Laporan Pelaksanaan SIMRS

BAB IPENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANGDalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi sebagai lembaga sosial semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi ini terjadi dengan banyak ditemukannya penyakit-penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang makin maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan.Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit, Kementerian Kesehatan RI telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman bagi penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan ketepatan dan kecepatan pelayanannya.Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data di rumah sakit adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) rumah sakit. Informasi merupakan aktivita (asset) penting suatu rumah sakit dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting bahkan bisa dikatakan mutlak untuk operasional rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan mutu tersebut. Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai pengambilan keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.

B. TUJUAN UMUMTersusunnya Laporan Evaluasi Rencana Kerja Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit sebagai dasar acuan melakukan perbaikan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja yang terkait dengan kegiatan SIM-RS di RSUD Dr.R.Soedjono Selong.

C. TUJUAN KHUSUS Melakukan analisa terhadap kekuatan dan kekurangan SIMRS dalam penatalaksanaan kegiatan pelayanan SIMRS sesuai kebutuhan rumah sakit; Pengendalian mutu terhadap efektifitas pengelolaan pelayanan SIMRS di rumah sakit; Pengendalian mutu terhadap kinerja SDM SIMRS dan program kerja.

D. RUANG LINGKUPLaporan Evaluasi Rencana Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini meliputi pengembangan sistem informasi secara keseluruhan al:1. Perencanaana. Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.b. Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur.c. Penyusunan berbagai program kerja SIM.d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas.2. Pelaksanaana. Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan b. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf SIM-RS.c. Pelatihan penggunaan aplikasi SIM-RS di tiap unit pelayanan yang menggunakan aplikasi tersebut.d. Maintenance Hardware Peralatan dan Jaringan SIMRS3. Pengawasan dan EvaluasiInstalasi SIM-RS RSUD Dr.R.Soedjono Selong memonitoring penggunaan aplikasi SIM-RS, melakukan maintenance jaringan SIM-RS, dan mendiskusikan dengan seluruh pihak yang terkait dengan pengguna Aplikasi SIM-RS

4. Analisa dan RekomendasiPada prinsipnya menganalisis data dan upaya pengolahan data hasil monitoring yang dilakukan oleh SIM-RS. Hasil analisis data tersebut kemudian berdiskusi dengan Pihak Manajemen dan seluruh instalasi/unit kerja terkait untuk mencari solusi dan rekomendasi perbaikan sistem pelayanan.5. Rencana Tindak Lanjut rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan perbaikan agar sesuai dengan perencanaan untuk mengarah padakemajuan yang lebih baik atauunggul.

E. DEFINISI OPERASIONAL1. SistemSistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.2. InformasiInformasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.3. Sistem InformasiSistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.4. Sistem Informasi ManajemenSistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian daripengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.5. WebsiteWebsite adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tepatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di dalam internet.

6. JaringanJaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi, dan dapat mengakses informasi.

F. LANDASAN HUKUM 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik.3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1 ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau masyarakat.4. Undang - Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;

5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Bab XI Pasal 52 ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.6. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum;

7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61 Tahun 2009 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Badan Layanan Umum;

8. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;

9. Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Timur Nomor 15 Tahun 2009 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Timur Nomor 4 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Lombok Timur;

10. Peraturan Bupati Lombok Timur Nomor 9 Tahun 2012 tentang Pola Tata Kelola Badan Layanan Umum Daerah Rumah Sakit Umum Daerah dr. R. Soedjono Selong;

11. Peraturan Bupati Lombok Timur Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan dan Akuntansi Rumah Sakit Umum Daerah dr. R. Soedjono Selong;

12. Peraturan Bupati Lombok Timur Nomor 14 Tahun 2012 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit Umum Daerah dr. R. Soedjono Selong.

BAB IIMONITORING DAN PELAPORAN KEGIATAN EVALUASIA. Jadwal Pelaksanaan KegiatanSchedul pelaksanaan kegiatan dilakukan sebagai terlampir dalam 01 dibawah ini.Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan Pelayanan SIMRS dilakukan dilingkungan RSUD Dr.R.Soedjono Selong mulai januari s/d Desember 2015B. Metodologi Pelaksanaan Kegiatan

Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan seterusnya.Pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, dan seterusnya. Informasi-informasi yang demikian itu harus valid dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah sistem untuk menjaga kondisi yang demikian itu.Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga kepada tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.

1. Instalasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit RSUD Dr.R.Soedjono Selong bertanggung jawab dalam pengelolaan aplikasi SIM RS, seperti yang berhubungan dengan hak akses user, data pasien, tarif rumah sakit, dan pemasangan SIM pada unit pelayanan terkait.2. Instalasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit RSUD Dr.R.Soedjono Selong bertanggung jawab pengelolaan dan pengembangan website RS. Website merupakan sarana untuk berbagi informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang bersifat statis dan dinamis.

C. VISI SIM RSMenjadi Instalasi yang terpercaya dalam penerapan sistem teknologi informasi dalam mendukung pelayanan rumah sakit.

D. MISI SIM RS1. Memberikan pelayanan terbaik dalam pengelolaan informasi untuk mendukung kegiatan pelayanan rumah sakit;2. Melengkapi Fasilitas dan pelaratan dalam rangka mendukung pelayanan informasi;3. Melakukan inovasi pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit;4. Meningkatkan Kualitas Sumber Daya SIM RS dalam rangka menghadapi kemajuan teknologi Informasi;5. Melakukan maintenance hardware dan jaringan untuk memperlancar pelayanan rumah sakit.

E. FALSAFAH UNITFalsafah SIM RS:Memberikan pelayanan SIM RS yang paripurna, gunamendukung dan menunjang pelayanan unit-unit terkait di rumah sakit, agar pelayananmedis dan non-medis yang diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat, efektifdan efisien.

F. NILAI UNITUntuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIM-RS mendukung penyediaan informasi, terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan terbarukan, mudah diakses oleh orang yang tepat pada tempat/lokasi yang berbeda dan dalam format yang dapat digunakan. Transaksi data pelayanan dikumpulkan, disimpan, diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan informasi tentang kualitas perawatan pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan bahwa sistem informasi rumah sakit harus mampu mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara berbagai unit di rumah sakit.

G. BUDAYA UNITTulus Melayani mendasari budaya unit yang berlaku di Instalasi SIM RS. Meskipun posisi Instalasi SIM RS berada di belakang layar, SIM-RS harus memahami bahwa keberadaannya merupakan salah satu penegak tiang keberhasilan rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan yang efektif, efisien, cepat dan tepat kepada pasien. Di sisi yang lain, Instalasi SIM RS sebagai pusat informasi dan manajemen juga menjadi salah satu penentu keberhasilan manajemen rumah sakit dalam mengelola tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.

H. TUJUANMenciptakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang akurat, tepat dan cepat serta terintegrasi untuk mendukung kegiatan pelayanan,

I. STRUKTUR ORGANISASI

Direktur

Struktural

Kepala Instalasi SIM-RS

Sekretariat Instalasi terkait

Penanggungjawab Maintenance JaringanPenanggungjawab Hardware Penanggungjawab Programmer Penanggungjawab Analis system

Pelak. Maintenance 1Pelaksana Hardware 1Pelaksana Program 1Pelaksana Analis 1

Pelak. Maintenance 2Pelaksana Hardware 2Pelaksana Program2Pelaksana Analis 2

Operator Billing Center

Ket : Garis Komando : Garis Koordinasi : ------------------

URAIAN TUGAS PADA INSTALASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIMRS)RSUD dr. R. SOEDJONO SELONG

1. KEPALA INSTALASIa. Memantau dan mengkoordinir pelaksanaan SIMRS;b. Membuat program pengembangan dan maintenance SIMRS;c. Mengupayakan program diklat peningkatan kemampuan staf SIMRS;d. Melakukan kerja sama dalam hal pemutakhiran informasi dan teknologi;e. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan secara berkala kepada Direktur;f. Melaksanakan tugas koordinasi dengan manajemen, seluruh Instalasi dan unit di lingkungan Rumah Sakit;g. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.

2. PENANGGUNG JAWAB ANALIS SYSTEMa. Bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan RSUD;b. Bertanggung jawab terhadap pengimplementasian sistem baru dan atau uji coba terhadap sistem baru;c. Bertanggung jawab atas alur sistem berdasarkan kasus per kasus;d. Bekerja sama dengan programer untuk menyelesaikan permasalahan yang ada;e. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.

3. PENANGGUNG JAWAB PROGRAMERa. Bertanggung jawab terhadap penyusunan program aplikasi dan dokumen teknisi;b. Menyelesaikan program yang direkomendasikan oleh bagian analis sistem;c. Melaksanakan pemantauan server database dan selalu mengupdate informasi;d. Bertanggung jawab terhadap perwujudan sistem IT sehingga siap dipakai bagi operator;e. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya.

4. PENANGGUNG JAWAB HARDWAREa. Bertanggung jawab atas pelaksanaan persiapan, pengadaan perangkat dan pemeliharaan peralatan Informasi dan Teknologi serta pengawasan aplikasi dalam perangkat billing system;b. Merencanakan kebutuhan perlengkapan dan peralatan hardware yang dibutuhkan SIMRS berdasarkan kebutuhan manajemen, Instalasi dan unit terkait.c. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya.

5. PENANGGUNG JAWAB MAINTENANCEa. Melaksanakan tugas pemeliharaan peralatan dan jaringan SIM RS yang ada di Rumah Sakit;b. Menyiapkan sistem maintenance dan penyesuaian anggaran sesuai dengan kondisi budget Rumah Sakit;c. Bertanggung jawab terhadap penjadwalan waktu dan urutan rute yang optimal dalam pengerjaan pemeliharaan dan perbaikan jaringan SIM RS;d. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya.

6. STAF BILLING CENTERa. Melaksanakan input data tindakan medis dan non medis ke dalam billing system baik rawat jalan maupun rawat inap sesuai formulir billing system dari masing-masing ruangan;b. Melakukan perincian dan perekapan tindakan medis dan non medis sesuai tarif pelayanan kesehatan yang berlaku di rumah sakit dari pasien/petugas ruangan rawat inap untuk dilakukan pembayaran kepada Bendahara Penerima;c. Melaksanakan klarifikasi tentang peng-inputan billing system di masing-masing ruangan untuk kemudian dicetak dan diserahkan kepada Tim Pengendali BPJS RSUD; d. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya

7. STAF ADMINa. Melaksanakan tugas administrasi yang ada pada SIMRS;b. Melaksanakan tugas pelayanan informasi dan teknologi kepada yang membutuhkan pada RSUD;c. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya.J. TATA HUBUNGAN KERJAa. Tata Hubungan Kerja InternalPengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja yang cenderung tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas-tugas yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja.Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan kerja internal adalah :1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau benar-benar memerlukan pengaturan kerja sama.2. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas.3. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas.4. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran masing-masing unit.b. Tata Hubungan Kerja EksternalTata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-unit kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut. Hubungan kerja dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa kerjasama lintas program ataupun lintas sektor.Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat berbentuk:1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan seimbang antara dua atau lebih unit organisasi yang secara teknis mempunyai fungsi yang sama.2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama.

K. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU)a. KPI UNIT A. INDIKATOR INPUT

1. Ketersedian SPO Instalasi SIMRS

JudulKetersediaan SPO Instalasi SIMRS

Dimensi mutuEfektivitas, Efisiensi Pelayanan

TujuanTersedianya Standard Prosedure Operational (SPO) Instalasi SIMRS

Definisi operasionalStandard Prosedure Operational (SPO) adalah Standar prosedur yang seharusnya ada untuk optimalisasi pelayanan rumah sakit

Frekuensi pengumpulan data1 Tahun

Periode analisis1 Tahun

NumeratorJumlah SOP unit SIM yang tersedia

DenominatorJumlah SOP yang seharusnya ada sesuai standar

Sumber dataSub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety

Standar100%

Penanggung jawabKepala Unit Kerja SIM

2. Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM

JudulKetersediaan Laporan Operasional SIM

Dimensi mutuAkuntabilitas

TujuanMengetahui kinerja dari unit kerja SIM

Definisi operasionalLaporan Kinerja triwulan merupakan laporan yang berisi tentang kinerja unit SIM setiap triwulannya.

Frekuensi pengumpulan data3 Bulan

Periode analisis2 Minggu

Numerator1

Denominator1

Sumber dataUnit Kerja SIM

StandarTersedianya Laporan Triwulan


B. INDIKATOR PROSES

3. Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM

JudulPersentase pengumpulan laporan

Dimensi mutuKetepatan

TujuanMengetahui persentase pengumpulan laporan setiap unit kerja secara tepat waktu.

Definisi operasionalLaporan yang berisi tingkat perkembangan ketepatan penyelesaian laporan triwulan selama satu tahun

Frekuensi pengumpulan data1 Tahun


NumeratorJumlah laporan yang terkumpul tepat waktu selama 1 tahun pertriwulannya

DenominatorJumlah laporan keseluruhan yang seharusnya terkumpul (4 buah)


Standar100%


4. Persentase Ketidakpatuhan Staf RS Unhas Dalam Mengoperasikan Absensi Fingerprint

JudulKetidakpatuhan mengoperasikan absensi fingerprint

Dimensi mutuEfektivitas

TujuanMengoptimalkan data absensi pegawai RS Unhas baik dari segi informasi kehadiran maupun penggunaannya

Definisi operasionalKetidakpatuhan adalah ketidaktaatan pada peraturan

Frekuensi pengumpulan dataSetiap Bulan

Periode analisisSetiap Bulan

NumeratorJumlah staf RS Unhas yang tidak patuh dalam absensi fingerprint yang tidak melakukan scan-in dan/atau scan-out pada saat datang dan pulang kerja dalam satu bulan

DenominatorJumlah seluruh staf RS Unhas


Target 10%

Penanggung jawabKepala Instalasi SDM

5. Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM RS Unhas

JudulPenanganan Keluhan penginputan SIM

Dimensi mutuKenyamanan

TujuanTerselenggaranya penanganan keluhan dalam penginputan SIM yang tepat waktu.

Definisi operasionalWaktu tanggap penanganan adalah waktu yang diperlukan dalam menangani keluhan pada penginputan SIM RS Unhas sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan

Frekuensi pengumpulan dataSetiap Bulan


NumeratorJumlah kumulatif waktu tunggu penanganan keluhan sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan

DenominatorJumlah seluruh keluhan yang masuk

Sumber dataSIM

Standar

Laporan Pelaksanaan SIMRS

Documents

Transcript of Laporan Pelaksanaan SIMRS