LA GESTIONE DEL CICLO DEL PROGETTO · GCP - La Gestione del Ciclo del Progetto La gestione del...
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Europrogettazione Il Ciclo del Progetto
2010-2011 • Giuseppe Volpe
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LA GESTIONE DEL CICLO DEL PROGETTO
-GCP-
Europrogettazione Il Ciclo del Progetto
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GCP - La Gestione del Ciclo del Progetto
La gestione del ciclo del progetto (GCP) è utilizzata dalla Commissione Europea ed dagli Stati membri dal 1992
E’ diventato un “linguaggio comune” per la
preparazione, realizzazione e valutazione di progetti finanziati e co-finanziati dalla UE
La GCP si inserisce in un processo di qualificazione della gestione degli interventi (politiche, programmi e progetti)
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Miglioramento nell’erogazione dei fondi UE
Rendere l’operato della Commissione Europea omogeneo e trasparente
Miglioramento della gestione dei fondi con conseguente riduzione del rischio di fallimento dei progetti finanziati
Miglioramento dell’efficacia nell’erogazione dei fondi UE
Acquisire la conoscenza della metodologia sottostante alla GCP
Integrare i principi e gli strumenti propri della GCP nella pratica della gestione dei progetti
Allinearsi con il metodo utilizzato dalla CE
Adozione di un linguaggio comune
Migliorare l’efficacia nella presentazione dei progetti
Migliorare l’efficienza della gestione dei progetti
Obiettivi specifici
Risultati
Obiettivi Globali
Comprensione dei principi della GCP: i partecipanti hanno un’idea chiara sulle decisioni da prendere rispetto ad ogni fase del ciclo del progetto
I partecipanti conoscono l’approccio del quadro logico, i suoi strumenti e la relativa terminologia
I partecipanti sanno come utilizzare la GCP per ogni fase del ciclo del progetto
GCP – La Logica
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Finanziamenti e contributi addizionali alle attività in corso
Limitati nel tempo ed in risorse
Contribuiscono al processo di cambiamento
I processi di cambiamento possono avere luogo in un contesto:
•molto complesso
•in continuo cambiamento
•che coinvolge attori diversi
GCP – I Progetti
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Gestione del progetto
Strutturare e facilitare il processo di cambiamento per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti all’inizio del progetto e questo nel modo più efficace ed efficiente possibile
Fare fronte alla complessità ed alle incertezze legate al contesto ed alle interazioni umane
Considerare le percezioni soggettive ed i valori di ognuno degli attori impegnati nei progetti
Raccolta, scambio ed analisi continua di informazioni per potere prendere decisioni e fare gli adattamenti necessari a mantenere/migliorare la qualità del progetto
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GCP - Il ciclo del progetto
Programmazione(macro)
Identificazione
Formulazione
Valutazione
Attuazione/Realizzazione
Ex ante
Ex post
Ex ante
In itinereFinanziamento
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Caratteristiche del ciclo del progetto
il ciclo definisce, in ogni fase, le azioni chiave, le informazioni necessarie, la responsabilità ad ogni livello
le fasi sono progressive: in generale non è possibile iniziare una fase se non è completata quella precedente, occorre la decisione per procedere da una fase a quella successiva
è ciclico poiché la valutazione conclusiva trasferisce l’esperienza degli interventi appena conclusi nel disegno degli interventi futuri (retroazione)
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GCP - Programmazione Obiettivo Quadro concertato degli obiettivi a lungo termine elle priorità
settoriali di cooperazione a livello nazionale/ regionale
Attoricoinvolti
Decisori politici a livello del Paese partner e degli organi operativi/agenzie partner
Procedure Analisi generale della situazione attuale e delle prospettive future Analisi delle priorità nazionali Rivisitazione delle collaborazioni precedentiAzioni complementari con quelle di altri attori politici/istituzionali Scelte strategiche in collaborazione con altri attori
Prodotti Documento strategico/programmatico (Documento della strategia nazionale o Piano Operativo Nazionale o Regionale)
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GCP - Identificazione
Obiettivo Identificazione e selezione di settori d’intervento pertinenti e di idee di progetto da vagliare nel dettaglio
Attoricoinvolti
Alti rappresentanti delle istituzioni partner o gruppi di beneficiari delle azioni
Procedure Raccolta e analisi dei dati / informazioni relative ai settori d’intervento
Analisi dei problemi Rivisitare / integrare con le lezioni apprese
Prodotti Brevi descrizioni di progetti da sviluppare ulteriormente (documento di identificazione) e Termini di Riferimento per la Formulazione. Studi di prefattibilità.
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Obiettivo Concezione chiara del progetto sulla base dei criteri della coerenza della strategia, fattibilità e sostenibilità
Attoricoinvolti
Missione per la formulazione del progetto che coinvolge tutte le controparti (attori e portatori d’interesse) che intervengono direttamente e indirettamente nel progetto
Procedure Realizzazione di uno studio di fattibilità Coinvolgere tutte le controparti Definire le modalità di attuazione / realizzazione Elaborare delle soluzioni e definire, di comune accordocon le controparti coinvolte, l’approccio del progetto
Prodotti Documento del progetto che serve come base per una proposta di finanziamento: studio di fattibilità. Prima stesura della proposta di finanziamento
GCP - Formulazione
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Obiettivo Convezione di finanziamento e impegni finanziari
Attoricoinvolti
Beneficiari ed Enti o soggetti erogatori
Procedure Preparazione della proposta di finanziamento Esame della proposta Decisione di finanziamento
Prodotti Convenzione di finanziamento firmata
GCP - Finanziamento
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GCP - Attuazione/Realizzazione
Obiettivo Attuare il progetto attraverso la realizzazione delle attività previste per il raggiungimento degli obiettivi
Attoricoinvolti
Squadra di esperti per la realizzazione del progetto e sue attività; istituzione dei partner, dei beneficiari ed eventualmente del monitoraggio/valutazione esterna
Procedure Bando di gara e procedure contrattuali Pianificatione operativa Realizzazione delle attività Riorientamento delle realizzazione Monitoraggio e valutazione intermedia
Prodotti Ad esempio, rapporti di monitoraggio del progetto, rapporti annuali
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Obiettivo Verifica degli effetti a breve termine e a lungo termine e trarre insegnamenti per il futuro. A dovuta distanza temporale dalla valutazione finale, può essere effettuata una valutazione ex-post del progetto
Attoricoinvolti
Soggetti esterni indipendenti (neutrali) e attori coinvolti pertinenti
Procedure Elaborazione dei termini Riferimento per la valutazione Realizzazione della valutazione con metodi appropriati Analizzare la pertinenza, l’efficacia, l’efficienza, l’impatto e
la sostenibilità del progetto Trarre le conclusioni dell’esperienza Formulare delle raccomandazioni
Prodotti Rapporto di valutazione finaleRapporto di valutazione ex-post
GCP - Valutazione
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• L’approccio del GCP (o PCM) si basa sul concetto della “programmazione per obiettivi” che si contrappone alla “programmazione per attività”
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La programmazione per obiettivi
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• Nella “programmazione per attività”, la logica della progettazione parte dalle attività che sono un dato o un vincolo (es. il bando finanzia corsi di formazione)
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La programmazione per attività
Giovani stabilmente inseriti nel mondo del lavoro
Preparazione adeguata al mondo del lavoro
Corso di formazione
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• Si identificano prima gli obiettivi finali e successivamente si identificano i sotto-obiettivi necessari per raggiungerlo. Progetto integrato
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La programmazione per obiettivi
Giovani stabilmente inseriti nel mondo del lavoro
Facilitazione alle nuove assunzioni
Preparazione adeguata al mondo del lavoro
Affitti ridotti
Incentivi alle imprese Corso di formazione Modifica alla legislazione
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GCP - Come migliorare la gestione
Gestione ciclo del progetto
Definisce le diverse fasi della vita di un progetto alle quali sono abbinate delle attività di gestione e delle procedure per permettere di prendere delle decisioni precise
Approccio del quadro logico
E’ una metodologia per la pianificazione e la valutazione di programmi e progetti, applicata tramite l’utilizzo di strumenti che permettono di rinforzare la partecipazione, di assicurare la trasparenza e di migliorare l’orientamento del progetto al raggiungimento degli obiettivi
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Approccio del Quadro Logico
Metodo e strumenti
di gestione del progetto
GCP - Legare la GCP al Quadro logico
Gestione del ciclo del progetto
Processi decisionali e di realizzazione / implementazione
come definiti a livello organizzativo
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I principi della GCP
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La GCP assicura Che i progetti siano connessi agli obiettivi settoriali,
nazionali e della commissione europea;
I gruppi di beneficiari (destinatari) siano coinvolti nel processo di programmazione e progettazione
L’analisi delle problematiche sia esaustiva
Gli obiettivi siano chiari in termini di benefici per i destinatari
I progetti siano FATTIBILI, gli obiettivi logici e misurabili, siano presi in considerazione i rischi e le condizioni;
I progetti siano SOSTENIBILI.
Gli elementi di sostenibilità siano considerati nel processi di pianificazione;
Le valutazioni siano funzionali alla progettazione di nuovi programmi.
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GCP - Indicatori di qualità
La pertinenza indica se il progetto risponde ai problemi reali e contribuisce in modo significativo al raggiungimento degli obiettivi di sviluppo nel lungo periodo
La fattibilità indica se gli obiettivi del progetto possono essere effettivamente raggiunti
La sostenibilità indica se i vantaggi / benefici realizzati dal progetto continueranno a essere prodotti anche dopo l’estinzione del finanziamento o la fine del progetto
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Il metodo GOPP (Goal Oriented Project Planning)
E’ un metodo di lavoro strutturato (workshop) per l’analisi e la progettazione di gruppo.
Assicura la dimensione partecipativa degli attori chiave nella identificazione e formulazione e gestione dei progetti
Utilizza l’approccio al quadro logico
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GCP – L’approccio al quadro logico
FASE DI ANALISI
FASE DI DEFINIZIONE DELL’INTERVENTO
DEFINIZIONE DELL’ENTITA’ (il tema) SCELTA DEGLI AMBITI DI INTERVENTO (Scoping)
ANALISI DEGLI ATTORI CHIAVE DEFINIZIONE DELLA LOGICA DI INTERVENTO
ANALISI DEI PROBLEMI ANALISI DEL RISCHIO
ANALISI DEGLI OBIETTIVI DEFINIZIONE DEGLI INDICATORI
INDIVIDUAZIONE AMBITI DI INTERVENTO (Clustering)
PROGRAMMAZIONE TEMPORALE DELLE ATTIVITA’
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La definizione dell’entità
E’ il tema, l’argomento oggetto della progettazione
Non deve essere troppo ampia né troppo ristretta. Es:
sviluppo locale in sicilia (no) strumenti per favorire la
microimprenditorialità delle donne (no) Donne e mercato del lavoro in Sicilia (si)
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Avere una migliore conoscenza della situazione attuale e dell’influenza del contesto sui diversi attori coinvolti
Deve essere fondata su studi e ricerche della situazione di partenza alla quale vengono integrate le conoscenze ed i punti di vista degli attori coinvolti
La gerarchia dei problemi costituisce uno strumento intéressante nel quadro di un workshop, o in vista di rinforzare e riassumere le diverse riflessioni
GCP – Analisi del contesto
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Individuo, gruppo di persone, istituzione pubblica o privata, società ed associazioni suscettibili di essere coinvolte nel progetto / programma
Gli attori coinvolti sono suscettibili di essere coinvolti nel processo sottostante all’ottenimento dei risultati dei progetti o dei programmi, e questo in modo diretto o indiretto, positivo o negativo
GCP – Attori coinvolti
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Gli attori che alla fine sono coinvolti positivamente dal progetto e dalla loro qualità – beneficiari finali e focus group
Intermediari nel quadro della realizzazione del progetto e svolgimento delle attività – benificiari diretti, destinatari e partner del progetto
Gruppi, organizzazioni ed istituzioni suscettibili di fornire informazioni e sevizi aggiuntivi nella realizzazione del progetto - (università, ONG, società di consulenza, etc.)
Gli attori che potrebbero avere un influenza negativa sullo svolgimento del progetto
GCP – Tipologia Attori coinvolti
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Permette di modificare gli interventi alla realtà sociale, economica e politica
Favorisce l’appropriazione del progetto
Rinforza la coerenza, fattibilità e sistenibilità dell’intervento
Rinforza le capacità locali
Rinforza la società civile ed il processo democratico
GCP – Partecipazione degli attori e qualità del progetto
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La matrice degli attori
Attori
Attori Contributo Interesse - aspettativa
Questa analisi porta a definire qual è il tipo di contributo che ciascuno degliattori-chiave o stakeholders apporta all’entità (alla situazione di partenza,quindi, o al suo miglioramento) e qual è l’interesse o il “tornaconto” che nericava da un miglioramento di questa entità.
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L’analisi dei problemi consente di facilitare l’analisi e la presentazione/formulazione di relazioni attinenti a temi/problemi socio-economici in quanto evidenzia interconnessioni essenziali
Serve a stabilire le relazioni di causa/effetto fra gli aspetti negativi di una situazione esistente. E’ diretta all’identificazione di veri e gravi ostacoli che gli attori coinvolti considerano prioritari da superare.
I problemi sono identificati in questa fase grazie ai contributi formali ed informali di gruppi, istituzioni/organizzazioni e consulenti.
GCP – Analisi dei problemi
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Precisa definizione del quadro e della materia di analisi
Analisi degli attori coinvolti
Identificazione dei problemi e compilazione di priorità in maniera gerarchica
Illustrazione di un diagramma delle relazioni tra causa/effetto.
GCP – Analisi dei problemi II
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L’albero dei problemi
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L’albero dei problemiStabilire delle relazioni di causa a effetto
tra i problemi
CAUSE
EFFETTI
Accesso limitato al mercato
Applicazione di metodi illegali di
pesca
Bassa qualità del pesce pescato
Distruzione dell’ habitat di coralli e
magrovie
Prezzi bassi ottenuti dai
pescatori nei paesi
Riduzione degli stock ittici
Reddito dei pescatori in diminuzione
GCP – Analisi dei problemi III
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L’albero dei problemi
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ESERCITAZIONE
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2 gruppi di lavoro2 gruppi di lavoro
Definire il tema del progettoDefinire il tema del progetto
Costruire la matrice degli attoriCostruire la matrice degli attori
Definire l’albero dei problemiDefinire l’albero dei problemi
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Dopo aver completato un numero di studi ed analizzato i problemi, il passaggio successivo consiste nel definire gli obiettivi
Le “situazioni negative” del diagramma dei problemi sono convertite in “risultati positivirisultati positivi”. Questi risultati positivi, sono presentati in un diagramma di obiettivi i quali fanno vedere una gerarchia di mezzi/fini.
GCP – Albero degli Obiettivi I
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Analisi degli obiettivi è usata perAnalisi degli obiettivi è usata per
Descrivere la situazione nel futuro una volta che i problemi siano stati sistemati
Verificare l’ordine gerarchico degli obiettivi Illustrare la relazione tra mezzi/fini in un diagramma
GCP – Albero degli Obiettivi II
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MEZZI
FINI
L’albero degli obiettivi
Traduce gli aspetti negativi in possibili e desiderabili situazioni future
Maggiore accesso al mercato
Riduzione del tasso della pesca illegale
Aumento dei prezzi ottenuti dai pescatori
nei paesi
Riduzione degli stock ittici fermato
Migliore trasformazione del
pesce pescato
Conservazione dell’ habitat di coralli e
mangrovie
Reddito dei pescatori aumentato
GCP – Albero degli Obiettivi III
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Gli ambiti di intervento
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Scopo: Identificare le opzioni ed i percorsi alternativi
possibili in vista di contribuire alla realizzazione degli obiettivi globali
Decidere le strategie prioritarie sulla base di una valutazione della pertinenza, fattibilità e sostenibilità di ciascuna di esse
Concentrare i mezzi del progetto su quello che è realmente importante, efficace e fattibile
GCP – Analisi delle strategie I
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Obiettivo generale
Dentro
Decisioni basate su: budget, priorità, risorse umane disponibili, urgenze, consenso, etc.
Maggiore accesso al mercato
Riduzione del tasso della pesca
illegale
Aumento dei prezzi ottenuti dai pescatori
nei paesi
Riduzione degli stock ittici fermato
Migliore trasformazione del
pesce pescato
Conservazione dell’ habitat di
coralli e mangrovie
Fuori
Reddito dei pescatori aumentato
Obiettivo specifico
Risultati
GCP – Analisi delle strategie II
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Attivita'
Indicatori obiettivamente verificabili
Fonti di verifica Ipotesi
Obiettivi Globali
Obiettivi specifici
Risultati
Logica dell’intervento
GCP – Il Quadro Logico - QL
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Manuale della gestione ciclo del progetto (EN-FR):
http://europa.eu.int/comm/europeaid/qsm/documents/pcm_manual_2004_en.pdf
Guida per migliorare la qualità di una proposta (EN-FR):Dietro richiesta
Quadro logico (EN-FR):Dietro richiesta
Indicatori (EN-FR):Dietro richiesta
GCP – Documenti aggiuntivi