Lampiran Menghantar Emel Sekolah
-
Upload
hanif-harun -
Category
Documents
-
view
283 -
download
0
Transcript of Lampiran Menghantar Emel Sekolah
-
7/30/2019 Lampiran Menghantar Emel Sekolah
1/7Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangorppkjps2012
Lampiran 1
PANDUAN MENGHANTAR E-MEL
a) Surat Siaran/Pekeliling daripada Kementerian Pelajaran Malaysia dan agensi lain
Buat surat iringan yang akan ditandatangan oleh
Pengarah Pelajaran Selangor/Timbalan Pelajaran Selangor/ Ketua Sektor
Surat yang telah ditandatangan dan surat siaran/pekeliling perlu diimbas menggunakan mesin
pengimbas untuk menukar surat menjadi format PDF atau Imej (jpg)
Lampirkan surat iringan dan surat siaran/pekeliling.File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb
jika lebih , perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar
Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel.
(Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami)
Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :-
Kepada Ketua Sektor/Kepada Pengetua dan Guru Besar/ Penolong Kanan dsb
Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera
(Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel)Nyatakan nama dan jawatan penghantar)
Ayat yang dirangka perlu disemak dan diperaku oleh Ketua Sektor/Ketua Sektor/Pengetua/Guru
Besar sebelum dihantar ke penerima
Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerima
Pastikan alamat penerima betul
(hanya alamat emel penerima yang rasmi sahaja digunakan)
Tentukan kaedah bagaimana hendak mengenalpasti emel telah dibaca oleh penerima
(rujuk Lampiran Teknikal-Lampiran 3)
-
7/30/2019 Lampiran Menghantar Emel Sekolah
2/7Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangorppkjps2012
Lampiran 2
PANDUAN MENGHANTAR E-MEL
b) Surat daripada JPN ke sekolah dan daripada sekolah ke JPN
Buat surat iringan yang akan ditandatangan oleh
Pengarah Pelajaran Selangor/Timbalan Pelajaran Selangor/ Ketua Sektor (JPN)
Pengetua/Guru Besar (sekolah)
Surat yang telah ditandatangan dan surat siaran/pekeliling perlu diimbas menggunakan mesin
pengimbas untuk menukar surat menjadi format PDF atau Imej (jpg)
Lampirkan surat tersebut di dalam emel.File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih ,perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar
Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel.
(Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami)
Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :-
Kepada Ketua Sektor/Kepada Pengetua dan Guru Besar/ Penolong Kanan dsb
Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera(Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel)
Nyatakan nama dan jawatan penghantar)
Ayat yang dirangka perlu disemak dan diperaku oleh Ketua Sektor/Ketua Sektor/Pengetua/Guru
Besar sebelum dihantar ke penerima
Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerima
Pastikan alamat penerima betul
(hanya alamat emel penerima yang rasmi sahaja digunakan)
Tentukan kaedah bagaimana hendak mengenalpasti emel telah dibaca oleh penerima
(rujuk Lampiran Teknikal-Lampiran 3)
-
7/30/2019 Lampiran Menghantar Emel Sekolah
3/7Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangorppkjps2012
Lampiran 3
PANDUAN MENGHANTAR E-MEL
c) Permintaan Mengisi Maklumat (Daripada JPN ke Sekolah)
Buat surat arahan yang berkaitan dan ditandatangan olehPengarah Pelajaran Selangor/Timbalan Pelajaran Selangor/ Ketua Sektor (JPN)
(Pastikan surat arahan jelas dan mudah difahami oleh penerima untuk mengisi maklumat di
dalam sistem yang diberi)
Surat yang telah ditandatangan perlu diimbas menggunakan mesin pengimbas untuk menukar
surat menjadi format PDF atau Imej (jpg)
Lampirkan surat arahan dan program yang perlu diisi oleh penerima. Kaedah yang paling baikadalah menggunakan program MS Excel
Program ini mudah dan tidak terlalu bear saiznya
File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih , perlu dimampatkan (compress) dengan
sistem winzip atau winrar
Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel.
(Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami)
Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :-Kepada Pengetua dan Guru Besar/ Penolong Kanan dsb
Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera
(Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel)
Nyatakan nama dan jawatan penghantar)
Ayat yang dirangka perlu disemak dan diperaku oleh Ketua Sektor/Ketua Sektor/Pengetua/Guru
Besar sebelum dihantar ke penerima
Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerima
Pastikan alamat penerima betul
(hanya alamat emel penerima yang rasmi sahaja digunakan)
Tentukan kaedah bagaimana hendak mengenalpasti emel telah dibaca oleh penerima
(rujuk Lampiran Teknikal-Lampiran 3)
-
7/30/2019 Lampiran Menghantar Emel Sekolah
4/7Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangorppkjps2012
Lampiran 4
PANDUAN MENGHANTAR E-MEL
d) Panduan Menghantar Maklumat dalam sistem ke JPN oleh Pihak Sekolah
Muat turun sistem yang diterima menerusi emel daripada pihak JPN beserta surat arahan danPanduan Mengisi Maklumat (jika ada)
Isi maklumat yang diperlukan di dalam sistem.
Setelah siap , sistem ini perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar
sekiranya file sistem tersebut bersaiz melebih 25Mb
Buat surat iringan yang berkaitan dan ditandatangan oleh
Pengetua/Guru Besar
Surat yang telah ditandatangan perlu diimbas menggunakan mesin pengimbas untuk menukar
surat menjadi format PDF atau Imej (jpg)
Lampirkan surat tersebut di dalam emel.File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih ,
perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar
Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel.(Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami)
Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :-
Kepada Pengarah/Ketua Sektor dsb
Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera
(Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel)
Nyatakan nama dan jawatan penghantar)
Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerimaPastikan alamat penerima betul
(hanya alamat emel penerima yang rasmi sahaja digunakan)
Tentukan kaedah bagaimana hendak mengenalpasti emel telah dibaca oleh penerima
(rujuk Lampiran Teknikal-Lampiran 3)
-
7/30/2019 Lampiran Menghantar Emel Sekolah
5/7Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangorppkjps2012
Lampiran 5
PANDUAN MENGHANTAR E-MEL
e) Panduan Mengisi Maklumat di dalam sistem Google Docs
Apabila menerima emel yang memerlukan pihak sekolah mengisi maklumat di dalam sistem
berasaskan Google Docs
Pegawai bertanggungjawab perlu memahami arahan yang diemel kepada sekolah.
Capaian sistem ini tidak boleh dibuat di luar emel sekolah.
Klik pada capai urlyang disertakan di dalam emel.
Satu paparan samada dalam bentuk boring (Form) atau Helaian elektronik (spreadsheet)akan muncul
Isi maklumat yang dikehendaki pada ruangan-ruangan yang disediakan.
Setelah siap mengisi maklumat yang dikehendaki klik butan SUBMIT
Maklumat sekolah akan diterima oleh pihak JPN.
Elakkan daripada mengisi maklumat berulangkali kerana setiap kali butang submit ditekan
maklumat akan dihantar lebih daripada sekali.Pastikan semua maklumat yang diperlukan dikumpul terlebih dahulu sebelum mengisi ke dalam
sistem Google Docs
Pihak sekolah tidak perlu menjawab emel seperti ini
-
7/30/2019 Lampiran Menghantar Emel Sekolah
6/7Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangorppkjps2012
Lampiran 6
PERANAN PEGAWAI PEMBUKA E-MEL
1. Membuka e-mel 3 kali sehari iaitu :a) Sekali pada waktu pagib) Sekali pada waktu tengaharic) Sekali pada waktu petang
2. Apabila membuka e-mel, pegawai yang bertanggungjawab perlu :-a) Mencetak emel yang diterima (Klik logo printer dipenjuru atas sebelah kanan)b) Pegawai pembuka e-mel perlu memuat turun semua lampiran yang disertakan untuk
dicetak, dicop tarikh penerimaan dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk diminitkan kepada pegawai yang terlibat dan untuk dibuat tindakan
c) Sekiranya e-mel yang dihantar perlu dijawab menggunakankan kaedahRequest read receiptsila rujuk Lampiran Teknikal -Lampiran 2 (Paparan pada
penerima e-mel selepas membuka e-mel ) Tak perlu klik reply
d) Sekiranya e-mel yang dihantar perlu dijawab dalam bentuk capai url yang diberi(dalam bentuk google docs). Pegawai yang terlibat perlu klik capaian yang
diarahkan dan jawab borang yang diberi kemudian klik Submit
e) Capaian yang diberi hanya boleh diakses daripada e-mel rasmi sekolah yangmenggunakan domain @btpnsel.edu.my TIDAK boleh dibuka daripada alamat e-meldaripada domain @moe.gov.my atau @gmail.com atau @yahoo.com dan
sebagainya.
f) Semua e-mel perlu dijawab dalam tempoh 2 hari daripada tarikh diterima.3. Memadam e-mel yang lama.
i) Menjadi tanggungjawab pegawai membuka e-mel untuk memastikan inboxe-mel tidak penuh.
ii) Buang e-mel yang dirasakan sebagai sampah dan yang tidak berkaitan denganorganisasi.
iii) Backup secara berkala e-mel yang lama di dalam PC atau CD untuk rujukan.
-
7/30/2019 Lampiran Menghantar Emel Sekolah
7/7Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor
Lampiran a
Contoh Penghantaran Emel
(TINDAKAN SEGERA)
Assalamualaikum / Salam 1 Malaysia
Kepada :
Pengetua/Guru Besar
Tuan,
Merujuk perkara di atas, diharap pihak tuan dapat mengambil tindakan segera
berdasarkan surat yang dilampirkan
Sekian terima kasih
..
(MOHD ZAKIYUDDIN BIN ABDUL HAMID)
Peno;ong Pengarah Kanan
Sektor Pengurusan Maklumat dan ICT,
Jabatana Pelajaran Selangor
No. Tel : 0355182148
Emel : [email protected]
Nyatakan bentuk
tindakan samada
TINDAKAN SEGERA atau
MAKLUMAN
Nyatakan kepada siapa emel ditujukan
(untuk tindakan siapa)
Ayat hendaklah ringkas dan jelas,
nyatakan apa yang perlu penerima
lakukan
Nyatakan nama pengirim, jawatan,
sektor dan no telefon
mailto:[email protected]:[email protected]