Lima, t9 NOV. 2013 N° 523-2013-0GAJ-SG/MC de fecha 19 de ... · N° 523-2013-0GAJ-SG/MC de fecha...
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.... t9 NOV. 2013 Lima, VISTO, el Memorando N° 1232-2013-0ACGD-SG/MC de fecha 21 de octubre de 2013, Memorando N° 931-2013-0GPP-SG/MC de fecha 25 de octubre de 2013 y Informe N° 523-2013-0GAJ-SG/MC de fecha 19 de noviembre de 2013, y; CONSIDERANDO: Que, por Ley N° 29565 se creó el Ministerio de Cultura, como organismo del Poder Ejecutivo con personería jurídica de derecho público, constituyendo un pliego presupuestal del Estado; Que, mediante Decreto Supremo N° 005-2013-MC se aprobó el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Cultura; Que, conforme al numeral 14.6 del artículo 14 del precitado Reglamento, la retaria General del Ministerio de Cultura, tiene entre sus funciones apropar, cuando rresponda, o tramitar la aprobación de directivas sobre asuntos de administración tema del Ministerio de Cultura; Que, mediante Resolución Directora I Nacional N° 244-INC de fecha 19 de febrero de 2009, se aprobó la Directiva N° 001-2009-INC/OAD "Normas para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestión", que tiene como objetivo establecer normas para la transferencia de documentos desde los archivos de gestión y periféricos a la Unidad de Archivo Central; Que, la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria mediante Memorando N° 1232-2013-0ACGD-SG/MC de fecha 21 de octubre de 2013, propone el proyecto de Directiva "Procedimiento para la transferencia de Documentos de los Archivos de Gestión y/o Periféricos al Archivo Central del Ministerio de Cultura", en atención a la adecuación del Instituto Nacional de Cultura al Ministerio de Cultura y tiene .. ,como finalidad asegurar y facilitar la transferencia del acervo documental del Ministerio de a fin de descongestionar los Archivos de Gestión y/o Periféricos, para. un mejor <·'control y conservación del Patrimonio Documental, permitiendo agilizar y racionalizar la administración documentaria institucional, así como realizar una eficiente atención a los usuarios en general; Que, mediante Memorando N° 931-2013-0GPP-SG/MC de fecha 25 de octubre de 2013, la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto emite su opinión técnica de conformidad con respecto al proyecto de Directiva "Procedimiento para la transferencia de Documentos de los Archivos de Gestión y/o periféricos al Archivo central del Ministerio de Cultura", remitiéndola a la Oficina General de Asesoría Jurídica, para que continúe con el tramite respectivo; 1
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t9 NOV 2013Lima
VISTO el Memorando Ndeg 1232-2013-0ACGD-SGMC de fecha 21 de octubre de 2013 Memorando Ndeg 931-2013-0GPP-SGMC de fecha 25 de octubre de 2013 y Informe Ndeg 523-2013-0GAJ-SGMC de fecha 19 de noviembre de 2013 y
CONSIDERANDO
Que por Ley Ndeg 29565 se creoacute el Ministerio de Cultura como organismo del Poder Ejecutivo con personeriacutea juriacutedica de derecho puacuteblico constituyendo un pliego presupuestal del Estado
Que mediante Decreto Supremo Ndeg 005-2013-MC se aproboacute el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del Ministerio de Cultura
Que conforme al numeral 146 del artiacuteculo 14 del precitado Reglamento la retaria General del Ministerio de Cultura tiene entre sus funciones apropar cuando
rresponda o tramitar la aprobacioacuten de directivas sobre asuntos de administracioacuten tema del Ministerio de Cultura
Que mediante Resolucioacuten Directora I Nacional Ndeg 244-INC de fecha 19 de febrero de 2009 se aproboacute la Directiva Ndeg 001-2009-INCOAD Normas para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestioacuten que tiene como objetivo establecer normas para la transferencia de documentos desde los archivos de gestioacuten y perifeacutericos a la Unidad de Archivo Central
Que la Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentaria mediante Memorando Ndeg 1232-2013-0ACGD-SGMC de fecha 21 de octubre de 2013 propone el proyecto de Directiva Procedimiento para la transferencia de Documentos de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos al Archivo Central del Ministerio de Cultura en atencioacuten a la adecuacioacuten del Instituto Nacional de Cultura al Ministerio de Cultura y tiene
como finalidad asegurar y facilitar la transferencia del acervo documental del Ministerio de ~laquoCultura a fin de descongestionar los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos para un mejor
ltmiddotcontrol y conservacioacuten del Patrimonio Documental permitiendo agilizar y racionalizar la administracioacuten documentaria institucional asiacute como realizar una eficiente atencioacuten a los usuarios en general
Que mediante Memorando Ndeg 931-2013-0GPP-SGMC de fecha 25 de octubre de 2013 la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto emite su opinioacuten teacutecnica de conformidad con respecto al proyecto de Directiva Procedimiento para la transferencia de Documentos de los Archivos de Gestioacuten yo perifeacutericos al Archivo central del Ministerio de Cultura remitieacutendola a la Oficina General de Asesoriacutea Juriacutedica para que continuacutee con el tramite respectivo
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Que mediante Informe Ndeg 523-2013-0GAJ-SGMC la Oficina General de Asesoriacutea Juriacutedica emite su conformidad respecto a la aprobacioacuten del proyecto de directiva antes mencionada
Que estando a lo visado por el Director General de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto el Director General de la Oficina General de Asesoriacutea Juriacutedica y la Jefa de la Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentariacutea
De conformidad con lo establecido en la Ley Ndeg 29565 que crea el Ministerio de Cultura la Ley Ndeg 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General Ley Ndeg 25323 Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Ndeg 008-92-JUS Decreto Supremo Ndeg 005-2013-MC que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del Ministerio de Cultura y Directiva Ndeg 002shy2011MC Lineamientos para la Formulacioacuten y Aprobacioacuten de Directivas del Ministerio de Cultura aprobado por Resolucioacuten Ministerial Ndeg 129-2011MC
SE RESUELVE
Artiacuteculo 1deg_ Aprobar la Directiva NdegOO1 -2013-SGMC Procedimiento para la transferencia de Documentos de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos al Archivo Central del Ministerio de Cultura la misma que en documento anexo forma parte integrante de la presente Resolucioacuten
Artiacuteculo 2deg_ Dejar sin efecto la Resolucioacuten Directoral Nacional Ndeg 244-INC de fecha 19 de febrero de 2009 que aproboacute la Directiva Ndeg 001-2009-INCOAD Normas para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestioacuten
I
I
ArtiacuteCulo 3deg_ Disponer que la Oficina de Comunicacioacuten e Imagen Institucional ublique lapresente Resolucioacuten y su anexo en el Portal Institucional del Ministerio de ultura (wWwcultura ob e)
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Ministerio de Cultura
DIRECTIVA Ndeg OO+-2013-SGMC
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS-DE GESTiOacuteN YIO PERIFEacuteRICOS AL ARCHIVO CENTRAL DEL
MINISTERIO DE CULTURA
l OBJETIVO
Establecer los procedimientos para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos al Archivo Central del Ministerio de Cultura
11 FINALIDAD
Asegurar y facilitar la transferencia del acervo documental del Ministerio de Cultura a fin de descongestionar los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos para un mejor control y conservacioacuten del Patrimonio Documental permitiendo agilizar y racionalizar la administracioacuten documentaria institucional asiacute como realizar una eficiente atencioacuten a los usuarios en general
111 BASE LEGAL
- Ley Ndeg 29565 Ley de creacioacuten del Ministerio de Cultura
- Ley Ndeg 25323 Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos
-Decreto Ley Ndeg 19414 Ley de Defensa Conservacioacuten e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacioacuten
- Decreto Supremo Ndeg022-75-ED que aprueba el Reglamento del Decreto Ley Ndeg 19414
- Decreto Supremo Ndeg 008-92-JUS que aprueba el Reglamento de la Ley Ndeg 25323
- Decreto Supremo Ndeg 005-2013-MC que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones Del Ministerio de Cultura
- Ley Ndeg 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacioacuten
- Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC de fecha 17 de octubre de 2012 que conforma el Comiteacute Evaluador de Documentos del Ministerio de Cultura
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 076-2008-AGNJ Reglamento de Aplicacioacuten de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivfstico y Cultural de la Nacioacuten
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 173-86-AGN-J que aprueba
bull Directiva Ndeg 00486-AGN-DGAI Normas para la formulacioacuten del Programa de Control de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
bull Directiva Ndeg 00586-AGN-DGAI Normas para la transferencia de Documentos en los Archivos Administrativos en el Sector Puacuteblico Nacional
bull Directiva Ndeg 00686-AGN-DGAI Normas para la eliminacioacuten de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Ministerio de Cultura
bull Directiva Ndeg 00786-AGN-DGAI Normas para la Conservacioacuten de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
~ Resolucioacuten Jefatural Ndeg 346-2008-AGNJ que aprueba Ia Directiva Ndeg 003shy2008-AGNDNDMI Normas para la formulacioacuten y aprobacioacuten del Plan Anual de Trabajo del Oacutergano de Administracioacuten de Archivos de las Entidades de la Administracioacuten Puacuteblica
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 375-2008-AGNJ que aprueba la Directiva Ndeg 005shy2008-AGNDNDMI Normas para la Foliacioacuten de Documentos Archiviacutesticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos
IV ALCANCE
La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento en todas las Unidades Orgaacutenicas que conforman el Ministerio de Cultura
V RESPONSABILIDAD
La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentaria a traveacutes del Archivo Central y las unidades orgaacutenicas son responsables de cumplir con el objetivo y finalidad de la presente Directiva
VI DISPOSICIONES GENERALES
61 La Transferencia es un proceso teacutecnico archiviacutestico que consiste en el traslado fisico de Jos documentos de un archivo a otro seguacuten el vencimiento de los periacuteodos deretencioacuten en cada nivel de archivo
Las transferencias de documentos se efectuacutean
a) De los archivos de gestioacuten al Archivo Central
b) De los archivos perifeacutericos al Archivo Central
62 Los periacuteodos de retencioacuten son establecidos en el Programa de Control de Documentos - PCD del Ministerio de Cultura cuando se apruebe o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
63 Las Unidades Orgaacutenicas deberaacuten coordinar con la Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentariacutea a traveacutes del Archivo Central las series documentales los periacuteodos de retencioacuten y tiempos de custodia de los archivos a su cargo de acuerdo al valor legal e importancia para el Ministerio de Cultura
64 El acervo documental para su transferencia se clasifica por series documentales con caracteriacutesticas comunes para formar la unidad de archiva miento por ejemplo correlativo de informes oficios pedidos comprobantes de pago resoluciones temas seguacuten las funciones que le competen a la Unidad Orgaacutenica etc
65 Se aprobaraacute un Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Centrar previa coordinacioacuten del Archivo Central con las diferentes Unidades Orgaacutenicas del Ministerio de Cultura
Ministerio de Cultura
66 Las Unidades Orgaacutenicas deberaacuten realizar la transferencia de su acervo documental en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central (equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos) - shy
67 El Archivo Central no r_ecibiraacute documentos que no se ajusten a las disposiciones establecidas en la presente Directiva y en el Plan Anual mencionado en el numeral precedente
68 En ninguacuten caso se eliminaraacute documento alguno sin la autorizacioacuten expresa del Archivo Central o del Comiteacute Evaluador de Documentos de acuerdo a los procedimientos legales vigentes sobre la materia
69 De realizarse alguacuten tipo de modificacioacuten en la estructura orgaacutenica del Ministerio de Cultura el funcionario responsable de la dependencia que sea suprimida o fusionada deberaacute transferir la documentacioacuten al Archivo Central en el plazo legal de 3 antildeos
VII DISPOSICIONES ESPECiacuteFICAS
71 Del Cronograma
El Archivo Central es el encargado de formular el Cronograma Anual de Transferencia de los documentos que se incluye dentro del Plan Anual de
Trabajo el cual se aprueba mediante Resolucioacuten Ministerial que se notifica a todas las unidades orgaacutenicas para su cumplimiento Asimismo se presenta el mes de febrero de cada antildeo al Archivo General de la Nacioacuten
72 De los Formatos
La transferencia de documentos seraacute acompantildeada por los formatos que se adjuntan en Anexos Ndeg 02 Y 03 en original y copia los cuales requieren la siguiente informacioacuten
a) Informacioacuten General Describe sucintamente transferirse
los documentos a
b) Inventario Registro Describe detalladamente documentacioacuten
los datos de la
73 Informacioacuten general (ver Anexo Ndeg 02)
__ Tiene los datos siguientes
a) Nombre del sector de la entidad y de la unidad orgaacutenica cuya documentacioacuten va a transferirse y fecha de transferencia
b) Descripcioacuten general de documentos a transferir sentildealar las series documentales
c) Jefe del Archivo remitente indicar nombres apellidos y firma
d) Jefe del Archivo receptor indicar nombres apellidos y firma
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Ministerio de Cultura
74 Inventario de Registro
Para efectos de control y referencia se llenaraacute el formato original (Anexo Ndeg 03)el cual~ consta de dos juegos quedando el original para el Archivo Central y una (01) copia sellada y firmada para el Archivo de Gestioacuten que transfiere los cdocumentosmiddotmiddot el cual tendraacute total responsabilidad de la transferencia realizada
Se mantendraacuten los siguientes campos documentales de registro
Nuacutemero de orden correlativo de las series documentales a transferirse
Unidad de conservacioacuten a transferir anotar cantidad de acuerdo a la unidad de instalacioacuten
Tiacutetulos de series documentales nombres con los que se identifican las series documentales
Rango de documento nuacutemeros correlativos
Fechas extremas anotar la fecha maacutes antigua y la maacutes reciente de cada una de las series documentales
Observaciones sentildealar alguna aclaracioacuten que sea necesaria para una mejor comprensioacuten de los documentos a transferirse
75 De la preparacioacuten del Acervo Documental a transferir
Preparar fiacutesicamente la documentacioacuten retirar todo aquel elemento metaacutelico (clips fasteneres mariposas etc) asiacute como ligas y otros elementos no apropiados para lamiddot conservacioacuten del mismo Eliminar toda fotocopia del documento original asiacute como folletos libros revistas y todo aquello que carezca de valor ~documental Ordenar las series con un orden loacutegico y uacutenico
Para la transferencia de documentos se utilizaraacuten Unidades de Archivamiento como archivadores de palanca legajos paquetes cajas etc y se empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Estas Unidades de Archivamiento deberaacuten estar limpias y ordenadas En caso de expedientes deberaacuten estar foliados caso contrario el Archivo Central no se responsabiliza por la falta de documentos que se presuman contenidos en los mismos
Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la Unidad Orgaacutenica Aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo En atencioacuten a la normativa vigente es recomendable la foliacioacuten de cada u~no de los documentos que conforman la unidad documental o expediente en el caso que se formara maacutes de una unidad de conservacioacuten la foliacioacuten se ejecutaraacute de forma tal que la segunda seraacute la continuacioacuten de la primera
Para la transferencia se deberaacute considerar la documentacioacuten menos consultada o que carezca de alta rotacioacuten
Ministerio de Cultura
76 De la solicitud del Acervo Documental transferido
Los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos que soliciten documentos que han transferidoal Archivo Central deberaacuten hacer referencia a los inventarios con los cuales fueron remitidos
VIII PLAZO DE RETENCiOacuteN
El plazo de retencioacuten de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos seraacute de un miacutenimo de dos (02) antildeos de acuerdo a lo establecido en el Programa de Control de Documentos donde se detalla la Tabla General de Retencioacuten de Documentos o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
IX DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
UacuteNICA- La presente Directiva serviraacute como instrumento normativo para las Direcciones Desconcentradas de Cultura del Ministerio de Cultura en lo que resulte aplicable
X ANEXOS
bull Anexo Ndeg 01 Glosario de teacuterminos empleados en la presente Directiva
bull Anexo Ndeg 02 Inventario de Transferencia Archivo Central
Documental Coordinacioacuten de
bull Anexo Ndeg 03 Inventario de Registro para la Coordinacioacuten de Archivo Central
Transferencia Documentalshy
bull Anexo Ndeg 04 Diagrama de Bloques Archivo Central
de transferencia de documentos al
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg01
_GlQSARIO DE TEacuteRMINO~_EIVIPLEADOS EN LA PRESENTE DIRECTIVA
Alta rotacioacuten Documeacutentacioacuten con alta demanda de solicitud yo consulta
Archivo Central Equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos encargado de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas de una institucioacuten
Archivo de Gestioacuten Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se reuacutene la documentacioacuten en traacutemite o que es sometida a continua utilizacioacuten y consulta administrativa por la misma oficina
Archivo Perifeacuterico Nivel de archivo que se conforma por los documentos provenientes de los archivos de gestioacuten ya sea por ubicacioacuten fiacutesica o por la especializacioacuten de la documentacioacuten
Custodia Responsabilidad juriacutedica que implica el control y la adecuada conservacioacuten de los pcumentos por parte de un archivo ~
miteacute Evaluador de Documentos - CED el encargado de conducir el proceso de formulacioacuten del Programa de Control de
~~~~bocumentos (PCD) del oacutergano de administracioacuten de archivos En nuestra institucioacuten se conformoacute el Comiteacute mediante la Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC
Niveles de Archivo Son las instancias de archivo por las cuales pasa el documento durante su vida uacutetil Estos son Archivo de Gestioacuten Archivo Perifeacuterico y Archivo Central
Oacutergano de Administracioacuten de Archivos= Archivo Central
En nuestro caso el equivalente es el Archivo Central el cual es el responsable de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas a nivel institucional asiacute como de la conservacioacuten y uso de la documentacioacuten proveniente de los archivos de gestioacuten y perifeacutericos e intervenir en la transferencia y eliminacioacuten de documentos en coordinacioacuten con el Archivo General de la Nacioacuten
Plan Anual de Trabajo del Archivo Central Es un instrumento de gestioacuten de corto plazo que viabiliza la ejecucioacuten de un trabajo Contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y programadas que se debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por la institucioacuten en el plazo de un antildeo es aprobada por Resolucioacuten de la maacutes alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad
bull Ministerio de Cultura
Plazos de Retencioacuten Periacuteodo de tiempo en que debe permanecer la documentacioacuten en cada nivel de Archivo dicho periacuteodo es fijado por el Programa de Control de Documentos (PCD)
Progr~ma de Control de Documentos - PCD El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencioacuten para la transferencia yo eliminacioacuten de todas las series documentales de la entidad el cual seraacute aprobado por Resolucioacuten Ministerial Cuenta como marco legal la Directiva Ndeg 004886-AGN8DGAI Normas para la Formulacioacuten del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Transferencia Documental Proceso archiviacutestico mediante el cual se traslada los documentos de un nivel de Archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencioacuten
Unidades de Archivamiento Tambieacuten llamadas unidades de conservacioacuten o de instalacioacuten donde se colocan y conservan los documentos (archivadores de palanca foacutelderes manila cajas archiveras paquetes sobres u otros)
- -
bull Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 02 Coacutedigo Paacutegina 1 de Paacutegs
Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 04
DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
Archivo Central Visita a las diferentes Unidades Orgaacutenicas a fin de verificar la documentacioacuten que se desea transferir dando pautas para realizar el trabajo de preparacioacuten
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Que mediante Informe Ndeg 523-2013-0GAJ-SGMC la Oficina General de Asesoriacutea Juriacutedica emite su conformidad respecto a la aprobacioacuten del proyecto de directiva antes mencionada
Que estando a lo visado por el Director General de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto el Director General de la Oficina General de Asesoriacutea Juriacutedica y la Jefa de la Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentariacutea
De conformidad con lo establecido en la Ley Ndeg 29565 que crea el Ministerio de Cultura la Ley Ndeg 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General Ley Ndeg 25323 Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Ndeg 008-92-JUS Decreto Supremo Ndeg 005-2013-MC que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del Ministerio de Cultura y Directiva Ndeg 002shy2011MC Lineamientos para la Formulacioacuten y Aprobacioacuten de Directivas del Ministerio de Cultura aprobado por Resolucioacuten Ministerial Ndeg 129-2011MC
SE RESUELVE
Artiacuteculo 1deg_ Aprobar la Directiva NdegOO1 -2013-SGMC Procedimiento para la transferencia de Documentos de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos al Archivo Central del Ministerio de Cultura la misma que en documento anexo forma parte integrante de la presente Resolucioacuten
Artiacuteculo 2deg_ Dejar sin efecto la Resolucioacuten Directoral Nacional Ndeg 244-INC de fecha 19 de febrero de 2009 que aproboacute la Directiva Ndeg 001-2009-INCOAD Normas para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestioacuten
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I
ArtiacuteCulo 3deg_ Disponer que la Oficina de Comunicacioacuten e Imagen Institucional ublique lapresente Resolucioacuten y su anexo en el Portal Institucional del Ministerio de ultura (wWwcultura ob e)
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Ministerio de Cultura
DIRECTIVA Ndeg OO+-2013-SGMC
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS-DE GESTiOacuteN YIO PERIFEacuteRICOS AL ARCHIVO CENTRAL DEL
MINISTERIO DE CULTURA
l OBJETIVO
Establecer los procedimientos para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos al Archivo Central del Ministerio de Cultura
11 FINALIDAD
Asegurar y facilitar la transferencia del acervo documental del Ministerio de Cultura a fin de descongestionar los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos para un mejor control y conservacioacuten del Patrimonio Documental permitiendo agilizar y racionalizar la administracioacuten documentaria institucional asiacute como realizar una eficiente atencioacuten a los usuarios en general
111 BASE LEGAL
- Ley Ndeg 29565 Ley de creacioacuten del Ministerio de Cultura
- Ley Ndeg 25323 Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos
-Decreto Ley Ndeg 19414 Ley de Defensa Conservacioacuten e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacioacuten
- Decreto Supremo Ndeg022-75-ED que aprueba el Reglamento del Decreto Ley Ndeg 19414
- Decreto Supremo Ndeg 008-92-JUS que aprueba el Reglamento de la Ley Ndeg 25323
- Decreto Supremo Ndeg 005-2013-MC que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones Del Ministerio de Cultura
- Ley Ndeg 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacioacuten
- Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC de fecha 17 de octubre de 2012 que conforma el Comiteacute Evaluador de Documentos del Ministerio de Cultura
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 076-2008-AGNJ Reglamento de Aplicacioacuten de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivfstico y Cultural de la Nacioacuten
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 173-86-AGN-J que aprueba
bull Directiva Ndeg 00486-AGN-DGAI Normas para la formulacioacuten del Programa de Control de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
bull Directiva Ndeg 00586-AGN-DGAI Normas para la transferencia de Documentos en los Archivos Administrativos en el Sector Puacuteblico Nacional
bull Directiva Ndeg 00686-AGN-DGAI Normas para la eliminacioacuten de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Ministerio de Cultura
bull Directiva Ndeg 00786-AGN-DGAI Normas para la Conservacioacuten de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
~ Resolucioacuten Jefatural Ndeg 346-2008-AGNJ que aprueba Ia Directiva Ndeg 003shy2008-AGNDNDMI Normas para la formulacioacuten y aprobacioacuten del Plan Anual de Trabajo del Oacutergano de Administracioacuten de Archivos de las Entidades de la Administracioacuten Puacuteblica
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 375-2008-AGNJ que aprueba la Directiva Ndeg 005shy2008-AGNDNDMI Normas para la Foliacioacuten de Documentos Archiviacutesticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos
IV ALCANCE
La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento en todas las Unidades Orgaacutenicas que conforman el Ministerio de Cultura
V RESPONSABILIDAD
La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentaria a traveacutes del Archivo Central y las unidades orgaacutenicas son responsables de cumplir con el objetivo y finalidad de la presente Directiva
VI DISPOSICIONES GENERALES
61 La Transferencia es un proceso teacutecnico archiviacutestico que consiste en el traslado fisico de Jos documentos de un archivo a otro seguacuten el vencimiento de los periacuteodos deretencioacuten en cada nivel de archivo
Las transferencias de documentos se efectuacutean
a) De los archivos de gestioacuten al Archivo Central
b) De los archivos perifeacutericos al Archivo Central
62 Los periacuteodos de retencioacuten son establecidos en el Programa de Control de Documentos - PCD del Ministerio de Cultura cuando se apruebe o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
63 Las Unidades Orgaacutenicas deberaacuten coordinar con la Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentariacutea a traveacutes del Archivo Central las series documentales los periacuteodos de retencioacuten y tiempos de custodia de los archivos a su cargo de acuerdo al valor legal e importancia para el Ministerio de Cultura
64 El acervo documental para su transferencia se clasifica por series documentales con caracteriacutesticas comunes para formar la unidad de archiva miento por ejemplo correlativo de informes oficios pedidos comprobantes de pago resoluciones temas seguacuten las funciones que le competen a la Unidad Orgaacutenica etc
65 Se aprobaraacute un Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Centrar previa coordinacioacuten del Archivo Central con las diferentes Unidades Orgaacutenicas del Ministerio de Cultura
Ministerio de Cultura
66 Las Unidades Orgaacutenicas deberaacuten realizar la transferencia de su acervo documental en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central (equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos) - shy
67 El Archivo Central no r_ecibiraacute documentos que no se ajusten a las disposiciones establecidas en la presente Directiva y en el Plan Anual mencionado en el numeral precedente
68 En ninguacuten caso se eliminaraacute documento alguno sin la autorizacioacuten expresa del Archivo Central o del Comiteacute Evaluador de Documentos de acuerdo a los procedimientos legales vigentes sobre la materia
69 De realizarse alguacuten tipo de modificacioacuten en la estructura orgaacutenica del Ministerio de Cultura el funcionario responsable de la dependencia que sea suprimida o fusionada deberaacute transferir la documentacioacuten al Archivo Central en el plazo legal de 3 antildeos
VII DISPOSICIONES ESPECiacuteFICAS
71 Del Cronograma
El Archivo Central es el encargado de formular el Cronograma Anual de Transferencia de los documentos que se incluye dentro del Plan Anual de
Trabajo el cual se aprueba mediante Resolucioacuten Ministerial que se notifica a todas las unidades orgaacutenicas para su cumplimiento Asimismo se presenta el mes de febrero de cada antildeo al Archivo General de la Nacioacuten
72 De los Formatos
La transferencia de documentos seraacute acompantildeada por los formatos que se adjuntan en Anexos Ndeg 02 Y 03 en original y copia los cuales requieren la siguiente informacioacuten
a) Informacioacuten General Describe sucintamente transferirse
los documentos a
b) Inventario Registro Describe detalladamente documentacioacuten
los datos de la
73 Informacioacuten general (ver Anexo Ndeg 02)
__ Tiene los datos siguientes
a) Nombre del sector de la entidad y de la unidad orgaacutenica cuya documentacioacuten va a transferirse y fecha de transferencia
b) Descripcioacuten general de documentos a transferir sentildealar las series documentales
c) Jefe del Archivo remitente indicar nombres apellidos y firma
d) Jefe del Archivo receptor indicar nombres apellidos y firma
~
Ministerio de Cultura
74 Inventario de Registro
Para efectos de control y referencia se llenaraacute el formato original (Anexo Ndeg 03)el cual~ consta de dos juegos quedando el original para el Archivo Central y una (01) copia sellada y firmada para el Archivo de Gestioacuten que transfiere los cdocumentosmiddotmiddot el cual tendraacute total responsabilidad de la transferencia realizada
Se mantendraacuten los siguientes campos documentales de registro
Nuacutemero de orden correlativo de las series documentales a transferirse
Unidad de conservacioacuten a transferir anotar cantidad de acuerdo a la unidad de instalacioacuten
Tiacutetulos de series documentales nombres con los que se identifican las series documentales
Rango de documento nuacutemeros correlativos
Fechas extremas anotar la fecha maacutes antigua y la maacutes reciente de cada una de las series documentales
Observaciones sentildealar alguna aclaracioacuten que sea necesaria para una mejor comprensioacuten de los documentos a transferirse
75 De la preparacioacuten del Acervo Documental a transferir
Preparar fiacutesicamente la documentacioacuten retirar todo aquel elemento metaacutelico (clips fasteneres mariposas etc) asiacute como ligas y otros elementos no apropiados para lamiddot conservacioacuten del mismo Eliminar toda fotocopia del documento original asiacute como folletos libros revistas y todo aquello que carezca de valor ~documental Ordenar las series con un orden loacutegico y uacutenico
Para la transferencia de documentos se utilizaraacuten Unidades de Archivamiento como archivadores de palanca legajos paquetes cajas etc y se empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Estas Unidades de Archivamiento deberaacuten estar limpias y ordenadas En caso de expedientes deberaacuten estar foliados caso contrario el Archivo Central no se responsabiliza por la falta de documentos que se presuman contenidos en los mismos
Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la Unidad Orgaacutenica Aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo En atencioacuten a la normativa vigente es recomendable la foliacioacuten de cada u~no de los documentos que conforman la unidad documental o expediente en el caso que se formara maacutes de una unidad de conservacioacuten la foliacioacuten se ejecutaraacute de forma tal que la segunda seraacute la continuacioacuten de la primera
Para la transferencia se deberaacute considerar la documentacioacuten menos consultada o que carezca de alta rotacioacuten
Ministerio de Cultura
76 De la solicitud del Acervo Documental transferido
Los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos que soliciten documentos que han transferidoal Archivo Central deberaacuten hacer referencia a los inventarios con los cuales fueron remitidos
VIII PLAZO DE RETENCiOacuteN
El plazo de retencioacuten de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos seraacute de un miacutenimo de dos (02) antildeos de acuerdo a lo establecido en el Programa de Control de Documentos donde se detalla la Tabla General de Retencioacuten de Documentos o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
IX DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
UacuteNICA- La presente Directiva serviraacute como instrumento normativo para las Direcciones Desconcentradas de Cultura del Ministerio de Cultura en lo que resulte aplicable
X ANEXOS
bull Anexo Ndeg 01 Glosario de teacuterminos empleados en la presente Directiva
bull Anexo Ndeg 02 Inventario de Transferencia Archivo Central
Documental Coordinacioacuten de
bull Anexo Ndeg 03 Inventario de Registro para la Coordinacioacuten de Archivo Central
Transferencia Documentalshy
bull Anexo Ndeg 04 Diagrama de Bloques Archivo Central
de transferencia de documentos al
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg01
_GlQSARIO DE TEacuteRMINO~_EIVIPLEADOS EN LA PRESENTE DIRECTIVA
Alta rotacioacuten Documeacutentacioacuten con alta demanda de solicitud yo consulta
Archivo Central Equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos encargado de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas de una institucioacuten
Archivo de Gestioacuten Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se reuacutene la documentacioacuten en traacutemite o que es sometida a continua utilizacioacuten y consulta administrativa por la misma oficina
Archivo Perifeacuterico Nivel de archivo que se conforma por los documentos provenientes de los archivos de gestioacuten ya sea por ubicacioacuten fiacutesica o por la especializacioacuten de la documentacioacuten
Custodia Responsabilidad juriacutedica que implica el control y la adecuada conservacioacuten de los pcumentos por parte de un archivo ~
miteacute Evaluador de Documentos - CED el encargado de conducir el proceso de formulacioacuten del Programa de Control de
~~~~bocumentos (PCD) del oacutergano de administracioacuten de archivos En nuestra institucioacuten se conformoacute el Comiteacute mediante la Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC
Niveles de Archivo Son las instancias de archivo por las cuales pasa el documento durante su vida uacutetil Estos son Archivo de Gestioacuten Archivo Perifeacuterico y Archivo Central
Oacutergano de Administracioacuten de Archivos= Archivo Central
En nuestro caso el equivalente es el Archivo Central el cual es el responsable de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas a nivel institucional asiacute como de la conservacioacuten y uso de la documentacioacuten proveniente de los archivos de gestioacuten y perifeacutericos e intervenir en la transferencia y eliminacioacuten de documentos en coordinacioacuten con el Archivo General de la Nacioacuten
Plan Anual de Trabajo del Archivo Central Es un instrumento de gestioacuten de corto plazo que viabiliza la ejecucioacuten de un trabajo Contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y programadas que se debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por la institucioacuten en el plazo de un antildeo es aprobada por Resolucioacuten de la maacutes alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad
bull Ministerio de Cultura
Plazos de Retencioacuten Periacuteodo de tiempo en que debe permanecer la documentacioacuten en cada nivel de Archivo dicho periacuteodo es fijado por el Programa de Control de Documentos (PCD)
Progr~ma de Control de Documentos - PCD El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencioacuten para la transferencia yo eliminacioacuten de todas las series documentales de la entidad el cual seraacute aprobado por Resolucioacuten Ministerial Cuenta como marco legal la Directiva Ndeg 004886-AGN8DGAI Normas para la Formulacioacuten del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Transferencia Documental Proceso archiviacutestico mediante el cual se traslada los documentos de un nivel de Archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencioacuten
Unidades de Archivamiento Tambieacuten llamadas unidades de conservacioacuten o de instalacioacuten donde se colocan y conservan los documentos (archivadores de palanca foacutelderes manila cajas archiveras paquetes sobres u otros)
- -
bull Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 02 Coacutedigo Paacutegina 1 de Paacutegs
Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 04
DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
Archivo Central Visita a las diferentes Unidades Orgaacutenicas a fin de verificar la documentacioacuten que se desea transferir dando pautas para realizar el trabajo de preparacioacuten
10
Ministerio de Cultura
DIRECTIVA Ndeg OO+-2013-SGMC
PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS-DE GESTiOacuteN YIO PERIFEacuteRICOS AL ARCHIVO CENTRAL DEL
MINISTERIO DE CULTURA
l OBJETIVO
Establecer los procedimientos para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos al Archivo Central del Ministerio de Cultura
11 FINALIDAD
Asegurar y facilitar la transferencia del acervo documental del Ministerio de Cultura a fin de descongestionar los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos para un mejor control y conservacioacuten del Patrimonio Documental permitiendo agilizar y racionalizar la administracioacuten documentaria institucional asiacute como realizar una eficiente atencioacuten a los usuarios en general
111 BASE LEGAL
- Ley Ndeg 29565 Ley de creacioacuten del Ministerio de Cultura
- Ley Ndeg 25323 Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos
-Decreto Ley Ndeg 19414 Ley de Defensa Conservacioacuten e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacioacuten
- Decreto Supremo Ndeg022-75-ED que aprueba el Reglamento del Decreto Ley Ndeg 19414
- Decreto Supremo Ndeg 008-92-JUS que aprueba el Reglamento de la Ley Ndeg 25323
- Decreto Supremo Ndeg 005-2013-MC que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones Del Ministerio de Cultura
- Ley Ndeg 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacioacuten
- Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC de fecha 17 de octubre de 2012 que conforma el Comiteacute Evaluador de Documentos del Ministerio de Cultura
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 076-2008-AGNJ Reglamento de Aplicacioacuten de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivfstico y Cultural de la Nacioacuten
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 173-86-AGN-J que aprueba
bull Directiva Ndeg 00486-AGN-DGAI Normas para la formulacioacuten del Programa de Control de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
bull Directiva Ndeg 00586-AGN-DGAI Normas para la transferencia de Documentos en los Archivos Administrativos en el Sector Puacuteblico Nacional
bull Directiva Ndeg 00686-AGN-DGAI Normas para la eliminacioacuten de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Ministerio de Cultura
bull Directiva Ndeg 00786-AGN-DGAI Normas para la Conservacioacuten de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
~ Resolucioacuten Jefatural Ndeg 346-2008-AGNJ que aprueba Ia Directiva Ndeg 003shy2008-AGNDNDMI Normas para la formulacioacuten y aprobacioacuten del Plan Anual de Trabajo del Oacutergano de Administracioacuten de Archivos de las Entidades de la Administracioacuten Puacuteblica
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 375-2008-AGNJ que aprueba la Directiva Ndeg 005shy2008-AGNDNDMI Normas para la Foliacioacuten de Documentos Archiviacutesticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos
IV ALCANCE
La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento en todas las Unidades Orgaacutenicas que conforman el Ministerio de Cultura
V RESPONSABILIDAD
La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentaria a traveacutes del Archivo Central y las unidades orgaacutenicas son responsables de cumplir con el objetivo y finalidad de la presente Directiva
VI DISPOSICIONES GENERALES
61 La Transferencia es un proceso teacutecnico archiviacutestico que consiste en el traslado fisico de Jos documentos de un archivo a otro seguacuten el vencimiento de los periacuteodos deretencioacuten en cada nivel de archivo
Las transferencias de documentos se efectuacutean
a) De los archivos de gestioacuten al Archivo Central
b) De los archivos perifeacutericos al Archivo Central
62 Los periacuteodos de retencioacuten son establecidos en el Programa de Control de Documentos - PCD del Ministerio de Cultura cuando se apruebe o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
63 Las Unidades Orgaacutenicas deberaacuten coordinar con la Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentariacutea a traveacutes del Archivo Central las series documentales los periacuteodos de retencioacuten y tiempos de custodia de los archivos a su cargo de acuerdo al valor legal e importancia para el Ministerio de Cultura
64 El acervo documental para su transferencia se clasifica por series documentales con caracteriacutesticas comunes para formar la unidad de archiva miento por ejemplo correlativo de informes oficios pedidos comprobantes de pago resoluciones temas seguacuten las funciones que le competen a la Unidad Orgaacutenica etc
65 Se aprobaraacute un Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Centrar previa coordinacioacuten del Archivo Central con las diferentes Unidades Orgaacutenicas del Ministerio de Cultura
Ministerio de Cultura
66 Las Unidades Orgaacutenicas deberaacuten realizar la transferencia de su acervo documental en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central (equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos) - shy
67 El Archivo Central no r_ecibiraacute documentos que no se ajusten a las disposiciones establecidas en la presente Directiva y en el Plan Anual mencionado en el numeral precedente
68 En ninguacuten caso se eliminaraacute documento alguno sin la autorizacioacuten expresa del Archivo Central o del Comiteacute Evaluador de Documentos de acuerdo a los procedimientos legales vigentes sobre la materia
69 De realizarse alguacuten tipo de modificacioacuten en la estructura orgaacutenica del Ministerio de Cultura el funcionario responsable de la dependencia que sea suprimida o fusionada deberaacute transferir la documentacioacuten al Archivo Central en el plazo legal de 3 antildeos
VII DISPOSICIONES ESPECiacuteFICAS
71 Del Cronograma
El Archivo Central es el encargado de formular el Cronograma Anual de Transferencia de los documentos que se incluye dentro del Plan Anual de
Trabajo el cual se aprueba mediante Resolucioacuten Ministerial que se notifica a todas las unidades orgaacutenicas para su cumplimiento Asimismo se presenta el mes de febrero de cada antildeo al Archivo General de la Nacioacuten
72 De los Formatos
La transferencia de documentos seraacute acompantildeada por los formatos que se adjuntan en Anexos Ndeg 02 Y 03 en original y copia los cuales requieren la siguiente informacioacuten
a) Informacioacuten General Describe sucintamente transferirse
los documentos a
b) Inventario Registro Describe detalladamente documentacioacuten
los datos de la
73 Informacioacuten general (ver Anexo Ndeg 02)
__ Tiene los datos siguientes
a) Nombre del sector de la entidad y de la unidad orgaacutenica cuya documentacioacuten va a transferirse y fecha de transferencia
b) Descripcioacuten general de documentos a transferir sentildealar las series documentales
c) Jefe del Archivo remitente indicar nombres apellidos y firma
d) Jefe del Archivo receptor indicar nombres apellidos y firma
~
Ministerio de Cultura
74 Inventario de Registro
Para efectos de control y referencia se llenaraacute el formato original (Anexo Ndeg 03)el cual~ consta de dos juegos quedando el original para el Archivo Central y una (01) copia sellada y firmada para el Archivo de Gestioacuten que transfiere los cdocumentosmiddotmiddot el cual tendraacute total responsabilidad de la transferencia realizada
Se mantendraacuten los siguientes campos documentales de registro
Nuacutemero de orden correlativo de las series documentales a transferirse
Unidad de conservacioacuten a transferir anotar cantidad de acuerdo a la unidad de instalacioacuten
Tiacutetulos de series documentales nombres con los que se identifican las series documentales
Rango de documento nuacutemeros correlativos
Fechas extremas anotar la fecha maacutes antigua y la maacutes reciente de cada una de las series documentales
Observaciones sentildealar alguna aclaracioacuten que sea necesaria para una mejor comprensioacuten de los documentos a transferirse
75 De la preparacioacuten del Acervo Documental a transferir
Preparar fiacutesicamente la documentacioacuten retirar todo aquel elemento metaacutelico (clips fasteneres mariposas etc) asiacute como ligas y otros elementos no apropiados para lamiddot conservacioacuten del mismo Eliminar toda fotocopia del documento original asiacute como folletos libros revistas y todo aquello que carezca de valor ~documental Ordenar las series con un orden loacutegico y uacutenico
Para la transferencia de documentos se utilizaraacuten Unidades de Archivamiento como archivadores de palanca legajos paquetes cajas etc y se empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Estas Unidades de Archivamiento deberaacuten estar limpias y ordenadas En caso de expedientes deberaacuten estar foliados caso contrario el Archivo Central no se responsabiliza por la falta de documentos que se presuman contenidos en los mismos
Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la Unidad Orgaacutenica Aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo En atencioacuten a la normativa vigente es recomendable la foliacioacuten de cada u~no de los documentos que conforman la unidad documental o expediente en el caso que se formara maacutes de una unidad de conservacioacuten la foliacioacuten se ejecutaraacute de forma tal que la segunda seraacute la continuacioacuten de la primera
Para la transferencia se deberaacute considerar la documentacioacuten menos consultada o que carezca de alta rotacioacuten
Ministerio de Cultura
76 De la solicitud del Acervo Documental transferido
Los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos que soliciten documentos que han transferidoal Archivo Central deberaacuten hacer referencia a los inventarios con los cuales fueron remitidos
VIII PLAZO DE RETENCiOacuteN
El plazo de retencioacuten de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos seraacute de un miacutenimo de dos (02) antildeos de acuerdo a lo establecido en el Programa de Control de Documentos donde se detalla la Tabla General de Retencioacuten de Documentos o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
IX DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
UacuteNICA- La presente Directiva serviraacute como instrumento normativo para las Direcciones Desconcentradas de Cultura del Ministerio de Cultura en lo que resulte aplicable
X ANEXOS
bull Anexo Ndeg 01 Glosario de teacuterminos empleados en la presente Directiva
bull Anexo Ndeg 02 Inventario de Transferencia Archivo Central
Documental Coordinacioacuten de
bull Anexo Ndeg 03 Inventario de Registro para la Coordinacioacuten de Archivo Central
Transferencia Documentalshy
bull Anexo Ndeg 04 Diagrama de Bloques Archivo Central
de transferencia de documentos al
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg01
_GlQSARIO DE TEacuteRMINO~_EIVIPLEADOS EN LA PRESENTE DIRECTIVA
Alta rotacioacuten Documeacutentacioacuten con alta demanda de solicitud yo consulta
Archivo Central Equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos encargado de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas de una institucioacuten
Archivo de Gestioacuten Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se reuacutene la documentacioacuten en traacutemite o que es sometida a continua utilizacioacuten y consulta administrativa por la misma oficina
Archivo Perifeacuterico Nivel de archivo que se conforma por los documentos provenientes de los archivos de gestioacuten ya sea por ubicacioacuten fiacutesica o por la especializacioacuten de la documentacioacuten
Custodia Responsabilidad juriacutedica que implica el control y la adecuada conservacioacuten de los pcumentos por parte de un archivo ~
miteacute Evaluador de Documentos - CED el encargado de conducir el proceso de formulacioacuten del Programa de Control de
~~~~bocumentos (PCD) del oacutergano de administracioacuten de archivos En nuestra institucioacuten se conformoacute el Comiteacute mediante la Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC
Niveles de Archivo Son las instancias de archivo por las cuales pasa el documento durante su vida uacutetil Estos son Archivo de Gestioacuten Archivo Perifeacuterico y Archivo Central
Oacutergano de Administracioacuten de Archivos= Archivo Central
En nuestro caso el equivalente es el Archivo Central el cual es el responsable de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas a nivel institucional asiacute como de la conservacioacuten y uso de la documentacioacuten proveniente de los archivos de gestioacuten y perifeacutericos e intervenir en la transferencia y eliminacioacuten de documentos en coordinacioacuten con el Archivo General de la Nacioacuten
Plan Anual de Trabajo del Archivo Central Es un instrumento de gestioacuten de corto plazo que viabiliza la ejecucioacuten de un trabajo Contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y programadas que se debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por la institucioacuten en el plazo de un antildeo es aprobada por Resolucioacuten de la maacutes alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad
bull Ministerio de Cultura
Plazos de Retencioacuten Periacuteodo de tiempo en que debe permanecer la documentacioacuten en cada nivel de Archivo dicho periacuteodo es fijado por el Programa de Control de Documentos (PCD)
Progr~ma de Control de Documentos - PCD El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencioacuten para la transferencia yo eliminacioacuten de todas las series documentales de la entidad el cual seraacute aprobado por Resolucioacuten Ministerial Cuenta como marco legal la Directiva Ndeg 004886-AGN8DGAI Normas para la Formulacioacuten del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Transferencia Documental Proceso archiviacutestico mediante el cual se traslada los documentos de un nivel de Archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencioacuten
Unidades de Archivamiento Tambieacuten llamadas unidades de conservacioacuten o de instalacioacuten donde se colocan y conservan los documentos (archivadores de palanca foacutelderes manila cajas archiveras paquetes sobres u otros)
- -
bull Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 02 Coacutedigo Paacutegina 1 de Paacutegs
Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 04
DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
Archivo Central Visita a las diferentes Unidades Orgaacutenicas a fin de verificar la documentacioacuten que se desea transferir dando pautas para realizar el trabajo de preparacioacuten
10
Ministerio de Cultura
bull Directiva Ndeg 00786-AGN-DGAI Normas para la Conservacioacuten de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
~ Resolucioacuten Jefatural Ndeg 346-2008-AGNJ que aprueba Ia Directiva Ndeg 003shy2008-AGNDNDMI Normas para la formulacioacuten y aprobacioacuten del Plan Anual de Trabajo del Oacutergano de Administracioacuten de Archivos de las Entidades de la Administracioacuten Puacuteblica
- Resolucioacuten Jefatural Ndeg 375-2008-AGNJ que aprueba la Directiva Ndeg 005shy2008-AGNDNDMI Normas para la Foliacioacuten de Documentos Archiviacutesticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos
IV ALCANCE
La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento en todas las Unidades Orgaacutenicas que conforman el Ministerio de Cultura
V RESPONSABILIDAD
La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentaria a traveacutes del Archivo Central y las unidades orgaacutenicas son responsables de cumplir con el objetivo y finalidad de la presente Directiva
VI DISPOSICIONES GENERALES
61 La Transferencia es un proceso teacutecnico archiviacutestico que consiste en el traslado fisico de Jos documentos de un archivo a otro seguacuten el vencimiento de los periacuteodos deretencioacuten en cada nivel de archivo
Las transferencias de documentos se efectuacutean
a) De los archivos de gestioacuten al Archivo Central
b) De los archivos perifeacutericos al Archivo Central
62 Los periacuteodos de retencioacuten son establecidos en el Programa de Control de Documentos - PCD del Ministerio de Cultura cuando se apruebe o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
63 Las Unidades Orgaacutenicas deberaacuten coordinar con la Oficina de Atencioacuten al Ciudadano y Gestioacuten Documentariacutea a traveacutes del Archivo Central las series documentales los periacuteodos de retencioacuten y tiempos de custodia de los archivos a su cargo de acuerdo al valor legal e importancia para el Ministerio de Cultura
64 El acervo documental para su transferencia se clasifica por series documentales con caracteriacutesticas comunes para formar la unidad de archiva miento por ejemplo correlativo de informes oficios pedidos comprobantes de pago resoluciones temas seguacuten las funciones que le competen a la Unidad Orgaacutenica etc
65 Se aprobaraacute un Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Centrar previa coordinacioacuten del Archivo Central con las diferentes Unidades Orgaacutenicas del Ministerio de Cultura
Ministerio de Cultura
66 Las Unidades Orgaacutenicas deberaacuten realizar la transferencia de su acervo documental en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central (equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos) - shy
67 El Archivo Central no r_ecibiraacute documentos que no se ajusten a las disposiciones establecidas en la presente Directiva y en el Plan Anual mencionado en el numeral precedente
68 En ninguacuten caso se eliminaraacute documento alguno sin la autorizacioacuten expresa del Archivo Central o del Comiteacute Evaluador de Documentos de acuerdo a los procedimientos legales vigentes sobre la materia
69 De realizarse alguacuten tipo de modificacioacuten en la estructura orgaacutenica del Ministerio de Cultura el funcionario responsable de la dependencia que sea suprimida o fusionada deberaacute transferir la documentacioacuten al Archivo Central en el plazo legal de 3 antildeos
VII DISPOSICIONES ESPECiacuteFICAS
71 Del Cronograma
El Archivo Central es el encargado de formular el Cronograma Anual de Transferencia de los documentos que se incluye dentro del Plan Anual de
Trabajo el cual se aprueba mediante Resolucioacuten Ministerial que se notifica a todas las unidades orgaacutenicas para su cumplimiento Asimismo se presenta el mes de febrero de cada antildeo al Archivo General de la Nacioacuten
72 De los Formatos
La transferencia de documentos seraacute acompantildeada por los formatos que se adjuntan en Anexos Ndeg 02 Y 03 en original y copia los cuales requieren la siguiente informacioacuten
a) Informacioacuten General Describe sucintamente transferirse
los documentos a
b) Inventario Registro Describe detalladamente documentacioacuten
los datos de la
73 Informacioacuten general (ver Anexo Ndeg 02)
__ Tiene los datos siguientes
a) Nombre del sector de la entidad y de la unidad orgaacutenica cuya documentacioacuten va a transferirse y fecha de transferencia
b) Descripcioacuten general de documentos a transferir sentildealar las series documentales
c) Jefe del Archivo remitente indicar nombres apellidos y firma
d) Jefe del Archivo receptor indicar nombres apellidos y firma
~
Ministerio de Cultura
74 Inventario de Registro
Para efectos de control y referencia se llenaraacute el formato original (Anexo Ndeg 03)el cual~ consta de dos juegos quedando el original para el Archivo Central y una (01) copia sellada y firmada para el Archivo de Gestioacuten que transfiere los cdocumentosmiddotmiddot el cual tendraacute total responsabilidad de la transferencia realizada
Se mantendraacuten los siguientes campos documentales de registro
Nuacutemero de orden correlativo de las series documentales a transferirse
Unidad de conservacioacuten a transferir anotar cantidad de acuerdo a la unidad de instalacioacuten
Tiacutetulos de series documentales nombres con los que se identifican las series documentales
Rango de documento nuacutemeros correlativos
Fechas extremas anotar la fecha maacutes antigua y la maacutes reciente de cada una de las series documentales
Observaciones sentildealar alguna aclaracioacuten que sea necesaria para una mejor comprensioacuten de los documentos a transferirse
75 De la preparacioacuten del Acervo Documental a transferir
Preparar fiacutesicamente la documentacioacuten retirar todo aquel elemento metaacutelico (clips fasteneres mariposas etc) asiacute como ligas y otros elementos no apropiados para lamiddot conservacioacuten del mismo Eliminar toda fotocopia del documento original asiacute como folletos libros revistas y todo aquello que carezca de valor ~documental Ordenar las series con un orden loacutegico y uacutenico
Para la transferencia de documentos se utilizaraacuten Unidades de Archivamiento como archivadores de palanca legajos paquetes cajas etc y se empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Estas Unidades de Archivamiento deberaacuten estar limpias y ordenadas En caso de expedientes deberaacuten estar foliados caso contrario el Archivo Central no se responsabiliza por la falta de documentos que se presuman contenidos en los mismos
Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la Unidad Orgaacutenica Aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo En atencioacuten a la normativa vigente es recomendable la foliacioacuten de cada u~no de los documentos que conforman la unidad documental o expediente en el caso que se formara maacutes de una unidad de conservacioacuten la foliacioacuten se ejecutaraacute de forma tal que la segunda seraacute la continuacioacuten de la primera
Para la transferencia se deberaacute considerar la documentacioacuten menos consultada o que carezca de alta rotacioacuten
Ministerio de Cultura
76 De la solicitud del Acervo Documental transferido
Los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos que soliciten documentos que han transferidoal Archivo Central deberaacuten hacer referencia a los inventarios con los cuales fueron remitidos
VIII PLAZO DE RETENCiOacuteN
El plazo de retencioacuten de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos seraacute de un miacutenimo de dos (02) antildeos de acuerdo a lo establecido en el Programa de Control de Documentos donde se detalla la Tabla General de Retencioacuten de Documentos o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
IX DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
UacuteNICA- La presente Directiva serviraacute como instrumento normativo para las Direcciones Desconcentradas de Cultura del Ministerio de Cultura en lo que resulte aplicable
X ANEXOS
bull Anexo Ndeg 01 Glosario de teacuterminos empleados en la presente Directiva
bull Anexo Ndeg 02 Inventario de Transferencia Archivo Central
Documental Coordinacioacuten de
bull Anexo Ndeg 03 Inventario de Registro para la Coordinacioacuten de Archivo Central
Transferencia Documentalshy
bull Anexo Ndeg 04 Diagrama de Bloques Archivo Central
de transferencia de documentos al
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg01
_GlQSARIO DE TEacuteRMINO~_EIVIPLEADOS EN LA PRESENTE DIRECTIVA
Alta rotacioacuten Documeacutentacioacuten con alta demanda de solicitud yo consulta
Archivo Central Equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos encargado de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas de una institucioacuten
Archivo de Gestioacuten Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se reuacutene la documentacioacuten en traacutemite o que es sometida a continua utilizacioacuten y consulta administrativa por la misma oficina
Archivo Perifeacuterico Nivel de archivo que se conforma por los documentos provenientes de los archivos de gestioacuten ya sea por ubicacioacuten fiacutesica o por la especializacioacuten de la documentacioacuten
Custodia Responsabilidad juriacutedica que implica el control y la adecuada conservacioacuten de los pcumentos por parte de un archivo ~
miteacute Evaluador de Documentos - CED el encargado de conducir el proceso de formulacioacuten del Programa de Control de
~~~~bocumentos (PCD) del oacutergano de administracioacuten de archivos En nuestra institucioacuten se conformoacute el Comiteacute mediante la Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC
Niveles de Archivo Son las instancias de archivo por las cuales pasa el documento durante su vida uacutetil Estos son Archivo de Gestioacuten Archivo Perifeacuterico y Archivo Central
Oacutergano de Administracioacuten de Archivos= Archivo Central
En nuestro caso el equivalente es el Archivo Central el cual es el responsable de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas a nivel institucional asiacute como de la conservacioacuten y uso de la documentacioacuten proveniente de los archivos de gestioacuten y perifeacutericos e intervenir en la transferencia y eliminacioacuten de documentos en coordinacioacuten con el Archivo General de la Nacioacuten
Plan Anual de Trabajo del Archivo Central Es un instrumento de gestioacuten de corto plazo que viabiliza la ejecucioacuten de un trabajo Contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y programadas que se debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por la institucioacuten en el plazo de un antildeo es aprobada por Resolucioacuten de la maacutes alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad
bull Ministerio de Cultura
Plazos de Retencioacuten Periacuteodo de tiempo en que debe permanecer la documentacioacuten en cada nivel de Archivo dicho periacuteodo es fijado por el Programa de Control de Documentos (PCD)
Progr~ma de Control de Documentos - PCD El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencioacuten para la transferencia yo eliminacioacuten de todas las series documentales de la entidad el cual seraacute aprobado por Resolucioacuten Ministerial Cuenta como marco legal la Directiva Ndeg 004886-AGN8DGAI Normas para la Formulacioacuten del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Transferencia Documental Proceso archiviacutestico mediante el cual se traslada los documentos de un nivel de Archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencioacuten
Unidades de Archivamiento Tambieacuten llamadas unidades de conservacioacuten o de instalacioacuten donde se colocan y conservan los documentos (archivadores de palanca foacutelderes manila cajas archiveras paquetes sobres u otros)
- -
bull Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 02 Coacutedigo Paacutegina 1 de Paacutegs
Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 04
DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
Archivo Central Visita a las diferentes Unidades Orgaacutenicas a fin de verificar la documentacioacuten que se desea transferir dando pautas para realizar el trabajo de preparacioacuten
10
Ministerio de Cultura
66 Las Unidades Orgaacutenicas deberaacuten realizar la transferencia de su acervo documental en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central (equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos) - shy
67 El Archivo Central no r_ecibiraacute documentos que no se ajusten a las disposiciones establecidas en la presente Directiva y en el Plan Anual mencionado en el numeral precedente
68 En ninguacuten caso se eliminaraacute documento alguno sin la autorizacioacuten expresa del Archivo Central o del Comiteacute Evaluador de Documentos de acuerdo a los procedimientos legales vigentes sobre la materia
69 De realizarse alguacuten tipo de modificacioacuten en la estructura orgaacutenica del Ministerio de Cultura el funcionario responsable de la dependencia que sea suprimida o fusionada deberaacute transferir la documentacioacuten al Archivo Central en el plazo legal de 3 antildeos
VII DISPOSICIONES ESPECiacuteFICAS
71 Del Cronograma
El Archivo Central es el encargado de formular el Cronograma Anual de Transferencia de los documentos que se incluye dentro del Plan Anual de
Trabajo el cual se aprueba mediante Resolucioacuten Ministerial que se notifica a todas las unidades orgaacutenicas para su cumplimiento Asimismo se presenta el mes de febrero de cada antildeo al Archivo General de la Nacioacuten
72 De los Formatos
La transferencia de documentos seraacute acompantildeada por los formatos que se adjuntan en Anexos Ndeg 02 Y 03 en original y copia los cuales requieren la siguiente informacioacuten
a) Informacioacuten General Describe sucintamente transferirse
los documentos a
b) Inventario Registro Describe detalladamente documentacioacuten
los datos de la
73 Informacioacuten general (ver Anexo Ndeg 02)
__ Tiene los datos siguientes
a) Nombre del sector de la entidad y de la unidad orgaacutenica cuya documentacioacuten va a transferirse y fecha de transferencia
b) Descripcioacuten general de documentos a transferir sentildealar las series documentales
c) Jefe del Archivo remitente indicar nombres apellidos y firma
d) Jefe del Archivo receptor indicar nombres apellidos y firma
~
Ministerio de Cultura
74 Inventario de Registro
Para efectos de control y referencia se llenaraacute el formato original (Anexo Ndeg 03)el cual~ consta de dos juegos quedando el original para el Archivo Central y una (01) copia sellada y firmada para el Archivo de Gestioacuten que transfiere los cdocumentosmiddotmiddot el cual tendraacute total responsabilidad de la transferencia realizada
Se mantendraacuten los siguientes campos documentales de registro
Nuacutemero de orden correlativo de las series documentales a transferirse
Unidad de conservacioacuten a transferir anotar cantidad de acuerdo a la unidad de instalacioacuten
Tiacutetulos de series documentales nombres con los que se identifican las series documentales
Rango de documento nuacutemeros correlativos
Fechas extremas anotar la fecha maacutes antigua y la maacutes reciente de cada una de las series documentales
Observaciones sentildealar alguna aclaracioacuten que sea necesaria para una mejor comprensioacuten de los documentos a transferirse
75 De la preparacioacuten del Acervo Documental a transferir
Preparar fiacutesicamente la documentacioacuten retirar todo aquel elemento metaacutelico (clips fasteneres mariposas etc) asiacute como ligas y otros elementos no apropiados para lamiddot conservacioacuten del mismo Eliminar toda fotocopia del documento original asiacute como folletos libros revistas y todo aquello que carezca de valor ~documental Ordenar las series con un orden loacutegico y uacutenico
Para la transferencia de documentos se utilizaraacuten Unidades de Archivamiento como archivadores de palanca legajos paquetes cajas etc y se empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Estas Unidades de Archivamiento deberaacuten estar limpias y ordenadas En caso de expedientes deberaacuten estar foliados caso contrario el Archivo Central no se responsabiliza por la falta de documentos que se presuman contenidos en los mismos
Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la Unidad Orgaacutenica Aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo En atencioacuten a la normativa vigente es recomendable la foliacioacuten de cada u~no de los documentos que conforman la unidad documental o expediente en el caso que se formara maacutes de una unidad de conservacioacuten la foliacioacuten se ejecutaraacute de forma tal que la segunda seraacute la continuacioacuten de la primera
Para la transferencia se deberaacute considerar la documentacioacuten menos consultada o que carezca de alta rotacioacuten
Ministerio de Cultura
76 De la solicitud del Acervo Documental transferido
Los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos que soliciten documentos que han transferidoal Archivo Central deberaacuten hacer referencia a los inventarios con los cuales fueron remitidos
VIII PLAZO DE RETENCiOacuteN
El plazo de retencioacuten de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos seraacute de un miacutenimo de dos (02) antildeos de acuerdo a lo establecido en el Programa de Control de Documentos donde se detalla la Tabla General de Retencioacuten de Documentos o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
IX DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
UacuteNICA- La presente Directiva serviraacute como instrumento normativo para las Direcciones Desconcentradas de Cultura del Ministerio de Cultura en lo que resulte aplicable
X ANEXOS
bull Anexo Ndeg 01 Glosario de teacuterminos empleados en la presente Directiva
bull Anexo Ndeg 02 Inventario de Transferencia Archivo Central
Documental Coordinacioacuten de
bull Anexo Ndeg 03 Inventario de Registro para la Coordinacioacuten de Archivo Central
Transferencia Documentalshy
bull Anexo Ndeg 04 Diagrama de Bloques Archivo Central
de transferencia de documentos al
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg01
_GlQSARIO DE TEacuteRMINO~_EIVIPLEADOS EN LA PRESENTE DIRECTIVA
Alta rotacioacuten Documeacutentacioacuten con alta demanda de solicitud yo consulta
Archivo Central Equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos encargado de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas de una institucioacuten
Archivo de Gestioacuten Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se reuacutene la documentacioacuten en traacutemite o que es sometida a continua utilizacioacuten y consulta administrativa por la misma oficina
Archivo Perifeacuterico Nivel de archivo que se conforma por los documentos provenientes de los archivos de gestioacuten ya sea por ubicacioacuten fiacutesica o por la especializacioacuten de la documentacioacuten
Custodia Responsabilidad juriacutedica que implica el control y la adecuada conservacioacuten de los pcumentos por parte de un archivo ~
miteacute Evaluador de Documentos - CED el encargado de conducir el proceso de formulacioacuten del Programa de Control de
~~~~bocumentos (PCD) del oacutergano de administracioacuten de archivos En nuestra institucioacuten se conformoacute el Comiteacute mediante la Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC
Niveles de Archivo Son las instancias de archivo por las cuales pasa el documento durante su vida uacutetil Estos son Archivo de Gestioacuten Archivo Perifeacuterico y Archivo Central
Oacutergano de Administracioacuten de Archivos= Archivo Central
En nuestro caso el equivalente es el Archivo Central el cual es el responsable de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas a nivel institucional asiacute como de la conservacioacuten y uso de la documentacioacuten proveniente de los archivos de gestioacuten y perifeacutericos e intervenir en la transferencia y eliminacioacuten de documentos en coordinacioacuten con el Archivo General de la Nacioacuten
Plan Anual de Trabajo del Archivo Central Es un instrumento de gestioacuten de corto plazo que viabiliza la ejecucioacuten de un trabajo Contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y programadas que se debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por la institucioacuten en el plazo de un antildeo es aprobada por Resolucioacuten de la maacutes alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad
bull Ministerio de Cultura
Plazos de Retencioacuten Periacuteodo de tiempo en que debe permanecer la documentacioacuten en cada nivel de Archivo dicho periacuteodo es fijado por el Programa de Control de Documentos (PCD)
Progr~ma de Control de Documentos - PCD El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencioacuten para la transferencia yo eliminacioacuten de todas las series documentales de la entidad el cual seraacute aprobado por Resolucioacuten Ministerial Cuenta como marco legal la Directiva Ndeg 004886-AGN8DGAI Normas para la Formulacioacuten del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Transferencia Documental Proceso archiviacutestico mediante el cual se traslada los documentos de un nivel de Archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencioacuten
Unidades de Archivamiento Tambieacuten llamadas unidades de conservacioacuten o de instalacioacuten donde se colocan y conservan los documentos (archivadores de palanca foacutelderes manila cajas archiveras paquetes sobres u otros)
- -
bull Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 02 Coacutedigo Paacutegina 1 de Paacutegs
Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 04
DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
Archivo Central Visita a las diferentes Unidades Orgaacutenicas a fin de verificar la documentacioacuten que se desea transferir dando pautas para realizar el trabajo de preparacioacuten
10
~
Ministerio de Cultura
74 Inventario de Registro
Para efectos de control y referencia se llenaraacute el formato original (Anexo Ndeg 03)el cual~ consta de dos juegos quedando el original para el Archivo Central y una (01) copia sellada y firmada para el Archivo de Gestioacuten que transfiere los cdocumentosmiddotmiddot el cual tendraacute total responsabilidad de la transferencia realizada
Se mantendraacuten los siguientes campos documentales de registro
Nuacutemero de orden correlativo de las series documentales a transferirse
Unidad de conservacioacuten a transferir anotar cantidad de acuerdo a la unidad de instalacioacuten
Tiacutetulos de series documentales nombres con los que se identifican las series documentales
Rango de documento nuacutemeros correlativos
Fechas extremas anotar la fecha maacutes antigua y la maacutes reciente de cada una de las series documentales
Observaciones sentildealar alguna aclaracioacuten que sea necesaria para una mejor comprensioacuten de los documentos a transferirse
75 De la preparacioacuten del Acervo Documental a transferir
Preparar fiacutesicamente la documentacioacuten retirar todo aquel elemento metaacutelico (clips fasteneres mariposas etc) asiacute como ligas y otros elementos no apropiados para lamiddot conservacioacuten del mismo Eliminar toda fotocopia del documento original asiacute como folletos libros revistas y todo aquello que carezca de valor ~documental Ordenar las series con un orden loacutegico y uacutenico
Para la transferencia de documentos se utilizaraacuten Unidades de Archivamiento como archivadores de palanca legajos paquetes cajas etc y se empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Estas Unidades de Archivamiento deberaacuten estar limpias y ordenadas En caso de expedientes deberaacuten estar foliados caso contrario el Archivo Central no se responsabiliza por la falta de documentos que se presuman contenidos en los mismos
Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la Unidad Orgaacutenica Aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo En atencioacuten a la normativa vigente es recomendable la foliacioacuten de cada u~no de los documentos que conforman la unidad documental o expediente en el caso que se formara maacutes de una unidad de conservacioacuten la foliacioacuten se ejecutaraacute de forma tal que la segunda seraacute la continuacioacuten de la primera
Para la transferencia se deberaacute considerar la documentacioacuten menos consultada o que carezca de alta rotacioacuten
Ministerio de Cultura
76 De la solicitud del Acervo Documental transferido
Los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos que soliciten documentos que han transferidoal Archivo Central deberaacuten hacer referencia a los inventarios con los cuales fueron remitidos
VIII PLAZO DE RETENCiOacuteN
El plazo de retencioacuten de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos seraacute de un miacutenimo de dos (02) antildeos de acuerdo a lo establecido en el Programa de Control de Documentos donde se detalla la Tabla General de Retencioacuten de Documentos o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
IX DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
UacuteNICA- La presente Directiva serviraacute como instrumento normativo para las Direcciones Desconcentradas de Cultura del Ministerio de Cultura en lo que resulte aplicable
X ANEXOS
bull Anexo Ndeg 01 Glosario de teacuterminos empleados en la presente Directiva
bull Anexo Ndeg 02 Inventario de Transferencia Archivo Central
Documental Coordinacioacuten de
bull Anexo Ndeg 03 Inventario de Registro para la Coordinacioacuten de Archivo Central
Transferencia Documentalshy
bull Anexo Ndeg 04 Diagrama de Bloques Archivo Central
de transferencia de documentos al
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg01
_GlQSARIO DE TEacuteRMINO~_EIVIPLEADOS EN LA PRESENTE DIRECTIVA
Alta rotacioacuten Documeacutentacioacuten con alta demanda de solicitud yo consulta
Archivo Central Equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos encargado de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas de una institucioacuten
Archivo de Gestioacuten Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se reuacutene la documentacioacuten en traacutemite o que es sometida a continua utilizacioacuten y consulta administrativa por la misma oficina
Archivo Perifeacuterico Nivel de archivo que se conforma por los documentos provenientes de los archivos de gestioacuten ya sea por ubicacioacuten fiacutesica o por la especializacioacuten de la documentacioacuten
Custodia Responsabilidad juriacutedica que implica el control y la adecuada conservacioacuten de los pcumentos por parte de un archivo ~
miteacute Evaluador de Documentos - CED el encargado de conducir el proceso de formulacioacuten del Programa de Control de
~~~~bocumentos (PCD) del oacutergano de administracioacuten de archivos En nuestra institucioacuten se conformoacute el Comiteacute mediante la Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC
Niveles de Archivo Son las instancias de archivo por las cuales pasa el documento durante su vida uacutetil Estos son Archivo de Gestioacuten Archivo Perifeacuterico y Archivo Central
Oacutergano de Administracioacuten de Archivos= Archivo Central
En nuestro caso el equivalente es el Archivo Central el cual es el responsable de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas a nivel institucional asiacute como de la conservacioacuten y uso de la documentacioacuten proveniente de los archivos de gestioacuten y perifeacutericos e intervenir en la transferencia y eliminacioacuten de documentos en coordinacioacuten con el Archivo General de la Nacioacuten
Plan Anual de Trabajo del Archivo Central Es un instrumento de gestioacuten de corto plazo que viabiliza la ejecucioacuten de un trabajo Contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y programadas que se debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por la institucioacuten en el plazo de un antildeo es aprobada por Resolucioacuten de la maacutes alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad
bull Ministerio de Cultura
Plazos de Retencioacuten Periacuteodo de tiempo en que debe permanecer la documentacioacuten en cada nivel de Archivo dicho periacuteodo es fijado por el Programa de Control de Documentos (PCD)
Progr~ma de Control de Documentos - PCD El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencioacuten para la transferencia yo eliminacioacuten de todas las series documentales de la entidad el cual seraacute aprobado por Resolucioacuten Ministerial Cuenta como marco legal la Directiva Ndeg 004886-AGN8DGAI Normas para la Formulacioacuten del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Transferencia Documental Proceso archiviacutestico mediante el cual se traslada los documentos de un nivel de Archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencioacuten
Unidades de Archivamiento Tambieacuten llamadas unidades de conservacioacuten o de instalacioacuten donde se colocan y conservan los documentos (archivadores de palanca foacutelderes manila cajas archiveras paquetes sobres u otros)
- -
bull Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 02 Coacutedigo Paacutegina 1 de Paacutegs
Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 04
DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
Archivo Central Visita a las diferentes Unidades Orgaacutenicas a fin de verificar la documentacioacuten que se desea transferir dando pautas para realizar el trabajo de preparacioacuten
10
Ministerio de Cultura
76 De la solicitud del Acervo Documental transferido
Los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos que soliciten documentos que han transferidoal Archivo Central deberaacuten hacer referencia a los inventarios con los cuales fueron remitidos
VIII PLAZO DE RETENCiOacuteN
El plazo de retencioacuten de los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos seraacute de un miacutenimo de dos (02) antildeos de acuerdo a lo establecido en el Programa de Control de Documentos donde se detalla la Tabla General de Retencioacuten de Documentos o en su defecto en el Cronograma de Transferencia en la forma y plazos establecidos en el Plan Anual de Trabajo elaborado por el Archivo Central
IX DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
UacuteNICA- La presente Directiva serviraacute como instrumento normativo para las Direcciones Desconcentradas de Cultura del Ministerio de Cultura en lo que resulte aplicable
X ANEXOS
bull Anexo Ndeg 01 Glosario de teacuterminos empleados en la presente Directiva
bull Anexo Ndeg 02 Inventario de Transferencia Archivo Central
Documental Coordinacioacuten de
bull Anexo Ndeg 03 Inventario de Registro para la Coordinacioacuten de Archivo Central
Transferencia Documentalshy
bull Anexo Ndeg 04 Diagrama de Bloques Archivo Central
de transferencia de documentos al
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg01
_GlQSARIO DE TEacuteRMINO~_EIVIPLEADOS EN LA PRESENTE DIRECTIVA
Alta rotacioacuten Documeacutentacioacuten con alta demanda de solicitud yo consulta
Archivo Central Equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos encargado de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas de una institucioacuten
Archivo de Gestioacuten Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se reuacutene la documentacioacuten en traacutemite o que es sometida a continua utilizacioacuten y consulta administrativa por la misma oficina
Archivo Perifeacuterico Nivel de archivo que se conforma por los documentos provenientes de los archivos de gestioacuten ya sea por ubicacioacuten fiacutesica o por la especializacioacuten de la documentacioacuten
Custodia Responsabilidad juriacutedica que implica el control y la adecuada conservacioacuten de los pcumentos por parte de un archivo ~
miteacute Evaluador de Documentos - CED el encargado de conducir el proceso de formulacioacuten del Programa de Control de
~~~~bocumentos (PCD) del oacutergano de administracioacuten de archivos En nuestra institucioacuten se conformoacute el Comiteacute mediante la Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC
Niveles de Archivo Son las instancias de archivo por las cuales pasa el documento durante su vida uacutetil Estos son Archivo de Gestioacuten Archivo Perifeacuterico y Archivo Central
Oacutergano de Administracioacuten de Archivos= Archivo Central
En nuestro caso el equivalente es el Archivo Central el cual es el responsable de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas a nivel institucional asiacute como de la conservacioacuten y uso de la documentacioacuten proveniente de los archivos de gestioacuten y perifeacutericos e intervenir en la transferencia y eliminacioacuten de documentos en coordinacioacuten con el Archivo General de la Nacioacuten
Plan Anual de Trabajo del Archivo Central Es un instrumento de gestioacuten de corto plazo que viabiliza la ejecucioacuten de un trabajo Contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y programadas que se debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por la institucioacuten en el plazo de un antildeo es aprobada por Resolucioacuten de la maacutes alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad
bull Ministerio de Cultura
Plazos de Retencioacuten Periacuteodo de tiempo en que debe permanecer la documentacioacuten en cada nivel de Archivo dicho periacuteodo es fijado por el Programa de Control de Documentos (PCD)
Progr~ma de Control de Documentos - PCD El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencioacuten para la transferencia yo eliminacioacuten de todas las series documentales de la entidad el cual seraacute aprobado por Resolucioacuten Ministerial Cuenta como marco legal la Directiva Ndeg 004886-AGN8DGAI Normas para la Formulacioacuten del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Transferencia Documental Proceso archiviacutestico mediante el cual se traslada los documentos de un nivel de Archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencioacuten
Unidades de Archivamiento Tambieacuten llamadas unidades de conservacioacuten o de instalacioacuten donde se colocan y conservan los documentos (archivadores de palanca foacutelderes manila cajas archiveras paquetes sobres u otros)
- -
bull Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 02 Coacutedigo Paacutegina 1 de Paacutegs
Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 04
DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
Archivo Central Visita a las diferentes Unidades Orgaacutenicas a fin de verificar la documentacioacuten que se desea transferir dando pautas para realizar el trabajo de preparacioacuten
10
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg01
_GlQSARIO DE TEacuteRMINO~_EIVIPLEADOS EN LA PRESENTE DIRECTIVA
Alta rotacioacuten Documeacutentacioacuten con alta demanda de solicitud yo consulta
Archivo Central Equivalente al Oacutergano de Administracioacuten de Archivos encargado de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas de una institucioacuten
Archivo de Gestioacuten Archivo de la oficina productora de los documentos en el que se reuacutene la documentacioacuten en traacutemite o que es sometida a continua utilizacioacuten y consulta administrativa por la misma oficina
Archivo Perifeacuterico Nivel de archivo que se conforma por los documentos provenientes de los archivos de gestioacuten ya sea por ubicacioacuten fiacutesica o por la especializacioacuten de la documentacioacuten
Custodia Responsabilidad juriacutedica que implica el control y la adecuada conservacioacuten de los pcumentos por parte de un archivo ~
miteacute Evaluador de Documentos - CED el encargado de conducir el proceso de formulacioacuten del Programa de Control de
~~~~bocumentos (PCD) del oacutergano de administracioacuten de archivos En nuestra institucioacuten se conformoacute el Comiteacute mediante la Resolucioacuten Ministerial Ndeg 381-2012-MC
Niveles de Archivo Son las instancias de archivo por las cuales pasa el documento durante su vida uacutetil Estos son Archivo de Gestioacuten Archivo Perifeacuterico y Archivo Central
Oacutergano de Administracioacuten de Archivos= Archivo Central
En nuestro caso el equivalente es el Archivo Central el cual es el responsable de planificar organizar dirigir normar coordinar ejecutar y controlar las actividades archiviacutesticas a nivel institucional asiacute como de la conservacioacuten y uso de la documentacioacuten proveniente de los archivos de gestioacuten y perifeacutericos e intervenir en la transferencia y eliminacioacuten de documentos en coordinacioacuten con el Archivo General de la Nacioacuten
Plan Anual de Trabajo del Archivo Central Es un instrumento de gestioacuten de corto plazo que viabiliza la ejecucioacuten de un trabajo Contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y programadas que se debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos por la institucioacuten en el plazo de un antildeo es aprobada por Resolucioacuten de la maacutes alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad
bull Ministerio de Cultura
Plazos de Retencioacuten Periacuteodo de tiempo en que debe permanecer la documentacioacuten en cada nivel de Archivo dicho periacuteodo es fijado por el Programa de Control de Documentos (PCD)
Progr~ma de Control de Documentos - PCD El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencioacuten para la transferencia yo eliminacioacuten de todas las series documentales de la entidad el cual seraacute aprobado por Resolucioacuten Ministerial Cuenta como marco legal la Directiva Ndeg 004886-AGN8DGAI Normas para la Formulacioacuten del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Transferencia Documental Proceso archiviacutestico mediante el cual se traslada los documentos de un nivel de Archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencioacuten
Unidades de Archivamiento Tambieacuten llamadas unidades de conservacioacuten o de instalacioacuten donde se colocan y conservan los documentos (archivadores de palanca foacutelderes manila cajas archiveras paquetes sobres u otros)
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bull Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 02 Coacutedigo Paacutegina 1 de Paacutegs
Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
Ministerio de Cultura
ANEXO Ndeg 04
DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
Archivo Central Visita a las diferentes Unidades Orgaacutenicas a fin de verificar la documentacioacuten que se desea transferir dando pautas para realizar el trabajo de preparacioacuten
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Plazos de Retencioacuten Periacuteodo de tiempo en que debe permanecer la documentacioacuten en cada nivel de Archivo dicho periacuteodo es fijado por el Programa de Control de Documentos (PCD)
Progr~ma de Control de Documentos - PCD El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retencioacuten para la transferencia yo eliminacioacuten de todas las series documentales de la entidad el cual seraacute aprobado por Resolucioacuten Ministerial Cuenta como marco legal la Directiva Ndeg 004886-AGN8DGAI Normas para la Formulacioacuten del Programa de Control de Documentos para los archivos administrativos del Sector Puacuteblico Nacional
Transferencia Documental Proceso archiviacutestico mediante el cual se traslada los documentos de un nivel de Archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencioacuten
Unidades de Archivamiento Tambieacuten llamadas unidades de conservacioacuten o de instalacioacuten donde se colocan y conservan los documentos (archivadores de palanca foacutelderes manila cajas archiveras paquetes sobres u otros)
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ANEXO Ndeg 02 Coacutedigo Paacutegina 1 de Paacutegs
Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
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ANEXO Ndeg 04
DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
Archivo Central Visita a las diferentes Unidades Orgaacutenicas a fin de verificar la documentacioacuten que se desea transferir dando pautas para realizar el trabajo de preparacioacuten
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Firma y sello del responsable del Aacuterea Remitente Firma y sello del responsable del Ministerio de Apellidos y Nombres Cultura del Archivo Central Remitente
Apellidos y Nombres
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DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
Archivo de Gestioacuten Consulta el cronograma anual de transferencia que se incluye dentro del Plan Anual de Trabajo y va preparando la
documentacioacuten a transferir
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DIAGRAMA DE BLOQUES DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
transferencia es un archiviacutestico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo vencimiento de su perrodo de retencioacuten
La procedimiento
a otro al
Archivo de Gestioacuten Para la transferencia utilizaraacuten unidades de archiva miento y empaquetaraacuten manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las Unidades de Archivamiento seraacuten rotuladas en el lado frontal indicando la unidad orgaacutenica aacuterea serie documental fechas extremas antildeo y nuacutemero correlativo La transferencia seraacute acompantildeada de los formatos (Anexos Ndeg 02 Y03) en original y copia
Archivo Central Recibe la transferencia y la confronta con el inventario de registro en sentildeal de conformidad se hace entrega a los Archivos de Gestioacuten yo Perifeacutericos del cargo de los Anexos NQ 02 YNQ 03
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