La pianificazione finanziaria di progetto”€¦ · La gestione finanziaria di un progetto ai fini...
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”” La La pianificazione pianificazione finanziaria di finanziaria di
progettoprogetto””Corso in “LA GESTIONE FINANZIARIA DI UN PROGETTO AI FINI
DELLA RENDICONTAZIONE ”
A CURA DELL’ASSOCIAZIONE PRONEXUS
Reggio Calabria
La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 2
1.1.1 1.1.2 1.1.3
1.1
1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4
1.2
1.3.1 1.3.2
1.3
1
Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ?
Inviti Scelta sala Scelta menù Personale
Organizzazione
Cibi Bevande Vettovaglie Fiori
Acquisti
Sala Cucina Cottura Servizio
Preparazione
WBS - Cena di gala
SegreteriaSig.a Salvi
Ufficio P.R.D.ssa Paoli
Squadra Cucina1° Chef
Impresa di Trasporto
Squadra Camerieri
Ufficio ServiziSig. Ulivi
Resp. ProgettoDott. Galante
Passo 3 : RAM – Chi svolgerà le attività?
Passo 6 : Piano dei costi
Attività 1
Attività 2
Attività 3
Attività 4
Attività 5
Passo 4 : Diagr. di GanttQuando si svolgeranno le attività?
Passi per la pianificazionePasso 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?
Responsabileprogetto
Responsabile Ambito 1
Responsabile Ambito 2
Responsabile Ambito 3
Responsabile Attività 1.1
Responsabile Attività 1.2
Responsabile Attività 3.1
Responsabile Attività 3.3
Responsabile Attività 3.2
Passo 5 : CBS Quanto costerà?Costo Totale
Costoindiretto
Costodiretto
Costoambito1
CostoAmbito 3
Costo Ambito 2
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La WBS è una scomposizione gerarchica del progetto nei suoi elementi ed azioni costitutivi, generata allo scopo di migliorarne la gestione e il controllo.
WBS - Work Breakdown Structure: cos’è?
../lezione_m2/lezione_progettazione_pcm_def.ppt#35. Piano delle attività WBS - Work Breakdown Structureesempio_master.ppt#2. WBS esempio: Master post-laurea
Progetto
Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3
Attività 1.1 Attività 1.2 Attività 3.1 Attività 3.3Attività 3.2
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L’organizzazione del progetto
Dopo aver individuato le attività in cui si articola il progetto è possibile passare alla fase di assegnazione delle responsabilitàTali responsabilità possono riguardare:
La realizzazione di una o più attivitàIl coordinamento di un gruppo di attività
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OBS - Organization Breakdown Structure
L’attribuzione delle responsabilità avviene attraverso l’OBSÈ uno strumento che assegna alle persone appartenenti alla struttura organizzativa dell’ente di appartenenza o a consulenti esterni, la responsabilità dell’esecuzione dell’attività o della supervisione e coordinamento di raggruppamenti di attività.Si ottiene così una struttura organizzativa di progetto che individua responsabilità di tipo funzionale
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La OBS è una scomposizione gerarchica delle responsabilità di progetto, generata allo scopo di individuare univocamente i responsabili dei vari elementi del lavoro previsto. esempio_master.ppt#6. Diapositiva 6
OBS - Organization Breakdown Structure: cos’è?
Responsabileprogetto
Responsabile Ambito 1
Responsabile Ambito 2
Responsabile Ambito 3
Responsabile Attività 1.1
Responsabile Attività 1.2
Responsabile Attività 3.1
Responsabile Attività 3.3
Responsabile Attività 3.2
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La matrice attività/responsabilità1
Mette in relazione il lavoro definito dalla WBS con le unità organizzative/persone responsabiliL’attribuzione delle responsabilità avviene sulla base delle competenze possedute e sulla loro disponibilità a partecipare al progettoÈ utile identificare anche il tipo di responsabilitàrichiesto alle persone coinvolte
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La matrice attività/responsabilità2
L’assegnazione delle responsabilità può essere rappresentata in maniera efficace attraverso la correlazione degli elementi della WBS a quelli dell’OBSGraficamente tale correlazione si rappresenta attraverso una matrice che riporta gli elementi dell’OBS su un asse e quelli della WBS sull’altro
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Progetto
Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3 Ambito 4 4
Attività 3.1 Attività 3.2 Attività 3.3
RR
RR
CC
AA
“Chi”OBS
“Che cosa”WBS
II
RR
La matrice attività/responsabilità3
R: ResponsabileA: ApprovaC: CoinvoltoI: Informato
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La matrice attività/responsabilità4
Generalmente la matrice riporta:Nelle colonne i componenti della WBS (attività e compiti)Nelle righe le persone o i titoli o le funzioni (OBS)I simboli all’intersezione di righe e colonne indicano “chi fa cosa” con quale livello di responsabilità
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Pianificazione dei Work ElementUna volta individuate le attività(WBS) ed i Responsabili(OBS), si procede con l’assegnazione del budget delle attivitàPer ciascun Work Element, il Capo Progetto deve stabilire con il responsabile una stima di:
Impegno di risorse – Durata - Costi
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Attività 1Attività 2Attività 3Attività 4
Attività 5
GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT
Durata: Diagramma di GANTTIl diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto.
Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate
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Il DIAGRAMMA DI GANTT: scopo
Lo scopo di tale rappresentazione è:
definire il "cosa fare" in una certa quantitàdi tempo (durata);
definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento
avere un’indicazione sui costi in funzione del tempo
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Il DIAGRAMMA DI GANTT: dati per la redazione
I dati necessari alla redazione del diagramma di GANTT sono:
la data di inizio del progettol’elenco delle attivitàla definizione delle priorità di ciascuna attivitài tempi necessari a svolgere ciascuna attivitài responsabili di ciascuna attività
esempio_master.ppt#8. Diagramma di GANTT: esempio
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Assegnazione delle risorse
Come primo passo occorre assegnare, a ciascun WP le risorse necessarie:Per tipologia (quali)Per quantità (quante)
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Tipologia di Risorse 1
Risorse umanePer le risorse umane occorre:1. individuare le diverse tipologie di skill2. individuare se disponibili all’interno
dell’Ente/azienda3. stimare la quantità di lavoro
(tempo/uomo)
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Tipologia di Risorse 2
Risorse materialiPer le risorse materiali occorre distinguere:1. Risorse logistiche (sedi, sale riunioni,
sale conferenze…) 2. Attrezzature (Pc, work station,
videocamere, proiettori…)3. Materiali (materiali di consumo, materie
prime per prodotti specifici…))
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Per ogni elemento e di conseguenza per il progetto intero avremo:
Risorse complessive
RisorseComplessive
Risorse umane
Risorse materiali
Risorse umaneinterne
Risorse umane esterne
Risorselogistiche MaterialiAttrezzature
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Assegnazione di costi 1
Il costo delle risorse viene calcolato distinguendo tra:Risorse ad impiego(COSTO RISORSA per UNITA’ di TEMPO)*(DURATA
ATTIVITÀ)Es. Responsabuile progetto(300€ per giorno) *50gg
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Assegnazione di costi 2
Risorse a consumo(COSTOUNITARIO RISORSA)*(NUMERO RISORSE)
Es. Brochure informativa(3€) *1000 brochure+
esempio_master.ppt#9. Assegnazione risorse e costi
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Calcolo dei costi
Si parte dalla valutazione del costo dei singoli WESi riaggregano i costi risalendo la WBS in modo da associare un costo ad ogni elemento della WBSLa somma dei costi totali delle attivitàcostituisce il COSTO DIRETTO del progetto a cui occorre aggiungere i COSTI INDIRETTI per ottenere il COSTO TOTALE
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Il COSTO TOTALE del progetto risulta dalla somma di:COSTO DIRETTO: pari alla somma dei costi di tutte le attività di progettoCOSTO INDIRETTO: non collegato direttamente ad una attività ma trasversale alle attività (segreteria, amministrazione, sede amministrativa…)
Cost Breakdown structure (CBS)
Costo Totale
Costoindiretto
Costodiretto
Costoambito1
CostoAmbito 3
Costo Ambito 2
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Riepilogo dei costiI costi elementari di progetto possono essere riepilogati per:
1.attività - secondo gli elementi della WBSwork-breakdown-structure
2.classi di costo - secondo gli elementi della CBScost-breakdown-structure
3.centri di responsabilità - secondo gli elementi della OBS
organization-breakdown-structureesempio_master.ppt#12. Riaggregazione costi
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IN SINTESI
• attivita’ da svolgere: cosa sara’ fatto
• definizione delle risorse: chi lo fara’
• pianificazione/schedulazione: quando sara’ fatto
• assegnazione delle risorse:quanto dovra’ costare
• modalita’ di controllo: quali verifiche fare
WBS
OBS
GANTT
Budget di progetto
E ………..