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“Año de la Consolidación del Mar de Grau”

RESOLUCIÓN DE JEFATURA N° 171 - 2016-J-OCMA/PJ

Lima, 25 de julio del 2016 LA JEFATURA SUPREMA DE LA OFICINA DE CONTROL DE LA

MAGISTRATURA DEL PODER JUDICIAL:

CONSIDERANDO:

PRIMERO: La Jefatura Suprema de la Oficina de Control de la Magistratura –

OCMA, ejerce la dirección del desarrollo institucional investida de las facultades

establecidas en su Reglamento de Organización y Funciones, aprobado mediante

Resolución Administrativa N° 242-2015-CE-PJ, publicado el 01 de agosto de

2015; y en forma específica, en el Inciso 3) del Artículo 10º del citado reglamento1.

SEGUNDO: Es política contralora de la presente gestión, el reordenamiento y

modernización de los procesos internos, dentro de los cuales se contempla la

permanente actualización de la información del SISOCMA, tarea a cargo de los

operadores del referido sistema informático. En ese orden de ideas, a efectos de

optimizar la labor contralora, es necesario contar con un documento técnico

normativo que permita el registro de la documentación relevante que tenga

1 Artículo 10.- Funciones de la Jefatura de la OCMA.- Son funciones de la Jefatura de la OCMA. 3. Proponer

los planes de gestión nacional de control disciplinario, lo cual deberá ser remitido al Consejo Ejecutivo del Poder Judicial para su evaluación y aprobación.

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carácter de reservado, manteniéndose la confidencialidad de la información hasta

que el magistrado contralor a cargo del expediente así lo disponga.

TERCERO: La Jefatura Suprema de la OCMA, ha dispuesto implementar una

nueva funcionalidad en el Sistema de Información SISOCMA, que permita

efectuar el registro de la información de carácter reservado, que solo será

visualizada por el magistrado contralor previamente designado y el personal

responsable, además del Jefe de la OCMA y Jefe de la ODECMA, según

corresponda.

CUARTO: La Jefatura Suprema de la OCMA considera necesario aprobar la

Directiva “REGISTRO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES RESERVADOS”

mediante la cual se establecen pautas para el registro de documentos y

expedientes de carácter reservado en el Sistema de Información SISOCMA. De

esta manera, se mantendrá la confidencialidad de dicha documentación por un

tiempo prudencial para los fines del procedimiento disciplinario.

QUINTO: Las Jefaturas de las Oficinas Desconcentradas de Control de la

Magistratura, las Jefaturas de las Unidades de Línea de la OCMA y Magistrados

Contralores a nivel nacional, tienen la responsabilidad de hacer cumplir y

monitorear la aplicación de la presente Directiva.

Por lo expuesto y de conformidad con el Artículo 105º del Texto Único Ordenado

de la Ley Orgánica del Poder Judicial, Artículos 4º y 10º del Reglamento de

Organización y Funciones de la Oficina de Control de la Magistratura del Poder

Judicial, aprobado mediante Resolución Administrativa N° 242-2015-CE-PJ,

publicado el 01 de agosto de 2015

SE RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: APROBAR la Directiva de “REGISTRO DE

DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES RESERVADOS”, implementándose para tales

efectos las opciones necesarias en el Sistema de Información SISOCMA, cuyo

Plan Piloto se ejecutará en la OCMA y se desplegará posteriormente en los

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Órganos de Control Descentralizados a nivel nacional en función al Plan de

Implantación que dispondrá la Jefatura Suprema.

ARTÍCULO SEGUNDO: EJECUTAR la nueva funcionalidad implementada en el

Sistema de Información SISOCMA, dentro del marco de la presente Directiva de

“REGISTRO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES RESERVADOS”,

aplicándose para tales efectos, los controles automáticos necesarios para el

registro de la documentación y expedientes que tengan dicho carácter, en los

supuestos descritos en la citada Directiva, coadyuvando de esta forma a la

eficacia de los fines del procedimiento disciplinario.

ARTÍCULO TERCERO: DISPONER el despliegue de la nueva versión del

Sistema de Información SISOCMA que soporta el “REGISTRO DE

DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES RESERVADOS”, a cargo de la Unidad de

Sistemas de la OCMA, de manera progresiva, iniciándose en la OCMA sede

central y continuando con las ODECMA a nivel nacional. Para tales efectos se

debe ejecutar la capacitación correspondiente dirigida a los Magistrados y al

personal adscrito a los Órganos de Control a nivel nacional.

ARTÍCULO CUARTO: DISPONER la difusión a nivel nacional de la presente

Resolución de Jefatura con su Directiva que la integra, actividad de

responsabilidad de la Unidad de Desarrollo y del Área de Prensa de este Órgano

de Control.

ARTÍCULO QUINTO: EXHORTAR a todos los Operadores del SISOCMA a nivel

nacional, previamente designados, que a partir de la vigencia de la presente

Resolución de Jefatura, se ciñan a los lineamientos establecidos.

ARTÍCULO SÉTIMO: HACER DE CONOCIMIENTO de la presente Resolución de

Jefatura, a la Presidencia del Poder Judicial, al Consejo Ejecutivo del Poder

Judicial, a los Presidentes de las Cortes Superiores de Justicia, a las Jefaturas de

las ODECMAS a nivel nacional, y de la OCMA, a los Magistrados Jefes de las

Unidades de Línea de la OCMA, a la Jefa de la Unidad de Desarrollo, a la Jefa de

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la Unidad Documentaria, al Jefe de la Unidad de Sistemas y a todos los

interesados.

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

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CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DE LA REPUBLICA

Oficina de Control de la Magistratura del Poder Judicial

Jefatura Suprema

DIRECTIVA N° 003- 2016-J-OCMA/PJ

“REGISTRO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES RESERVADOS”

JULIO DE 2016

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ÍNDICE

I. ANTECEDENTES ..…………………………………………………….…. 3

II. OBJETIVO …..………………………………………………………4

III. FINALIDAD ..…..…………………………………………………….4

IV. ALCANCE …….…………………………………………………...4

V. BASE LEGAL ………………………………………………………...4

VI. VIGENCIA ………………………………………………………..5

VII. DISPOSICIONES GENERALES ……………………………………….….5

Conceptos …..….…….…………………………………………..……5

VIII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS .……………………………….…..…..6

IX. CONCLUSIÓN DE LA RESERVA DE LA DOCUMENTACIÓN.………7

X. DISPOSICION FINAL…..…………………………………………………..7

XI. ANEXOS...…………………………………..……………………………….7

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I. ANTECEDENTES.

La Oficina de Control de la Magistratura (OCMA) y las Oficinas Desconcentradas

de Control de la Magistratura a nivel nacional (ODECMA), actualmente tienen

instalado el Sistema de Información SISOCMA, a través del cual registran todo el

trámite de los documentos y expedientes relacionados a los procedimientos

administrativos disciplinarios, hasta su remisión final al archivo.

El procedimiento administrativo disciplinario se inicia cuando el órgano contralor

competente identifica los hechos, acciones u omisiones, que pueden constituir

una infracción disciplinaria. La resolución que dispone el inicio del procedimiento

se emite a mérito de una queja, por la actuación contralora relativa a una

investigación preliminar o visita judicial, y de oficio mediante decisión motivada.

En el trámite de la formulación de una queja se presenta la denominada “queja

anónima”, en la cual el quejoso no se identifica, sin embargo, hace de

conocimiento del órgano contralor la existencia de conductas presuntamente

disfuncionales, las que son asumidas de oficio por el órgano contralor. Asimismo,

en el desarrollo de las actuaciones contraloras se presentan hechos de relevancia

en el ámbito disciplinario, que es necesario mantener su reserva por tiempo

prudencial para el cumplimiento de los fines del procedimiento administrativo

disciplinario.

Para tales efectos, es necesario contar con una funcionalidad que permita

mantener en el SISOCMA la reserva de dicha información, la misma que sólo

podrá ser visualizada por la Jefatura de la OCMA o la Jefatura de ODECMA del

lugar respectivo -según corresponda-, el magistrado contralor a cargo del

expediente y el personal responsable; hasta el momento en que el magistrado

contralor disponga levantar dicha reserva, sin perjuicio que a partir de la apertura

del procedimiento disciplinario, el investigado tenga cabal conocimiento de las

actuaciones dictadas en dicho procedimiento; razón por la cual se emite la

presente Directiva.

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II. OBJETIVO.

Contar con un documento técnico normativo que permita el registro de la

documentación relevante que tenga carácter de reservado, manteniéndose la

confidencialidad de la información hasta que el magistrado contralor a cargo del

expediente así lo disponga mediante resolución motivada.

III. FINALIDAD.

3.1. Implementar la nueva funcionalidad “Registro de Documentos y

Expedientes Reservados” mediante la cual se podrá ingresar por el

SISOCMA la documentación de carácter reservado que tenga

relevancia en el ámbito disciplinario del Poder Judicial.

3.2. Mantener la confidencialidad de la documentación señalada en el

punto anterior, la misma que no podrá ser visualizada por los demás

operadores del SISOCMA hasta que mediante resolución motivada se

disponga el levantamiento de la reserva.

IV. ALCANCE.

Las normas contenidas en la presente Directiva, están dirigidas para su aplicación

a los operadores del SISOCMA previamente designados, llámense magistrados y

servidores de la Oficina de Control de la Magistratura -sede central- y de las

Oficinas Desconcentradas de Control de la Magistratura a nivel nacional.

V. BASE LEGAL.

1. Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

2. Código Procesal Civil. Artículos 233 al 236.

3. Ley Nº 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, entre otros los

Artículos 41 al 43, 153.3, 160.1.

4. Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806-Ley de Transparencia y Acceso

a la Información Pública, Artículo 17 inciso 3; aprobado por D.S. Nº043-

2003-PCM

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5. Resolución Administrativa Nº 242-2015-CE-PJ-Reglamento de

Organización y Funciones de la Oficina de Control de la Magistratura,

Artículos 10, 24 al 27.

6. Resolución Administrativa Nº 243-2015-CE-PJ-Reglamento del

Procedimiento Administrativo Disciplinario de la Oficina de Control de la

Magistratura del Poder Judicial, Artículos 6, 17.

VI. VIGENCIA.

La presente Directiva entrará en vigencia según lo estipulado en la Resolución de

Jefatura Suprema de la OCMA, que la aprueba.

VII. DISPOSICIONES GENERALES.

7.1 CONCEPTOS.

7.1.1 Documento: Es todo escrito u objeto que sirve para acreditar un hecho.

7.1.2 Clases: Son documentos los escritos públicos o privados, los impresos,

fotocopias, facsímil o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografías,

radiografías, cintas cinematográficas, microformas tanto en la modalidad

de microfilm como en la modalidad de soportes informáticos, y otras

reproducciones de audio o video, la telemática en general y demás objetos

que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad

humana o su resultado.

7.1.3 Documento público: El otorgado por funcionario público en ejercicio de

sus atribuciones; la escritura pública y demás documentos otorgados ante

o por notario público, según la ley de la materia; y todo aquel al que las

leyes especiales le otorguen dicha condición.

7.1.4 Documento privado: Es el que no tiene las características del documento

público.

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VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.

8.1 Registro de Documentos y Expedientes Reservados.

8.1.1 El documento reservado, puede ser de origen externo, cuando es

ingresado por la Unidad Documentaria de la OCMA o Mesa de Partes

de la ODECMA, o de origen interno, cuanto es registrado desde un

Despacho o Unidad de la OCMA u ODECMA.

8.1.2 La recepción de la documentación de carácter reservado se realiza

obligatoriamente mediante sobre cerrado y se ingresará por el

presentante de dicha documentación ante la Unidad Documentaria de

la OCMA -sede central- o la Mesa de Partes de las ODECMA, quienes

suplirán cualquier defecto en la reserva de la presentación. El

contenido del sobre cerrado no deberá ser registrado por ningún

motivo en estas dependencias.

8.1.3 La documentación de carácter reservada será remitida en el día y bajo

responsabilidad funcional del Jefe de la UDOC OCMA o de la Mesa de

Partes de la ODECMA, sin aperturar el sobre a la Jefatura de la OCMA

o de la ODECMA correspondiente, para los fines legales pertinentes.

8.1.4 El Jefe de la OCMA o la Jefatura de las ODECMA, según sea el caso,

luego de tomar conocimiento de la información contenida en el sobre

cerrado, dispondrá su remisión al despacho del magistrado contralor

competente a efectos que adopte las actuaciones contraloras

correspondientes.

8.1.5 El magistrado contralor que recepcione la documentación a que se

refiere el punto anterior, dispondrá la apertura del sobre cerrado y el

registro de la información en el SISOCMA, designando para tal fin al

Asistente del despacho, quien deberá dar conformidad en el Sistema

de Información SISOCMA a un Acuerdo de Confidencialidad (ANEXO

01), según el cual, le será prohibido revelar a terceros cualquier clase

de información ingresada en la funcionalidad “Registro de

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Documentos y Expedientes Reservados” implementada por la

presente Directiva; bajo responsabilidad funcional.

8.1.6 Para la eficacia de la tramitación de la documentación de carácter

reservado, todos los actos de registro, formación del expediente y

demás actuaciones inherentes a dicha labor, deberán ser cumplidos

exclusivamente por el Asistente del despacho designado por el

magistrado contralor; no siendo de aplicación -solo en este supuesto-

lo dispuesto en el rubro “Disposiciones Generales” de la Directiva

Nº01-2016-OCMA-PJ “Funcionalidad del Despacho Contralor de la

OCMA y ODECMA”

8.1.7 La información registrada en la funcionalidad “Registro de

Documentos y Expedientes Reservados”, solo será visualizada por

el despacho contralor que recepcionó la documentación, a excepción

del Jefe de la OCMA, Jefe de la ODECMA, según corresponda; para

los efectos de monitorear el resultado de la comisión.

IX. CONCLUSIÓN DE LA RESERVA DE LA DOCUMENTACIÓN.

La reserva de la documentación concluye cuando el magistrado contralor así lo

dispone por resolución motivada.

X. DISPOSICIÓN FINAL.

La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todos los

magistrados contralores de la OCMA -sede central- y ODECMA; en tanto se

mantenga la reserva de la documentación, resulta inaplicable cualquier

disposición que se le oponga.

XI. ANEXO.

El que se acompaña en la presente Directiva.

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ANEXO 01