1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan salah satu mata kuliah dalam

bentuk praktik yang wajib ditempuh oleh mahasiswa Program Diploma III Fakultas

Ekonomi Universitas Airlangga. Praktik kerja lapangan ini memberikan kesempatan

kepada mahasiswa untuk magang atau praktik kerja di instansi pemerintah maupun

swasta sesuai dengan program studi mereka masing-masing.

Praktik kerja lapangan tersebut bertujuan agar para mahasiswa tidak hanya

mendapat teori dalam perkuliahan, tetapi juga dapat mempraktikkannya secara

langsung dalam dunia kerja serta untuk memantapkan penguasaan materi perkuliahan

atau pengetahuan yang dapat membantu mahasiswa dalam menguasai prosedur kerja

mulai perencanaan, proses pelaksananaan, pengawasan sampai dengan evaluasi hasil.

Dengan demikian, mahasiswa diharapkan dapat mengembangkan kemampuan dalam

mengidentifikasi masalah, mengamati suatu proses, mengumpulkan data serta

mengolahnya dengan sistem informasi yang berlaku di suatu instansi atau lembaga dan

juga dapat membuat simpulan yang dilandasi dengan sikap ilmiah.

Pada Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi

Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan, mahasiswa juga diwajibkan untuk

menempuh praktik kerja lapangan, sehingga dalam hal ini PT Varia Usaha Beton yang

merupakan perusahaan manufaktur berskala nasional adalah tempat yang sesuai untuk

melaksanakan praktik kerja tersebut.

Beragam aktivitas perusahaan sehari-hari terutama dalam bidang administrasi

perkantoran seperti pembukuan, memasukkan data-data, membuat korespondensi bisnis

baik intern maupun ekstern perusahaan, mengarsip surat-surat dan dokumen,

menggunakan peralatan pengarsipan, mengorganisasikan pesan-pesan bisnis, membuat

jadwal retensi, mendistribusikan atau mengekspedisikan surat dan dokumen kepada

pihak-pihak yang bersangkutan serta berbagai kegiatan lainnya dapat dipelajari dan

2

dikerjakan secara langsung oleh mahasiswa. Dengan demikian mahasiswa dapat

membandingkan antara teori dan praktik yang ada di perusahaan serta

mengimplementasikan teori yang telah didapatkan selama perkuliahan.

Kegiatan-kegiatan maupun aktivitas sehari-hari yang dilakukan selama

praktik kerja lapangan harus dipertanggungjawabkan dengan membuat Laporan Praktik

Kerja Lapangan, dimana laporan tersebut berisi deskripsi hasil pelaksanaan praktik

kerja lapangan yaitu kegiatan sehari-hari yang dilakukan mahasiswa.

1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Praktik kerja lapangan merupakan salah satu persyaratan akademik bagi

semua mahasiswa Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi

Manajemen Perkantoran & Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga

untuk meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perkantoran dan Kesekretariatan.

Tujuan dilaksanakannya praktik kerja lapangan adalah agar mahasiswa tidak

hanya mendapat teori perkuliahan mengenai dunia kerja, tetapi juga mengetahui

prosedur kerja sebenarnya dengan cara terjun langsung ke lapangan.

Dalam hal ini, PT Varia Usaha Beton sebagai perusahaan manufaktur berskala

nasional merupakan tempat yang sesuai untuk pelaksanaan praktik kerja lapangan

tersebut, dimana mahasiswa dapat mengetahui kegiatan keorganisasian dan operasional

perusahaan sehari-hari khususnya dalam bidang administrasi perkantoran, sehingga

mahasiswa dapat membandingkan antara teori selama perkuliahan dengan kondisi kerja

yang ada serta dapat mengimplementasikan ilmu dan keahlian yang telah didapatkan.

Adapun tujuan yang lain yaitu memberikan kesempatan mahasiswa untuk

memahami tentang dunia perkantoran yang nyata, sehingga nantinya mahasiswa dapat

mengetahui dan memahami tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam dunia

perkantoran dan mengetahui kegiatan di lapangan dari suatu masalah yang

berhubungan langsung dengan topik.

1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan

Dengan dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan, dapat diperoleh manfaat

sebagai berikut :

3

1. Bagi Mahasiswa

Manfaat praktik kerja lapangan bagi mahasiswa antara lain:

1). Untuk mengetahui kegiatan administrasi perkantoran pada PT Varia

Usaha Beton.

2). Memperoleh kesempatan untuk terjun langsung ke dunia kerja yang

sebenarnya sehingga dapat mnegetahui kondisi di lapangan.

3). Untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan mengenai dunia kerja

terutama yang berhubungan dengan bidang administrasi perkantoran dan

kesekretariatan.

4). Untuk memperoleh pengalaman kerja nyata pada PT Varia Usaha Beton

yang dapat digunakan sebagai modal pembelajaran kerja.

5). Dapat menerapkan teori mata kuliah yang dipraktikkan secara langsung

dalam suatu sistem administrasi perkantoran.

2. Bagi Subyek PKL

Manfaat praktik kerja lapangan bagi PT Varia Usaha Beton sebagai subyek

PKL, antara lain:

1). Dapat menjalin kerjasama yang bermanfaat antara PT Varia Usaha Beton

dengan Universitas Airlangga.

2). Dapat memberikan sumbangan tenaga dan pikiran tentang kondisi

permasalahan serta pemecahan terhadap persoalan yang sedang dihadapi.

3). Memperoleh masukan tentang informasi terbaru yang menyangkut dunia

perkantoran dan kesekretariatan.

3. Bagi pihak lain sebagai pertimbangan untuk melakukan kegiatan yang sejenis

pada kemudian hari.

1.4 Rencana Kegiatan Praktik Kerja Lapangan

Praktik kerja lapangan dilaksanakan di PT Varia Usaha Beton selama tiga

bulan mulai 1 Februari 2006 sampai dengan 30 April 2006. Bidang yang diambil yaitu

mengenai administrasi perkantoran pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak,

Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur.

4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pembekalan PKL

2 Penentuan tempat PKL

3 Konfirmasi via telepon

ke perusahaan mengenai

ijin pelaksanaan PKL

4 Penyusunan proposal

5 Pengesahan proposal

6 Pengajuan surat ijin dan

proposal

7 Survei lokasi

8 Pelaksanaan PKL

9 Monitoring dosen

pembimbing

10 Penyusunan draft

Laporan PKL

11 Pengumpulan draft

Laporan PKL

12 Penyusunan Laporan PKL

13 Pengumpulan Laporan

PKL dan Buku Harian

Juni

2006

April

2006

Mei

2006

Februari

2006

Maret

2006

Desember

2005

Januari

2006No Kegiatan

November

2005

Adapun jadwal kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) secara lengkap

disajikan dalam Tabel 1.1

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan

5

BAB 2

HASIL PELAKSANAAN PKL

2.1 Gambaran Umum Subyek dan Obyek PKL

PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan manufaktur berskala nasional yang

bergerak di bidang pengadaan beton dan bangunan. Produk yang dihasilkan yaitu beton

siap pakai (ready mix concrete), beton masonry (concrete masonry) dan beton pra cetak.

2.1.1 Sejarah Singkat PT Varia Usaha Beton

PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan industri yang bergerak dalam

bidang pengadaan beton dan bangunan. Pada tahap awal, yaitu pada 1 November 1978,

PT Varia Usaha Beton merupakan Unit Usaha Samping PT Semen Gresik (Persero)

yang meliputi :

1. Unit Usaha Beton Siap Pakai (Remicon)

2. Unit Usaha Tegel dan Beton Ringan

3. Unit Usaha Pemecah Batu

Pada 1 Agustus 1988, PT Semen Gresik (Persero) menyerahkan Unit Usaha

Samping tersebut kepada salah satu anak perusahaan yaitu PT Varia Usaha, sebagai

salah satu divisi dari PT Varia Usaha yaitu Divisi Bahan Bangunan untuk dikelola dan

dikembangkan.

Pada 3 Mei 1991, PT Varia Usaha memisahkan Unit Beton Siap Pakai

(Remicon) dan Unit Tegel menjadi perusahaan yang berdiri sendiri yaitu PT Varia

Usaha Beton berdasarkan Akte Notaris Suyati Subadi, SH, Nomor 18/1991, dengan

susunan pemegang saham sebagai berikut :

1. PT Varia Usaha sebesar 63,3 %.

2. Yayasan Dana Pensiun Karyawan PT Semen Gresik (Persero) sebesar 36,7 %.

PT Varia Usaha Beton mulai beroperasi pada 1 Juni 1991 sesuai dengan

keputusan Rapat Umum Pemegang saham (RUPS) tanggal 31 Mei 1991. Pada tahun

1992, PT Varia Usaha menyerahkan pengelolaan Unit Usaha Batu (Crushed Stones)

yang berlokasi di Pandaan untuk dikelola oleh PT Varia Usaha Beton. Unit usaha ini

6

mempunyai peranan yang sangat penting bagi perusahaan karena sebagian besar

produktivitas perusahaan ini menggunakan batu pecah.

Tujuan jangka panjang perusahaan diantaranya melakukan perluasan atau

ekspansi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam usaha untuk meningkatkan

produktivitas perusahaan, maka pada September 1994, PT Varia Usaha Beton

melakukan perluasan usaha pertama pabrik Beton Ringan (Concrete Masonry) yang

berlokasi di Ujung Pandang. Kemudian pada November 1994, dilakukan perluasan

pabrik Beton Siap Pakai yang berlokasi di Semarang.

Pada April 1995, PT Varia Usaha Beton mulai mengembangkan berbagai

kegiatan Usaha Jasa (Services), yang bertujuan untuk mendukung usaha pokok, yang

meliputi pengoperasian pengelolaan Gudang Semen di Semarang, dan produksi Tiang

Pancang Beton di Semarang serta ditunjuk sebagai agen produk Thermalite Block di

Indonesia.

Pada tahun 1997, PT Varia Usaha Beton memperoleh Sertifikat Sistem Mutu

ISO 9002 dari Lloyds Register Quality Assurance (LRQA), sehingga memperkuat

kedudukan PT Varia Usaha Beton sebagai salah satu penghasil beton siap pakai

terkemuka di Indonesia. Pada tahun yang sama, perusahaan ini membuka unit usaha

baru yaitu Unit Usaha Beton Pracetak / Prategang yang meliputi Tiang Pancang, Girder,

Beam, Sleeper, dan lain-lain di Gresik serta mengadakan perluasan pabrik Beton

Ringan di Semarang.

Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan pesatnya

perkembangan sektor konstruksi, khususnya pembangunan infrastuktur dan properti,

PT Varia Usaha Beton ikut berpartisipasi melalui usaha penyediaan produk-produk

Beton Siap Pakai, Beton Pracetak, Beton Masonry dan Batu Pecah Mesin (Base Coarse)

serta bahan bangunan lainnya yang berbahan baku semen. Dengan dukungan staf dan

karyawan yang berpengalaman di bidang beton, peralatan-peralatan yang tepat serta

fasilitas grup, PT Varia Usaha Beton senantiasa mengutamakan kepuasan dan

kepercayaan pelanggan, dengan menjamin bahwa produk yang dihasilkan dapat

memenuhi mutu yang dipersyaratkan, penyerahan produk tepat waktu serta harga yang

bersaing, maka PT Varia Usaha Beton dapat memperkuat hubungan bisnisnya.

7

2.1.2 Bidang Usaha

Adapun bidang usaha PT Varia Usaha Beton nampak pada Gambar 2.1

Sumber : data intern PT Varia Usaha Beton (2005)

Gambar 2.1

Bidang Usaha PT Varia Usaha Beton

USAHA

(business)

UTAMA

(core)

INDUSTRI

BAHAN

BANGUNAN

(building material

industry based on

cement)

INDUSTRI PENAMBANGAN

BAHAN BAKU

BETON

(quarry industry for

concrete)

PRODUK

BETON

(concrete

product)

BETON

MASONRY

(concrete

masonry)

BETON SIAP

PAKAI

(ready-mix concrete) BETON PRACETAK

(precast concrete)

GENTENG

PAVING BLOCK

BATAKO

BATU PECAH

PASIR

PENUN-

JANG

(supporting)

JASA DAN

PERDAGANGAN

PRODUK YANG

BERKAITAN DENGAN BETON

(service & trade

product related

with concrete)

JASA

(services)

KEAGENAN

(agency)

PENGELOLAAN

GUDANG SEMEN

PEMOMPAAN

BETON

PEKERJAAN

PEMBETONAN

BAHAN BANGUNAN

BAHAN PENOLONG

PERALATAN BETON

8

2.1.2.1 Beton Siap Pakai (Ready Mix Concrete)

PT Varia Usaha Beton memiliki pengalaman yang cukup banyak di bidang

penyediaan Beton Siap Pakai, antara lain dalam pembangunan pabrik, gedung

bertingkat maupun infrastruktur seperti jalan, pelabuhan yang memerlukan kontinuitas

suplay dan stabilitas mutu.

Perusahaan juga ditunjang dengan peralatan Batching Plant (sistem basah

atau kering), Truck Mixer, Pompa Beton, Semen Tangker, Carmix serta peralatan

pendukung lainnya dengan jaminan pasokan bahan baku seperti pasir, batu pecah, dan

semen yang kontinyu dan tepat.

1. Sumber Bahan Baku

Kebutuhan bahan baku utama seperti semen dan aggregate di pasok dari grup

perusahaan seperti semen dari PT Semen Gresik (Persero) selaku induk

perusahaan, sedangkan pasir dan batu pecah dipenuhi dari quarry sendiri.

2. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu

PT Varia Usaha Beton berpedoman pada PBI 1989 dan manajemen mutu ISO

9002 yang mengutamakan ketepatan dan kecepatan dalam pelayanan. Dalam

memberikan pelayanan yang baik, perusahaan ini melakukan pelatihan

(training) mutu dan pelayanan serta perencanaan operasional yang terpadu.

Untuk menjamin mutu yang dipersyaratkan, maka dilaksanakan proses

pengendalian mutu sejak pengadaan bahan baku sampai dengan barang jadi.

Trial Mix terus dikembangkan dengan sistem komputerisasi untuk

memperoleh komposisi yang sesuai dengan mutu yang dipersyaratkan.

Proyeksi produk Beton Siap Pakai, Tiang Pancang di pulau Jawa cukup

prospektif. Hal ini didorong oleh pertumbuhan sektor konstruksi yang cukup tinggi

terutama dari sektor perumahan, infrastuktur dan bangunan industri.

2.1.2.2 Beton Pracetak / Prategang (Prestressed / Precast Concrete)

Pengembangan usaha Beton Pracetak dilakukan di Gresik dengan menempati

areal seluas 8 ha. Perusahaan mempunyai fasilitas Produksi Tiang Pancang, Slab,

Girder, Sleeper, maupun produk-produk Beton Pracetak lainnya. Produksi dimulai

9

pada bulan Juli 1997 dan secara bertahap akan terus ditingkatkan kapasitasnya sejalan

dengan perkembangan pasar. Proses produksi yang akan didukung dengan bahan baku

yang terpilih, tenaga yang sudah berpengalaman dan laboratorium grup yang lengkap

telah siap mendukung kebutuhan proyek-proyek.

2.1.2.3 Beton Masonry (Concrete Masonry)

Produk Beton Masonry yang dihasilkan yaitu :

1. Genteng Beton

2. Paving

3. Batako

Produk-produk yang terdiri dari berbagai tipe dan ukuran tersebut telah

dipakai secara luas di Jawa Timur, Jawa Tengah dan Sulawesi Selatan, serta wilayah

lain di seluruh Indonesia untuk keperluan real estate dan proyek-proyek perumahan

lainnya.

Pemakaian bahan baku yang terpilih, mesin produksi yang handal dan

dioperasikan oleh tenaga terampil yang terlatih, serta sistem operasi dengan

pengendalian yang ketat menunjang pencapaian hasil produksi yang bermutu.

2.1.2.4 Batu Pecah (Crushed Stones)

Perusahaan mempunyai area pertambangan batu andesit seluas 14,5 ha yang

terletak di desa Sumbersuko, Jawa Timur. Produk yang dihasilkan yaitu batu pecah

dengan berbagai ukuran dan Base Coarse.

2.1.2.5 Usaha Jasa

Berbagai usaha jasa (services) dilaksanakan oleh PT Varia Usaha Beton untuk

menunjang usaha pokok. Usaha jasa tersebut antara lain:

1. Pengelolaan gudang semen

2. Keagenan bahan bangunan dan bahan penolong

3. Persewaan peralatan beton

4. Pengerjaan beton

5. Pemompaan beton

10

Dengan diversifikasi usaha ini, perusahaan diharapkan menjadi supermarket

building material untuk produk-produk yang dihasilkan sendiri maupun yang diageni

dari perusahaan lain.

2.1.3 Tujuan Perusahaan

Dalam menjalankan operasinya, setiap perusahaan pasti mempunyai tujuan

yang merupakan sasaran maupun target yang hendak dicapai dalam batas waktu

tertentu. Pada dasarnya setiap perusahaan industri mempunyai suatu tujuan yaitu untuk

memperoleh keuntungan (profit) yang sebesar-besarnya untuk kelangsungan hidup

perusahaan. Demikian halnya dengan PT Varia Usaha Beton di Sidoarjo yang

mengklasifikasikan tujuan dalam dua macam yaitu :

2.1.3.1 Tujuan Jangka Pendek

Tujuan jangka pendek merupakan tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam

jangka waktu kurang dari satu tahun. Adapun tujuan tersebut adalah :

1. Mendapatkan laba yang wajar untuk pengembangan perusahaan.

2. Menjaga kontinuitas operasi perusahaan.

3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam usaha meningkatkan produktivitas

kerja.

4. Meningkatkan pengawasan dan pengendalian terhadap kegiatan perusahaan.

5. Menaikkan omset penjualan.

6. Memenuhi kebutuhan bahan bangunan yang bermutu dengan layanan yang

baik dengan harga yang bersaing.

7. Memberikan manfaat bagi masyarakat sekitarnya.

2.1.3.2 Tujuan Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang ini merupakan kelanjutan dari tujuan jangka pendek

yang hendak dicapai perusahaan dalam waktu lebih dari satu tahun.

Tujuan tersebut yaitu :

1. Meningkatkan mutu hasil produksi secara terus-menerus.

2. Mengembangkan daerah pemasaran termasuk ke berbagai kota di Indonesia.

11

2.1.4 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan alat terpenting bagi perusahaan dalam

mencapai tujuannya, dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka dapat

menggambarkan kedudukan atau bagian yang dilibatkan dalam operasi perusahaan.

Dengan dibuatnya struktur organisasi yang baik oleh perusahaan, maka akan ada

pemisahan bagian, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing bagian yang jelas

dengan tujuan agar tidak menimbulkan penumpukan perkerjaan atau tugas.

Setiap perusahaan atau organisasi memerlukan suatu susunan atau struktur

tertentu untuk fungsi wewenang dan tanggung jawab bagi setiap individu yang terlibat

dalam organisasi tersebut. Dengan adanya struktur tersebut diharapkan kegiatan-

kegiatan yang dilakukan oleh setiap bagian yang ada dalam organisasi dapat diarahkan

secara terpadu untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi menurut pola

hubungan kerja dan tanggung jawab dari pimpinan sampai pada satuan-satuan terbawah,

PT Varia Usaha Beton menerapkan struktur organisasi yang berbentuk garis (line

organization). Hal ini karena secara umum terdapat pengendalian yang terencana dan

menyeluruh atas semua aktivitas serta berada di bawah pengawasan pimpinan. Alur

wewenang dan tanggung jawab tersebut untuk menjamin kelancaran aktivitas yang

dilakukan.

Pada struktur organisasi garis, kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada

setiap tingkat pimpinan dari yang teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan

mempunyai sejumlah bawahan tertentu dan masing-masing memberi

pertanggungjawaban tugasnya kepada atasan tersebut. Disini, seseorang hanya

bertanggungjawab kepada satu orang atasan saja. Oleh karena itu, setiap atasan dituntut

berpengetahuan yang serba guna, karena atasan tersebut tidak mempunyai pembantu

ahli. Keuntungan dari struktur organisasi garis yaitu disiplin dan pengawasan menjadi

mudah karena jelasnya saluran perintah serta garis tanggung jawab dan alur wewenang

bersifat sederhana sehingga lebih mudah dimengerti.

Dengan sistem desentralisasi, sedapat mungkin diperlukan kesatuan perintah

dan pengawasan agar nantinya dapat menghasilkan divisi yang benar-benar terarah dan

dapat terkendali dengan jelas.

12

Adapun bagan organisasi PT Varia Usaha Beton nampak pada Gambar 2.2

berikut ini.

Sumber : data intern PT Varia Usaha Beton (2005)

Gambar 2.2

Bagan Organisasi PT Varia Usaha Beton

Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian adalah sebagai

berikut:

1. Direktur

1). Memimpin perusahaan, mengelola dan mengkoordinir setiap organ yang

ada di perusahaan dan seluruh kegiatan yang ada dibawahnya.

2). Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan yang hendak dicapai beserta

kebijakan umumnya.

3). Merencanakan dan menyusun rencana kerja dan pelaksanaannya.

4). Memberi keputusan dan peraturan-peraturan dalam perusahaan.

5). Memilih bawahan yang sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam

perusahaan.

6). Mewakili perusahaan dalam hal-hal tertentu yang ada hubungannya

dengan kepentingan perusahaan baik internal maupun eksternal.

DEWAN

DIREKSI

BAGIAN SDM

& UMUM

BAGIAN

KEUANGAN & AKUNTANSI

BAGIAN PERGUDANGAN

& PENGADAAN

BAGIAN

SISTEM INFORMASI &

ISO

BAGIAN

JML

BAGIAN

PEMELIHARAAN

BAGIAN

PEMASARAN

SPI

CABANG

BSP

JATIM

CABANG

BSP

JATENG

CABANG

BSP

BALI

CABANG

BPC, BM &

BG JATIM

CABANG

BM

MAKASAR

13

2. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum

1). Melakukan penerimaan karyawan baru dengan mengadakan seleksi calo

karyawan terlebih dahulu.

2). Mengadakan pelatihan (training) dan diklat kepada karyawan.

3). Bertanggungjawab atas penegakkan peraturan dalam perusahaan.

3. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi

1). Membuat rencana anggaran penerimaan dan pengeluaran kas.

2). Memonitor dan mengevaluasi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas.

3). Memberikan argumentasi kepada Direksi mengenai posisi laporan

keuangan yang telah dibuat.

4). Merencanakan kegiatan keuangan dan akuntansi.

5). Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang

ada untuk menjamin kelancaran kegiatan akuntansi dan keuangan.

6). Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan akuntansi dan

keuangan.

4. Kepala Bagian Pergudangan dan Pengadaan

1). Merencanakan kegiatan pengadaan dan pergudangan.

2). Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang

ada untuk menjamin kelancaran kegiatan pengadaan dan pergudangan.

3). Menetapkan dan mengevaluasi supplier terseleksi, memastikan

kelengkapan operasi dan menjamin tersedianya stok material yang aman

dan tepat serta menjamin prosedur penanganannya.

4). Mengevaluasi dan melaporkan seluruh kegiatan pengadaan dan

pergudangan.

5. Kepala Bagian Sistem Informasi dan ISO

1). Menyusun rencana kerja dan pengembangan sistem serta pengendaliannya.

2). Melaksanakan koordinasi dalam penyelesaian setiap kegiatan sistem

perusahaan.

3). Menyusun sistem evaluasi laporan perusahaan.

4). Melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan penugasan Direksi.

14

5). Merencanakan kegiatan pengembangan program komputerisasi dan

pemeliharaannya.

6). Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang

ada untuk menjamin kelancaran kegiatan komputerisasi.

6. Kepala Bagian Jaminan Mutu dan Penelitian Pengembangan

1). Melaksanakan kegiatan pengendalian seluruh proses produksi yang

meliputi:

(1). Pengendalian mutu seluruh produksi termasuk persiapan bahan baku

dan pengadaan bahan (proportioning mixing, including, curring)

sesuai hasil penelitian dan percobaan di laboratorium intern.

(2). Monitoring dan melaksanakan pengujian yang berhubungan dalam

proses dan produk jadi.

2). Melaksanakan penelitian dan pengembangan produk yang meliputi:

(1). Meneliti keunggulan dan kelemahan produk-produk pesaing agar

produk yang dihasilkan perusahaan dapat bersaing di pasaran.

(2). Melaksanakan pengembangan-pengembanagn terhadap produk-produk

yang dihasilkan perusahaan agar memiliki keunggulan-keunggulan

secara tepat dalam menghadapi produk pesaing.

7. Kepala Bagian Pemeliharaan

1). Mengkoordinir, merencanakan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan

pemeliharaan alat produksi.

2). Merencanakan dan mengatur jadwal pemeliharaan alat produksi agar

selalu tetap dan beroperasi secara maksimal.

3). Menyusun rencana kerja anggaran perusahaan untuk bidang pemeliharaan.

4). Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan pemeliharaan.

8. Kepala Bagian Pemasaran

1). Membuat kebijakan di bagian pemasaran untuk masa mendatang.

2). Membuat laporan penjualan pada periode tertentu.

3). Melakukan evaluasi terhadap keberhasilan pemasaran dalam periode

tertentu.

15

9. Satuan Pengawas Intern

1). Memberikan masukan kepada Direktur dalam membuat suatu kebijakan

yang akan ditetapkan.

2). Mengadakan evaluasi sistem yang telah berlaku dalam perusahaan.

3). Melakukan pengembangan sistem terhadap sistem yang lama bila

diperlukan.

4). Merencanakan kegiatan pengawasan intern.

5). Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan-kegiatan pengawasan

intern.

6). Mengkoordinasikan dan mengkombinasikan seluruh sumber daya yang

ada untuk menjamin kelancaran kegiatan intern.

2.1.5 Lokasi Perusahaan

Pemilihan lokasi perusahaan merupakan hal yang sangat penting dan harus

diperhatikan oleh perusahaan. Lokasi yang tepat akan mempengaruhi kelangsungan

hidup perusahaan tersebut. Seperti halnya dengan PT Varia Usaha Beton yang memiliki

lokasi strategis di Jalan Letjend. S. Parman 38 Waru, Sidoarjo yang merupakan pusat

administrasi PT Varia Usaha Beton.

Adapun penentuan lokasi perusahaan ini berdasarkan pertimbangan sebagai

berikut :

2.1.5.1 Faktor Primer

Faktor primer adalah faktor-faktor yang langsung mempengaruhi tujuan

perusahaan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Adapun faktor-

faktor yang termasuk dalam faktor utama, yang perlu diperhatikan dalam penataan

suatu lokasi perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Faktor Bahan Baku

Bahan baku merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam

menjalankan aktivitas produksi. Oleh karena itu, penentuan lokasi yang

strategis akan memudahkan perusahan dalam mendapatkan bahan baku yang

diperlukan. Bahan baku untuk kegiatan produksi diperoleh dari fly ash di PT

16

Paiton dan PT Tjiwi Kimia, pasir di Lumajang, pasir Brantas di Mojokerto,

batu pecah di Pandaan dan PT Semen Gresik.

2. Faktor Tenaga Kerja

Masalah tenaga kerja merupakan masalah yang sangat penting selain bahan

baku. Tersedianya tenaga kerja yang cukup akan mempengaruhi kelancaran

proses produksi serta aktivitas perusahaan. Karena letak perusahaan dekat

dengan pemukiman penduduk, yang berada di daerah Waru dan sekitarnya,

maka kebutuhan tenaga kerja cukup tersedia. Untuk kegiatan produksi

menggunakan tenaga kerja yang berasal dari daerah sekitar maupun luar kota.

3. Faktor Transportasi

Pengangkutan dan transportasi merupakan suatu faktor yang penting karena

berhubungan dengan pengangkutan bahan baku serta pengangkutan hasil

produksi ke daerah pemasaran. Dengan adanya sarana transportasi serta

kelancaran arus barang yang diproduksi maka akan memperlancar kegiatan

usaha perusahan, karena perusahaan tersebut terletak dekat dengan jalan

protokol.

4. Faktor Pemasaran

Pemasaran hasil produksi PT Varia Usaha Beton selama ini berjalan lancar.

Dalam memproduksi sebagian besar didasarkan atas pesanan dari konsumen.

Untuk itu, volume produksi tergantung pada pasar, dengan adanya kondisi

tersebut perusahaan sangat dominan untuk mengoptimalkan kegiatan

pemasaran dengan meningkatkan volume penjualan.

2.1.5.2 Faktor Sekunder

Faktor sekunder adalah faktor-faktor yang secara tidak langsung

mempengaruhi tujuan dari perusahaan. Faktor-faktor sekunder antara lain :

1. Fasilitas Modal

Untuk memenuhi kebutuhan modal perusahaan, maka PT Varia Usaha Beton

menggunakan modal sendiri dan modal dari luar yang berupa pinjaman dari

bank.

17

Untuk keperluan tersebut, perusahaan tidak mengalami kesulitan dalam

pendanaan, karena perusahaan tersebut cukup dikenal oleh bank-bank yang

ada di wilayah sekitarnya. Dan juga banyak lembaga perbankan yang

menawarkan pinjamna untuk pengembangan usahanya.

2. Kemungkinan Ekspansi

Mengingat area tanah disekitar perusahaan masih cukup luas dan didukung

kemudahan tenaga kerja, bahan baku dan perkembangan pasar, dan adanya

hasil riset pasar yang potensial di wilayah tersebut, maka perusahaan

mendapat kemungkinan untuk melakukan ekspansi atau perluasan. Ekspansi

ini tidak hanya dapat dilakukan di daerah yang berdekatan dengan perusahaan,

tetapi juga dapat dilakukan di daerah yang jauh.

PT Varia Usaha Beton memiliki lima lokasi pabrik antara lain :

1). Pabrik Beton Siap Pakai I, Beton Pracetak, dan Beton Ringan di desa

Segoromadu, Gresik.

2). Pabrik Beton Siap Pakai II dan Beton Ringan II yang terletak di Jalan

Letjen. S. Parman 38 Waru, Sidoarjo.

3). Pabrik Pemecah Batu di desa Sumbersuko, kecamatan Gempol, Pasuruan.

4). Pabrik Beton Siap Pakai dan Beton Ringan II dan Pergudangan Semen di

desa Sayung km.10 Jalan Raya Semarang – Demak.

5). Pabrik Beton Ringan III di kawasan Industri Makasar (KIMA), Jalan

Kima Raya 2, Ujung Pandang.

2.1.6 Aktivitas Produksi

Aktivitas produksi yang dilakukan oleh PT Varia Usaha Beton tidak lepas dari

dukungan sarana dan prasarana yang tersedia, seperti penggunaan bahan yang

digunakan dan peralatan produksi yang handal.

2.1.6.1 Bahan yang Digunakan

Dalam memproduksi beton siap pakai (ready mix concrete) dibutuhkan

bahan-bahan untuk proses produksinya. Bahan-bahan terdiri dari bahan baku dan bahan

pembantu, antara lain:

18

1. Bahan Baku

Bahan yang digunakan dalam proses produksi beton siap pakai antara lain :

1). Air

2). Fly Ash

3). Semen Gresik

4). Pasir

5). Batu Pecah

2. Bahan Pembantu

Bahan pembantu yang digunakan antara lain:

1). Additive Retarded (memperlambat pengerasan)

2). Additive Plasticizer (mempercepat pengerasan)

2.1.6.2 Alat yang Digunakan

Di bidang usaha pembuatan beton siap pakai (ready mix concrete), PT Varia

Usaha Beton memiliki beberapa peralatan produksi yang handal, antara lain :

1. Batching Plant

Batching plant merupakan alat untuk pencampuran beberapa bahan baku

untuk proses produksi beton siap pakai

2. Truck Mixer

Truck mixer berfungsi sebagai alat mixing serta berfungsi sebagai alat

transportasi ke tujuan pengiriman, sehingga lebih mudah dan cepat.

3. Well Loader

Well loader atau alat berat berfungsi untuk mengisi material kebutuhan

batching plant.

4. Generator Set

Generator set berfungsi sebagai alat penggerak atau pembangkit listrik

untuk operasional batching plant.

5. Concrete Pump

Concrete pump berfungsi dalam hal memberikan pelayanan terhadap

konsumen terutama dalam pemompaan beton.

19

2.1.6.3 Proses Produksi

Untuk menghasilkan produk beton siap pakai yang berkualitas, diperlukan

adanya komposisi bahan yang tepat serta memperhatikan proses produksi dengan teliti.

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2005)

Gambar 2.3

Bagan Proses Produksi Beton Siap Pakai

Proses produksi beton siap pakai pada PT Varia Usaha Beton dapat diuraikan

sebagai berikut :

1. Persiapan Material

Dalam persediaan bahan baku atau meterial di PT Varia Usaha beton,

diadakan pengendalian mutu terhadap material pasir, batu pecah, dan additive

yang akan digunakan untuk proses produksi sesuai standar kualitas, sehingga

dapat menghasilkan produk yang berkualitas dan mampu bersaing di pasaran.

2. Proses Penimbangan

Batching plant merupakan alat penimbangan proses produksi awal dalam

melaksanakan perintah produksi dari regu penjualan sesuai jadwal pengiriman.

PERSIAPAN

MATERIAL

1. Air

2. Fly Ash

3. Semen

4. Pasir

5. Batu Pecah

6. Additive

PROSES PENIMBANGAN

Penimbangan material sesuai dengan

job mix yaitu selama ± 2 – 5 menit

per 5 m3

PROSES PENCAMPURAN

Pencampuran meterial yang sudah

ditimbang, langsung dimasukkan ke

Truck Mixer untuk di mixing selama

± 5 – 10 menit per 5 m3

PROSES PENGENDALIAN MUTU

Mengontrol kekentalan beton sesuai

dengan pesanan konsumen atau jarak

pengiriman selama ± 2 – 5 menit per

5 m3

PROSES PENGIRIMAN

Beton siap pakai dikirim ke tujuan

atau lokasi sesuai dengan pesanan

konsumen

20

Dalam proses penimbangan yang sesuai dengan job mix yang telah ditentukan

oleh bagian Jaminan Mutu dan Litbang sesuai standar operasional, dengan

waktu yang dibutuhkan selama ± 2 – 5 menit per 5 m3.

3. Proses Pencampuran

Proses pencampuran merupakan penggabungan material pasir, batu pecah,

semen, fly ash dan ditambah air serta additive secukupnya sesuai

perbandingan lalu dimasukkan ke dalam truck mixer untuk proses mixing,

selama 5 – 10 menit per 5 m3.

4. Proses Pengendalian Mutu

Setelah proses mixing selesai, maka diadakan pengecekan mutu beton siap

pakai yang telah di mixing tersebut dengan memeriksa kontrol kondisi

kekentalannya sesuai jarak pengiriman.

5. Proses Pengiriman

Setelah proses pengendalian mutu, maka beton siap pakai akan di kirim ke

tempat atau lokasi tujuan pelanggan sesuai dengan waktu dan jadwal

pengiriman.

2.1.6.4 Hasil Produksi

Produk yang dihasilkan PT Varia Usaha Beton tidak hanya beton siap pakai,

tetapi juga berbagai produk lain, seperti :

1. Industri bahan bangunan yang berbasis semen.

1). Produk Beton (Concrete Product), antara lain:

(1). Beton Siap Pakai (Ready Mix Concrete), untuk pembangunan yang

berkonstruksi beton.

(2). Beton Pracetak (Prestressed / Precast Concrete), untuk Tiang Pancang,

Kolom, Slab, Girder, Sleeper, panel untuk pagar, Box Culvert,

Tetrapot maupun produk-produk beton paretic lanyard.

2). Beton Masonry (Concrete Masonry), antara lain:

(1). Genteng

(2). Paving

(3). Batako

21

2. Industri penambangan bahan baku beton yang meliputi:

1). Batu Pecah (Crushed Stones)

2). Pasir (Sand)

3. Usaha penunjang, antara lain :

1). Usaha Jasa (Services), yang meliputi:

(1). Pengelolaan Gudang semen (Cement Warehousing)

(2). Pemompaan Beton (Noncreling Pumping) dan Car Mix

(3). Pekerjaan Pembetonan (Concreting Job)

2). Keagenan (Agents), yang meliputi:

(1). Bahan Bangunan (Building Material)

(2). Bahan Penolong (Additive / Reinforcement)

(3). Peralatan Beton (Concrete Equipment Tool)

2.1.6.5 Target Produksi

Dalam usaha menjaga kelangsungan perusahaan, maka PT Varia Usaha Beton

menetapkan adanya suatu kebijakan dalam perusahaan. Perusahaan ini menetapkan

target produksi dalam pelaksanaan kegiatan operasional yang menjadi acuan dalam

kegiatan atau aktivitas perusahaan sehari-hari. Untuk menjaga kualitas mutu serta

layanan atas produknya, perusahaan ini mempunyai komitmen atas kinerja yang baik

pada aspek sebagai berikut :

1. Keuangan

Masalah keuangan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.

Keuangan suatu perusahaan berkaitan dengan pengelolaan penggunaan dana

dan pengelolaan sumber-sumber dana. Perusahaan berkewajiban untuk

mencapai kinerja per semester atau per enam bulan sekali sesuai dengan

Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP).

2. Kepuasan Pelanggan

Perusahaan mengutamakan kepuasan pelanggan dengan berkewajiban

memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan pelanggan, pengiriman dan

penyerahan tepat waktu, harga bersaing, serta responsif dan proaktif dalam

memenuhi kepuasan pelanggan. Memberikan pelayanan prima kepada

22

pelanggan adalah kunci utama untuk menjaga kepuasan pelanggan serta

membuat pelanggan menjadi mitra bisnis yang tetap.

3. Sumber Daya Manusia

Perusahaan berkepentingan untuk melakukan perencanaan dan pengembangan

sumber daya manusia yang berbasis kompetensi untuk meningkatkan daya

saing serta peduli pada pencapaian kepuasan kerja karyawan. Tujuan

perencanaan sumber daya manusia yaitu untuk menciptakan kaitan antara

seluruh strategi perusahaan dengan kondisi sumber daya manusia yang

tersedia.

4. Keamanan, Keselamatan, kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L)

Perusahaan menjamin seluruh kegiatan manajerial maupun operasional K3L,

sesuai ketentuan perundangan dan peraturan yang berlaku.

PT Varia Usaha Beton dalam pengelolaan dan pengendalian produk melalui

pemenuhan persyaratan mutu dan ketepatan waktu penyerahan produk, responsif dan

proaktif untuk tercapainya kepuasan pelanggan, pemenuhan atas ketentuan

perundangan yang berlaku, tercapainya kinerja yang baik sesuai dengan perencanan

yang ditetapkan, berdasarkan atas perbaikan berkelanjutan, yang semuanya menjadi

tanggung jawab manajemen dan menjadi tugas seluruh pegawai.

2.2 Deskripsi Hasil PKL

Praktik kerja lapangan dilaksanakan selama tiga bulan, yaitu mulai 1 Februari

2006 sampai dengan 30 April 2006, pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak,

Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur di PT Varia Usaha Beton, Sidoarjo.

Bidang yang diambil yaitu mengenai administrasi perkantoran pada bagian Akuntansi

Cabang beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian.

Dalam kegiatan praktik kerja lapangan, beragam aktivitas perusahaan sehari-

hari dapat langsung dipelajari dan dikerjakan. Mahasiswa mendapat kesempatan untuk

membandingkan antara teori dan praktik yang ada serta mengimplementasikan atau

menerapkan disiplin ilmu yang telah didapatkan selama perkuliahan serta mendapatkan

kesempatan untuk berinteraksi dengan karyawan yang ada di perusahaan.

23

Adapun bagan organisasi Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry

dan Bahan Galian Jawa Timur nampak pada Gambar 2.3 berikut ini.

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2005)

Gambar 2.4

Struktur Organisasi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian

Jawa Timur

Tugas dan wewenang dari kepala Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan

Bahan Galian Jawa Timur antara lain:

1. Ringkasan Pekerjaan

Bertanggungjawab tehadap adanya perencanaan, pengelolaan dan

pengendalian seluruh kegiatan Plant yang menjadi tanggungjawabnya serta

tercapainya pertumbuhan dan perkembangan Plant yang menggunkan sumber

CABANG

BPC, BM & BG

JATIM

BAGIAN AREA BPC

GRESIK

BAGIAN AREA BG

PANDAAN

JASA BPC

GRESIK

PLANT BG

PANDAAN

PROYEK

REGU KEUANGAN

& AKUNTANSI

AK. KEU &

AK. BIAYA

KASIR

PAJAK &

ADMI.

PENAGIHAN &

ADM.

VERIFIKASI

KOMPUTERISASI

ADM.

KEUANGAN

SEKSI PERGUDANGAN

& PENGADAAN

REGU PENGELO

LAAN

T. BLUK

REGU PEMBELIAN

B.BAKU S.

PART & ATK

REGU ADM. PEMB.

& ADM. GDNG

REGU SDM

& UMUM

PEMBELIAN

BAHAN BAKU

PEMBELIAN

S. PART & ATK

ADM.

PEMBELIAN

ADM.

PERGUDNGAN

SEKRETARIAT

SDM & UMUM

KEAMANAN

BAGIAN AREA BM & JASA

KONSTRUKSI

JASA

KONSTRUKSI

PLANT

BM WARU

PLANT

BM GRESIK

PLANT

BM PANDAAN

24

daya yang tersedia dan secara terus menrus melakukan evaluasi untuk

perbaikan atau penyempurnaan kesinambungan.

2. Uraian Tugas dan Kewajiban

Adapun uraian tugas dan kewajiban Kepala Cabang Beton Pracetak, Beton

Masonry Dan Bahan Galian Jawa Timur antara lain:

1). Menjamin tersedianya kebijakan mutu dan sasaran mutu perusahaan yang

telah ditetapkan Direksi sebagai arah dalam melaksanakan kegiatan.

2). Menjamin adanya sasaran kerja cabang yang mengacu kepada sasaran

kerja perusahaan sebagai pedoman dalam bekerja.

3). Menjamin tersedia dan tercapainya Rencana Kerja Anggaran Pendapatan

(RKAP) yang disahkan setiap tahun.

4). Menjamin terlaksananya rapat koordinasi untuk melakukan evaluasi

seluruh hasil kegiatan Plant sekuruang-kurangnya diadakan satu bulan

sekali sebagai dasar menetapkan strategi berikutnya untuk tercapainya

kinerja cabang.

5). Menjamin dibuatnya laporan hasil kegiatan ke Direksi yang berisi aspek

pemasaran, aspek produksi dan teknik, aspek keuangan serta rencana

perbaikan berikutnya.

6). Menjamin atas adanya perbaikan atau penyempurnaan berkesinambungan

untuk seluruh kegiatan.

7). Menjamin bahwa penerapan sistem manajemen mutu berjalan efektif.

Dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan selama tiga bulan, beragam

kegiatan serta aktivitas yang dilakukan pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak,

Beton Masonry dan Bahan Galian antara lain :

2.2.1 Memberi Nomor Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban

Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK)

Pemberian nomor untuk formulir Uang Muka Kasbon (UMK),

Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon berbeda-beda,

tetapi tujuan pemberian nomor tersebut sama yaitu agar formulir-formulir tersebut

25

cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan serta untuk mempermudah dalam

pengarsipan.

2.2.1.1 Uang Muka Kasbon (UMK)

Uang Muka Kasbon (UMK) adalah formulir yang digunakan oleh peminta

Uang Muka Kasbon (UMK) yaitu seseorang yang bertanggungjawab atas suatu bagian

tertentu seperti Kepala Cabang (Kacab), Kepala Bagian (Kabag), Kepala Plant

(Kaplant) maupun Kepala Seksi (Kasi) untuk mengajukan permintaan sejumlah uang

kepada Bendahara. Uang Muka Kasbon (UMK) tersebut diajukan untuk keperluan

suatu bagian tertentu, misalnya Kepala Seksi Pengadaan dan Pergudangan yang

mengajukan UMK untuk melakukan pembelian bahan baku produksi atau material,

Kepala Plant Beton Masonry Waru yang mengajukan UMK untuk keperluan

pemasaran dan distribusi, Kepala Seksi Sarana yang mengajukan UMK untuk

kepentingan Sarana, Kepala Seksi Beton Pracetak Gresik yang mengajukan UMK

untuk biaya produksi dan jasa konstruksi dan lain-lain.

Bentuk formulir UMK ini sudah distandarkan untuk semua bagian di PT

Varia Usaha Beton dan terdiri dari tiga lembar yaitu lembar putih, lembar biru dan

lembar hijau.

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2006)

Gambar 2.5

Formulir Uang Muka Kasbon (UMK)

3

2

1 Area : 01

Divisi : 03

UANG MUKA KASBON

UMK. 05.06.B.4.01

Dibayarkan kepada Nama

No. Peg

Kode

Lamp

No Uraian Jumlah

1 Biaya Produksi dan Jasa

Konstruksi BPC Gresik

1.000.000

CATATAN: 1. Pertanggungjawaban uang muka

selambat-lambatnya 2 (dua) minggu dari tanggal uang muka.

26

Formulir UMK tersebut diisi sesuai dengan item-item yang telah disediakan

seperti tanggal, area, divisi, uraian dan jumlah. Setelah diisi, formulir UMK dilengkapi

dengan bukti pendukung seperti rencana operasional pemakaian bahan bakar kendaraan

bermotor dalam satu periode tertentu, order pembelian dan lain sebagainya untuk

kelengkapan formulir UMK tersebut. Apabila UMK telah dilengkapi dengan bukti

pendukung, maka akan dilakukan verifikasi oleh petugas administrasi pada Akuntansi

Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. Verifikasi merupakan

kegiatan yang berkaitan dengan pemeriksaan, pengujian, dan penelitian terhadap

kebenaran, keabsahan dan akurasi dokumen atau berkas yang berhubungan dengan

transaksi pembayaran atau keuangan yang akan dipertanggungjawabkan. Setelah

dilakukan verifikasi, maka petugas adminitrasi mencatat UMK tersebut dalam

pembukuan dan diberi nomor. Adapun pemberian nomor untuk formulir UMK tersebut

yaitu :

UMK.06.06.B.2.001

UMK : menunjukkan Uang Muka Kasbon

06.06 : menunjukkan bulan dan tahun yaitu bulan Juni tahun 2006

B : menunjukkan kode Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan

Bahan Galian Jawa Timur.

2 : menunjukkan jenis UMK. Adapun jenis dan kode UMK antara lain:

Kode 1 untuk jenis Uang Muka Kasbon General

Kode 2 untuk jenis Uang Muka Kasbon Produksi

Kode 3 untuk jenis Uang Muka Kasbon Pemeliharaan

Kode 4 untuk jenis Uang Muka Kabon Pemasaran dan Distribusi

001 : menunjukkan nomor urut Plant dalam pembukuan

Plant terdiri dari :

1). Beton Masonry Gresik

2). Beton Masonry Waru

3). Beton Masonry Pandaan

4). Beton Pracetak Gresik

5). Bahan Galian dan Sarana Pandaan

27

Formulir UMK yang telah diberi nomor, maka akan mulai didistribusikan

kepada pihak-pihak yang terkait yaitu lembar pertama diserahkan kepada Bendahara

untuk dilakukan realisasi setelah UMK tersebut diverifikasi oleh petugas administrasi

pada Akuntansi Cabang BPC, BM dan BG dan ditandatangani oleh Direktur Keuangan,

Kepala Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian, Karu Akuntansi

Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian serta peminta UMK.

Lembar kedua diserahkan kepada peminta UMK dan lembar ketiga diarsip oleh petugas

administrasi Akuntansi Cabang BPC, BM dan BG.

2.2.1.2 Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK)

Pertanggungjawaban Uang Muka kasbon (PJK) adalah pertanggungjawaban

yang dibuat oleh peminta Uang Muka Kasbon (UMK) setelah menerima sejumlah uang

yang diajukan dalam UMK. Pertanggungjawaban ini dilampiri dengan bukti-bukti

pendukung seperti uang muka kasbon, fotocopy bukti realisasi UMK yang berupa BKR

atau KKR, kuitansi, faktur, nota, surat jalan dan lain-lain.

Formulir PJK sudah distandarkan untuk semua bagian pada PT Varia Usaha

Beton. Dalam penomoran PJK tidak berbeda jauh dengan penomoran UMK, hanya tiga

digit terakhir dalam PJK adalah nomor urut cabang dalam pembukuan, sedangkan tiga

digit terakhir pada UMK adalah nomor urut plant dalam pembukuan, seperti contoh:

PJK.06.06.B.2.001

PJK : menunjukkan Pertanggungjawaban Keuangan

06.06 : menunjukkan bulan dan tahun yaitu bulan Juni tahun 2006

B : menunjukkan kode Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan

Bahan Galian Jawa Timur

2 : menunjukkan jenis UMK yang dipertanggungjawabkan dalam PJK

001 : menunjukkan nomor urut cabang dalam pembukuan

Apabila ada perbedaan atau selisih antara jumlah yang tercantum dalam

pengajuan UMK dengan jumlah uang yang diterima, maka selisih itu harus

dicantumkan dalam PJK. Selisih tersebut dapat berasal dari kelebihan uang muka atau

kekurangan uang muka. Kelebihan uang muka dapat terjadi apabila jumlah uang yang

diterima lebih besar daripada jumlah yang tercantum dalam UMK, selanjutnya

28

Kode Penerimaan Pengeluaran

Rek UM (Rp.) (Rp.)

Tanggal :

No. Bukti Uang Muka :

Terbilang :

Direksi

Yang mempertanggungjaw abkanTanggal

Paraf

Koord

Jumlah

Dibuku Mengetahui Menyetujui Waru, ……………………….

Total

Dibayar Kembali ke Kas

Kekurangan Uang Muka

Ar. Equipment Keterangan

Kepada Yth. Seksi Keuangan

Bukduk P.B. T.B.

Unit Sarana Angkutan

Bagian Logistik

File Dok :

Halaman :

Tgl Cetak :

PERTANGGUNGJAWABAN

KEUANGAN ( PJK )No : / /

kelebihan uang tersebut harus dikembalikan kepada Bendahara, sedangkan kekurangan

uang muka terjadi apabila jumlah uang yang diterima lebih kecil daripada jumlah yang

tercantum dalam UMK, dalam hal ini peminta UMK dapat meminta kekurangan uang

muka tersebut kepada Bendahara.

Bukti selisih uang muka yang berupa BKR, KKR maupun BMK juga harus

dicatat dan dilampirkan dalam PJK. Hal ini dilakukan agar pertanggungjawaban

tersebut menjadi akurat. Nomor dan tanggal yang tertera dalam bukti selisih uang muka

tersebut juga dicatat dalam pembukuan.

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2006)

Gambar 2.6

Formulir Pertanggungjawaban Keuangan (PJK)

2.2.1.3 Realisasi Uang Muka Kasbon

Realisasi UMK hanya dicatat dalam pembukuan, realisasi ini berupa tanda

bukti dari bank yang disebut BKR dan KKR. Dalam realisasi tercantum jumlah UMK

29

yang telah direalisasi. Realisasi ini terbuat dalam rangkap tiga. Lembar pertama untuk

diarsip oleh Bendahara, lembar kedua untuk diserahkan kepada Peminta UMK dan

lembar ketiga diserahkan kepada Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry

dan Bahan Galian.

2.2.2 Membuat Korespondensi Intern

Korespondensi intern dalam PT Varia Usaha Beton adalah surat

pemberitahuan yang ditujukan untuk lingkungan internal perusahaan, seperti antar

bagian pada perusahaan. Sebenarnya, korespondensi intern sama dengan memorandum,

hanya berbeda pada penggunaan istilahnya.

Pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Gahan

Galian Jawa Timur, korespondensi intern digunakan untuk memberitahukan kepada

peminta Uang Muka Kasbon (UMK) mengenai jumlah nominal dari Uang Muka

Kasbon (UMK) yang sudah dilakukan realisasi oleh Bendahara, tetapi belum

dipertanggungjawabkan (PJK) selama periode akuntansi tertentu oleh peminta UMK.

Korespondensi intern ini dibuat oleh petugas administrasi, berdasarkan atas data-data

yang ada dalam pembukuan. Data-data yang digunakan untuk membuat korespondensi

intern adalah Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK) dan Realisasi Uang

Muka Kasbon selama satu periode akuntansi yaitu per satu bulan. Korespondensi intern

berisi mengenai kesanggupan untuk mempertanggungjawabkan Uang Muka Kasbon

(UMK) yang sudah dilakukan realisasi atau uang tersebut sudah diterima oleh peminta

UMK. Lampiran yang diikutsertakan dalam korespondensi intern antara lain data-data

yang berisi nomor, tanggal, uraian Uang Muka Kasbon (UMK) yang belum

dipertanggungjawabkan. Sebelum didistribusikan kepada pihak yang bersangkutan,

korespondensi intern ini harus diketahui dan ditandatangani oleh Kepala Seksi

Akuntansi Pusat. Korespondensi intern ini terdiri dari kepala surat, nomor surat,

tanggal surat, pembuka, isi dan penutup surat serta lampiran-lampiran yang mendukung.

Ketika petugas administrasi meminta tanda tangan dari Kepala Seksi Akuntansi Pusat,

maka harus menyertakan konfirmasi korespondensi intern bulan yang lalu agar dapat

diketahui apakah peminta UMK telah melakukan pertanggungjawaban Uang Muka

Kasbon (UMK) untuk bulan yang lalu.

30

Dalam mendistribusikan korespondensi intern dilakukan dengan buku

ekspedisi untuk peminta UMK yang ada di Kantor Administrasi PT Varia Usaha Beton

Waru, sedangkan korespondensi intern yang ditujukan kepada peminta UMK yang

berada di luar kota seperti Gresik dan Pandaan, maka korespondensi intern akan

dikirim melalui faximile.

2.2.3 Menghitung total Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Uang

Muka Kasbon (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon

Pengajuan UMK dicatat dalam pembukuan dan item-item yang dicatat adalah

tanggal pengajuan UMK, kode pegawai peminta UMK, nama peminta UMK, uraian

atau perihal dari UMK, dan jumlah UMK yang diajukan. Seluruh UMK yang diajukan

kemudian di jumlah atau di total untuk kemudian dilaporkan kepada Karu Akuntansi

Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan bahan Galian serta Kepala Seksi

Akuntansi Pusat. Dalam penghitungan Uang Muka Kasbon (UMK),

Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon harus

disesuaikan antara jumlah total yang ada di cabang dan jumlah total yang ada di plant

sehingga jumlah totalnya seimbang (balance).

Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan

Realisasi Uang Muka Kasbon dihitung berdasarkan cabang dan plant serta berdasarkan

jenis Uang Muka Kasbon (UMK) yang diajukan oleh peminta UMK.

2.2.4 Mengarsip

Dalam Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian,

dokumen-dokumen atau surat-surat diarsip dengan sistem subyek dan kronologis.

Sistem subyek adalah penyimpanan formulir atau dokumen berdasarkan isi atau perihal

dari formulir atau dokumen yang bersangkutan, dalam hal ini pengarsipan Uang Muka

Kasbon (UMK) berdasarkan atas jenis UMK yang bersangkutan. Jenis Uang Muka

Kasbon (UMK), antara lain General, Produksi, Pemeliharaan, Pemasaran dan

Distribusi.

Uang Muka kasbon (UMK) tersebut diarsip dengan urutan jenis UMK

General diletakkan paling bawah, UMK Produksi diletakkan diatas UMK General,

UMK Pemeliharaan diletakkan setelah UMK Produksi dan UMK Pemasaran dan

31

Distribusi diletakkan paling atas. Untuk memisahkan ke empat UMK tersebut, maka

digunakan penyekat yaitu lembaran yang dibuat dari karton. Setelah dikelompokkan

menurut jenisnya, Uang Muka Kasbon diarsip berdasarkan sistem kronologis, yaitu

tanggal Uang Muka Kasbon (UMK) yang terbaru akan diletakkan di dalam ordner yang

paling atas, sehingga mudah untuk pencarian kembali.

Pengarsipan Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka

Kasbon berdasarkan pada jenis Uang Muka Kasbon (UMK). Formulir dan surat-surat

yang diarsip antara lain :

2.2.4.1 Uang Muka Kasbon (UMK)

Dalam mengarsip UMK dibedakan menurut jenis UMK yaitu General,

Produksi, Pemeliharaan atau Pemasaran dan Distribusi. Setelah dikelompokkan

menurut jenisnya, UMK akan diarsip berdasarkan sistem kronologis yaitu Uang Muka

Kasbon (UMK) dengan tanggal terbaru akan diletakkan di dalam ordner yang paling

atas. Ordner atau map untuk mengarsip UMK diganti setiap akhir periode akuntansi.

Ordner-ordner tersebut disimpan dalam rak arsip.

2.2.4.2 Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK)

Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) diarsip berdasarkan sistem kronologis.

PJK dengan tanggal yang paling baru akan diletakkan pada arsip yang paling atas.

Ordner atau map untuk mengarsip PJK akan diganti setiap akhir periode akuntansi.

Ordner-ordner tersebut juga disimpan dalam rak arsip.

2.2.4.3 Bukti Realisasi Uang Muka Kasbon

Dalam pengarsipan bukti realisasi UMK akan dijadikan satu dengan UMK.

Hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat diketahui UMK mana yang telah direalisasi

dan yang belum direalisasi.

2.2.4.4 Korespondensi Intern (Korin)

Korespondensi intern yang telah ditandatangani oleh Kepala Seksi Akuntansi

Pusat akan dikirimkan ke bagian-bagian yang dituju. Akuntansi Cabang Beton Pracetak,

Beton Masonry dan Bahan Galian juga mempunyai arsip korespondensi intern yang

digunakan untuk evaluasi.

32

Korespondensi intern tersebut diarsip sesuai dengan sistem kronologis.

2.2.5 Mencatat dan Mengekspedisi surat-surat

Surat atau dokumen-dokumen yang harus didistribusikan kepada pihak

tertentu harus dicatat dalam buku ekspedisi yang telah ditentukan, dokumen tersebut

antara lain :

2.2.5.1 Uang Muka Kasbon (UMK)

Uang Muka Kasbon yang telah diberi nomor dan dicatat dalam pembukuan

akan didistribusikan ke Direksi untuk ditandatangani oleh Direktur Keuangan. Setelah

ditandatangani oleh Direktur Keuangan, UMK tersebut akan didistribusikan kepada

pihak yang bersangkutan atau langsung ke Bendahara.

Pendistribusian UMK dilakukan oleh petugas administrasi Akuntansi Cabang

Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian, dimana UMK tersebut akan dicatat

terlebih dahulu dalam buku ekspedisi sebelum didistribusikan. Dalam buku ekspedisi

Uang Muka Kasbon (UMK) terdapat tanggal dan paraf penerima.

2.2.5.2 Pertanggungjawaban Keuangan (PJK)

Pertanggungjawaban Keuangan yang telah dilengkapi dengan dokumen-

dokumen pendukung seperti kuitansi, surat jalan, order pembelian dan lain-lain akan

didistribusikan ke Direksi untuk ditandatangani oleh Direktur Keuangan. Setelah

ditandatangani, maka PJK tersebut langsung diarsip oleh Akuntansi Cabang Beton

Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian atau didistribusikan ke Bendahara.

Pendistribusian PJK juga dicatat dalam buku ekspedisi.

2.2.5.3 Tagihan

Tagihan yang berasal pemasok atau supplier akan di verifikasi oleh Akuntansi

Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. Verifikasi tersebut

mencakup pemeriksaan kelengkapan dokumen dan stempel, keabsahan surat jalan, dan

perhitungan nominal yang benar. Setelah dilakukan verifikasi, maka tagihan tersebut

akan didistribusikan kepada Bendahara.

33

2.2.6 Memasukkan Data-data

Dalam hal ini, data-data dimasukkan (entry) ke komputer. Data-data yang

dimasukkan antara lain:

2.2.6.1 Uang Muka Kasbon (UMK)

Setelah dicatat dalam pembukuan, item yang ada dalam formulir Uang Muka

kasbon (UMK) akan dimasukkan ke komputer. Item yang dimasukkan sama dengan

item-item yang tercatat dalam pembukuan seperti tanggal, kode pegawai, peminta

kasbon, jumlah yang diminta dan lain-lain. UMK ini dientry dalam 2 program

komputer yaitu program aplikasi akuntansi dan Microsoft Excel. Pemasukan Uang

Muka Kasbon (UMK) pada program aplikasi akuntansi dilakukan sesuai dengan

formulir (form) yang telah disediakan oleh program aplikasi tersebut, petugas

administrasi hanya memasukkan data-data yang tertera dalam UMK.

2.2.6.2 Pertanggungjawaban Keuangan (PJK)

Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) juga dimasukkan ke dalam komputer,

data-data yang dimasukkan antara lain tanggal, nomor PJK, peminta kasbon, jumlah

PJK dan lain-lain. Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) ini juga dimasukkan dalam 2

program komputer yaitu program aplikasi akuntansi yang menggunakan perangkat

lunak Fox Pro versi 2.6 untuk Disk Operating System (DOS) dan Microsoft Excel.

2.2.6.3 Realisasi Uang Muka Kasbon

Realisasi Uang Muka Kasbon dimasukkan ke komputer sama halnya dengan

Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Uang Muka Kasbon (UMK), tetapi realisasi

hanya dimasukkan dalam Microsoft Excel. Data-data yang dimasukkan seperti nomor

bukti realisasi, peminta Uang Muka Kasbon, jumlah realisasi dan lain sebagainya.

2.2.6.4 Jurnal Umum

Jurnal umum dimasukkan dalam program aplikasi akuntansi yang

menggunakan perangkat lunak Fox Pro versi 2.6 untuk Disk Operating System (DOS),

sehingga telah ditentukan formulir untuk memasukkan data-data yang tercantum dalam

jurnal umum. Dalam memasukkan jurnal umum, terdapat kode rekening, kode area dan

divisi, uraian dan jumlah nominal.

34

2.2.7 Mengetik

Dalam mengetik, surat atau dokumen yang dibuat antara lain korespondensi

intern mengenai jumlah nominal Uang Muka kasbon (UMK) yang telah direalisasi,

tetapi belum dipertanggungjawabkan oleh peminta UMK, surat permintaan penawaran

kepada supplier mengenai bahan baku atau material, rencana operasional mengenai

perencanaan Base Coarse, dan lain sebagainya. Pengetikan dilakukan dalam program

Microsoft Word dan Excel, yang kemudian dicetak (print).

2.2.8 Membuat Rekapitulasi untuk Uang Muka Kasbon, Pertanggungjawaban

Keuangan dan Realisasi Uang Muka Kasbon

Pembuatan Rekapitulasi Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban

Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK) dilakukan setiap akhir

periode akuntansi pada PT Varia Usaha Beton yaitu tanggal 27. Rekapitulasi ini dibuat

sebagai informasi mengenai total Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban

Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon per bulan, yang selanjutnya

digunakan sebagai bahan evaluasi (feed back).

35

BAB 3

PENUTUP

Simpulan

Berdasarkan latar belakang dan hasil pelaksanaan praktik kerja lapangan,

maka simpulan yang dapat dikemukakan antara lain:

1. PT Varia Usaha Beton merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak

dalam bidang pengadaan beton dan bahan bangunan. Produk yang dihasilkan

antara lain beton siap pakai (ready mix concrete), beton masonry (concrete

masonry) dan beton pracetak (precast concrete).

2. Pengorganisasian arsip pada PT Varia Usaha beton dilakukan secara

desentralisasi yaitu arsip dikelola oleh unit kerja masing-masing. Setiap unit

kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya, sesuai dengan kebutuhan

penyimpanan arsip.

3. Pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan

Galian, sistem pengarsipannya menggunakan sistem subyek dan sistem

kronologis. Surat atau dokumen yang diarsip yaitu formulir Uang Muka

Kasbon (UMK), formulir Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan bukti

Realisasi Uang Muka Kasbon. Formulir-formulir tersebut dikelompokkan

sistem subyek (menurut jenisnya), kemudian diarsip berdasarkan sistem

kronologis.

4. Kegiatan yang dilakukan selama praktik kerja lapangan pada bagian

Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian antara

lain:

1). Memberi Nomor Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban

Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK)

2). Membuat Korespondensi Intern (Korin).

3). Mengetik.

4). Mengarsip.

36

5). Menghitung total keseluruhan Uang Muka Kasbon (UMK),

Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK) dan Realisasi Uang Muka

Kasbon.

6). Membuat rekapitulasi untuk Uang Muka Kasbon, Pertanggungjawaban

keuangan dan Realisasi UMK.

7). Mencatat dan Mengekspedisi surat-surat.

Saran

Dalam kesempatan ini, saran yang dapat diberikan yaitu kepada subyek

praktik kerja lapangan yaitu PT Varia Usaha Beton dan Program Diploma III Program

Studi Manajemen Konsentrasi Manajemen Perkantoran & Kesekretariatan Fakultas

Ekonomi Universitas Airlangga Surabaya.

Saran kepada Subyek PKL

Saran kepada subyek PKL yaitu PT Varia Usaha Beton agar lebih

meningkatkan koordinasi , komunikasi dan solidaritas baik antar karyawan, atasan

maupun bawahan, sehingga dapat menciptakan suasana dan hubungan kerja yang

harmonis dan tidak menimbulkan konflik serta sering memberikan kesempatan kepada

mahasiswa untuk melakukan praktik kerja lapangan.

Saran kepada Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi

Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan

Saran kepada Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi

Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan adalah agar lebih meningkatkan kualitas

mahasiswa baik dalam pengetahuan maupun kemampuan, sehingga dapat

menghasilkan lulusan yang berkompeten di bidang perkantoran dan kesekretariatan, hal

ini disebabkan karena situasi dunia kerja saat ini yang seringkali menuntut tenaga kerja

handal dan profesional dibidangnya.