LAPORAN TAHUNAN 2007LAPORAN TAHUNAN 2007...
Transcript of LAPORAN TAHUNAN 2007LAPORAN TAHUNAN 2007...
LAPORAN TAHUNAN 2007LAPORAN TAHUNAN 2007LAPORAN TAHUNAN 2007JABATAN PEMBANGUNAN SUMBERJJABATAN ABATAN PPEMBANGUNAN EMBANGUNAN SSUMBERUMBER
PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIAUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIAUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
ISI KANDUNGAN MUKASURAT
Isu Kandungan i
Senarai Lampiran iv
1.0 OJEKTIF JABATAN 1
2.0 UNIT PEROLEHAN 1
2.1 Objektif Unit 1
2.2 Peruntukan Pembelian Bahan Perpustakaan 1
2.2.1 Agihan Peruntukan 2
2.2.2 Pesanan dan Penerimaan Bahan 3
2.2.2.1 Pesanan Pembelian 3
2.2.2.2 Penerimaan 5
2.3 Stok PSZ Sehingga Disember 2007 5
3.0 UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK 6
3.1 Pendahuluan 6
3.2 Objektif Unit 6
3.3 Koleksi Jurnal 6
3.4 Agihan Peruntukan dan Perbelanjaan Vot 27303 8
3.5 Pembekalan Jurnal & Media Elektronik 9
3.6 Pengkatalogan Jurnal Bercetak, Dalam Talian 10
dan Bahan Hadiah
3.7 Penutup 10
4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL 11
4.1 Objektif Unit 11
4.2 Pengkatalogan Bahan 11
4.2.1 Pengkatalogan Bahan Asal 11
4.3 Pengkatalogan Bahan CIP 12
4.4 Pengkatalogan Bahan Tesis 13
4.5 Pengkatalogan Bahan Laporan Penyelidikan 14
4.6 Pengkatalogan Bahan Cakera Padat 15
4.7 Pengkatalogan Bahan Mikrofilem 16
4.8 Perbandingan Pengkatalogan Semua Bahan Bagi 17
Tahun 2006 dan 2007
i
5.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL 20
5.1 Objektif Unit 20
5.2 Muaturun Keratan Akhbar 20
5.3 Mengimbas Keratan Akhbar 20
5.4 Mengimbas Dan Menukar Format Tesis, Kertas Soalan 22 Peperiksaan UTM, Artikel Jurnal UTM & Laporan Penyelidikan 5.5 Menukar Format Tesis Digital Sediada (CP) dari 24
Pelbagai Format kepada PDF
5.6 Aktiviti Menginput Profil Dokumen, Eksport Import 25
Rekod dan Proses Billing
5.7 Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam 27
Modul Katalog
5.7.1 Aktiviti Penyelenggaraan Rekod Sistem 29
Pengurusan Dokumen (DM)
5.8 Dasar Akses Terbuka UTM & UTM “Institutional 30
Repository’ (UTM-IR)
5.8.1 Pengenalan Dasar Akses Terbuka UTM 30
5.8.2 Penyenaraian UTM Dalam ‘Registry 32
Of Open Access Repositories’ (ROAR)
5.8.3 Penyenaraian UTM dalam ‘Directory of Open 32
Access Repositories’
5.8.4 Perlaksanaan IR 33
5.8.4.1 Bengkel UTM-IR 33
5.8.4.1.1 Bengkel (Pendeposit & Editor) 33
5.8.4.1.2 Keperluan Bengkel oleh Fakulti 34
5.8.4.1.3 Dokumentasi 34
5.8.5 Pendepositan Rekod 34
5.8.5.1 Perangkaan 34
5.8.5.2 Deposit Rekod oleh Fakulti/Jabatan 35
5.8.5.3 Deposit Rekod oleh PSZ 35
5.8.5.4 Kemaskini Rekod 36
5.8.5.5 Kategori bahan penerbitan 36
ii
5.8.5.6 Bahan Tidak Dideposit Oleh Fakulti 37
Dalam UTM-IR
5.8.6 Editor UTM-IR Bagi Mewakili Fakulti 37
5.8.7 Masalah 38
5.8.8 Cadangan 38
6.0 AKTIVITI JABATAN 2007 39
6.1 Aktiviti Umum Jabatan 39
6.2 Aktiviti Unit Perolehan 40
6.3 Aktiviti Unit Jurnal & Media Elektronik 41
6.4 Aktiviti Unit Pengurusan Teknikal 41
6.5 Aktiviti Unit Pengurusan Dokumen Digital 43
7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN 44
7.1 Unit Pengurusan Teknikal 44
7.1.2 Ruang Penempatan Tesis 44
7.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital
7.2.1 Pengurusan Dokumen 45
8.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKUKAN 46
8.1 Unit Perolehan 46
8.2 Unit Pengurusan Teknikal 48
8.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital 48
9.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 50
9.1 Unit Perolehan 50
9.2 Unit Pengurusan Teknikal 50
9.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital 50
iii
SENARAI LAMPIRAN
Lampiran 1 : Lejer vot-vot sehingga Disember 2007
Lampiran 2 : Agihan Peruntukan Kewangan Berbanding Jumlah
Tanggungan dan Perbelanjaan Mengikut Fakulti Tahun
2007
Lampiran 3 : Perangkaan Pesanan dan Penerimaan Mengikut Fakulti
Tahun 2007
Lampiran 4 : Perangkaan Peratus Pertambahan Koleksi Monograf
Mengikut Peruntukan Yang Diterima (Tahun 2000-2007)
Lampiran 5 : Stok Perpustakaan Sultanah Zanariah sehingga
Disember 2007
Lampiran 6a : Senarai Langganan Pangkalan Data 2007
Lampiran 6b : Senarai Langganan Jurnal Tahun 2007
Lampiran 6c : Senarai Judul Jurnal Hadiah Aktif 2007
Lampiran 7a : Perbelanjaan Mengikut Fakulti Tahun 2007
Lampiran 7b : Perbelanjaan Pembelian Jurnal Tahun 2007 Mengikut
Fakulti (Disember 2006-Disember 2007)
Lampiran 7c : Bilangan Judul Mengikut Fakulti Tahun 2007
(November 2006-Disember 2007)
Lampiran 7d : Pembayaran Jurnal Tahun 2007 Mengikut Pembekal
(Disember 2006-Disember 2007)
Lampiran 8a : Prestasi Pembekal Pangkalan Data (online) 2007
Lampiran 8b : Prestasi Pembekal Cakera Padat 2007
Lampiran 8c : Prestasi Pembekalan Jurnal Tahun 2006
Lampiran 9 : Statistik Aktiviti Pengkatalogan Unit Pengurusan
Teknikal Dari Bulan Januari - Disember 2007
Lampiran 10 : Statistik Aktiviti Keratan Akhbar
Lampiran 11 : Statistik Aktiviti Unit Pengurusan Dokumen Digital
Januari – Disember 2007
Lampiran 12 : Perangkaan Input Rekod Dalam Sistem Pengurusan
Dokumen Januari – Disember 2007
Lampiran 13 : Perangkaan Input Rekod Dalam Sistem Pengurusan
Dokumen 2001-2007
Lampiran 14 : Jawatankuasa Pemandu Dasar Akses Terbuka
Universiti Teknologi Malaysia
iv
Lampiran 15a : Jawatankuasa Induk Pelancaran Dasar Akses
Terbuka Universiti Teknologi Malaysia
Lampiran 15b : Jawatankuasa Pelaksana Pengisytiharan Dasar Akses
Terbuka Universiti Teknologi Malaysia
Lampiran 16 : Bengkel UTM-IR
Lampiran 17 : Senarai Editor Fakulti Untuk UTM-IR
Lampiran 18 : Ringkasan Laporan Prestasi Pembekal Kontrak (buku)
v
LAPORAN TAHUNAN 2007 JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER
1.0 OBJEKTIF JABATAN
Memperolehi dan menyediakan bahan-bahan yang sesuai dalam bentuk
buku, majalah/jurnal, media elektronik, bahan pandang dengar, peta,
fotograf udara dan sebagainya bagi keperluan menyokong tujuan
pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan dalam
perkhidmatan perpustakaan.
Mengkatalog, mengkelas, memproses dan mendigital bahan yang
diperolehi mengikut standard yang telah ditetapkan, serta
mempastikan ianya mempunyai rekod bibliografik dan boleh diakses
melalui INFOLAN2.
2.0 UNIT PEROLEHAN
2.1 Objektif Unit
Memperolehi dan menyediakan bahan-bahan yang sesuai dalam bentuk
buku, bahan pandang dengar, peta, fotograf udara dan sebagainya bagi
menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan
perundingan dalam perkhidmatan perpustakaan.
2.2 Peruntukan Pembelian Bahan Perpustakaan
Peruntukan pembelian bahan perpustakaan vot 27301 bagi monograf; bahan
pandang dengar; peta dan fotograf udara tahun 2007 adalah sebanyak
RM4,500,000 meningkat 7% berbanding tahun 2006 (RM4,200,000.00].
Namun begitu peruntukan ini masih belum mencukupi untuk memenuhi
keperluan fakulti di dalam pertambahan bilangan naskah bagi judul bahan
yang dipesan. Pertambahan bilangan naskhah hanya dibuat bagi judul
subjek fakulti yang mempunyai bilangan pelajar yang ramai ataupun judul
bagi subjek yang diajar atau ditawarkan oleh lebih dari satu fakulti.
1
Peruntukan diterima dalam dua (2) peringkat seperti yang dinyatakan dalam
Jadual 1.
Jadual 1: Jumlah Peruntukan vot 27301 Tahun 2007
Peringkat Jumlah (RM) Rujukan
Pertama 4,000,000.00 UTM.04/15.13/1 Jld.40 (44) 12 Februari 2007
Kedua 500,000.00 UTM.04/15.13/1 Jld.43 (30) 28 Jun 2007
Jumlah 4,500,000.00
[Rujuk Lampiran1: Lejer vot-vot sehingga Disember 2007]
Keseluruhan peruntukan pembelian bahan perpustakaan dibelanjakan
sehingga Disember tahun 2007 adalah RM5,604,423.19 dengan peningkatan
sebanyak 11.34% berbanding tahun 2006. Di mana dari jumlah tersebut
perbelanjaan untuk penerimaan pesanan pembelian 2007 sebanyak
RM4,733.762.43 dan RM870,660.76 pesanan pembelian tahun 2006.
Keseluruhan perbelanjaan pembelian bahan vot 27301 berakhir tahun 2007
telah dibelanjakan sebanyak 105.19% iaitu melebihi KPI 90% yang
ditetapkan.
2.2.1 Agihan Peruntukan
Peruntukan yang diterima telah diagihkan mengikut fakulti dan pusat
pembelajaran yang ditawarkan oleh Universiti Teknologi Malaysia
berdasarkan:
i. Pembangunan koleksi fakulti baru (FKPKB, FEPK & FBSBK).
ii. Pemantapan koleksi sediada bagi semua fakulti di UTM Kampus
Skudai dan Kampus Kota, Kuala Lumpur.
iii. Pembangunan koleksi Prof. Dr. Fuat Sezgin (Pemegang Kerusi
UTM).
iv. Pembangunan koleksi Pusat Pembelajaran UTM (PSFAB, BATC &
IBS).
v. Pembayaran perbelanjaan pesanan pembelian bahan Tahun 2006
= RM870,660.76
2
vi. Pembangunan lain-lain koleksi.
[Rujuk Lampiran 2 : Agihan Peruntukan Kewangan Berbanding Jumlah Tanggungan dan Perbelanjaan]
Dalam Dasar Perolehan, agihan peruntukan untuk Kolej Sains dan Teknologi
(KST), Kampus Kota, Kuala Lumpur adalah 10% dari jumlah peruntukan
semasa yang diterima. Namun begitu, agihan peruntukan kepada KST
ditambah kepada 13.90% memandangkan cadangan pesanan pembelian dari
staf akademik KST agak aktif dan terdapat pertambahan kursus baru yang
ditawarkan. Selain dari itu, Agihan peruntukan yang dibuat adalah
berdasarkan jumlah bilangan pelajar mengikut fakulti.
[Kemaskini dibuat hasil cadangan Mesyuarat Senat Mengenai Perpustakaan Bil.1/07/08 pada 16 Februari 2007]
2.2.2 Pesanan dan Penerimaan Bahan
2.2.2.1 Pesanan Pembelian
Jadual 2 : Jumlah tanggungan pesanan pembelian bahan
vot 27301 mengikut lokasi Tahun 2007
Lokasi Judul Naskhah Jumlah (RM)
PSZ Skudai 11,859 12,421 4,367,257.80
PSZ Kampus Kota, KL 1,078 2,323 614,035.06
BATC 68 71 16,055.74
IBS 13 14 4,404.81
Pusat Sumber, FAB 23 36 2,190.27
Pesisir, SPS 103 225 100,194.92
Jumlah 13,144 15,090 5,101,948.33
Jadual 2 menunjukkan jumlah keseluruhan tanggungan pesanan pembelian
(status Consideration) bahan perpustakaan tahun 2007 mengikut lokasi
3
Pusat Pembelajaran. Di mana sebanyak 13,144 judul/15,090 naskhah
bernilai RM5,101,948.33 pesanan telah sedia ditanggung. Terdapat
peningkatan pada jumlah judul yang dipesan iaitu 1,184 (9.01%) judul
berbanding tahun 2006, walaupun jumlah naskhah berkurangan sebanyak
1,388 (9.20%) naskhah. Keadaan ini berlaku kerana pada tahun 2006
terdapat cadangan pesanan pembelian bahan Pesisir (10 Pusat Pembelajaran)
di bawah Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) sebanyak 4,437 judul/1,186
naskhah berbanding tahun 2007 hanya 103 judul/225 naskhah sahaja yang
memberi impak besar kepada bilangan naskhah yang dipesan. Selain dari
itu, Unit Perolehan juga menguruskan pembelian cadangan pesanan di
bawah vot-vot penyelidikan UTM sebanyak 50 judul/50 naskhah bernilai
RM56,824.35 dan pesanan bahan Pesisir (segera) iaitu 70 judul/96 naskhah
bernilai RM10,800.00 menggunakan vot pengurusan SPS kerana peruntukan
vot 27301 telah habis dibelanjakan.
[Rujuk Lampiran 3: Perangkaan Pesanan Dan Penerimaan Mengikut Fakulti]
4
2.2.2.2 Penerimaan Jadual 3 : Jumlah penerimaan bahan vot 27301
mengikut lokasi Tahun 2007
Lokasi Judul Naskhah Jumlah (RM)
PSZ Skudai 10,234 11,184 4,115,433.51
PSZ Kampus Kota, KL 1,078 2,323 582,343.13
BATC 52 55 12,140.18
IBS 13 14 5,759.00
Pusat Sumber, FAB 23 36 18,086.61
Jumlah Penerimaan (Pesanan 2007)
11,400 13,612 4,733,762.43
Jumlah Penerimaan (Pesanan 2006)
1,817 2,769 870,660.76
JUMLAH KESELURUHAN 13,217 16,381 5,604,423.19
[Rujuk Lampiran 3: Perangkaan Pesanan Dan Penerimaan Mengikut Fakulti]
Secara keseluruhan jumlah penerimaan bahan tahun 2007 adalah 13,217
judul/16,381 naskhah, dimana 11,400 judul/13,612 naskhah merupakan
penerimaan bagi pesanan tahun 2007 dan 1,817 judul/ 2,761 naskhah
penerimaan bagi pesanan 2006. Tahun 2007 menunjukkan terdapat
pertambahan peratus koleksi monograf sebanyak 5.57%. (Rujuk Lampiran
4). Keseluruhan penerimaan bahan radas (cakera padat, kasetvideo, disket,
DVD) ialah 72 judul/125 unit bernilai RM133,290.95. Manakala penerimaan
bahan kartografi (fotograf udara, peta topografi) berjumlah 137 syit bernilai
RM2,720.
2.3 Stok Perpustakaan Sultanah Zanariah Sehingga Disember 2007
Jumlah stok PSZ tahun 2007 adalah 63,279 naskhah. Dengan ini jumlah
keseluruhan stok PSZ adalah 825,520 naskhah. (Rujuk Lampiran 5)
5
3.0 UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK
3.1 Pendahuluan
Unit Jurnal & Media Elektronik bertangungjawab bagi menguruskan
perolehan bahan bersiri termasuk pangkalan data. Berpandukan Dasar
Perolehan Bahan Jurnal & Media Elektronik pemilihan bahan dibuat
dengan lebih teliti agar bertepatan dengan kehendak pengguna.
Keperluan dan penggunaan jurnal serta pangkalan data ini sentiasa diberi
perhatian agar pengguna dapat mengaplikasikan penggunaannya dengan
maksima disamping mendatangkan kesan positif kepada keberkesanan kos
memandangkan kos kenaikan harga tahunan.
3.2 Objektif Unit
Memperolehi dan menyediakan jurnal terkini dan bahan media
elektronik yang sesuai bagi menyokong tujuan pembelajaran,
pengajaran, penyelidikan dan perundingan dalam perkhidmatan
perpustakaan.
3.3 Koleksi Jurnal
a. Sehingga Disember 2007, jumlah jurnal bercetak langganan terkini
yang menjadi koleksi PSZ termasuk keahlian adalah sebanyak 303
judul. Terdapat pengurangan sebanyak 8 judul yang telah dibatalkan
langganan. Terdapat penambahan sebanyak 7 judul bercetak serta
2 keahlian baru.
b. Bagi jurnal hadiah, sebanyak 1,671 isu telah diterima dan diproses bagi
54 judul hadiah aktif semasa dan 48 judul baru bersiri yang diterima
sepanjang tahun 2006. Unit ini juga mengendalikan penerimaan bahan
monograf hadiah sebanyak 293 naskah serta 25 naskhah kertas soalan
peperiksaan dari pelbagai fakulti.
6
c. Terdapat dua judul pangkalan data baru yang menyediakan kemudahan
akses teks penuh iaitu AIAA Meeting Papers dan Springer E-Books.
Manakala 2 lagi pangkalan data baru iaitu Web of Science dan Journal
Citation Report yang menyediakan akses kepada maklumat indeks.
d. Dengan langganan judul baru pangkalan data yang mengandungi jurnal
serta buku elektronik ini, angka terkini judul elektronik meningkat
sebanyak 56.98% iaitu daripada 25,393 kepada 39,861.
Berikut adalah jumlah stok koleksi Unit Jurnal & Media Elektronik
sehingga Disember 2007:
Jumlah Judul Keseluruhan
Bil Perkara Jumlah (Judul)
1. Langganan/ keahlian (aktif) 303
2. Jurnal elektronik (cd) 1,796
3. Jurnal / buku elektronik (online) 39,861
4. Hadiah (aktif) 54
5. Koleksi khas 431
Jumlah 42,445
Jumlah Pangkalan Data
Bil Perkara Jumlah (Judul)
1. Cakera Padat 13
2. Online 45
Jumlah 58
Rujuk Lampiran 6a, 6b dan 6c
7
3.4 Agihan Peruntukan dan Perbelanjaan Vot 27303
Tiada baki peruntukan tahun lalu yang dibawa ke tahun 2007. Sumber
kewangan adalah melalui peruntukan :
Asal : RM7,000,000.00
One off : RM2,000,000.00
Perbelanjaan bagi vot 27303 untuk tahun 2007 berjumlah RM6,051,025.60
diagihkan seperti berikut :
Perbelanjaan Jumlah Pembayaran langganan tetap jurnal pada 2007
RM 773,805.58
Pembayaran pangkalan data (cd/online) pada 2007 RM1,278,546.87
Pembayaran pembaharuan langganan pangkalan data cd/online 2008
RM2,972,965.66
Pembayaran pembaharuan langganan jurnal 2008 RM1,025,707.49
Jumlah Perbelanjaan Keseluruhan
RM6,051,025.60
• Terdapat baki sebanyak RM2,948,974.40 dari peruntukan vot 27303
yang masih belum dihabiskan. Baki peruntukan ini sebenarnya
dikhaskan untuk pembayaran pangkalan data Web of Science yang
masih dalam proses terakhir kelulusan pembayaran serta
dokumentasi dengan Kementerian Kewangan.
• Pada tahun 2007 ini sebanyak RM32,217.29 dituntut dari pembekal
yang gagal membekalkan bahan sebagai bayaran tuntutan nota
kredit bagi bahan yang gagal dibekalkan pada 2005 dan 2006.
Sejumlah RM6,746.15 nota kredit telah diterima manakala
selebihnya masih dalam proses pembekalan dan tuntutan
memandangkan memang terdapat bahan yang belum diterbitkan
atau lewat terbit.
8
• Bagi jurnal bercetak, FAB masih mengekalkan jumlah judul
terbanyak iaitu 46 judul berbanding fakulti lain. Diikuti FKKKSA
dengan 42 judul dan FKSG 36 judul. Walau bagaimanapun,
peruntukan terbesar diagihkan kepada FS (Kimia) sejumlah
RM228,910.91 diikuti FKKKSA sebanyak RM161,090.48 dan FAB
dengan nilai RM120,944.11. Program Pengajian Diploma masih lagi
menggunakan peruntukan terendah iaitu sebanyak RM1,887.15
sahaja.
• Setakat ini agihan terbesar perbelanjaan jurnal bercetak adalah
kepada pembekal Swets bernilai RM433,201.27 manakala Web of
Science dari Thomson Scientific merupakan pangkalan data termahal
dengan nilai langganan RM2,800,000.00. (Rujuk Lampiran 7a, 7b,
7c, dan 7d)
3.5 Pembekalan Jurnal dan Media Elektronik
Secara keseluruhannya, prestasi pembekalan jurnal bercetak dan
pangkalan data online/cd-rom adalah ditahap memuaskan dan
memperlihatkan sedikit peningkatan. Bagi langganan jurnal bercetak,
jumlah isu yang dibekalkan meningkat berbanding tahun 2006 sebanyak
7% iaitu dari 79.5% pada tahun 2006 kepada 86.5%. Purata pembekalan
bahan media elektronik juga menunjukkan peningkatan sebanyak 11.16%
daripada 78.67% pada tahun 2006 kepada 89.83%.
(Rujuk Lampiran 8a, 8b dan 8c)
3.6 Pengkatalogan Jurnal Bercetak, Dalam Talian dan Bahan Hadiah
Sebanyak 187 buah buku, 252 judul jurnal atas talian, 65 judul jurnal
hadiah dan 6 keping cakera padat telah dikatalog sepanjang tahun 2007.
Sepanjang tahun 2007, sebanyak 715 “hyperlink” jurnal atas talian telah
disemak dan 508 “hyperlink” telah dikemaskinikan. Semakan dibuat secara
rawak dengan 10 judul sehari atau berdasarkan aduan dari pengguna.
9
Semakan dibuat menggunakan INFOLAN2. Semakan dibuat berdasarkan
senarai yang diberikan. Setelah semakan dibuat, jika terdapat kesilapan
atau ‘hyperlink’ tidak berfungsi, pembetulan akan dibuat pada AdvCat.
Semakan dan kemaskini akan melibat Tag856 dan juga Tag500. Tag856
ialah tag untuk URL jurnal elektronik. Semakan dibuat adalah untuk
melihat samada URL yang diberikan itu berfungsi atau tidak. Jika tidak
berfungsi, kemaskini akan dilakukan. Tag500 adalah untuk menerangkan
tentang tahun langganan sesuatu jurnal elektronik. Ia membantu pengguna
untuk mengetahui tentang teks penuh sesuatu jurnal. 3.7 Penutup
Pihak Unit Jurnal & Media Elektronik akan terus berusaha untuk
memperbaiki dan mengemaskini maklumat pada rekod bibliografi bagi
membantu pengguna mendapat maklumat yang berkualiti disamping
membelanjakan peruntukan ke atas bahan yang munasabah bagi
memenuhi keperluan maklumat pengguna dan seterusnya meningkatkan
keberkesanan kos langganan.
10
4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL
4.1 Objektif Unit
Mengkatalog dan mengkelas semua bahan yang diperolehi mengikut
piawai yang ditetapkan yang terdiri dari buku, tesis, makalah, laporan
penyelidikan, piawai, sijil, lukisan terukur, lukisan teknik,
memorandum, dokumen kontrak, Kertas Mesyuarat UTM dan
sebagainya bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran,
penyelidikan dan perundingan dalam perkhidmatan perpustakaan.
4.2 Pengkatalogan Bahan
(Rujuk Lampiran 9)
4.2.1 Pengkatalogan Bahan Asal
Bahan Asal
5898 5708
87987688
0
2000
4000
6000
8000
10000
1 2
Tahun
Jum
lah JUDUL
NASKAH
2006 2007
Rajah 1
BAHAN ASAL 2006 2007
Judul 5898 5708
Naskhah 8798 7688
11
Rajah 1 – Jumlah judul menurun sebanyak 190 judul (3.22%) jika
dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah menurun
sebanyak 1110 naskah (12.62%) jika dibandingkan di antara tahun 2006
dan 2007. Ini terjadi kerana Unit Pengurusan Teknikal (UPT) kekurangan
pengkatalog di mana 2 orang pengkatalog telah menamatkan perkhidmatan
dan seorang pengkatalog dipindahkan ke unit lain pada tahun 2007. Pada
tahun tersebut juga UPT menerima 3 orang pengkatalog baru yang masih di
dalam latihan dan jumlah judul yang dikatalog masih belum mencukupi. 2
orang pengkatalog juga telah mengambil cuti bersalin pada tahun 2007.
4.3 Pengkatalogan Bahan CIP
Bahan CIP
5067
99599915
15487
0
5000
10000
15000
20000
1 2
Tahun
Jum
lah
JUDULNASKAH
2006 2007
Rajah 2
BAHAN CIP 2006 2007
Judul 5067 9959
Naskhah 9915 15487
Rajah 2 – Jumlah judul meningkat ketara sebanyak 4892 judul (96.55%)
jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah
meningkat ketara sebanyak 5572 (56.20%) jika dibandingkan di antara
tahun 2006 dan 2007. Jumlah peningkatan yang besar disebabkan oleh
peningkatan jumlah sasaran pengkatalogan daripada 125 judul bagi tahun
2006 kepada 200 judul bagi tahun 2007. Proses MarcEdit yang dijalankan
oleh Pustakawan P(PS1) setiap kali menerima bahan dari Unit Perolehan
juga turut menyumbang kepada peningkatan jumlah yang ketara pada
tahun 2007.
12
4.4 Pengkatalogan Bahan Tesis
Bahan Tesis
1484
1555
1484
1557
14401460148015001520154015601580
1 2
Tahun
Jum
lah
JUDULNASKAH
2006 2007
Rajah 3
TESIS 2006 2007
Judul 1484 1555
Naskhah 1484 1557
Rajah 3 – Jumlah judul meningkat sebanyak 71 judul (4.78%) jika
dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah meningkat
sebanyak 73 naskhah (4.92%) jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan
2007. Peningkatan ini disebabkan oleh pengkatog sudah mula mengkatalog
tesis secara intensif jika dibandingkan dengan tahun 2006 kerana terdapat
permintaan yang tinggi dari Unit Media, Pemeliharaan dan Pemuliharaan
(UMPP).
13
4.5 Pengkatalogan Bahan Laporan Penyelidikan
Laporan Penyelidikan
6045
120
48
020406080
100120140
1 2
Tahun
Jum
lah
JUDULNASKAH
2006 2007
Rajah 4
LAPORAN PENYELIDIKAN
2006 2007
Judul 60 45
Naskhah 120 48
Rajah 4 - Jumlah judul menurun sebanyak 15 judul (25%) jika
dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah menurun
sebanyak 72 naskhah (60%) jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan
2007. Keadaan ini wujud disebabkan oleh pustakawan P(PK1) telah
ditukarkan ke unit lain dan penggantinya menjalani latihan terlebih dahulu
di UPT. Beliau juga telah mengambil cuti bersalin pada Oktober hingga
November 2007.
14
4.6 Pengkatalogan Bahan Cakera Padat
Bahan Cakera Padat
1890 196220932421
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
1 2
Tahun
Jum
lah
JUDULNASKAH
2006 2007
Rajah 5
CAKERA PADAT 2006 2007
Judul 1890 1962
Naskhah 2093 2421
Rajah 5 - Jumlah judul meningkat sebanyak 72 judul (3.81%) jika
dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah meningkat
sebanyak 328 naskhah (15.67%) jika dibandingkan di antara tahun 2006
dan 2007. Terdapat peningkatan bagi jumlah judul dan naskhah yang
disumbangkan melalui proses MarcEdit.
15
4.7 Pengkatalogan Bahan Mikrofilem
Mikrofilem
147604569
1925
0500
1000150020002500
1 2
Tahun
Jum
lah JUDUL
NASKAH
2006 2007
Rajah 6
MIKROFILEM 2006 2007
Judul 147 604
Naskhah 569 1925
Rajah 6 - Jumlah judul meningkat ketara sebanyak 457 judul (310.88%)
jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah
meningkat ketara sebanyak 1356 naskhah (238.31%) jika dibandingkan di
antara tahun 2006 dan 2007. Terdapat peningkatan ketara bagi jumlah
judul dan naskhah yang disumbangkan oleh peningkatan pengkatalogan
tesis.
16
4.8 Perbandingan Pengkatalogan Semua Bahan Bagi Tahun 2006 dan 2007
AKTIVITI PENGKATALOGAN BAHAN UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL DARI BULAN JANUARI - DISEMBER 2006
992
1194
1421
12001306
1043 988 954
1308
1487
2098
12651288
18781941
1679
2092 2095
1887
2036
22342110
2898
1575
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sept Okt. Nov. Dis.
Bulan
Jum
lah
Kes
elur
uhan
Bah
an
JudulNaskhah
Rajah 7
17
AKTIVITI PENGKATALOGAN BAHAN UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL DARI BULAN JANUARI - DISEMBER 2007
1685
1462
1840
16751788
1636
19082058
14341292
1432
1667
22512118
3731
25672443
2530
2784
2562
2165
18871781
2415
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sept Okt. Nov. Dis.
Bulan
Jum
lah
Kes
elur
uhan
Bah
an
JudulNaskhah
Rajah 8
PENGKATALOGAN KESELURUHAN
2006 2007
Judul 15 256 19 877
Naskhah 23 713 29 234
Perbandingan Rajah 7 dan Rajah 8 - Jumlah judul meningkat ketara
sebanyak 4621 judul (30.29%) jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan
2007. Jumlah naskhah meningkat ketara sebanyak 5521 naskhah (23.28%)
jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007.
18
Terdapat peningkatan ketara bagi jumlah judul dan naskhah yang
dikatalog oleh Unit Pengurusan Teknikal yang disumbangkan oleh beberapa
faktor di antaranya seperti:
a. Peningkatan sasaran pengkatalogan bagi setiap Pustakawan dan
Pembantu Perpustakaan iaitu dari 125 judul sebulan bagi tahun 2006
kepada 200 judul sebulan bagi tahun 2007.
b. Pencarian nombor panggilan dan tajuk perkara melalui satu sistem
sokongan pengkatalogan yang dikenali sebagai MarcEdit agar bahan
dapat diproses dengan lebih cepat oleh Pembantu Perpustakaan UPT.
c. Pengkatalogan bahan tesis dan mikrofilem secara intensif telah dapat
menyumbang kepada peningkatan ketara ini.
d. Pengkatalogan semua jenis bahan yang terdiri dari bahan asal, bahan
CIP , tesis, cakera padat, laporan penyelidikan dan sebagainya dapat
dikatalog dengan lebih cepat kerana adanya proses aliran kerja yang
lebih efektif dan berkesan yang dilaksanakan di UPT.
19
5.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL
5.1 Objektif Unit
Membangunkan dan menguruskan dokumen dalam bentuk digital bagi
menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan
perundingan dalam perkhidmatan perpustakaan.
5.2 Muaturun keratan akhbar
Jadual 1 - Pada tahun 2007, muaturun keratan akhbar sebanyak 7272
judul telah dilakukan iaitu meningkat sebanyak 361 judul (5.22%)
berbanding tahun 2006 (6911 judul). Faktor peningkatan adalah
bergantung kepada jumlah keratan akhbar yang diindeks oleh Pustakawan,
Jabatan Perkhidmatan Maklumat. Jadual 1 : Muaturun keratan akhbar
Tahun Keratan Akhbar 2006 2007
Pertambahan (+) / pengurangan (-)
Peratus (%)
Muaturun 6911 7272 (+) 361 5.22 %
5.3 Mengimbas keratan akhbar
Jadual 2 - Imbasan keratan akhbar sebanyak 912 judul telah dilakukan
dan menurun sebanyak 100 judul (9.88%) berbanding tahun 2006 (1012
judul). Baki keratan akhbar tertunggak yang perlu diimbas adalah
sebanyak 474 keratan berdasarkan jumlah keratan terkumpul iaitu 1,386
pada tahun 2007. (Rujuk Jadual 3) Jadual 2 : Mengimbas keratan akhbar
Tahun Keratan Akhbar 2006 2007
Pertambahan (+) / pengurangan (-)
Peratus (%)
Imbas 1012 912 (-) 100 9.88 %
20
Jadual 3 : Jumlah Keratan Akhbar
Saiz Keratan Akhbar
Jumlah Keratan Akhbar untuk diimbas (Tahun 2007)
<A4 991
>A4 395
JUMLAH 1386
Pada tahun 2007, tugas imbasan keratan akhbar telah dimasukkan dalam
senarai tugas staf PmP(PD3) bagi mengelakkan atau mengurangkan
tunggakan bahan dan mempercepatkan bahan diproses.
Tunggakan berlaku walaupun aktiviti ini telah dimasukkan dalam senarai
tugas staf. Antara faktor–faktor penyumbang adalah :
i. Projek pemasangan partition di jabatan antara bulan Oktober –
November dan staf membantu penyelaras projek.
ii. Terlibat dalam projek pelupusan perabot pada 9-16 November.
iii. Membuat imbasan lain-lain dokumen PSZ sebanyak 1010
mukasurat.
iv. Keratan yang melebihi saiz A4 dan banyak imej akan memberi
kesan kepada masa yang diambil bagi menyiapkan dokumen
digital yang dihasilkan.
v. Membantu mengimbas tesis berstatus ‘at reprography’ sebanyak
22 judul (3,593 helai).
Jadual 4 - Keseluruhan aktiviti mengimbas dan muaturun keratan akhbar
meningkat sebanyak 3.29% dari 7,923 kepada 8,184 judul pada tahun
2007. (Rujuk Lampiran 10)
21
Jadual 4 : Jumlah mengimbas dan muaturun keratan akhbar
Tahun Keratan Akhbar 2006 2007
Pertambahan (+) / pengurangan (-)
Peratus (%)
Muaturun 6911 7272 (+) 361 5.22 %
Imbas 1012 912 (-) 100 9.88 %
Jumlah
7923 8184
(+) 261 3.29%
5.4 Mengimbas Dan Menukar Format Tesis, Kertas Soalan Peperiksaan UTM, Artikel Jurnal UTM & Laporan Penyelidikan
(Rujuk Jadual 5, Rajah 1, Lampiran 11)
a. Kertas soalan peperiksaan UTM Telah mengimbas 990 judul mata pelajaran (7704 mukasurat) iaitu
menurun sebanyak 191 judul (2819 mukasurat) berbanding tahun 2006
(1181 judul, 10523 mukasurat). Fokus utama kepada imbasan tesis kesan
daripada perlaksanaan UTM-IR yang memerlukan menginput rekod tesis
sebanyak mungkin pada tahun 2007.
b. Tesis Pasca Ijazah
Aktiviti mengimbas tesis pasca ijazah meningkat sebanyak 16 judul (1695
mukasurat) iaitu 63 judul (11075 mukasurat) bagi tempoh 6 bulan kedua
tahun 2007 berbanding Jannuari - Dissember 2006 (47 judul, 9380
mukasurat). Peningkatan disebabkan staf telah mengimbas tesis bercetak
(status ‘at repography’) mulai Ogos 2007. Tesis ini diambil di Bilik
Mikrofilem (Unit Media, Pemeliharaan dan Pemuliharaan) yang telah dibuka
jilidannya dan dalam keadaan helaian bagi memudahkan imbasan bagi
meningkatkan produktiviti penghasilan tesis digital berbanding memproses
tesis berjilid.
22
c. Artikel Jurnal UTM
Imbasan artikel jurnal UTM tidak dilakukan kerana fokus utama kepada
imbasan tesis seperti yang dinyatakan pada perkara 5.4 (a).
d. Laporan Penyelidikan
Imbasan laporan penyelidikan sebanyak 10 judul (25 mukasurat) kerana
fokus utama kepada imbasan tesis seperti yang dinyatakan pada perkara
5.4 (a).
Jadual 5 : Aktiviti Imbasan dan Tukar Format Dokumen
Tahun
2006 2007
Perbezaan pertambahan (+) pengurangan (-) Bahan
judul m/s judul m/s judul m/s Kertas soalan
peperiksaan UTM 1181 10523 990 7704 (-) 191 (-) 2819
Tesis pasca ijazah 47 9380 63 11075 (+) 16 (-) 1695
Artikel jurnal UTM 0 0 0 0 0 0
Laporan penyelidikan 110 559 10 25 (-)100 (+) 534
JUMLAH 1338 20462 1063 18804
23
Rajah 1
AKTIVITI IMBASAN
1052311075
7704
9380
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
Judul m/s Judul m/s
2006 2007
Tahun
Jum
lah
Rek
od
Kertas soalan peperiksaan UTM
Tesis
laporan penyelidikan
5.5 Menukar format tesis digital sediada (cakera padat) dari pelbagai
format kepada PDF
Mulai Februari 2007, UPDD telah mula memproses tesis digital
sediada (cakera padat) sebanyak 580 judul (96,686 mukasurat) bagi
mempercepatkan tesis diproses dan salah satu kaedah dalam
meningkatkan penghasilan jumlah tesis digital PDF. Teks tesis yang
mempunyai versi dalam cakera padat perlu dirujuk semasa tesis
digital dihasilkan sebagai panduan. (Rujuk Rajah 2)
24
Rajah 2
0
20
40
60
80
100
Menukar format tesis digital sediada (cakera padat) dari pelbagai format kepada PDF
Bula
JumlahTesis
Judu 4 7 4 7 8 8 5 3 3 3 2
Fe Ma Ap Me Ju Ju O Sep Okt No Di
Proses melibatkan 3 keadaan iaitu :
i. Menukar pelbagai format fail kepada PDF serta melakukan
kompilasi.
ii. Dokumen telah sediada dalam format PDF dimana
sebahagiannya juga perlu kompilasi atau sediada teks penuh
digital PDF.
iii. Melibatkan tesis yang belum dikatalog iaitu status ‘in
Cataloguing’
5.6 Aktiviti Menginput Profil Dokumen, Eksport Import Rekod dan Proses Billing
i. Jadual 6 & Rajah 3 - Jumlah profil dokumen diwujudkan
sebanyak 10,355 iaitu menurun sebanyak 12.16% berbanding
tahun 2006 (11788). Penurunan sangat berkait dengan aktiviti
penyediaan dokumen digital kerana fokus utama kepada tesis
dimana bilangan mukasurat banyak perlu diproses tetapi
memberi kesan kecil terhadap profil dokumen.
25
Pengurangan kepada imbasan keratan akhbar, kertas soalan
dan laporan penyelidikan adalah penyumbang besar kepada
penurunan profil dokumen kerana bilangan mukasurat adalah
kurang bagi setiap judul berbanding tesis.
ii. Jumlah rekod yang dieksport adalah 9,674 iaitu menurun
sebanyak 18.88% berbanding 11,925 pada tahun 2006.
Jumlah profil dokumen yang diwujudkan akan memberi kesan
kepada jumlah rekod yang dieksport dan diimport. Rekod-
rekod pengurusan dokumen yang mengandungi nombor LCN
tidak akan diimport seperti tesis dan laporan penyelidikan.
iii. Semua aktiviti mengemaskini rekod Billing telah diselesaikan
sebanyak 8604 rekod dan tiada tunggakan rekod di Modul
Billing.
Jadual 6 : Aktiviti Pengurusan Dokumen
Tahun Aktiviti
2006
2007
% tambahan (+) / pengurangan
(-) Profil dokumen 11788 10355 (-) 12.16 %
Eksport rekod 11925 9674 (-) 18.88 %
Import rekod 11287 7949 (-) 29.57 %
Billing 10710 8604 (-) 19.66 %
Nota : a) Profil dokumen adalah rekod dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DM)
b) Eksport rekod adalah eksport rekod Pengurusan Dokumen ke Sistem Aplikasi Perpustakaan (SAP) c) Import rekod adalah import rekod dari Sistem Aplikasi Perpustakaan ke Sistem Pengurusan Perpustakaan (LMS)
26
Rajah 3
Aktiviti Utama Pengurusan Dokumen
02000400060008000
100001200014000
Profildokumen
Eksportrekod
Importrekod
Billing
Aktiv iti
Jum
lah
Rek
od
tahun 2006
tahun 2007
5.7 Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam Modul Katalog
Jumlah keseluruhan rekod perlu dikemaskini adalah 8,886 rekod.
Pemantauan aktiviti mengemaskini rekod Pengurusan Dokumen
sebanyak 4,856 berjaya dilaksanakan. Rekod tertunggak sebanyak
4,030 judul perlu dikemaskini pada tahun 2008 bagi rekod keratan
akhbar. (Rujuk Jadual 7 dan Rajah 4)
Tunggakan berlaku kerana pada bulan Jun – September, aktiviti
mengimport rekod dari Sistem Aplikasi Perpustakaan ke Sistem
Pengurusan Perpustakaan terpaksa dihentikan sementara masalah
dapat diselesaikan oleh Jabatan Pembangunan Automasi dan pihak
pembekal. Masalah teknikal dikenalpasti dimana ‘there was a
directory ADV in the SMARC folder’ yang mempengaruhi proses
mengimport rekod.
i. Aktiviti mengemaskini rekod keratan akhbar menurun dari
13,434 kepada 3,871 rekod pada tahun 2007.
ii. Peningkatan bagi mengemaskini rekod tesis sebanyak 598
judul iaitu dari 41 kepada 639 judul pada tahun 2007. Faktor
27
peningkatan adalah hasil daripada peningkatan aktiviti
imbasan dan proses tesis digital sediada.
iii. Lain-lain rekod dikemaskini adalah :
• 35 rekod kertas soalan peperiksaan
• satu rekod laporan penyelidikan
• 310 rekod artikel jurnal UTM iaitu meningkat sebanyak
306 judul Jadual 7 : Aktiviti Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam Modul Katalog
Tahun Perbezaan
Bahan 2006 2007
tunggakan 2007
Keratan akhbar 13434 3871 9563
Kertas soalan peperiksaan 1401 35 1366
Tesis 41 639 598
Laporan penyelidikan 89 1 88
Artikel Jurnal UTM 4 310 306
Media 1 0 1
JUMLAH 14,970 4856 4030
JUMLAH BESAR 8886
28
Rajah 4 : Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam Modul Katalog
13434
140141 89 4
3871
35 1 310 6390
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
16000
Keratan akhbar
Kertas soalanpeperiksaan
Tesis LaporanPenyelidikan
Artikel Jurnal UTM
Bahan
Jum
lah
2006
2007
5.7.1 Aktiviti penyelenggaraan rekod Sistem Pengurusan Dokumen (DM)
Aktiviti ini adalah merangkumi semua rekod-rekod yang telah diwujudkan
dalam Sistem Pengurusan Dokumen dari tahun 2001.
Mengemaskini tarikh profil dokumen serentak dengan projek menukar
format kepada PDF bagi kertas soalan peperiksaan dan keratan akhbar
sebanyak 4,028 rekod. Projek ini dapat mengatasi masalah unit dalam
menyediakan perangkaan sebenar profil dokumen bagi rekod yang
dihasilkan pada tahun 2002 dan 2003.
Aktiviti housekeeping memberi kesan kepada jumlah sebenar profil
dokumen yang diwujudkan dalam Sistem Pengurusan Dokumen dimana
10,355 bagi tahun 2007 (Lampiran 12) manakala sebanyak 43,365 profil
dokumen dari tahun 2001 - 2007. (Lampiran 13)
29
5.8 Dasar Akses Terbuka Universiti Teknologi Malaysia & UTM ‘Institutional Repository’ (UTM-IR)
5.8.1 Pengenalan Dasar Akses Terbuka UTM
Ditakrifkan sebagai memberi akses kepada sumber maklumat ilmiah
(scholarly publication) percuma serta tiada had secara atas talian
terutamanya bagi hasil penulisan oleh staf akademik, penyelidik dan juga
pelajar UTM.
Projek ini bermula pada Januari 2007 dengan diterajui oleh Jawatankuasa
Pemandu Dasar Akses Terbuka UTM. (Lampiran 14) Jawatankuasa ini
dipengerusikan oleh Prof. Dr. Ahmad Kamal bin Idris yang juga merangkap
sebagai pengerusi ‘Ranking and Rating UTM’ dan dianggotai oleh wakil dari
PSZ, CICT, Fakulti dan juga Pejabat Undang-Undang. Kerjasama penuh
telah diberikan oleh setiap pihak terlibat seperti fakulti, pusat
kecemerlangan, perpustakaan, CICT dan lain-lain jabatan. Usaha memberi
kefahaman mengenai dasar akses terbuka kepada masyarakat UTM dibuat
melalui mesyuarat, bengkel, taklimat serta ‘roadshow’ kepada masyarakat
kampus.
Taklimat mengenai UTM-IR telah diberi kepada dekan-dekan fakulti pada 3
April 2007 dengan dipengerusikan oleh Prof. Dr. Siti Hamisah Tapsir,
Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa). Taklimat tersebut
bertujuan untuk menjelaskan lagi kepentingan UTM-IR supaya ianya akan
dapat berkembang pesat di fakulti-fakulti dan seluruh UTM. Turut hadir
adalah Ketua Pustakawan dan seorang Ketua Bahagian dari PSZ.
Jawatankuasa UTM-IR telah sebulat suara bersetuju menggunakan
perisian ‘Eprints’ versi 3.0 sebagai platform untuk mengendalikan isi
kandungan digital akses terbukanya. Akses kepada UTM-IR boleh dibuat
melalui UTL http://eprints.utm.my.
30
Pada 10 Julai 2007, Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM telah
diadakan di Perpustakaan Sultanah Zanariah dan dirasmikan oleh Naib
Canselor, Tan Sri Prof. Dr. Mohd Zulkifli Mohd Ghazali. Harapan Tan Sri
NC agar setiap pensyarah atau penyelidik mendeposit sebanyak mungkin
hasil penulisan mereka secara berterusan sebagai menyokong perlaksanaan
akses terbuka ini. (Rujuk Lampiran 15a, 15b)
Sebagai menghargai sumbangan yang telah diberikan, satu Majlis
Penghargaan Projek Universiti Teknologi Malaysia ‘Institutional Repository’
(UTM-IR) akan diadakan di PSZ pada 18 Januari 2008 yang akan
disempurnakan oleh Y. Bhg. Prof. Ir. Dr. Siti Hamisah Tapsir, Timbalan
Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa).
Sijil penghargaan akan diberikan kepada Jawatankuasa Pemandu dan
Editor UTM-IR sebagai tanda terima kasih dan penghargaan daripada
universiti.
Bil.
Kategori Sijil
Jumlah
1
Jawatankuasa Pemandu Dasar Akses Terbuka UTM
23
2 Editor UTM-IR 51
JUMLAH 74
Terdapat 3 kategori utama dalam Dasar Akses Terbuka UTM iaitu :
a) UTM ‘Institutional Repository’ (UTM-IR) yang terdiri dari
Tesis
Artikel jurnal
Kertaskerja persidangan
31
Definisi UTM-IR Pusat Repositori Universiti Teknologi Malaysia (UTM-IR) adalah
himpunan koleksi ilmiah dan penyelidikan universiti dalam bentuk
digital. Wadah ilmiah ini menjadi pusat pengumpulan, pemeliharaan
dan mengadaptasi konsep akses secara terbuka (open access) yang
dapat mengetengahkan bahan ilmiah dan hasil penyelidikan
masyarakat UTM ke peringkat global.
b) Jurnal atas talian (Online Journals)
Terdapat 7 judul jurnal terbitan UTM yang telah memberi
akses terbuka (teks penuh) secara atas talian. Ianya adalah :
i. Journal of Fundamental Sciences
ii. Elektrika
iii. Matematika
iv. Jurnal Makenikal
v. Malaysian Journal of Civil engineering
vi. Malaysian Polymer Journal
vii. Jurnal Teknologi
c) E-pembelajaran terbuka (Open e-learning)
5.8.2 Penyenaraian UTM Dalam ‘Registry Of Open Access Repositories’
(ROAR)
UTM telah disenaraikan sebagai wakil pertama institusi dari Malaysia yang
tersenarai di ROAR. Tarikh rasmi didaftarkan adalah pada 26 Januari 2007
yang boleh diperolehi melalui URL http://roar.eprints.org.
5.8.3 Penyenaraian UTM dalam ‘Directory of Open Access Repositories’
Repositori juga telah disenaraikan di dalam ‘Directory of Open Access
Repositories’ (OpenDOAR). Membenarkan pencarian repositori atau
pencarian kandungan repositori melalui URL http://www.opendoar.org/.
Pendaftaran telah dibuat oleh Perpustakaan Sultanah Zanariah.
32
5.8.4 Perlaksanaan IR Sebagai permulaan PSZ telah kenalpasti beberapa aktiviti untuk
menjayakan IR seperti:
a) Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu
b) Bengkel
c) Mesyuarat AJK Pelaksana Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM
d) Majlis Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM di PSZ pada 10 Julai
2007
e) Pameran IR (10 Julai - 31 Ogos 2007)
f) Penulisan mengenai IR dalam buletin PSZ atau penerbitan UTM
g) Perancangan Majlis Penghargaan Projek Universiti Teknologi Malaysia
‘Institutional Repository’ (UTM-IR) yang akan diadakan di PSZ pada
18 Januari 2008
5.8.4.1 Bengkel UTM-IR
Bengkel IR telah dimulakan pada 16 Februari 2007 dan terbuka
kepada semua fakulti. Bengkel ini akan diadakan berterusan bagi
menyokong fakulti dalam memantapkan perlaksanaan UTM-IR.
5.8.4.1.1 Bengkel (Pendeposit dan Editor)
Bermula dari tarikh 16 Februari 2007 hingga 11 September 2007
sebanyak 15 sesi bengkel IR telah dikendalikan dengan jumlah
kehadiran seramai 230 orang. Bengkel kepada semua Editor fakulti
UTM-IR telah dikendalikan sebanyak 2 sesi (57 orang)
(Lampiran 16).
Jumlah kehadiran tertinggi peserta bengkel mengikut fakulti adalah
Fakulti Sains iaitu seramai 107 orang (8 sesi). Bengkel ini mendapat
kerjasama sepenuhnya dari fakulti tersebut dengan jumlah peserta
yang hadir sangat menggalakkan.
33
Fakulti Sesi Jumlah hadir
FS 8 107
FP 2 29
FSKSM 2 8
PSZ 1 29
Pelbagai fakulti 2 57
JUMLAH 15 230
Bengkel belum dapat dijalankan untuk UTM KL, City Campus dan
akan dikendalikan pada tahun 2008
5.8.4.1.2 Keperluan Bengkel oleh Fakulti Semua fakulti atau jabatan yang memerlukan bengkel UTM-IR perlu
memohon kepada PSZ iaitu kepada Ketua Pustakawan dan salinan
kepada Koordinator UTM-IR.
5.8.4.1.3 Dokumentasi Bagi memudahkan perlaksanaan bengkel, dokumentasi telah
disediakan dan boleh diakses melalui http://portal.psz.utm.my/ir.
Ianya berguna sebagai rujukan dan panduan kepada pendeposit.
5.8.5 Pendepositan Rekod
5.8.5.1 Perangkaan
Sehingga 31 Disember 2007, 3183 rekod boleh diakses oleh
pengguna melalui UTM-IR. Daripada jumlah berkenaan, 575 adalah
rekod tesis master/PhD dan sebilangan kecil adalah kertas projek
sarjana muda. Pelajar atau pengguna boleh mengakses hampir
semua teks penuh tesis berkenaan kecuali bagi tesis terhad/sulit
atau tesis staf yang membuat pengajian di luar UTM.
34
Diharapkan rekod yang dijangkakan akan didepositkan sehingga
Disember 2007 adalah sebanyak 10,000 berdasarkan fakta dimana
UTM mempunyai 1877 orang staf akademik. Dengan sasaran setiap
staf akademik menyumbang 5 rekod pada tahun 2007 maka objektif
tersebut tidak mustahil boleh dicapai. Sebanyak 74.62% (9700) rekod
perlu didepositkan untuk mencapai kepada 13000 rekod dalam UTM-
IR.
Unjuran rekod yang akan dideposit dalam UTM-IR
Staf akademik
Anggaran rekod IR
akan dideposit
Telah deposit
Untuk semakan
Sedia diakses
% rekod perlu
deposit
% rekod telah
deposit
1877 13000 3300 117 3183 74.62% 25.38 %
Nota: Sebahagian jumlah ini termasuk sumbangan deposit rekod oleh PSZ.
5.8.5.2 Deposit rekod oleh fakulti/jabatan
Antara fakulti yang aktif mendepositkan bahan adalah RMC, FKSG,
FKKKSA, FAB dan FKE dimana fakulti lain masih ditahap yang
kurang memberangsangkan walaupun beberapa bengkel telah
dijalankan.
Terdapat juga pensyarah yang menghubungi PSZ secara peribadi dan
bimbingan diberikan secara jarak jauh seperti emel atau telefon bagi
membolehkan mereka mendapatkan panduan asas mendeposit
bahan.
5.8.5.3 Deposit rekod oleh PSZ
Sepanjang tahun 2007, sebanyak 654 rekod telah didepositkan.
Bahan terdiri dari tesis, buku, artikel jurnal dan kertas persidangan.
35
Deposit Rekod ke UTM-IR Tahun 2007
BAHAN Tesis Artikel Kertas Buku Jumlah
seminar Deposit
JUMLAH 575 43 35 1 654
5.8.5.4 Kemaskini rekod
Keseluruhan aktiviti UTM-IR selain mendepositkan bahan adalah:
• Membuat semakan - 613 rekod
• Mengemaskini - 491 rekod
• Memadam rekod - 11 rekod
Aktiviti UTM-IR Tahun 2007
Aktiviti Jumlah Semakan Kemaskini Padam
Deposit Rekod Rekod Rekod
Jumlah 654 613 491 11
Aktiviti mengemaskini rekod oleh PSZ adalah bertujuan memberi
keseragaman entri kepada rekod UTM-IR selain menepati keperluan
yang telah ditetapkan.
Aktiviti memadam rekod/return item kepada pendeposit turut
dilakukan kerana terdapat duplikasi rekod juga tidak menepati
kriteria yang telah ditetapkan.
5.8.5.5 Kategori bahan penerbitan
Kategori bahan yang telah dipersetujui untuk didepositkan :
a. Tesis pasca ijazah
b. Artikel jurnal
c. Kertas persidangan
d. Laporan Penyelidikan
e. Buku termasuk bab dalam buku
36
5.8.5.6 Bahan tidak dideposit oleh fakulti dalam UTM-IR
a. Jurnal Teknologi (deposit oleh Penerbit UTM)
b. Tesis Pasca Ijazah (deposit oleh PSZ)
c. Laporan Penyelidikan (deposit oleh RMC)
5.8.6 Editor UTM-IR Bagi Mewakili Fakulti
Sehingga Disember 2007, Editor UTM-IR fakulti berjumlah 51 orang
(Lampiran 17).
Fakulti Jumlah Editor
FKE 1
FAB 1
FKA 1
FKM 4
FKSG 3
FPPSM 1
FSKSM 5
FKKKSA 2
RMC 2
FS 16
FP 10
Penerbit 3
BIP 2
51
Peranan Editor adalah membuat semakan rekod-rekod yang telah
didepositkan oleh pendeposit dengan lebih konsisten bagi
membolehkan rekod diakses dengan cepat. Secara keseluruhannya,
aktiviti semakan rekod oleh editor fakulti adalah masih ditahap yang
kurang memberangsangkan.
37
5.8.7 Masalah
• Sukar mendapat kerjasama dari pensyarah untuk mendepositkan
bahan tulisan mereka ke UTM-IR
• Ketidakeseragaman menginput nama pengarang.
• Kesalahan ejaan pada maklumat rekod yang dideposit.
• Simbol ‘diacritic/superscript/subscript’ pada medan abstrak /
judul bertukar maklumat. Contoh 3000C kepada 3000C, H2O
kepada H20
• Setengah pendeposit mendeposit dokumen versi penerbit bukan
salinan asal penulis.
• Terdapat tesis yang diterima dari fakulti masih tidak menepati
kriteria yang telah ditetapkan oleh UTM
o Tidak dibuat kompilasi
o Masih dalam format asal kandungannya seperti Words, Excel,
Page maker dan sebagainya
• Sebahagian cakera padat tesis yang diterima oleh PSZ tiada teks
penuh hanya preview, rosak, tiada kandungan, mengandungi
virus, tiada lampiran seperti teks asal dan fail PDF dibuat ciri-ciri
keselamatan.
5.8.8 Cadangan
• Semua penulis hendaklah menyimpan salinan akhir penulisan
bagi memudahkan proses mendepositkan dokumen dalam UTM-
IR.
• Penulis perlu menyediakan sekurang-kurangnya 3 kata kunci
bagi tesis dan laporan penyelidikan yang didokumenkan.
Maklumat ini sangat penting kepada pendeposit terutama jika ia
didepositkan oleh pihak lain seperti PSZ dan RMC.
• Bengkel UTM-IR perlu dimasukkan ke dalam aktiviti latihan
kursus UTM. Fasilitator dari PSZ sekurang-kurangnya dua orang
bagi setiap sesi bengkel dan kerjasama dari fakulti/jabatan
sangat digalakkan bagi menyokong perlaksanaan bengkel UTM-
IR. Sekurang-kurangnya dua kali setahun.
38
6.0 AKTIVITI JABATAN 2007
6.1 Aktiviti Umum Jabatan
• Majlis Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM pada 10 Julai
2007 di PSZ dimana Ketua Jabatan Pembangunan sumber (JBS)
sebagai Koordinator UTM-IR
• Susun atur ruang pejabat dilakukan mengikut pelan yang telah
diluluskan di bawah Projek Pemasangan Partition serta
pembekalan 90 buah kerusi baru kepada staf dari 25 September -
Oktober. Kerja-kerja penyusunan keluar perabot lama serta
pelupusan perabot turut dilakukan.
• Penghasilan dokumen digital bagi Pelan Layout Meja Modular dan
Partition termasuk Unit Media, Pemeliharaan dan Pemuliharaan,
Unit Koleksi Khas dan Jabatan Pembangunan Automasi (Aras 2).
• Penyertaan Standard People Practice (SPP) PSZ dalam
pertandingan Focus Learning Service Challenge Award pada 13
November 2007 (pemenang tempat ke-2). Melibatkan 5 orang dan
3 daripadanya adalah staf JBS iaitu KhairulBahiyah Yaakub,
Yusrul Hisham Mohd Yusof dan Kamariah Mohamed Jong selaku
ketua delegasi.
• Mengemaskini dasar-dasar unit jabatan pada November untuk
persediaan Pra Bengkel Pemurniaan Dasar-Dasar PSZ dan
Bengkel Pemurniaan Dasar-Dasar PSZ pada 3-5 Disember.
• Pustakawan Kanan terlibat dalam perbincangan keperluan bagi
Projek Bangunan Tambahan PSZ RMK 9 berdasarkan peruntukan
RMK 9 dimana sebuah bangunan tambahan PSZ akan
dibangunkan.
39
6.2 Aktiviti Unit Perolehan
• Pada 2 – 4 Mei 2007, seramai 68 orang staf akademik UTM bagi
semua fakulti termasuk KST, IBS, BATC dan PSFAB membuat
pemilihan bahan dalam bidang masing-masing sempena Pesta
Buku Antarabangsa Kuala Lumpur yang berlangsung pada 27
April – 6 Mei 2007 yang diagihkan kepada 13 pembekal kontrak
(buku). 68 orang staf akademik UTM bagi semua fakulti termasuk
KST, IBS, BATC dan PSFAB membuat pemilihan bahan dalam
bidang masing-masing sempena Pesta Buku Antarabangsa Kuala
Lumpur yang berlangsung pada 27 April – 6 Mei 2007. [Laporan penuh sila rujuk: Laporan Pembekal Januari – Jun 2007 dan Lampiran 18: Ringkasan Laporan Prestasi Pembekal Kontrak (buku) Tahun 2007]
• Penstrukturan semula Unit Perolehan yang melibatkan
penempatan Pembantu Perpustakaan mengikut keupayaan
mereka bagi melancarkan proses kerja di setiap seksyen yang
terlibat bermula Februari 2007 iaitu:
o Seksyen Aksesan: 2 orang Pembantu Perpustakaan
o Seksyen Pesanan: 4 orang Pembantu Perpustakaan
o Seksyen Penerimaan: 4 orang Pembantu Perpustakaan
• Latihan Perisian Penghubung Data (PPDP) kepada semua staf
Unit Perolehan dengan kerjasama Bahagian Pembangunan
Automasi pada 23 Februari 2007 [Fasilitator: En. Mohd Razib
Karno].
• Mesyuarat Unit Perolehan di adakan sebanyak tiga (3) kali iaitu
pada 13 Februari 2007, 12 September 2007 dan 31 Oktober 2007
bagi membincang dan mencari penyelesaian bagi isu-isu yang
berkaitan dengan proses kerja Unit Perolehan dan juga
40
perubahan yang melibatkan keperluan jabatan/bahagian lain
atau pihak luar.
• Pembentangan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (ICC) Smart Target
Unit Perolehan kepada pihak Pengurusan PSZ pada 27 Ogos 2007
dan telah dicalonkan untuk mewakili PSZ dalam pertandingan
Persembahan KIK Peringkat UTM pada bulan Januari 2008
sempena Bulan Kualiti UTM.
6.2 Aktiviti Unit Jurnal & Media Elektronik
• Mempergiatkan kerja kemaskini maklumat bahan serial dalam
sistem (AdvHold & AdvCat). Kerja-kerja kemaskini sentiasa
dilakukan dari masa ke semasa samada berdasarkan senarai
judul sediada atau laporan penemuan oleh pihak lain.
• Melupus bahan majalah popular dan hadiah yang tidak
mempunyai educational value lagi.
• Projek mengasingkan serta melupus jurnal lama dari ‘compactus’
telah dilakukan pada bulan Jun 2007. Jurnal lama serta rosak
telah dilupuskan manakala yang masih mempunyai ‘educational
value’.
• Menghantar jilid jurnal bercetak bagi isu setahun kebelakangan.
Perlu dipastikan bahawa tiada tunggakan bagi penghantaran
jurnal untuk dijilid setahun kebelakangan.
6.3 Aktiviti Unit Pengurusan Teknikal
• Mempergiatkan proses melabel bahan makalah yang tertunggak.
• Mempergiatkan proses mengkatalog dan melabel bahan
mikrofilem tertunggak.
41
• Projek gotong-royong menyusun dan melabel bahan di rak dan
troli.
• Projek gotong-royong bahan tertunggak melibatkan proses
melabel nombor panggilan, menukar status, membuat senarai,
mengisi di dalam kotak (bagi lokasi selain PSZ Skudai) dan
menghantar ke lokasi yang berkenaan.
• Membuat penglabelan troli mengikut lokasi, tarikh bahan siap
dikatalog dan siap dilabel nombor panggilan. Ia bertujuan
memudahkan dan mempercepatkan proses pencarian bahan,
memastikan bahan yang telah dikatalog awal didahulukan untuk
cetakan label dan memudahkan Pembantu Am Pejabat (PAP)
memastikan bahan PSZ Skudai yang telah siap dilabel di hantar
ke Unit Sirkulasi (USK) dalam masa 3 hari bekerja.
• Membuat semakan melalui sistem Telnet bagi mengenalpasti
bahan naskhah tambahan agar ia dapat diproses dengan cepat
tanpa perlu disusun ke rak.
• Membuat pencarian nombor panggilan dan tajuk perkara melalui
satu sistem sokongan pengkatalogan (MarcEdit) agar bahan dapat
diproses dengan cepat oleh Pembantu Perpustakaan UPT.
• Menghasilkan senarai penghantaran bagi setiap bahan yang
dihantar ke unit lain bagi tujuan pengesahan penerimaaan bahan
dan mengelakkan masalah ketidakpastian status.
• Penyemakan lokasi dan penukaran status bahan dilakukan
secara kelompok dimana ia terbukti dapat menjimatkan dan
mencegah daripada berlaku kesilapan penghantaran.
42
6.5 Aktiviti Unit Pengurusan Dokumen Digital
• Aktiviti housekeeping banyak dilakukan pada Ogos dan Disember.
Kemaskini rekod telah ditumpukan sepenuhnya pada tahun 2005
dan 2006. Oleh itu, aktiviti ini berkurang sebanyak 92.16% (893)
dimana 76 rekod pada tahun 2007 berbanding 969 rekod pada
tahun 2006. Kemaskini melibatkan rekod-rekod di dalam Sistem
Pengurusan Dokumen, Sistem Aplikasi Perpustakaan dan Sistem
Pengurusan Perpustakaan.
• Permohonan Global change oleh unit pada bulan Ogos bagi CIRC
Code rekod DM kepada CF7 (electronic resources) bagi 32,917
rekod iaitu keratan akhbar (28,251) dan kertas soalan
peperiksaan UTM (4,666) telah diselesaikan oleh JBA pada pada
Oktober. Tujuan penukaran kerana bahan dalam tidak perlu
dipinjam dan boleh diakses secara atas talian melalui INFOLAN2.
• Unit melakukan projek menukar format bahan dari tiff dan htm
kepada PDF berjumlah 4028 rekod yang terdiri dari :
i. Kertas soalan peperiksaan UTM (1017 rekod)
ii. Keratan akhbar (2984 rekod)
iii. Tesis (3 rekod)
43
7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN
7.1 Unit Pengurusan Teknikal 7.1.2 Ruang Penempatan Tesis
Unit Pengurusan Teknikal (UPT) menghadapi masalah berkaitan
penempatan tesis sementara menanti proses katalog. Ini kerana bilik sedia
ada tidak lagi mencukupi untuk menampung penerimaan bahan yang
sentiasa bertambah. Untuk itu beberapa rak telah dipasang dan
ditempatkan berhampiran pintu masuk Unit Jurnal dan Media Elektronik
(UJME) untuk kegunaan penempatan sementara tesis. Namun untuk
tujuan kemudahan, UPT dan UJME telah bersetuju untuk menukar
kedudukan rak masing-masing dan projek gotong royong memindahkan
bahan telah dilakukan oleh staf kedua-dua unit.
7.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital
7.2.1 Pengurusan Dokumen
• Pustakawan membuat pengujian aplikasi Adobe Acrobat versi 6.0
bagi beberapa fungsi dan diaplikasikan dalam penghasilan dokumen
iaitu :
i. ‘Paper capture’ bagi membolehkan dokumen PDF diindeks,
pencarian semula dan kandungan teks boleh
disalintampal.
ii. ‘Bookmark’ bagi membolehkan akses terus mukasurat
yang dikehendaki dalam dokumen
iii. Pemampatan fail bagi mengurangkan saiz fail
iv. Memasang ‘Paper Capture’ dari Internet bagi yang
menggunakan Adobe Acrobat versi 5.0
• Mengemaskini tarikh profil dokumen serentak dengan projek
menukar format kepada PDF bagi semua rekod 4028 (fail tiff dan
PDF). Projek ini dapat mengatasi masalah unit dalam menyediakan
perangkaan sebenar profil dokumen bagi rekod yang dihasilkan pada
44
tahun 2002 dan 2003. Perangkaan keseluruhan profil dokumen lebih
tepat dapat dihasilkan bagi tempoh 2001 - 2007.
• Mesin pengimbas berteknologi tinggi diperlukan bagi membolehkan
imbasan bahan dilakukan pada permukaan rata dengan penyesuaian
tebal bahan kepada alat untuk menghasilkan imej dokumen lebih
berkualiti. Bahan tebal tidak perlu diterbalikkan dan dapat
mengelakkan kerosakan buku yang telah dijilid. Selain itu
penggunaan peralatan berkaitan dapat membantu mempertingkatan
jumlah dokumen digital yang dihasilkan.
• Subjek tidak dimasukkan ke dalam profil dokumen tesis bagi bahan
yang belum dikatalog oleh UPT. Rekod ini hanya terlibat bagi tesis
yang berstatus ‘in cataloguing’’.
45
8.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKUKAN
8.1 Unit Perolehan
• Mesyuarat Semakan Pengurusan Bil. 1/07 pada 31 Januari 2007 telah
meluluskan permohonan Unit Perolehan untuk memudahkan proses
aksesan bahan bagi mengurangkan kesilapan aksesan yang banyak
berlaku kepada perkara berikut :
Tarikh aksesan hanya dicop pada kotak nombor panggilan
sahaja.
Cop hakmilik hanya dilaksanakan pada bahagian depan buku
(fordge of book) sahaja.
• Bermula bulan Februari 2007 penghantaran Senarai Pembelian Bahan
(Status Desiderata)/Borang Pesanan Pembelian (Status Consideration)
kepada Pembekal Kontrak (Buku) dibuat melalui e-mel bagi
menggelakkan kehilangan semasa penghantaran melalui pos biasa,
menjimatkan masa dan juga kos penghantaran.
• Bagi mudahkesan cadangan pesanan pembelian dari cawangan atau
pusat pembelajaran seperti KST, BATC, IBS dan PSFAB Borang Senarai
Pesanan Bahan dibezakan melalui warna dan diletakkan pada satu fail
berasingan iaitu :
Warna Putih: Pesanan pembelian bahan Skudai Sahaja.
Warna Merah Jambu: Pesanan pembelian menggunakan vot
penyelidikan (Skudai/Kuala Lumpur).
Warna Biru: Pesanan pembelian bahan status SEGERA
Warna Hijau: Pesanan pembelian bahan kampus kota, KL sahaja.
Warna Kuning: Pesanan pembelian bahan Tambahan (PT) (Skudai/
Kuala Lumpur).
46
• Penyelarasan Nota pada ruang Notes (Ordering Data) pada AdvAcq yang
melibatkan Vendor Note, Processing Note dan General Note untuk
keseragaman.
• Unit Perolehan mengambil inisiatif dan berusaha ke arah memenuhi
keperluan pihak Bendahari UTM yang meminta jabatan/bahagian
memproses no. siri pembayaran invois dalam jangkamasa 9 hari bagi
membolehkan mereka mengeluarkan cek pada masa 14 hari. [Rujuk
Pekeliling Bendahari Bil.1/2007 bertarikh 16 Julai 2007]. Inisiatif
yang dibuat seperti berikut :
Invois pembekal akan dicop selepas pemeriksaan dibuat kepada
bahan.
Proses permohonan bahan SEGERA (dalam proses) yang dibuat oleh
PmP(BB9)-Seksyen Penerimaan dibuat oleh PmP(BB6)-Seksyen
Aksesan.
Penyediaan statistik bulanan penerimaan setiap akhir bulan akan
dibantu oleh PmP(BB5)-Seksyen aksesan. Ini bagi membolehkan
proses penerimaan dibuat berterusan oleh staf di seksyen
penerimaan.
Untuk mudahkesan senarai bahan Nota Hantaran (DO) dari
pembekal, senarai difailkan ke dalam fail pembekal. Manakala
penyimpanan senarai pesanan dari pencadang dimasukkan ke dalam
fail yang dikawalselia oleh staf yang menginput pesanan pada sistem
AdvAcq.
Untuk mempercepatkan proses cetakan Borang Pesanan Pembelian
(salinan Bendahari dan Pencadang), pencetak dot matrik digantikan
dengan pencetak laser. Manakala nombor siri – dalam 3 salinan
dicetak dengan menggunakan pencetak dot matrik. Ini dapat
menjimatkan kertas dan masa.
47
Senarai barkod bagi bahan yang telah diaksesan dikeluarkan secara
batch melalui telnet oleh staf seksyen aksesan untuk
mempercepatkan senarai disediakan dan mengurangkan kesilapan
berbanding senarai barkod yang dibuat secara manual sebelum ini.
Surat peringatan dan pembatalan pesanan bahan dihantar kepada
pembekal kontrak (buku) secara e-mel mulai Jun 2007 bagi
memudahkan pihak pembekal mengambil tindakan segera samada
untuk semakan lanjut (follow-up) kepada penerbit ataupun
maklumbalas status pesanan bahan kepada pihak PSZ yang juga
dihantar melalui e-mel. Salinan kepada pencadang turut dihantar
melalui e-mel.
8.2 Unit Pengurusan Teknikal • Mulai 8 Mac 2007 satu aplikasi “free windows based MARC editing
tool” iaitu MARCEdit versi 4.5 telah digunakan oleh Unit Pengurusan
Teknikal bagi membantu aktiviti mengkatalog bahan (CIP).
Kemaskini rekod bibliografik boleh dibuat secara berkelompok oleh
Pustakawan. Rekod yang telah dikemaskini akan dimasukkan ke
dalam Sistem Pengurusan Perpustakaan melalui modul katalog oleh
Pembantu Perpustakaan. Melibatkan 3 langkah utama iaitu :
Menyediakan fail teks antaramuka (interface text file) yang
mengandungi ISBN
Membuat carian di mana-mana pangkalan data Z39.50
Fail bentuk format MARC disediakan untuk dimasukkan ke
Sistem Pengurusan Perpustakaan
8.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital
• Menukar format tesis digital sediada (cakera padat) dari pelbagai
format kepada PDF mulai Februari 2007 bagi mempercepatkan tesis
diproses dan peningkatan jumlah tesis digital.
48
• Proses mengimbas dan tukar format kepada PDF bagi tesis bercetak
(status ‘at reprography’) mulai Ogos 2007 untuk meningkatkan
produktiviti penghasilan tesis digital.
• Menyediakan panduan backup tesis dan melakukan salinan tesis
digital yang dihasilkan pada tahun 2007 ke dalam DVD mengikut 5
kategori iaitu doktor falsafah, sarjana dan kertas projek, terhad dan
sulit.
• Tugas imbasan keratan akhbar dimasukkan dalam senarai tugas staf
PmP(PD3) mulai tahun 2007 bagi mengelakkan tunggakan bahan,
mempercepatkan bahan diproses dan diakses oleh pengguna.
49
9.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 9.1 Unit Perolehan
• Bagi menampakkan susunatur persekitaran di Unit Perolehan lebih
kemas dan mudahkesan, cadangan melabel semula fail, rak dan
ruang kerja unit.
• Bagi meningkatkan lagi kualiti produk yang dikeluarkan oleh Unit
Perolehan dalam memastikan pemasangan strip keselamatan (Tattle
tape) pada semua bahan, permohonan 1 unit alat pengesan bunyi
(dis-synthyizer) telah dimajukan kepada Bahagian Pembangunan
Automasi. 9.2 Unit Pengurusan Teknikal
• Cadangan penggunaan satu borang khas untuk tujuan penghantaran
dan pengesahan penerimaan semua bahan dari UPT ke lain-lain unit
di PSZ Skudai bagi menggantikan buku kawalan sedia ada. Semua
maklumat yang berkenaan diperolehi melalui sistem Telnet dan ia
dijadikan lampiran.
• Cadangan penghasilan manual kerja rujukan pengkatalogan yang
lebih komprehensif dan menyeluruh yang dapat digunakan secara
bersepadu oleh Pustakawan, Pembantu Perpustakaan dan juga
jurutaip.
9.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital
• Membuat penetapan mengimbas keratan akhbar serta membuat
profil dokumen minima 150 sebulan bagi tahun 2008.
• Membuat penetapan muaturun keratan akhbar setiap hari serta
membuat profil dokumen minima 700 sebulan bagi tahun 2008.
• Perancangan menyelesaikan kemaskini tunggakan rekod keratan
akhbar tahun 2007 berjumlah 4,030 pada tahun 2008.
• Syorkan pembelian Adobe Acrobat versi 6.0 dan telah dimajukan
kepada Jabatan Pembangunan Automasi.
50