Z.PM 2.0Lo Zen (禅) del Project Management:

alla ricerca dell’essenza dei Progetti e del Management

Fabio Malpezzi

? Zen ?

?Project ?

? Management ?

Lo ZenRicerca l’essenziale, la reale natura della cose, un punto

di equilibrio in un sistema fluido e dinamico

È la stintesi di insegnamento (Sanzen), pratica (Koan) e illuminazione (Satori), è la consapevolezza delle singole parti della vita in un unico percorso

Progetti? Cosa sono

Alcune loro caratteristiche

• Limite temporale: inizio e fine definiti

• Prevedono una consegna del «prodotto» ai clienti e/o agli utenti

• Tipicamente coinvolgono competenze e risorse eterogenei/differenziati

• Si svolgono in un ambiente caratterizzato dall’incertezza

L’ambiente

• Tempo: del sistema che lo modifica anche indipendentemente dal progetto

• Cliente: la persona o l’azienda che paga per il progetto

• Gli Utenti: Le persone che utilizzano i risultati del progetto. In alcuni casi il Cliente e l’Utente possono essere la stessa persona

• Fornitore: chi fornisce le competenze/risorse per realizzare il progetto

Le entità coinvolte

• Le risorse, necessarie per la realizzazione del prodotto

• Il servizio/prodotto da realizzare

• Tempo del progetto che deve essere limitato e definito

Un progetto = Un sistema dinamico e complesso

• Per sistema dinamico si intende un sistema il cui stato attuale dipende da tutti gli accadimenti precedenti

• Per sistema complesso si intende un sistema il cui stato non dipende dalla somma dei singoli attributi

?

Un sistema complessoSistema che ha almeno una o più delle seguenti caratteristiche: • Caotico. Ad una piccola variazione degli elementi iniziali

corrisponde una grande differenza nei risultati• Adattativo. Un sistema in grado di adattarsi, cambiare al

modificarsi delle condizioni esterne.• Non Lineare. Gli attributi dei singoli elementi non

consentono di spiegare il comportamento del sistema

Le relazioni tra gli elementi devono essere osservate nel loro insieme e l’estrapolazione delle dinamiche è un’operazione scorretta (possono verificarsi inversioni di tendenza –«cambiamenti di FASE») Spesso si assiste alla presenza di Fenomeni Emergenti

• Esempi di sistemi complessi– Traffico automobilistico cittadino

– Andamenti economici

– Previsioni meteo

– L’uomo

• Il contesto si evolve in modo stocastico (per probabilità di accadimenti) e complesso (non lineare) per cui non è possibile modellare in modo deterministico ma solo per simulazioni

(Questo spiega abbastanza bene perché i GANTT e gli altri strumenti di programmazione devono essere ritarati in continuazione…. )

• Tecniche di simulazione come la System Dynamics (definizione di un sistema fatto di flussi e di stock) o la Simulazione per Agenti (interazione di agenti) non hanno carattere predittivo, evidenziano la dinamiche che probabilmente si svilupperanno

• Quando è utile utilizzare queste tecniche di simulazione? Sono tecniche costose e difficili da utilizzare quindi dipende dalla Durata, Onerosità, Complessità, dai Rischi del sistema

Manager

Nelson Mandela (anche se è molto riduttivo classificarlo in tal modo…)Fu a lungo uno dei leader del movimento anti-apartheid ed ebbe un ruolo determinantenella caduta di tale regime, pur passando in carcere gran parte degli anni dell'attivismo anti-segregazionista. Protagonista insieme al presidente Frederik Willem de Klerk dell'abolizionedell'apartheid all'inizio degli anni Novanta, venne eletto presidente nel 1994, nelle primeelezioni multirazziali del Sudafrica, rimanendo in carica fino al 1999. Il suo partito, l'AfricanNational Congress (ANC), è rimasto da allora ininterrottamente al governo del paese.http://it.wikipedia.org/wiki/Nelson_Mandela

Le capacità di un buon Managersecondo il mio modestissimo parere…

• Spiccate capacità di Negoziazione• grande determinazione ma nessuna cattiveria• sapere gestire lo stress, se non si gestisce si è

condizionati dall’immediato. Le decisioni devono avere una visione di lungo periodo. Chi deve prendere decisioni non le può prendere solo sugli stimoli dell’immediato.

• sapere valutare le persone (cosa difficilissima)• sapere comunicare con efficacia• Conoscere le lingue parlate del Cliente, del Fornitore e

dell’Utente

L’importanza dell’Interpretazione• La cosa più importante per gestire bene un problema

complesso, non è la sua pianificazione (che è comunque la base del lavoro) ma la sua Interpretazione.

• Come una persona arriva ad una Decisione/Interpretazione?– Tramite l’Esperienza. Usare gli errori per imparare. La conoscenza deriva

dall’esperienza. Non bisogna aver paura di sbagliare.– Es. Enzo Ferrari: “armadio degli errori”, ovvero una vetrina a vista nella quale

erano conservati pezzi difettosi, risultato di un processo di costruzione sbagliato o simbolo di una cattiva performance in gara, all’insegna del motto “Sbagliando s’impara” e del desiderio di sperimentazione e miglioramento.

Come si interpreta la realtà:– Utilizzando un sistema dei valori, di scelte istintive e di scelte razionali

• Inoltre è importante avere:– Capacità di relazionarsi con le persone (gestire il consenso o il conflitto)– Disporre di tecniche e strumenti per avere una rappresentazione efficace del

sistema

Comunicazione

Per comunicare con efficacia

• E’ necessario comprendere i valori degli interlocutori

• Neutralizzare o sfruttare (in modo etico) per i propri fini le «suggestioni del contesto»

• Aver chiaro gli Obiettivi e Comprendere bene il contesto e le sue possibili evoluzioni.

• Il contesto si evolve in modo stocastico (perprobabilità di accadimenti) e complesso per cui nonè possibile modellare in modo deterministico masolo per simulazioni

I Valori

I Valori – produco fichi o spine?• Essi rappresentano ciò che è Bene per noi, ciò che è Giusto, ciò che

è Sublime fare, dire, pensare per noi e per gli altri. Rappresentano la nostra anima.

• I valori permettono di sviluppare una identità, definiscono una personalità, ci identificano.

• Possono essere personali, aziendali o di un gruppo di persone (di progetto)

• Attenzione a ciò che produce il comportamento. Dietro i comportamenti si trovano i valori reali delle persone o delle organizzazioni. I Valori influenzano i comportamenti quotidiani.

Matteo 7, 16-17: 16 Dai loro frutti li riconoscerete. Si raccoglie forse uva dalle spine, o fichi dai rovi? 17 Così ogni albero buono produce frutti buoni e ogni albero cattivo produce frutti cattivi; 18 un albero buono non può produrre frutti cattivi, né un albero cattivo produrre frutti buoni.

ScelteKahneman

• Daniel Kahneman è uno psicologo, vincitore, insieme a Vernon Smith, del Premio Nobel per l'economia nel 2002 «per avere integrato risultati della ricerca psicologica nella scienza economica, specialmente in merito al giudizio umano e alla teoria delle decisioni in condizioni d'incertezza»

• Ha dimostrato che nella nostra mente ci son due sistemi che collaborano da lui chiamati Sistema 1 e Sistema 2, uno responsabile dei pensieri veloci, l’altro di quelli lenti

• Pensieri lenti e veloci si propone di mostrare che raramente le scelte umane sono dettate esclusivamente dalla razionalità, anche quando sembrano molto, molto ben ponderate.

• Difatti, una grossa componente delle decisioni che prendiamo

tutti i giorni deriva dagli stimoli dettati del cosiddetto Sistema 1della mente, istintivo e veloce, piuttosto che dal Sistema 2, quello lento che dà suggerimenti fondati su fatti concreti elaborati con razionalità

Nelle nostre azioni quotidiane ognuno di noi è continuamente guidato dall’alternanza di questi due sistemi che si influenzano a vicenda: infatti il primo dà elementi al secondo per decidere e il secondo con la ripetizione modifica il primo

• Riconoscere il funzionamento di questi due sistemi e le loro sinergie è di fondamentale importanza ai fini della assunzione di decisioni.

• Ad esempio, dal momento che il sistema 2 è pigro e si attiva molto più lentamente, il rischio è che la lettura superficiale di un contesto guidata dal solo sistema 1 ci porti ad azioni sbagliate e potenzialmente pericolose.

• Il sistema 1 può infatti generare impressioni e sensazioni immediate che, in assenza di attivazione del sistema 2, tendono a trascurare dubbi e ambiguità di fondo e ad essere ciechi di fronte alle eventuali interdipendenze della situazione in cui ci si trova. Questo può portare a trasformare le sensazioni e impressioni immediate in credenze consolidate che portano ad un determinato corso d’azione in maniera pressoché automatica.

La nostra mente è come un campo di grano si creano sentieri difficilmente modificabili

Intuito vs Ragionamento

• Di fatto prendiamo la maggior parte delle nostre decisioni “senza pensarci”, usando l’intuito

• Costituisce spesso il modo più economico, più veloce e più efficace per prendere una decisione

• Tuttavia vi sono situazioni in cui l’intuito inganna, in particolare quando c’è bisogno di: – mantenere coerenza tra

più decisioni – sottrarsi a manipolazioni

dei “venditori di illusioni”– influire su sistemi

complessi / dinamici– operare in ambienti

competitivi – …

Suggestioni del pensiero veloce

Suggestioni del pensiero veloceKanheman le ha così classificate

1. Associazione mentale

2. Facilità / Fluidità

3. Causalità Percepita

4. Emotività

5. Sostituzione

6. Probabilità Percepita

7. Ancoraggio

8. Autorità

9. Stereotipo

10. Caso Esemplare

Alcuni esempi

A pranzo quando si ordina

• Ancoraggio

• Autorità

• Associazione mentale

In una riunione di condominio

• Ancoraggio

• Autorità

• Stereotipo

• Facilità

Organizzazione

Importanza dell’organizzazione

• E’ importante gestire/controllare la complessità tramite una adeguata organizzazione in quanto questa ci fornisce le informazioni e il modello interpretativo che via via ci è necessario.

• Esempio di un orchestra Jazz:

– Ognuno libero all’interno di regole date dallo strumento e dalla musica che suona

– Ognuno in ascolto degli altri

Comprendere il Contestodove si sta suonando e cosa

• Per avere una visione globale bisogna avere chiaro le Entità coinvolte, Gli obiettivi del progetto che potrebbero evolvere nel tempo, Lo stato di avanzamento delle attività

• Avere a disposizione uno strumento (tecnica) che permetta di

– Coinvolgere nel processo decisionale le persone corrette

– Avere costantemente le giuste informazioni di progetto

– Prendere decisioni con tempismo

• Disporre di Indicatori che permettono una sua gestione ai punti di controllo (milestone) dove si comprendono i risultati parziali, ma significativi e che diano la possibilità di correzione. Si possono raggruppare per tipo: Tempi, Costi, Qualità, Ambito, Rischi, Benefici

Le quattro Visioni

1. Produzione o del Fornitore

2. Commerciale o del Cliente

3. Dell’Utente

4. Consulente Esperto (visione esterna)

Tradeoff tra Cliente il Fornitore

• Attenzione che i contenuti del progetto spesso differiscono tra la logica del cliente e quella produttiva. Non sempre le specifiche dichiarate dal Cliente sono coerenti con quelle percepite dal Fornitore

• Spesso l’utente non è coinvolto adeguatamente o non ha le competenze per prevedere cosa gli servirà

• Lo stato di avanzamento di un progetto deve confrontare le attività svolte con quello che vuole il cliente. Da cui la necessità:– di un sistema organizzativo e di controllo che tenga conto

del cliente e dell’utente– che si sia un raccordo sistematico tra la vista commerciale e

quella produttiva (Client Manager vs. Product Manager). Nessuna delle due deve prevalere.

Attenzione!!! Regole empiriche ma estrematamene importanti

• Non far corrispondere nella stessa persona iruoli di cliente e fornitore in quanto è micidiale per il progetto.

• Un esempio: – il conflitto di interessi

– la corruzione e i danni che provoca

• Attenzione a non giocare il ruolo di Manager di Progetto assieme ad altri.

Lo strumento• Gli strumenti di Project Management sono stati studiati a lungo:

– PMI – Prince2 – Lean Project Management– ...

• A mio parere non c’è lo strumento giusto a priori, dipende dalla natura e dalle dimensioni del progetto.

• In generale va bene qualunque cosa che permetta di decidere avendo una visione chiara di:– Entità coinvolte– La giustificazione del progetto che potrebbe evolvere nel tempo– Lo stato di avanzamento delle attività in relazione allo stato di

avanzamento dei costi– Verifica e gestione dei rischi di progetto

Predizione o Pianificazione?C’è differenza?

• Si predice con il «sistema 1» e si pianifica con il «sistema 2»

• Un progetto soprattutto se ampio e con risultati attesi non precisi non è stimabile con precisione a priori

• Per Pianificare si devono scomporre tutte le attività necessarie in sotto obiettivi e ogni sotto obiettivo in attività sufficientemente semplici da essere stimabili a priori.

Pianificare è sempre possibile? Non sempre è chiaro cosa si vuole ottenere.

Spesso gli obiettivi cambiano in funzione di quanto si ottiene nel mentre.

E’ utile il concetto di Budget

BudgetSi può riassumere in un concetto calcistico di:

• Palla lunga e pedalare!

Si definiscono i macro obiettivi, le macro risorse, si allacciano le cinture e ci si lancia… ovviamente diventa importante il sistema di misura e controllo (il paracadute)

Ridurre la complessità

Suddividere per fasi e per pezzi e Consegnare il più velocemente possibile*

La velocità con cui si realizza è importante perché: • Quanto prima il prodotto finale viene fornito senza

difetti considerevoli, tanto prima possono essere ricevuti i feedback, ed inseriti nella prossima iterazione.

• Quanto più corte sono le iterazioni, tanto migliore sarà la formazione e la comunicazione all'interno del team e la sua capacità di realizzazione.

* Il meglio è nemico del bene (Voltaire). Aforisma utile anche nella gestione dei progetti

Work Break down Structure

Perché è utile?

• Permette una buona organizzazione

• Aiuta ad assegnare le responsabilità

• Mostra i punti di controllo e le tappedi progetto

• Permette una stima più accurate deitempi, dei costi e dei rischi di proggeto

• Contribuisce a spiegare il progettoagli stakeholders

Come si costruisce?• Si inizia col definire che cosa deve

essere realizzato• Lo si scompone iterativamente sino

a descrivere i singoli pezzi che lo compongono

• Quando ci si ferma?– Quando una parte può essere

facilmente stimata e controllata

Attenzione a non essere troppo analitici

• Una struttura di lavoro (WBS) è usata per suddividere un progetto in componenti facilmente gestibili che possono essere stimate e controllate.

Visualizzazioni di una WBS

KanbanI cartellini kanban sono stati ideati per rappresentare il numero di contenitori di materiali che scorrono avanti e indietro tra l'area del fornitore e quella dell'utilizzatore.

Permette di:

• Visualizzare il flusso di lavoro

• Limitare il Work-in-Progress

• Misurare e gestire il flusso

Cercare di decidere il più tardi possibile

• Dato che lo sviluppo di un progetto è sempre associato con qualche incertezza, i risultati migliori dovrebbero essere raggiunti con un approccio basato sulle opzioni, rinviando le decisioni il più possibile fino a che non possono essere assunta sulla base di fatti e non su previsioni ed ipotesi incerte.

Controllo e MisurazioneLe Metriche di Progetto rappresentano un insieme di indicatori volto a tenere sotto controllo e prevedere l'andamento delle principali variabili critiche del progetto:

– Scopo: la definizione di che cosa è il progetto, di che cosa deve essere realizzato e di che cosa non deve essere incluso.

– Tempo: la gestione del tempo nel progetto, la misurazione degli stati di avanzamento, la gestione degli imprevisti, la ripianificazione.

– Qualità: la guida del gruppo affinché il lavoro prodotto soddisfi i livelli di qualità definiti; le modalità per misurare la qualità; la potenza e i limiti delle metriche.

– Rischi: la valutazione e la gestione del rischio in un progetto.– Costi: la valutazione e il monitoraggio dei costi diretti e

indiretti in un progetto.

Controllo e Misurazione

• Quanto devo controllare un progetto?• Il controllo ha un costo, per cui bisogna misurare

nel modo più leggero possibile, mentre si produce bisogna generare anche le misure, in relazione alla complessità del progetto, ai rischi e alla possibilità di migliorare.

• Misurare e Verificare serve a:– Guidare verso la meta il progetto– Gestire i rischi– Imparare e migliorare

Ecco gli ingredienti una buona gestione di progetto

Il procedimento sta a voi…