Legalizacion Visita

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS

FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 1 de 23

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE Javier Caballero - MEN Julio Salvador Alandete-MEN

TUTORES – LEGALIZACION

INTRODUCCION El presente documento tiene como finalidad ilustrar de manera sencilla y precisa cada uno de los pasos que se deben tener en cuenta el proceso de legalización de visitas realizadas a los Establecimientos Educativos. Involucrando las partes activas del mismo tanto Tutores, Formadores, Administrador y Gerencia del Proyecto, por medio del uso adecuado de la plataforma SIAFT.

1. Legalización de visitas

1.1. Objetivo

1. Formalizar el proceso de visita realizada al Establecimiento Educativo.

1.2. Responsable:

El tutor es el responsable de realizar la Legalización en el SIAFT y el formador aprueba la

información cargada por el tutor en el SIAFT.

1.3. Reporte de las Visitas ( Rol Tutor)

Una vez ejecutada la visita, el Tutor ingresa al link www.ceinte.com.co/siaft y selecciona el

link Reportar Visita, ubicada al lado izquierdo como lo señala la flecha roja.

http://www.ceinte.com.co/siaft




Después de haber dado click en reportar visita se despliega el siguiente menú:

En este menú aparecen las visitas que han sido aprobadas por el formador, el tutor debe

dar click sobre el nombre de la visita como lo indica la flecha roja, enseguida se puede

observar la información que ingreso el tutor (ver recuadro 1).




Recuadro 1-Agenda aprobada

Junto con el recuadro anterior se encuentra la información que debe diligenciar el tutor

para llevar a cabo el proceso de legalización de la visita indicada:

1.3.1. Desarrollo de la Agenda – PTA

El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de la agenda de trabajo

programada, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el

desarrollo de la agenda, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización

con la frase: El desarrollo de la agenda del PTA se actualizó, como lo indica la flecha

roja.

El procedimiento anterior le permite guardar la información registrada o editarla si es

necesario en caso que suceda un imprevisto como: falla en la conectividad, servicio

eléctrico, una equivocación en la información registrada, una devolución por el formador (

rechazo) de la visita legalizada o una no habilitación de pago por parte de la supervisión

del PTA.




1.3.2. Desarrollo de las Tareas – PNLE

El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de las tareas programadas

en el PNLE, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el

desarrollo de las tareas, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización

con la frase: El desarrollo de las tareas de PNLE se actualizó, como lo indica la flecha

roja.




1.3.3. Docentes participantes PTA/PNLE

El tutor debe ingresar los datos de los docentes participantes, que hicieron parte del

acompañamiento en el PTA y en el PNLE y dar click en agregar, estos pueden ser

guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de los docentes

participantes, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la

frase: La lista de docentes participantes se actualizó correctamente, como lo indica la

flecha roja.

1.3.4. Tareas y compromisos PTA

El tutor debe dar click en las siguientes celdas:

1. Tarea ó compromiso: El tutor debe escribir los compromisos adquiridos durante el desarrollo de la visita.

2. Fecha límite de cumplimiento: El tutor debe registrar la fecha en la que se planea cumplir el compromiso.

3. Nombre del responsable: El tutor debe registrar el nombre de la persona responsable de la ejecución del compromiso y dar click en la opción agregar, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y compromisos, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: Las tareas y compromisos para el PTA se han actualizado, como lo indica la flecha roja.




1.3.5. Tareas y compromisos del Plan Nacional de Lectura y Escritura

Al igual que el numeral anterior, el tutor debe diligenciar toda la información requerida, la

cual aparecerá organizada en el recuadro, después de dar click en agregar, estos pueden

ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y

compromisos, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la

frase: Las tareas y compromisos para el PNLE se han actualizado, como lo indica la

flecha roja.

1.3.6. Adjuntar documentos soporte:

Después de registrar la visita, los tutores deben adjuntar diligenciados, los siguientes

documentos que se encuentran en la pagina de inicio de la plataforma




1. Certificado de cumplimiento: Este documento debe estar firmado por el rector o

por la persona que haga sus veces en el Establecimiento Educativo, es necesario

que registre la o las fechas en las que se desarrollo la visita, como lo indica la

flecha roja.

2. Soporte docentes participantes PTA/PNLE: Adjuntar el listado de los Docentes




participantes del PTA /PNLE. El número de docentes participantes que se registra

en el sistema debe coincidir con el que se encuentra en el soporte físico, se debe

registrar en el SIAFT una sola vez el docente, no es necesario repetir por día un

docente por visita en la plataforma. El soporte debe ser diligenciado en su totalidad

por el participante y en la casilla PARTICIPO EN se debe indicar con una X si

asistió al PTA, PNLE ó ambos.

Recuadro 5- Adjunto Soporte Docentes PTA/PNLE




Al seleccionar el archivo, donde aparece el nombre del documento que el tutor debe

adjuntar, dando click en la opción guardar, en este momento aparecerá la palabra

Descargar debajo de la opción GUARDAR. Esto quiere decir que el documento quedó

correctamente adjunto. Si el tutor desea confirmar que el documento quedo correctamente

adjuntado, puede dar click en esta opción de descargar y podrá visualizar el documento

adjunto. Este procedimiento se repite para todas las opciones en las que tenga que

adjuntar documentos.

1.4. Legalización de Visitas ( Rol Tutor)

El tutor debe legalizar los gastos de Transporte generados en la visita al Establecimiento

Educativo, para esto debe seleccionar las siguientes opciones:




1.4.1. Requiere Pago Transporte: Debe hacer click en el cuadrado como lo muestra

la flecha roja, en este caso aparecerá un menú con la siguiente información:

1. Sede visitada: El tutor debe seleccionar las Sede(s) centralizada (s) según el cubrimiento de la visita al EE, para los casos con más de dos sedes y que se centralizan solo en una, se debe registrar el desplazamiento a la sede objeto de la centralización.

2. Tipo de transporte: El tutor debe seleccionar el tipo de transporte utilizado para el

desplazamiento hacia el EE.

3. Detalle: De acuerdo al tipo de transporte seleccionado, se despliega la opción del

medio de transporte que se utilizó para el desplazamiento.

4. Valor: Registrar el valor real del desplazamiento de ida y regreso de acuerdo a la

selección anterior, el costo debe escribirse sin coma ni punto.

Para finalizar, el tutor debe dar click en agregar, se repite este mismo paso con cada una

de las sedes en caso que se requiera.

Tan pronto el tutor ingrese los valores debe hacer click en Agregar, para que se

despliegue un recuadro con el resumen de la información que acaba de ingresar y la

opción para adjuntar el soporte o certificado de transporte.

5. Adjuntar Certificado de Transporte: El tutor debe adjuntar él o los comprobantes

“Certificado de Transporte” diligenciados y firmados por los transportadores. En

dado caso que no sea posible la firma del transportador el tutor puede firmar el




soporte. Para adjuntar el certificado de transporte se sigue la misma ruta, que con

los certificados de cumplimiento y de docentes participantes y hace click en la

opción GUARDAR.

1.4.2. Su Desplazamiento al Establecimiento Educativo es Fuera del Municipio

donde vive: le permite confirmar si requiere salir del municipio donde vive para

poder ir al Establecimiento Educativo. En caso de que si necesite salir del

municipio debe dar click en el cuadrado margen derecha.




Al marcar el cuadro cuando se requiere salir del municipio, se despliega

inmediatamente un aviso de Requiere pernoctar, si se requiere debe marcar el

cuadro y el sistema automáticamente le muestra el valor total a pagar.

1.4.3. Total del valor fijo: Es la sumatoria del costo de desplazamiento y el valor fijo día y noche, en caso que se requiera.

Legalización Exitosa: Una vez realizado todo el proceso, el sistema muestra

automáticamente el total del valor fijo y el TOTAL, el tutor debe hacer click en la opción

legalizar. Inmediatamente el sistema muestra un aviso que puede decir: legalización

exitosa ó incorrecta, si es incorrecta le dice el espacio que no diligenció, cuando la

legalización es exitosa le da la opción Imprimir.




Habilitada para Pago: Una vez el formador aprueba la visita, la supervisión del PTA

(CEINTE) verifica la información registrada y adjuntada por el tutor y habilita o no para

pago.

Observaciones: En dado caso que el tutor o el formador requieran hacer observaciones

con respecto a la visita o al pago existe la celda para que reporten la novedad y el

administrador de la plataforma se encargará de realizar manualmente el ajuste a la visita.

1.5. Visita rechazada por el Formador ó No Habilitada por la Supervisión

del PTA.

Si el formador devuelve la legalización o la supervisión del PTA no la habilita para pago, el

sistema cambia el estado de la visita por Agenda Aprobada.




Para realizar los cambios sobre las observaciones realizadas por el formador el tutor da

click sobre Reportar Visitas.

Realiza los ajustes sobre la agenda que había legalizado y da click en Guardar.




Una vez finaliza los ajustes da click sobre Legalizar y esta notificación le aparece al

formador, para su respectiva aprobación.

Cuando el formador aprueba la legalización, el SIAFT le notifica al tutor en Visitas

legalizadas.




Una vez aprobada la visita por el formador, la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y

consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los

respectivos desembolsos

1.6. Cancelar Agenda-Visita

Cuando una Agenda requiere ser cancelada, el tutor debe justificar en el campo de

observaciones el motivo por el cual se cancela dicha programación y a su vez debe dar

click sobre el link rechazar.




El sistema le confirma si desea rechazar la visita

Una vez aceptada dicha confirmación el sistema genera una notificación de visita

rechazada.




La visita queda en estado de Agenda Rechazada

1.7. Salir de la Plataforma

Cada vez que finalice una sesión, el tutor debe dar click en la opción Salir ubicada en la

parte inferior izquierda.




LEGALIZACIÓN – FORMADORES

1. Notificación de la legalización:

El formador debe ingresar a la plataforma SIAFT digitando usuario y contraseña; el

formador encontrará en la parte superior izquierda el link de NOTIFICACIONES, donde se

visualiza una alerta en rojo que indica las notificaciones pendientes por aprobar, el

formador debe dar click sobre esta alerta. (ver flecha roja)

En color azul se encuentran las agendas que el formador debe revisar y aprobar.




2. Verificación de la Legalización reportada por el Tutor:

Después de hacer click en la visita, se abre una ventana donde se puede visualizar la

visita cargada por el tutor. El formador debe revisar la información registrada y los

documentos adjuntos (Las flechas rojas le indican los adjuntos que usted debe revisar).

El formador debe validar la información registrada por el tutor, para aprobar o devolver (rechazar), de acuerdo a los parámetros establecidos por el programa, teniendo en cuenta la completitud de los archivos adjuntos y la calidad de la visita reportada. Si el formador devuelve la legalización tiene la opción en el campo “Observaciones” de registrar el detalle y/o motivos de la devolución. Cuando el formador devuelve la legalización, el sistema le permite hacer cambios al tutor, la legalización queda en estado de agenda aprobada en la plataforma del tutor. Para finalizar la revisión, el formador debe hacer click en devolver o aprobar, le




aparecerá un mensaje de confirmación de aprobación. Si la visita es aprobada le aparecerá un aviso que dice Legalización aprobada. Si por el contrario la visita es rechazada el aviso será Legalización rechazada. Después de ser aprobada ó rechazada la legalización, en la plataforma del tutor aparecerá

la notificación de la respuesta.

3. Verificación sobre la Legalización Ajustada por el Tutor

Cuando el tutor realiza los ajustes sobre las observaciones, nuevamente le aparecerá al

formador la notificación de visitas pendiente aprobar legalización.

Continúa el mismo proceso de verificación para la aprobación de la legalización por parte

del formador.




Una vez aprobada la visita por el formador, la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y

consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los

respectivos desembolsos.

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