Lectura 1 - Las Organizaciones y la Administración

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Materia: Principios de AdministraciónProfesor: Nury Ruiz

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LAS ORGANIZACIONES Y LA ADMINISTRACIÓNLic. Nury Ruiz

Para comprender el concepto de administración como tal, es relevante que comencemosdefiniendo dónde se lo va a aplicar. Para ello me gustaría que por un momento ustedpiense en una organización, puede ser en donde trabaja, en su hogar, en un grupo deamigos. ¿Ahora puede definir qué es una organización? Seguramente si le hiciera estapregunta me respondería, “un grupo de personas que busca un fin común”. Es una partedel concepto con el cual vamos a trabajar ya que toda organización que se administra esun organismo social y como tal responde a lo que usted puede haber contestado. Desdeel campo del conocimiento en el cual vamos a desarrollar esta asignatura, laorganización es el conjunto de roles (papeles o funciones) que desempeñan lo individuosinterrelacionándose para lograr el fin común.

Se considera patrón sinergético “al conjunto de conductas observables entre los roles”, esdecir, es el patrón de relaciones entre las personas que ejecutan los roles.

Entonces ¿cuándo existe una organización?, cuando existe un patrón sinergético que laexplique, por ejemplo un equipo de fútbol; arquero, defensores, medio campo, delanteros

(cada uno con un nombre de rol específico) o bien una familia, donde también existenroles; papá, mamá, hijo, abuelos, tíos, etc. (por darles nombres conocidos) y coexiste unconjunto de conductas observables entre sus miembros. El equipo de fútbol o la familiapueden ser una buena o mala organización, depende de cómo se los analice y como seinterprete desde un punto de vista lógico y ético. Mientras tanto es una organización. Sicambia alguno de los integrantes de la familia ¿cambia la organización? No, pero sicambia el patrón sinergético ¿qué sucede?, cambia la organización. Usted se preguntarápor qué, es que se modificó el conjunto de relaciones y ello provocó la modificación de laorganización. Por ejemplo cuando por algún motivo falta el papá o la mamá (poraccidentes o por razones personales ya no están físicamente), la organización anterior noestá más y se debe reestructurar.




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Esquemáticamente se puede representar del siguiente modo:

Rol

Patrón sinergético

Rol

Rol

Rol

Cada organización necesita una masa crítica para funcionar como tal y es la cantidadmínima de roles que se deben interrelacionar para lograr un objetivo. ¿Cómo se hacepara que la organización funcione de forma adecuada? La respuesta es a través del usode la administración, si, ello implica que surge el fenómeno de la administración. Porconsiguiente, administrador es la persona que hace que los individuos ejecuten los rolesdentro de una estructura determinada.

Dentro del estudio de las organizaciones está el de las empresas. Posiblemente si lepreguntara ahora ¿qué es una empresa? Usted me respondería una organización confines de lucro. Pero la respuesta correcta luego de lo que hemos visto es: una empresa esuna interrelación de roles (puestos de trabajo, áreas o departamentos) que buscanobtener un objetivo, que por lo general es económico”. También podemos decir que:empresa es un conjunto de partes que se interrelacionan para obtener un fin común (porlo general, económico). Se considera entonces a la empresa como un negocio, unaorganización que combina entradas de recursos (materias primas, capital, mano de obra,habilidades administrativas, etc.) para obtener resultados (por lo general beneficios).Se

puede representar a una empresa del siguiente modo:




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Nivel superior

Nivel de mandos

medios

Nivel operativo

Nivelesjerárquicos

LOS NIVELES JERÁRQUICOS ORGANIZACIONALES

En el esquema anterior, el nivel jerárquico responde al concepto de un ordenpreestablecido por quien estructura la organización. En el nivel superior por lo general lodesempeñan los propietarios, dueños, accionistas o socios (aunque no es necesario, yaque un tercero puede hacerlos también), en el nivel medio, por lo general se encuentranlos gerentes o jefes de área y en el nivel operativo los equipos o grupos de trabajoespecífico, que llevan a cabo tareas operativas.

La transformación de las entradas de recursos en resultados de salida, implica el procesode transformación que se debe administrar. La administración es un órgano social

específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos.

Formando parte de la administración podemos observar lo siguiente:

o Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivoy eficiente de los objetivos organizacionales.

o Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a lasnecesidades de la sociedad.

o Desempeño de ciertas funciones específicas como determinar objetivos, planear,

asignar recursos, instrumentar, etc.




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o Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.

Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones con el objeto demantener un equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones elflujo de información es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento del pasado,estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual.La tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión paracoordinar los esfuerzos y mantener en equilibrio dinámico.

Podemos observarlo en el esquema que se presenta a continuación:

Recursos Proceso de

transformación

Resultado

(Producto)

Ciclo de laactividad

Medio externo oentorno

Retroalimentacióno feed back

MODELO INSUMO – PRODUCTO (Enfoque Sistémico)

DEFINICIÓN DE LA ADMINSTRACIÓN

Si usted ahora busca el concepto de administración en cualquier libro o en Internet va atener tantas respuestas como autores consulte; esto se debe a que el pensamientoadministrativo está en un desarrollo permanente. Desde la cátedra tomaremos elconcepto de administración “como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en elque las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas”. Si

se analiza con detalle se irá a penetrar en la verdadera naturaleza de la administración y asus propiedades distintivas. Como tales, la definición es válida para toda clase de




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administración (Privada, Pública, Mixta, etc.), y para toda especie de organización(industriales, comerciales o de servicios, etc.).

Se puede analizar a la administración como disciplina y como proceso. Como disciplinaes un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teorías, conceptos, etc.La administración como proceso comprende funciones y actividades que losadministradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organización. En estesentido, podríamos decir que:La administración es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de unaorganización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento.

La teoría general de la administración (TGA) es el campo del conocimiento que se ocupade la administración de las organizaciones. Dentro de esta teoría general de laadministración se puede analizar lo que es la ciencia y la técnica.

Ciencia es comprensión, explicación y análisis dinámico de la realidad (investiga yexplica).

Teoría: Hipótesis cuyas consecuencias se aplican a toda una ciencia o a parte muyimportante de ella. Serie de las leyes que sirven para relacionar determinado ordende fenómenos.

La técnica opera los objetos según procedimientos y reglas que normalizan la

operación y los transforman. Transforma la realidad (opera la realidad). La técnicacompleta a la ciencia.

Sin la técnica las explicaciones de la ciencia quedan a escala teórica, no pueden serinstrumentadas ni puede operarse sobre los objetos de la misma. La técnica es elvehículo natural de instrumentación de los descubrimientos de la ciencia.La técnica realimenta a la ciencia al determinar la necesidad de mayor investigación yprofundización de ciertas áreas.

El arte por su parte, se realiza en forma individual, subjetiva y vivencial. Es el desarrolloque el objeto puede motivar en el ser humano.

La administración podría ser concebida como una ciencia que estudia a las empresas ylas organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evolución,crecimiento y conducta. Esta actividad se desarrolla en las instituciones educativas.Si la técnica actuara sin el conocimiento de lo que está sucediendo, se estaría ante unensayo empírico, actuando en forma no científica.

La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca delcomportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de conducción delas mismas.

La administración es considerada por algunas ramas del pensamiento como una ciencia

fáctica, que tiene un objeto real (las organizaciones).




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La técnica de la administración implica aceptar la existencia de unos medios específicosutilizables en la búsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de las organizaciones para

operar y transformar la realidad de las mismas. Incluye principios, normas yprocedimientos para la conducción racional de las organizaciones.

La administración ha sido una necesidad natural, obvia y latente de todo tipo deorganización humana. Desde siempre, cada tipo de organización ha requerido de controlde actividades (producción, administrativas, contables, financieras, de marketing, etc.) yde toma de decisiones acertadas para alcanzar sus objetivos - cualquiera que sean estos-de manera eficiente, es por esto que han creado estrategias y métodos que lo permitan.

El autor, Reyes Ponce 1 enumera la importancia de la administración como:

La administración se da donde quiera que existe una organización social, aunquelógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.

El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buenaadministración y sólo a través de ésta, con los elementos materiales, humanos, etc.con que ese organismo cuenta.

Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible yobviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podríanactuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica.

Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad decompetir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener unamejor coordinación de sus elementos: maquinaria, procesos, calificación de mano deobra, etc.

La elevación de la productividad, que es la preocupación de mayor importanciaactualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuadaadministración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económico-sociales eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.

Podemos concluir entonces que la importancia de la administración, está dada por:

La administración que se aplica a todo tipo de organización

El éxito de una organización depende directa e inmediatamente de su buenaadministración.

Una adecuada administración eleva la productividad

La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.

En las organizaciones grandes la administración es indiscutible y esencial.




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En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, esaplicando la administración.

Después de haber estudiado sus particularidades, resulta innegable la trascendencia quetiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunosde los argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina:

Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestraque ésta es imprescindible para el adecuando funcionamiento decualquier organismo social.

Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios,métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. Esdecir que permite definir el patrón sinergético de las organizacionesllegando a describirlo de forma tal que se puedan realizar manuales deprocedimientos (tema que profundizará en otras asignaturas).

Productividad y eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquierempresa están en relación directa con la aplicación de una buenaadministración.

Bien común: A través de los principios de administración se contribuye albienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para

optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relacioneshumanas y generar empleos.

La administración como ciencia se ha ido construyendo a través del tiempo. Su verdaderodesarrollo aplicado a las empresas (considerada como la unidad de organizacióndedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fineslucrativos) que comenzó luego de la Revolución Industrial. Este fenómeno ocurre en lasegunda mitad del siglo XVIII, en Inglaterra, se detecta una transformación profunda enlos sistemas de trabajo y de la estructura de la sociedad. Es el resultado de uncrecimiento y de unos cambios que se habían producido durante los últimos cien años; nofue una revolución repentina, sino lenta e imparable.

Se pasa del viejo mundo rural al de las ciudades, del trabajo manual al de la máquina. Loscampesinos abandonan los campos y se trasladan a las ciudades; surge una nueva clasede profesionales. Recién a comienzos del siglo XX, se comienza a construir elpensamiento administrativo que sigue recibiendo aportes hasta nuestros días. Fue en el1900, aproximadamente, cuando dos ingenieros desarrollaron los primeros trabajospioneros respecto a la administración. Uno era americano, Frederick Winlow Taylor ydesarrolló la llamada escuela de administración científica, preocupada por aumentar laeficiencia de la industria a través, inicialmente, de la racionalización del trabajo operario.El otro era europeo, Henri Fayol, quien desarrolló la llamada teoría clásica preocupadapor aumentar la eficiencia de su empresa a través de su organización y de la aplicación

de principios generales de la administración con bases científicas. A pesar de que ellos nose hayan comunicado entre sí y hayan partido de puntos de vista diferentes y aun




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opuestos, lo cierto es que sus ideas constituyen las bases del llamado enfoque clásicotradicional de la administración, cuyos postulados dominaron el panorama administrativo

de las organizaciones.

Para Taylor, la gerencia adquirió nuevas atribuciones y responsabilidades descritas porlos cuatro principios siguientes:

1. Principio de planeamiento: sustituir en el trabajo el criterio individual del operario,la improvisación y la actuación empírico-práctica por los métodos basados enprocedimientos científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante laplaneación del método.

2. Principio de la preparación/planeación: seleccionar científicamente a lostrabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producirmás y mejor, de acuerdo con el método planeado.

3. Principio de la ejecución: distribuir distintamente las atribuciones y lasresponsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.

4. Principio del control: controlar el trabajo para certificar que el mismo esta siendoejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.

Otros principios implícitos de administración científica según Taylor:

o Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientoselementales y cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso,eliminar o reducir los movimientos inútiles y perfeccionar y racionalizar losmovimientos útiles. Dando como resultado el estudio de métodos y tiemposque se utiliza en muchas organizaciones en la actualidad.

o Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser ejecutado.

o Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas quele sean asignadas.

o Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar, osea, entrenarlos adecuadamente.

o Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y materiales a serempleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso.

o Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándolesatribuciones precisas y delimitadas.

o Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y control

del trabajo como en su ejecución.




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o Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivospara cuando fueren alcanzados los estándares establecidos, también como

otros premios e incentivos mayores para cuando los patrones fuerensuperados.

o Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, métodos yprocesos de trabajo a ser utilizados.

o Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los trabajadoresy los consumidores las ventajas que resultan del aumento de la producciónproporcionado por la racionalización.

o Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados,perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.

Henri Fayol hizo grandes aportes a los diferentes niveles administrativos, considerado elpadre de la Teoría Clásica de la Administración la cual nace de la necesidad de encontrarlineamientos para administrar organizaciones complejas, fue el primero en sistematizar elcomportamiento gerencial, establece catorce principios de la administración, dividió lasoperaciones industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron funcionesbásicas de la empresa, las cuales son:

Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de

servicios de la empresa.

Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra, venta e intercambio.

Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia decapitales.

Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación delos bienes de las personas.

Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances,

costos y estadísticas.

Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otrascinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan lasdemás funciones de la empresa, siempre encima de ellas.

Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrarcomo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Las funciones administrativas engloban los elementos de la administración:

Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.




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Organizar: Construir tanto el organismo material como el social de laempresa.

Dirigir: Guiar y orientar al personal.

Coordinar: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzoscolectivos.

Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglasestablecidas y las ordenes dadas.

Estos son los elementos de la administración que constituyen el llamado procesoadministrativo y que son localizables en cualquier trabajo de administración en cualquiernivel o área de actividad de la empresa.

La ciencia de la administración, como toda ciencia, se debe basar en leyes o principios;Fayol adopta la denominación principio, apartándose de cualquier idea de rigidez, porcuanto nada hay de rígido o absoluto en materia administrativa. Tales principios por lotanto, son maleables y se adaptan a cualquier circunstancia, tiempo o lugar.

Principios administrativos de Fayol:

1. División de Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor

eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la modernalínea de montaje.

2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Sibien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempreobtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal(Liderazgo).

3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas yconvenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgoen todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para

recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadascon justicia.

4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben serdirigidas por un solo gerente que use un solo plan.

5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operaciónparticular solamente de una persona.

6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el interésde los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la organización

como un todo.




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7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para losempleados como para los patronos.

8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidadfinal pero también necesitan dar a sus subalternos autoridad suficiente para quepuedan realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar elmejor grado de centralización en cada caso.

9. Jerarquía: La línea de autoridad en una organización representada hoygeneralmente por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden de rangosdesde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.

10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en elmomento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posiciónmás adecuados para él.

11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sussubalternos.

12. Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotación del personal no es convenientepara el eficiente funcionamiento de una organización.

13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus

planes, aún cuando a veces se comentan errores.

14. Espíritu de equipo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización unsentido de unidad. Fayol recomendaba por ejemplo, el empleo de la comunicaciónverbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible.

Todas las empresas actualmente basan su funcionamiento en todos los conceptos dadospor los clásicos de la administración, pero al día de hoy, las empresas comprueban que lacalidad y el servicio son uno de los factores mas importantes para lograr la altaproductividad en la misma; de ahí que se necesite una combinación de las teoríasclásicas y de la teoría moderna administrativa.

Luego de los clásicos surge la escuela de las Relaciones Humanas, en parte, debido aque el enfoque clásico no lograba suficiente eficiencia productiva ni armonía en el centrode trabajo. Esto hizo que aumentara el interés por ayudar a los gerentes a manejar conmás eficacia los recursos humanos de sus organizaciones. Varios teóricos trataron dereforzar la teoría clásica de la organización con elementos de la sociología y la psicología.

La línea de investigación en esta escuela es la de Elton Mayo (1933). Realizó estudios einvestigó la relación entre la cantidad de iluminación en el centro de trabajo y laproductividad de los obreros. Los investigadores llegaron a la conclusión de que losempleados trabajarían con más empeño si la gerencia se preocupaba por su bienestar y

si los supervisores les prestaban atención especial. Este fenómeno se conoció, másadelante, como el efecto de Hawthorne.




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Así pues, Mayo era de la opinión que el concepto del hombre social (movido pornecesidades sociales, deseosas de relaciones gratificantes en el trabajo y más sensibles

a las presiones del grupo de trabajo que al control administrativo) era complementonecesario del viejo concepto del hombre racional, movido por sus necesidadeseconómicas personales.

Al poner de relieve las necesidades sociales, el movimiento de relaciones humanasmejoró la perspectiva clásica que consideraba la productividad casi exclusivamente comoun problema de ingeniería.

Otra teoría es la neoclásica (alrededor de 1950) que surge como reacción a las anterioresdonde se pone énfasis en la práctica de la administración. La teoría neoclásica secaracteriza por poner mayor énfasis en los aspectos prácticos de la administración, por elpragmatismo y por la búsqueda de resultados concretos. Reafirma de forma relativa delos postulados clásicos. Transformándose esta teoría casi en una reacción a la graninfluencia de las ciencias del comportamiento en el campo de la administración.

El enfoque neoclásico utiliza la mayor parte de los conceptos clásicos, estructura de laorganización lineal, funcional y línea - staff, relaciones de línea y asesoría, problema deautoridad y responsabilidad y departamentalización. Da énfasis a los principios generalesde administración. En la administración los principios cumplen un papel equivalente al delas leyes en las ciencias físicas, pues buscan demostrar una relación causa-efecto. Unprincipio es una proporción general aplicable a determinados fenómenos que proporciona

una guía de acción. Los principios no deben tomarse de manera rígida y absoluta sinorelativa y flexible.

Pone acento en los objetivos y en los resultados. Toda organización existente paraalcanzar objetivos y reproducir resultados, la organización debe estar determinada,estructurada y orientada en función de éstos. De allí nace el énfasis en los objetivosorganizacionales y en los resultados que deben alcanzarse, como medio de evaluar eldesempeño de las organizaciones. Los objetivos son valores buscados o resultadosdeseados por la organización.

La teoría neoclásica enfatiza en las funciones del administrador, planeación, organización,

dirección y control. En conjunto, esas funciones administrativas forman el procesoadministrativo.Además surgen diversos aportes de teorías que refuerzan los conceptos clásicos teoríascomo la de las relaciones humanas, la burocracia, la estructuralista, la delcomportamiento, matemática y de los sistemas, entre otras.

Contribuciones recientes al pensamiento administrativo se encuentran las realizadas poradministradores públicos, de empresas y científicos de la conducta cuyas obras másrelevantes serán expresadas en el transcurso de la asignatura. Algunos de los autoresmas destacados son Peter Drucker, quien escribió sobre temas generales deadministración. Los estadounidenses Edwards Deming y Joseph Juran, realizaron aportes

sobre la elevación de la calidad en los productos japoneses. Más recientemente las




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contribuciones de Thomas Peters y Robert Waterman expusieron las características delas empresas de excelencia.

Entonces y en función de lo visto anteriormente para que una organización logreresultados debe existir alguien que coordine las actividades (la relación entre los roles,para nosotros el patrón sinergético) y es el administrador (gerente). Quien ejecuta esterol va a desarrollar habilidades y funciones propias de su puesto de trabajo.

Citas de la Lectura

1 Reyes Ponce, A.: Administración de empresas: Teoría y práctica. Editorial Limusa, 2002

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