Lean: Kort-cyclisch verbeteren Geen dieet maar life-style

IHC de Zorgmakelaar

Chantal Aarts & Lissy Hurkmans

18-6-2015

Programma

• Van individueel naar collectief leren

• Waar gaan we het niet over hebben deze workshop

• Lean de basis voor kort cyclisch verbeteren

• KAIZEN en continu verbeteren

• Proces in kaart: oefening

• Hoe kun je lean in je organisatie borgen

• Enkele modellen en instrumenten

• Wat neemt u mee van deze workshop?

18-6-2015

Leerproces

18-6-2015

Onbekwaam

Onbekwaam

Bekwaam

Bekwaam

ANNA

Onbewust/ Onbekend

Bewust/ Bekend

Bewust/ Bekend

Onbewust/ Onbekend

Wat is Lean six sigma?

• Is een verbetermethode die data inzet om problemen in processen op te sporen, bloot te leggen en te elimineren.

• De basis van lean six sigma: • Stel uw klanten tevreden met snelheid en kwaliteit

• Verbeter uw processen

• Werk samen voor een maximale opbrengst

• Baseer beslissingen op data en feiten

18-6-2015

Wat is lean?

• Bij Lean staat de klant centraal en voegt men waarde toe.

• Lean gaat over continu verbeteren en dús over innovatie.

• Lean denken ís innovatief denken ten gunste van de klant en gaat dus automatisch over de lange termijn.

• Lean is een leerproces en werkt aan cultuurvervanging.

• Lean betekent van origine: ‘hetzelfde doen met de helft minder’.

18-6-2015

Drie voorwaarden voor borging

Leiderschap

Cultuur Proces

18-6-2015

Hoe lossen we problemen op

• Problemen najagen: brandjes blussen of symptoom bestrijding, eenmalig en korte termijn denken, keert terug.

• Projectmatig problemen aanpakken: eenmalige verbeterslag uitgevoerd door experts, betrokkenheid medewerkers beperkt.

• Continu verbeteren: ‘elke dag iets beter’, direct signalen oplossen, het is van de werkvloer.

18-6-2015

5 pijlers van lean denken

1. Waarde: Wie is de klant en Wat wil deze?

2. Proces: waardestroom en de 8 vormen van

verspilling.

3. Flow creëren: de balans in werkdruk en werktijd.

4. Pull: signaal, wanneer moet er iets

gedaan worden in proces.

5. Streven naar : de PDCA cyclus, continu

perfectie verbeteren/leren.

18-6-2015

Kern van LEAN als methode

• Focus: • Klant staat centraal

• Processen in beeld

• Elimineren van verspilling

• Samen met medewerkers

• Kleine stappen

• Procesgedreven: wegnemen van verspilling en niet

waarde toevoegde aspecten

• Gestructureerd: vaste structuur en logische stappen

18-6-2015

Kern van lean-thinking

• De visie moet op alle niveaus gedragen worden

• Leren denken in systemen (Deming: fouten 85% proces/15% medewerker)

• Heb oog voor de kleine facetten

• Onderzoek altijd de achterliggende oorzaak en neem die weg

• Van “brandjes blussen” naar een “structurele aanpak”

• Treed buiten je eigen denkkaders

18-6-2015

Treed buiten je eigen denkkaders

18-6-2015

KAIZEN

• “Grote veranderingen komen tot stand door kleine stapjes te nemen in de richting van je doel.”

• Techniek is eenvoudig: • Stel eenvoudige vragen

• Denk eenvoudige gedachten

• Voer simpele acties uit

• Los kleine problemen op

• Geef jezelf kleine beloningen

• Herken kleine momenten

18-6-2015

Word een lean – coach

• ‘Een reis van duizend kilometer moet met de eerste stap beginnen’- Lau –Tse / Kaizen.

• Betrek elke medewerker (iedereen op elk niveau) bij het verbeterproces.

• Help/stimuleer medewerkers na te denken over wat ze anders kunnen doen, wat overbodig is en van geen belang voor de klant.

• Stem verbeteractiviteiten op elkaar af.

• Vragen zijn gericht op exploratie (knelpunt), verder verkennen (oorzaken), interpreteren (betekenis voor proces) en concretiseren van verbeteringen.

18-6-2015

Waardestroom in kaart brengen

Stapsgewijs: Stroomschema :

Preoperatief proces Preoperatief proces

• Verwijzing huisarts

• Inplannen poli afspraak

• Screening

• Anamnese

• Onderzoek

• Behandelplan

• Anesthesiologisch onderzoek

• Planning operatie

Verwijzing huisarts

Inplannen poli afspraak

Screening

18-6-2015

8 vormen van verspilling

• T : Transport; materiaal, informatie, dossiers, briefjes

• I : Inventaris; voorraad, beschadigingen, te hoog hangende monitoren, onvoldoende naaldenbekers

• M : Motie; bewegen, lopen, onnodig zoeken, crashkars op de looproute

• W : Wachten; op spullen, antwoord, goedkeuring

• O : Overproductie; meer doen dan (uit)gevraagd, (dubbele)registratie

• O : Over processing; dubbele handelingen, dubbele medicatiecheck, slechte communicatie, geen duidelijk aanspreekpunt

• D : Defecten; correcties, fouten herstellen

• S : Skills; vaardigheden, talenten

18-6-2015

5 S-Model

• Sorteren :noodzakelijk vs overbodig

• Schikken :inrichting werkplek voor iedereen herkenbaar

• Schoonmaken :(correctief) reinigen muren, kasten, opbergsystemen en (preventief) voorkomen verontreiniging

• Standaardiseren :geeft duurzaamheid aan eerste 3 pijlers (visuals)

• Systematiseren :iedereen kent het wie, wat, waarom en hoe van de werkplek (controlelijsten, doelstellingen)

+ S van Safety/Security :veiligheid en bevrediging

& Satisfaction

18-6-2015

Vijf instrumenten om te sturen op verbetering

1. De waardestroom analyse: breng de werkprocessen in kaart in een multidisciplinair team bijvoorbeeld met behulp van de Brown-paper

2. De kritische prestatie indicatoren: Hoe vaak is/wordt…? Meet regelmatig en bespreek de resultaten, maakt knelpunten zichtbaar.

3. De stand-ups: dagelijkse staande sessie van 15 minuten met behulp van verbeterbord. Hoe was je dag? Waar lagen knelpunten en hoe deze aan te pakken.

4. Het verbeterteam: Groepje wat gedurende bepaalde periode werkt aan verbeteringen die te groot zijn voor 1 persoon.

5. De standaarden: Na in kaart brengen proces en verbeteringen aangebracht te hebben, proces standaardiseren.

18-6-2015

Borging op de werkvloer

• Laat instrumenten op de werkvloer tot leven komen.

• Rust Reinheid Regelmaat: structuur en orde op de werkvloer met behulp van het 5 S-model

• Visueel management: het zichtbaar maken van dat wat er nu toe doet voor een team. bijvoorbeeld: werkvoorraden, team prestatie indicatoren en verbeterinitiatieven

• Dagstarts/weekstarts: van elkaar leren, zelfstandig knelpunten herkennen en elkaar aanspreken op verantwoordelijkheid

• Standaardisatie.

18-6-2015

Werken met verbeterbord

18-6-2015

Brown paper

18-6-2015

Weekstart met visuals

18-6-2015

Werkvoorraad medicatie

18-6-2015