• Project backgroundj g

• Project partners

• Lessons learned about international partnership

• Lessons learned about curriculum development

• Improvements for next time

• The purpose of the Lessons Learned Toolkit (and thisThe purpose of the Lessons Learned Toolkit (and this webinar) is to document key observations about the partnership, its successes and challenges

• To assist Canadian organizations to effectively engage with international partners 

• Twinning is defined as a formal, substantive collaboration between two organizations.collaboration between two organizations.

• For over 12 years, ICAD has implemented a twinning program which promotes the d l f / h b d ddevelopment of HIV/AIDS partnerships between Canadian  and overseas organizations.

• Guide to Twinning, Evaluation Framework, Sample PartnershipGuide to Twinning, Evaluation Framework, Sample Partnership Agreement and Lessons Learned document are available at this link 

• This project provides an example of a twinning project, and highlights many of the features of successful north‐south partnerships as learned through the aforementioned twinning p p g gprojects

LESSONS LEARNED TOOLKIT

Building Community Engagement in Vaccines Efforts in Canada and Africa

March 2012

With support from With support from the Canadian HIV Vaccines Initiative

“Building Community Engagement in Vaccines Efforts in Canada and Africa” project was a collaboration of the following people:

• Nicci Stein (ICAD) • Florita Chinyere (NHVMAS)

• Rosemary Forbes (ICAD)

• Shayna Buhler (ICAD)

• Lesley Abraham (ICAD)

• Aisha Abdullahi (NHVMAS)

• Bright Phiri (SAT)

• Felicitas (Flanny) Chiganze (SAT)Lesley Abraham (ICAD)

• Morenike Ukpong (NHVMAS)

• Olayide Akanni (JAAIDS)

M l b S (SAT)

• Marc‐André LeBlanc (consultant)

• San Patten (consultant)

• Malebo Sesane (SAT)

• The New HIV Vaccine and Microbicide Advocacy Society(NHVMAS) 

• Mission:  to halt the spread of HIV and AIDS in Nigeria by p g yincreasing the range of HIV prevention tools through ensuring the availability of safe, effective, acceptable and affordable new HIV prevention technologies and tools for all Nigerians as p g gsoon as they are discovered and or developed.  

• Four Operational Strategies: • Public Communication and Enlightenment• Public Communication and Enlightenment• Policy Advocacy• Capacity building• International collaboration• International collaboration

• Southern African AIDS Trust (SAT) ( )

• Regional NGO supporting community responses to HIV and AIDS through in‐depth partnerships with community groups in S th Af iSouthern Africa

• SAT supports between 125‐130 CBOs annually• mobilising communities to mainstream issues such as domesticmobilising communities to mainstream issues such as domestic violence, child sexual abuse, gender and human rights into HIV and AIDS

• advocacy for and awareness raising about female initiated and controlled prevention methods co t o ed p e e t o et ods

• support to communities to contextualize evidence‐based prevention including male circumcision  

• The Interagency Coalition on AIDS and Development (ICAD)• Network of approximately 100 Canadian international development NGOs, ASOs and individuals who are concerned about global HIV/AIDS issues

• Mission: to provide leadership in the response of Canadian• Mission: to provide leadership in the response of Canadian international development organizations and Canadian HIV organizations in reducing the impact of the global HIV and AIDS epidemic

• Key Strategies: • improving public policy, providing information and analysis, and sharing lessons learnedh l C di t ib t t i t ti l HIV/AIDS k• help Canadians contribute to international HIV/AIDS work 

• ensure that lessons learned from the global response to AIDS are utilized by Canadian organizations to improve prevention, care, treatment and support work in Canada

• Support from the Canadian HIV Vaccines Initiative (CHVI): 2009‐20122009 2012

• Main project activities: • develop a toolkit (FAQs, brief backgrounder, fact sheets) and training package (powerpoint slides, speaker notes, handouts) on HIV vaccines and prevention research

• deliver training workshops to community representatives and media/journalists in Canada, Nigeria and Southern Africa

• Expected outcome of the workshops:• to ensure that communities are meaningfully engaged in HIV vaccinesto ensure that communities are meaningfully engaged in HIV vaccines efforts (and broader NPT efforts) in Canada, Nigeria and Southern Africa

• to ensure that media/journalists and CBO/NGO representatives areto ensure that media/journalists and CBO/NGO representatives are better equipped to communicate about and to report accurately on HIV vaccine (and broader NPT) research and development efforts, including trial results

• Total of 21 workshops: • 10 in Canada *• 4 in Southern Africa • 5 in Nigeriag• 2 at international conferences (XVIII International AIDS Conference in Vienna in July 2010, and the 16th International Conference on HIV/AIDS and Sexually Transmitted Infections in Africa in Addis Ababa in December 2011)Africa in Addis Ababa in December 2011). 

• Beyond the Scoop training materials can be accessed on ICAD b itICAD website

* with a separate grant from CHVI

• Roles and responsibilities of each of the partners within the project were outlined through a detailedwithin the project were outlined through a detailed partnership agreement:• collectively developed and approved by all three y p pp yorganizations 

• set out the terms and conditions concerning the transfer of f d h hfunds to the southern partners

• detailed the management of the southern partner’s contribution and the implementation of the projectcontribution and the implementation of the project

• ICAD: overall management, coordination and implementation g , pof the project, and (via consultants)  conducting the environmental scan, workshop materials development, and project evaluationproject evaluation

• ICAD, NHVMAS and SAT:  • adaptation of the resources compiled through the environmental scan

• collaborated in developing toolkit and training package 

• pilot tested the toolkit and training package

• translation/adaptation lay‐out and printing of materialstranslation/adaptation, lay out and printing of materials

• delivery of three workshops for community representatives and media/journalists in their respective regions

• Enhanced each organization’s capacityEnhanced each organization s capacity 

• Promoted new cross‐regional collaboration

• Facilitated south‐south partnershipsFacilitated south south partnerships

• Facilitated relationships with other partners not directly involved in the projectdirectly involved in the project

• Organizations with proven track records g p

• Partners selected based on genuine expertise and relevant experience p

• Regular communication

• Partners learned from each other

• All three organizations were involved in formulatingAll three organizations were involved in formulating the project, including proposal design 

• Being the fiscal agent didn’t mean the northernBeing the fiscal agent didn t mean the northern partner wielded power over the southern partners

• All partners need to be clear about the rationale forAll partners need to be clear about the rationale for workload division 

• Recognize the expertise of each partner/individual• Recognize the expertise of each partner/individual and share tasks accordingly

• Strong agreement on the project focus

• Each partner drew from their networks for the environmental scan 

• In‐person meeting to reach consensus on objectives and to develop the overall framework

• Highly iterative and participatory process

• Pilot testing in each region, then teleconference to debrief, then revisions

F id bl h ll i k h t t• Formidable challenge: ensuring workshop content stayed updated

• Regular teleconference check ins are important• Regular teleconference check‐ins are important 

• Key success factor:  well‐versed and well‐connected partnerspartners

Key Success Factorsy1. Agreement on common skeleton framework

2. Flexibility to change/adapt for local contexts 

• ICAD:  included Canadian key populations; references to Canadian trial sites; less emphasis on male circumcision; more emphasis on PrEPmore emphasis on PrEP.

• NHVMAS: included Nigerian key populations; included local media reports as examples of good/bad media coverage

• SAT:  country‐specific HIV statistics and information regarding male circumcision 

“Surprise” challenges and facilitators:Surprise  challenges and facilitators: • Significant variation in knowledge levels in different regions

• Informal two‐way learning took place 

• Very useful to have media examples from within each region 

• Use icebreakers/other learning activities

• ICAD: NPTs is tough sell in the Canadian HIV sector and media

• Opportunity to observe one another facilitate

• Standardized evaluation process 

• Workshops follow‐up:• multiple workshops (beginner, intermediate and advanced) 

• webinarsil li t• email or listserv

• ongoing technical assistance • support workplan development in CBOssupport workplan development in CBOs 

• media award

• long‐term evaluation, media reviewg

•All partners engaged in early conceptual and planning phases Project 

Formulation

p g g y p p g p•Clear and equitable partnership agreement

•Iterative process: reviewing successive drafts, discussing revisions 

Curriculum Development

p g gvia teleconference

•Pilot testing

•Common framework for curriculum with flexibility for country

Workshop Delivery 

•Common framework for curriculum with flexibility for country‐specific content and module duration

•Ongoing communication and updating of content 

Project Evaluation

•Standardized evaluation tools, process  as well as data collation and analysis process

•Build in follow up evaluation processes such as media review

Questions or comments?