LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGADAAN BAHAN …

commit to user

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

i

LAPORAN TUGAS AKHIR

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI

DI PT WANGSA JATRA LESTARI SUKOHARJO

Disusun Oleh:

GISTA SAFIRA

D1516043

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar

Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2019

commit to user


ii

commit to user


iii

commit to user


iv

commit to user


v

MOTTO

Seberat dan sesulit apapun jalanmu kalau tujuan akhirmu adalah

Allah, InsyaAllah kau akan dimampukan olehNya.

(Mashara)

“Tidak dijanjikan selalu mudah, tapi juga tidak akan seterusnya

diselimuti kesulitan. Itu kenapa kita harus selalu dekat untuk

mendapat cinta-Nya. Agar ia ridho memberikan kekuatan, dan juga

menunjukkan jalan keluar milik-Nya”

(Danny Dzul Fikri)

You only get one life. Maka jangan sampai di akhir nanti barulah kita

tersadar, betapa banyak hal sia – sia yang dikejar matian – matian, dan

betapa banyak hal – hal penting yang disia – siakan.

(Sonny Abi Kim)

“Jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu, sesungguhnya

Allah beserta orang – orang yang sabar”

(QS. Al – Baqarah:153)

“Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan,

sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan. Maka apabila

engkau telah selesai (dari suatu urusan), tetaplah bekerja keras (untuk

urusan yang lain)”

(QS. Al-Insyirah 5-7)

“Yakinlah, ada sesuatu yang menantimu setelah banyak kesabaran

(yang kau jalani), yang akan membuatmu terpana hinggau kau lupa

betapa pedihnya rasa sakit”

(Ali bin Abi Thalib)

“Penuhi syaratNya maka DIA pun akan memenuhi janjiNya”

(Sonny Abi Kim)

Sebab kegelisahan dalam hidup adalah tidak bisa menangkap pesan

dariNya.

(Gista Safira)

commit to user


vi

PERSEMBAHAN

Dengan rasa syukur kepada Allah SWT karya ini penulis persembahkan kepada:

1. Allah Azza Wa Jalla yang selalu memberikan pertolongan, kekuatan,

ketenangan, kemampuan, kemudahan, dan kelancaran dalam menyusun

sehingga peulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

2. Kedua orang tuaku, Bapak Sugeng Raharjo, dan Ibu Sri Wijayanti

Natalianingrum yang selalu mendoakan, memberi kasih sayang, serta

dukungan secara moral dan finansial.

3. Kakakku, Bachtiar Zulfikar yang menghibur, memberikan dukungan, dan

membantuku.

4. Seluruh keluarga tercinta yang memberikan semangat dalam menyusun dan

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Sahabat – sahabatku tercinta yang selalu mendukung, mendoakan, dan

membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

6. Semua dosen yang telah memberikan ilmu, dan staf Manajemen Administrasi

yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir.

7. Ikhwah fillah pengurus JN UKMI UNS VICTORY 2018

8. Teman – teman satu perjuangan di Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi 2016 Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

9. Almamater kebanggaan, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

10. Pembaca sekalian.

commit to user


vii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Azza Wa Jalla yang telah

melimpahkan rahmat, taufik, dan hidayah. Tak lupa shalawat serta salam

senantiasa tercurahkan kepada Nabi Muhammad صلى الله عليه وسلم sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Pengadaan Bahan Baku

Produksi di PT Wangsa Jatra Lestari Sukoharjo” sebagai syarat kelulusan

memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi

Fakutas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk menjelaskan bagaiman prosedur

pengadaan bahan baku produksi yang ditetapkan oleh PT Wangsa Jatra Lestari

Sukoharjo. Dalam Penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bimbingan,

bantuan dan dukungan secara moril maupun materil dari berbagai pihak. Penulis

mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam

penyelesaian Tugas Akhir ini, antara lain kepada:

1. Ibu Endang K Maharani S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing

laporan Tugas akhir yang telah memberikan arahan serta bimbingan

dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir dengan lancar.

2. Ibu Enny Setyo M., S.Pd, M.Si, selaku Dosen Penguji Tugas Akhir

yang telah menguji dan mempertimbangkan laporan Tugas Akhir

untuk memperoleh gelar Ahli Madya Manajemen Administrasi di

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs.Ali, M.Si, selaku Pembimbing Akademik dan Ketua

Program Diploma III Manajemen Administrasi Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

commit to user


viii

5. Seluruh dosen Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan

ilmu kepada penulis.

6. Ibu Maharani Devi selaku HR & GA manager, Ibu Rifka Bayu Fredita,

dan Bapak Juwadi selaku HRD yang telah memberikan kesempatan

kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen

Administrasi (KKMA) di PT Wangsa Jatra Lestari.

7. Bapak Rois Sholeh selaku Prcorement Manager, Ibu Tri Wahyuni

selaku Procurement Supervisor, Ibu Diyah Apriani selaku

Procurement Administration, serta seluruh Procurement Staff yang

telah membimbing, memberikan arahan, serta memberikan ilmu

kepada penulis ketika melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen

Administrasi di Departemen Procurement PT Wangsa Jatra Lestari

sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Seluruh karyawan PT Wangsa Jatra Lestari yang telah memberikan

semangat dan ilmu serta informasi yang dibutuhkan penulis.

9. Bapak, Ibu, Kakak serta keluarga tercinta yang senantiasa mendoakan,

memberikan kasih sayang, dukungan kepada penulis sehingga penulis

bisa menyelesaikan tugas akhir ini.

10. Sahabat-sahabat saya Galuh Ratna Sarwendah, Jevri Dwi Ambarwati,

Lutfita Rizky Khotijah, dan sahabat sahabat saya yang tidak bisa saya

sebutkan satu persatu yang telah mendoakan, mebantu, memberi warna

dalam hidup serta memberikan dukungan kepada penulis.

11. Keluarga Kost Al – Fikr yang telah mendoakan, menghibur, memberi

semangat, dan membantu penulis.

12. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah

membantu selama ini.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari

commit to user


ix

materi pembahasan dan tata bahasanya. Oleh karena itu, penulis

mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk

kesempurnaan Tugas Akhir dan pengetahuan bagi penulis dan

pembaca.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat

bagi kita semua. Terima kasih

.

Surakarta, 27 Maret 2019

Gista Safira

commit to user


x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................................... i

PERSETUJUAN ................................................................ Error! Bookmark not defined.

PENGESAHAN .................................................................. Error! Bookmark not defined.

PERNYATAAN ............................................................................................................. ii

MOTTO ......................................................................................................................... iii

PERSEMBAHAN .......................................................................................................... v

KATA PENGANTAR .................................................................................................. vii

DAFTAR ISI .................................................................................................................. x

DAFTAR TABEL ....................................................................................................... xiii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... xiv

DAFTAR BAGAN ....................................................................................................... xv

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................... xvi

ABSTRAK .................................................................................................................. xvii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ..................................................................................... 5

C. Tujuan Pengamatan ................................................................................... 5

D. Manfaat Pengamatan ................................................................................. 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN………………….7

A. Tinjauan Pustaka…………………………………………………………7

1. Prosedur………………………………………………………….7

a. Pengertian prosedur …………………………………………..7

b. Pentingnya Prosedur………………………………………......8

c. Hakekat Prosedur……………………………………………...8

d. Manfaat Prosedur……………………………………………...8

commit to user


xi

e. Prinsip – Prinsip Prosedur…………………………………….9

f. Ciri prosedur yang baik…………………………………….....9

2. Pengadaan……………………………………………………...10

a. Pengertian pengadaan……………………………………….10

b. Aktivitas Pengadaan………………………………………...11

c. Filosofi Pengadaan…………………………………………..11

d. Fungsi Pengadaan…………………………………………...11

e. Tujuan Pengadaan…………………………………………...13

f. Istilah dalam Pengadaan…………………………………….13

g. Prinsip Pengadaan…………………………………………...15

h. Alur Pengadaa Material……………………………………..17

i. Proses Pengadaan Barang……………………………………18

3. Bahan Baku .......................................................................... 22

a. Pengertian Bahan Baku……………………………………22

b. Persediaan Bahan Baku………………………………….. 22

4. Produksi ............................................................................... 22

a. Pengertian Produksi………………………………………..22

b. Perencanaan Produksi……………………………………...23

c. Menjadwalkan Pengerjaan…………………………………23

5. Prosedur Pengadaan Bahan Baku Produksi .......................... 23

B. Metode Pengamatan…………………………………………….23

1. Lokasi Pengamatan ............................................................... 23

2. Jenis Pengamatan .................................................................. 24

3. Teknik Pengumpulan Data .................................................... 24

commit to user


xii

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN……………………………………….27

A. Profil Prusahaan…………………………………………………..27

B. Lokasi Perusahaan ........................................................................28

C. Sejarah Perusahaan .......................................................................28

D. Visi dan Misi Perusahaan .............................................................29

E. Bagan organisasi ..........................................................................30

F. Personalia ....................................................................................36

G. Corporate Social Responsibility (CSR) .........................................40

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN .............................41

A. Bahan Baku yang Digunakan PT Wangsa Jatra Lestari ..................41

B. Prosedur Pengadaan Bahan Baku Produksi ....................................46

1. Prosedur Pembelian Bahan Baku……………………………….46

2. Prosedur Penerimaan Bahan Baku.……………………………..52

3. Prosedur Penyimpanan Bahan Baku……………………………57

4. Prosedur Penyiapan atau Pengiriman Bahan Baku ke Departemen

Produksi……………………………………………………...…….62

C. Kendala yang dihadapi dalam Pengadaan Bahan Baku Kertas ........66

D. Cara Mengatasi Kendala dalam Prosedur Pengadaan Bahan Baku

Kertas………………………………………………………………………67

BAB V PENUTUP ..........................................................................................68

A. KESIMPULAN ............................................................................68

B. SARAN .......................................................................................70

DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................71

LAMPIRAN

commit to user


xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1: Daftar Order dari Customer ............................................................... 3

Tabel 1.2: Pembelian Bahan Baku (Kertas) ........................................................ 4

Tabel 3.1: Jumlah Karyawan.............................................................................36

Tabel 3.2: Ketetapan Lima Hari Kerja ...............................................................39

Tabel 3.3: Ketetapan Enam Hari Kerja ..............................................................39

Tabel 4.1: Jenis Kertas......................................................................................41

Tabel 4.2: Standar Maksimal Inskit ...................................................................48

commit to user


xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1: Logo Perusahaan ..........................................................................27

Gambar 3.2: Hasil Produksi ..............................................................................27

Gambar 4.1: Surat Order (SO) ..........................................................................47

Gambar 4.2: Penyimpanan Bahan Baku Kertas ..................................................59

Gambar 4.3: Labelling Kertas ...........................................................................60

Gambar 4.4: Kartu Stok ....................................................................................61

Gambar 4.5: Kertas Yang Sudah Disiapkan Oleh Bagian Logistik Warehouse ....65

commit to user


xv

DAFTAR BAGAN

Bagan 2.1: Alur Pengadaan Material .................................................................17

Bagan 3.1: Struktur Organisasi PT Wangsa Jatra Lestari ....................................30

Bagan 4.1: Prosedur Pembelian Bahan Baku .....................................................49

Bagan 4.2: Prosedur Penerimaan Bahan Baku ...................................................53

Bagan 4.3: Prosedur Penyimpanan Bahan Baku.................................................58

Bagan 4.4: Prosedur Penyiapan/Pengiriman Bahan Baku ke Departemen Produksi

........................................................................................................................62

commit to user


xvi

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Persetujuan Magang

2. Surat Tugas

3. Surat Keterangan Selesai Magang

4. Form Presensi Magang

5. Form Monitoring Magang Minggu Pertama

6. Form Monitoring Magang Minggu Kedua

7. Form Monitoring Magang Minggu Ketiga

8. Form Monitoring Magang Minggu Keempat

9. Form Monitoring Magang Minggu Kelima

10. Form Penilaian Magang

11. Pedoman Wawancara

12. Form Permintaan Material

13. Form Permintaan Pembelian (Purchase Request)

14. Form Pesanan Pembelian (Purchase Order)

15. Surat Jalan (Delivery Order)

16. Faktur Pajak

17. Invoice

18. Bukti Terima Barang

19. Label Pengeluaran Barang

20. Cheklist Penyiapan Bahan

commit to user


xvii

ABSTRAK

GISTA SAFIRA, D1516043, PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU

PRODUKSI DI PT WANGSA JATRA LESTARI SUKOHARJO, Tugas

Akhir, Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2018, 72 Halaman.

Bahan baku merupakan bahan pokok yang harus ada di setiap perusahaan

manufaktur. Tanpa adanya bahan baku perusahaan tidak bisa melakukan proses

produksi karena bahan baku adalah bahan utama yang digunakan untuk

menghasilkan suatu produk. Bahan baku yang digunakan perusahaan harus

diadakan dengan baik sesuai dengan tata cara yang telah ditetapkan oleh masing –

masing perusahaan dengan memperhatikan kualitas dari bahan baku maupun

supplier, waktu, kuantitas, dan cara penyimpanan agar bahan baku yang diadakan

bisa tersedia ketika perusahaan membutuhkan, ada pada kualitas dan kuantitas

yang tepat (tidak kekurangan dan atau tidak kelebihan), serta kondisi bahan baku

dapat terjaga mutunya sesuai dengan standar perusahaan. Penulisan Tugas Akhir

ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur atau tata cara pengadaan

bahan baku untuk proses produksi di PT Wangsa Jatra Lestari Sukoharjo.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu

pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarakan/melukiskan

keadaan subyek/obyek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta – fakta

yang tampak atau sebagaimana adanya. Pengumpulan data diperoleh dengan

melakukan wawancara, observasi, perekaman, dan mengkaji dokumen atau arsip.

Hasil yang diperoleh dari pengamatan yang dilakukan di PT Wangsa Jatra

Lestari Sukoharjo adalah pengadaan bahan baku dilaksanakan melalui empat

prosedur, yaitu prosedur pembelian, prosedur penerimaan, prosedur penyimpanan,

prosedur penyiapan dan pengiriman bahan baku ke departemen produksi. Dalam

pembelian bahan baku PT. Wangsa menggunakan cara indirect purchase, serta

menerapkan enam kriteria untuk memilih supplier, yaitu quality, price, lead time

delivery, Term Of Payment (TOP), dan No Conformance Report (NCR).

Kata Kunci: Prosedur pengadaan, bahan baku

LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGADAAN BAHAN …

Documents

Transcript of LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGADAAN BAHAN …