laporan praktik kerja kearsipan
-
Upload
saqdy-fadansa -
Category
Documents
-
view
677 -
download
139
description
Transcript of laporan praktik kerja kearsipan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya
informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Karena
pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi
sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi
manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses
kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh
aktivitas organisasi, arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi,
arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan
kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dalam aktivitasnya.
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan
suatu arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume
arsip pada suatu organisasi semakin hari akan semakin bertambah. Dengan
bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan
mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang
tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat
jika sewaktu-waktu diperlukan. Dengan demikian diperlukan berbagai usaha
pengaturan volume arsip. Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai
guna merupakan salah satu usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu
dilakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan
ditimbulkan, seperti permasalahan yang berkenaan dengan penyediaan
anggaran, ruangan, tenaga serta perlengkapannya.
Berdasarkan kegunaan arsip yang sangat penting, maka diperlukan
adanya penataan arsip yang teratur dan menyeluruh. Kearsipan yang teratur
dan menyeluruh merupakan alat informasi dan referensi sistematik yang dapat
membantu pimpinan pada lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta guna
memperlancar kegiatannya. Selain itu, penataan arsip yang baik dan benar
akan memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya akan
dikerjakan.
1
Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber
informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang
menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang
harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Terkait dengan
adanya Undang-Undang khusus tentang kearsipan tersebut, arsip dalam suatu
organisasi/instansi merupakan bahan pertanggungjawaban tertentu dan
memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan pemerintah. Oleh sebab itu
sebuah lembaga/pencipta arsip memiliki tanggungjawab dibidang
pengelolaan arsip dinamis. Karena arsip dinamis merupakan arsip yang
masih dipergunakan atau dipakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari,
maka lembaga yang bersangkutan diharapkan untuk dapat mempertahankan
arsip dinamis untuk masa tertentu.
Dunia perkantoran yang semakin maju, seiring dengan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada umumnya dan bidang
administrasi pada khususnya menyebabkan bidang kearsipan berkembang
pula. Hal ini wajar dan memang harus demikian, sebab jika tidak
kelancaran dalam memproses danmemecahkan masalah (decision making)
yang muncul dalam bidang administrasi tersebut akan mengalami kendala.
Salah satu temuan teknologi yang sangat berpengaruh terhadap kelancaran
proses dan pemecahan masalah dalam bidang administrasi dan terhadap
berbagai aspek kehidupan adalah komputer. Penggunaan komputer
dalam bidang administrasi sudah sedemikian luas dan ternyata mampu
meningkatkan efisiensi kegiatan. Dalam kaitan ini, kearsipan merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari keberhasilan tersebut, karena data dan
informasi yang menjadi input dari setiap proses pengolahan informasi
menggunakan komputer.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan
kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal
dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh
kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang
2
terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari
sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi
yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang
akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.
Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah
komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai
efisiensi pekerjaan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan
administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai
alasan dan berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun
terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya
pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun
swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu
menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-
aktivitas kerja lainnya.
Kantor pemerintah pada umumnya berfungsi melayani
kepentingan umum, dimana salah satu di antaranya memerlukan
pengelolaan arsip dinamis yang sebaik-baiknya. Dalam upaya memberikan
pelayanan, instansi tersebut dituntut bertindak cepat dan akurat. Instansi
pemerintah harus mengolah data secara cepat dan cermat, sehingga akan
menghasilkan informasi yang akurat, karena informasi yang dihasilkan
tersebut akan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk
pengambilan keputusan (decision making).
Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Sampang merupakan
salah satu instansi pemerintah. Sebagai instansi pemerintah yang melayani
kepentingan umum dituntut untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan dengan
cepat, tepat dan akurat. Agar dapat melaksanakan pelayanan yang optimal,
diperlukan adanya penanganan yang serius dibidang kearsipan agar tercipta
suatu mekanisme kearsipan yang baik. Untuk mewujudkan kearsipan yang
baik dibutuhkan adanya disiplin dan semagat kerja yang tinggi dari para
pegawai, tersedianya fasilitas dan tempat penyimpanan arsip yang memadai,
penataan arsip yang baik dan sistem kerja yang efisien , sehingga dapat
3
menghemat waktu, biaya dan tenaga yang dapat merealisasikan visi, misi,
serta tujuan Kantor Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Sampang
secara optimal.
Berdasarkan pengamatan Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan
Kabupaten Sampang ini, tampak bahwa intansi yang memiliki aktivitas yang
padat ini dihadapkan pada berbagai persoalan arsip, terutama pada
pengelolaan arsip dinamis, salah satu diantaranya adalah fasilitas kearsipan
yang kurang memadai baik secara kualitas maupun kuantitas. Dari segi
kualitas masih banyak boks tempat arsip yang sudah rusak yang belum
diganti, kurangnya tenaga pengelola kearsipan, suhu udara yang lembab,
penggunaan warna ruangan yang kurang tepat, sedangkan dari segi
kuantitas dapat dilihat dari banyaknya arsip yang dalam penyimpanannya
belum disimpan di filing cabinet maupun belum ditempatkan di rak-rak arsip
dan map-map yang berisi arsip dinamis aktif yang di tumpuk menjadi satu di
ruang kerja.
.
B. Tujuan praktik kerja kearsipan
1. Praktik Kerja Kearsipan (PKK )ASIP443ini merupakan salah satu
upaya meningkatkan kualitas lulusan Program Studi D-IV Kearsipan
sebagai calon arsiparis ahli.
2. Meningkatkan kemampuan profesionalisme penulis dalam proses kerja
nyata di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang.
3. Diharapkan setiap mahasiswa dapat menerapkan ilmu kearsipan di
instansinya masing-masing,sehingga tercipta pengelolaan kearsipan
yang baik dan nantinya akan tercipta budaya tertib administrasi dan
tertib arsip.
C. Sistematika/ metode penulisan
PKK ASIP4435 disusun dalam bentuk laporan agar mudah dipahami
dan efisien.
4
Pengumpulan data dilakukan dengan cara melihat data fisik,
wawancara dengan petugas yang bersangkutan, melakukan
dokumentasi, pengamatan arsip dan sarana prasarananya.
Pengelolaan data disajikan dengan verifikasi terlebuh dahulu dengan
nara sumber yang ada.
Penyajian data ditampilkan secara kualitatif agar mudah dimengerti
oleh pembaca.
Laporan di buat secara singkat, padat, jelas dan mudah ditangkap
makna dan isi inti yang dilaporkan
Lokasi PKK dilaksanakan di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah
Kabupaten Sampang dari tanggal 12 s/d 24 Oktober 2015.
Teknik Sampling dilakukan dengan sistem Random Sample
Sumber data diperoleh secara primer.
Lampiran- Lampiran
5
BAB II
KEADAAN KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH
KABUPATEN SAMPANG
A. Sejarah berdirinya
Awalnya Masuk di bagian Organisasi Sekretariat Daerah dan sekarang
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Berdasarkan PERDA no. 12 tahun
2008. Profil Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang
Terletak di jln KH. Wahid Hasyim No 23. Diman sebelumnya bergabung
dengan kantor pemerintah kabupatrn sampang tepat pada tahun 2002
berpindah kekantor perizinan kabupaten sampang.
Pada tahun 2008 dengan dana 500 juta dari pendanaan APBD
kemudian lembaga ini dibangun di jln. Kh.wachid hasyim No.23 dimana
Lembaga kearsipan ini terdiri dari ketatausahaan, pengembangan arsip,dan
pengolahan data elekronik.Seksi Pengelolaan, pengolahan dan penyimpanan
arsip tersebut, terdiri dari 1 gedung 2 lantai dengan luas
tanah&bangunan:301 M2,ruang tersebut berisi berbagai macam arsip.antara
lain arsip foto.dokumen Negara,buku-buku,koran
Berdasarkan Peraturan Daerah N0 9 tahun 2008 tentang pembentukan
susunan, kedudukan dan tugas pokok lembaga teknis daerah berdirilah Kantor
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang.Susunan organisasi
Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang menjadi
4,yaitu:sub bagian tata usaha,seksi pengelolaan arsip,seksi pengelolaan
perpustakaan dan kelompok jabatan fungsional.
Perkembangan arsip semakin pesat,sehingga membutuhkan tempat
penyimpanan arsip yang layak dan luas, maka seksi pengelolaan arsip menjadi
satu lokasi dengan kantor perputakaan daerah tepatnya dibelakang kantor
Bank Jatim.
6
B. Gedung, Ruang dan perlengkapannyaLantai 1
No. Nama Ruang Perlengkapan Jumlah1. Ruang tunggu Kursi sofa
Meja tamu Papan struktur Papan pengumuman
2211
2. Informasi &pengaduan Meja resepsionis Filling kabinet TV AC split komputer
11111
3. Kasi.pengelolaan arsip&dokumentasi
lemari buku besi Filling kabinet Lemari penyimpanan AC Kursi Laptop Meja Komputer
222110461
4. Kasi Akuisisi & pengelolaan
Lemari kayu AC Rak kayu Kursi kerja Eselon Meja sortir Meja komputer Mesin ketik manual Komputer Filling kabinet
1114111111
5. R. Tata Usaha Laptop Printer Kursi staf Filling kabinet Kursi kerja Eselon Meja komputer
311333
6. R.Ka SuBag Tata Usaha Filling Kabinet CCTV Piagam Meja sortir Kursi kerja eselon Printer Kursi sofa
2122211
7. Ruang Lab. Bahasa Kursi & meja Lemari besi Papan LCD
37121
7
head set 328. R. Aula Meja
Kursi lemari referensi AC Papan Struktur KORPRI Papan Struktur Darma
Wanita
824121
19. R. Gudang Rak Besi
Lemari Besi Kursi Lipat
3150
10. R. Musholla AC Gantungan Mukena Karpet Jam Dinding
11551
11. Kantin Etalase Meja kursi
225
12. Dapur Kompor Tabung gas
11
13. R.Toilet Tempat sabun Kaca cermin
33
Lantai 2
No. Nama Ruang Perlengkapan Jumlah1. Depo Arsip Rak Besi
Bok Arsip Fumigasi
20225001
2. R. Kantor Kepala Meja kerja eselon Kursi kerja eselon Filling kabinet Peta sampang Piala TV Kursi sofa
1111111
3. Kasi.Pelayanan&Referensi
Filling kabinet AC Kursi kerja Meja Kerja Komputer
11221
4. R. Perpustakaan Meja baca Lemari katalog Kursi baca Lemari besi
252301
8
Rak buku Rak besi Meja rapat Buku TV AC split Lemari arsip
134319.3971132
5. R. Internet Meja lesehan AC Split Lemari kaca Komputer Wifi
31111
6. Referensi Meja baca Kursi Buku Rak buku
55203
C. Kondisi Pengelolaaan Arsip
Berdasarkan pengamatan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kabupaten Sampang ini, tampak bahwa intansi yang memiliki aktivitas yang
padat ini dihadapkan pada berbagai persoalan arsip, terutama pada pengelolaan
arsip dinamis, salah satu diantaranya adalah fasilitas kearsipan yang kurang
memadai baik secara kualitas maupun kuantitas. Dari segi kualitas masih banyak
boks tempat arsip yang sudah rusak yang belum diganti, kurangnya tenaga
pengelola kearsipan, suhu udara yang lembab, penggunaan warna ruangan yang
kurang tepat, sedangkan dari segi kuantitas dapat dilihat dari banyaknya
arsip yang dalam penyimpanannya belum disimpan di filing cabinet maupun
belum ditempatkan di rak-rak arsip dan map-map yang berisi arsip dinamis aktif
yang di tumpuk menjadi satu di ruang kerja.
Karena begitu banyaknya permasalahan pengelolaan arsip serta
keterbatasan biaya, waktu dan tenaga dalam penelitian ini lebih menekankan
pada pengelolaan arsip dinamis yang meliputi : pengelolaan naskah dinas
atau surat masuk, pengelolaan naskah dinas atau surat keluar, sistem
penyimpanan arsip, azas penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan, petugas
kearsipan, lingkungan kerja kearsipan, pemeliharaan dan pengamanan arsip
pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang
9
D. (Penerimaan Arsip, Pengelolaaan dan Pemeliharaan)
1.PENERIMAAN ARSIP
Penerimaan arsip/accessioning adalah proses yang mana unit
kearsipan mengambil alih pemeliharaan fisik dan kontrol hukum serta
adminisrtif atas rekod yang diterima.
Rekod diterima oleh unit kearsipan menjadi milik dan
tanggungjawabnya.Mereka harus peduli dan dapat menyediakan informasi
bagi peneliti-peneliti dalam rangka penggunaan dengan kebijakan-
kebijakan dan regulasi lembaga arsip.
Waktu dan keadaan dari penerimaan adalah perhatian penilaian yang
terpenting.
Dalam kegiatan penerimaan rekod dikelompokkan secara kasar
berdasarkan asal-usulnya dan bentuk fisiknya,serta kondisinya.Mereka
mendeskripsikan sesuai dengan unsur-unsur kunci dari pencipta
arsip,nama unit kerja atau jeniis arsip,jumlah,waktu dan sumber.Hasilnya,
selama penerimaan unit kearsipan membangun berbagai bentuk kontrol
dan menyediakan, baik legal dan hukum pemeliharaan dan memberikan
akses intelektual dan fisik.
Ada 5( lima ) kegiatan yang mencakup dalam penerimaan,yaitu:
1. Persiapan kerja dilapangan
2. Pemindahan administif,legal dan fisik
3. Analisis rekod fisik
4. Analisi isi
5. Pendataan awal
6.
Pemindahan fisik bahan-bahan arsip harus dalam kotak arsip
standart, artinya kotak Sudah ditentukan oleh peraturan/kebijakan
lembaga ( biasanya ukurannya 20x40x10 dan nonasam),daftar isi kotak
10
harus tercantum kotak bernomor,berlabel dengan nama pencipta
rekod,penyumbang,peminjam dan lainnya.
Contoh kotak arsip pada waktu pemindahan arsip:
Daftar kotak penerimaan dari unit kerja:
Alamat:
Telp:
Orang yang bertanggung jawab:
No kotak isi
( judul seri, cakupan tahunn pertama dan folder terakhir judul/jumlah)
1.
2.
3.
Dst.
Dokumentasi penerimaan arsip, merupakan kegiatan pencatatan selama
penerimaan atau pemindahan arsip dengan memperhatikan beberapa hal
berikut ini:
1. Daftar penerimaan yang mencakup
a. Nomor penerimaan
b. Asal-usul
c. Deskripsi ringkas
d. Kurun waktu
e. Jumlah
f. Lokasi
g. Kondisi akses
h. Hak cipta( copy right )
i. Kondisi fisik
j. Daftar boks
k. Catatan
l. Donor atau pemilik sebelumnya
m. Nomor akuisisi
11
n. Tanggal terima
o. Pengumpul
p. Tanggal
2. Dokumen lainnya
Sebagai bahan pertimbangan penerimaan arsip perlu juga diperhatikan
Dokumen kebijakan pengembangan,pengadaan atau penambahan koleksi
sesuai dengan misi dan tujuan kearsipan yang sudah direncanakan.Secara
matriks,kegiatan mencerminkan antara arah pengembangan koleksi dan
penerimaan bahan-bahan dari unit – unit atau instansi lainnya.
Contoh: Arah perkembangan arsip universitas sesuai dengan program
universitas itu sendiri.
3. Persyaratan hukum dan administrasi
Persyartan hukum dalam penerimaan arsip adalah adanya kebijaka
penerimaan dengan perjanjian dari pemberi bahan atau donor.
Contoh: Formulir perjanjian terlampir antara unit kearsipan dengan donor
tertanda berita acara.
2.PENGOLAHAN /PENGELOMPOKKAN ARSIP
Pengolahan / pengelompokkan arsip atau disebut juga penataan dan
pendeskripsian arsip,merupakan kegiatan yang sangat dalam pengolahan
rekod-rekod yang dihasilkan oleh organisasi.Dengan adanya penataan akan
memudahkan pengguna dalam menemukan informasi yang dicarinya
dengan cepat,tepat dan akurat.Arsip dalam lembaga organisasi, sangat
berperan, salah satunya dapat digunakan untuk mendukung proses
pengambilan keputusan bagi pimpinan dan sebagai hasil transanksi
melakukan kegiatan yang dilakukan adalah:
1. Kegiatan persiapan
2. Sarana dan prasarana
3. Penyiangan / pemilahan arsip
12
4. Penataan dan pendeskripsian arsip
Pendeskripsian arsip merupakan bagian dari penataan, yang bertujuan untuk
memberikan akses informasi mengenai:
a. Asal-usul arsip
b. Struktur sistem pemberkasan
c. Bentuk dan isis
d. Hubungan arsip satu dengan yang lainnya
e. Akses untuk temu kembali arsip
Pendeskripsian arsip terdiri dari beberapa tingkatan/ level, yang terdiri dari 26
unsur yang digunakan untuk menyusun suatu deskripsi.Tidak semua unsur
tersebut dipergunakan tergantung dari isi informasi yang dimiliki oleh
arsip itu sendiri, unsur yang sering digunakan dalam organisasi terdiri dari
5 unsur,yaitu:
1. Bentuk redaksi
2. Isi masalah
3. Tingkat perkembangan
4. Tangaal penciptaan
5. Bentuk luar
Untuk memudahkan dalam melakukan penataan arsip, terutama arsip yang
tidak teratur dapat menggunakan beberapa prinsip yang harus
dijalani,yaitu:
a. Prinsip asal-usul
b. Prinsip aturan asli
c. Prinsip kegunaan
d. Prinsip rotasi
e. Prinsip fungsional
13
f. Prinsip organisasi/prinsip masalah
Kegiatan penataan arsip tidak teratur adalah:
a. Pengelompokkan arsip berdasarkan asal-usul
b. Penilaian arsip
c. Pemusnahan non arsip
d. Pembungkusan arsip
e. Penyusunan kartu kendali
f. Pelabelan pada boks
g. Penempatan boks arsip
Dengan adanya penataan dan deskripsi arsip arsip akan menuntun pengguna
dalam menemukan berkas yang akan dicarinya serta menyediakan akses
ntuk temu kembali arsip.
3.PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP
Seiring dengan kegiatan organisasi maka,
perkembangan ,pertmbuhan, dan pertambahan arsip/ rekod yang semakin
meningkat setiap waktu.Pertumbuhan jumlah arsip ini dapat
mengakibatkan tidak ekonomis,in-efisiensi dan in-efektivitas, karena arsip
yang seharusnya dapat dimusnahkan atau dibuang masih tetap disimpan.
Hal tersebut akan terjadi bila program pengurangan atau penyusutan atau
pemusnahan arsip tidak dilakukan.
Dasar dari program penyusutan dan pengurangan arsip / rekod adalah
seleksi berdasarkan nilai guna yang terkandung dalam arsip/rekod.Program
seleksi dan penilaian arsip, dirancang dan dikembangkan oleh institusi
berdasarkan identifikasi dan sesuai atas rekod-rekod yang jumlahnya mulai
meningkat dan menunjukkan penurunan kegunaanya bagi unit pencipta
arsip dalam lingkungan institusi yang bersngkutan.Akhir dari program
penilaian ( Apraisal ) adalah tersedianya Jadwal Retensi Arsip ( JRA),yaitu
yang memuat keterangan berapa lama arsip disimpan dan kapan harus
14
dimusnahkan atau kapan arsip harus segera dipindahkan dari unit
kerja/pengolah/pencipta ke unit kearsipan.
Program penyusutan dan penilaian arsip memiliki landasan
hukum.Landasan hukum mengikuti peraturan atau regulasi pemerintah
dalam negara yang bersangkutan.Di Indonesia landasan hukum yang
digunakan untuk mencapai tujuan ini adalah Surat Edaran Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia serta Peraturan Pemerintah.
Landasan hukum yang menaungi kegiatan tersebut di Negara Indonesia adalah:
1. Peraturan Pemerintah No:34/1979, tentang Penyusutan Arsip
2. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia(SE)No
1/1982,tentang Penyimpanan ArsipIn-Aktif
3. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia(SE)No
2/1983,tentang Penentuan Nilai Guna Arsip
4. Undang-undang (UU)No .8/1997,tentang Dokumen Perusahaan
5. Undang-undang(UU)No.7/1971,tentang Pokok-pokok Kearsipan.
Landasan hukum ini menjadi pedoman lembaga-lembaga, baik pemerintah
maupun
swasta dlam rangka memelihara dan mengelola dalam menyimpan arsip sesuai
dengan prinsip ekonomi,efisiensi,dan efektifitas organisasi.
4.PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP
Dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang harus diperhatikan adalah:
a. Prinsip Manajemen
Yaitu prinsip yang berhubungan dengan manajemen JRA yang tepat dalam
organisasi.Prinsip manajemen itu meliputi:
-Adanya dukungan manajemen sebelum pengembangan /penyusunan JRA
-Menunjuk koordinator yang bertanggungjawab atas
penyusunan,pengembangan,dan pengeperasian JRA.
-Melibatkan berbagai unsur (Partisipan) yang memiliki fungsi yang ada
diorganisasi yang terkait dengan penyusun JRA.
15
b. Prinsip Pembuatan (Pengembangan)
Prinsip ini berkaitan dengan proses pengumpulan informasi dari berbagai
unsur
yang ada didalam organisasi untuk menetapkan masa simpan dan prosedur
penyusutan.
Ada 6 prinsip yang harus dipegang berkaitan hal ini,yaitu:
1. Menyusun/mengembangkan JRA dengan cara yang sistematis berdasarkan
prosedur yang runtut dan tepat
2. Mengumpulkan informasi dari stf didalam organisasi pembuat JRA yang
meliputi pengguna/pemilik arsip,pengelola atau orang yang mempunyai
pengetahuan yang berkaitan dengan arsip-arsip yang dimiliki.
3. Memeriksa arsip-arsip untuk menetapkan nilai guna administrsi,
hukum,keuangan ataupun historis.
4. Pemberian keterangan tentang ketentuan masa simpan oleh orang yang
tepat
( misalnya: manajer,bagian hukum,bagian keuangan,bagian pajak)
5. Mendokumentasikan proses penyusunan/pengembangan JRA dan
hasilakhir dari JRA yang sudah disahkan.
6. Mengkoordinasikan pengembangan /penyusunan pelaksanaan program
JRA dengan aspek lain dalam program manajemen
arsip,misalnya:Penyusutan ,penilaian,dan akuisisi.
c.Prinsip isi
Ada 3 prinsip yang harus diperhatikan dan dicermati berkaitan dengan isi
JRA,yaitu:
1. Diperuntukkan bagi penyusutan arsip asli maupun arsip hasil foto copy
2. Diperuntukkan bagi semua media arsip ( kertas,audi-visual ataupun
elektronik)
3. Mencakup semua persyaratan hukum yang harus diikuti/dipenuhi oleh
organisasi,lembaga/instansi yang bersangkutan.
d. Prinsip Implementasi
Terdiri dari 4 hal yang berkaitan dengan JRA untuk menjamin agar JRA
sesuai
16
dengan fungsi organisasi,yaitu:
1. Memusnahkan arsip dengan cara yang sistematis dibawah
persetujuan/sesuai JRA
2. Mendokumentasikan jumlah tipe,jenis arsip yang dimusnahkan serta
tanggal pelaksanaanya.
3. Melakukan pengawasan atas pemusnahan arsip terutama terhadap arsip
yang berkaitan dengan “Litigasi’( Proses hukum )
4. Mengadakan andil,pengawasan dan pelaksanaan prosedur secara tepat.
e.Unsur-unsur dalam JRA.
Jadwal Retensi Arsip memuat minimal 3 unsur yaitu:
1. Jenis Arsip
Yaitu umur berkas yang dicipta,diatas atau dikelolasebagai satu unit
karena mempunyai hubungan baik atau saling berhubungan antara yang
satu dengan yang lainnya,karena kesamaan subjek( masalah),funngsi ,hasil
dari kegiatan yang sama atau hubungan baik atau hubungan lainnya.
2. Masa Simpan Arsip
Terdiri dari 2 hal,yaitu ; masa simpan aktip, dan masa simpan inaktip.Masa
simpan baik aktip maupun inaktip diisi dengan menggunakan angka
( misal: 1 tahun,
2 tahun,6 tahun)atau dengan kalimat( misal: sampai haknya habis,selama
barang masih dimiliki, atau sebelum peraturan yang baru terbit)
3. Nasib Akhir Arsip
Nasib akhir dijelaskan didalam kolom keterangan.Nasib akhir permanen
adalah untuk arsip bernilai guna abadi, sekunder atau historis,musnah
adalah untuk arsip yang sesudah jangka waktu tertentu nilai gunanya
habis, sedangkan nasib akhir dinilai kembali adalah untuk arsip yang sulit
ditentukan musnah atau permanen.
Didalam menentukan nasib akhir harus selalu dilakukan dengan hati-hati.
Contoh tabel:
No Series/jenis Retensi Keterangan
17
Arsip Aktip Inaktip
5.PEMELIHARAN ARSIP
Pengelolaan arsip di instansi pemerintah maupun swasta pada umumnya
belum melaksanakan pemeliharaan arsip secara terprogram.Dalam
pemeliharaan arsip juga banyak instansi pada umumnya masih kurang
memperhatikan teknik pemeliharaan.Beberapa teknik pemeliharaan arsip
konvensional dapat dilakukan melalui penentuan lokasi gedung,ruang
penyimpanan,peralatan arsip dan pemilihan bahan untuk menentukan
media kertas yang digunakan merekam sebagaimana kaidah-kaidah
kearsipan yang berlaku.
Gedung penyimpanan arsip adalah fasilitas kantor yang di desain secara
khusus sebagai tempat untuk menyimpan arsip instansi. Penentuan lokasi
gedung penyimpanan arsip memerhatikan fungsinya, apakah digunakan
untuk menyimpan arsip aktif, inaktif atau statis. Dengan demikian lokasi
gedung untuk penyimpanan araasip memiliki persyaratan yang berbeda
dengan lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif, begitu juga dengan
lokasi gedung penyimpanan arsip statis.
a. Penyimpanan arsip aktif(central file)
Sesuai dengan fungsi arsipnya, yaitu untuk penyelesaian pekerjaan sehari-
hari berada dalam satu kantor dengan, atau tidak jauh dari unit kerja yang
menggunakannya.
b. Penyimpanan arrsip inaktif(recod center)
Berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan
atau mengganggu keamanan fisisk dan informasi arsip.
Hal yang perlu dihindari untuk eneuan lokasi gedung penyimpanan arsip
inaktif adalah daerah-daerah berikut, yaitu :
1. Lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi
18
2. Lokasi bekas hutan dan perkebunan
3. Lokasi rawan kebakaran
4. Lokasi rawan banjir atau kandungan airnya tinggi
5. Lokasi yang berdekatan dengan keramaian atau pemukiman penduduk atau
pabrik.
c. Penyimpanan arsip statis
Lokasi yang paling baik adalah di daerah yang bebas dari
kesibukan industri. Tujuannya adalah untuk menghindari kekotoran udara
yang disebabkan oleh adanya sulfur dioksida, yang merupakan efek
samping dari proses industri, karena sangat membahayakan bagi
kelangsungan hidup kertas.
Cara pemeliharaan arsipkonvensional juga perlu dilakukam melalui
penentuan ruang penyimpanan arsip, yang meliputi :
a. Tata ruang
Tata ruang penyimpanan arsip di bagi 2 yaitu :
1. Ruang kerja \
Ruang kerja merupakan ruangan yang di gunakan untuk kegiatan
menerima
arsip yag baru di pindahkan, memmbaca arsip, mengolah arsip
inaktif,
memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruang fumigasi, dan
ruang lain
untuk bekerja.
2. Ruang penyimpanan arsip inaktif
Digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan jenisnya yang
suatu saat akan dimusnahkan.
b. Beban muatan ruang penyimpanan arsip.
Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak
dan arsip yang disimpan. Penentuan beban muatan ininpenting dilakukn
agar terhindarkan dari kemungkinan retk, turun, atau rntuh apabila berada
pada lantai bertingkat, sehingga mengakibatkan kerusakam arsip.
19
Untuk mengetahui kekuatan lantai ruang dapat menggunakan dasar
perhitungan sebagai berikut :
a. Satuan volume arsip adalah meter linier(ML’)
b. 1 ML’ arsip rata-rata : 50 kg
c. 1 M3 arsip rata-rata : 600 kg
d. 1 M3 arsip : 12 ML’ arsip
c. Kapasitas ruang penyimpanan arsip
Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung
pada kondisi dan kemampuam instansi. Rata-rata setiap 200 m2 ruang
simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1000 ML’ arsip
dengan menggunakan rak statis. Penimpanan menggunakan rakpadat(roll
o’pack) dapat menyimpan 1800 ML’ arsip. Kapasitas ruang penyimpanan
dapa berpengaruh terhadap pemeliharaaan arsip apabila jumlah arsip yang
disimpan dipaksakan sampai melebihi kapasitas ruang yang ada.
d. Suhu dan kelembaban
Suatu cara pemeliharaan arsip konvensional pada umumnya dan
terutama arsip vital atau arsip yang memiliki nilai guna permanen untuk
simpan selamanhhya perlu dilakukan suhu dan kelembaban ruang
penyimpanan arsipnya. Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban
secara teknis dapat dilakukan dngan berbagai cara yaitu pmeriksaan secara
periodik menggunakan alat hygrometer, menjaga sirkulasi udara berjalan
lancar, menjaga suhu udara tidak lebih dari 27 C dan kelembaban tidak
lebih 60 %, hindar penggunakan rakyang padat menjaga ruang agar tetap
nbersih dari kontaminasi gas agar tidak mudah timbul jamur yang akan
merusak kertas.
e. Cahaya dan penerangan
Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang, dan sangat kontras,
sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk
melalui jendeka tidak dapat dihindari maka dapat diberi tirai penghalang
cahaya matahari.
Dengan pengaturan ha-hal tersebut kondisi fisik arsip akan terjaga dengan baik
dan aman.
20
E. Struktur OrganisasiKantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang
merupakan lembaga kearsipan daerah dipimpin oleh seorang kepala kantor
yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab
kepada bupati sampang melalui sekretaris daerah. Dalam tugas dan
tanggungjawabnya kepala kantor di bantu oleh 1 (satu) kepala sub bagian
tata usaha dan 3 (tiga) orang kepala seksi serta kelompok jabatan
fungsional.
Adapun bagan struktur organisasi Kantor Perpustakaan Dan Arsip
Daerah Kabupaten Sampang sebagai berikut:
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI KAPDE
(KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH)
KABUPATEN SAMPANG
F.
G.
F. TenagaJumlah seluruh staf dan pimpinan pada Kantor Perpustakaan Dan
Arsip Daerah Kabupaten Sampang pada tahun 2015 sebanyak 29 orang dengan struktur kepegawaian sebagai berikut :
21
KEPALA KANTORHarunur Rasyid, SH
KEPALA SUB BAG. TATA USAHA
Zamrul Fitriyah, S.sos
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
KEPALA SEKSI KEARSIPANAhmad Suhri, S.AP
KEPALA SEKSI LAYANAN DAN INFORMASISiti Suhaimi,BA
KEPALA SEKSI DEPOSIT DAN PENGOLAHAN
Heri Eko Admojo, S.Sos. MM
Damaiariyanto,SEMoh Holil, SESiti Rokayyah
Imanuna
Hairul AnwarSulistyningsih,A.Md
SumiyemA Khoirul, A. MdAch Syafiuddin
No. Jenjang Jumlah Keterangan1. Pejabat Struktural 5 Kepala Kantor,
Kasubbag TU,Kepala seksi.
2. Fungsional - Pustakawan
3. Staf Struktural 104. Staf Non PNS 12
G. PendanaanPenyelenggaraan / Pelaksanaan Progran selama 5 tahun Di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang membutuhkan dana yang direncanakan yang besumber dari APBD
H. Layanan ArsipKantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang
Mempunyai tugas pokok untuk memberikan pelayanan dalam bidang
perpustakaan dan kearsipan baik untuk instansi pemerintah dan swasta juga
untuk masyarakt umum. Pelayanan yang diberikan Kantor Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kabupaten Sampang di bidang kearsipan meliputi :
1. Pembinaan kearsipanterhadap perangkat daerah dilingkungan
pemerintah Kabupaten sampang.
2. Melaksanakan pengklasifikasian , pendataan dan penataan arsip aktif
dan inaktif dari tiap unit kerja dilingkungan pemerintah Kabupaten
sampang
22
BAB III
MASALAH DAN PEMECAHANNYA
A. Permasalahan
Hambatan-hambatan yang timbul dalam pengelolaan arsip dinamis in
aktif pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang yaitu:
1. Ruangan Kurang Maksimal / untuk menyimpan arsip dinamis inaktif
karena Jumlah AC (Air Conditioner) yang terpasang diruang depo
arsip dinamis hanya satu , hal ini menyebabkan ruangan
penyimpanan menjadi agak sedikit lembab..
2. Kurangnya kesadaran tentang arsip dinamis dari petugas Arsip
SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) sehingga arsip disimpan
tanpa mengikuti aturan pemyimpanan arsip yang benar.
3. Minimnya anggaran dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis
di SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) .
B. Pemecahannya
Usaha-usaha yang sangat bisa dilakukan oleh Kantor Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kabupaten Sampang dalam mengatasi hambatan tersebut yaitu
dengan cara:
1. Untuk sementara waktu hal yang sangat memungkinkan adalah
pengunaan kipas angin untuk mengurangi kelembaban dalam
ruangan.
2. Lembaga kearsipan seharusnya lebih optimal melakukan pembinaan
tentang kearsipan terhadap SKPD – SKPD sehingga petugas kearsipan
di tingkat SKPD dapat mengerti dan memahami dengan baik dan benar
tata cara pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis inaktif.
3. Mengusulkan tambahan anggaran ke Pemerintah Daerah agar
anggaran sesuai dengan standart yang dibutuhkan.
23
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil Praktik kerja Kearsipan atau pembahasan yang telah
dipaparkan pada bab sebelumnya bahwa pengelolaan arsip dinamis pada
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang dapat disimpulkan
sebagai berikut:
1) Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang adalah sistem penyimpanan
berdasarkan pada sistem pokok soal/subjek dengan berpedoman pada
kode klasifikasi.
2) Azas penyimpanan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kabupaten Sampang adalah azas sentralisasi
3) Peralatan atau sarana kearsipan yang tersedia pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang sudah tersedia
namun masih kurang yaitu kurangnya rak arsip yang menyebabkan boks
- boks arsip yang berisi arsip dinamis inaktif ada yang belum di
tempatkan dalam rak arsip.
4) Petugas kearsipan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kabupaten Sampang dalam hal pengetahuan dan Keterampilan
kurang memadai walaupun ada beberapa pegawai bukan pendidikan
khusus kearsipan.
5) Lingkungan kerja yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kabupaten Sampang dari segi kebersihan, penerangan, dan
penggunan warna sudah cukup. Namun pada ruang kerja pegawai dan
ruang tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif sudah terpasang AC
namun tidak berfungsi sebagaiman nestinya.
6) Pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang dilakukan dengan
memberi kapur barus di dalam boks arsip dinamis atau di sela-sela arsip
dinamis, termit kontrol dan melakukan fumigasi setiap enam bulan
sekali, memasang alat penditeksi api/asap (smoke detector) dan dan alat
24
pemadam kebakaran (Hydrant) di ruang penyimpanan arsip dinamis. Hal
tersebut penting agar arsip dinamis tetap terpelihara dan terjaga serta
merupakan salah satu pencegahan dari bahaya kebakaran.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian pada bagian sebelumnya, peneliti
dapat memberikan saran-saran sebagai berikut:
1. Perlu segera memasang kembali alat pengontrol suhu udara atau
AC agar kelembaban ruang penyimpanan arsip terutama arsip
dinamis inaktif tetap terjaga.
2. Mengganti warna cat warna netral, terutama lantai ruang tempat
penyimpanan arsip dinamis inaktif.
3. Menambah alat pemadam kebakaran/hydrant karena arsip-
arsip yang disimpan di depo arsip kebanyakan arsip tekstual yang
rentan dengan api/ mudah terbakar.
4. Menambahan anggaran untuk pengelolaan arsip dinamis inaktif.
DAFTAR PUSTAKA
25
1. Basir Barthos. (2007). Manajemen Kearsipan.
Jakarta : PT Bumi Aksara
2. Dorotul Yatimah. (2009). Kesekretarisan Modern dan
Administrasi Perkantoran. Bandung : Pustaka Setia
3. Maulana M.N. (1996). Administrasi Kearsipan.
Jakarta : BHRATARA
4. Samsiyah,Siti(2011)Materi Pokok Praktik Kerja Kearsipan.
Jakarta;Universitas Terbuka.
5. Miller.FM(1990)Arrange and Describing Areves and
Mnuscripts.Chicago;The ASA
6. Martono,Boedi1994)penyusunan dan pengamanan Arsip
Vital.Jakarta;Sinar Harapan.
7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan
arsip
8. Arsip Nasional Republik Indonesia(2002).Terminologi Kearsipan
Nasional.Edisi1.Jakarta:ANRI
9. Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi
Perkantoran.Yogyakarta: Kanisius.
26
DOKUMENTASI PENERIMAAN ARSIP
27
FOTO PENYIMPANAN DAN PENGELOMPOKAN ARSIP
PEMILAHAN NON ARSIP
PENYIMPANAN ARSIP
28
PENYAMPULAN/ PENYABUKAN ARSIP
29
DOKUMENTASI PENYUSUNAN JRA
PEMELIHARAAN ARSIP
30
PENYUSUTAN ARSIP
31
PENERIMAAN ARSIP
No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf
Pembimbing
1. 12
Oktober
2015
07.00-
07.30
07.30-
15.00
Koordinasi
dengan
pembimbing
Pendeskripsian
arsip hukum
pemda
Baik
Pengenalan ruang
depo arsip di
kabupaten Sampang
Pemilahan arsip
2. 13
Oktober
2015
07.00-
07.30
07.30-
15.00
Koordinasi
dengan
pembimbing
Pendeskripsian
arsip produk kab
Sampang
Cukup Baik
Pemilahan arsip
berdasarkan pokok
masalah
3. 14
Oktober
2015
07.00-
07.30
07.30-
15.00
Koordinasi
dengan
pembimbing
Pendeskripsian
dari kantor
pelayanan
masyarakat kab.
Sampang
Baik
Pemilahan non arsip
Pencatatan ijin
mendirikan
bangunan (IMB)
kab. Sampang
4. 15
Oktober
2015
07.00-
07.30
07.30-
15.00
Koordinasi
dengan
pembimbing
Pendeskripsian
dari kantor
pelayanan
masyarakat kab.
Sampang
Baik
Pembagian
kelompok tugas
Pendeskripsian ijin
SITU, HO, TDG,
TDP, TDI, SIUP
5. 16
Oktober
07.00-
07.30
Koordinasi
dengan
Cukup Baik
Pembagian
32
No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf
Pembimbing
2015 07.30-
15.00
pembimbing
Pendeskripsian
arsip dari kantor
pelayanan
masyarakat kab.
Sampang
kelompok tugas
Pendeskripsian ijin
makam baru,
pengabuan mayat,
6. 16
Oktober
2015
07.00-
07.30
07.30-
15.00
Koordinasi
dengan
pembimbing
Pendeskripsian
arsip dari kantor
pelayanan
masyarakat kab.
Sampang
Baik
Pembagian
kelompok tugas
Pendeskripsian ijin
hiburan
33
BERITA ACARA
Penyerahan Arsip Statis dan Inaktif ke Kantor Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Sampang
SKPD :
Nomor :
Pada hari ini tanggal bulan tahun , yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama :
Jabatan :
NIP :
Dalam hal ini bertindaka atas nama dan untuk SKPD , selanjutnya disebut
PIHAK PERTAMA.
2. Nama :
Jabatan :
NIP :
Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan
Kabupaten Sampang dan selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Menyatakan telah mengadakan serah – terima Asip Statis dan Inaktif sebagaimana
tercantum dalam daftar terlampir untuk disimpan di Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan
Kabupaten Sampang
Berita acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing :
1. Lembar pertama untuk SKPD
2. Lembar kedua untuk Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Sampang
UNIT KEARSIPAN : SKPD…………….
34
Yang MenyerahkanPIHAK PERTAMA
Kepala SKPD
Yang menerimaPIHAK KEDUA
Kepala Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Sampang
HARUNUR RASYID,SH
Nip. 19640311 1992031007
NOMasalah Arsip Tahun
Jumlah
Bendel ArsipKeterangan
Catatan : arsip bersifat otentik/asli
35
Kepala SKPD
PENYIMPANAN/PENGELOMPOKAN ARSIP
No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf
Pembimbing
1. 17
Oktober
2015
07.00-
15.00 Pendeskripsian
arsip inaktif
Baik
Pencatatan
berdasarkan
masalah arsip
2. 19
Oktober
2015
07.00-
15.00 Pengelompokan
atau pemilahan
arsip
berdasarkan sub
masalah
Cukup Baik
Pendeskripsian
arsip inaktif 25
lembar
Penyabukan
arsip
3. 20
Oktober
2015
07.00-
15.00 Klasifikasi atau
pengelompokan
arsip
Baik
Pemasukan arsip
pada box dan
pemberian kode
numeric
4. 21
Oktober
2015
07.00-
15.00
Klasifikasi
penomoran
arsip
Baik
Pemberian kode
pada boks arsip
5. 22
Oktober
2015
07.00-
15.00
Klasifikasi
penataan arsip
Klasifikasi
program temu
balik arsip
Baik
Penataan dalam
rak arsip sesuai
kode box yang
disusun dari kiri
ke kanan
Membuat
metode alat
temu kembali
dengan
36
No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf
Pembimbing
cepat(nomor
kode,klasifikasi
arsip,inventarisa
si)
37
PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP
No Tanggal Jam Kegiatan Hasil
Paraf
Pembimbin
g
1. 19 Oktober
2015
07.00-
15.00
Pemilahan jenis
arsip
Baik
Seleksi umur
berkas yang
dicipta atau
dikelola
2. 20 Oktober
2015
07.00-
15.00
Penentuan
masa simpan
arsip
Baik
Menetukan
masa simpan
arsip
aktif/inaktif
dengan
angka, misal
1, 2 atau 5
tahun
3. 21 Oktober
2015
07.00-
15.00
Penentuan
nasib akhir
arsip
Baik
Menentukan
nilai guna
arsip
38
PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP
NoTangga
lJam Kegiatan Hasil
Paraf
Pembimbing
1. 17
Oktobe
r 2015
07.00-
15.00
Penyeleksian
arsip
Baik
Pemilahan jenis
arsip yang akan
dinilai
/disusutkan
2. 19
Oktobe
r 2015
07.00-
15.00
Identifikasi
arsip
Baik
Identifikasi rekod
– rekod
berdasarkan nilai
guna meningkat
atau menurun
3. 20
Oktobe
r 2015
07.00-
15.00
Penentuan
masa simpan
arsip
Baik
Membuat
keteranganberapa
lama arsip
disimpan atau
dimusnahkan atau
dipindahkan
4. 21
Oktobe
r 2015
07.00-
15.00
Landasan
hukum
penilaian
arsip
Baik
Pedoman
lembaga
memelihara,
mengelola dalam
penyimpanan
arsip
5. 22
Oktobe
r 2015
07.00-
15.00
Program
penilaian
arsip
Baik
Menyeleksi arsip
berdasarkan nilai
guna yang
39
NoTangga
lJam Kegiatan Hasil
Paraf
Pembimbing
terkandung dalam
arsip atau rekod
6. 23
Oktobe
r 2015
07.00-
15.00
Program
penyusutan
arsip
Baik
Dapat diketahui
Arsip yang sudah
habis masa
retensinya bisa
disimpan
permanen atau
dimusnahkan
40
PEMELIHARAAN ARSIP
No Tanggal Jam Kegiatan HasilParaf
Pembimbing
1. 13
Oktober
2015
07.00-
15.00
Perawatan
tata ruang
arsip
Baik
Arsip tersusun
berdasarkan
kode numeric
2. 14
Oktober
2015
07.00-
15.00
Penyimpanan
fisik arsip
Baik
Arsip tertata
rapih pada rak
arsip
3. 15
Oktober
2015
07.00-
15.00
Pengaturan
suhu dan
kelembaban
Baik
Fisik arsip
terjaga suhu
dan
kelembabannya
4. 16
Oktober
2015
07.00-
15.00
Penghitungan
beban muatan
ruang simpan
arsip
Baik
Dapat
mengetahui
kapasitas ruang
simpan arsip
5. 17
Oktober
2015
07.00-
15.00
Pengaturan
cahaya dan
penerangan
Baik
Melindungi
arsip dari
cahaya
matahari secara
langsung
41
Lembar Konsultasi Pembimbing Praktik
Konsultas
i ke-
Tanggal Materi yang dibahas Hasil/saran/tugas Paraf
1 12-10-2015 Sejarah perpus,arsip Baik, mahasiswa
dapat mengetahui
sejarah berdirinya
Kantor Arsip
Sampang.
2 13-10-2015 Penerimaan arsip Baik, mahasiswa
dapat mengetahui
prosespenerimaan
arsip.
3 14-10-2015 Penyimpanan arsip Baik, mahasiswa
dapat mengetahui tata
cara penyimpanan
arsip.
4 15-10-2015 Pemeliharaan arsip Baik, mahasiswa
dapat mengetahui cara
pemeliharaan arsip.
5 19-10-2015 Penilaian /penyusutan
arsip
Baik, mahasiswa
dapat mengetahui cara
penilaian dan
penyusutan arsip.
6 20-10-2015 Jadwal Retensi Arsip Baik, mahasiswa
dapat menyusun JRA
7 21-10-2015 Revisi Laporan TAP Baik, mahasiswa
dapat mengetahui cara
menyusun dan
membuat laporan
TAP.
42
8 22-10-2015 Pemberkasan TAP Cukup Baik,
mahasiswa dapat
membuat TAP sendiri
dengan baik.
43