Lifecare SIP - Användarmanual

Beskrivning Diarienr: Ej tillämpligt 1(31)

Dokument ID: 09-300447 Fastställandedatum: 2019-01-31

Revisionsnr: 5 Giltigt t.o.m.: 2022-01-31

Upprättare: Ann-Katrin I Troeng Fastställare: Ann-Katrin Troeng

Utskriftsdatum: 2021-01-04

Lifecare SIP - Användarmanual Innehåll 1. Syfte och omfattning ...........................................................................1 2. Allmänt ................................................................................................1 3. Beskrivning .........................................................................................1 4. Inloggning ...........................................................................................2 5. Användaruppgifter ...............................................................................3 6. Startsida ..............................................................................................5 7. Personuppgifter ...................................................................................8 8. Underlag ...........................................................................................11 9. Kallelse till SIP ..................................................................................13 10. Kartläggning ......................................................................................18 11. Skapa SIP .........................................................................................19 12. Uppföljning ........................................................................................22 13. Utvärdering .......................................................................................23 14. Deltagare ..........................................................................................24 15. Avsluta planering - samordningsansvarig .........................................24 16. Översikt aktuell SIP ...........................................................................26 17. Utskrift ...............................................................................................27 18. SIP-översikt .......................................................................................29 19. Hjälpfunktion och e-learning .............................................................30 20. Dokumentinformation ........................................................................30 21. Referenser ........................................................................................30

1. Syfte och omfattning I detta dokument beskrivs de olika delarna i Lifecare SIP (samordnad individuell plan). Dokumentet omfattar alla berörda verksamheter inom Region Gävleborg samt övriga parter som använder systemet.

2. Allmänt Lifecare SIP är Region Gävleborgs system för samordnad individuell plan.

3. Beskrivning För Lifecare SPU och SIP (samordnad individuell plan) finns ett processråd där samtliga parter finns representerade – specialistvård, primärvård, psykiatri, öppenvård, kommun – HSL och SOL. Önskemål om anpassningar i systemet beslutas i Lifecares processråd. Obligatoriska fält i systemet anges med en gul asterisk.

of 31

Beskrivning 2(31)

Dokumentnamn: Lifecare SIP - Användarmanual

Dokument ID: 09-300447 Giltigt t.o.m.: 2022-01-31

Revisionsnr: 5


4. Inloggning Lifecare SPU är ett webbaserat system och inloggning sker via länken https://regiongavleborg.service.tieto.com Regionens personal som arbetar i Melior kan logga in via ”Externa program”. Inloggning med SITHS-kort och den 6-ställiga PIN-koden.

4.1. Medarbetaruppdrag Användaren väljer aktuellt medarbetaruppdrag som är kopplat till aktuell organisation via HSA-katalogen. Klicka på ”Fortsätt”.

of 31

https://regiongavleborg.service.tieto.com/

Beskrivning 3(31)



Revisionsnr: 5


4.2. Interna uppdrag Om användaren saknar medarbetaruppdrag sker inloggningen via ett internt uppdrag – ”Logga in utan medarbetaruppdrag” (längst ned i bilden). Klicka därefter på ”Fortsätt”.

5. Användaruppgifter Längst upp till höger i bilden visas uppgifter om inloggad användare – namn, profession (om detta angivits) och organisatorisk enhet. För att ändra uppgifter klicka på pilen till höger i bilden.

Byt uppdrag Byte av uppdrag (medarbetar- eller internt uppdrag) för de användare som har behörighet till olika uppdrag. Ändra avdelning Verksamheten är uppbyggd utifrån organisation i HSA-katalogen och detta innebär att behörighet finns till enheter inom aktuellt medarbetaruppdrag. För att se/ändra till annan enhet inom medarbetaruppdraget görs detta via ”Ändra avdelning”. De uppgifter som sparas kvarstår tills dess att de ändras. Ändra profession Om profession saknas eller behöver ändras görs detta under detta val.

of 31

Beskrivning 4(31)



Revisionsnr: 5


Mina uppgifter Här kan telefonnummer anges för inloggad användare för att visas i SIP-kallelsen under ”Kallande part”. Namn, enhet och E-postadress hämtas från användar-upplägget i Lifecare. För att spara uppgifter klicka på ”Spara”.

of 31

Beskrivning 5(31)



Revisionsnr: 5


6. Startsida Från startsidan visas menyval till vänster (dessa ser olika ut beroende på behörighetstilldelning), meddelanden, inneliggande patienter SPU, pågående SIP, kalender, ”Att göra” – obligatoriska uppgifter som inte är ifyllda för aktuell enhet samt funktion för att söka patient.

6.1. Menyval – Ikoner Antal ikoner ser olika ut för användarna beroende på användarnas behörigheter. För att se klartexten till ikonerna klicka på pilen ovanför ikonerna så vidgas bilden.

Vid full behörighet i Lifecare så visas nedanstående menyval.

of 31

Beskrivning 6(31)



Revisionsnr: 5


6.2. Inkorg – Meddelanden Meddelanden visar om meddelanden skickats till aktuell enhet. Genom att trycka på ”Meddelanden” nås meddelanden för att läsa, besvara eller kvittera.

Okvitterade meddelanden visas i bilden – registreringsdatum/avdelning, patient (namn och personnummer), adress, boende, hemsjukvård, typ av meddelande, skickat av (namn och datum) samt åtgärder. Genom att klicka på markerad rad visas det aktuella meddelandet som ska kvitteras.

6.2.1. Filtrering och sortering av inkorg – meddelanden Filtrering kan göras på patient, meddelandetyp. Det går även att utöka sökningen för att se kvitterade meddelanden och meddelanden från avslutade vårdprocesser. Det går att sortera listan genom att klicka på aktuell kolumn i rubrikraden för att få den ordning som önskas.

6.3. Pågående SIP Här visas patienter med pågående SIP:ar för aktuell enhet. Det går att göra ytterligare urvalskriterier i denna bild. Se avsnitt SIP-översikt

of 31

sip:ar

Beskrivning 7(31)



Revisionsnr: 5


6.4. Att göra Att göra är inte aktuell för SIP-processen utan endast för SPU-processen.

6.5. Kalender I kalendern visas SIP-möten för aktuell enhet.

Det går att filtrera på dag, månad eller vecka. Genom att klicka på ”idag” så kommer man tillbaka till dagens datum om annan vecka har valts.

Förklaring till färgkoder visas genom att klicka på knappen ”Färgkoder möten”.

of 31

Beskrivning 8(31)



Revisionsnr: 5


7. Personuppgifter För samtliga patienter som har eller har haft en process i systemet så finns det personuppgifter, uppgifter om närstående, meddelanden utanför vårdtillfälle och tidigare processer.

7.1. Sök patient Sökning av patienten görs antingen via sökfunktionen i rutan ”Sök patient” eller ikonen ”Sök” i menyraden för att leta fram aktuell patient.

Sökningen görs antingen genom att fylla i personnumret i rutan för ”Sök patient” alternativt gå via +-knappen. Det går att söka på de 6 första siffrorna i personnumret inklusive sekel. Även namnsökning fungerar. Om patienten inte finns registrerad sedan tidigare går sökningen vidare till befolkningsregistret. Återfinns personnumret där läggs patienten automatiskt till i systemet.

De senaste 5 patienterna som användaren arbetat med oavsett medarbetaruppdrag visas under ”Senaste patienter” på startsidan.

of 31

Beskrivning 9(31)



Revisionsnr: 5


7.2. Komplettera personuppgifter I ”Personuppgifter” går det att välja att registrera, komplettera eller visa patientens kontaktinformation. För att komplettera uppgifter klicka på pennan till höger i bilden.

OBS! Uppgifter som hämtas från befolkningsregistret är låsta och kan endast uppdateras från befolkningsregistret. För att uppdatera information från befolkningsregistret klicka på pilen under ”Från befolkningsregistret”.

Tilltalsnamn och telefonnummer kan läggas till. Även kompletterande uppgifter om boendetyp, boende, psykiatrisk öppenvårdsenhet, hemsjukvård, vistelseadress om annan än folkbokföringsadress samt födelseland och språk kan läggas till i bilden.

of 31

Beskrivning 10(31)



Revisionsnr: 5


Vid bock i rutorna ”Tolkbehov” och ”Hemsjukvårdspatient” visas detta som en ikon i patienthuvudet. Valet fokuspatient är inte aktuellt för Gävleborg. För att spara aktuella uppgifter klicka på ”Spara” längst ned i bilden.

7.3. Reservnummer Om patienten inte har ett fullständigt personnummer matas samtliga uppgifter in manuellt i bilden ”Registrera patient” med ett reservnummer, antingen från kommunernas eller regionens reservnummersystem. Obligatoriska uppgifter fylls i. När uppgifterna sparas så ställs frågan ”Är du helt säker? Personnumret är ogiltigt. Vill du spara ändå?” Svara ”Ja” om uppgifterna ska sparas.

7.4. Befolkningsregister och frikortsregister För patienter som finns i befolkningsregistret hämtas hälsocentralen med automatik från listningssystemet på patienter som är listade i Region Gävleborg. För patienter från Älvkarleby kommun som inte är listade vid någon hälsocentral måste hälsocentral fyllas i manuellt – Skutskärs vårdcentral. Uppslagen mot befolkningsregistret och listningssystemet kan ta lite tid eftersom det är externa system vi kommunicerar med.

of 31

Beskrivning 11(31)



Revisionsnr: 5


8. Underlag 8.1. Skapa underlag Starta SIP genom att skapa ett underlag. Underlaget skapas via patientmenyn ”Skapa underlag (SIP)”.

Aktuella uppgifter fylls i – ”Startdatum” och ”Plan initierad av”, ”Legal företrädare”, ”Accepterar upprättande av SIP” och ”Samtycker till informationsöverföring” anges – ”Ja” eller ”Nej”. Samordningsansvarig SIP visas med namn – inloggad användare. Om uppgifterna ska ändras – ändra namn i rutan ”Namn”. För att spara uppgifterna i underlaget klicka på ”Spara”.

of 31

Beskrivning 12(31)



Revisionsnr: 5


8.2. Legal företrädare Om legal företrädare ”Ja” så öppnas en ytterligare ruta att fylla i namn (obligatoriskt fält), relation, adress, telefonnummer samt om den legala företrädaren är kontaktad – Ja eller Nej. Om företrädaren har samma adress som patienten bockas ”Bor tillsammans med patienten” i.

of 31

Beskrivning 13(31)



Revisionsnr: 5


9. Kallelse till SIP 9.1. Skapa första kallelse För att skapa en första kallelse i planen välj ”Skapa kallelse” i patientmenyn.

Aktuella uppgifter fylls i – ”Mötesform”, ”Mötet avser”, ”Datum”, ”Starttid” och ”Sluttid” är obligatoriska uppgifter att fylla i. Beroende på vad som anges i ”Mötesform” öppnas ytterligare en ruta upp där aktuella uppgifter får anges. Deltagare (mottagare) läggs till längst ned i bilden via ”Lägg till mottagare”. Uppgifterna kan sparas utan att skickas iväg genom att klicka på ”Spara”. När kallelsen ska skickas iväg klicka på ”Skicka”.

of 31

Beskrivning 14(31)



Revisionsnr: 5


9.2. Skapa ytterligare kallelse När ytterligare kallelse ska skapas klicka på ”Möten/Skapa kallelse” i menyn. Klicka därefter på +-tecknet till höger i bilden, då öppnas kallelsebilden och en ytterligare kallelse kan skapas.

9.3. Mötesform Beroende på vilken mötesform som väljs visas olika fält för fritext (förutom ”I hemmet”). Det som fylls i här visas i kalendern på startsidan.

9.3.1. Videokonferens Vid valet ”Videokonferens” öppnas det upp ytterligare ett fält ”Skypelänk eller motsvarande”. Här anges aktuell Skype-länk som kan klistras in från bokningen i Outlook alternativt annan information.

9.3.2. Telefonmöte Vid valet ”Telefonmöte” anges telefonnummer för mötet.

of 31

Beskrivning 15(31)



Revisionsnr: 5


9.3.3. Annan plats Vid valet ”Annan plats” anges plats med fritext.

9.3.4. På sjukhus Vid valet ”På sjukhus” anges plats med fritext.

9.3.5. I hemmet Vid valet ”I hemmet” visas patientens adress med automatik.

of 31

Beskrivning 16(31)



Revisionsnr: 5


9.4. Mottagare av möteskallelse Ny kallelse som inte är omhändertagen visas under ”Meddelanden” på startsidan. Klicka på aktuell kallelse för att – ”Acceptera”, ”Tacka nej” eller ”Vidarebefordra” den. Vid ”Tillbaka” åter till föregående sida.

Acceptera Nytt fönster visas, en kommentar kan fyllas i. Klicka därefter på ”Spara”.

Tacka nej Nytt fönster visas, en kommentar kan fyllas i. Klicka därefter på ”Spara”.

Vidarebefordra Kallelsen vidarebefordras. Ny meddelandemottagare läggs till. Klicka därefter på ”Vidarebefordra”.

of 31

Beskrivning 17(31)



Revisionsnr: 5


9.5. Genomför möte/planering Den samordningsansvarige är ansvarig för att genomföra mötet. Klicka på ”Genomför möte”.

Fyll i mötesanteckning, bocka i rutan ”Deltagit” för de som har deltagit i mötet. Namn fylls i rutan för namn till höger i bilden.

9.6. Kallelsevy I kallelsevyn visas de kallelser/möten som finns för patienten i pågående SIP med mötesdatum och tid, vad mötet avser, mötesform, plats samt status för mötet.

of 31

Beskrivning 18(31)



Revisionsnr: 5


10. Kartläggning För att fylla i ”Kartläggning” klicka på aktuell flik i SIP-underlag. Klicka på ”Lägg till rubrik”.

Det finns 3 kartläggningsrubriker att använda – kroppsfunktion, aktivitet och delaktighet samt omgivningsfaktorer. Klicka på aktuella rubriker och därefter på ”Spara”.

Rubrikerna visas med sina underrubriker samt skrivbara textfält. Fyll i aktuell information i textfälten och klicka därefter på ”Spara”. Uppgifterna sparas med namn, verksamhetsområde på den som fyllt i uppgifterna samt datum och klockslag.

of 31

Beskrivning 19(31)



Revisionsnr: 5


11. Skapa SIP Skapa SIP - huvudmål, delmål och insatser

11.1. Huvudmål Skapa huvudmål via patientmenyn – ”Huvudmål”.

Fyll i huvudmålet – målbeskrivning (fri text). Klicka därefter på ”Spara”.

of 31

Beskrivning 20(31)



Revisionsnr: 5


11.2. Delmål Delmålen läggs till via menyn ”Lägg till nytt delmål”. Rubrik och beskrivning är obligatoriska uppgifter att fylla i. De delmålsrubriker som finns i Gävleborg är;

Kroppsfunktion Aktivitet och Delaktighet Omgivningsfaktorer

Om insatser ska läggas till på delmålet markeras rutan ”Jag vill även lägga till insatser på detta delmål”. Fyll i aktuella uppgifter och klicka på ”Spara”.

of 31

Beskrivning 21(31)



Revisionsnr: 5


11.3. Insatser

11.4. Skapa insatser Fyll i beskrivning, ansvarig deltagare, namn och telefon är obligatoriska uppgifter att fylla i. För att spara uppgifter klicka på ”Spara” eller ”Spara & dela ut”.

I menyn visas insatsen. Om den har sparats och delats ut visas den för samtliga parter. Om den endast har sparats visas den för den part som har skapat och sparat insatsen, inte för de övriga deltagarna i SIP.

11.5. Uppföljning av insats Uppföljning läggs per insats genom att klicka på ”Lägg till uppföljnings-kommentar” som finns längst ner i bilden på insatsen.

Fyll i beskrivning (fritext) och spara därefter uppgifterna – ”Spara”.

of 31

Beskrivning 22(31)



Revisionsnr: 5


11.6. Avsluta insats Avsluta pågående insats genom att klicka på ”Avsluta” längst ned i bilden.

I menyn visas insatsen som avslutad genom en bock framför insatsen.

12. Uppföljning Uppföljning av insatserna görs via ”Uppföljning” i patientmenyn.

Ange uppföljningsdatum. Påminnelsedatum för uppföljning blir som standard 1 månad före uppföljningsdatum. Delmålet och insatsen visas längst ned i bilden. Klicka därefter på ”Spara” och uppföljningen sparas som genomförd uppföljning med aktuell enhet, insats och uppfölningskommentar (datum, klockslag) och namn.

of 31

Beskrivning 23(31)



Revisionsnr: 5


13. Utvärdering Utvärdering av huvudmål och delmål. Uppfyllnad av målen anges genom fastställda val för samtliga mål.

Fyll i uppfyllt målet samt kommentar som fylls i som fritext. Därefter sparas uppgifterna via ”Spara”.

of 31

Beskrivning 24(31)



Revisionsnr: 5


14. Deltagare Deltagare som saknas i deltagarlistan läggs till under ”Deltagare” i patientmenyn.

Uppgifter om patienten och närstående hämtas från personuppgifter. Lägg till ytterligare deltagare genom att klicka på +-tecknet till höger i bilden.

Välj typ av deltagare – extern aktör, anhöriga/närstående, fast vårdkontakt eller verkställande enhet/vårdgivare. Fyll i aktuella uppgifter och klicka på ”Spara”.

För varje kallelse till möte kommer deltagarna från listan automatiskt att föreslås som mottagare av kallelsen.

15. Avsluta planering - samordningsansvarig SIP avslutas när samtliga parterna i samråd med enskilde bedömer att målen med SIP är uppfyllda eller att den inte längre är aktuell. Välj ”Avsluta planering” i menyn. Det är endast den samordningsansvarige som kan avsluta planeringen.

Fyll i en kommentar och klicka därefter på ”Spara”.

of 31

Beskrivning 25(31)



Revisionsnr: 5


15.1. Ändra samordningsansvarig För att ändra samordningsansvarig klicka på SIP-underlaget i menyn.

Klicka på pennan till höger i bilden.

Därefter byter du namn på samordningsansvarig under ”Samordningsansvarig” i mitten på bilden. Skriv namnet på samordningsansvarig och klicka på namnet som kommer upp i meny. Klicka sedan på ”Spara”.

of 31

Beskrivning 26(31)



Revisionsnr: 5


15.2. Återuppta avslutad SIP För att återuppta en avslutad SIP klickar du på ”Tidigare processer”. Därefter klickar du på pilen i funktionsfältet under ”Tidigare SIP-processer”. Du får en fråga om du vill återuppta SIP. Vill du återuppta SIP svarar du ”Ja”. Därefter kan du arbeta i SIP igen.

16. Översikt aktuell SIP I översikten visas hela planen med huvud- och delmål samt insatser. Längst ner i bilden visas deltagarna med typ av deltagare namn och kontakt (telefonnummer).

of 31

Beskrivning 27(31)



Revisionsnr: 5


17. Utskrift Utskrift av den samordnade individuella planen görs via ”Översikt” i menyn. Till höger i bilden finns ikonen för utskrift – klicka på den.

Det finns två val för textstorleken på utskriften – standard och stor. Välj aktuellt val och klicka därefter på ”Skriv ut”.

Planen visas på skärmen och kan nu skrivas ut med huvudmål, delmål, insatser, uppföljning. På sista sidan visas allmänna uppgifter.

of 31

Beskrivning 28(31)



Revisionsnr: 5


of 31

Beskrivning 29(31)



Revisionsnr: 5


18. SIP-översikt I menyn finns ”SIP-översikten”. I den visas samtliga SIP:ar på aktuell enhet.

De urvalskriterier som finns är samordningsansvarig, person, datum from – tom, status samt hemsjukvård.

Resultat visas på skärmen med följande rubriker;

Personnummer Namn Start underlag - Datum Start SIP - Datum Mötesdatum - Datum Paus - Datum Hemsjukvård – Ja/Nej Avslutat datum - Datum Senast ändrad - Datum Kallelse skickad – Datum Åtgärder – Kallelse (hamnar i SIP-kallelse) och Patient (SIP-underlag)

of 31

sip:ar

Beskrivning 30(31)



Revisionsnr: 5


19. Hjälpfunktion och e-learning Det finns en hjälpfunktion i Lifecare samt en e-learning. Dessa finns som ikoner i menyn.

19.1. Hjälpfunktion Hjälpfunktionen är en inbyggd hjälpfunktion i systemet. Systemets olika bilder finns beskrivna i denna funktion.

19.2. e-learning e-learning öppnar sig i ett nytt fönster. Till samtliga filmer finns det en introduktion. De olika avsnitten visas – antal minuter för respektive avsnitt visas i menyn. Förutom ”Introduktion” och Visa mig” finns även ”Låt mig försöka”.

20. Dokumentinformation Systemförvaltningen, IT-avdelningen Region Gävleborg har skapat detta dokument i samråd med Lifecares processråd.

21. Referenser Dokumentnamn Plats Samordnad individuell plan Platina, 09-41567 Lifecare SPU – Användarmanual Platina, 09-300459

of 31

Beskrivning 31(31)



Revisionsnr: 5


of 31

Lifecare SIP - Användarmanual

Documents

Transcript of Lifecare SIP - Användarmanual