LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL,

LA NUEVA ERA

¿Como Definir un Proyecto de Gestión

Documental Digital con los Elementos de la

Archivística?Ing. Carlos J. Landa (carlos.landa@apointmexico.com)

•.

INDICE

1) ¿QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL (SGDD)?

2) FUNCIONALIDADES A CONTEMPLAR EN UN SGDD BASADAS EN LEY

FEDERAL DE ARCHIVOS

3) CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ALINEADO A LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS, LEY DE

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y ELEMENTOS DE

ARCHIVÍSTICA

4) SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL Y DATOS IMPORTANTES A

INTEGRAR PARA UN PROYECTO

5) MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

(BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009)

6) DEMOSTRACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL

PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO EN TRÁMITE,

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS-SECUNDARIAS

1.-¿QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL?

Recepción o Generá

Registra Agrupa

Clasifica Organiza

Controla Circula

Conservación y Ciclo de

Vida

Alertas y NotificacionesAlertas y Notificaciones

2.- FUNCIONALIDADES A CONTEMPLAR DE UN SGDD BASADAS EN LEY FEDERAL DE ARCHIVOS

i. Administración de Documentos: métodos y practicas para planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos.

ii. Archivo de Concentración: consulta esporádica

iii. Archivo de Trámite: administración de documentos de uso cotidiano

iv. Área Coordinadora de Archivos: Coordinar con TI la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos.

v. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático para la conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y su destino final

vi. Clasificación Archivística: Identificación y agrupación de expedientes.

vii. Cuadro General de Clasificación Archivística: Estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones

viii. Documento Electrónico: Aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura

ix. Expediente: Unidad documental con uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámiteto:

x. Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, administra el tiempo, identifica, facilita búsqueda y controla acceso.

2.- FUNCIONALIDADES A CONTEMPLAR DE UN SGDD BASADAS EN LEY FEDERAL DE ARCHIVOS

3.- MÁS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRACION DIGITAL DE CADIDOF O ND O

CONS ERV ACIÓN TOTAL M UES TREO

1C .7 RE GLA M E NTOS X 2 2 4 X

1C .8 A C UE RD OS GE NE RA LE S X 2 2 4 X

1C .9 C IRC ULA RE S X 2 2 4 X

1C .10INS TRUM E NTOS JURÍD IC OS C ONS E NS UA LE S

(C ONV E NIOS , B A S E S D E C OLA B ORA C IÓN, E TC .)X 2 2 4 X

2C .4RE GIS TRO Y C E RTIF IC A C IÓN D E F IRM A S

A C RE D ITA D A S A NTE LA D E P E ND E NC IAX 2 4 6 X

2C .5A C TUA C IONE S Y RE P RE S E NTA C IONE S E N

M A TE RIA LE GA LX 2 4 6 X

2C .6 A S IS TE NC IA , C ONS ULTA S Y A S E S ORÍA S X 2 4 6 X

2C .8 JUIC IOS C ONTRA LA D E P E ND E NC IA X 2 10 12 X

2C .9 JUIC IOS D E LA D E P E ND E NC IA X 2 10 12 X

2C .15 NOTIF IC A C IONE S X 2 10 12 X

3C .2P ROGRA M A S Y P ROYE C TOS E N M A TE RIA D E

P ROGRA M A C IÓNX 2 4 6 X

3C .3 P ROC E S OS D E P ROGRA M A C IÓN X 2 4 6 X

3C .4 P ROGRA M A A NUA L D E INV E RS IONE S X 2 4 6 X

3C .6RE GIS TRO P ROGRA M Á TIC O D E P ROYE C TOS

E S P E C IA LE SX 2 4 6 X

3C .7 P ROGRA M A S OP E RA TIV OS A NUA LE S X 2 4 6 X

3C .9P ROGRA M A S Y P ROYE C TOS E N M A TE RIA D E

ORGA NIZA C IÓNX 2 4 6 X

3C .11INTE GRA C IÓN Y D IC TA M INA C IÓN D E M A NUA LE S

D E ORGA NIZA C IÓNX 2 4 6 X

3C .12INTE GRA C IÓN Y D IC TA M E N D E M A NUA LE S

NORM A S Y P ROC E D IM IE NTOS

3C .13 A C C IONE S D E M OD E RNIZA C IÓN A D M INIS TRA TIV A X 2 4 6 X

3C .19A NÁ LIS IS F INA NC IE ROS Y C ONTROL D E L

E JE RC IC IO P RE S UP UE S TA LX 2 4 6 X

3C .20E V A LUA C IÓN Y C ONTROL D E L E JE RC IC IO

P RE S UP UE S TA LX 2 4 6 X

NO M B RE D E L A INS T IT UC IÓ N

IN F OR M AC IÓN V AL OR AC IÓN

P R IM AR IA

SECCIÓN 03C: PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

ELIM INACIÓNTOTAL CONFIDENCIAL

SECCIÓN 01C: LEGISLACIÓN

SECCIÓN 02C: ASUNTOS JURÍDICOS

S U B S E R IE D OC U M E N T AL C ÓD IGO D E

C L AS IF IC AC IÓN S E R IE D OC U M E N T AL

P L AZOS D E C ON S E R V AC IÓN

T É C N IC AS D E S E L E C C IÓN D OC U M E N T AL

ARCHIV O DE

CONCENTRACIÓN

V IGE N C IAS

A L C

HIS TÓRICO

P ERIODO DE

RES ERV A

ARCHIV O DE

TRÁM ITE

FÁCIL » NO DEPENDENCIA

FÁCIL » RÁPIDA ADAPTACIÓN

FÁCIL » RÁPIDA IMPLEMENTACIÓN

FÁCIL » SEGUIMIENTO

FÁCIL » RÁPIDO APRENDIZAJE

3.- MÁS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3.- VISOR DE DOCUMENTOS Y METADATOS TIPO

3.- MEJOR PRACTICA: CRUCIAL UNA METODOLOGÍA

Levantamiento de Información

Análisis y Evaluación para

Diseño

Integración del Acuerdo de

Entendimiento

Presentación de la Solución con

Prototipo

Implementación

Puesta en Producción en

ambiente controlado

Ajustes

Taller Práctico de Capacitación

Replicación

Auditoria para Mejoras

4.- SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL -DATOS IMPORTANTES PARA INTEGRAR UN PROYECTO

1) Identificación de formatos de Documentos (Volumetría-DD/H)

1) Documentos

2) Microfilm

3) Transparencias

4) Planos o en archivo electrónico

5) Libros

6) Audio

7) Video

8) Correos electrónicos

2) Cuadro General de Clasificación Archivística

3) Catálogo de Disposición Documental

4) Catalogo de Trámites

5) Catalogo de Documentos por Trámite

6) Diagrama de la Organización y Flujos de Trámite (Relaciones-Alertas y Notificaciones)

7) Numero de Puntos de Ingreso de Documentos

8) Estadísticas de Trámites por Día-Semana-Mes

9) Volumen aproximado de archivo en trámite y concentración (Estudio en campo)

10) Sistemas actuales a los que estará integrado el sistema de gestión documental y bases de datos y políticas de respaldo.

4.- SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL -DATOS IMPORTANTES PARA INTEGRAR UN PROYECTO

5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009)

Recomendaciones de esta Guía AGN

i. Los archivos históricos se deben digitalizar

ii. Los archivos de concentración no deben digitalizarse (¡Ojo!: Consejo Directivo u Órgano de Gobierno-Libros Blancos)

iii. Los archivos de trámite se digitalizarán previa aplicación de esta guía.

¿Digitalizo o no?

1. ¿Puede la importancia de la serie documental justificar el acceso que proporcionará la digitalización a la información de los documentos?

2. ¿El acceso electrónico a los documentos incrementará significativamente la velocidad en la toma de decisiones?

3. ¿Frecuencia de consulta de las unidades administrativas de los expedientes originales propuestos para digitalizar?

4. ¿Están siendo los expedientes de la serie documental utilizados por otras áreas administrativas, además de su generador, con la garantía de un acceso conveniente y confiable?

5. ¿Es actualmente tan difícil el acceso a los expedientes de la serie documental propuesta, que la digitalización creará y facilitará su acceso?

6. ¿ Las condiciones físicas del material original limitan el uso de la documentación?

7. ¿Se encuentran los documentos relacionados con y en diversas áreas administrativas?

8. ¿Responderá la digitalización a las necesidades de las unidades administrativas o en el caso de archivos históricos a las de los estudiantes y académicos?

5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009)

¿Digitalizo o no?

9. ¿La digitalización de los documentos de archivo puede reunir los documentos asociados que de otro modo permanecerían disociados?

10. ¿Cómo utilizan los usuarios de la información existente y la digitalización facilitará su labor?

11. ¿La digitalización aumentará la utilidad de los documentos de archivo?

12. ¿Cómo se vincularán los expedientes digitales con el cuadro General de Clasificación archivística?

13. ¿Cómo se llevará a cabo el proceso de descripción de los expedientes y que características deben capturarse para su recuperación?

14. ¿Cómo se asociarán las descripciones de los expedientes con sus imágenes digitales?

15. ¿Son consideradas esenciales las copias de muy alta resolución, la réplica exacta de los colores, la combinación ininterrumpida de imágenes y texto u otras cualidades?

16. ¿Los documentos de archivo, ¿pueden resistir el proceso de digitalización?

5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009)

¿Digitalizo o no?

17. ¿Cómo sabrán los usuarios que existe un archivo digital?

18. ¿Cuál es la mejor forma de entregar el producto digital a los usuarios?

19. ¿Quién será autorizado para emplear el recurso digital y bajo qué circunstancias?

20. ¿Cómo se garantizará la integridad de la documentación digitalizada?

21. ¿Existe la infraestructura tecnológica adecuada para que los productos digitales creados satisfagan la demanda local?

22. ¿Cuáles son las intenciones a largo plazo para el archivo digital?

23. ¿Pueden las gestiones cooperativas de digitalización reunir un conjunto coherente de materiales que de otro modo permanecerían disociados?

24. ¿Quién se beneficiará del producto digital propuesto?

25. ¿Compensa el valor del producto propuesto el gasto involucrado?

26. ¿El tamaño de los archivos y las necesidades de almacenamiento, ¿Incrementan el costo de su administración?

5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009)

¿Digitalizo o no?

27. ¿Sería posible crear un producto aceptable a un menor costo?

28. ¿Cómo abordará el proyecto propuesto los costos a largo plazo asociados con los archivos digitales?

29. ¿Es posible obtener financiamiento externo para respaldar el proyecto propuesto?

5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009)

5.- MEJORES PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS (BASADA EN GUÍA AGN DE DIC 2009)

LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL,

LA NUEVA ERA

¿Como Definir un Proyecto de Gestión

Documental Digital con los Elementos de la

Archivística?

DEMOSTRACIÓN DEL SISTEMA

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL