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Mlle Dorne Gabrielle
Management des Systèmes d’information
« L’e-GRH dans les entreprises multi-sites:
bénéfices et contraintes d’une
dématérialisation »
Sous la direction de : Pr Serge Baile
Remis le 10 décembre 2012.
Mlle Dorne Gabrielle Master 2 MAE
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« L’e-GRH dans les entreprises multi-sites: bénéfices et contraintes d’une
dématérialisation »
Nous sommes à l’ère de la
dématérialisation, de l’informatisation
croissante et la gestion des Ressources
Humaines n’y échappent pas. C’est
l’émergence de l’e-GRH. Nous nous
intéresserons aux entreprises multi-sites. Si
nous pensons l’e-GRH comme nécessaire
dans ces structures spatialement éclatée, c’est
sans mettre en avant les éléments tangibles
argumentant cette nécessité.
Le but de cette réflexion est d’étudier les
bénéfices et contraintes d’une e-GRH dans
les entreprises multi-sites et ainsi mettre en
avant les risques des systèmes d’information
utilisés : une réponse aux défis actuels, qui
sont organisationnels, économiques et
sociaux mais des risques sécuritaires,
pratiques et juridiques.
Ainsi, nous pourrons penser l’e-GRH
autrement que par un système dichotomique
(contraintes/bénéfices) et mettre en avant un
processus de décision pour envisager la mise
en place d’une e-GRH dans les entreprises
multi-sites.
Système d’Information, performance globale,
e-GRH, entreprise multi-sites, nouvelles
technologies de l’information, risques des
systèmes d’information.
We are in the era of dematerialization, the
increasing computerization and human
resources management are no exception. It is
the emergence of e-HRM. We are going to
look at multi-site companies. If we think e-
HRM as required in these structures spatially
fragmented, it is without highlight tangible
arguing to prove that necessity.
The purpose of this analysis is to evaluate
the benefits and constraints of e-HRM in
multi-site companies and thus highlight the
risks of information systems: a response to
current challenges, which are organizational,
economic and social, security, legal and
practical risks.
Thus, we can think of e-HRM other than a
dichotomous system (constraints / benefits)
and put forward a decision process to
consider the establishment of an e-HRM in
multi-site companies.
Information System, Overall performance, e-
HRM, multi-site company, Information and
Communication Technologies, Information
system Risks.
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Sommaire
Introduction : « e-GRH : définition d’une dématérialisation. » .............................................................. 4
1. Une réponse aux défis organisationnels, économiques et sociaux. ................................................. 6
1.1. Appréhender une multiplicité de tâches. ................................................................................. 6
1.2. Fluidifier les flux, renforcer le lien avec les collaborateurs. ................................................... 7
2. Des risques à anticiper. ................................................................................................................. 11
2.1. La protection des données : « bug et sécurité »..................................................................... 11
2.2. Gestion du double support. ................................................................................................... 13
Conclusion : « De la balance des bénéfices et contraintes à celle des bonnes pratiques et dérives » ... 17
Bibliographie ........................................................................................................................................ 20
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Introduction : « e-GRH : définition d’une dématérialisation. »
« Savoir pour prévoir afin de pouvoir. » disait Auguste Comte. Tel est le challenge des
organisations, et le défi nécessaire aux entreprises multi-sites. Si « le management est l’art de
prendre des décisions à partir d’informations insuffisantes » (Rowan, Roy), il convient alors
de définir et mettre en place un système d’information pertinent pour la structure. Qu’en est-il
pour la Gestion des Ressources humaines dans les entreprises multi-sites ? Les RH, gérant le
capital humain, se voient attribuer une double fonction :
- Une fonction de support, secondaire
- Une fonction business qui créé de la richesse.
Ainsi, la GRH n’est plus seulement administratif, de part l’émergence de travailleurs plus
qualifiés, de la formation, de la médecine du travail ou encore une législation sociale enrichit.
La GRH participe ainsi à la performance globale de l’entreprise puisqu’elle assure «
l'ensemble des activités d'acquisition, de développement et de rétention des ressources
humaines. Ainsi, la GRH a pour but de fournir aux organisations de travail une main d'œuvre
productive, stable et satisfaite. Ainsi, elle permet à l'entreprise de réaliser le niveau et la
qualité de production souhaités.
Cependant, la GRH n'a de réel effet sur la performance de l'organisation que dans la mesure
où elle parvient à constituer un regroupement cohérent de pratiques capables de s'harmoniser
avec les principales caractéristiques de l'organisation. Ainsi, capter et traiter les informations
est nécessaire à la fonction des Ressources Humaines et ce, d’autant plus dans une entreprise
multi-sites où les informations et procédures sont en quasi-totalité dématérialisés. On parle
alors d’e-GRH.
Figure 1 : Flux d’informations dans une entreprise multi-sites
Flux d’informations entrants Flux d’informations internes à la société
Flux d’informations sortants mère
Société
mère
Site B
Site C Site D
Site A
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L’espace est ainsi comblé par des flux d’informations en provenance des sites divers, vers la
société mère. Précisons que nous partirons de l’organisation typique de ce genre de structure,
où le service de RH se situe en société mère. Les flux entrants proviennent des travailleurs,
clients, acteurs externes à la société mère. Le service RH stocke l’information, support de ces
procédures et redistribue le fruit de ces procédures finales aux acteurs externes. A cela,
s’ajoute les flux internes à la société mère.
Le fait de regrouper des pratiques de GRH en un système cohérent remonte aux années
1960 et plus précisément aux travaux de Woodward (1965) et de Burns et Stalker (1961). En
effet, ils ont montré l'importance, pour une organisation, de l'alignement de la technologie ou
de la structure organisationnelle sur des éléments de la GRH. Lawrence et Lorsch (1967) ont,
eux, affirmé qu’il faut créer une certaine forme d'arrimage interne entre la structure
organisationnelle, les tâches, les processus administratifs et les individus. Une
dématérialisation de l’information dans une organisation éclatée spatialement agit donc en
théorie sur la gestion des Ressources Humaines, puisqu’il faut, pour créer de la valeur, avoir
accès aux informations et les diffuser. Nous sommes entrés dans l’ère de l’e-grh. L’e-GRH est
vu comme nécessaire dans les entreprises multi-sites, comme en témoigne le groupe Denjean
qui explique que son « contexte multisite et multiactivité a conduit le Groupe Denjean à
considérer la modernisation de son système d’information RH »1. Pour autant, encore faut-il
présenter les éléments de décisions tangibles au manager et non un simple présupposé.
Dans quelle mesure l’e-GRH est-elle nécessaire dans les entreprises multi-sites ? Quels en
sont les risques ?
En étudiant les bénéfices et contraintes de cette dématérialisation des procédures RH, nous
pourrons y répondre et exposer la démarche que nécessite une telle émergence. Tout d’abord,
l’e-GRH est une réponse aux défis actuels, qui sont organisationnels, économiques et sociaux.
Enfin, il s’agira de ne pas omettre les risques que sous-tend cette évolution, à la fois
sécuritaires, pratiques et juridiques.
1 Groupe Denjean, Moderniser le système d’information RH dans un contexte multisite et multi-activité, http://www.horoquartz.fr/media/pdf/Temoignages/temoignage%2 0DENJEAN%202.pdf, (20 novembre 2012).
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1. Une réponse aux défis organisationnels, économiques et sociaux.
Si effacer la séparation géographique est une réponse à la question de savoir pourquoi l’e-
GRH est nécessaire dans une entreprise multi-site, elle n’est que partielle et globale. Il faut
ainsi exposer les trois facteurs, qui sont organisationnels, économiques et sociaux, influant sur
les missions RH et les contraignant à dématérialiser les procédures et processus.
1.1. Appréhender une multiplicité de tâches.
L’e-GRH permet de fluidifier les tâches ou missions RH, en ce sens où elle les standardise
et accélère donc la décision, la diffusion et donc l’application. Aussi, l’accélération du
processus décisionnel et de sa diffusion relève du défi organisationnel ; tandis que son
application est en lien avec le défi économique. La plupart des tâches qui incombent aux
Ressources Humaines sont répétitives et administratives, même dans les entreprises multi-
sites. La multiplicité des structures ne sous-tend pas des tâches différentes des organisations
autres, seulement une manière différente de faire transiter l’information. L’e-GRH désigne
alors l’informatisation d’une partie importante de ces missions. Elles se divisent en quatre
thèmes principaux: le recrutement, l’administration, la GPEC et la gestion de la vie au travail.
Le recrutement est aujourd’hui un enjeu majeur car un emploi appelle parfois des centaines
de candidature et les entreprises doivent trouver les meilleurs profils. Cela va du sourcing
(rédaction, diffusion des annonces), à la recherche des candidats potentiels (action de chasse),
au recueil des CV et tri. Le processus de recrutement s’est complexifié, en témoigne la
longueur du processus et la multiplication des étapes du processus. De plus, les agences de
recrutement sont de plus en plus nombreuses de part cette complexification. Si l’entreprise
multi-site ne fait pas appelle à l’une de ces agences, elle a au moins un assistant RH (le plus
souvent) dédié à la phase d’avant-entretien, physique s’entend. Les entreprises multi-sites,
tout comme les organisations autres, recourent à des sites d’emploi tel que Cadreemploi,
Indeed, ou autres. La situation diffère selon que l’entreprise multi-site centralise ses activités
RH au siège, la société mère, ou non. L’informatisation du recrutement devient nécessaire
lorsqu’il est centralisé puisqu’il s’effectue à distance s’il concerne un site A.
Ensuite, lorsque nous parlons d’administration des Ressources Humaines, nous envisageons
ce qui concerne la gestion administrative de la vie du salarié. Il s’agit par exemple des
déclarations fiscales, le bulletin de paie, les congés… Ces activités ont été informatisées pour
réduire les erreurs et délais. L’e-GRH semble conseillé dans les entreprises multi-sites
puisqu’il faut vérifier, gérer et éditer à distance les informations administratives. Avec l’e-
GRH, les bases de connaissance émergent et améliorent la productivité administrative. Elles
s’enrichissent des savoirs d’intervenants extérieurs aux salariés et permet au salarié d’avoir
accès librement à ces connaissances administratives. En fructifiant le capital savoir,
intellectuel de l’entreprise, cela améliore sa performance, sa compétitivité.
Le troisième thème correspond à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
et de la formation, dit GPEC. Afin de pouvoir suivre correctement les compétences
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disponibles dans l’entreprise, il convient d’informatiser le processus. Si l’entretien annuel
reste en grande partie physique, il peut être fait de manière informatique, comme le nécessite
la distance des entreprises multi-sites, si le manager sur place n’en est pas chargé. Malgré
tout, il est logique que le traitement des informations de ces entretiens soit informatisé afin de
prendre en compte toutes les informations, compétences et aspirations de tous les salariés.
Enfin, la mise en place d’un plan de formation découle directement de toutes ces informations
récoltées et stockées. L’application, après étude des données, peut même aller jusqu’au e-
learning, que nous exposerons après.
Enfin, nous avons exposés le quatrième thème qu’est la gestion de la vie au travail. Il s’agit
de répondre aux attentes des salariés en ce qui concerne leurs conditions de travail. Le
dialogue social nécessite une réelle communication, donc une informatisation afin d’avoir une
vision globale de toutes les informations qui concernent ce domaine, qui émanent des salariés.
La performance n’étant plus simplement économique, chiffrée, il convient de prendre en
compte els aspirations des salariés afin d’améliorer leur motivation et de préserver une
stabilité. La difficulté dans les entreprises multi-site réside dans la difficulté de créer une
culture d’entreprise et de créer une communication efficiente.
Ainsi, les enjeux ne sont pas seulement économiques et organisationnels, mais aussi
sociaux. En effet, « l’e-GRH prend appui sur les technologies de l’information et de la
communication pour adapter les pratiques RH à de nouveaux besoins et/ou à des besoins qui
s’expriment aujourd’hui différemment »2.
1.2. Fluidifier les flux, renforcer le lien avec les collaborateurs.
Quels sont donc les réponses apportées à ces problématiques, ces missions ? Les
technologies de l’organisation RH se sont multipliées depuis vingt ans et chacun des quatre
thèmes évoqués précédemment y ont trouvés une réponse adaptés, comme nous pouvons le
voir sur ce schéma :
Figure 2 : Enjeux et informatisation de la fonction RH
Recrutement Administration GPEC Vie au travail
Enjeux - Réduction des
délais
- Gestion efficace
- Gestion efficace
- Réduction des
erreurs
- Réduction des coûts
- Meilleur suivi
- Meilleure
communication
- Amélioration et
suivi du climat social
Technologies
de
l’information
utilisées
- E-recrutement
- Prologiciels
- Sites emplois
- Prologiciels
- Workflow
- Prologiciels
- Intranet
2 Sébastien NAHON, Laurent TASKIN, 2009, e-GRH : enjeux et perspectives : informer, collaborer et impliquer, Liège, Edipro, 142 p., (coll. E-management).
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Nous avons évoqué l’e-recrutement précédemment. Combien d’entre nous envoie encore
leur CV en format papier par la poste ? Très peu, si ce n’est pas. En effet, nous l’avons dit, les
entreprises multi-sites, puisqu’elles doivent recruter à distance, usent de site emploi. De plus,
celles-ci ont directement via leur site internet, les candidatures, via les formulaires qui y sont
présents, remplies par les candidats en recherche d’emploi. Les candidatures sont ainsi
informatisées. En effet, les prologiciels RH permettent une gestion des CV, de les stocker et
de les sélectionner par une recherche. Une base de CV offre la possibilité d’effectuer sa
recherche parmi ceux-ci en sélectionnant des critères obligatoires pour le poste, tels que la
formation, l’expérience…, et ainsi réduire considérablement la masse de candidature à trier.
En réduisant le nombre de candidatures, on réduit la durée du processus de recrutement et
donc améliore la performance de l’entreprise, celle-ci étant plus réactive dans l’embauche. Le
danger du poste inoccupé manquant peut ainsi être écarté.
En ce qui concerne l’administration, l’édition du bulletin de paie constitue la première
informatisation de la gestion des Ressources Humaines. Gérer la paie de salariés exerçant leur
activité à distance nécessite cette informatisation puisque les informations relatives au temps
de travail, aux éventuels déplacements ou primes sont ainsi stockées dans un logiciel de
gestion où le salarié voit tous ces éléments personnels mis en commun. Le travail s’en trouve
facilité et plus précis. Nous pouvons citer diverses applications telles que Ciel ou Sage, pour
les plus connus. Ces logiciels produisent ainsi la fiche de paie et sont parfois éventuellement
liés aux interfaces comptables, facilitant ainsi les missions d’un autre service. Enfin, il
convient de citer les Workflow qui permettent au salarié de transmettre lui-même
automatiquement des documents à un supérieur hiérarchique, pour, par exemple, transmettre
ses demandes de congés.
Les PGI RH agissent aussi dans le domaine de la GPEC. Nous pouvons citer à titre
d’exemple People Soft, sous la forme de référentiels métiers décomposés en activités et
compétences. La GRH nécessite en matière de GPEC une méthode de classification et
dévaluation des métiers, notamment avec la méthode Hay. Or, les critères peuvent être saisies
et gérés par applications informatiques. Outre ceci les PGI RH sont utilisés pour les entretiens
annuels évoqués auparavant. Sont alors retranscrit l’historique des entretiens et leurs objectifs
assignés et les formations. Voici par exemple un plan de mise en place et suivi proposé par
une entreprise, SIRHIS Conseil France, qui propose des Méthode & logiciels d’aide à la
décision en Ressources humaines et des Systèmes d'évaluation et de management par les
compétences :
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Figure 3 : Plan de mise en place d’un outil informatique de gestion pour la
GPEC, entreprise SIRHIS.
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Le bénéfice en est considérable, puisque toutes les données nécessaires à son application sont
analysées afin de mettre en place le PGI RH. Nous ne pouvons évoquer la formation sans
étudier le e-learning, avec de supports électroniques, en ligne. Le non-présentiel supposé est
très avantageux pour des entreprises multi-sites, le suivi à distance étant facilité. Des plus si la
formation à distance est plus coûteuse au départ avec l’investissement informatique initial, il
devient au-delà d’un certain seuil moins coûteux qu’une formation en présentiel.
Enfin, la gestion de la vie au travail se caractérise par une communication de plus en plus
informatisés. Nous pouvons disséquer ce thème en deux sections : la communication et les
enquêtes de climat social. La communication se fait via un intranet ou encore mail. Envisager
une communication strictement physique est logiquement impensable entre les différents sites
et la société mère. Les possibilités offertes par l'Intranet RH sont nombreuses, en termes de
communication interne et d'implication des salariés. Jusque dans les années 80, la
communication interne n’était faîte que d’informations administratives basiques. Dans les
années 90, la communication interne commence à être perçue comme pouvant jouer un rôle
stratégique, en permettant de développer chez les salariés un sentiment d’appartenance, à
donner un sens à leur travail. Nous percevons donc bien l’enjeu pour des entreprises multi-
3 http://www.sirhis.com/
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site : combler l’espace géographique par un système d’information efficace pour impliquer le
salarié dans son travail. Outre le livret d’accueil, panneau d’affichage ou encore le journal
interne, l’Intranet RH s’est donc imposé depuis quelques années comme l’outil le mieux
adapté à cette préoccupation. Malgré tout, nombre d’entreprises n’utilisent qu’une partie de
ces fonctionnalités et n’exploite pas entièrement sa capacité fédératrice. La deuxième section
correspond au climat social. Il faut certes créer un sentiment d’appartenance mais encore faut-
il veiller à la continuité de ce sentiment, avoir un retour. Celles-ci sont réalisées via l’Intranet
RH le plus souvent même si le questionnaire papier reste utilisé parfois. L’enjeu en est
primordial pour les entreprises puisqu’il s’agit de « prendre la température » de sites éloignés
et de ne pas perdre le lien entre les différents sites entre eux et avec la société mère. Il s’agit à
terme d’améliorer les conditions de travail. Nous l’avons évoqué avec l’e-recrutement, le
marché de l’emploi est très concurrentiel, même pour les entreprises, et il faut donc fidéliser
les employés. Dans un même temps, le recrutement, et son coût, ne s’en trouvera que plus
alléger. Enfin, il faut dans une entreprise multi-site fidéliser les salariés en proposant un
climat social bénéfique pour éviter le « rejet de la grande entreprise ».
Les bénéfices sont donc économiques puisqu’ils réduisent le temps de saisie des données et
des missions, standardisent les flux d’informations et les processus. Cette segmentation accrue
des missions de la GRH en lien avec l’émergence de nouvelles technologies participe à la
spécialisation des postes RH : chargé de recrutement, de mission diversité, relations
sociales… Chaque poste se voit ainsi attribuer un ou des Technologies de l’Information
correspondants à ses missions. Les salariés se voient ainsi suivi par un service ou un chargé de
missions dédiées à leurs conditions de travail, à la communication interne, et le lien avec le
collaborateur est renforcé. Ces bénéfices montrent ainsi la nécessité de l’e-GRH dans les
entreprises multi-sites. Les TI offrent des avantages considérables : diminution des erreurs,
accroissement de la rapidité et de l'efficacité, accès plus complet aux informations, entre
autres. Les salariés comme les managers ont une meilleure vision des activités de leur
entreprise, ce qui les aide dans la prise de décisions. Aussi, la participation de l’e-GRH à la
performance est visible, encore faut-il que les coûts d’investissements soient envisageables, ce
qui est plus que probable dans une entreprise multi-sites.
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2. Des risques à anticiper.
En définitive, l’e-GRH peut être définie comme le « mode de fonctionnement globale d’une
entreprise autour de la gestion d’un nombre significatif de processus RH, qui s’appuie sur le
partage de l’information RH et son traitement par un accès direct des salariés, du management
et de la fonction RH et sur la mise en place d’organisation RH nouvelles pour optimiser la
relation de service. »4, car c’est bien l’accès direct des salariés aux savoirs RH qui caractérise
cette émrgence. Cependant, les bénéfices ne peuvent être seuls considérés, des contraintes s’y
opposent et sont à la fois sécuritaires, pratiques et juridiques.
2.1. La protection des données : « bug et sécurité ».
Si la perte de toutes les données est fatale à toute entreprise, cela l’est d’autant plus dans une
entreprise multi-site. En effet, le suivi et l’administration n’est plus assurée. Les sites et la
société mère se retrouvent coupés spatialement par cette perte et sont paralysés. Que peut faire
le site sur place sans information, alors qu’elle doit agir en fonction des directives de la
société mère ? Quelle directive peut donner la société mère aux différents sites lors de cette
perte ? Nous passerons rapidement sur cette contrainte évidente qu’est l’arrêt du flux
d’information dû à un problème de réseau et nous l’expliciterons par un exemple concret et
personnel.
Merci + est une société de service à la personne à domicile proposant garde d’enfants, ménage
et jardinage. Le siège est à Toulouse, qui gère à distance les sites agences :
Figure 4 : Implantation des agences Merci + en France.
5
4 Bernard Merck dir., 2002, Equipes RH, acteurs de la str@tégie : L'e-RH, mode ou révolution ?, Éditions d’Organisation, 456 p., (coll. L'Institut Manpower). 5 http://www.merciplus.fr
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L’organisation repose sur le doublon managers siège, qui agir à distance par téléphone, mail
et agendas électroniques, et les managers agences, qui sont aux contacts des clients et salariés.
Le service RH agit lui-même en corrélation avec ces managers sites puisque qu’il s’agit pour
le service de diffuser les annonces, traiter les candidatures, former le vivier électronique sur
l’intranet, et contacter les candidats pour les envoyer en « session de recrutement », en
précisant cette présélection sur l’intranet, le but étant de ne pas contacter deux fois le même
candidat et d’éliminer ceux déjà contacter et/ ou sans potentiel. Le manager accueille en
agence les candidats envoyés et sélectionne les candidats ayant du potentiel. Des plus, les
managers siège managent ensuite ces nouveaux salariés recrutés et assurent à distance leur
suivi et si besoin transfère les demandes de procédures au service RH via l’intranet en notant
chaque action et besoin sur l’intranet. Ainsi, le service RH, peut entamer les procédures
disciplinaires requises. Si l’un des sites, ou l’un des services siège ne fonctionne plus, c’est
toute la machine qui est stoppé. Or, le réseau a connu une heure seulement un « bug ». Les
actions que chaque service a annotées depuis la veille ont toutes été effacées et ainsi bloqué le
travail de chaque service. La première contrainte à envisager est donc, dans une entreprise
multi-sites, la viabilité du système d’information voire d’envisager une sécurité. La
dépendance économique à son système d’information dans ce genre d’entreprise est forte et
les ressources humaines n’ont que ce système pour mener à biens leurs tâches.
Nous pouvons établir une typologie des causes de non-fonctionnement du système
d’information :
- Erreur humaine dans les commandes, les procédures ou le programme
- Vol d’équipement, de composant
- Un accident, lié à l’environnement soit de l’entreprise (incendie dans l’entreprise) soit
naturel (incendie dans la région).
- Voire un sabotage direct et intentionnel.
Le risques pratique se mue en risque d’image, puisque les clients et candidats n’ont plus en
face d’eux une équipe a même de réagir de part la distance du siège, et risque économique,
puisque les activités sont paralysées.
Outre, le problème de non-fonctionnement, la sécurité des données et la crainte sociale
émanant des salariés qui peut en résulter n’est pas sans importance. Lorsque nous parlons de
sécurité des données, nous entendons deux niveaux : garantir la confidentialité pour l’usager,
le salarié, et pour l’entreprise.
A quels risques sécuritaires sont confrontées les entreprises multi-sites ? Comme toute
entreprise, la protection de ces données est primordiale dans sa compétitivité. « Le système
d'information représente un patrimoine essentiel de l'organisation , qu'il convient de protéger .
La sécurité informatique consiste à garantir que les ressources matérielles ou logicielles d'une
organisation sont uniquement utilisées dans le cadre prévu »6. En tant que patrimoine, il
permet la bonne marche économique de l’entreprise, en régissant les flux d’informations. Il
faut alors maîtriser la non-altération volontaire ou non des données attendues, la
6 JF Pillou, 2006, Tout sur les sytèmes d'information, Paris, Dunod, (Collect° Commentcamarche.net).
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confidentialité, en empêchant les accès non-désirables, la garantie du fonctionnement du
système durant les heures de travail prévu (en lien avec la notion de « bug » développé) et
enfin, une identification garantie et viable des utilisateurs de ce système d’information
l’attribution garantie des actions à la personne auxquelles elles appartiennent et desquelles
elles émanent. Il s’agit ici plus de protection de l’entreprise de l’extérieur (hacker,
espionnage). En cette matière, le marché de la sécurité informatique est très développé :
Symantec, Mc Afee voire Thales Communications & Security … Qu’en est-il de l’e-GRH
dans ces entreprises multi-sites, et donc de la protection des salariés ?
Si la protection des données de l’entreprise est nécessaire, c’est qu’elles sont convoitées par
la concurrence et que leur protection garantit la compétitivité de l’entreprise. La volonté du
chef d’entreprise de surveiller son système d’information est donc légitime, mais ce droit
d’arrête là où la liberté individuelle des salariés commence. Nous avons montré la nécessité
d’avoir accès pour les responsables RH à une quantité d’informations conséquentes des
collaborateurs, voire des futurs collaborateurs, via l’e-recrutement. Les Ressources Humaines
sont en possession de données personnelles des employés, qu’il convient donc de protéger.
Ceci est régit par une loi en particulier : la loi « informatique et libertés » de 1978. En tant que
ces informations permettent l’identification des personnes desquelles elles émanent, elle est
donc nominative. Le service des Ressources Humaines se voit donc dans l’obligation de
donner la possibilité de faire connaître et contester à cette personne, si elles le souhaitent, les
informations relatives à elle-même. Il y a interdiction de collecter des informations relatives :
aux origines raciales, opinions religieuses, philosophiques ou syndicales. La CNIL gère le
traitement des informations des entreprises et l’entreprise multi-sites, « brassant » une
quantité d’information conséquente vie l’e-GRH, doit s’y référer. En effet, il s’agit pour les
employés du service RH d’effectuer une déclaration à la CNIL des données collectées, ou
d’une déclaration simplifiée si cela ne concerne que la paie. Les salariés gardent ainsi le droit
de s’opposer aux informations collectées relatives à sa personne.
Enfin, si le but de l’e-GRH est de rapprocher les différents sites, l’employé peut se sentir
« traqué » et épié via toutes les technologies qu’il utilise. Surveillance des mails, de sa
navigation internet, de ses actions sur l’intranet… tout peut être envisagé. Il s’agit alors pour
l’entreprise multi-sites et le service RH d’informer le collaborateur sur ces droits à la vie
privée et de le rassurer par des actions de communications. L’intranet peut alors être vecteur
de ceci, développant ainsi sa réelle capacité de point rassembleur et névralgique, d’interface
entre service RH et collaborateurs, bien que spatialement divergents.
2.2. Gestion du double support.
La dernière contrainte est d’ordre juridique et pratique, puisqu’il s’agit de la gestion du
double support en lien avec la dématérialisation que suppose l’e-GRH. Evoluer vers l’e-GRH
ne signifie pas le « tout informatique » et le support papier est très souvent utilisé en doublon.
En effet, le « bureau sans papier » ou « zéro papier » n’existe pas ou peu en réalité.
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Si l’activité des Ressources Humaines génère autant de documents, écrits ou numériques,
c’est qu’ils ont finalité de preuve, lors de procès en prud’homme ou contrôle. Les documents
générés affectés par cette dématérialisation sont :
- Documents, externes à l’entreprise à destination du service RH : CV, Lettre de
motivation…
- Ceux internes à l’entreprise à destination du service RH : demande de formation, de
congés ou encore lettre de démission…
- Enfin, ceux produits en interne au service RH : contrats de travail, catalogues de
formations, règlements d’entreprises…
Nous avons déjà explicité ces procédures mais quelles sont les contraintes juridiques ?
Quelles conséquences cela a-t-il sur les Ressources Humaines d’une entreprise multi-sites ?
Puisqu’elle est obligée d’y recourir de part sa morphologie, la contrainte en est-elle plus
forte ?
Il y a une différenciation forte suivant les documents concernés. Ceux-ci sont soit émis à
l’origine en format papier ou sont uniquement sous format numérique.
Figure 5 : Archivage papier et électronique et valeur juridique
Original papier
conservé
Original papier
non conservé
Original papier
non conservé,
copie
authentifiée
Original
électronique
authentifié
Original
électronique
banal
Valeur juridique
envisagée,
dispositions
d’archivage
parallèle
Aucune valeur
juridique
envisagée.
Valeur juridique
envisagée,
dispositions
techniques
prises.
Valeur juridique
envisagée,
dispositions
techniques
prises.
Aucune valeur
juridique
envisagée.
La nécessité d’envisager la dématérialisation ou non, l’archivage ou non, est dépendante du
potentiel de valeur juridique que porte le document ; en fonction d’un conflit futur éventuel et
de la preuve qu’il pourra former.
Mais comment le collaborateur RH doit-il considérer un document ? Comment choisit-il de
l’attribuer à l’une ou l’autre de ces cinq situations ? Une loi régit ce choix, celle du 13 mars
2000. Elle pose « la reconnaissance de la valeur juridique des documents électroniques sous la
condition que puisse être identifiée la personne dont ils émanent et qu’ils soient établis et
conservés dans des conditions de nature à en garantir l’authenticité » et « la possibilité de
dresser des actes authentiques sur support électronique » et enfin que « le papier ne l’emporte
pas sur le numérique » 7
. Ainsi donc l’e-GRH dans les entreprises multi-sites ne se voient pas
7 http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
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entravée dans son application, bien qu’elle doive se soumettre à des règles dictées par la loi, la
contrainte juridique. Il est laissé au juge d’apprécier la preuve, électronique ou papier.
Pour autant, si la loi reconnaît la signature électronique tout aussi valable que celle
manuscrite, de part l’expérience personnelle, il est préférée celle manuscrite encore
aujourd’hui par les responsables RH. Dès lors, les PKI, Public Key Infrastructure, sont très
utilisés. Il s’agit d’un système de gestion des clefs publiques qui permet de gérer des listes
importantes de clefs publiques et d'en assurer la fiabilité, pour des entités généralement dans
un réseau. Ainsi, elles permettent d’assurer confidentialité, authentification, intégrité et non-
répudiation au sein de l'entreprise et lors d'échanges d'information avec l'extérieur. Ainsi, les
procédés de signature électronique sont perçus comme fiable par le juge.
Figure 6 : Schéma fonctionnel d’une PKI
8
Afin de mieux cerner les conséquences de l’archivage électronique ou papier résultant de
l’e-GRH dans les entreprises multi-sites, nous allons là encore étudier une situation concrète,
résultant d’une expérience personnelle au sein de l’entreprise Merci+. Les responsables RH,
au siège, étaient en charge de préparer un procès aux prud’hommes suite à un litige avec un
ancien employé, lié à un site en France. Ils n’avaient donc à leur disposition que les
documents électroniques, archivés sur le réseau interne à l’entreprise, ou papiers, archivés
dans une salle au siège. Or, si le suivi, lors des différentes tâches effectués via l’e-GRH
semblaient montrer un suivi complet et viable, donc une issue favorable au procès, un
document, le contrat, point névralgique de l’attaque, resta introuvable, car la gestion des
documents étaient alors peu développée et non viable. Outre ceci, les responsables ont dû se
renseigner et effectuer des choix sur la question du double support : les informations de
annotées dans l’intranet sont-elles recevables auprès du juge ?
8 http://moodle.utc.fr
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Aussi, si l’e-GRH présente des bénéfices incontestables, si les différents espaces
géographiques de l’entreprise se retrouvent sans les informations nécessaires, la performance
est ou sera entravée. Ces contraintes, pratiques, juridiques et sécuritaires sont donc à anticiper
avant la mise en place et/ou le développement d’une e-GRH dans les entreprises multi-sites,
qui par leur éclatement géographiques se trouvent fragilisé par un flux d’information
interrompu ou partiel.
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Conclusion : « De la balance des bénéfices et contraintes à celle des bonnes
pratiques et dérives »
Nous avons essayé de dresser ici un tableau des bénéfices et contraintes de la mise en place
d’une e-GRH dans un contexte particulier, celui de l’entreprise multi-site. Si elle est
nécessaire, c’est avant tout de part le caractère spatial spécifique de l’organisation. Il faut
renforcer le lien entre société mère, siège, et les différents sites d’implantation afin de créer
une gouvernance et une activité viable, car là réside le critère économique. Il s’agit de tisser la
toile de l’information et de la gestion. Ainsi, le lien créé, l’entreprise diminue, de manière
immatérielle, l’espace et la gestion en est cadrée et facilitée.
Or, il convient de ne pas oublier que cette nécessité de mise en place dans cet espace
géographique éclatée –recentré et relié grâce à l’e-GRH- sous-tend plusieurs contraintes. Les
bénéfices sont ainsi double puisque la fluidité nécessite viabilité des technologies utilisées, le
lien créé ne peut l’être qu’à la condition que la communication soit réelle et que l’e-GRH ne
consiste pas seulement en missions automatisés.
Ainsi, si nous avons commencé par un schéma simplificateur et antagonisant, que nous avons
choisi d’assimiler à une balance :
Or, le dédoublement des bénéfices en dérives est réel et les contraintes peuvent se muer en
bonnes pratiques puisqu’elle ne sont pas immuables et peuvent être dépassés et prises en
considération. Aussi, nous choisissons une représentation différente, plus représentative des
enjeux de l’e-GRH, le sablier :
Dimension social Dimension
juridique
Dimension
organisationnelle
Dimension
économique
Dimension
sécuritaire
Dimension
pratique
Bénéfices Contraintes
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Il s’agit dès lors de penser l’e-GRH autrement que par un système dichotomique et mettre en
avant un processus de décision pour envisager la mise en place d’une e-GRH dans les
entreprises multi-sites.
Il s’agit donc non pas de contraintes mais de réflexions managériales à mener lors de sa
mise en place et de l’accompagnement des projets. Afin que ce projet amène l’entreprise à
être plus performante, grâce aux bonnes pratiques, il faut engager un processus de réflexions.
Ainsi, les risques et dérives doivent être envisagées afin d’être écarté du processus de mise en
place. Ainsi, mettre face à face contraintes et bénéfices n’est pas suffisant, il faut y ajouter la
dimension de création, de réflexion.
De cette figure ressort un constat simple pour les managers, les bénéfices sont à penser
après les dérives possibles. Il faut penser les dérives afin de comprendre les enjeux, fixer les
bases de ce que nous ne voulons pas et ainsi ériger ce que nous souhaitons. Si l’e-GRH
signifie gérer la distance, il fait sur les différents sites un manager capable d’accompagner son
Bonnes pratiques
Dérives
Réseau défaillant
Difficulté du
double support
Accès aux
données non sécurisé
Prise en compte
partielle des
missions RH
Fluidification des
processus
Communication
renforcée
Standardisation
des missions
Processus de réflexion et d’anticipation
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équipe sur la bonne utilisation des différentes technologies, rassurant sur les retombées que
cela aura sur ces collaborateurs.
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