La gestione dei documenti nella Pubblica Amministrazione ing. Luigi Barella INTEGRA Sistemi srl...

La gestione dei documentinella

Pubblica Amministrazione

ing. Luigi Barella

INTEGRA Sistemi srl

[email protected]

Luigi Barella - La gestione dei documenti nella PA 2

Sommario

Introduzione Quadro normativo Il Protocollo Informatico La firma digitale La posta elettronica certificata


Sommario



Gestione dei documenti nella PA

Il documento rappresenta il supporto fondamentale per lo svolgimento delle attività amministrative nelle Pubbliche Amministrazioni

Ottimizzarne la gestione è diventata una necessità.

L’opportunità di un cambiamento radicale viene dalle nuove tecnologie dell’ICT.


L’adozione delle nuove tecnologie

Sfruttare appieno le nuove tecnologie significa introdurre:

nuovi strumenti nuove metodologie operative profondi cambiamenti organizzativi

Redazione di un nuovo impianto normativo che regoli tutte le fasi del ciclo di vita di un documento:

formazione spedizione archiviazione


Tipi di documenti

Delibera AIPA 42 del 13 dicembre 2001: documento analogico: utilizza una grandezza fisica

continua (tracce su carta, immagini su film, …) documento digitale: utilizza una grandezza fisica

discreta (valori binari) documento informatico: documento digitale sottoscritto

con firma digitale


Sommario



Principi ispiratori

Poche ma fondamentali regole per: la corretta tenuta del registro informatico di

protocollo predisporre all'interoperabilità tra sistemi di

protocollo indipendenti integrare il protocollo informatico con la firma

digitale e la posta elettronica

Completa libertà alle amministrazioni sulle scelte organizzative interne


Linee guida

Aggiornamento della normativa esistente (Regio Decreto n.35 del 1900) facendo salvi i principi generali e cogliendo le opportunità che le vengono offerte dalle nuove tecnologie della ICT (documento elettronico, DBMS, reti, …)

Esplicita indicazione di migliorare l’efficienza dei processi di gestione documentale attraverso l’eliminazione della frammentazione dei sistemi di protocollo

Collegare il sistema di protocollo alla gestione dei flussi documentali


Legge 59/1997

Legge sulla "Riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa" n. 59 del 15 marzo 1997.

Art 15: "Gli atti, i dati e i documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge; i criteri di applicazione del presente comma sono stabiliti, per la pubblica amministrazione e per i privati, con specifici regolamenti ...".


DPR 513/1997

Decreto del Presidente della Repubblica n. 513 del 10 novembre 1997: "Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici".

Introduce la firma digitale e disciplina la funzione dei certificatori

(confluito nel DPR 445/2000)


DPCM 8 febbraio 1999

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 8 febbraio 1999: "Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici …“

Definizione degli algoritmi di generazione e verifica delle firme digitali

Gestione delle chiavi e dei certificati Definizione delle attività dei certificatori Molta attenzione agli aspetti tecnologici e alla sicurezza


DPR 428/1998

Decreto del Presidente della Repubblica n. 428 del 20 ottobre 1998: "Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche".

Tenuta del registro di protocollo

(confluito nel DPR 445/2000)


Circolari e delibere AIPA

Circolare 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27: Utilizzo della firma digitale nelle Pubbliche Amministrazioni

Circolare 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28: Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati (Interoperabilità XML)

Deliberazione AIPA n. 42/2001: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali


DPCM 31 ottobre 2000

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000: "Regole tecniche per il protocollo informatico …“

Norme tecniche di utilizzo dello strumento informatico


DPR 445/2000

Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445: “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”

Raccoglie le disposizioni precedenti in un quadro normativo omogeneo


Direttiva 99/93/CE

Direttiva 99/93/CE del 13 dicembre 1999: relativa ad un quadro di riferimento comunitario per le firme elettroniche.

Adotta un approccio molto generale: considera soprattutto le esigenze del commercio elettronico.

Ottica molto più liberista, profondamente diversa da quella adottata nella normativa italiana.

Ignorati i problemi relativi alla sicurezza


Recepimento

Recepimento

DPR 445/2000 Direttiva 99/93/CE

DLgs. 10/2002 Regolamento 137/03


Sommario



Peculiarità della protocollazione

La protocollazione certifica la provenienza e la data di acquisizione di un documento.

E’ una attività fondamentale, alla base di tutto il processo di gestione dei documenti nella Pubblica Amministrazione.


Obiettivi del progetto “Protocollo Informatico”

Il progetto si propone due obiettivi:• migliorare l'efficienza interna delle

amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo, e la razionalizzazione dei flussi documentali

• migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa attraverso degli strumenti che consentano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed i relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese)


Le “Aree Organizzative Omogenee”

DPR 445/2000, Art 50. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.

prima… …dopo


Sostituzione del tracciamento interno dei documenti

Modalità tradizionaleMolti registri: rudimentale tracciamento del flusso dei documenti all’interno della struttura

Modalità protocollo unicoIl tracciamento del flusso dei documenti all’interno della struttura va ottenuto con altre tecnologie


Registrazione e segnatura di protocollo

FirmaFirma

data,progressivooggettomittente/destinatarioimpronta

Numero Oggetto Data122412251226

data,progressivoIndicazione AOO

Segnatura

Registrazione


Il sistema di protocollo informatico

Le funzioni obbligatorie sono le funzioni del “nucleo minimo”:

• registrazione• segnatura• classificazione

Requisiti di sicurezza:• le registrazioni devono essere non

modificabili • sistemi operativi adeguati• log di sistema• “history” delle modifiche effettuate sui

singoli campi

Il nucleo minimo può essere esteso con funzioni aggiuntive non ridondanti definite dall’amministrazione.

Entro il01-01-2004

!


Obiettivi di adeguamento

l'individuazione delle aree organizzative omogenee;

la nomina del responsabile del servizio;

l'adozione del manuale di gestione; la definizione, su indicazione del

responsabile del servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto.


Il manuale di gestione

Riconoscimento della piena autonomia delle amministrazioni nella definizione dei propri criteri organizzativi e regolamentari.Elementi del manuale

• flusso in entrata/uscita/interno• regole per la registrazione dei documenti • tipi di documenti soggetti a registrazione particolare• tipi di documenti non soggetti alla registrazione di

protocollo• regole per l’uso degli strumenti informatici• direttive per la classificazione• regole sulla movimentazione dei documenti cartacei • regole sull’accesso ai documenti informatici• regole per il registro di emergenza


Il manuale di gestione

Il manuale è anche uno strumento di trasparenza:“Il manuale di gestione è reso pubblico dalle pubbliche amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 secondo le modalità previste dai singoli ordinamenti. Esso può altresì essere reso accessibile al pubblico per via telematica ovvero su supporto informatico o cartaceo.” (DPCM 31-10-2000, Art 5)


Sommario



Firma di un documento

Firma: meccanismo che garantisce al supporto fisico:

autenticità integrità non ripudio

La natura della firma è strettamente legata al supporto fisico.


Firma di documenti cartacei

Per documenti su supporto cartaceo si adotta il meccanismo della firma autografa:

universalmente accettato applicabile attraverso l’utilizzo di strumenti molto

semplici e accessibili (“comoda” da utilizzare) livello di sicurezza sufficiente nei contesti più comuni di

utilizzo


E con le nuove tecnologie?

Per utilizzare appieno le nuove tecnologie, è necessario individuare un meccanismo di firma da utilizzare per i documenti memorizzati sui nuovi tipi di supporto fisico.

La soluzione a questo problema è stata individuata nella

firma digitale


Firma digitale

DPR 445 / 2000: firma digitale: il risultato della procedura

informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.


Gli altri tipi di firma

Regolamento 137/03: FIRMA ELETTRONICA: l’insieme dei dati in forma elettronica,

allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;

FIRMA ELETTRONICA AVANZATA: la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;

FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA: la firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;


Certificato

DPR 445 / 2000: certificato: il documento rilasciato da una amministrazione

pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche

Regolamento 137 / 03: certificati elettronici: (…) gli attestati elettronici che collegano i

dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l'identità dei titolari stessi

certificati qualificati: (…) i certificati elettronici conformi ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva n. 1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all'allegato II della medesima direttiva


Certificatore

Regolamento 137 / 03: CERTIFICATORE ai sensi dell'articolo 2, comma 1,

lettera b), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime;


Chiavi

DPR 445 / 2000: chiavi asimmetriche: la coppia di chiavi crittografiche, una privata

ed una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi nell'ambito dei sistemi di validazione o di cifratura di documenti informatici

chiave privata: l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche, destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul documento informatico o si decifra il documento informatico in precedenza cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica

chiave pubblica: l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche o si cifrano i documenti informatici da trasmettere al titolare delle predette chiavi


Cosa NON è la firma digitale

La firma digitale non deve essere confusa, nel modo più assoluto, con la digitalizzazione della firma autografa, ovvero la rappresentazione digitale di un'immagine corrispondente alla firma autografa.


Crittografia

La crittografia è una tecnica (un procedimento matematico) dalle origini antiche, impiegata storicamente per garantire la riservatezza delle informazioni trasmesse a distanza.In ambito informatico, essa può trasformare un file di dati in un insieme di simboli incomprensibili e inutilizzabili per chiunque non possieda lo strumento per decifrarli.


Crittografia

Esistono due tipi fondamentali di crittografia:

a chiave unica (o simmetrica) a doppia chiave (o asimmetrica)


Gli algoritmi di crittografia simmetrica

La stessa chiave serve per cifrare e per decifrare

Una chiave non può decifrare un file cifrato con un’altra chiave

La chiave è posseduta dal mittente e dal destinatario

FILE1

AAA..

FILE2

ZZZ..


Gli algoritmi di crittografia simmetrica

Vantaggi: Efficienza

Svantaggi: Necessità di prevedere una chiave per ogni coppia

di interlocutori (ogni soggetto è costretto a possedere molte chiavi)

Problemi di sicurezza in fase di distribuzione della chiave


Gli algoritmi di crittografia asimmetrica

Un documento cifrato con una chiave può essere decifrato con l’altra e viceversa

Ogni chiave può cifrare o decifrare

La chiave che cifra non può decifrare lo stesso file

Una chiave è posseduta dal mittente (chiave privata) ed è segreta; l’altra chiave (chiave pubblica) è accessibile a tutti i destinatari

FILE1

AAA..

FILE2

ZZZ..

Le chiavi vengono generate in coppia da uno speciale algoritmo ed è impossibile ottenere una chiave a partire dall’altra.


Gli algoritmi di crittografia asimmetrica

Vantaggi: Sicurezza (non bisogna distribuire la chiave privata) Fruibilità: la stessa coppia di chiavi viene utilizzata

da tutti gli utenti

Svantaggi: Complessità algoritmica elevati tempi di calcolo


Gli algoritmi di hashing sicuro

Permettono di creare da una sequenza di bit qualsiasi e di qualsiasi lunghezza (tipicamente, un file) una sequenza di bit a lunghezza fissa correlata in modo molto stretto alla sequenza di partenza.

Questo tipo di compressione garantisce (a meno di probabilità trascurabili) che il file compresso sia univocamente determinato dal file originario; il file compresso che si ottiene viene chiamato “impronta” (o “digest”) del file.


Gli algoritmi utilizzati

Hashing sicuro: algoritmo SHA (Secure Hash Algorithm)

Crittografia asimmetrica: algoritmo RSA, proposto da Rivest, Shamir e Adleman


Gli algoritmi di crittografia asimmetrica: complessità

La complessità degli algoritmi di crittografia asimmetrica è direttamente proporzionale alla dimensione del file da cifrare e alla lunghezza della chiave

Si comprime il file in input con un algoritmo di hashing sicuro.

L’algoritmo di crittografia asimmetrica viene applicato all’impronta ottenuta.


L’algoritmo di firma

Algoritmo di compressione (SHA) impronta univoca

DOC1

SHA

IMP1

135..

RSA

FIRMA1

XYZ..

Algoritmo di crittografia (RSA) firma


L’algoritmo di verifica

DOC1

SHA

IMP2

135..

FIRMA1

XYZ..

RSA

IMP1

135..

Impronta del documentonella versione corrente

Impronta del documentoal momento della firma =

Verifica fallitaVerifica riuscita


Esito

Verifica riuscita: la firma è valida Verifica fallita: la firma è falsa, oppure la firma è autentica ma è stata apposta su un documento diverso da quello allegato.


Mancata verifica – caso 1

DOC1

FIRMA1

XYZ..

DOC2FIRMA1

XYZ..

RSA SHA

IMP2

678..

IMP1

135..

!‡


Mancata verifica – caso 2

DOC1FIRMA2

XYZ..

DOC1

FIRMA2

XYZ..

RSA SHA

IMP1

135..

IMP2

246..

!‡


Certificato

Nome: MarioCognome: RossiCF: RSSMRINNXNNXNNNX


Certificato

Il Certificato include: Il nome dell'Autorità di Certificazione La data di emissione del certificato La data di scadenza del certificato Il nominativo del soggetto La chiave pubblica del soggetto


Il processo di firma

Nome: MarioCognome: RossiCF: RSSMRINNXNNXNNNX

DOC1

FIRMA1

XYZ..

Firma

DOC1FIRMA1

XYZ..Nome: MarioCognome: RossiCF: RSSMRINNXNNXNNNX

Busta PKCS#7


Il processo completo

DOC1 PKCS#7E-

mail

DOC1

Verifica

FIRMA1

XYZ..

Risposta


Lunghezza e validità delle chiavi

1.024 bit 1.536 bit 2.048 bit

2 anni 3 anni 5 anni


Infrastruttura a chiave pubblica

Il termine infrastruttura a chiave pubblica (PKI, Public Key Infrastructure) è utilizzato per descrivere l’insieme di software, di attori e di criteri organizzativi che consente di gestire i certificati e le chiavi pubbliche e private


Autorità di Certificazione

L’Autorità di Certificazione (CA, Certification Authority) è una terza parte, considerata attendibile da tutti gli attori, che emette e gestisce i certificati


Autorità di Certificazione

Principali attività:• Riceve le richieste di certificazione• Genera e sottoscrive i certificati• Riceve e gestisce richieste di sospensione e revoca• Mantiene aggiornata la CRL e la CSL (liste di

revoca e sospensione)• Mantiene aggiornata la lista dei certificati emessi• Garantisce l'unicità dei certificati


Autorità di Registrazione

Principali attività:• Verifica l’identità del richiedente• Eventualmente genera la coppia di chiavi per il

richiedente• Genera la richiesta di certificazione e la invia alla

CA• Eventualmente fornisce il dispositivo di firma


Rilascio di un certificato

Il rilascio di un certificato si concretizza:• Prenotazione presso una CA• Riconoscimento fisico del richiedente• Rilascio del certificato (e del sw di firma)


Revoca e sospensione di un certificato

Revoca del certificato elettronico:l'operazione con cui il certificatore annulla la validità del certificato da un dato momento, non retroattivo, in poi

Sospensione del certificato elettronico:l'operazione con cui il certificatore sospende la validità del certificato per un determinato periodo di tempo

I certificati revocati e sospesi sono inseriti nell’elenco di revoche di certificati (CRL: Certificate Revocation List)


Dispositivi di firma

La normativa italiana prevede che il processo di firma sia eseguito internamente ad un dispositivo caratterizzato da elevati livelli di sicurezza e di protezione della chiave privata.In pratica questo requisito si traduce nell’uso di speciali smart card certificate ITSEC 4


Dispositivi di firma

Le normali card contengono un chip non duplicabile in grado di memorizzare in modo inalterabile informazioni di interesse per l’utente e/o necessarie per l’utilizzo di specifiche applicazioni.La card dialoga con la stazione di lavoro attraverso un apposito lettore, ed software applicativo può interrogarla per ottenere le informazioni in essa memorizzate.La card fornisce le informazioni memorizzate solo se riceve dalla applicazione (e quindi dall’utente) un PIN (Personal Identification Number) segreto.In definitiva l’accesso alle applicazioni é subordinato sia alla conoscenza del PIN, sia al possesso fisico della card


Dispositivi sicuri di firma (smart card)

Memorizzano in modo inalterabile la chiave privata dell’utente e, inoltre, dispongono di firmware, micro-processore e memoria con caratteristiche sufficienti a eseguire on-board:

• un algoritmo di inizializzazione in grado di generare e memorizzare stabilmente una coppia di chiavipubblica/privata (quest’ultima in una zona di memoria inaccessibile dall’esterno);

• un algoritmo di cifratura asimmetrica in grado di cifrare i dati in ingresso con la chiave privata memorizzata internamente

Non richiedono il trasferimento della chiave privata dell’utente sulla stazione di lavoro. La chiave viene creata dalla smart-card e rimane sempre stabilmente memorizzata nella sua memoria interna


Firma digitale e sicurezza

La sicurezza nell’utilizzo della firma digitale dipende da diversi aspetti:

• Tecnologici• Sistema operativo• Software di firma• Dispositivi di firma

• Infrastrutturali• Autorità di Certificazione

• Organizzativi• Modalità di utilizzo degli strumenti a disposizione• Attenzione nella conservazione e nell’utilizzo della

smart-card


Firma digitale e sicurezza

Gli aspetti più critici sono sicuramente quelli legati al contesto, all’organizzazione e alle modalità di applicazione della firma digitale, piuttosto che a quelli puramente tecnologici o infrastrutturali


Sommario



La posta certificata

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un servizio di messaggistica, basato sugli standard della posta elettronica, che consente la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici nel rispetto dell’articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445, quindi in grado di fornire attestazioni di recapito con garanzia di identificazione del mittente e del destinatario.Il servizio prevede anche funzionalità accessorie per garantire:

• la confidenzialità• l’integrità• il non ripudio • la tracciabilità e la storicizzazione del flusso dei

messaggi.


La posta certificata nel Testo Unico

DPR 445 / 2000, art. 14 - Trasmissione del documento informatico

1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.

2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.

3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.


Attori

• Mittente: è l’utente iniziale che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;

• Destinatario: è l’utente finale che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;

• Gestore del servizio: è il soggetto, pubblico o privato che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che gestisce uno o più domini di posta certificata. Il generico gestore del servizio è presente in un registro informatico dedicato, denominato indice dei gestori di posta certificata. I gestori del servizio di posta elettronica certificata devono garantire l’utilizzo di metodi per la verifica che il messaggio sia trasportato dal mittente al destinatario integro nelle sue parti.


Compiti del gestore

Il gestore del servizio di posta certificata deve:• mantenere traccia delle operazioni svolte su un

apposito registro; i dati contenuti nel suddetto registro devono essere conservati per un periodo di almeno due anni e devono essere disponibili ed accessibili per la consultazione a fini ispettivi

• adottare le soluzioni tecniche e organizzative che garantiscano la riservatezza e la sicurezza (autenticità ed inalterabilità nel tempo) delle informazioni in esso contenute.


Tipi di ricevuta

• Ricevuta di accettazione: attesta l’invio di un messaggio; è generata dal gestore di riferimento del mittente

• Ricevuta di avvenuta consegna: attesta il recapito di un messaggio presso la casella di posta certificata del destinatario; è generata dal gestore di riferimento del destinatario e contiene anche la copia completa del messaggio recapitato; indica al mittente che il suo messaggio è effettivamente pervenuto al destinatario, indipendentemente dall’avvenuta lettura

• Ricevuta di presa in carico: quando la trasmissione del documento avviene tra due diversi gestori, il gestore del destinatario rilascia al gestore del mittente la ricevuta che attesta l’avvenuta presa in carico del messaggio

• Ricevuta di errore di consegna: quando il messaggio non risulta consegnabile il gestore del ricevente fornisce ricevuta di errore di consegna al mittente.


Indice delle PA

E’ l’Anagrafe, gestita da un sistema informatico accessibile tramite un sito internet, presso la quale una Amministrazione che intenda trasmettere documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo si deve accreditare, fornendo almeno le seguenti informazioni identificative relative alla amministrazione:

• denominazione della amministrazione;• codice identificativo proposto per la amministrazione• indirizzo della sede principale della amministrazione• elenco delle proprie aree organizzative omogenee

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