La lettera aziendale: istruzioni per l’uso

La LETTERA COMMERCIALE

I documenti relativi alla corrispondenza commerciale sono diversi (lettere d’affari, fax, telegrammi, telex, documenti commerciali e contabili, relazioni e tutto ciò che la realtà delle relazioni economiche impone nel suo iter quotidiano) e perseguono vari scopi, rivolti a destinatari diversi (clienti, fornitori, agenzie, tour operator, hotel, enti pubblici, …).

Elementi di una lettera commerciale

Ø  elementi essenziali :

§  Intestazione §  Protocollo §  Data §  Indirizzo del destinatario §  Introduzione §  Testo-corpo della lettera §  Frase di commiato §  Dicitura-firma ⇒ NON POSSONO MANCARE

Ø  elementi facoltativi o accessori:

§  sigle e riferimenti §  vocativo (per es. Egr.

Sig., Gentile Professore, …)

§  indicazioni particolari

§  Oggetto §  Allegati §  P.S., N.B. ⇒ NON COMPROMETTONO LA VALIDITA’ DEL DOCUMENTO

In una lettera commerciale tipica si distinguono due elementi specifici:

Struttura base

n  INTESTAZIONE  n  DATA  (può comparire anche in basso)       n  DESTINATARIO / DISTRIBUZIONE  n  RIFERIMENTO         n  OGGETTO         n  TESTO         n  FIRMA   n  ALLEGATI        

INTESTAZIONE

Protocollo / Riferimenti / Sigle Data

INDIRIZZO

Oggetto

Introduzione Introduzione Introduzione Introduzione Introduzione Introduzione.

Corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo testo corpo.

Frase di commiato.

Dictura firma (Firma)

All./N.B./P.S. (Sigle)

Introduzione

2/4 ↵

3 ↵

3/6 ↵

2/3 ↵

2 ↵

3 ↵

2 ↵

2/4 ↵

Intestazione

n CucinArredo Srl Via Luciano Bertarelli, 5/A

24045 FARA GERA D’ADDA - BG Tel.: 0363 398599

Fax.: 0363 398533 Email: info@cucinarredo.it Web: www.cucinarredo.it

DESTINATARIO

n  ragione sociale e l’indirizzo della ditta, alla quale si spedisce la lettera (destinatario), preceduta da alcune formule:

n  Spettabile (Spett.le) per aziende; n  Egregio (per uomini) e Gentile (per uomini e

donne), per persone fisiche; n  Non trascurare il titolo. Dottore, per tutte le

persone laureate (Dott.); Avvocato (Avv.); Ingegnere (Ing.) Architetto (Arch.).

ABBREVIAZIONI

n  L'accorciamento di una parola seguito dal punto, è definita: Abbreviazione, e si usa solo nella lingua scritta. Le abbreviazioni delle misure non richiedono il punto (ad esempio: metro = m, litro = l, kilometro = km, ecc.).

n  Il plurale di una abbreviazione si ottiene raddoppiando la consonante finale se l'abbreviazione al singolare termina con una sola consonante (ad esempio: Prof. = Proff., pag., pagg., ecc.); se invece l'abbreviazione al singolare termina già con doppia consonante (ad esempio; Avv., Dott., ecc.), al plurale non cambia.

¢  La Sigla è l’abbreviazione formata dalle lettere iniziali di un gruppo di parole, si usa sia nella lingua scritta che in quella parlata.

¢  Per segnare le lettere di una sigla, quando le lettere si pronunciano separatamente si utilizza il punto (C.G.I.L. = Confederazione Generale Italiana del Lavoro); se invece la sigla si legge come una parola intera, alcuni preferiscono omettere il punto fermo (ad es.: IVA, CAP, ecc.).

SIGLE

DISTRIBUZIONE

n  Nome, cognome e indirizzo (se diverso da quello del destinatario) di quelle persone, che si intende informare sui contenuti della lettera, anche se esse non sono destinatari diretti della stessa.

n  Il nome e cognome deve essere preceduto dalla formula E per conoscenza (e p.c.).

RIFERIMENTO

n  Abbreviato (Rif.), deve comparire nella lettera, soprattutto se essa è una risposta ad una lettera precedente o si riferisce ad una lettera o un documento già esistente.

n  Può bastare la data o, per corrispondenza commerciale, il numero di protocollo (Prot.) della lettera o del documento precedente

n  Si può utilizzare una dicitura per esteso (“In riferimento alla vostra del 12 agosto scorso), oppure un’abbreviazione: Rif. Vs. (vostro) 12/08/2002; Rif. Ns. (nostro) 15/08/2002).

OGGETTO

n  Deve indicare sinteticamente il contenuto della lettera (non oltrepassare la riga): es. “Riunione annuale del Comitato di rappresentanza X”;

n  Ad esso si riferiscono espressioni quali “la riunione in oggetto”; “l’evento di cui in oggetto” ecc.

(CORPO DEL) TESTO. 1

n  Se il destinatario è una persona fisica, nel testo ci si dovrà rivolgere ad essa con il Lei;

n  Se il destinatario è una ditta, si dovrà invece usare il Voi;

n  In entrambi i casi tutti i pronomi e gli aggettivi possessivi che si riferiscono al destinatario devono essere scritti con la lettera maiuscola.

(CORPO DEL) TESTO. 2

n  Brevità: idealmente 2-4 paragrafi, distinti anche nell’impaginazione (salto rigo, rientro ecc.);

n  Chiarezza: frasi brevi, con struttura modulare (soggetto bene individuabile); ridurre al minimo le frasi dipendenti, specie implicite (Avendo il nostro Ufficio ricevuto …) ; il tempo verbale più usato deve essere il presente;

n  Precisione: verifica delle informazioni riportate.

(CORPO DEL) TESTO. 3 Desideriamo innanzitutto ringraziarla per la sua richiesta di informazioni sulla Sistemi Gem S.p.A. Le inviamo in allegato una presentazione della nostra azienda che include una descrizione dettagliata della nostra organizzazione, nonché dei servizi e prodotti da noi offerti.            La nostra azienda è specializzata nella fornitura di apparecchiature tecniche su misura, realizzate in base alle specifiche esigenze dei nostri clienti ed è questo il nostro punto di forza e l’origine del nostro successo.            Sarò lieta di contattarla nelle prossime settimane per un eventuale incontro e per fornirle ulteriori informazioni e dettagli ai fini di un’eventuale collaborazione. Ringraziandola nuovamente per l’interesse dimostrato, porgo distinti saluti.

ALLEGATI

n  In questa parte della lettera devono essere indicati gli eventuali documenti (ad esempio le fatture) che si intendono unire alla lettera e la cui conoscenza è essenziale per la stessa;

n  Gli allegati devono essere numerati (1, 2, 3…) o contraddistinti con lettere (a, b, c…)

principali MODELLI I principali MODELLI di LETTERE COMMERCIALI che si possono adottare sono:

1.   Disposizione in Blocco 2.   Disposizione in Blocco all'americana 3.   Disposizione in Semiblocco 4.   Disposizione Classica 5.   Disposizione per l'uso della busta con

pannello trasparente.