1

LIBRISOFT et les Dépôts

Lundi 13 mars 2017

Document révisé le 5 Avril 2017

2

LIBRISOFT et la Gestion des dépôts. ............................................................................................................................... 3

De nouvelles fonctions .................................................................................................................................................... 3

Réceptionner des articles en dépôt ................................................................................................................................ 4

Mode automatique (mode par défaut) ....................................................................................................................... 5

Mode manuel (sélection du dépôt à traiter) ............................................................................................................... 5

Créer un nouveau bordereau dépôt ........................................................................................................................... 5

Identifier le stock dépôt sur une fiche article ................................................................................................................. 7

Détail du stock ............................................................................................................................................................. 7

Onglet Mouvements ................................................................................................................................................... 8

Analyser le stock et différencier le type de stock ........................................................................................................... 9

Gérer les bordereaux dépôts ........................................................................................................................................ 10

Détail d’un bordereau dépôt ......................................................................................................................................... 12

L’onglet « Détail » ..................................................................................................................................................... 12

L’onglet « Historique » ............................................................................................................................................. 13

L’onglet « Entête » ................................................................................................................................................... 13

L’onglet « Prix d’achat » ............................................................................................................................................ 14

L’onglet « Complément 1 » ....................................................................................................................................... 14

L’onglet « Compléments 2 » ..................................................................................................................................... 15

Modifier un bordereau dépôt ....................................................................................................................................... 15

Valider un bordereau Dépôt ......................................................................................................................................... 16

Annuler un bordereau Dépôt ........................................................................................................................................ 17

Imprimer un bordereau Dépôt ...................................................................................................................................... 17

Retourner des articles en dépôt au fournisseur ........................................................................................................... 18

Gestion des bordereaux de retours .............................................................................................................................. 18

Transférer en stock « dépôt », le stock « achat ferme »............................................................................................... 19

Stratégie de sortie du stock des articles en dépôts ...................................................................................................... 20

Le cas des articles en stock « achat ferme » et en stock « dépôt » .......................................................................... 20

Inventaire et Gestion des dépôts .................................................................................................................................. 21

Librisoft 6.2b

3

LIBRISOFT et la Gestion des dépôts. Dans cette nouvelle version, Librisoft intègre des fonctions qui vous permettront :

• D’identifier précisément les articles en dépôts

• De différencier le stock « achat ferme » du stock « dépôt »

• De gérer des conditions commerciales spécifiques aux dépôts

• D’analyser précisément l’état d’un dépôt (analyse du stock initial, des ventes, des retours, des écarts,…)

• De générer les bordereaux de retours.

• De gérer pour une même référence, des exemplaires en stock « dépôt » et en « achat « ferme »

• De paramétrer des règles de préférences de sortie de stock et de réapprovisionnement.

De nouvelles fonctions 4 nouvelles fonctions sont accessibles depuis le Menu « Fournisseurs », « Dépôts »,

Gestion des dépôts : Fonction d’analyse multi critères des bordereaux dépôts Réception des articles : Fonction de réception des articles en stock dépôt. Gestion des Retours : Fonction d’analyse multi critères des bordereaux de retours Dépôts. Transfert du Stock… : Fonction permettant de transférer en stock dépôt, le stock réceptionné

antérieurement à la mise en place de ces nouvelles fonctions.

4

Réceptionner des articles en dépôt Menu « Fournisseurs », « Dépôts », « Réception des articles » Cette fonction vous permet de réceptionner des articles et de les identifier en stock dépôt.

Identique à la fonction de réception fournisseur (librairie ou papeterie/para librairie), cette fonction vous propose de scanner les articles à réceptionner. 2 modes de réceptions sont possibles :

• Le mode automatique • Le mode manuel

Le mode de réception peut etre modifié en cliquant sur le bouton :

5

La fenêtre affichée permet de sélectionner l’un ou l’autre des modes proposés :

Mode automatique (mode par défaut) Dans ce mode Librisoft créé ou complète le bordereau dépôt en fonction du distributeur de l’article réceptionné. La remise du distributeur est automatiquement utilisée pour valoriser la réception.

Mode manuel (sélection du dépôt à traiter) Ce mode permet de compléter un bordereau déjà initialisé ou de créer un nouveau bordereau

Créer un nouveau bordereau dépôt Cliquez sur l’option « Sélection du dépôt à traiter » puis sur le bouton « Nveau Dépôt »

6

La fenêtre affichée permet d’identifier le nouveau dépôt :

Onglet « Prix d’achat » :

Possibilité de sélectionner un fournisseur de la base Librisoft en renseignant la rubrique « Code Four »

Possibilité de préciser si les articles vendus de ce dépôt doivent être proposés au réapprovisionnement du stock

Possibilité de préciser des conditions de remise spécifique à ce dépôt

7

La procédure de réception est identique aux fonctions de réceptions manuelles de Librisoft :

• Le curseur doit être dans la zone « Code Ean 13 » pour commencer la lecture des codes-barres à la douchette.

• La zone « Qté » permet de préciser la quantité à réceptionner lors de la saisie suivante.

• Si des commandes fournisseurs sont enregistrées pour l’article réceptionné, Librisoft met à jour les commandes concernées.

• Si des commandes clients sont enregistrées pour l’article réceptionné, Librisoft génère et imprime au besoin les bons de réservations clients.

• Possibilité de générer un bordereau de livraison automatiquement pour les clients collectivités

• Fonctionnements identiques à la fonction de « réception librairie » pour les autres fonctions (Boutons « Prix de vente », « infos Achats », « Remise », « Stock Min/Max », « Catégorie », « Etiquettes », « Importer liste », « Ecart de stock », « Imprimer », « Envoi SMS »)

Identifier le stock dépôt sur une fiche article L’information « quantité disponible » sur la fiche article (onglet « Stock / Ventes »), ne différencie pas le type de stock (« achat ferme » ou « dépôt »). Exemple :

Détail du stock La fonction « Détail du stock » précise cette information via la colonne « Dépôt » :

8

Dans cet exemple, 2 exemplaires sont en stock « Achat ferme », 10 exemplaires sont en « stock dépôt »

Onglet Mouvements Onglet « Mouvements », option « Dépôt » pour afficher la liste des dépôts pour cet article

9

Analyser le stock et différencier le type de stock Menu « Stock », « Analyse du stock »

Une nouvelle option permet d’analyser :

• La totalité du stock,

• Uniquement le stock « achat ferme »,

• Uniquement le « stock dépôt »

10

Gérer les bordereaux dépôts Menu « Fournisseurs », « Dépôts », « Gestion des dépôts »

Cette fonction permet de rechercher / analyser les dépôts en fonction de différents critères.

• Numéro dépôt : Valeur numérique. Les bordereaux dépôts sont numérotés automatiquement par Librisoft.

• Code article : Code EAN13 de l’article recherché

• Titre article : Possibilité de rechercher tous les bordereaux qui contiennent un article dont le titre contient le mot saisi.

• Code fournisseur : Dans le cas où le fournisseur est enregistré dans le fichier fournisseurs. • Dépôt créé par : Nom de l’utilisateur Librisoft à l’origine de la création du bordereau Dépôt. • Date de création : Période de recherche correspondant à la création du bordereau Dépôt. • Date de validation : Période de recherche correspondant à la validation du bordereau Dépôt.

11

• Statut dépôt : NV Dépôt Non validé. Le stock de ce dépôt est actif. VA Dépôt Validé. Un dépôt est validé lorsque l’on souhaite transmettre un état arrêté à une date (la date de validation) au fournisseur (état des ventes, état du stock, …) . La validation du dépôt permet au libraire d’initialiser un nouveau dépôt ou de clôturer le dépôt pour ce fournisseur FA Dépôt Facturé. AN Dépôt Annulé.

Le bouton « Lancer Recherche » permet d’afficher la liste des bordereaux sélectionnés par les critères de recherche :

Pour chaque bordereau, Librisoft affiche :

• Le numéro du bordereau dépôt • Le code du fournisseur si celui-ci est enregistré dans la base fournisseurs

• Le nom du fournisseur • Le statut du bordereau

• La date de création

• La date de validation

• La quantité totale initiale réceptionnée pour ce dépôt • La quantité totale sortie pour ce dépôt. Quantité sortie = Quantité vendue – Quantité écarts

• La quantité totale retournée au fournisseur pour ce dépôt

• La quantité totale actuellement en stock librairie pour ce dépôt.

• Le montant total HT au prix d’achat des articles réceptionnés initialement pour ce dépôt.

• Le montant total HT au prix d’achat des articles sortis de ce dépôt.

• Le montant total TTC au prix d’achat des articles sortis de ce dépôt.

• La référence de la facture fournisseur

• La date de la facture

• La date d’enregistrement de la facture

• Le montant HT de la facture fournisseur

• Le montant TTC de la facture fournisseur Le bouton « Détail » permet d’afficher le détail du bordereau dépôt sélectionné.

12

Détail d’un bordereau dépôt

L’onglet « Détail »

L’onglet « détail » affiche la liste des livres réceptionnés sur ce dépôt. Pour chaque article, les informations affichées sont :

• Le titre

• L’auteur • L’éditeur

• La quantité initiale réceptionnée • La quantité en écart (les articles sortis du stock et non vendus par exemple) • La quantité vendue

• La quantité totale sortie du stock (Quantité vendue – quantité écarts) • La quantité retournée chez le fournisseur • La quantité actuellement en stock (quantité initiale + quantité écarts – quantité vendue– quantité

retours) • Le prix de vente TTC unitaire de l’article

• La remise fournisseur • Le prix d’achat unitaire HT de l’article

• Le montant total HT au prix d’achat de la quantité initiale de cet article

• Le montant total HT au prix d’achat de la quantité sortie de cet article

• Le montant total TTC au prix d’achat de la quantité sortie de cet article

13

L’onglet « Historique »

L’onglet « Historique » permet d’analyser l’historique des mouvements enregistrés sur ce dépôt pour :

• Les réceptions

• Les écarts

• Les ventes

• Les retours

L’onglet « Entête »

L’onglet « Entête » affiche les coordonnées du fournisseur

14

L’onglet « Prix d’achat »

L’onglet « Prix d’achat » affiche les conditions commerciales spécifiques à ce dépôt.

L’onglet « Complément 1 »

L’onglet « Complément 1 » affiche une synthèse des quantités et montants enregistrés pour ce dépôt. La rubrique « Gestion des articles vendus en réapprovisionnement de stock » permet d’activer ou non les propositions de réapprovisionnement du stock depuis les ventes pour les articles de ce dépôt.

15

L’onglet « Compléments 2 »

L’onglet « Compléments 2 » affiche les éventuels documents associés à ce bordereau dépôt ( les bordereaux retours, les bordereaux dépôts liés)

Modifier un bordereau dépôt Toutes les informations du bordereau dépôt sont modifiables si le statut du bordereau est « NV » (Non Validé) Sur l’onglet « Détail », les boutons « Ajouter », « Modifier » et Supprimer » permettent de modifier les informations des articles enregistrés.

16

Le bouton « historique » permet d’afficher pour cet article sélectionné, les mouvements de stocks enregistrés pour :

• Les écarts,

• Les Ventes

• Les Retours

Valider un bordereau Dépôt Un dépôt doit être validé lorsque l’on souhaite transmettre un état arrêté à une date (la date de validation) au fournisseur (état des ventes, état du stock, …) . La validation du dépôt permet au libraire d’initialiser un nouveau dépôt ou de clôturer le dépôt pour ce fournisseur. Le bouton « Valider Dépôt » (détail d’un bordereau dépôt) permet cette opération et propose 3 options :

17

• Initialiser un nouveau dépôt avec le stock restant : Les articles en stock génèrent un nouveau bordereau dépôt pour ce fournisseur.

• Clôturer ce dépôt et retourner le stock restant au fournisseur : Les articles non vendus sont sortis du stock et enregistrés automatiquement sur un bordereau retour.

• Clôturer ce dépôt et transférer le stock restant en stock « achat ferme » Le bordereau dépôt est validé et les articles en stock génèrent des mouvements dans le journal des achats identifiés au numéro du dépôt. Le stock de ces articles est transféré en stock « achat ferme »

Annuler un bordereau Dépôt Bouton « Annuler Dépôt » (détail d’un bordereau dépôt) L’annulation d’un bordereau dépôt permet de sortir le stock restant sans générer de bordereau de retours

Imprimer un bordereau Dépôt L’impression du bordereau dépôt est automatique à la validation du bordereau. Il est possible d’imprimer manuellement le bordereau via le Bouton « Imprimer Dépôt » (détail d’un bordereau dépôt)

18

Retourner des articles en dépôt au fournisseur

• La gestion des retours est possible depuis la fonction habituelle : Menu « Fournisseurs », « Retour », « Saisie des retours » Les articles sont saisis par lecture des codes-barres à la douchette et des bordereaux de retours sont automatiquement créés pour les dépôts concernés.

• Les retours peuvent être créés également directement depuis le bordereau dépôt en saisissant les

quantités à retourner dans la rubrique « qté retours » (bouton « modifier » sur l’onglet « Détail »)

• Les retours peuvent être également créés au moment de la validation du bordereau dépôt si l’on

choisit l’option « Clôturer ce dépôt et retourner le stock restant au fournisseur »

Gestion des bordereaux de retours Menu « fournisseurs », « Retours », « Gestion des retours »

Cette fonction permet d’analyser les bordereaux de retours en fonction du « Type de retour » :

• Tous les retours

• Uniquement les retours « Achat Ferme »

• Uniquement les retours « Dépôts »

Une autre fonction d’analyse des bordereaux retours uniquement dépôts est disponible depuis le menu « Fournisseurs », « dépôts », « Gestion des retours »

19

Transférer en stock « dépôt », le stock « achat ferme » Menu « Fournisseurs », « Dépôts », « Transfert du stock ‘Achat Ferme’ vers ‘Stock Dépôt’ »

Cette fonction permet d’analyser le stock « achat ferme » réceptionné antérieurement à la mise en place des fonctions de gestion des dépôts, de sélectionner ce stock par fournisseurs, par éditeurs ou par articles et de transférer ce stock en dépôt.

Permet de transférer en stock dépôt, le stock « achat ferme » de ces 2 éditeurs sélectionnés.

20

2 modes de Transfert sont possibles :

• Le mode automatique • Le mode manuel

La fenêtre affichée permet de sélectionner l’un ou l’autre des modes proposés :

En mode automatique, le fournisseur « dépôt » sera le même que le fournisseur identifié pour ce stock « achat ferme ». En mode manuel, possibilité de sélectionner un bordereau dépôt existant ou de créer un nouveau bordereau dépôt. Dans tous les cas, l’âge du stock et les remises enregistrées initialement sont conservées.

Stratégie de sortie du stock des articles en dépôts Librisoft gère le stock selon les procédures FIFO (First In First Out , Premier entré Premier sorti).

Le cas des articles en stock « achat ferme » et en stock « dépôt » Librisoft permet de gérer pour une même référence, des exemplaires en stock « achat ferme » et d’autres exemplaires en stock « dépôt ». Par défaut, les sorties de stocks « achat ferme » (le stock théoriquement déjà facturé) seront prioritaires. Il est cependant possible de modifier cette règle : Menu « Outils », « Paramétrage », « Paramétrage », onglet « Options », rubrique « Sortie prioritaire des articles en dépôts » :

21

Inventaire et Gestion des dépôts Lors de l’inventaire, tous les articles doivent être saisis, qu’ils soient en stock « achat ferme » ou en « dépôt ». L’analyse de l’inventaire (Menu « Stock », « Inventaire », « Analyse de l’inventaire ») permet d’analyser :

• La totalité du stock

• Uniquement le stock « Achat Ferme »

• Uniquement le stock dépôt