La valutazione e la formazione come leva di gestione ... · Dossier e sviluppo delle competenze 17...

La valutazionee la formazione

come leva di gestione strategica del personale

[sistemi informativi integrati a supporto]

Case history Azienda Usl di Parma

18 Maggio 2012 | Exposanità

Luciano Ferrari, Azienda Usl di Parmawww.ausl.pr.it | e-mail [email protected] |

Servizio Sviluppo Organizzativo e progettazione

e UO Formazione Aziendale

Case history

Azienda Usl di Parma

Il sistema informativo della

formazione

Exposanità 2012 Luciano Ferrari – Azienda Usl di Parma

Quesito di fondo

• E’ possibile profilare le competenze di un professionista del SSN

• ai fini delle attività per i pazienti

• e la valutazione della performance?

• Parole chiave:

•Formazione

•Competenze

•Leva strategica del personale

•Sistema informativo

3


Agenda

• Focus sull’evoluzione degli aspetti organizzativi

• Ruolo della formazione nel contesto organizzativo

• L’evoluzione del sistema ECM e l’avvio dei dossier

• Il ruolo del sistema informativo

• Sviluppo dei Dossier Formativi

• Lo sviluppo del WEB

• Lo sviluppo delle competenze

• Quale integrazione?

4


Antecendenti

• Marzo 2009

• Esigenza della Direzione di trovare una forte congruenza

tra gli strumenti di programmazione, in particolare:

• Piano delle Azioni

� Costruito dai Dipartimenti sulla base degli obiettivi regionali e

aziendali che non trovava indicazione delle correlate esigenze

formative

• Piano delle Attività Formative

� Che presentava modalità di costruzione e validazione con livelli di

autoreferenzialità (forte centratura su proposte formative connesse

alle competenze tecnico professionali)

• Sistema informativo della formazione

� Orientato a rispondere ad esigenze di rendicontazione (archivio

eventi e rilascio attestazioni ECM)

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Cambiamento di paradigma

• Passaggio graduale da una funzione operativa ad una funzione strategica

• Dalla gestione del catalogo degli eventi proposti (formazione = ECM)

• Ad una nuova strategia fondata sul processo formativo come leva per il miglioramento dei percorsi assistenziali che ha come riferimento

• gli obiettivi aziendali e

• lo sviluppo delle competenze personali

• COME• Con forte coinvolgimento (da subito) della rete dei

referenti dipartimentali della formazione

• Con una necessità cogente di orientare da subito ilsistema informativo alle nuove esigenze

• Con il confronto con realtà esterne: partecipazione ad una Comuntà di pratica (Cerismas)

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Focus strategico vs focus tradizionale

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FOCUS TRADIZIONALE FORMAZIONE FOCUS STRATEGICO FORMAZIONE

Focus sui fabbisogni formativi segnalati

dai professionisti

Focus sui fabbisogni organizzativi e sulle

competenze da sviluppare

Orientamento all’evento formativoOrientamento al processo formativo

(Dossier, Eventi, Valutazione)

Orientamento a soluzioni formative

precostituite (progetti formativi

strutturati)

Le varie metodologie formative si

collocano in un’ottica di apprendimento

e cambiamento

Valutazione apprendimento opzionaleValutazione rispetto ai risultati attesi

(audit dipartimentali)

Qualità misurata sul successo dell’eventoQualità misurata in termini di contributo

al miglioramento (impatto operativo)


Lo sviluppo della formazione e delle competenze professionali

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LIVELLO ADare evidenza alla

formazione conseguita

(Eventi + attestati)

LIVELLO BProgrammare i percorsi formativi

in linea con gli obiettivi di sviluppo

LIVELLO C Dare evidenza alle competenze acquisite

(professionista/gruppo)

LIVELLO D Sviluppare le competenze

(raccordo con competenze attese)

Gestione

integrata del

DF con il

sistema del

personale:

valutazione

dei

professionisti

e sviluppo individuale

Modello elaborato nell’ambito della Comunità di pratica dei

referenti dello sviluppo organizzativo e della formazione


Visione del processo formativo

• Visione macro (organizzazione)

• Competenze come fattori strategici di sviluppo dell’organizzazione

• Visione strategica

• Visione micro (professionista)

• Dalla conoscenza alla competenza sviluppata con l’esperienza in un contesto professionale

• Dalla competenza tecnica alle competenze in una rete multiprofessionale e multidisciplinare

• Organizzative, relazionali, ricerca, ….

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Evoluzione sistema ECM e Dossier Formativo

• Il riordino della formazione ECM • pone l’esigenza di avviare in via sperimentale il dossier

formativo individuale (e di gruppo)

• Il dossier formativo deve diventare • il cardine per lo sviluppo delle competenze dei singoli

professionisti e delle loro aree di appartenenza (una sorta di piano di studi)

• Vi è quindi un’esigenza di un cambiamento di prospettiva nella valutazione dei fabbisogni formativi • che deve porre al centro le competenze delle persone per

il miglioramento dei processi di assistenza e cura

• Diventa fondamentale il ruolo:• Il ruolo delle articolazioni (e della rete dei referenti)

nell’analisi dei fabbisogni• La presenza di un sistema informativo

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La progettazione del

sistema informativo

per la gestione

del dossier formativo

11


Attività di progettazione

• In coerenza con l’evoluzione normativa nazionale e

su mandato dell’ASSR RER nel 2010 è stato avviato

un percorso sperimentale con altre Aziende della

Regione (Imola, Forlì, Cesena) finalizzato a definire:

• un modello omogeneo di Dossier Formativo che

rispondesse al quadro di riferimento regionale e

garantisse le specificità aziendali

• una possibile struttura di sistema informativo

(fattore indispensabile per la gestione dei Dossier)

12


11°° requisito: Pensare la formazione come processorequisito: Pensare la formazione come processo

13

AREA SISTEMA

INFORMATIVOAREA SISTEMA

OPERATIVO

1. ANALISI

DEI BISOGNI

(Dossier - PAF)

2. PROGETTAZIONE

(Catalogo eventi)

4. VALUTAZIONE

DEI RISULTATI(RAF) – Valutazione Dip.

3. AZIONE

FORMATIVA

(Gestione evento)


Verso il dossier formativo

• Strumento che accompagna l’organizzazione e il

professionista

• Deve consentire di:• programmare la formazione di gruppo e individuale

• rendere esplicito e visibile il proprio percorso formativo (evidenze

dell’attività svolta)

• valutare la pertinenza e la rilevanza delle azioni formative frequentate

in rapporto al proprio lavoro.

• (valutazione di coerenza tra la formazione programmata/realizzata e i bisogni

individuali/di gruppo/aziendali dei professionisti).

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Dossier formativo di gruppo

• E’ un documento di programmazione

• Due macro tipologie:

• Dipartimentale

•Costruito dai Dipartimenti con l’indicazione degli obiettivi formativi riferiti all’organizzazione e alle persone (competenze)

• Trasversale

• Identifica i dossier relativi a progetti formativi organizzati a livello aziendale (corsi obbligatori, ) che hanno una ricaduta sui dipartimenti (es. Case della Salute, Sicurezza, Rischio, Governo clinico, Ricerca, ecc.)

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Bisogni formativi: verso il dossier formativo

• Ruolo delle articolazioni nell’analisi dei fabbisogni• Gli obiettivi formativi che andranno a caratterizzare i dossier diventano

argomento di discussione ed elaborazione all’interno dei Dipartimenti.

• Riferimenti documentali

� Piano Sanitario e linee programmazione regionale

� Il Piano Attuativo Locale e Piano delle Azioni

� Il Piano delle attività formative (PAF) dell’anno precedente per le indicazioni di processi pluriennali o di priorità stabilite e non realizzate

• Riferimenti organizzativi

� Lo sviluppo delle competenze dei professionisti

� Le criticità organizzative rilevanti o connesse a processi di cambiamento.

� L’inserimento di nuovi operatori-professionisti o di nuove tecnologie.

• Focus sulle competenze:• Individuazione di 4 aree • Collegamento con la programmazione dei dossier

• Aspettative rispetto alle competenze dei professionisti• Aspettative rispetto ai processi organizzativi

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Dossier e sviluppo delle competenze

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1. INDIVIDUAZIONE

COMPETENZE Analisi attività e processi

2. TRADUZIONE IN

COMPORTAMENTIAdattamento al contesto

3. MAPPATURA

DELLE COMPETENZECompetenze attese per ruolo

4. GESTIONE

DELLE COMPETENZESistema integrato di sviluppo

Analisi gap

Piano formativo

Valutazione

Dizionario

delle

competenze

Sviluppo

professionale

Dossier formativo di

gruppo e individuale

CAPITALE

INDIVIDUALE

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• Benessere organizzativo

• Valorizzazione processi

relazionali

• Relazioni con utente-

famiglia

• Comunicazione pubblica

• Benessere organizzativo

• Valorizzazione processi

relazionali

• Relazioni con utente-

famiglia

• Comunicazione pubblica

• Accessibilità

• Clinical competence

• Continuità

assistenziale

• Appropriatezza

• Competenza tecnica

• ICT Utilizzo

tecnologie

• Accessibilità

• Clinical competence

• Continuità

assistenziale

• Appropriatezza

• Competenza tecnica

• ICT Utilizzo

tecnologie

• Accreditamento / qualità

• Audit e confronto fra pari

• Gruppi di miglioramento

• Ricerca

• Innovazione

• Formazione attiva

• Accreditamento / qualità

• Audit e confronto fra pari

• Gruppi di miglioramento

• Ricerca

• Innovazione

• Formazione attiva

• Management

• Programmazione

• Processi organizzativi

• Sistema informativo e

valutazione

• Management

• Programmazione

• Processi organizzativi

• Sistema informativo e

valutazione

Aree di classificazione delle competenze

1COMPETENZE

TECNICO

PROFESSIONALI

2COMPETENZE

TRASVERSALI E

RELAZIONALI

3MIGLIORAMENTO

CONTINUO E

RICERCA

4COMPETENZE

ORGANIZZATIVE E

MANAGERIALI

Analisi dei fabbisogni per profilo professionale

19

Tecnico-

profess.

Tecnico-

profess.

Valutazione Criticità - MiglioramentoValutazione Criticità - Miglioramento

Competenze atteseCompetenze attese

Trasversali

relazionali

Trasversali

relazionaliMigliora-

mento

Migliora-

mentoMana-gementMana-gement

Competenze posseduteCompetenze possedute

Tecnico-

profess.

Tecnico-

profess.Trasversali

relazionali

Trasversali


mento

Migliora-

mentoMana-gementMana-gement

Programma di sviluppo attraverso la formazioneProgramma di sviluppo attraverso la formazione

Tecnico-profess.Tecnico-profess. Trasversali

relazionali

Trasversali

relazionaliMana-

gement

Mana-

gementPROFILO PROFESSIONALE APROFILO PROFESSIONALE A PRIORITA’

Trasversali

relazionali

Trasversali


mento

Migliora-

mentoPROFILO PROFESSIONALE BPROFILO PROFESSIONALE B PRIORITA’


Relazioni tra Dossier ed Eventi

20

Dossier di gruppoDossier di gruppo

Tipo

dossier

Tipo

dossierArea compet.Area compet. Obiettivo

(Area )

Obiettivo

(Area )Target (figura

pr.)

Target (figura

pr.)

Anagrafica dipendentiAnagrafica dipendenti

Tipo

dossier

Tipo

dossierMatricola

dipend.

Matricola

dipend.Cognome

Nome

Cognome

NomeTarget (figura

pr.)

Target (figura

pr.)

Catalogo eventiCatalogo eventi

Titolo

evento

Titolo

eventoArea compet.Area compet. Obiettivo

(Area )

Obiettivo

(Area )Matricola

(partecip.)

Matricola

(partecip.)

Dossier individualeDossier individuale

Obiettivo

evento real.

Obiettivo

evento real.Matricola

dipend.

Matricola

dipend.Obiettivo

atteso DFG

Obiettivo

atteso DFGTarget (figura

pr.)

Target (figura

pr.)


Programmazione formazione

• La programmazione dipartimentale si traduce nei Dossier

formativi di gruppo (articolazione)

• Programmazione in 2 step:

1. MACROPROGRAMMAZIONE

Definizione degli obiettivi triennali per UO

• Per ogni area di competenze

• Gli obiettivi sono specifici e rappresentano una sorta di

classificatori tematici dei corsi che verranno sviluppati.

2. MICROPROGRAMMAZIONE

Definizione degli eventi

• Devono fare riferimento agli obiettivi

21


Scheda dossier di gruppo

22

Scheda dossier formativo di gruppo

Articolazione 010100 Dipartimento X

Periodo 2011-2013

Tipo Dossier [ ] Dipartimentale

[ ] Trasversale

[ ] Specifico

[ ] Obbligatorio

Target

Area 1 Competenze tecnico-professionali

Cod Obj Obiettivo formativo Aspettative interne

rispetto alle persone

Impatto atteso

sull’organizzazione Target

Metodologia

formativa (FR/FSC/FE/FAD)

Peso

obiettivo

1.

2.

3.

4.

5.

Area 2 Competenze trasversali relazionali



Impatto atteso


Metodologia


Peso

obiettivo

1.

2.

3.

4.

5.

Area 3 Miglioramento continuo ricerca e innovazione



Impatto atteso


Metodologia


Peso

obiettivo

1.

2.

3.

4.

5.

Area 4 Competenze organizzative e management



Impatto atteso


Metodologia


Peso

obiettivo

1.

2.

3.

4.

5.

Exposanità 2012 Luciano Ferrari – Azienda Usl di Parma23


Scheda dossier individuale

24

Scheda report dossier formativo individuale

Periodo 2011-2013

Matricola 010101

Dipendente Cognome e nome

Ruolo Ruolo Profilo Posizione

Target Indicazione del target di appartenenza

Area 1 Competenze tecnico-professionali (obiettivi attesi: dossier di gruppo)

Cod Obj Obiettivo formativo atteso Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD)

Peso

obiettivo

1.

2.

Area 1 Competenze tecnico-professionali (obiettivi raggiunti: corsi frequentati)

Cod Obj Obiettivo formativo Titolo corso N. ore ECM

Metodologia


Peso

obiettivo

1

2

Area 2 Competenze trasversali relazionali (obiettivi attesi: dossier di gruppo)


Peso

obiettivo

1.

2.

Area 2 Competenze trasversali relazionali (obiettivi raggiunti: corsi frequentati)


Metodologia


Peso

obiettivo

1

2

Area 3 Miglioramento continuo, ricerca e innovazione (obiettivi attesi: dossier di gruppo)


Peso

obiettivo

1.

2.

Area 3 Miglioramento continuo, ricerca e innovazione (obiettivi raggiunti: corsi frequentati)


Metodologia


Peso

obiettivo

1

2

Area 4 Competenze organizzative e management (obiettivi attesi: dossier di gruppo)


Peso

obiettivo

1.

2.

Area 4 Competenze organizzative e management (obiettivi raggiunti: corsi frequentati)


Metodologia


Peso

obiettivo

1

2

Anagrafica

Programmazione

Realizzazioni

Da integrare con

Valutazione e

Autovalutazione


Scheda dossier individuale

25

Scheda report dossier formativo individuale

Periodo 2011-2013

Matricola 010101

Dipendente ROSSI MARIO

Ruolo Ruolo Profilo Posizione

Target COORDINATORE

Area 3 Miglioramento continuo, ricerca e innovazione (obiettivi attesi: dossier di gruppo)


Peso

obiettivo

1. Sviluppare competenze gestione audit FR - FSC A

2. Sviluppare competenze per ricerche bibliografiche FR M

3. Conoscenze su sistema di accreditamento FR - FSC B

4.

Area 3 Miglioramento continuo, ricerca e innovazione (obiettivi raggiunti: corsi frequentati)


Metodologia


Peso

obiettivo

1 Audit Corso su audit clinico 20 20 FR A

2 Audit Organizzazione di audit interno 12 8 FSC A

3 Ricerca Utilizzo fonti bibliografiche 8 8 FR M

4


GESTIONE SOFTWARE DOSSIER

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Obiettivi formativi

Aspettative rispetto alle competenze

Codifica competenze

Impatto atteso sui processi organizzativi

Peso dell’obiettivo


Gestione software dossier

27

Individuazione delle figure target (anche nominale collega a Anagrafe Personale)


Gestione SOFTWARE competenze

28

Le competenze definite all’interno delle

4 aree sono collegate ai 29 obiettivi

dell’Accordo Stato Regioni per la

rendicontazione al Cogeaps


Procedura WEB

• Sulla base dei confronti con i referenti della formazione

è stata avviata la progettazione e realizzazione di una

procedura WEB (utilizzabile nei singoli reparti) per:

• Avere la reportistica online

• Inserire gli obiettivi del Dossier Dipartimentale

• Inserire le proposte di eventi formativi:

•Proposta

•Proposta da inviare in accreditamento

•Proposta per la formazione esterna

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Esempio di proposta WEB

30


Indicatori di processo

31

Descrizione Modalità di rilevazione Standard atteso

Programmazione

generale

N. eventi programmati per Area / N. eventi totali

* 100

Obiettivo

aziendale

Programmazione

specifica

N. eventi programmati (da articolazione) per Area

/ N. eventi totali programmati dall’articolazione

*100

Obiettivo

aziendale

Descrizione Modalità di rilevazione Standard atteso

Programmazione

generale

N. eventi programmati riferiti a Dossier di gruppo

/ N. eventi programmati * 100

80%

Programmazione

articolazione

N. eventi programmati dall’articolazione riferiti a

Dossier di gruppo / N. eventi programmati

dall’articolazione * 100

80%

Programmazione per

Area

N. eventi programmati per Area riferiti a Dossier

di gruppo / N. eventi programmati per Area * 100

80%

Indicatori di processo

Indicatori di processo Dossier di gruppo

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Sviluppo competenze

e

sistema informativo


Formazione e sviluppo competenze

• Avviato un processo riferito a coordinatori e a dirigenti di

struttura semplici nella seguente modalità:

• Costituzione di un gruppo di lavoro

• Costruzione di una scheda di valutazione delle competenze

(non tecnico-professionali)

• Rilevazione e valutazione delle competenze

• Costruzione di un dossier formativo trasversale

informatizzato con identificazione nominale dei target

• Case della Salute

• Ricerca clinica

• Funzioni di coordinamento

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Altri strumenti tecnologici di supporto

• Utilizzo di strumenti Web 2.0

• Attivo un portale FAD e di scambio per tutti i facilitatori delle Case

della Salute

• Attivo un blog di confronto sui Profili di Nucleo in cui vengono discussi

da parte dei medici di medicina generale temi quali l’appropriatezza,

l’aderenza terapeutica, ecc.

• Avviato un percorso sperimentale (Coltivare l’innovazione) basato su

tecnologie di tipo Web 2.0 che vede coinvolti in una forte relazione di

scambio un Dipartimento Ospedaliero ed un Dipartimento delle Cure

Primarie nell’ottica del miglioramento della continuità assistenziale e

dell’integrazione professionale

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Lavori in corso (medio periodo)

• Collegare in forma funzionale i processi della

formazione con quelli relativi alla gestione del

personale e alla valutazione (NIV)

• Collegare in maniera sistematica il piano della

performance organizzativa alla formazione per gli

aspetti di valutazione rispetto alle competenze

attese e alla performance individuale

35

Grazie per l’attenzione

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