i

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

ANGKATAN I

IMPLEMENTASI PERSURATAN ELEKTRONIK (E-SURAT) DI LINGKUNGAN

INSTITUT AGAMA KRISTEN NEGERI MANADO TAHUN 2020

PESERTA

NOVITA VANDA PALAR

MENTOR

DANIEL BERNI WOROTITJAN

BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MANADO

BADAN LITBANG DAN DIKLAT

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

TAHUN 2020

ii

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

AMGKATAN I

JUDUL

IMPLEMENTASI PERSURATAN ELEKTRONIK (E-SURAT) DI LINGKUNGAN

INSTITUT AGAMA KRISTEN NEGERI MANADO TAHUN 2020

Oleh :

NOVITA VANDA PALAR

Telah diajukan pada tanggal 7 Oktober Tahun 2020

Di Balai Diklat Keagamaan Manado Badan Litbang dan Diklat

Kementerian Agama Republik Indonesia

Coach

Sulistiawati Paita, MM

Coach

Rosdiana Madjaan, M.Pd

Mentor

Daniel B. Worotitjan, SE

Mengetahui,

Kepala Balai Diklat Keagamaan Manado

Hi. Khaeroni, S.Sos, M.Si

NIP. 197004011993031005

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas perkenaanya kami boleh dapat

menyelesaikan laporan akhir Aksi Perubahan yang merupakan salah satu tugas dari

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan I Tahun 2020 Balai Pendidikan

dan Pelatihan Keagamaan Manado.

Pembuatan laporan akhir Aksi Perubahan masih sesuai dengan Rancangan Aksi

Perubahan yaitu Implementasi Persuratan Elektronik (E-Surat) di lingkungan Institut

Agama Kristen Negeri Manado.

Dalam pelaksanaan pembuatan laporan akhir ini, tentu tidak terlepas dari

bantuan bimbingan dan arahan dari Mentor dan Coach serta masukan dan saran dari

Tim Kerja dan para Stakeholders, serta Ibu/Bapak Widyaiswara, dan Panitia Pelatihan

Kepemimpinan Pengawas (PKP). Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami

menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak terkait atas

bantuan yang telah diberikan, sehingga laporan ini bias diselesaikan dengan baik dan

lancer sesuai jadwal yang sudah direncanakan oleh Panitia Pelatihan Kepemimpinan

Pengawas (PKP).

Kami berharap rencana aksi perubahan ini member manfaat dan kemudahan

bagi Institut Agama Kristen Negeri Manado dalam mengelolah persuratan melalui

aplikasi e-surat. Kami menyadari bahwa laporan akhir jauh dari kesempurnaan

sehingga perlu mendapatkan masukan untuk perbaikan lebih lanjut dalam

mengembangkan aplikasi e-surat di Lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado.

Manado, 29 September 2020

Peserta

Novita Vanda Palar

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................................. ii

KATA PENGANTAR .......................................................................................................................... iii

DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... iv

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................ v

A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ................................................................................ 6

1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi ....................................... 6

2. Pengelolaan Budaya Kerja ................................................................................................. 8

3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi .................................................................. 13

B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN.................................................................................... 19

1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi.............................................................. 19

2. Manfaat Aksi Perubahan .................................................................................................. 25

C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ............................................................................. 26

D. KESIMPULAN ........................................................................................................................... 27

DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................................................... 28

PERSETUJUAN

v

DAFTAR TABEL

Tabel 1 : Tim Kerja dan tugasnya..................................................................... 16

Tabel 2 : Tahapan implementasi aksi perubahan Jangka Pendek .................. 19

Tabel 3 : Tahapan implementasi aksi perubahan Jangka Menengah ............. 23

Tabel 4 : Tahapan implementasi aksi perubahan Jangka Panjang .................. 24

1

A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi

Istilah integritas berasal dari kata Latin integer yang berarti utuh atau

lengkap. Dalam konteks ini, integritas adalah hal yang terkait dengan rasa batin

keutuhan yang dari kualitas diri manusia untuk kebaikan seperti kejujuran dan

konsistensi karakter. Maka integritas personal terkait dengan karakter-

karakterbaik yang melekat pada individu. Untuk konteks organisasi, integritas

secara institusional adalah integritas personal ditambah dengan nilai-nilai yang

dianut organisasi sehingga menciptakan karakter personel yang diinginkan

dalam rangka mencapai terpenuhinya tugas pokok dan fungsi organisasi

(Girindra wardhana: 2012).

Pengertian Integritas Menurut Kamus Besar, pengertian integritas adalah

mutu, sifat, dan keadaan yang menggambarkan kesatuan yang utuh, sehingga

memiliki potensi dan kemampuan memancarkan kewibawaan dan kejujuran.

Dapat dikatakan integritas adalah kejujuran yang lengkap dan tidak kenal

menyerah dalam segala sesuatu yang kita katakan dan lakukan. Seorang

pemimpin yang berintegritas tidak merasa malu untuk mengakui kelemahan

dan kegagalannya dalam berkinerja. Hal itu berarti juga bahwa dia senantiasa

mengembangkan kekuatan - kekuatan yang dimilikinya agar dapat

mengkompensasi berbagai kekurangan/kelemahan dirinya. Dalam berbagai

urusan yang dihadapinya, seorang pemimpin yang berintegritas juga

bersikap straight forward terhadap orang-orang dan situasi-situasi yang

dihadapi, dan dia juga tidak berkompromi dalam hal-hal yang dipercayainya

sebagai benar.

2

Memimpin dengan integritas. Salah satu tantangan yang dihadapi oleh

kepemimpinan adalah memimpin dengan integritas. Orang-orang sungguh

ingin melihat para pemimpin mereka menjadi sumber dari nilai-nilai yang dapat

dipercaya dan juga integritas. Mereka melihat kepada para pemimpin untuk

jaminan dan keyakinan, untuk kejelasan, visi dan tujuan khususnya pada

masa- Masa yang penuh dengan ketidakpastian.

Berikut ini adalah nilai integritas dalam kepemimpinan yaitu:

1. Kejujuran

Orang yang jujur, menurut Abraham Samad akan melakukan pekerjaan

dengan benar dan tidak manipulative dalam memimpin dirinya sendiri.

Senada, Novel Baswedan juga mengatakan, ketika orang memiliki integritas

dan kejujuran yang dipegang teguh, dia akan tetap konsisten pada jalan

kebaikan dan berusaha mendahulukan apa yang menjadi cita-cita bersama

2. Keadilan

Sosok pemimpin yang memiliki integritas akan berusaha untuk bersikap adil

dan tidak diskriminatif terhadap orang – orang yang dipimpinnya

3. Kepedulian

Sebagaimana integritas dimaknai sebagai salah satu kemampuan

spiritualitas moral, nilai ini menurut Abraham Samad juga mengajak

pemimpin untuk memiliki sensitifitas kemanusiaan dan juga rasa empati.

Novel pun berpandangan demikian. Seorang pemimpin menurutnya perlu

untuk membangun akhlak dan karakter yang kuat. Hal itu yang akan

membuatnya peduli terhadap orang lain

3

4. Disiplin

Integritas seseorang juga tampak ketika mereka bisa taat pada pada aturan

yang sudah disepakati bersama. Pasalnya, pemimpin bukan sosok yang

bebas dari aturan. Justru, sosok pemimpin dituntut untuk bias menjadi role

model di mana pun dia berada

5. Tanggungjawab

Sosok pemimpin yang memiliki integritas akan bertanggungjawab terhadap

setiap tugas yang dipercayakan kepadanya

6. Kemandirian

Integritas juga menyangkut sejauh mana seseorang berani untuk

mengambil keputusan tanpa intervensi dari pihak manapun dan tanpa

diarahkan

7. Keberanian

Berani mencegah orang untuk melakukan niat jahat adalahsesuatu yang

juga harus dimiliki oleh seorang pemimpin. Orang yang jujur tetapi tidak

memiliki keberanian, orang itu kemungkinan tidak akan bias jujur. Sudah

semestinya orang yang jujur dalam segala hal, apapun masalah yang

terjadi, dia tetap berani untuk tetap jujur. Untuk melakukan itu, seorang

pemimpin perlu keberanian dan pembiasaan

8. Kerja Keras

Pemimpin yang punya integritas, tidakakan mengambil jalan pintas untuk

mencapai tujuan. Tidak ada sesuatu yang bias didapat dengan mudah.

Menurut Abraham Samad, ketika seorang pemimpin punya pikiran yang

instan tanpa kerja keras, pemimpin tersebut punya potensi untuk menjadi

koruptor

4

9. Kesederhanaan

Nilai ini menjadi sesuatu yang sangat mutlak untuk dimiliki oleh seorang

pemimpin. Jika tidak sederhana, seorang pemimpin punya potensi bersikap

serakah dan berujung pada tindakan korupsi

Implementasi nilai-nilai integritas pada setiap organisasi akan sangat

tergantung dari bagaimana para pejabat/pegawai menyikapi dan menjadikan

nilai-nilai tersebut sebagai motivasi kerja.Sedangkan aspek akuntabilitas kinerja

dalam suatu organisasi/kantor pada dasarnya adalah adanya

pertanggungjawaban dari suatu kegiatan/kerja dan berorientasi pada hasil yang

harus diketahui oleh seluruh pejabat/ pegawai. Tanggungjawab tersebut

merupakan kewajiban bersama dengan konsekuensi tertentu sesuai kebijakan

atau regulasi yang berlaku

Pada Rancangan Aksi Perubahan perlu dengan segera memanfaatkan

kemajuan teknologi yang saat ini sedang berkembang dengan pesatnya. Salah

satunya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi, yaitu dengan

menggunakan system aplikasi persuratan elektronik pada Institut Agama

Kristen Negeri Manado. Dengan rencana aksi perubahan ini juga untuk

mempermudah kegiatan surat menyurat serta dapat meningkatkan efisiensi

kerja demi kemudahan dalam mengimplementasikan Rancangan Rencana Aksi

ini maka perlu diatur tahapan waktu kegiatan yaitu tujuan jangka pendek, tujuan

jangka menengah dan tujuan jangka Panjang.

Adapun proses implementasi persuratan elektronik dimulai dari konsultasi

terlebih dahulu dengan atasan langsung,dalam hal ini menjadi mentor pada

Rancangan Aksi Perubahan, para Pimpinan terkait, dan Tim Kerja terkait

permasalahan, yang terjadi saat ini yaitu lambatnya surat yang diterima oleh

pimpinan, terhambatnya proses disposisi, sulitnya melacak surat masuk/keluar

karena membutuhkan waktu yang lama sehingga belum efisien yang

membutuhkan perubahan yang harus dilakukan pada Intitut Agama Kristen

Negeri Manado khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Bagian

Umum dan Keuangan Biro AUAK dengan memanfaatkan kemajuan teknologi

dengan membuat aplikasi surat elektronik.

5

Dalam pelaksanaan proses pengelolaan surat dengan cara yang lama

yaitu cara konvensional dan manual. Yang mana untuk era yang serba digital

seperti saat ini, mungkin bias dikatakan kurang seimbang. Karena dengan

volume dan intensitas persuratan yang semakin lama semakin tinggi yang juga

menuntut kecepatan dan ketepatan waktu sehingga menimbulkan kendala /

permasalahan yaitu :

1. Rumitnya Pengarsipan

Prinsip penyimpanan suatu arsip dilandasi beberapa ketentuan yakni

keamanan, keawetan dan keefisien pengelolaan. Jika dalam pengarsipan

kita mengalami kesulitan maka dapat menyebabkan kendala dalam proses

pencarian arsip

Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatar belakangi munculnya

isutersebut, antara lain :

1) Pengklasifikasian surat yang berbeda

2) Keberadaan surat

3) Belum optimalnya penataan surat

4) Kemananan dan kerahasiaan arsip

Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera

diselesaikan diantaranya:

1) Jika dalam pengklasifikasian kode surat yang berbeda beda padahal

maskud surat sama maka akan sulit dalam pencarian surat yang

dimaksud

2) Keberadaan surat yang tidak terkontrol posisi surat berada, siapa yang

buat dan sebagainya akan mengakibatkan kesulitan dalam pengarsipan

6

3) Kesulitan dalam pencarian arsip, karena penataan diperuntukan agar

supaya arsip teratur dan tertata dengan rapi sehingga mempermuda

dalam pencarian.

Keselamatan dan kemananan serta kerahasiaan surat kurang

diperhatikan dikarenakan hanya tertumpuk dan bercampur dengan

dokumen yang lain

2. Kerusakan Arsip

Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatar belakangi munculnya

isu tersebut, antara lain:

1) Unsur kertas

2) Unsur tinta

3) Kondisi Lingkungan dimana arsip itu disimpan

4) Rentan terhadap Serangga dan jamur

Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera

diselesaikan diantaranya:

1) Kertas dengan kualitas buruk juga dapat menyebabkan kerusakan pada

arsip.

2) Kualitas tinta yang digunakan dalam menulis / pengetikan menyebabkan

kerusakan arsip.

3) Lingkungan / tempat penyimpanan yang lembab tidak mendukun

keawetan arsip sehingga menyebabkan arsip muda rusak;

4) Arsip dapat dengan mudah rusak dikarenakan dimakan serangga dan

tumbuhan jamur yg tumbuh pada kertas arsip

3. Tidak bisa Monitoring Surat

Dalam isu tersebut, penjabaran indikator yang melatarbelakangi munculnya isu,

yaitu:

7

1. Menunggu proses Disposisi Surat dari pimpinan

2. Status Keberadaan surat

Adapun dampak yang akan terjadi apabila isu tersebut tidak segera

diselesaikan diantaranya :

1) Menunggu pimpinan harus berada di kantor agar surat dapat di disposisi;

2) Tidak bisa memonitoring keberadaan surat apakah surat yang di serahkan

ke yang terkait sudah dibaca atau belum dan berada dimana surat itu

setelah disposisi dari pimpinan

Terkait dengan Rancangan Aksi Perubahan disebutkan bahwa dalam

implementasi aksi perubahan ini memerlukan 3 tahapan yaitu :

1. Tujuan Jangka Pendek

Target waktu yang diberikan selama 2 bulan(3 Agustus.d.01 Oktober 2020)

dengan capaian yang dilakukan :

a. Konsultasi Rancangan aksi perubahan terkait aplikasi dan pendanaan

dengan KabagUmum dan Keuangan sebagai Mentor

b. Konsultasi Rancangan Aksi Perubahan terkait aplikasi dan pendanaan

dengan Rektor dan Kepala Biro AUAK

c. Mengadakan Rapat Tim Kerja dengan agenda rapat Merancang aksi

perubahan berupa aplikasi e-surat

d. Membuat gambaran alur disposisi surat untuk diterapkan pada aplikasi e-

surat

e. Memonitoring pembuatan aplikasi e-surat

f. Uji coba Aplikasi e-surat Bersama Tim Kerja, Mentor dan pengelola surat

2. Tujuan Jangka Menengah

Target waktu 6 bulan (1 Oktober 2020 s.d. 1 April 2021) dengan capaian yang

harus dilakukan:

8

a. Mensosialisasikan pentingnya serta kegunaan aplikasi persuratan

elektronik di lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado, dan

mengharapkan penerapan aplikasi ini dapat bermanfaat dan diterima

serta terus digunakan sampai seterusnya

b. Penguatan system Aplikasi e- surat

3. Tujuan Jangka Panjang

Target waktu 1 Tahun dengan capaian yang akan dilakukan:

a. Memonitoring pelaksanaan penggunaan aplikasi e-surat

b. Mengevaluasi pelaksanaan penggunaan e-surat

c. Mengembangkan aplikasi e-surat

Realisasi implementasi aksi perubahan pada 3 tahapan yang

dilaksanakan Bersama dengan Tim Kerja sesuai dengan Surat Keputusan

Rektor Institut Agama Kristen Negeri Manado Nomor 545 Tahun 2020 tanggal 3

Agustus 2020 tentang Penetapan Tim Kerja Rancangan Akasi Perubahan, yang

bekerja sesuai dengan tugas yang diberikan dengan tetap menjalin komunikasi

dan koordinasi dengan pimpinan dan para Stakerholders.

Adapun terkait aspek akuntabilitas kinerja, karena memang Rancangan

Aksi Perubahan ini berorientasi pada hasil yang harus dipertanggungjawabkan dan

menjadi kewajiban bersama, maka Tim Kerja bertugas dengan semaksimal

mungkin guna tercapainya tujuan aksi perubahan ini.

Tentunya dalam membangun integritas dan akuntabilitas kinerja

organisasi, khususnya terkait dengan implementasi aksi perubahan ada tantangan

dan hambatan yang ditemui yaitu ketersediaan anggaran pengadaan aplikasi

untuk tahun ini belum tersedia serta.

2. Pengelolaan Budaya Kerja

Budaya kerja merupakan budaya (nilai-nilai yang telah menjadi

kebiasaan) yang dikaitkan dengan mutu atau kualitas kerja dimana suatu

keberhasilan kerja, berakar pada nilai-nilai yang dimiliki dan perilaku yang

menjadi kebiasaannya.

9

Menyikapi Lahirnya 5 Budaya Kerja Kementerian Agama RI, untuk

menjawab keinginan yang ingin mengembalikan citra dan kepercayaan baik

Kementerian Agama dimata public dengan dibuktikan dengan kinerja yang

baik. Maka upaya pelayanan kepada public berbasis akuntabilitas dan

transparansi harus didukung oleh pelayanan yang ikhlas dari seluruh pegawai

Kementerian Agama khususnya Pegawai Negeri Sipil yang ada dilingkungan

Institut Agama Kristen Negeri Manado dituntut harus memiliki budaya kerja

tersebut.

Untuk memperbaiki budaya kerja yang baik membutuhkan waktu

bertahun-tahun untuk merubahnya, maka itu perlu adanya pembenahan-

pembenahan yang dimulai dari sikap dan tingkah laku pemimpinnya kemudian

diikuti para bawahannya, terbentuknya budaya kerja diawali tingkat kesadaran

pemimpin atau pejabat yang ditunjuk dimana besarnya hubungan antara

pemimpin dengan bawahannya sehingga akan menentukan suatu cara

tersendiri apa yang dijalankan dalam perangkat satuan kerja atau organisasi.

Maka dalam hal ini budaya kerja terbentuk dalam satuan kerja atau

organisasi itu berdiri, artinya pembentukan budaya kerja terjadi ketika

lingkungan kerja atau organisasi belajar dalam menghadapi permasalahan,

baik yang menyangkut masalah organisasi.

Bukan rahasia umum lagi bila sekarang banyak orang menilai kinerja

suatu Instansi Pemerintah sangat rendah yang dibuktikan dengan tingkat

disiplin pegawai. Budaya kerja merupakan hal yang tidak nyata, tetapi hal

tersebut bias ditunjukkan dari sikap dan perilaku dalam komunitas organisasi

atau lembaga tersebut. Budaya Kerja sangat berpengaruh terhadap kwalitas

pekerjaan yang dijalani.

Sosialisasi peraturan – peraturan yang ada dilingkunganUnit Kerja agar

tercipta Pola pikir individu yang sesuai dengan nilai-nilai yang dikembangkan

dalam suatu organisasi sehingga tujuan suatu instansi dapat tercapai.

10

Beratnya tuntutan reformasi birokrasi yang dirasakan merupakan salah

satu akibat belum sepenuhnya timbul kesadaran diri para insan PNS untuk

merubah pola pikir dan budaya kerjanya. Kesadaran untuk berubah inilah yang

merupakan kunci dari perubahan itu sendiri. Dengan kesadaran itulah

seseorang akan menata ulang prioritasnya dan melakukan penyesuaian-

penyesuaian untuk mengikuti perubahan ritme pekerjaan sehingga sedikit

banyak pola pikir dan budaya kerja ikut berubah. Kesadaran merupakan

anugerah Tuhan Yang Maha Esa yang bergerak dari hati sanubari manusia.

Oleh karena itu perlu doa dan upaya dari yang bersangkutan untuk

menggerakkannya.

Peningkatan budaya kerja kearah yang lebih baik tentunya sangat

diperlukan didalam organisasi pemerintah. Ada beberapa faktor atau unsur

yang dapat mempengaruhi budaya kerja, antara lain :

1. Kepemimpinan; Kepemimpinan memegang peran yang penting dalam suatu

organisasi. Pemimpin yang dapat memberikan teladan yang baik akan

dicontoh oleh aparaturnya dan diharapkan organisasi tersebut akan menjadi

baik pula. Demikian pula sebaliknya, bila pemimpin tidak bias member

contoh yang baik, maka jalannya organisasi juga akan menjadi tidak baik;

2. Hukum; merupakan dasar dari suatu organisasi untuk melakukan

eksistensinya, tidak peduli apakah organisasi tersebut merupakan

organisasi Negara atau organisasi masyarakat yang hanya memilki jumlah

anggota yang kecil. Dengan hokum maka bentuk organisasi tersebut

menjadi jelas, dan kemudian tatanan dan jalannya organisasi juga memiliki

dasar yang jelas.

3. Teknologi; merupakan unsure luar yang dipergunakan secara langsung oleh

organisasi dalam beraktivitas. Dengan teknologi maka kerja organisasi akan

menjadi semakin baik, dan pada akhirnya budaya organisasi juga akan

berubah karena teknologi yang digunakan menghendaki hal yang demikian.

11

4. Reward and punishment; merupakan hal yang berpengaruh secara

langsung pada aparatnya. Dengan reward yang memadai maka aparat

akan tenang dalam bekerja, bahkan dengan reward yang jelas maka

budaya-budaya baru dapat dibentuk. Demikian pula dengan punishment .

Unsur ini merupakan penjaga bagi organisasi secara umum dan aparatur

secara khusus untuk bekerja berdasarkan aturan yang ada. Bila aturan

tersebut dilanggar maka punishment segera menanti. Dengan

pengaturan punishment yang jelas, maka budaya kerja dapat dirubah

5. Politik merupakan unsur yang seharusnya tidak berpengaruh pada aparatur

Negara, tetapi ketika demokrasi mulai menjadi dasar dan dijalankan dengan

konsekuen, maka sebagian dari organisasi harus bisa “diserahkan” kepada

tokoh politik. Tokoh ini mungkin saja membawa perubahan pada budaya

kerja bagi aparatur, tetapi bias saja tidak terjadi perubahan apa-apa

Budaya Kerja akan menjadi kenyataan melalui proses Panjang karena

perubahan nilai-nlai lama menjadi nilai-nilai baru akan memakan waktu untuk

menjadi kebiasaan dan tak henti-hentinya terus melakukan penyempurnaan

dan perbaikan.

Komponen-komponenbudaya kerja menurut (Ndraha, 2005:209) :

1. Anggapan dasar tentang kerja

2. Sikap terhadap pekerjaan

3. Perilaku Ketika bekerja

4. Lingkungan kerja dan alat kerja

5. Etos Kerja

12

Budaya kerja merupakan komitmen organisasi yang luas dalam upaya

membangun sumberdaya manusia, proses kerja dan hasil kerja yang lebih

baik, untuk mencapai tingkat kualitas yang lebih baik diharapkan bersumber

dari perilaku individu yang terkait dalam organisasi kerja itu sendiri. Setiap

fungsi atau proses kerja mempunyai perbedaan cara kerja yang berakibatkan

berbeda nilai-nilai yang cocok untuk diambil dalam kerangka kerja organisasi.

Manfaat budaya kerja bagi instansi menurut Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 39 Tahun

2012 tentang Pedoman Pengembangan Budaya Kerja, antara lain:

1. Meningkatkan kerjasama antar individu, antar kelompok dan antar unit

kerja;

2. Meningkatkan koordinasi sebagai akibat adanya kerjasama yang baik antar

individu, antar kelompok dan antar unit kerja;

3. Mengefektifkan integrasi, sinkronisasi, keselarasan dan dinamika yang

terjadi dalam organisasi;

4. Memperlancar komunikasi dan hubungan kerja;

5. Menumbuhkan kepemimpinan yang partisipatif;

6. Mengeliminasi hambatan-hambatan psikologis dan kultural; dan

7. Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga dapat

mendorong kreativitas pegawai.

Terkait dengan implementasi aksi perubahan dalam konteks iniakan

dipengaruhi juga oleh budaya kerja organisasi. Kondisi Pandemi Covid 19 yang

melanda hamper seluruh negara yang ada terlebih khusus yang melanda

negara kita dan mulai berdampak pada awal Maret 2020 merubah semua pola

kerja yang sudah ada dan berjalan selama ini khususnya pada bagian Umum

dan Kepegawaian Bagian Umum dan Keuangan Biro AUAK Institut Agama

Kristen Negeri Manado terkait pengelolaan surat menyurat baik surat masuk

dan surat keluar yang memang sebelum pandemic covid 19 melanda, alur

proses persuratan di Lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado masih

menggunakan cara yang lama atau manual sehingga banyak kesulitan yang

didapati yang mana para pegawai harus bekerja dari rumah akan tetapi jika

13

ada surat yang masuk atau ada surat – surat yang harus di tindaklanjuti proses

disposisi sampai dengan penandatangan surat maka harus dilakukan di kantor

dengan proses yang pasti akan terlambat karena semua pegawai harus

bekerja dari rumah. Walaupun banyak ditemui kendala dan permasalahan

terkait disposisi surat dan penyimpanan arsip surat.

Berkenaan dengan pengelolaan budaya kerja, khususnya jika

dilihat dari aspek profesionalitas, inovasi, tanggungjawab, dan keteladanan

selama implementasi aksi perubahan oleh Tim Kerja pada kurun waktu 3

Agustus sd 01 Oktober 2020, ada beberapa hal yang dapat disampaikan:

1. Mengawali dengan Rapat Tim Kerja dengan agenda rapat merancang aksi

perubahan berupa menciptakan aplikasi persuratan elektronik, sesuai

dengan alur/gambaran disposisi surat. Pertemuan rapat tersebut

dilaksanakan secara luring tentunya tetap memperhatikan Protokol

Pencegahan Penularan Covid-19.

2. Proses persiapan pembuatan aplikasi cukup lancer walaupun di tengah-

tengah rutinitas pekerjaan yang sangat padat Tim Kerja bias melaksanakan

tugas Tim dengan baik dan dengan saling member dukungan motivasi.

3. Pada proses pembuatan aplikasi dilihat dari kurun waktu yang diberikan

hanya selama 2 bulan memang merupakan waktu yang sangat singkat

untuk mengimplementasikan rancangan aksi perubahan berupa

menciptakan aplikasi persuratan elektronik, ditambah dengan beban kerja

dari masing-masing pegawai yang menuntut harus diselesaikan tepat waktu

sehingga menjadi hambatan/halangan dalam proses pembuatan aplikasi.

3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi

Menurut Nazir Harjanto ( 2002 ) menyatakan jejaring kerja sebagai wadah

baik formal maupun informal yang memfasilitasi pertemuan kelompok atau

komunikasi diantara pihak-pihak yang berkepentingan untuk menemukan

pemecahan masalah dan kebutuhan informasi untuk kepentingan semua pihak.

Membangun jejaring kerja (kemitraan) pada hakekatnya adalah sebuah proses

membangun komunikasi atau hubungan, berbagi ide, informasi dan

sumberdaya atas dasar saling percaya (trust) dan saling menguntungkan

14

diantara pihak-pihak yang bermitra yang dituangkan dalam bentuk nota

kesepahaman atau kesepakatan guna mencapai kesuksesan bersama yang

lebih besar. Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa membangun Jejaring

Kerja (kemitraan) dapat dilakukan jika pihak-pihak yang bermitra memenuhi

persyaratan sebagai berikut:

1. Ada dua pihak atau lebih organisasi/lembaga

2. Memiliki kesamaan visi dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga.

3. Ada kesepakatan/kesepahaman

4. Saling percaya dan membutuhkan

5. Komitmen bersama untuk mencapai tujuan yang lebih besar

Adapun Prinsip Membangun jejaring kerja yaitu :

1. Kesamaan visi-misi; Kemitraan hendaknya dibangun atas dasar kesamaan

visi dan misi dan tujuan organisasi. Kesamaan dalam visi dan misi menjadi

motivasi dan perekat pola kemitraan. Dua atau lebih lembaga dapat

bersinergi untuk mencapai tujuan yang sama.

2. Kepercayaan (trust); Setelah ada kesamaan visi dan misi maka prinsip

berikutnya yang tidak kalah penting adalah adanya rasa saling percaya

antar pihak yang bermitra. Oleh karena itu kepercayaan adalah modal dasar

membangun jejaring dan kemitraan. Untuk dapat dipercaya maka

komunikasi yang dibangun harus dilandasi itikad (niat) yang baik dan

menjunjung tinggi kejujuran

3. Saling menguntungkan; Asas saling menguntungkan merupakan fondasi

yang kuat dalam membangun kemitraan. Jika dalam bermitra ada salah

satu pihak yang merasa dirugikan, merasa tidak mendapat manfaat lebih,

maka akan menggangu keharmonisan dalam bekerja sama. Antara pihak

yang bermitra harus saling memberikontribusi sesuai peran masing-masing

dan merasa diuntungkan.

15

4. Efisiensi dan efektivitas; Dengan mensinergikan beberapa sumber untuk

mencapai tujuan yang sama diharapkan mampu meningkatkan efisiensi

waktu, biaya dan tanaga. Efisiensi tersebut tentu saja tidak mengurangi

kualitas proses dan hasil. Justru sebaliknya dapat meningkatkan kualitas

proses dan produk yang dicapai. Tingkat efektifitas pencapaian tujuan

menjadi lebih tinggi jika proses kerja kita melibatkan mitra kerja. Dengan

kemitraan dapat dicapai kesepakatan-kesepakatan dari pihak yang bermitra

tentang siapa melakukan apa sehingga pencapaian tujuan menjadi lebih

efektif.

5. Komunikasi timbal balik; Komunikasi timbal balik atas dasar saling

menghargai satu sama lain merupakan fondamen dalam membangun

kerjasama. Tanpa komunikasi timbal balik maka akan terjadi dominasi satu

terhadap yang lainnya yang dapat merusak hubungan yang sudah

dibangun.

6. Komitmen yang kuat; Jejaring Kerja sama akan terbangun dengan kuat dan

permanen jika ada komitmen satu sama lain terhadap kesepakatan-

kesepakatan yang dibuat bersama

Sedangkan Kolaborasi adalah proses yang mendasar dari bentuk kerjasama

yang melahirkan kepercayaan, integritas dan terobosan melalui pencapaian

konsensus, kepemilikan dan keterpaduan pada semua aspek

organisasi.Kolaborasi adalah pendekatan utama yang akan

menggantikan pendekatan hirarki pada prinsip-prinsip pengorganisasian untuk

memimpin dan mengelola lingkungan kerja.

Kolaborasi bukanlah sebuah program yang secara teknis untuk memecahkan

masalah, tetapi merupakan perubahan total cara bekerja bersama. Artinya

bersama-sama memikirkan dan saling berperilaku baik terhadap satu sama lain

Dalam konteks tugas sesuai Rancangan Aksi Perubahan, dengan kondisi saat

Pandemi Covid 19 dan dalam kondisi beban kerja yang banyak, maka konsentrasi

tugas dalam rentang waktu Agustus s.d Oktober 2020 adalah bagaimana

mengoptimalkan Tim Kerja, para Stakeholders internal dan eksternal.

16

Tim Kerja menjalankan tugas dan tanggungjawab yang diberikan sesuai

dengan Surat Keputusan Rektor Institut Agama Kristen Negeri Manado tentang

Pembentukan Tim Kerja Aksi Perubahan yang terdiri dari Atasan Langsung Kabag

Umum dan Keuangan sebagai Mentor, Project Leader, Tim IT berjumlah 2 orang,

Tim Administrasi berjumlah 3 orang. Yang mengawal proses implementasi aksi

perubahan ini sejak awal (jangka pendek) sampai dengan selesainya tugas pada

jangka panjang nanti (Agustus 2021). Adapun uraian tugas dari Tim Kerja

Tabel 1

Susunan Tim Kerja dan UraianTugas

No Nama Jabatan Tugas

1 Dr. Jeane M. Tulung,

S.Th.,M.Pd

Pengarah Memberikan arahan,

motivasi dan dukungan

kepada Peserta

2 Ventje A. Politon, M.Pd Penanggungjawab Memberikan arahan,

motivasi dan dukungan

kepada Peserta

3 Daniel B. Worotitjan, SE Mentor Memberikan bimbingan

dan arahan serta

konseling kepada

peserta diklat (Project

Leader) serta

dukungan dalam

pendayagunaan

seluruh potensi sumber

daya yang diperlukan

dalam melakukan

implementasi aksi

perubahan pada

instansi, memberikan

17

kesepakatan dan

persetujuan atas

proposal aksi

perubahan yang

diajukan oleh peserta,

memberikan fasilitas

sarana dan prasarana

baik sumber daya

manusia maupun

pendanaan, dan

memantau jalannya

aksi perubahan yang

dilakukan oleh peserta

diklat

4 Novita V. Palar, SE.,MAP Project Leader Bertanggungjawab

terhadap seluruh

tahapan aksi

perubahan dan

kesuksesan aksi

perubahan

5

6

Sulistiawati Paita, MM

Rosdiana Madjaan, M.Pd

Coach 1

Coach 2

Memberikan bimbingan

dan arahan, masukan

serta konseling kepada

(Project Leader) selama

pembimbingan aksi

perubahan berlangsung

guna mensukseskan

pelaksanaan aksi

perubahan

7

8

Cristo Mende ST

SaifWinokan, SE

Tim IT Merancang dan

mendesain aplikasi

18

Persuratan Elektronik,

serta membantu

peserta diklat (Project

Leader)

mensosialisasikan

penggunaan aplikasi

9

10

11

Tirsa Y. Lengkong,

S.Pd.K

JelinaLumempow, S.Pd.K

Lexi Ombong,

S.Th.,M.Mis

Tim Administrasi Melakukan kegiatan

administrasi Tata

Persuratan mulai dari

membuat konsep usul

penerbitan Surat

Keputusan Tim Aksi

Perubahan, Undangan,

Daftar Hadir,

pembuatan Baliho,

Dokumentasi dan

bahan yang diperlukan

Selanjutnya para Stakeholdres adalah para pejabat/pegawai baik di internal

Biro AUAK dan Internal Para Dekandari masing-masing Fakultas, Direktur

Pascasarjana dan Para Ketua Lembaga yang mendukung implementasi aksi

perubahan sejak jangka pendek sampai jangka panjang.

19

B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

1. Capaian Dalam Perbaikan Kinerja Organisasi

Rencana Aksi Perubahan tentang Implementasi Persuratan Elektronik (e-

surat) di Lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado, di bagi menjadi 3

Tahapan dengan rincian yaitu:

Tabel 2

Tahapan Jangka Pendek Implementasi Persuratan ELektronik (e-surat)

No Ruang Lingkup/ Kegiatan

Tahapan/Milestone Target

Waktu Capaian/Output

1 Persetujuan

Rancangan aksi

perubahan

1. Konsultasi dan

koordinasi dengan

atasan langsung

(Mentor)

2. Presentasi Tujuan,

manfaat dan

rencana aksi

3. Memberikan

Konsep Susunan

Tim Kerja beserta

uraian tugas dari

masing-masing Tim

Kerja

Juli 2020 1. Terlaksananya

konsultasi dan

koordinasi

dengan Mentor

2. Persetujuan dan

dukungan

Rencana

AksiPerubahan

3. Persetujuan

konsep/draft

Susunan Tim

Kerja

2 Pembentukan

Tim Kerja

Rancangan Aksi

Perubahan

1. Membuat

konsep/draft SK

Tim Kerja RAP

2. Pembagian

Tugas kepada

masing-masing

Tim Kerja

3. Melaksanakan

Agustus

2020

1. SK Rektor

tentang

Penetapan Tim

Kerja

Rancangan

Aksi Perubahan

2. Hasil Rapat Tim

Kerja

20

rapat persiapan

dengan Tim Kerja

4. Membuat

gambaran

alur/skema

disposisi surat

pada aplikasi e-

surat

3 Rapat

Mengadakan

monitoring

evaluasi

Pelaksanaan

pembuatan

aplikasi

1. Proses

Perancangan dan

desain aplikasi,

pembuatan

desain tampilan

dan entry data

2. Evaluasi desain

tampilan

3. Uji Coba

Penggunaan

Aplikasi Tahap I

Agustus

s.d.Oktober

2020

Sosialisasi

Pengoperasian

aplikasi e-surat

Bersama Tim kerja,

Mentor, dan

pelaksana

pengelola surat

4 Koordinasi

dengan para

Dekan dan Ketua

Lembaga tentang

Implementasi

Persuratan

Elektronik (e-

surat)

Mendapat saran dan

usul terkait

kegunaan aplikasi e-

surat

September

2020

Notulen dan

dokumentasi

Pada tahap jangka pendek dimulai pada bulan Juli tahun 2020 dengan

tahapan dan rincian sebagai berikut:

1. Mengadakan konsultasi Anggaran dan Rancangan Aksi Perubahan dengan

atasan langsung yang menjadi Mentor

21

2. Memilih dan membentuk Tim Kerja dalam mengimplementasikan

persuratan elektronik dilingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado

sekaligus mengadakan pertemuan setelah disetujuinya Tim Kerja dengan

Surat Keputusan Rektor Nomor 545 Tahun 2020 tanggal 3 Agustus 2020

tentang Penetapan Tim Kerja Rancangan Aksi Perubahan dengan agenda

rapat Pembagian Tugas Tim, Perancangan dan desain aplikasi

3. Memonitoring pelaksanaan pembuatan aplikasi, Pada proses pembuatan

aplikasi dilihat dari kurun waktu yang diberikan selama 2 bulan memang

merupakan waktu yang sangat singkat untuk menciptakan aplikasi

persuratan elektronik, ditambah dengan beban kerja dari masing-masing

pegawai yang menuntut harus diselesaikan tepat waktu sehingga menjadi

hambatan/halangan dalam proses pembuatan aplikasi.

4. Uji coba aplikasi Bersama Tim Kerja, Mentor dan pengelola surat pada

tanggal 01 September 2020 Dikarenakan dalam ujicoba tersebut masih ada

kendala maka perlu dilakukan penyempurnaan karena masih terdapat

beberapa kekurangan yang perlu ditambahkan dan diperbaiki pada saat

pengembangan aplikasi nanti.

5. Dukungan anggaran dalam implementasi aksi perubahan ini juga sangat

dibutuhkan, khususnya terkait rapat-rapat pembahasan yang harus

dilaksanakan, penganggaran pembuatan aplikasi online sampai dengan

pengembangan aplikasi pada tahun 2021.

Capaian hasil pada tahap jangka pendek sebagai berikut:

1. Seminar Rancangan Aksi Perubahan (RAP)

Diawali dengan seminar rancangan aksi perubahan pada tanggal 30 Juli 2020

secara virtual dengan penguji Rahmat Domu, S.Pd., M.Si Widyaiswara Ahli

Madya dan Coach Sulistiawati Paita, MM, Widyaiswara Muda. Seminar

Rancangan Aksi Perubahan berjalan dengan sangat baik dengan adanya

dukungan dari Mentor (Kabag Umum dan Keuangan) Daniel Berni Worotitjan,

SE yang sangat mendukung Rancangan Aksi Perubahan pada Institut Agama

Kristen Negeri Manado. Namun pada seminar ini ada catatan perubahan dari

22

penguji dimana harus menambahkan lagi Tahapan/Milesstone pada proses

capaian rancangan aksi perubahan.

2. Implementasi Aksi Perubahan (IAP) dilaksanakan pasca Seminar RAP seiring

awal mulainya off class Project Leader yang dimulai pada 03 Agustus2020

sampai dengan 01 Oktober 2020

3. Khusus untuk capaian hasil kinerja pada tahap implementasi aksi perubahan

sesuai dengan jadwal pada jangka pendek, yaitu :

a. Persetujuan RAP, dengan tahapan :

1. Konsultasi dan koordinasi dengan Mentor

2. Presentasi Tujuan, manfaat dan rencanaaksi

3. Memberikan Konsep Susunan Tim Kerja beserta uraian tugas dari

masing-masing Tim Kerja

b. Pembentukan Tim Kerja

1. Membuat konsep/draft SK Tim Kerja RAP

2. PembagianTugas kepada masing-masing Tim Kerja

3. Melaksanakan rapat persiapan dengan Tim Kerja

4. Membuat gambaran alur disposisi Surat pada aplikasi e-surat

c. Memonitoring Pelaksanaan pembuatan aplikasi

1. Proses Perancangan dan desain aplikasi

2. Uji Coba Penggunaan Aplikasi

d. Koordinasi dengan para Dekan dan Ketua Lembaga tentang Implementasi

Persuratan Elektronik (e-surat) dengan capaian tahapan Mendapat saran

dan usul terkait kegunaan aplikasi e-surat

23

Tabel 3

Tahapan Jangka Menengah Implementasi Persuratan ELektronik (e-surat)

No Ruang Lingkup/ Kegiatan

Tahapan/Milestone Target Waktu Capaian/Output

1 Sosialisasi Penggunaan

Persuratan Elektronik (e-

surat)

1. Mengundang

para pimpinan

di masing-

masing

fakultas, dan

Lembaga serta

pengelola surat

2. Menerima

masukan dan

kritikan terkait

penggunaan

aplikasi

November 2020 Laporan

Kegiatan

Sosialisasi

Pada tahap jangka menengah direncanakanakan akan diadakan Sosialisasi

Penggunaan Persuratan elektronik (e-surat) pada bulan November 2020 dengan

tahapan kegiatan :

1. Mengundang para pimpinan dimasing-masing fakultas dan Lembaga serta

pengelola surat untuk mengikuti sosialisasi penggunaan aplikasi dengan maksud

dari rencana aksi perubahan adalah dengan memanfaatkan kemajuan teknologi

yang saat ini sedang berkembang dengan pesatnya. Salah satunya dengan

memanfaatkan kemajuan teknologi informasi, yaitu dengan menggunakan system

aplikasi persuratan elektronik pada Institut Agama Kristen Negeri Manado. Dengan

rencana aksi perubahan ini juga untuk mempermudah kegiatan surat menyurat serta

dapat meningkatkan efisiensi kerja

2. Menerima masukan dan kritik pembuatan aplikasi. Kritik dan saran sangatlah

dibutuhkan guna memperbaiki dan menyempurnakan aplikasi yang ada

24

Tabel 4

Tahapan Jangka Panjang Implementasi Persuratan ELektronik (e-surat)

No Ruang Lingkup/ Kegiatan

Tahapan/Milestone Target Waktu Capaian/Output

1 Memonitoring pelaksanaan

penggunaan persuratan

elektronik

Mengusulkan

Pengembangan

aplikasi e-surat

Desember 2020 Pengembangan

aplikasi e-surat

2 Mengevaluasi pelaksanaan

penggunaan persuratan

elektronik

Monitoring

kendala/permasalan

pada penggunaan

aplikasi

Desember 2020

s.d.Desember

2021

Laporan

penggunaan

aplikasi e-surat

Pada tahap ini perlu adanya monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan

penggunaan persuratan elektronik, monitoring dan evaluasi penggunaan aplikasi

yang perlu dilaksanakan setiap hari selama pengoperasian aplikasi. Dari

pelaksanaan tersebut mungkin dapat terlihat masalah yang nantiakan muncul

sehingga perlu melakukan inventarisasi kendala-kendala yang ada, dengan begitu

perlu diadakan rapat evaluasi yang melibatkan operator, tim teknis dan Project

Leader.

Adapun rencana kegiatan yang dilaksanakan dalam evaluasi penggunaan

aplikasi ini adalah:

- Menyiapkan data permasalahan.

- Rapat pembahasan evaluasi

Dengan demikian usulan pengembangan aplikasi dapat disampaikan

kepada pimpinan untuk dapat direalisasikan jika anggaran memungkinkan untuk

pengembangan aplikasi.

2. Manfaat Aksi Perubahan

Manfaat perubahan bagi pemangku kepentingan (stakeholder) baik

pada Biro Administrasi Umum, Akademik dan Kemahasiswaan maupun

25

pada seluruh fakultas dan Lembaga yang ada pada Institut Agama

Kristen Negeri Manado;

1. Internal

a. Disposisi Surat bias dimanapun dan kapanpun (pimpinan dapat langsung

mendisposisikan surat secara online kepadastaf yang ditugaskan untuk

mengerjakan tugas tersebut. Jarak dan waktu tidak lagi menjadi

penghalang kinerja organisasi).

b. Mempercepat pencarian dokumen surat (Mencari surat tidak lagi

memakan waktu yang lama dengan mencari satu per satu surat di ruang

arsip. Hanya dengan mengetik nomor surat di aplikasi, maka informasi

dan dokumen surat akan muncul di layar computer secara cepat)

c. Menghemat anggara belanja (anggaran belanja untuk membeli kertas dan

mengirim surat dapat diminimalisir dengan baik).

d. Memudahkan Tracking Disposisi (Sampai dimana surat yang didisposisi?

Apakah disposisi surat sudah dibaca? Semua pertanyaan tersebut

dengan mudah dijawab dengan tracking disposisi)

e. Koordinasi semakin mudah (Kecepatan dalam proses disposisiakan

memudahkan staf untuk berkoordinasi dalam mengerjakan tugasnya)

2. Eksternal

a. Memberikan kemudahan dalam menerima surat

b. Meningkatkan efisiensi kerja

c. Meminimalisir penggunaaan/pemakaian kertas

Proses yang berjalan pada tahap jangka pendek merupakan tahapan awal

yang bersifat umum untuk kemudian perlu ditindaklanjuti lagi pada tahap jangka

menengah dan jangka panjang dengan pengembangan aplikasi dan dilengkapi

dukungan anggaran yang memadai.

26

C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Terobosan melalui inovasi dalam bidang teknologi informasi mendorong

untuk menciptakan aplikasi untuk mengelola surat secara modern, yaitu

memadukan sistem persuratan manual yang konvensional dengan kemajuan

teknologi. Penerapan Persuratan Elektronik pada Institut Agama Kristen Negeri

Manado adalah salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan dalam

pengelolaan persuratan selama ini. Dalam Rancangan Aksi Perubahan ini

diharapkan dapat memberi manfaat bagi institusi.

Dukungan dari Mentor, para pimpinan dan pihak yang lain sangatlah

penting dan dibutuhkan dalam Mengimplementasikan Rencana Aksi Perubahan

ini. Kritik dan saranpun sangat membantu dalam proses pengembangan dan

perbaikan aplikasi mulai pada tahap jangka pendek, menengah dan jangka

Panjang.

Adapun pada tahap jangka pendek Rancangan Aksi Perubahan

Mengimplementasi Persuratan Elektronik (e-surat), perlu dibahas lagi dalam

rangka pengembangan dan perbaikan aplikasi serta menyesuaikan dengan

ketersediaan anggaran yang ada.

27

D. KESIMPULAN

1. Dalam pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi ataupun perkantoran akan

menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti

dari pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen

tersebut lebih dikenal sebagai arsip yaitu suatu rekamam kegiatan

atau peristiwa. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 pengertian arsip tertuang

dengan jelas yaitu: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.

Dengan memanfaatkan kemajuan teknologi yang saat ini sedang berkembang

dengan pesatnya. Salah satunya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi

informasi, yaitu dengan menggunakan system aplikasi persuratan elektronik.

Dalam Rancangan Aksi Perubahan Implementasi Persuratan Elektronik (e-

surat) di lingkungan Institut Agama Kristen Negeri Manado dengan dukungan

Rektor, Kepala Biro AUAK, Mentor, Coach dan pihak-pihak yang terkait boleh

terlaksana pada tahap jangka pendek dengan baik walaupun masih ada

kendala ketersediaan anggaran tahun 2020 untuk pembiayaan pembuatan

aplikasi tetapi akan diupayakan penganggaran pengembangan aplikasi pada

tahun 2021 serta tugas pekerjaan dari masing-masing Tim Kerja yang sangat

banyak, akan tetapi sampai saat ini masih bias terlaksana dengan baik

2. Pengembangan dan danperbaikan rancangan aksi perubahan dalam hal ini

aplikasi e-surat akan dibahas Kembali dengan menyesuaikan ketersediaan

anggaran yang ada pada Tahun Anggaran 2021.

28

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Keputusan Rektor Institut Agama Kristen Negeri Manado Nomor 545 Tahun

2020

2. Laporan Kegiatan Peserta PKP

3. Undangan Rapat Tim Kerja Rancangan Aksi Perubahan

4. Daftar Hadir Rapat Tim Kerja

5. Dokumentasi Rapat Tim Kerja

6. Notulen Rapat Tim Kerja

7. Dokumentasi Konsultasi dengan Kepala Biro Administrasi Umum, Akademik dan

Kemahasiswaan

8. Dokumentasi Konsultasi dengan Kepala Bagian Umum dan Keuangan

9. Dokumentasi Konsultasi dengan Kasubbag Perencanaan

10. Dokumentasi Uji coba Tahap 1 aplikasi e-surat

11. Dokumentasi Pemaparan Rancangan Aksi Perubahan

29

LAPORAN KEGIATAN

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

Waktu No Jenis Kegiatan No Hasil Kegiatan Bukti

30 Juli

2020

1 Seminar Proposal

RAP

1

Masukan dari Penguji Foto Bukti

pengiriman

Perbaikan RAP

yang dikirim ke

coach lewat email

3

Agustus

2020

1

Konsultasi dengan

Mentor terkait

Rancangan Aksi

Perubahan

1 Persetujuan dan dukungan

dari Mentor

Foto

5

Agustus

2020

1 Konsultasi dengan

Kepala Biro terkait

Rancangan Aksi

Perubahan

1 Persetujuan dan dukungan

penuh atas aksi perubahan

Foto

11

Agustus

2020

1 Mengadakan

Rapat dengan Tim

Kerja Aksi

Perubahan

1

2

Pembagian tugas masing-

masing Tim Kerja

Draft/konsep disposisi surat

Notulen dan Foto

26

Agustus

2020

1 Koordinasi dengan

Kasubbag

Perencanaan

1 Dukungan dan persetujuan

Rencana Aksi Perubahan

untuk diusulkan pada

anggaran Tahun 2021

Foto

1

Septemb

er 2020

1 Mengadakan

Rapat Tim Kerja

1

2

3

Koordianasi pelaksanaan

proses perancangan dan

desain aplikasi

Evaluasi desain tampilan

aplikasi

Uji coba aplikasi tahap 1

dengan Tim Kerja

Notulen, daftar

hadir dan foto

30

04

Septemb

er 2020

1 Koordinasi dan

konsultasi dengan

mentor

Dukungan rancangan aksi

perubahan

Foto

11

Septemb

er 2020

Rapat Evaluasi

pembuatan

aplikasi

Ujicoba aplikasi dengan

Tim Kerja, sebagian

pimpinan dan pengelola

surat

Foto

16

Septemb

er 2020

Konsultasi dan

koordinasi dengan

Coach

Penyampaian kelengkapan

administrasi RAP

Foto

02

Oktober

2020

Konsultasi dan

koordinasi dengan

Coach

Pelaporan persiapan

Seminar RAP

Foto

6

Oktober

2020

Konsultasi dan

koordinasi dengan

Coach

Pelaporan persiapan

Seminar RAP

Foto