICIAL DEL PROJECT SCOPE STATEMENT DE SU PROYECTO
• EXPÓNGALO AL GRUPO
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project
Charter)
Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto Preliminar
Grupo de Procesos de Planeación
Grupo de Procesos de Ejecución
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Grupo de Procesos de Iniciación
ENUNCIADO DEL ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO
Project Scope Statement
1. Objetivos del proyecto y del producto2. Requisitos y características del producto o servicio3. Criterios de aceptación del producto4. Límites del proyecto5. Requisitos y productos entregables del proyecto6. Restricciones del proyecto7. Asunciones del proyecto
ENUNCIADO DEL ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO
Project Scope Statement (continuación)
8. Organización Inicial del Proyecto9. Riesgos iniciales definidos10. Hitos del cronograma11. WBS. Inicial12. Estimación de costos de orden de magnitud13. Requisitos de gestión de la configuración del
proyecto14. Requisitos de aprobación
2.- GRUPO DE PROCESOS DE PLANEACIÓN• El equipo de gerencia del proyecto usa el Grupo de Procesos de Planeación y los procesos e interacciones que lo componen, para planear y gestionar con éxito un proyecto para la organización.
•Los procesos de planeación desarrollan el plan de gestión del proyecto.
•Estos procesos también identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo del proyecto y planean las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto
Planificación del AlcanceDesarrollar el
Plan de Gestión del
Proyecto
Grupo de Procesos de Iniciación
Definición del Alcance
Definición de las Actividades
Estimación de la Duración de las
Actividades
Establecimiento de la Secuencia de las
Actividades
Desarrollo delCronograma
Estimación de Recursos de las
ActividadesCrear WBS
Estimación de Costes
Preparación del Presupuesto de Costes
Planeación de los Recursos Humanos
Planear Calidad
Planear las Comunicaciones
Planear Contratos
Planear Respuesta a los Riesgos
Planear Compras y Adquisiciones
Planificación de la Gestión de Riesgos
Identificación de Riesgos
Análisis Cualitativo de Riesgos
Análisis Cuantitativo de Riesgos
Grupo de Procesos de Ejecución
Grupo de Procesos de Cierre
Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control2.- GRUPO PROCESOS DE PLANEACIÓN
3.- GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN
• Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.• Este Grupo de Procesos implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de gestión del proyecto.• También aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados
Realizar Aseguramiento
de Calidad
Adquirir el Equipo del Proyecto
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Solicitar Ofertas a los Proveedores
Dirigir y Gestionar la Ejecución del
ProyectoDistribución de la Información
Selección de Proveedores
Grupo de Procesos de Iniciación
Grupo de Procesos de Planeación
Grupo de Procesos de Cierre
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
3.- GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN
4.- GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
• Está compuesto por los procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas para controlar la ejecución del proyecto.
• El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto.
Verificación del Alcance
Control del Alcance
Control del Cronograma
Control decostos
Supervisar y Controlar el Trabajo
del Proyecto
Grupo de Procesos de Iniciación
Grupo de Procesos de Planeación Realizar control de
Calidad
Gestionar el Equipo del Proyecto
Informar el Rendimiento
Gestionar a los Interesados
Seguimiento y Control de Riesgos
Administración del Contrato
Control Integrado de Cambios
Grupo de Procesos de Cierre
Grupo de Procesos de Ejecución
4.- Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
5.- GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE• Incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado.
• Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se completen dentro de todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, según corresponda, y establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto.
Cerrar Proyecto
Cierre del Contrato
Grupo de Procesos de Planeación
Grupo de Procesos de Ejecución
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Grupo de Procesos de Cierre
INTERACCIONES ENTRE PROCESOS
• Los Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos están relacionados por los resultados que producen. La salida de un proceso, por lo general, se convierte en una entrada a otro proceso o es un producto entregable del proyecto.
•Los Grupos de Procesos pocas veces son eventos discretos o que ocurren una única vez; son actividades superpuestas que se producen con distintos niveles de intensidad a lo largo del proyecto.
Fundamentos de Gerencia de Proyectos
Los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos que se describen en la Guía del PMBoK se componen de:
1. Definición del ciclo de vida del proyecto.
2. Cinco Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos
3. Nueve Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos.
GerenciaRecursosHumanos
GerenciaAdquisiciones
Contratos
GerenciaRiesgo
GerenciaCosto
GerenciaComunicaciones
Informes
Gerencia Tiempo
Gerencia Alcance
GerenciaCalidad
GerenciaIntegración
GERENCIA DE PROYECTOS
AREAS DEL CONOCIMIENTO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS SEGÚN PMI
(PMBoK-2004)
Gestión de la Integración del Proyecto
GERENCIA DE PROYECTOS
• Desarrollar el acta de constitución del proyecto.• Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar.• Desarrollar el plan de gestión del proyecto.• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.• Supervisar y controlar el trabajo del proyecto.• Control integrado de cambios.• Cerrar el proyecto.
Gestión del Alcance del Proyecto
• Planeación del alcance.
• Definición del alcance.
• Crear EDT.
• Verificación del alcance.
• Control del alcance.
Gestión del Tiempo del Proyecto
• Definición de las actividades.• Establecimiento de la secuencia de las actividades.• Estimación de Recursos de las Actividades• Estimación de la duración de las actividades.• Desarrollo del cronograma.• Control del cronograma.
Gestión de los Costos del Proyecto
• Estimación de costos.• Preparación del presupuesto de costos.• Control de costos.
Gestión de Calidad del Proyecto
• Planeación de la calidad.
• Realizar aseguramiento de calidad.
• Realizar control de calidad.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
• Planificación de los recursos Humanos.
• Adquirir el Equipo del Proyecto.
• Desarrollar el Equipo del Proyecto.
• Gestionar el Equipo del Proyecto.
Gestión de las Comunicaciones del proyecto
• Planeación de las comunicaciones.
• Distribución de la información.
• Informar el Rendimiento.
• Gestionar a los interesados.
Gestión de los Riesgos del Proyecto
• Planeación de la Gestión de Riesgos.
• Identificación de Riesgos.
• Análisis Cualitativo de Riesgos.
• Análisis Cuantitativo de Riesgos.
• Planeación de la Respuesta a los Riesgos.
• Seguimiento y Control de Riesgos.
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
• Planificar las Compras y Adquisiciones.
• Planeación de los contratos.
• Solicitar respuestas a vendedores.
• Selección de vendedores.
• Administración del contrato.
• Cierre del contrato.
INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del éxito
INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del éxito
Ciclo de Vida del Proyecto
GerenciaAlcance
GerenciaCalidad
GerenciaTiempo
Gerencia Costos
Administraciónde Información/Comunicación
Gerencia Compras/
Contrataciones
Gerencia RecursosHumanos
Gerencia Riesgos
Secuencia de
Planeación
Secuencia deProducción
Funciones Secundarias(Interactivas y Adaptables)
Funciones Primarias(Objetivos o Restricciones)
Satisfacción del Cliente o Propietario
Integración
Gerencia Información
/Comunicación
36
PROYECTOEXITOSOPLANEAR Y
EJECUTAR
ALCANCECALIDADTIEMPO COSTORIESGO
RECURSOS HUMANOSCONTRATOS/SUMINISTROS
INFORMACION/COMUNICACIONES
SECUENCIA DE LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES Y FACILITADORAS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS