Livre blanc - Développer le télétravail

Développer le télétravail

dans le cadre d’un

plan de continuité d’activité

Octobre 2009

Développer le télétravail dans le cadre d’un plan de continuité d’activité

Reproduction interdite sans autorisation préalable et écrite de Microsoft et Hommes et Process Copyright© 2009 – Microsoft – Hommes & Process

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Contexte

Les entreprises sont les maillons économiques de notre société concentrant le plus de responsabilités. Du fait de leurs multiples rôles, elles deviennent plus sensibles aux différentes crises, quelle qu’en soit la nature.

Depuis une décennie, les crises se multiplient et les entreprises sont en première ligne :

Crises sanitaires : grippe aviaire, pandémie H1N1,…

Crises financières et sociales : Bulles spéculatives, dettes et difficultés de financement, blocage de sites, mouvements sociaux et grèves générales dans les transports en commun … La mondialisation et l’interdépendance croissante des sociétés entraînent de nouveaux risques (instabilités financières…) qui se transmettent facilement à l’échelle mondiale de l’économie (théorie des dominos). L’industrialisation de l’information, à travers le développement de l’informatique, rationalise les activités mais les rend dépendantes des systèmes et les exposent de fait à des interruptions de service grandissantes,

Actes terroristes : De nouvelles menaces telles que le terrorisme (Antrax en 2001, Attentats du 11 septembre 2001, du 11 mars 2004 à Madrid, du 7 juillet 2005 à Londres,..),

Catastrophes naturelles : Le dérèglement climatique engendre des phénomènes météorologiques de plus en plus extrêmes : Les ouragans Katrina, Rita et Wilma dans le golfe du Mexique en 2005, la crue du Vltava à Prague en 2002. En France : la tempête dévastatrice de décembre 1999, les inondations du Gard en 2002 ; la canicule de l’été 2003, Neige dans le sud de la France en 2009,…

Face à cette multiplicité d’évènements et aux dommages majeurs qu’ils entraînent, les états et les pouvoirs publics

prennent la mesure des enjeux de la gestion de crise :

En adoptant de nouveaux dispositifs réglementaires et normatifs : o Loi de sécurité financière (LSF), Loi Sarbanes-Oxley (E-U), loi du 30 juillet 2003 sur les risques

technologiques & naturels (inondations), développement de normes (prudentielles Bâle 2 / Solvency 2, ISO 17799/27001 sécurité de l’information, ISO 14001 gestion de l’environnement…).

Ainsi que les différentes circulaires des ministères : o Circulaire DGT 2007/18 du 18 décembre 2007 relative à la continuité de l’activité des entreprises et

aux conditions de travail et d’emploi des salariés du secteur privé en cas de pandémie grippale. o Circulaire DGT 2009/15 du 26 juin 2009 relative au rôle des acteurs de la santé au travail en cas de

pandémie grippale. o Circulaire DGT 2009/16 du 3 juillet 2009 relative à la pandémie grippale et complétant la circulaire

DGT 2007/18 du 18 décembre 2007.



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En développant des plans de protection et de prévention et en essayant de coordonner leurs actions : o Organisation de simulations de crise, prise en compte de l’importance de la communication de crise.

Contrairement aux catastrophes naturelles où l’interruption de l’activité économique est souvent liée à la destruction des structures, la paralysie des entreprises en cas de pandémie a essentiellement pour origine un déficit de ressources humaines.

Sur une période assez longue de 8 à 12 semaines, chaque société doit faire face à une diminution de ses effectifs pouvant atteindre 40%(1) du fait du nombre croissant de malades et de la propagation du virus. Ajouté à cet absentéisme, il faut inévitablement supporter une restriction de la circulation, la perturbation des échanges commerciaux, le renforcement des contrôles aux frontières.

Tous ces éléments peuvent mettre en cause la survie des entreprises.

S’organiser pour s’y préparer est la meilleure défense !

1 Selon la Direction Générale de la Santé



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Les répercussions et enjeux pour l’entreprise

Les répercussions dans l’entreprise sont non négligeables et se déclinent sous de nombreuses formes :

Réduction des effectifs qui peut atteindre jusqu'à 40%(1) sur une période de deux semaines lors d’un pic de pandémie. Sachant qu'une pandémie peut durer de 8 à 12 semaines, il devient impératif de se préparer à une réduction moyenne de l’ordre de 25% du nombre de ses employés. D'autres facteurs connexes peuvent contribuer à augmenter cet absentéisme tel que : l’infection enfants, la fermeture des écoles et transports publics...

Annulation de commandes et/ou impossibilité d’en satisfaire de nouvelles.

Indisponibilité simultanée de plusieurs dirigeants ou responsables.

Difficultés d’approvisionnement, voire même l'absence de certains fournisseurs et sous-traitants.

Perturbation des circuits financiers entraînant la réduction des capacités financières.

Dégradation de services particulièrement sensibles (énergie, communications, propreté…).

Difficultés dans les déplacements des salariés (voire un blocage total pour les personnes utilisant les transports en commun).

Contrôle aux frontières et interruption des liaisons internationales pouvant perturber les importations / exportations et les déplacements à l'étranger.

Réduction de la consommation, à l'exception près des produits alimentaires et d’hygiène.

Perte d’image en interne ou en externe, perte de confiance.

Dysfonctionnement de l’entreprise : impossibilité de faire fonctionner les organes vitaux (facturation, paie) ou à respecter ses engagements vis-à-vis de ses partenaires



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L’apparition d’une situation de crise, quelle qu'en soit sa nature, engage la responsabilité de l’entreprise dans sa capacité à :

Assurer la protection de ses salariés Cette protection s’illustre via différentes approches : Le maintien de l’activité professionnelle (et donc du salaire) permet par exemple de répondre aux besoins de base (besoins physiologiques) ou d’éviter l’isolement du salarié (besoins sociaux). Le maintien des conditions normales d’activité permet de son coté de prévenir les maladies, les accidents ou atteintes physiques (besoins de sécurité).

Assurer ses engagements contractuels L'entreprise doit s'assurer que les délais et la qualité des livrables sont respectés, que les ressources nécessaires pour les prestations de service (support, assistance) sont disponibles, ne la mettant pas à défaut vis-à-vis des engagements contractuels passés avec ses clients.

Garantir la poursuite de ses activités La DRH au sein de l'entreprise doit mettre en place une stratégie assurant la disponibilité des ressources nécessaires, en facilitant l’adaptabilité et la flexibilité des employés. Cette démarche s’illustre par une réelle anticipation et par la mise en place de plans de formation idoines. Il convient également de vérifier que les fournisseurs et autres prestataires stratégiques de l’entreprise (cabinets juridiques, transporteurs, experts comptables…) ont également mis en place une telle démarche. L’implication des partenaires dans la démarche de PCA est importante car ces derniers conditionnent de manière plus ou moins importante la poursuite des activités. Un grand compte devra par exemple sensibiliser ses fournisseurs (PME, PMI) à la nécessaire mise en place un PCA.

Maintenir la gouvernance L'entreprise face à ses responsabilités légales, juridiques et financières doit maintenir la gouvernance en s'assurant que la crise ne remet pas en cause les directions stratégiques et le management opérationnel de l’entreprise.

Parer toute dérive de bonne gestion et de contrôle La DAF devra être en mesure de parer toute dérive de bonne gestion et de contrôle en assurant un suivi rigoureux des activités de gestion, de contrôle des coûts, du « management » des ressources humaines, ou du suivi qualité…

Répondre aux exigences légales La mise en œuvre des directives fournies par le Ministère de la Santé et du Travail (ou plus précisément de sa branche) est à effectuer. De même, il convient de vérifier que l’entreprise est bien en conformité avec les différentes normes qu’elle est supposée appliquer.



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Le télétravail

Dans le cadre du scénario pandémique le télétravail des salariés constitue une partie de la solution Gestion de Crise / PCA. Elle se décline en démarche « préventive » activable à la demande et/ou « réactive » dans l'urgence.

Ces deux approches se différencient notamment par leur philosophie (Volontaire versus Subie) et par leurs contraintes de temps (Planification versus Immédiateté)

L’approche « Télétravail » s’inscrit également dans une démarche plus globale avec pour premiers

bénéfices l'optimisation des coûts (avec notamment une réduction des coûts de déplacement des salariés). Mais,

cette approche touche également directement la responsabilité environnementale de l’entreprise (bilan carbone,

Agenda 21, …) en permettant une réduction de l’empreinte Carbone. Les impacts en termes d’Image et de

notoriété sont également à ne pas négliger : mise en avant de l'approche managériale innovante et ouverte, marque

de confiance vis-à-vis des salariés. Enfin, le télétravail contribue directement à la mise en place d’une politique

Sociale et RH efficace, prônant la flexibilité offerte aux salariés, optimisant les conditions de travail tout en

améliorant la confiance et l’image des salariés et futurs salariés vis-à-vis de l’entreprise.



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Défis et contraintes pour l'IT

La mise en place d’un PCA, notamment dans la pespective d’un scénario réactif, ne peut pas assurer un

fonctionnement normal de l’entreprise à 100%. En effet, cela implique forcément un fonctionnement dégradé.

L’important est donc de limiter cette dégradation pour la rendre invisible ou peu perceptible autant en interne

(salariés) qu’en externe (clients, partenaires…). Pour cela, il s’avère donc critique de connaitre de façon précise les

fonctions vitales de l’entreprise, et d’identifier les moyens (tant organisationnels, techniques qu’humains)

nécessaires à l’exécution de ces fonctions vitales.

Cette cartographie effectuée, il convient pour la direction de se faire accompagner par la DSI afin de mettre en place

la solution technique idoine. Cette dernière doit à minima fournir une réponse aux enjeux suivants :

Etre activable rapidement : L’entreprise doit pouvoir activer, tout ou partie du plan, de façon extrêmement rapide en réponse à

l’apparition soudaine d’une crise

Etre adaptable au contexte La solution doit être modulaire et agile pour s’adapter aux différentes natures de crise et donc à leurs

conséquences sur l’activité

Etre compatible au travail connecté, déconnecté, et synchronisé Il est important de prendre en compte une dégradation probable des moyens de connexion, soit par

surcharge (le passage du taux de télétravail de 3% à 10% engendre indéniablement une surcharge des

demandes d’accès au réseau de l’entreprise), soit par perte de qualité de service (Les fournisseurs d’accès

sont eux-mêmes potentiellement touchés par la crise !). Les approches centralisées / décentralisées ou

connectées / déconnectées doivent donc être envisagées

Assurer la sécurité des données et des usages Le télétravail, intégré comme composante du PCA, implique le stockage d’informations sur des postes hors

du périmètre de l’entreprise ou l’accès aux informations d’entreprise depuis l’extérieur. Il convient donc de

pouvoir identifier les utilisateurs, définir et contrôler leurs usages, assurer la sécurisation des connexions et

des données… et ce afin de ne pas remettre en cause les grands principes de sécurité : Confidentialité,

intégrité, preuve, disponibilité.



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Offrir des capacités de pilotage et de contrôle Le PCA ne doit pas engendrer une remise en cause des mécanismes de pilotage, de management, de

contrôle.

Tenir compte de la disparité des équipements Il est nécessaire d’appréhender la forte hétérogénéité des matériels (PC Portable, UltraPC, PC fixe,

Macintosh), des réseaux (Accès ADSL, 3G), et des mécanismes de sécurité (proxy, firewall, antivirus) qui sont

utilisés lors d’une situation dégradée. De même, la diminution de la disponibilité ou de la fiabilité de certains

systèmes doit être appréhendée.

Limiter l’impact sur le SI La solution technologique doit avoir un impact quasiment nul sur l’infrastructure dy Système d’Information.

Elle doit, soit être mise en place en parallèle et donc en extension (services en ligne ou externalisés par

exemple), soit utiliser l’infrastructure existante en déployant des services déjà présents. En aucun cas elle ne

doit nécessiter des travaux d’intégration ou de transformation trop importants.La système étant utilisé de

façon ponctuelle et devant pouvoir s’activer rapidement, il doit être en mesure de se greffer sur le SI en

place ou d’activer certains services déjà en place.



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Stratégies de réponse

En fonction des métiers, enjeux et contraintres propres à chaque entreprise, les stratégies de réponse à mettre en

œuvre peuvent s’orienter selon différents axes :

Accéder de façon sécurisée aux applications internes de l’entreprise

Optimiser les usages au regard de nouvelles contraintes

Mettre en place des solutions facilitant la communication et la collaboration des intervenants

Mettre en place des solutions dédiées à la gestion de crise

Comme mentionné précédemment, le fait de favoriser l’un ou l’autre des axes dépend de l’analyse organisationnelle

effectuée en amont, qui permet d’identifier les activités, systèmes et acteurs requis de manière critique pour la

poursuite des activités de l’entreprise. A cela s’ajoute une notion de temps de réponse : La question n’est en effet

pas évaluée de la même manière, si on se place dans une approche préventive ou paliative.

La suite de ce document s’attache donc à présenter des stratégies de réponse possibles, et met en exergue autant

les avantages induits par ces solutions que le temps nécessaire à leur mise en œuvre effective

Vous souhaitez offrir un accès sécurisé à vos applications internes ?

Dans le cadre du développement du télétravail, une contrainte majeure est le besoin d’accès sécurisé à ses

applications internes. Celles-ci peuvent être de multiples natures :

Applications métiers telles que le CRM (Dynamics, People Soft,…), les ERP (SAP,…), les applications RH (Demande de congés, de déplacement), les applications spécifiques liées à l’activité de l’entreprise (application bancaires, d’assurance,…)

Applications Web telles que les portails documentaires (SharePoint), la messagerie Web (Outlook Web Access) ou les outils de communication (Communicator Web Access)

Applications notamment bureautique du poste de travail via Terminal Server (RDS) ou Citrix

L’accès à ces applications est critique, à la fois :

Pour le télétravailleur car il conditionne la poursuite de ses activités professionnelles. L’accès doit être le plus transparent possible pour le collaborateur distant afin de lui assurer un maximum de simplicité et d’efficacité.

Pour le DSI qui doit, tout en répondant aux attentes de ses utilisateurs, se porter garant de la sécurité du Système d’information, en offrant notamment une réponse adaptée en terme de confidentialité, de preuve, de disponibilité et d’intégrité.



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Microsoft propose une solution permettant de répondre favorablement à ces attentes au travers de son offre IAG

2007 – Intelligent Application Gateway. IAG se positionne comme une solution de sécurité applicative, tenant

compte de multiples dimensions :

Humaine : au-delà des salariés, il devient de plus en plus critique pour l’entreprise d’impliquer directement mais de manière contrôlée, ses clients ou partenaires.

Matérielle : les utilisateurs, par leur mobilité professionnelle, sont amenés à utiliser de multiples appareils (PC Fixe, PC Portable, Téléphone, SmartPhone) depuis de multiples lieux géographiques et donc en exploitant de multiples moyens de connexion : Réseau d’entreprise, ADSL personnel, 3G/GPRS, Wifi public.

Applicative : les utilisateurs, dans le cadre de leurs activités, utilisent de nombreuses applications, provenant de multiples éditeurs et fonctionnant sur des architectures différentes (Client-serveur, Web, Virtualisation, etc.).

IAG a donc pour vocation d’adresser l’ensemble de ces problématiques par la définition de scénarii intégrant ces

différentes dimensions et offrant pour chacun un niveau de Sécurité et de Fonctionnalité.

Point d’entrée unique via un portail d’entreprise personnalisé

Accès à tous types d’applications d’entreprises

« Single Sign-On »

Authentification forte / Identification (Active Directory, Radius, authentification forte par carte, « one time password », audio, SMS…)

Sécurisation des accès (VPN SSL)

Analyse de conformité du poste de travail NAP (antivirus, système à jour,…)

Analyse de flux applicatifs, de protocoles (Filtrage, Transition d’URL, Reverse Proxy)

Filtrage applicatif descendant (masquage d’informations sensibles à la volée)

Passerelle Terminal Services

Traçabilité



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Il est important de noter que l’arrivée prochaine de ForeFront UAG – Unified Access Gateway - , successeur d’IAG, va

également offrir de nouvelles capacités d’accès aux ressources de l’entreprise, et ce notamment en exploitant le

service « DirectAcess » disponible sur Windows 7. Direct Access va en effet permettre à chaque salarié d’accéder au

Système d’Information de l’entreprise en toute transparence, sans nécessiter de mise en place de VPN. La salarié

travaille de la même manière, qu’il soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, sans adaptation particulière pour

accéder aux ressources utiles.

Les composants de la solution :

IAG 2007 (et prochainement ForeFront UAG)

Windows Server 2008 R2 et son service RDS (Remote Desktop Services)

Une mise en œuvre simple, intégrant authentification simple et publication d’applications en mode VPN SSL, peut être effectuée en quelque jours. Des scénarii plus complets peuvent ensuite être ajoutés en fonction de l’évolution des politiques d’accès à distance. A noter qu’IAG est disponible sous forme « d’appliance » (matériel préinstallé), de machine virtuelle (« IAG Virtual Machine ») ou sous forme d’application classique à installer.

A visiter :

http://www.microsoft.com/france/serveur/forefront/edgesecurity/iag/presentation.mspx

Vous souhaitez conserver votre bande passante à l’entrée de votre entreprise ?

La multiplication importante du nombre de télétravailleurs, couplée à la perte probable de qualité de service sur les

réseaux télécoms (les fournisseurs externes peuvent également être confrontés à la crise !), est susceptible

d’impacter l’accès au Système d’Information de l’entreprise. S’il est bien évidemment possible, en approche

préventive, d’essayer de dimensionner au plus juste la bande passante nécessaire en entrée, la prudence amène les

entreprises à réfléchir à des stratégies de « délestage », afin de préserver les accès pour les applications les plus

critiques. Deux approches peuvent être envisagées :

Favoriser les approches distribuées ou décentralisées

Déporter la charge vers des sites externalisés





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Favoriser les approches distribuées ou décentralisées

Microsoft propose au travers de son offre Microsoft Office Groove 2007, de fournir une plate-forme sécurisée de

collaboration décentralisée. Microsoft Office Groove 2007 fournit aux utilisateurs la capacité de créer ou de

rejoindre des espaces de travail et offrent des capacités de partage, de collaboration, de coordination, et de

communication. La plate-forme a été pensée comme un environnement hautement sécurisé, alliant une

identification précise des utilisateurs (certificats numériques) à des mécanismes de cryptage de données.

L’originalité de la plate-forme réside dans son architecture qui concilie une définition centralisée de règles d’usage

(définition des utilisateurs, de leurs droits, des principes de sécurité, …) à leur application décentralisée, autonome

et potentiellement déconnectée : En synthèse, l’entreprise définit un cadre global au sein duquel les utilisateurs sont

en mesure d’évoluer. Une fois ce cadre défini, les collaborateurs peuvent ensuite utiliser le produit librement en

fonction de leurs besoins.

Collaboration sécurisée entre l’entreprise et ses fournisseurs

Collaboration entre salariés, qu’ils soient en télétravail, en déplacement ou sur le site de l’entreprise

Sécurisation des données utilisées en situation de mobilité

Support de travail en situation austère (Connectivité inexistante ou dégradée)

Gestion de crise (Capacité à réunir très rapidement une équipe pour gérer un événement imprévu)

Création et agencement d’espaces en fonction des besoins

Invitation de personnes internes ou externes à l’entreprise (en fonction des règles de gestion définies)

Support d’activités formelles (fichiers, formulaires) ou informelles (discussions, bloc notes)

Support d’activités en temps réels (messagerie instantanée) ou en différé (stockage de ressources)

Extraction et/ou synchronisation de fichiers avec des librairies documentaires SharePoint

Alertes (éléments ajoutés ou modifiés par un autre membre, suivi des envois de message,…)

Ergonomie Windows, favorisant une prise en main rapide

Fonctionnement en mode connecté ou déconnecté, synchronisation automatique.

Abstraction des frontières informatiques et géographiques (cross-firewall, cross-organisations)

Intégration avec les annuaires et la PKI d’entreprise

Sécurité (authentification forte, mécanisme de sauvegarde et de traçabilité, cryptage des données et des flux, mécanisme de haute disponibilité)

Intégration avec la majorité des produits de la gamme Office System : SharePoint (MOSS, WSS, Microsoft Online Servoces), Office Communications Services, InfoPath, Suite bureautique, …



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En complément de l’offre standard, Hommes & Process met à disposition des composants optimisant l’intégration

de Groove 2007 avec les outils de travail quotidiens du salarié, ou facilitant la supervision et la gestion des usages de

Groove 2007 dans l’entreprise :

Pour l’utilisateur final : Gamme GrooveIT! o GTutorial : Outil d’apprentissage/e-learning dédié à Groove o GrooveIT! pour SharePoint : Intégration aisée de Groove et SharePoint (création automatique

d’espaces Groove personnels depuis des sites SharePoint 2007) o GrooveIT! pour Outlook : Intégration aisée de Groove et Outlook (partage dans Groove des emails,

contacts, événements, flux RSS, tâches, pièces jointes) o GrooveIT! pour Mes Documents : Intégration de Groove et de la suite bureautique Office (recherche

de documents et publication aisée depuis Word, Excel, PowerPoint o GrooveIT! pour Mes Calendriers : Vue consolidée de calendriers Groove

Pour l’entreprise : o Workspace Dashboard : Gestion centralisée du cycle de vie des espaces Groove (supervision,

archivage, reporting, création automatisée) depuis SharePoint o Backup Enforcer : Assurance d’usage des mécanismes de sauvegarde o Hébergement de solutions Groove dédiées



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Les composants de la solution :

Office Groove 2007 : Compris dans la suite Office 2007 Enterprise Edition. Egalement disponible en produit isolé.

Groove Manager (Gestion), Groove Relay (Synchronisation) et Groove Databridge (Sauvegarde & Intégration), disponibles sous forme de serveurs ou sous forme de service

Solutions Hommes & Process

Un premier niveau de mise en œuvre (Installation, Déploiement, Configuration, Prise en main) peut être effectuée en quelques jours sur site client. Des scénarii fonctionnels (accompagnement, conduite du changement, adaptation de l’outil) ou techniques (intégration, automatisations…) complémentaires peuvent ensuite être implémentés au cas par cas, en fonction des besoins exprimés. Afin d’accélerer le déploiement, Hommes & Process est également en mesure d’héberger les serveurs Groove dédiés au sein de sa propre ferme de serveurs.

A visiter :

Microsoft : http://office.microsoft.com/fr-fr/groove

Etudes de cas : http://www.hommesetprocess.com

Solutions : http://solutions.hommesetprocess.com

Communauté Groove Francophone : http://www.groovons.org

http://www.hommesetprocess.com/

http://solutions.hommesetprocess.com/



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Déporter la charge vers des sites externalisés

L’offre Microsoft Online Services (BPOS – Business Productivity Online Services) permet de disposer de plusieurs

services sous forme externalisée :

Exchange Online : Service de messagerie

Office SharePoint Online : Service de partage et de publication de ressources

Office Communications Services Online : Service de communications unifiées (présence, messagerie instantanée, VoIP, partage de bureau)

Office Live Meeting : Service de réunions virtuelles

L’usage de ces services peut se faire selon différentes optiques :

Comme une solution permanente, à l’échelle d’un service, d’une filiale ou de l’entreprise dans sa globalité, dans une perspective de réduction des coûts de possession et d’exploitation de serveurs et pour fournir une grande flexibilité en termes d’évolution, de dimensionnement et de disponibilité. Cette solution très souple, peut être envisagée en solution de substitution des serveurs de l’entreprise (stratégie de réduction de coût) ou complémentaire (besoins spécifiques).

Comme une solution ponctuelle, afin de décharger le Système d’Information de l’entreprise, mais sans pour autant remettre en cause les habitudes des salariés qui conservent les outils avec lesquels ils ont l’habitude de travailler. La productivité des équipes reste donc optimale.

Comme une solution ponctuelle dédiée à la gestion de crise et activable à la demande. Dans ce cas de figure, l’objectif n’est pas en tant que tel de fournir un nouveau service aux salariés mais bien d’outiller le traitement efficace de la crise. L’intérêt de cette approche est qu’elle permet d’isoler la gestion de crise du Système d’Information habituel de l’entreprise.

Equipement des salariés pour le télétravail dans le cas d’une crise ou d’une politique de développement du travail à distance et de réduction des coûts.

Externalisation globale de services pour l’entreprise.

Ouverture vers des intervenants extérieurs (clients, partenaires, fournisseurs) .

Portails : Gestion des utilisateurs et des groupes, synchronisation avec Outlook, Gestion d’alertes et de notifications, support de la présence, personnalisation de l’affichage, workflow à 3 états, blogs, wikis, …

Messagerie d’entreprise : Boites aux lettres de à 25 GO, attachements jusqu’à 20 MO, antivirus et antispam, accès via une interface Web (OWA) ou Outlook, Partage de taches et de contacts, …

Communications : Web-conférence, support du son et de la voix de PC à PC en interne, présence, partage de bureau et d’applications

Engagement de haute disponibilité : SLA de 99,9%

Engagement de sécurité (authentification, cryptage, archivage)

Intégration de la présence entre OCS, Exchange et SharePoint

Interface d’administration générale



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Les applications peuvent être souscrites de façon isolée ou sous forme d’une suite complète. Il est à noter que l’offre est disponible sous deux formes : Standard ou Dédié. Le choix entre les deux offres pourra se faire selon différents critères, que sont la rapidité de mise en œuvre, la couverture fonctionnelle, le nombre d’utilisateurs.

A visiter :

http://www.microsoft.com/online/fr-fr/business-productivity.mspx

Présentation globale (EN) : http://www.microsoft.com/online/demo/demo.aspx



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Vous avez besoin de communiquer et collaborer à distance ?

Permettre aux salariés d’évoluer efficacement pendant une période de crise nécessite de faciliter la coordination et

le travail en équipe. L’organisation traditionnelle étant potentiellement remise en cause, les salariés doivent pouvoir

être accompagnés dans le changement de leurs habitudes de travail. Le télétravail, par exemple, au-delà de l’aspect

organisation logisitique, doit également être appréhendé sous l’angle de l’accompagnement et du « management »

et ce, de manière d’autant plus accentuée si les salariés n’y sont pas coutumiers. L’entreprise doit donc pouvoir

mobiliser des outils facilitant la cohésion et la communication, soit à l’échelle de l’individu, du groupe ou de

l’entreprise dans sa globalité.

Organiser des réunions virtuelles

Quand les rencontres physiques ne sont pas possibles, ou que l’entreprise doit s’adresser à un nombre important de

salariés (exemple : l’annonce de la direction sur les mesures de traitement de la crise), le recours aux systèmes de

réunions virtuelles permet d’assurer une communication efficace et uniforme. En fonction des circonstances, il est

ainsi possible de :

Partager des ressources : partage de bureau, partage d’applications, présentation

Visualiser les informations de présence de ses collègues

Poser des questions et visualiser les statistiques (sondages), laisser les collaborateurs faire des commentaires et poser leurs questions à l’initiateur avec possibilité de réponse individuelle ou collective

Bénéficier d’un support vidéo et de son

Office Communications Services, Office Communications Services Online et Live Meeting Online sont trois approches

distinctes permettant de répondre à ce besoin. Le choix de l’une ou l’autre de ces solutions se fera en fonction des

usages souhaités, mais également des systèmes déjà en place ou des habitudes de travail des salariés.

Le support de la vidéo pourra se faire à l’aide de « webcam » personnelles, de plus en plus souvent intégrées en

standard sur les PC portables modernes , ou en utilisant des solutions collectives de type Microsoft RoundTable.

Information d’entreprise

Réunion de travail en groupe

Communication One-To-One

Présentation collective (PowerPoint)

Partage de bureau, Partage d’application, Tableau blanc

Support de la vidéo et du son (de PC à PC)

Information de présence

Questions/Réponses, « Chat », Sondages

Enregistrement des conférences



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Optimisation en temps réel des flux en fonction des contraintes de Bande Passante

Rapports d’usage (participation, enregistrement,…)

Enregistrement prêt pour diffusion sur le Web de la conférence à la fin de la visioconférence

A visiter :

http://www.microsoft.com/france/office/uc

http://www.microsoft.com/online/fr-fr/default.mspx



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Assurer la continuité des communications

Qu’ils évoluent au sein de l’entreprise – dans leur bureau ou en salle de réunion – mais également en extérieur

(télétravail, clientèle,…), les salariés conservent une réelle productivité s’ils peuvent bénéficier de leurs moyens de

communication habituels en tout lieu. Les indicateurs de présence permettent de vérifier en temps réel la

disponibilité d’un collègue et facilitent ainsi le choix dans l’outil de communication le plus adapté : Communication

en temps réel (avec la messagerie instantanée ou le VoIP) ou communication asynchrone (email). Les fonctions de

téléphonie sur IP permettent à chaque salarié d’être joignable sur son numéro de poste professionnel, quel que soit

sa localisation. Par ailleurs, s’il n’a pas de téléphone professionnel ou s’il souhaite faire des économies, en entrant

manuellement un numéro de téléphone, le télétravailleur peut également emmettre un appel en VoIP sans utiliser

sa ligne personnelle.

Microsoft répond à ces attentes au travers de deux offres distinctes : Office Communications Services et Office

Communications Services Online.

Messagerie instantanée

Voix / Vidéo

Présence

Accès via un client riche ou Web

Cryptage des communications

Adaptation des flux en fonction de la bande passante disponible

A visiter :

http://www.microsoft.com/france/office/uc

http://www.microsoft.com/online/fr-fr/default.mspx



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Vous souhaitez piloter la gestion de crise ?

La gestion efficace d’une crise nécessite de pouvoir réunir les intervenants au sein d’un système rapidement

activable, et propice à la communication, à la coordination et au suivi des actions à mener. Idéalement, le système

doit être préparé et paramétré à l’avance de manière à pouvoir être mis en service le plus rapidement possible, en

cas de déclenchement inopiné d’une nouvelle crise. Cette préparation nécessite l’identification préalable des acteurs

à impliquer (Direction, RH, DSI, …etc), et des outils nécessaires liés à :

La communication entre acteurs

Le partage de ressources

La collecte d’informations (veille, collecte terrain, …)

La génération de tableaux de bord et d’indicateurs

En fonction des systèmes déjà en place dans l’entreprise, différentes approches complémentaires peuvent être

envisagées.

Par exemple, en combinant les solutions Microsoft Office Groove 2007 et l’offre Microsoft Onlien Services

précédemment présentée.



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Dans ce scénario, le travail « en mode brouillon » est effectué au travers d’espaces Groove 2007. Les espaces de

travail Groove sont alimentés à l’aide des emails et flux RSS arrivant dans Office Outlook 2007, et ce grâce à

GrooveIT! pour Outlook.

Les résultats finalisés sont archivés dans SharePoint Online, où ils viennent consolider le site dédié au traitement de

la crise, incorporant des listes de documents, et par exemple, un inventaire des ressources disponibles. Dans le

même temps, il est possible à certains membres de l’espace Groove 2007 de se connecter au système d’information

de l’entreprise, via IAG, afin de collecter de l’informaiton utile ou de mettre à jour des systèmes centraux.

Des réunions de coordination périodiques sont effectuées en utilisant Live Meeting Online.



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Pour conclure…

Le développement du télétravail dans l’entreprise répond à de nombreux enjeux : sociaux, environnementaux,… Il

constitue en outre une partie de la solution globale en cas de crise. Si sa mise en place, de manière préventive ou

paliative, nécessite une approche globale tenant compte des composantes organisationnelless et humaines, son

efficacité dépend également de l’adéquation des solutions techniques mises en œuvre. Comme cela a été exposé

précédemment, différentes stratégies de réponse existent. Dans de nombreux cas, les solutions logicielles

nécessaires sont déjà présentes dans la structure – dans le cadre des contrats Entreprise signés – mais ne sont pas

(encore) déployées.

Microsoft et Hommes & Process ont à cœur de vous informer, de vous conseiller et de

vous accompagner dans la mise en place opérationnelle des solutions de télétravail utiles

à votre PCA.

A propos…

Ce livre blanc a été rédigé en collaboration par Hommes &

Process et Microsoft France.

Hommes & Process, Microsoft Gold Certified Partner,

accompagne les entreprises dans la mise en place de

solutions sécurisées, adaptées aux enjeux de la protection

de la propriété intellectuelle, de le collaboration sécurisée

inter-organisations ou multi-sites, et de le gestion de crises.

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Fondée en 1975, Microsoft est le leader mondial du logiciel.

La société développe et commercialise une large gamme de

logiciels, accessoires et services à usage professionnel et

domestique. La mission de Microsoft est de mettre son

expertise, sa capacité d’innovation et la passion qui l'anime

au service des projets, des ambitions et de la créativité de

ses clients et partenaires, afin de faire de la technologie leur

meilleure alliée dans l’expression de leur potentiel

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Livre blanc - Développer le télétravail

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