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Organização, Sistemas e MétodosMetodologia de análise

São quatro as regras básicas para se estabelecer uma metodologia de análise:

a) Não aceitar nada como verdadeiro enquanto não for reconhecido como tal pela razão;

b) Dividir o problema em tantas partes quantas forem possíveis e necessárias para melhor analisar;

c) Conduzir por ordem os pensamentos, começando pelos problemas mais simples até chegar aos mais complexos;

d) Fazer sempre as divisões tão completas, tendo a certeza de nada omitir.

D’ASCENÇÃO, L. C. M. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2001.



Sistematicamente, deve-se tomar uma atitude investigativa para encontrar as respostas. As perguntas podem ser do tipo:

a) O quê?

b) Como?

c) Onde?

d) Quem?

e) Quando?

f) Por quê?




São dois os componentes fundamentais do princípio da melhoria contínua:

a) Filosofia de trabalho;

b) Técnicas de análise de processos.




A filosofia de trabalho obedece aos seguintes princípios:

A melhoria da qualidade, por meio da eliminação das causas dos problemas, conduz ao aumento da produtividade;

As pessoas querem envolver-se e executar bem duas tarefas;

As pessoas que executam as tarefas têm mais conhecimentos sobre elas;

Todas as pessoas querem ser valorizadas;

Podem-se alcançar melhores resultados trabalhando em grupo, para melhorar um processo;

A relação antagônica entre funcionários e gerentes é contraproducente e está superada;

Um processo sempre pode ser melhorado;

Em administração, não existe o processo ideal, ou o melhor, o que existe é o melhor para o momento;

O ótimo é inimigo do bom.




As técnicas auxiliam quem vai analisar e redesenhar os processos. Geralmente, são utilizadas as seguintes:

a) Técnicas de levantamento de informações sobre o processo;

b) Técnicas de fluxogramação de processos (representação gráfica, diagramação);

c) Técnicas de gerenciamento de processos – workflow;

d) Técnicas de análise e elaboração de formulários;

e) Técnicas de elaboração de manuais de procedimentos.




Fases da metodologia

1 Identificação do processo a ser estudado

2 Levantamento detalhado do processo

3 Análise do processo atual

4 Redesenho do processo

5 Normatização do processo

6 Implantação e implementação do novo processo

7 Gerenciamento do novo processo - workflow





1 Identificação do processo a ser estudado

Primeiramente deve-se identificar qual é o negócio da organização e também a sua visão estratégica.

Depois busca-se saber quais são os problemas da organização.

Problema é o resultado indesejável de um processo.

As causas podem ser diferentes dos problemas.





2 Levantamento detalhado do processo

As seguintes variáveis da organização devem ser observadas pelos analistas:

a) A documentação existente;

b) O volume de trabalho;

c) Os recursos utilizados;

d) Os tempos de execução;

e) Os custos envolvidos;

f) O fluxo do processo;

g) Os fatores críticos de sucesso e os pontos-chaves do processo;

h) A tecnologia da informação utilizada.







Atitude interrogativa

No levantamento Na análise

O que é feito? O que deveria ser feito?

Como é feito? Como deveria ser feito?

Quando é feito? Quando deveria ser feito?

Onde é feito? Onde deveria ser feito?

Quem faz? Quem deveria fazer?

Para quem é feito? Para quem deveria ser feito?

Por que é feito? Por que deveria ser feito?

Qual é o volume de trabalho? Qual deveria ser esse volume?

Qual é o custo? Qual deveria ser o custo?





a) Análise crítica do levantamento;

b) Elaboração do fluxograma do processo atual;

c) Alocação do volume de trabalho, dos recursos, dos custos e dos tempos de execução para cada atividade refletida no fluxo do processo;

d) Análise do fluxo atual do processo;

e) Análise da tecnologia de informação utilizada.






Quando chegar o momento de redesenhar o processo, alguns pressupostos básicos devem ser observados:

a) A estrutura organizacional por onde permeia o processo deve ser ágil para poder responder com rapidez à mudanças do mercado que estão ocorrendo com maior frequência;

b) As atividades internas não pode ser fragmentadas e devem estar alinhadas ao processo em estudo, sempre visando à satisfação do cliente: produtos e serviços certos com a qualidade e custos reduzidos = competitividade;

c) A inovação dever ser preocupação constante ao redesenhar processos, ou seja, buscar novos objetivos e novas formas para alcançá-los.






Fases do redesenho do processo:

a) Definição do novo fluxo;

b) Definição de novas funções;

c) Definição da tecnologia de informação;

d) Aprovação do novo processo.






Fatores que também devem ser considerados para o sucesso do redesenho do processo:

a) A alta administração da organização e os responsáveis pela TI devem estar comprometidos com a promoção das mudanças;

b) Os componentes organizacionais, tecnológicos e culturais devem ser considerados de forma integrada;

c) O poder de decisão do grupo de trabalho deve estar voltado para a busca da participação e criatividade máxima de todo o pessoal envolvido;

d) A equipe de trabalho deve utilizar-se de ferramental tecnológico adequado para a modelagem, ou redesenho do processo, que permita uma simulação dinâmica do protótipo proposto;

e) A prototipação deve ser feita com clareza e flexibilidade, a fim de permitir análise comparativa entre os parâmetros quantitativos do processo em uso com o proposto, bom como demonstrar o impacto das mudanças.






Definição do novo fluxo – o novo fluxograma é feito com base em:

a) A eliminação dos gargalos identificados por ocasião da análise;

b) A eliminação de duplicação de atividades e funções;

c) A racionalização dos formulários utilizados;

d) A distribuição do volume de trabalho nas diversas áreas envolvidas;

e) A alocação adequada dos recursos (humanos e materiais) necessários ao fluxo do processo;

f) A possível eliminação de uma ou mais atividades e quais seriam as consequências;

g) A inovação tecnológica dos recursos de informática;

h) A melhoria do tempo de resposta;

i) A melhoria da qualidade e produtividade do pessoal envolvido no processo.






Definição das novas funções – alguns pontos importantes:

a) As novas funções deverão permitir maior agilidade ao processo e devem ser absolutamente necessárias para o novo fluxo proposto;

b) Deve ser evitada a criação de novas unidades organizacionais, uma vez que podem emperrar o fluxo do processo;

c) Novas unidades devem ser consideradas somente se for necessária a criação de uma instância decisória que dê ganho de produtividade e segurança ao processo proposto;

d) Funções de controle devem ser evitadas, exceto se forem necessárias à segurança do processo;

e) A participação do CEO é fundamental nessa fase de definição de novas funções, tanto quanto um analista especialista em análise de funções.





5 Normatização do processo

Por algumas razões a normatização pode ser necessária:

a) Fixa os critérios e padrões para os procedimentos, bem como uniformiza a terminologia básica do processo;

b) Possibilita o treinamento aos novos e antigos funcionários envolvidos no processo;

c) Representa um instrumento básico efetivo de consulta, orientação e avaliação do processo;

d) Restringe a improvisação inadequada e evita a existência de procedimentos paralelos que podem emperrar o processo.





6 Implantação e implementação do novo processo

As etapas da implantação são:

a) Treinamento do pessoal envolvido;

b) Divulgação das novas normas e manuais;

c) Teste do novo processo paralelamente com a sistemática atual;

d) Programação e preparação para o funcionamento, definitivamente, do novo processo.





7 Gerenciamento do novo processo – workflow

Workflow é um tecnologia que se utiliza dos recursos da informática para gerenciar um processo administrativo ou produtivo de uma empresa.


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