1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 1/10

Getting Started Newsletters Store   

Products Services & Support About SCN Downloads

Industries Training & Education Partnership Developer Center

Lines of Business University Alliances Events & Webinars Innovation

Log On Join UsHi, Guest Search the Community

Activity Communications Actions

Browse

0 Tweet

created by ' MoazzaM ' on Mar 20, 2014 12:55 PM, last modified by ' MoazzaM ' on Feb 26, 2015 6:09 AM

Hi From sales point of view there are different processes that how you are managing your freight. If you are deliveringsome physical goods by using some vehicle and paying its transportation cost to vednor then you can have variousoptions or requirements that how this freight should be calculated and posted. It depends on management decision andtheir requirement that how do they want you to configure this in system. I am listing down some scenarios and in thisdocument I am going to explain most simplest one and after this I'll move on to others in next documents. 1.  Freight is being paid to vendor/transporter and you don't have transportation module implemented. You also create

accrual/clearing entry for this.

2.  Freight is being paid to vendor and you have transportation module implemented. You calculate freightautomatically and post it to FI. Company pays this freight and bears the expense.

3.  Freight is being paid to vendor and you have transportation module implemented. You calculate freightautomatically and post it to FI. Comapny doens't pay this freight but charges to customers.

4.  Company has it's own transportation vehicles and it doesn't pay freight to any vendor but calculates and chargesthis separately to customer.

5.  Company pays freight to vendor and charge this freight to material price in plant to plant transfer under samecompany code. This freight is calculated in shipment cost document automatically.

 There could be many other scenarios but by following these and by following the configuration which I am going toexplain in these you would be able to cover up most of the scenarios.In this document I'll be covering point number one only which is how to enter freight in delivery document and copy thisto billing and post in FI with accrual entry. This accrual entry will be debiting freight expense and crediting freight payableliability which will be debited later on when we will pay to vendor. Configuration steps. While explaining these steps I assume that you are familiar with basic configuration steps and prcesses. Create separate pricing procedure in V/08 with only one condition in it i.e. Freight Expense. This freight expense isbasically an accrual condition and you have marked it as accrual in V/06 under control data 2. Condition class A andcalculation type is C. This is manual condition and no need to maintain any access sequence. If you want to make itautomatic then use access sequence and maintain condition record. 

 Assign this pricing procedure to your delivery type. For delivery types we can't determine pricing procedure like we do fororders or billing documents.

Different freight scenarios and copy freightcondition from delivery to billing document.

Share 18Like

Version 4

1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 2/10

 Now maintain E in pricing source for copy control from delivery to billing document in VTFL Tcode. 

Configuration is completed and you can now test your scenario. I am listing down the steps that I did for its testing.  Created sale order with VA01. Created delivery order with VL01N and entered freight charges at header level in delivery document because this freightis for complete delivery document.

1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 3/10

Average User Rating

(21 ratings)

0 Tweet

 Created invoice in VF01 and here you can see that freight charges have been copied from DO to billing document. 

 Posted invoice to FI with VF02 and in accounting document you can view that freight expense is with debit entry andfreight accrual is with credit. 

  This is how we control freight with most simplest and easiest way. I will continue this document by explaining key pointsin other scenarios I have listed above. If you have some other scenario which I have not covered in these 5 listedscenarios then I would appreciate if you share that in comments section and I will try my level best to cover that too inthis document. Positive/negative feedback will help me to improve next documents. 

Continued here. . .  Thank$

8145 Views   Tags: freight_booking

Share 18Like

47 Comments

1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 4/10

Like (1)

Mohsin Abbasi Apr 9, 2014 2:41 PM

Hi Moazzam,Awesome Work dude...........:D  Best RegardsMohsin Abbasi

Like (1)

christin barnbas Apr 9, 2014 3:02 PM

Hi Moazzam very simple and good document, the manufacturing industry very useful this document.... Christin B

Like (2)

venu gopal Apr 10, 2014 6:04 AM

Dear Moazzam sirAlways what ever you have posted in scn Forum it is very very useful to all MembersVery Good Document You have shared and It is very Interested , some days back You remaber i have

asked same question At that time only You have replied very Good  But one small doubt plz let me knowYou have mentioned some settings in V/06 as you saidThat is Frieght condition type right ? HD00 & KF00?Am i corectPlz let me know  

Positive/negative feedback will help me to improve next documents.

I like Your Attitude Even You are One of the top contributer In scn Forum you are asking As A commonMember ( new member )Keep it up sir we have to learn so many thing from You Aport From SDThanks a lot But tell me one Thing we can mainatain Frieght condion Types in the sales order level also insted ofmaintaineing in delivery level Right ?Thanks a lot sir

Like (1)

' MoazzaM ' Apr 10, 2014 7:28 AM (in response to venu gopal)

Hi Venu Thank you nice words. We can use HD00 condition or its copy but I have used a condition with accrual settings. Mypurpose is to create accrual entry at the time of SD invoice and finance guys will pay thisamount to vendors. This is because of two reasons. No 1 is accounting rule i.e. expenseshould be posted in same period and 2nd one is that we can not credit vendor in SD invoiceso we have to make clearing entry and credit vendor after posting SD invoice. Thank$

Like (1)

Shichang Ma Apr 10, 2014 5:43 AM

Nice doc MoazzaM, looking forward to your next scenario. Appreciate your time and sharing

Swaroop Iyer Apr 15, 2014 10:46 AM

Dear MoazzaM, Thanks for the wonderful document. But I need your help, I wanted to actually try this out and so didfollow your steps exactly as you mentioned. But, the freight condition added in delivery is not gettingpicked up in the billing doc. I have attached a few screen shots for your reference, please let me knowthe mistake I have done. In V/06 I created a new condition type (copy of HD00). Maintained the following:Condition Class: ACalculation Type: D (As I would like to calculate the freight on the weight)Condition Category: FreightChecked Header ConditionI checked the Accruals in Control Data 2. I created a new pricing procedure and added only this condition type. Checked manual entry and alsoassigned an Acc Key (HRF). Below is a snapshot. 

1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 5/10

Like (0)

I assigned this pricing procedure to the delivery type as you have mentioned. In copy control I maintained Pricing Source to E for the delivery to billing type I am using.. I then created a SO and the delivery doc. I added the newly created condition type in the deliveryheader saved and did the PGI. When I create the billing doc in VF01 and I checked the header anditem, I don't see the delivery Pricing procedure getting picked up and so the freight condition createdduring delivery not getting populated in the invoice. What could have possibly gone wrong? Request if you could please help. RegardsSwaroop

Like (0)

Swaroop Iyer Apr 15, 2014 11:39 AM

Hey MoazzaM, I have got the error sorted, but I am not sure if I am correct. I am now able to see this freight that isadded in the delivery getting populated in the billing document. I initially had not maintained this new condition type HF00 in the pricing procedure assigned for theSales Order/Billing Doc (based on the Doc PP). I had only created it in the pricing procedure assignedto the delivery type. I maintained the same condition type in that pricing procedure as well. Now, thevalue added in the delivery is getting picked up in the invoice as well as the accounting document. RegardsSwaroop

Like (1)

' MoazzaM ' Apr 15, 2014 12:15 PM (in response to Swaroop Iyer)

Hi You are on the right track. We need to add same condition type in billing document PP aswell. Thank$

Like (1)

Swaroop Iyer Apr 15, 2014 6:04 PM

Hi Moazzam, could you please also explain the account determination for the condition type. Are you assigning anyaccount key and accrual key for this condition type in the PP. I don't see that in the screen shot u haveattached. I presume it should be done in the PP assigned to the SO/Billing doc. Though this conditiontype behaves as a statistical condition the posting still happens to the accounting, if I am not wrong thisis achieved by checking the accruals option in the control data of the condition type. please clarify. RegardsSwaroop

Like (1)

' MoazzaM ' Apr 15, 2014 8:39 PM (in response to Swaroop Iyer)

Hi Yes I have assigned account key and accrual account key for this condition in Billingdocument PP. With this system posts it in FI. No need to maintain any account key in deliveryPP. Thank$

Swaroop Iyer Apr 16, 2014 10:00 AM

Hi MoazzaM, I had another scenario with this freight condition type. My company insists on as minimal manualintervention as possible for pricing. Given the situation, my doubt is: I still get to know about the freight only during the delivery process, but I want the system toautomatically pick it up during delivery and not manual entered. How can I achieve this? I dounderstand that for automatic determination of the value, I need an access sequence and also need to

1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 6/10

Like (0)

create condition records, but doing this, the values gets picked up in the SO itself which I don't want. Please clarify. RegardsSwaroop

Like (3)

' MoazzaM ' Apr 16, 2014 11:00 AM (in response to Swaroop Iyer)

Hi You can have condition table with fields from delivery document. Using these fields maintaincondition record and system will pick that in delivery and copy that in billing. No need to fetchrecord in sale order. You can use route, shipping type or any other fields as per yourrequirement. Thank$

Like (0)

Swaroop Iyer Apr 16, 2014 11:03 AM (in response to ' MoazzaM ')

Sounds good, Let me try that and will give you a feedback on if it worked. RegardsSwaroop

Like (2)

Swaroop Iyer Apr 16, 2014 1:18 PM (in response to ' MoazzaM ')

Thanks MoazzaM, it worked. I tried with Route, Shipping Condition fields and thevalue was only getting picked in delivery. RegardsSwaroop

Like (0)

Hussain Poonawalla May 11, 2014 6:54 AM

Hi MoazzaM, As usual a great article... thanks for it. I have one doubt, when we create a liability for freight(transportation) vendor   then how can the accounting hit for that particular vendor (if we are payinghim)? will we be doing it by creating transporter as vendor in partner functions? Thanks,Hussain

Like (1)

' MoazzaM ' May 12, 2014 8:01 AM (in response to Hussain Poonawalla)

Hi Hussain In this document I have explained how to enter freight in delivery document and copy that inbilling and then post in FI as accrual. This will create a payable liability which finance APdepartment would pay later. There will be vendor master record for transporter and they willpay freight charges against vendor invoice through MIRO. This payment and SD billing willnot have any link.  Thank$

Like (1)

BOJJA SIVASANKAR REDDY May 12, 2014 8:33 AM (in response to ' MoazzaM ')

hi nazeemnice document , but one main setting  is missing at pricing procedureat V/08Transactionspecific pricing procedure,Pricing procedure transactionspecific indicatoractivate check mark this other wise system not transfer shipping cost  to billing

' MoazzaM ' May 12, 2014 9:33 AM (in response to BOJJA SIVASANKAR REDDY)

Hi  BOJJA SIVASANKAR REDDY Thank you for your feedback. I have never heard the name you called me

with   and I think if someone has this name that could be some female 

 The indicator you are talking about works for shipment document. Whenwe copy shipment cost from shipment cost document to billing documentat that time this indicator needs to be considered and marked. I amcopying condition value from delivery document to billing and in thiscopying value this indicator has nothing to do. This is my opinion. Couldyou please check and see how your system reacts? Thank$

1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 7/10

Like (4)

Like (0)

BOJJA SIVASANKAR REDDY May 12, 2014 9:41 AM (in response to 'MoazzaM ')

your name type wrong  delivery to billing shipment cost copy on that time v/08 settingsnot required. its only required in shipment cost to billing level only

Like (0)

' MoazzaM ' May 12, 2014 10:44 AM (in response to BOJJASIVASANKAR REDDY)

Exactly! Thats what I am saying. Thank you for showing

interest  Thank$

Like (0)

Hussain Poonawalla May 12, 2014 1:46 PM (in response to ' MoazzaM ')

Hi MoazzaM, Ok, got it! so the transporter will be like any other vendor to the company. I wouldlike to know your opinion on having the transporter defined as a vendor in partnerfunction. thanks & regards,Hussain

Like (1)

' MoazzaM ' May 12, 2014 2:07 PM (in response to Hussain Poonawalla)

Hi Hussain Still if you assign vendor as a prtner function in customer master data youhave to post vendor invoice through MIRO and there will be no link in SDand MM document flow. You can only use some text field to build somelink in SD and MM documents. Thank$

Like (1)

Hussain Poonawalla May 12, 2014 2:57 PM (in response to ' MoazzaM ')

Thanks for your views & clearing my doubt.

Like (0)

Pavan Kolla May 29, 2014 6:12 AM

Hi MoazzaM, Very nice document with good explanation.Thanks for sharing such a good document by investing yourvaluable time.Where can i check the remaining documents created by you.Is there any link to check??. Thanks, Pavan.

Like (0)

' MoazzaM ' May 29, 2014 11:54 AM (in response to Pavan Kolla)

Hi Pavan Thank you for nice words. You can go to my profile and click on Content tab. There you cansee all documents/blogs I have shared on SCN. Thank$

Like (1)

C B Reddy May 29, 2014 8:01 AM

Dear Moazzam, Thank you for sharing a good document for us . Regards,C.B Reddy.

Venugopal V K May 29, 2014 2:20 PM

Thanks for sharing this content Moazzam  Really useful !!! Regards

1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 8/10

Like (1)

Like (1)

Meghna Jain Jun 8, 2014 7:59 PM

Thanks for Sharing...Waiting for other scenarios...!! Great work Sir !

Like (0)

' MoazzaM ' Jun 9, 2014 11:35 AM (in response to Meghna Jain)

Thank you Jain. I am working on other scenario and will post those soon. Thank$

Like (1)

Nishant Nayak Jun 9, 2014 2:18 PM

Awesome Document  ' MoazzaM '..  Bookmarked for Future Reference. 

Like (0)

' MoazzaM ' Jun 10, 2014 5:26 PM (in response to Nishant Nayak)

Thank you Nishant. I feel good when my content is bookmarked and rated. Thank$

Like (1)

Jose Antonio Martinez Jun 10, 2014 5:31 PM

Dear MoazzaM: Thanks for share this documents, and waiting the other scenaries  RegardsAntonio Martinez

Like (2)

Anwer Suleman Jun 19, 2014 6:56 PM

Very Nice Moazzam Sir, Hope To see more

Like (1)

jagadeesh kumar Jun 22, 2014 7:09 AM

nice one sir ji

Like (1)

Nouman M Aug 25, 2014 10:03 AM

very nice Moazzam.

Like (1)

' MoazzaM ' Aug 28, 2014 11:38 AM

Thank you Nouman, Jagadeesh, Anwer and  Jose Antonio Martinez hope you have seen its 2nd partas well.   Thank$

Like (1)

Jose Antonio Martinez Aug 28, 2014 3:16 PM (in response to ' MoazzaM ')

Thanks  ' MoazzaM ' I did not have seen the last document (even you publish it some days ago). Regards Jose Antonio

Like (1)

' MoazzaM ' Aug 28, 2014 10:46 PM (in response to Jose Antonio Martinez)

It is published and you can see it. I have added the link in this document as well. Thank$

Aita liu Oct 11, 2014 11:03 AM

Hi Moazzam,

1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 9/10

Like (1)

Thank you for this document,that's very helpful for me~~  

Like (0)

' MoazzaM ' Oct 27, 2014 10:24 AM (in response to Aita liu)

Hi Yes it is useful for me as well   Thank you for your remarks. Thakn$

Like (0)

Ganapathi Raman P Sep 18, 2015 6:09 AM

Hi Moazzam, Thanks a lot for this document !!! Understood the different method of freight calculation delivery to billing. But in our businessrequirement, freight has to be calculated after the billing (or) invoice. Is this possible..

Please help me out !!!

Thanks in advance   

Like (0)

' MoazzaM ' Sep 18, 2015 7:56 AM (in response to Ganapathi Raman P)

Yes it is possible. But in this case you won't be able to post freight in customer's invoice. Thank$

Like (0)

Ganapathi Raman P Sep 18, 2015 8:46 AM (in response to ' MoazzaM ')

Thanks for the reply.. Please explain the procedure.. Is possible to get this freight details in separate report... Please help me out !!!

Thanks

Like (0)

' MoazzaM ' Sep 18, 2015 11:18 AM (in response to Ganapathi Raman P)

Have you opened this requirement as a thread? You need to do this fordiscussing this in detail. Thank$

Like (0)

Ganapathi Raman P Sep 21, 2015 6:52 AM (in response to ' MoazzaM ')

Hi Moazzam, Thanks for the reply... Now, I understood. It's possible with creation of shipmentdocument and shipment cost document. Also, our business requirement has, freight details could not beposted in to the customer's invoice and will get from separatereport If any other method is available (except creation of shipmentdocument and shipment cost document)  please let us know. Thanks in advance..

Like (0)

' MoazzaM ' Sep 21, 2015 9:50 AM (in response to GanapathiRaman P)

Hi Please discuss this on your thread not in commentssection here. Thank$

Ganapathi Raman P Sep 21, 2015 10:15 AM (inresponse to ' MoazzaM ')

1/25/2016 Different freight scenarios and copy freight co... | SCN

http://scn.sap.com/docs/DOC-53448 10/10

Follow SCNSite Index Contact Us SAP Help PortalPrivacy Terms of Use Legal Disclosure Copyright

Like (0)

okay...