LA ORGANIZACIÓN

¿Qué es Organizar?

•Organizar es un proceso encaminado a obtener un fin.

•Fin que fue previamente definido por medio de la planeación.

•Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y después coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para lograr un propósito común.

DEFINICIÓN

La organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,

niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de

lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos.

DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DISEÑO ORGANIZACIONAL

• El diseño organizacional es un proceso, donde los gerentes toman decisiones, donde los

miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia.

¿Para qué sirve?

• Herramienta para la gerencia.• Debe responder a demandas estratégicas y no

a problemas personales o políticos.• Dirigido a resolver problemas.• Visión organizacional Planes estratégicos

Diseño.• Diseño apoya estrategias.• Facilita el flujo de trabajo.• Permite el control efectivo gerencial.• Crea tareas medibles.

¿Qué y a quiénes afecta?

• Cómo las personas encajan en el diseño.

• Cómo afecta la estructura de poder entre las áreas.

• Valores y creencias.

• Afecta tono del estilo operacional de la organización.

• Aspectos culturales dan dirección al comportamiento del individuo.

Diseño a Nivel Estratégico

• Composición estructural de unidades.

• Relación entre unidades.

• Sistemas de información, control, medición.

• Métodos y procedimientos.

• Tecnología de trabajo.

Diseño A Nivel Operacional

• Recursos de trabajo.

• Sistemas de recompensas.

• Sistema físico de trabajo.

• Diseño de trabajo individual.

Enfoques para el diseño (1/3)

• Enfoque Clásico:

Las organizaciones más eficientes y eficaces tenían una estructura jerárquica en la cual los

miembros de la organización se regían por una serie de reglas y reglamentos racionales.

Enfoques para el diseño (2/3)

• Enfoque Tecnológico:

Se refiere a los diferentes tipos de tecnología de producción que implica la producción de

diferentes tipos de productos.

Enfoques para el diseño (3/3)

• Enfoque Ambiental:

Es más probable que las personas trabajen en forma de grupo que solas. Se concede menos

importancia al hecho de aceptar órdenes de un gerente o de girar órdenes para los empleados.

En cambio, los miembros se comunican con todos los niveles de la organización para

obtener información y asesoría.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que

se alcancen las metas fijadas en la planificación.

Requerimientos

• Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables.

• Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.

• Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona.

• Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad.

Principios de la organización (1/3)

• Objetivo:

Se refiere a que todas las actividades establecidas deben estar relacionadas con los

objetivos y propósitos de la empresa.

• Especialización:

Mientras más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su

eficiencia y destreza.

Principios de la organización (2/3)

• Jerarquía:

Establecer centros de autoridad de los que fluya la comunicación necesaria para lograr los

planes.

• Autoridad y Responsabilidad:

Cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario

para cumplir dicha responsabilidad.

Principios de la organización (3/3)

• Difusión:

Las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y

ponerse por escrito.

• Coordinación:

Buscar siempre el equilibrio adecuado en todas las funciones.

• Continuidad:

Debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.

Tipos de organización (1/3)

• Organización Formal:oMecanismo que permite a las personas laborar en

conjunto y de forma eficiente.o Las personas conocen específicamente cuál es el

trabajo que se va a administrar.o Quién lo ayudará, quién reportará y qué miembros

pertenecen al grupo.o Cartas de organización u organigramas.oManuales de organización.

Tipos de organización (2/3)

• Organización Informal:o Son redes de alianzas o esferas de influencia.o Tienen sus propias reglas y tradiciones.o No están por escrito y se cumplen habitualmente.o Pueden o no estar con los mismos objetivos que la

empresa.o Grupos, palomillas o camarillas.o Estos grupos influyen fuertemente dentro de los

miembros.

Tipos de organización (3/3)

• Organización Social:o Grupo de personas constituido para alcanzar con

mayor eficiencia determinados objetivos que no pueden alcanzar individualmente.

o Empresa, gobierno, asociación de beneficencia, partido político, sociedad, cooperativa, etc.

o Pueden ser de lucro o de beneficencia.o Estructuración y operación o funcionamiento

normal.

¿Qué es el Organigrama?

• Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo

abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de un organización.

Clasificación (1/2)

• Analíticos:

Son los organigramas específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y

por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se

destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

Clasificación (2/2)

• Organigramas Generales:

Este tipo de organigrama facilita una visión muy sucinta de la organización; se limita a las

unidades de mayor importancia. Se le denominó generales por ser las más comunes.

• Organigramas Suplementarios:

Estos organigrama se utilizan para mostrar una “unidad” de la estructura en forma analítica o

más detallada.

Según forma y disposición (1/3)

• Organigramas Verticales:

Este tipo de Organigrama es el de uso más frecuente y al cual están acostumbradas la mayoría de las personas.

Según forma y disposición (2/3)

• Organigramas horizontales:

Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan a la estructura sin mayores

alteraciones.

Según forma y disposición (3/3)

• Organigrama Circular o Concéntrico:

En este organigrama, los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de dentro a fuera y en orden de importancia.

Importancia

• Como instrumento de análisis permite Detectar fallas estructurales, ya que representa

gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o

relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña

la unidad en sí.

Departamentalización

• Departamento:

Es una rama diferenciada dentro de la empresa, con un supervisor que tiene

autoridad sobre la realización de ciertas actividades específicas que realiza un grupo de

personas.

Departamentalización por (1/5)

• Funciones:

Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de una empresa.

Departamentalización por (2/5)

• Zonas geográficas:

Dependiendo de la zona donde se localice la actividad que realice la empresa.

Departamentalización por (3/5)

• Productos:Se da en las empresas que estaban departamentalizadas por funciones y que debido a la cantidad de productos o servicios que oferta la empresa, la departamentalización se queda pequeña.

Departamentalización por (4/5)

• Proceso:

Identifica los diferentes procesos en la producción del bien o servicio.

Departamentalización por (5/5)

• Clientes:

Agrupa las actividades que reflejan un interés especial por los clientes.

Grupo, Comité o equipo

• Es un grupo de personas a las que se les asigna como grupo un determinado asunto.

• Tipos:o Con autoridad: comités de línea, sus decisiones se llevan a

cabo.o Sin autoridad: comités de staff, comparten información.o Formales: cuando se crea la sociedad se establece que se

debe crear un comité para unos determinados asuntos.o Informales: surgen espontáneamente, no están

establecidos por la sociedad.o Fijos: tienen cierta asiduidad.o Temporales: existen en un momento determinado.

PODER Y DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

PODER Y AUTORIDAD

• Poder:La habilidad para castigar o recompensar sin

autoridad. Capacidad de afectar al comportamiento de otras personas, con o sin su

consentimiento.• Autoridad:

Poder que se tiene para ocupar una posición determinada y a través de esa posición el poder

que tiene una persona para tomar decisiones que afectan a otro.

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

• Se da una delegación de autoridad cuando un sujeto (el delegante) confía a otro (el delegado), el encargo de realizar una

prestación que entra dentro de la responsabilidad del primero.

• Responsabilidad compartida:

El delegante sigue siendo responsable de la realización de la labor que ha delegado.

Condiciones para la delegación

• Definir los objetivos de la delegación.• Delegación a personas con capacidad, formación y

voluntad de llevar a cabo la labor delegada.• Atribuir al delegado autoridad suficiente para

desarrollar la labor delegada.• Delegar con amplitud, aceptando las decisiones de

la persona delegada.• Juzgar los resultados del delegado sobre la base

de los objetivos fijados al principio.

Barreras a la delegación (1/2)

• Barreras del superior:o Temor a manifestar la propia incompetencia.

o Falta de confianza en los colaboradores.o Incapacidad de admitir distintas formas de realizar

el trabajo.o Temor a perder prestigio en la empresa.

Barreras a la delegación (2/2)

• Barreras del subordinado:o Falta de confianza en sí mismo.

o Nulo deseo de asumir más responsabilidades.o Temor a sufrir críticas del superior y de los

compañeros.o Falta de incentivos para realizar la tarea.

Principios de la delegación (1/2)

• Autoridad y de responsabilidad: la autoridad delegada debe ser proporcional a la responsabilidad que se asigna.

• Definición funcional: cuanto más claramente se definan los resultados previstos, las actividades, los límites, los canales de información, mayor será la posibilidad de que se cumpla la Misión.

• Escalar: cuanto más clara sea la línea de autoridad, más eficaz será la toma de decisiones.

Principios de la delegación (2/2)

• Nivel de autoridad: las decisiones que sean de la competencia de un director debe tomarlas él y no referirlas a un superior.

• Responsabilidad total: la responsabilidad de una persona ante su superior es total y ningún superior puede eludir su responsabilidad por la actuación de sus empleados.

• Por los resultados esperados: la autoridad delegada debe ser adecuada para asegurar la capacidad de obtener los resultados esperados.

Descentralización

• El grado de descentralización aumenta cuando:o Cuantas más decisiones sean tomadas por los

niveles bajos de la organización.o Cuanto más importantes sean las decisiones

tomadas por esos niveles.o Cuanto mayor sea el número de funciones

afectadas por las decisiones que se tomen en los niveles inferiores.

o Cuanto menor sea el control sobre esas decisiones.

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

GESTIÓN Y EL R.R.H.H.

• La gestión es el proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar

rendimientos de los factores que en él intervienen.

“EL RECURSO HUMANO ES EL CAPITAL MÁS IMPORTANTE PARA LA COMPETITIVIDAD DE

LAS ORGANIZACIONES”

Objetivo

• El objetivo de la gestión de recursos humanos son las personas y sus relaciones en la

organización, así como crear y mantener un clima favorable de trabajo, desarrollar las

habilidades y capacidad de los trabajadores, que permitan el desarrollo individual y

organizacional sostenido.

Principales Funciones (1/3)

• Planeación:Consiste en anticiparse y calcular las necesidades futuras de personal que requiere la empresa para

sostener su crecimiento y aprovechar todas las oportunidades que se le presenten.

• Reclutamiento:Es un conjunto de procedimientos orientados a atraer candidatos potencialmente calificados y

capaces de ocupar cargos dentro de la organización.

Principales Funciones (2/3)

• Selección de Personal:

Escoger y clasificar los candidatos más adecuados para satisfacer las necesidades de la organización.

oMétodos:

Entrevistas.

Pruebas de conocimiento.

Pruebas psicométricas.

Pruebas de personalidad.

Desempeño.

Principales Funciones (3/3)

• Desarrollo del R.R.H.H.:

Entendiendo éste como un proceso permanente, sistemático e integral, que incluye el desarrollo de los aspectos profesional, personal y laboral, de los

recursos humanos de una organización.

• Motivación y Compensación:

Es el proceso que permite identificar los impulsos y necesidades de los empleados, canalizando su

comportamiento hacia el desempeño del trabajo.

¿Cómo conseguir la satisfacción?

GESTIÓN DEL CAMBIO Y LA INNOVACIÓN

Un golpe certero

• Antes de que la empresa termine de adaptarse a un cambio, se ve golpeada por varios más.

Vivimos en un período de constante transición y la vida útil de nuestras soluciones es cada vez

más corta. Lo que funciona pasa a ser historia en un momento.

¿QUÉ ES EL CAMBIO?

• Cualquier situación que permita la adaptación al contexto en el cual se encuentra el sistema u

organización, y así lograr una estabilidad que facilite la eficacia y efectividad en la ejecución

de acciones.

Cambio Organizacional

• La capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes

transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje.

Resistencia al Cambio (1/2)

• La resistencia es cualquier comportamiento que trata de mantener el "status quo” frente a la presión para cambiarlo.

• Algo Importante:

“El cambio no tiene conciencia. No tiene preferencias. No toma prisioneros. Y el cambio

destruye inmisericordemente las empresas cuyas culturas no se adaptan”

Resistencia al Cambio (2/2)

• Temor de resultados en que se arriesgue todo.

• Considerar un proceso de gana o pierde, un vencedor y un vencido.

• Temor de perder individualidad.

• Temor a perder el control.

• Suponer que cada grupo perderá posiciones o que tendrá que renunciar a todo o a parte del control.

¿Qué nos exige el cambio?

• Nuevas destrezas.

• Cambia las rutinas:oRedefine los puntos de influencia y

autoridad.oCambia las relaciones en el trabajo.oModifica roles y responsabilidades.

• Comunicación.

¿QUÉ ES LA INNOVACIÓN?

• Modificaciones adecuadas a la moda entendiendo por moda el uso, modo y

costumbre en boga.

• La transformación de una idea en un producto vendible nuevo o mejorado o en un proceso

operativo en la industria y en el comercio o en nuevo método de servicio social.

¿Quién es el Agente de Cambio?

• El Agente de Cambio es la persona que utiliza los conocimientos adquiridos para transformar, mejorar o realizar reformas de viejos esquemas

o paradigmas que se encuentran en las diferentes organizaciones.

• Puede ser:o Un especialista del personal interno.

o El administrador.o Una organización.

o Un consultor externo.

¿Qué hace?

• Identifica el problema.• Evalúa las motivaciones del cliente y su capacidad

para cambiar.• Evalúa los recursos.• Determina alternativas.• Establece y mantiene una relación de ayuda.• Señala los papeles auxiliares apropiados.• Orienta.• Reconoce las fases del proceso de cambio.• Elige y pone en práctica las técnicas y estrategias

de un cambio.

El Aprendizaje Continuo

• Los seres humanos somos investigadores por naturaleza; por lo tanto, aprendemos

continuamente, y eso nos posiciona para adaptarnos a los cambios y conducir el proceso

de adaptación.

GRACIAS