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Lohn mit DATEV LODAS – Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen EntgeltbestandteilenModul 2

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Be-zeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig.

Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Ab-weichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhalt-liche Änderungen wurden nicht vorgenommen.

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77067-2014/03-01

Inhaltsübersicht

Lohn mit DATEV LODAS – Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen Modul 2

Seite

1. Ausgangssituation 6

2. Auswertungen/Auswertungssteuerung 8

3. Entgelterhöhung 20

4. VWL-Vertrag 23

5. Betriebliche Altersvorsorge 31

6. Dienstwagen 46

7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse 60

8. Der Abrechnungszyklus – Ihr Handlungsablauf 70

9. Hausaufgabe 79

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Inhalte

Lohn mit DATEV LODAS – Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen EntgeltbestandteilenModul 2

1. Ausgangssituation2. Auswertungen/Auswertungssteuerung 3. Entgelterhöhung4. VWL-Vertrag5. Betriebliche Altersvorsorge6. Dienstwagen7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse8. Der Abrechnungszyklus – Ihr Handlungsablauf9. Hausaufgabe

Diplom-KaufmannStephan SchadOrganisationsberater DATEV eGSachgebiet Personalwirtschaft

Ihr Referent

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Modulübersicht

Neuanwenderausbildung online Lohn mit DATEV LODAS

Modul 6: Lohnabrechnung optimieren

Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung

Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung

Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten –Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung

Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen

Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse

4

Voraussetzungen aktuelles Modul

Für dieses Modul „Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen“ (Modul 2) sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen:

Einfache Neuanlage eines Mandanten Einfache Neuanlage eines Mitarbeiters Einfache Abrechnung eines Festbezugs- und Stundenlohnempfängers Probeabrechnung/Lohnabrechnung (Daten senden) Programmhilfen

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Inhalt

Lohn mit DATEV LODAS – Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen (Modul 2)


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1. Ausgangssituation

Für unsere Musterfirma steht die nächste Monatsabrechnung an.

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Inhalt


1. Ausgangssituation2. Auswertungen/Auswertungssteuerung3. Entgelterhöhung4. VWL-Vertrag5. Betriebliche Altersvorsorge6. Dienstwagen7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse8. Der Abrechnungszyklus – Ihr Handlungsablauf9. Hausaufgabe

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Sind noch keine Auswertungen vorbelegt, können Sie unterExtras | Auswertungspaket übernehmen aus vordefiniertenPaketen wählen. Damit werden die wichtigsten Auswertungenerstellt.

2. Auswertungen/Auswertungssteuerung

Für die verschiedenen Abrechnungssachverhalte stehen Ihnen in LODAS diverse Auswertungen zur Verfügung. Diese können auch über unterschiedliche Wege an Ihre Mandanten bzw. in Ihr Unternehmen transportiert werden. In diesem Kapitel werden wir die Funktionalitäten der Auswertungssteuerung in den Mandantendaten kennenlernen.

9


Bei der Mandatsneuanlage steht Ihnen die Funktion Standard-Auswertungspaket zur Auswahl bereit.

10


Im Ordner Auswertungssteuerung | Standardauswertungen stehen Ihnen dann folgende Auswertungen zur Verfügung (Auszug).

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In der Kopfzeile gibt es verschiedene Angaben, die für die Erstellung, Übermittlung und Druck maßgeblich sind.

Nr. und Name: Jede Auswertung ist mit einer Nummer versehen.Ausgabefach: Legt fest, wo die Auswertung erstellt werden soll, z. B.

KRZ = Druck im Rechenzentrum KRÜ = Rückübertragung in das Programm Auswertungen LODAS MRZ = Auftragsversand an Mandanten (Druck RZ mit Direktversand) PRZ/KRÜ = Direktversand an Arbeitnehmer; falls unzustellbar,

Rückübertragung usw.Termin: Festlegung, wann die Auswertung erstellt wird, z. B. AB = Abruf bzw.

Abrechnung, SE = Stammdateneingabe oder FA = Fachabruf.T1–T9 kann für individuelle Termine genutzt werden, die im Register Erstellungstermine gepflegt werden müssen.

Original: Jede Auswertung kann nur ein Original haben und dieses muss angelegt sein.Duplikat: Erstellung von bis zu 3 Duplikaten möglichDatenübermittlung: Gewisse Auswertungen, wie z. B. Nr. 20 Lohnsteuerbescheinigung,

Nr. 23 Lohnsteuer-Anmeldung, Nr. 30 Beitragsnachweis, müssen lt. Gesetz per DÜ bei den Behörden/Institutionen abgegeben werden. Diese Einstellung erfolgt automatisch.

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Anlage neuer noch nicht vorhandener Auswertungen, z. B. Nr. 91 Kostenträger-Werte.

Löschen von Auswertungen, die nicht benötigt werden.

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Für Personalauswertungen kann z. B. die Sortierung nach Name und Abteilung eingestellt werden.

Hier kann über alle Auswertungen z. B. der Erstellungsort abgeändert werden, ohne jede Auswertung einzeln anzufassen.

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Die Aufträge für die Zahlungen aus der Lohnabrechnung finden Sie auch in diesem Ordner unter dem Register Zahlungsverkehr.

In der Spalte Datenübermittlung bestehen folgende Möglichkeiten: DTA-Datei = Erzeugung mit der Abrechnung übers Rechenzentrum, um

sie in der Programmkomponente Auswertungen LODAS ausgeben zu lassen

DÜ an Institutionen = Erstellung der Datei direkt an die Bank (über Nacht) und Begleitzettel Sammelauftrag muss unterschrieben zur Aus-führung dort eingereicht werden

Überweisung/Papier = Druck RZ auf Sammel-Überweisungsträger oder Druck vor Ort

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Um zusätzliche Informationen, wie z. B. Ersteintrittsdatum und Kostenstelle, oder auch Hinweistexte für einen oder alle Arbeitnehmer anzudrucken, steht Ihnen die Registerkarte Zusatzeinstellungen zur Verfügung.

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Um zusätzliche Informationen, wie z. B. Ersteintrittsdatum und Kostenstelle, oder auch Hinweistexte für einen oder alle Arbeitnehmer anzudrucken, steht Ihnen die Registerkarte Zusatzeinstellungen zur Verfügung.

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Sollten Auswertungen nicht zur Verfügung stehen, diese aber vor der nächsten Abrechnung benötigt werden, haben Sie die Möglichkeit, Auswertungen temporär abzurufen.

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Übung 1

Ihr Mandant/Unternehmer hätte gerne jeden Monat eine Übersichtüber die Zahlungen an Finanzamt und Krankenkassen und die Gesamtsumme Lohn/Gehalt. Wie gehen Sie vor?

Ich gebe alle Beitragsnachweise, die Lohnsteuer-Anmeldung und die Brutto/Netto-Abrechnung an ihn weiter.

A

Ich prüfe, ob in den Standard-Auswertungen unter Neu eine solche Auswertung vorhanden ist, und lege sie an.

B

Ich tippe alle Werte der Zahlungen monatlich in Excel ein und stelle sie dann zur Verfügung.

C

19

Inhalt



20

3. Entgelterhöhung

Der Stundenlohn von Steffen-Muster Schraube wird um 0,34 EUR auf 11,59 EUR erhöht.

Beispiel

Über Historische Werte kann nach dem Überschreiben des Stundenlohns immer nachvollzogen werden, ab wann welcher Stundenlohn zum Tragen kommt.

21

3. Entgelterhöhung

Übung 2

Wie gehen Sie vor, wenn Steffen-Muster Schraube ab dem nächsten Monat nicht mehr mit Stunden, sondern mit Gehalt abgerechnet wird?An welcher Stelle nehmen Sie die Gehaltserfassung vor?Was wird mit dem Stundenlohn? (Mehrfachantwort möglich)

Ich erfasse keine Stunden mehr und lasse den Stundenlohn unverändert in den Stammdaten.

A

Ich setze den Stundenlohn im aktuellen Bearbeitungsmonat auf Null.B

Ich lösche den Stundenlohn im Eintrittsmonat von Herrn Schraube komplett.C

Die Eingabe des Gehaltes nehme ich unter Schnellerfassung | Entlohnung vor.D

Das Gehalt gebe ich jeden Monat in die Bewegungsdaten ein.E

22

Inhalt



23

4. VWL-Vertrag

Herr Steffen-Muster Schraube händigt der Musterfirma einen VWL-Vertrag aus. Die Musterfirma zahlt für alle Mitarbeiter einen freiwilligen AG-Anteil VWL in Höhe von 20 EUR.

Beispiel

24

4. VWL-Vertrag

Ein VWL-Vertrag kann auch über die Schnellerfassung | VWL angelegt werden. Hier stehen aber nur die Angaben für den 1. Vertrag zur Verfügung.

= Stammdaten | Vermögenswirksame Leistung

Beachten Sie die Einstellung des Bearbeitungsmonats!

Achtung

25

4. VWL-Vertrag

1. 2.

3. Mandant | Probeabrechnung holen.

4.

Prüfen Sie Ihre Eingaben anhand der Probeabrechnung! Nach ca. 4 Min. stehen Ihnen die Ergebnisse zur Verfügung.

26

4. VWL-Vertrag

27

4. VWL-Vertrag

28

4. VWL-Vertrag

Übung 3

Ab September 2014 soll Herr Schraube einen AG-Anteil in Höhe von 30 EUR erhalten. Wie gehen Sie vor?

Ich lösche den bestehenden Vertrag und lege ihn mit den neuen Daten an.A

Ich wechsele in den Bearbeitungsmonat September und verändere nur das Feld AG-Anteil im bestehenden VL-Vertrag auf 30 EUR.

B

Ich gebe die Differenz von 10 EUR ab September monatlich über die Bewegungsdaten ein.

C

29

4. VWL-Vertrag

Sofern sich ein Wert in einem bestehenden Vertrag ändert, prüfen Sie, ab wann. Dazu legen Sie den entsprechenden Bearbeitungsmonat fest und passen das abzuändernde Feld an.

30

Inhalt



31

5. Betriebliche Altersvorsorge

Sie informieren sich in der Programmhilfe …

Für Frau Petra-Muster Wanne liegt ein neuer BAV/Pensionskasse-Vertrag vor.

Beispiel

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… automatische Verlinkung in LEXinform/Info-Datenbank pro …

33


Den Vertrag richten Sie mit Hilfe des Assistenten ein :

34


Jetzt wird in den Stammdaten kontrolliert, ob es bereits eine Netto-Abzugsnummer für BAV gibt. Die Tabelle ist leer, somit kann man an dieser Stelle eine neue Nummer mit Text vergeben (1–79).

35


Beim Zeitpunkt der Versorgungszusage handelt es sich um das Datum des Vertragsabschlusses.

36


37


Hier sind Eingaben nur dann erforderlich, wenn der AG den Vertrag mit finanziert.

38


Im letzten Schritt werden die Spar-Beträge des AN erfasst und aus welcher Lohnart dieseverwendet werden sollen.

39


Der Assistent schließt sich und alle Daten finden sich in den einzelnen Registern wieder. Sollten sich Änderungen in einem bestehenden Vertrag ergeben, nutzen Sie die Register dafür.

40


Für die verschiedenen Sachverhalte, u. a. auch BAV, stehen Ihnen Auswertungen zur Verfügung. Diese müssen entsprechend unter Mandantendaten | Auswertungssteuerung | Standardauswertungen anlegt werden (siehe auch Kapitel 2).

41


Die Auswertung Nr. 87 befasst sich mit den Daten aus den Verträgen zur Betrieblichen Alters-versorgung. Die Auswertung steht nach der Dezember-Abrechnung pro Arbeitnehmer und Durchführungsweg in den Auswertungen LODAS bereit.

42


Prüfen Sie auch diesen neuen Sachverhalt anhand einer Probeabrechnung.

43


44


Übung 4

Wie rechnen Sie ab, wenn die BAV-Rate einmal im Jahr gezahlt werden soll?

Gibt es in der Praxis nicht, immer monatlich.A

Ich erfasse in den Vertrags-Stammdaten 1/12 der Jahresrate.B

Ich nutze in den Vertrags-Stammdaten den Bereich Gehaltsumwandlung | Aus Einmalbezügen.

C

45

Inhalt



46

6. Dienstwagen

Das Unternehmen hat einen neuen Firmenwagen angeschafft. Michael-Muster Brause darf ihn für Privatfahrten und für Fahrten Wohnort/Arbeitsstätte nutzen.

Daten zur Abrechnung: Marke X-Car, Modell M2, Bruttolistenpreis 20.000 EUR Einfache Entfernung Wohnung/Arbeitsstätte 30 km Pauschalierung der Lohnsteuer, soweit der Arbeitnehmer Werbungskosten in Höhe der

Entfernungspauschale geltend machen könnte.

Beispiel

47

6. Dienstwagen

Informieren Sie sich in der Programmhilfe .

48

6. Dienstwagen

49

6. Dienstwagen

In den Mandantendaten erfassen Sie den Firmenwagen unter Organisationseinheiten | Firmenwagen:

50

6. Dienstwagen

Vor der Lohnarten-Anlage vergeben Sie bitte einen eigens definierten Nettoabzug für den Firmenwagen:

51

6. Dienstwagen

Mandantendaten | Lohnarten:

52

6. Dienstwagen

Mandantendaten | Auswertungssteuerung: Nr. 16 Berechnungsschema Firmenwagen

53

6. Dienstwagen

Ordnen Sie den Firmenwagen danach in den Personaldaten dem entsprechenden Arbeitnehmer zu:

54

6. Dienstwagen

Geben Sie hier die Angaben des Wegs Wohnung/Arbeitsstätte und die Pauschalierungsdaten ein:

55

6. Dienstwagen

Kontrollieren Sie Ihre Eingaben anhand einer Probeabrechnung .

56

6. Dienstwagen

Nach der Lohnabrechnung steht Ihnen in Auswertungen LODASfolgendes Berechnungsschema zur Verfügung:

57

6. Dienstwagen

Nach der Lohnabrechnung steht Ihnen in Auswertungen LODASfolgendes Berechnungsschema zur Verfügung:

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6. Dienstwagen

Übung 5

Ist die Pauschalierung der Lohnsteuer für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zwingend anzuwenden?

Ja.A

Nein.B

59

Inhalt



60

7. Zeitlohnstunden, Überstunden, Vorschüsse

Erfassen Sie die noch fehlenden Daten unter Bewegungsdaten | Erfassungstabellen | Standard.

Röhrich, Knut-Muster 160,0 Stunden 11,0 ÜberstundenZange, Susi-Muster 160,0 Stunden 500 EUR Vorschuss bereits erhaltenBrause, Michael-Muster 160,0 Stunden

Die Firma zahlt für die Überstunden 25 % Zuschlag.

Sind alle Lohnarten und der Nettoabzug vorhanden?

Für die Mitarbeiter sind per Stundenaufstellung Bewegungsdaten für den Abrechnungsmonat genannt worden.

Beispiel

61


Lohnart Überstunden und Zuschlag 25 %? Mandantendaten | Lohnarten

62


Lohnart Überstunden und Zuschlag 25 %? Mandantendaten | Lohnarten

ODER:

63


Nutzung nur für feste Vorschuss-Abrechnung möglich, individuellen Nettobe-/-abzug von Nr. 1–79 anlegen.

64


Mandantendaten | Netto-Bezüge/Netto-Abzüge

Ergebnis:

65


Exkurs: Vorschussabrechnung1. Festlegung Mandantendaten

66


Exkurs: Vorschussabrechnung Personaldaten | Entlohnung

67


Exkurs: Vorschussabrechnung Daten senden

68


Übung 6

Für die Bewegungsdaten gibt es zwei Erfassungsmöglichkeiten, Schnellerfassung und Erfassungstabellen. Kann ich beide Möglichkeiten parallel nutzen, oder gibt es etwas zu beachten?

Nein, ich benutze die Tabelle, die mir am besten gefällt, und kann beliebig variieren.A

Ja, ich muss beachten, dass ich Mitarbeiter nicht in der Schnellerfassung und in der Erfassungstabelle doppelt erfasse, sonst werden auch doppelte Werte abgerechnet.

B

69

Inhalt



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8. Der Abrechnungszyklus – Ihr Handlungsablauf

Der Prozess der DATEV Lohnabrechnung mit LODAS

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1. Dateneingang

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2. Datenerfassung

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3. Probeabrechnung und ggf. Korrektur

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4. Daten senden

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5. Auswertungen holen

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6. Auswertungen an Mandanten weitergeben

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7. Bei Notwendigkeit bzw. Bedarf Vorbereitung der nächsten Abrechnung

z. B. Neuanlage eines Mitarbeiters wegen Vor-Laufzeit beim ELStAM-Abruf

78

Inhalt



79

9. Hausaufgabe

Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul.

Bitte beachten Sie den Hinweis zum Testmandanten, bevor Sie die Hausaufgabe bearbeiten.

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Neuanwenderausbildung online Lohn mit DATEV LODAS

Modulübersicht und weitere Informationen

Modul 6: Lohnabrechnung optimieren

Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung

Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung

Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten –Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung

Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen

Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse

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