Microsoft Access

Nozioni di base

Contatti:

Dott.ssa Silvia Bonfanti – silvia.bonfanti@unibg.it

Introduzione

• In questa lezione vedremo lo strumento Microsoft Access ed impareremo come realizzare con esso una base di dati.

• In particolare vedremo come: • Creare uno schema di basi di dati

• Popolare lo schema (inserire tuple nella base di dati)

Microsoft Access

Microsoft Access è un DBMS (Database Management System) relazionale con il quale si può:

• Specificare in modo grafico lo schema di una base dati

• Specificare in modo grafico le interrogazioni alla base dati

• Definire delle maschere (form) grafici per l’accesso alle informazioni contenute nella base dati

• Definire la struttura di reports per la stampa delle informazioni estratte dalla base dati

Primo passo

Apertura dell’applicazione Microsoft Access

Alla sua apertura il sistema chiederà se si vuole: • Creare un nuovo database (database vuoto)

• Aprire un database esistente

• Creare un nuovo database utilizzando dei modelli già definiti (es: pipeline di vendita, inventario beni, ecc.)

Se si sceglie di creare un database nuovo come prima cosa dovremo scegliere il nome del database che vogliamo creare

Il database file

Ogni base di dati sarà costituita da un file, con estensione .accdb per MS 2010 e successive (.mdb per versioni precedenti 2002-2003)

Il database file contiene tutti i dati e gli elementi che costituisco la base di dati.

Questi sono:

• Tabelle (con informazioni sullo schema ed i dati)

• Queries

• Maschere (form)

• Reports

Oggetti di Microsoft Access

Tabelle

• Strutture che contengono le informazioni

Query

• Strumento di estrazione delle informazioni di interesse

Maschere

• Interfaccia grafica di una tabella

Report

• Strumento in grado di generare un documento stampabile da una tabella

LIVELLO

DATABASE

LIVELLO

APPLICAZIONE

Oggetti di Microsoft Access

Tabelle

• Strutture che contengono le informazioni

Query

• Strumento di estrazione delle informazioni di interesse

Maschere

• Interfaccia grafica di una tabella

Report

• Strumento in grado di generare un documento stampabile da una tabella

LIVELLO

DATABASE

LIVELLO

APPLICAZIONE

Basi di dati

• Una base di dati consiste in una raccolta strutturata di informazioni

• All’interno di una base di dati relazionale i dati sono organizzati in tabelle (anche dette relazioni)

Base di datiInsieme di

tabelle

Tabelle

• Le tabelle (in Microsoft Access) si compongono di:• nome

• attributi/campi/colonne

• Istanze: righe/records

Nome

C1 C2 C3

Tabelle

• Le tabelle (in Microsoft Access) si compongono di:• nome

• attributi/campi/colonne

• Istanze: righe/records

Nome

C1 C2 C3

Nome e attributi sono parte dello SCHEMA (o STRUTTURA)

della base di dati

Esempio

Query

Maschere

• La maschera è un oggetto che viene realizzato per mostrare, modificare e immettere i record in modo più intuitivo rispetto alla visualizzazione “foglio dati”.

Report

Visualizzare, formattare e riepilogare dati estratti da un

database

Visualizzazione e Oggetti

Ogni oggetto ha due modalità di visualizzazione:

Struttura

• che consente la creazione dell’oggetto, definendo ogni sua componente

Foglio dati

• che consente l’inserimento, la modifica, la visualizzazione del contenuto dell’oggetto

Progettazione di una base di dati (1)

Si parte dalla Progettazione concettuale

Rappresentazione formale e astratta della realtà di interesse, indipendentemente dai criteri di rappresentazione del DBMS

Il prodotto è lo schema concettuale rappresentato attraverso un modello concettuale dei dati (Entità-Relazione: E-R)

Progettazione di una base di dati (2)

Il secondo passo è la Progettazione logica

Lo schema concettuale viene tradotto in un modello logico dei dati (solitamente uno schema relazionale) in cui si definisce come i dati sono organizzati e quali vincoli devono essere rispettati

Le scelte progettuali di tale fase devono prende in considerazione anche aspetti di ottimizzazione da effettuarsi sui dati

Progettazione di una base di dati (3)

Il terzo passo è la Progettazione fisica

Lo schema logico realizzato viene implementato in un sistema di gestione di base di dati (DBMS)

ES: Oracle, Microsoft SQL Server, IBM DB2, MySQL, Microsoft Access

Specifica di tabelle in MS Access

Ogni tabella ha un nome (non posso esistere due tabelle con lo stesso nome)

Una tabella è strutturata in attributi (o campi), all’interno di una tabella ogni attributo devo avere nome diverso.

Ad ogni attributo è associato un tipo di dato che rappresenta il tipo di informazione che il campo dovrà ospitare (es: numerico, testo, data, ecc.)

Tipi di dato in MS Access (1)

Nome Descrizione

Testo Si usa per inserire testo o combinazioni di testo e numeri o, ancora, numeri che

non richiedono calcoli, come i numeri di telefono. Possono essere inseriti al

massimo 255 caratteri.

Memo Testo lungo più di 255 caratteri. Si usa per note e commenti.

Numerico Dati numerici utilizzati in calcoli matematici

Data e ora Una variante del tipo numerico. Valori data e ora per gli anni da 100 a 9999.

Valuta Valori per valuta e dati numerici utilizzati in calcoli matematici che impiegano

dati contenenti da una a quattro posizioni decimali. Tali numeri hanno fino a

quattro cifre a destra e 15 a sinistra del separatore decimale.

Numerazione automatica Numero sequenziale univoco, cioè incrementato di un’unità, o numero casuale

assegnato da Access ogni volta che viene aggiunto un nuovo record a una tabella.

È il tipo di campo che viene usato per le chiavi primarie numeriche.

Tipi di dato in MS Access (2)

Nome Descrizione

Si/No (Anche detto Booleano) Accetta un valore scelto tra due possibili (Sì/No,

True/False, On/Off). Utile per i campi che prevedono caselle di controllo.

Calcolato È una novità di Access 2010. Il contenuto di questo tipo di campi viene creato

automaticamente da Access sulla base di un calcolo specificato dallo

sviluppatore.

Oggetto OLE Un oggetto, come un foglio di calcolo di Microsoft Excel, un documento di

Microsoft Word, grafici, suoni, immagini o altri dati binari, collegati o incorporati

in una tabella di Microsoft Access.

Collegamento

ipertestuale

Testo (o combinazioni di testo e numeri memorizzate come testo) utilizzato come

collegamento ipertestuale.

Ricerca guidata Non è un vero e proprio tipo di dati, ma crea un campo che consente di scegliere

un valore da un’altra tabella o da un elenco di valori.

Allegato Permette di memorizzare nel database file come immagini, documenti Word, file

.pdf… I file memorizzati in questi campi vengono effettivamente inseriti nel

database.

Le Proprietà di Tabella

Per ogni tabella è possibile specificare alcune proprietà

Ad esempio:

Descrizione: consente di associare una descrizione alla tabella (es: tabella contenente i clienti)

Valido se: consente di immettere dei controlli sui dati inseriti andando a specificare delle condizioni logiche.

Messaggio di errore: messaggio che compare nel caso non siano soddisfatte le condizioni specificate nel campo Valido se

Le Proprietà di Campo

Per ogni attributo/campo di una tabella è possibile specificare alcune proprietà (le proprietà posso cambiare a seconda del tipo di dato dello specific campo).

Ad esempio:

• Formato: in tipi di dato (ad esempio le Date) è possibile scegliere il formato di visualizzazione (es: 12-03-19, 12 Marzo 2019, ecc.)

• Valore predefinito: valore immesso automaticamente nel campo per i nuovi elementi

• Valido se: espressione che limita i valori che è possibile immettere nel campo (es: >10, >=Data())

• Messaggio di errore: messaggio che compare nel caso non siano soddisfatte le condizioni specificate nel campo Valido se

• Richiesto: (SI/NO) specifica se l’immissione del dato nel campo è obbligatoria o meno.

• Indicizzato: permette di specificare se sul campo deve essere creato un indice o no. In caso affermativo bisogna indicare se nel campo sono ammessi valori duplicati.

Indici in MS Access

È possibile specificare se su di un determinate campo di una tabella si vuole creareun indice.

I valori ammessi sono:

• No: Impostazione predefinita (Nessun indice).

• Sì (con duplicati): L'indice consente di inserire valori duplicati in quel campo.

• Sì (senza duplicati): L'indice non consente di inserire valori duplicati in quel campo.

L’indice in Access aiuta a localizzare e ordinare le informazioni rapidamente, soprattutto nell’ambito di tabelle estese.

Non è possibile indicizzare campi contenenti il tipo di dati Memo, Collegamento ipertestuale o Oggetto OLE.

Se la chiave primaria di una tabella è un campo singolo, la proprietà è automaticamente impostata a Sì (senza duplicati).