LỜI CAM ĐOAN -...

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh

K50 Thông tin - Thư viện 1

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: khóa luận này do chính tác giả viết. Mọi số liệu và

kết quả nghiên cứu trong khóa luận là trung thực.

Tôi xin cam đoan: mọi sự giúp đỡ cho việc thực thiện đề tài khóa luận

đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong khóa luận đã được chỉ rõ

nguồn gốc.

Hà Nội, ngày 17 tháng 05 năm 2009

Tác giả

Nguyễn Hoàng Anh



LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thầy giáo - Thạc sĩ

Đồng Đức Hùng, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn

thành khóa luận tốt nghiệp này.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo – Thạc sĩ Trần

Hữu Huỳnh và cô giáo – Thạc sĩ Trần Thị Thanh Vân đã giúp đỡ và định

hướng cho tôi trong việc tìm tài liệu.

Đặc biệt, tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc và toàn

thể cán bộ Thư viện Quân đội đã tận tình chỉ bảo, tạo điều kiện thuận lợi cho

tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài.

Nhân đây, tôi cũng xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân và bạn

bè đã luôn động viên, tạo mọi điều kiện cho tôi học tập và hoàn thành khóa

luận này.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do trình độ và thời gian có hạn

nên khóa luận của tôi còn nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận được những ý

kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để đề tài của mình được hoàn thiện

hơn nữa.

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 17 tháng 05 năm 2009

Tác giả

Nguyễn Hoàng Anh



BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT

BQP Bộ Quốc Phòng

CSDL Cơ sở dữ liệu

ĐKCB Đăng ký cá biệt

NDT Ngƣời dùng tin

TCCT Tổng cục Chính trị

TTTV Thông tin – thƣ viện

TVQĐ Thƣ viện Quân đội



DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH MINH HỌA

Số bảng, hình Tên bảng, hình Trang

Bảng 1 Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung 14

Bảng 2 Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ 14

Bảng 3 Số lượng bổ sung tư liệu và luận văn – luận án của

TVQĐ từ năm 2004 đến nay 30

Hình 1 Trụ sở Thư viện Quân đội 6

Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TVQĐ 12

Hình 3 Sơ đồ nguồn lực thông tin tại TVQĐ 16

Hình 4 Sơ đồ các loại tài liệu xám của TVQĐ 24

Hình 5 Giao diện trang chủ TVQĐ trên mạng MISTEN 30

Hình 6 Giao diện phần mềm ESYSLIB 40

Hình 7 Tư liệu đã được dán nhãn 49

Hình 8 Phiếu mục lục cho tư liệu 49

Hình 9 Phiếu mục lục cho luận văn – luận án 49

Hình 10 Tủ mục lục luận văn – luận án và tư liệu 51



MỤC LỤC

MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1

1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................... 2

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................... 2

3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài .......................................................... 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 4

5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 5

6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn ..................................................................... 5

NỘI DUNG ......................................................................................................... 2

CHƢƠNG 1 - GIỚI THIỆU THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI VÀ NGUỒN TÀI LIỆU

XÁM .................................................................................................................... 6

1.1. Giới thiệu Thƣ viện Quân đội .................................................................... 6

1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển .................................................................. 6

1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ .............................................................................. 8

1.1.2.1. Chức năng ............................................................................................... 8

1.1.2.2. Nhiệm vụ ................................................................................................. 9

1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ ................................................................... 10

1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức .............................................................................................. 10

1.1.3.2. Đội ngũ cán bộ ............................................................................................. 12

1.1.4. Vốn tài liệu thư viện ........................................................................................ 13

1.1.4.1. Tài liệu dạng giấy ......................................................................................... 13

1.1.4.2. Tài liệu dạng điện tử .................................................................................... 14

1.1.5. Đối tượng phục vụ và nhu cầu tin .............................................................. 17

1.1.5.1. Nhóm người làm công tác lãnh đạo, quản lý .......................................... 17

1.1.5.2. Nhóm những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy ....................... 17

1.1.5.3. Nhóm cán bộ nhân viên cơ quan nhà nước và tư nhân ........................... 18

1.1.5.4. Nhóm nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên ............................................ 18

1.1.5.5. Cán bộ hưu trí trong và ngoài quân đội .................................................. 18

1.2. Nguồn tài liệu xám ...................................................................................... 19

1.2.1. Định nghĩa về tài liệu xám ......................................................................... 19

1.2.2. Đặc điểm của tài liệu xám .......................................................................... 20

1.2.3. Các dạng của tài liệu xám .......................................................................... 20

1.2.4. Vai trò của tài liệu xám .............................................................................. 21



CHƢƠNG 2 – THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ TỔ

CHỨC PHỤC VỤ TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI............... 23

2.1. Giới thiệu các văn bản quản lý kết quả hoạt động khoa học .................. 23

2.2. Các loại tài liệu xám của Thƣ viện Quân đội ........................................... 24

2.2.1. Tài liệu xám dạng giấy ............................................................................... 25

2.2.1.1. Luận văn, luận án .................................................................................... 25

2.2.1.2. Tư liệu ..................................................................................................... 25

2.2.1.3. Ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy ........................................ 26

2.2.1.4. Các loại sách, báo, bản tin lưu hành nội bộ ........................................... 28

2.2.2. Tài liệu xám dạng điện tử ........................................................................... 29

2.3. Thực trạng công tác thu thập tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội ......... 30

2.3.1. Số lượng bổ sung ........................................................................................ 30

2.3.2. Kinh phí bổ sung ........................................................................................ 31

2.3.3. Các nguồn bổ sung ..................................................................................... 31

2.3.3.1. Mua ......................................................................................................... 31

2.3.3.2. Nhận lưu chiểu ........................................................................................ 32

2.3.3.3. Trao đổi và nhận biếu tặng ...................................................................... 33

2.3.3.4. Sao chụp .................................................................................................. 34

2.3.3.5. Sưu tầm trong nhân dân .......................................................................... 35

2.4. Thực trạng công tác xử lý tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội ............... 36

2.4.1. Xử lý kỹ thuật ............................................................................................. 36

2.4.2. Xử lý hình thức .......................................................................................... 39

2.4.3. Xử lý nội dung............................................................................................ 43

2.5. Thực trạng công tác tổ chức tra cứu và phục vụ tài liệu xám tại Thƣ viện

Quân đội .............................................................................................................. 49

2.5.1. Tổ chức bộ máy tra cứu hiện đại ................................................................ 49

2.5.2. Tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống ........................................................ 51

2.5.3. Tổ chức phục vụ bạn đọc ........................................................................... 52

CHƢƠNG 3 - NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ PHỤC VỤ TÀI LIỆU XÁM

TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI ........................................................................... 56

3.1. Nhận xét ....................................................................................................... 56

3.1.1. Thuận lợi .................................................................................................... 56

3.1.2. Khó khăn .................................................................................................... 58

3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thu thập, xử lý và phục vụ

tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội ................................................................... 61



3.2.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về vai trò của tài liệu xám ........ 61

3.2.2. Xây dựng cơ chế quản lý và tăng cường kinh phí cho các hoạt động về tài liệu

xám ........................................................................................................................ 62

3.2.3. Xác định lại tính chất của các tài liệu xám ................................................. 63

3.2.4. Tăng cường hoạt động hợp tác, trao đổi tài liệu ......................................... 63

3.2.5. Các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu xám ................................ 64

3.2.6. Tăng cường hiệu quả công tác tổ chức phục vụ tài liệu xám ...................... 65

3.2.7. Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện về tài liệu xám .... 66

3.2.8. Đào tạo người dùng tin ................................................................................ 67

3.2.9. Đẩy mạnh các hoạt động marketing thông tin - thư viện nói chung và nguồn

tài liệu xám nói riêng ............................................................................................. 68

KẾT LUẬN ......................................................................................................... 69



MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Từ đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và

công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã tác động sâu rộng đến sự phát triển

của thế giới nói chung và sự phát triển của hoạt động thông tin - thư viện (TTTV)

nói riêng. Thế giới đang chuyển dần từ xã hội công nghiệp sang xã hội thông tin với

nền kinh tế tri thức. Xã hội thông tin là một xã hội dựa trên sản xuất, xử lý, lưu trữ,

phổ biến, truy cập, sử dụng thông tin và tri thức dưới mọi hình thức dựa trên hạ tầng

cơ sở viễn thông phát triển. Trong bối cảnh đó, việc hướng tới sự định hình một xã

hội thông tin ở các nước đã đặt ra yêu cầu đối với việc khai thác và sử dụng thông

tin như một nguồn lực cơ bản và quan trọng để phát triển quốc gia. Hơn 30 năm

trước, nhà nghiên cứu chiến lược Hoa Kỳ D.Bell (1973) đã tiên liệu về vị trí và vai

trò của nguồn lực thông tin và tri thức sẽ thay thế nguồn lực lao động và nguồn tài

chính đã ngự trị hơn hai thế kỷ trong xã hội công nghiệp. Là loại tài sản vô hình,

thông tin và tri thức khác với những nguồn lực vật chất truyền thống ở những đặc

điểm nổi trội, ví như không bị giới hạn về trữ lượng, trong quá trình sử dụng giá trị

của thông tin không bị “hao mòn” hoặc mất đi mà thậm chí có thể làm giàu hơn, tức

là thông tin có khả năng tái sinh, tự sản sinh và không bao giờ cạn kiệt.

Tuy nhiên sự gia tăng nhanh chóng khối lượng thông tin và tài liệu đã dẫn tới

hiện tượng bùng nổ thông tin. Sự mâu thuẫn giữa khối lượng thông tin gia tăng và

khả năng tiếp nhận, giữa nhu cầu thông tin đặc thù và khả năng nhận thông tin phù

hợp, sự gia tăng số lượng cũng như các loại hình tài liệu và khả năng quản lý đã dẫn

tới những vấn đề nan giải cho các cơ quan TTTV về công tác thu thập, xử lý và tổ

chức khai thác nguồn thông tin nói chung và thông tin khoa học nói riêng.

“Thông tin khoa học được sản sinh ra trong quá trình hoạt động khoa học của

con người, được tư liệu hóa và tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, trong đó có ba

dạng chủ yếu: tài liệu trắng, tài liệu phù du và tài liệu xám” [12,10]

Tài liệu xám được hiểu là loại tài liệu không được xuất bản nhưng vẫn được

công bố rộng rãi qua những kênh phân phối đặc biệt, có giá trị rất cao trong nghiên

cứu khoa học. Nó có hàm lượng tri thức cao, có tính cập nhật, ngắn gọn, nội dung



trọng tâm. Trên thế giới, nhiều nước đã quan tâm đặc biệt tới nguồn tài liệu này. Đã

có những hội nghị quốc tế bàn về tài liệu xám. Các thư viện lớn trên thế giới như

Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Nga, Thư viện Quốc gia Paris, Trung

tâm Thông tin Khoa học Canada, Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Nhật

Bản… đều rất coi trọng việc thu thập các loại tài liệu xám. “Ở Việt Nam, ngay từ

những năm 60, việc thu thập các luận án, công trình nghiên cứu, các báo cáo hội

nghị, hội thảo, báo cáo của các đoàn tham quan khảo sát ở nước ngoài cũng đã được

đề cập… Tuy nhiên, do chưa có một cơ chế phù hợp cũng như chưa có một công cụ

pháp lý đủ mạnh nên việc thu thập, bảo quản, khai thác loại hình tài liệu này trong

thời gian qua còn nhiền tồn tại, gây nên những lãng phí không nhỏ” [12,13-14].

Hiện nay, ở nước ta mới chỉ có Thư viện Quốc gia, các Trung tâm TTTV mang tính

chuyên ngành, đa ngành như Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc

gia, Viện Thông tin Khoa học Xã hội, thư viện của các các viện nghiên cứu và các

trường đại học lớn chú trọng phát triển nguồn tài liệu xám trong khi đa số các thư

viện khoa học tổng hợp trong nước chưa dành sự chú ý đến mảng tài liệu này.

Trong khối các cơ quan TTTV, Thư viện Quân đội (TVQĐ) là một thư viện

có tính chất đặc thù vừa là một thư viện khoa học tổng hợp, vừa là thư viện khoa

học chuyên ngành quân sự lớn nhất cả nước, đứng đầu hệ thống thư viện trong quân

đội. Với vị trí của mình, TVQĐ cần phải quan tâm đặc biệt đến các loại hình tài liệu

xám, phục vụ nhu cầu nghiên cứu chủ đề chính trị, quân sự của đông đảo người

dùng tin (NDT). Tuy nhiên, công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám

tại TVQĐ vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại và cần được hoàn thiện hơn nữa để đúng với

tính chất chuyên ngành của mình.

Với mong muốn tìm hiểu rõ hơn về nguồn tài liệu xám tại một trung tâm

TTTV cụ thể, đồng thời góp phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện công tác thu thập, xử lý

và tổ chức phục vụ tài liệu xám của TVQĐ, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài “Công tác

thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại Thư viện Quân đội” làm đề tài

khóa luận tốt nghiệp của mình.



2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài

liệu xám của TVQĐ, phân tích và đánh giá những thuận lợi, khó khăn, từ đó đề xuất

một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này, góp phần thúc đẩy quá

trình phát triển ngày một lớn mạnh của TVQĐ.

* Nhiệm vụ nghiên cứu

+ Nghiên cứu khái quát quá trình hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ

chức và vốn tài liệu và đối tượng NDT của TVQĐ.

+ Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về tài liệu xám.

+ Tìm hiểu các loại hình tài liệu xám của TVQĐ.

+ Khảo sát thực trạng công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám

tại TVQĐ.

+ Đánh giá những thuận lợi, khó khăn và chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, từ đó

đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, xử lý và

tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ.

3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài

Theo hướng nghiên cứu của đề tài, đã có một số công trình nghiên cứu, bài

báo đăng trên các tạp chí khoa học của ngành và các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt

nghiệp đề cập đến vấn đề tài liệu xám hay nghiên cứu một số khía cạnh về hoạt

động của TVQĐ.

Liên quan đến tài liệu xám có các công trình: Đề tài cấp Bộ của ThS. Trần

Mạnh Tuấn “Thực trạng và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác

nguồn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2006; Đề tài

cấp Viện của ThS. Trần Mạnh Tuấn “Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý

kết quả hoạt động khoa học tại Viện Thông tin Khoa học xã hội Việt Nam” năm

2007; Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư viện của tác giả Nguyễn

Thị Hội“Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội

sinh tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” năm 2008; Luận

văn thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện của ThS. Trần Thị Thanh Vân



“Nghiên cứu hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám đáp ứng

phương thức đào tạo theo tín chỉ của Đại học Quốc gia Hà Nội” năm 2009.

Một số bài viết trên các tạp chí như: “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập,

khai thác tài liệu xám” của TS. Nguyễn Viết Nghĩa đăng trên tạp chí Thông tin - Tư

liệu, số 4 năm 1999; “Nguồn thông tin nội sinh của trường đại học thực trạng và

các giải pháp phát triển” trên tạp chí Thông tin - Tư liệu, số 3 năm 2005 và “Về

vấn đề quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh” trên tạp chí Thông tin Khoa

học Xã hội, số 8 năm 2007 của ThS. Trần Mạnh Tuấn…

Một loạt các đề tài luận văn thạc sĩ Khoa học Thư viện và khóa luận tốt

nghiệp chuyên ngành Thông tin - thư viện đề cập đến các khía cạnh khác nhau của

TVQĐ như:

Đề tài luận văn thạc sĩ: “Đẩy mạnh công tác phục vụ thông tin - thư viện ở

Thư viện Quân đội” của ThS. Đặng Thị Phương Thảo, năm 2000; Các khóa luận tốt

nghiệp: “Tìm hiểu nguồn lực thông tin tại Thư viện Quân đội – Thực trạng và giải

pháp” của tác giả Trần Bích Huệ năm 2004; “Tìm hiểu hoạt động thông tin - thư

mục tại Thư viện Trung ương Quân đội”, khóa luận tốt nghiệp của Lương Văn

Dũng năm 2008…

Như vậy, đề tài “Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại

Thư viện Quân đội” là đề tài mới, chưa có công trình nào tiến hành nghiên cứu cả

ở trong và ngoài nước.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tƣợng nghiên cứu

Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ nguồn tài liệu xám tại TVQĐ,

gồm: các loại luận văn, luận án; báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội

nghị hội thảo, các văn bản báo cáo, chỉ đạo các cấp về công tác đảng, công tác chính

trị và một số vấn đề xã hội… (được gọi chung là tư liệu); các ấn phẩm thông tin

phục vụ lãnh đạo; các loại sách, báo, tạp chí, bản tin nội bộ do các đơn vị quân đội

phát hành…

* Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi về không gian: Nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác thu thập,

xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ.



+ Phạm vi về thời gian: Tìm hiểu việc thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài

liệu xám của TVQĐ trong giai đoạn hiện nay.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

* Phƣơng pháp luận

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã dựa vào phương pháp luận duy vật biện

chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin và quan điểm của Đảng, Nhà nước

về công tác thông tin - thư viện.

* Phƣơng pháp cụ thể

- Các phương pháp thu thập thông tin:

+ Thu thập, xử lý, phân tích tổng hợp và đánh giá tài liệu

+ Quan sát thực tế

+ Phỏng vấn sâu, trao đổi trực tiếp

- Phương pháp xử lý thông tin: xử lý thông tin định lượng bằng bảng số liệu

6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn

* Đóng góp về lý luận

Nghiên cứu nhằm đóng góp vào việc tìm hiểu khái niệm, đặc trưng, vai trò và

các loại hình tài liệu xám.

* Đóng góp về thực tiễn

+ Giới thiệu TVQĐ một cách khái quát trong tiến trình phát triển

+ Nêu bật thực trạng công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám

tại TVQĐ.

+ Phân tích những thuận lợi, khó khăn, đồng thời chỉ ra ưu điểm, hạn chế và

đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, xử lý và

tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ.



NỘI DUNG

CHƢƠNG 1

GIỚI THIỆU THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI VÀ NGUỒN TÀI LIỆU XÁM

1.1. Giới thiệu Thƣ viện Quân đội

Thư viện Quân đội (Trụ sở tại 83 Lý Nam Đế, Hà Nội) là cơ quan văn hóa, giáo

dục và thông tin khoa học; đồng thời là thư viện khoa học tổng hợp chuyên ngành

quân sự cấp Nhà nước, là thư viện cấp Bộ Quốc phòng (BQP) - trung tâm đầu ngành

của hệ thống thư viện trong Quân đội Nhân dân Việt Nam.

Hình 1: Trụ sở Thư viện Quân đội

1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Thƣ viện Quân đội

Sau khi cuộc kháng chiến chống Pháp thắng lợi, trên miền Bắc, quân đội ta

bước vào xây dựng theo hướng chính quy, hiện đại. Nhằm thực hiện nhiệm vụ tuyên

truyền giáo dục đường lối chính sách của Đảng đồng thời đáp ứng nhu cầu bức thiết

của cán bộ chiến sĩ trong việc học tập, nâng cao trình độ chính trị, quân sự, văn hóa

và nhu cầu giải trí lành mạnh, ngày 15 tháng 11 năm 1957, thực hiện chỉ thị của Tổng

Quân ủy - trực tiếp là của đồng chí Nguyễn Chí Thanh, Phó Bí thư Tổng Quân ủy,

Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị (TCCT), TVQĐ được thành lập.

Những ngày đầu mới thành lập, Thư viện có vốn tài liệu ít ỏi (500 cuốn do

BQP trao lại), cơ sở vật chất thiếu thốn, biên chế 3 cán bộ và trụ sở làm việc chật



hẹp. Những năm 1959 - 1960, Thư viện đã cử người xuống các đơn vị bộ đội để sưu

tầm sách báo về quân sự, đặt mua thường xuyên sách quốc văn và ngoại văn, sưu

tầm tài liệu ở các học viện và các trường đại học. Theo thời gian, vốn tài liệu của

Thư viện ngày càng tăng về số lượng và chất lượng, đến cuối năm 1962 vốn tài liệu

đã lên tới 62.956 cuốn. Nhằm phát huy hiệu quả của vốn tài liệu quí báu đó Thư

viện đã tiến hành hàng loạt các biện pháp nhằm thu hút bạn đọc như: tổ chức phòng

đọc, phòng mượn, phục vụ lưu động, tổ chức các cuộc mạn đàm với bạn đọc, phục

vụ bằng thư mục, triển lãm… Cuối năm 1963 kho sách của Thư viện đã lên tới

75.462 bản sách, 1.564 tập tạp chí. Đây cũng là năm TVQĐ bắt đầu tiến hành sưu

tầm các tư liệu có nội dung chủ yếu là các vấn đề quốc tế, các vấn đề lịch sử Đảng,

lịch sử quân đội...

Giai đoạn 1965 - 1975, cả nước có chiến tranh, quán triệt chỉ thị “Công tác

văn hoá văn nghệ trong thời chiến”, mặc dù phải di chuyển địa điểm nhiều lần

nhưng Thư viện vẫn phải đảm nhận công tác phát hành sách cho toàn quân, góp

phần vào việc giáo dục tư tưởng yêu nước, cách mạng, khơi dậy lòng nhiệt thành và

ý chí đánh thắng giặc Mỹ xâm lược. Trong giai đoạn này, nhiệm vụ đặt ra cho

TVQĐ là từ một thư viện mang tính phổ thông phải xây dựng thành một thư viện

khoa học chuyên ngành quân sự lớn nhất trong hệ thống thư viện nhà nước. Trước

vai trò và nhiệm vụ mới, tháng 01/1973, BQP quyết định lấy khu nhà số 83 phố Lý

Nam Đế - Hà Nội làm trụ sở chính cho TVQĐ.

Năm 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, Thư viện đã

kịp thời cấp phát hàng triệu cuốn sách tới các vùng mới giải. Chính năm 1975, chỉ

một thời gian ngắn, TVQĐ đã tiếp nhận hàng chục tấn sách báo thu hồi của Mỹ -

Ngụy, làm giàu thêm kho sách tra cứu của quân đội. Đây là vốn sách báo xuất bản

dưới chế độ Mỹ - Ngụy đầy đủ nhất ở miền Bắc. Giai đoạn này Thư viện phát triển

toàn diện về mọi mặt: xây dựng kho sách, đẩy mạnh nghiệp vụ tổ chức, tăng cường

phục vụ các cán bộ và chiến sĩ trong và ngoài quân đội. Tính tới cuối năm 1975,

vốn tài liệu của Thư viện đã có 27.823 tên sách với hơn 15 vạn bản và 45.000 tập

báo, tạp chí.

Đến nay, sau 52 năm hoạt động (1957-2009), TVQĐ đã trở thành một thư viện

lớn tầm cỡ quốc gia, là thư viện khoa học tổng hợp trung tâm đầu ngành của hệ



thống TVQĐ với gần 350.000 bản sách, gần 2.000 loại báo, tạp chí, hàng trăm băng

hình, đĩa CD - ROM và lượng bạn đọc thường xuyên hơn 5.000 người.

1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện Quân đội

1.1.2.1. Chức năng

- Là trung tâm tàng trữ và nhận lưu chiều văn hoá phẩm được xuất bản

trong quân đội bao gồm cả những tài liệu công bố và không công bố

Thư viện không ngừng bổ sung, lưu trữ và sưu tầm tất cả những tài liệu xuất

bản phẩm trong và ngoài quân đội, đặc biệt là những tài liệu quân sự, nghệ thuật

quân sự, chiến tranh và quốc phòng. BQP cho phép Thư viện thu thập các luận văn,

luận án, các tài liệu nghiên cứu khoa học của học viện, các trường đại học quân sự;

sưu tầm các tác phẩm văn học nghệ thuật của các nhà văn quân đội, các tác phẩm

viết về người lính chiến tranh, cách mạng và lực lượng vũ trang.

- Là trung tâm luân chuyển sách báo phục vụ bạn đọc

Thư viện đáp ứng nhu cầu bạn đọc nghiên cứu về chiến tranh, chiến thuật và

quân sự, những vấn đề kinh tế và quốc phòng, khoa học quân sự phục vụ cho công

tác Đảng, công tác chính trị trong quân đội, cung cấp các tài liệu cần thiết cho cán

bộ lãnh đạo của Đảng, Nhà nước. Đây là chức năng chung của các loại hình thư

viện, nhưng cũng là một chức năng đặc thù riêng của TVQĐ.

- Là trung tâm biên soạn thư mục và chỉ đạo nghiệp vụ cho các thư viện

trong quân đội

Thư viện là cơ quan tham mưu giúp TCCT chỉ đạo hoạt động và bồi dưỡng

nghiệp vụ, phát triển hệ thống thư viện trong quân đội. Hiện nay, toàn quân có 249

thư viện, 849 phòng đọc cấp trung đoàn, 1.541 tủ sách phòng Hồ Chí Minh.Việc

biên soạn các loại hình thông tin thư mục phục vụ nghiên cứu khoa học ngày càng

được Thư viện quan tâm.

- Là trung tâm trao đổi sách, báo, tài liệu với quốc tế

Là thư viện chuyên ngành quân sự lớn nhất quốc gia, TVQĐ luôn cố gắng duy

trì mối quan hệ tốt với một số nước trên thế giới như: Nga, Pháp, Anh, Trung

Quốc... Việc trao đổi thông tin, tài liệu được thực hiện thông qua đại sứ quán Việt

Nam ở nước ngoài, dưới hình thức đặt mua mỗi năm từ 500 tên sách nước ngoài, 80

- 100 loại báo tạp chí ngoại văn (25% là báo tạp chí quân sự). Ngoài ra hàng năm

TVQĐ còn duy trì đều đặn gửi trao đổi, tặng biếu cho TVQĐ Lào sách của nhà xuất



bản khác (mỗi tên 2 bản) và 5 loại báo: Nhân dân, Quân đội nhân dân, Tạp chí quốc

phòng toàn dân, Tạp chí văn nghệ quân đội, Tiền phong.

- Là trung tâm phát hành sách cho toàn quân

Tháng 12/2001, BQP ban hành quy định 3425/2001 “Quy định về tiêu chuẩn

đời sống văn hoá tinh thần trong quân đội” quy định tiêu chuẩn sách báo theo lộ

trình: 200 trang/năm 2002; 210 trang/năm 2003; từ năm 2004 đến 2007 nâng lên

mức 250 trang. TVQĐ đã đóng vai trò quan trọng trong việc bổ sung vốn tài liệu

sách báo cho thư viện toàn quân, góp phần nâng cao chất lượng đời sống văn hoá

tinh thần cho các chiến sĩ.

1.1.2.2. Nhiệm vụ

- Thu thập các loại hình tài liệu trong và ngoài nước; xử lý kỹ thuật tài liệu,

xây dựng bộ máy tra cứu thông tin; tổ chức sắp xếp, bảo quản kho tài liệu của thư

viện.

- Tổ chức các hình thức phục vụ đọc, mượn, trả lời yêu cầu bạn đọc, tuyên

truyền, giới thiệu sách báo cho các đối tượng bạn đọc trong và ngoài quân đội.

- Biên soạn và phát hành các loại hình thông tin thư mục, cung cấp thông tin

phục vụ lãnh đạo, chỉ huy các cấp và cán bộ, chiến sĩ trong quân đội.

- Nghiên cứu thư viện học và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động

thư viện.

- Bảo quản vốn tài liệu, phương tiện, trang thiết bị, cơ sở vật chất và các tài

sản khác của Thư viện.

- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên thư

viện trong quân đội.

- Tổ chức bổ sung sách tập trung cung cấp cho các đơn vị, bảo đảm đời sống

văn hoá, tinh thần cho bộ đội trong toàn quân.

- Hợp tác, trao đổi với các thư viện và cơ quan thông tin trong và ngoài nước

theo định hướng và sự ủy quyền của Bộ Văn hoá - Thông tin (nay là Bộ Văn hoá,

Thể thao và Du lịch - Người viết) và BQP.

- Trao đổi tài liệu, tham gia các mạng TTTV trong và ngoài nước theo qui

định của Bộ Văn hoá - Thông tin và BQP.

- Tham gia hội nghề nghiệp trong nước và quốc tế về thư viện theo qui định

của pháp luật.



- Mở rộng giao lưu, hợp tác quốc tế, tham gia các hội nghị, hội thảo khoa học

trong và ngoài quân đội; các hoạt động nghiên cứu, đào tạo, tư vấn; tiếp nhận tài trợ

của thư viện, tổ chức, cá nhân nước ngoài.

- Lưu trữ những tài liệu có nội dung qui định tại khoản 1 điều 5 của Pháp lệnh

Thư viện.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Thủ trưởng TCCT giao; chăm lo xây

dựng TVQĐ vững mạnh toàn diện.

1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức

Ngoài các phòng ban có nhiệm vụ điều hành và hỗ trợ hoạt động như Ban

Giám đốc, Hội đồng khoa học, Ban Hành chính, TVQĐ có 5 phòng chức năng với

các nhiệm vụ sau:

Phòng Bổ sung và xử lý kỹ thuật

- Bộ phận Bổ sung: Nghiên cứu tình hình xuất bản trong nước và nước ngoài,

xác định diện bổ sung tài liệu. Thu thập, lựa chọn các loại hình tài liệu bằng các

hình thức mua, nhận lưu chiểu, trao đổi, biếu, tặng, sao chụp. Trung bình hàng năm

TVQĐ nhập gần một vạn bản sách, báo, tạp chí, tư liệu, luận văn, các loại tài liệu

điện tử qua các con đường: mua, nhận lưu chiểu, trao đổi, tặng biếu...

- Bộ phận Xử lý kỹ thuật: xử lý tài liệu mới nhập về thư viện: đăng ký tổng

quát, đăng ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn, phân loại, mô tả, định từ khoá, lập phiếu

mô tả tiền máy, nhập máy, in phích và xếp phích công vụ.

Phòng Phục vụ bạn đọc

* Chức năng:

- Tổ chức hệ thống phục vụ đọc sách, báo và một số loại hình tài liệu khác của

thư viện.

- Quản lý ấn phẩm định kỳ được nhập về thư viện.

- Tổ chức, quản lý hệ thống kho.

- Tổ chức các hoạt động tuyên truyền giới thiệu sách báo: trưng bày, triển lãm

sách báo…

* Nhiệm vụ :

- Phục vụ tài liệu in, tài liệu điện tử



- Phục vụ tra cứu tìm tin, thông tin - thư mục: thư mục thông báo sách mới,

cấp phát cho các đơn vị, thư mục chuyên đề, thư mục trích dẫn, tài liệu phục vụ

nghiên cứu…

- Các hoạt động tuyên truyền giới thiệu tài liệu

- Sao chụp, quét tài liệu.

Phòng phục vụ bạn đọc gồm: Phòng đọc tổng hợp, phòng đọc tra cứu, phòng

báo - tạp chí, phòng mượn, phòng đọc điện tử trực tuyến.

Phòng Thông tin - thư mục – máy tính

- Biên soạn các ấn phẩm thông tin - thư mục: Thư mục thông báo sách mới,

Thư mục chuyên đề, Thư mục trích dẫn, Thư mục điểm sách quân sự, Tài liệu phục

vụ nghiên cứu, chỉ huy các cấp và hệ thống thư viện trong quân đội.

- Xử lý hồi cố tài liệu của TVQĐ được nhập về trước năm 1997.

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin cho các hoạt động tại TVQĐ và

hệ thống thư viện toàn quân; quản lý hệ thống máy chủ và các thiết bị liên quan đến

hệ thống mạng và lưu trữ dữ liệu; quản lý toàn bộ Cơ sở dữ liệu (CSDL), tài liệu

điện tử và phòng đọc điện tử

Phòng phát hành sách toàn quân

* Chức năng: Tổ chức bổ sung sách tập trung cung cấp cho các đơn vị.

* Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch, đặt mua sách của các nhà xuất bản.

- Nhập, cấp phát sách theo kinh phí định mức theo qui định.

- Biên soạn thư mục giới thiệu sách cấp phát gửi đến các đầu mối trực thuộc

BQP.

- Giúp các đơn vị mua sách bằng kinh phí tự chi.

Phòng Nghiệp vụ

Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc, các trợ lý nghiệp vụ có nhiệm vụ

nghiên cứu các vấn đề nghiệp vụ TTTV, lên kế hoạch chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp

vụ, xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho cán bộ của TVQĐ và hệ thống thư

viện toàn quân; biên soạn, cung cấp sách giáo trình, văn bản pháp quy, tài liệu sổ

sách, phích phiếu, tủ giá nghiệp vụ cho các thư viện đơn vị, mở các lớp bồi dưỡng

nghiệp vụ ngắn hạn cho nhân viên thư viện đồng thời kiểm tra công tác thư viện và

hoạt động sách báo của các đơn vị cơ sở…



Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của TVQĐ:

Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TVQĐ

1.1.3.2. Đội ngũ cán bộ

Đến nay TVQĐ có trên 40 cán bộ, công nhân viên. Trong đó:

- Về giới tính: Nam: 30%; nữ: 70%

- Về độ tuổi:

+ Dưới 30: 20%

+ Từ 30 – 40: 50%

+ Trên 40: 30%

- Về trình độ học vấn: trên 90% cán bộ đã có trình độ đại học trở lên, trong đó

có 15% có trình độ trên đại học.

Cán bộ TVQĐ đều được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ thư viện. Trước

những nhiệm vụ đặt ra, các cán bộ TVQĐ luôn không ngừng nâng cao nghiệp vụ

thư viện, tu dưỡng đạo đức, lý tưởng, phát huy tinh thần đoàn kết tốt, yêu nghề.

BAN GIÁM ĐỐC

BAN

HÀNH

CHÍNH

PHÒNG

NGHIỆP

VỤ

PHÒNG

PHÁT

HÀNH

SÁCH

PHÒNG

PHỤC VỤ

BẠN ĐỌC

PHÒNG

BỔ SUNG -

XỬ LÝ

KỸ THUẬT

PHÒNG

THÔNG TIN

- THƢ MỤC -

MÁY TÍNH

BỘ PHẬN

XỬ LÝ

KỸ THUẬT

HỘI ĐỒNG

KHOA HỌC

TỔNG

KHO

PHÒNG

ĐỌC TỔNG

HỢP

PHÒNG

ĐỌC TRA

CỨU

PHÒNG

BÁO – TẠP

CHÍ

PHÒNG

MƢỢN

PHÒNG

ĐỌC

ĐIỆN TỬ

BỘ PHẬN

BỔ SUNG



1.1.4. Vốn tài liệu thƣ viện

Vốn tài liệu thư viện là một trong bốn yếu tố hình thành cơ quan TTTV, đóng

vai trò vô cùng quan trọng và là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu trong hoạt

động thư viện.

Xét về loại hình tài liệu, hiện nay TVQĐ có các loại hình tài liệu sau:

- Tài liệu dạng giấy: bao gồm các loại sách, báo - tạp chí, tư liệu, luận văn -

luận án, thư mục

- Tài liệu điện tử: gồm các CSDL điện tử, các CD-ROM, băng video, nguồn

thông tin điện tử trên mạng Intranet MISTEN, sách điện tử toàn văn.

1.1.4.1. Tài liệu dạng giấy

TVQĐ được hình thành và phát triển trong một thời gian khá dài, nên vốn tài

liệu tương đối lớn, với nhiều tài liệu quí hiếm bằng nhiều thứ tiếng khác nhau.

Ngoài tiếng Việt còn có một lượng tài liệu khá lớn của các nước khác như: Anh,

Pháp, Nga, Đức, Trung Quốc, Tây Ban Nha, Lào, Campuchia… Bên cạnh việc nhận

lưu chiểu các xuất bản phẩm trong quân đội, TVQĐ thường xuyên bổ sung tài liệu

xuất bản công khai từ nhiều nhà xuất bản, cửa hàng sách... Ngoài ra, thư viện còn có

nguồn tài liệu mật, tài liệu quân sự, tài liệu quí hiếm rất lớn như sách xuất bản bằng

giấy dó ở chiến khu Việt Bắc trong thời kì kháng chiến chống Pháp; sách xuất bản

dưới thời Mỹ - nguỵ trước 1975 được nhập về dưới dạng thu hồi (1975 - 1977), đó

là gần 2 vạn bản sách, báo, tài liệu đánh máy hoặc in ronêo (trong đó gần 15.000 tài

liệu về quân sự). Thư viện còn có nguồn tài liệu tra cứu phong phú, khoảng hơn

7.000 tài liệu tra cứu khác nhau. Các tài liệu lưu chiểu, bổ sung chủ yếu là về lĩnh

vực quân sự qua XUNHASABA, hoặc qua trao đổi với các thư viện nước ngoài,

qua hình thức tặng biếu, thu mua của các tổ chức cá nhân.

Trải qua 52 năm xây dựng và phát triển, từ 500 cuốn sách đầu tiên tới nay

(2009) Thư viện đã có tổng số vốn tài liệu dạng giấy là 336.157 bản sách, tư liệu

các loại (trong đó có 236.604 cuốn sách quốc văn, 22.280 cuốn tư liệu, 5.586 cuốn

luận văn, luận án, 71.687 cuốn sách ngoại văn), 1.989 loại báo, tạp chí. Vốn tài liệu

dạng giấy của TVQĐ có cơ cấu nội dung và ngôn ngữ rất phong phú.

Có thể thấy điều này qua 2 bảng thống kê sau:



Loại tài liệu

Nội dung

Toàn bộ

vốn tài liệu

Sách Báo - tạp chí

Việt Ngoại

văn Việt

Ngoại

văn

TL về quân sự 34% 28% 45% 30% 40%

TL về chính trị 29% 32% 33% 43% 45%

TL về văn học nghệ thuật 28% 36% 7% 20% 8%

Các loại tài liệu khác 9% 4% 15% 7% 7%

Bảng 1: Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung

Loại tài liệu

Ngôn ngữ Sách Báo - tạp chí

Việt 74% 49%

Nga 12% 18%

Anh 7.2% 14%

Pháp 4% 13%

Trung Quốc 2% 4%

Nước khác 0.8% 2%

Bảng 2: Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ

1.1.4.2. Tài liệu điện tử

Vốn tài liệu điện tử tại TVQĐ được chia làm 3 nhóm:

* Các cơ sở dữ liệu

Cho tới nay, thư viện đã xây dựng được các CSDL sau:

- CSDL sách TVQĐ: được xây dựng từ năm 1998 tới nay đã có 91.593 biểu

ghi thư mục trong đó 100% sách quân sự đã được xử lý (trừ sách tiếng Trung

Quốc).

- CSDL đăng ký Báo - Tạp chí.

- CSDL bài trích Báo - Tạp chí: tập hợp tất cả các bài báo, tạp chí theo từng

chuyên đề có nội dung về khoa học quân sự, chính trị, an ninh quốc phòng, hiện có

18.141 biểu ghi.

- CSDL sách điện tử: bao gồm hơn 1.000 tài liệu điện tử toàn văn, trong đó:

+ CSDL sách điện tử: 935 biểu ghi



+ CSDL sách điện tử mật: 168 biểu ghi

- 27 CSDL chuyên đề, trong đó có 1 số CSDL tiêu biểu như:

+ CSDL “Điện Biên Phủ” gồm gần 4.000 biểu ghi thư mục, phản ánh

tất cả các sách, báo-tạp chí, tư liệu, luận án luận văn có nội dung về chiến dịch

Điện Biên Phủ và hàng năm vẫn tiếp tục bổ sung những biểu ghi mới.

+ CSDL “Hà Nội - Điện Biên Phủ trên không” gồm 2.000 biểu ghi có

nội dung về sự kiện quân và dân miền bắc chiến thắng B52 của Đế quốc Mỹ.

+ CSDL “Bộ đội Trường Sơn đường Hồ Chí Minh” gồm 890 biểu ghi

có nội dung về đường mòn Hồ Chí Minh.

+ CSDL “Nhà văn quân đội và tác phẩm” với gần 500 biểu ghi, phản

ánh các tác phẩm của các nhà văn quân đội và những thông tin về họ.

- CSDL quản lý bạn đọc: Với gần 3000 biểu ghi về bạn đọc thường xuyên của

Thư viện.

- CSDL sách Thư viện Quốc gia: là CSDL thư mục các loại sách được cung

cấp từ Thư viện Quốc gia, với 200.000 biểu ghi, thường xuyên được cập nhật.

- TVQĐ đang tiến hành xây dựng “CSDL Sách mượn”, hồi cố sách tiếng Việt

và sách tiếng nước ngoài tại phòng Mượn, cho đến nay có 9.205 biểu ghi.

* Các ấn phẩm điện tử (CD-ROM, băng video): hiện Thư viện có hơn 400

đĩa CD-ROM và băng video.

* Nguồn lực thông tin trên mạng Intranet MISTEN

Đây là mạng của ngành thông tin khoa học - công nghệ - môi trường quân sự,

có chức năng cung cấp và thu nhận thông tin khoa học - công nghệ - môi trường

phục vụ lãnh đạo chỉ huy, quản lý nghiên cứu trong toàn quân. Hệ thống máy chủ

và thiết bị cơ bản của mạng đặt tại Trung tâm Khoa học Quân sự BQP (trước đây là

Trung tâm Thông tin Khoa học - Công nghệ - Môi trường BQP) do trung tâm vận

hành, quản lý và bảo quản. Mạng MISTEN là mạng cung cấp thông tin lớn nhất, là

nguồn khai thác cập nhật thông tin hiệu quả nhất mà TVQĐ đang sử dụng hiện nay.

Trong mạng MISTEN, TVQĐ có thể truy cập tới các trang web của 15 đơn vị khác

như: Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng, Học viện Kỹ thuật Quân sự, Viện Chiến

lược Quân sự, Trung tâm Nhiệt đới Việt - Nga, Quân khu 7, Binh chủng Pháo binh,

Quân đoàn 1…



TVQĐ đã xây dựng trang web phục vụ thông tin trên mạng, đưa lên mạng các

CSDL của mình, đồng thời tạo điều kiện truy cập và nhận thông tin của các cơ quan

thông tin, thư viện trong quân đội (hàng vạn trang tài liệu dịch toàn văn) làm phong

phú thêm kho tài liệu điện tử của mình, góp phần đáp ứng nhu cầu tin đa dạng và

phong phú của bạn đọc một cách ngày càng nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.

Dưới đây là sơ đồ nguồn lực thông tin của TVQĐ:

Hình 3: Sơ đồ nguồn lực thông tin tại TVQĐ

Hàng năm TVQĐ bổ sung vào kho trung bình 4.000 tên tài liệu với khoảng

gần 11.000 bản, hơn 320 loại báo, tạp chí trong và ngoài nước, ngoài ra Thư viện

còn đặt mua thường xuyên các bản tin điện tử, báo tạp chí phát hành nội bộ quân

đội, CD- ROM... Do vậy, vốn tài liệu thư viện ngày càng hoàn thiện và đầy đủ, góp

phần giúp Thư viện thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

Là thư viện đầu ngành trong hệ thống quân đội, TVQĐ luôn xác định đúng vai

trò chức năng và nhiệm vụ của mình. Thư viện có vốn tài liệu khá phong phú không

ngừng sưu tầm bổ sung, hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, luôn có ý thức nâng

cao trình độ phục vụ, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc, góp phần thực hiện tốt

các mục tiêu đưa quân đội ta tiến lên chính quy hiện đại.

Vốn tài

liệu

Tài liệu

dạng

giấy

Tài liệu

điện tử

Tài liệu

công bố

Tài liệu

không

công bố

Sách

Báo, tạp

chí

Thư

mục

Luận

văn,

Luận án

Tư liệu

Sách

điện tử

Cơ sở

dữ liệu

Mạng

Intranet

MISTEN

CD-

ROM

Băng

VIDEO



1.1.5. Đối tƣợng phục vụ và nhu cầu tin

TVQĐ không chỉ là một thư viện chuyên ngành về quân sự mà còn 1à một

trung tâm thông tin khoa học tổng hợp cho toàn quân, do đó ngoài phục vụ đối

tượng trong ngành, Thư viện còn có nhiệm vụ nâng cao kiến thức về mọi mặt cho

mọi đối tượng bạn đọc. Trước đây, TVQĐ chỉ phục vụ cho cán bộ chiến sỹ trong

quân đội, đến nay mở rộng cho cả các đối tượng ngoài quân đội như cán bộ giảng

viên, nhà báo, công nhân viên chức Nhà nước, cơ quan dân chính đảng, các trường

đại học, sinh viên các trường đại học, các sinh viên nước ngoài đang học tập nghiên

cứu ở Việt Nam...

Thông qua việc quan sát và nghiên cứu người dùng tin, TVQĐ đã chỉ ra 5

nhóm người dùng tin chủ yếu để từ đó có những nhận xét về nhu cầu tin của từng

nhóm và ra những chính sách phát triển phù hợp.

1.1.5.1. Nhóm ngƣời làm công tác lãnh đạo, quản lý

Người đọc thuộc nhóm này gồm các thủ trưởng Tổng cục, những người làm

công tác lãnh đạo quản lý, chỉ huy các cấp trong và ngoài quân đội. Họ cần những

thông tin để ra quyết định, chỉ đạo điều hành công việc. Yêu cầu thông tin của họ

vừa có tầm bao quát rộng, vừa có giá trị thông tin cao, chính xác đầy đủ và cụ thể

nhưng phải có độ súc tích cao. Việc lựa chọn thông tin cho nhóm này cần được

nghiên cứu kĩ, phù hợp với trình độ và yêu cầu của họ. Thông tin cần cho nhóm

người này thường là những vấn đề thời sự nóng hổi, các tài liệu chỉ đạo như: chỉ thị,

nghị quyết... các vấn đề có liên quan đến khoa học lãnh đạo, khoa học quản lý, các

phương hướng phát triển của đất nước, của quân đội... Phương pháp phục vụ chủ

yếu dành cho nhóm người đọc này là phục vụ từ xa bằng cách cung cấp đến từng

người các thư mục và ấn phẩm thông tin, cho mượn tài liệu theo những yêu cầu cụ

thể.

1.1.5.2. Nhóm những ngƣời làm công tác nghiên cứu, giảng dạy

Gồm những người đang tham gia các đề tài nghiên cứu cấp Bộ, cấp Nhà

nước... các giáo sư, phó giáo sư, các giảng viên đại học... Họ thường quan tâm đến

những tài liệu chuyên sâu, tài liệu về một ngành khoa học nào đó ở diện hẹp nhưng

phải là những tài liệu thực sự có giá trị nghiên cứu. Ngoài những thông tin mới, cập

nhật, họ cần cả những tài liệu hồi cố. Mức độ hồi cố xa hay gần phụ thuộc vào

ngành khoa học mà họ nghiên cứu.



Người đọc nhóm này là những người hiểu biết, nắm vững nguồn tài liệu của

ngành mình. Do tiếp xúc với thư viện nhiều nên họ biết cách tra tìm tài liệu trên

máy vi tính. Họ thường biết một đến hai ngoại ngữ, biết cách trình bày chính xác

các nhu cầu và yêu cầu về tài liệu của mình. Nhóm người đọc này rất cần được thư

viện quan tâm. Tính khoa học của thư viện được thể hiện rõ nét nhất trong việc

phục vụ nhu cầu tin cho chính nhóm người này.

1.1.5.3. Nhóm cán bộ nhân viên cơ quan nhà nƣớc và tƣ nhân

Nhóm này bao gồm các sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên

quốc phòng; cán bộ nhân viên các cơ quan nhà nước; các nhà báo, người làm công

tác thông tin; cán bộ nhân viên các công ty và các cơ sở kinh doanh…

Thông tin cho nhóm này phải là những thông tin mới nhất, cập nhật nhất. Họ

thường quan tâm đến báo, tạp chí và các bản tin nhanh... Để phục vụ nhu cầu tin

cho nhóm người đọc này, cán bộ thư viện phải rất năng động, làm sao để tài liệu

nhập về thư viện nhanh nhất, nắm vững các thông tin mới để giới thiệu cho người

đọc.

1.1.5.4. Nhóm nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên

Hiện nay Thư viện tổ chức phục vụ nhóm bạn đọc là nghiên cứu sinh, học

viên cao học, sinh viên các trường trong và ngoài quân đội. Người đọc thuộc nhóm

này cần thông tin và tài liệu phục vụ cho việc học tập và làm khoá luận tốt nghiệp,

luận văn, luận án. Thông tin mà họ sử dụng thường rộng và không quá chuyên sâu.

Đó là những kiến thức cơ bản về ngành khoa học. Họ quan tâm cả những tài liệu hồi

cố. Do chưa thật quen với việc sử dụng thư viện nên họ thường bỡ ngỡ trong việc

tìm kiếm thông tin. Vì vậy cán bộ thư viện cần chú ý hướng dẫn họ phương pháp sử

dụng mục lục thư viện, sử dụng các tài liệu tra cứu, cách tìm tin trên máy vi tính...

1.1.5.5. Cán bộ hƣu trí trong và ngoài quân đội

Người đọc nhóm này thuộc này thường là các cán bộ, sĩ quan trung cao cấp

trong quân đội, các cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý ở các viện… đã nghỉ hưu. Họ

là những người hiểu biết rộng, có nhiều kinh nghiệm, đến thư viện để củng cố, cập

nhật kiến thức, để viết hồi kí và để giải trí... Họ thường quan tâm đến các tài liệu

chính trị - xã hội, lịch sử và văn học. Họ có nhiều thời gian nên đến thư viện đều

đặn nhất và thường rất tâm huyết với việc góp sức xây dựng thư viện, là những

người đọc tích cực, là những hạt nhân của phong trào đọc sách cũng như tuyên



truyền giới thiệu sách. Đối với người đọc nhóm này thư viện cần chủ động giới

thiệu cho họ những sách hay, sách tốt, những sách đang gây sự chú ý của dư luận,

đồng thời xin ý kiến nhận xét của họ về cuốn sách đó.

Việc phân chia thành các nhóm người dùng tin chỉ mang tính chất tương đối,

trên thực tế công tác phục vụ tuỳ thuộc phần lớn vào tài liệu mà họ quan tâm, lĩnh

vực mà họ đang làm. Vì vậy, các cán bộ thư viện cần nắm được nhu cầu tin của

từng bạn đọc để có biện pháp và phương thức phục vụ thích hợp, hiệu quả.

1.2. Nguồn tài liệu xám

Tài liệu xám là một trong ba dạng tồn tại chủ yếu của thông tin khoa học, bao

gồm:

- Dạng tài liệu đầu tiên là “tài liệu trắng” (white literature) hay tài liệu xuất

bản, bao gồm các loại sách, báo - tạp chí được xuất bản, phân phối qua các kênh

phát hành chính thức như các nhà xuất bản, các công ty, các hiệu sách…

- Dạng thứ hai là “tài liệu phù du” (ephemeral). Đó là các tờ quảng cáo, thông

báo chương trình biểu diễn của các nhà hát hay chương trình của các công ty du

lịch… Đây là những loại tài liệu có thời gian tồn tại ngắn, có giá trị thông tin không

lớn và thường không được các cơ quan thông tin thu thập.

- Ở giữa 2 dạng tài liệu trên là loại tài liệu không xuất bản, còn gọi là “tài liệu

xám” (gray literature). “Tuy là tài liệu không xuất bản nhưng loại tài liệu này vẫn

được công bố khá rộng rãi dưới những kênh phân phối đặc biệt và thu hút được

nhiều sự quan tâm theo dõi của những người làm công tác thông tin khoa

học”.[12,10]

1.2.1. Định nghĩa về tài liệu xám

Thuật ngữ “tài liệu xám” xuất hiện lần đầu tiên lại Hoa Kỳ, do một nhóm

chuyên gia mà sau này thuộc “Nhóm công tác liên cơ quan về tài liệu xám của

chính phủ Hoa Kỳ” (US Government’s Interagency Gray literature working group)

sử dụng. “Theo nhóm chuyên gia này, tài liệu xám được hiểu là nguồn tài liệu trong

và ngoài nước, có được qua các kênh đặc biệt mà không thể có qua các kênh hoặc

hệ thống phát hành và phân phối ấn phẩm, kiểm soát thư mục thông thường”

[12,10-11]. Những tài liệu này được chia làm 2 loại: tài liệu công bố hạn chế và tài

liệu mật, không công bố.



Tại hội nghị quốc tế về tài liệu xám ở Luxembourg năm 1997, “tài liệu xám”

đã được định nghĩa như sau:

“Tài liệu xám là tất cả các tài liệu được đưa ra bởi các cơ quan chính phủ,

các viện nghiên cứu, các trường học, các tổ chức thương mại, công nghiệp dưới

dạng in hoặc điện tử và không kiểm soát được bởi các nhà xuất bản thương mại”

[12,11].

Có thể coi đây là định nghĩa mới nhất được chấp nhận một cách rộng rãi về tài

liệu xám.

1.2.2. Đặc điểm của tài liệu xám

Tài liệu xám có những đặc điểm khác biệt so với các loại tài liệu khác:

- Tài liệu xám không do các nhà xuất bản chính thức phát hành, không được

kiểm soát bởi hệ thống kiểm soát thư mục thông thường.

- Nội dung thông tin trong các loại hình tài liệu xám rất phong phú, đa dạng,

chứa đựng kinh nghiệm đã tích lũy trong quá trình hoạt động, nghiên cứu, là những

thông tin mà bình thường không thể có được qua các tài liệu xuất bản.

- Tài liệu xám thường có nội dung chi tiết, ngắn gọn, có trọng tâm.

- Tài liệu xám có thể giúp khẳng định những nhận định quan trọng đã được

nhắc đến trong các nguồn tài liệu khác.

- Tài liệu xám thường ra đời sớm hơn các loại tài liệu thông thường, vì vậy có

tính cập nhật cao.

- Tài liệu xám đang được sử dụng rộng rãi để trao đổi thông tin trong cộng

đồng các cơ quan TTTV.

- Tuy nhiên, do tiến bộ của công nghệ thông tin, đặc biệt là mạng toàn cầu

Internet, số lượng tài liệu xám xuất hiện trên các mạng thông tin ngày một nhiều, lại

chưa có quy định chặt chẽ để kiểm soát. Vì vậy, loại tài liệu này có độ phân tán, tản

mạn và dễ bị nhiễu tin. Độ tin cậy của tài liệu xám rất thất thường, tùy thuộc vào

từng tài liệu riêng biệt. Có những tài liệu có tỉ lệ nhiễu tin rất lớn, ảnh hưởng tới

việc thu thập, quản trị, kiểm soát và xây dựng nguồn thông tin.

1.2.3. Các dạng của tài liệu xám

Cùng với sự đa dạng về nội dung thông tin, tài liệu xám tồn tại ở rất nhiều

dạng khác nhau. Theo TS. Nguyễn Viết Nghĩa, tài liệu xám có thể phân thành các

dạng như sau:



- Các luận án nghiên cứu khoa học

- Các báo cáo tổng kết các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học, thí nghiệm,

khảo nghiệm

- Các báo cáo của các cơ quan chính phủ

- Các báo cáo nghiên cứu tình hình thị trường, giá cả

- Các báo cáo của các đoàn tham quan, thực tập, khảo sát ở nước ngoài

- Các tài liệu của các hội nghị, hội thảo khoa học

- Tạp chí, bản tin nội bộ

- Các ấn phẩm thông tin của các cơ quan thông tin

- Các tờ tin, tờ bướm

- Các bản in thử

- Bản dịch tài liệu nước ngoài

- Tài liệu thương mại

- Báo cáo hàng năm của các công ty, các viện, các trường…

Các tài liệu này có thể ở dạng giấy và dạng điện tử (được đăng trên các trang

web, CD-ROM…)

1.2.4. Vai trò của tài liệu xám

Các loại tài liệu xám thông thường được tạo ra với mục đích làm tài liệu nội

bộ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân nhưng chúng lại chứa đựng một lượng

thông tin khá phong phú và rất có giá trị. Nội dung thông tin chứa trong tài liệu xám

thường là về khoa học công nghệ, mang tính đa dạng, chứa đựng những kinh

nghiệm tích lũy trong quá trình nghiên cứu khoa học và sản xuất thử. Thông tin

trong các loại tài liệu xám phản ánh một cách đầy đủ thành tựu khoa học của các

quốc gia, tổ chức, cá nhân tạo ra nó. Số lượng và chất lượng nguồn tài liệu xám là

thước đo đánh giá sự phát triển khoa học công nghệ của mỗi quóc gia, tổ chức, đồng

thời cũng là thước đo để đánh giá tư duy khoa học và đóng góp cho khoa học của cá

nhân các nhà khoa học.

Tài liệu xám thường không được xuất bản và công bố rộng rãi. Thông tin

trong tài liệu xám không thể có được qua các tài liệu công bố thông thường và các

thông tin này thường rất kịp thời. Hàm lượng tri thức trong tài liệu xám rất lớn vì

hầu hết các tài liệu xám là kết quả của quá trình nghiên cứu khoa học, của hoạt động

trí óc ở mức độ cao. Do đó, tài liệu xám là nguồn bổ sung tốt cho các tài liệu xuất



bản chính thống, là cơ sở để phát triển khoa học - kỹ thuật - công nghệ. Việc tiếp

cận các nguồn tài liệu xám có ý nghĩa to lớn, không chỉ giúp nâng cao dân trí nói

chung mà còn giúp các nhà khoa học, các nhà quản lý tiết kiệm được thời gian,

công sức, tiền của nhờ được kế thừa, tiếp thu kết quả nghiên cứu của những người

đi trước.

Trên thế giới, “việc tìm kiếm, thu thập, khai thác tài liệu xám đã được xem là

một phần của chiến lược hình thành ngân hàng tài liệu xám ở nhiều quốc gia”

[12,12]. “Ở Châu Âu từ năm 1980 đã hình thành một tổ chức chuyên thu thập, xử lý

tài liệu xám có tên là EAGLE với thành viên là 7 thư viện và trung tâm thông tin từ

7 nước thành viên của Liên hiệp Châu Âu (EU). Tới năm 1992, tổ chức này đã mở

rộng tới tất cả 15 nước thành viên của EU. CSDL SIGLE của tổ chức này hiện có

tới 480.000 biểu ghi thư mục về tài liệu xám và tốc độ cập nhật mỗi năm một tăng.”

[12,12]

Thư viện là kho tàng lưu trữ vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là loại tài

liệu có hàm lượng tri thức, hàm lượng chất xám rất cao, nội dung được cập nhật liên

tục. Phát triển nguồn tài liệu xám giúp các cơ quan TTTV thực hiện tốt hơn chức

trách của mình. Đặc biệt đối với những thư viện chuyên ngành như TVQĐ, việc

nghiên cứu nâng cao chất lượng công tác tổ chức quản lý và khai thác tài liệu xám có

ý nghĩa to lớn trong việc đáp ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho NDT.



CHƢƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC PHỤC VỤ

TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI

2.1. Giới thiệu các văn bản quản lý kết quả hoạt động khoa học

Tài liệu xám chủ yếu là kết quả của các hoạt động nghiên cứu khoa học. Để

quản lý tốt nguồn tài liệu xám, các cơ quan TTTV phải dựa vào các quy định, các

văn bản quản lý kết quả hoạt động khoa học. Ở nước ta, về cơ bản các nguồn lực để

triển khai các hoạt động tạo ra nguồn tin khoa học đều do Nhà nước trực tiếp cung

cấp hoặc được đảm bảo thông qua Nhà nước. Bởi vậy nguồn tin khoa học được xem

là một loại nguồn lực, một loại tài sản của quốc gia và do đó cần được quản lý một

cách thống nhất. Nhà nước ta rất quan tâm đến vấn đề này và đã ban hành một hệ

thống văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn thực hiện việc quản lý và

tổ chức khai thác nguồn tin các loại.

- Luật Khoa học và Công nghệ, được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ

nghĩa Việt Nam thông qua (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2001).

- Nghị định số 159/2004/NĐ-CP do Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày

31/8/2004 về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ.

Tại Điều 17 của Nghị định số 159/2004/NĐ-CP đã quy định rõ:

“1. Công dân Việt Nam và công dân nước ngoài bảo vệ học vị tiến sĩ tại Việt

Nam, trước khi bảo vệ chính thức, phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm

tắt cho Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

2. Công dân Việt Nam bảo vệ học vị tiến sĩ khoa học hoặc tiến sĩ ở nước

ngoài khi về nước phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho Trung tâm

Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

3. Công dân Việt Nam và công dân nước ngoài bảo vệ học vị thạc sĩ tại Việt

Nam, trước khi bảo vệ chính thức, phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm

tắt cho cơ quan thông tin khoa học và công nghệ hoặc thư viện của cơ sở đào tạo.

Công dân Việt Nam bảo vệ học vị thạc sĩ khoa học ở nước ngoài, khi về nước phải

nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho cơ quan thông tin khoa học và

công nghệ hoặc thư viện nơi cử đi đào tạo”. [3]

- Nghị định số 30/2006/NĐ-CP do Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày

29/3/2006 về thống kê khoa học và công nghệ.



- Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học

và công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16

tháng 3 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ).

- Chỉ thị số 102/2002/CT-BQP, ngày 30/7/2002 của BQP về đẩy mạnh công

tác thông tin khoa học - công nghệ - môi trường trong quân đội.

TVQĐ đã căn cứ vào các luật, nghị định, quy chế của Chính phủ, Bộ Khoa

học và Công nghệ cũng như của TCCT và chức năng, nhiệm vụ của Thư viện để tổ

chức thu thập tài liệu xám. Tuy nhiên đến nay Thư viện chưa có một văn bản pháp

lý cụ thể nào để thực hiện chức năng này.

2.2. Các loại tài liệu xám của Thƣ viện Quân đội

Tài liệu xám hay còn gọi là tài liệu không xuất bản nhưng vẫn được phổ biến

khá rộng rãi dưới những kênh phân phối đặc biệt, ngày càng thu hút sự quan tâm

của người dùng tin. Nội dung thông tin trong tài liệu xám rất phong phú, đa dạng,

cần thiết đối với người dùng tin trong nghiên cứu khoa học và nghiên cứu triển

khai.

Tài liệu xám tại TVQĐ tồn tại ở 2 dạng: dạng giấy và dạng điện tử, được thể

hiện qua sơ đồ sau đây:

Hình 4: Sơ đồ các loại tài liệu xám của TVQĐ

Tài liệu xám

Dạng giấy Dạng điện tử

Luận văn,

luận án, đề

tài nghiên

cứu… dƣới

dạng file

Thông tin

trên mạng

MISTEN

Ấn phẩm

thông tin phục vụ

lãnh đạo

Tƣ liệu

Luận văn,

luận án

Tài liệu

nghiên cứu

phục vụ

lãnh đạo

Sách, báo,

bản tin

nội bộ

Thông tin nhanh

phục vụ

lãnh đạo

chỉ huy

Thông tin

chuyên đề



Cụ thể từng loại như sau:

2.2.1. Tài liệu xám dạng giấy

Tài liệu xám dưới dạng giấy bao gồm nhiều loại: tài liệu xuất bản trong nội bộ

quân đội được đưa vào dưới dạng nộp lưu chiểu và các tài liệu dạng đặc biệt được

nhập về từ nhiều nguồn khác nhau: sách xuất bản bằng giấy dó ở chiến khu Việt Bắc

được thu thập từ các tủ sách dã chiến của các đơn vị bộ đội trong những năm kháng

chiến chống Pháp; các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo; hơn 20.000 bản tư liệu

đánh máy hoặc in roneo và các loại luận văn, luận án khác. Những loại tài liệu này

được quản lý chặt chẽ và có những quy định phục vụ riêng.

2.2.1.1. Luận văn, luận án

TVQĐ, với chức năng phục vụ nghiên cứu khoa học, đã có kho luận văn, luận

án trong thành phần vốn tài liệu của mình. Từ năm 1975, Thư viện đã xác định việc

bổ sung những luận văn, luận án của các cán bộ, sĩ quan trong quân đội nghiên cứu

về đề tài chiến tranh và những vấn đề có liên quan là một trong những nhiệm vụ của

công tác phát triển vốn tài liệu thư viện. Ngoài những luận văn, luận án chuyên

ngành quân sự và các lĩnh vực khác trong hoạt động quân sự - chính trị, Thư viện

còn có một số luận văn về chuyên ngành TTTV. Các luận văn này chủ yếu của cán

bộ Thư viện hoặc viết về Thư viện.

Đến nay, TVQĐ bằng nhiều hình thức đã bổ sung được 5.586 cuốn luận văn,

luận án, hầu hết là luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, chỉ có một bộ phận nhỏ là các

khóa luận tốt nghiệp. Kho luận văn - luận án của TVQĐ tuy số lượng chưa nhiều

song đã làm đa dạng thêm vốn tài liệu của Thư viện, đáp ứng được nhu cầu nghiên

cứu của bạn đọc.

2.2.1.2. Tƣ liệu

Tư liệu là tên gọi chung cho rất nhiều loại tài liệu xám của TVQĐ. Đó là:

- Các văn bản chỉ thị, nghị quyết, quyết định… vạch ra chiến lược, chiến thuật

của các cấp ủy đảng ban hành trong 2 cuộc kháng chiến chống xâm lược.

- Các báo cáo về tình hình phát triển của các vùng, miền, khu vực trong nước

trong những năm kháng chiến chống Pháp và Mỹ.

- Các báo cáo sau chuyến công tác nước ngoài của các nhà lãnh đạo.

- Các bài viết, bài tham luận của các nhà chính trị, lãnh đạo, nhà nghiên cứu

có nội dung về chính trị, quân sự, kinh tế - xã hội.

- Các bản dịch tài liệu nước ngoài có nội dung liên quan đến chính trị, quân

sự, đặc biệt là về Việt Nam và Đông Dương.

- Các kỷ yếu, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học trong và ngoài quân đội.



- Các báo cáo tổng kết đề tài, công trình nghiên cứu khoa học…

Thư viện bắt đầu tiến hành bổ sung tư liệu từ năm 1963, đến nay kho tư liệu

của Thư viện đã có 22.280 bản. Đây là những tài liệu gốc được đánh máy hoặc tài

liệu sao chụp, được bảo quản ở kho riêng biệt. Nội dung kho tư liệu rất phong phú,

đa dạng, bao gồm cả những tư liệu mật, không phổ biến. Chúng có ký hiệu riêng và

có nguyên tắc phục vụ riêng. Kho tư liệu này chủ yếu phục vụ nghiên cứu, tổng kết

chiến tranh, tổng kết công tác đảng, công tác chính trị trong quân đội nhân dân Việt

Nam. Trong số vốn tư liệu của TVQĐ có rất nhiều chỉ thị, nghị quyết, văn bản của

đảng ủy các cấp ra đời trong cuộc kháng chiến chống Mỹ. Số tư liệu này phần lớn là

văn bản gốc, do đó có giá trị nghiên cứu rất cao và thực tế đã góp phần rất quan

trọng vào các công trình nghiên cứu về quân sự. Ngoài các văn bản được viết bằng

tiếng Việt, kho tư liệu còn chứa những tài liệu được dịch từ tiếng nước ngoài, do

các tác giả nước ngoài viết. Những tư liệu này có giá trị rất cao, nhiều cuốn là bản

duy nhất trong cả nước, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu và quản lý, lãnh

đạo, đặc biệt là công tác chỉ huy trong quân đội.

2.2.1.3. Ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy

Từ cuối những năm 80 đầu những năm 90 của thế kỷ XX đến nay, do sự phát

triển của khoa học, công nghệ thông tin, cùng với sự hỗ trợ kết hợp giữa công tác

thông tin và thư viện ngày càng được quan tâm. Phòng Thông tin - thư mục – máy

tính TVQĐ đã tập trung biên soạn các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy

cấp chiến lược, chiến dịch như: Thông tin chuyên đề; Thông tin nhanh phục vụ lãnh

đạo chỉ huy; Tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo.

* Thông tin chuyên đề

Từ 1989 đến nay nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của cán bộ cao cấp trong

quân đội, Phòng Thông tin - thư mục – máy tính của TVQĐ đã phối hợp với Phòng

Thông tin Khoa học Công nghệ và Môi trường TCCT cùng biên soạn “Thông tin

chuyên đề”, nhằm cung cấp cho cán bộ chỉ huy các tài liệu khoa học xã hội và nhân

văn quân sự và những thông tin liên quan. Đến nay đã biên soạn được gần 200 số

Thông tin chuyên đề, cung cấp đấy đủ những thông tin cần thiết, góp phần củng cố

lý luận chính trị tư tưởng của quân đội ta. Một số chuyên đề thư mục đáng chú ý là:

“Hồ Chủ tịch với khoa học quân sự”; “Về phòng thủ quốc gia”; “Về khoa học kĩ

thuật và quân sử”; “Về kinh tế quốc phòng”; “Về nhà nước và pháp luật”… Các ấn



phẩm thông tin chuyên đề thường giới thiệu các bài viết của các nhà khoa học, các

bài dịch, các bài tổng luận…về một vấn đề đang được quan tâm.

Đặc điểm nổi bật của loại hình ấn phẩm thông tin chuyên đề là: thống kê giới

thiệu một cách đầy đủ, chi tiết, có hệ thống tất cả các thông tin cần thiết về một vấn

đề nhất định, phục vụ cho nhiệm vụ chính trị quân sự trước mắt của Đảng, Nhà

nước và quân đội. Ấn phẩm thông tin chuyên đề ra hàng tháng hoặc 2 tháng/1 kỳ,

giúp bạn đọc nắm bắt nhanh chóng đầy đủ có hệ thống và tương đối sâu về một vấn

đề mà họ quan tâm.

* Thông tin nhanh phục vụ lãnh đạo chỉ huy

Với tính chất đặc thù của một thư viện chuyên ngành về lĩnh vực quân sự,

TVQĐ có một nhóm đối tượng phục vụ lớn là các cán bộ chỉ huy, các cán bộ lãnh

đạo, tướng lĩnh, những người luôn phải ra các quyết định quan trọng liên quan đến

ổn định và phát triển của quốc gia. Chính vì vậy, từ năm 1995 theo yêu cầu của một

số đồng chí lãnh đạo cao cấp, TVQĐ đã biên soạn ấn phẩm “Thông tin nhanh phục

vụ lãnh đạo chỉ huy”.

Nội dung được phản ánh trong các ấn phẩm “Thông tin nhanh phục vụ lãnh

đạo chỉ huy” thường là những bài dịch, bài tổng thuật, bài viết về một vấn đề cụ thể

theo yêu cầu của cá nhân lãnh đạo chỉ huy. Vì vậy, ấn phẩm này không được xuất

bản định kỳ mà chỉ khi nào có yêu cầu của lãnh đạo, chỉ huy hoặc cơ quan nghiên

cứu về một vấn đề cụ thể. Ví dụ, cuối năm 2004, thủ trưởng TCCT yêu cầu thư viện

cung cấp những sự kiện tiêu biểu đã điển ra trong năm 2004 ở Việt Nam và trên thế

giới. Cán bộ thông tin - thư mục sưu tầm từ nhiều nguồn (sách, báo, tạp chí, CSDL

trên máy tính hoặc trên mạng), sau khi sưu tập đầy đủ cán bộ thư mục làm tóm tắt,

tổng thuật hoặc dịch, trích dẫn và sắp xếp những thông tin quan trọng nhất về vấn

đề đó cung cấp cho cán bộ lãnh đạo dưới dạng văn bản.

Yêu cầu của một ấn phẩm “Thông tin nhanh phục vụ lãnh đạo chỉ huy” là

phải đảm bảo được tính cô đọng, ngắn gọn, nhanh chóng, chính xác, lượng từ ngắn

nhất nhưng thông tin phải đầy đủ nhất. Chính vì vậy cán bộ làm công tác biên soạn

ấn phẩm này phải có trình độ hiểu biết sâu rộng về chuyên ngành quân sự - chính

trị, thông thạo ngoại ngữ để làm tổng thuật, dịch thuật tóm tắt và thông thạo công

tác nghiệp vụ tra cứu thông tin cả hiện đại và truyền thống, tìm hiểu các nguồn cung

cấp thông tin.



* Tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo

Là loại hình ấn phẩm thông tin được TVQĐ biên soạn từ tháng 10/1997 theo

yêu cầu của lãnh đạo BQP và TCCT. Đây là loại tài liệu phục vụ cho nhu cầu

nghiên cứu nâng cao, mở rộng tầm nhận thức cho cán bộ lãnh đạo chỉ huy trong

quân đội. Nguồn tài liệu chính để biên soạn loại ấn phẩm thông tin này có nội dung

về kinh tế, chính trị, quan hệ quốc tế, pháp luật, các vấn đề lý luận và thực tiễn của

chiến lược quốc phòng an ninh... Nguồn tài liệu khai thác khá phong phú và toàn

diện từ sách, báo - tạp chí, tài liệu chưa xuất bản, tài liệu nội bộ, các tài liệu phi văn

bản... Đây thực chất là những bài trích và tổng thuật, trong đó nội dung được chọn

lọc, trình bày cô đọng có hệ thống khoa học các thông tin về một vấn đề cụ thể.

TCCT giao nhiệm vụ cho TVQĐ biên soạn và cấp phát “Tài liệu nghiên cứu phục

vụ lãnh đạo” đến các cán bộ lãnh đạo chỉ huy cấp chiến dịch, chiến lược. Nội dung

được đề cập những vấn đề thời sự nóng hổi đang diễn ra trong nước và trên thế giới,

thuộc các lĩnh vực quân sự, khoa học xã hội và nhân văn… ra định kỳ 1 tháng/1 số,

với số lượng từ 300 - 400 bản. Đề tài mỗi số do Phòng Thông tin - thư mục – máy

tính chọn, căn cứ vào nhu cầu và tình hình cụ thể, Ví dụ:

- Năm 2005 biên soạn ấn phẩm thông tin “Diễn biến hoà bình của Mỹ và

phương Tây thời kì hậu chiến tranh lạnh”

- Tháng 1/2008 biên soạn “Nước Nga và cuộc bầu cử tổng thống Nga năm

2008”

- Tháng 3/2009 biên soạn “Cuộc khủng hoảng tài chính, cuộc suy thoái kinh

tế toàn cầu và các giải pháp ứng phó của Việt Nam”…

Tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo đã đảm bảo được 5 yêu cầu: Tính kịp

thời; Tính chính xác (độ tin cậy cao); Tính bảo mật; Đa dạng phong phú về nội

dung; Tính dự báo.

Sau khi biên soạn, các tài liệu này sẽ được Ban Giám đốc TVQĐ và các cán

bộ chuyên môn duyệt và thông qua nội dung lần cuối. Sau đó tài liệu được in và

đóng thành tập, xuất bản và cấp phát trực tiếp đến đội ngũ cán bộ lãnh đạo, chỉ huy

và thư viện các đơn vị trong toàn quân.

2.2.1.4. Các loại sách, báo, bản tin lưu hành nội bộ

Sách lưu hành nội bộ chủ yếu là sách nộp lưu chiểu của Nhà xuất bản Quân

đội cũng như của các cơ quan đơn vị khác trong quân đội. Nội dung của loại sách



này hầu hết là về các vấn đề nghiên cứu khoa học quân sự, nghệ thuật quân sự, các

tài liệu chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về quân đội. Ngoài ra còn có sách phục vụ

công tác đảng, công tác chính trị nên tính định hướng, tính thời sự rất cao, đáp ứng

yêu cầu xây dựng quân đội vững mạnh toàn diện và được tập trung trong kho lưu

chiểu của TVQĐ.

Theo số liệu tính đến tháng 4/2009, tổng số sách lưu chiểu là 11.312 bản.

Trong số này, sách lưu hành nội bộ chiếm khoảng 1/3.

Thư viện còn lưu giữ hơn 60 loại báo, tạp chí và các bản tin nội bộ của các

quân khu, quân đoàn và các đơn vị quân binh chủng phát hành.

2.2.2. Tài liệu xám dạng điện tử

Tài liệu xám dạng điện tử của TVQĐ bao gồm một số loại:

- Các luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học… dưới dạng file máy

tính (tệp tin điện tử).

- Thông tin trên mạng cục bộ MISTEN.

Những thông tin truyền tải trên mạng là: CSDL thư mục, CSDL toàn văn,

CSDL vũ khí trang thiết bị, CSDL khoa học công nghệ, các đề tài cấp Nhà nước,

cấp Bộ, CSDL của những hãng tin nước ngoài, CSDL chuyên đề, tạp chí khoa học

quân sự, bản tin điện tử, thông tin khai thác từ Intemet, trao đổi thư tín điện tử, tư

liệu hình ảnh, các thông tin khác... Trong số này, rất nhiều thông tin thuộc loại tài

liệu xám. Thông tin trên mạng được xây dựng trên công nghệ website, việc khai

thác đơn giản và thuận tiện. Với các thông tin định kì: thông tin thu từ mạng

MISTEN (nằm trong trang đầu của trang web, có thể xem trực tiếp hoặc in ra máy);

bản tin điện tử xuất bản định kì mỗi tháng 2 số, tổng hợp những thông tin nổi bật

nhất về quân sự, khoa học công nghệ môi trường, các mảng chính của bản tin được

sắp xếp theo số hoặc theo mục, chỉ cần kích chuột vào số hay mục chứa thông tin đó

sẽ cho kết quả.

Mạng MISTEN kết nối với các phòng Khoa học - công nghệ - môi trường của

các đơn vị và hạn chế người sử dụng. Hiện nay, mạng này chỉ phục vụ chủ yếu các

nhà lãnh đạo, chỉ huy, các cán bộ thư viện mà chưa đưa ra phục vụ rộng rãi. Nguồn

thông tin điện tử này luôn được cập nhật kịp thời những thông tin thời sự, phù hợp

và đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của các nhà lãnh đạo, các nhà nghiên cứu về quân sự

- chính trị.



Hình 5: Giao diện trang chủ TVQĐ trên mạng MISTEN

2.3. Thực trạng công tác thu thập tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội

2.3.1. Số lƣợng bổ sung

Hàng năm, TVQĐ vẫn thường xuyên bổ sung các loại tài liệu xám, đặc biệt là

tư liệu và luận văn, luận án. Cụ thể số liệu bổ sung từ năm 2004 đến nay của 2 loại

tài liệu trên như sau:

Loại tài liệu

Năm

Tƣ liệu

(cuốn)

Luận văn - Luận án

(cuốn)

2004 531 338

2005 435 534

2006 292 234

2007 254 135

2008 221 398

Quý I/2009 48 78

Bảng 3: Số lượng bổ sung tư liệu và luận văn – luận án của TVQĐ từ năm 2004 đến nay

Đối với các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, Thư viện thu thập tài liệu và

tự biên soạn chứ không bổ sung từ các nguồn bên ngoài. Thông thường, ấn phẩm

“Thông tin chuyên đề” ra hàng tháng hoặc 2 tháng 1 kỳ, “Thông tin nhanh phục vụ



lãnh đạo, chỉ huy” không được xuất bản định kỳ mà chỉ khi nào có yêu cầu của lãnh

đạo và “Tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo” ra mỗi tháng 1 kỳ.

Các loại sách lưu hành nội bộ do bổ sung cùng với các loại sách lưu chiểu

khác nên không có số liệu thống kê chi tiết. Mỗi năm, Thư viện nhập về khoảng 200

- 300 cuốn tài liệu dạng này.

Báo, tạp chí và bản tin nội bộ của các đơn vị được nhập về theo định kỳ, có

thể là hàng năm, hàng quý, hàng tháng hoặc hàng tuần, hàng ngày tùy từng loại.

2.3.2. Kinh phí bổ sung

Hàng năm, TVQĐ được cấp một nguồn kinh phí cho hoạt động tại chỗ của

Thư viện, tuy không nhiều nhưng tương đối ổn định. Thư viện sử dụng khoảng 50%

nguồn kinh phí để bổ sung vốn tài liệu. Trung bình, kinh phí bổ sung của Thư viện

là khoảng 1,2 - 1,3 tỷ đồng/năm. Trong số này, bổ sung tài liệu xám chiếm khoảng

10 - 15%, ở mức trung bình. Tỷ lệ này cho thấy loại hình tài liệu xám của TVQĐ

chưa được chú trọng đúng với tầm quan trọng của nó.

2.3.3. Các nguồn bổ sung

Giống như tất cả các thư viện khác, TVQĐ thường bổ sung tài liệu qua 4

phương thức chính: mua; nhận lưu chiểu; trao đổi và nhận biếu tặng; sao chụp. Tài

liệu xám cũng được bổ sung vào Thư viện chủ yếu qua các kênh trên. Ngoài ra, do

đặc thù của loại tài liệu này là không được công bố rộng rãi nên Thư viện còn bổ

sung theo một phương thức quan trọng nữa là sưu tầm trong nhân dân.

2.3.3.1. Mua

Nếu như đối với các loại sách báo, nguồn mua là nguồn bổ sung chủ đạo thì

đối với các loại tài liệu xám, đây lại không phải là nguồn bổ sung quan trọng. Các

loại tài liệu xám cũng được nhập về Thư viện qua kênh này nhưng không đáng kể.

Do tính chất đặc thù của tài liệu xám, vấn đề về quyền sở hữu trí tuệ rất được quan

tâm trong việc thu thập các tài liệu dạng này. Thông thường, các luận văn, luận án,

các công trình nghiên cứu không được mua bán mà chỉ có thể xin phép sao chụp với

mục đích lưu trữ, nghiên cứu. Trên thực tế, khi không thể mua được bản “cứng”

(hard copy - tài liệu dạng giấy) các luận văn, luận án và các công trình nghiên cứu,

Thư viện vẫn có thể liên hệ với một số cơ quan hoặc các tác giả để mua lại bản

“mềm” (soft copy - tài liệu dưới dạng tệp tin điện tử) các tài liệu đó. Các bản mềm

này được bổ sung vào vốn tài liệu xám dạng điện tử của Thư viện. Tuy nhiên, số



lượng các tài liệu xám dạng điện tử được bổ sung theo phương pháp này vẫn rất hạn

chế.

Trong các loại hình tài liệu xám, nguồn mua thường được áp dụng với các bản

tin nội bộ của các cơ quan, đơn vị chủ yếu là ngoài quân đội. Đó thường là các cơ

quan: Ban Biên giới Chính phủ, Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí

Minh, Viện Chiến lược (Bộ Công an), Tổng cục 5 (Bộ Công an)… Đây là một bộ

phận rất nhỏ trong vốn tài liệu xám của Thư viện. Thực trạng này cũng phù hợp với

nguồn kinh phí hạn hẹp mà Thư viện dành cho bổ sung tài liệu xám.

2.3.3.2. Nhận lƣu chiểu

Nguồn lưu chiểu chủ yếu dành cho bổ sung các sách báo nội bộ trong quân

đội. Theo yêu cầu của lãnh đạo BQP và TCCT cùng với sự vận động của TVQĐ,

các đơn vị trong toàn quân đã thường xuyên nộp lưu chiểu các ấn phẩm nội bộ về

Thư viện. Thông thường, đó là các sách, báo, tạp chí, bản tin nội bộ từ các cơ quan

Quân khu, Quân đoàn, Binh chủng… trong hệ thống quân đội hoặc xuất bản qua

Nhà xuất bản Quân đội nhưng chỉ lưu hành trong khối các cơ quan quân đội mà

không được bán ra thị trường. Theo quy định của BQP, mỗi tên sách do các cơ quan

trong quân đội xuất bản phải nộp 02 bản về TVQĐ. Tuy nhiên trên thực tế, do

không kiểm soát được hết nguồn tài liệu nội bộ của các cơ quan nên số lượng sách

nộp lưu chiểu về Thư viện còn hạn chế. Nguồn báo, tạp chí nội bộ được nộp lưu

chiểu đầy đủ hơn. Hiện nay, TVQĐ có gần như toàn bộ - khoảng 60 đầu báo, tạp

chí, bản tin nội bộ của các đơn vị, quân khu, quân đoàn và các binh chủng như:

Quân khu 1, Quân khu 2, Quân khu 4, Quân khu 7, Phòng không - Không quân…

Các ấn phẩm này được giao đến Thư viện hàng kỳ theo đường quân bưu.

Nguồn lưu chiểu còn là nguồn bổ sung cho các tài liệu luận văn, luận án. Các

luận văn, luận án của các sĩ quan, cán bộ trong quân đội, được bảo vệ tại các cơ

quan, các học viện quân sự cần phải nộp 01 bản lưu chiểu về TVQĐ. Mặc dù TCCT

đã có công văn yêu cầu các cá nhân trong quân đội có công trình khoa học (gồm cả

luận văn, luận án và đề tài khoa học các cấp) nộp lưu chiểu 01 bản về TVQĐ nhưng

cho đến nay vẫn chưa có một quy chế nào quản lý chặt chẽ về vấn đề này. Do vậy

có những đơn vị vẫn không chấp hành việc nộp lưu chiểu cho Thư viện. Các tài liệu

loại này chủ yếu vẫn được bổ sung qua kênh sao chụp (có trả tiền).



2.3.3.3. Trao đổi và nhận biếu tặng

* Trao đổi

Trao đổi cũng là một nguồn bổ sung quan trọng đối với tài liệu xám của

TVQĐ.

Dạng điển hình của nguồn này là Hội nghị giao tin (hay còn gọi là Hội chợ

tin). Đây là hoạt động TTTV quan trọng được tổ chức từ cuối những năm 70 của thế

kỷ XX cho đến nay do Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự BQP chủ trì và địa

điểm đặt tại TVQĐ. Hội nghị này vẫn được duy trì đều đặn, tổ chức hàng tuần nhằm

mục đích giới thiệu trực tiếp cho người dùng tin (cá nhân và tổ chức) những sản

phẩm và dịch vụ của hơn 40 cơ quan TTTV thuộc Trung ương, thành phố và quân

đội trên địa bàn Hà Nội. Một số cơ quan tiêu biểu tham gia hội nghị này là:

- Khối cơ quan trong quân đội: Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự BQP,

Ban Từ điển Quân sự, Viện Chiến lược quân sự, Viện Lịch sử quân sự Việt Nam,

Học viện Kỹ thuật quân sự, Học viện Quốc phòng, Học viện Chính trị quân sự…

- Khối cơ quan ngoài quân đội: Viện Khoa học xã hội Việt Nam (trong đó có

các Viện nghiên cứu: Viện Đông Nam Á, Viện nghiên cứu Châu Âu…), Ban Tuyên

giáo Trung ương, Ban Tôn giáo Chính phủ, Ban Đối ngoại Trung ương, Ban Biên

giới (Bộ Ngoại giao), Viện Chiến lược (Bộ Công an), Viện Quản lý Kinh tế Trung

ương, Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh (trong đó có các

Viện: Viện Mác - Lênin, Viện nghiên cứu Hồ Chí Minh, Viện Lịch sử Đảng Cộng

sản Việt Nam).

Tại Hội nghị giao tin, đại diện của các cơ quan TTTV sẽ mang tới những tài

liệu, sản phẩm thông tin của cơ quan mình (hầu hết là các tài liệu xám) để trao đổi

lẫn nhau. Hội nghị này đã tạo ra môi trường giao tiếp giữa những người cung cấp

sản phẩm - dịch vụ TTTV với nhau và qua hội nghị, họ cũng trở thành những người

sử dụng các sản phẩm - dịch vụ đó. Có thể nói đây là vừa là một phương thức bổ

sung vừa là cách marketing TTTV rất đặc biệt, hữu hiệu và tiết kiệm chi phí. Thêm

vào đó, hội nghị này còn làm tăng cường mối liên hệ giữa các cơ quan TTTV trên

địa bàn thành phố.

Ngoài ra, trước đây, TVQĐ còn tiến hành các hoạt động trao đổi tài liệu

nghiên cứu với các thư viện nước ngoài, đặc biệt là các nước trong khối xã hội chủ

nghĩa trước đây như: Đức, Ba Lan, Tiệp Khắc… và hai nước láng giềng Lào,



Campuchia. Tuy nhiên, từ những năm 90 của thế kỷ XX, khi hệ thống xã hội chủ

nghĩa sụp đổ ở Đông Âu, hình thức trao đổi trên đã chững lại. Đến nay, trong kho

của TVQĐ còn lưu trữ được khoảng gần 1.000 cuốn tài liệu dạng này.

Đối với các loại tài liệu xám dạng điện tử, mạng cục bộ MISTEN là nơi trao

đổi thông tin hữu hiệu cho các cơ quan, đơn vị quân đội tham gia vào mạng.

* Nhận biếu tặng

Nguồn nhận biếu tặng cũng là một nguồn bổ sung tài liệu xám cho Thư viện,

tuy nhiên số lượng rất ít. Một số cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước và các cá

nhân trong và ngoài quân đội thường gửi tặng tài liệu cho Thư viện nhưng giá trị

của các tài liệu này không có tính ổn định (có những tài liệu đã không còn giá trị sử

dụng hoặc giá trị không phù hợp với diện bổ sung của Thư viện). Đối với tài liệu

xám, bổ sung qua kênh nhận biếu tặng còn hạn chế hơn nữa.

Tuy nhiên, thông qua nhận biếu tặng, TVQĐ cũng đã thu thập được một số

luận văn, luận án của các cá nhân, chủ yếu là những người đã sử dụng tài liệu của

Thư viện trong quá trình làm luận văn hoặc viết về Thư viện. Ngoài ra còn có một

số tài liệu nội bộ của các đơn vị trong quân đội gửi biếu Thư viện.

2.3.3.4. Sao chụp

Có thể nói, đối với tài liệu xám, sao chụp là nguồn bổ sung rất quan trọng,

mang lại nhiều tài liệu cho TVQĐ. Thông thường, nguồn này được áp dụng đối với

những tư liệu, tài liệu quý, hiếm và cả các luận văn, luận án, báo cáo kết quả nghiên

cứu khoa học, đề tài nghiên cứu các cấp. Khi tiếp cận được với các tài liệu quý tại

các cơ quan TTTV, vì không thể mua được nên các cán bộ bổ sung thường lấy giấy

giới thiệu của Thư viện, tới các cơ quan đó liên hệ để được sao chụp lại các tài liệu.

Việc sao chụp hầu hết vẫn phải trả tiền nhưng không nhiều.

Các loại tài liệu xám ở TVQĐ có nội dung chủ yếu xoay quanh chính trị, quân

sự và một số vấn đề xã hội.

Đối với tài liệu có nội dung về quân sự, Thư viện thường tìm đến các cơ quan:

Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự BQP; Viện Chiến lược quân sự (BQP);

Viện Lịch sử Quân sự Việt Nam; Ban Từ điển Quân sự; Tổng cục 5 (Bộ Công an);

Phòng Thông tin khoa học Tổng cục Kỹ thuật …

Đối với các tài liệu về chính trị, xã hội các một số nguồn tin cậy của Thư viện

là: Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Ban Tuyên giáo Trung ương; Ban Đối ngoại



Trung ương; Các Viện nghiên cứu thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia

Hồ Chí Minh...

Đây là nguồn bổ sung hiệu quả, tập hợp được nhiều nguồn tài liệu xám quan

trọng và không mất nhiều kinh phí. Tuy nhiên, do quy định của một số cơ quan

Trung ương, đôi khi các cán bộ bổ sung phải trải qua nhiều thủ tục cần thiết để tiếp

cận và xin phép được sao chụp tài liệu với nguồn tài liệu tại các cơ quan này.

2.3.3.5. Sƣu tầm trong nhân dân

Ngoài các nguồn bổ sung chính thống trên, TVQĐ còn bổ sung các loại tài

liệu xám qua việc sưu tầm trong nhân dân. Nếu như với nhiều loại hình tài liệu

khác, sưu tầm chỉ là kênh bổ sung rất nhỏ thì với các loại tài liệu xám, đặc biệt tài

liệu có nội dung chính trị, quân sự như ở TVQĐ thì đây lại là nguồn bổ sung quan

trọng.

Có rất nhiều tài liệu quý, hiếm, có giá trị cao không nằm trong các cơ quan

TTTV mà lại thuộc sở hữu của các cá nhân. Các cá nhân đó có thể là các nhà nghiên

cứu, chủ các đề tài khoa học hoặc các nhà sưu tầm… Có thể lấy ví dụ một số tài liệu

quý hiếm mà TVQĐ đã bổ sung qua kênh này:

- Biên niên sự kiện về mối quan hệ Việt - Trung từ năm 1949 đến 1992

- Bách khoa tri thức về các mối quan hệ chính trị thế giới

- Biên niên sự kiện Bộ ngoại giao từ năm 1975 đến nay. Cuốn sách này chỉ

được in vài trăm bản và lưu hành trong Bộ Ngoại giao (chủ yếu dành cho những

người đứng đầu Bộ), ngay cả phòng Thông tin - Tư liệu của Bộ Ngoại giao cũng

không có bản lưu. TVQĐ đã liên hệ và mua được một bản qua kênh sưu tầm tài

liệu.

- 3 tập sách tiếng Trung về Quan hệ Biên giới Việt - Trung. Bộ sách này hầu

như không thể tìm thấy tại Việt Nam nhưng Thư viện đã sưu tầm được từ một nhà

nghiên cứu được lưu học sinh Việt Nam tại Đại học Vân Nam (Trung Quốc) gửi

biếu.

Kênh bổ sung này thực sự đã đem lại cho TVQĐ nhiều tài liệu quý hiếm, có

giá trị rất cao. Đây là nguồn bổ sung lớn đối với các loại tài liệu xám của Thư viện.

Nguồn này chiếm gần 1/3 tổng số lượng bổ sung tài liệu xám hàng năm. Để có được

các dạng tài liệu này, các cán bộ thư viện đã mất nhiều công sức tìm hiểu và liên hệ

với các cá nhân để mua lại, trao đổi hoặc sao chụp các tài liệu đó.



2.4. Thực trạng công tác xử lý tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội

Trong chu trình đường đi của tài liệu tại các cơ quan TTTV từ khâu bổ sung

đến khâu phục vụ bạn đọc, xử lý thông tin là công đoạn khó khăn, phức tạp và đòi

hỏi sự đầu tư về trí tuệ, chất xám nhiều nhất. Hoạt động này mang tính chất quyết

định và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ NDT.

Đây chính là công tác chuẩn bị cho sự ra đời các loại hình sản phẩm thông tin, dịch

vụ thông tin và triển khai thực hiện chức năng hoạt động của bất kỳ một cơ quan

TTTV nào. Công tác xử lý tài liệu được tổ chức thực hiện tốt tất yếu sẽ làm gia tăng

giá trị thông tin cũng như hiệu quả phục vụ NDT, giúp cho bạn đọc và cán bộ thư

viện tiếp cận tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Công tác xử lý tài liệu của TVQĐ là nội dung hoạt động thứ hai sau hoạt

động bổ sung trao đổi thông tin, tài liệu. Công tác xử lý tài liệu xám của TVQĐ

phần lớn do bộ phận Xử lý kỹ thuật thuộc phòng Bổ sung - Xử lý kỹ thuật đảm

nhiệm, một bộ phận các báo, tạp chí, bản tin nội bộ của các đơn vị được giao cho

phòng Báo - Tạp chí. Các loại tài liệu này được xử lý, phục vụ theo cùng nguyên tắc

với các loại báo chí của Thư viện.

Tài liệu xám là một trong các loại hình tài liệu đang được TVQĐ thu thập, xử

lý, bảo quản và khai thác. Chính vì vậy, cũng như các loại tài liệu khác, tài liệu xám

được Thư viện xử lý theo 3 công đoạn: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội

dung. Tuy nhiên, với những đặc điểm đặc thù của loại hình tài liệu này cũng như

căn cứ vào nhu cầu của đối tượng thường xuyên sử dụng nguồn tài liệu xám, Thư

viện cũng quy định thêm những điểm khác biệt khi xử lý so với các loại hình tài liệu

khác.

2.4.1. Xử lý kỹ thuật

Xử lý kỹ thuật là giai đoạn xử lý sơ lược cho tài liệu. Sau khi tài liệu được thu

thập từ các nguồn về TVQĐ, các cán bộ xử lý sẽ lần lượt thực hiện các công việc:

- Vào sổ đăng ký tổng quát cho tổng số tài liệu, vào sổ đăng ký cá biệt

(ĐKCB) cho từng tên tài liệu, mỗi tên tài liệu chỉ đăng kí một lần.

- Đóng dấu của thư viện vào trang tên sách và vào trang 17.



Xử lý kỹ thuật ở TVQĐ khác với ở một số thư viện khác ở chỗ: công đoạn xử

lý kỹ thuật không bao gồm việc in và dán nhãn. Xử lý kỹ thuật tài liệu được làm thủ

công, không có sự tham gia của các loại máy móc.

Ký hiệu ĐKCB cho tài liệu nói chung của TVQĐ được tạo lập bao gồm các

yếu tố: Kho tài liệu, Khổ cỡ, Số thứ tự trong sổ ĐKCB

* Kho tài liệu

Vốn tài liệu của TVQĐ được phân làm 3 kho lớn:

- Kho báo: lưu trữ tất cả các loại báo, tạp chí của Thư viện

- Kho mượn: lưu trữ tất cả các sách bạn đọc có thể mượn về, có ký hiệu là M.

- Tổng kho chứa toàn bộ các loại sách, tài liệu chỉ phục vụ đọc, bao gồm các

bộ phận chính:

Sách tiếng Việt: Ký hiệu: V

Sách tiếng Anh: Ký hiệu: A

Sách tiếng Pháp: Ký hiệu: F

Sách tiếng Trung: Ký hiệu: H

Sách tiếng Nga: Ký hiệu: X

Sách lưu chiểu: Ký hiệu: LC

Luận văn - luận án: Ký hiệu: LAV

Tư liệu: Ký hiệu: T

Như vậy, có thể thấy các loại luận văn - luận án và tư liệu được xếp thành bộ

phận riêng trong Tổng kho. Các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo chỉ huy cũng

được xử lý và sắp xếp cùng với tư liệu. Tài liệu xám của TVQĐ không phân chia

theo ngôn ngữ như các loại tài liệu khác vì hầu hết đều là tiếng Việt hoặc đã được

dịch ra tiếng Việt.

* Khổ cỡ

Tại nhiều thư viện, thông thường, tài liệu được chia làm 3 khổ như sau:

- Khổ lớn: (Đối với tài liệu trên 23cm) Ký hiệu: L

- Khổ vừa: (Đối với tài liệu từ 19-23cm) Ký hiệu: V

- Khổ nhỏ: (Đối với tài liệu dưới 19cm) Ký hiệu: N



Tuy nhiên, do TVQĐ có rất ít tài liệu khổ lớn nên các cán bộ thư viện đã quy

ước định ký hiệu chung cho tài liệu khổ lớn và khổ vừa là V. Vì vậy, ký hiệu khổ cỡ

trong ĐKCB của các loại tài liệu tại Thư viện chỉ là N hoặc V.

* Số thứ tự trong sổ ĐKCB

TVQĐ quy định sử dụng một dãy gồm từ 1 đến 5 chữ số, theo thứ tự trong sổ

ĐKCB của từng loại tài liệu để thiết lập số thứ tự của các tài liệu trong mỗi kho.

Quy định tạo lập kết cấu ký hiệu ĐKCB trên áp dụng chung cho các loại hình

tài liệu tại Thư viện. Riêng đối với các loại hình tài liệu xám, Thư viện thường giản

lược yếu tố khổ cỡ trong kết cấu ký hiệu ĐKCB, tùy từng loại hình tài liệu cụ thể.

Tuy nhiên kết cấu ký hiệu dù có được giản lược nhưng vẫn phải đảm bảo 2 yếu tố

bắt buộc và tối thiểu phải có là: kho tài liệu, số thứ tự trong sổ ĐKCB. Chính vì vậy

kết cấu ký hiệu ĐKCB cho tài liệu xám có đôi chút khác biệt với hệ thống ký hiệu

ĐKCB chung của TVQĐ, cụ thể như sau:

- Kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu Luận văn - luận án và Tư liệu (bao

gồm cả các Ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy)

Kho tài liệu_Số thứ tự trong sổ ĐKCB

Ví dụ 1:

LAV 5625

Trong đó:

LAV: Kho luận văn, luận án

5625: Số thứ tự xếp giá (Số thứ tự trong sổ ĐKCB)

Ví dụ 2:

T 22242

Trong đó:

T: Kho Tư liệu


Như vậy kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu luận văn, luận án và tư liệu

đã được giản lược phần thông tin về khổ cỡ (vì trên thực tế tất cả các luận văn, luận

án và tư liệu đều có khổ cỡ tương đương nhau, do đó không cần thể hiện yếu tố này

trong ký hiệu ĐKCB)

- Kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu sách nội bộ Lưu chiểu:

Kho tài liệu;Khổ cỡ / Số thứ tự trong sổ ĐKCB



Ví dụ:

LCN/10095

Trong đó:

LC: Kho Lưu chiểu

N: Khổ nhỏ


Như vậy kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu lưu chiểu có đầy đủ thông

tin về kho tài liệu, khổ cỡ và số thứ tự ĐKCB.

Đối với các loại báo, tạp chí, bản tin nội bộ, công tác xử lý kỹ thuật cũng

giống với các loại báo trong Thư viện và khác với quy trình xử lý các dạng tài liệu

xám khác. Hàng kỳ, khi có báo mới được phân về, cán bộ phòng Báo - Tạp chí có

trách nhiệm đóng dấu, đăng ký báo và ghi ký hiệu vào mỗi tờ báo để phục vụ bạn

đọc. Việc quản lý các loại báo ở TVQĐ được thực hiện qua các phiếu chuyên dụng.

Các phiếu này có kích thước bằng khổ giấy A5, có tên từng loại báo, tạp chí và được

chia thành 12 ô lớn (ứng với 12 tháng trong năm), trong mỗi ô lớn lại được chia nhỏ

tùy theo định kỳ từng loại báo. Đăng ký báo là việc viết số báo vào các ô tương ứng

theo thứ tự.

Nhìn chung, các công việc của giai đoạn xử lý kỹ thuật tài liệu được thực hiện

tương đối đơn giản, không phức tạp nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ, chuẩn xác, đặc biệt là

khi tiến hành vào sổ ĐKCB vì mỗi tên tài liệu chỉ được đăng kí duy nhất một lần,

không cho phép nhầm lẫn. Sổ ĐKCB không chỉ để kiểm soát nguồn tài liệu trong

Thư viện mà còn rất quan trọng và cần thiết trong công tác kiểm kê tài liệu sau này.

2.4.2. Xử lý hình thức

Xử lý hình thức của tài liệu chính là mô tả thư mục (hay còn được gọi là biên

mục mô tả). Mô tả thư mục là quá trình nhận dạng và mô tả một tư liệu (ghi lại

những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý…

của tài liệu ấy), đồng thời lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập, trừ các điểm

truy nhập theo chủ đề.

Mô tả thư mục bao gồm các công việc:

- Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình

thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, đặc trưng số lượng…).



- Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu, tờ nhập tin…)

theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau

này.

Để thực hiện công đoạn biên mục mô tả tài liệu, Thư viện đã tiến hành xây

dựng phiếu nhập tin, áp dụng quy tắc mô tả dựa trên tiêu chuẩn ISBD và khổ mẫu

MARC21.

* Xây dựng phiếu nhập tin

Từ năm 2004, TVQĐ đã phối hợp với công ty phần mềm Thăng Long (thuộc

Công ty tư vấn và phát triển phần mềm Việt Nam) xây dựng phần mềm quản lý thư

viện mới áp dụng cho TVQĐ - phần mềm ESYSLIB (Elib-System Library). TVQĐ

đã ứng dụng phần mềm cho Phòng Phát hành sách, Phòng Bổ sung và xử lý kỹ thuật

để xử lý tài liệu mới nhập về đồng thời xử lý hồi cố sách quân sự, chính trị, xã hội.

- Phần mềm ESYSLIB có những ưu điểm như:

+ Dễ dàng sử dụng, thao tác đơn giản, phù hợp với trình độ của đội ngũ cán

bộ TVQĐ.

+ Tính chuyên môn: Mô hình làm việc của phần mềm ESYSLIB được thiết

kế trên mạng LAN, giúp quá trình vận hành phần mềm và xử lý dữ liệu thuận tiện,

tính nhất quán, chính xác.

+ Tính tập trung dữ liệu, nhanh chóng ...

Hình 6: Giao diện phần mềm ESYSLIB



Trong thời kỳ đầu khi tiến hành biên mục theo MARC21 trên phần mềm mới,

cán bộ xử lý tài liệu gặp không ít khó khăn khi nhập liệu trực tiếp, dễ dẫn tới sai sót.

Chính vì vậy Thư viện đã phối hợp với công ty Thăng Long để thiết lập các loại

phiếu nhập tin dựa trên khổ mẫu MARC21, chủ yếu cho tài liệu dạng giấy là sách,

báo - tạp chí, luận án, luận văn...

Phiếu nhập tin cho sách gồm 26 trường thuộc các khối trường chính sau:

0XX Khối trường kiểm soát số và mã 3 trường

1XX Khối trường các tiêu đề chính 2 trường

2XX Khối trường nhan đề, thông tin trách nhiệm 4 trường

3XX Khối trường các mô tả vật lý 1 trường

4XX Khối trường các thông tin tùng thư 1 trường

5XX Khối trường các phụ chú 2 trường

6XX Khối trường điểm truy cập chủ đề 7 trường

7XX Khối trường tiêu đề bổ sung 2 trường

8XX Khối trường liên quan đến nơi lưu trữ 1 trường

9XX Khối trường sử dụng cục bộ 3 trường

Trong số 26 trường được thiết lập để mô tả tài liệu, có những trường sử dụng

chung cho mọi loại hình tài liệu như:

- Trường 100: Tiêu đề mô tả tác giả cá nhân

- Trường 245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm

- Trường 260: Các thông tin về xuất bản

- Trường 852: Nơi và vị trí lưu giữ…

Tài liệu xám là luận văn - luận án có mẫu phiếu nhập tin riêng, chỉ bao gồm

15 trường. Loại phiếu này có một số điểm khác biệt so với phiếu nhập tin sách.

- Trường 250 (lần xuất bản) và trường 490 (tùng thư) được lược bỏ vì đặc

trưng của tài liệu dạng này là không được xuất bản.

- Trường 260, trường con $a – Địa điểm bảo vệ, $b – Cơ quan tổ chức bảo vệ,

$c – Năm hoàn thành.

- Có thêm trường 502 (Phụ chú luận văn – luận án)



- Một số trường từ khóa được lược bỏ: trường 600 (từ khóa nhân vật), 610 (từ

khóa tên cơ quan), 611 (từ khóa tên hội nghị).

- Trường 700 (tiêu đề bổ sung) cũng được lược bỏ do đặc thù của luận văn,

luận án chỉ có một tác giả.

Các loại sách nội bộ, tư liệu, ẩn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy

được xử lý trên cùng mẫu phiếu nhập tin với sách. Các bài trích báo, tạp chí, bản tin

nội bộ được xử lý theo mẫu phiếu nhập tin của báo.

* Biên mục mô tả tài liệu

Sau khi tiến hành xây dựng phiếu nhập tin, cán bộ xử lý sẽ tiến hành biên mục

tài liệu. Hiện nay tại TVQĐ áp dụng hai hình thức biên mục là biên mục gốc và

biên mục sao chép:

- Biên mục gốc áp dụng cho nguồn tài liệu trong nước, trong đó bao gồm các

nguồn tài liệu xám.

- Biên mục sao chép áp dụng cho vốn tài liệu nước ngoài, chủ yếu là sách.

Với các loại hình tài liệu xám, TVQĐ tiến hành áp dụng biên mục gốc.

Biên mục gốc (còn gọi là biên mục tại chỗ) là quá trình tạo lập biểu ghi thư

mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các format nhập dữ

liệu có sẵn của một phần mềm thư viện nào đó quy định.

Quy trình cơ bản của biên mục gốc áp dụng tại TVQĐ bao gồm các bước sau:

+ Xử lý tiền máy: mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin

(worksheet), kiểm soát tính thống nhất.

+ Nhập dữ liệu.

+ Đồng bộ dữ liệu lên máy chủ để tra cứu, in kết quả dạng phiếu mục lục, thư

mục.

Để bắt đầu công việc biên mục, cán bộ xử lý sẽ tiến hành biên mục chi tiết

cho các tài liệu đã được biên mục sơ lược (quá trình biên mục sơ lược đã được tiến

hành song song với quá trình tạo lập số ĐKCB cho tài liệu ngay khi tài liệu mới

được bổ sung về Thư viện). Công đoạn biên mục chi tiết bắt đầu với việc thiết lập

các giá trị ngầm định cho các trường của tài liệu cần biên mục trong phiên làm việc

hay xây dựng, chỉnh sửa các mẫu biên mục. Sau khi hoàn tất công việc nhập liệu,

cán bộ biên mục có thể xem xét lại toàn bộ biểu ghi vừa xử lý trước khi tiến hành

thao tác cập nhật. Quy trình biên mục kết thúc khi biểu ghi được cập nhật sau khi đã



có những chỉnh sửa dữ liệu (nếu có), chính thức bổ sung vào CSDL với tư cách là

một biểu ghi hoàn chỉnh.

Sản phẩm của công đoạn biên mục là bản mô tả tài liệu được trình bày theo

chuẩn ISBD. Ví dụ:

Nghiên cứu cơ bản về hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN). – H. :

Tổng cục II, 2007. – 323tr. ; 29cm

Phần 2

Trên thực tế, sau một thời gian làm việc với phần mềm ESYSLIB, các cán bộ

đã quen với công việc và có thể xử lý tài liệu (kể cả tài liệu xám) trực tiếp trên máy

tính, bỏ qua giai đoạn viết phiếu tiền máy. Đây là một hạn chế trong công tác xử lý

tài liệu xám tại TVQĐ. Loại hình tài liệu này nên được xử lý tiền máy trước khi tiến

hành nhập tin để đảm bảo chất lượng của quá trình xử lý tài liệu. Thêm vào đó, bộ

phận Xử lý kỹ thuật của TVQĐ gồm 4 cán bộ, mỗi người chuyên trách 1 hoặc 2

mảng tài liệu. Các loại luận văn – luận án và tư liệu được giao cho 1 cán bộ xử lý,

chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình. Mặc dù có sự trao đổi giữa các cán bộ nhưng

vẫn không có công đoạn kiểm tra chéo trong quy trình xử lý tài liệu. Điều này cũng

ảnh hưởng tới chất lượng công việc vì tài liệu xám là các dạng tài liệu có hàm lượng

khoa học cao, đòi hỏi phải được biên mục cẩn thận, tập trung trí tuệ của nhiều

người, qua nhiều khâu để không bỏ sót giá trị và thông tin của tài liệu.

2.4.3. Xử lý nội dung

Xử lý nội dung tài liệu bao gồm các hoạt động như: phân loại, định từ khoá,

định chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận. Đây là một công đoạn xử lý đòi hỏi cán bộ

thực hiện phải có trình độ nghiệp vụ, có kiến thức chung rộng và có sự hiểu biết về

tình hình thực tế nhất định. Công đoạn này không những đòi hỏi cán bộ biên mục

phải nắm vững chuyên môn mà còn đòi hỏi phải có các công cụ xử lý tài liệu tiêu

chuẩn để thực hiện và hỗ trợ quá trình xử lý (Khung phân loại, Bộ từ khóa kiểm

soát, Bảng đề mục chủ đề, các tài liệu tra cứu…). Xử lý nội dung cung cấp cho

NDT những thông tin xác thực nhất về nội dung chứa trong tài liệu đó, giúp họ tìm

kiếm, lựa chọn được các tài liệu chính xác với yêu cầu và có cái nhìn tổng quan

nhất trước khi tiếp xúc với tài liệu đó.

Hoạt động xử lý nội dung tài liệu tại TVQĐ bao gồm các công đoạn sau:



* Phân loại tài liệu

Trong những năm đầu mới thành lập, do điều kiện khách quan, công tác phân

loại tài liệu của TVQĐ còn chưa được thực hiện quy củ và thống nhất. Sau đó, trong

nhiều năm liền, Thư viện đã áp dụng “Khung phân loại thư viện - thư mục BBK”

của Nga, tạo nên sự thống nhất trong phân loại tài liệu thư viện. Mặc dù vậy, Khung

phân loại BBK do các cơ quan TTTV Nga biên soạn, nội dung vẫn không thực sự

phù hợp với việc phân loại tài liệu Việt Nam. Do vậy, từ khoảng đầu những năm 90

của thế kỷ XX, khi Thư viện Quốc gia Việt Nam sửa đổi, bổ sung “Bảng phân loại

dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp Việt Nam” (gọi tắt là Bảng phân loại 19

lớp, Bảng này đã có từ giữa những năm 60), TVQĐ đã tiến hành chuyển đổi Bảng

phân loại trong xử lý tài liệu thư viện. Hiện nay, Thư viện vẫn đang áp dụng Bảng

phân loại 19 lớp, bản sửa đổi, bổ sung năm 2002.

Việc phân loại tài liệu tại Thư viện nhằm hai mục đích:

- Sắp xếp các tài liệu trong kho mở

- Xây dựng bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại

Với đặc thù vừa là thư viện khoa học tổng hợp, vừa là thư viện khoa học

chuyên ngành quân sự lớn nhất cả nước, TVQĐ có vốn tài liệu có nội dung vừa

rộng (bao gồm nhiều môn loại tri thức) vừa sâu (về chuyên ngành quân sự - chính

trị). Điều này ít nhiều gây khó khăn cho công tác xử lý, bởi nó đòi hỏi người cán bộ

vừa phải có mặt bằng kiến thức chung bao quát, vừa phải có kiến thức tốt về mảng

quân sự - chính trị cùng với khả năng cập nhật các tri thức, các ngành hoặc lĩnh vực

khoa học mới.

Việc phân loại các tài liệu xám cũng được Thư viện tiến hành theo đúng quy

trình phân loại như với các loại hình tài liệu khác. Điểm khác biệt duy nhất là do

đặc thù nguồn tài liệu xám có số lượng ít hơn rất nhiều so với tài liệu dạng sách, do

vậy ký hiệu phân loại cho loại hình tài liệu này thường được rút gọn hơn, không

phân loại quá sâu hoặc quá chi tiết. Theo các cán bộ xử lý kỹ thuật của Thư viện,

việc phân loại các loại tài liệu xám dễ dàng hơn so với phân loại nhiều tài liệu khác

vì một số lý do sau:

- Luận văn – luận án đều có sẵn mã số chuyên ngành trên trang bìa, cán bộ thư

viện có thể dựa vào đó để phân loại.



- Các loại tư liệu thường có tên và nội dung thể hiện chuyên ngành rõ ràng

nên dễ phân định vào các môn loại tri thức.

Ví dụ về một tài liệu đã được phân loại:

Nghiên cứu tác dụng của tấm nguyên bào sợi đồng loại nuôi cấy trong điều

trị vết thương bỏng: Luận án tiến sĩ y học: 62.72.07.04 / Nguyễn Hải An. – H. :

Học viện quân y, 2008. – 121tr. ; 29cm

Ký hiệu phân loại: 617.041

Thực tế tìm hiểu cho thấy cán bộ xử lý tài liệu tại Thư viện luôn có ý thức

nâng cao chất lượng công tác định ký hiệu phân loại và cố gắng trong phạm vi có

thể để tạo ra sự thống nhất trong việc xây dựng các ký hiệu phân loại cho tài liệu.

* Định từ khoá tài liệu

Bên cạnh việc phân loại tài liệu để xây dựng mục lục phân loại, tổ chức kho

mở, xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại, Thư viện đã nghiên

cứu xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin bằng từ khoá.

Để có thể định từ khoá thật chính xác, có chất lượng, lựa chọn được khái niệm

đặc trưng nhất, cán bộ xử lý đã nghiêm túc tuân thủ quy định của quy trình định từ

khoá tài liệu. Chính vì vậy, nhìn chung chất lượng hệ thống từ khoá của TVQĐ đã

phản ánh được nội dung chủ yếu của tài liệu và mang tính thông dụng đối với NDT.

Hệ thống từ khoá ngắn gọn, phản ánh tương đối đầy đủ nội dung, chủ đề tài liệu.

Tuy nhiên hiện nay trong hệ thống từ khoá tại Thư viện còn tồn tại một số nhược

điểm sau:

- Về hình thức: một số từ khoá phạm lỗi chính tả hoặc sai lỗi cấu trúc trong

quá trình xử lý.

- Về nội dung: đôi khi vẫn còn một số sai sót trong cách sử dụng các thuật

ngữ, làm cho các từ khoá trở nên rườm rà, khó hiểu, tối nghĩa đối với NDT, hoặc

không sát với nội dung tài liệu.

Trong quá trình định từ khóa nguồn tài liệu xám, vấn đề mà cán bộ Trung tâm

thường gặp phải là có nhiều công trình nghiên cứu khoa học thuộc chuyên ngành

sâu, gây ra sự phức tạp và khó khăn trong quá trình xác định các từ khóa để mô tả

chính xác nội dung tài liệu. Tài liệu xám của TVQĐ đa phần thuộc các chuyên

ngành quân sự, chính trị và ngoại giao, điều này cũng đồng nghĩa với việc rất khó

tìm hoặc không thể tìm thấy từ khóa trong bộ từ khoá kiểm soát đang được sử dụng



tại Thư viện, gây nhiều khó khăn cho công tác xử lý tài liệu của cán bộ. Thực tế đó

đòi hỏi cán bộ xử lý tài liệu vừa phải luôn tìm tòi, cập nhật thông tin qua nhiều kênh

khác nhau (sách báo, truyền thanh, truyền hình…), vừa phải tạo thói quen sử dụng

các công cụ tra cứu hỗ trợ như các từ điển chuyên ngành, các tạp chí khoa học

chuyên ngành để có thể hiểu sâu, hiểu sát hơn thuật ngữ, từ đó lựa chọn và sử dụng

chính xác các từ khoá thể hiện nội dung tài liệu.

Để đảm bảo chất lượng của hệ thống từ khoá và kiểm soát tính thống nhất

trong quá trình định từ khoá, từ nhiều năm nay, TVQĐ đã áp dụng “Bộ từ khoá” do

Thư viện Quốc gia biên soạn và hiện nay đang sử dụng bản chỉnh lý, bổ sung năm

2005.

Trong quá trình định từ khóa cho các tài liệu xám, cán bộ xử lý luôn cố gắng

bám sát “Bộ từ khóa” để chuẩn hóa công tác nghiệp vụ. Tuy nhiên, trên thực tế, bộ

từ khoá trên vẫn không đáp ứng được yêu cầu công việc do nội dung của các tài liệu

xám luôn mang tính mới với các kiến thức chuyên ngành sâu. Vì vậy, công việc

định từ khoá cho các tài liệu xám vẫn có sự tham gia của các từ khoá tự do.

Hạn chế của việc áp dụng phương pháp định từ khoá tự do là chất lượng từ

khoá phụ thuộc nhiều vào suy nghĩ chủ quan của người định từ khoá. Thực tế đã

chứng minh nếu việc định từ khoá thiếu sự thống nhất và thiếu sự kiểm soát chặt

chẽ về mặt kỹ thuật, để mỗi cán bộ xử lý tài liệu làm theo một phương pháp và quan

điểm riêng của mình thì kết quả sau một thời gian tích luỹ ta sẽ có các từ khoá

không đảm bảo về độ chính xác của nội dung tài liệu, không ngắn gọn, thiếu tính

khoa học, khó hiểu, gây khó khăn cho NDT khi tìm tài liệu. Thông tin thu được là

những thông tin không chính xác, thiếu hụt và tản mạn. Điều đó đòi hỏi người định

từ khoá cũng như người tìm tin ở Thư viện phải có trình độ chuyên môn sâu, kiến

thức khoa học rộng, nhiều kinh nghiệm trong công tác xử lý tài liệu, thông thạo

ngoại ngữ và được trang bị đầy đủ các công cụ và phương tiện cần thiết như máy

tính, tài liệu tra cứu…

So với ngôn ngữ từ khoá có kiểm soát, ngôn ngữ từ khoá tự do có khối lượng

từ phong phú và đảm bảo cao nhất về tính thời sự và cập nhật từ mới. Ngoài ra việc

định từ khóa tự do khiến công việc xử lý nhanh chóng hơn vì không phải thực hiện

công đoạn kiểm soát từ. Tuy nhiên ngôn ngữ từ khoá tự do có mức độ hình thức hoá

thấp, thiếu thống nhất nên ảnh hưởng đến quá trình tìm tin.



Ví dụ về một tài liệu đã được định từ khóa:

Quan hệ giữa vương quốc cổ Champa với các nước trong khu vực: Luận

án tiến sĩ: 5.03.03 / Hà Bích Liên. – H. : Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, 2000.

– 172tr. ; 29cm

Từ khóa kiểm soát: Lịch sử, Kinh tế, Ngoại giao, Quan hệ ngoại giao

Từ khóa tự do: vương quốc Champa

* Tóm tắt tài liệu

Trong dây chuyền xử lý thông tin, ở một chừng mực nào đó, làm tóm tắt có

thể được coi là công việc tiếp tục của hoạt động xử lý thư mục, nhưng đã có vị trí

độc lập nhất định. Mục đích của việc làm tóm tắt là giới thiệu cho NDT nội dung

của tài liệu gốc để họ có cơ hội đánh giá sự phù hợp của tài liệu so với yêu cầu của

mình và sẽ quyết định sử dụng nó hay không. Nhiệm vụ của người làm tóm tắt là:

- Cung cấp cho NDT hình ảnh khái quát về tài liệu gốc, tức là những vấn đề

mà nội dung tài liệu gốc đề cập đến. Hay nói một cách khác là mô tả nội dung tài

liệu gốc.

- Cung cấp cho NDT những thông tin cơ bản về các vấn đề mà tài liệu gốc đề

cập đến. Hay nói cách khác là tóm tắt nội dung tài liệu gốc.

Như vậy, làm tóm tắt là trình bày bằng văn bản một cách đầy đủ, chính xác và

ngắn gọn nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất cứ lời bình luận nào từ

phía người làm tóm tắt. Tất cả các dạng tài liệu trong thư viện đều nên làm tóm tắt

để NDT tìm kiếm và lựa chọn được những tài liệu xác thực nhất với yêu cầu một

cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tuy nhiên do điều kiện hạn hẹp về nhân lực, kinh phí và thời gian nên hiện

nay TVQĐ chưa áp dụng tóm tắt đối với tất cả các loại hình tài liệu, kể cả tài liệu

xám. Đây là điểm hạn chế rất lớn trong công tác xử lý tài liệu của Thư viện. Các

luận án, luận văn, tư liệu là những tài liệu có giá trị khoa học cao. Nội dung thông

tin trong các loại hình tài liệu này phong phú, đa dạng chứa nhiều kinh nghiệm, kiến

thức đã tích lũy trong quá trình hoạt động, nghiên cứu; các thông tin trong các tài

liệu này không thể có được qua các tài liệu công bố thông thường và các thông tin

này thường rất kịp thời. Các quan điểm, nội dung được các tác giả trình bày trong

luận án, luận văn đều mang tính lý luận cao và nhiều công trình nghiên cứu có thể

triển khai trong thực tế. Việc tiếp cận các tài liệu này có ý nghĩa vô cùng lớn, giúp



cho các nhà quản lý, lãnh đạo, các nhà nghiên cứu tiết kiệm được thời gian và công

sức tìm kiếm, phân tích tài liệu. Hơn nữa, đối tượng sử dụng tài liệu này chủ yếu là

sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và các nhà nghiên cứu trong quá trình

tham khảo làm tiểu luận, khóa luận, luận văn, luận án và các bài viết, bài tham luận

khác. Họ khai thác các tài liệu này trong thời gian ngắn nhưng với tần xuất sử dụng

cao, mà số lượng tài liệu này rất ít. Do vậy, làm tóm tắt luận văn, luận án và tư liệu

là một yêu cầu cấp thiết cần được TVQĐ xem xét và triển khai.

Trên thực tế, hiện nay, công tác xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu của

TVQĐ được các cán bộ thực hiện trực tiếp trên máy tính với phần mềm quản lý thư

viện ESYSLIB. Các thông tin về biên mục, phân loại, từ khóa đều được nhập trực

tiếp vào biểu mẫu nhập tin mà không qua viết phiếu xử lý tiền máy. Điều này có

thuận lợi là giúp các cán bộ thư viện tiết kiệm được thời gian, công sức song lại là

hạn chế đối với việc xử lý tài liệu, đặc biệt là các loại tài liệu xám. Như đã nói ở

trên, tài liệu xám là loại hình tài liệu có hàm lượng tri thức cao, nội dung đa dạng,

phức tạp và có tính cập nhật. Việc xử lý các tài liệu này đòi hỏi nhiều công sức, thời

gian và phải rất cẩn thận, tỉ mỉ để tránh sai sót. Vì vậy, xử lý tài liệu xám nên bao

gồm công đoạn viết phiếu tiền máy và cần được trao đổi, kiểm tra chéo giữa các cán

bộ xử lý để đảm bảo chất lượng công việc.

Sau khi xử lý tài liệu trực tiếp trên máy tính, tức là đã nhập đầy đủ thông tin

vào biểu mẫu nhập tin, các cán bộ thư viện sẽ tiến hành in nhãn và phiếu mục lục

(hay còn gọi là phích) cho tài liệu thông qua các máy in chuyên dụng. Từ các thông

tin đã được nhập máy, phần mềm ESYSLIB hỗ trợ in nhãn và phích theo khuôn

dạng (format) định sẵn.

Nhãn các loại tài liệu của TVQĐ bao gồm các thông tin sau:

- Tên thư viện

- Số phân loại

- Mã vạch

- Số đăng ký cá biệt

Nhãn thường được dán ở góc trên bên trái của tài liệu

Phiếu mục lục bao gồm đầy đủ các thông tin biên mục của tài liệu, được trình

bày theo tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD. Có thể thấy rõ các mẫu nhãn

và phích cho tài liệu xám của TVQĐ qua hình minh họa dưới đây:



Hình 7: Tư liệu đã được dán nhãn

Hình 8: Phiếu mục lục cho tư liệu

Hình 9: Phiếu mục lục cho luận văn – luận án

Hiện nay, ngoài việc xử lý tài liệu mới nhập, TVQĐ còn tiến hành xử lý hồi

cố toàn bộ kho sách, tư liệu, luận văn, luận án của TVQĐ có từ những ngày đầu

thành lập đến năm 1998. Việc này được giao cho phòng Thông tin – thư mục – máy

tính kết hợp với phòng Mượn và phòng Báo – tạp chí thực hiện. Khác với xử lý tài

liệu mới, xử lý hồi cố có sự tham gia của phiếu nhập tin.

2.5. Thực trạng công tác tổ chức tra cứu và phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ

2.5.1. Tổ chức bộ máy tra cứu hiện đại

Trong thời đại bùng nổ thông tin, các nguồn tin khoa học nói chung và nguồn

tài liệu xám nói riêng gia tăng nhanh chóng, điều này gây rất nhiều khó khăn cho

NDT trong việc tìm kiếm, khai thác nguồn lực thông tin. Chính vì vậy, những người

làm công tác thông tin luôn suy nghĩ tìm cách xử lý, bao gói thông tin, xây dựng các



loại CSDL để giúp họ tiết kiệm, rút ngắn thời gian tối ưu trong quá trình tìm kiếm

thông tin.

Năm 2002, TVQĐ bắt đầu xây dựng mạng nội bộ và thực hiện tra cứu tài liệu

trên máy vi tính. Phòng Thông tin - thư mục - máy tính được giao nhiệm vụ quản trị

các CSDL hiện có của Thư viện. Hiện nay, TVQĐ đã xây dựng được một số lượng

biểu ghi lớn (hơn 100.000 biểu ghi) cho các CSDL dùng để phục vụ tra cứu các

dạng tài liệu, trong đó:

- CSDL sách TVQĐ: 91.593 biểu ghi

- CSDL Sách mượn: 9.205 biểu ghi

- CSDL Bài trích Báo - tạp chí: 18.141 biểu ghi

Việc tạo lập biểu ghi cho CSDL của TVQĐ hiện tại được tiến hành ở 2 bộ

phận chính: phòng Bổ sung – xử lý kỹ thuật và phòng Thông tin – thư mục – máy

tính. Bộ phận Xử lý kỹ thuật tạo lập biểu ghi cho CSDL trong quá trình xử lý tài

liệu mới nhập về Thư viện. Phòng Thông tin – thư mục – máy tính xử lý hồi cố các

loại tài liệu thư viện từ năm 1998 trở về trước, ưu tiên các loại tư liệu. Công việc xử

lý hồi cố này được triển khai từ năm 2004. Phòng Thông tin – thư mục – máy tính

cùng với sự phối hợp của phòng Mượn và phòng Báo – tạp chí đã bổ sung vào

CSDL của TVQĐ một lượng lớn biểu ghi các loại tài liệu.

Biểu ghi các loại tài liệu xám trình bày đầy đủ các thông tin thư mục của tài

liệu. Ví dụ, đối với luận văn – luận án, đó là các thông tin: Nhan đề luận án/luận

văn, loại luận án/luận văn, chuyên ngành luận án/luận văn, tác giả luận án/luận

văn, người hướng dẫn khoa học chính, nơi bảo vệ, cơ quan cho bảo vệ, năm bảo vệ,

số trang, tài liệu kèm theo, phụ chú, kí hiệu phân loại, kí hiệu xếp giá. Biểu ghi các

bài trích từ báo, bản tin nội bộ cũng bao gồm đầy đủ thông tin: tên bài trích, tác giả,

nguồn...

Tuy nhiên, cho đến nay, Thư viện vẫn chưa có CSDL tra cứu dành riêng cho

các loại hình tài liệu xám. Các biểu ghi luận văn – luận án, tư liệu vẫn nằm lẫn trong

CSDL sách TVQĐ, biểu ghi bài trích báo, bản tin nội bộ nằm trong CSDL bài trích

báo – tạp chí của Thư viện. Điều này đã làm hạn chế khả năng phục vụ bạn đọc có

nhu cầu về loại hình tài liệu này. Khi tìm kiếm dữ liệu thư mục về các loại tài liệu

xám trong CSDL, ngoài việc sử dụng từ khóa thể hiện nội dung tài liệu, NDT cần



phải thêm từ khóa về loại tài liệu như “luận văn”, “luận án”, “báo cáo”… để không

mất thời gian tìm kiếm trong toàn bộ CSDL.

2.5.2. Tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống

Ngoài việc tra cứu tài liệu xám thông qua các CSDL, NDT còn có thể tìm

kiếm nguồn tài liệu này thông qua hệ thống mục lục truyền thống. Hiện nay hệ

thống mục lục của Trung tâm bao gồm hai loại là mục lục chữ cái và mục lục phân

loại.

Nếu như bộ máy tra cứu hiện đại không định rõ CSDL tài liệu xám thì hệ

thống mục lục truyền thống của TVQĐ lại có riêng một tủ mục lục rất đầy đủ cho

loại hình tài liệu này. Tủ mục lục này bao gồm phiếu mục lục của tất cả các loại

luận văn – luận án và tư liệu mà Thư viện có, được đặt trong phòng Đọc tổng hợp

để thuận tiện cho bạn đọc tra cứu tại chỗ.

Hình 10: Tủ mục lục luận văn – luận án và tư liệu

Sở dĩ Thư viện có riêng một tủ mục lục cho loại hình tài liệu này là do trước

đây, trong khối phòng Phục vụ của Thư viện có riêng một phòng đọc dành cho bạn

đọc có nhu cầu về các loại tài liệu hạn chế, tài liệu xám, được gọi là phòng Đọc

nghiên cứu. Phòng đọc này có riêng hệ thống mục lục, được Thư viện duy trì đến

năm 2006.

Cũng như hệ thống mục lục truyền thống của Thư viện, tủ mục lục này gồm

hai loại: mục lục phân loại (sắp xếp theo môn loại) và mục lục chữ cái (sắp xếp theo



thứ tự chữ cái tên tài liệu). Trong mỗi loại mục lục, phiếu mục lục luận văn - luận

án được xếp vào các hộp phích phía trên, dưới đó là hộp phích tư liệu. Trước mỗi

hộp phích đều có chỉ dẫn loại tài liệu (luận án hoặc tư liệu), ký hiệu các môn loại

(các lớp) theo Bảng phân loại 19 lớp và số thứ tự hộp phích.

Tủ mục lục này vẫn thường xuyên được bổ sung phiếu mục lục khi có tài liệu

mới nhập về. Với thực trạng bộ máy tra cứu hiện đại chưa có riêng CSDL cho tài

liệu xám và chưa đầy đủ biểu ghi của tất cả tài liệu thư viện, bộ máy tra cứu truyền

thống này ưu việt hơn ở tính đầy đủ và rõ ràng, NDT không phải mất công tìm đúng

loại hình tài liệu mà mình cần. Thêm vào đó, do tư duy từ khóa của cán bộ xử lý tài

liệu và của NDT có điểm khác biệt (tư duy từ khóa của NDT thường không chuẩn)

nên đôi khi NDT gặp khó khăn trong việc tra cứu tài liệu qua bộ máy tra cứu hiện

đại. Trong trường hợp đó, họ tìm đến hệ thống mục lục truyền thống để đảm bảo tra

cứu đúng và đủ nhất so với nhu cầu của mình.

2.5.3. Tổ chức phục vụ bạn đọc

Mọi hoạt động của công tác phục vụ bạn đọc nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu

tin của NDT. Công tác phục vụ bạn đọc là khâu cuối cùng của chu trình đường đi

tài liệu trong thư viện. Là một bộ phận trong nguồn tin của các cơ quan TTTV, tài

liệu xám về cơ bản cũng được phục vụ như các nguồn tin khác nhằm đáp ứng nhu

cầu học tập, nghiên cứu của bạn đọc. Tuy nhiên, công tác phục vụ các tài liệu xám

cũng có những đặc trưng riêng, được TVQĐ quản lý trên cơ sở xem xét đặc điểm

nội dung của loại tài liệu này.

* Công tác phục vụ tài liệu xám dạng giấy

Trước đây, Thư viện có riêng một phòng Đọc nghiên cứu phục vụ bạn đọc có

nhu cầu về các loại tài liệu xám, tài liệu hạn chế. Phòng đọc này đã được duy trì

trong nhiều năm. Thư viện đã xây dựng một hệ thống mục lục tra cứu và các quy

tắc phục vụ dành riêng cho loại tài liệu này. Tuy nhiên, đến năm 2006, do nhu cầu

bức thiết của việc phát triển công tác thông tin – thư mục và áp dụng công nghệ

thông tin cùng với điều kiện mặt bằng có hạn, Thư viện buộc phải gộp phòng Đọc

nghiên cứu vào phòng Đọc tổng hợp để dành chỗ cho phòng Thông tin – thư mục –

máy tính. Hiện nay, Thư viện chỉ phục vụ đọc tại chỗ đối với các loại hình tài liệu

xám.



Các loại luận văn – luận án, tư liệu sau khi được xử lý kỹ thuật sẽ được

chuyển vào tổng kho để phục vụ bạn đọc. Trong tổng kho của Thư viện có khu vực

riêng cho các loại tài liệu này. Các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo cũng được

xếp chung với tư liệu để phục vụ nghiên cứu. Tài liệu xám tại Thư viện được tổ

chức và sắp xếp theo hình thức kho đóng. Do tính chất quý, hiếm và dễ bị hư hỏng

của nhiều tài liệu xám (đặc biệt là các tư liệu được đánh máy hoặc in roneo trên loại

giấy mỏng, dễ bị rách hoặc nhàu nát), Thư viện không thể áp dụng hình thức kho

mở đối với loại hình tài liệu này. Và cũng để bảo quản nguồn tư liệu được tốt nhất,

Thư viện đã đầu tư trang bị giá nén bằng kim loại để sắp xếp kho tư liệu của mình.

Để giải quyết mâu thuẫn giữa tần xuất phục vụ bạn đọc và công tác bảo quản, trong

quá trình số hóa tài liệu, Thư viện luôn ưu tiên xử lý các loại tư liệu trên đầu tiên.

Cũng do tính chất đặc biệt của các loại tài liệu xám nên quy tắc phục vụ đối

với các loại tài liệu này có điểm khác biệt so với các loại hình tài liệu khác của Thư

viện.

Theo mức độ phổ biến, tài liệu xám của TVQĐ có thể chia ra 3 loại: tài liệu

mật, tài liệu lưu hành nội bộ và tài liệu phục vụ rộng rãi.

- Tài liệu mật: chủ yếu là tư liệu, có nội dung liên quan đến các chiến lược,

chiến thuật, chỉ thị quan trọng do các cấp chỉ huy trung ương hoặc quân đội ban

hành trong những năm chiến tranh chống ngoại xâm hoặc tài liệu có nội dung về

quan hệ chính trị, ngoại giao, các vấn đề lớn của Đảng, Nhà nước và quân đội.

Đối với loại tài liệu này, Thư viện tuyệt đối không phục vụ sao chụp tài liệu.

Việc phục vụ đọc tại chỗ cũng vô cùng hạn chế. Những đối tượng NDT được tiếp

xúc với loại tài liệu này phải giữ một vị trí, cấp bậc nhất định trong cơ quan trung

ương hoặc quân đội. Họ phải có giấy giới thiệu của cơ quan công tác với nội dung

và lý do sử dụng tài liệu cụ thể. Việc người đọc có được sử dụng dạng tài liệu này

hay không do lãnh đạo phòng Phục vụ bạn đọc và Ban giám đốc Thư viện quyết

định. Trong nhiều trường hợp, khi xem xét thấy NDT không đủ điều kiện để sử

dụng tài liệu mật (dù có giấy giới thiệu), cán bộ thư viện vẫn từ chối phục vụ.

- Tài liệu lưu hành nội bộ: là các loại tài liệu phục vụ hạn chế, chỉ trong nội

bộ quân đội. Loại tài liệu này thường cũng có nội dung xoay quanh các vấn đề quân

sự - chính trị nhưng không quan trọng bằng các tài liệu mật. Tài liệu này được đưa

ra phục vụ các cán bộ, sĩ quan quân đội nói chung và một bộ phận NDT của các Bộ,



ngành có nhu cầu tìm tư liệu nghiên cứu. Những NDT ngoài quân đội muốn sử

dụng tài liệu nội bộ phải có giấy giới thiệu của cơ quan công tác.

Tùy nội dung từng tài liệu hạn chế mà cán bộ thư viện quyết định có phục vụ

sao chụp hay không. Với các tài liệu có nội dung chiến lược, chiến thuật, Thư viện

không thực hiện dịch vụ này. Đối với các tài liệu có nội dung lịch sử nói chung,

NDT vẫn có thể yêu cầu sao chụp tài liệu mà mình cần. Nhiều luận văn – luận án

của các cán bộ, sĩ quan trong quân đội cũng thuộc diện lưu hành nội bộ này.

Ngoài ra, 3 loại ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo do Thư viện biên soạn

cũng nằm trong diện phục vụ hạn chế. Thông thường, các ấn phẩm này sau khi được

xử lý (giống như xử lý tư liệu) sẽ được phân phối tới các chỉ huy, lãnh đạo cấp cao

trong BQP, các Tổng cục, các Cục, quân khu, quân đoàn và đơn vị ngang cấp. Bên

cạnh đó, TVQĐ vẫn phục vụ dạng tài liệu xám này tại phòng Đọc tổng hợp cho cán

bộ, sĩ quan quân đội và một số đối tượng NDT có nhu cầu nghiên cứu.

- Tài liệu phục vụ rộng rãi: là loại tài liệu có thể được sử dụng bởi mọi đối

tượng bạn đọc. Số tài liệu này thường có nội dung về lịch sử quân sự, chính trị,

ngoại giao nói chung, các vấn đề không mang tính bí mật quân sự (nếu có cũng

không còn “mật” trong thời điểm hiện tại). Những tài liệu này có quy tắc phục vụ

giống như nhiều loại tài liệu công bố khác, tức là phục vụ NDT đọc tại chỗ và sao

chụp với số lượng không hạn chế. Các tài liệu xám thuộc diện này đa số là các luận

văn – luận án, báo cáo kết quả nghiên cứu hoặc kỷ yếu hội nghị, hội thảo có nội

dung về chính trị, quân sự, ngoại giao, kinh tế - xã hội nói chung và cả các bản tin,

báo – tạp chí lưu hành nội bộ của các đơn vị quân đội.

Việc phân chia cách thức phục vụ tài liệu xám như trên hoàn toàn dựa vào nội

dung từng tài liệu chứ không phụ thuộc vào loại hình tài liệu. Thực tế cho thấy các

loại hình tài liệu xám có nhu cầu và tần xuất sử dụng cao. Kho tài liệu xám của

TVQĐ chứa nhiều tài liệu rất có giá trị trong công tác nghiên cứu, đặc biệt là các

vấn đề về quân sự, chính trị. Vì vậy, phương thức phục vụ tùy theo mức độ phổ biến

của tài liệu mà Thư viện áp dụng là rất linh hoạt, mềm dẻo. Điều này giúp cho Thư

viện tận dụng được vốn tài liệu, đáp ứng nhu cầu về tài liệu xám của NDT, nâng cao

hiệu quả phục vụ mà vẫn đảm bảo quản lý được các tài liệu quan trọng, tài liệu mật.

Tuy nhiên, việc phân chia tài liệu thành 3 loại như trên vẫn mang tính tương

đối, phụ thuộc vào nhận định của các cán bộ, lãnh đạo phòng Phục vụ bạn đọc và



chủ yếu là Ban giám đốc Thư viện. Vì vậy, cán bộ thư viện luôn phải linh hoạt trong

từng trường hợp để phục vụ bạn đọc được tốt nhất

Riêng đối với loại hình tài liệu xám là báo, tạp chí, bản tin nội bộ, phương

thức phục vụ có sự mềm dẻo hơn. Các loại tài liệu này có nguyên tắc tổ chức và

phục vụ giống như các loại báo thông thường của Thư viện. Kho báo – tạp chí được

tổ chức dưới dạng nửa đóng nửa mở. Tức là: tất cả các số báo – tạp chí mới được

trưng bày trên giá để bạn đọc xem trực tiếp còn các số cũ hơn được đóng tập xếp

trong kho và sẽ được rút ra nếu bạn đọc có yêu cầu. Báo chí tại phòng phục vụ được

cất vào từng hộc tủ riêng, có ký hiệu và tên báo bên ngoài hộc. Báo trong kho được

sắp xếp làm 2 phòng dựa theo khổ báo – báo khổ lớn (Hà Nội mới, Nhân dân, Quân

đội nhân dân…) và báo – tạp chí khổ nhỏ; trong mỗi loại khổ lại sắp xếp theo từng ký

hiệu báo, tương ứng với từng tên báo; với mỗi tên báo, các tập được sắp xếp theo năm

từ nhỏ đến lớn theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái sang phải giá. Giá trong kho báo

khổ nhỏ đều là giá nén bằng sắt, rất tốt cho việc bảo quản, tiết kiệm diện tích kho và

có tính thẩm mỹ cao.

Bạn đọc có thể tra cứu tên báo, bài trích báo – tạp chí qua hệ thống mục lục

truyền thống hoặc qua CSDL trên máy tính. Khi bạn đọc có phiếu yêu cầu về các số

báo – tạp chí cũ, cán bộ phục vụ chuyển phiếu yêu cầu cho cán bộ quản lý kho báo.

Cán bộ quản lý kho có trách nhiệm lấy báo từ kho chuyển ra phục vụ bạn đọc. Cuối

ngày, cán bộ phục vụ sắp xếp lại báo – tạp chí bạn đọc đã sử dụng vào đúng ngăn tủ

(với báo mới) hoặc trả lại về kho (với các tập báo cũ). Ngoài ra, cán bộ phục vụ còn

có trách nhiệm tập hợp các số báo của mỗi loại theo hàng tháng, hàng quý, nửa năm

hoặc 1 năm (tùy loại báo) để chuyển đi đóng tập.

* Công tác phục vụ tài liệu xám dạng điện tử

Những năm gần đây, TVQĐ đã tổ chức một phòng đọc điện tử dành cho bạn

đọc có nhu cầu tìm kiếm các dạng thông tin, tài liệu điện tử. Tài liệu xám dạng điện

tử cũng nằm trong diện này. Bạn đọc có thể truy cập và sử dụng các loại thông tin

trong mạng cục bộ MISTEN qua hệ thống máy tính tại phòng đọc điện tử. Hiện nay,

trên mạng MISTEN có một số lượng khá lớn các tài liệu điện tử toàn văn, bao gồm

cả tài liệu xám (được gọi là tài liệu hạn chế). Tuy nhiên, việc sử dụng các tài liệu

xám toàn văn đòi hỏi NDT phải đăng ký thành viên của mạng (có tài khoản và mật

khẩu). Vì vậy, việc phục vụ các tài liệu dạng này còn rất hạn chế.



CHƢƠNG 3

NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ PHỤC VỤ

TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI

3.1. Nhận xét

Trải qua 52 năm thành lập và phát triển, với sự ủng hộ và giúp đỡ của các cơ

quan cấp trên và các đơn vị bạn, cùng sự nỗ lực của ban lãnh đạo và toàn thể nhân

viên, TVQĐ đã thu được những thành tựu to lớn trong hoạt động, góp phần phục vụ

và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của các đối tượng người dùng tin trong và

ngoài quân đội. Bên cạnh đó Thư viện cũng nhận thức được những mặt còn hạn chế

cần khắc phục trong thời gian tới để có thể nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt

động nói chung cũng như công tác thu thập, xử lý và phục vụ nguồn tài liệu xám nói

riêng.

3.1.1. Thuận lợi

Thuận lợi đầu tiên và lớn nhất là sự quan tâm, tạo điều kiện của lãnh đạo

TCCT và Ban giám đốc TVQĐ đối với hoạt động TTTV nói chung và công tác bổ

sung nguồn tài liệu xám nói riêng. Giấy giới thiệu của TVQĐ và TCCT là đảm bảo

tốt nhất cho các cán bộ bổ sung khi đến tìm nguồn tài liệu tại các cơ quan TTTV.

Công tác tổ chức thu thập tài liệu xám đã được cán bộ Thư viện tiến hành đều đặn,

thường xuyên, góp phần làm phong phú, đa dạng thêm các nguồn tin của Thư viện.

Hiện nay, nguồn tài liệu xám của TVQĐ khá phong phú về chủng loại, đa dạng về

nội dung và ngày càng gia tăng cả về số lượng, chất lượng.

Thuận lợi thứ hai và không kém quan trọng là vai trò, vị trí của TVQĐ. Đây là

thư viện khoa học chuyên ngành quân sự lớn nhất cả nước, đứng đầu hệ thống thư

viện toàn quân. TVQĐ được giao nhiệm vụ nhận lưu chiểu văn hoá phẩm xuất bản

trong quân đội bao gồm cả những tài liệu công bố và không công bố. Vì thế, Thư

viện có điều kiện thuận lợi hơn các thư viện khác trong việc thu thập tài liệu nói

chung và tài liệu xám nói riêng. Hơn nữa, cùng với vị thế quan trọng và bề dày 52

năm truyền thống của mình, TVQĐ đã xây dựng được mối quan hệ rộng rãi với

nhiều cơ quan tổ chức trong và ngoài quân đội, cả trong nước và trên thế giới.



Những mối quan hệ đó đã tạo điều kiện cho Thư viện mở rộng giao lưu, chia sẻ

thông tin, tài liệu, làm giàu thêm vốn tài liệu của mình.

Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ của Thư viện đang ngày càng được bồi dưỡng

nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ và tin học. Nhận thức được tầm quan

trọng của yếu tố con người - một trong 4 yếu tố cấu thành thư viện, lãnh đạo Thư

viện luôn quan tâm, tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ và động viên tinh thần

cho các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Vì vậy, hiện nay Thư viện đã có đội

ngũ cán bộ nghiệp vụ giàu kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn và lòng yêu nghề,

có tinh thần trách nhiệm và ý thức cao trong công việc. Đây cũng là một thuận lợi

trong các hoạt động thư viện, đặc biệt là với công tác gặp nhiều khó khăn như bổ

sung tài liệu xám.

Trong công tác sưu tầm tài liệu từ các cá nhân, có những nhà nghiên cứu, nhà

sưu tầm rất có tâm với Thư viện đã tự nguyện tặng lại những tài liệu quý hiếm của

mình mà không nhận bất cứ khoản thù lao nào từ phía Thư viện.

Với hoạt động xử lý tài liệu xám, phần mềm quản lý thư viện điện tử

ESYSLIB cùng với các chuẩn nghiệp vụ như ISBD, MARC21, Bảng phân loại 19

lớp đã góp phần nâng cao chất lượng nghiệp vụ đồng thời tiết kiệm công sức và thời

gian cho cán bộ thư viện

Trong công tác tổ chức phục vụ NDT, ý thức giữ gìn tài liệu của bạn đọc là

một thuận lợi lớn cho việc bảo quản, phục vụ các loại tài liệu thư viện nói chung và

tài liệu xám nói riêng. Thêm vào đó, lượng bạn đọc có nhu cầu về tài liệu xám khá

lớn, là điều kiện thúc đẩy sự phát triển loại tài liệu này.

Với những thuận lợi trên, công tác thu thập, xử lý và phục vụ tài liệu xám tại

TVQĐ có những ưu điểm sau:

- Cho đến nay, TVQĐ đã có số vốn tài liệu xám khá lớn với hình thức và nội

dung phong phú. Các tài liệu này có giá trị nghiên cứu rất cao, đặc biệt là các loại tư

liệu quý hiếm có nội dung về lịch sử quân sự, công tác đảng, công tác chính trị. Vốn

tài liệu xám của Thư viện đang ngày càng gia tăng cả về số lượng, loại hình lẫn nội

dung, chủ đề tài liệu.

- Hoạt động thu thập tài liệu xám đang dần đi vào nề nếp. Các cán bộ thư viện

đã và đang cố gắng mở rộng các nguồn bổ sung, đồng thời giữ mối liên hệ với các

cơ quan đào tạo trong và ngoài quân đội để nắm bắt các hoạt động tạo lập nguồn tài



liệu xám và có chính sách thu thập về thư viện mình. Bên cạnh đó, Thư viện cũng

đã quan tâm đến việc bổ sung tài liệu xám dạng điện tử để tăng cường phục vụ nhu

cầu của NDT đối với dạng tài liệu đặc biệt này.

- Công tác xử lý tài liệu xám dần được chuẩn hóa với sự tham gia của phần

mềm ESYSLIB và các quy tắc, tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện.

- Công tác lưu trữ, bảo quản và tổ chức phục vụ tài liệu xám đã được chú

trọng. Các loại tư liệu của Thư viện đều được sắp xếp trên giá nén bằng kim loại,

tránh những hư hỏng do mối mọt, côn trùng thường thấy trên giá gỗ. Bên cạnh hệ

thống mục lục truyền thống, Thư viện đang triển khai bổ sung các loại hình tài liệu

xám vào hệ thống tra cứu hiện đại nhằm giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

và hiệu quả hơn.

3.1.2. Khó khăn

Trước hết, khó khăn phải kể đến đầu tiên là hiện nay chưa có một hệ thống

văn bản quản lý, giám sát chặt chẽ các nguồn tài liệu xám. Tuy Nhà nước đã có một

số văn bản quy định về việc thu nhận và giao nộp nguồn tài liệu xám cho các cơ

quan TTTV ngoài Thư viện Quốc gia Việt Nam nhưng vẫn chưa có một chế tài xử

phạt nào đối với những trường hợp không chấp hành việc nộp lưu chiểu. Trong

quân đội, BQP và TCCT cũng chưa có một quy chế chính thức nào để kiểm soát

việc nộp lưu chiểu các loại luận văn, luận án, công trình nghiên cứu. Thực tế, rất

nhiều đơn vị, cá nhân có nguồn tài liệu xám cần nộp lưu chiểu cho Thư viện nhưng

lại không nghiêm túc thực hiện quy định này. Nguyên nhân của tình trạng này là do

khi bảo vệ luận văn, luận án và đề tài nghiên cứu các cấp, các tác giả hoặc nhóm tác

giả đã nộp lưu chiểu 01 bản tại Thư viện Quốc gia (theo quy định của Nhà nước) và

đã được nhận bằng. Đến nay vẫn không hề có một quy định nào ràng buộc họ phải

nộp lưu chiểu cho TVQĐ.

Thêm vào đó, do tính chất đặc thù và những đặc điểm riêng của quân đội nên

mặc dù có giao lưu, trao đổi, hợp tác với một số cơ quan TTTV bên ngoài nhưng

nhìn chung, Thư viện vẫn dè dặt trong việc chia sẻ các thông tin, tài liệu.

Khó khăn tiếp theo là nguồn kinh phí dành cho bổ sung tài liệu xám của Thư

viện còn hạn chế. Điều này cho thấy BQP, TCCT và TVQĐ vẫn chưa chú trọng

đúng mức tới nguồn tài liệu rất có giá trị này, đặc biệt là tài liệu xám dạng điện tử.



Trong công tác sưu tầm tài liệu, đôi khi cán bộ bổ sung của Thư viện phải rất

vất vả để tiếp cận, thuyết phục các cá nhân đồng ý bán hoặc cho sao chụp các tài

liệu mà họ có.

Việc xử lý các tài liệu xám cũng gặp một số khó khăn. Nội dung của nhiều tài

liệu xám thường đi sâu về một vấn đề, hoặc chuyên ngành hẹp (chủ yếu là về quân

sự, chính trị và ngoại giao) thêm vào đó là tính mới, tính cập nhật tri thức với hàm

lượng khoa học rất cao, nhiều vấn đề lần đầu tiên được các tác giả nghiên cứu và đề

cập. Điều đó đòi hỏi người cán bộ xử lý tài liệu ít nhiều phải có kiến thức chuyên

môn về chính trị, quân sự thì mới không bỏ sót thông tin, không làm sai lệch thông

tin gốc, đảm bảo chất lượng và hiệu quả xử lý tài liệu.

Khó khăn của công tác bảo quản và tổ chức phục vụ tài liệu xám chính là vấn

đề giữa việc làm sao để bảo quản các tài liệu quý được tốt nhất và đảm bảo thỏa

mãn được nhu cầu của bạn đọc. Có nhiều tư liệu do dễ bị hư hỏng nên Thư viện

không thể cung cấp dịch vụ sao chụp tài liệu cho người dùng tin. Bên cạnh đó, do

kinh phí hoạt động còn hạn hẹp, Thư viện chưa thể đầu tư đầy đủ trang thiết bị hiện

đại cho công tác bảo quản và phục vụ bạn đọc.

Thêm vào đó, hiện nay TVQĐ mới đang từng bước tin học hóa hoạt động thư

viện. Vì vậy công tác phục vụ tài liệu xám, đặc biệt là các loại tài liệu xám dạng

điện tử còn tồn tại nhiều vấn đề cần giải quyết.

Do những khó khăn trên đây, TVQĐ vẫn còn những hạn chế trong công tác

thu thập, xử lý và phục vụ tài liệu xám. Đó là:

- Vì chưa có hệ thống văn bản kiểm soát nên công tác bổ sung tài liệu xám của

TVQĐ luôn ở thế bị động. Việc giao nộp tài liệu xám hoàn toàn phụ thuộc vào từng

cá nhân và cơ quan tổ chức tạo lập tài liệu xám.

Do tính đa dạng của các hoạt động tạo ra tài liệu xám và tính chất không công

bố của nguồn tài liệu này, các cán bộ thư viện có rất ít thông tin về các kế hoạch

nghiên cứu khoa học của các đơn vị đào tạo trong quân đội và không thể biết hết

các nguồn để bổ sung kịp thời.

- Thêm vào đó, vì mới bắt đầu tin học hóa hoạt động thư viện trong một thời

gian ngắn nên hiện nay, các loại hình tài liệu điện tử nói chung và tài liệu xám dạng

điện tử nói riêng còn chưa thực sự phát triển. Số lượng các tài liệu xám dạng điện tử

của Thư viện ít hơn rất nhiều so với tài liệu xám dạng giấy.



- Công tác xử lý tài liệu xám còn nhiều hạn chế. Trước hết là việc Thư viện

chưa áp dụng tóm tắt đối với loại hình tài liệu này. Như đã nói ở trên, tài liệu xám

có hàm lượng tri thức lớn và có giá trị sử dụng rất cao, vì vậy công đoạn xử lý nên

có thêm bước làm tóm tắt. Thêm nữa, việc chỉ có 1 cán bộ chuyên trách xử lý tài

liệu xám và không có kiểm tra chéo giữa các cán bộ thư viện khiến cho công tác này

mang tính chủ quan, dễ xảy ra sai sót.

Ngoài ra, khi xử lý tài liệu, các cán bộ thư viện chưa sử dụng phương pháp

chuyên gia, tức là hỏi ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực nghiên cứu của họ.

Phương pháp này nên được áp dụng để nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu,

đặc biệt là loại tài liệu có hàm lượng tri thức cao như tài liệu xám.

- Đối với công tác bảo quản và tổ chức phục vụ tài liệu xám, hiệu quả phục

vụ, tần xuất sử dụng của bạn đọc chưa xứng với vốn tài liệu mà Thư viện có. Hình

thức tổ chức kho đóng có ưu điểm là bảo quản tốt nhưng lại hạn chế sự tiếp xúc của

bạn đọc với tài liệu, không kích thích được nhu cầu đọc. Thêm vào đó, hệ thống tra

cứu hiện đại còn chưa phát triển, chưa có CSDL dành riêng cho các loại hình luận

văn – luận án và tư liệu, làm mất thời gian của NDT khi muốn tra cứu tài liệu xám.

Việc marketing tài liệu xám chưa được quan tâm, chú trọng. Nhiều độc giả thiếu

hiểu biết về nguồn tài liệu xám phong phú của Thư viện, đặc biệt là các loại tư liệu

có giá trị cao trong nghiên cứu.

Bên cạnh đó, kho bảo quản tài liệu thư viện nói chung và tài liệu xám nói

riêng còn chật hẹp, chưa được trang bị hệ thống máy thông gió, điều hòa nhiệt độ.

Công tác phục vụ và quản lý bạn đọc vẫn theo phương thức truyền thống, chưa có

sự trợ giúp của phần mềm máy tính và các loại máy móc chuyên dụng như máy đọc

mã vạch, cổng từ, camera… Hiện nay, TVQĐ đang triển khai xử lý hồi cố, dán mã

vạch cho các loại tài liệu thư viện từ năm 1998 trở về trước và chuẩn bị đầu tư trang

thiết bị cần thiết để hiện đại hóa hoạt động phục vụ bạn đọc.

Thư viện mới xây dựng trang web trên mạng cục bộ MISTEN chứ chưa đưa

lên mạng Internet nên bạn đọc chỉ có thể tra tìm tài liệu khi tới Thư viện hoặc qua

mạng cục bộ (chỉ phổ biến trong một số cơ quan quân đội). Có thể nói đây là hạn

chế rất lớn của Thư viện không chỉ trong công tác phục vụ mà còn là khó khăn

trong việc tuyên truyền, giới thiệu, marketing TTTV.



Vấn đề tiếp theo của công tác phục vụ bạn đọc là việc sao chụp không hạn chế

nhiều tài liệu xám gây ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu và quan trọng hơn là vấn

đề bản quyền tác giả. Với đặc trưng không xuất bản và là kết quả của hoạt động trí

óc cấp độ cao, việc tổ chức khai thác tài liệu xám luôn là một vấn đề “nhạy cảm”

đối với các cơ quan TTTV. Về nguyên tắc, việc sao chụp tài liệu xám mà không

được phép của tác giả là vi phạm bản quyền. Tuy nhiên, một số nghiên cứu đã chỉ ra

rằng: “việc cung cấp bản sao tài liệu của các cơ quan thông tin thư viện đến người

dùng tin trực tiếp, nhằm mục đích giúp họ khai thác được tốt nguồn di sản trí tuệ

chung của nhân loại là một thiên chức xã hội cơ bản của các cơ quan này, và việc

làm đó luôn nhận được sự hỗ trợ từ các nước và các tổ chức, cá nhân… tuân thủ

theo đúng pháp luật và các thông lệ quốc tế” [17,72]. Trên thực tế, các cơ quan

TTTV thường đề ra một số nguyên tắc cho dịch vụ sao chụp tài liệu, trong đó quan

trọng nhất là hạn chế đến mức cao nhất việc sao chụp toàn bộ một tài liệu. Các

chuyên gia cũng khuyến cáo rằng khi sao chụp tài liệu xám (nhất là luận án khoa

học, báo cáo kết quản nghiên cứu,...) thì nguyên tắc này cần được tuân thủ một cách

nghiêm ngặt. TVQĐ cũng nên áp dụng chính sách này đối với các loại hình tài liệu

xám để đảm bảo không vi phạm quyền tác giả.

3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thu thập, xử lý và phục vụ

tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội

Hoàn thiện công tác thu thập, xử lý và phục vụ nguồn tài liệu xám là một vấn

đề tương đối khó khăn bởi bản thân tính chất phức tạp và khối lượng lớn, gia tăng

không ngừng của nguồn tin này. Chính vì vậy, để thực hiện tốt công việc này đòi

hỏi sự hợp tác của nhiều đối tượng, nhiều thành phần khác nhau như: cán bộ khoa

học, cán bộ quản lí, người cung cấp thông tin và NDT. Qua nghiên cứu những ưu

điểm và hạn chế trên, tác giả xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao

hiệu quả công tác thu thập, xử lý và phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ.

3.2.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về vai trò của tài liệu xám

Vai trò của người lãnh đạo, quản lý trong mỗi cơ quan, tổ chức là rất quan

trọng. Công tác chỉ đạo của những người quản lý có tính chất quyết định trong mọi

hoạt động của cơ quan. Vì vậy, để hoàn thiện một mặt, một khía cạnh công việc,

điều cốt yếu là phải làm cho những người lãnh đạo nhận thức rõ được tầm quan



trọng của công việc đó. Hiện nay, các cấp lãnh đạo từ BQP, TCCT và cả TVQĐ dù

đã quan tâm nhưng chưa thực sự chú trọng đúng mức đến nguồn tài liệu xám. Như

đã nói ở trên, tài liệu xám có vai trò hết sức quan trọng trong công tác nghiên cứu

khoa học, đặc biệt đối với một thư viện khoa học đầu ngành như TVQĐ. Nguồn tài

liệu xám cần được quan tâm khai thác hơn nữa để nâng cao hiệu quả hoạt động thư

viện. Thực trạng nguồn kinh phí được cấp cho hoạt động bổ sung tài liệu xám và

việc xử lý tài liệu xám tương tự các loại tài liệu khác cho thấy tài liệu xám của

TVQĐ chưa được nhìn nhận một cách đặc biệt. Các cấp lãnh đạo cần thấy rõ hơn

vai trò quan trọng của tài liệu xám, từ đó ra những ý kiến chỉ đạo cần thiết cho hoạt

động thu thập, xử lý và phục vụ nguồn tài liệu đặc biệt này. Khi các cấp quản lý,

lãnh đạo đã nhận thức được lợi ích của việc phát triển công tác thu thập, xử lý và tổ

chức phục vụ tài liệu xám, chắc chắn họ sẽ ra các văn bản pháp quy để quản lý chặt

chẽ và chuẩn hóa các hoạt động liên quan đến loại tài liệu này.

3.2.2. Xây dựng cơ chế quản lý và tăng cƣờng kinh phí cho các hoạt động về tài

liệu xám

Khi đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu xám, các cấp lãnh đạo cần

xây dựng các giải pháp về cơ chế, chính sách. Bên cạnh các văn bản quy phạm pháp

luật của Nhà nước, BQP và TCCT cần ra những văn bản chỉ đạo mang tính bắt buộc

đối với việc nộp lưu chiểu các luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học của

những người trong quân đội, trong đó nêu rõ một số điều kiện ràng buộc các cá

nhân nếu không thực hiện. Các quy định cần được xây dựng trên cơ sở các hệ thống

văn bản liên quan:

- Hệ thống pháp luật hiện hành (Bộ Luật dân sự liên quan đến bản quyền và

quyền sở hữu trí tuệ, đến an ninh quốc gia, Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định

159/2004/NĐ/CP về Hoạt động Thông tin Khoa học và Công nghệ…)

- Các công ước quốc tế (ví dụ như Công ước Bern mà Việt Nam đã tham gia

ký kết…)

- Các quy định về quản lý và khai thác kết quả nghiên cứu khoa học nói chung

- Các chính sách và mục tiêu phát triển của các đơn vị có các công trình

nghiên cứu khoa học…

Các hoạt động tạo ra tài liệu xám về cơ bản đều là các hoạt động có kế hoạch,

do BQP cấp kinh phí và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ. Chỉ có BQP mới có đủ tư



cách để ban hành các văn bản pháp quy, cơ chế chính sách đối với việc quản lý,

khai thác tài liệu xám trong toàn quân.

Thêm vào đó, BQP, TCCT và TVQĐ cần quan tâm hơn nữa đến kinh phí cho

công tác bổ sung tài liệu xám, đẩy mạnh phát triển tài liệu xám dạng điện tử. Hiện

nay, nguồn ngân sách của Thư viện cho hoạt động này chưa đáp ứng được yêu cầu

bổ sung, chưa đúng với tầm quan trọng của loại hình tài liệu này.

3.2.3. Xác định lại tính chất của các tài liệu xám

Trong kho tư liệu của Thư viện có nhiều tài liệu được xác định là “mật” hoặc

“lưu hành nội bộ” trong những năm kháng chiến chống xâm lược. Đến nay, qua nửa

thế kỷ, có thể thông tin trong nhiều tài liệu dạng này đã không còn “mật” và có thể

được công bố rộng rãi. Các tài liệu này lại có giá trị nghiên cứu rất cao, nếu vẫn

nằm trong diện phục vụ hạn chế sẽ gây lãng phí lớn. Vì vậy, Thư viện cần xem xét,

xin ý kiến cơ quan cấp trên để xác định lại tính chất của từng tài liệu mật và tài liệu

hạn chế (đặc biệt là tư liệu). Những tài liệu đã được xác định là không còn “mật” thì

nên được phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng bạn đọc của Thư viện hoặc trao đổi

với các cơ quan TTTV bên ngoài.

3.2.4. Tăng cƣờng hoạt động hợp tác, trao đổi tài liệu

Trước đây, hoạt động trao đổi tài liệu giữa TVQĐ và các thư viện nước ngoài

đã từng rất phát triển, mang lại những tư liệu tiếng nước ngoài phong phú bổ sung

vào vốn tài liệu thư viện. Về sau này, do khó khăn về mặt thủ tục, cơ chế trao đổi

với nước ngoài nên hoạt động này đã chững lại. TVQĐ cần đề nghị các cơ quan cấp

trên xem xét xúc tiến trở lại việc hợp tác, trao đổi với các cơ quan TTTV nước

ngoài, đặc biệt là các cơ quan TTTV của 3 nước láng giềng (Trung Quốc, Lào,

Campuchia) và các nước khác trong khối ASEAN. Để làm được điều này, Thư viện

cần xây dựng những kế hoạch hợp tác quốc tế cụ thể đệ trình lên TCCT và BQP để

được cấp kinh phí và các điều kiện cần thiết cho hoạt động trao đổi có hiệu quả.

Hiện nay, hoạt động trao đổi tài liệu giữa TVQĐ với các cơ quan TTTV trong

và ngoài quân đội trên địa bàn Hà Nội đang diễn ra khá tốt đẹp. Tuy nhiên, Thư

viện còn dè dặt trong việc trao đổi các tài liệu quân sự. Vì vậy, Thư viện cần mở

rộng phạm vi nội dung thông tin, đề tài của các tài liệu chia sẻ. Điều này sẽ thúc đẩy

các cơ quan tham gia trao đổi mang tới những tài liệu có giá trị hơn, qua đó TVQĐ



cũng có thể tăng cường hiểu biết và mở rộng các nguồn bổ sung vốn tài liệu thư

viện nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng.

3.2.5. Các giải pháp nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu xám

* Hoàn thiện công tác xử lý tài liệu

Để nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu xám. Thư viện cần tiếp tục chuẩn

hoá công tác biên mục, biểu mẫu nhập dữ liệu, format hiển thị và trình bày dữ liệu,

đặc biệt chú ý tới việc nghiên cứu các trường trong MARC21. Do vốn tài liệu xám

của Thư viện được hình thành trong nhiều năm nên có những ký hiệu ĐKCB, phiếu

mô tả biên mục và ký hiệu phân loại của nhiều tài liệu còn chưa thống nhất. Hiện

nay, Thư viện đang triển khai xử lý hồi cố các loại tài liệu thư viện, ưu tiên tư liệu.

Công việc này đang được giao cho một số bộ phận cùng thực hiện. Giữa các bộ

phận cần có sự thống nhất, chuẩn hóa về mặt nghiệp vụ xử lý nhằm đảm bảo tài liệu

có cùng nội dung, cùng chủ đề phải có ký hiệu phân loại giống nhau, được sắp xếp

cùng vị trí, không bị phân tán.

Đối với công tác định từ khóa, nhìn chung chất lượng hệ thống từ khoá hiện

nay của Trung tâm cơ bản đã phản ánh được nội dung, chủ đề tài liệu và hỗ trợ

tương đối hiệu quả cho NDT trong quá trình tra cứu. Tuy nhiên ngôn ngữ từ khoá

hiện nay tại Thư viện phần nhiều là từ khoá tự do. Điều này đã gây ra sự thiếu nhất

quán trong quá trình xử lý tài liệu vì nó phụ thuộc nhiều vào chủ quan của người

cán bộ xử lý, đồng thời dẫn đến việc tìm tin cũng thiếu chính xác, gây mất tin hoặc

bỏ sót thông tin. Để đảm bảo chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu, tăng cường

kiểm soát tính thống nhất trong quá trình định từ khoá, ngoài việc bám sát “Bộ từ

khóa” do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn, Thư viện cần nghiên cứu áp dụng

thêm các bộ từ khóa có kiểm soát như Bộ từ khóa của Trung tâm Thông tin Khoa

học và Công nghệ Quốc gia. Ngoài ra, Thư viện cũng cần hướng cho cán bộ xử lý

sử dụng phương pháp chuyên gia trong định từ khóa tài liệu. Do đặc thù về nội

dung của tài liệu xám, cán bộ thư viện có thể gặp khó khăn trong công tác định từ

khóa. Hỏi ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực tương ứng là một phương pháp hiệu quả

để nâng cao chất lượng xử lý tài liệu.

Thêm vào đó, Thư viện cần nghiên cứu đầu tư thêm thời gian và nhân lực cho

công tác tóm tắt tài liệu. Làm tóm tắt các loại hình tài liệu xám sẽ tạo điều kiện



thuận lợi cho việc phục vụ NDT có nhu cầu tìm hiểu những thông tin có giá trị

trong tài liệu xám mà không cần mất thời gian đọc toàn bộ tài liệu.

* Tăng cường trao đổi nghiệp vụ, học hỏi kinh nghiệm từ cán bộ thư viện

trong và ngoài nước

Có một thực tế là hiện nay, các cán bộ của TVQĐ ít được đi công tác, trao

đổi, học tập nghiệp vụ tại các cơ quan TTTV trong và ngoài nước. Điều này đã làm

giảm khả năng cập nhật kiến thức mới trong hoạt động TTTV, ảnh hưởng đến chất

lượng công việc của cán bộ thư viện. Trong thời gian tới, các cấp lãnh đạo TCCT và

TVQĐ cần quan tâm hơn nữa đến công tác trao đổi nghiệp vụ với các cơ quan

TTTV trong và ngoài quân đội, tăng cường tổ chức và tham gia các hội nghị, hội

thảo quốc tế về thông tin, tư liệu.

* Tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện

Hiện nay, chúng ta đang sống trong một xã hội thông tin, một nền kinh tế tri

thức. Khoa học công nghệ luôn phát triển không ngừng, cùng với đó là sự gia tăng

nhanh chóng của các tài liệu khoa học công nghệ và các ngành khoa học mới. Hoạt

động TTTV cũng luôn phải đổi mới để có thể phục vụ NDT được tốt nhất. Vì vậy,

Thư viện cần đẩy mạnh hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ của

mình bằng cách phối hợp với các cơ quan đào tạo mở các lớp ngắn hạn, mời các

chuyên gia trong ngành đến giảng dạy hoặc tạo điều kiện cho cán bộ thư viện học

tập nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như ngoại ngữ bằng các khóa học dài hạn.

3.2.6. Tăng cƣờng hiệu quả công tác tổ chức phục vụ tài liệu xám

* Nghiên cứu tổ chức hình thức kho mở đối với luận văn, luận án

Việc tiếp xúc trực tiếp với nguồn tài liệu xám sẽ rút ngắn thời gian, nâng cao

hiệu quả tìm kiếm tài liệu của NDT, đồng thời kích thích nhu cầu đọc, đẩy mạnh

chất lượng phục vụ nguồn tài liệu này. Các loại luận văn, luận án của TVQĐ có giá

trị nghiên cứu cao, đồng thời lại không cũ và dễ bị hư hỏng như tư liệu. Vì vậy,

TVQĐ nên xem xét đổi mới hình thức phục vụ các loại luận văn, luận án. Tùy vào

điều kiện cụ thể, Thư viện có thể tổ chức hình thức kho mở để tạo điều kiện cho bạn

đọc tiếp xúc với tài liệu, tăng cường khai thác nguồn tài liệu xám của Thư viện.

* Đẩy mạnh tin học hóa

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, việc tin học hóa hoạt động của

một cơ quan TTTV là một đòi hỏi mang tính tất yếu. Hiện nay, công tác tổ chức



phục vụ của TVQĐ mới bắt đầu được ứng dụng công nghệ thông tin. Thư viện cần

ưu tiên xây dựng CSDL riêng cho loại hình tài liệu xám, trước hết là luận văn – luận

án và tư liệu để hỗ trợ bạn đọc trong việc tra tìm tài liệu.

Thêm nữa, với tính chất quý hiếm của nhiều loại tài liệu xám (đặc biệt là các

loại tư liệu mật, tư liệu hạn chế), công tác số hóa đang là vấn đề đặt ra cho Thư

viện. Các CSDL toàn văn cho loại hình tài liệu này cần được đẩy mạnh hơn nữa,

đáp ứng yêu cầu về bảo quản và phục vụ tài liệu xám.

Cùng với việc số hóa tài liệu, Thư viện cần đầu tư thêm trang thiết bị hạ tầng

cơ sở: máy điều hòa nhiệt độ, hệ thống thông gió… cho kho kín tăng cường tuổi thọ

cho các loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu xám. Đồng thời, để tổ chức kho mở tốt nhất

đối với luận văn, luận án, Thư viện cần trang bị các loại máy móc như: cổng từ,

camera… để có thể quản lý được bạn đọc và tài liệu ra – vào thư viện

Ngoài ra, Thư viện cần đẩy nhanh công tác hồi cố, dán mã vạch cho tài liệu để

có thể ứng dụng phần mềm quản lý thư viện điện tử ESYSLIB trong công tác phục

vụ, quản lý tài liệu và bạn đọc.

* Xây dựng trang web, đưa thông tin lên mạng Internet

Đây là một trong những giải pháp rất quan trọng mà TVQĐ cần thực hiện để

nâng cao chất lượng phục vụ các loại tài liệu nói chung và tài liệu xám nói riêng.

Hiện nay, TVQĐ mới có trang web trên mạng cục bộ MISTEN mà chưa xây dựng

trang web riêng trên mạng Internet. Nghĩa là, bạn đọc chỉ có thể tra cứu thông tin,

tài liệu của Thư viện tại một cơ quan quân đội tham gia mạng. Điều này đã hạn chế

rất nhiều khả năng phục vụ của Thư viện. Với tốc độ phát triển của mạng Internet

và công nghệ thông tin ngày nay, NDT thường có xu hướng truy cập vào các

website thư viện và tìm kiếm thông tin ngay tại nhà. Việc một thư viện không có

trang web và không phục vụ tra cứu qua mạng toàn cầu sẽ gây tâm lý ngại sử dụng

cho bạn đọc. Vì vậy, để nâng cao chất lượng phục vụ, TVQĐ cần nhanh chóng triển

khai xây dựng trang web, đưa các thông tin, dữ liệu thư mục, dữ liệu toàn văn… lên

mạng Internet. Đây cũng chính là một phương pháp hữu hiệu để quảng bá,

marketing các loại hình sản phẩm, dịch vụ TTTV của Thư viện.

3.2.7. Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện về tài liệu xám

Để nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý và phục vụ nguồn tài liệu xám, TVQĐ

cần chú trọng phát triển các sản phẩm và dịch vụ nhằm khai thác tối đa nguồn thông



tin quý giá này. Thư viện cần phải có chiến lược phát triển các sản phẩm và dịch vụ

thông tin nghiên cứu khoa học mang tính đặc trưng, từng bước tạo thị trường thông

tin khoa học quân sự trong nước nói chung và trên địa bàn Hà Nội nói riêng.

Về sản phẩm TTTV, ngoài việc duy trì các ấn phẩm thông tin đã có, Thư viện

cần nghiên cứu việc xây dựng một thư mục riêng cho các loại tài liệu xám theo

hàng kỳ (có thể là hàng tháng). Bên cạnh đó cần đẩy mạnh hoạt động tạo lập các

CSDL thư mục, CSDL toàn văn về tài liệu xám trên CD-ROM, trên mạng để có thể

đáp ứng nhu cầu tin của NDT một cách tốt nhất.

Về dịch vụ TTTV, Thư viện nên nghiên cứu triển khai một số dịch vụ thông

tin theo hợp đồng, ví dụ như: tư vấn, hỗ trợ thông tin khoa học quân sự; tư vấn tổ

chức triển lãm tài liệu, hội nghị hội thảo về các chủ đề quân sự, chính trị…

3.2.8. Đào tạo ngƣời dùng tin

Là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện, NDT cũng đóng vai trò không

nhỏ trong việc phát triển hoạt động thư viện nói chung và phát triển nguồn tài liệu

xám nói riêng.

Thực tế cho thấy, hiện nay vẫn có nhiều NDT chưa hiểu biết hết về các loại

hình, cách tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ. Thêm vào đó, có những NDT

luôn gặp khó khăn trong việc tra tìm tài liệu nói chung và tài liệu xám nói riêng.

Điều này bắt nguồn từ một số nguyên nhân, trong đó có việc tư duy từ khóa của

NDT thường không chuẩn, không giống với tư duy định từ khóa của các cán bộ thư

viện. Khi cần tìm tài liệu về vấn đề nào, họ thường chỉ nhập vào máy một cụm từ

dài mà không ngắt theo từng từ khóa hoặc không biết mở rộng tìm kiếm những từ

khóa liên quan. Việc NDT không tìm được tài liệu mong muốn là thường xuyên xảy

ra. Trong trường hợp này, các cán bộ thư viện luôn phải hỗ trợ họ tìm kiếm tài liệu.

Do đó, đào tạo NDT cũng là một vấn đề đặt ra để nâng cao hiệu quả phục vụ của

TVQĐ, đặc biệt là phục vụ các loại tài liệu có hàm lượng tri thức cao, nội dung

chuyên sâu, phức tạp như tài liệu xám.

Công tác đào tạo NDT cần được tiến hành định kỳ, có thể kết hợp trong các

hội nghị bạn đọc để giới thiệu cách thức tổ chức, quản lý và phục vụ các loại hình

tài liệu thư viện, đặc biệt nhấn mạnh vào tài liệu xám. Bên cạnh đó, Thư viện nên

lập các bảng, sơ đồ cơ cấu vốn tài liệu nói chung và các loại tài liệu xám nói riêng



tại các phòng phục vụ để bạn đọc có thể tự tìm hiểu những điểm cơ bản trong cách

thức tổ chức quản lý của thư viện.

Để thực hiện tốt công tác đào tạo NDT cần có sự chỉ đạo sát sao của Ban

Giám đốc, sự hỗ trợ của phòng Nghiệp vụ thư viện và đặc biệt là sự tận tình, lòng

yêu nghề của các cán bộ làm công tác phục vụ.

3.2.9. Đẩy mạnh các hoạt động marketing thông tin - thƣ viện nói chung và

nguồn tài liệu xám nói riêng

Hiện nay, marketing đang là hoạt động có mặt ở rất nhiều lĩnh vực, ngành

nghề. Marketing TTTV hiểu đơn giản nghĩa là tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá

cho hoạt động, các loại sản phẩm dịch vụ… của một cơ quan TTTV. Như đã nói ở

chương 2, hiện nay, hoạt động marketing của TVQĐ mới chỉ phổ biến đối với khối

các cơ quan TTTV tham gia Hội nghị giao tin. Thư viện cũng thường tổ chức các

cuộc triểm lãm sách báo vào những dịp kỷ niệm lớn nhưng marketing tài liệu xám

vẫn chưa được chú trọng.

Để phát triển công tác phục vụ tài liệu xám, Thư viện cần phải lưu ý đến việc

xây dựng các chiến lược marketing phù hợp. Nếu làm tốt công tác này, đây sẽ là

một công cụ hữu hiệu trong việc nâng cao hiệu quả của các hoạt động liên quan đến

tài liệu xám.



KẾT LUẬN

Trải qua 52 năm hoạt động và phát triển (1957 - 2009), với sự ủng hộ và giúp đỡ

của các cơ quan cấp trên và sự đóng góp của các thư viện trong hệ thống cùng sự nỗ

lực của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ thư viện, TVQĐ đã thu được những thành

tựu to lớn trong hoạt động TTTV nói chung và công tác thu thập, xử lý và tổ chức

phục vụ tài liệu xám nói riêng.

Nội dung thông tin chứa trong tài liệu xám thường là về khoa học công nghệ,

mang tính đa dạng, chứa đựng những kinh nghiệm tích lũy trong quá trình nghiên

cứu khoa học và sản xuất thử. Vì vậy, việc tiếp cận các nguồn tài liệu xám có ý

nghĩa to lớn, không chỉ giúp nâng cao dân trí nói chung mà còn giúp các nhà khoa

học, các nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền của nhờ được kế thừa,

tiếp thu kết quả nghiên cứu của những người đi trước. Trong thời đại kinh tế thông

tin, kinh tế tri thức ngày nay, thông tin nói chung và tài liệu xám nói riêng đã trở

thành một nguồn lực quan trọng tạo nên ưu thế về kinh tế - chính trị của mỗi quốc

gia. Thư viện là kho tàng lưu trữ vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là loại tài

liệu có hàm lượng tri thức, hàm lượng chất xám rất cao, nội dung được cập nhật liên

tục. Nhu cầu của NDT về các loại tài liệu có giá trị nghiên cứu như tài liệu xám ngày

càng cao, đa dạng về số lượng, loại hình và phong phú, sâu sắc về nội dung. Phát

triển nguồn tài liệu xám chính là một trong những cách thức nhanh chóng, hữu hiệu

để “nâng tầm” một cơ quan TTTV, giúp cơ quan đó thực hiện tốt hơn vai trò, chức

trách của mình.

Tài liệu xám tại TVQĐ là một bộ phận quan trọng trong hệ thống nguồn lực

thông tin của Thư viện nói riêng và của hệ thống thư viện toàn quân nói chung.

Nguồn tài liệu này có vai trò rất quan trọng trong việc nghiên cứu các vấn đề về chính

trị, quân sự, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của bạn đọc trong và ngoài quân

đội. Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, cố gắng trong quá trình thu thập, xử lý và phục vụ,

tuy nhiên nhìn chung các loại tài liệu xám vẫn chưa được TVQĐ quan tâm đúng với

vai trò của chúng. Trong thời gian tới, TVQĐ cần tiếp tục chú trọng hơn nữa tới việc

nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu quan trọng này



nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu thông tin của NDT, xứng đáng với vai trò là

thư viện khoa học chuyên ngành quân sự lớn nhất cả nước.



DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chỉ thị số 102/2002/CT-BQP, ngày 30 tháng 7 năm 2002 của Bộ Quốc phòng về

đẩy mạnh công tác thông tin Khoa học – Công nghệ - Môi trường trong quân đội

2. Luật Khoa học và Công nghệ, được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa

Việt Nam thông qua (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2001)

3. Nghị định số 159/2004/NĐ-CP của Chính phủ về Hoạt động thông tin khoa học

và công nghệ, ngày 31/8/2004.

4. Nghị định số 30/2006/NĐ-CP của Chính phủ về Thống kê khoa học và công

nghệ, ngày 29/3/2006.

5. Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và

công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16

tháng 3 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ).

6. Thư viện Quân đội (2008), 50 năm Thư viện Quân đội, Quân đội nhân dân, Hà

Nội

7. Thư viện Quân đội (2008), Kỷ yếu “Thư viện Quân độ và hệ thống thư viện toàn

quân – 50 năm xây dựng và phát triển”, Thư viện Quân đội, Hà Nội

8. Vụ Thư viện (2002), Về công tác thư viện. Các văn bản pháp quy hiện hành về

thư viện, Bộ Văn hóa – Thông tin, Hà Nội

9. Lương Văn Dũng, (2008), Tìm hiểu hoạt động thông tin - thư mục tại Thư viện

Trung ương Quân đội, Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư viện,

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà

Nội.

10. Nguyễn Thị Hội, (2008), Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn

tin khoa học nội sinh tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà

Nội, Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư viện, Trường Đại học

Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

11. Trần Bích Huệ, (2004), Tìm hiểu nguồn lực thông tin tại Thư viện Quân đội –

Thực trạng và giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư

viện, Đại học Văn hóa, Hà Nội.

12. Nguyễn Viết Nghĩa (1999), “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác

tài liệu xám”, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, 4, tr. 10-14



13. Vũ Văn Sơn (2002), Cấu trúc khổ mẫu thư mục MARC21 đầy đủ (Tài liệu điện

tử)

14. Vũ Văn Sơn (2000), Giáo trình biên mục mô tả, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà

Nội

15. Đặng Thị Phương Thảo, (2000), Đẩy mạnh công tác phục vụ thông tin – thư

viện ở Thư viện Quân đội, Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành Khoa học

Thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Hà Nội.

16. Quốc Thắng (2009), “Thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu khoa học công

nghệ một yêu cầu cấp thiết của công tác lưu trữ”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt

Nam, 1, tr. 8-10

17. Trần Mạnh Tuấn (2006), “Bản quyền trong việc triển khai dịch vụ cung cấp bản

sao tài liệu trong các thư viện đại học”, Kỷ yếu Hội nghị quốc tế về thư viện –

TP. HCM 28-30/8/2006, tr. 70-74

18. Trần Mạnh Tuấn (2005), “Nguồn tin nội sinh của trường đại học thực trạng và

các giải pháp phát triển”, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, 3, tr. 1-4

19. Trần Thị Thanh Vân, (2009), Nghiên cứu hoàn thiện công tác tổ chức quản lý

nguồn tài liệu xám đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ của Đại học Quốc

gia Hà Nội, Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành Khoa học Thư viện,

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà

Nội.

20. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hoá thông tin, Hà Nội.

LỜI CAM ĐOAN -...

Documents

Transcript of LỜI CAM ĐOAN -...