Lineamientos para la Organización, Transferencia y...

GOBIERNO DEL

ESTADO DE MÉXICO

Expedientes de Trámite Concluido

Lineamientos para la Organización,Transferencia y Préstamo de

Expedientes de Trámite ConcluidoLineamientos para la Organización,Transferencia y Préstamo de Expedientes de Trámite ConcluidoLineamientos para la Organización,Transferencia y Préstamo de

© Derechos Reservados.Primera edición, octubre de 2012.Gobierno del Estado de México.Secretaría de Salud.Instituto de Salud del Estado de México.Independencia Ote. No. 1009,Colonia Reforma y Ferrocarriles Nacionales,Toluca, Estado de México.C.P. 50070.Impreso y hecho en Toluca, Estado de México.Printed and made in Toluca, State of Mé[email protected]úmero de Autorización del Comité EditorialCE: 217/03/01/13La reproducción total o parcial de este documentopodrá efectuarse mediante la autorización expresade la fuente o dándole el crédito correspondiente.

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Contenido

Presentación ................................................................................................................... 4

1. Base jurídica ................................................................................................................... 5

2. Objetivo .......................................................................................................................... 6

3. Ciclo de vida del documento .......................................................................................... 7

4. Conceptualización básica .............................................................................................. 8

5. Lineamientos generales ................................................................................................. 9

5.1 Generalidades ................................................................................................................ 9

5.2 Revisión de expedientes ................................................................................................ 9

5.3 Aplicación de la selección preliminar ............................................................................. 10

5.4 Reorganización de los expedientes ............................................................................... 13

5.5 Foliación de los documentos .......................................................................................... 15

5.6 Datosdeidentificacióndelosexpedientes.................................................................... 16

5.7 Ordenación de los expedientes ...................................................................................... 18

5.8 Archivación de los expedientes ...................................................................................... 18

5.9 Identificacióndelascajasarchivadoras......................................................................... 19

5.10 Elaboración de inventarios ............................................................................................. 20

5.11 Revisión de los expedientes ........................................................................................... 22

5.12 Entrega de expedientes .................................................................................................. 24

6. Préstamo de expedientes ............................................................................................... 29

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Expedientes de Trámite ConcluidoLineamientos para la Organización,Transferencia y Préstamo de

Presentación

Hoy en día, la sociedad mexiquense demanda acciones gubernamentales reales, efectivas y perdurables, de manera que respondan oportunamente a sus necesidades.

Por ello, el Gobierno del Estado de México, que Trabaja y Logra en Grande, pugna por lograr una administración pública eficaz y eficientea través de la implementación de acciones gubernamentales,comolasimplificaciónadminis-trativa, el uso integral de tecnologías de la información, la profesionalización de los servidores públicos, la transparencia en el ejercicio de la función pública, así como una adecuada administración de documentos y de la información contenida en ellos, considerando esta última como fundamental en el desarrollo de las acciones referidas.

La administración de documentos es el conjunto de acciones encaminadas a inventariar, regular, coordinar y dinamizar el funcionamiento y uso de los documentos existentes en los archivos

administrativos e históricos, es decir, el control de los documentos en todas sus fases de su ciclo vital, desde su creación hasta su conservación permanente o eliminación, de acuerdo con la normatividad aplicable.

Por ello, y en consideración a que la labor documental está implícita en todas las unidades administrativas y médicas del Instituto de Salud del Estado de México, tanto a nivel central como desconcentrado, la Unidad de Modernización Administrativa a través del Departamento de Documentación se dio a la tarea de elaborar los presentes “Lineamientos para la Organización, Transferencia y Préstamo de Expedientes de Trámite Concluido”, los cuales tienen como propósito la homogeneización de los procesos utilizados para la adecuada organización y transferencia de los expedientes de trámite concluido, la conservación del patrimonio documental y la memoria histórica del Instituto de Salud del Estado de México.

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Base jurídica

■Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, artículo 24 fracciones XLVII y XLVIII.

■Ley para la Coordinación y Control de Organismos Auxiliares del Estado de México, artículo 15 fracción III.

■Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, artículo 42 fracciones IV y V.

■Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, artículos 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9, 10, 11 y 31.

■Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, artículos 10 y 12 fracción I.

■Código Administrativo del Estado de México, artículos 1.41; 1.43; 1.44; 1.45.

■Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México, artículo 57.

■Reglamento de la Ley para la Coordinación y el Control de los Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Estado de México, artículo 8 fracción III.

■Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, artículo 3.1.

■Reglamento Interno del Instituto de Salud del Estado de México.

■Manual General de Organización de Salud de la Secretaría de Salud del Estado de México.

■Manual General de Organización del Instituto de Salud del Estado de México.

■Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación de Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal,normasIEO-021yIEO-022.

■Norma Oficial Mexicana 168-SSA1-1998,del Expediente Clínico, Diario Oficial dela Federación 30 de septiembre de 1999, reformas y adiciones del 22 de agosto del 2003.

■Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos por el que se establecen las normas, políticas y procedimientos para la selección de documentospreliminaryfinalde losacervosde trámite concluido existentes en las unidades administrativas de los Poderes del Estado y municipios.

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Objetivo

Establecer los lineamientos que orienten a los servidores públicos responsables de los archivos de trámite existentes en las unidades administrativas y médicas del Instituto de Salud del Estado de México, en la organización y transferencia de sus expedientes de trámite concluido, así como el préstamo de los mismos.

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Ciclo de vida del documento

Los documentos que se generan en la administración pública estatal poseen un valor administrativo, a través del cual se deja constancia del desarrollo de una actividad determinada; algunos tienen un valor fiscal o contable, cuyopropósito es servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias o de comprobación de la realización de operaciones de compra y financieras; y sólo determinados documentoscontienen un valor legal o jurídico, del cual se derivan derechos u obligaciones de la institución que los produjo o de los ciudadanos. Estos tres valores constituyen lo que se denomina el valor primario, que expresa el propósito para el cual se generó el documento y tiene un periodo de prescripción.

3Por otra parte, algunos documentos adquieren, con el paso del tiempo, un valor evidencial o testimonial que les da una utilidad permanente, en virtud de reflejar la evolución de la unidadadministrativa que los produjo, y un valor informativo,cuyafinalidadesservirdereferenciapara la elaboración de investigaciones y el estudio de cualquier campo del saber; estos valores constituyen el llamado valor secundario de los documentos.

A partir de estos valores se establecen las etapas con las que se integra el ciclo de vida del documento:

FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA

ARCHIVO DETRÁMITE

ARCHIVO DECONCENTRACIÓN

ARCHIVOHISTÓRICO

ELIMINACIÓN

TransferenciaPrimaria

TransferenciaSecundaria

ValoresPrimarios

ValoresSecundarios

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Conceptualización básica

Acta de asesoría técnica:Documento en el que el asesor técnico del Archivo General del ISEM, asienta las indicaciones que habrá de seguir el personal responsable de realizar la organización y transferencia de los expedientes de trámite concluido.

Asesoría técnica:Conjunto de acciones encaminadas a orientar y/o capacitar al personal de las unidades administrativas y médicas del ISEM, responsable de realizar la organización y transferencia de los expedientes de trámite concluido.

Archivo de trámite: Conjunto de expedientes de asuntos en gestión, organizados conforme a un método y cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma de decisiones y el despacho oportuno de los asuntos encargados a una unidad administrativa.

Archivo de concentración:Conjunto organizado de expedientes de asuntos concluidos cuya consulta es esporádica, los cuales han sido transferidos por un archivo de trámite para su conservación precaucional mientras concluye su utilidad administrativa, contable, fiscalojurídica.

Conservación precaucional:Tiempo que se conservan los documentos, una vez finalizado su trámite, con el objeto deresponder a posibles consultas administrativas, jurídicas o legales.

Expedientes de trámite concluido:Conjunto de documentos cuyos asuntos han concluido su gestión en la unidad administrativa y médica que los produjo y son consultados esporádicamente.

4Principio de orden original:En términos generales, este señala que los documentos de un fondo debe mantenerse, a lo largo de su ciclo de vida, en el orden conferido por la unidad administrativa que los produjo, es decir, clasificados de acuerdo con las accionesdesarrolladas por la propia unidad o a sus propias estructuras administrativas.

Principio de procedencia:Principio básico de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros.

Selección preliminar:Identificaciónyseparacióndedocumentos,dentrode los expedientes de trámite concluido, previa a su transferencia a un archivo de concentración de los documentos duplicados, cancelados, o sin firma,formatosenblancoyborradores.

Transferencia primaria:Operación a través de la cual los archivos de trámite del ISEM remiten al Archivo General del Instituto los documentos cuya gestión ha concluido y han dejado de tener una utilidad inmediata, en donde se conservarán mientras prescribe su vigencia administrativa.

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Lineamientos Generales

5.1 Generalidades

5

■ 5.1.1. Los presentes lineamientos constituyen el marco normativo y de referencia para homologar, precisar y clarificar las fases del proceso deorganización de los expedientes de trámite concluido que por normatividad las unidades administrativas y médicas deben transferir al Archivo de Concentración correspondiente.

■ 5.1.2. Las disposiciones establecidas en los presentes lineamientos, son de observancia obligatoria para las unidades administrativas y médicas del ISEM, en lo concerniente a la organización y transferencia de sus expedientes de trámite concluido.

■ 5.1.3. Únicamente podrán ser transferidos al archivo de concentración que les corresponda, los expedientes cuyo trámite ha concluido.

■ 5.1.4. Los hospitales generales, municipales y de especialidad, jurisdicciones sanitarias y de regulación sanitaria deberán crear su archivo de concentración, a fin de resguardar ladocumentación de trámite concluido generada en el desarrollo de sus actividades y cuya conservación sea permanente.

5.2 Revisión de los Expedientes

■ 5.2.1. Antes de iniciar la organización de los expedientes a transferir el responsable de su manejoyorganizacióndeberáverificar:

a) Que haya transcurrido un año como mínimo desde la conclusión del trámite por el que se generó cada uno de los expedientes.

Ejemplo:

Sieldocumentofinalcontenidoenelexpedientetuviera como fecha de expedición el 28 de enero de 2009, entonces a partir del 29 de enero de 2010 el expediente estaría en condiciones de ser enviado al archivo de concentración correspondiente.

Para considerar el tiempo señalado se tomará como base la fecha del documento con el que se cerró el trámite, es decir, la del último documento que se hubiera generado.

AV. INDEPENDENCIA OTE. No. 1009 COL. REFORMA Y FERROCARRILES NACIONALES, TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO, C.P. 50070. TEL. (01 722) 226 25 00.http://edomex.gob.mx/salud

SECRETARÍA DE SALUD

INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO

“2012. Año del Bicentenario de El Ilustrador Nacional”.

Oficio No. 217B30100/ 12 /2009Toluca de Lerdo, México, a 28 de enero de 2009

DOCTORCARLOS ARANZA DONÍZDIRECTOR DEL CENTRO MÉDICO«LIC. ADOLFO LÓPEZ MATEOS»P R E S E N T E

A T E N T A M E N T E

LIC. VÍCTOR FLORES SILVAENCARGADO DEL DESPACHO DE LA UNIDAD

DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

c.c.p. Archivo/minutario.

En atención a su oficio número 217B500607658/2009, mediante el cual solicita la impresión de 95 carteles y 95 trípticos para difundir la Segunda Jornada de Nutrición, al respecto informo a usted que se entregó a personal de la unidad hospitalaria a su digno cargo 95 trípticos en el mes de noviembre de 2008, ya que la impresión de carteles fue cancelada. Sin otro particular, le reitero mi más atenta y distinguida consideración.

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b) Que los documentos que integran cada expediente estén protegidos con una carpeta tipo fóldertamañocartauoficio,sugiriéndoseunificarel tamaño de estas. Aquellos que tengan otro tipo de carpeta o se encuentran engargolados deberán cambiarse conforme a lo anterior.

Ejemplo:

c) Que las carpetas tipo fólder utilizadas como cubierta de los expedientes no estén cortadas en el dorso.

Ejemplo:

d) Que los documentos a transferir no se encuentren contaminados o deteriorados por factores como la contaminación atmosférica, condiciones climáticas inadecuadas, de iluminación o de almacenamiento y por ataques de agentes biológicos, ya que con estas particularidades no se recibirán en el archivo de concentración correspondiente.

5.3 Aplicación de la selección preliminar

■ 5.3.1. Concluida la revisión de los expedientes, se aplicará el proceso de selección preliminar, conforme a lo establecido en el dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, publicado en la Gaceta del Gobierno el 15 de octubre de 1998.

Ejemplo:Para efectuar esta tarea el responsable de la organización de la documentación únicamente considerará lo señalado en el apartado décimo cuarto del Dictamen 1618, con el propósito de sacar de los expedientes los documentos duplicados,cancelados,carentesde lafirmadelservidor público que los generó, borradores de escritos, tarjetas informativas, tarjetas de recados, documentosdeusotemporaldefinidoyformatosen blanco, por citar algunos.

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“ G A C E T A D E L G O B I E R N O ”

DECIMOCUARTO:

15 de octubre de 1998 Página 4

Para la realización de la selección documental preliminar de los expedientes de trámite concluido, las unidades administrativas de los Poderes del Estado y municipios observarán el siguiente procedimiento: a).- Se deberán mantener los expedientes íntegros un año, contando a partir de la fecha de conclusión del trámite para el que fueron creados, antes de aplicar el proceso de selección documental preliminar.

b).- Se conservarán todos los documentos originales y copias al carbón, fotostáticas, de microfilme o de cualquier otra índole, generados por la unidad administrativa y que obren en los expedientes, sin importar si éstos son manuscritos, mecanoescritos o informáticos, excepto aquéllos que se encuentren duplicados.

c).- Si en el expediente no existe el documento original y sólo se localizan de él copias al carbón, fotostáticas, de microfilme o de cualquier otra clase, se preferirá para su conservación aquélla que contenga la firma autógrafa del titular de la unidad administrativa que lo generó.

d).- Cuando en los expedientes existan dos o más copias al carbón, fotostáticas, de microfilme o de cualquier otra naturaleza del mismo documento, sólo se deberá conservar un ejemplar en el expediente, procurando que éste sea el más legible y mejor conservado.

e).- Se separarán de los expedientes todos aquellos documentos cancelados o carentes de la firma autógrafa o facsimilar del servidor público que los generó, no importando que éstos sean originales o copias, exceptuando de ello a los manuales, proyectos, estudios, programas, investigaciones, informes de actividades, presupuestos, planos, estadísticas y en general cualquier documento no convencional.

f).- Se extraerán todos los borradores de escritos localizados en los expedientes, sin importar su presentación o contenido, en virtud de que éstos no son hechos para cumplir un trámite, sino sólo para preparar el texto, la diagramación y demás características de un documento.

g).- Deberán ser separados del expediente las “tarjetas informativas”, “tarjetas de recordatorios”, “tarjetas de recados” y en general aquellos tipos documentales informales, cuya finalidad es la de recordar o dar a conocer actividades o sucesos temporales.

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“ G A C E T A D E L G O B I E R N O ”15 de octubre de 1998 Página 5

h).- Se extraerán aquellos documentos cuyo propósito sea el de notificar algún acontecimiento luctuoso, festivo o cívico, como por ejemplo: esquelas, tarjetas navideñas, felicitaciones, invitaciones, etc., conservando de éstas últimas un ejemplar de las emitidas con motivo de la realización de eventos realizados por la institución generadora de la documentación.

i).- Se separarán de los expedientes aquellos documentos que tienen un uso temporal definido, tales como solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y controles de envío de fax, entre otros.

j).- Las formas valoradas que se encuentran en blanco y sean ya obsoletas por concluir su temporalidad administrativa, deberán ser extraídas de los expedientes donde se localicen, y para su eliminación física se recabará la autorización del Organo de Control Interno de la Dependencia o Ayuntamiento al que pertenezca la unidad administrativa que esté realizando el proceso de selección documental, el cual levantará un acta administrativa interna que avale su destrucción.

k).- Los formatos en blanco que por algún motivo hayan quedado obsoletos, podrán extraerse de los expedientes donde se localicen, ya que técnicamente no son considerados como documentos al carecer de información.

l).-Las publicaciones oficiales, los estudios inéditos, los documentos bibliohemerográficos, audiovisuales, gráficos, no convencionales o de cualquier otra naturaleza, que se localicen en el acervo documental sometido al proceso de selección preliminar y que no formen parte de los asuntos contenidos en los expedientes, deberán ser separados, organizados, identificados e inventariados, para proceder a su transferencia a la unidad documental que corresponda. En el caso de existir duplicados de las publicaciones oficiales y de documentos bibliográficos o cuyos contenidos ya hubieran quedado obsoletos, deberán ser donados a bibliotecas o instituciones culturales del Estado, conservando dos ejemplares de cada uno de ellos en el acervo motivo del proceso de selección, a efecto de enviarlos al archivo de concentración, en donde se conservarán permanentemente.

m).- Concluido el proceso de selección documental preliminar, el titular de la unidad administrativa a la que pertenece el archivo de gestión, solicitará por escrito a la Comisión Dictaminadora de depuración de Documentos la revisión técnica de éste, con el propósito de que se le autorice la eliminación de los documentos extraídos de los expedientes.

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■ 5.3.2 Al finalizar la selección preliminar delos expedientes, se solicitará por escrito al Departamento de Documentación la revisión del proceso para que, si así procede, el departamento

referido solicite la autorización para eliminar los documentos seleccionados a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.





Toluca de Lerdo, México, a 06 de enero de 2012

Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012

LicenciadaÁngela Pulido ReyesJefe del Departamento de DocumentaciónP r e s e n t e.

A t e n t a m e n t e

Lic. Manuel G. Pérez LópezJefe del Departamento de Recursos Financieros


Por medio del presente solicito a usted que de no tener inconveniente alguno se lleve a cabo la revisión para la eliminación de documentos correspondientes a los años 2000 – 2005 de este departamento a mi cargo. Sin otro particular, reciba un cordial saludo.

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5.4 Reorganización de los expedientes

■ 5.4.1. Efectuada la selección preliminar, los documentos que quedaron en los expedientes se volverán a asegurar por el dorso de la carpeta tipo fólder, con un broche para archivo de 8 centímetros (del lado izquierdo de la carpeta vista de frente), alineando los documentos al margen inferior del folder, quitándole grapas, clips, separadores etc.

Ejemplo:

■ 5.4.2. Aquellos documentos que por su tamaño no puedan sujetarse en su totalidad con el brocheparaarchivo,sefijaránenhojas.Paratal

SOLAR CONCEPTR.F.C. VEDFGFD111CALLE 5D NUM 1879CALLE DEL NEGOCIO O PERSONAC.P. [email protected]: 1456444www.tudireccion.com.mx

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EMPRESA S.A. DE .C.V.R.F.C. ABC 010101 K88La Calle 226Col. Colonial. C.P. 03000, D.F.Conmutador 5555 5555

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FIRMA DE CONFORMIDAD

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Debemos y pagaremos incondicionalmente a la orden deEMPRESA, S.A. de C.V. el importe de estedocumento, valor recibido a mi entera satisfacción. En casode no pagar su vencimiento, este pagaré causara interesesmoratorios a razón del _______% pagaderos junto con elprincipal.

IMPORTE CON LETRA

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AV. INDEPENDENCIA ORIENTE # 1009.COLONIA REFORMA Y F.F.C.C. C.P. 50070. TOLUCA, MÉXICO.

009876

12/ABRIL/2012

0023

030 PANEL SOLAR DE 130 W, MARCA SUNSOL-TEC

SETENTA Y TRES MIL CIENTO CUARENTA PESOS 00/100 M.N.

$2,120.00 $63,600.00

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$63,600.00$9,540.00$73,140.00

ISE870331CR6

ISE870331CR6


009934

07/MAYO/2012

0112

001 MOTOR PARA PUERTAS AUTOMATICAS MARCA MERIK

CINCO MIL SESENTA PESOS 00/100 M.N.

$4,400.00 $4,400.00

$4,400.00$660.00

$5,060.00

ISE870331CR6

0254

10-04-2012

PUPITRE ERGONOMICO (BEST CHOICE)

CIENTO SETENTA Y DOS MIL CUARENTA PESOS 00/100 M.N.

340 $440.00 $149,600.00

$149,600.00$22,440.00$172,040.00

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ISE870331CR6

0380

08-05-2012

ESCRITORIO EJECUTIVO DE 4 CAJONES

TRECE MIL TRECIENTOS CUARENTA PESOS00/100 M.N.

5 $2,320.00 $11,600.00

$11,600.00$1,740.00$13,340.00

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PAGADO

PAGADO

PAGADO

PAGADO

Ejemplo:Hoja de reuso cancelada

Ejemplo:Documentos fijados en hojas

efecto, se podrán utilizar hojas de reuso siempre y cuando la información que éstas contengan esté canceladaynoseadecarácterconfidencial.





Oficio No. 217B30102/ 723 /12Toluca de Lerdo, México, a 27 de julio de 2012

CIUDADANOGERMAN DÍAZ VILLANUEVADEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓNP R E S E N T E

A T E N T A M E N T E

LIC. ANGELA PULIDO REYESJEFE DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN

c.c.p. Control de Asistencia.APR/Ire*NÚMERO DE TRABAJADOR 00252HORARIO: 8:30 A 15:00

Por este conducto y con fundamento en el Artículo 145 de las Condiciones Generales de Trabajo vigentes de la Secretaría de Salud, me permito comunicar a usted que se le comisiona el día 27 del mes de julio de 2012, a México D.F., a efecto de entregar correspondencia, por lo anterior, quedará exento de registrar:

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

484

Entrada

Salida

Ambas

15


■ 5.4.3. Para su adecuado manejo y la optimización de espacios, los expedientes no podrán tener un grosor mayor a dos centímetros. Aquellos que rebasen este espesor se dividirán en los legajos que sean necesarios.

Ejemplo:

5.5 Foliación de los documentos

■ 5.5.1. Efectuada la reorganización de los expedientes, se asignará un folio a cada uno de los documentos que lo integran, el cual se asentará conlápizdegrafitoenelángulosuperiorderecho.

Ejemplo:






Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






1

EEEEELLLLL.. ((((00001 7

RRRRRRRÍÍÍÍAAAAAAAA D

DOOOOOOOOOOOO DDDDEE

M

1

unnnnnnnnoooooo seaaaaaaaa loos






Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






2

oo,,, , Mdddddddddddeeeeeee e eeeeeeeee

222/2///// /2/ / // 000000000000000000000000100000000

■ 5.5.2. La foliación de documentos se realizará de manera consecutiva, de atrás hacia adelante.

Ejemplo:






Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






1

2222666666 2222255555 00

AAAALLLLLLLLLUUUUUUD

XXXXXXXXIIIICCCCCCCOO

cccooooooooo,, 0111111222222201111112222222

evvvvvvvvveeeeeeeooooooooosssssss






Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






2

22225555555 000000000.

UUUUUUUUDDDDDDDDD

CCCCCCCCOOOOOOOOOOOO

o,,, 22222222

eeee ssss

2






Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






2222666666 2222255555 00

AAAALLLLLLLLLUUUUUUD

XXXXXXXXIIIICCCCCCCOO

cccooooooooo,, 0111111222222201111112222222

evvvvvvvvveeeeeeeooooooooosssssss






Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






222222255555 0000000000.

LUUUUUUUUUUUDDDDDD

CCCCCCCCCCOOOOOOOOO

oo,,,, 222222222222

eeeeee ssssss






Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






■ 5.5.3 En el caso de los documentos que debido asutamañopequeñofueronfijadosenhojas,seasignará un folio de manera individual a cada uno de ellos sin considerar la hoja en la que fueron fijados,lafoliaciónserádeizquierdaaderechayde arriba abajo.

Ejemplo:






Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






11

TTTTTTTEEEEEELLLLL... (0

AAAAAAAARRRRRRRRÍÍÍAA

AADDDDDDDDDDDOOOOOOOO DD

ooooooo,,,, Mddddde

2222222//// 00

ggguuuuuuuunnnnosssss aaaaa lo


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009876

12/ABRIL/2012

0023

030 PANEL SOLAR DE 130 W, MARCA SUNSOL-TEC

SETENTA Y TRES MIL CIENTO CUARENTA PESOS 00/100 M.N.

$2,120.00 $63,600.00

--- ------ ------ ------ ---

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$63,600.00$9,540.00$73,140.00

ISE870331CR6

ISE870331CR6


009934

07/MAYO/2012

0112

001 MOTOR PARA PUERTAS AUTOMATICAS MARCA MERIK

CINCO MIL SESENTA PESOS 00/100 M.N.

$4,400.00 $4,400.00

$4,400.00$660.00

$5,060.00

ISE870331CR6

0254

10-04-2012

PUPITRE ERGONOMICO (BEST CHOICE)

CIENTO SETENTA Y DOS MIL CUARENTA PESOS 00/100 M.N.

340 $440.00 $149,600.00

$149,600.00$22,440.00$172,040.00

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ISE870331CR6

0380

08-05-2012

ESCRITORIO EJECUTIVO DE 4 CAJONES

TRECE MIL TRECIENTOS CUARENTA PESOS00/100 M.N.

5 $2,320.00 $11,600.00

$11,600.00$1,740.00$13,340.00

.

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.

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.

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.

.

.

.

.

.

PAGADO

PAGADO

PAGADO

PAGADO

12

14 15

ddooooo

/////2222///

AL

ES DE PAPP GO

PRECIO TOTALALALALALLLLALALLTT

04-2002000000012121212112121211

AL

ES DE PAPP GO

F a:

IMPORTE

BRILLLLL//////2012/20122012///2012

00000020232300000

AL

ES DE PAPP GO

05-2222202000000201212

AL

ES DE PAPP GO

F a:

9934343

AYOO//////O/O///2220122

01120112011211211211211220111120112211

16


■ 5.5.4 La foliación se hará por expediente, y cuando esté se integre por más de un legajo, los documentos se foliarán de manera continua, es decir, del primero al último de los legajos.

Ejemplo:Legajo 1

Legajo 2AV. INDEPENDENCIA OTE. No. 1009 COL. REFORMA Y FERROCARRILES NACIONALES, TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO, C.P. 50070. TEL. (01 722) 226 25 00.

http://edomex.gob.mx/salud





Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






222222222222266666 2225 0

SSSAAAAAAAAAALLLLLUUD

ÉÉÉÉÉÉXXXXXXXXXXXIIICCO

xiicccccccccoooo, 200000001111122200000000011111122

leeeeeeeeevvvvvvvveee añññññññoooooooosss






Oficio No. 217-1000/2/ 001 /2012






240

1









22222222222666666 2225 0

SSAAAAAAAAAALLLLLUUD

ÉÉÉÉÉÉXXXXXXXXXXXIIICCO





Toluca de Lerdo, México, a 25 de julio de 2012

Oficio No. 217B31200/2110 /2012

LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓNANGELA RUBI DELGADOJEFA DE LA UNIDAD DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVAP R E S E N T E


FRANCISCO JAVIER RUIZ CORONADOSUBDIRECTOR DE TESORERIA Y CONTABILIDAD

En respuesta a su oficio número 217B30100/1685/2012, mediante el cual convoca al personal que coordinen los procesos operativos o bien los integrantes de los equipos de mejora, a curso «Acciones Correctivas y Herramientas para la Solución de Problemas», que se llevará a cabo del 6 al 10 de agosto del presente año con un horario de 10:00 a 15:00 horas, con sede en el edificio de Educación Continua de la UAEM, Boulevard Toluca - Metepec No. 267, Col. La Michoacana, C.P. 52166, Metepec Estado de México., informo a usted que asistiran los servidores públicos María Dolores Zapot Cruz, José Alejandro Palma Mendoza y Ada Madai Harnández Iniguez, adscritos al Departamento de Control Presupuestal de la Subdirección a mi cargo.

Sin otro particular, quedo de usted.

c.c.p. LIC. CÉSAR NOMAR GÓMEZ MONGE.- Coordinador de Administración y Finanzas. MTRO. FADUL VAZQUEZ VILLAREAL.- Director de Finanzas. C.P. ROBERTO VALERIO CARLOS.- Jefe del Departamento de Control Presupuestal. No. de Doc. 161589/2012. MINUTARIOFJRC/RVC/ylgg*

400

241

5.6 Datos de identificación de los expedientes

■ 5.6.1 Los datos de identificación de losexpedientes deberán registrarse con letras mayúsculas y sin abreviaturas, a excepción de ISEM, de manera mecanoescrita o manuscrita con tinta negra.

■ 5.6.2 Cada uno de los expedientes a transferir contendrá:

a) Clave (en caso de existir ésta conforme al métododeclasificaciónutilizado).

Ejemplo:

DD

DD

b) Nombre o título.

Ejemplo:

DD DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN

c) Periodo que comprenden los documentos entre paréntesis (años extremos).

Ejemplo:

DD DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN (2006-2007)

17


d) Número progresivo.

Ejemplo:

PROG. 14

e) Número de legajo que le corresponda (en caso de existir más de uno).

Ejemplo:

PROG. 14LEG. 1/3

f) Números extremos de los folios asignados a los documentos de cada uno de los legajos (en caso de existir más de uno).

Ejemplo:

ROG. 14EG. 3/3CS. 481-610

PRLE

DOCDDD

PROG 14PROG. 14LEG. 2/3DOCS. 241-480

PROG. 14

LEG. 1/3

DOCS. 1-240

g) Total de documentos que integran el expediente, en el caso de no tener legajos.

Ejemplo:

PROG. 15DOCS. 135

■ 5.6.3 La información correspondiente a la clave y al nombre del expediente, así como al periodo de los documentos debe estar asentada directamente en la ceja de la carpeta tipo fólder.

Ejemplo:

DD DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN (2006-2007)

Clave Nombre Período

18


■ 5.6.4 La información referente al número progresivo del expediente y/o del legajo, así como la del número total de documentos que integran el legajo o el expediente, según corresponda, debe estar asentada de manera mecanoescrita o manuscrita con mayúsculas, a lápiz en el extremo superior derecho del anverso de la carpeta tipo fólder.

Ejemplo:

PROG. 19LEG. 1/3DOCS. 1-240

5.7 Ordenación de los expedientes

■ 5.7.1 A cada uno de los expedientes se le asignará un número progresivo, con lápiz, respetando el orden determinado por los métodos de clasificación y ordenación aplicados a losdocumentos por la unidad administrativa que los generó.

Ejemplo:

PROG. 4DOCS. 15

PROG. 3DOCS. 35

PROG. 2DOCS. 13

PROG. 1DOCS. 25

■ 5.7.2 Cuando el expediente esté integrado por dos o más legajos, a éstos se les anotará el mismo número progresivo que le corresponda al expediente.

Ejemplo:

PROG. 4DOCS. 15

PROG. 2LEG. 2/2DOCS. 241-420

PROG. 2LEG. 1/2DOCS. 1-240

PROG. 1

DOCS. 25

5.8 Archivación de los expedientes

■ 5.8.1. Concluida su ordenación, los expedientes se depositarán, respetando su orden progresivo, en cajas archivadoras con las siguientes medidas (37 cm. de alto x 26 cm. de fondo x 16 cm. de ancho).

Ejemplo:

37

1616

2626

19


PROG

. 3D

OCS.

115

PROG

. �D

OCS.

35

PROG

. 1D

OCS.

�5

■ 5.8.2. La archivación de los expedientes en el interior de la caja se realizará de izquierda a derecha, tomando como referencia que la tapa de la caja archivadora se abre de derecha a izquierda.

Ejemplo:

1 2 3

5.9 Identificación de las cajas archivadoras

■ 5.9.1 Las cajas archivadoras utilizadas para los expedientes se identificarán con un númeroprogresivo, el nombre de la unidad administrativa que transfiere los expedientes, el de la unidadadministrativa a la cual está adscrita, la palabra ISEM y el año(s).

Losdatosdeidentificaciónseasentaránenlatapade la caja en el centro en un espacio aproximado de 10 x 10 cm con letras mayúsculas, y sin abreviaturas, sólo la de ISEM; el número asignado a las cajas y el año(s) deberán asentarse con lápiz, el nombre de la unidad administrativa quetransfiere ladocumentaciónya lacualestáadscrita deberá anotarse con bolígrafo de tinta negra.

Ejemplo:

DEPARTAMENTO DEDOCUMENTACIÓN / UNIDADDE MODERNIZACIÓNADMINISTRATIVA / ISEM

17

2009

DEPARTAMENTO DDE DOCUMENTACIÓN / UNIDADD DE MODERNIZACIÓÓNADMINISTRATIVA / / ISEM

1�

20099

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN / UNIDADDE MODERNIZACIÓNADMINISTRATIVA / ISEM

1�

20092009

PARTAMENTO DE D OCUMENTACIÓN / UNIDAD DA

E MODERNIZACIÓNADMINISTRATIVA / ISEMADMINISTRA

1�

2009

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN / UNIDAD DE MODERNIZACIÓNADMINISTRATIVA / ISEM

19

2009

D DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN / UNIDAD DE MODERNIZACIÓNADMINISTRATIVA / ISEM

17

2009

DEPADODEAAADE

EPAOCUDAD

R

1

20


5.10 Elaboración del inventario

■ 5.10.1 Identificadas las cajas archivadorasse procederá, conforme al orden de los expedientes, a realizar su registro a través de medios mecánicos o electrónicos en el formato de

Ejemplo 1:

HOJA 1 DE 6

Inventario de Archivo de Concentración

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL/ISEM

FECHA DE ELABORACIÓN: 26 DE JUNIO DE 2012 FECHA DE TRANSFERENCIA: 04 DE SEPTIEMBRE DE 2012

No. PROG.

CLAVE DEL EXPEDIENTE NOMBRE DEL EXPEDIENTE PERIODO TIEMPO DE

CONSERVACION No. DE

LEGAJOS No. DE HOJAS

OBSERVACIONES

RESPONSABLE DE LA CUSTODIA

________________________________________________ LETICIA HERNANDEZ GONZALEZ

ENTREGA

_________________________________________________ LIC. GRACIELA SANCHEZ DIAZ

RECIBE

_________________________________________________ IRMA XOCHITL ROSALES SANCHEZ

Vo. Bo.

_________________________________________________ LIC. ANGELA PULIDO REYES

217B30000-116-08

CAJA 1

1 DG NOMBRAMIENTO DEL C. ROBERTO DIAZ ROMERO

1976 PERMANENTE 1 2

2 DG DODGE AMBULANCIAS MOTOR HECHO EN MEXICO

1978 PERMANENTE 1 8

3 DG RELACION DE BIENES SOLICITUD DE BAJA 1978 PERMANENTE 1 60 4 DG DODGE PICK UP MOTOR 106334 SERIE L5 -

20167, 000164 1985 PERMANENTE 1 9

5 DG CONTRATO DE MANTENIMIENTO DE LIMPIEZA

1987 PERMANENTE 1 8

6 DG INFORMES DE ACTIVIDADES REALIZADOS POR LA OFICINA DE INGENIERIA SANITARIA Y POR LA OFICINA DE CONTROL DE LA SALUD AMBIENTAL

PERMANENTE 1 24

7 DG O FICIOS DE RECIDENTES QUE ESTAN RUTAN DO POR CAMPO

1987 PERMANENTE 1 12

8 DG ACTA DE ENTREGA RECEPCION DE LA OBRA REALIZADA EN EL CENTRO DE SALUD DE CHAMIZAL ECATEPEC


9 DG ACTA DE ENTREGA RECEPCION DE LA OBRA REALIZADA EN EL HOSPITA L GENERAL DE NEZAHUALCOYOTL


10 DG ACTAS DE VENTA 1988 PERMANENTE 1 4 11 DG ACTAS CONSTITUTIVAS COMITÉ MIXTO 1989 PERMANENTE 1 15 12 DG ACTA CIRCUNSTANCIA DA VALLE CEYLAN 1989 PERMANENTE 1 4 13 DG ACUERDOS ENVIADOS A LOS JEFES DE LA 1989 PERMANENTE 1 6

I B-2 M-4 E-1 C/10

T B-2 M-4 E-2 C/10

Inventario de Archivo de Concentración, el cual se requisitará en todos sus apartados, exceptuando el de observaciones que se utilizará cuando estas existan o para anotar el número de caja.

21


Para el llenado de la columna correspondiente al tiempo de conservación, se considerará un máximo de 5 años, de conformidad con lo señalado en el apartado décimo quinto inciso b), del Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.

■ 5.10.2 En el Inventario de Archivo de Concentra-ción no deberán volverse a registrar los expedientes que el Departamento de Documentación del ISEM

HOJA 1 DE 6




No. PROG.


CONSERVACION No. DE


OBSERVACIONES



ENTREGA


RECIBE


Vo. Bo.


217B30000-116-08

CONSEJO EDITORIAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATALACERVO DOCUMENTAL RESGUARDADO EN EL ARCHIVO DEL ISEM PENDIENTES DE ORGANIZARACTA CORRESPONDIENTE A LA PRESENTACIÓN APERTURA Y EVALUACIÓN DE PROPUESTA DE LA AD-RE-013-19 PARA LA ADQUISICIÓN DE CONSUMIBLES DE IMPRENTAACTA DE ASESORÍA TÉCNICAACTIVIDADES REALIZADAS DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN (CORTE 4/11/09)ADMINISTRATIVA ORGÁNICA DEL INSTITUTO DE SALUDARCHIVO DE TRAMITE SISERARRENDAMIENTO DE INMUEBLESBASES DE LA INVITACIÓN RESTRINGIDA NO. IR-RE-062-08 PARA LA CONTRATACIÓN DE COMODATO DE MÁQUINAS DUPLICADORAS Y SUMINISTRO DE DUPLICADOSBASES DE LA LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL NO. 44064003-000-09

2009

2009

2009

20092009

2009

200920092009

2009

1

1

1

11

1

111

1

7

33

33

24510

21

103

22

82

CAJA 1

LA DOCUMENTACIÓN FUE GENERADA POR LA EXTINTA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y DE MÉTODOS

5 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS5 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS5 AÑOS5 AÑOS

5 AÑOS

DD

DD

DD

DDDD

DD

DDDDDD

DD

1

2

3

45

6

789

10

28 ABR 2011

Ejemplo 2:

Cuando los expedientes a transferir hubieran sido generados por una unidad administrativa ya desaparecida, será necesario hacer esta aclaración en el rubro de observaciones de la primera hoja del inventario.

haya facilitado en calidad de préstamo a la unidad administrativa con anterioridad.

22


5.11 Revisión de los expedientes

■ 5.11.1 Concluidas las actividades de organización de los expedientes se solicitará su revisión, por escrito, al titular del Departamento de Documentación con el propósito de verificarel cumplimiento de los requisitos señalados para su transferencia. El escrito de solicitud deberá indicar el total de cajas, expedientes, legajos y





Toluca de Lerdo, México, a 25 de enero de 2012Oficio No. 217B30100/ 82 /2012



Lic. Ángela Rubí DelgadoJefe de la Unidad de Modernización

Administrativa

c.c.p. Archivo/minutario

Por este conducto solicito a usted se lleve a cabo la revisión de la documentación de trámite concluido generada por la Unidad de Modernización Administrativa correspondiente al periodo 2006 – 2008, la cual se encuentra disponible para su concentración al Archivo General a su cargo.

Cabe mencionar que dicha documentación se encuentra contenida en 10 cajas archivadoras con un total de 299 expedientes, 300 legajos y 3,847 documentos.

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un atento y cordial saludo.

documentos a revisar, el nombre de la unidad administrativa (incluyendo a la cual está adscrita), su domicilio y número telefónico.Tratándose de expedientes generados por unidades administrativas ya desaparecidas, es necesario que la unidad administrativa que los concentraespecifiqueestasituación.

Ejemplo 1:

23


Ejemplo 2:








Lic. Ángela Rubí DelgadoJefe de la Unidad de Modernización

Administrativa

c.c.p. Archivo/minutario

Por este conducto solicito a usted, que personal a su cargo lleve a cabo la revisión de la documentación de trámite concluido generada por la extinta Unidad de organización y métodos, correspondiente al periodo 1992 – 1993.

Cabe mencionar que dicha documentación se encuentra contenida en 15 cajas archivadoras con un total de 400 expedientes, 700 legajos y 10,500 documentos.


24


5.12 Entrega de los expedientes

■ 5.12.1 Realizada la revisión de la documentación y complementados los requisitos señalados para la transferencia de los expedientes, el Jefe del Departamento de Documentación comunicará

por escrito al titular de la unidad administrativa la autorización para su transferencia, así como la fecha, hora y lugar para su entrega.






LicenciadaÁngela Rubí DelgadoJefe de la Unidad deModernización AdministrativaP r e s e n t e.


Lic. Ángela Pulido ReyesJefe del Departamento de Documentación

c.c.p. Minutario

De conformidad con lo señalado en el “Acta de Asistencia Técnica del Archivo General del ISEM” , con código de identificación Acta de Asesoria Técnica No. 122 de fecha 3 de enero de 2012, por este conducto informo a usted que se ha autorizado la transferencia a esta institución de 22 cajas archivadoras con 284 expedientes y 328 legajos, los cuales serán recibidos el día 07 de enero de 2012, a las 12:40 hrs., en la Sección “D” del Archivo General del ISEM, sito en Av. Independencia Ote. 1009, Col. Reforma y Ferrocarriles Nacionales de esta ciudad.

En virtud de lo anterior, se deberá entregar junto con la documentación, el original y una copia del oficio de remisión (fechado el día asignado para la transferencia), así como 2 ejemplares impresos del inventario de Archivo de Concentración, con firmas autógrafas en ambos y un ejemplar del mismo en disco compacto debidamente identificado.


Ejemplo:

25


■ 5.12.2 Autorizada la transferencia física de los expedientes, se llevará a cabo mediante la presentación de dos ejemplares impresos del Inventario de Archivo de Concentración, los cuales

contendránlafirmaautógrafadelresponsabledela custodia de la documentación y de quien la entrega, así como un ejemplar en disco compacto.

HOJA 1 DE 6




No. PROG.


CONSERVACION No. DE


OBSERVACIONES



ENTREGA


RECIBE


Vo. Bo.


217B30000-116-08


2009

2009

2009

20092009

2009

200920092009

2009

1

1

1

11

1

111

1

7

33

33

24510

21

103

22

82

CAJA 15 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS5 AÑOS

5 AÑOS


5 AÑOS

DD

DD

DD

DDDD

DD

DDDDDD

DD

1

2

3

45

6

789

10

28 ABR 2011

Ejemplo:

26


■ 5.12.3 Además de lo establecido en el punto 5.12.2, la remisión física de los expedientes se deberáhacermedianteunoficiodirigidoal Jefedel Departamento de Documentación en el que indique lo siguiente:

• Nombre de la unidad administrativa que transfiere los expedientes incluyendo launidad a la cual está adscrita.

• Nombre de la unidad administrativa que género los expedientes, sólo cuando se trate de unidades administrativas ya desaparecidas.

• Total de cajas, expedientes, legajos y documentos a transferir.

• Años extremos (periodo) que comprenden los expedientes.





Toluca de Lerdo, México, a 01 de febrero de 2009Oficio No. 217B30101/ 13 /2011

LicenciadaÁngela Pulido ReyesJefa del Departamento de DocumentaciónP r e s e n t e.


Claudia Terán CorderoJefe del Departamento de Desarrollo Institucional

c.c.p. Lic. Angela Rubí Delgado.- Jefe de la Unidad de Modernización Administrativa.

gepo

Me permito enviar a usted, documentación de tramite concluido para su conservación y resguardo en el Archivo General del ISEM, generada por el departamento a mi cargo, adscrito a la Unidad de Modernización Administrativa, correspondiente a los años 1997, 2000, 2005, 2006 y 2007 archivados en 7 cajas con un total de 103 expedientes y 5,796 documentos.

Lo anterior en virtud de que ya fue revisada y autorizada su transferencia.

Sin otro particular, reciba un cordial saludo.

Ejemplo:

27


■ 5.12.4 De conformidad con lo señalado en el punto 5.12.1, el responsable del acervo expedientable se presentará en el Archivo General para efectuar la entrega física y revisión contra inventario de cada uno de los expedientes.

■ 5.12.5 Con el propósito de mantener el control de la documentación recibida, se asignará un número y la fecha de ingreso a cada una de las remesas que se entreguen:

Ejemplo:

HOJA 1 DE 6




No. PROG.


CONSERVACION No. DE


OBSERVACIONES



ENTREGA


RECIBE


Vo. Bo.


217B30000-116-08


2009

2009

2009

20092009

2009

200920092009

2009

1

1

1

11

1

111

1

7

33

33

24510

21

103

22

82

CAJA 15 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS5 AÑOS

5 AÑOS


5 AÑOS

DD

DD

DD

DDDD

DD

DDDDDD

DD

1

2

3

45

6

789

10

28 ABR 2011

Sección “A” R1/28-04-11

I TB 7 7M 20 20E 1 2

28


■ 5.12.6 Concluida la entrega de la documentación, la unidad administrativa podrá recoger, después de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la entrega, en la sección del Archivo en la cual concentro su documentación, un ejemplar del InventariodelArchivodeConcentración firmado

por el titular del Departamento de Documentación y debidamente sellado, el vale de préstamo de documentos, y requisitos que debe cumplir para obtener posteriormente el servicio de préstamo de los expedientes que haya transferido, con lo cual concluye el proceso de transferencia documental.

HOJA 1 DE 6




No. PROG.


CONSERVACION No. DE


OBSERVACIONES



ENTREGA


RECIBE


Vo. Bo.


217B30000-116-08


2009

2009

2009

20092009

2009

200920092009

2009

1

1

1

11

1

111

1

7

33

33

24510

21

103

22

82

CAJA 15 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS

5 AÑOS5 AÑOS

5 AÑOS


5 AÑOS

DD

DD

DD

DDDD

DD

DDDDDD

DD

1

2

3

45

6

789

10

28 ABR 2011

Ejemplo:

29


Préstamo de Expedientes

6La unidad administrativa que requiera solicitar el préstamo de expedientes al Departamento de Documentación deberá efectuarlo a través del formato Vale de Préstamo de Expedientes y/o

Documentos debidamente requisitado, además de cumplir los requisitos para este servicio mismos queseespecificanen lapágina30delpresentedocumento.

Vale de Préstamo de Expedientes y/o Documentos

UNIDAD ADMINISTRATIVA: NO. VALE:

UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE TRANSFIRIÓ LA DOCUMENTACIÓN:

NO. Y FECHA DE REMESA DE ENVIO: FECHA DE PRESTAMO: FECHA DE DEVOLUCIÓN: FECHA DE REINTEGRACIÓN:

No. CAJA(S) AÑO CLAVE PROG. No.

LEGAJOS NOMBRE DEL DOCUMENTO REQUERIDO No. DOCS.

SELLO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

_________________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

217B30000-119-08

PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN

UBICACIÓN TOPOGRAFICA DEL DOCUMENTO BATERÍA: MÓDULO: ENTREPAÑO: NO. CAJA(S)

ESTADO FÍSICO DEL DOCUMENTO

SALIDA INGRESO BUENO COMPLETO BUENO COMPLETO

REGULAR INCOMPLETO REGULAR INCOMPLETO

MALO MALO

OBSERVACIONES:

AUTORIZACIÓN DEL PRESTAMO

____________________________________________ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN

NOMBRE Y FIRMA

RECIBE DOCUMENTO

____________________________________________ REPRESENTANTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE NOMBRE Y FIRMA

ENTREGA DOCUMENTO

____________________________________________ DOCUMENTALISTA

NOMBRE Y FIRMA


30


Requisitos para el préstamo de expedientes ■Los trámites para el préstamo de docu-mentos se realizarán en el Departamento de Documentación, de lunes a viernes, de 8:00 a 17:30 horas.

■Los documentos sólo serán facilitados en calidad de préstamo a la unidad administrativa que los generó y/o concentró.

■La unidad administrativa que haya transferido los documentos habilitará a través de un oficio dirigido al titular del Departamentode Documentación a la persona o personas responsables de tramitar el préstamo y recoger los documentos, notificando porescrito cualquier cambio al respecto.

■La unidad administrativa presentará el Vale de Préstamo completamente requisitado, sellado y firmadoporel titular de launidadadministrativa solicitante.

■La persona habilitada para solicitar el préstamo y recoger los documentos deberá presentar una identificación oficial vigentecon fotografía, la cual quedará en depósito en el Departamento de Documentación y se entregará al momento en que se devuelvan

los documentos y que se cancele el Vale de Préstamo respectivo.

■Si alguna unidad administrativa requiere el préstamo de documentos generados y/o concentrados al archivo del ISEM, por otra unidad administrativa distinta, además de cumplir con lo señalado en los puntos anteriores tendrá que recabar la autorización por escrito de la unidad administrativa que generó y/o concentró los documentos, siendo esta responsable de la misma.

■Los documentos facilitados en calidad de préstamo a las unidades administrativas tendrán que ser devueltos al Departamento de Documentación en la fecha señalada en el Vale de Préstamo. De no suceder lo anterior, el titular de la unidad administrativa deberá solicitar por escrito al Jefe del Departamento de Documentación una prórroga del tiempo de préstamo, señalando la nueva fecha en que será devuelto el expediente.

■Sin el cumplimiento de los requisitos ya mencionados,noseráposibletramitarningu-na solicitud.


Elaboración:

Instituto de Salud del Estado de México.Coordinación de Administración y Finanzas.Unidad de Modernización Administrativa.Departamento de Documentación.

Av. Independencia Ote. No. 1009,Col. Reforma y Ferrocarriles Nacionales,Toluca, Estado de México, C.P. 50070.Tel. 2 26 25 00, ext. 64193 y 64194

Lineamientos para la Organización, Transferencia y...

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