Las 5S’s Instituto Politécnico Nacional Centro de Educación Continua Dr. Primitivo Reyes...

Las Las 5S’s5S’sLas Las 5S’s5S’s

Instituto Politécnico NacionalCentro de Educación Continua

Dr. Primitivo Reyes Aguilar

Propósito del Curso

Que los participantes tengan las herramientas necesarias, para estar en condición de participar activamente en la implementación de las 5’S en la empresa.

Actividad para el Actividad para el participanteparticipante


Expectativas Expectativas del Cursodel Curso

¿Por qué debemos implementar las

5S’S? La competencia cada vez es mayor

Cambian las necesidades de los clientes

Cambian las tecnologías

Pero, ¿Qué significa 5S’s?Es una metodología enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las áreas de la empresa (oficinas, almacén, etc.)

Creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en se convierta en cultura y en práctica comúnpráctica común.

SeiriSeiri Seleccionar

SeitonSeitonOrganizar

SeisoSeiso Limpiar

SeiketsuSeiketsuEstandarizar

ShitsukeShitsuke Disciplina

¿Qué significa 5S’s?

Objetivos de las 5S’sPoder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos físicos o información en computadora.

Incrementar la Productividad;

Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;

Beneficios al implementar las 5S’s

Cero:1. Retrasos2. Insatisfacción de Clientes3. Pérdidas ($$$)

Beneficios personales

1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente.

2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:

Aportar ideas para organizar nuestras áreas de trabajo

Hacer más gratas las horas de trabajo

Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo

Nos ayuda a desempeñar nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).

Beneficios personales

Visión General de las 5S’s

DISCIPLINA

ORDEN

LIMPIEZAESTANDA-RIZACION

ORGANIZACIÓN

1. 2.

3.

4.

5.

Resistencia al Cambio

Normalmente escuchamos:

¿Para qué limpiar si se ensucia de nuevo?

Ya tenemos organización y orden

Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas.

¿Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado?

Quiero ver que el jefe haga primero las 5S’s en sus cajones.



Paradigmas Paradigmas identificados en su identificados en su

área o área o departamento de departamento de

trabajotrabajo

¿Qué hacer para romper esos paradigmas?

No ignorarlasNo ignorarlas:

1. Hablar con nuestros colaboradores, para:Conocer el origen de su resistencia

Conocer sus preocupaciones y temores

Escuchar sus propuestas

2. Predicar con el ejemplo

Seiri, la primera ‘S: Seleccionar

Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es:

1. SELECCIONAR

Transferirlo Regalarlo Venderlo Repararlo

Esta de mas Obsoleto Dañado

Es útil para alguien mas Se necesitaDescartar

Seiri, la primera ‘S: Seleccionar

Área de Oportunidad Área de uso común (Sala de juntas, archivo muerto, etc.) Oficinas

Área de Oportunidad Cerca o detrás de lockers y

muebles

Esquinas y pasadizos

Detrás de los pilares y bajo las escaleras

En los Pisos y pasillos

Pizarrones de avisos ya muy obsoletos

Afuera, pegado a las cercas o bardas

Fecha: Folio:

Area:

Oportunidad:

Actividad a realizar: Propuesta:

Equipo:

Observaciones:

TARJETA DE OPORTUNIDAD

Área de Oportunidad

No. Fecha Area Oportunidad Actividad a Realizar Equipo

Control de Tarjetas de Oportunidad

Área de Oportunidad

Seiri:Seleccionar

Deshacerse de todo lo innecesario del área de trabajo, en caso de duda:

Asignar un área especial para colocación de estos materiales y equipos

Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta área haciendo una relación

Razón para etiqueta roja:

Localización:

Fecha:

Nombre:

No. Fecha Descripción Categoría Razón Fecha decisión Destino Final Responsable Ubicación

Control de Tarjetas Rojas

Seiri:Seleccionar

Periódicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el área de tarjetas rojas y tomar decisiones

• Deshacerse de ellas• Guardar a distancia

• Sin uso en años• Uso entre 6-12 meses

Baja

• Guardarlas en un lugar central en el área de trabajo

• Uso entre 2-6 meses• Uso > 1 vez al mes

Media

• Guardar cerca del área de trabajo o llevarlas consigo

• Uso >1 vez por semana• Cosas usadas diario

Alta

Guardar en:Frecuencia de uso de las cosas:

Necesidad

• Deshacerse de ellas• Guardar a distancia

• Sin uso en años• Uso entre 6-12 meses

Baja

• Guardarlas en un lugar central en el área de trabajo

• Uso entre 2-6 meses• Uso > 1 vez al mes

Media

• Guardar cerca del área de trabajo o llevarlas consigo

• Uso >1 vez por semana• Cosas usadas diario

Alta

Guardar en:Frecuencia de uso de las cosas:

Necesidad

Seiri:Seleccionar

Principio

Seiri:Seleccionar

Solo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite



Identificar lo necesario Identificar lo necesario de lo innecesario de de lo innecesario de su área de trabajo/ su área de trabajo/ frecuencia de usofrecuencia de uso

Seiton, la segunda ‘S:

OrdenOrdenar los artículos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificación, localización, disposición y regreso al mismo lugar después de ser usados

Seiton: Orden

Objetivos: Ahorrar espacio Ahorrar tiempo de búsqueda Facilitar la administración visualEjemplos de Orden:

Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).

Etiquetar espacios de almacenaje.

Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalápices, etc.) y muebles

• El primer paso para organizar, es dividir nuestra área de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera

1 2 3 4 5

A

B

C

D

E

Mapa

Seiton: Orden

Pasillo

Antes Después

Seiton: Orden

Marcar pasillos y áreas donde deben ir las cosas

“cualquier persona” puede inmediatamente: Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo

Pregunta Respuestas

¿ Que?Definir los artículos necesarios (Seleccionar)

Identificar los artículos

¿ Donde?Definir la localización

Identificar el lugar

¿ Cuantos? Definir la cantidad

Identificar la cantidad necesaria

Seiton: Orden

1 2

1

2

2 G 9 7 4 0 0 7 4 D

2G 9 74 0074D

1G 5 69 6264D

1 G 5 6 9 6 2 6 4 D

3

3 G 2 3 5

3G 2 35

9964D

9 9 6 4 D

A

1 2

B

Divide los gabinetes en columnas y renglones

Identificación de Gabinetes

Utiliza letras para identificar gabinetes

Utiliza números para identificar columnas y renglones

Seiton: Orden

Dibujo de contornos

Seiton: Orden

Código de Colores

Seiton: Orden

Actividad para elActividad para elparticipanteparticipante

Actividad para elActividad para elparticipanteparticipante

¿Cómo ordenaría el ¿Cómo ordenaría el escritorio que a escritorio que a continuación se continuación se

presenta?presenta?

Seiton: Orden

• Designar un lugar especial para colocarlas

• Indicar cuanto tiempo van a estar puestas

• La cinta debe debe despegarse sin dañar la pared

• Los posters, avisos y señales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaños estándar)

• Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan con corrientes de aire o al caminar

Seiton: Orden de avisos y

letreros

• Documentar el método de organización• • Dar entrenamiento a la gente para que siga

los procedimientos

Seiton: Orden

Seiton: Orden

Principio

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar



De lo que identificó De lo que identificó como necesario, como necesario,

explicar ¿Cómo lo explicar ¿Cómo lo ordenaría, según lo ordenaría, según lo visto en la sesión?visto en la sesión?

Seiso, tercera ´S:Limpieza

Mantener el área de trabajo impecable

y libre de toda suciedad

Seiso:Limpieza

Beneficios

Aumenta la moral del personal y su eficiencia

La imagen del lugar da otra proyección

Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen

Se minimiza la probabilidad de revolver archivos

Seiso:Limpieza

Implementación en cinco pasos:

1. Determinar las metas de limpieza

2. Determinar las responsabilidades de la limpieza(mapeo de áreas y definición de responsables)

3. Determinar los métodos de limpieza(programa que muestra al detalle las veces al día en que se

limpia, el responsable, y la forma)

4. Preparar las herramientas de limpieza

5. Implantar la limpieza.

• Hay que dibujar un mapa para dividir el área de trabajo en zonas más fáciles de manejar

Seiso:Limpieza

Etapas de la Limpieza:

Macro: limpieza general

Individual: limpieza de áreas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc.) y partes específicas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc.)

Micro: limpieza de partes pequeñas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.

Seiso:Limpieza

Seiso:Limpieza

Promoción de un área de trabajo limpia

1. Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas).

2. Limpieza por equipo y área (pisos, herramientas, etc.).

3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difíciles, métodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza).

4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.

Seiso:Limpieza

Programa de Limpieza

Área Artículos Responsable

Frecuencia

Atención a

clientes

Pisos J. Ramírez Diaria

Ventanas M. Suárez Semanal

Lámparas H. Sánchez Semanal

Adornos J. Hernández

Diaria

Asignar responsables de las actividades de limpieza,definir con que frecuencia y cuando se deben realizar

Seiso:Limpieza

• Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar

• Enliste los artículos y equipos de limpieza a utilizar• Documente las actividades de limpieza en un

procedimiento

Seiso:Limpieza

Plegaria de las 5S’s

• No tendré cosas sucias

• No tiraré cosas alrededor

• Limpiaré las cosas en forma adecuada

• Rescribiré cosas que se han borrado

• Pondré cinta en avisos vigentes que se han caído

Recomendaciones en la limpieza

• Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su área y equipos

• La limpieza e inspección es el primer paso del mantenimiento autónomo

• Utilizar listas de verificación de inspección y limpieza (con ayudas visuales)

Seiso:Limpieza

Seiso:Limpieza

Programa de Limpieza

Área Artículos Responsable Turno Frecuencia

Pisos J. Ramírez 1er Diaria

Prensa M. Suárez 2º Semanal

Lámparas H. Sánchez 3º Semanal Prensa # 1

Transportador J. Hernández 2o Diaria

Manual de

Procedimientos

Comedor

Oficinas

Embarques

Almacen deProductoTerminado

Area de Ensamble

Almacen de Materia PrimaTaller de Troqueles

Almacen deToqueles

Pre

nsa

1

Pre

nsa

3

Pre

nsa

4

Pre

nsa

2

Pre

nsa

5

Pre

nsa

6

Almacen deProducto

en Proceso• Comunicar

• Entrenamiento

Crear disciplina

Seiso:Limpieza

Principio

El lugar más limpio, no es el que más se asea, si no el que menos

se ensucia



Elabore su programa de Elabore su programa de actividades de limpieza, actividades de limpieza, incluya nombres de los incluya nombres de los

responsables y tiempo enresponsables y tiempo en realizar cada actividadrealizar cada actividad

Seiketsu, tercera ‘S:Estandarización

Mantener las tres primeras S’s:

SelecciónOrden Limpieza

Seiketsu:Estandarización

Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la selección, organización y limpieza son mantenidas en las áreas de trabajo


• Integrar las actividades en el trabajo de manera regular

Estableciendo procedimientos

Implementando auditorias de revisión

Elemento

# Criterio 1 2 3 4 5

Organizar

1Existen letreros para identificar las diferentes áreas y sub-áreas

x

2 Se encuentra delimitado el área de trabajo, maquinaria y equipo.

x

3Todos los estantes y artículos almacenados están claramente identificados

x

4Existen identificaciones visibles para realizar correctamente las operaciones del área

x



(Controles visuales)

• Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fácil guardarlos por los niños

• Herramientas y métodos para control visual • Ayudas visuales que ayuden a la gente a no

cometer errores• Avisos de peligro• Indicaciones de donde deben ponerse las cosas• Designaciones del equipo• Recordatorios de precaución en la operación• Ayudas visuales de mantenimiento preventivo• Instructivos


(Controles visuales)• Hacer que sea fácil verlas a distancia

• Desplegar los mensajes o dibujos adecuados

• Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que está bien y que está mal

• Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y convenientemente

• Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fácilmente

• Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el área de trabajo sea más brillante y ordenada



• Pintar las paredes y pisos periódicamente.

• Todas las áreas deben estar identificadas con letreros de nombre y función.

• Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quién es responsable de qué en las 5 S’s.

• Utilizar marcas de posición para indicar la posición correcta de las cosas.

• Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia



• Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia

• Utilizar un pizarrón para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar

• Establecer recomendaciones para mantener no sólo la limpieza sino también la higiene en la empresa

• Indicar el estado de avance en 5 S’s en cada área en función de los resultados de las auditorías


Beneficios

No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administración Visual

Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar

Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan


Se controlan las fuentes de suciedad y basura

Se eliminan los hábitos de acumular cosas innecesarias en oficinas

NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3S´s.


Recomendación

. Es altamente recomendable que en la elaboración de los estándares participen quienes deben de realizar las actividadesde las primeras 3S’s


Principio

Di lo que haces, haz lo que dices, y demuéstralo



Elabore su esquema Elabore su esquema de evaluación de evaluación

incluyendo incluyendo únicamente las tres únicamente las tres

primeras S’sprimeras S’s

Shitsuke, quinta S:Disciplina

• Hábito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua

Saber Querer

Poder

Saber Querer

Poder


(Importancia)

1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito

2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente

3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican

4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estándares

5. Se busca la mejora continua.

Shitsuke, quinta S:Disciplina(Formación de hábito)

• Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados

• Hacer que todos participen y que hagan algo y después trabajar en la implantación (5S’s 3’, 5’ o 10’)

• Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace

• Asegurar que no falle la comunicación, clarificar las ideas y reconfirmar


• Existe en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia.

• Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organización y las pérdidas.

Las 5 S’s : En la oficina

La oficina es una Fabrica de papel

¿Cómo tener una oficina más eficiente?

• Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelería estandarizada

• Hacer un programa de trabajo para cada empleado

• Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrón en programa para que la gente sepa el estatus

• Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas

La campaña de uno solo es mejor

• Una sola localización para expedientes

• Proceso de documentos en el mismo día

• Juntas de una hora

• Memos e E-Mail de una página

• Llamadas telefónicas de un minuto

• Guardar sólo una copia del original

Archivos eficientes• Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos

– Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro

– Organizar los archivos por:

• Sección, cliente, proveedor, • tema, tipo de documento, por asunto, • por proyecto, departamento, etc.

– de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad

• Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos

– Sólo guardar la información que realmente es necesaria, evitar gastar espacio

– Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta)

– Cada documento debe indicar la fecha de recepción y fecha de proceso

– Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado

Archivos eficientes



Realice los procedimientos y Realice los procedimientos y programas de trabajo programas de trabajo

necesarios para mantener la necesarios para mantener la Disciplina de las 5S’sDisciplina de las 5S’s

5S’s5S’s5S’s5S’sCampaña de Campaña de PromociónPromoción

Campaña 5S’s• Es importante que el Director general tome el liderazgo

y que todos tomen parte en las 5 S’s

• Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie más lo tomará, de ellos depende el éxito o fracaso de la campaña

• No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 S’s como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas

• Lo importante es empezar en 5S’s y mantener el esfuerzo

• Entrenamiento

• Difusión Slogans Campañas Posters Folletos

1er Gran concurso de 5’s

Campaña 5S’s

• Planeación y operación– Organización promocional– Educación– Juntas promocionales

• Actividades paralelas– Posters de invitación a participar– Temas del mes

• Despliegue de las actividades de las 5 S’s en áreas de trabajo específicas– Docuementación– Implantación

Campaña 5S’s

Campaña 5S’s• Proyectos Kaizen

– Organizarlos conforme sea apropiado

• Entrenamiento técnico– Tecnología Kaizen– Entrenamiento inicial– Seguimiento al entrenamiento

• Lanzamiento de equipos Kaizen y certificación

• Trabajo en equipo

• Reconocimiento

•Trabajo en equipo

•Reconocimiento

Campaña 5S’s

Registros de 5S’s• Fotografias (antes, durante y después)

• Poner etiquetas fosforescentes con la “P” en área con problema requiriendo atención

• Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc.)

• Museo de las cosas antiguas (máquinas y herramientas)

• Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

Diagnóstico y evaluación de 5S’s

• Competencias

• Patrullas y evaluación cruzada

• Uso de auditores y listas de verificación

• Avisos– Todos los avisos limpios y claros– Sin avisos pasados de fecha– Todos los avisos están alineados en su parte

superior y a los lados

• Administración de las 5 S’s– Las responsabilidades para las 5 S’s están

claramente delineadas a todos los niveles– Cada operador conoce sus responsabilidades en las

5 S’s



FORMATO DE EVALUACIÓN

Seleccionar1 Las herramientas de trabajo se encuentran en buen estado para su uso2 El mobiliario se encuentra en buenas condiciones de uso3 Existen objetos sin uso en los pasillos4 Pasillos libres de obstáculos 5 Las mesas de trabajo están libres de objetos sin uso6 Se cuenta con solo lo necesario para trabajar7 Los cajones se encuentran bien ordenados8 Se ven partes o materiales en otras áreas o lugares diferentes a su lugar asignado

9 Es difícil encontrar lo que se busca inmediatamente10 El área de está libre de cajas de papeles u otros objetos

Ordenar11 Las áreas están debidamente identificadas12 No hay unidades encimadas en las mesas o áreas de trabajo13 Los botes de basura están en el lugar designado para éstos14 Lugares marcados para todo el material de trabajo (Equipos, carpetas, etc.)15 Todas las sillas y mesas están el lugar designado 16 Los cajones de las mesas de trabajo están debidamente organizados y sólo se tiene lo necesario17 Todas las identificaciones en los estantes de material están actualizadas y se respetan

Limpiar

18 Los escritorios se encuentran limpios19 Las herramientas de trabajo se encuentran limpias20 Piso está libre de polvo, basura, componentes y manchas21 Las gavetas o cajones de las mesas de trabajo están limpias22 Las mesas están libres de polvo, manchas y componentes de scrap o residuos.23 Los planes de limpieza se realizan en la fecha establecida

Estandarizar24 Todos los contenedores cumplen con el requerimiento de la operación25 El personal usa la vestimenta adecuada dependiendo de sus labores26 Todas las mesas, sillas y carritos son iguales27 Todo los instructivos cumplen con el estándar 28 La capacitación está estandarizada para el personal del área


Guía de calificación

0 = No hay implementacion

1 = Un 30% de cumplimiento

2 = Cumple al 65%3 = Un 95% de cumplimiento


Fecha

Porcentajes PuntosGeneral 54% 44

Selección 47% 14 Regular Bien Excelente

Orden 57% 12Limpieza 67% 10

Estandarización 53% 8

Regular

Evaluación 5 S's

> 50 % > 70 % > 90 %

0

0.2

0.4

0.6

0.8

1

General

Selección

OrdenLimpieza

Estandarización

0

0.1

0.2

0.3

0.4

0.5

0.6

0.7

0.8

0.9

1

Regular

Bien

Excel.

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