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Gestion intelligente des documents
Lages'onintelligentedesdocuments
Pourunnouveaupartenariatentrelesu'lisateurs,lespartenairesd’affaires,lesarchivistesetlestechnologiesdel’informa'onPrésenta'onaucongrèsdel’AAQ2016
Gestion intelligente des documents
Plandeprésenta'on
• Nouvelleapproche• ConceptGID• Unegouvernanceselon7clés• Desou8lsadaptésàunenouvelleréalité• Unepoli8querenouvelée• Visionàlongterme
Gestion intelligente des documents
Une nouvelle approche
Briser le paradigme
Gestion intelligente des documents
Changerl’approchedelaGID
• Pourquoifairedifféremment?• CommentonenestarrivéàceCeidée?• ÉvoluerdelaGes8onintégréedesdocumentsàlaGes8onintelligentedesdocuments
Gestion intelligente des documents
Écouternotreclientèle
• Employés– Neveulentpaschercherniclasser
• Responsablesdepostesdeclassement– Voudraientqueleclassementsefassetoutseul
• Ges8onnaires– Neveulentpasenentendreparler…
Gestion intelligente des documents
Donc!Uneredéfini8ondelaGIDs’impose
Automatisée – Invisible – Intégrée aux processus
Systèmeautoma8sédeges8onducycledeviedesdocumentsissusdesprocessusd’affairestenantcomptedel’environnementtechnologique,juridiqueethumain
delaVilledeQuébec
Gestion intelligente des documents
Deschoixpourlages'onintelligentedesdocuments
• Viserexclusivementlesdocumentsnumériques– Ges8ondesdocumentspapierparallèle– Findusemi-ac8f– Findesexemplairessecondaires
• Abandonduconceptdedossiershybrides• Viserlafindestransfertdesdocumentspapieren2035
Gestion intelligente des documents
Gestion intelligente des documents
Deschoixpourlages'onintelligentedesdocuments
• Viserquelesdocumentsnumériques– Ges8ondesdocumentspapierparallèle– Findusemi-ac8f– Findesexemplairessecondaires
• Abandonduconceptdedossiershybrides• Viserlafindestransfertdesdocumentspapieren2035• Ges8onpartypededocument
– Abandonduconceptdedossier– Findudélaidetri
Gestion intelligente des documents
Gestion intelligente des documents
Leconcept
Gestion intelligente des documents
Concept-équipedeprojetmul'disciplinaire
• Implanta8onparprocessusd’affaires
• Flexible,progressif,surlalonguedurée
• MisesurunpartenariatGA,TIetunitésd’affaires
• IntégréeàlaméthodologiededéveloppementTI
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ConceptGID
Gestion intelligente des documents
Une gouvernance selon 7 clés
Penser autrement
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Lagouvernance
• Le socle de la GID • Contexte de réalisation • En évolution constante • Supporté par des fonctionnalités
technologiques
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Les7clés
Gestion intelligente des documents
Des outils adaptés à une nouvelle réalité
Agir différemment
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Plandeclassifica'on
Classifica8onclassique
Classifica'onàfaceNes
Baséeentreautressurl’architectured’entreprise,quireprésentedesprocessusàhautniveau
Leprincipalobjec8f:changerlemodedeclassementetrendrelaclassifica8onintui8veettransparente
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Gestion intelligente des documents
Plandeclassifica'on
La classification à facette est une combinaison de métadonnées
Dossiersemployés
IDemployé
Sec8ons
Typededocument
Classique FaceCesd’undocument
ExempledefaceCes
Exempletechnique
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Calendrierdeconserva'on
– Partypededocument– Findusemi-ac8f– Findesexemplairessecondaires– Destruc8onautoma8séesansautorisa8on– U8liseunemétadonnéequisertdedéclencheuraucycledevie
Gestion intelligente des documents
Cycledeviedel’informa'on
Gestion intelligente des documents
Exemplederègledeconserva'on
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Méthodologie
• Méthodologieuniforme• Évalua8onGIDpourdéterminerlasolu8on,lesenjeux,leseffortsetlescoûts
• AnalyseGIDpourchaqueprocessus• Contratentrelespar8esprenantes
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Méthodologie
• Rédaction et dépôt de l’évaluation GID afin de financier un projet de développement • Cartographie du processus documentaire actuel • Cartographie des processus systèmes et amélioration en fonction de la GID • Amélioration du processus documentaire • Si nécessaire, formation sur les fonctionnalités GID • Si opportun, révision des processus de travail avec le LEAN et élaboration d’indicateurs • Rédaction du document d’analyse GID • Rédaction du plan de projet global pour l’exécution • Mise en œuvre du plan (coordonner l’exécution côté affaires) • Intégration des diverses fonctionnalités aux systèmes et interopérabilité • Fonctionnalités GID à configurer • Tests (rédiger et exécuter) • Exploitation et suivi des indicateurs • Plan de changement
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Exempled’unecartographieBusiness Process Produire av is juridique - actuel
Pro
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Req
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Doc
umen
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rist
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adj
oint
e ad
min
istr
ativ
eDemande
d'avisjuridique
Formulaire Web "Demanded'intervention au SAJ"
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juridique
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Demanderejetée
Demandeacceptée
Demanded'informations
Informations /documentsPrécisions
Avis juridiquesigné
numérisé(PDF)
Demandede suivi
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ArchitecturedelaGID
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Une politique renouvelée
Cristalliser les acquis
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GouvernanceGID
Gestion intelligente des documents
Objec'fsdelapoli'que
• Rendrel’administra8onmunicipaleplusperformante• Garan8rlavaleurdesdocumentsetrépondreauxexigenceslégales
• Améliorerlaqualitédesservicesoffertsauxcitoyens• Réduiredefaçonsignifica8vel’entreposagededocumentssousformatpapier
• FairedelaGIDuneapproched’améliora'oncon'nuepourlesdocuments!
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Desindicateurspourrépondreauxpréoccupa'onsdeges'on
• Réduirelescoûtsdestockage• Réduireetharmoniserlenombred’ac8fdeges8onélectroniquededocuments
• Sa8sfac8ondelaclientèlepourlages8ondeleursdocuments
• Réduc8ondutempsderechercheglobaldansl’organisa8on
Gestion intelligente des documents
Unevisionàlongterme
Évoluer de la Gestion intelligente des documents
à la Gestion intelligente de l’information
Gestion intelligente des documents
MERCIJÉRÔMEBÉGINMAUDEDOYONDAVIDTREMBLAY
Questions?