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Universidad para la Cooperación Internacional
Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Abril 2009
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
La Gestión de Involucrados yla Administración de Proyectos
Alcanzando el Éxito
Reconociendo al Involucrado
Clasificando y Gestionandoal Involucrado
1
2
3
4
Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?
Conclusiones5
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Efectiva comunicación
•En un ambiente multidisciplinario
Creación de equipos de trabajo
•Efectivos, en varios niveles organizacionales para adaptarse al ciclo de vida
Administrar el cambio
•A través del liderazgo necesario según las circunstancias y siendo analítico
Administrar conflictos
•Comprender la importancia del ambiente cultural•Comprender la posición de los actores
Líneas funcionales
•Destrezas interpersonales ante los problemas que se darán a lo largo y ancho de ellas
Cinco “áreas del lado humano” que requieren destrezas especiales en la administración de proyectos
1La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Contexto de la
AP
•Programas•Portafolio•Subproyectos•PMO
Conocimiento teóricoConocimiento teórico
Comprender que la AP se aplica en un contexto más amplio que el proyecto mismo dentro de la misma organización
Enlaces con la
organización
•Ciclo de vida•Involucrados en el proyecto•Influencias de la organización
Fases y sus transiciones. Reconocer, diferenciar y contrastar los involucrados. Distinguir los estilos organizacionales y juzgar para escoger el más adecuado a su proyecto
Procesos de la AP
•5 Grupos de procesos de la AP
Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. No confundirlos con fases. Saber cómo interactúan
Áreas conocimiento de la AP
•9 áreas de conocimiento de la AP
Conocer la 9 áreas; sus entradas, sus procesos y sus salidas. Comprender cómo interactúan entre ellas y cómo alimentan los 5 procesos de la AP
1La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
EstrategaDiplomático
Organizador
Líder
Motivador
Maestro
TitleDP
Competencias del Director del ProyectoCompetencias del Director del Proyecto
NegociadorControlador
La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos1
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
ComunicaciónStress
Negociación
Motivación
Conflictos
Liderazgo
TitleDP
INTERPERSONALES
Competencias del Director del Proyecto Competencias del Director del Proyecto
1La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Costo
Rendimiento
Técnico
Programa
Sistema de administración
de proyectos
Cambio de productos, servicios y procesos
Comunidad de beneficiarios
Contexto operativo
y estratégic
o
Ambiente cultural
Condiciones de la
empresa
1La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
…pero la AP por sí sola no puede hacerlo todo…pero la AP por sí sola no puede hacerlo todo
Procesos integrados
Capacitación y educación
Soporte dela gerencia
Administración informal de proyectos
Excelencia en elcomportamiento
Cultura
1La Gestión de Involucrados y la
Administración de Proyectos
La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Implementación de la AP
Marco Conceptual de la AP
Enlaces con el Entorno
Gestión de Involucrados
Buscando la excelencia ycreciendo en madurez
Contexto y otras áreasde experiencia
Empresa ymás allá
Ciclo de vidae Influenciasde la Empresa
1
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Alcanzando el Éxito
Consultas necesarias, Respuestas apropiadas
Productos definidos de acuerdo a la E. D. T.
Maneras constructivas para compromisos, balance con las necesidades de laEmpresa
Acuerdos, todos comienzana trabajaren el proyecto
Con claridad, con una buena guía establecida firmemente, se comienzan a ver resultados.Se termina el trabajo
Grandesbeneficios en el negocio.Todosquieren que se vuelva a implementar otro proyecto
2
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
El éxito del proyecto en términos de tiempo,
costo, calidad,…
¿Aspectos sociales, políticos, económicos?
¿Mantener satisfechos a los involucrados?
2 Alcanzando el Éxito
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
-Falta de espíritu de equipo-No se mantuvo informada
a la alta gerencia
-Opinión pública desfavorable-Manejo indadecuado
de la gestión del cambio
-Relaciones ineficientescon los involucrados
Contribuyen al fracaso
2 Alcanzando el Éxito
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
-Participación intensa de losintegrantes del equipo en la tomade decisiones y en la ejecución
-Manejo adecuado de la información-Diseño organizacional adecuado
-Autoridad y responsabilidad claras
-Adecuada gestiónde los involucrados
Contribuyen al éxito
2 Alcanzando el Éxito
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
No alcancen sus objetivosNo alcancen sus objetivos
Fallar en poder definirlos requerimientos
No entender que tan amplio es el rango de involucrados que tienen interés en el proyecto
2 Alcanzando el Éxito
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Una economía tensa y buscando siempre reducir costos, ha cambiado todo aspecto de la Administración de Proyectos, afectando a todos los participantes importantes, en cuenta a los involucrados
2 Alcanzando el Éxito
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
La gestión de los involucrados
Individuos u organizaciones activamenteinvolucradas en el Proyecto o aquellos cuyos interesespueden verse positiva o negativamente afectados como resultadode la ejecución del Proyecto, también pueden ejercer influencia,positiva o negativa, sobre el Proyecto y sus resultados.
Plantea un reto importante tanto para el Director de Proyecto
como para el equipo del proyecto
3 Reconociendo al Involucrado
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Los involucrados
Su involucramien
to Críticos para el éxito del proyecto¡Se necesitan en el proyecto!
¿¡Cómo los identificamos!?
Algunos son fáciles: el patrocinador, el gerente o el “dueño”, el que posee los recursos, el cliente.
Porque … el cliente es un involucrado, ¿cierto?
Otros no tan obvios
Reconociendo al Involucrado3
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Involucrados
Los propietarios, los vendedores y contratistas,las familias de los miembros del equipo,
los medios de comunicación, los ciudadanosparticulares, las organizaciones de influencia y
la sociedad en general
Primarios
Una obligacióncontractual olegal con elequipo delproyecto
Secundarios
No tienen una relación
contractual perotienen o creen
tener un interésen el proyecto
3 Reconociendo al Involucrado
Primarios• Liderar al equipo• Ubicar los recursos• Crear y mantener
relaciones con los involucrados
• Establecer la cultura que permita obtener lo máximo de la gente
• Dar seguimiento y control
• Evaluar al equipo por loque son responsables
Secundarios• No tienen límites• Itereses parecen ser
reales pues el proyecto interfiere en su “territorio”
• Su “membresía” es tipo ad-hoc
• Puede hacer equipo con otros involucrados, en cualquier forma
• Diferentes formas de ejercer el poder
• Es su decisión si toman responsabilidad por sus actos
Involucrados
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
3 Reconociendo al Involucrado
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Contratistas y subcontratistas
Social y cultural
Otros Directores
de proyecto
Sociedad y prensa
Servicios y apoyo
Ambiental y legal
Personal staff
Jefes funcionales
Agencias reguladoras
Económico y financiero
Administración superior
Equipos de proyecto
Proyectos
Clientes
3 Reconociendo al Involucrado
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Title
Colegas: que dan recursosSecundarios: competidores,familiares del equipo del
proyecto, vendedores de otrosrecursos complementariios
Colegas: se seránimpactados por losentregables del proyecto
Clientes: los que pagan
Proveedores
Consumidores finales: losque lo usan
Categorías
3 Reconociendo al Involucrado
En muchas ocasiones la falla del proyecto no está en la apatía del involucrado, sino en que el DP no lo identificó oportunamente
Hay que tener la mente abiertaTrabajar con el equipo del proyecto (¡Ud. solo
no puede!) desde las etapas más tempranas Si no lo hace: corre grandes riesgos y significa que su
planeamiento no fue el adecuado
El DP debe crear un ambiente que favorezca la identificación oportuna y constante
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Reconociendo y al Involucrado3
Siendo importante identificarlos desde el inicio, la identificación es un ejercicio continuo: Pudo haber dejado a alguno por fuera Debe removerse a alguno de la lista El trabajo de algunos pudo haber terminado
La lista debe actualizarse regularmente
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Reconociendo al Involucrado3
Lo reconocí, ¿qué hago con él? Necesita identificar cómo el proyecto lo
impacta Identificar el tipo de relación que tiene con el
proyecto (facilitadores de recursos, gerente/patrocinador, familiares, etc.)
La reacción que él pueda tener porque Ud. está desarrollando este proyecto• Confidencialidad en su proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4 Clasificando y Gestionando al Involucrado
¿Su gestión como DP? Dependiendo del análisis
• Una gestión muy activa de su parte– “estar” en el proyecto activamente, tomando decisiones,
“veálos” en la organización, facilíteles canales de comunicación
• U otra más pasiva– Solo durante una fase o un entregable del proyecto– Esté “al tanto”, pero no dé mucho de su tiempo– En algún hito del proyecto sí serán claves (familiares)– Subcontratistas
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4 Clasificando y Gestionando al Involucrado
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
…pero a veces se pierde…pero a veces se pierde
Identificarlo es necesario pues es importante para el éxito del proyecto
Pero lo más difícil es “involucrarlos” en el proyecto. Hacerlos participar como les corresponde
Clasificando y Gestionando al Involucrado4
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
No creyentes:-No saben que deben estar en el proyecto.-Debiera ser fácil de manejar-Invitarlos a las reuniones, participarlos de los comunicados
Insensibles:-Se dan cuenta libremente que serán impactados-Escogen no involucrarse para no endosar las decisiones-Pueden manejar el derecho a veto
Involucradosreacios
-Piensan que no tienen ningún rol en el proyecto-Que su involucramiento no es una prioridad dentro de sus ocupaciones-Por política: a conciencia escogen no involucrarse
Clasificando y Gestionando al Involucrado
…pero a veces se pierde…pero a veces se pierde
4
Todos quisiéramos que los involucrados sean positivos, entusiastas y que siempre brinden apoyo
Pero no ocurre así en la realidad
Se debe crear un perfil de ellos y así decidir objetivamente cómo gerenciarlos. Escoger la estrategia de gestión que mejor se adapte al proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4 Clasificando y Gestionando al Involucrado
Destructivos
• Tienen gran interés en el proyecto• Ejercen gran influencia• Intentan involucrarse pero no dan el apoyo necesario de acuerdo a las metas• Actitud negativa hacia los esfuerzos
Pasivos/Neutrales/Dudosos
• De mediano a bajo interés en el proyecto• Influencia mínima• Se requiere solo que se involucren moderadamente• Actitud positiva hacia el logro de las metas y hacia el esfuerzo
Constructivos
• Tienen gran interés en el proyecto• Ejercen gran influencia en el éxito• Intentan involucrarse y dan todo el apoyo necesario según las metas• Actitud positiva hacia el esfuerzo del equipo
Categorías para clasificar a los involucrados
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4 Clasificando y Gestionando al Involucrado
¡De acuerdo a la clasificación anterior hay 2625 permutas! Cada una trae consigo una estrategia de
manejo diferentePero solo se necesitan entender dos
aspectos básicos: El grado de influencia (¿poder?) del
involucrado Su intención (¿cómo intenta usar el poder
que ostenta?
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4 Clasificando y Gestionando al Involucrado
InvolucradosInvolucrados
Para entender
Influencia Intención
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
4 Clasificando y Gestionando al Involucrado
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Grado de:-Influencia -Intención
Contenerlo: apoye y sea cordial sabiendo que puede ser destructivo en función de su gran poder
Confort: con poco poder pero que se necesitan para que el proyecto sea exitoso. Jefes de línea cuyo trabajo se integra al
flujo de trabajo. Tenerlo consistentemente actualizado, algunas reuniones cara-a-cara
Acójalo: aquellos con gran poder e interés en que el proyecto sea exitoso. Apoyan y tienen una actitud positiva con respecto al esfuerzo.
Hay que darles gran atención. Consultarlos frecuentemente por sus ideas e involucralos por su guía para asuntos de índole ejecutivo
4 Clasificando y Gestionando al Involucrado
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Acuerdossobre
requerimientos
Entregables del proyecto deacuerdo a las expectativas
de los involucrados
Objetividad sobre donde ocurren los
desacuerdos
Tener a mano las
expectativas
Es razonableesperar que emergerán
diferencias de opinión
4 Clasificando y Gestionando al Involucrado
Lo que es importante es que Ud. esté preparado para comportarse consecuentemente.
Lo más retador de un proyecto no es el presupuesto o las restricciones de tiempo, sino las políticas e intereses en juego.
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
5 Conclusiones
Mantener contentos a los involucrados no es fácil y si no lo están, cosas malas le pueden pasar al proyecto, al Director de Proyecto o al equipo del proyecto
Algunos Directores de Proyecto los ven como un “mal necesario”. No lo haga
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
5 Conclusiones
La gestión será según la forma usada para evaluar el grado en que ejercen influencia en el éxito del proyecto
Al involucrado hay que conocerlo y entenderlo para comprender los vacíos entre lo que se espera, se necesita y lo que se requiere de él y lo que realmente él está pensando con respecto a su proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
5 Conclusiones
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
5 Conclusiones
Si hay desacuerdos¡y los habrá!
Negociación enlos desacuerdos
Las soluciones
Resistir la tentación de ignorarlos.
No hay que ocultarlos.
Enfrentarlos antes de que se origine un mal mayor
Es escencial negociar.
Hay que estar preparado para enfrentar los desacuerdos.
Aunque no sean nuestros problemas, como muchas veces ocurre
Como Director de Proyecto, no tiene las soluciones.
Son los involucrados los que las tienen.
Lo que sí tiene es la habilidad para facilitar la resolución del problema temprano y rápido.
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
¿Preguntas o comentarios?
Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?
LOGO
Universidad para la Cooperación Internacional
Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?
Muchas gracias por su atención
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
Abril 2009