Evaluación descentralizada para la toma de decisiones basada en la evidenciaOficina de Evaluación del WFP

Sistema para el Aseguramiento de la Calidad de las Evaluaciones Descentralizadas (DEQAS)

¿A quién está dirigido este formato? El presente formato sirve para el desarrollo del Informe de Inicio para una evaluación descentralizada del WFP. Debe ser usado por el personal del WFP que comisiona o dirige la evaluación descentralizada y por los equipos de la evaluación encargados de preparar el informe de inicio.

¿Cuál es el propósito de este formato? El presente formato contiene una estructura sugerida y proporciona una guía sobre el contenido a incluir para preparar el Informe de Inicio de una evaluación descentralizada, incluyendo así las expectativas que tiene el WFP sobre este tipo de informes.

¿Cómo debe usarse este formato? El presente formato debe usarse junto con el Control de Calidad para el Informe de Inicio para asegurar que todos los elementos de los estándares de calidad se abarquen adecuadamente.

¿Cuál es la estructura de este formato? Dentro del presente formato:

Hay una casilla que contiene una guía al inicio de cada sección, según corresponda.

El texto en cursiva sirve como guía para el usuario del formato El texto en formato estándar incluye el contenido sugerido para el Informe

de inicio El texto entre [corchetes resaltados] indica que esta parte debe ser

completada por el usuario La referencia a los diferentes elementos de la guía está subrayada

Material adicional Clave Se pueden encontrar lineamientos adicionales pertinentes en:

La Guía Paso a Paso para Evaluaciones Descentralizadas, la cual presenta las etapas de una evaluación y cómo implementar cada una;

Las Fichas Técnicas pertinentes, particularmente las que están directamente relacionadas al tipo de evaluación para la que se está preparando el Informe de inicio

Formato de Informe de Inicio de la evaluación

Versión noviembre de 2015

Evaluación descentralizada

Evaluación descentralizada para la toma de decisiones basada en la

evidencia

Preparado por[nombre, Jefe/a de equipo][nombre, título del miembro del equipo 1][nombre, título del miembro del equipo 2, etc]

[Mes Año][Nombre de la oficina que ha encargado la evaluación]Gerente de la evaluación [Nombre del Gerente de la evaluación]

[Título de la evaluación][Período cubierto] Informe de inicio de la evaluación

Tabla de Contenidos

Listado de Siglas.............................................................................................1. Introducción..............................................................................................2. Contexto....................................................................................................3. [Tema de la evaluación]............................................................................4. Análisis de las partes interesadas.............................................................5. Enfoque y metodología de la evaluación...................................................5.1.....................................................................................Enfoque y metodología propuestos

65.2...............................................................................................................................Mapeo del sitio

65.3...........................................Métodos y herramientas para la recopilación de datos

75.4................................................................................................................Limitaciones y riesgos

75.5...................................................................................................Aseguramiento de la calidad

86. Organización de la evaluación...................................................................6.1...................................................................Conformación del equipo y plan de trabajo

86.2......................................................................................................................................Cronograma

96.3........................................................................Calendario para la recopilación de datos

96.4..........................................................................................Apoyo e Información requeridos

9Apéndices......................................................................................................Apéndice 1 Mapa..........................................................................................Apéndice 2 Matriz de la evaluación..............................................................Apéndice 3 Herramientas para la recopilación de datos.............................Apéndice 4 Calendario de la misión de evaluación......................................Apéndice 5 Documentación recolectada......................................................

Listado de Siglas

ODE Oficina de EvaluaciónSOP Standard Operating Procedure - Procedimientos de Operación EstándarTDR Términos de ReferenciaWFP World Food Programme - Programa Mundial de Alimentos

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 1 | P á g i n a

El informe de inicio confirma que el equipo de evaluación (director y miembros) tiene un entendimiento profundo de los TDR de la evaluación. El informe traduce los TDR en un plan operativo con el cual se puede llevar a cabo la evaluación. El Informe de inicio es un documento de trabajo que constituye el entendimiento entre el Director de la evaluación y el equipo de la misma sobre el plan operativo de la evaluación.El tamaño máximo de un Informe de inicio es de 20 páginas, (sin incluir los apéndices).

1. Introducción

Suministre una introducción breve, incluyendo las características clave de la evaluación descentralizada:

Propósito principal de la evaluación Usuarios a los que está dirigida Contexto estratégico del WFP para la misma

Tamaño: 1-2 páginas

1. El presente Informe de inicio corresponde a la evaluación de [tema de la evaluación] en [área geográfica]. La evaluación ha sido comisionada por [nombre de la Oficina que comisiona la evaluación] y se llevará a cabo en el período que comienza desde [mes/año] hasta [mes/año].

2. Los objetivos principales de la evaluación son [enumere los objetivos de aprendizaje y asunción de responsabilidad de acuerdo con lo establecido en los TDR].

3. El propósito del Informe de inicio es proveer el plan operativo principal de la evaluación. En este se suministra la información del contexto, el tema y las partes interesadas en la evaluación, el enfoque y la metodología que se usarán para la misma y cómo ésta estará organizada. También provee información sobre cómo se va a utilizar y difundir la evaluación. Los usuarios a los que está dirigido el presente Informe de inicio son [especificar].

4. [Suministre cualquier información adicional pertinente a la evaluación]

2. Contexto

Suministre un resumen breve del contexto país directamente relacionado con la evaluación. Suministre suficiente información para entender las implicaciones del contexto de la actividad que está bajo evaluación. Incluya información acerca de: Pobreza y seguridad alimentaria con relación al tema de la evaluación Políticas y prioridades del gobierno en cuanto a la seguridad alimentaria/al

tema de la evaluación

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 2 | P á g i n a

Asuntos humanitarios relacionados con la seguridad alimentaria y el tema de la evaluación

Dimensiones de género dentro del contexto, con relación a la seguridad alimentaria, la situación nutricional y al tema de la evaluación

La situación general del género en el país, incluyendo el marco de género, las estrategias y políticas del gobierno para afrontar la desigualdad de género y los indicadores de género pertinentes; por ejemplo, el índice de desigualdad de género.

Los eventos clave externos que hayan generado cambios significativos en el trabajo del WFP (tales como los patrones de migración o las comunidades de acogida/tensiones sociales)

Características de la asistencia internacional: donantes/agencias que existen desde hace tiempo en el país, nivel de los recursos, asistencia humanitaria y para el desarrollo, etc.

Otros trabajos del WFP en el área y trabajos relacionados por parte de otros actores humanitarios y de desarrollo

Tamaño máximo: 3-4 páginas

[Texto que el equipo de evaluación debe añadir reflejando la información contextual mencionada en la casilla de arriba].

3. [Tema de la evaluación]

Incluya la información clave y la descripción del tema de la evaluación, específicamente:

El tipo de intervención (operación, actividad, área temática, modalidad de transferencia, proyecto piloto)

El alcance geográfico del tema de la evaluación Las fechas relevantes: fecha de aprobación, fecha de inicio y fecha de

finalización La producción planeada al momento del diseño El número de beneficiarios (planeados y revisados), desagregados por

género/actividad La cantidad o monto de las transferencias (alimentos, dinero en

efectivo, cupones) Cualquier otra cifra de producción, incluyendo las relacionadas con el

desarrollo de la capacidad y la asistencia técnica Los resultados planeados al momento del diseño Las actividades clave Los socios principales (gobierno, ONG, bilaterales, multilaterales) Los recursos (porcentaje de los requerimientos totales que haya sido

financiado) y donantes clave. Si el tema está financiado por un fondo común, o si es un componente/parte de una actividad de alguna de las operaciones, se deben mostrar los recursos asignados al tema de la evaluación

Otras actividades, intervenciones u operaciones previas o simultáneas relevantes

Los ajuste al diseño inicial

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 3 | P á g i n a

Las dimensiones de equidad de género y el empoderamiento de las mujeres pertinentes al tema de la evaluación y al contexto

La calidad de los análisis de género que se hayan realizado e integrado en el diseño del programa.

Tamaño: máximo 2 páginas

Periodo

Incluya: La fecha de aprobación La duración de la intervención Los ajuste al presupuesto (según corresponda)

Objetivos y Actividades

Incluya: Los objetivos estratégicos, según correspondan Las actividades clave (donde, p. ej., una operación está siendo

evaluada)

Cifras de producción y beneficiarios planeados

Incluya: Las cifras de producción que se espera obtener de la intervención Tonelaje/dinero en efectivo/cupones distribuidos, según corresponda Los beneficiarios objetivo de la intervención, desagregados por sexo,

edad y otras categorías, según corresponda

Resultados

Enumere los resultados que se espera obtener de la intervención y los logros que se puedan determinar a partir de los datos disponibles en la etapa de inicio

Marco lógico o Modelo lógico

Suministre el Marco lógico o el Modelo lógico (o alguna herramienta similar, p. ej., el marco de resultados) de la intervención, si están disponibles. Si no hay herramientas disponibles, el equipo de la evaluación deberá reconstruirla para crear la matriz de la evaluación y obtener su aprobación en la etapa de inicio por parte del encargado de comisionar la evaluación. Se deben explicar las implicaciones de la aplicación de la versión reconstruida. Véase FT del Marco Lógico y Modelos Lógicos .

Socios

Haga un listado de los socios clave que participan en la intervención, por ejemplo:

Gobierno

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 4 | P á g i n a

Agencias de las Naciones Unidas ONG Sector privado

Requerimiento de recursos y situación de financiamiento

Incluya: El requerimiento total de recursos y el presupuesto asignado a la fecha

(presupuesto planeado al comienzo del periodo de la evaluación y el nivel de financiamiento al finalizar el periodo de la evaluación; descripción de los ajustes)

Los donantes principales Cualquier cambio hecho con el tiempo en alguno de los elementos

anteriores

Dimensiones de género de la intervención

Explique las dimensiones de género de la intervención, en cuanto a: Qué aspectos relacionados con el género se buscan abordar con la

intervención Qué estrategias se van a usar para lograr esto Si se esperan obtener resultados y objetivos relacionados con el género Cómo se espera medir las dimensiones de género

4. Análisis de las partes interesadas

Suministre un análisis de las partes interesadas, como complemento a la información preliminar sobre las mismas incluida en los TDR, incluyendo

• Cuáles son los diferentes grupos que van a participar en el tema de la evaluación, haciendo referencia a los individuos o a las agencias específicos;

• Cuál es el interés de estas partes en la evaluación, y;• Cuál es su participación en la evaluación, teniendo en cuenta el

método más apropiado para cada grupo.• De ser pertinente, haga claridad en el uso que se espera dar

Véase FT del Análisis de las partes interesadas

Tamaño: 1-2 páginas

[Incluya el análisis pertinente y la herramienta de diagnóstico aplicada]

Tabla 1: Ejemplo de análisis y mapeo de partes interesadas

Parte interesad

a

Interés en la [

Intervención/Proyecto/Operación]

Participación en la

evaluación y posible uso

Quien (específicament

e para la evaluación)

Partes interesadas internas (WFP)

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 5 | P á g i n a

Partes interesadas externas

5. Enfoque y metodología de la evaluación

Suministre información detallada acerca del enfoque metodológico general que se usará para llevar a cabo la evaluación y los métodos seleccionados para la recopilación y el análisis de datos. Asegúrese de que la descripción sea integral y sistemática, suficiente para generar confianza en la credibilidad de la evaluación, así como en su independencia e imparcialidad.

Incluya información acerca de: Los criterios de evaluación y las preguntas que se aplicarán (véase FT

de los Criterios y preguntas de la evaluación). A partir de los criterios y preguntas identificados en los TDR, refine o aclare las preguntas de la evaluación para que las mismas se puedan abordar de manera significativa en el informe de la evaluación.

El enfoque conceptual y metodológico que se aplicará y cómo éste ayudará a minimizar los riesgos a la validez y a asegurar la confiabilidad y credibilidad de la evaluación (véase FT de los Métodos )

La Matriz de la evaluación (debe ir en los apéndices – véase FT de la Matriz de la evaluación)

Las herramientas específicas que serán aplicadas (véase FT de los Métodos)

Cómo se incluirán los puntos de vista de las partes interesadas clave Cómo la metodología de la evaluación tendrá en cuenta las cuestiones

de género, incluyendo los métodos de recopilación de datos empleados para obtener información sobre asuntos de género y para asegurar la inclusión de las mujeres y de otros grupos marginados (véase FT sobre el Género en las evaluaciones, Control de Calidad, Guía Rápida)

Cómo se van a salvaguardar la independencia y la imparcialidad en el diseño de la evaluación (véase Ficha Técnica de la Independencia y la imparcialidad )

Qué limitaciones puedan presentarse y cómo éstas serán mitigadas

Tamaño: máximo 3-4 páginas

5.1. Enfoque y metodología propuestos

Describa los criterios y las preguntas de la evaluación, y el enfoque metodológico general. Asegúrese de que los criterios de la evaluación estén justificados y que su aplicación en la evaluación sea clara. Conecte las preguntas de la evaluación de manera expresa a cada uno de los criterios seleccionados.Detalle la Matriz de la evaluación, su rol en la misma, cómo se desarrolló y

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 6 | P á g i n a

cómo se va a aplicar. Especifique que se va a hacer uso del enfoque de método mixto. Describa la disponibilidad y confiabilidad de los datos/de la información y los requerimientos de datos para asegurar la precisión del proceso de evaluación. Con el fin de lograr lo anterior, use el marco para la evaluación de la disponibilidad y confiabilidad de los datos que viene anexo a la ficha técnica de la matriz de la evaluación.Especifique cómo se va a hacer la integración del género en el enfoque metodológico.

5.2. Mapeo del sitio

Suministre información acerca de cómo el equipo seleccionó los sitios a visitar durante el trabajo de campo. Incluya el cubrimiento geográfico de la intervención y explique el muestreo para la selección de las áreas a visitar (los criterios de selección deben ser explícitos). Suministre información acerca del número de beneficiarios y de los socios o partes interesadas clave en cada sitio. También se debe incluir información acerca de cómo el muestreo de los sitios representa de manera apropiada y proporcional a los hombres, mujeres, niños y niñas de los sitios a visitar.

5.3. Métodos y herramientas para la recopilación de datos

Incluya una descripción de los métodos que se van a aplicar en la evaluación para la recopilación y el análisis de datos. Especifique los métodos cualitativos y los cuantitativos, incluyendo los métodos participativos, según corresponda. Explique su aplicación específica dentro de la matriz de la evaluación, particularmente con relación a las fuentes de datos disponibles.

Describa:

La naturaleza de los métodos de recopilación de datos/información. Resalte sus ventajas comparativas, las restricciones inherentes a los mismos y las soluciones para abordar estas restricciones

Los métodos seleccionados deben estar claramente conectados a la Matriz de la evaluación y estar sujetos al análisis de las partes interesadas, así como al análisis de la confiabilidad y de la totalidad de los datos recopilados durante las etapas de diseño e inicio (datos secundarios, información de M&E, evaluaciones anteriores, etc.) – véase Ficha Técnica de los Métodos .

Un resumen de las herramientas para la recopilación de datos (las herramientas a usar se deben presentar en los apéndices).

Cómo la metodología va a abordar las cuestiones de género, incluyendo qué métodos de recopilación de datos se usarán para obtener

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 7 | P á g i n a

información sobre asuntos de género y para asegurar la inclusión de las mujeres y de otros grupos marginados.

Cómo las actividades de recopilación de datos se llevarán a cabo de manera inclusiva en cuánto al género.

Las limitaciones respecto de la receptividad a las cuestiones de género del enfoque seleccionado.

Cómo se van a asegurar la validez y confiabilidad de la recopilación y el análisis de datos, incluyendo los métodos para la triangulación.

Cómo se va a llevar a cabo la verificación y limpieza de datos, según corresponda

5.4. Limitaciones y riesgos

Describa las limitaciones para abordar las preguntas de la evaluación según la disponibilidad de los datos y explique cómo la metodología propuesta mitigará tales limitaciones. Identifique los riesgos a la evaluación y cómo se propone a superarlos el equipo. Éstos pueden incluir las limitaciones/riesgos anticipados en la evaluación según la disponibilidad de datos, al período de las visitas de campo, etc. Suministre una explicación de cómo el equipo de la evaluación va a manejar y mitigar estos riesgos/limitaciones o sus implicaciones en el proceso de la evaluación y la preparación del informe.

[Describa aquí las limitaciones de los métodos y del enfoque, las medidas de mitigación propuestas y las implicaciones]

5.5. Aseguramiento de la calidad

Describa los mecanismos para el aseguramiento de la calidad que serán aplicados al proceso y producto de la evaluación para asegurar la credibilidad, la independencia y la utilidad de la evaluación.

[Descripción de los mecanismos para el aseguramiento de la calidad]

6. Organización de la evaluación

Incluya los componentes clave de la organización de la evaluación, incluyendo la conformación del equipo, el plan de trabajo, las etapas de la evaluación y el período y duración de la recopilación y análisis de datos, e indique qué tipo de apoyo se requiere por parte del WFP, según corresponda.Tamaño: máximo 6 páginas

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 8 | P á g i n a

6.1. Conformación del equipo y plan de trabajo

Describa la especialidad de cada miembro del equipo, en línea con los requerimientos en los TDR y como se complementan sus competencias. Incluya la experiencia en temas de género

Especifique los roles y responsabilidades respectivos para cada miembro del equipo

Describa cómo va a ser el trabajo en equipo durante la implementación de la evaluación, para asegurar un enfoque coordinado

[Describa brevemente la conformación del equipo y como se complementan las competencias de los miembros. Haga un resumen de los roles y responsabilidades en la tabla 2]

Tabla 2: Ejemplo de conformación del equipo y plan de trabajoMiembros del

equipoRol

principalTareas

específicas dentro de la evaluación

Entregables Fechas

6.2. Cronograma

Presente el cronograma específico, revisado según los TDR (según corresponda), y los entregables asociados (con fechas específicas). A continuación encontrará un ejemplo de un cronograma (véase también Formato de Cronograma de la Evaluación).

Tabla 3: Ejemplo de cronograma

Parte interesada

responsable

Actividades Fechas clave

Etapa de inicio

Entregable (p. ej., Informe de inicio)Recopilación y análisis de datos

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 9 | P á g i n a

Entregable (p. ej., Borrador del informe de evaluación)

Divulgación y seguimiento

Entregable (p. ej., presentación en PowerPoint)

6.3. Calendario para la recopilación de datos

Presente el calendario cuya viabilidad se haya acordado con la Oficina pertinente del WFP.

El listado de las partes interesadas propuestas con las que se espera reunir y de los sitios a visitar deberá estar sujeto al análisis de las partes interesadas y al mapeo del sitio, y debe ser balanceado para demostrar imparcialidad.

El plan detallado debe ir en los apéndices. Tabla 4: Ejemplo de calendario de la misión

Días/fechas Miembro del equipo

Ubicación/sitios Partes interesadas

6.4. Apoyo e Información requeridos

[Indique qué tipo de apoyo (logístico/operativo) y qué información van a ser requeridos por parte de personal del WFP y de otras partes interesadas, según corresponda, con base en la información disponible al momento de la preparación del presente informe de inicio]

Apéndices

Apéndice 1 Mapa

[Incluya aquí un mapa del área de la intervención/proyecto]

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 10 | P á g i n a

Apéndice 2 Matriz de la evaluación

Véase Ficha Técnica de la Matriz de la evaluación

[Incluya la matriz de la evaluación]

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Apéndice 3 Herramientas para la recopilación de datos

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 12 | P á g i n a

Apéndice 4 Calendario de la misión de evaluación

Día Fecha Director del Equipo Herramientas

Miembro 1 del equipo

Herramientas

Miembro 2 del equipo

Herramientas

Qué / Dónde Qué / Dónde Qué / Dónde

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 13 | P á g i n a

Apéndice 5 Documentación recolectada

Tipo de documento Observaciones / Títulos y fechas de los documentos recibidos

Recibido - Si/No (N/A)

Enlace a la matriz de la evaluación

Documentos relacionados al proyecto [si aplican]

Informe de valoración de la misiónDocumento del proyecto (incluyendo el Marco lógico en los apéndices)Informes Estándar del Proyecto Ajustes al presupuestoNota para las actas (NPA) de la reunión del Comité para la Revisión del Programa (de la operación original y de los ajustes al presupuesto, según corresponda)Documento en Excel del presupuesto aprobado (de la intervención original y de los ajustes al presupuesto, según corresponda)Plan de la intervención/Proyecto (desglose de las cifras de beneficiarios y de requerimientos de alimentos por región/actividad/mes y socios)OtrosDocumentos estratégicos de la Oficina

de País (si aplican)Documento estratégico de país (según corresponda)Otros

Informes de Valoración [si aplican]Evaluaciones integrales de la seguridad y vulnerabilidad alimentaria Evaluaciones de cultivos y seguridad alimentaria (FAO/WFP)

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 14 | P á g i n a

Evaluaciones de emergencia de la seguridad alimentaria Boletines sobre los sistemas de monitoreo de la seguridad alimentaria Boletines y evaluaciones de mercados Misiones conjuntas de evaluación (UNHCR/WFP)Evaluaciones interinstitucionalesEvaluaciones rápidas de necesidadesEstudios de viabilidad de dinero en efectivo y cuponesOtrosSupervisión y presentación de informes

(si aplican)Plan de M&E Informe de Situación de País (SITREP) Informe ejecutivo de paísInformes de supervisión de distribución de alimentos y de supervisión posterior a la distribuciónInformes mensuales de supervisión Informes de verificación de beneficiariosInformes específicos de donantes

Informes de supervisión de la producción (si aplican)

Beneficiarios reales y planeados por actividad y distrito/ubicación por añoBeneficiarios hombres vs. Beneficiarios mujeres por actividad y distrito/ubicación por añoBeneficiarios por grupos de edadTonelaje real y planeado distribuido por actividad y por añoTipo de producto por actividad

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 15 | P á g i n a

Requerimientos reales y planeados de dinero en efectivo/cupones (valor en US$) por actividad y por año

Documentos operativos (si aplican)Organigrama de la oficina principal y de las sub oficinasGuías de las actividades Informes de misionesRevisión de la cadena de suministro por el periodo cubierto en la evaluación Evaluación de capacidad logística

Socios (si aplica)Informes anuales sobre los socios cooperantesListado de socios (gobierno, ONG, agencias de la ONU) por ubicación/ actividad / rol/ tonelaje entregadoAcuerdos locales (FLAs), Memorandos de Entendimiento (MOUs)Reuniones de grupo/ coordinación (si

aplica)Documentos de logística/seguridad alimentaria / grupo de nutrición Notas de reuniones de coordinación NPAs Otros

Evaluaciones/ RevisionesEvaluaciones/ revisiones de operaciones anteriores o en desarrollo

Movilización de recursos (si aplica)Situación de los recursosEstadísticas de las contribuciones por mesEstrategia para la movilización de los recursos Notas de reuniones con los donantes NPAs

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 16 | P á g i n a

Mapas (si aplican)Mapa operativoMapa logísticoMapa de distribución de Alimentos/dinero en efectivo/cupones Mapa de seguridad alimentariaOtros documentos recolectados por el

equipo (incluyendo documentos externos) (si aplica)

Especificar documentoEspecificar documentoEspecificar documentoEspecificar documento

[Ajuste según corresponda]

Formato de Informe de Inicio Versión noviembre de 2015 17 | P á g i n a

[Nombre de la oficina que ha encargado la evaluación][Sitio web]

[Lugar, Mes Año, num

ero del informe]